Chuyên đề Hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất ở công ty TNHH sản xuất bao bì và thương mại Đức Thành

c loại trục in, các loại dao gạt mực… phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào đơn đặt hàng kỳ kế hoạch của phòng Marketing, bảng định mức sử dụng vật tư của doanh nghiệp và tổng hợp nhu cầu từ các phân xưởng và các bộ phận khác gửi lên để xác định nhu cầu nguyên vật liệu cho kỳ kế hoạch. Hoạt động này thường được tiến hành hàng tháng. Với đặc thù là doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại bao bì, chủ yếu là bao bì màng ghép phức hợp với một danh mục nguyên vật liệu đa dạng, kích cỡ khác nhau. Trong những năm qua công ty sử dụng phương pháp trực tiếp để xác định nhu cầu nguyên vật liệu, cụ thể là phương pháp tính theo mức của sản phẩm cho từng nhóm sản phẩm, nguyên vật liệu cụ thể. Bảng 2.9. Tổng hợp nhu cầu vật tư của Công ty bao bì Đức Thành STT Tên vật tư ĐVT 2005 2006 2007 Các loại màng Tấn 540 730 750 Hạt nhựa Tấn 1200 1300 1570 Mực in Tấn 85 110 125 Hoá chất, dung môi Tấn 280 320 330 Trục in Bộ 250 295 350 Dao gạt mực Hộp 30 37 45 NVL khác Tấn 80 95 120 (Nguồn: Phòng KH-VT của Công ty bao bì Đức Thành) Công thức tính: Nsxsp = Qsp * msp Trong đó: Nsxsp : Nhu cầu nguyên vật liệu cần dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ Qsp : Số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ kế hoạch msp : Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho 1 đơn vị sản phẩm 2.2.2. Xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư: Kế hoạch hậu cần đảm bảo vật tư cho sản xuất được công ty bao bì Đức Thành lập cụ thể từng quý, từng tháng. Kế hoạch quý: Hàng quý, dưới sự chỉ đạo của phó giám đốc công ty, phòng kế hoạch vật tư lập kế hoạch hậu cần vật tư hàng quý đối với từng danh mục vật tư cụ thể, việc lập kế hoạch vật tư hàng quý được lập căn cứ vào các tài liệu sau: Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trong quý của công ty do ban lãnh đạo công ty cung cấp Những hợp đồng đã ký với khách hàng trong kế hoạch Định mức tiêu hao vật tư cụ thể cho từng loại sản phẩm Tồn kho thực tế từng loại vật tư cụ thể Lượng dự trữ cuối quý của từng loại vật tư Năng lực về máy móc thiết bị của công ty trong toàn bộ dây chuyền sản xuất…. Kế hoạch tháng: Đối với một số loại vật tư chính hay mất cân đối, biến động khác nhau theo từng tháng như các loại màng BOPP,OPP, PE; các loại hạt nhựa PBLD, PP, PE,PVC thì doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch theo tháng. Hàng tháng vào ngày 26-30 của tháng, phòng kế hoạch vật tư tiến hành cân đối kế hoạch của từng phân xưởng rồi tiến hành xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu hàng tháng cho toàn công ty. Việc xây dựng kế hoạch vật tư hàng tháng được xây dựng dựa trên các cơ sở sau: Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm của công ty đã ký kết với khách hàng Căn cứ vào thiết kế mặt hàng và dự kiến chất lượng mặt hàng của doanh nghiệp Cân đối năng lực của từng phân xưởng (từng loại máy móc thiết bị và lao động) Phòng kế hoạch vật tư xây dựng bảng kế hoạch vật tư hàng tháng theo biểu mẫu quy định chung và chuyển đến các bộ phận: Phó giám đốc phụ trách sản xuất Các quản đốc phân xưởng sản xuất Phòng kỹ thuật Tiêu chí để lập kế hoạch tháng: Phải thực hiện được kế hoạch giao hàng mà công ty đã ký kết với khách hàng, đồng thời là cơ sở để thực hiện kế hoạch quý. Điều chỉnh kế hoạch vật tư: Công tác kế hoạch vật tư chưa kết thúc tại việc lập kế hoạch mà còn tiếp tục trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch vật tư của doanh nghiệp. Dù kế hoạch vật tư có được các cán bộ vật tư lập hoàn hảo, tỷ mỷ đến đâu đi chăng nữa thì vẫn phải có sự sửa đổi, điều chỉnh lại kế hoạch của mình. Thông thường, kế hoạch vật tư của doanh nghiệp được sửa đổi trong những trường hợp sau: Các phân xưởng hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất mà không cần yêu cầu thêm nguyên vật liệu nữa Các phân xưởng cần thêm vật tư do không hoàn thành kế hoạch sản xuất, sản xuất của phân xưởng chưa đạt hiệu quả cao khi đó cần điều chỉnh kế hoạch vật tư đã lập. Do doanh nghiệp áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới làm giảm hoặc thay đổi nhu cầu Trong trườnh hợp có sự thay đổi về thời gian giao hàng, yêu cầu sớm hơn so với kế hoạch cũ hoặc huỷ bỏ đề nghị giao chậm lại thì phải điều chỉnh lại kế hoạch. Khi nhà cung ứng vi phạm hợp đồng, không cung ứng đủ số lưọng, chủng loại quy cách vật tư đúng thời hạn quy định…. Sau khi có sự thay đổi thì cán bộ của phòng kế hoạch vật tư là người xem xét, đưa ra kế hoach sửa đổi, bổ sung và chuyển cho các bộ phận có liên quan. Đồng thời phải ghi vào tờ kế hoạch giao hàng cũ về sự sửa đổi, bổ xung trên. Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch: Kết quả của tiến độ sản xuất, sử dụng vật tư được theo dõi, ghi vào sổ theo dõi thực hiện kế hoạch sản xuất của từng phân xưởng để giám đốc sản xuất có thể kiểm tra, đôn đốc các phân xưởng thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra và có giải pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo đúng tiến độ sản xuất. 2.2.3. Tổ chức mua sắm vật tư: Đây là hoạt động quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình thực hiện đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp. Toàn bộ quá trình thực hiện hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty bao bì Đức Thành được thể hiện qua sơ đồ sau: Yêu cầu mua sản phẩm Xem xét xétxÐt Lựa chọn nhà cung ứng Hỏi mua Thương lượng, đàm phán Đặt hàng trực tiếp hoặc hợp đồng Vận chuyển VT về DN Công tác hậu cần vật tư ở công ty Bao bì Đức Thành do phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm. Nội dung của công tác hậu cần vật tư tuân thủ theo các trình độ sau: Xác định nhu cầu mua vật tư phục vụ sản xuất: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất quý, tháng của doanh nghiệp, căn cứ vào định mức tiêu dùng vật tư, căn cứ vào lượng vật tư tồn kho mà phòng kế hoạch vật tư sẽ lập bảng cân đối nhu cầu vật tư và trình giám đốc phê duyệt. Yêu cầu mua vật tư: Căn cứ vào yêu cầu của hoạt động sản xuất và lượng vật tư cần dự trữ cuối kỳ mà phòng kế hoạch vật tư tiến hành lập phiếu yêu cầu mua vật tư, trình lên giám đốc sản xuất phê duyệt Xem xét, đánh giá yêu cầu mua vật tư: Sau khi phó giám đốc sản xuất xem xét, đánh giá yêu cầu mua vật tư về mặt số lượng, chủng loại, yêu cầu kỹ thuật và thời gian cung ứng, phòng kế hoạch vật tư tiến hành xem xét việc mua sắm từng loại vật tư cụ thể: + Với các loại vật tư mua trong nước