Chuyên đề Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội (EMI.Co)

vụ tư vấn, thiết kế, lắp ráp thiết bị thông tin, đồng thời lại cung cấp cả dịch vụ thông tin quảng cáo nên hình thức kế toán Nhật ký chứng từ mà công ty sử dụng là hợp lý và hiệu quả. Theo hình thức này kế toán sử dụng một số loại sổ sau: Nhật ký chứng từ số: 1,2,3,4,5,7,8,9. Các bảng kê số: 1,2,3,4,5,6,8,9,10. Bảng phân bổ số: 1,2,3. Theo hình thức Nhật ký chứng từ thì kế toán chi tiết thực hiện đan xen, song song với kế toán tổng hợp. Do vậy ngoài các sổ trên, kế toán còn mở Sổ chi tiết các tài khoản để ghi chép, lên bảng tổng hợp cuối kỳ và đối chiếu với Sổ cái các tài koản tương ứng, từ đó lấy thông tin lên báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Các Nhật ký chứng từ, Bảng kê và sổ cái đều được mở cho tất cả các tài khoản sử dụng, kể cả tài khoản tổng hợp và chi tiết. Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền diễn ra khá thường xuyên nên ở công ty có sử dụng nhật ký đặc biệt: Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền để tập hợp các nghiệp vụ cùng nội dung kinh tế. Bên cạnh đó kế toán cũng sử dụng Sổ quỹ tiền mặt để phản ánh các giao dịch liên quan đến tiền mặt để quản lý chặt chẽ hơn. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ được khái quát như sau: Bảng kê Chứng từ gốc và bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty EMI.CO Nhìn chung công ty đã áp dụng hệ thống sổ theo đúng chế độ ban hành, phù hợp với đặc điểm, điều kiện, trình độ của mình trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc chung. Các sổ đều thiết kế theo đúng biểu mẫu,các chỉ tiêu thống nhất, áp dụng phương pháp tính toán dễ hiểu,đơn giản.Mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều được phản ánh qua chứng từ, được ghi sổ một cách chính xác,đầy đủ và kịp thời. 1.5.3.4.Báo cáo tài chính. Công ty áp dụng kỳ hạch toán theo quý. Định kỳ công ty lập các báo cáo tài chính bao gồm: *Báo cáo kết quả kinh doanh. Nội dung và kết cấu của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Báo cáo “Kết quả hoạt động kinh doanh” là một báo cáo tài chính phản ánh tổng hợp doanh thu, chi phí và kết quả của các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Ngoài ra, báo cáo này còn phản ánh tình hình thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước cũng như tình hình thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn lại, được giảm và thuế GTGT hàng bán nội địa trong một kỳ kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh gồm 3 phần: - Phần phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau mỗi kỳ hoạt động (phần I “Lãi, lỗ”). Phần này có nhiều chỉ tiêu liên quan đến doanh thu, chi phí của hoạt động sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu liên quan đến thu nhập, chi phí của từng hoạt động tài chính và các hoạt động bất thường cũng như toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu thuộc phần này đều được theo dõi chi tiết theo số quý trước, quý này và luỹ kế từ đầu năm. - Phần phản ánh trách nhiệm, nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước gồm các chỉ tiêu liên quan đến các loại thuế, các khoản phí và các khoản phải nộp khác (phần II “tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước”). Các chỉ tiêu ở phần này cũng được chi tiết thành số còn phải nộp kỳ trước, số phải nộp kỳ này, số đã nộp trong kỳ này và số còn phải nộp đến cuối kỳ này cùng với số phải nộp, số đã nộp luỹ kế từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. - Phần phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn lại, được giảm và thuế GTGT hàng bán nội địa (phần III “Thuế GTGT được khấu trừ, thuế GTGT được hoàn lại, thuế GTGT được giảm, thuế GTGT hàng bán nội địa). Phần này chi tiết các chỉ tiêu liên quan đến thuế GTGT được khấu trừ, đã khấu trừ; được hoàn lại, đã hoàn lại; được giảm, đã giảm và số thuế GTGT còn được khấu trừ, còn được hoàn lại, còn được giảm cuối kỳ… *Bảng cân đối kế toán. Nội dung và kết cấu của Bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán là một báo cáo kế toán tài chính chủ yếu phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản ở một thời điểm nhất định. Như vậy, Bảng cân đối kế toán phản ánh mối quan hệ cân đối tổng thể giữa “Tài sản” và “Nguồn vốn” của doanh nghiệp, thể hiện phương trình kế toán cơ bản: Tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu Bảng cân đối kế toán phản ánh giá trị tài sản và nguồn vốn tại một thời điểm. Thời điểm đó thường là vào ngày cuối cùng của kỳ hạch toán. Bảng cân đối kế toán là tài liệu quan trọng phản ánh một cách tổng quát năng lực tài chính, tình hình phân bổ và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như triển vọng kinh tế tài chính trong tương lai. Bảng cân đối kế toán được kết cấu dưới dạng bảng cân đối số dư các tài khoản kế toán và xắp xếp trật tự các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý. Bảng cân đối kế toán được chia làm 2 phần ( có thể kết cấu theo kiểu hai bên hoặc một bên) là phần “Tài sản” và phần “Nguồn vốn”. Phần “Tài sản” phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp đến cuối kỳ hạch toán đang tồn tại dưới các hình thái và trong tất cả các giai đoạn, các khâu của quá trình kinh doanh. Các chỉ tiêu phản ánh trong phần tài sản được xắp xếp theo nội dung kinh tế của các loại tài sản của doanh nghiệp trong quá trình tái sản xuất. Phần “Nguồn vốn” phản ánh nguồn hình thành các loại tài sản của doanh nghiệp đến cuối kỳ hạch toán. Các chỉ tiêu ở phần nguồn vốn được xắp xếp theo từng nguồn hình thành tài sản của đơn vị (nguồn vốn của bản thân doanh nghiệp - vốn chủ sở hữu, nguồn vốn đi vay – vốn chiếm dụng…). Tỷ lệ và kết cấu của từng nguồn vốn trong tổng số nguồn vốn hiện có phản ánh tính chất hoạt động, thực trạng tài chính của doanh nghiệp. ở cả hai phần, ngoài cột chỉ tiêu còn có các cột phản ánh mã số của chỉ tiêu, cột số đầu năm và cột số cuối kỳ. Nội dung của Bảng cân đối kế toán thể hiện qua hệ thống các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản. Các chỉ tiêu được phân loại, xắp xếp thành từng loại, mục và từng chỉ tiêu cụ thể. Các chỉ tiêu được mã hoá để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu cũng như việc xử lý trên máy vi tính và được phản ánh theo số đầu năm, số cuối kỳ. - Phần “Tài Sản” Bao gồm các chỉ tiêu phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo và được chia thành 2 loại: + Loại A: Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn. Thuộc loại này gồm các chỉ tiêu phản ánh tài sản của doanh nghiệp là tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản lưu động khác và khoản chi sự nghiệp. + Loại B: Tài sản cố định và đầu tư dài hạn. Thuộc loại này có các chỉ tiêu phản ánh tài sản của doanh nghiệp là tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính dài hạn, chi phí XDCB dở dang và các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn. - Phần “Nguồn Vốn” Bao gồm các chỉ tiêu phản ánh các nguồn vốn hình thành các loại tài sản tại thời điểm lập báo cáo và được chia thành 2 loại chỉ tiêu: + Loại A: Nợ phải trả. Các chỉ tiêu này phản ánh các khoản nợ ngắn hạn, nợ dài hạn và một số khoản nợ khác mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm phải thanh toán, thể hiện mức độ phụ thuộc của doanh nghiệp đối với nguồn vốn hình thành tài sản. + Loại B: Nguồn vốn chủ sở hữu. Phản ánh các nguồn vốn, các quỹ của doanh nghiệp và nguồn kinh phí (nếu có), thể hiện mức độ độc lập, tự chủ về việc sử dụng các loại nguồn vốn của doanh nghiệp. Ngoài các chỉ tiêu trong phần chính, Bảng cân đối kế toán còn các chỉ tiêu ngoài Bảng cân đối kế toán. *Thuyết minh báo cáo tài chính. Đồng thời hàng tháng, hàng quý, hàng năm công ty còn thiết lập hệ thống báo cáo quản trị. Hệ thống này bao gồm một số các báo cáo thường xuyên sau: - Bảng tổng hợp chi phí bán hàng. - Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp. - Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định. - Báo cáo các tài khoản phải thu. - Bảng lỗ lãi mặt hàng vật tư nhập khẩu. - Bảng kê khai nộp thuế. Phần II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội. 2.1.Vai trò của công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Hoạt động kinh tế cơ bản của các doanh nghiệp thương mại là đưa các loại sản phẩm, hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng thông qua quá trình kinh doanh chủ yếu là bán hàng và mua hàng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Vì vậy, việc tiêu thụ hàng hoá không chỉ có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp mà còn đối với nền kinh tế quốc dân. Tiêu thụ hàng hoá tốt sẽ thúc đẩy quá trình lưu thông, trao đổi hàng hoá, thu hồi vốn nhanh, có điều kiện để quay vòng vốn và tiếp tục quá trình kinh doanh, tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển. Ngược lại, hàng hoá không tiêu thụ được gây ứ đọng vốn, vốn kinh doanh bỏ ra không bù đắp được chi phí, chẳng những đẩy doanh nghiệp đến bờ vực của sự phá sản mà còn gây nguy hại đến nền kinh tế quốc dân. Chính vì vậy tiêu thụ là một khâu quan trọng của quá trình lưu thông hàng hoá. Cùng với việc lưu thông hàng hoá, xác định đúng kết quả tiêu thụ là cơ sở đánh giá hiệu quả cuối cùng của các hoạt động kinh doanh trong mmột thời kỳ nhất định tại doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện với nhà nước, lập các quỹ, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong kỳ kinh doanh tiếp theo, Đồng thời đó cũng là số liệu cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm như các nhà đầu tư, các cấp chủ quản, các cơ quan quản lý tài chính, cơ quan thuế, các nhà quản lý doanh nghiệp, khách hàng... phục vụ cho những mục đích nhất định của từng đối tượng. 2.2.Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ. Các mặt hàng đều được tiêu thụ theo 2 phương thức: Bán buôn và bán lẻ. Tại Công ty EMI.Co hàng nhập khẩu được tiêu thụ theo phương thức: Bán buôn chuyển thẳng, bán buôn qua kho và bán lẻ. Trong ba phương thức thì bán buôn qua kho và chuyển thẳng phát sinh khá thường xuyên. *Phương thức bán buôn: Bán buôn là phương thức được áp dụng phổ biến tại Công ty với hầu hết các mặt hàng. Trước khi nhập hàng Công ty đã lập dự toán căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã ký, khả năng trúng thầu của các hồ sơ dự thầu và nhu cầu của thị trường với từng loại hàng hoá. Do đó, đối tượng tiêu thụ chủ yếu đã được xác định khá chắc chắn nên khi hàng về tuỳ theo điều khoản thoả thuận trong hợp đồng mà chuyển hàng cho khách hàng. Khách hàng tuỳ theo địa điểm, nhu cầu sẽ thoả thuận với Công ty về công tác vận chuyển. Về phía Công ty, phụ thuộc vào khả năng vận chuyển hiện có mà vận chuyển thẳng đến cho khách hàng hay chuyển về kho. Tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng, đối với những khách hàng ở gần nơi nhận hàng của Công ty thì nhân viên Công ty sẽ vận chuyển thẳng đến đơn vị đó mà không nhập hàng về kho. Còn nếu nơi nhận hàng gần ngay kho của Công ty tại Lạc Trung hay các trung tâm cửa hàng của Công ty thì hàng nhập khẩu sẽ được chuyển về kho. Sau đó mới tiến hành giao hàng đến khách hàng theo hợp đồng ký kết. Với phương thức bán buôn qua kho thì hàng hoá được theo dõi chi tiết về nhập, xuất, tồn cũng như có các phương pháp bảo quản thích hợp. *Phương thức bán lẻ: Đối với phương thức bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng cũng có nhưng rất ít và chỉ phổ biến với các linh kiện nhỏ, các thiết bị dùng phổ biến như: loa, đài, micro... Việc tổ chức công tác bán lẻ chủ yếu là nhằm mục đích giới thiệu các mặt hàng, sản phẩm và dịch vụ của Công ty. Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và phân phối hàng hoá tới hệ thống các trung tâm, cửa hàng, chi nhánh của Công ty để tiêu thụ. Trong nghiệp vụ này, chứng từ được sử dụng để hạch toán là Hoá đơn bán hàng kiêm Phiếu xuất kho, vận đơn và các chứng từ thanh toán khác... 2.3.Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng. 2.3.1. Hạch toán quá trình bán hàng. Để có được đơn đặt hàng hay hợp đồng Công ty sẽ tham gia đấu thầu, nếu trúng thầu Công ty sẽ tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng ghi trong hợp đồng từ các nhà cung ứng truyền thống của Công ty và thực hiện bán hàng cho khách. * Đối với nghiệp vụ bán buôn qua kho. Hàng hoá sau khi đã được bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng sẽ được nhập kho hàng hoá. Người nhận hàng của Phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu đưa hàng hoá nhận ở cảng về kho của Công ty để nhập kho. Thủ kho căn cứ vào khối lượng nhập thực tế để báo với Phòng kế hoạch - tài vụ viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập trên cơ sở hoá đơn mua hàng ( cụ thể đối với hàng nhập khẩu là Invoice ). Phiếu nhập kho gồm 3 liên: Phòng kinh doanh giữ 1 liên. Người lập phiếu giữ 1 liên tại quyển phiếu nhập. Thủ kho giữ 1 liên, sau khi vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho chuyển lên cho Phòng tài vụ giữ. Mẫu Phiếu nhập kho của Công ty được lập như sau: Đơn vị: Công ty EMI.co Mẫu số: 01- VT Địa chỉ: số 5A Thi sách- hà nội Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Phiếu nhập kho Ngày 05 tháng 9 năm 2004 Số: 276 Nợ: Có: Họ tên người giao hàng: Công ty SYSTEM INTERLACE COMPANY Theo Invoice số: 1089/SYS ngày 18 tháng 8 năm 2004 của Công ty SYSTEM INTERLACE COMPANY( Singapore ) Nhập tại kho: Kho Công ty. STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Chứng từ Thực nhập 1 Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh 01 01 1.064.117.040đ Cộng 1.064.117.040đ Cộng thành tiền( viết bằng chữ): Một tỷ không trăm sáu mươi bốn triệu một trăm mười bẩy triệu không trăm bốn mươi đồng./ Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nhập hàng về kho, Công ty gửi giấy báo nhận hàng đến cho khách hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế, Phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng( Hoá đơn GTGT). Trên hoá đơn phải ghi rõ: Tên hàng hoá, dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế GTGT, Tổng số tiền thanh toán. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Một liên Phòng kế toán giữ. Một liên giao cho khách hàng khi khách hàng đến nhận hàng. Một liên do thủ kho giữ. Mẫu hoá đơn GTGT được lập như sau: Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01GTKT – 31 Liên 03 ( dùng để thanh toán) AA/ 99B Ngày 10 tháng 9 năm 2004 N 075535 đơn vị bán hàng: Công ty XNK thiết bị vật tư thông tin ( EMI.Co) địa chỉ: 5A Thi Sách – Hà Nội số tài khoản: ............................................... điện thoại số: ......... MS: 0100108335-1 Họ tên người mua: Trung tâm âm thanh – Đài tiếng nói Việt Nam Đơn vị: ........................................................................................... Địa chỉ: 39 Bà Triệu – Hà Nội Số tài khoản: ............................................... Hình thức thanh toán: ................................. MS: ............................................................. STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh Bộ 02 1.150.000.000 2.300.000.000đ Cộng tiền hàng: 2.300.000.000đ Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 230.000.000đ Tổng cộng tiền thanh toán 2.530.000.000đ Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ năm trăm ba mươi triệu đồng chẵn./ Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Khi khách hàng cầm Hoá đơn GTGT xuống kho nhận hàng, căn cứ vào cột số lượng ghi trên Hoá đơn thủ kho xuất hàng giao cho khách. Trên cơ sở Hoá đơn GTGT kế toán ghi định khoản: Nợ TK 131 Căn cứ vào tổng số tiền thanh toán Có TK 511 Căn cứ vào giá bán ở cột thành tiền Có TK 3331 Căn cứ vào dòng tiền thuế GTGT Đồng thời căn cứ vào Phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT kế toán phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 1561 - Căn cứ vào Hoá đơn GTGT kế toán ghi Sổ chi tiết bán hàng(Bảng số 1) + Phương pháp ghi sổ chi tiết bán hàng ở Công ty như sau: Sổ này được mở chung cho tất cả các hàng hoá đã bán hoặc đã cung cấp trong quý, được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Cột 1: Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ. Cột 2,3: Ghi số Hoá đơn và ngày tháng lập Hoá đơn. Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với Nợ TK131 Cột 6,7,8,9,10: Căn cứ vào cột số lượng, đơn giá, dòng cộng tiền hàng, dòng tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán trên hoá đơn GTGT kế toán ghi vào các cột tương ứng. Cột 9, 10: Ghi số phải giảm trừ vào doanh thu (nếu có) Cuối quý, căn cứ vào Sổ chi tiết bán hàng phần cộng Có TK511, Nợ TK 131 kế toán ghi vào bảng kê tổng hợp. - Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT kế toán ghi Sổ chi tiết vật tư hàng hoá ( Bảng số 2). + Phương pháp lập Sổ chi tiết vật tư hàng hoá như sau: Sổ chi tiết vật tư hàng hoá ở Công ty được mở cho từng loại sản phẩm hàng hoá và được mở từ ngày hàng hoá được mua về nhập kho. Cột 1,2: Ghi số hiệu, ngày tháng của Phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT Cột 3: Diễn giải tóm tắt nội dung của chứng từ Cột 4: Căn cứ vào cột đơn giá ghi trên Phiếu nhập kho và hoá dơn GTGT để ghi vào các dòng tương ứng trên cột này Cột 5,6: Căn cứ vào cột số lượng (thực nhập) và cột thành tiền ghi trên phiếu nhập kho Cột 7: Căn cứ vào cột số lượng ghi trên hoá đơn GTGT Cột 8: Căn cứ vào cột số lượng và cột đơn giá ghi trên hoá đơn GTGT (cột 8 = cột 4 * cột 7) Cột 9: Căn cứ vào số lượng và trị giá sản phẩm, hàng hoá nhập kho, xuất kho ghi trên Phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán tính được trị giá vốn của hàng xuất bán theo phương pháp thực tế bình quân gia quyền (Phần này sẽ được trình bày cụ thể ở phần kế toán giá vốn hàng bán) Cột 10, 11: Căn cứ vào Phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán tính số lượng, giá trị sản phẩm, hàng hoá tồn kho. *Đối với trường hợp bán buôn theo hình thức chuyển hàng. Khi hàng về đến sân bay, bến cảng, sau khi được bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng, người nhận hàng của Phòng kinh doanh XNK đưa hàng hoá đi bán luôn cho khách hàng không qua kho, hàng hoá vẫn thuộc sở hữu của Công ty, khi đó kế toán chưa định khoản. Chỉ khi khách hàng ký nhận đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán vào “Hoá đơn bán hàng” gửi hàng đi bán do ngươì giao hàng của Công ty đưa thì căn cứ vào “Hoá đơn bán hàng” kế toán ghi Sổ chi tiết bán hàng theo định khoản: Nợ TK 131 căn cứ vào tổng số tièn thanh toán Có TK 511 Căn cứ vào giá bán ở cột thành tiền Có TK 3331 Căn cứ vào thuế GTGT Đồng thời căn cứ vào hóa đơn mua hàng ( theo Invoice số..) kế toán phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán và ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản: Nợ TK 632 Căn cứ vào giá mua Có TK 331 Cả hai trường hợp trên nếu khách hàng trả tièn ngay( bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ), trên cơ sở phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi sổ chi tiết thanh toán với khách hàng theo định khoản: Nợ TK 111 Nợ TK 112 Có TK 131 Và ghi vào bảng kê số 1 – Ghi nợ TK 111 và bảng kê số 2 – ghi nợ TK112. * Đối với nghiệp vụ bán hàng bán lẻ. Như đã biết bán lẻ là hoạt động không nhiều của Công ty. Phòng kinh doanh của Công ty chủ yếu là bán buôn hàng hoá. Vì vậy doanh thu bán lẻ chiếm tỷ trọng rất nhỏ so với tổng doanh thu bán buôn. Khi bán lẻ hàng hoá khách hàng thanh toán tiền ngay và được kế toán theo dõi trên Sổ chi tiết bán hàng và Sổ chi tiết vật tư hàng hoá. Trường hợp bán lẻ khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Khi khách hàng đến mua hàng, kế toán vật tư hàng hoá viết hóa đơn GTGT đưa cho khách hàng chuyển đến cho kế toán tiền mặt. Căn cứ vào tổng số tiền thanh toán ghi trên hoá đơn, kế toán tiền mặt viết phiếu thu rồi chuyển hoá đơn và phiếu thu cho thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu tiến hành thu tiền của khách, sau đó đóng dấu “ Đã thu tiền ” lên hoá đơn giao lại cho khách hàng đem xuống kho để nhận hàng. