Chuyên đề Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT

sinh theo tiểu khoản Từ 1/12 đến 31/12/2002 TK 641- chi phí bán hàng, Đơn vị: đ Tài khoản Diễn giải Phát sinh Nợ Phát sinh có 64101010 CPBH nhân viên lương 33184286 64101011 CPBH nhân viên phụ cấp 8578070 64101012 CPBH nhân viên thưởng 6982000 64101013 CPBH nhân viên BHXH 5800000 64101014 CPBH nhân viên BHYT 1580000 64101015 CHBH nhân viên công đoàn 3750000 64101018 CPBH dụng cụ đồ dùng 3026862 64101019 CHBH khấu hao TSCĐ 12828828 64101021 CPBH lưu kho bãi 325000 64101022 CPBH vận chuyển 2862000 64101023 CPBH quảng cáo 3870000 64101024 CPBH tiếp thị khuyến mại 4268000 64101026 CPBH đấu thầu nghiên cứu thị trường 3283000 64101027 CPBH triển khai hợp đồng 768000 64101028 CPBH tiếp khách, quà biếu 850000 911 Kết chuyển sang TK 911 91956046 Cộng phát sinh 91956046 91956046 Cuối tháng 12, kế toán tính tổng các chi phí bán hàng phát sinh trong tháng là: 91956046 đ, sẽ kết chuyển về TK 911 bằng bút toán sau: Nợ TK 911: 91956046 Có TK 641: 91956046 Sau khi lên sổ nhật ký chung, kế toán vào số liệu trên sổ cái TK 641: Chi phí bán hàng.( Biểu số 13 ) 2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN ) Để hạch toán CPQLDN kế toán sử dụng TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí này bao gồm: chi phí quản lý nhân viên, lương, phụ cấp, thưởng, BHXH, BHYT, KPCĐ, đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ, điện thoại, Fax, nhắn tin thuê nhà, điện nước, công tác phí, phí ngân hàng, lãi vay ngân hàng, đào tạo nhân viên, tiếp khách, quà biếu. Việc hạch toán tương tự như chi phí bán hàng. VD: Cuối tháng, kế toán tính tổng chi phí QLDN của công ty là:1279394985 đ, kế toán thực hiện kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh tháng 12/2002. Nợ TK 911: 1279394985 Có TK 642: 1279394985 ( Biểu số 14 ) Tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản Từ 1/12 đến 31/12/2002, đơn vị: đ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản Diễn giải Phát sinh Nợ Phát sinh có 64201010 CPQL nhân viên lương 251046970 64201011 CPQL nhân viên phụ cấp 48650000 64201012 CPQL nhân viên thưởng 15375000 64201013 CPQL nhân viên BHXH 13823000 64201014 CPQL nhân viên BHYT 2000000 64201015 CHQL nhân viên công đoàn 5838000 64201018 Đồ dùng văn phòng 157060000 64201019 KHTSCĐ 45800000 64201020 Bảo hiểm 5757000 64201031 Điện thoại, fax, nhắn tin 184145600 64201033 Thuê nhà 150500000 64201034 Điện nước 80750000 64201045 Sửa chữa TSCĐ-nhà 50630000 64201047 CP hành chính 100000000 64201048 Công tác phí 150000000 64201049 Phí ngân hàng 450000 64201053 Lãi vay ngân hàng 8585000 64201028 Tiếp khách quà biếu 8984415 911 Kết chuyển sang TK 911 1279394985 Cộng phát sinh 1279394985 1279394985 Sổ cái TK 642 ( Biểu số 15 ) V. Xác định kết quả kinh doanh. 1. Hạch toán giá vốn. Để tiện cho việc theo dõi hàng hoá cả về số lượng và giá trị, đến cuối tháng công ty lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất - Tồn. Trước khi lập các báo cáo kế toán thì giữa các kế toán được phân công phụ trách phần hành sẽ đối chiếu số liệu ( Post ). Kế toán sẽ lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn được theo dõi cả về hiện vật và giá trị. Số liệu giá trị ở bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn sẽ phải khớp với thẻ kho do thủ kho lập về mặt số lượng. Kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và phương pháp đơn giá bình quân hàng luân chuyển trong tháng để tính giá trị hàng xuất kho. Mặc dù là doanh nghiệp thương mại nhưng công ty không hạch toán chi phí thu mua ( TK 1562 ) để cuối kỳ phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ mà đua thẳng chi phí thu mua hàng hoá vào TK 641, 642. Như vậy giá trị của hàng xuất kho chính là giá mua vào của hàng hoá. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên phiếu xuất, hoá đơn GTGT, chứng từ liên quan, kế toán sẽ vào Modul của nghiệp vụ và máy sẽ tự động vào các sổ liên quan. VD như kết chuyển doanh thu, sau khi kế toán nhập mã hàng mọi chứng từ liên quan đến giá vốn hàng bán đều được vào sổ cái TK 632 ( sẽ trình bày ở phần hạch toán kết quả kinh doanh ). Và sổ cái TK 632 được lập vào cuối tháng áp dụng cho mọi hàng hoá của công ty. Số liệu ở phần tổng phát sinh có của sổ cái TK 632 chính là giá vốn hàng xuất bán trong kỳ. Mẫu sổ cái TK 632 ( Biểu số 16) 2. Hạch toán kết quả kinh doanh. Việc xác định kết quả kinh doanh thường được tiến hành vào cuối tháng, và quá trình tổng hợp xác định kết quả kinh doanh của toàn bộ hoạt động tiêu thụ hàng hoá kế toán sử dụng TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Trình tự cụ thể như sau: Kết chuyển doanh thu thuần ( Số liệu TK 511 ) sang bên có TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán ( Số liệu TK 632 ) sang bên nợ TK Kết chuyển chi phí bán hàng ( số liệu TK 641 ) sang bên nợ TK 911 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp ( số liệu TK 642 ) sang bên nợ TK 911 Kết chuyển lãi lỗ sang TK 421 Cụ thể kết quả kinh doanh hàng hoá tháng 12 năm 2002 của công ty HIPT như sau ( đơn vị đ ): Kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 Nợ TK 511: 5987769190 Có TK 911: 5987769190 Kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911 Nợ TK 911: 5803511445 Có TK 632: 5803511445 Kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 Nợ TK 911: 91956046 Có TK 641: 91956046 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 Nợ TK 911: 1279394985 Có TK 642: 1279394985 Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính sang TK 911 Nợ TK 911: 1224580795 Có TK 811: 1224580795 Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính sang TK 911 Nợ TK 711: 26288863 Có TK 911: 26288863 Sau đó tính ra lãi từ hoạt động kinh doanh hàng hoá tháng 12 năm 2002, lãi đạt được là 7615083,36 đ. Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh sau khi vào phiếu kế toán máy sẽ tự động vào sổ cái TK 511 ( Biểu số 17 ), sổ cái được tổng hợp cho mọi khách hàng của toàn công ty, đồng thời vào cuối tháng sau khi kế toán tổng hợp tiến hành thực hiện danh mục các bút toán kết chuyển tự động, máy sẽ tự động kết chuyển để xác định doanh thu thuần. Tại công ty việc hạch toán kết quả kinh doanh được tiến hành theo tháng. Kế toán sẽ tổng hợp kết quả ở sổ cái TK 911 ( số liệu ở trên sổ này được tổng hợp ở các sổ cái TK 511, TK 711 trên cột phát sinh có, sổ cái TK 632, TK 641, TK642, TK 811 trên cột phát sinh nợ và tiến hành kết chuyển số liệu ). Và căn cứ vào đó kế toán công ty sẽ lên báo cáo kết quả kinh doanh của tháng 12. ( Biểu số 19) Báo cáo kết quả kinh doanh Tháng 12 năm 2002 Phần I ( lãi, lỗ ) Tên cơ sở: Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT. Địa chỉ: 23 Quang Trung, 79 Bà Triệu – Hà Nội. TT Chỉ tiêu Mã số Số tiền - Tổng doanh thu 5987769196 Trong đó: Doanh thu hàng xuất khẩu - Các khoản giảm trừ + Chiết khấu + Giảm giá + Giá trị hàng bán bị trả lại + Thuế tiêu thụ phải nộp + Thuế suất khẩu phải nộp 1 Doanh thu thuần 5987769196 2 Giá vốn hàng bán 5803511445 3 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 184257751 4 Chi phí bán hàng 91956046 5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1279934985 6 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (-1187093208) - Thu nhập từ hoạt động tài chính 1224580795 - Chi phí hoạt động tài chính 26288863 7 Lợi nhuận từ hoạt động tài chính 1198291932 - Các khoản rhu nhập bất thường 0 - Chi phí bất thường 0 8 Lợi nhuận từ hoạt động bất thường 0 9 Tổng lợi nhuận trước thuế 11198652 10 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 32% 3583568,64 11 Lợi nhuận sau thuế 7615083,36 Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán bán hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT. I. Nhận xét chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty – HIPT. 1. Nhận xét về công tác kế toán bán hàng. Công ty HIPT ra đời và hoạt động từ năm 1994 trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước. Công ty có điều kiện thuận lợi là không phải chịu ảnh hưởng của cơ chế tập chung quan liêu bao cấp kìm hãm, ràng buộc. Công ty có điều kiện tiếp cận với những quy luật của cơ chế thị trường và đã vận dụng nó một cách linh hoạt vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đã không ngừng cải tiến, đổi mới, tiếp cận với những tiến bộ khoa học kỹ thuật để ứng dụng vào trong kinh doanh và trong quản lý. Nền kinh tế luôn vận động và phát triển đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường những biến động càng trở lên mạnh mẽ. Những biến động của thị trường chung ảnh hưởng không nhỏ tới tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó bên cạnh những thuận lợi công ty cũng phải đương đầu với không ít khó khăn. Công ty phải cạnh tranh quyết liệt với các công ty kinh doanh cùng ngành hàng… Mặc dù vậy với tiềm năng xãn có, dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo toàn công ty cộng với sự năng động của cán bộ nhân viên, công ty đã đạt được một số thành tựu lớn trong kinh doanh. Kết quả đó được thể hiện rõ qua số liệu phản ánh tình hình kinh doanh của công ty trong những năm qua, doanh thu tiêu thụ tăng lên đáng kể, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà Nước, mức thu nhập của cán bộ nhân viên trong công ty ngày càng tăng. Công ty đã xây dựng cho mình một mạng lưới tiêu thụ phù hợp với từng khách hàng từng thị trường, công ty đã lập và thực hiện tốt kế hoạch bán hàng đối với từng kỳ, từng nhóm hàng. Bên cạnh đó công ty đã xây dựng được một đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao đặc biệt là trình độ sử dụng vi tính thành thạo nên đã đảm bảo cho công ty có sự phục vụ tốt nhất đối với khách hàng và là nhà cung cấp đáng tin cậy vì sản phẩm của công ty ngày càng được người tiêu dùng và khách hàng lựa chọn. Về bộ máy quản lý chung toàn công ty được bố trí rất phù hợp, theo hình thức quản lý trực tuyến chức năng đứng đầu là chủ tịch hội đồng quản trị. Các phòng ban nghiệp vụ được bố trí hợp lý thực hiện đúng chức năng của mình. 1.1 Ưu điểm. Công tác kế toán nói chung và hạch toán kế toán bán hàng, xác định kết quả kinh doanh của công ty nói riêng được tổ chức khoa học, tương đối hoàn thiện và có nhiều ưu điểm, cụ thể là: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hợp lý, hoạt động có nguyên tắc. Nhân viên kế toán trẻ, nhiệt tình, có trình độ học vấn cũng như trình độ nghiệp vụ cao, yêu nghề, biết vận dụng linh hoạt hệ thống kế toán hiện thời nên việc hạch toán được tiến hành nhanh gọn, chính xác đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh, HIPT đã chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Theo hình thức này toàn công ty chỉ lập một phòng tài chính duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, còn ở các trung tâm, bộ phận, không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu. Hàng ngày toàn bộ chứng từ được chuyển về phòng tài chính của công ty để kiểm tra và ghi sổ. Hình thức tổ chức này tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán với hoạt động ở các trung tâm, phòng ban trong toàn công ty. Để phù hợp với điều kiện thực tế của công ty là quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối nhiều nên hình thức sổ kế toán phù hợp với công ty là hình thức nhật ký chung nhưng có cải tiến và được thực hiện trên hệ thống máy vi tính nối mạng trong toàn công ty. Công việc hạch toán được tiến hành tự động qua hệ thống máy vi tính, đảm bảo nhanh chóng chính xác. Việc đối chiếu được thực hiện thông qua cơ sở nối mạng, công ty HIPT ứng dụng chương trình kế toán Balance trên máy vi tính, toàn bộ nhân viên phòng kế toán đều làm việc trên máy vi tính. Chương trình kế toán Balance cho phép công ty thiết kế được một hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết khá đầy đủ. Hàng ngày bộ máy kế toán của công ty đã giải quyết nhanh chóng, chính xác và khoa học công việc hạch toán kế toán của công ty. Khâu tổ chức hạch toán ban đầu đều đáp ứng yêu cầu kinh tế và pháp lý. Các chứng từ bắt buộc ( chứng từ theo luật định ) đều được sử dụng theo đúng mẫu của Bộ tài chính, việc lập và ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán đầy đủ, chính xác, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán. Chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng hợp đồng, khách hàng, thời hạn thanh toán, thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. Trong công tác kế toán tổng hợp, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hoá, chi phí bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đều sử dụng đúng các TK kế toán của hệ thống TK theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 11/11/1995 của Bộ tài chính. Phần kế toán chi tiết được thực hiện rõ ràng cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng, từng loại hàng hoá đảm bảo phục vụ tốt và kịp thời theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản nhưng lại theo dõi trùng lắp giữa thủ kho và kế toán. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán lưu chuyển hàng hoá. Phương pháp này tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thường xuyên sự biến động hàng ngày, hàng giờ của hàng hoá không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê. Ngoài những điểm mạnh nêu trên, công tác hạch toán kế toán hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh của công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế mà đòi hỏi cần được cải tiến hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả của công tác kế toán. 1.2 Những tồn tại - Tính giá vốn của hàng bán: Với công cụ tin học sẵn có việc sử dụng phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho để tính trị giá vốn ngay cho mỗi lần xuất hàng, phục vụ cho cung cấp thông tin hàng tồn kho kịp thời. Tuy nhiên công ty lại sử dụng phương pháp làm hạn chế tính kịp thời của thông tin hàng tồn kho và trị giá vốn hàng xuất kho đó là sử dụng phương pháp đơn giá bình quân hàng luân chuyển trong tháng. Phương pháp này tuy cách tính toán đơn giản dễ dàng, có thể tính toán ngay được trị giá vốn hàng xuất kho cho từng lần xuất tuy nhiên sẽ không phản ánh được trường hợp giá cả hàng hoá biến động. Mà công ty chủ yếu kinh doanh mặt hàng công nghệ cao sự biến động giá cả là tất yếu. Khi tính giá vốn hàng xuất kho công ty không tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Chi phí thu mua vừa được phân loại và đưa sang chi phí quản lý bán hàng, số còn lại hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, do đó về cơ bản kết quả kinh doanh cuối kỳ không thay đổi nhưng giá vốn của hàng hoá lại được phản ánh thấp hơn so với thực tế làm cho việc phân tích kết quả kinh doanh không chính xác. - Thanh toán công nợ: Tình trạng chiếm dụng vốn do khách hàng nợ là một vấn đề nan giải cần phải quan tâm. Trong khi phải nợ một khoản tiền lớn thì công ty lại bị khách hàng chiếm dụng vốn ( do chưa thu hồi được nợ ). Mặt khác công ty không thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi nên nhiều khi không lường được hết rủi ro trong kinh doanh. Điều này làm cho hiệu quả sử dụng vốn giảm, hiệu quả kinh doanh sẽ không cao. Sở dĩ có điều này là do ở các trung tâm khách hàng đến mua hàng như Showroom 23, Showroom 79 thì nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT để cấp hàng cho khách, còn việc thu hồi tiền hàng cũng như nợ cũ do phòng kế toán đảm nhận. Điều này dẫn đến nhiều khi công nợ của khách hàng đã vượt mức dư nợ cho phép nhưng nhân viên ở bộ phận bán hàng vẫn viết hoá đơn cung cấp hàng cho khách hàng. Các khoản giảm trừ doanh thu: Công ty chưa áp dụng những biện pháp thúc đẩy tiêu thụ như tiến hành chiết khấu cho những khoản thanh toán trước thời hạn, Giảm giá cho khách hàng mua số lượng lớn vì vậy nên hiệu quả kinh doanh không cao. Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng đương nhiên họ sẽ tìm hiểu những ưu đãi có thể được hưởng sau khi mua hàng, mặt khác trong cơ chế thị trường khách hàng có rất nhiều sự lựa chọn, ở đâu có những ưu đãi có lợi cho họ thì họ sẽ tự tìm đến. Vì vậy, nếu công ty áp dụng các chính sách ưu đãi sau bán hàng có lợi cho khách hàng thì số lượng khách hàng của công ty sẽ tăng lên, doanh thu tăng lên. - Về trích lập dự phòng: Tại công ty không tiến hành trích lập dự phòng cho hàng hoá tồn kho cũng như các khoản phải thu khó đòi. Như vậy đã vi phạm nguyên tắc thận trọng. Việc này dễ gây ra đột biến chi phí trong kinh doanh và điều này kéo theo là phản ánh sai lệch kết quả kinh doanh của kỳ đó cũng như gây lúng túng cho kế toán của công ty khi có tình huống bất thường xẩy ra. - Về kế toán chi phí thu mua hàng hoá: Theo chế độ kế toán hiện hành thì chi phí thu mua hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của các khoản hao phí lao động sống và lao động vật hoá mà đơn vị bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hoá. Chi phí thu mua hàng hoá gồm có chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí vận chuyển, xếp dỡ, thuê kho hàng, bến bãi, hoa hồng thu mua… Do đó cần phải phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ và hàng còn lại cuối kỳ theo tiêu thức phù hợp. Tại công ty HIPT, chi phí thu mua hàng hoá được phân bổ hết cho hàng hoá bán ra trong kỳ. Như vậy là đã vi phạm nguyên tắc phù hợp, không đứng với chế độ kế toán, không phản ánh chính xác chi phí thực tế phát sinh trong kỳ mà cụ thể ở đây là giá vốn hàng bán trong kỳ. Do đó dẫn đến phản ánh sai lệch kết quả bán hàng trong kỳ. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty HIPT. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện. Trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt. Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm tra, tính toán,ghi chép, phân loại, tổng hợp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống phương pháp khoa học của kế toán như: chứng từ, đối ứng TK, tính giá và tổng hợp cân đối để từ đó có thể biết được những thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời về sự vận động của tài sản. Ngoài ra các báo cáo tài chính còn cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy phải hoàn thiện đổi mới không ngừng công tác kế toán cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Và đây thật sự là một yêu cầu bức xúc. Trong hoạt động kinh doanh thương mại, quá trình hạch toán kế toán hàng hoá là khâu vô cùng quan trọng trong việc luân chuyển vốn kinh doanh của doanh nghiệp từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ. Hoàn thiện hạch toán quá trình này là một vấn đề rất cần thiết trong các doanh nghiệp thương mại, bởi vì: - Khi quá trình này hoàn thiện thì việc tổ chức chứng từ ban đầu cũng như việc sử dụng đúng hệ thống TK sẽ tạo ra điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát công tác kế toán. Bên cạnh đó, nó còn góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức công tác kế toán toàn công ty. Đối với các cơ quan quản lý cấp trên, việc hoàn thiện còn tạo cho họ những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh trung thực tình hình tiêu thụ cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Hoàn thiện quá trình này giúp cho việc hoàn thiện hệ thống sổ sách. Việc ghi chép được chi tiết theo từng tháng, từng quý… tạo điều kiện tốt cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu, xác định chính xác thời điểm tăng, giảm hàng tồn kho, tình hình thanh toán công nợ, thời điểm ghi nhận doanh thu,… đảm bảo kết cấu sổ gọn nhẹ, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế cho các đối tượng quan tâm. Nhằm đảm bảo tính khoa học hơn trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cũng như làm tròn nhiệm vụ của kế toán là cung cấp và sử lý thông tin, hoàn thiên kế toán hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh hàng hoá ở công ty HIPT cần phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán . Về phía Nhà nước, kế toán là công cụ quản lý tài chính rất quan trọng, do vậy tuân thủ đúng chế độ tự nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp cũng như về phía quản lý cấp trên. Tuy nhiên do chế độ chỉ dừng lại ở ở kế toán tổng hợp, do vậy việc vận dụng ở các đơn vị vẫn được phép vận dụng sáng tạo trong việc ghi sổ chi tiết nhưng vẫn phải trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính. - Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Hệ thống kế toán doanh nghiệp ban hành với sự đóng góp của rất nhiều chuyên gia trong lĩnh vực tài chính kế toán nhưng chỉ dừng lại ở một bản thiết kế tổng hợp. Các doanh nghiệp khi vận dụng vẫn có quyền sửa đổi bổ xung cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty mình trong phạm vi nhất định. - Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu cung cấp thêm thông tin kịp thời chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang tính khoa học vì mục tiêu của mỗi doanh nghiệp là kinh doanh có lãi với hiệu quả cao. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty HIPT. 2.1 Về TK sử dụng: Thứ nhất: Là một công ty tư nhân cổ phần hoá, thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ mà công ty lại áp dụng bảng hệ thống TK theo quyết định 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 11/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính là bảng hệ thống TK được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp Nhà nước và doanh nghiệp có quy mô lớn… Khi sử dụng hệ thống TK này để hạch toán đã không phản ánh được đặc thù loại hình của công ty là công ty cổ phần và việc theo dõi sự biến động của vốn trong doanh nghiệp dưới hai mặt là tài sản và nguồn hình thành tài sản không được chặt chẽ. Để có thể tập chung nghiên cứu vốn của doanh nghiệp trong các quá trình thành lập, hoạt động, tổ chức lại công ty…một cách có hiệu quả thì công ty nên xem xét thay đổi lại chế độ kế toán áp dụng trong công ty cho phù hợp đó là chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ được ban hành theo quyết định số 1177/1996 và được sửa đổi theo quyết định 144/2002, chế độ này áp dụng phù hợp cho các doanh nghiệp như công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty hợp danh và công ty tư nhân với quy mô kinh doanh vừa và nhỏ. Chế độ kế toán này có hệ thống TK tương tự như hệ thống TK của quyết định 1141, chỉ có một số TK có ký hiệu khác như các TK dự phòng, TK thặng dư vốn và một số các điều kiện về thành lập công ty, về vốn góp, vốn điều lệ, vốn pháp định…được quy định rõ trong luật doanh nghiệp đã được quốc hội thông qua ngày 12/6/1999. Thứ hai: công ty nên dùng TK 1562 để hạch toán riêng chi phí thu mua. Thực tế tại công ty HIPT những khoản chi phí thu mua không hạch toán chi tiết vào TK 1562 mà vừa được phân loại và hạch toán vào TK 641 – chi phí bán hàng, số còn lại thì hạch toán vào TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể là các chi phí bốc dỡ hàng, chi phí lưu kho tại bến cảng, sân bay, chi phí giao nhận trong nước, chi phí vận tải, được phản ánh vào TK 641, chi phí bảo hiểm hàng hoá được phản ánh vào TK 642. Cuối tháng các chi phí này được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả, không phân biệt chi phí cho hàng đã tiêu thụ hay còn tồn kho. Việc hạch toán chi phí này là không đúng với quy định của chế độ kế toán, do đó chúng ta không xác định được chính xác trị giá vốn của hàng bán ra, đẫn đến không xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, từng kỳ kinh doanh. Đồng thời công ty cũng gặp khó khăn trong việc xây dựng một chiến lược kinh doanh hợp lý. Để giải quyết được vấn đề này, thiết nghĩ phải hạch toán riêng từng khoản chi phí một cách rõ ràng. Các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng mới hạch toán vào TH 641, chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp mới hạch toán vào TK 642. TK 1562: dùng để phản ánh chi phí thu mua hàng hoá phát sinh liên quan đến số hàng hoá đã nhập trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hoá hiện có trong kỳ cho khối lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ. Chi phí thu mua hàng hoá hạch toán vào TK này chỉ bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hoá như: chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hoá từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 1562 như sau: Bên nợ: chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan đến khối lượng hàng hoá đã nhập kho. Bên có: chi phí thu mua hàng hoá đã tính cho khối lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Dư nợ: chi phí thu mua hàng hoá còn lại cuối kỳ. Trình tự