Chuyên đề Kế toán bán hàng taị Trung Tâm Thương Mại và XNK thiết bị thủy

rung tâm: Sản xuất cái gì ? Bằng cách nào? Cho ai ? đều do Nhà nước quyết định thì công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ chỉ là việc tổ chức bán sản phẩm, hàng hoá sản xuất ra theo kế hoạch và giá cả được ấn định từ trước. Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải tự mình quyết định ba vấn đề trung tâm thì vấn đề này trở nên vô cùng quan trọng vì nếu doanh nghiệp nào tổ chức tốt nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá đảm bảo thu hồi vốn, bù đắp các chi phí đã bỏ ra và xác định đúng đắn kết quả kinh doanh sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển. Ngược lại, doanh nghiệp nào không tiêu thụ được hàng hoá của mình, xác định không chính xác kết quả bán hàng sẽ dẫn đến tình trạng “ lãi giả, lỗ thật” thì sớm muộn cũng đi đến chỗ phá sản. Thực tế nền kinh tế thị trường đã và đang cho thấy rõ điều đó. Để quản lý được tốt nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá thì kế toán với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế cũng phải được thay đổi và hoàn thiện hơn cho phù hợp với tình hình mới. Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Thương mại và Xuất nhập khẩu thiết bị thủy trực thuộc Công ty Tư vấn Đầu tư và Thương mại, được sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo, phòng kế toán và với sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn thực tập Cô Phạm Thị Thuỷ cùng với sự cố gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành đề cương chi tiết chuyên đề thực tập của mình với đề tài: “Kế toán bán hàng taị Trung Tâm Thương Mại và XNK thiết bị thủy” Chuyên đề thực tập gồm 3 chương: Chương I : Tổng quan về Trung Tâm Thương Mại và Xuất nhập khẩu thiết bị thủy. Chương II : Thực trạng kế toán bán hàng tại Trung Tâm Thương Mại và Xuất nhập khẩu thiết bị thủy. Chương III : Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Trung Tâm Thương Mại và Xuất nhập khẩu thiết bị thủy. Do hạn chế về thời gian nên bản chuyên đề của tôi còn nhiều thiếu sót và hạn chế rất mong nhận được ý kiến đóng góp của giáo viên hướng dẫn và các anh chị trong Trung tâm. CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ THỦY 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Thương mại và Xuất nhập khẩu thiết bị thủy Tên đầy đủ: Trung tâm Thương mại và Xuất nhập khẩu thiết bị thủy trực thuộc Công ty Tư vấn Đầu tư và Thương mại-Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam. Tên giao dịch: Marine Trading Center Địa chỉ: 120B Hàng Trống-Hoàn Kiếm-Hà Nội. Điện thoại: (04)39285617 Công ty là một doanh nghiệp nhà nước có đầy đủ tư cách pháp nhân, thực hiện kinh doanh trên các lĩnh vực: + Tư vấn đầu tư và tư vấn kinh doanh + Tư vấn xây dựng và môi giới phát triển công nghệ đóng tàu. + Dịch vụ khoa học kỹ thuật chuyển giao công nghệ thuộc lĩnh vực tàu thủy. + Dịch vụ cung cấp thiết bị thủy-vật tư. + Đào tạo và xuất khẩu lao động nghành công nghiệp tàu thủy… Đầu năm 2000, trước sự phát triển và hoàn thiện của công ty cũng như nhằm đạt hiệu quả kinh doanh hơn ở thị trường đầy biến động, được sự cho phép của các Ban ngành có liên quan, Công ty quyết định thành lập Trung tâm Thương mại và Xuất nhập khẩu thiết bị thủy. Trung tâm chính thức ra đời và đi vào hoạt động tháng 07 năm 2000. Mặc dù Trung tâm chịu sự quản lý của Công ty, nhưng hoạt động của Trung tâm theo hình thức hạch toán nội bộ, tự trang trải chi phí hoạt động của mình, có con dấu riêng và tài khoản riêng. Tuy Trung tâm Thương mại và Xuất nhập khẩu thiết bị thủy đi vào hoạt động chưa lâu, đầu năm 2000 nhưng Trung tâm đã đạt được kết quả kinh doanh khả quan thông qua việc cung cấp thiết bị vật tư phục vụ cho các đơn vị trong và ngoài Tập đoàn công nghiệp tàu thủy Việt Nam như: + Dự án đóng tàu 6500 tấn cho VOSKO + Dự án đóng tàu 1000 tấn và 450 tấn cho Hải Quân. + Tàu cảnh sát biển. + Tàu 3500 tấn. + Tàu V59 cho Tổng Cục Hải Quan. + Tàu đánh cá cho đơn vị Thủy sản. + Ụ nổi 8500 tấn… Bảng 1.1 : Kết quả kinh doanh của Trung tâm Thương mại và XNK thiết bị thủy Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Tổng doanh thu Tỷ đồng 44,2591 90,4215 108,7865 Chi phí bán hang Tỷ đồng 5,671 6,9651 7,2454 Chi phí quản lý doanh nghiệp Tỷ đồng 1,210 1,552 1,978 Lợi nhuận trước thuế Triệu đồng 44,950 60,93 80,65 Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng 32,364 43,8696 58,068 Lao động Người 22 22 23 Thu nhập bình quân Triệu đồng 3,2 3,7 4.0 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Trung tâm thực hiện những mảng kinh doanh sau: - Môi giới phát triển công nghệ đóng tàu - Dịch vụ khoa học kỹ thuật chuyển giao công nghệ thuộc lĩnh vực tàu thủy. - Dịch vụ cung cấp thiết bị thủy-vật tư - Mặt hàng thiết bị thủy được sản xuất bởi các nhà sản xuất công nghiệp trong và ngoài nước, được các nhà tiêu dùng công nghiệp mua về nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất tạo ra sản phẩm mới. Khách hàng có thể nhà sản xuất thiết bị gốc mua mặt hàng này nhằm kết hợp sản xuất và sửa chữa các phương tiện vận tải đường thủy sẽ là bộ phận cấu thành. - Mặt hàng thiết bị thủy đòi hỏi các hiểu biết về kỹ thuật phức tạp như vận hành, lắp đặt yêu cầu có bảo dưỡng cao về độ chính xác và tính đồng bộ. Ngoài ra, giá trị của mặt hàng - giá trị đơn chiếc là lớn do đó khối lượng thanh toán tiền hàng nhiều. Khi tiến hành giao dịch buôn bán chịu ảnh hưởng của mua đa phương thông qua các Công ty mua, thời gian đàm phán kéo dài. - Các khách hàng mua mặt hàng này chủ yếu là các đơn vị có chức năng đóng tàu và sửa chữa tàu thuyền tập trung tại các khu công nghiệp lớn gần sông, cảng biển Việt Nam như Hải Phòng, Quảng Ninh TP Hồ Chí Minh và một số tỉnh miền Trung. - Mặt hàng mà Trung tâm đang kinh doanh có rất nhiều loại được mua từ nước ngoài về, khách hàng mua lại để lắp đặt, thay thế cho các phương tiện đường thủy thành bộ phận của sản phẩm mới như: bơm, máy ép thủy lực, van, chân vịt, thép (thép tấm) đóng vỏ tàu, máy phát điện, máy thủy.. Các mặt hàng có nguồn gốc xuất xứ từ các nước như Anh, Đức, Mỹ, Nhật, Singapore, Hàn Quốc, Trung Quốc… * Đặc điểm về thị trường Thị trường tiêu thụ mặt hàng thiết bị thuỷ là thị trường công nghiệp, sản phẩm có ít người mua, khách hàng mua với số lượng lớn và cụ thể. Thị trường này được các