thì chuyển cho nhân viên trong phòng vật tư thực hiện mua sắm + Với các loại vật tư phải nhập khẩu từ nước ngoài thì phòng kế hoạch vật tư lập giấy đề nghị nhập khẩu vật tư theo mẫu của doanh nghiệp rồi trình phó giám đốc sản xuất phê duyệt, sau đó tiến hành các hoạt động nhập khẩu vật tư. Đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng: Để đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng như đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh, cán bộ của phòng kế hoạch vật tư tiến hành tìm kiếm và đánh giá nhà cung ứng, việc đánh giá nhà cung ứng dựa trên một số tiêu chuẩn sau: Đối với nhà cung ứng trong nước: Đánh giá thông qua những lần mua hàng trước Thông qua mẫu chào hàng Khả năng đáp ứng của nhà cung ứng về mẫu mã, giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng… Giấy chứng nhận ISO 9000 Đối với nhà cung ứng nước ngoài Dựa trên uy tín của nhà cung ứng trên thị trường Thông qua thư chào hàng, catalog quảng cáo Điều kiện thanh toán, giao hàng… Chất lượng, sự phù hợp của vật tư với trình độ máy móc thiết bị của doanh nghiệp… Định kỳ hàng quý, doanh nghiệp tiến hành đánh giá các nhà cung ứng đang thực hiện cung ứng vật tư cho doanh nghiệp để tiếp tục quan hệ với những nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn và loại bỏ những nhà cung ứng không đạt tiêu chuẩn ra khỏi danh sách những nhà cung ứng cung cấp vật tư cho doanh nghiệp. Sau khi tiến hành đánh giá các nhà cung ứng, doanh nghiệp tiến hành lựa chọn những nhà cung ứng đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu, liên lạc để tiến hành đặt mua vật tư hàng hoá. Hỏi mua: Đối với vật tư mua trong nước, nhân viên phòng kế hoạch vật tư tiến hành hỏi mua hàng bằng điện thoại hay qua địa chỉ email để nhận được báo giá của nhà cung ứng, đối với những nhà cung ứng truyền thống của doanh nghiệp thì có thể trực tiếp lập phiếu đặt hàng để tiến hành mua hàng. Với những loại vật tư phải nhập khẩu từ nước ngoài, nhân viên phòng kế hoạch vật tư gửi yêu cầu chào hàng qua email, fax hoặc qua điện thoại để yêu cầu nhà cung ứng gửi báo giá đến cho doanh nghiệp. Thương lượng, đàm phán: + Với những loại vật tư có giá trị nhỏ, nhân viên phòng vật tư tiến hành thương lượng, đàm phán với nhà cung ứng và tiến hành đặt hàng + Đối với nhứng vật tư có giá trị lớn thì trưởng phòng vật tư sẽ thực hiện đàm phán với đối tác về các nội dung: Chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật của từng loại vật tư cụ thể Các điều khoản về giá cả, số lượng hàng hoá, chủng loại vật tư hàng hoá Phương thức giao hàng Hình thức thanh toán Thời hạn giao hàng và một số điều khoản khác. Sau khi đàm phán mua hàng, nếu 2 bên chấp thuận, thống nhất về các điều khoản đã thoả thuận thì trưởng phòng vật tư trình Giám đốc phê duyệt và tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp. Đặt mua hoặc làm hợp đồng: Với những vật tư có giá trị nhỏ, doanh nghiệp tiến hành đặt hàng trực tiếp với nhà cung ứng. Đối với những hàng hoá có giá trị lớn hơn, doanh nghiệp ký vào hợp đồng mua bán do nhà cung cấp lập. Đối với vật tư nhập khẩu từ nước ngoài phải có đầy đủ Invoice, vận đơn gốc, bảo hiểm, packing list… Theo dõi, vận chuyển vật tư về doanh nghiệp: Đối với vật tư mua trong nước, doanh nghiệp thường chủ động vận chuyển vật tư về doanh nghiệp để tận dụng các phương tiện vận tải sẵn có. Đối với những vật tư nhập khẩu từ nước ngoài, doanh nghiệp thanh toán tiền với bên cung ứng qua ngân hàng rồi tiến hành đôn đốc nhà cung ứng giao vật tư như hợp đồng đã ký kết. Khi nhận được giấy báo hàng đã về, phòng kế hoạch vật tư chuẩn bị các giấy tờ như: vận đơn, hoá đơn gốc, bản kê chi tiết hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, được chuyển đến và tiến hành đối chiếu với đơn đặt hàng xem có chính xác không. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành làm các thủ tục hải quan để nhập hàng về, bao gồm các bước: Mở tờ khai hải quan theo mẫu hiện hành, đăng ký với bộ phận hải quan kiểm tra hàng hoá nhập tại cửa khẩu và hoàn thành thủ tục hải quan. Nếu hàng hoá nhập về có dấu hiệu nghi ngờ hoặc có tổn thất, hư hại thì doanh nghiệp mời giám định, bảo hiểm, làm các thủ tục giám định hàng hoá để tránh các tranh chấp xảy ra sau này. 2.2.4. Dự trữ, bảo quản vật tư: Tổ chức tiếp nhận vật tư về doanh nghiệp: Sau khi vật tư đã được vận chuyển về doanh nghiệp, cán bộ vật tư tiến hành tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng. Thủ tục tiếp nhận được tiến hành như sau: Kiểm tra vật tư về mặt số lượng và chất lượng. Cán bộ phòng vật tư báo cho cán bộ phòng kỹ thuật đến kiểm tra và lập biên bản kiểm tra hàng hoá về mặt chất lượng. Với những vật tư có số lượng nhỏ, công ty tiến hành kiểm tra toàn bộ. Với những vật tư có số lượng lớn, công ty kiểm tra theo phương pháp chọn mẫu. Việc kiểm tra diễn ra ngay tại thời điểm giao hàng và tiến hành lập đầy đủ biên bản kiểm tra hàng hoá trước khi nhập vào kho. Cán bộ phòng vật tư, thủ kho và người giao hàng ký nhận hàng đã nhập về đầy đủ về số lượng và chất lượng. Làm thủ tục thanh toán cho bên cung ứng theo như hợp đồng đã ký Tiến hành khiếu nại nếu có vi phạm hợp đồng. Bảo quản vật tư: Nguyên vật liệu nhập vào kho của công ty, khi xuất ra đưa vào sử dụng ở các phân xưởng sản xuất nếu không được bảo quản tốt sẽ gây ra thất thoát, lãng phí ảnh hưởng không tốt đến quá trình sản xuất, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Với diện tích trên 1000 m2, kho vật tư của doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu về đảm bảo vật tư hàng hoá. Việc bảo quản ở kho của công ty do thủ kho đảm nhận. Khi nhập vật tư, thủ kho tiến hành vào thẻ kho và bố trí sắp xếp vật tư một cách gọn gàng, có khoa học đảm bảo thuận tiện cho việc xuất kho. Do danh mục vật tư của doanh nghiệp khá phong phú về chủng loại, chất lượng nên thủ kho có trách nhiệm sắp xếp vật tư theo từng chủng loại cụ thể, đảm bảo không xảy ra hiện tượng các loại vật tư bị lẫn vào nhau. Để phục vụ cho quá trình sản xuất được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện, thủ kho đã tiến hành ngăn kho vật tư của doanh nghiệp thành từng ô riêng biệt với mỗi loại vật tư khác nhau. Nếu trong quá trình xếp dỡ, vận chuyển vật tư mà xảy ra sự cố ảnh hưởng đến chất lượng vật tư thì thủ kho và người vận chuyển xếp dỡ phải lập biên bản xác nhận và chờ xử lý. Ngoài ra, thủ kho của công ty còn có nhiệm vụ giám sát tình hình nhập xuất vật tư trong kho của công ty xem có sai sót hay vượt quá định mức cho phép hay không, nếu hao hụt quá định mức cho phép thì phải có biện