Chuyên đề Hoàn thiện văn hoá doanh nghiệp của công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hoà Bình

hoàn thiện thêm các dịch vụ tư vấn càng mang lại cho khách hàng sự phục vụ chu đáo hơn. Chú trọng đến công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, thị trường mới. Trong những năm tới, Peacesoft tiếp tục phát triển các sản phẩm phần mềm với chất lượng hoàn hảo theo định hướng ứng dụng Web 2.0 cho phép hoạt động như một dịch vụ trực tuyến, đồng thời duy trì một bộ máy nhân lực tư vấn - sản xuất - kinh doanh giỏi theo một cơ cấu tổ chức đặc biệt cho phép không ngừng mở rộng quy mô nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường lớn trên toàn quốc là con đường để PeaceSoft thực hiện thành công chiến lược đó. Với tham vọng trở thành Doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực Thương Mại Điện Tử và Thanh Toán Trực Tuyến theo hình thức B2C và C2C trong nội địa Việt Nam và kết nối Việt Nam với thế giới bằng Thương Mại Điện Tử, góp phần gia tăng giá trị cho người Mua, người Bán và nhà sản xuất, đóng góp giá trị đáng kể vào phát triển nền kinh tế và đưa Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế. Đặc biệt Peacesoft đang tập trung cho chodientu.vn xây dựng trở thành trang web mua bán trực tuyến thu hút được lượng người tham gia và giao dịch ngày càng tăng. Đây được coi là một trong những vấn đề hàng đầu của công ty. 3.2. Phương hướng xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp trong thời gian tới Lãnh đạo công ty nhận biết rằng VHDN co vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của công ty và cần phải liên tục xây dựng và phát triển VHDN của công ty. Tiếp nối những thành công trong việc xây dựng nền VHDN của mình, công ty đề ra phương hướng xây dựng VHDN của mình trong thời gian tới như sau: ● Duy trì và phát triển VHDN + Tiếp tục duy trì và phát triển những điểm mạnh của VHDN công ty, phát huy những điểm mạnh là nền văn hóa gia đình, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công ty. + Hoàn thiện những vấn đề còn chưa hoàn thiện của VHDN công ty ● Xây dựng VHDN công ty thành một nền văn hóa mạnh, xây dựng một nền VHDN bản sắc riêng của Peacesoft góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty + Xây dựng VHDN trở thành nguồn sức mạnh nội lực trong kinh doanh; + Xây dựng VHDN trở thành giải pháp quản trị điều hành, góp phần củng cố uy tín, nâng cao vị thế của Peacesoft trong nước và vươn ra quốc tế; + Xây dựng VHDN trở thành phẩm chất, đạo đức, nếp sinh hoạt và làm việc của các nhân viên ; toàn hệ thống quán triệt và thực hiện sứ mạng và khẩu hiệu trở thành truyền thống của Peacesoft nhằm củng cố niềm tin bền vững của khách hàng, chiếm lĩnh thị phần, mở rộng thị trường, nâng cao sức cạnh tranh về chất lượng của các dịch vụ sản phẩm trên thị trường trong nước và quốc tế. 3.3. Các giải pháp hoàn thiện VHDN công ty Peacesoft VHDN của công ty Peacesoft là nền văn hóa khá, tuy vậy vẫn có nhiều vấn đề chưa hoàn thiện, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi cạnh tranh đang trở nên khốc liệt và VHDN ngày càng là một nguồn lực để cạnh tranh thì vấn đề hoàn thiện VHDN càng phải chú trọng. Ở phần này em nêu ra một số giải pháp để hoàn thiện VHDN công ty Peacesoft 3.3.1. Nâng cao nhận thức về văn hóa doanh nghiệp Đối với mỗi một vấn đề của một tổ chức để thực hiện tốt thì các thành viên trong tổ chức đó phải có sự hiểu biết về vấn đề đó. Việc xây dựng, hoàn thiện và phát triển cũng không là vấn đề ngoại lệ. VHDN vẫn là một vấn đề mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam, chỉ có một số lãnh đạo doanh nghiệp quan tâm và tìm hiểu đến vấn đề này, vấn đề này cũng ít thu hút được sự quan tâm của các nhân viên. Theo một số ý kiến của các chuyên gia thì hiện nay và tương lai khi mà sản phẩm và dịch vụ đồng đều về chất lượng thì các doanh nghiệp chủ yếu sẽ cạnh tranh nhau bằng vấn đề VHDN. Do vậy việc nhận thức đúng đắn về vấn đề này không chỉ là nhiệm vụ của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nói riêng mà còn với cả tập thể doanh nghiệp nói chung. Trong kết quả phỏng vấn và thu thập thông tin qua bảng hỏi các nhân viên trong công ty em nhận thấy sự hiểu biết của nhân viên về VHDN còn rất hạn chế, đối với một số người đây là lần đầu tiên họ nghe thây thuật ngữ này, một số khác thì có nghe đến nhưng không biết rõ về vấn đề này. Vì vậy em nhận thấy đây là một vấn đề mà công ty Peacesoft cần phải thực hiện: Công ty cần đào tạo cho các nhân viên cũ và các nhân viên mới am hiểu công ty và VHDN của công ty. Sau đây là một số nội dung cần đào tạo: ● Về tầm nhìn, sứ mạng, triết lý kinh doanh của doanh nghiệp: + Hãy làm cho các nhân viên hiểu được mục tiêu lâu dài, sứ mệnh của doanh nghiệp và chia sẻ với họ những vấn đề này. Có vậy nhân viên mới cảm giác là người trong cuộc, cảm thấy gắn bó và đồng hành với từng bước phát triển của doanh nghiệp. Ngược lại, nhân viên sẽ không thấy có hứng thú vì phải làm việc như là một nhiệm vụ bắt buộc. Nhân viên cũng sẽ có cảm giác mình là một phần quan trọng của tổ chức khi nhìn thấy được sự đóng góp của chính họ trong con đường hướng đến những mục tiêu, thành công của doanh nghiệp. ● Về các quy trình làm việc và Các quy định về thực hiện công việc Công ty Cần làm cho nhân hiểu rõ quy trình khi làm một công việc bất kỳ, giúp nhân viên làm đúng công việc, giúp họ có thể hoàn thành công việc tốt hơn với thời gian ngắn hơn. ● Phong cách giao tiếp: Phong cách giao tiếp là một vấn đề quan trọng nó ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của nhân viên đó với đồng nghiệp, nhà cung cấp khách hàng,…Công ty nên đào tạo cho nhân viên của mình có phong cách giao tiếp mang phong cách giao tiếp chung của công ty, tuân theo các yêu cầu của công ty và mang nét riêng của mỗi nhân viên. ● Về lịch sử hình thành, những thành tựu của công ty Công ty cần làm cho nhân viên của mình am hiểu về lịch sử hình thành, và những thành tịu nổi bật của công ty. Làm nổi bật điều này giúp các nhân viên thêm gắn bó với công ty và hòa nhập tốt vào nền VHDN của công ty, hơn nữa nó tạo cho các nhân viên niềm tin, niềm tự hào về nơi mình đang làm việc. ● Cơ cấu tổ chức và mối quan hệ với các bộ phận Các nhân viên cần được biết về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau để trogn quá trình làm