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT kế toán phản ánh doanh thu bán hàng trên Sổ chi tiết bán hàng theo định khoản: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TkK 3331 Căn cứ vào phiếu thu kế toán phản ánh tình hình thanh toán với khách hàng trên Sổ chi tiết thanh toán với khách mua lẻ theo định khoản: Nợ TK 111 Có TK 131 Đồng thời phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán trên Sổ chi tiết vật tư hàng hoá theo định khoản: Nợ TK632 Có TK 1561 2.3.2 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Công ty bán hàng cho khách dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, do đó phải căn cứ vào mặt hàng, chủng loại, mẫu mã, quy cách, phẩm chất... Ghi trong hợp đồng Công ty mới tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo đúng yêu cầu của khách hàng. Chính vì vậy, trong quá trình bán hàng ở Công ty không có trường hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, do đó Công ty không sử dụng các TK 531, 532 cũng như không hạch toán các TK này. 2.3.3 Kế toán giá vốn hàng bán. * Phương pháp xác định giá vốn hàng bán Hiện tại Công ty đang áp dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng bán theo phương pháp thực tế bình quân gia quyền. Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ = Giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất kho trong kỳ x Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ Giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất kho trong kỳ = Giá thành thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ + Giá thành thực tế thành phẩm nhập kho trong kỳ Số lượng hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng hoá nhập kho trong kỳ * Kế toán giá vốn hàng bán Khi xuất bán hàng hoá, kế toán Công ty căn cứ vào số lượng hàng xuất bán ghi trên hoá đơn, giá mua thực tế của hàng nhập kho ( giá mua theo phiếu nhập kho bao gồm: giá mua + phí điện chuyển tiền ) để tính trị giá mua thực tế của hàng xuất bán theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền của số lượng hàng hiện có trước khi xuất hàng. Như vậy, ở đây mới chỉ phản ánh phần giá mua thực tế nhập kho của hàng xuất bán trong giá mua thực tế của hàng xuất bán. Về chi phí mua hàng chưa được tính vào giá vốn hàng xuất bán khi xuất hàng. Với những mặt hàng chuyên dụng mà Công ty kinh doanh thì nguồn hàng chủ yếu là hàng ngoại nhập, vì vậy chi phí mua hàng của Công ty bao gồm các khoản: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá từ nơi mua vè kho của Công ty, chi phí cho cán bộ mua hàng, chi phí cho công tác giao nhận, Hải quan và kiểm tra hàng hoá. Trong đó chi phí vận chuyển hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số chi phí mua hàng của Công ty. Khi mua hàng, có phát sinh chi phí mua hàng, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi sổ chi phí mua hàng ( bảng số 4 )theo định khoản: Nợ TK 1562 “ chi phí mua hàng” Có TK 111 “Tiền mặt “ Sổ chi phí mua hàng được mở theo quý, theo dõi cho tất cả các loại hàng hoá, vật tư . Đến cuối kỳ kế toán mới tiến hành phân bổ( thường là kết chuyển hết ) cho hàng bán ra trong một quý Nợ TK632 Có TK 1562 Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán vào Sổ chi tiết vật tư hàng hoá ở Bảng số 2. Theo số lượng ở Bảng trên ta tính được trị giá mua của hàng xuất bán theo giá mua. Trước hết ta tính giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất kho trong kỳ, áp dụng công thức trên ta có: Giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất kho trong kỳ = 1.064.610.000 + 1.064.117.040 1 + 1 = 1.064.363.520 Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ = 1.064.363.520*2 = 2.128.727.040 Căn cứ vào hoá dơn GTGT số 36536, số hàng được giao bán cho khách hàng, kế toán phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán Nợ TK 632: 2.128.727.040 Có TK 1561: 2.128.727.040 Như vậy, từ Sổ chi tiết vật tư hàng hoá tính được đơn giá bình quân gia quyền mặt hàng xuất bán, tính được trị giá mua thực tế của hàng xuất bán cho từng mặt hàng. Cuối quý, từ các sổ chi tiết của từng mặt hàng, số liệu tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn được ghi vào Báo cáo chi tiết tồn kho hàng hoá cho tất cả các mặt hàng trong quý như Bảng số 3. Thực chất, đây chính là sổ tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn của các loại hàng hoá trong kho phục vụ cho công tác quản lý cũng như công tác kế toán trong khâu tổng hợp và kết chuyển giá vốn hàng bán. Quý 3/2004, toàn bộ hàng hoá xuất bán được coi là tiêu thụ trong kỳ được kết chuyển giá vốn hàng bán ( theo bảng số 3 ) và chi phí mua hàng được phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ là: Nợ TK 632: 15.744.613.171 Có TK 1561: 15.724.113.471 Có TK1562: 20.500.000 Căn cứ vào số liệu tính được kế toán ghi vào cột Nợ TK 632/ Có TK 1561, Có TK 1562 trên Bảng kê tổng hợp – loại sổ mà Công ty sử dụng để phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán cũng như doanh thu của hàng bán trong kỳ. Cuối quý, kế toán lấy số liệu ở Bảng kê tổng hợp và các sổ kế toán liên quan để vào sổ cái TK tổng hợp đóng thành quyển mở cho cả năm. Số liệu ở Sổ cái này là cơ sở để lập báo cáo quyết toán. Bảng số 4 Sổ chi phí mua hàng Tài khoản: 1562 Từ ngày 01/07 đến 30/09/2004 SDĐK: Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền S N Nợ Có 17/7 348 17/7 Chi phí v/c( cụm loa 25 WEM ) 111 3.570.748 12/8 452 12/8 Chi phí kiểm tra ( máy ghi âm chuyên dụng) 111 2.598.462 25/8 469 25/8 Chi phí bốc