pháp giải quyết phù hợp. Định kỳ một năm hai lần, thủ kho tiến hành kiểm kê, lập báo cáo về vật tư tồn đọng, thiếu hụt, hư hỏng mất mát để xin hướng dẫn giải quyết Việc bảo quản vật tư trong kho được tiến hành theo nguyên tắc sau: + Đối với vật tư chính: Chủ yếu là các loại màng, hạt nhựa ít chịu tác động của môi trường, tuy nhiên dễ nhầm lẫn thì được phân thành từng lô riêng biệt có biển ghi tên từng loại vật tư tương ứng. + Đối với vật tư phụ: Chủ yếu là các loại dung môi, hoá chất, keo, hạt bã màu…có số lượng ít hơn, tuy nhiện dễ bị ảnh hưởng bởi môi trường thì được xếp ở nơi khô ráo, và cũng được phân lô cẩn thận theo từng chủng loại sao cho dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy… 2.2.5. Cấp phát vật tư cho sản xuất: Trong hoạt động cấp phát vật tư, doanh nghiệp tiến hành vận chuyển vật tư từ kho xuống các phân xưởng sản xuất. Hàng tháng theo định kỳ, thủ kho tiến hành cấp phát vật tư cho các bộ phận theo hạn mức cấp phát. Hạn mức cấp phát vật tư được lập hàng tháng đối với những loại vật tư chủ yếu như sau: Bảng 2.10. Hạn mức cấp phát vật tư năm 2007 STT Tên vật tư ĐVT Hạn mức cấp phát Màng BOPP Tấn 90 Hạt nhựa PELD Tấn 150 Màng các loại Tấn 60 Mực in Tấn 10 Dung môi Tấn 35 Keo gép đùn Tấn 15 Keo ghép khô Tấn 10 Hạt bã màu Tấn 15 Dao gạt mực Hộp 5 Trục in Bộ 30 Vật tư khác Tấn 75 (Nguồn: Phòng KH- VT ở Công ty bao bì Đức Thành) Thủ kho căn cứ vào hạn mức cấp phát tiến hành cấp phát vật tư cho các phân xưởng để tiến hành hoạt động sản xuất. Ngoài ra, trong quá trình sản xuất kinh doanh có phát sinh thêm nhu cầu vật tư thì thủ kho tiến hành cấp phát bổ sung vật tư cho các doanh nghiệp. Trình tự cấp phát bổ sung được thực hiện như sau: Thủ kho nhận phiếu yêu cầu lĩnh vật tư bổ sung của các phân xưởng Đối chiếu danh mục và nội dung thẻ kho, kiểm tra thực tế vật tư trong kho. Nếu trong kho không có đủ vật tư, thủ kho làm giấy đề nghị mua vật tư gửi phòng kế hoạch vật tư để giải quyết. Nếu nhu cầu vật tư của các phân xưởng có thể đáp ứng được ngay, thủ kho chuẩn bị cấp phát bổ sung vật tư theo đúng yêu cầu. Thủ kho viết phiếu xuất kho theo mẫu hiện hành. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho giao hàng cho các đơn vị, ghị thực xuất, ký phiếu xuất kho, vào thẻ kho và chuyển giao phiếu cho phòng kế toán. Vật tư được cấp phát theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước. 2.2.6. Thanh quyết toán vật tư: - Để đảm bảo tính hiệu quả trong công tác đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp, hàng quý, phó giám đốc sản xuất của công ty tiến hành kiểm tra tình hình sử dụng vật tư ở các phân xưởng sản xuất . Việc kiểm tra thực tế sử dụng vật tư ở doanh nghiệp được tiến hành căn cứ vào các tài liệu sau: + Danh mục hạn mức cấp phát vật tư ở các phân xưởng sản xuất + Các số liệu hạch toán xuất kho của doanh nghiệp + Báo cáo sử dụng vật tư ở các phân xưởng sản xuất Thanh lý vật tư: Định kỳ hàng quý, doanh nghiệp tiến hành thanh lý số vật tư dư thừa, không phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mục đích giải phóng diện tích kho và thu hồi vốn cho doanh nghiệp. Hoạt động này do thủ kho đảm nhiệm. Quyết toán vật tư: Hàng tháng, Công ty bao bì Đức Thành thực hiện quyết toán vật tư nhằm biết được lượng vật tư thực tế chi dùng trong tháng nhằm đảm bảo việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật tư, đảm bảo hạch toán vật tư vào giá thành đầy đủ, chính xác. Tại công ty bao bì Đức Thành, nguyên vật liệu được xuất dùng đúng mục đích sản xuất và được theo dõi quản lý dựa vào định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ở mỗi phân xưởng đều được phòng kế hoạch vật tư kiểm tra, xét duyệt trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất được giao. Vì thế công ty đã quản lý vật tư đưa vào sản xuất một cách chặt chẽ nhằm cung ứng kịp thời nguyên vật liệu và thực hiện tiết kiệm nguyên vật lịêu góp phần vào việc làm giảm giá thành sản phẩm 2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐẢM BẢO VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT Ở CÔNG TY BAO BÌ ĐỨC THÀNH 2.3.1. Ưu điểm: Sau hơn 10 năm thành lập, hoạt động sản xuất và kinh doanh mặt hàng bao bì các loại, nhìn chung Công ty TNHH sản xuất bao bì và thương mại Đức Thành đã thực hiện tốt công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp. Hoạt động đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp được phối hợp nhịp nhàng, ăn ý giữa các phòng ban chức năng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hậu cần vật tư ở doanh nghiệp. Ngoài ra, phòng Kỹ thuật đã kết hợp với các phân xưởng để định ra mức tiêu dùng vật tư hợp lý, phù hợp với thực tiễn sản xuất kinh doanh Với đội ngũ nhân lực trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc nên thường xuyên tìm được nguồn cung ứng vật tư chất lượng tốt với giá thành hợp lý, từ đó góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Nhờ có diện tích mặt bằng, kho bãi rộng rãi nên doanh nghiệp thực hiện tốt được nhiệm vụ dự trữ và bảo quản vật tư, giảm thiểu tối đa lượng vật tư hao hụt, mất mát. Doanh nghiệp có đầy đủ các phương tiện vận tải, do vậy trong công tác hậu cần vật tư, doanh nghiệp đã chủ động trong việc vận chuyển vật tư về doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí và chủ động về mặt thời gian đảm bảo kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp luôn coi trọng chữ tín với đối tác cung ứng trong việc thanh toán đúng hạn, được nhà cung ứng đánh giá cao, do vậy luôn đảm bảo được nguồn vật tư có chất lượng tốt, đầy đủ, kịp thời đảm bảo cho hoạt động sản xuất được tiến hành đều đặn. Đội ngũ nhân viên nhạy bén với sự biến động về thị trường vật tư nên doanh nghiệp luôn chủ động mua sắm, dự trữ vật tư tránh sự thay đổi về giá cả trên thị trường vật tư, do vậy làm giảm giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. 