Chuyên đề Hoạt động Marketing cho sản phẩm tổ chức hội chợ triển lãm thương mại tại Công ty THC: thực trạng và giải pháp

m. Nên đến ngày 1/1/1999 theo quyết định số 1964/QĐ ngày 3/5/1998 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá thông tin, Công ty trách nhiệm hữu hạn THC được ra đời hoạt động theo điều lệ doanh nghiệp đã được ban hành theo quyết định 265/QĐ- TC ngày 1/3/1995 và luật pháp hiện hành của nhà nước tên giao dịch của công ty THC. Địa chỉ của Công ty: 63 Đường Giảng Võ Hà Nội Điện thoại: 04. 7337887 – Fax: 04. 7337886 Với số vốn kinh doanh gần 1 tỷ đồng, trong 2 năm qua hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty đã phát triển và thu hút được nhiều thành quả đáng kể. Tuy là một doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn mới được thành lập năm 1999 nhưng hoạt động của công ty với đội ngũ kỹ sư, hoạ sỹ, cử nhân khoa học được đào tạo trong và ngoài nước, hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty bao gồm 16 người trong đó có 2 kỹ sư, 2 hoạ sỹ, 10 cử nhân, 1 thạc sỹ kinh tế. Các hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm: Cung cấp thông tin thị trường, giúp khách hàng hoạch định chiến lược quảng cáo, chiến dịch chiếm lĩnh thị trường của sản phẩm hoặc dịch vụ. Quảng cáo trên các phương tiện giao thông công cộng, trên mọi phương tiện thông tin đại chúng. Tổ chức, thiết kế và dàn dựng gian hàng triển lãm trong và ngoài trời. Trong năm 1999 mặc dù bị ảnh hưởng không nhỏ bởi cuộc khủng hoảng tài chính trong khu vực làm cho hoạt động dịch vụ của công ty bị giảm sút do bị mất khách hàng như Thái Lan, Hàn Quốc…Bên cạnh đó, sự cạnh tranh gay gắt trong hoạt động kinh doanh dịch vụ. Tuy nhiên, công ty vẫn nỗ lực cố gắng khắc phục khó khăn, duy trì công việc và đảm bảo thu nhập cho các anh chị em trong công ty. Từng bước đổi mới, đẩy mạnh, triển khai thực hiện cá biện pháp chuyên môn nghiệp vụ, quản lý tài chính…phù hợp với đặc thù kinh doanh dịch vụ. Chính vì vậy công ty vẫn đảm bảo kết quả cao trong kinh doanh, hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, không phải vay nợ ngân hàng, cụ thể kết quả kinh doanh của công ty được thể hiện trong hai năm qua ở bảng sau: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh Đơn vị: 1000 đồng STT Các chỉ tiêu Năm 1999 2000 1 Tổng doanh thu 8. 000. 000 12. 512. 000 2 Tổng chi phí - Trong đó: CPQLDN 7. 880. 000 2. 000. 000 12. 000. 000 4. 123. 000 3 Lợi nhuận trước thuế 170. 000 512. 000 4 Lợi nhuận sau thuế 90. 000 312. 000 Các chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế mà công ty THC đã đạt được trong 2 năm 1999 và 2000: Tỷ lệ tương đối năm 2000 so với năm 1999 3,467 ta thấy tỷ lệ lợi nhuận năm 2000 so với năm 1999 đã tăng lên 346,7% Tỷ lệ tuyệt đối năm 2000 so với năm 1999 312. 000 – 90. 000 = 222. 000 Như vậy so với năm 1999 thì lợi nhuận sau thuế của công ty đã tăng lên 222. 000. 000 đồng. Qua số liệu phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh của công ty THC ta nhận thấy doanh thu từ hoat động kinh doanh của công ty có chiều hướng tốt, đi lên. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhưng công ty đã khắc phục để doanh số ngày càng tăng lên. Điều này cho thấy sự nỗ lực trong hoạt động kinh doanh của công ty tiếp tục đẩy mạnh đa dạng hoá các loaị hình quảng cáo. Cơ cấu kinh doanh của công ty được phân bố như sau: Bảng cơ cấu kinh doanh của Công ty THC Loại hình kinh doanh Năm 1999 2000 Quảng cáo 40% 20% Tổ chức hội chợ triển lãm 60% 80% Cơ cấu tổ chức của Công ty THC: Phòng khách hàng Phòng pháp lý kinh doanh Phòng nghiên cứu thị trường Phòng tổ chức hành chính tổng hợp Phòng tài chính kế toán Phòng thiết kế và thi công Trung tâm thiết kế và trang trí nội thất Ban Giám đốc THC Phòng hành chính tổng hợp tình hình chung của Công ty HTC bao gồm hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác mà các phòng, chi nhánh có trách nhiệm báo cáo hàng tuần trong các buổi giao ban của công ty tập hợp có định kỳ lên ban giám đốc công ty và làm các báo cáo tổng kết hàng năm . Đồng thời đảm nhận các khâu về hành chính quản trị …Tuân thủ đúng các quy định về công tác lư trữ hồ sơ tài liệu của nhà nước và báo cáo tình hình sử lý các công vụ lên ban Giám đốc. Phòng tài chính kế toán :Chức năng hoạt động là thực hiện các hoạt động về tài chính kế toán của công ty, quản lý tài sản, nguồn vốn, quản lý nguồn tiền, các hoá đơn chứng từ thanh toán của công ty. Phồng khách hàng: với chức năng giao dịch cho công ty phòng này thực hiện các chiến lược kinh doanh nói chung và chiến lược marketing noi riêng nhằm thu hút được nhiều khách hàng và ký kết được nhiều hợp đồng cho công ty. Với nhiệm vụ tiếp nhận đơn đặt hàng, phòng này có vai trò đặc biệt quan trọng của toàn công ty. - Phòng nghiên cứu thị trường : Có chức năng lưu trữ và tìm kiếm thông tin về thị trường trong và ngoài nước khi công ty tổ chức một cuộc hội trợ triển lãm thì phòng này phải có trách nhiệm cung cấp các thông tin cần thiết giúp cho việc đặt chủ đề của hội trợ . Bên cạnh đó, trong quá trình mới các doanh nghiệp tham dự các hội trợ triển lam phòng nghiên cứu thị trường, có trách nhiệm cung cấp các thông tin cần thiết cho họ Phòng pháp lý kinh doanh : Có chức năng và trách nhiệm hoàn tất mọi thủ tục pháp lý của công ty trong các hợp đồng kinh doanh, ngoài ra có thực hiện các dịch vụ tư vấn cho các công ty, cũng như các hàng nước ngoài khi có nhu cầu tham ra hoạt động tại thị trường Việt Nam để làm thủ tục đang ký cho một hoạt động kinh doanh. Phòng thiết kế và thi công : Với đội ngũ nhân viên được đào tạo kỹ càng trình độ chuyên môn cao làm nhiệm vụ thiết kế và thi công các đơn đặt hàng . Có trách nhiệm thực hiện theo đúng yêu cầu được giao và phải đảm bảo đúng tiến độ, với trình độ kỹ thuật đảm bảo vừa lòng khách hàng. Đây là bộ phận quan trọng góp phần tác động tới khách hàng tạo dựng lên hình ảnh và uy tín của công ty. Trên đây là toàn bộ cơ chế hoạt động của công ty. Tất cả các phòng ban đều có mối quan hệ qua lại giúp đỡ nhau với mục tiêu chung là phục vụ khách hàng tốt nhất. Từ đó tăng hiệu quả kinh doanh của toàn công ty . Về cơ sở vật chất của công ty gồm có: Bảng 5. Cơ sở vật chất của công ty. Cơ sở vật chất Đơn vị triệu đồng Già trị máy móc thiết bị 288000000 đ Diện tích công ty 200m2 Quảng cáo và xây dựng dan hàng 200triệu đồng Với một hệ thống cơ sở vật chất còn nhiều thiếu thốn, công ty phải luôn cố gắng