dỡ ( Radio Tecvn R- 9701) 111 4.682.594 4/9 478 4/9 Chi phí v/c, lệ phí Hải quan, kiểm hoá ( hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh ) 111 5.272.652 ... .... ... ... ... Cộng quý III/2004 25.000.000 Cuối kỳ kết chuyển sang giá vốn hàng bán 632 20.500.000 SDCK 4.500.000 Bảng số 5 Bảng kê tổng hợp Quý III/2004 stt Ghi có các TK Ghi nợ các TK 511 1561 1562 131 18.416.172.854 632 15.724.113.471 20.500.500 Sổ cái TK 511 “Doanh thu bán hàng” Quý III/2004 SDĐK: Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền S N N C 30/9 572 30/9 Tiền bán hàng K/c DTT 131 911 18.416.172.854 18.416.172.854 Cộng SPS SDCK 18.416.172.854 18.416.172.854 Sổ cái TK 632 “Giá vốn hàng bán” Quý III/2004 SDĐK: Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền S N N C 30/9 572 30/9 Giá vốn hàng bán K/c giá vốn hàng bán 156 911 15.744.613.471 15.744.613.471 Cộng SPS SDCK 15.744.613.471 15.744.613.471 2.3.4.Hạch toán thanh toán với khách hàng. Song song với việc hạch toán doanh thu, kế toán phản ánh tình hình thanh toán với khách hàng về số tiền bán sản phẩm, hàng hoá. Việc theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng được thực hiện trên sổ chi tiết thanh toán với người mua. Về nguyên tắc, công ty phải hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng đơn vị khách hàng. Đối với những khách hàng thường xuyên của Công ty như Trung tâm Âm thanh; Đài phát thanh tỉnh Thanh Hoá; Đài Phú Yên … kế toán mở sổ chi tiết theo dõi cho từng đối tượng (Bảng số 6). Đối với khách hàng không thường xuyên ( khách mua lẻ) kế toán theo dõi chung trên sổ chi tiết thanh toán với đối tượng khách mua lẻ. ( Bảng số 7). + Phương pháp ghi sổ này như sau: Căn cứ vào giá bán ở cột thành tiền trên hoá đơn GTGT và phiếu thu hoặc giấy báo có kế toán ghi sổ chi tiết thanh toán với người mua. Cột 1 : Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ Cột 2, 3 : Ghi số và ngày trên chứng từ ( Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có…) Cột 4 : Ghi tóm tắt nội dung chứng từ. Cột 5 : Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với TK 131 Cột 7 : Ghi số phát sinh nợ tài khoản 131, căn cứ vào tổng số tiền thanh toán ghi trên Hoá đơn GTGT Cột 8 : Ghi số phát sinh có TK 131, căn cứ vào Phiếu thu, Giấy báo có của ngân hàng Cột 9, 10 : - Dòng số dư đầu kỳ : Căn cứ vào dòng số dư cuối kỳ hiện trên sổ chi tiết thanh toán với người mua của khách hàng đó ở quý trước ghi vào cột tương ứng. - Dòng số dư cuối kỳ = Dư đầu kỳ + Phát sinh nợ – Phát sinh có (nếu dư đầu kỳ là dư nợ). - Dư cuối kỳ = Dư đầu kỳ + Phát sinh có – Phát sinh nợ (nếu dư đầu kỳ là dư có). Cuối quý, căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người mua kế toán lập bảng kê 11 – Phải thu của khách hàng ( Bảng số 8). Bảng số 6 Sổ chi tiết thanh toán với người mua Tài khoản : 131 Đối tượng : Trung tâm âm thanh - Đài TNVN Từ ngày 01/07 đến 30/09/2004 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK dư Số phát sinh Số dư S N N C N C 1. Số dư đầu kì 2. Số p/s tkỳ … … 75535 10/9 Hệ thống thiết bị đo & kiểm tra chuyên dụng 511 2300000000 331 230000000 52 27/9 Thanh toán tiền hàng 1111 2139576000 … … Cộng số phát sinh 253000000 2139576000 3. Số dư cuối kỳ 390424000 Bảng số 7 Sổ chi tiết thanh toán với người mua Tài khoản : 131 Đối tượng : Khách mua lẻ Từ ngày 01/07 đến 30/09/2000 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh S N S N … … … … … … … Ngô Đức Thành (Radio Tecsvn R-9701) 511 3331 111 327.272 32.728 360.000 Phạm Minh Tuấn ( máy ghi âm chuyên dụng) 511 3331 111 15.000.000 1.500.000 16.500.000 … … … … … … … Cộng quý III/2000 1.596.780.000 1.596.780.000 Bảng số 8 Bảng kê số 11 – phải thu của khách hàng Tài khoản : 131 Quý III/2000 Từ ngày 01/07 đến 30/09/2000 STT Tên người mua Số dư nợ đầu quý Số phát sinh Số dư nợ cuối quý N C 1. Đài PT tỉnh Thanh Hoá 57.480.000 980.768.540 952.246.974 86.001.746 2. Đài Phú Yên 256.920.796 750.000.000 1.006.926.796 3. Trung tâm Âm thanh - Đài TNHN 8.796.540.000 5.768.795.000 3.027.745.000 … … … … … … 240 Khách mua lẻ 1.596.780.000 1.596.780.000 Cộng 2.081.026.970 18.890.245.348 17.529.689.000 3.441.583.318 2.4. Hạch toán chi phí bán hàng. + Nội dung Chi phí bán hàng ở công ty bao gồm: - Chi phí nhân viên: Gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên tham gia quá trình bán hàng. - Chi phí vật liệu, bao bì: Như giấy, nylon… để bao gói sản phẩm, hàng hoá, nhiên liệu dùng cho vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong tiêu thụ. - Chi phí dụng cụ đồ dùng ( Chi phí về công cụ, dụng cụ, đồ dùng tính toán, làm việc… trong khâu tiêu thụ sản phẩm). - Chi phí khấu hao TSCĐ ( Chi phí khấu hao TSCĐ dùng trong khâu tiêu thụ sản phẩm như ở cửa hàng, nhà kho…) - Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá - Chi phí dịch vụ mua ngoài( chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá…) - Chi phí bằng tiền khác (chi phí lắp đặt, công tác phí, chi phí cho hội nghị khách hàng…) Một số đơn vị trực thuộc như trung tâm tiếp thị thông tin, trung tâm quảng cáo khi có chi phí phát sinh công ty cũng tính hết vào chi phí bán hàng. + Tài khoản sử dụng Để hạch toán và quản lý các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng, nhằm xác định chính xác chi phí cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 641 “ Chi phí bán hàng”. Chi phí bán hàng ở Công ty được tính chung cho toàn bộ hàng hoá chứ không phân bổ cho từng loại hàng hoá. Tài khoản 641 “ Chi phí bán hàng”: Tập hợp và kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Tài khoản 641 được mở chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2: TK6411 – Chi phí nhân viên TK 6412 – Chi phí vật liệu TK 6413 – Chi phí dụng cụ đồ dùng TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415 – Chi phí bảo hành TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 – Chi phí khác bằng tiền + Hình thức sổ kế toán Để theo dõi các khoản chi phí bán hàng, kế toán mở sổ chi tiết chi phí bán hàng. Sổ chi tiết chi phí bán hàng được mở theo quý. Hàng ngày khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc như: Hoá đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu xuất kho công cụ dụng cụ, bảng tính lương và các khoản trích theo lương, bảng tính và phân bố khấu hao kế toán ghi Sổ chi tiết chi phí 641 (Bảng 9) theo định khoản Nợ TK641 (Chi tiết : Nợ TK641…) Có TK liên quan Các chi phí phân bổ vào chi phí bán hàng như: Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, chi phí công cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ được tập hợp vào các bảng phân bố số1, số 2, số 3. Các khoản chi phí bán hàng được thanh toán bằng tiền, căn cứ vào phiếu chi hoặc giấy báo nợ kế toán ghi Nhật ký chứng từ số 1, số 2 cột nợ TK641. Cuối quý, tổng hợp các khoản chi phí theo từng khoản mục để ghi vào bảng kê số 5 (Bảng 11) Bảng kê số 5 là sổ kế toán tổng hợp theo dõi số phát sinh có của các tài khoản đối ứng nợ với tài khoản 641, 642. Cơ sở để ghi vào bảng kê số 5 và Nhật ký chứng từ số 1, số 2; Bảng phân bố số 1, số 2, số 3; Sổ chi tiết chi phí 641; Sổ chi tiết chi phí 642. *Cách ghi Bảng kê số 5 đối với tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” Căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 1, số 2 dông nợ TK641 để ghi vào cột có TK111, TK112. Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH để vào cột có TK334,338 Căn cứ vào bảng phân bổ công cụ dụng cụ để ghi vào cột có TK153 Căn cứ vào bảng tính và phân bố khấu hao TSCĐ dùng cho công tác bán hàng như nhà kho, cửa hàng kế toán ghi vào cột có TK214 Căn cứ vào kế hoạch trích trước chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí sửa chữa TSCĐ để ghi vào cột có TK335. Căn cứ vào số phân bổ chi phí đồ dùng văn phòng( loại phân bổ nhiều lần) kế toán ghi vào bên có TK1421 Cuối quý, căn cứ vào số liệu tổng hợp trên Bảng kê số 5 phần cộng nợ TK641 kế toán kết chuyển hết cho hàng bán ra để xác định kết quả. Nợ TK911: 184.771.509 Có TK641: 184.771.509 2.5.Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. +Nội dung Chi phí ở công ty bao gồm các khoản: - Chi phí nhân viên quản lý: Gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của cán bộ, nhân viên quản lý. - Chi phí vật liệu quản lý : Trị giá các loại vật liệu, nhiên liệu dùng cho hoạt động quản lý, cho việc sửa chữa TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp. - Chi phí dụng cụ đồ dùng văn phòng. - Chi phí khấu hao TSCĐ như văn phòng làm việc của công ty - Thuế, phí, lệ phí ( thuế nhà đất) - Chi phí dự phòng ( dự phòng giảm giá hàng tồn kho…) - Chi phí dịch vụ mua ngoài ( chi phí điện nước, điện thoại,…) - Chi phí khác bằng tiền ( công tác phí, chi hội nghị, tiếp khách…) + Tài khoản sử dụng Để tập hợp các chi phí phát sinh thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: Tập hợp và kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp. Cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không được phân bổ riêng cho từng loại sản phẩm. Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2 TK6421 – Chi phí nhân viên quản lý TK6422 – Chi phí vật liệu quản lý TK6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng TK6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ TK6426 – Chi phí dự phòng TK6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK6428 – Chi phí khác bằng tiền TK6425 – Thuế, phí, lệ phí + Hình thức sổ kế toán Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán mở sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Sổ này được mở theo quý. Hàng ngày khi phát sinh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như: Bảng lương và các khoản trích lương, bảng tính và phân bố khấu hao tài sản, hoá đơn mua hàng, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, giấy báo nợ, phiếu chi …kế toán ghi định khoản Nợ TK642 (Chi tiết : Nợ TK642…) Có TK Liên quan Và ghi sổ chi tiết chi phí 642 (bảng 10). Cuối quý tổng hợp các khoản chi phí theo từng nội dung chi phí để ghi vào Bảng kê số 5. Cách ghi vào Bảng kê số 5 đối với TK642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” tương tự như đối với TK641 “Chi phí bán hàng” Cuối quý, căn cứ vào số liệu tổng hợp trên Bảng kê số 5 phân công nợ TK642 kế toán kết chuyển hết cho hàng bán ra để xác định kết quả. Nợ TK911: 452.319.529 Có TK642: 452.319.529 2.6.Hạch toán chi phí hoạt động tài chính. Trong quý III/2004 Công ty không phát sinh hoạt động này. 2.7. Hạch toán doanh thu hoạt động tài chính. Trong quý III/2004 Công ty không phát sinh hoạt động này 2.8.Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán tiến hành xác định kết quả bán hàng của công ty vào cuối quý. Quá trình xác định kết quả bán hàng của công ty được thực hiện như sau: - Xác định doanh thu thuần Như chúng ta đã biết ở phần kế toán bán hàng, công ty không có các khoản giảm trừ doanh thu nên doanh thu thuần chính là tổng doanh thu bán hàng. Căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng (dòng cộng quý, cột thành tiền) jt xác định được tổng doanh thu bán hàng. - Xác định lãi gộp: ở Công ty, việc xác định lãi gộp của từng loại hàng hoá được thể hiện trên Bảng phân tích lãi, lỗ (bảng 9) *Cách lập Bảng phân tích lãi lỗ Bảng phân tích lãi, lỗ được xác định vào cuối quý. Căn cứ vào số liệu trên Báo cáo chi tiết tồn kho hàng hóa (Cột tên vật tư, hang hoá,; Cột thành tiền (gb); Cột thành tiền (gv) kế toán ghi vào cột tương ứng trên Bảng phân tích lãi, lỗ. Sau đó kế toán xác định lãi gộp từng mặt hàng theo công thức: Lãi gộp mặt hàng i = Doanh thu mặt hàng i – Giá vốn mặt hàng i Và tổng lãi gộp chính là tổng cộng lãi gộp của tất cả các mặt hàng. Bảng phân tích lãi lỗ Quý III/2004 Đơn vị tính : đồng Tên mặt hàng Doanh thu Giá vốn Lãi gộp Cụm loa 25 WEM 240.000.000 212.000.000 28.000.000 Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh 2.300.000.000 2.128.727.040 171.272.960 … … … … Tổng cộng 18.416.172.854 15.724.113.471 2.692.059.383 Vì chi phí mua hàng không phân bổ cho từng loại hàng mà cuối kỳ mới đuợc kết chuyển vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” tính giá vốn hàng bán chung cho tất cả các loại hàng bán ra trong kỳ nên cột giá vốn trên Bảng phân tích lãi, lỗ thực tế mới chỉ phản ánh trị giá mua của hàng bán ra. Tức là lãi gộp ở đây còn phải bao gồm chi phí mua hàng của hàng xuất bán. Lãi gộp thực = Tổng lãi gộp – Chi phí mua hàng = 2.692.059.383 – 20.500.000 = 2.671.559.383 Như vậy, kết quả cuối cùng (lãi, lỗ), được xác định chung cho tất cả các loại sản phẩm hàng hoá. - Xác định kết quả bán hàng Sau khi xác định lãi gộp cho tất cả các loại hàng hoá, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả, phần này đã được trình bày ở phần CPBH và CPQLDN. Lãi thuần hay kết quả bán hàng của công ty quý III/2004 