nhà chuyên môn coi là thị trường “dọc” bởi hai lý do: Thi trường rất hẹp: Khách hàng trên thị trường này chỉ giới hạn trong ngành nghề là đóng mới và sửa chữa tàu thuộc Tập đoàn công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam và một số đơn vị ngoài tập đoàn như Bộ Thuỷ sản, Hải Quân. Thị trường rất sâu: Thể hiện là các đơn vị có nhu cầu đóng mới, sửa chữa tàu đều sử dụng mặt hàng này phục vụ cho sản xuất của đơn vị. Nhu cầu về mặt hàng thiết bị thuỷ xuất phát từ việc phát triển của ngành công nghiệp đóng tàu phục vụ cho hoạt động giao thông vận tải đường thuỷ và ngành đánh bắt thủy sản tại Việt Nam. Đặc điểm địa lý tự nhiên của Việt Nam với bờ biển dài 3260km từ Bắc xuống Nam có tới 73 cảng biển lớn nhỏ, hệ thống sông ngòi dày đặc với 2560 con sông, mật độ trung bình từ 0.5 đến 1km lại gặp một con sông và cứ 25km lại gặp một cửa sông, điều kiện lý tưởng cho việc phát triển giao thông vận tải thuỷ và đánh bắt thủy sản, nhu cầu về mặt hàng thíêt bị thuỷ để phục vụ cho tàu thuyền rất lớn. Nhu cầu về mặt hàng thiết bị thủy còn liên quan tới đặc điểm của thị trường từng khu vực. Điều này thể hiện rõ tại các trung tâm công nghiệp, đầu mối giao thông đường sông, các cảng biển thì khách hàng của mặt hàng này tập trung nhiều cả về số lượng và quy mô lô hàng. Nhu cầu về thiết bị thuỷ có tính chất phối hợp. Các khách hàng của mặt hàng này đều là tổ chức mua để lắp đặt cho các dự án theo từng phần, do đó đòi hỏi phải có sự đồng bộ về mặt hàng, yêu cầu cao về mức chất lượng và tính kỹ thuật . * Cầu về mặt hàng thiết bị thuỷ tại Việt Nam Có xu hướng tăng lên đặc biệt khi nước ta mở rộng giao lưu buôn bán với các nước trên thế giới, chủ trương của Đảng và Chính phủ trong việc phát triển nền kinh tế biển. * Cung về mặt hàng thiết bị thủy tại Việt Nam Tham gia vào thị trường cung ứng thiết bị thuỷ tại Việt Nam có rất nhiều đơn vị tổ chức trong và ngoài nước. Tuy nhiên cần phải thừa nhận rằng các nhà sản xuất nội địa Việt Nam còn chưa nhiều, các sản phẩm loại này sản xuất trong nước chưa đáp ứng được yêu cầu khách hàng và sản lượng còn ít. Do vậy, các khách hàng tổ chức có nhu cầu thường yêu cầu các loại máy nhập từ nước ngoài vào Việt Nam. Mặt hàng thiết bị thuỷ nhập khẩu chịu sự quy định chặt chẽ của Chính phủ về thuế quan và các quy định thủ tục nhập khẩu. Trong điều kiện kinh tế mở, nhập khẩu những hàng hoá này là cần thiết để đáp ứng cho nhu cầu của ngành công nghiệp tàu thuỷ cũng như nhu cầu của toàn bộ nền kinh tế. Số lượng các nhà cung ứng các sản phẩm nhập khẩu thiết bị thuỷ để bán trên thị trường Việt Nam là rất lớn. Bản thân các nhà sản xuất nước ngoài với các đại diện và chi nhánh của họ tại Việt Nam Các công ty nhập khẩu của Việt Nam được sự cho phép của Chính phủ nhập loại hàng trên, các công ty có thể trong và ngoài Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy so với Trung tâm xuất nhập khẩu thiết bị thuỷ. 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Trung tâm Thương mại và Xuất nhập khẩu thiết bị thủy có tổ chức quan hệ trực tuyến trong phạm vi nội bộ và có quan hệ tham mưu đối với các bộ phận khác của Công ty. Trung tâm chịu sự quản lý của Công ty thông qua Ban lãnh đạo Trung tâm. ♦ Ban lãnh đạo Trung tâm gồm Giám đốc Trung tâm và Phó Giám đốc: - Giám đốc Trung tâm (đồng thời là Giám đốc Công ty): Là người lãnh đạo cao nhất phụ trách chung toàn bộ hoạt động kinh doanh của Trung tâm, đồng thời xem xét sự phù hợp với mục đích và nhiệm vụ của toàn Công ty. Quyết định mọi phương án sản xuất kinh doanh, phương hướng phát triển của trung tâm hiện tại và tương lai. Chịu mọi trách nhiệm với nhà nước và toàn bộ công nhân viên trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. - Phó Giám đốc Trung tâm: phụ trách tham mưu cho Giám đốc trong các hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm và trực tiếp điều hành khi Giám đốc vắng mặt. ♦ Các bộ phận chức năng của Trung tâm: * Bộ phận kinh doanh - Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đóng tàu, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ thuộc lĩnh vực thủy, môi giới phát triển công nghệ đóng tàu, kinh doanh các thiết bị điện, điện tử và các sản phẩm công nghệ cao, đào tạo và xuất khẩu lao động trong ngành công nghiệp tàu thủy. - Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị cho các ngành công nghiệp khác ngoài ngành đóng tàu - Nhập khẩu ủy thác: Liên doanh hợp tác thương mại và đầu tư với các doanh nghiệp trong và ngoài nước. * Bộ phận kế toán. - Quản lý vốn, giám sát hoạt động kinh doanh thông qua tổ chức công tác thống kê hạch toán chính xác, kịp thời, đầy đủ xác định lỗ lãi kinh doanh, tổ chức vay vốn, thanh toán với ngân sách Nhà nước, Ngân hàng, khách hàng cũng như nhân viên trong Trung tâm, cung cấp đầy đủ thông tin cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo Trung tâm. - Kiểm tra, phân loại chứng từ và định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. * Bộ phận giao nhận xuất nhập khẩu. - Thực hiện các thủ tục về Hải Quan xuất và nhập khẩu hàng hoá, áp mã số cho hang hoá XNK , tính toán các khoản thuế và chi phí liên quan đến toàn bộ quá trình XNK. . - Tiến hành nhận hàng hoá từ cảng và kho ngoại quan bàn giao cho khách hàng theo như hợp đồng kinh tế đã ký kết. - Thông báo tới phòng tài chính kế toán về toàn bộ các khoản chi phí liên quan như thuế xuất khẩu,thuế nhập khẩu, phí làm hàng….. để phòng kế toán lên kế hoạch thu chi và hạch toán kế toán. - Nghiên cứu và cập nhật các chính sách và pháp luật của nhà nước về xuất nhập khẩu để áp dụng vào thực tế kinh doanh. * Bộ phận kỹ thuật. - Hướng dẫn sử dụng và lắp đặt đối với các thiết bị đã bàn giao cho khách hàng trong và ngoài nước. - Sửa chữa và bảo hành, bảo dưỡng sản phẩm theo chế độ của hãng sản xuất nước ngoài. - Tham mưu cố vấn cho giám đốc về các vấn đề liên quan tới kỹ thuật cho phù hợp với yêu cầu thiết kế của khách hàng . Để hoàn thành nhiệm vụ Trung Tâm đã có một cơ cấu tổ chức phù hợp với ưu thế và nhiệm vụ kinh doanh của mình.. * Bộ phận hành chính và nhân sự. - Quản lý về nhân sự, hồ sơ, con người, đào tạo cán bộ công nhân viên về nghiệp vụ tay nghề, an toàn lao động đồng thời là tiếp nhận giấy tờ, công văn. - Đảm nhận các công việc cụ thể phục vụ cho công tác chung như ăn nghỉ của cán bộ công nhân viên, điều độ xe đi công tác…….. - Thực