2.3.2. Nhược điểm và nguyên nhân: Bên cạnh những ưu điểm đạt được, hoạt động đảm bảo vật tư của doanh nghiệp còn tồn tại không ít mặt hạn chế cần khắc phục, cụ thể như sau: - Nguồn vốn thực hiện mua sắm vật tư chưa được đảm bảo đều đặn, ảnh hưởng tới việc cung ứng vật tư cho sản xuất, gây gián đoạn trong hoạt động sản xuât kinh doanh - Công tác dự trữ chưa thật sự hiệu quả, xác định lượng dự trữ vật tư chưa chính xác, thường xuyên bị dư thừa gây ứ đọng vốn sản xuất kinh doanh Hoạt động sản xuất được tiến hành chưa đều đặn do không chủ động được nguồn nguyên liệu, nguyên vật liệu phải nhập ngoại từ 85-90%, nhất là các bán thành phẩm BOPP, OPP, PA, PET... nên đôi khi phải phục thuộc vào các đơn vị sản xuất ở nước ngoài. Hơn nữa, thị trường quốc tế đang có nhiều biến động mạnh mẽ với xu hướng toàn cầu hoá và những biến đổi sâu sắc trong hợp tác quốc tế có khả năng ảnh hưởng nhiều đến việc đảm bảo vật tư của doanh nghiệp. Hoạt động cấp phát vật tư cho các phân xưởng sản xuất còn diễn ra chập chạp gây ảnh hưởng không tốt đến hoạt động sản xuất kinh doanh Hệ thống máy móc thiết bị của công ty chưa được hiện đại, cũ kỹ dẫn tới tiêu hao nguyên vật liệu, do vậy làm tăng giá thành sản phẩm. Do vật tư của doanh nghiệp chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài nên chưa tìm kiếm được nhiều nhà cung ứng tin cậy, số lượng các nhà cung ứng còn hạn chế nên đôi khi bị động trong việc mua sắm vật tư, bị ép giá và các điều kiện khác. Trong thời gian tới, doanh nghiệp đang tìm cách khắc phục các nhược điểm trên để đảm bảo hiệu quả việc đảm bảo vật tư cho sản xuất, nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG ĐẢM BẢO VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT Ở CÔNG TY BAO BÌ ĐỨC THÀNH 3.1. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN KINH DOANH CỦA CÔNG TY BAO BÌ ĐỨC THÀNH 3.1.1. Thuận lợi và khó khăn của công ty: Thuận lợi Là một Công ty mới thành lập được hơn 10 năm, tương đối muộn so với các Công ty trong lĩnh vực sản xuất bao bì nên Công ty có nhiều cơ hội để nắm bắt thị trường, đúc kết kinh nghiệm từ những doanh nghiệp đi trước để trở thành một Công ty có uy tín trong ngành sản xuất bao bì. Được sự quan tâm hỗ trợ của các ban ngành có liên quan, cộng với sự năng động của đội ngũ cán bộ quản lý, Bao bì Đức Thành đã trở thành một trong những thế mạnh của doanh nghiệp trong lĩnh vực bao bì. Công ty rất chú trọng vào kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm trong sản xuất, đây cũng chính là một lợi thế cạnh tranh lớn của Công ty ngay cả đối với những đối thủ lớn trong ngành có máy móc hiện đại tương đương. Công ty có đối tác ở một số nước trên thế giới, do vậy có thể tiếp thu và ứng dụng được những thành tựu khoa học kỹ thuật mới vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng. Đội ngũ cán bộ quản lý có nhiều kinh nghiệm, có năng lực quản lý đã điều hành toàn Công ty thích ứng nhanh chóng với tình hình biến động trong và ngoài nước, liên tục đổi mới cả mặt hàng và công nghệ để tồn tại và phát triển. Quá trình toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế đang ngày càng sâu sắc hơn, đặc biệt Việt Nam đã gia nhập vào WTO và nhiều tổ chức kinh tế khác trong khu vực, mở ra nhiều triển vọng cho việc phát triển kinh tế trong đó có cả ngành bao bì Việt Nam. Đây là một điều kiện thuận lợi cho việc phát triển của Công ty trong giai đoạn sắp tới. Khó khăn Bên cạnh những thuận lợi kể trên, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng gặp không  ít  những khó khăn. Thị trường quốc tế đang có nhiều biến động mạnh mẽ đặc biệt là về giá nguyên vật liệu, trong khi đó, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên biến động giá cả nguyên vật liệu sẽ tác động đến lợi nhuận của Công ty. Hiện nay, mặc dù Công ty đã sử dụng một số biện pháp để hạn chế ảnh hưởng của việc tăng giá nguyên vật liệu như: Tổ chức thực hiện nghiên cứu, đánh giá về sự biến động giá nguyên liệu trên thị trường thế giới để làm cơ sở cho việc dự trữ nguyên vật liệu; hợp lý hóa quy trình sản xuất để giảm hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, tận dụng triệt để sản phẩm hỏng cho những khâu sản xuất khác. Tuy nhiên, những biện pháp này cũng chỉ hạn chế được biến động giá nguyên vật liệu trong ngắn hạn và không mang tính hệ thống. Cùng với sự khan hiếm dần của nguyên liệu truyền thống, yêu cầu của khách hàng đối với nhà sản xuất bao bì ngày càng khắt khe và đòi hỏi cao hơn. Vì vậy trong tương lai Công ty sẽ phải đối đầu với những thách thức lớn về công nghệ, đó là khuynh hướng bao bì phải mỏng, nhẹ, an toàn hơn cho môi trường, năng suất đóng gói cao, in ấn đẹp hơn.   Bên cạnh đó, lượng vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuât của doanh nghiệ chủ yếu nhập khẩu từ nước ngoài trong khi Chính phủ lại có nhiều chính sách mới về hạn ngạch nhập khẩu, trở ngại về thuế và các rào cản bảo hộ mậu dịch của nước nhập khẩu cũng là một trở ngại lớn đối với doanh nghiệp trong thời gian tới Bộ máy nhân sự của Công ty vẫn còn tồn tại một số lao động có trình độ không đáp ứng đủ yêu cầu công việc. Người lao động chưa thật sự phát huy hết tính năng động sáng tạo trong công việc để mang lại hiệu quả hoạt động cao nhất. Đây là yếu tố quan trọng mà Công ty đang quan tâm giải quyết trong thời gian tới, vừa làm cho mọi người nhận thức được đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi thành viên trong Công ty, vừa nghiên cứu áp dụng các hình thức trả lương, thưởng và phúc lợi gắn liền với hiệu quả công việc. Ngoài ra, Công ty cũng gặp phải khó khăn trong các cách thức huy động thêm vốn để thực hiện các phương án kinh doanh của mình với một cơ chế vay vốn có quá nhiều thủ tục. Số lượng các Doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực, ngành nghề với Công ty ngày càng gia tăng đó trở thành một lực cản không nhỏ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đối thủ cạnh tranh của Công ty không chỉ là những Doanh nghiệp trong nước mà còn là những Doanh nghiệp nước ngoài với thế mạnh về vốn và kỹ thuật Công nghệ hiện đại. 3.1.2. Mục tiêu kinh doanh của Công ty Mục tiêu chiến lược của công ty: Giai đoạn 2008-2015, Công ty bao bì Đức Thành phấn đấu thực hiện một số mục tiêu sau: Tăng vốn điều lệ lên 50 tỷ đồng, tăng trưởng đạt 15%/năm. Chỉ số lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu đạt khoảng 25% Phát triển thêm một số mặt hàng mới trong đó có nhóm mặt hàng bao bì nilon tự phân huỷ, đồng thời đầu tư một dây chuyền sản xuất bao bì màng mỏng lớn nhất khu vực miền Bắc Phấn đấu đến năm 2015, sản phẩm của doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn ISO 9000 Mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm sang một số nước Châu Á và châu Âu. Trong thời gian tới doanh nghiệp đặt ra mục tiêu hoàn thành việc lắp đặt hệ thống xử lý chất thải công nghiệp đáp ứng yêu cầu đảm bảo vệ sinh môi trường trong sản xuất công nghiệp. Mục tiêu kinh doanh của Công ty năm 2008: Duy trì và phát huy hiệu quả sản xuất kinh doanh Ổn định và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm với mục tiêu đạt mức doanh thu là 35 tỷ đồng, trong đó doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh đạt 30 tỷ đồng Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh phấn đấu đạt 5 tỷ đồng Đào tạo mới và đào tạo lại cho 100 công nhân sản xuất nhằm nâng cao tay nghề đảm bảo chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh Từng bước cải thiện môi trường làm việc, nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên Để đạt được các mục tiêu trên đòi hỏi phải có sự nỗ lực của ban lãnh đạo doanh nghiệp và toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty. 3.1.3. Phương hướng phát triển kinh doanh của Công ty Quá trình toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế đang ngày càng sâu sắc hơn, đặc biệt Việt Nam đã gia nhập vào WTO và nhiều tổ chức kinh tế khác trong khu vực. Do vậy trong những năm tới đây, doanh nghiệp sẽ tiếp tục đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, tiếp tục phát huy thế mạnh của Công ty với những mặt hàng chiến lược là bao bì dược phẩm và bao bì bánh kẹo, hướng đến xuất khẩu sản phẩm của mình ra thị trường thế giới.  