cùng với nhiều nỗ lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên đoàn kết gắn bó giúp đỡ nhau trong công việc . Công ty đã từng bước khắc phục khó khăn để đi lên trong hoạt động kinh doanh của mình. 2. Thực trạng hoạt động và kết quả thu được từ việc tổ chức hội trợ triển lãm thương mại của Công ty THC a) Thực trạng hoạt động. Một cuộc hội chợ triển lãm thương mại được tổ chức bao giờ cũng phải căn cứ vào quy mô của chủ đề nhà nước tổ chức đã xác định lựa chọn . Do công ty THC là công ty mới được thành lập và được tách ra từ đơn vị hành chính sự nghiệp C. hợp tác xã Việt Nam nên các hoạt động kinh doanh của công ty vẫn còn nhiều mặt chưa thể phát huy hết khả năng . Loại hình tổ chức hội chợ triển lãm là hoạt động kinh doanh chính yếu của công ty THC. Tuy nhiên với tuổi đời kinh nhiệm còn nhiều khó khăn công ty tổ chức hội chợ thương mại THC mới chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1- 1- 1999. Bảng 6: Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2000 1 Tổng doan thu 2. Tổng chi phí trong đó chi phíQLDN 3. Lợi nhuận trước thúê 4. Lợi nhuận sau thuế 5. Các khoản nộp ngân sách - Thuế doanh thu - Thuế XNK - Thuế lợi tức 12. 512. 000 1200. 000 4. 123. 000 512. 000 312. 000 680. 000 0 200. 000 b)Những kết quả thu được từ hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm Mặc dù công ty mới đi vào hoạt động nhưng dã thu được thành tựu đáng kể. sự thành công của hội chợ triển lãm thể hiện trên doanh thu,uy tín đối với người tham dự, cũng như là kết quả thu được của người tham dự trên bình diện tổng thể chung :các hàng có thâm nhập vào thị trường đó không phải quan hệ song phương có tiến triển tốt hay không có ký kết liên tục hết trong thời gian hội chợ triển lãm hay không … Ngoài những kết quả thu được từ hạot động tổ chức hội chợ triển lãm do chính bản thân công ty, hoạt động này mang hiệu quả đến cho chính người tham dự và nền kinh tế xã hội Việt Nam nói chung . Người tham dự đánh giá hiệu quả của hội chợ triển lãm dựa trên số liệu hợp đồng được ký kết trong thời gian diễn ra hội chợ triển lãm, mức độ đạt được trên mục tiêu dặt ra khi tham dự, thông tin thu nhập được của thị trường và của đối thủ cạnh tranh. từ việc tham dự hội chợ triển lãm mà Công ty nước giải khát Cocacona đã thu hút được rất nhiều khách hàng tham quan và làm cho nhiều hàng giải khát trong khu vực triển lãm trở nên ế ẩm nhờ vào sự chuẩn bị chu đáo cho việc quảng các hay như Công ty Bites, Công ty Sứ Thanh Trì thu hút được nhiều khách hàng tham quan và ký kết được nhiều hợp đồng quan trọng . Bên cạnh đó hiệu quả mang lại cho nền kinh tế nói chung từ các hội trợ triển lãm cũng rất quan trọng nó góp phần vào việc thúc đẩy mạnh sự phát triển của nền kinh tế xã hội . Sở dĩ Công ty THC thu được những kết quả đáng kể như vậy từ hoạt động tổ chức hội trợ triển lãm do công ty đã tiến hành các hoạt động marketing cụ thể của mình trong việc kinh doanh. 3. Hoạt động marketing của Công ty THC Với chính sách sản phẩm: Sản phẩm của công ty là sản phẩm dịch vụ, hoàn thiện một sản phẩm dịch vụ đòi hỏi phải có sự đầu tư hợp lý để sản phẩm có chất lượng cao . Công ty đã nâng cao chất lượng sản phẩm tạo uy tín cho mình bằng các phương thức kinh doanh thu hút khách hàng tăng chất lượng phục vụ, áp dụng khoa học kỹ thuật của các nước tiên tiến phục vụ quá trình kinh doanh . Trong hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm, chính sách sản phẩm hội chợ quyết định trong sự thành công hay thất bại trong quá trình kinh doanh của công ty. Chất lượng của hội chợ triển lãm được đánh giá qua số lượng khách hàng đến với công ty. Hiện nay công ty đang cố gắng thu hút khách hàng tham dự hội chợ triển lãm với việc tổ chức các hội chợ phù hợp với khả năng về thời gian của công ty nhưng quy mô mỗi cuộc hội chợ triển lãm sẽ lớn hơn . các cuộc hội chợ triển lãm chuyên đề được tổ chức trong năm đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của các doanh nghiệp nâng cao chất lượng hội chợ làm tăng các số lượng các doanh nghiệp tham dự . Với chính sách giá: hiện tại công ty đang áp dụng chính sách giá phân biệt, sử dụng tạo sự hợp lý trong các mức giá để các doanh nghiệp có điều kiện trở thành khách hàng của công ty đáp ứng nhu cầu cần cạnh tranh trên thị trường. Công ty thực hiện giảm giá đối với các doanh nghiệp trong nước và với các doanh nghiệp liên doanh khuyến khích đội ngũ công tác viên hoạt động tích cực thông qua mức hoa hồng từ 10- 15% cho người thu hút khách hàng đến với cuộc hội chợ mà công ty tổ chức . thực hiện chính sách giá cả của công ty nhằm đáp ứng thoả mãn nhu cầu của khách hàng cạnh tranh đưọc với các đối thủ đối với các doanh nghiệp nước ngoài công ty áp dụng mức phí trên thị trường chung với doanh nghiệp liên doanh công ty giảm 10% làm thu hút sự tham gia của họ. các công ty của Việt Nam sẽ được giảm 20% để họ tích cực tham gia hội chợ triển lãm. Chính sách phân phối. Sản phẩm của công ty là sản phẩm dịch vụ nên chính sách phân phối hết sức quan trọng. Do sản phẩm hiệu chỉ phục vụ nhu cầu ở Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh chưa có khai thác nhu cầu ở các khu công nghiệp và thành phố khác trong toàn quốc công ty cần có biện pháp khai thác thị trường này. Chính sách khai thác, khuyến chương. Mục tiêu chính trong trong chiến lược Marketing của công ty là nhằm thu hút khách hàng. Vì thế các hoạt động của công ty luôn gắn liền với uy tín của dịch vụ mà công ty tạo ra. Công ty thường xuyên đẩy mạnh việc tuyên truyền, giới thiệu tổ chức công tác tiếp thị bằng các biện pháp nhiệm vụ để khẳng định vị trí của mình trong hoạt động kinh doanh. Tập trung tạo niềm tin với khách hàng không ngừng giao tiếp, tiếp thị, trong và ngoài nước nhằm mở rộng mạng lưới khách hàng . Bên cạnh những thành công trên không phải công ty không gặp những khó khăn và hạn chế mức độ cạnh tranh hiện nay để có một vị trí trong ngoại hình kinh doanh tổ chức hội chợ triển lãm không phải là loại hình rễ dàng . Tuy công ty dã tổ chức được nhiều hội chợ triển lãm thương mại như các hội chợ này thường có quy mô nhỏ, thời gian tổ chức ngắn, gần nhau, chủ đề của các cuộc triển lãm thường lặp lại mà không xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của xã hội do vậy chưa thu hút được nhiều doanh nghiệp tham gia . Hiện tại công ty chưa có được địa điểm tổ chức riêng do vậy thưòng bị động trong vấn đề chuẩn bị tổ chức . Trong thời gian diễn ra triển lãm nhiều công tác gắn liền với hội chợ còn thiếu như cong tác vệ sinh dịch vụ trông xe bảo vệ . . thường có sự phàn làn từ phía doanh nghiệp tham gia khách đến tham quan hội chợ chủ yếu là xem chú không nhiều người có mục đích kinh doanh. Công ty còn phục vụ các dịch vụ cho thuê khác nhưng giá tương đối cao việc gặp những người có chức năng để giải quyết các dắc rối là khó khăn do đó đã xuất hiện những nghi ngờ uy tín của công ty từ phía những người tham gia hội chợ. Hiện nay tình hình tổ chức hội chợ triển lam trong nước có nhiều bất hợp lý. Các hội chợ triển lãm làm tổ chức trên cùng địa điểm, thời gian tăng nên so với trước đây. Do đó công ty cũng gặp khó khăn trong mời khách tham dự. Số lượng khách tham dự không những có ảnh hưởng lớn đến kết quả của cuộc triển lãm trên cả phương diện doanh thu và lợi ích của cuộc triển lãm mang lại. Hơn nữa là nhiều cuộc triển lãm cùng nội dung thời gian nhưng được tổ chức taọi các địa điểm khacs nhau làm cho cả người tham dự và kinh doanh không biết nên tham gia ở cuộc triển lãm nào. Do đó xu hướng cạnh tranh bằng chất lượng sản phẩm dịch vụ phục vụ của công ty. Tóm lại với khả năng hiện có của công ty đã cố gắng sử dụng những nỗ lực Marketing của mình một cách hữu hiệu nhất để thu hút đầu tư nước ngoài, nâng cao chất lượng phục vụ, củng cố và tạo uy tín đối với mạng lưới khách hàng hiện có và không ngừng thu hút các khách hàng mới có vậy mới tồn tại trong điều kiện hiện nay. II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM Ở VIỆT NAM VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA Ở THC 1. Thực trạng tổ chức hội chợ triển lãm tại Việt Nam Hội chợ triển lãm vơí vai trò thúc đẩy, sản xuất giao lưu thương mại, tìm kiếm khách hàng tạo ra lực hấp dẫn khá mạnh với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tham gia hội chợ . Ví dụ điển hình là Xí nghiệp bánh kẹo Hải Hà trong hội chợ triển lãm hàng tiêu dùng năm 1997 đã mang đến 50 loại sản phẩm bánh kẹo với mục đích chào hàng giới thiệu sản phẩm. Chính nhờ sự tham gia này mà công ty gặp gỡ với các nhà kinh doanh sau trở thành liên doanh của mình như Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Singapore trong các lĩnh vực sản xuất bao bì, bánh kẹo và tiệu thụ sản phẩm. Tại hội chợ thương mại Quốc tế năm 1997 công ty Tiến Đạt đã ký hợp đồng tiêu thụ với một công ty công ty của đài loan tiêu thụ với khối lượng sản phẩm lớn. Thành công của một số nhà tổ chức khiếu các nhà tổ chức hội chợ triển lãm vào cuộc như: Công ty hội chợ và quảng cáo thương mại, Công ty hội chợ Thành Phố Hồ Chí Minh ( TRAFAC SAIGON ) … Hàng năm 4 cuộc hôichợ mang tính ổn định như : Hội chợ xuân EXPO, hội chợ thu, hội chợ quốc tế hàng công nghiệp được tổ chức thì bên cạnh đó còn rất nhiều các cuộc hội chợ triển lãm chuyên đề và tổng hợp khác được tổ chức. Cũng như các loại hình doanh nghiệp kinh doanh thương mại hội chợ triển lãm cũng bị ảnh hưởng của mổi trường vimô và vĩ mô. Các yếu tố vĩ mô ánh hưởng đến hoạt động kinh doanh loại hình dịch vụ như yếu tố về luật pháp, chính trị, tốc độ phát triển kinh tế, mở rộng hoạt động quốc tế của các doanh nghiệp là các yếu tố thuận lợi tích cực giúp các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này tích cực mở rộng thị trường, phục vụ tốt hơn mục tiêu kinh tế xã hội. 2. Vấn đề chủ yếu của THC Vì còn là một công ty mới thành lập tuổi đời còn non kém so với các đối thủ trên thị trường tổ chức hội chợ triển lãm nên THC còn có nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh loại hình dịch vụ này. Do việc tổ chức thiếu đồng bộ trong việc cấp giấy phép tổ chức hội chợ nên các hội chợ tổ chức còn trùng lặp có khi còn cạnh tranh với nhau để giành giật khách tham dự. Chính vì số lượng hội chợ diễn ra trong cùng thời gian ngày càng nhiều đã làm phân tán hội chợ của công ty. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức của THC. Vì không có địa điểm cố định để tổ chức nên công ty thường bị động trong vấn đề lêu kế hoạch tổ chức. Giá cả thuê địa điểm tổ chức cao do đó giảm sức cạnh tranh của THC với các đơn vị khác. Đây là một khó khăn mà THC đang tìm giải pháp khắc phục. Có nhiều doanh nghiệp đang tự ý đặt giá thấp cho các cuộc tổ chức hội chợ dẫn đến làm giảm số lượng khách hàng tham gia với các doanh nghiệp đặt gía cao trong đó có THC. Từ khi chính phủ có chính sách mở của giao lưu kinh tế, các công ty tổ chức triển lãm của nước ngoài đã bắt đầu tham gia và thị trường Việt Nam. Với uy tín tổ chức của họ trên thị trường quốc tế đã thu hút được nhiều khách tham dự, tham quan trong đó có cả khách hàng quốc tế. Với một doanh nghiệp còn non trẻ trong hoạt động kinh doanh dịch vụ hội chợ như THC kinh nghiệm còn ít nên việc tạo uy thế cạnh tranh không dễ dàng THC đang từng bước tạo uy tín có chỗ đứng trên thị trường. Các dịch vụ hỗ chợ triển lãm của công ty như : ti vi, video, quạt … phải đi thuê các tổ chức khác do vậy khi cho thuê giá của công ty lại cao hơn đối thủ làm mất tín nghiệm của khách hàng tham dự, có trường lượng công ty không đáp ứng được cái khách hàng cần. Công ty cần khắc phục khả năng nguồn lực còn yếu kém của mình để phục vụ khách hàng tham gia tốt hơn. Các chủ đề của cuộc triển lãm thường xuyên lặp lại trên thị trường mà không có sự thay đổi cho phù hợp nhu cầu thị trường. Trên đây là những vấn đề mà THC gặp phải trong quá trình kinh doanh. CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI CỦA CÔNG TY THC I. NHỮNG THÁCH THỨC VÀ CƠ HỘI 1. Những thách thức và cơ hội Những thách thức và cơ hội kinh doanh của một công ty luôn nằm trong môi trường kinh doanh của công ty đó. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay thì môi trường này lại luôn luôn thay đổi. Điều này tạo ra các thách thức buộc các công ty phải tự điều khiển để thích nghi với những thay đổi. Đồng thời sự thay đổi của môi trường kinh doanh có khi lại là cơ hội để công ty phát triển. Do đó các công ty phải xem xét và theo dõi những ảnh hưởng của môi trường kinh doanh trong đó bao gồm cả môi trường vi mô và môi trường vĩ mô để thấy rõ tác động của nó trong hoạt động kinh doanh của công ty mình. Ta xem xét lần lượt các yếu tố thuộc môi trường vi mô và môi trường vĩ mô các yếu tố thuộc môi trường vi mô . a. Các yếu tố thuộc môi trường vi mô có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty đó là yếu tố kinh tế. Bởi nếu nền kinh tế kém phát triển thì sẽ dẫn đến các doanh nghiệp làm ăn cũng kém hiệu quả. Điều này sẽ dẫn đến các doanh nghiệp không có đủ khảt năng để tiếp hành các biện pháp xúc tiến. Hơn thế nữa nếu nền kinh tế kém phát triển thì làm cho cơ chế hoạt động kinh doanh sẽ không phù hợp khi đó các hoạt động kinh doanh sẽ đi vào bế tắc và hầu như họ chưa ề nghĩ đến công việc quảng cáo cho các sản phẩm của mình. Điều này có ảnh hưởng rất lớn đến công việc tổ chức triển lãm hội chợ của Công ty THC. Do vậy nền kinh tế phát triển mạnh mẽ có thể tạo nên tính nhấp dần về thị trường. Do đó tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm. Để làm được điều này các doanh nghiệp sẽ sử dụng nhiều biện pháp khác nhau. Nhưng trong số các biện pháp đó tham gia hội chợ triển lãm thương mại tỏ ra có hiệu quả nhất. Đây chính là một cơ hội để Công ty THC thu hút thêm được nhiều khách hàng cho những cuộc hội chợ triển lãm của mình. Tuy nhiên bên cạnh những cơ hội đó không phải có những thách thức mà Công ty THC đối mặt. Những thách thức đó chính là nền kinh tế chưa ổn định còn phải chịu các hủng hoảng kinh tế thế giới và trong khu vực. Các chính sách của nhà nước còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh hội chợ triển lãm thông qua các điều luật xuất nhập khẩu. Công ty THC phải luôn có những biện pháp để tận dụng được những cơ hội kinh doanh và tìm cách đối phó với những thách thức gặp phải. b. Môi trường chính trị pháp định ổn định là nhân tố tạo đà cho việc kinh doanh hội chợ triển lãm phát triển. Thật vậy: Nếu nền kinh tế ổn định sẽ kích thích các nhà đầu tư nước ngoài cũng như trong nước. Bên cạnh đó với hệ thống pháp luật ngầy càng hoàn chỉnh giúp cho các nhà đầu tư nước ngoaì cũng như doanh nghiệp trong nước yên tâm hơn trong hoạt động kinh doanh. Bởi vậy họ sẽ tích cực tham gia hội chợ triển lãm, vì họ nghĩ chỉ có một nền chính trị pháp luật ổn định thì cơ hội cho việc thâm nhập thị trường và mở rộng hoạt động kinh doanh trong tuơng lai mới có thể thưch hiện được. Việt Nam đã ban hành luật đầu tư nước ngoài, luật doanh nghiệp luật công ty để khuyến khích các doanh nghiệp làm ăn và khuyến khích đầu tư. c. Môi trường công nghệ cũng có ảnh hưởng không ít đến hoạt động kinh doanh tổ chức hội chợ triển lãm. Với các công nghệ mới, các trang thiết bị hiện đại sẽ làm cho các khách hàng hài lòng hơn khi họ tham gia vào hội chợ triển lãm, khách hàng sẽ thấy được giá trị về lợi ích cũng như tinh thần khi họ tham gia hội chợ triển lãm với một gian hàng được thiết kế với khả năng về công nghệ và kỹ thuật còn hạn chế so với thế giới, Công ty THC vẫn đang phải cố gắng nỗ lực về mọi mặt để đối phó với thách thức này. d. Môi trường văn hoá, Việt Nam là một nước có nền văn hoá luôn coi trọng thuần phong mỹ tục. Vì vậy một cuộc hội chợ triển lãm được tổ chức phải có chủ đề phù hợp với cả người tham dự và khách tham quan, các hàng hoá trưng bày trong triển lãm, nhà tổ chức phải kiểm tra kỹ lưỡng cả về chất lượng lẫn hình thức. Bởi vậy những người làm marketing phải hết sức quan tâm đến việc phát hiện những biến đổi về văn hoá để từ đó có thể báo trước những cơ hội marketing và những mối đe doạ mới . Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hoạt động trong một môi trường kinh doanh nhất định và chịu ảnh huưởng của môi trường đó trên đây là những yếu tố của môi trường vì nó có tác dụng đến hoạt động kinh doanh tổ chức hội chợ triển lãm của Công ty THC. Công ty phải luôn tìm hiểu và nghiên cứu để dự đoán các tác động và có những hành động điều chỉnh những thách thức gặp phải. Bên cạnh đó phải nắm được thời cơ kinh doanh của mình từ sự thay đổi của môi trường vì nó đem đến. Tận dụng được thời cơ kinh doanh là một yếu tố quyết định sự thành công của một công ty. 2. Các yếu tố thuộc môi trường vi mô Các yếu tố thuộc môi trường vi mô là đối thủ cạnh tranh và khách hàng của công ty . a. Các đối thủ cạnh tranh của Công ty THC: Với một con số không nhỏ hiện nay ở Việt Nam có khoảng 20 công ty tham gia hoạt động kinh doanh dịch vụ hội chợ triển lãm bởi vậy để tồn tại và phát triển trên thị thường kinh doanh hội chợ triển lãm là một điều không dễ dàng. Nhất là các đồi thủ cạnh tranh của công ty đều là những công ty có tên tuổi và kinh nghiệm lâu năm như: Công ty quảng cáo và hội trợ thương mại VINESAD, Công ty quảng cáo và công nghiệp AIT… mặt khác do nguồn lực tài chính của công ty có nhiều hạn hẹp do với quy mô kinh doanh, nhất là trong điều kiện kinh doanh dịch vụ theo cơ chế thị trường, nghiệp vụ quảng cáo trong hội trợ phát sinh nhiều nhu cầu mới nguồn vốn kinh doanh của công ty hạn hẹp ảnh hưởng trực tiếp sự phát triển của công ty . b. Khách hàng : Khách hàng của Công ty THC chủ yếu là các doanh nghiệp các tổ chức kinh tế xã hội và các công ty liên doanh khách hàng của THC là những khách hàng công nghiệp họ muốn dữ được vị trí cạnh tranh trên thị trường bằng việc tăng nhanh doanh số bán ra về sản phẩm mà họ sản xuất ra. Bởi mục đích đó mà các doanh nghiệp bên cạnh việc thực hiện các chương trình quảng cáo họ đã lựa chọn hình thức hội chợ triển làm để quảng cáo sản phẩm và hình ảnh, uy tín của công ty mình . Để thu thút thêm được nhiều nhánh hạng mục tiêu và dữ được số lượng khách hàng hiện có, công ty THC phải tìm cách xây dựng được uy tín và chất lượng dịch vụ của mình, hiệu quả của hội chợ triển lãm phụ thuộc rất nhiều vào công việc thiết kế và gây dựng dan hàng một cách hợp lý, mỹ thuật để tạo ra một số sản phẩm dịch vụ hoàn chỉnh . Một công ty hoạt động trong nền kinh tế thị trường, bao giờ cũng có mặt mạnh, yếu nhất định . Bởi vậy trong môi trường kinh doanh hết sức sôi động và phức tạp. Công ty THC phải luôn tìm hiểu nghiên cứu kỹ lưỡng những cơ hội có thể tận dụng cho hoạt động kinh doanh của mình. Bên cạnh đó là những khó khăn thách thức mà công ty phải đối mặt . Cụ thể là công ty có rất nhiều thuận lợi về thị trường do Việt Nam là một nước đông dân, nhu cầu sử dụng tiện nghi sinh hoạt nhu cầu sản xuất lớn, có sức tiêu thụ mạnh … Dẫn đến có nhu cầu đầu tư của các nước phát triển. Bên cạnh đó trong nền kinh tế hiện nay đã đòi hỏi phải có sự chuyển giao công nghệ phục vụ cho các ngành. Mà muốn công nghệ được thị trường biết đến thì không có gì hơn hoạt động hội chợ triển lãm. Lý do này rất sinh động thoả mãn được đặc tính con người là rễ đặt lòng tin vào những điều mắt thấy, tai nghe, tay sờ. II. NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI CỦA CÔNG TY THC 1. Định hướng