hiện công tác tổ chức vui chơi , thể dục thể thao cho CBCNV vào các kỳ nghỉ, các kỳ đại hội của tập đoàn và ngành GTVT. Sơ đồ 1.1 Bộ máy quản lý của Trung tâm GĐ Trung tâm PGĐ Trung tâm Bộ phận kinh doanh Bộ phận giao nhận xuất nhập khẩu Bộ phận kế toán Bộ phận kỹ thuật Bộ phận hành chính và nhân sự 1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán 1.4.1 Tổ chức Bộ máy kế toán Mặc dù Trung tâm chịu sự quản lý của Công ty nhưng bộ máy kế toán của Trung tâm về nguyên tắc vẫn được tổ chức theo từng phần kế toán riêng: *Kế toán trưởng: Là người giúp việc giám đốc, phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán và quản lý tài chính ở công ty như: thông tin kinh tế, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, giá cả và hạch toán kinh doanh theo pháp luật hiện hành, đồng thời hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra hoạt động của các nhân viên kế toán của Trung tâm. *Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ TSCĐ của Trung tâm, tính khấu hao, tăng giảm TSCĐ trong năm. *Kế toán tổng hợp: tổng hợp và phân tích các số liệu, báo cáo phần hành bộ máy kế toán cung cấp, lập cân đối theo dõi sổ sách. Quản lý theo dõi toàn bộ hoạt động đầu tư, tập hợp số liệu, chứng từ mà các kế toán của các bộ phận giao cho để ghi vào các sổ tổng hợp, sau đó lập báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp. * Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình doanh thu, công nợ với khách hàng, hàng tháng lập hóa đơn chứng từ và bán hàng cho từng khách hàng để lên doanh thu và công nợ, theo dõi tình hình thu chi và thanh toán tiền mặt với các đối tượng, lập hóa đơn chứng từ thanh toán, lập đầy đủ chính xác các chứng từ, theo dõi và thanh toán các khoản tạm ứng và các khoản phải thu khác, chi phí trả trước theo từng đối tượng. Theo dõi tình hình nghĩa vụ nộp Ngân sách Nhà nước. *Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: có nhiệm vụ tính lương và bảo hiểm xã hội phải trả cho các nhân viên trong Trung tâm. Cuối tháng lập bảng phân bổ tiền lương để đưa lên Công ty. *Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, thực hiện việc thu chi tiền mặt, thường xuyên báo cáo tình hình tiền mặt tồn quỹ của Trung tâm. Sơ đồ 2.1 Bộ máy kế toán của Trung tâm Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương và BHXH 1.4.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán Hình thức ghi sổ kế toán của Trung tâm đang áp dụng hiện nay là hình thức Nhật ký chứng từ. Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các sổ nhật ký chứng từ theo thứ tự thời gian, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái các tài khoản. Và toàn bộ quá trình hạch toán được thực hiện trên máy tính do Trung tâm áp dụng phần mềm kế toán VASJ ACCOUNTING. Sơ đồ 3.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ Sổ tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc và các bảng ghi sổ NKCT Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Báo cáo kế toán Bảng kê Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI & XNK THIẾT BỊ THUỶ 2.1 Đặc điểm hàng hoá và quá trình tiêu thụ tại Trung Tâm 2.1.1 Đặc điểm về mặt hàng thiết bị thuỷ * Là sản phẩm công nghiệp - Mặt hàng thiết bị thủy được sản xuất bởi các nhà sản xuất công nghiệp trong và ngoài nước, được các nhà tiêu dùng công nghiệp mua về nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất tạo ra sản phẩm mới. Khách hàng có thể nhà sản xuất thiết bị gốc mua mặt hàng này nhằm kết hợp sản xuất và sửa chữa các phương tiện vận tải đường thủy sẽ là bộ phận cấu thành. - Mặt hàng thiết bị thủy đòi hỏi các hiểu biết về kỹ thuật phức tạp như vận hành, lắp đặt yêu cầu có bảo dưỡng cao về độ chính xác và tính đồng bộ. Ngoài ra, giá trị của mặt hàng - giá trị đơn chiếc là lớn do đó khối lượng thanh toán tiền hàng nhiều. Khi tiến hành giao dịch buôn bán chịu ảnh hưởng của mua đa phương thông qua các Công ty mua, thời gian đàm phán kéo dài. - Các khách hàng mua mặt hàng này chủ yếu là các đơn vị có chức năng đóng tàu và sửa chữa tàu thuyền tập trung tại các khu công nghiệp lớn gần sông, cảng biển Việt Nam như Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh và một số tỉnh miền Trung. * Là mặt hàng chủ yếu nhập từ nước ngoài - Mặt hàng mà Trung tâm đang kinh doanh có rất nhiều loại được mua từ nước ngoài về, khách hàng mua lại để lắp đặt, thay thế cho các phương tiện đường thủy thành bộ phận của sản phẩm mới như: bơm, máy ép thủy lực, van, chân vịt, thép (thép tấm) đóng vỏ tàu, máy phát điện, máy thủy.. Các mặt hàng có nguồn gốc xuất xứ từ các nước như Anh, Đức, Mỹ, Nhật, Singapore, Hàn Quốc, Trung Quốc… * Phương thức tiêu thụ chủ yếu ở Trung tâm Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đối với việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hóa. Đồng thời có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận. Hiện nay, Trung tâm đang áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp và tại kho. Theo phương thức này, bên mua cử đại diện đến kho để nhận hàng, bên bán xuất kho giao hàng giao cho bên mua và bên mua thanh toán tiền hay chấp nhận nợ. Khi đó hàng hóa được xác định là tiêu thụ. - Phương thức gửi đại lý bán Doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận đại lý, ký gửi để cơ sở này trực tiếp bán hàng. Họ nhận hàng và thanh toán tiền cho doanh nghiệp thương mại rồi được hưởng hoa hồng đại lý bán (hàng thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại). Hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền do bên nhận đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này. 2.2 Hạch toán tiêu thụ thành phẩm Để hạch toán tình hình tăng, giảm và tồn kho thành phẩm, kế toán sử dụng tài khoản 155 - Thành phẩm. 2.2.1 Hạch toán doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng là tổng giá trị thực hiện do hoạt động sản xuất kinh doanh tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ cho khách hàng. Yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán doanh thu bán hàng là phải theo dõi và xác định được doanh thu bán hàng trong kỳ có chi tiết với từng hóa đơn bán hàng và từng phương thức thanh toán cụ thể để xác định được doanh thu và hạch toán doanh thu cho hợp lý chính xác. Trung tâm Thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu được Nhà nước, Bộ Thương mại cho phép