việc họ có thể tương trợ lẫn nhau, tránh làm việc chồng chéo lẫn nhau…. ● Tuyên truyền, hướng dẫn tính cách của văn hóa công ty: Công ty cần tuyên truyền cho nhân viên của mình biết về VHDN của mình và giải thích cho nhân viên về VHDN của mình, hướng dẫn họ thực hiện và hòa nhập vào nền văn hóa đó. Nếu công ty làm công việc này tốt sẽ giúp cho nhân viên am hiểu và thực thi VHDN tốt, đồng thời họ sẽ tích cực xây dựng nền VHDN mà họ là một nhân tố trong đó. Các chương trình đào tạo và huấn luyện cần được cập nhật để thúc đẩy quá trình đưa cái mới vào công ty. Bởi hội nhập vào nền kinh tế thế giới là bước vào một xã hội học tập. Học tập suốt đời mới tìm được chỗ đứng trong xã hội. Công tác đào tạo, bồi dưỡng cho các thành viên trong công ty là không thể xem nhẹ. Các công ty trên thế giớí ngày càng thấy ra rằng: Các biện pháp thu hút người tài bằng tăng lương, kỳ nghỉ, nhà ở không còn là biện pháp căn bản. Họ đã hướng vào công tác đào tạo để nâng cao năng lực cho các thành viêncủa mình. Hiện tượng này đã được các nhà khoa học gọi là “sự bùng nổ của văn hoá công ty, sản xuất là cứu cánh của công ty và văn hoá chính là điều kiện cần thiết của nó” (Jean Luc Placet). Quá trình đào tạo được thực hiện cả với nhân viên cũ và nhân viên mới. Hình thức đào tạo gồm đạo tạo cho nhân viên mới, đào tạo không định kỳ và đào tạo định kỳ hàng năm. Quá trình đào tạo đối với nhân viên mới là hết sức quan trọng. Thứ nhất nó giúp nhân viên thực hiện đúng, đủ ngay từ đầu, thứ hai nó giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập với môi trường mới. Chuyển từ một loại hình văn hóa công ty sang một loại hình văn hóa khác có thể làm tăng những căng thẳng vốn có trong công việc mới nhân viên mới. Để thực hiện vấn đề này công ty cần phải có sự phối hợp tổ chức của các phòng ban, phòng hành chính – nhân sự và sự tham gia của các nhân viên, cần có cơ chế khuyến khích nhân viên tham gia vào các buổi đào tạo này, và biện pháp kỷ luật xử phạt thích hợp. Vấn đề này cần phải có sự phê duyệt của lãnh đạo công ty, có sự chuẩn bị nội dung, lên chương trình, lựa chọn hình thức đào tạo, xếp lớp,….Đào tạo nhân viên về các vấn đề trên nên là cá lãnh đạo hoặc các trưởng phó phòng trong công ty, người có thâm niên làm việc, có uy tín trong ty. 3.3.2. Duy trì và phát triển văn hóa doanh nghiệp VHDN là không vĩnh cửu, nó có thể được tạo lập nhưng cần để fuy trì để phát huy vai trò và tác dụng của nó. Đối với mỗi doanh nghiệp khi xây dựng VHDN đều mong muồn duy trì những điểm mạnh trong VHDN của mình và họ muốn xây dựng và phát triển nó hơn nữa để tạo thành một nguồn lực thực sự của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không duy trì và phát triển VHDN của mình tạo lên một nền văn hóa mạnh thì chính VHDN lại là một cản trở quá trình phát triển của doanh nghiệp. Công ty Peacesoft cũng không nằm ngoài quy luật này, công ty cần phải duy trì những điểm mạnh trong VHDN của mình và ngày càng hoàn thiện, phát triển nền văn hóa đó của mình. Để duy trì và phát triển nền VHDN của mình công ty cần làm những công việc sau: ● Đánh giá VHDN của công ty tìm ra các điểm mạnh các điểm yếu và tiến hành duy trì các điểm mạnh khắc phục các điểm yếu đó trở thành điểm mạnh. Công tác đánh giá VHDN này yêu cầu nhân sự có hiểu biết về VHDN, có kỹ năng phân tích tổng hợp nghiên cứu. Công ty có thể lựa chọn hai phương pháp sau: + Công ty tự đánh giá: Công ty tự đánh giá sẽ có lợi thế là có sự hiểu biết sâu sắc về công ty mình, chi phí thấp và đảm bảo tính bảo mât thông tin, tuy nhiên nó đòi hỏi lượng nhân sự có chuyên môn cao điều này khó thực hiện đối với công ty. Công ty xây dựng kế hoạch đánh giá, các tiêu chí đánh giá, các nguồn lực cho đánh giá rồi thực hiện theo kế hoạch đề ra. + Công ty cũng có thể thuê các công ty chuyên tư vấn đánh giá về VHDN để họ đánh giá, việc này cần có Tổng giám đốc xét duyệt. Thực hiện theo cách này, kết quả có thể sẽ tốt hơn tuy nhiên lại mất nhiều chi phí và Hiện nay ở nước ta có một số công ty chuyên trách vấn đề này như KMCsoft, hoặc Công ty Tư vấn và Phát triển Năng lực Tổ chức,… ● Phát hiện ra các hội chứng và nguyên nhân làm suy thoái VHDN để có biện pháp thay đổi VDHN khi cần thiết công việc này lấy kết quả đánh giá VHDN ở trên hoặc lãnh đạo công ty có thể thường xuyên quan sát thu thập các thông tin để phát hiện các nguyên nhân suy thoái VHDN và có biện pháp thay đổi kịp thời ● Công ty cần Gắn kết những giá trị văn hóa trong công ty vào sản phẩm và xây dựng mối quan hệ nhân sự bền vững trong Doanh nghiệp. Duy trì các hoạt động văn hóa trong doanh nghiệp nhằm duy trì và phát triển văn hóa DN ● Công ty nên sớm tiến hành đánh giá về sự cần thiết phải thay đổi văn hóa công ty bởi sẽ mất nhiều thời gian để quá trình thay đổi này tỏ rõ tính hiệu quả của nó. Nếu một công ty càng chần chờ bao nhiêu thì khi thực hiện sẽ càng trở nên khó khăn bấy nhiêu. Chắc chắn hậu quả của việc trì hoãn này sẽ là rất lớn. Trong số những hậu quả xấu do việc chậm trễ thay đổi văn hóa công ty gây ra là nhân viên có tinh thần làm việc thấp, tỉ lệ thay việc nhân viên cao, phàn nàn của khách hàng ngày càng nhiều, nhiều cơ hội và công việc kinh doanh bị bỏ lỡ, năng suất làm việc thấp, chậm thích ứng với những thay đổi mới, hiệu quả làm việc bị ảnh hưởng xấu, văn hóa ứng xử tại nơi làm việc thiếu lành mạnh. + Khi nào thì nên thay đổi văn hóa công ty? Câu hỏi mang tính then chốt ở đây là khi nào và trong trường hợp nào thì một công ty nên tiến hành thay đổi văn hóa công ty mình? Công việc này phải do lãnh đạo công ty đảm nhiệm. Từ kinh nghiệm khảo sát hơn 300 công ty ở châu Á, các nhà nghiên cứu đã nhận thấy rằng nhìn chung các công ty cần phải thay đổi văn hóa công ty khi họ gặp một hay nhiều hơn vậy một trong những thách thức sau: Khi hai hay nhiều hơn hai công ty có nền tảng khác nhau tiến hành sát nhập với nhau và trong các hoạt động của họ có sự dấu hiệu của mối bất hòa triền miên giữa những nhóm nhân viên. Khi một công ty đã có nhiều năm hoạt động kinh nghiệm và cách thức hoạt động của nó đã ăn sâu cố rễ đến mức nó cản trở sự thích ứng với những thay đổi và sự cạnh tranh trên thị trường của chính công ty ấy. Khi một công ty chuyển sang hoạt động ở một ngành nghề hay một lĩnh vực hoàn toàn mới khác và phương thức hoạt động cũ lúc này lại đe dọa sự sống còn của