chiến lược a. Chiến lược liên kết với các công ty tổ chức hội chợ triển lãm khác . Từ thực tế hoạt động kinh doanh của công ty, chúng ta có thể nhận thấy công tác tổ chức hội chợ triển lãm còn gập nhiều khó khăn. Những khó khăn này bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, nhìn chung chủ yếu là do công ty chưa có địa điểm tổ chức hội chợ của riêng mình, chưa có đủ các thiết bị cần thiết phục vụ cho việc dàn dựng gian hàng, thiếu vắng hệ thống marketing chuyên nghiệp thu thập các thông tin cần thiết. Xuất phát từ những khó khăn đó, công ty nên thực hiện chiến lược liên kết với các công ty tổ chức hội chợ triển lãm khác. Thông qua mối liên hệ này công ty có thể thu nhiều lợi thế. Cụ thể đối với các hoạt động hội chợ triển lãm được tổ chức trong nước, công ty liên kết với các công ty tổ chức hội chợ triển lãm trên địa bàn tổ chức hội chợ triển lãm. Bởi nhờ đó công ty có thể được hưởng mức giá ưu đãi hơn khi thuê địa điểm tổ chức, thuận lợi trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến hội chợ triển lãm . Đặc biệt là có thể thu hút được số lượng lớn doanh nghiệp tham dự, do tính thuyết phục của các thông tin cung cấp về thị trường với sự cộng tác của công ty hội chợ triển lãm liên kết . Đối với các hội chợ triển lãm tổ chức ở nước ngoài của công ty, tốt nhất là hợp tác với phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam hay là các công ty có văn phòng đại diện ở nước ngoài, nên họ có đầy đủ các thông tin về thị trường và chính sách luật pháp ở các nước. Điều này rất thuận lợi cho công ty nếu khách hàng muốn tìm hiểu về thị trườmg nơi tổ chức hội chợ triển lãm, các công ty triển lãm ở nước ngoài thường có đầy đủ các phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác tổ chức trỉên lãm . b. Chiến lược mở rộng thị trưởng và khai thác chiều sâu . Hiện nay công ty chưa có các văn phòng đại diện nên đối với một số thị trường đặc biệt là thị trương các tỉnh thành phố khác trong cả nước công ty chưa chú ý đến, do vậy công ty cần phải chú trọng nhiều hơn nữa để mở rộng thị trường hoạt động. Bởi vì hiện nay nước ta đang thực hiện chủ chương đối với đổi mới và phát triển nền kinh tế toàn diện tập trung đầu tư nhiều cho các tỉnh trong cả nước để xây dựng thu hút công trình cũng như các khu công nghiệp. Điều này thu hút được các nhà đầu tư từ nước ngoài, nhưng để thành công và có hiệu quả thì họ phải nghiên cứu kỹ thị trường trong nước. Để đạt được việc này các nhà đầu tư nước ngoài thường đánh giá cao vai trò công tác hội chợ triển lãm thương mại . Bên cạnh chiến lược mở rộng thị trường, công ty cần thực hiện chiến lược khai thác thị trường theo chiều sâu. Với các thị trường hiện tại của công ty đã và đang tiến hành tổ chức hội chợ triển lãm nhưng do chưa tận dụng hết tiềm năng của mình nên chua khia thác triệt để tiềm năng của thị trường. Nhưng hiện nay công ty đang hoạt động trên hai thị trường lớn là Hà Nội …đã có rất nhiều cuộc hội chợ triển lãm do công ty tổ chức trên những thị trường nay, nhưng công ty vẫn chưa khai thác có hiệu quả lợi thế từ hoạt động quảng cáo của công ty để hoàn thiện công tác với khách hàng và quảng cáo tuyên truyền cho hội chợ triển lãm muốn khai thác thị trường theo chiều sâu công ty cần tăng cường hoạt động marketing trên thị trường . c) Chiến lược đẩy và kéo. Chiến lựơc đẩy của hoạt kinh doanh tổ chức hội chợ triển lãm của công ty là nhằm mục đích cải thiện tình trạng hiện thời công ty gặp phải, với chiến lược là, công ty nên sử dụng những biện pháp kích thích hệ thống phân phối sản phẩm hoạt động có hiệu quả hơn, như tăng mức hoa hồng cho các cộng tác viên mới được nhiều khách tham dự, có chính sách thưởng hợp lý với cán bộ công nhân viên của công ty có thành tích tốt trong thời gian hội chợ …thực hiện chiến lược này công ty sẽ tạo điều kiện cho hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm của mình phát triển, tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường . Khác với chiến lược đẩy: Chiến lược kéo lại tác động vào đầu ra của sản phẩm từ đó kích thích các thành viên trong việc hoạt động tích cực hơn, cải tiến nâng cao chát lượng sản phẩm hội chợ triển lãm, tăng cường quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, tạp chí ấn phẩm định kỳ, đẩy mạnh công tác marketing trực tiếp với khách hàng là những biện pháp mà công ty cần thực hiện ỏ chiến lược kéo. Nhờ những biện pháp này, nhu cầu sản phẩm dịch vụ của công ty sẽ tăng hơn trước khi thực hiện chiến lược đẩy . d. Chiến lược tập chung tổ chức hội chợ triển lãm khuyến khích xuất khẩu. Bát kịp xu thế phát triển của thị trường rất nhiều doanh nghiệp đã năng động thay đổi phương hướng hoạt động kimh doanh theo mục tiêu xuất khẩu sang các thị trường nước ngoài. Để đáp ứng thoả mãn tối đa các nhu cầu của các doanh nghiệp, công ty phải đưa ra các chủ đề hội chợ triển lãm luôn cuốn hút sự quan tâm của các tổ chức kinh doanh nước ngoài. Các hội chợ triển lãm khuyến khích xuất khẩu nên có quy mô lớn và tổ chức 2 lần trong năm. Trên đây là những định hướng chiến lược mà Công ty THC cần phải nghiên cứu kỹ hướng lựa chọn cho việc thực hiện tổ chức một hội chợ triển lãm. Đối với từng thời kỳ từng chủ đề của hội chợ chiển lãm mà công ty phải có những chiến lược cụ thể nhất định. Nhưng để đạt được hiệu quả cao và dữ vững được lợi thế của mình trong lĩnh vực kinh doanh tổ chức hội chợ triển lãm thì Công ty THC nên kết hợp sử dụng tất cả các triến lựơc trên hơn nữa hệ thống marketing của công ty phải luôn tìm cách thoả mãn và đáp ứng cho khách hàng thấy được công ty luôn có nhưng dịch vụ tốt nhất. 2. Giải pháp marketing Nhằm thực hiện chiến lược lựa chọn trong các cuộc hội chợ triển lãm lớn thưòng diễn ra khen thưỏng các doanh nghiệp đây là loại hình khuyến khích người tham dự tuy nhiên để nâng cao uy tìn thì đẩy nâng cao cải tiến chất lượng sản phẩm của các doanh nghiệp cũng như góp phần thúc đẩy chung sự phát triển kinh tế công ty nên chú trọng hơn công tác này khi xét thưởng các sản phẩm, cần có sự tham gia đánh giá của các chuyên gia trong lĩnh vực đó và số lượng hay chưa nên hạn chế chánh tình trạng gian hàng nào cũng có hay chưa . Việc này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hội chợ triển lãm làm tăng số lượng các đơn vị tham gia bởi nhờ các sự khẳng định về chất lượng của sản phẩm tù hội chợ sẽ giúp cho họ trong quá trình khuyến khích tiêu thụ dễ dàng hơn. Dịch vụ trong thời gian