hạch toán. - Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá phát sinh: Nợ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331: Tổng chi phí thu mua hàng hoá. Chi phí thu mua còn lại đầu kỳ Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Trị giá mua của hàng tiêu thụ trong kỳ Trị giá mua của hàng còn lại cuối kỳ Trị giá mua của hàng tiêu thụ trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ + ++ x Trong đó chi phí thu mua phân bổ cho hàng còn lại gồm hàng đang đi đường, hàng tồn kho. + = - Sau khi phân bổ chi phí thu mua cho khối lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ, kế toán định khoản: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán Có TK 1562: chi phí thu mua hàng hoá. VD: ( đơn vị đ ) Tập hợp chi phí thu mua hàng hoá 12/2002 là: 15793200 đ Trị giá mua của hàng tiêu thụ trong tháng 12/2002 là: 5803511445 đ. Trị giá mua của hàng còn lại cuối tháng 12 là: 1652932613 Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ = 0 + 15793200 5803511445 1625932613 + x 5803511445 Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ: 12336860,77 đ Sau khi tính chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ, kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 632:12336860,77 Có TK 1562: 12336860,77 2.2 Về hoàn thiện cách tính giá vốn hàng bán. Như đã trình bầy, Công ty HIPT áp dụng phương pháp đơn giá bình quân hàng luân chuyển trong tháng để tính giá vốn hàng xuất kho. Phương pháp này làm hạn chế tính kịp thời của thông tin hàng tồn kho và trị giá vốn hàng xuất kho. Vì thời điểm xác định được trị giá vốn thực tế hàng xuất kho chỉ được tính vào cuối tháng, cho nên phương pháp này không cung cấp được ngay những thông tin cần thiết về trị gia vốn cho mỗi lần biến động của hàng hoá. Vì vậy, phương pháp này chỉ có tác dụng giảm nhẹ công việc hạch toán mà không tăng cường được tính kịp thời của thông tin kế toán hàng tồn kho. Do việc tính toán đúng đắn, kịp thời giá vốn hàng xuất kho có ý nghĩa quan trọng trong việc tính toán chính xác kịp thời kết quả kinh doanh tổng hợp cũng như chi tiết. Chính vì điều này mà đòi hỏi đặt ra với kế toán tính trị giá vốn hàng xuất kho những yêu cầu, nhiệm vụ nặng nề và phức tạp. Vì vậy theo em, công ty HIPT nên chọn phương pháp nhập trước – xuất trước để tính trị giá vốn thực tế hàng xuất kho cho mỗi lần xuất hàng. Khi sử dụng phương pháp này trong tính toán trị giá vốn hàng xuất kho, ngoài việc lưu trữ các chứng từ nhập xuất phát sinh hàng ngày, máy tính cần phải lưu trữ thông tin, lý lịch chi tiết về từng lần nhập cho mỗi mặt hàng được mã hoá ( giống như nhiều thẻ chi tiết cho một mặt hàng, mỗi thẻ tương ứng với một lần nhập ), bao gồm các thông tin: ngày nhập, mã hàng hoá, số lượng, đơn giá nhập, kho nhập hàng. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất hàng, căn cứ vào mã hàng xuất, máy tính sẽ truy cập vào danh mục nhập của mặt hàng đó và trừ dần hàng của từng lần nhập, hàng của lần nhập nào sẽ lấy đơn giá của lần nhập đó để tính cho trị giá vốn hàng xuất kho và ưu tiên theo thứ tự thời gian. 2.3 Về các khoản giảm trừ doanh thu. Chiết khấu hàng bán: Như đã nói ở phần một, công ty HIPT chưa áp dụng việc chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm, vì thế chưa thúc đẩy việc thu hồi vốn nhanh, dẫn đến hiệu quả kinh doanh chưa cao. Theo em. Công ty nên áp dụng việc chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm, khuyến khích họ thanh toán nhằm thu hồi nhanh vốn để quay vòng, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Theo quy định của Bộ tài chính, chiết khấu thanh toán là khoản tiền thưởng cho khách hàng tính trên tổng tiền hàng mà họ đã thanh toán trước thời hạn quy định. Thực chất số tiền chiết khấu là chi phí cho việc công ty sớm thu hồi được vốn bị chiếm dụng do khách hàng thanh toán chậm để đưa trở lại hoạt động kinh doanh, tránh việc phải vay vốn ngân hàng dài hạn. Nó chính là khoản chi phí tài chính được hạch toán trên TK 635 ( chi phí hoạt động tài chính ). Trình tự hạch toán như sau: - Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 635: tổng số chiết khấu cho khách hàng Có TK 111,112: trả tiền cho khách hàng Có TK 3388: số chiết khấu chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho người mua. - Cuối kỳ kế toán kết chuyển sang TK xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911: xác dịnh kết quả kinh doanh Có TK 635: chi phí hoạt động tài chính. Như vậy, TK 635: chi phí hoạt động tài chính sẽ gồm thêm khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố, công ty có thể căn cứ vào thời gian thanh toán, tổng số tiền thanh toán và hình thức thanh toán mà đưa ra một tỉ lệ chiết khấu phù hợp. Tỉ lệ này không nên thấp quá để thúc đẩy khách hàng tích cực thanh toán, nhưng cũng không được quá cao nhằm đảm bảo mục tiêu lợi nhuận. Giảm giá hàng bán Trong khoảng thời gian thực tập tại công ty HIPT, nhờ những kiến thức thu thập được trong thời gian ngồi trên ghế nhà trường, em nhận thấy việc áp dụng thiếu các khoản chiết khấu thương mại ở công ty là một vấn đề cần quan tâm bởi công ty là một doanh nghiệp thương mại, mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận, để có thể gia tăng lợi nhuận, công ty nên áp dụng các phương thức khuyến khích tiêu thụ hàng hoá, theo em một vấn đề không thể thiếu mà công ty nên bổ xung, đó là việc thực hiện hạch toán các khoản giảm giá hàng bán theo chế độ hiện nay. Các khoản chiết khấu thương mại là số tiền thưởng cho khách hàng trong hai trường hợp: Thứ nhất: Nếu trong một khoảng thời gian nhất định, khách hàng mua một khối lượng lớn hàng hoá, bên bán sẽ trích thưởng cho khách hàng một khoản hồi khấu. Thứ hai: Khi mua với khối lượng lớn trong một đợt mua hàng, người mua sẽ nhận được một khoản giảm trừ trên giá bán thông thường gọi là bớt giá. Như vậy, chiết khấu thương mại chính là một khoản giảm trừ doanh thu và cần được hạch toán trên một TK riêng biệt. Nhưng theo quy định hiện nay, khoản chiết khấu thươg mại lại được phản ánh chung với khoản giảm giá hàng bán trên TK 5213. Việc gộp lại này sẽ làm thay đổi tính chất của khoản giảm giá