công ty đó. Khi một công ty mà đội ngũ nhân viên đã quá quen với việc làm việc trong những điều kiện thuận lợi của thời kì kinh tế phát triển nhưng lại không thể thích ứng được với những khó khăn thách thức do suy giảm kinh tế gây ra. Khi DN đứng trước nguy cơ khủng hoảng, trước sự thay đổi to lớn của môi trường xung quanh, cần tạo ra những thay đổi bước ngoặt, có xuất hiện tư tưỏng đổi mới. Hiện chúng ta đang ở vào thời điểm này. Ngoài những tác động quốc tế ra, trong nước tình hình di dân nội địa cũng đang diễn ra mạnh mẽ. Đa số người lao động ở khu vực nông nghiệp đang được đào tạo để chuyển sang khu vực công nghiệp. Nhiều DN mới ra đời. Sự hội nhập người nhanh chóng từ nhiều vùng quê trong các doanh nghiệp, trong các đô thị hiện nay đã kéo theo cả văn hoá xóm làng vào các doanh nghiệp. Đồng thời dòng người đi công tác, đi du học, đi làm ăn ở nước ngoài cũng ngày một nhiều, họ cũng mang theo cả nét văn hoá từ các xã hội công nghiệp phương Tây vào các tổ chức trong nước. Đây là thời kỳ văn hoá dân tộc, VHDN truyền thống đang bị thử thách, sàng lọc của thời gian. Lúc này cần sự định hướng, sự sáng tạo của các cá nhân, các tổ chức để biến cải cái cũ, tinh tuyển cái mới cho văn hoá dân tộc, VHDN giai đoạn hiện nay. + Sau khi xác định được thời điểm cần thay đổi VHDN, công ty cần phải xác định các yếu tố cần thay đổi có thể phải thay đổi một số yếu tố hoặc phải thay đổi toàn bộ. Sau đó xây dựng kế hoạc cụ thể để thay đổi các yếu tố đã xác đinh đó và cuối cùng là đánh giá về kết quả của sự thay đổi đó. Vấn đề then chốt ở đây là các công ty cần phải thay đổi văn hóa công ty của mình trước khi những tình trạng không mong muốn như trên trở nên không thể kiểm soát được. Đương nhiên là mỗi công ty trong những hoàn cảnh đó không phải thực hiện quá nhanh quá trình thay đổi văn hóa công ty hoặc thay đổi quá khiêm tốn bởi làm như vậy sẽ đe dọa sự tồn tại của chính công ty ấy. Con đường tiến tới việc thay đổi văn hóa công ty. 3.2.3. Tuyển dụng nhân viên phù hợp với VHDN Con người được coi là yếu tố quan trọng nhất đóng góp vào sự thành công của công ty. Việc xây dựng một công ty vững mạnh cần có một đội ngũ nhân viên giỏi, nhiệt huyết và hòa nhập với nền VHDN của công ty. Nếu nhân viên công ty có sự hòa đồng chung cùng văn hóa của công ty thì trong quá trình làm việc tại công ty nhân viên đó sẽ phát huy hết khả năng và đem lại hiệu quả cao cho công ty, ngược lại có thể gây ra các tổn thất như việc sa thải nhân viên, tuyển dụng lại, thậm chí sau khi chuyển công tác hoặc sa thải nhân viên đó quay lại nói xấu công ty,… Công tác tuyển dụng có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng và phát triển của công ty. Trước hết văn hóa công ty bắt đầu với việc tuyển dụng. công ty cần dành nhiều tâm huyết cho việc tuyển dụng nhân viên. Dù cho đó là công việc gì thì công ty cũng nên tìm kiếm những mẫu người đặc biệt. Nếu bắt đầu làm việc với đúng tuýp người mà công ty muốn tuyển dụng thì dường như công ty đã có thể xây dựng nên một đội ngũ nhân viên đã được trang bị vốn văn hóa công ty mà công ty mong muốn. Tuyển chọn nhân viên gắn với định hướng giá trị của tổ chức là điều cần khẳng định. Sự tuyển chọn không chỉ là kiến thức và kỹ năng phù hợp với vị trí mà DN cần, mà còn phải có sự phù giữa định hướng giá trị của DN và người thi vào. Để làm được điều này công ty cần phải: ● Xác định các yếu của nhân viên ngoài yếu tố chuyên môn mà công ty mong muốn họ có để phù hợp với văn hóa công ty mình ● Đăng quảng cáo tuyển người của tổ chức trên hệ thống thông tin cần thể hiện rõ ràng quan điểm, giá trị mà tổ chức yêu cầu vì đây còn là sự lan truyền giá trị. Bảng hỏi được thiết kế để đánh giá trong thi tuyển chỉ nhằm vào kiến thức và kỹ năng là chưa đủ. Trong quy trình quản lý nhân sự nếu chú trọng làm tốt khâu tuyển chọn thì các khâu sau sẽ đỡ phải xử lý hậu quả. Vấn đề tuyển chọn chuyên môn có thể do các phòng ban cần tuyển người đảm trách, còn vấn đề liên quan đến kiểm tra sự phù hợp với VHDN thì phòng nhân sự thiết kế các bảng hỏi câu hỏi trắc nghiệm,… 3.3.4. Phát huy năng lực con người: Công ty Peacesoft coi con người là tài sản quan trọng nhất của mình, vì vậy công tác đào tạo phát huy năng lực nhân viên cần được chú trọng và phải có kế hoạch thực hiện cụ thể. Peacesoft là công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, truyền thông và thương mại điện tử, tri thức trong những ngành này có sự thay đổi liên tục đòi hỏi phải có sự trao dồi tri thức liên tục để đáp ứng yêu cầu của công việc. Việc phát huy năng lực con người của các nhân viên trong công ty vừa giúp các nhân viên trong công ty phát triển bản thân vừa giúp cho hoạt động của công ty hiệu quả hơn, đây chính là thực hiện tính cách và khẩu hiệu “Chúng ta cùng thành công” của công ty. Có thể nêu lên ba cấp độ trong việc phát huy nhân tố con người trong doanh nghiệp; Cấp độ thứ nhất là nâng cao năng lực tiềm tàng của mỗi công nhân, viên chức (thông qua biện pháp giáo dục, đào tạo về kinh tế, công nghệ, quản lý ); Các hình thức nâng cao gồm: + Chia sẽ tri thức: - Bản tin nội bộ - Forum - Hội thảo chuyên đề công ty. - Các cuộc thi liên quan tri thức. - Sáng tạo, xây dựng các quy trình cho DN. - Tủ sách quản trị DN. - Hội thảo chia sẽ kinh nghiệm. - Kèm cặp trực tiếp. - Học hỏi qua nhìn.. - Học tập và chia sẽ tri thức mới + Thực hiện các chương trình phát triển nghề nghiệp bao gồm các nội dung: - Kiểm tra phẩm chất, kiến thức, kỹ năng của từng nhân viên - Tổ chức các buổi hội thảo nghề nghiệp cho nhân viên. - Lên kế họach để đào tạo về tri thức và kỹ năng cho nhân viên. Cấp độ thứ hai là biến năng lực tiềm tàng đó thành hiện thực, thông qua các biện pháp khuyến khích, kích thích sức sáng tạo trong lao động sản xuất; cấp độ thứ hai là tập trung cho được các tiềm lực cá nhân của công nhân viên chức vào việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp , thông qua các biện pháp tổ chức quản lý sản xuất và nhân sự. Cấp độ thứ ba có ý nghĩa đặc biệt quan trọng bởi vì văn hoá doanh nghiệp không phải kết quả của sự phát triển tự phát trong quá trình sản xuất kinh doanh mà nó được định hướng xây dựng và hình thành trong ý thức tự giác của người quản lý doanh nghiệp, biểu hiện tập trung quản lý doanh nghiệp, bởi người quản lý doanh nghiệp. Do vậy, phải đào tạo và trọng dụng đội ngũ doanh nhân nắm được và vận dụng được văn hoá doanh nghiệp vào trong tong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong quan hệ với các đối tác cũng như trong công việc quản lý, điều hành nội bộ doanh nghiệp. Phần này xem thêm ở mục 3.3.1. ở phần này. Các công việc này cần có sự đánh giá của các phòng ban và phòng hành chính – nhân sự, cần có sự phối hợp thực hiện giữa các phòng ban này đối với việc phát triển năng lực theo cấp độ 1, đối với cấp độ 2 chủ yếu việc thực hiện là ở các phòng ban nơi các nhân viên làm việc, đối với cấp độ 3 thì việc thực hiện cần ở cấp độ toàn công ty do lãnh đạo công ty tham gia vào thực hiện có thể là lên chương trình, nội dung đào tạo, và có thể kiêm luôn là người đào tạo. 3.3.5. Trang bị đồng phục cho nhân viên Đồng phục công sở là bộ mặt của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Đồng phục đẹp sẽ tạo nên ấn tượng tốt cho hình ảnh của doanh nghiệp và góp phần không nhỏ trong thành công của họ. Song các nhà lãnh đạo, người quản lý của nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay chưa quan tâm đúng mức đến vấn đề này, hoặc có quan tâm cũng chỉ nửa vời khiến đồng phục công sở biến tướng và nhiều khi gây những ngộ nhận tai hại. Đồng phục là cách tạo ấn tượng chuyên nghiệp tốt nhất trong mắt khách hàng. Khách hàng nhìn vào bộ đồng phục sẽ biết năng lực của công ty, như vậy bộ đồng phục đẹp đã góp phần thúc đẩy công viêc làm ăn được thuận lợi. Qua quá trình thực tập tại công ty Peacesoft em nhận thấy công ty chưa có đồng phục cho nhân viên, vì vậy em đề ra giải pháp thực hiện thiết kế may đồng phục cho nhân viên. Thiết kế đồng phục cho nhân viên là một cuộc đầu tư có lãi cho mỗi doanh nghiệp. Bởi họ chính là những công cụ quảng bá thương hiệu hữu hiệu nhất, có sức thuyết phục nhất. Thay vì bỏ ra hàng tỉ đồng cho những clip quảng cáo trên truyền hình, đầu tư thương hiệu, mang lại niềm tự hào trên đồng phục của mỗi nhân viên là một phương án có tính kinh tế với mỗi doanh nghiệp. Bạn có thể hình dung niềm hạnh phúc của người quản lý doanh nghiệp khi đi đến đâu, ở bất cứ địa điểm nào cũng nhận diện ngay nhân viên của mình trong màu áo và logo quen thuộc. “Quần áo vừa che đậy, vừa bóc trần con người”. Không cần tự giới thiệu, không cần phô diễn, chính kiểu dáng, logo, màu sắc đồng phục đã giúp người khác “đọc vị” họ, biết họ là thành viên của công ty nào, đang làm ăn thành công hay thua lỗ, tính chất công việc, làm trong môi trường ra sao… Như khi nhìn thấy sắc áo đỏ in hàng chữ Cocacola bạn biết ngay đó là nhân viên tiếp thị của tập đoàn toàn cầu chuyên sản xuất và kinh doanh nước giải khát, màu xanh đen của đồng phục nhân viên Ngân hàng Đông Nam Á, màu xanh dương trên đồng phục của các nhân viên tập đoàn điện tử Samsung, màu xanh - trắng của các nhân viên Tập đoàn Bưu chính viễn thông VNPT… Một bộ đồng phục công sở đẹp là vừa đảm bảo tính truyền thông cho doanh nghiệp, vừa có thẩm mỹ cao, vừa có tính nghiêm túc của công việc vừa mang lại sự thoải mái, lịch sự và trang nhã cho nhân viên sử dụng. Thiết kế đồng phục rất khó, cần phải tỉ mỷ, tinh tế trong từng chiếc cúc áo, caravat, để đơn vị thực hiện luôn thấy biểu tượng doanh nghiệp của mình trong đó. Hơn nữa, đây là bộ trang phục bắt buộc cho các nhân viên mặc hàng ngày nên cần có tính mỹ thuật cao, tiện dụng Khi triển khai đồng phục công ty cần phải làm qua các bước sau: ● Lấy ý kiễn của các nhân viên trong công ty về đồng phục: như chọn loại đồng phục, màu sắc kiểu cách,…Loại đồng phục: áo dài, vest, ..Song trên thực tế thì riêng chuyện đồng phục áo dài cũng đã có bao nhiêu chuyện để bàn chứ chưa nói đến các loại đồng phục cho các chức danh khác. ? Trăm hoa đua nở? là hiện trạng đồng phục áo dài của các doanh nghiệp hiện nay. Việc may áo dài đa màu, đa kiểu cách mới chỉ là cách mặc áo dài truyền thống đi làm chứ chưa thể gọi là đồng phục áo dài được. Bởi vì chiếc áo dài truyền thống được ngành ngành khai thác, nhà nhà khai thác?. Do vậy, nếu chọn đồng phục áo dài thì thống nhất một màu trên toàn quốc (như Việt Nam Airlines, như ngành Giáo dục, tất cả học sinh phải mặc áo dài trắng, chỉ giáo viên mới được phép mặc áo dài màu).  Khi triển khai đồng phục, một số câu hỏi đặt ra: + Có triển khai đồng bộ không? + Màu sắc so với màu truyền thống. + Chất liệu + Phối màu + Các ký hiệu kèm theo + Thời gian cấp phát + Quy định việc sử dụng + Sự khác biệt giữa chức danh, các bộ phận không? + Sự khác biệt so với các đơn vị cùng ngành, cùng trong khu vực công tác. ● Thiết kế mẫu đồng phục: Công việc này công ty có thể giao cho một phòng nào đó đảm trách hoặc có thể thuê các công ty chuyên về vấn đề này. Một bộ đồng phục công sở đẹp là vừa đảm bảo tính truyền thông cho doanh nghiệp, vừa có thẩm mỹ cao, vừa có tính nghiêm túc của công việc vừa mang lại sự thoải mái, lịch sự và trang nhã cho nhân viên sử dụng. Thiết kế đồng phục rất khó, cần phải tỉ mỷ, tinh tế trong từng chiếc cúc áo, caravat, để đơn vị thực hiện luôn thấy biểu tượng doanh nghiệp của mình trong đó. Hơn nữa, đây là bộ trang phục bắt buộc cho các nhân viên mặc hàng ngày nên cần có tính mỹ thuật cao, tiện dụng ●Triển khai may đo cho đồng phục cho nhân viên: tiến hành lấy số đo của các nhân viên trong công ty và thuê may đồng phục cho nhân viên. ●Trang bị đồng phục cho nhân viên Tiến hành cấp phát đồng phục cho nhân viên, việc cấp phát này phải đảm bảo đúng người đúng size đã đo trước, và sau đó đưa việc mặc đồng phục khi tới công ty làm quy định bắt buộc trong ty 3.2.6. Tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và cởi mở Một môi trường làm việc cởi mở nơi mà người nhân viên có thể chia sẻ thông tin và kiến thức một cách tự do thoải mái chắc chắn sẽ tạo điều kiện tốt để cho một công ty có thể đạt được những mục tiêu của mình. 80% các vấn đề trong các công ty là có liên quan đến việc giao tiếp hay thiếu sự giao tiếp giữa các cá nhân trong công ty. Việc hiểu lầm, cách nghĩ sai hay giải thích sai… xảy ra trong các công ty đều là bởi người ta không trao đổi với nhau lí do của việc làm của mình. Bởi vậy những quyết định trong công ty được đưa ra mà lại thiếu đi phần giải thích lí do rõ ràng cho sự ra đời của chính những quyết định ấy. Từ đó trở về sau, trong công ty, người ta làm mọi việc mà không trao đổi với nhau tại sao họ lại làm như thế hay thế khác. Để