xuất nhập khẩu trực tiếp nhưng Trung tâm không thực hiện cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu. Do đó doanh thu của Trung tâm chủ yếu là doanh thu bán hàng. Ngày 03/08/2009 Trung tâm bán hàng cho công ty TNHH một thành viên Công nghiệp tàu thuỷ Dung Quất theo hoá đơn số 0041863 với số tiền 6.367.066.367 thuế GTGT 5%. Khách hàng chưa thanh toán. Kế toán định khoản Nợ TK 131: 6.367.066.367 Có TK 511: 6.063.872.730 Có TK 3331: 303.193.637 Hiện nay, Trung tâm đang nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và sử dụng mẫu hóa đơn theo đúng mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Thuế GTGT phải nộp được thực hiện theo công thức: Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào Hàng ngày, cùng với việc theo dõi doanh thu bán hàng, kế toán cũng phải theo dõi thuế GTGT tương ứng. Việc hạch toán thuế GTGT được tiến hành ngay khi viết hóa đơn. Kế toán khi viết hóa đơn phải ghi rõ tổng số tiền hàng, thuế GTGT phải nộp, tổng cộng số tiền thanh toán. Cuối tháng, khi lập tờ khai thuế GTGT để nộp cho cơ quan thuế, kế toán lập bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa bán ra và mua vào kèm theo tờ khai thuế GTGT * Các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại: - Các khoản chiết khấu: Hàng hóa của Trung tâm có giá trị rất lớn nhưng Trung tâm không áp dụng chiết khấu thương mại bởi Trung tâm bán hàng với số lượng hạn chế, mỗi hợp đồng thực hiện chỉ có 1 hay 2 thiết bị được bán ra. - Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán: Hầu như các khoản này không phát sinh Trung tâm bán hàng cho khách hàng dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, hàng trước khi được giao đã được kiểm tra chất lượng, kỹ thuật theo đúng hợp đồng đã ký. Trung tâm nhập hàng từ nước ngoài cũng được kiểm tra chất lượng, kỹ thuật theo đúng hợp đồng trong L/C và đúng yêu cầu chủng loại, chất lượng, kỹ thuật. Bảng 1 Ngày 24/9/2009 trung tâm bán hàng cho công ty vận tải công nghệ tàu thuỷ Bình Định theo hoá đơn số 0041872 với số tiền: 10.442.888.852. Thuế GTGT 5% KH chưa thanh toán Kế toán định khoản Nợ TK 131: 10.442.888.852 Có TK 511: 9.945.608.431 Có TK 3331: 497.280.422 Bảng 2 Cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh kế toán lập chứng từ và ghi vào Nhật ký chứng từ số 8, kế toán tiền hành cộng cột phát sinh TK 511 đồng thời kết chuyển doanh thu bán hàng để xác định kết quả bán hàng và ghi sổ cái TK 511. Bảng 2.16: Chứng từ hàng hoá bán ra Bảng 3 Bảng 3 (Dùng cho cơ sơ khấu trừ thuế hàng tháng) tháng 1/2009 Tên cở sản xuất kinh doanh: Trung tâm TM & XNK thiết bị thuỷ Địa chỉ:120 Hàng Trống – Hoàn Kiếm – Hà Nội Bảng 42.2.2 Hạch toán giá vốn hàng bán Lµ doanh nghiÖp th­¬ng m¹i th× trÞ gi¸ vèn hµng xuÊt kho ®Ó b¸n bao gåm gi¸ mua thùc tÕ vµ chi phÝ mua cña sè hµng ®· xuÊt kho. Ghi nhËn kÕt qu¶ doanh thu kÕ to¸n ph¶n ¸nh gi¸ trÞ cña hµng xuÊt b¸n, kÕ to¸n ghi vµo sæ nhËt ký chøng tõ sæ. Cuèi kú x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh kÕ to¸n lËp chøng tõ vµ ghi vµo “NhËt ký chøng tõ sè 8”, ®ång thêi kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n. Nî TK 632 : 12.150.269.170 Cã TK 156 : 12.150.269.170 C¨n cø vµo dßng cét cña nhËt ký chøng tõ ®· lËp liªn quan gi¸ vèn hµng ho¸, kÕ to¸n tiÕn hµnh céng cét ph¸t sinh TK 632 ®ång thêi thùc hiÖn viÖc kÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh vµ ghi vµo sæ c¸i TK 632. B¶ng 5 TRUNG TÂM TM VÀ XNK THIẾT BỊ THUỶ 120B Hàng Trống – Hoàn Kiếm – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 24 tháng 09 năm 2009 Người nhận hàng: Lương Đông Phong Đơn vị: Công ty cổ phần vận tải Công nghiệp tàu thuỷ Bình Định Địa chỉ: 144A Diên Hồng – TP. Quy Nhơn - Tỉnh Bình Định Nội dung: Xuất 01 bộ Máy thuỷ ZJMD MAN B & W Model 8L 28/32 đồng bộ hộp số khớp mềm và hệ điều khiển và Chân vịt , hệ trục chân vịt. Stt Mã kho Tên vật tư TK nợ TK có Đvt Số lượng Giá Thành tiền 1 K1 Máy thuỷ ZJMD MAN B & W Model 811 156 Bộ 01 9.945.608.431 9.945.608.431 8L 28/32 đồng bộ hộp số khớp mềmvà hệ điều hành 2 K1 Chân vịt, hệ trục chân vịt 811 156 Bộ 01 6.063.872.730 6.063.872.730 Tổng cộng: 16.009.481.161 Xuất ngày 24 tháng 09 năm 2009 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN SỬ DỤNG NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO Bảng 6 Bảng 7 Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiêu thụ hàng hoá. Trung tâm đã sử dụng các loại sổ khác nhau để theo dõi, quản lý việc tiêu thụ hàng hoá như: Phiếu thu, phiếu chi Sổ chi tiết tài khoản 131 Bảng kê số 11 Sổ cái TK 511, TK 632 Bảng 8 Bảng 9 Bảng 10 Bảng 11 2.2.3 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Kế toán thuế: Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng ở Trung tâm bao gồm: thuế VAT trực tiếp. Trách nhiệm của doanh nghiệp là phải tính chính xác và nộp đầy đủ, kịp thời tiền thuế cho cơ quan thu, đảm bảo nguồn thu cho ngân sách. Nhận thức được vấn đề này Trung tâm luôn chấp hành đầy đủ việc kê khai thuế thường xuyên, kịp thời và xác định số thuế phải nộp hàng tháng chính xác. Hiện nay trung tâm đang nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và sử dụng mẫu hoá đơn theo đúng mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Thuế GTGT phải nộp được thực hiện theo công thức: Thuế GTGT phải bộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào Hàng ngày, cùng với việc theo dõi doanh thu bán hàng, kế toán cũng phải thoe dõi thuế GTGT tương ứng. Việc hạch toán thuế GTGT được tiến hành ngay khi viết hoá đơn. Kế toán khi viết hoá đơn phải ghi rõ tổng số tiền hàng, thuế GTGT phải nộp, tổng số tiền thanh toán. Cuối tháng khi lập tờ khai thuế GTGT để nộp cho cơ quan thuế, kế toán lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá bán ra và mua vào kèm theo tờ khai thuế GTGT. * Các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại: - Các khoản chiết khấu: Hàng hoá của Trung tâm có giá trị rất lớn nhưng trung tâm không áp dụng chiết khấu thương mại bởi Trung tâm bán hàng với số lượng hạn chế, mỗi hợp đồng thực hiện chỉ có 1 hay 2 thiết bị được bán ra. - Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán: Hầu như các khoản này không phát sinh Trung tâm bán hàng cho khách hàng dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, hàng trước khi được giao đã được kiểm tra chất lượng, kỹ thuật theo đúng hợp đồng