Công ty sẽ đẩy mạnh việc đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh, đặc biệt là hoạt động thương mại để gia tăng khả năng chống đỡ rủi ro cũng như những biến động bất lợi của thị trường cho Công ty như: sản xuất gạch, xuất khẩu các mặt hàng thủ Công mỹ nghệ. Trong thời gian tới, Công ty tiếp tục đẩy mạnh việc sản xuất kinh doanh, khai thác các mặt hàng mới đáp ứng các nhu cầu thương mại, tìm thêm đối tác hợp tác sản xuất, mở rộng thị trường trong nước nhằm tăng cường hiệu quả sản xuất kinh doanh.   Bên cạnh đó, công ty sẽ tiếp tục bổ sung thêm vốn kinh doanh để có thể tập trung phát triển kế hoạch chuyển giao Công nghệ và cung cấp thiết bị xử lý chất thải Công nghiệp.  Từng bước mở rộng mạng lưới kinh doanh, tìm kiếm những thị trường mới cho những mặt hàng này.   Chiến lược phát triển của công ty trong thời gian sắp tới được Hội Đồng Thành viên công ty xác định: "Lấy sản xuất làm nền tảng duy trì các hoạt động của công ty; lấy hoạt động về thương mại, dịch vụ làm mũi nhọn; phát huy, đẩy mạnh hoạt động đầu tư, nâng dần thành thế mạnh của công ty trong những năm sắp tới”. 3.2. BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG ĐẢM BẢO VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT Ở CÔNG TY BAO BÌ ĐỨC THÀNH Để nâng cao hiệu quả hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất, những biện pháp sau sẽ góp phần hoàn thiện công tác này của Công ty. 3.2.1. Hoàn thiện các phương pháp xác định nhu cầu mua sắm vật tư Thật vậy, việc xác định nhu cầu vật tư có chính xác mới tránh được các nhu cầu ảo, không có thực, gây lãng phí trong mua sắm vật tư. Muốn vậy, cán bộ phòng kế hoạch vật tư khi xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệp cần nắm được chi tiết kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp và từng phân xưởng cũng như định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của từng loại vật tư cụ thể. Hiện nay ở Công ty bao bì Đức Thành, việc xác định nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp do phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm theo phương pháp tính toán khoa học và dựa vào định mức cấp phát vật tư với mỗi phân xưởng. Bằng phương pháp tính toán nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên mức tiêu dùng nguyên vật liệu của từng loại sản phẩm cụ thể, trong khi Công ty có một danh mục sản phẩm tương đối đa dạng, phức tạp, nhiều chủng loại, do vậy việc tính toán nhu cầu mất khả nhiều thời gian và không mấy hiệu quả. Trong thời gian tới, đối với những sản phẩm có nhiều mẫu mã, nhiều loại kích cỡ, Công ty nên áp dụng phương pháp tính toán nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên mức tiêu dùng vật liệu của sản phẩm đại diện. Công thức: Nsxsp = Qsp * mđ d Trong đó: Qsp : Số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ kế hoạch mđd : Mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện ( Mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện được chọn dựa vào mức bình quân: M bq = mi. Ki / Ki Ở đây: mi : Mức tiêu dùng vật tư của loại sản phẩm thứ i Ki : Tỷ trọng loại sản phẩm thứ i trong tổng số ) 3.2.2. Hoàn thiện hệ thống mức tiêu dùng vật tư Hệ thống định mức tiêu dùng vật tư là căn cứ quan trọng để lập phương án sản xuất kinh doanh và lên kế hoạch mua sắm vật tư kỹ thuật. Hệ thống mức tiêu dùng vật tư được xây dựng chính xác và mang tính tiên tiến là cơ sở để quản lý chặt chẽ, đánh giá chính xác kết quả và hiệu quả kinh doanh. Vì vậy trong thời gian tới, Công ty cần tập trung hoàn thiện hệ thống mức tiêu dùng vật tư. Trong thời gian qua, phòng Kế hoạch vật tư của Công ty bao bì Đức Thành đã tiến hành xây dựng mức tiêu dùng vật tư tuy nhiên công tác này được thực hiện chưa thật sự hiệu quả, do việc xây dựng hệ thống mức tiêu dùng vật tư ở Công ty do được xây dựng dựa trên những tính toán lý thuyết, chưa thật sự sát với thực tế sản xuất kinh doanh ở các phân xưởng. Vì vậy để nâng cao hiệu quả công tác định mức, Công ty có thể giao phó việc lập định mức sử dụng vật tư cho các phân xưởng trực tiếp đảm nhiệm. Theo đó phòng Kế hoạch vật tư hướng dẫn các phân xưởng tự xây dựng mức tiêu dùng vật tư cụ thể cho phân xưởng mình, sau đó phòng Kế hoạch vật tư sẽ kiểm tra và tổng hợp lại thành hệ thống mức tổng hợp cho Công ty, tiến hành phổ biến cho các phân xưởng cũng như các phòng ban chức năng, quán triệt đến từng người lao động. Ngoài ra, Phòng kế hoạch vật tư cùng với các phân xưởng cần tiến hành nghiên cứu và có các biện pháp thực hiện và phấn đấu giảm mức. Với phương pháp này, hệ thống mức tiêu dùng vật tư được xây dựng nên sẽ chính xác với thực tế tiêu dùng hơn đồng thời nâng cao ý thức sử dụng vật tư một cách tiết kiệm của các bộ phận sản xuất. Ngoài ra, do hệ thống máy móc thiết bị của Công ty sử dụng đã lâu nên gây khó khăn cho việc xác định chính xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu do máy móc thiết bị gây ra. Vì vậy việc những người trực tiếp sản xuất thường có nhiều kinh nghiệm hơn trong việc xác định tiêu hao nguyên vật liệu do máy móc gây ra. Do vậy bên cạnh việc tính toán nhu cầu nguyên vật liệu theo phương pháp tính toán khoa học kết hợp với kinh nghiệm thực tế sẽ mang lại hiệu quả cao hơn . 