tạo một môi trường làm việc lành mạnh và cởi mở công ty cần phải thực hiện một số vấn đề sau: ● có các quy định rõ ràng về công việc và quy trình thực hiện công việc Khi các nhân nắm rõ các công việc được giao một cách rõ ràng thì họ có khả năng thực hiện nó và thực hiện có hiệu quả. Khi phân giao công việc cấp trên cần phải thống nhất nội dung và mục tiêu công việc với nhân viên, các nội dung này phải ngắn gọn xúc tích tuy nhiên vẫn đầy đủ, giúp nhân viên có thể dễ nhớ và cấp trên dễ quản lý. Điều này đòi hỏi phải có sự ăn ý khi làm việc giữa các nhân viên trong công ty. ● Thực thi hình tượng doanh nhân, nhà quản trị cởi mở gần gũi với nhân viên + Giao tiếp thường xuyên với các nhân viên Thông thường chính những người lãnh đạo công ty chứ không phải công việc lại là nguyên nhân làm cho các nhân viên cảm thấy lo sợ và làm cho họ rơi vào sự im lặng bất lợi. Những ai không có cơ hội để nói lên ý kiến, quan điểm hay đưa ra một lời đề nghị nào của mình đó sẽ trở nên không hài lòng, bất mãn. Hậu quả của việc này là họ không làm việc hết khả năng của mình. Họ không còn muốn tìm tòi ra những ý tưởng mới, áp dụng những cải tiến hay thay đổi nào vì sợ bị cấp trên khiển trách. Vì vậy người lãnh đạo phải hòa đồng với nhân viên và làm gương cho nhân viên. Những quy định và ranh giới trong hành vi cư xử đều khá rõ ràng và thường xuyên được sử dụng trong giao tiếp hàng ngày. Tuy nhiên văn hóa công ty không có tính đặc trưng bởi tôi tin là các công ty thì có những lối ứng xử văn hóa rất đa dạng. Điều này đặc biệt đúng khi chúng ta xem xét đến sự vận động không ngừng của con người, những nền văn hóa và các giá trị trên thế giới. Trong các buổi họp hành hay thảo luận, người lãnh đạo công cần khích lệ được một môi trường làm việc cởi mở thì sẽ chẳng nhận được ý kiến phản hồi nào từ phía nhân viên của mình, do đó sẽ nảy sinh tình trạng mù mờ về thông tin và những giả thiết sai lầm lại không hề được ai thắc mắc mà chính những điều này lại gây ra các hậu quả xấu về sau. + Xây dựng sự gương mẫu của người lãnh đạo, nhà quản trị: Các nhà quản lý phải gương mẫu đi đầu. Họ chính là biểu tượng để nhân viên noi theo. Có một thực tế là các nhân viên thường bắt chước theo thủ trưởng từ cách đi đứng, đến nói năng và hành động. ● Tạo ra môi trường sáng tạo tôn trọng và thúc đẩy các nhân viên đưa ra các sáng kiến Công ty cần thúc đẩy các nhân viên sáng tạo, đưa ra các ý kiến của mình, cần tạo ra các chủ đề thu hút sự chú ý của nhân viên, để nhân viên tham gia bàn luận sôi nổi. Trong các phòng ban, các trưởng phòng cần phải khuyến khích nhân viên của mình tham gia đóng góp ý kiến, nêu cao tinh thần đồng đội, tinh thần làm việc nhóm. ● Nâng cao và thực hiện rõ nét các nghi lễ của công ty Các nghi lễ của công ty là một công cụ quan trọng tạo nên môi trường làm việc cởi mở. Ngoài các nghi lễ định kỳ, thì các nghi lễ bất thường do công ty đề xướng sẽ tạo cho nhân viên cơ hội giao lưu chia sẻ và có thể hiểu biết lẫn nhau. Công ty cần lựa chọn các nghi lễ mà có thể có sự tham gia đông đảo các nhân viên, trogn khâu tổ chức cần khuyến khích được các nhân viên tham gia thể hiện bản thân, khuyến khích họ chia sẻ kinh nghiệm về công việc và cuộc sống,…. ● Sự tranh giành quyền lực trong công ty sẽ cản trở sự phát triển của mối quan hệ tin tưởng lẫn nhau giữa mọi người trong công ty. Những việc làm thiếu lành mạnh như thiên vị, vây cánh phe phái, phao tin đồn thổi và làm hại nhau sau lưng…sẽ trở nên phổ biến trong một công ty nếu những người điều hành và lãnh đạo công ty đó không có nguyên tắc về cơ bản là đúng đắn và phương thức quản lí nhân sự chuyên nghiệp. Để giải quyết vấn đề tranh giành quyền lực trong nội bộ công ty, các công ty phải bắt đầu từ việc phát triển một môi trường làm việc cởi mở, cho phép có sự bất đồng ý kiến về một vấn đề nào đó, tập trung vào mục tiêu chính của công ty và phát huy được sự hòa thuận tập thể. Những lời phê bình mang tính xây dựng nên được sử dụng như một phương tiện cải thiện các vấn đề một cách thực sự chứ không phải như một vũ khí trả thù dùng để hạ gục kẻ khác. Vấn đề này phải được đứng hàng đầu vì nó xóa bỏ được tính sợ sệt của nhân viên tại nơi làm việc. Nhằm loại bỏ những vấn đề liên quan đến quyền lực thì những người lãnh đạo công ty phải xử lí nghiêm khắc những hành vi mà làm cho mọi người không tin tưởng lẫn nhau và tạo nên khoảng cách giữa mọi người trong công ty đó. Để thúc đẩy văn hóa công ty hướng tới thành công thì những người lãnh đạo công ty cũng không được khuyến khích sự lạm dụng quyền hành trong công việc. Muốn làm được điều này họ phải chứng tỏ rõ rằng cam kết của họ là sẽ thực hiện đúng nguyên tắc khi công nhận và khen thưởng các nhân viên trong công ty. Tất cả những hành động tranh giành quyền lực trong công ty sẽ chẳng đem lại cho ai một chút lợi ích gì. Sự thật ở đây là nếu người ta lúc nào cũng phải canh chừng sau lưng mình thì hầu như họ không thể tập trung được vào việc hoàn thành những mục tiêu của công ty, vì thế mà hiệu quả làm việc cũng bị ảnh hưởng xấu. LỜI KẾT LUẬN Văn hóa đã, đang và sẽ luôn là một vấn đề quan trọng trong mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp. Đặc biệt hiện nay, khi các doanh nghiệp Việt Nam đang bước vào sân chơi thương mại chung toàn cầu, khi mà các doanh nghiệp nước ngoài từ lâu đã coi trọng phát triển văn hóa thành một yếu tố cạnh tranh: các công ty của Mỹ, Nhật… thì các doanh nghiệp Việt Nam càng phải cố gắng hơn nữa để xây dựng VHDN mạnh. Thực tế đã chứng minh vũ khí cạnh tranh- văn hóa đã phát huy hiệu quả to lớn của nó, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào của Việt Nam đã có những bước đi đúng hướng để xây dựng cho mình một VHDN mạnh. Qua một thời gian thực tập tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm hòa bình em đã tìm hiểu về công ty và đã chọn vấn đề về VHDN giúp doanh nghiệp tạo nên lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh biến động ngày nay. Công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình là một trong công ty hàng đầu về thương mại điện tử của Việt Nam, nhận thức rõ nét về vai trò quan trọng của VHDN công ty đã xây dựng cho mình VHDN riêng của mình. Trong đề tài này em đã phân tích ba cấp độ VHDN điển hình là cấp độ hữu hình; các giá trị được chấp nhận; các quan niệm chung của công ty. Với sự thay đổi liên tục của môi trường kinh doanh, nên VHDN cần phải thay đổi và ngày càng duy trì và hoàn thiện nên em đã đề ra một số giải pháp để hoàn thiện VHDN của công ty. Trong thời gian thực tập, em đã được sự giúp đỡ của công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình, và sự hướng dẫn của Th.S Đỗ Thị Đông giúp em thực hiện đề tài này. Nhưng do thời gian thực tập và kiến thức có hạn nên bài viết còn nhiều thiếu xót. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô để em có thể hoàn thiện đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PGS.TS. Dương Thị Liễu.2006.Bài giảng văn hóa kinh doanh.NXB Đại học kinh tế quốc dân 2. PGS.TS.Nguyễn Mạnh Quân.2007. Đạo đức kinh doanh và Văn hóa doanh nghiệp. NXB Đại học kinh tế quốc dân 3. Đỗ Minh Cương.2001.Văn hóa doanh nghiệp và triết lý kinh doanh.Nxb Chính trị quốc gia 4.Website: 5. Website: 6. Website: 7. Website: http:// Saga.vn 8. Website: 9. Website: 10.Website: PHỤ LỤC Phụ lục 1: Câu hỏi phỏng vấn về VHDN của công ty giải pháp phần mềm Hòa Bình Sản phẩm: Sản phẩm công ty có đạt giải thưởng nào về chất lượng? Mức chất lượng ổn định được khách hàng đánh giá như thế nào? Công ty có áp dụng các giá trị gia tăng nào với khách hàng không? Nơi làm việc, máy móc công nghệ: Nơi để máy móc có sạch sẽ ngăn nắp không? Máy móc công nghệ sử dụng được mấy năm? Mức so sánh với công nghệ mới nhất? Các nghi lễ Công ty đã thực hiện các loại nghi lễ nào? Mục đích của các nghi lễ là gì? Công ty tổ chức như thế nào? Vai trò của các nghi lễ với DN? Giai thoại : Công ty có tuyên truyền giao thoại nào cho nhân viên không? Việc tuyên truyền nhằm mục đích gì? Chúng có được thực hiện thường xuyên, định kỳ không? Biểu tượng: Công ty có biểu tượng logo không? Ý nghĩa của chúng là gì? Mối quan hệ của chúng so với tầm nhìn, sứ mạng của DN: Slogan: Công ty có xây dựng slogan không? Ý nghĩa của chúng là gì? Mối quan hệ của chúng so với tầm nhìn, sứ mạng của DN: Phong cách giao tiếp: Công ty có quy định phong cách giao tiếp không? Công ty có tổ chức húân luỵện cho nhân viên về phong cách giao tiếp không? Triết lý kinh doanh: Triết lý kinh doanh của công ty là gì, ý nghĩa của chúng? Công ty có lập thành văn bản thể hiện chúng không? Công ty có tuyên truyền cho nhân viên định kỳ không? Tri thức doanh nghiệp Công ty có tủ sách và các loại hình tri thức khác phục vụ cho nhân viên không? Công ty có chương trình quản lý và thực hiện tri thức không? Công ty có chính sách nào để xây dựng tính cách chia sẻ trong nhân viên không? Công ty có chương trình định hướng nghề nghiệp cho nhân viên không? Hệ thống văn bản nội bộ: Công ty có hệ thống văn bản nội bộ không? Công ty đã áp dụng theo tiêu chuẩn nào, thời gian áp dụng? Công ty đánh giá mức độ hiệu quả việc thực tế của hệ thống văn bản nội bộ hiện hành? Phong cách lãnh đạo: Lãnh đạo công ty quản lý theo phong cách nào? Trình độ học vấn của ban lãnh đạo công ty? Sự phân chia quyền lực: Công ty có phân chia quyền lực cho nhân viên không? Việc phân chia có ghi thành các quy định hay không? Mức phân chia có chi tiết theo phụ lục phân chia quyền lực hay không? Tính cách của doanh nghiệp: Công ty mong muốn nhân viên có những tính cách nào cho DN? Những mong muốn đó được thông báo tới nhân viên qua phương thức nào? Qua cuộc họp hay văn bản chính thức? Ý nghĩa của các tính cách đó là gì? (so sánh với tầm nhìn và sứ mạng của doanh nghiệp) Lý tưởng Lý tưởng của công ty là gì? Lý tưởng của nhân viên trong công ty là gì? Lý tưởng của nhân viên và công ty có thống nhất vơi nhau không? Chuẩn mực đạo đức: Công ty có quy định về các chuẩn mực đạo đức không? Nếu có thì được quy định trong văn bản nào? Các chuẩn mực đạo đức đó là gì? Phụ lục 2: Danh mục câu hỏi trắc nghiệm về văn hóa doanh nghiệp của công ty và kết quả 1. Kiến trúc doanh nghiệp: 1.1 Anh/ chị có thấy thoải mái tại nơi làm việc của anh/ chị không? Có 18 Không 4 1.2 Nơi đó có giống với phòng làm việc của anh/ chị ở nhà không? Có 4 Không 18 1.3 Anh/ chị có trang trí gì cho nơi làm việc của anh/ chị? Có 3 Không 19 1.4 Anh/ chị có được cung cấp đủ phương tiện làm việc tốt (VPP,. Máy tính..) không? Có 20 Không 2 2. Về sản phẩm công ty: 2.1 Anh/ chị cho rằng sản phẩm của công ty anh/ chị là Kém Trung bình Tốt 9 Rất tốt 12 2.2 Chất lượng sản phẩm của công ty anh/ chị Kém Trung bình Tốt 9 Rất tốt 12 2.3 Anh/ chị có cho rằng sản phẩm công ty anh/ chị so với sản phẩm hàng đầu khác Kém hơn nhiều Gần bằng 8 Tương đương 10 Hơn hẳn 4 4. Nghi lễ Xem danh mục nghi lễ và phỏng vấn nhân viên 4.1 Công ty anh/ chị có những loại nghi lễ nào? (So sánh với phụ lục các nghi lễ) Còn thiếu 8 Đủ 14 4.2 Anh/ chị hiểu nghi lễ đó như thế nào? Không hiểu 5 Hiểu 17 5. Giai thoại Xem danh mục giai thoại 5.1 Anh/ chị có thể cho biết, công ty anh/ chị có những câu chuyện nào mà công ty anh/ chị hay nhắc đến không? Có 19 không 3 5.2 Anh/ chị hiểu chúng như thế nào? Không hiểu 3 Hiểu 19 6. Logo 6.1 Lo go của công ty anh/ chị như thế nào? K.miêu tả được 3 Miêu tả được 19 6.2 Anh/ chị có biết logo của anh/ chị có ý nghĩa gì không?? Không hiểu 4 Hiểu 18 7. Khẩu hiệu 7.1 Khẩu hiệu của công ty anh/ chị là gì? Không biết 15 Có biết 7 7.2 Anh/ chị có biết nó có ý nghĩa gì không? Không hiểu 16 Hiểu 6 8. Triết lý kinh doanh 8.1 Triết lý kinh doanh của công ty anh/ chị là gì? K.biêt 15 Biết 7 8.2 Anh/ chị hiểu Triết lý kinh doanh của công ty anh/ chị như thế nào K.hiểu 18 Hiểu 4 9. Tri thức doanh nghiệp: 9.1 Công ty anh/ chị có tủ sách không Không 22 Có 9.2 Anh/ chị có bao giờ đọc sách, hay các ấn phẩm của công ty không Không 6 Có 16 9.3 Anh/ chị có được công ty huấn luyện về các quy định không? Không 3 Có 19 9.4 Anh/ chị có được huấn luyện vè công việc không? Không 3 Có 19 9.5 Công ty có chương trình định hướng nghề nghiệp cho anh/ chị không? Không 4 Có 18 10. Hệ thống văn bản nội bộ: 10.1 Anh/ chị có bị phàn nàn về truyền đạt thông tin thiếu chính xác cho người khác Không 19 Có 3 10.2 Anh/ chị hiểu rõ những quy định liên quan đến công việc mình đảm nhận ? Không 3 Có 19 10.3 Anh/ chị có lập kế họach làm việc không? Không 4 Có 18 10.4 Anh/ chị có phải lập báo cáo làm việc không? Không Có 22 10.5 Anh/ chị có bản mô tả công việc không? Không Có 22 10.6 Anh/ chị có gặp khó khăn trong công việc không? Không 16 Có 6 10.7 Anh/ chị có nhận được sự giúp