đã ký. Trung tâm nhập hàng từ nước ngoài cũng được kiểm tra chất lượng, kỹ thuật theo đúng hợp đồng trong L/C và đúng yêu cầu, chủng loại, chất lượng, kỹ thuật. Bảng 12 Tờ khai thuế GTGT CỘNG HOÀ Xà HỘi CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG (Dùng cho đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Tên đơn vị: Trung tâm TM & XNK thiết bị thuỷ Địa chỉ: 120 Hàng Trống - Hoàn Kiếm - Hà Nội Đơn vị tính VNĐ STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (Chưa thuế GTGT) Thuế GTGT 1 Hàng hoá, dịch vụ bán ra 1.225.179.425 70.016.236 2 Hàng hoá, dịch vụ chưa GTGT 1.015.389.750 70.016.236 A Hàng hoá xuất khẩu, thuế suất 0 0 B Hàng hoá dịch vụ thuế suất 5% 950.234.125 42.511.706 C Hàng hoá dịch vụ thuế suất 10% 275.045.300 27.504.530 D Hàng hoá dịch vụ thuế suất 20% 0 0 3 Hàng hoá dịch vụ mua vào 325.431.120 25.254.125 4 Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào 25.254.125 5 Thuế GTGT được khấu trừ 25.254.125 6 Thuế GTGT phải nộp hoặc được thoái trong kỳ 7 Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua A Nộp thiếu B Nộp thừa và được khấu trừ 8 Thuế GTGT phải nộp trong tháng 9 Thuế GTGT được hoàn trả trong tháng 10 Thuế GTGT phải nộp trong tháng này 17.257.581 Số tiền thuế phải nộp(ghi bằng chữ): Mười bảy triệu hai trăm năm bảy nghìn năm trăm tám mốt đồng Xin cam đoan số liệu khai trên là đúng, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lý trước pháp luật Nơi gửi tờ khai - Cơ quan thuế - Địa chỉ - Cơ quan thuế nhận tờ khai - Ngày nhận….. - Người nhận: Ký, ghi rõ họ tên Ngày 01/01/2009 TM/ Cơ sở (Ký tên, đóng dấu) 2.2.4 Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.4.1 Hạch toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng của Trung tâm bao gồm: Chi phí vận chuyển cho khách, chi phí giới thiệu sản phẩm, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.. Ví dụ: Trong Quý III/2009 phát sinh các nghiệp vụ Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh trong tháng 7 gồm: tiền thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc vận chuyển ngoài ra còn có các khoản chi phí phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí mở L/C, phí hợp đồng ngoại thương… Nợ TK 641(7) : 548.653.482 Có TK 111 : 548.653.482 Các chi phí bằng tiền mặt phát sinh trong tháng 1 là: 4,932,433 VND Nợ TK 641(8) : 2.888.900 Có TK 111 : 2.888.900 Căn cứ vào tổng số trên các “Nhật ký chứng từ số 8” đã lập liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tiến hành việc kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh sau đó chuyển vào sổ cái TK 641 kế toán định khoản: Nợ TK 641 : 2.150.653.522 Có TK 911 : 2.150.653.522 Bảng 13 2.2.5.2 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Ví dụ: Trong tháng 07 năm 2009 phát sinh các nghiệp vụ: Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh trong tháng 1 gồm: tiền điện thoại, điện nước, Fax… Nợ TK 642(7) : 452.162 Có TK 111 : 452.162 Căn cứ vào tổng số trên các nhật ký chứng từ đã lập liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán việc kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh sau đó chuyển vào sổ cái Tk 642 Bảng 14 2.3 Hạch toán xác định kết quả kinh doanh Kết quả bán hàng là phần chênh lệch giữa doanh thu trừ đi giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Hàng tháng kế toán tiến hành xác định kết quả kinh doanh trong kỳ theo công thức: Kết quả kinh doanh = doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán – chi phí quản lý DN DT thuần = DT – (DT hàng trả lại + giảm giá hàng bán + chiết khấu) Vì trung tâm là một đơn vị hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình, vì vậy việc xác định lỗ lãi của hoạt động bán hàng là rất cần thiết. Cuối quý căn cứ vào số tiền trên các sổ cái của các TK 511, TK 632, TK 641, TK 642 ta tiến hành tính tổng tiền và hạch toán vào sổ cái TK 911. S¬ ®å 2.3 Hạch toán x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh (9) TK 521, 531, 532 TK 911 (1) TK 632 TK 511,512 (2) (8) TK 641,642 TK 515 (3) TK 635 TK 711 (4) TK 421 (10) TK 811 (5) TK (7) (6) Kết chuyển các khoản giảm doanh thu Kết chuyển giá vốn hàng hoá Kết chuyển chi phí QLKD Kết chuyển chi phí tài chính Kết chuyển chi phí khác Kết chuyển lãi về tiêu thụ Kết chuyển lỗ về tiêu thụ Kết chuyển doanh thu thuần Kết chuyển DT HĐTC Kết chuyển thu nhập khác Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511 : 16.099.481.161 Có TK 911 : 16.099.481.161 Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 : 12.150.269.170 Có TK 632 : 12.150.269.170 Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911 : 2.150.653.522 Có TK 641 : 2.150.653.522 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 : 337.165.909 Có TK 642 : 337.165.909 Kết quả bán hàng của Trung tâm trong Quý III/2009 như sau: Kết qủa bán hàng = 16.099.481.161- 12.150.269.170 - 2.150.653.522- 337.165.909(Lãi thuần) = 1.461.392.560 Đây là số lãi của Trung tâm trong Quý IV/2008 kế toán định khoản và hạch toán vào “Nhật ký chứng từ số 8”: Nợ TK 911 : 1.461.392.560 Có TK 4212 : 1.461.392.560 CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ THUỶ 3.1 Nhận xét về công tác kế toán bán hàng tại Trung tâm 3.1.1 Ưu điểm Với nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển các mặt hàng kinh doanh ngày càng đa dạng đòi hỏi mỗi đơn vị, doanh nghiệp phải có định hướng đúng đắn. Để nhận định và quán triệt vấn đề đó, Ban lãnh đạo Trung tâm đã đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn và có được vị trí vững chắc trên thị trường. Bộ máy kế toán của Trung tâm được tổ chức phù hợp với yêu cầu của công việc và phù hợp với chuyên môn của mỗi người. Bên cạnh cán bộ chủ chốt có trình độ đại học, các cán bộ khác cũng đã qua các lớp bồi dưỡng tương đương với trình độ đại học. Để công tác kế toán thuận lợi hơn trong việc hạch toán, lưu trữ và xử lý các số liệu, ban lãnh đạo Trung tâm đã trang bị máy vi tính cùng với phần mềm kế toán VASJ ACCOUNTING để giảm bớt một phần công việc cho nhân viên. Hiện nay 100% người trong phòng kế toán sử dụng thành thạo phần mềm kế toán VASJ ACCOUNTING. 