3.2.3. Nâng cao hiệu quả công tác nghiên cứu thị trường vật tư Hiện nay nguồn vật tư phục vụ sản xuất ở Công ty bao bì Đức Thành chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài. Để có thể chủ động hơn trong việc mua sắm vật tư đồng thời đảm bảo được nguồn hàng tốt, đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh với giá cả hợp lý đòi hỏi Công ty cần tiến hành nghiên cứu thị trường vật tư một cách khái quát về mặt tổng cung, cầu trên thị trường vật tư. Từ đó xác định quy mô thị trường cung ứng vật tư cho công ty, mức giá chung trên thị trường vật tư. Trong thời gian tới, để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác nghiên cứu thị trường vật tư, Công ty cần áp dụng một số biện pháp cụ thể sau: Đối với nguồn vật tư trong nước, bên cạnh phương pháp nghiên cứu tại bàn, Công ty nên cử cán bộ nghiên cứu thị trường trực tiếp đến các cơ sở cung ứng để điều tra nguồn vật tư tại cơ sở đó. Phòng kế hoạch vật tư cần chủ động cử cán bộ tiến hành nghiên cứu quá trình sản xuất vật tư của người cung ứng để xác định chất lượng vật tư, xác định giá cả trên thị trường và uy tín của người cung ứng. So sánh sự phù hợp về mặt chất lượng để có thể lựa chọn được người cung ứng tốt nhất. Qua đó, Công ty sẽ xác định được mức độ đảm bảo của nguồn vật tư cho sản xuất đồng thời mở rộng mối quan hệ với các đơn vị cung ứng nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng vật tư cho Công ty. Đối với nguồn vật tư nhập khẩu từ nước ngoài, khâu nghiên cứu thị trường cần được Công ty chú trọng hơn trong thời gian tới vì đây là nguồn vật tư chủ yếu của Công ty, hơn nữa thị trường vật tư nước ngoài thường phức tạp hơn do vậy nếu công tác nghiên cứu thị trường chưa hiệu quả có thể gây ra những tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp. Trong những năm qua, việc nhập khẩu vật tư từ nước ngoài được thực hiện chủ yếu với những nhà cung ứng truyền thống của Công ty. Vì vậy trong thời gian tới, Công ty cần một mặt cần duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng, bên cạnh đó phải mở rộng thêm nguồn cung ứng vật tư cho doanh nghiệp. Hoạt động này cần giao nhiệm vụ cụ thể cho phòng Kế hoạch vật tư của doanh nghiệp đảm nhiệm. Đối với các nhà cung ứng nước ngoài, việc nghiên cứu trực tiếp thường khó khăn và tốn nhiều chi phí, do vậy phương pháp này không hiệu quả lắm. Để thực hiện tốt công tác này, bên cạnh phương pháp nghiên cứu tại bàn mà Công ty vẫn thường áp dụng, Phòng kế hoạch vật tư cần tích cực tham gia các hội chợ hàng Công nghiệp do Chính phủ tổ chức hàng năm nhằm tìm kiếm được những nhà cung ứng uy tín, có chất lượng tốt. Bên cạnh đó, công ty có thể nghiên cứu qua sách vở, Internet…và một số tài liệu đáng tin cậy như: Các báo cáo của tham tán thương mại Việt Nam ở nước ngoài, các bộ phận tư vấn thị trường của trung tâm thương mại quốc tế, của các tổ chức xúc tiến… Ngoài ra, cán bộ nghiên cứu thị trường phải thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu các chính sách mới của Chính phủ về hoạt động nhập khẩu vật tư để nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư, giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp. Ngày nay, việc nghiên cứu và tìm kiếm thông tin có thể thực hiện dễ dàng qua mạng Internet. Đây là nguồn tin phong phú, nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí có thể giúp ích rất nhiều cho hoạt động nghiên cứu thị trường của Công ty. 3.2.4. Hoàn thiện công tác mua sắm vật tư Công tác hậu cần vật tư đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp. Tuy nhiên hoạt động này diễn ra vẫn còn chậm chạp ở Công ty bao bì Đức Thành, để cải thiện nhược điểm này, Công ty có thể áp dụng một số giải pháp sau: Phòng Kế hoạch vật tư cần phân công công việc rõ ràng, xác định trách nhiệm cụ thể cho từng ngưòi trong phòng kế hoạch vật tư. Do danh mục vật tư của Công ty khá đa dạng, phức tạp, do vậy cần phân công từng cán bộ hoặc nhóm cán bộ chuyên phụ trách mua sắm từng nhóm vật tư nhất định nhằm tăng năng suất lao động trong công tác hậu cần vật tư, đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm của từng nhân viên cũng như phát huy hết khả năng của họ. Bên cạnh đó, cán bộ phụ trách công tác thu mua từng loại vật tư cần nắm chắc được kế hoạch hậu cần vật tư ở doanh nghiệp để thực hiện nhanh chóng nhiệm vụ được giao, tránh tình trạng làm gián đoạn sản xuất. Khi thực hiện mua bán vật tư với các đối tác nước ngoài cần chú trọng việc nghiên cứu kỹ lưỡng hợp đồng trước khi ra quyêt định.Hợp đồng mua vật tư phải chặt chẽ, cụ thể, đúng quy định của pháp luật. Công ty có thế sử dụng các dịch vụ tư vấn pháp luật để tránh tình trạng do thiếu hiểu biết về luật pháp dẫn tới thiệt hại không đáng có cho Công ty. Trong thời gian tới, Công ty cần hoàn thiện một số phương thức mua sắm vật tư nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động đảm bảo vật tư. Hiện nay, hầu hết vật tư của doanh nghiệp được nhập khẩu từ nước ngoài của các nhà cung ứng truyền thống. Do vậy, hình thức mua hàng chủ yếu của Công ty là mua theo hợp đồng mua bán hàng hoá, tuy nhiên đôi khi hàng hoá mua về nhưng không đảm bảo chất lượng, số lượng như đã thoả thuận. Vì vậy, Công ty cần tập trung giải quyết một số vấn đề sau: + Khi Cán bộ phòng Kế hoạch vật tư ký kết hợp đồng, phải đàm phán kỹ càng, yêu cầu chính xác về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc…tránh xảy ra tình trạng thừa, thiếu vật tư, vật tư kém chất lượng vẫn thường xảy ra làm mất thời gian khắc phục, tốn kém chi phí của Công ty. + Trước khi ký kết hợp đồng với nhà cung ứng dù đối tác là nhà cung ứng truyền thống nhưng vẫn phải quan tâm tìm hiểu kỹ về giá thành, giá bán của nhà cung ứng và khai thác tối đa khả năng đáp ứng của nhà cung ứng. Hiện nay, Công ty vẫn tiến hành nhập khẩu vật tư theo giá CIF để tránh rủi ro tổn thất hàng hoá khi vận chuyển mà Công ty không kiểm soát được, do đó chi phí mua vật tư thường cao. Trong thời gian tới, công ty cần tiến hành tìm hiểu thị trường vận tải, bảo hiểm để có thể mua hàng với các điều kiện nhóm F để có thể giảm thiểu chi phí, góp phần hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đối với các loại vật tư mua sắm trong nước với khối lượng nhỏ, Công ty thường tiến hành mua sắm theo đơn hàng và được các đơn vị cung ứng vận chuyển vật tư về doanh nghiệp. Tuy nhiên trong thời gian tới, để tận dụng các phương tiện vận tải sẵn có, Công ty nên tự vận chuyển vật tư về kho nhằm chủ động hơn trong việc mua sắm đồng thời tiết kiệm chi phí vận chuyển cho doanh nghiệp. Bên cạnh hình thức mua sắm theo hợp động và đơn hàng, Công ty cũng nên chú trọng khai thác hình thức mua sắm qua các đại lý trung gian. Phòng Kế hoạch vật tư có thể tiến hành tìm hiểu một số đại lý đáng tin cậy, ký kết hợp đồng với đại lý, cần chú ý đến số lượng, chất lượng, giá cả hàng hoá cho phù hợp. Với phương thức này, Công ty không tốn nhiều công sức tìm hiểu nhà cung ứng, đơn giản hơn phương thức đặt mua hàng trực tiếp, chất