hàng bán vì giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận, do các nguyên nhân chủ quan từ phía doanh nghiệp như: hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian, địa điểm trong hợp đồng. Như vậy, việc hạch toán hai khoản giảm trừ doanh thu có tính chất khác nhau trên cùng một TK như vậy sẽ không chính xác, đồng thời gây nhiều bất lợi về phía doanh nghiệp. Đôi khi, số liệu trên TK 5213 không cho người đọc biết được đó là khoản doanh nghiệp tự cho khách hàng hưởng bớt giá, hồi khấu hay bị buộc phải giảm trừ do vi phạm hợp đồng. Vậy, theo em nên tách riêng việc phản ánh chiết khấu thương mại ra khỏi TK 5213 như hiện nay. Khoản giảm giá hàng bán bắt buộc vẫn được phản ánh trên TK 5213 như cũ, nhưng khoản chiết khấu thương mại ( tự nguyện ) thì nên đưa vào TK khác. Có thể mở thêm TK 5211 mang tên “ chiết khấu thương mại ’’ và chi tiết thành hai tiểu khoản: TK 52111: Hồi khấu TK 52112: Bớt giá Có thể khái quát việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu sau khi tách hai khoản “ Giảm giá hàng bán’’ và “ chiết khấu thương mại’’ theo sơ đồ sau: ( Sơ đồ số 19 ) Sơ đồ hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu TK 111, 112, 131, 3388 TK 5211 TK5212 TK 3331 TK 5213 TK 511 (1) (1a) (1b) (2) (2a) (2b) (3a) (3b) (3) (4) (5) (6) Trong đó : (1): Tổng số chiết khấu thương mại cho khách hàng hưởng. (1a): Khoản chiết khấu thương mại trên giá chưa thuế. (1b): Thuế GTGT trên khoản chiết khấu thương mại. (2): Tổng trị giá phải thanh toán cho khách hàng về số hàng bán bị trả lại. (2a): Trị giá hàng bán bị trả lại. (3): Tổng số phải thanh toán cho khách hàng về khoản giảm giá hàng bán. (3a): Khoản giảm giá hàng bán. (3b): Thuế GTGT trên khoản giảm giá hàng bán. (4): Kết chuyển khoản chiết khấu thương mại vào doanh thu thuần. (5): Kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại vào doanh thu thuần. (6): Kết chuyển khoản giảm giá hàng bán vào doanh thu thuần. Như thế báo cáo kết quả kinh doanh sẽ có một phần thay đổi nhỏ đó là ở phần các khoản giảm trừ được bổ xung thêm khoản chiết khấu thương mại. ( Biểu số 20 ) Báo cáo kết quả kinh doanh Phần I – lãi – lỗ Chỉ tiêu Mã số Số tiền - Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ + Chiết khấu thương mại + Giảm giá + Hàng bán trả lại + Thuế xuất khẩu + Thuế TTĐB + Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 1. Doanh thu thuần 2. Giá vốn hàng bán 3. Lợi nhuận gộp 4. Doanh thu hoạt động tài chính 5. Chi phí hoạt động tài chính 6. Chi phí bán hàng 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 9. Thu nhập khác 10. Chi phí khác 11. Lợi nhuận khác 12. Tổng lợi nhuận trước thuế 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp 14. Lợi nhuận sau thuế 2.4 Về trích lập dự phòng phải thu khó đòi và giảm giá hàng tồn kho. Để tăng cường an toàn cho công ty và đảm bảo nguyên tắc thận trọng công ty nên trích lập dự phòng đối với các khoản phải thu khó đòi và giảm giá hàng bán. Lý do mà công ty nên lập dự phòng là: Thứ nhất: Với số dư nợ và tồn kho hàng hoá là rất lớn cho nên nguy cơ giảm giá và mất khả năng thanh toán từ phía khách hàng là rất dễ xẩy ra. Thứ hai: Mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu là mặt hàng công nghệ cao, giá trị chất xám kết tinh trong đó là rất lớn, mà các mặt hàng này có tốc độ phát triển theo xu hướng phát triển của khoa học công nghệ là rất nhanh. Cái mới tiên tiến hơn đa năng hơn cái cũ, do đó càng làm cho nguy cơ giảm giá của hàng tồn kho cao. Thứ ba: Công ty là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các thiết bị liên quan đến tin học nên khách hàng của công ty rất đa dạng từ cá nhân cho đến các công ty lớn, công ty không thể kiểm soát được khả năng tài chính của khách hàng, đặc biệt là với tình hình thị trường luôn biến động thì chỉ cần một lý do nhỏ nào đó, khách hàng của công ty mất khả năng thanh toán thì đương nhiên hậu quả mà công ty phải giải quyết là không nhỏ. Thực tế cho thấy tại công ty chủ yếu là bán theo phương thức trả chậm, số công nợ phải thu so với doanh thu lớn, việc thất thu là không tránh khỏi. Hàng năm con số dư nợ của công ty thường xuyên ở mức trên 3 tỉ. Cuối năm 2002 dư nợ cuối kỳ của công ty là: 3624966556 đ, con số dư nợ quá hạn là: 853000000 đ chiếm 23% tổng dư nợ cuối kỳ. Do đó với các khoản phải thu cuối kỳ mà ước tính và dự doán là khó đòi cần phải lập dự phòng. Còn đối với dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho, cuối kỳ nhận thấy có khả năng hàng hoá bị giảm giá thấp hơn so với giá thực tế mua vào của hàng tồn kho thì lập dự phòng. Cuối năm công ty tiến hành kiểm tra các khoản phải thu khách hàng, nếu thấy khách hàng nào có khó khăn về tài chính, công ty dự đoán số tiền khách hàng không trả được ( không có khả năng thanh toán ), và lập dự phòng cho những khách hàng đó. Những quy định cụ thể về xếp loại khách hàng khó đòi được quy định trong TT107/2001/TT – BTC ngày 31/12/2001. Mức dự phòng phải thu khó đòi Số nợ phải thu khó đòi % nợ có khả năng mất ( ước tính ) = x Theo quy định, khách hàng nợ quá hạn 2 năm trở lên kể từ ngày quá hạn thanh toán mới được quyền trích lập dự phòng, chỉ lập dự phòng đối với khách hàng thực sự mất khả năng thanh toán nợ cho công ty. Trường hợp đặc biệt tuy chưa quá hạn 2 năm nhưng khách hàng đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác như bỏ chốn, đang bị giam giữ, truy cứu trách nhiệm hình sự… thì số nợ đó được coi là nợ khó đòi. Để dự phòng phải thu khó đòi, công ty dùng TK1592: dự phòng phải thu khó đòi ( áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định 1177, 144 dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ). TK 1592: dự phòng phải thu khó đòi, TK này sử dụng để ghi nhận các nghiệp vụ về lập, xử lý thiệt hại do thất thu nợ và hoàn nhập dự phòng đã lập thừa xảy ra trong niên độ báo cáo. Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng đã lập thừa vào thu nhập khác ( TK 711 ) Bên có: lập dự phòng phải thu khó đòi thì ghi vào chi phí quản lý kinh doanh ( TK 642 ) cho năm báo cáo Dư có: dự phòng đã lập hiện có. Phương pháp hạch toán như sau: - Cuối năm căn cứ vào các khoản nợ phải thu khó đòi để xác định các khoản dự phòng cho năm tới. Trường hợp số phải tính dự phòng mà nhiều hơn số dự phòng của năm nay kế toán ghi: Nợ TK 642: chi phí quản lý kinh doanh Có TK 1592: dự phòng phải thu khó đòi. - Trường hợp số dự phòng phải tính nhỏ hơn số dự phòng đã tính của năm nay: Nợ TK 1592 Có TK 642 - Các khoản nợ phải thu khó đòi được xác định là không thu được: Nợ TK 1592: phần đã tính dự phòng Nợ TK 642: phần chưa tính dự phòng Có TK 131, 138 đồng thời ghi đơn: Nợ TK 004: nợ khó đòi đã xử lý. - Sau một thời gian mà các khoản phải thu khó đòi đã xoá sổ nay thu được, kế toán ghi: Nợ TK 111,112 : tổng số tiền thu được Có TK 711: thu nhập khác đồng thời ghi: Có TK 004: nợ khó đòi đã xử lý. Có thể minh hoạ bằng sơ đồ sau: ( Sơ đồ số 20 ) Sơ đồ hạch toán dự phòng phải thu khó đòi TK711 TK 1592 TK 642 Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi Trích lập dự phòng phải thu khó đòi Không dùng đến trong niên độ và cuối niên độ kế toán Đòi vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính Dự phòng hàng tồn kho: TK 1593: dự phòng giảm giá hàng tồn kho, được dùng để phản ánh các nghiệp vụ lập, xử lý và giảm giá hàng tồn kho, chỉ lập dự phòng cho só hàng thực trong kho của doanh nghiệp. Không lập dự phòng cho TK 151. Bên nợ: Hoàn nhập số dự phòng hàng tồn kho đã lập ghi thu nhập khác ( TK 711 ). Bên có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ghi chi phí quản lý kinh doanh của năm báo cáo. Số dư có: dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Phương pháp hạch toán: - Cuối năm, căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho của năm tới để xác định phần dự phòng phải tính của năm sau. Trường hợp số dự phòng cần tính nhiều hơn số dự phòng đã tính: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán chênh lệch Có TK 1593l: dự phòng giảm giá hàng tồn kho trường hợp số dự phòng cần tính nhỏ hơn số dự phòng đã tính Nợ TK 1593 Trênh lệch Có TK 632 VD: Tình hình kiểm kê hàng tồn kho ở kho HHO – kho công ty ngày 31/12/2002 trong đó có: ( Biểu số21 ) Bảng kiểm kê hàng hoá 31/12/2002 Hàng hoá Giá thực tế mua vào/ 1 Dàn Giá bán trên thị trường/1 Dàn Số lượng tồn kho Dàn ….. Máy tính HP – Brioceleron40MHZ …… ……. 11928275 …….. …… 10839755 ……. …… 35 …… Qua số liệu trên ta thấy cần phải lập dự phòng như sau: Số dự phòng cần lập là: (11928275 - 10839755 ) x 35 = 38098200 đ Kế toán công ty định khoản như sau: Nợ TK 632: 38098200 Có TK 1593: 38098200 Công ty có thể lập bảng tính trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng cần lập dự phòng giảm giá theo mẫu: ( Biểu số 22 ) ( Sơ đồ số 21) TK 711 TK 1593 TK 642 Hoàn nhập dự phòng giảm giá Trích lập dự phòng giảm giá Hàng tồn kho không dùng đến trong niên độ và cuối niên độ kế toán Hàng tồn kho vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 2.5 Về phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Theo quy định của công ty số lượng hàng hoá chưa được tiêu thụ vào cuối kỳ kế toán, thì cuối kỳ kế toán tính phân bổ một phần và sau đó kết chuyển cho số hàng hoá còn lại trong kỳ vào TK 1422 – Chi phí chờ kết chuyển Nợ TK1422 Có TK 641, 642 sang kỳ sau, kết chuyển CPBH, CPQLDN trừ vào kết quả hoạt động kinh doanh kế toán ghi : Nợ TK 911 Có TK 1422 Do những quy định trên chưa cụ thể, chưa hợp lý, nên việc nhận thức và vận dụng trong kế toán doanh nghiệp còn chưa rõ ràng. Vì vậy để việc tổ chức một cách đúng đắn về kế toán CPBH, CPQLDN kế toán của công ty nên sửa đổi bằng cách không tính CPBH, CPQLDN phân bổ cho hàng hoá còn lại cuối kỳ. Toàn bộ CPBH, CPQLDN là chi phí thời kỳ và hầu hết các khoản chi phí của hai loại chi phí trên đều liên quan đến hàng đã tiêu thụ trong kỳ. Khi đó, theo em việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty nên bắt đầu tiến hành theo công thức sau: CPBH ( CPQLDN ) phân bổ cho hàng bán ra CPBH ( CPQLDN ) đầu kỳ CPBH ( CPQLDN ) phát sinh trong kỳ = + Rồi những kỳ tiếp theo, kế toán công ty không tiến hành phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ, mà chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ thì tính phân bổ hết cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Đảm bảo “ doanh thu nào chi phí ấy’’. III. Phương hướng nâng cao lợi nhuận. 1. Đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây. Trong 3 năm trở lại đây, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng với doanh thu năm sau luôn cao hơn năm trước. Thể hiện qua bảng tổng kết một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của công ty HIPT trong 3 năm gần đây ( Biểu số 23 ) Qua phân tích, ta thấy hiệu quả kinh doanh của công ty nói chung có xu hướng tăng lên, tuy nhiên lợi nhuận sau thuế lại có xu hướng giảm xuống trong năm 2001 và tiếp tục tăng dần lên trong năm 2002, điều này là do công ty đầu tư vào việc nâng cấp tài sản, tăng chi phí quản lý doanh nghiệp lên thể hiện trong các chính sách ưu đãi của công ty đối với nhân viên như thưởng cuối năm, hưởng tháng lương thứ 13 trong dịp tết cổ truyền… Đồng thời công ty đang xây dựng những dự án mở rộng thị trường kinh doanh. 2. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty HIPT. Mở rộng phương thức bán hàng: Như chúng ta đã biết, nghệ thuật bán hàng trong kinh doanh là một vấn đề hết sức quan trọng không chỉ với bản thân doanh nghiệp mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Chỉ có thông qua quá trình bán hàng độ hữu dụng của hàng hoá mới được xác định một cách trọn vẹn. Có bán hàng hoá thu được tiền thì công ty mới bù đắp được các chi phí bỏ ra và có lãi. Tăng nhanh quá trình tiêu thụ là tăng nhanh vòng quay của vốn lưu thông, tiết kiệm chi phí. Để làm được điều này, công ty không chỉ tăng nhanh khối lượng hàng bán ra mà còn phải đảm bảo chất lượng hàng hoá trước khi tiêu thụ. Để tăng nhanh khối lượng hàng bán, ngoài các phương thức bán hàng như hiện nay, công ty nên mở rộng một số phương thức mới như: bán chuyển khẩu, hàng đổi hàng, bán hàng trả góp, giao hàng cho các đại lý…Vào các dịp lễ tết, công ty nên dùng hình thức bán hàng có quà tặng khuyến mại như: Tặng một chương trình