đỡ, hỗ trợ trong công việc không? Không 5 Có 17 10.8 Anh/ chị có biết cách sắp xếp hồ sơ như thế nào không? Không 7 Có 15 11. Lý tưởng: Lý tưởng của công ty anh/ chị là gì? 11.1. Lý tưởng của anh/ chị là gì? (Thu thập thông tin rùi so sánh với lý tưởng của công ty, lấy các kết quả trùng với lý tưởng của công ty) 11.2 anh/ chị có biết lý tưởng của công ty là gì? Không 6 Có 16 11.3 Theo anh /chị có hiểu được lý tưởng của công ty không ? Không 7 Có 15 12 Về niềm tin: (Cho người tham gia trả lời đối chiếu với tầm nhìn sứ mạng của công ty) 12.1 Anh/ chị cho rằng tầm nhìn, sứ mạng, chiến lược kinh doanh của công ty là Sai Chưa chắc Đúng 17 Rất đúng 5 12.2 Anh/ chị cho rằng công ty sẽ kinh doanh thành công? Sai Chưa chắc Đúng 19 Rất đúng 3 12.3 Anh/ chị cảm thấy rất tự hào về công ty của mình (anh/ chị khoe với anh/ chị bè, rât muốn giới thiệu với họ anh/ chị đang làm ở đây?) Sai Chưa chắc Đúng 15 Rất đúng 7 12.4 Anh/ chị hoàn toàn thỏa mãn về tất cả các chế độ của công ty Sai Chưa chắc 6 Đúng 16 Rất đúng 12.5 Anh/ chị muốn làm việc cho công ty suốt đời Sai 4 Chưa chắc 16 Đúng 2 Rất đúng 13. Chuẩn mực đạo đức: 13.1 Công ty của anh/ chị có hẳn một quy định hay bộ quy định về chuẩn mực đạo đức không? Có 22 Không 0 13.2 Nếu có, anh/ chị có được công ty giải thích rõ ràng về nó và hiểu nó không? Có 20 Không 2 Phụ lục 3: Bảng doanh sách số lượng, chức vụ, phòng ban của các nhân viên tham gia phỏng vấn Phòng Ban Chức danh Số lượng Phòng Marketing Trưởng phòng 1 Nhân viên 4 Phòng Kinh doanh Trưởng phòng 1 Nhân viên 10 Phòng kỹ thuật Nhân viên 4 Phòng Hành - chính nhân sự Nhân viên 2 Tổng cộng 22 Phụ lục 4: Hê thống văn bản nội bộ doanh nghiệp Điều lệ doanh nghiệp Thoả ước lao động tập thể Nội qui lao động Qui chế hoạt động của Hội đồng thành viên, Đại Hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị. Qui chế hoạt động của ban điều hành Danh mục văn bản pháp luật áp dụng cho tài chính kế toán, lao động, môi trường, kinh doanh và quy định cho ngành nghề kinh doanh. Quy trình sản xuất: Quy trình tổ chức Sổ tay chất lượng Thủ tục khắc phục pḥòng ngừa Thủ tục bảo toàn và giao sản phẩm Thủ tục bảo trì thiết bị Quy trình đánh giá nhà cung ứng Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp Quy trình hiệu chuẩn thiết bị đo Quy trình kiểm tra thử nghiệm Quy trình lập kế hoạch và triển khai dự án Quy trình theo dơi, đo lường các quá trình Quy trình thiết kể sản phẩm Quy trình tiếp nhận và bảo quản tài sản khách hàng Qui trình sản xuất Tiêu chuẩn chất lượng Quy trình áp dụng kỹ thuật thống kê, Qui trình trao đổi thông tin nội bộ Hướng dẫn nhận biết truy tìm sản p Hướng dẫn công việc Hướng dẫn vận hành Bỉêu mẫu Quy trình kinh doanh Sổ tay kinh doanh. Quy chế tổ chức bộ phận kinh doanh Các tài liệu hướng dẫn sản phẩm, catolo…. Quản lý ký kết hợp đồng Quy trình bán hàng Quy trình quản lý thông tin khách hàng Quy định bảo hành sửa chữa sản phẩm Quy trình ghi nhận và xử lý khiếu nại khách hàng Quy trình đánh giá sự thoả mãn khách hàng Hướng dẫn công việc Bỉêu mẫu Quy trình nhân sự tổ chức Sổ tay nhân sự Sổ tay nhân viên Quy đinh an toàn sức khoẻ Quy trình về y tế. Phòng cháy chữa cháy: Quản trị tài sản: Văn phòng phẩm Quy định về an ninh Vệ sinh lao động Đánh giá công việc: Đào tạo: Quản lý kỷ luật. Quy chế lương thưởng Thăng tiến Tuyển dụng: Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và mô tả công việc Quy định chế độ báo cáo nội bộ Quy định pḥòng gian bảo mật Quy định quản lý thông tin Quy định ra vào cổng của khách hàng Quy định sử dụng máy tính, mạng nội bộ Hướng dẫn công việc Bỉêu mẫu Quy trình tài chính kế toán. Sổ tay tài chính kế toán Quy chế tổ chức bộ phận kế toán Quy chế tài chính Quy định lập và lưa sổ sách kế toán Quy định về chứng từ thanh toán HDCV – Luân chuyển Chứng Từ Hướgng dẫn công việc hạch toán Mẫu Theo Dõi HDKT phát sinh Quy trình quyết toán thuế VÁT Mẫu kế hoạch tài chính tháng Quy chế kiểm toán nội bộ Hướng dẫn công việc Bỉêu mẫu Quy trình quản lý kho. Phụ lục 5: quy định về văn hoá giao tiếp của nhân viên Các quy tắc văn hoá giao tiếp với nhân viên cấp dưới: Mục đích và cách thức tiến hành: Kiểm tra sự thực hiện quyết định quản trị; Đánh giá tiến độ công việc trong doanh nghiệp để kịp thời uốn nắn những sai sót và động viên kịp thời những người tốt, việc tốt; Đánh giá nhân viên về năng lực làm việc, phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, khả năng tổ chức công việc; Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của từng người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ. Các nguyên tắc giao tiếp với nhân viên cấp dưới: Hãy tin và tín nhiệm người có tài, có năng lực (hãy dùng người như dùng mộc); Quan tâm, đào tạo và bồi dưỡng người tài; Lắng nghe ý kiến của cấp dưới; Tôn trọng và quan tâm cấp dưới; Hãy đến với nhân viên bằng tấm lòng và trái tim; Khen, chê, động viên kịp thời; Đừng bao giờ quên lời hứa. Quy tắc văn hoá giao tiếp với cấp trên: Hãy tuân thủ trật tự, đẳng cấp. Có thể bạn không hợp với cấp trên trực tiếp và bạn cho rằng ông ta là người kém cỏi, không có khả năng giải quyết vấn đề. Nhưng nếu bạn “qua mặt” ông ta để trình lên cấp cao hơn thì sẽ gặp rắc rối đấy. Hãy nhớ là không được vượt cấp trong hệ thống tổ chức của doanh nghiệp. Cần phản hồi thường xuyên về việc thực hiện công việc của mình; Hãy tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư; Hãy cư xử một cách khéo léo, không nói xấu, không chê bai họ sau lưng; Hãy học hỏi những phong cách và kinh nghiệm tốt của họ. Quy tắc văn hoá giao tiếp với đồng nghiệp: Giữa đồng nghiệp với nhau cần có mối quan hệ tốt đẹp. Mọi người trong doanh nghiệp có tinh thần hỗ trợ lẫn nhau thì mới có thể phục vụ khách hàng tốt nhất. Tuy nhiên để giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp cần phải có các nguyên tắc sau: Dùng hành vi của bạn làm cho đồng nghiệp thấy rằng, giao tiếp với bạn là an toàn; không nên tò mò về đời tư của người khác, không bình luận người khác sau lưng, không lật lọng, không cố chấp với những sai lầm của đồng nghiệp; Cần có đi có lại với đồng nghiệp, tuy nhiên không nên trao đổi một cách thực dụng; Cần có những cuộc giao tiếp trực tiếp với nhau nhưng giữ một tần số hợp lý; Cạnh tranh một cách lành mạnh vì mục đích chung của doanh nghiệp; Đối xử với đồng nghiệp một cách chân thành, khen ngợi