3.1.2 Nhược điểm Thứ nhất, Trung tâm hiện nay chưa áp dụng phương pháp dự phòng phải thu khó đòi, một phương pháp thể hiện nguyên tắc thận trọng của kế toán. Trong khi đó Trung tâm thường bán chịu cho khách hàng với các loại hàng hóa có giá trị lớn vì vậy rủi ro các khoản phải thu của Trung tâm là rất lớn. Tuy đa số khách hàng là những người khách quen, nhưng phương thức bán hàng này có ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Trung tâm. Thứ 2, trong điều kiện hiện nay, việc bán hàng là một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp. Để bán được hàng các doanh nghiệp không chỉ nghĩ đến việc mua cái gì và chất lượng như thế nào mà còn phải quan tâm đến quá trình tổ chức tiêu thụ hàng hóa trong đó có các phương thức bán hàng. Thực tế tại Trung tâm hầu hết chỉ bán hàng theo phương thức bán trực tiếp và bán tại kho của Trung tâm và các cửa hàng cũng được mở ra nhưng việc tiêu thụ hàng hóa cũng chưa áp dụng các phương pháp khác như: gửi hàng đi bán,.. một cách linh hoạt. Thứ 3, về hệ thống sổ, nhìn chung hệ thống sổ chi tiết về tổng hợp của Trung tâm khá hoàn thiện, đáp ứng được những yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên, đối với sổ chi tiết bán hàng mà Trung tâm đang sử dụng chỉ phản ánh doanh thu bán hàng tổng hợp của tất cả các loại hàng hóa mà không theo dõi doanh thu riêng của từng loại, số lượng, đơn giá từng loại hàng mà Trung tâm tham gia kinh doanh do đó kế toán đã không có số liệu đầy đủ để hạch toán lỗ lãi cho từng loại hàng hóa. Thứ tư, các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thu mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí mở L/C.. Trung tâm đã không hạch toán riêng vào TK 1 562 “Chi phí thu mua hàng hóa” mà Trung tâm lại hạch toán vào TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”. Hạch toán như vậy là không đúng với chuẩn mực kế toán chung, không phản ánh đúng trị giá vốn của hàng nhập khẩu cũng như không phản ánh đúng bản chất của chi phí mua hàng. Nó ảnh hưởng đến tính chính xác cho nhà quản trị doanh nghiệp để từ đó có biện pháp làm giảm chi phí và tăng lợi nhuận. 3.2 Yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Trung tâm TM & XNK thiết bị thủy. Trong quá trình thực tập tại Trung tâm TM & XNK thiết bị thủy, với những ưu điểm và nhược điểm đã chỉ ra ở trên, em nhận thấy công tác kế toán của Trung tâm tương đối khoa học cả về tổ chức bộ máy kế toán lẫn công tác hạch toán, tuy nhiên, trước những yêu cầu đa dạng của thực tế, không có gì là tuyệt đối hoàn hảo, do vậy, việc không ngừng tăng cường hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác đinh kết quả kinh doanh là hết sức cần thiết, các giải pháp hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế Tài chính, tôn trọng chế độ kế toán của nhà nước nhưng cũng phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp với hiệu quả cao nhất. Từ những kiến thức đã được học tập và nghiên cứu, trên cơ sở những yêu cầu đặt ra cộng với kết quả tìm tòi, học hỏi tại đơn vị thực tập, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thuỷ 3.2.1 Hoàn thiện về phân công bộ máy kế toán Phòng kế toán của Trung Tâm gồm 6 người, với trình độ cao kinh nghiệm lâu năm thực sự là một lợi thế của Trung tâm việc bố trí công việc của các thành viên trong phòng khá hợp lý. Tuy nhiên để nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thì có thể vài năm một lần kế toán viên nên đổi phần việc của mình cho người khác. Qua đó, mỗi người sẽ có một tầm nhìn khái quát hơn về kế toán, hiểu sâu sắc hơn từng phần hành công việc, đồng thời khi quay trở lại công việc cũ họ sẽ làm tốt hơn nữa việc làm đó sẽ tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc, tránh trường hợp thực hiện trùng lặp giữa các phần hành riêng. 3.2.2 Hoàn thiện về giá vốn hàng bán Hiện nay, Trung tâm đang tính trị giá vốn của hàng hoá xuất kho theo phương pháp thực tế bình quân gia quyền. áp dụng theo phương pháp này thì việc phản ánh số tiền tồn kho hàng hoá sẽ không được liên tục mà phải đến cuối tháng kế toán mới phản ánh được vì vậy trung tâm nên áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước, theo phương pháp này kế toán trừ sổ chi tiết hàng hoá cũng có thể rút được số lượng hàng tồn kho và số tiền tồn của hàng hoá, phản ánh kịp thời chính xác tình hình luân chuyển hàng hoá của doanh nghiệp. 3.2.3 Hoàn thiện về kế toán bán hàng Công ty có chính sách khuyến khích khách hàng để tăng doanh thu bán hàng nhằm tăng lợi nhuận, cụ thể như giảm giá cho các khách hàng mua với số lượng lớn, hay thực hiện việc chiết khấu bán hàng. Để hạch toán các nghiệp vụ này, Trung tâm phải sử dụng các tài khoản sau: TK 521: Chiết khấu bán hàng Nợ 532 : Giảm giá bán hàng Khi phát sinh chiết khấu, giảm giá hàng bán, kế toán ghi định khoản như sau: Nợ TK 521 Nợ TK 532 Có TK 131 Hoặc Có TK 111, 112 Đồng thời kế toán điều chỉnh doanh thu Nợ TK 511 Hoặc Nợ TK 512 Có TK 531 Có TK 532 Khi nộp tiền bán hàng cho ngân hàng, hiện nay kế toán không ghi qua tài khoản 113 mà chỉ khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi thẳng sang tài khoản 112, chỉ đến cuối tháng nếu ngân hàng chưa báo có, kế toán mới ghi qua tài khoản 113, như vậy, trong những thời điểm nhất định trong tháng, kế toán chưa phản ánh đầy đủ tiền vốn trong Trung tâm. Theo em, khi nộp tiền vào ngân hàng, căn cứ vào giấy nộp tiền đã được ngân hàng ký nhận, kế toán ghi định khoản như sau: Nợ TK 113 Có TK 111 Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng kê toán ghi Nợ TK 112 Có TK 113 3.2.4 Hoàn thiện việc sử dụng hệ thống sổ kế toán và tăng cường ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác hạch toán kế toán Nhìn chung, việc hạch toán trên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp của Trung tâm là khá hoàn thiện. Hệ thống sổ chi tiết đã đáp ứng được phần nào yêu cầu đặt ra là cho phép ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán đòi hỏi phải theo dõi chi tiết như công nợ, hàng hoá… để phục vụ yêu cầu kiểm tra và tính toán một số chi tiêu của trung tâm mà sổ tổng hợp không đáp ứng được. Tuy nhiên do Trung tâm từng bước áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán nên một số sổ được sửa đổi để phù hợp với đặc điểm của Trung tâm nhưng so với chế độ thì chưa phù hợp với kiểu mẫu thống nhất. Chẳng hạn như mẫu sổ bán hàng của Trung tâm do phần mềm kế toán cài đặt sẵn giúp theo dõi cả giá vốn, giá bán … nên Trung tâm không mở sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết giá vốn hàng bán như quy định của Bộ Tài chính. Nhưng sổ bán hàng của Trung tâm