lượng vật tư sẽ do đại lý trung gian chịu trách nhiệm, do vậy nếu thực hiện tốt phương thức này có thể giúp Công ty giảm chi phí mua sắm, nâng cao hiệu quả công tác mua sắm vật tư. Để nâng cao hiệu quả công tác mua sắm vật tư, Công ty cũng cần chú trọng đến việc tạo nguồn hàng ổn định đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được diễn ra liên tục, đều đặn. Để đạt được điều đó, Phòng Kế hoạh vật tư cần chú trọng giải quyết một số vấn đề sau: + Tập trung nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường nguồn hàng. Cán bộ phụ trách việc tạo nguồn cần chú ý đến chất lượng hàng hoá, thời hạn giao hàng, phương thức giao nhận, kiểm tra chất lượng, bao gói, vận chuyển…, cần kiểm tra kỹ tính xác thực, uy tín, chất lượng của loại hàng và chủ hàng. + Lựa chọn nhà cung ứng có uy tín, có chất lượng, loại bỏ bớt những nhà cung ứng kém chất lượng. Đối với những nhà cung ứng truyền thống đáng tin cậy, Công ty cần thiết lập, củng cố mối quan hệ nhằm tạo được sự ổn định trong nguồn cung ứng, Công ty có thể tạm ứng trước tiền mua hàng trong trường hợp nhà cung ứng tạm thời thiếu vốn kinh doanh để đảm bảo được nguồn vật tư ổn định, kịp thời. 3.2.4. Dự trữ hợp lý, bảo quản tốt vật tư phục vụ cho sản xuất Để nâng cao hiệu quả công tác dự trữ, bảo quản vật tư, Công ty có thể sử dụng một số biện pháp sau: Thường xuyên kiểm tra công tác dự trữ vật tư và bảo quản vật tư bảo đảm cho hoạt động sản xuất được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn Xác định mức dự trữ hợp lý, chính xác để tránh ứ đọng vốn, đồng thời đảm bảo hoạt động sản xuất được diễn ra bình thường. Để xác định được lượng vật tư dự trữ một cách chính xác, Công ty nên sử dụng mô hình phân tích tính toán kết hợp với phương pháp định mức kinh tế kỹ thuật. Trong việc bố trí nhân sự thực hiện hoạt động bảo quản, dự trữ, Công ty nên chú trọng kết hợp những người có kinh nghiệm và những cán bộ trẻ năng động để nâng cao hiệu quả công việc. Với diện tích kho tương đối lớn, nhiều loại vật tư, để giảm hiện tượng hao hụt vật tư, kém mất phẩm chất vật tư trong khâu bảo quản, Công ty cần chú trọng việc tổ chức lao động ở kho hàng một cách khoa học, bố trí thêm lao động ở kho, nâng cao năng suất lao động của cán bộ thực hiện công tác kho. Công ty cần có những hình phạt nghiêm khắc hơn đối với những người có hành vi lấy cắp vật tư trong kho. Ngoài ra, Công ty cần tiến hành phân lô vật tư một cách khoa học hơn tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập xuất vật tư ở kho. Với những loại dung môi, keo ghép… nên được bảo quản ở một khu vực riêng, thoáng mát, không bị ánh nắng trực tiếp, tránh trường hợp các loại dung môi bị hỏng hoặc có thể rò rỉ ảnh hưởng đến các loại vật tư khác. Bên cạnh đó, cần nâng cao hiệu quả công tác bảo quản vật tư, Công ty nên phân công cán bộ kiểm tra vật tư trong kho một cách thường xuyên nhằm có các biện pháp khắc phục kịp thời. Đầu tư thêm trang thiết bị đặc biệt là phương tiện xếp dỡ phục vụ công tác dự trữ, bảo quản vật tư ở kho nhằm nâng cao năng suất lao động, rút ngắn thời gian xếp dỡ hàng hoá trong kho, đảm bảo hoạt động xếp dỡ vật tư được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Với một lượng vật tư ngày càng nhiều, đa dạng về mẫu mã chủng loại, hiện nay nhu cầu về diện tích kho là không đủ. Vì vậy, thời gian tới Công ty nên đầu tư mở rộng diện tích kho bãi, xây dựng thêm kho nhằm bảo quản tốt vật tư đồng thời giảm bớt hiện tượng phải thuê thêm kho khi vật tư nhập về với khối lượng lớn gây ra nhiều tốn kém. Đối với công tác đánh giá kết quả, hiệu quả hoạt động bản quản dự trữ, nên sử dụng các chỉ tiêu đánh giá khoa học, hợp lý với thực trạng sản xuất của Công ty. Từ đó có biện pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả công tác dự trữ Với các nghiệp vụ kho, công ty nên tận dụng hết công suất kho, bố trí khoa học kế hoạch nhập xuất vật tư để tránh hiện tượng khi thì dư thừa diện tích kho nhưng khi nhập hàng về ồ ạt thì lại phải đi thuê kho bên ngoài rất tốn kém chi phí. Bên cạnh đó, công ty cũng có thể tận dụng kho bãi của người cung ứng nhằm tăng khả năng dự trữ của doanh nghiệp bằng cách mượn hoặc chỉ mua hàng và trả hàng về kho của mình khi xuất hiện nhu cầu 3.2.5. Sử dụng vật tư một cách hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật tư đóng vai trò quan trọng vào việc hạ giá thành sản phẩm nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thương trường. Thực tế sử dụng vật tư ở Công ty bao bì Đức Thành còn diễn ra lãng phí. Có nhiều nguyên nhân gây ra tình trạng này như do ý thức trách nhiệm của người lao động chưa cao, do trình độ quản lý của quản đốc phân xưởng hay do sự lạc hậu của máy móc thiết bị… Để sử dụng tiết kiệm, hiệu quả vật tư, đòi hỏi sự nỗ lực của toàn bộ đội ngũ cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, từ cán bộ lãnh đạo đến công nhân sản xuât đều có ảnh hưởng đến việc sử dụng tiết kiệm vật tư của doanh nghiệp. Để giảm thiểu lãng phí vật tư ở Công ty bao bì Đức Thành, có thể sử dụng một số biện pháp sau đây: Xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu hợp lý dựa trên cơ sở quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm kết hợp với kinh nghiệm sản xuất lâu năm của công nhân sản xuất. Đồng thời sử dụng vật tư đúng định mức, đúng đối tượng. Chú ý cải tiến công cụ chuyên dùng, quy trình công nghệ và sử dụng tối đa các loại phế liệu có thể sử dụng lại trong quá trình sản xuất. Tận dụng hết các loại phế liệu, phế thải, các loại thu hồi được của sản xuất chính là biện pháp sử dụng tối đa nguyên vật liệu trong sản xuất. Bảo quản tốt các loại nguyên nhiên vật liệu, hoá chất trong thời gian lưu kho của doanh nghiệp. Tích cực phòng cháy, chống mưa bão gây tổn thất đến nguyên vật liệu của Công ty. Phân công trách nhiệm rõ ràng đối với người sử dụng vật tư và người cấp phát, bảo quản vật tư đồng thời có những khuyến khích vật chất đối với việc sử dụng tiết kiệm vật tư của doanh nghiệp. Có chế độ giao nhận, chế độ quản lý sử dụng máy móc thiết bị , nguyên vật liệu rõ ràng trong doanh nghiệp. Công ty có thể phát động các phong trào thi đua sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng cường giáo dục ý thức tiết kiệm đối với từng người lao động. Có chế độ khuyến khích vật chất đối với những cán bộ có sáng kiến trong việc cải tiến kỹ thuật, tiết kiệm vật tư. Bên cạnh đó cũng phải đề ra những biện pháp kỷ luật nghiêm khắc với những hành vi sử dụng lãng phí, gian lận ăn cắp vật tư của doanh nghiệp. 