những ưu điểm của đồng nghiệp một cách tự nhiên, không tâng bốc, xu nịnh; Phân biệt rõ việc công, việc tư; Quy tắc văn hoá giao tiếp với khách hàng: Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải có kế hoạch trong giao tiếp với khách hàng. Kế hoạch đó phải nhằm đạt đợc mục đích như: tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, người tiêu dùng để kịp thời thoả mãn; thông qua dư luận của khách hàng mà cải tiến sản phẩm, phương thức bán hàng, giao hàng hợp lý. Có nhiều hình thức giao tiếp với khách hàng như sau: Thứ nhất: Tiếp xúc trực tiếp của nhân viên bán hàng với khách hàng; Thứ hai: Giao tiếp của Ban Lãnh đạo với khách hàng trong những hội nghị khách hàng, triển lãm, hội chợ… Thứ ba: Tổ chức những cuộc thăm quan của khách hàng tại doanh nghiệp; Thứ tư: Sử dụng các phương tiện truyền thanh, truyền hình, chương trình giới thiệu sản phẩm; Thứ năm: Tổ chức các cuộc triển lãm, giới thiệu sản phẩm. Khi giao dịch với khách hàng, bạn cần nhớ đặt tinh thần phục vụ khách hàng lên hàng đầu và tuân theo các nguyên tắc sau: Thứ nhất: Hãy có trách nhiệm với khách hàng, đáp ứng kịp thời các hợp đồng, các nhu cầu của họ và không được để chậm trễ khi đã hứa; Thứ hai: Thông tin cho khách hàng một cách kịp thời nếu có sự chậm trễ về sản xuất và giao hàng; Thứ ba: Tôn trọng họ, không can thiệp vào công việc nội bộ doanh nghiệp họ trừ khi người ta yêu cầu bạn cho lời khuyên; Thứ tư: Không nên tỏ ra quá thân thiện vì điều này khiến cho họ có ý tưởng muốn được những ưu đãi đặc biệt mà nên giữ một khoảng cách hợp lý; Thứ năm: Hãy nhớ rằng mọi khách hàng đều quan trọng, không phân biệt địa vị, hình dáng, cách ăn mặc bên ngoài của họ, cho dù họ chỉ đến xem hàng hoặc tham khảo giá cả của doanh nghiệp bạn; Thứ sáu: Hãy khuyến khích khách hàng phản hồi về thông tin sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn. Quy tắc văn hoá giao tiếp với nhà cung cấp: Thứ nhất: Đừng bắt họ phải chờ đợi, đối với họ thời gian cũng quý như vàng; Thứ hai: Đừng đối xử kém ưu tiên với các nhà cung cấp so với khách hàng; Thứ ba: Thông tin cho biết về bất cứ sự thay đổi nào về ngân sách, hợp đồng, kế hoạch SXKD để họ có những điều chỉnh tương ứng; Thứ tư: Hãy nêu rõ những yêu cầu của doanh nghiệp bạn bằng văn bản, giấy tờ càng chi tiết càng tốt, tránh nói miệng, hứa suông; Thứ năm: Thanh toán đúng hạn và thể hiện sự hài lòng của bạn đối với những hợp đồng hoàn thành tốt; Thứ sáu: Hãy cẩn thận về những bí mật kinh doanh của doanh nghiệp bạn vì các nhà cung cấp có thể sẽ còn giao dịch buôn bán với các đối thủ cạnh tranh với doanh nghiệp bạn. Và bạn cũng đừng dò hỏi những bí mật về đối thủ như thế sẽ làm cho họ trở nên khó xử; Thứ bảy: Hãy mạnh dạn đề nghị họ cho lời khuyên và những tin tức về tình hình trong ngành. Quy tắc văn hoá giao tiếp với cơ quan chính quyền: Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều có liên hệ với các cơ quan chính quyền kể từ khi nộp đơn xin phép thành lập cho đến khi được phép hoạt động, đóng thuế… Các doanh nghiệp cần phải có những dịch vụ về an ninh, trật tự, các chính sách ưu đãi của Nhà nước. Khi đến làm việc với cơ quan chính quyền bạn cần lưu ý: Thứ nhất: Ăn mặc nghiêm túc, chỉnh tề, không sặc sỡ, loè loẹt quá dễ làm cho người ta có ác cảm và nếu bạn được hẹn thì hãy nên đến đúng giờ; Thứ hai: Mỗi cơ quan thường có quy định riêng của nó, vì vậy bạn có bất bình vì nó vô lý cũng đừng phản đối kẻo lại gây khó khăn cho việc giải quyết công việc. Sau này bạn có thể góp ý qua hộp thư của họ; Thứ ba: Hãy tôn trọng người đại diện của cơ quan chính quyền nhưng không có nghĩa là bạn phải quỵ luỵ, khúm núm làm mất thể diện. Cần giữ phong thái đúng mực, ăn nói nhẹ nhàng, hoà nhã, trình bày ngắn gọn, dễ hiểu và đề nghị họ giải quyết công việc theo đúng chức trách và nhiệm vụ của họ; Thứ tư: Hãy nhớ rằng ai cũng muốn người khác coi mình là quan trọng. Vì thế người đại diện chính quyền có làm ra vẻ quan trọng hoá thì bạn cũng thông cảm, cái chính là bạn cần giải quyết được công việc của bạn. Quy tắc văn hoá giao tiếp với báo chí, truyền thông: Trong hoạt động của doanh nghiệp, đôi khi bạn cũng có dịp gặp gỡ báo chí. Bạn hãy nên tạo mối quan hệ tốt đẹp với báo chí vì có thể sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp bạn hàng ngàn đô-la tiền quảng cáo. Ngược lại nếu bạn quan hệ không tốt có khi doanh nghiệp gặp chuyện bất lợi, thất thiệt sẽ bị báo chí “đào bới, thổi phồng lên”. Có một số quy tắc sau để bạn cần lưu ý: Tỏ ra lịch sự, cởi mở khi tiếp xúc với báo chí. Cung cấp cho họ những thông tin cần thiết, nếu đó không phải là bí mật công nghệ, kinh doanh của doanh nghiệp; Sử dụng ngôn từ đúng mực, không dùng những lời lẽ thô thiển, chỉ trích, chê bai, so sánh người này với người khác, doanh nghiệp này với doanh nghiệp kia, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn với doanh nghiệp khác; Chuẩn bị sẵn những gì nên nói, nên không, tránh để tình trạng sau một hồi phỏng vấn bạn mới nói với báo chí rằng: “Chuyện này xin đừng đưa tin lên báo, đài”; Phụ Lục 6: Bảng phân quyền cho nhân viên công ty Stt Loại quyền Phạm vi (mức độ) Lý do, giải thích 1 Quyền về nhân sự 1.1 Được quyết định tuyển dụng một nhân sự 1.2 Được tham gia phỏng vấn ứng viên 1.3 Quyền đìêu động nhân sự 1.4 Quyền giao nhiệm vụ 1.5 Quyền cho nhân viên nghỉ việc 1.6 Quyền cho nhân viên nghỉ phép 1.7 Quyền cho nhân viên nghỉ việc riêng 1.8 Quyền quyết định mức lương của nhân viên 1.9 Quyền áp dụng các biện pháp kỷ luật 1.10 Quyền áp dụng các biện pháp khẩn cấp 2 Quyền về phát ngôn 2.1 Đối với bên ngoài (báo chí…) 2.2 Đối với nội bộ bên trong 3 Quyền về chuyên môn 3.1 Quyền ký hợp đồng, giao dịch 3.2 Quyền quyết định về thời gian giao hàng, nguyên vật liệu (với bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp) 3.3 Phứơng thức thanh toán với khách hàng 3.4 Quyền đối với mức chất lượng, thay đổi chất lượng 3.5 Quyền về áp dụng bao bì sản phẩm, thay đổi bao bì 3.6 Quyền dừng việc thực hiện, tiếp tục thực hiện 3.7 Quyền áp dụng các bịên pháp bảo đảm 3.8 Quyền áp dụng đối với tình huống khẩn cấp 4 Quyền về tài chính 4.1 Quyền áp dụng về giá, thay đổi giá 4.2 Định mức VPP 4.3 Định mức sử dụng điện thoại 4.4 Công tác phí cho nhân viên 4.5 Mua các tài sản cố định, tài sản phục vụ công việc 4.6 Mua nguyên vật liệu 4.7 Ngân sách thực hiện