triẻn lãm và được tổ chức diễn ra ở một nơi nhưng các thành phần tham dự lại nằm dải dác trên toàn bộ thị trường trong cũng như ngoài nước, vì vậy muốn mở rộng thị trường khách hàng công ty cần tổ chức hệ thống các công tác viên cũng như các chi nhánh để phù hợp với thị trường trong nước cụ thể đối với các thành phố lớn . Công ty cần có các văn phòng đại diện các nhân viên marketing với khả năng điều tra một cách kĩ lưỡng yêu cầu, chiến lược, nguồn lực của khách hàng nhằm đưa ra các lý lẽ thuyết phục họ tham dự các triển lãm của công ty. Đối với các công ty lớn có uy tín trên thị trường thì công ty nên duy trì mối quan hệ với phòng marketing của họ. Vì thực tề việc đưa ra quyết định tham gia hội chợ triển lãm thương mại trước khi được đệ trình lên giám đốc ở phòng marketing sẽ xem xét có phù hợp với mục tiêu marketing của công ty hay không . Nhờ có mối quan hệ thường xuyên đó, công ty dễ dàng hơn trong việc thuyết phục họ tham dự . Bên cạnh đó đẩy mạnh việc hợp tác kinh doanh hội chợ triển lãm với công ty chuyên môn nước ngoài để từ đó học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm, đồng thời công ty còn có thể thu hút được lượng khách đông đảo dựa trên uy tín của phía đối tác. Tóm lại, để nâng cao hiệu quả tổ chuíc hội chợ triển lãm thương mại công ty cần phải xem xét kỹ lưỡng các giải pháp marketing của mình trong việc thực hiện các chiến lược đã đề ra để thu hút được nhiều khách hàng tham dự cũng như khách tham gia công ty nên gửi trực tiếp tới các khách hàng tiềm năng bản danh sách các hội chợ triển lãm do công ty tổ chức, trong bản danh sách đó có ghi rõ thời gian địa điểm chủ đề của hội chợ và nên gửi ngay kghi có sự phê duyệt của bộ. Làm như thế sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp xem xét kỹ lưỡng hơn và lựa chọn được hội chợ triển lãm thích hợp với mục tiêu marketing của họ . 3. Các giải pháp khác Hiện nay Hà Nội mới chỉ có khu triển lãm Giảng Võ là nơi thường tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm thương mại trong nước và quốc tế còn các khu triển lãm như Vân Hồ hay Cung Văn Hóa Hữu Nghị Việt Xô chưa có đủ điều kiện cơ sở vật chất cũng như quy mô cho một cuộc hội chợ triển lãm mang tính chất quốc tế hơn nữa ngay cả cuộc hội chợ triển lãm trong nước thì đối với cung văn hoá cũng không phải là thường xuyên tổ chức hội chợ triển lãm. Tuy là một công ty trực tiếp trực thuộc bộ văn hoá thông tin có địa điểm riêng tổ chức. Để khắc phục được khó khăn này thì việc kiến nghị dể sở hữu trung tâm Giảng Võ là điều hết sức cần thiết . Chính sách thuế của nhà nước cũng có phần bất hợp lý gây khó khăn cho hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm thương mại của công ty . Hãng đưa ra triển lãm là hàng mẫu để trưng bày giới thiệu có tính đơn chiếc. Khi tham gia hội chợ các nhà sản xuất phải chi ra các khoản tương đối lớn để thuê gian hàng, khách hàng, đi lại và mong muốn bán được hàng ngay sau hội chợ triển lãm để phần nào trang trải các chi pái đã bỏ ra và tránh tốn kém khi phải trở hàng về. Giải quyết tốt các chính sách và góp phần nào quan trọng tạo điều kiện trong các doang nghiệp trong và ngoài nước tham gia hội chợ triển lãm . Thuế xuất nhập khẩu với hàng hoá triển lãm là hàng tạm tái xuất được miễn thuế xuất nhập khẩu, nếu bán hàng phải nộp thuế theo biểu hiện hành. Nhưng nhiều hàng lấy cơ sở giá nội địa để tính giá trị thuế nộp theo nguyên tắc tính thuế nhập khẩu theo giá CIF. Mặt khác do sự quản lý không thống nhất, thiếu đồng bộ giữa các ngành, địa phương …Nên hội chợ có tính chất tự phát độc lập với nhau không theo kế hoạch thống nhất trung . Do vậy nhà nước cần phải thồng nhất quản lý hoạt động triển lãm vào một đầu mối nhà nước cũng nên đưa ra văn bản pháp luật quy định về giá cả tham dự hội chợ triển lãm nhằm hạn chế tình trạng cạnh tranh mất bình đẳng giữa các doanh nghiệp được quản ly khu vực hội chợ triển lãm thương mại và các doanh nghiệp có chức năng quyền hạn tổ chức hội chợ triển lãm thương mại nhưng không có khu vực hội chợ triển lãm riêng. Sự hỗ chợ của nhà nước trong tổ chức hội chợ triển lãm là vô cùng cần thiết và Công ty THC nên tận dụng cơ hội này . Để nâng cao hiệu quả tổ chức hội chợ triển lãm cũng như trong hoạt động tổ chức kinh doanh Công ty THC đang đề nghị nhà nước cho phép công ty được làm thí điểm liên doanh với tổ chức hội chợ triển lãm mạnh của các nước nhằm thúc đẩy công nghệ xây dựng gian hàng nhằm từng bước bắt kịp với công nghệ quảng cáo của thế giới. III. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH HỘI CHỢ TRIỂN LÃM ĐỐI VỚI CÁC CUỘC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM TRONG NƯỚC THÌ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM BAO GỒM CÁC BƯỚC SAU 1. Nghiên cứu môi trường marketing và thị trường Môi trường ở đây là môi trường vi mô của nền kinh tế công ty phải luôn luôn khai thác và tận dụng triệt để những cơ hội có được từ những biến đổi của môi trường . Tránh tình trạng chủ đề của hội chợ lặp từ năm này sang năm khác khiến cho nó không đáp ứng được nhu cầu của thị trường . Vì thế nghiên cứu môi trường và thị trường cần phải kỹ thuật hơn, toàn diện hơn, không chỉ do các doanh nghiệp tham gia mà còn vì những nguồn tham quan những người tham quan đóng góp một phần không nhỏ vào thu nhập của nhà tổ chức đồng thời cũng là yếu tố quyết định sự thành công của hội chợ. Cũng nhờ vào nghiên cứu thị trường mới có thể loại bỏ được một số hội chợ triển lãm thương mại không đặc sắc lắm, tập trung khách hàng vào một số hội trợ triển lãm thương mại mục tiêu và chọn được thời gian cũng như địa điểm hợp lý . Để thực hiện được công việc này Công ty THC cần thiết kế xây dựng một phòng nghiên cứu thị trường riêng phục vụ cho công ty. 2. Xây dựng thư mời Trong bước này, ngoài việc cung cấp các thông tin cần thiết về hội chợ triển lãm thương mại cần đặc biệt chú ý dến các thông tin về thị trường, môi trường chính sách luật pháp …thông tin càng chi tiết càng có tính thuyết phục cao với ngưòi tham quan thậm chí khi cần thiết công ty có thể cung cấp ngay cho người tham dự ngay cả khi các thông tin đó làm cho khách hàng nhận thấy được sự không hợp lý về sản phẩm của họ với thị trường hiện tại . Điều này sẽ đẻ lại uy tín của công ty ngay trong lòng khách hàng. Chính vì vậy mỗi khi tổ chức hội chợ triển lãm, công ty cần thu nhập kỹ lưỡng mọi thông tin cần thiết liên quan đến nó các thông tin này đề cập đến các khía cạnh chủ yếu sau: - Các chính sách luật pháp có liên quan: nếu có những trở ngại trong luật pháp của chính phủ. Chẳng hạn như hàng hoá bị cấm nhập khẩu. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến tham gia hội chợ và triển lãm thương mại của một số đơn vị nước ngoài cũng như trong nước. Các vấn đề thuế các điều kiện an toàn về hàng hoá, chất lượng hàng hoá …những vấn đề này rõ ràng phải được nghiên cứu và xem xét kỹ . Sự cạnh tranh : Trước khi thâm nhập thị trường các công ty luôn muốn có những thông tin về đối thủ cạnh tranh gía cả của họ mặt mạnh yếu của họ. Một thị trường có tiềm năng sự cạnh tranh còn chưa mạnh mẽ sẽ có sức hút lớn với các công ty tham dự . - Những yêu cầu thi trường :những người tham gia có nhu cầu rất lớn về tài liệu hướng dẫn liên quan tới các chất lượng phải có những sản phẩm và quy cách bao bì đóng gói cách thức trình bày, trên thực tế đôi khi phải đổi mới những sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu của thị trường . Ngay cả khi chưa đổi mới kịp sản phẩm của mình trong thời gian hội chợ triển lãm thì hội cũng phải biết được những đặc điểm kiểu cách được ưa chuộng và đảm bảo đảm với khách hàng tiềm năng mà mình có thể đáp ứng được các nhu cầu thay đổi của khách hàng –Những mạng lưới thương mại và phân phối hàng : Người tham gia phải có được tin tức về những mạng lưới bán hàng và phân phối hàng để xác định những khách hàng mục tiêu của mình sau và trong thời gian diễn ra hội chợ triển lãm . Vận tải và thủ tục hải quan : cung cấp các thông tin về vấn đề này sẽ tạo điều kiện cho người tham dự vận chuển hàng một cách tốt nhất, bằng những phương tiện phù hợp với giá cả tương ứng . đồng thời giúp họ tính trước đựơc các chi phí và thời gian để hoàn thành các thủ tục vận chuyển hải quan. - Những triển vọng của thị trường: Để thuyết phục các công ty tham gia hội chợ triển lãm cần cung cấp cho họ những chỉ dẫn và quy mô về tốc độ tăng trưởng của thị trường cho các loại sản phẩm bởi vậy công ty cần phải nghiên cưú kỹ lưỡng đẻ có sự hiểu biết tường tận về những lĩnh vực thị trường những ngành công nghiệp khác nhau cũng như các nhu cầu đa dạng của công chúng 3. Lựa chọn và mời khách Đây là giai đoạn có tầm quan trọng hàng đầu trong tiến trình tổ chức các hội chợ triển lãm thương mại bởi số lượng doanh nghiệp tham gia quyết định sự thành cô ng của hội chợ triển lãm công ty cần phải cẩn trọng trong việc lựa chọn các doanh nghiệp tham gia, vì nếu lĩnh vực tham gia của họ không phù hợp với chủ đề của hội chợ triển lãm thì lời mời là vô ích . Sau khi công ty đã lựa chọn được số lượng khách mời tiến hành các biện pháp mời khách thích hợp . Nếu khách mời là doanh nghiệp đã tham gia hội chợ triển lãm do công ty tổ chúc thì cần phải có chính sách ưu đãi về giá cả và cho trưng bày nhằm thu hút họ tham gia các hội chợ tiếp theo. Với các khách hàng tham gia lần đầu tiên công ty cần cung cấp cho họ các chi tiết cụ thẻ nhất vèe hội chợ triển lãm và có các nhân viên trực tiếp đến gập khách hàng giải thích cặn kẽ thắc mắc, phân tích cho họ hiểu được các lợi ích của việc tham dự đem lại . Công ty phải tìm hiểu xem ai là người ra quyết định tham gia hội chợ triển lãm từ đó có sự tác động để từ đó làm sao mau chóng họ đưa ra quyết định. Ngoài các biện pháp trên đối với công ty sản xuất công ty cần nghiên cứu xem mục tiêu kinh doanh của họ là gì ? Qua đó có những kết luận đúng đắn về nhu cầu tham gia hội chợ triển lãm của họ . Đối với các doanh nghiệp nước ngoài công ty phải mời thông qua các tham tán thương mại của nước ta ở nứơc ngoaì hay thông qua các đơn vị kinh doanh tổ chức hội chợ triển lãm của nước ta tại công ty có môí liên hệ làm ăn . Nội dung thư mời phải tỏ rõ sự sẵn sàng giải đáp mọi vấn đề liên quan đến hội chợ và triển lãm thưong mại về môi trường và thị trường kinh doanh. Bên cạnh thư mời công ty nên quan tâm đến các loại hình hoạt động khác tác động đến tâm lý khách hàng nhằm thuyết phục họ tham gia vào triển lãm như thường xuyên có những thông tin quảng cáo trên tivi, đài báo về cuộc triển lãm sẽ được tổ chức. Đưa ra các ưu thé về việc tham gia hội chợ triển lãm của khách hàng, cần phải khẳng định rằng việc tham gia hội chợ triển lãm thương mại giới thiệu sản phẩm có 3 chức năng sau: Quảng cáo, yểm trợ bán hàng . Trong đó quảng cáo thông qua hội chợ triển lãm không chỉ là giới thiệu mặt hàng mà quan trọng hơn là thông qua đó khuyếch chương mặt hàng đó qua đó gợi mở nhu cầu các cuộc hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm quảng cáo và yểm trợ bán hàng . 4. Tổ chức xây dựng gian hàng Khi đã có kế hoạch tổ chức hội chợ triển lãm hàng năm công ty cần phải có những kế hoạch cụ thể về việc thuê địa điểm tổ chức. Việc xây dựng gian hàng phải tính đến việc tiêu chuẩn hoá, tổng thể toàn khu hội chợ triển lãm thương mại phải toát lên sự hài hoà có tính thẩm mỹ cao, tạo môi trường văn minh cho các giao tiếp giữa cá doanh nghiệp tham gia với khách tham quan . Bố chí các ngăn hàng phải thật khoa học sao cho khách hàng tham quan được một vòng mỗi khu gian hàng mà có thể xem hết gian hàng mà không gian hàng nào phải đi hai lần . Như vậy những gười tham quan đỡ mất thời gian lựa chọn mà ngay cả những người đang ký muộn vẫn có thể chọn được gian hàng vừa ý mình mà không phải nhận những gian hàng nằm trong chỗ khuất vắng . đồng thời cũng lên sắp xếp gian hàng theo nhóm ngành . Tránh tình trạng sắp sếp gian hàng thực phẩm gần gian hàng hoá chất hay gian hàng có đồ giá trị dễ vỡ gần gian hàng có sản phẩm cồng kềnh nặng. 5. Tiến hành hội chợ triển lãm thương mại Phải đảm bảo cho các doanh nghiệp nhập hàng vào hội chợ và tiến làm đúng thời hạn không để tình trạng sau khi khai mạc vẫn có những gian hàng trồn không . Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến quy mô của hội chợ triển lãm của một số khách tham dự cùng những người tham quan. Công ty cần bố chí những khoảng thời gian chỉ dành cho các doanh nghiệp tham quan theo giấy mời, còn những thời gian còn lại cho khách tham quan vào xem đại trà. điều này làm cho những người tham gia biết ai là người khách hàng dích thực để có những biện pháp tiếp đón tốt hơn. - Cần giữ gìn môi trường vệ sinh sạch sẽ cũng như công tác an ninh trật tự phải tốt. Tránh tình trạng có những người ăn mặc thiếu lịch sự vào làm mất cảnh quan hội chợ triển lãm . 