lại có nhược điểm là không có số liệu của các khoản giảm trừ doanh thu mà kế toán tổng hợp các khoản này từ các sổ chi tiết, nhật ký chứng từ và bảng kê có liên quan. Ngoài ra do sổ cái các tài khoản ghi chép thủ công mà không được tổng hợp từ máy nên thường không tập hợp đúng với thời gian quy định. Do vậy, Trung tâm xúc tiến việc cài đặt cũng như cải tiến chương trình biểu mẫu sổ cái vào máy vi tính đề giảm bớt tối đa việc ghi chép bằng tay và để kế toán viên có thể tổng hợp sổ cái được kịp thời. Hiện nay với xu hướng vi tính hoá hoạt động hạch toán do những ưu việt của việc sử dụng máy vi tính vào hạch toán như: - Giảm được lao động đơn điệu của nhân viên kế toán là vào sổ kế toán chi tiết, tính tổng hợp số liệu để lập chi tiết và báo cáo kế toán vì khi sử dụng phần mềm kế toán,. các công việc đó đã được máy tính tự động thực hiện, con người chỉ việc đưa đầy đủ dữ liệu cần thiết trên chứng từ gốc vào máy. - Cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng, chính xác. Khi sử dụng phần mềm kế toán ta có thể lấy số liệu trên các sổ chi tiết hoặc trên báo cáo tại bất kì thời điểm nào do số liệu đều được xử lý trực tiếp từ số liệu trên chứng từ gốc nên không có sự sai lệch số liệu. - Thuận tiện cho việc kiểm tra phát hiện sai sót vì mọi số liệu trên các sổ và báo cáo đều tổng hợp trực tiếp từ số liệu trên chứng từ gốc, không qua sổ trung gian nên khi có sai sót về số liệu trên sổ kết toán hoặc báo cáo kế toán ta chỉ việc kiểm tra thông tin trên chứng từ gốc, đối với máy vi tính thì việc tìm một hoặc một số chứng từ nào đó để kiểm tra, xem xét rất nhanh chóng và đơn giản. Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng các phần mền trên máy vi tính vào công tác hạch toán kế toán, Trung tâm đã cài đặt một số phần mềm kế toán phục vụ công tác phục vụ công tác nhập - xuất - tồn hàng hoá, quản lý quỹ - ngân hàng … và đã thu được những kết quả đáng kể. Nhưng do đặc thù kế toán hình thức nhật ký chứng từ mà công ty đang áp dụng nên việc đưa máy vi tính vào công tác hạch toán gặp rất nhiều khó khăn do hình thức nhật ký chứng từ có khối lượng sổ sách sử dụng nhiều, cấu tạo sổ phức tạp, quy trình ghi nhận và tổng hợp số liệu rắc rối, việc lập trình để vi tính hoá toàn bộ các phần hành là không thể. Theo ý kiến của em, Trung tâm nên có thay đổi mang tính triệt để: Thay đổi hình thức nhật ký - chứng từ bằng hình thức chứng từ ghi sổ hoặc hình thức nhật ký chung vì hai hình thức này đều phù hợp với việc áp dụng kế toán máy. Việc thay đổi này chắc chắn sẽ gây không ít khó khăn, lúng túng trong giai đoạn đầu nhưng khi đã vào nề nếp nó sẽ thực hiện sự pháp huy hiệu quả, góp phần nâng cao hơn nữa vai trò của công tác hạch toán kế toán, đặc biệt là công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Trung tâm. 3.3.5 Hoàn thiện việc sử dụng tài khoản 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Hiện tại, Trung tâm không sử dụng TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Điều này là không phù hợp với một doanh nghiệp kinh doanh thương mại có quy mô và có quan hệ giao dịch với nhiều khách hàng như Trung tâm. Mặc dù trong quá trình tiêu thụ, các cán bộ của Trung tâm rất thận trọng trong việc phân loại khách hàng đề xác định phương thức thanh toán tiền hàng nhưng số khách hàng có quan hệ thanh toán chậm với Trung tâm khá lớn. Trong kinh doanh, khó có gì đảm bảo một cách chắc chắn rằng những khách hàng này không bị mất khả năng thanh toán. Nếu điều này xảy ra, chắc chắc hoạt động của Trung tâm bị ảnh hưởng. Theo quy định của Bộ Tài chính, doanh nghiệp được trích dự phòng đối với khoản phải thu có chứng từ ghi nhận là khoản phải thu khó đòi như thời gian nợ quá hai năm, doanh nghiệp đã đòi nợ nhiều lần nhưng vẫn không thu được hoặc khách nợ đang trong giai đoạn làm thủ tục giải thể, phá sản hoặc bỏ trốn, hoặc bị giam giữ, xét hỏi … Việc trích lập dự phòng được tiến hành vào cuối niên độ kế toán. Qua thực tế tại Trung tâm, mặc dù kế toán có theo dõi công nợ của từng khách hàng trên sổ chi tiết TK 131 - Phải thu khách hàng và lên bảng cân đối chi tiết TK131 cũng phân định rõ khách hàng quá hạn thanh toán và khách hàng khó đòi nhưng không sử dụng TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Do đó, khi có khoản phải thu khách hàng không thu được, kế toán Trung tâm hạch toán trực tiếp luôn vào TK811 - Chi phí bất thường làm chi phí bất thường của niên độ kế toán độ kế toán đó tăng lên một cách đáng kể. Vì vậy, theo ý kiến của em, Trung tâm nên bổ sung vào hệ thống kế toán tài khoản của mình TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi và bổ sung thêm tiểu khoản 6426 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Nội dung TK 139 và trình tự hạch toán nghiệp vụ trích lập, hoàn nhập dự phòng theo như quy định của Bộ Tài chính. Theo quy định này, cuối năm kế toán, khi xác định được mức trích dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi: Nợ TK 642 (4626) : Chi phí dự phòng Có TK 139 : Trích dự phòng phải thu khó đòi Mức trích dự phòng này sẽ làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp của Trung tâm từ đó ảnh hưởng đến kết quả hoạt động tiêu thụ và lợi nhuận trước thuế của Trung tâm nhưng mức độ ảnh hưởng này sẽ nhỏ hơn rất nhiều so với việc không trích dự phòng và hạch toán toàn bộ khoản phải thu không thu được vào chi phí bất thường như trước đây Trung tâm vẫn tiến hành. 3.2.6 Hoàn thiện việc sử dụng tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa thực chi vào chi phí kinh doanh để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ sau. Trong kinh doanh thương mại, việc vật tư hàng hoá bị giảm giá là không thể tránh do những nguyên nhân cả chủ quan và khách quan như: do giá thị trường giảm, do công tác bảo quản kém … Đặc biệt các mặt hàng thiết bị thuỷ mà Trung tâm đang kinh doanh hiện nay rất nhạy cảm với giá cả thị trường và sự tiến bộ vượt bậc của công nghệ, với sự tấn công của hàng thường gọi là Đông Nam Á nhập từ Trung Quốc, giá thị trường của một số mặt hàng giảm mạnh, nhiều khi Trung tâm phải bán hàng thấp hơn giá mua và chịu lỗ. Do vậy, nếu Trung tâm có chính sách về mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hợp lý sẽ giúp đối phó kịp thời với vấn đề này. Theo quy định của Bộ Tài chính, dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu giá gốc (ghi trên