được xác định và phản ánh vào Sổ cái tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Thuế GTGT được tính bằng cách lấy giá bán (giá chưa có thuế GTGT) cộng với các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán ( nếu có) rồi nhân với thuế suất thuế GTGT áp dụng cho hàng hoá, dịch vụ đó. Để theo dõi thuế GTGT phải nộp của hàng bán ra trong kỳ, kế toán mở “Sổ theo dõi thuế GTGT phải nộp”. Kết cấu Sổ này gồm có 3 phần: - Phần “Thuế GTGT đầu ra” phản ánh tổng số thuế GTGT đầu ra của từng loại hàng hoá bán ra trong quý, các loại hàng hoá chịu thuế suất khác nhau mỗi loại được ghi 1 dòng. - Phần “Thuế GTGT đã nộp” phản ánh tổng số tiền thuế GTGT đã nộp trong kỳ được ghi theo chứng từ nộp thuế (Phiếu chi, Giấy báo nợ). - Phần “Thuế GTGT còn phải nộp” phản ánh số thuế GTGT còn phải nộp cuối quý, được tính dựa vào số thuế GTGT còn phải nộp đầu quý, số thuế GTGT đầu ra phát sinh trong quý, số thuế GTGT đã nộp và số thuế GTGT được khấu trừ. Căn cứ để ghi “Sổ theo dõi thuế GTGT phải nộp” là các chứng từ nộp thuế GTGT, bảng kê 11 và các sổ kế toán có liên quan. Sổ theo dõi thuế gtgt Phần : Thuế GTGT đầu ra Quý III/2004 Đơn vị : đồng STT Tên hàng hóa dịch vụ Thuế suất Số tiền 1 Cụm loa 25 WEM 10% 24.000.000 2 Máy ghi âm chuyên dụng 10% 1.500.000 … … … … 25 Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh 10% 230.000.000 26 Radio Tecsvn R – 9701 10% 32.728 … … … … Cộng 474.072.494 Phần III: Một số nhận xét đánh giá và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội. 3.1. ưu điểm. Qua việc xem xét tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty có thể rút ra một số nhận xét sau: Là một doanh nghiệp có quy mô khá lớn, có bề dầy hoạt động, với bộ máy kế toán của Công ty là những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm nên nhìn chung công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng như các phần hành kế toán khác được tổ chức thực hiện một cách khoa học và tương đối hoàn thiện. Trong đó nổi bật lên những ưu điểm sau: - Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty đã cung cấp được các thông tin cần thiết một cách chính xác, kịp thời, rõ ràng, phục vụ cho yêu cầu quản lý của Công ty. Kế toán Công ty cũng phản ánh, quản lý sát sao tình hình tiêu thụ hàng hoá và thanh toán với khách hàng bằng việc mở sổ theo dõi công nợ cho từng đơn vị khách hàng. Do đó đã đảm bảo theo dõi được tình hình bán hàng và thanh toán tiền hàng giữa khách hàng và Công ty được đầy đủ rõ ràng. - Quá trình hạch toán ban đầu của nghiệp vụ bán hàng ở Công ty được tổ chức tốt, sổ sách rõ ràng, phản ánh kịp thời những nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc luân chuyển chứng từ qua các bộ phận kế toán có liên quan để ghi sổ diễn ra nhịp nhàng, đúng thời hạn kể cả việc lập báo cáo tài chính. Việc bố trí phân công mỗi người phụ trách một mảng kế toán tạo điều kiện cho mỗi người có khả năng đi sâu và nâng cao nghiệp vụ của mình. Mặt khác tạo ra bộ máy kế toán gọn nhẹ, có thể đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế một cách nhanh chóng. - Việc ghi nhận doanh thu bán hàng ở Công ty được kế toán thực hiện theo đúng nguyên tắc và phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí, xác định và nộp đủ thuế... tạo điều kiện tính toán chính xác kết quả bán hàng. Nói một cách tổng quát, công việc hạch toán kế toán của Công ty cũng như công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được thực hiện một cách đơn giản, dễ hiểu nhưng vẫn đảm bảo quá trình hạch toán kế toán của Công ty. 3.2.Nhược điểm. Bên cạnh những ưu điểm trên công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty còn một số tồn tại cần xem xét đó là: - Về quá trình hạch toán giá vốn hàng bán. Công ty tập hợp chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ vào tài khoản 1562 “Chi phí mua hàng” là đúng nhưng để đến cuối kỳ mới kết chuyển hết vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” cho hàng bán ra trong kỳ mà không phân bổ cho từng mặt hàng là không hợp lý vì như vậy sẽ làm cho chỉ tiêu lãi gộp của tất cả các mặt hàng cũng như của từng loại hàng hoá trên bảng phân tích lãi lỗ phản ánh không đúng nội dung. Cụ thể vẫn chưa bao gồm chi phí mua hàng. - Về việc không sử dụng tài khoản 157 “Hàng gửi bán” cho trường hợp chuyển hàng đi bán không qua kho. Khi hàng về sân bay, bến cảng Công ty chuyển hàng đi bán ngay cho khách hàng kế toán không ghi định khoản theo dõi ngay là chưa phù hợp bởi số hàng đó vẫn thuộc sở hữu của Công ty, Công ty vẫn phải chịu trách nhiệm quản lý số hàng đó và tài khoản phản ánh chúng phải là tài khoản 157 “Hàng gửi bán”. - Về sổ chi tiết vật tư hàng hoá và sổ chi tiết bán hàng theo dõi và phản ánh luôn doanh thu của lượng hàng xuất bán. Làm như vậy không sai nhưng việc ghi sổ kế toán lại có sự trùng lắp không cần thiết, cùng một nghiệp vụ bán hàng thu tiền mà kế toán phải ghi vào 2 sổ chi tiết là sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết vật tư hàng hoá. - Về nội dung chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp hiện nay Công ty mới chỉ xác định chung cho toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty chứ chưa được phân bổ cho từng hoạt động, do đó chưa tạo điều kiện để xác định kết quả của từng hoạt động cũng như chưa thể xác định thực lãi thực lỗ của từng mặt hàng. Để đưa ra biện pháp đúng đắn, kịp thời nhằm làm cho kết quả kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, Công ty nên phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng hoạt động kinh doanh của Công ty. 3.3.Giải pháp hoàn thiện. 3.3.1. Yêu cầu cơ bản của việc hoàn thiện. * Yêu cầu thống nhất. Yêu cầu thống nhất ở đây đòi hỏi trong công tác kế toán phải thống nhất trên nhiều mặt như: Thống nhất về phương pháp đánh giá vật tư, hàng hoá, thống nhất về việc sử dụng tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2; thống nhất về nội dung, tên gọi các chỉ tiêu kinh tế. Bản thân doanh nghiệp khi sử dụng chứng từ kế toán, tài khoản cấp 1, cấp 2, các sổ chi tiết, các chỉ tiêu báo cáo cũng phải có sự thống nhất. *Yêu cầu phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở tôn trọng chế độ kế toán tài chính hiện hành. Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh khác nhau, do đó yêu cầu quản lý cũng khác nhau. Để hoạt động sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả, các doanh nghiệp phải biết vận dụng chế độ kế toán một cách sáng tạo, linh hoạt, phù hợp với đặc điểm riêng của mình. Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo tôn trọng chế độ kế toán tài chính. *Yêu cầu chính xác kịp thời. Yêu cầu này đòi hỏi công tác kế toán của doanh nghiệp phải đảm bảo đáp ứng được thông tin cho mọi đối tượng một cách chính xác, kịp thời, giúp các đối tượng có thể đưa ra các quyết định đúng đắn, lựa chọn được các phương án tối ưu. *Yêu cầu tiết kiệm và nâng cao hiệu quả. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận, tối thiểu hoá chi phí, cho nên người ta không thể thực hiện một phương án nào mà không tính đến tính khả thi và hiệu quả do nó mang lại. Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng cần phải quán triệt nguyên tắc này. 3.3.2.Nội dung cơ bản của việc hoàn thiện. Để góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh nói chung và công tác bán hàng nói riêng, tôi xin đề xuất một số kiến nghị sau: *Về ghi sổ kế toán bán hàng. Việc ghi sổ kế toán bán hàng ở Công ty có sự trùng lắp giữa Sổ chi tiết vật tư hàng hoá và Sổ chi tiết bán hàng. Cụ thể cả hai sổ đều theo dõi doanh thu của nghiệp vụ bán hàng. Ngoài ra, sổ chi tiết bán hàng của Công ty lại không ghi riêng cho từng loại hàng hoá mà ghi chung cho tất cả các mặt hàng, do đó khi nhìn vào sổ chi tiết bán hàng ta không xác định được ngay doanh thu của từng mặt hàng. ở đây, Công ty nên dùng Sổ chi tiết vật tư hàng hoá và Báo cáo tồn kho hàng hoá để theo dõi và phản ánh từng loại hàng hoá nhập xuất tồn theo giá vốn trong kỳ. Còn Sổ chi tiết bán hàng nên ghi và theo dõi riêng cho từng mặt hàng. Cuối kỳ tổng hợp vào Sổ tổng hợp doanh thu ta sẽ được doanh thu của tất cả các loại hàng hoá. Mẫu sổ chi tiết doanh thu như sau: Sổ chi tiết doanh thu Tên sản phẩm,hàng hoá: Quý: Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Đư Doanh thu Các khoản giảm trừ S N SL ĐG TT Thuế 531,532 *Về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. - Về tài khoản sử dụng: Đối với nghiệp vụ bán hàng vận chuyển thẳng, ngoài việc sử dụng các tài khoản như TK 156, TK632 và các tài khoản liên quan khác Công ty nên sử dụng tài khoản 157 “Hàng gửi bán” cụ thể: Khi hàng về sân bay, bến cảng, được gửi đi cho khách hàng, trên cơ sở phiếu báo nhận hàng, Hoá đơn mua hàng kế toán ghi Nợ TK 157 Có TK 331 Có TK 111,112 Đến khi khách hàng nhận được hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng kế toán ghi định khoản Nợ TK 131 Căn cứ vào tổng số tiền thanh toán Có TK 511 Căn cứ vào giá bán ở cột thành tiền Có TK 3331 Căn cứ vào dòng tiền thuế GTGT Nếu khách hàng trả ngay bằng tiền căn cứ vào phiếu thu kế toán ghi Sổ chi tiết thanh toán với người mua theo định khoản. Nợ TK 111,112 Có TK 131 Đồng thời phản ánh giá vốn theo định khoản Nợ TK 632 Có TK 157 - Về nội dung tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” Theo yêu cầu quản lý của Công ty, chi phí mua hàng sau khi phân bổ cho hàng bán ra một cách hợp lý cần phải phân bổ cho từng loại hàng của phòng kinh doanh theo công thức sau: Chi phí mua hàng phân bổ cho mặt hàng i = Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra trong quý Tổng trị giá mua của hàng xuất bán trong quý x Trị giá mua của hàng xuất bán thuộc mặt hàng i - Về chi phí bán hàng. Ngoài hoạt động bán hàng ra công ty còn có các hoạt động khác như khảo sát, thiết kế tư vấn kỹ thuật thuộc lĩnh vực phát thanh truyền hình thông tin; làm dịch vụ quảng cáo; nhận uỷ thác xuất nhập khẩu; kinh doanh khách sạn lữ hành… Do đó công ty nên phân bổ chi phí bán hàng cho từng hoạt động để tiện theo dõi quản lý. Sau khi xác định được chi phí bán hàng của hoạt động bán hàng kế toán nên phân bổ chi phí bán hàng của hoạt động bán hàng cho từng mặt hàng để xác định được kết quả bán hàng( thực lãi, thực lỗ) của từng mặt hàng. Có thể phân bổ chi phí bán hàng cho từng hoạt động theo tiêu thức sau: Chi phí bán hàng phân bổ cho hoạt động i = CPBH phát sinh trong quý Tổng doanh thu trong quý x Doanh thu của hoạt động i Có thể phân bổ chi phí bán hàng của hoạt động bán hàng cho từng mặt hàng theo tiêu thức sau: Chi phí bán hàng phân bổ cho mặt hàng i = CPBH của hoạt động bán hàng phát sinh trong quý Doanh thu bán hàng trong quý X Doanh thu của mặt hàng i - Về chi phí quản lý. Chi phí quản lý ở công ty cũng cần phân bổ cho từng hoạt động kinh doanh của công ty, tạo điều kiện xác định kết quả kinh doanh cho từng mặt hàng kinh doanh. Tiêu thức phân bổ như sau: Chi phí quản lý phân bổ cho hoạt động i = CPQL phát sinh trong quý Tổng doanh thu trong quý x Doanh thu của hoạt động i Chi phí QLDN phân bổ cho mặt hàng i = CPQLDN phân bổ cho hoạt động bán hàng Doanh thu của hoạt động bán hàng x Doanh thu của mặt hàng i c. kết luận Như chúng ta đã biết, trong điều kiện kinh tế hiện nay vấn đề bán hàng có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, nó quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, doanh nghiệp nào thực hiện tốt khâu bán hàng thì doanh nghiệp đó sẽ đảm bảo thu hồi được vốn, bù đắp được chi phí, xác định đúng kết quả bán hàng, có điều kiện tồn tại và phát triển. Để thực hiện tốt công tác bán hàng thì việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là công việc quan trọng. Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội (EMI.Co), là một doanh nghiệp nhà nước trong điều kiện hiện nay nó có những ưu thế thuận lợi riêng và có những khó khăn riêng đặc trưng, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần phải được quan tâm hơn nữa. Qua quá trình học tập 4 năm dưới mái trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội, cộng với việc nghiên cứu tìm hiểu thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty, tôi đã cố gắng trình bày những vấn đề cơ bản về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty. Từ đó đã đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện phần hành kế toán này. Do hạn chế về kiến thức thực tế và lý luận, nên chuyên đề hoàn thành không tránh khỏi còn có những hạn chế, rất mong nhận được sự chỉ bảo giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn cùng các cán bộ kế toán ở Công ty để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Cuối cùng một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn Th.s: Lê Kim Ngọc cùng các cán bộ phòng kế toán ở Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.