6. Kết thúc hội chợ triển lãm thương mại Ở giai đoạn này cần nhất là đánh giá được phản ứng của những người tham dự, thái độ của họ trong từng khâu tổ chức có như vậy mới có thể rút ra được bài học kinh nghiệm hoàn thiện hơn trong nhứng cuộc triển lãm sau. Và ngay sau khi hội chợ triển lãm kết thúc công ty có thể giải catalogece hay các ấn phẩm hoặc lịch hội chợ triển lãm trong năm để mời họ tham dự các cuộc triển lãm tiếp theo. Còn đối với các cuộc hội chợ triển lãm ở nước ngoái đựơc. Do vậy, công ty chỉ tập chung các đoàn tham dự mà thôi. Muốn tổ chức tốt các đoàn tham dự này công ty cần phải lưu ý các điểm sau : - Khi nhận được lời mời từ phía nước ngoài công ty phải thẩm định kỹ càng khả năng mang lại lợi nhuận, dự đoán các vướng mắc có thể gập phải. Chỉ khi các vấn đề trên được giải quyết thì công ty mới quyết định có tổ chức đoàn tham dự hay không . - Khi quyết định tham gia công ty phải nghiên cứu kỹ chủ đề của hội chợ triển lãm đó, cần phải thu nhập mọi thông tin cần thiết có liên quan đến hội chợ triển lãm đó, cần phải thu nhập mọi thông tin cần thiết có liên quan đến cuộc hội chợ triển lãm đó, từ đó mới xác định được các doanh nghiệp có tiềm năng và tiến hành mời và cung cấp cho họ thông tin một cách đầy đử và chính xác . - Khi tổ chức tham dự công ty nên cung cấp dịch vụ chọn gói từ việc lo liệu thủ tục ăn ở phiên dịch, tới việc tới việc thu nhập thông tin về môi trường thị trường …cho những người tham gia. - Trên cơ sở các doanh nghiệp tham gia, công ty phải yêu cầu nhà tổ chức cung cấp thông tin về các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực có liên quan, để dựa trên các sự kiện này, khi sang trưng bày công ty có thể tạo điều kiện cho các doanh nghiệp của mình xúc tiến đối với các đối tác nước ngoài ký kết các hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết, rất lớn về những tài liệu hướng dẫn có liên quan tới những chất lượng phải có của những sản phẩm và những quy cách bao bì đóng gói, cách thức trình bày trên thực tế đôi khi phải đổi mới các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của thị trường. Ngay cả khi chưa kịp đổi mới các sản phảm của mình trong thời gian hội chợ triển lãm thì họ cũng phải biết được những đặc điểm kiểu cách được ưu chuộng và đảm bảo với khách hàng tiềm năng rằng mình có thể đáp ứng được nhu thay đổi đó của khách hàng . - Những mạng lưới thương mại và phân phối hàng. Người tham gia phải có tin tức về những mạng lưới bán hàng và phân phối hàng để khách hàng mục tiêu của mình trong và sau thời gian diễn ra hội chợ triển lãm . - Vận tải và thủ tục hải quan: Cung cấp các thông tin về vấn đề này sẽ tạo điều kiện cho người tham dự vận chuyển hàng hoá một cách tốt nhất. Bằng những phương tiện phù hợp với giá cả tương ứng. Đồng thời có thể giúp đỡ họ có thể tính toán được các chi phí và thời gian để hoàn thành các thủ tục vận chuyển hải quan . - Những triển vọng của thị trường: Để thuyết phục các công ty tham gia hội chợ triển lãm cần cung cấp cho họ những chỉ dẫn về quy mô, về tốc độ tăng trưởng của thị trường cho các loại sản phẩm. Bởi vậy công ty cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng để có sự hiêủ biết tường tận về những lĩnh vực của thị trường . Những ngành công nghiệp khác nhau cũng như các nhu câù đa dạng của công chúng. 7. Lựa chọn và mời khách Đây là giai đoạn có tầm quan trọng hàng đầu trong tiến trình tổ chức các hội chợ triển lãm thương mại . Bởi số lượng doanh nghiệp tham gia quyết định sự thành công của hội chợ triển lãm . công ty phải cận thận lựa chọn các doanh nghiệp tham gia, vì nếu lĩnh vực tham gia của họ không phù hợp với chủ đề của hội chợ và triển lãm thương mại thì lời mời là vô ích . Sau khi công ty đã lựa chọn số lượng khách mới thì mới tiến hành các biện pháp kích thích hợp lý . _ Trước khi tổ chức đoán mang hàng đi trưng bày, công ty cần có những hướng dẫn chi tiết về cách trình bầy gian hàng, cáh tổ chức tiếp đón khách tham quan … cho các doanh nghiệp tham gia tạo nên một cách riêng cho khu vực trưng bày của đoàn Việt Nam. Công ty phải luôn đặt sự thành công của doanh nghiệp tham gia là thành công của chính mình có như vậy mới lôi kéo được các doanh nghiệp sẵn sàng dự các cuộc hội chợ triển lãm ở khắp nơi trên thế giới . Hơn thế nữa việc tổ chức các đoàn tham gia hội chợ triển lãm không chỉ nhằm giới thiệu sản phẩm của các doanh nghiệp tham gia trưng bày, mà còn giới thiệu nền kinh tế văn hoá xã hội của Việt nam… sen kẽ trong những ngày diễn ra hội chợ triển lãm nên tổ chức các buổi trình diễn giới thiệu nền văn hoá dân tộc của Việt Nam. Khi tổ chức đoan tham dự bản thân công ty cũng nên trưng bày các tài liệu, ấn phẩm, catalogue … về các hội chợ triển lãm của mình tổ chức tại Việt Nam. Bằng cách này công ty có thể giới thiệu cho doanh nghiệp nước ngoài có mặt tại các hội chợ sự hiện diện của mình, từ đó thuyết phục họ tham gia các hội chợ triển lãm thương mại đó . Từ những phân tích trên chúng ta thấy hoạt động hội chợ triển lãm là những công cụ quan trọng gíúp cho các doanh nghiệp sâm nhập thị trường. Do vậy, tính hiệu quả cục bộ mà phải sem xét trên toàn cực chunbg dưới góc độ của người làm công tác xúc tiến thương mại. Đối với những nhà tham dự hội chợ triển lãm. Họ chỉ tính toán riêng hiệu quả của họ, còn dưới góc độ của nhà tổ chức thì phải tính toán đến lợi ích chung, có định hướng và mục đích lâu dài. Trong một số trường hợp có những cuộc hội chợ triển lãm, hội thảo rất cần thiết cần những chi phí tốn kém như lại chưa có hiệu quả thông thường thì chưa thể thực hiện được nếu chỉ sét hiệu quả thông thường thì không thể thưch hiện được. Vấn đề đặt ra là cần phải có sự ủng hộ và tài trợ từ phía nhà nước đối với một số hội chợ triển lãm đó. KẾT LUẬN Trên đây là những phân tích, đánh giá về hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm thương mại trong nước nói chung và của THC nói riêng. Qua phân tích số liệu cho thấy tình hình tổ chức hội chợ triển lãm ở nước ta còn nhiều vấn đề cần hoàn thiện hơn nữa . Xuất phát từ mục đích nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội chợ triển lãm thương mại của Công ty THC. Chuyên đề này của em đưa ra các số liệu thực tế và kiến nghị để hoàn thiện công tác này. Tuy nhiên đây là lần đầu tiên nghiên cứu thực tế tại một doanh nghiệp, nên lý lẽ phân tích và các giải pháp đưa ra chắc còn nhiều thiếu sót. Nhưng đó cũng có thể là ý kiến tham khảo cho các nhà tổ chức và các doanh nghiệp hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm. MỤC LỤC