3.2.6. Huy động và sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có Để thực hiện tốt công tác đảm bảo vật tư đòi hỏi doanh nghiệp phải huy động các nguồn lực hiện có và sử dụng một cách có hiệu quả. Nguồn lực của doanh nghiệp là có hạn, vì vậy để làm được điều đó, doanh nghiệp có thể sử dụng một số biện pháp sau: - Chú ý phát triển nguồn nhân lực hiện có: Con người là nguồn lực quan trọng nhất của mọi tổ chức. Để có thể phát triển dài hạn, công ty phải chú trọng việc bồi dưỡng cán, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân viên trong Công ty. Để thực hiện tốt việc này, trong thời gian tới, công ty có thể áp dụng một số biện pháp sau: + Cử cán bộ đi đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn, nâng cao tay nghề cho người lao động, học hỏi kinh nghiệm sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. + Không ngừng nâng cao trình độ tay nghề công nhân sản xuất bằng cách học hỏi từ người có kinh nghiệm, người có trình độ cao hơn. + Tăng cường củng cố mối quan hệ giữa lãnh đạo và toàn bộ công nhân viên trong công ty tạo môi trường làm việc thoải mái, vui vẻ, góp phần nâng cao năng suất lao động. Huy động và sử dụng hiệu quả nguồn vốn hiện có: Để mở rộng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, trong thời gian tới doanh nghiệp cần huy động thêm vốn kinh doanh để nâng cao hiệu quả hoạt động đảm bảo vật tư của doanh nghiệp cũng như đảm bảo mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. + Công ty có thể tranh thủ nguồn vốn của đối tác bằng hình thức vay hoặc mua trả chậm. + Huy động nguồn vốn của cán bộ công nhân viên trong công ty cũng đóng góp một phân không nhỏ vào tổng vốn kinh doanh. + Bằng cách tận dụng nguồn vốn ưu đãi của nhà nước hoặc đi vay từ các ngân hàng thương mại cũng là giải pháp tốt để tăng cường vốn kinh doanh ở doanh nghiệp. + Khi ký kết hợp đồng với khách hàng cần cân nhắc kỹ khả năng tài chính của khách hàng, khả năng thanh toán đảm bảo không xảy ra tình trạng khách hàng không thanh toán được gây thiếu vốn trong mua sắm vật tư, giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. + Quản lý chặt chẽ việc chi tiêu nhằm giảm thiêủ tối đa chi phí sản xuất. Tăng cường hiệu quả sử dụng vốn, đẩy mạnh công tác thu hồi nợ. Có kế hoạch cân đối thu chi phù hợp. Với những giải pháp trên, cùng với sự nỗ lực phấn đấu của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, hoạt động đảm bảo vật tư ở Công ty bao bì Đức Thành sẽ phát huy hết hiệu quả, góp phần làm cho Công ty phát triển bền vững trong tương lai. 3.3. MỘT SỐ ĐIỀU KIỆN Công ty bao bì Đức Thành là doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm bao bì phục vụ cho các ngành công, nông, ngư nghiệp và dân dụng. Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đã gia nhập vào WTO và nhiều tổ chức kinh tế khác trong khu vực, mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp, tuy nhiên bên cạnh đó cũng tạo ra không ít khó khăn đối với doanh nghiệp. Sau thời gian thực tập nghiên cứu tại Công ty, trên quan điểm cá nhân, em có một số điều kiện nhằm góp phần thực hiện tốt hoạt động đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp như sau: Với lượng vật tư lớn, đa dạng cả về chủng loại và chất lượng, để đảm bảo cho hoạt động dự trữ bảo quản vật tư được hiệu quả hơn, trong thời gian tới Công ty nên đầu tư mở rộng diện tích kho bãi, đầu tư thêm thiết bị bốc dỡ nguyên vật liệu nâng cao năng suất lao động. Công ty cần chú trọng đầu tư thêm cho công tác nghiên cứu thị trường vật tư để giảm bớt rủi ro gây ra bởi những biến động trên thị trường nguyên vật liệu, tránh những tổn thất không đáng phải gánh chịu Bên cạnh đó, Công ty cần mở rộng thêm nguồn cung ứng vật tư cũng như đa dạng hoá các nhà cung ứng để tránh tình trạng lệ thuộc vào một số nhà cung ứng, giúp cho doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác hậu cần vật tư. Về tổ chức sản xuất, cần sắp xếp mặt bằng công nghệ, thiết bị, nhân lực cho phù hợp với mục tiêu sản xuất kinh doanh nhằm tăng hiệu quả sử dụng mặt bằng thiết bị và nhân lực, đảm bảo tiến độ sản xuất theo kế hoạch. Tổ chức khai thác triệt để nguồn vốn bên hiện có, tăng cường vốn lưu động cho công tác hậu cần vật tư đảm bảo việc mua sắm vật tư được diễn ra thuận lợi. Để phát triển trong dài hạn, ban lãnh đạo Công ty phải chú trọng tới công tác nhân sự, chiêu mộ nhân tài, bồi dưỡng cán bộ đặc biệt là cán bộ phòng kế hoạch vật tư, quan tâm tới đời sống tinh thần của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, góp phần quan trọng vào việc thực hiện tốt hoạt động đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp. KẾT LUẬN Hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất là một khâu rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc đảm bảo vật tư đầy đủ, đồng bộ, kịp thời là điều kiện tiền để cho sự liên tục của quá trình sản xuất hoạt động, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc thường xuyên phân tích, đánh giá quá trình thực hiện hoạt động này là việc làm cần thiết để tìm ra và phát huy những điểm mạnh cũng như khắc phục những hạn chế, nâng cao hiệu quả của hoạt động đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp. Sau hơn 10 năm thành lập, hoạt động sản xuất và kinh doanh mặt hàng bao bì các loại, nhìn chung Công ty TNHH sản xuất bao bì và thương mại Đức Thành đã thực hiện tốt công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp, đáp ứng được yêu cầu liên tục của quá trình sản xuất. Đây là một hoạt động khó khăn, phức tạp đòi hỏi sự nỗ lực phấn đấu của ban lãnh đạo cũng như cán bộ công nhân viên trong phòng kế hoạch vật tư của Công ty, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhằm làm cho hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất đạt hiệu quả cao. Qua thời gian thực tập nghiên cứu tại Công ty, được sự giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình của GS- TS Hoàng Đức Thân và các cán bộ khác trong Công ty đã giúp tôi hoàn thành chuyên đề thực tập của mình nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động đảm bảo vật tư ở Công ty bao bì Đức Thành. Hy vọng rằng các kiến thức tích luỹ được trong quá trình thực tập sẽ giúp tôi thực hiện tốt công tác của mình sau này. TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Đặng Đình Đào – “Giáo trình Thương mại doanh nghiệp”, NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân PGS.TS Hoàng Minh Đường – “Giáo trình kinh doanh kho và bao bì”, NXB Giáo dục GS. TS Hoàng Đức Thân – “Giáo trình kinh tế thương mại”, NXB Thống kế Trần Văn Lâm - Tạp chí thời báo kinh tế 2007 Website: www.dantri.com.vn www.vietnamnet.com.vn