sổ kế toán) với giá thị trường cùa từng loại hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được theo từng mặt hàng và chỉ được trích dự phòng giảm giá với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trường hiện tại giảm xuống so với giá gốc. Không được lấy phần tăng giá cả của mặt hàng này để bù cho phần giảm giá của mặt hàng khác. Tại Trung tâm TM & XNK thiết bị thuỷ, với phần mềm kế toán quản lý hàng tồn kho khá chi tiết như hiện nay, kế toán nên căn cứ trên giá cả thị trường để lập bảng tính, trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng có giá thị trường giảm so với giá bán gốc. Để kế toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, Trung tâm cần bổ sung vào hệ thống tài khoản của mình TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, quản lý và hạch toán theo đúng quy định của Bộ Tài chính về khoản dự phòng này. Theo quy định này, cuối niên độ kế toán, nếu có những chứng từ chắc chắn về giá thị trường có xu hướng giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho, kế toán tính toán và xác định số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm tiếp theo. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập kế toán ghi: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng hoá (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) 3.2.7 Hoàn thiện thủ tục cho khách hàng trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng đã xuất Việc khách hàng trả lại hàng đã mua làm ảnh hưởng tới doanh thu cũng như uy tín của Trung tâm. Do vậy, Trung tâm có quy định rất chặt chẽ về thủ tục trả lại hàng cụ thể: - Đơn vị mua (hoặc người mua - đối với tư nhân) phải có công văn xin trả lại hàng và ghi rõ lý do tại sao, theo hoá đơn số … ngày … tháng … năm …., mặt hàng, quy cách, số lượng, giá chưa thuế, thuế VAT, tổng số tiền phải thanh toán. Giám đốc trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, nếu hàng đảm bảo giữ nguyên hiện trạng ban đầu, đồng ý cho nhận lại phải ghi ý kiến trên công văn. Nhân viên bán hàng lập biên bản trả lại hàng có chữ ký của các bên. - Nhân viên bán hàng căn cứ vào biên bản trả lại hàng, công văn và hoá đơn GTGT của bên mua trả lại hàng để lập phiếu nhập lại hàng. Theo ý kiến của em, quy định này chỉ nên áp dụng đối với những đơn vị, cá nhân mua với số lượng và giá trị hàng trả lại lớn, đòi hỏi quy trình thủ tục phải chặt chẽ, đảm bảo sự thận trọng. Như vậy, thủ tục sẽ đơn giản và nhanh gọn hơn rất nhiều, tránh gây phiền hà cho khách hàng, tạo hình ảnh tốt đẹp trong thái độ phục vụ của Trung tâm đồng thời tạo thuận lợi cho công tác kế toán hàng bán bị trả lại. 3.3 Định hướng nhằm nâng cao công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Trung tâm TM & XNK thiết bị thủy. Là đơn vị trực thuộc Công ty tư vấn đầu tư & Thương mại, Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thuỷ có con dấu riêng và có tài khoản riêng, có đầy đủ tư cách pháp nhân. Ngay từ khi mới thành lập, dựa trên các chỉ tiêu kinh tế đạt được từ năm 1996 - 2006, Ban lãnh đạo Công ty và Trung tâm đề ra các phương hướng kinh doanh trong thời gian tới. Bảng 2.16 Phương hướng kinh doanh trong thời gian tới Đơn vị: 1.000.000đ Chỉ tiêu 2005 2006 2007 KH 2008 KH 2009 KH KH TH %KH KH TH %KH Doanh thu Công ty 28000 20863 94% 35000 28994 89.97% 45000 70000 95000 Doanh thu Trung tâm 28000 21362 90.36% 35000 23935 87.85% 38500 65000 80000 Như vậy trong phương hướng kinh doanh của Công ty, Trung tâm được giao nhiệm vụ từng bước nâng cao doanh thu, góp phần vào việc nộp ngân sách đầy đủ, bảo toàn số vốn nhà nước cấp và phát triển nguồn vốn kinh doanh. Về hoạt động kinh doanh thương mại Trung tâm phải tiền hành bảo đảm các yêu cầu sau: - Tích cực mở rộng, khai thác nguồn vật tư thiết bị trong và ngoài nước tiếp tục phục vụ theo đúng yêu cầu, giá cả hợp lý. - Phát huy tinh thần trách nhiệm đối với khách hàng, đảm bảo cung cấp vật tư thiết bị theo đúng yêu cầu, giá cả hợp lý. - Mở rộng thêm khách hàng để không ngừng tăng khối lượng vật tư thiết bị cung cấp - Môi giới dịch vụ mua bán tàu cũ - Liên doanh liên kết sản xuất thiết bị cung cấp cho ngành đóng tàu. Trung tâm tiếp tục kiện toàn tổ chức, sắp xếp công việc phù hợp với nhiệm vụ và khả năng của từng nhân viên. Về mặt tài chính, Trung tâm có định hướng là tìm cách sử dụng sao cho có hiệu quả nhất, rà soát chi tiêu theo tinh thần tiết kiệm đầu tư vào đúng lúc, đúng khoản mục. KẾT LUẬN Trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, tiêu thụ hàng hóa đã trở thành vấn đề đóng vai trò quyết định đối với sự sống còn và quá trình phát triển của doanh nghiệp thương mại nói chung, với Trung tâm Thương mại và Xuất nhập khẩu thiết bị thủy nói riêng. Do vậy việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán đã trở thành một yêu cầu tất yếu trong điều kiện hiện nay. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra kiểm soát các hoạt động kinh doanh của công ty, kế toán thực sự là công cụ đắc lực trong việc phản ánh với Giám đốc một cách chặt chẽ tình hình quản lý và sử dụng vốn phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành hoạt động chung toàn Trung tâm. Trong thời gian thực tập, tôi đã có nhiều nỗ lực và cố gắng trong việc tìm hiểu bộ máy tổ chức và công tác thực hành kế toán tại Trung tâm, đi sâu phân tích, đánh giá các ưu nhược điểm nhằm góp phần hoàn thiện hoạt động kế toán tại Trung tâm. Mặc dù bản Chuyên đề này đã được sự giúp đỡ hết sức tận tình của giáo viên hướng dẫn thực tập – Cô Phạm Thị Thuỷ cùng sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo và các cán bộ trong Trung tâm, nhưng chắc chắn bản Chuyên đề của tôi còn nhiều thiếu sót, hạn chế… Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của giáo viên hướng dẫn và Trung tâm nhằm tiếp tục hoàn thiện bản chuyên đề cũng như nâng cao tri thức bản thân. Tôi xin trân trọng cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Đại học kinh tế quốc dân - NXB thống kê 2005. 2. Giáo trình Tài chính học - Học viện tài chính. 3. Giáo trình Phân tích hoạt động kinh tế - Học viện tài chính. 4. Hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp. 5. Các thông tư của Bộ tài chính. 6. Cuốn hệ thống các văn bản hướng dẫn hạch toán Thuế GTGT. 7. Tài liệu thực tế của Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy. MỤC LỤC Mẫu sổ:01 GTKT- 3LL Số 296416