phầm mềm mới nhất, tặng đĩa nhạc hay thiết bị bảo vệ máy tính…, đồng thời công ty nên tham giá tài trợ cho một số Showgame trên chương trình Tivi vừa là quảng cáo, vừa giúp công ty quảng bá rộng rãi sản phẩm đến người tiêu dùng trong cả nước. Mở rộng thị trường tiêu thụ. Thị trường là nhân tố quyết định giá cả và sản lượng hàng hoá bán ra, để tăng khối lượng hàng bán ra, công ty phải thường xuyên tiến hành thăm dò thị trường, nắm bắt nhu cầu mà thị trường đòi hỏi. Số lượng hàng hoá bán ra trên thị trường do cung cầu thị trường quyết định. Do vậy, để mở rộng thị trường tiêu thụ, công ty nên áp dụng các biện pháp sau: Thứ nhất: Xây dựng chương trình quảng cáo rộng rãi trên mọi phương tiện thông tin có thể với những hình ảnh và khẩu hiệu dễ nhớ, dễ gây tò mò cho người tiêu dùng. Thứ hai: Luôn luôn đưa ra các phương thức bán hàng có kèm theo các chính sách ưu đãi như: giảm giá, bán hàng có quà tặng, bốc thăm quay số trúng thưởng theo số ghi trên phiếu bảo hành hoặc là có những phần thưởng đặc biệt dành cho vị khách hàng thứ 100 mua hàng trong tháng… Thứ ba: Xây dựng một đội ngũ nhân viên năng động, nghiên cứu tìm hiểu thị trường tiềm năng, nắm bắt nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài của người tiêu dùng để có kế hoạch phân phối sản phẩm cho phù hợp. Thứ tư: Mở rộng hệ thống phân phối như các đại lý, cửa hàng, siêu thị ở những nơi này nên có chế độ thưởng cho nhân viên bán hàng có doanh số cao hay có công giới thiệu khách hàng lớn cho công ty như tiền, một chuyến du lịch nước ngoài… Thứ năm: Công ty nên chú trọng khai thác thị trường miền núi, vùng sâu, vùng xa. Bởi vì trong tương lai không xa khi mà nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, đời sống được nâng cao thì những thị trường như vậy sẽ cần một khối lượng lớn hàng hoá để trang bị với mục đích tiến kịp các vùng lân cận, các thị xã, thành phố lớn. Thứ sáu: Công ty nên tổ chức hội nghị khách hàng để nắm bắt được những thông tin cần thiết cho việc bán hàng, đưa hàng hoá đi tham gia triển lãm ở các hội trợ triển lãm về công nghệ thông tin. Về thanh toán công nợ với khách hàng. Trong điều kiện hiện nay, công ty phải cạnh tranh gay gắt với các công ty cùng nghành hàng, việc tìm kiếm và thu hút khách hàng là vấn đề mang tính sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. Khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng thường xuyên, thanh toán chậm, điều này tất yếu dẫn đến công ty bị chiếm dụng vốn. Công ty bán hàng theo hình thức trả chậm có thể tăng doanh số bán hàng nhưng khả năng an toàn về mặt tài chính thấp. Vì vậy, công ty cần có biện pháp để quản lý và thu hồi các khoản nợ nhanh hơn, đảm bảo đúng quy định hợp đồng giữa hai bên. Trong hoạt động kinh doanh hàng hoá, để giữ được khách hàng thường xuyên và cạnh tranh hiệu quả thì không doanh nghiệp nào tránh được trường hợp bán chịu. Tuy nhiên, vừa để nâng cao chất lượng bán hàng, vừa nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, công ty nên đề ra những nguyên tắc sau: + Tất cả các khách hàng của công ty không thanh toán ngay đều phải ký hợp đồng kinh tế, trên cơ sở định mức bán hàng chung của toàn công ty mà điều tiết linh hoạt đối với từng khách hàng cho phù hợp. Các bộ phận trên cơ sở căn cứ lượng hàng hoá tiêu thụ bình quân hàng tháng, phối hợp cùng phòng kế toán xây dựng mức dư nợ cụ thể cho từng khách hàng. Đối với khách hàng gần đến hạn trả tiền, công ty nên gửi thông báo yêu cầu trả tiền trước 2 – 3 ngày để nhắc nhở khách hàng phải thanh toán đúng hạn. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn, công ty có thể thi hành lãi suất trả chậm cao hơn lãi suất ngân hàng. Công ty ngừng cung cấp hàng hoá nếu có hiện tượng thường xuyên thanh toán không đúng hạn, dây dưa nợ hoặc không có khả năng trả. + Tuỳ thuộc từng đối tượng khách hàng mà công ty quyết định có nên bán chịu hay không, thời hạn nợ là bao nhiêu. Đối với khách hàng mà công ty không nắm chắc tình hình tài chính của họ thì công ty không nên bán chịu. + Phải thường xuyên có sự trao đổi thông tin về công nợ của khách hàng giữa phòng kế toán và bộ phận ( hay trung tâm ) của mỗi khách hàng để quyết định có viết hoá đơn cung cấp hay không. Đây là một trong những giải pháp bảo đảm dư nợ an toàn. + kế toán công nợ định kỳ 10 – 15 ngày gửi giấy báo công nợ đến cho khách hàng vừa để đối chiếu công nợ vừa để kiểm tra việc hạch toán, kế toán phải thường xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán nợ. Công ty nên có chính sách thưởng cho khách hàng thanh toán trước hạn hoặc đúng quy định. + Công bố chính sách tín dụng của công ty cho khách hàng biết. Chính sách tín dụng thể hiện sự quan tâm của công ty đối với khả năng thanh toán của khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới. Công ty nên nêu rõ những quy định về thời hạn thanh toán, lượng hàng mua được hưởng hồi khấu, chiết khấu… + Tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản nợ, cụ thể kiểm tra thời hạn chi tiết đối với từng khách hàng, từng hoá đơn, từng hợp đồng mua bán hàng hoá để phát hiện ra trường hợp khách hàng nợ quá hạn và từ đó có biện pháp thu hồi công nợ. Bán hàng và quản lý: Đây là một vấn đề mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm, khi tiết kiệm được chi phí có nghĩa là công ty sẽ tăng thêm lãi trong kinh doanh. Để làm tốt điều này, công ty nên tổ chức sắp xếp công việc kinh doanh một cách khoa học và hợp lý. Phân công trách nhiệm tới từng nhân viên, có kế hoạch dự báo trước những biến động để có các biện pháp sử lý phù hợp, giảm thiểu một cách tối đa những chi phí không đáng có. Để có thể thực hiện được điều này công ty phải tiến hành phân công công việc, nghiên cứu quá trình thực hiện công việc một cách nghiêm túc, đối với những công việc phải tiêu tốn một khoản chi phí lớn công ty nên đưa ra nhiều phương án để chọn lựa, phương án nào an toàn, cho kết quả tối ưu và tiết kiệm được chi phí thì nên lựa chọn, việc có nhiều phương án để lựa chọn giúp doanh nghiệp không bị động khi gặp sự cố và có những biện pháp hữu hiệu để giải quyết những rủi ro trong kinh doanh. Ngoài ra, để tăng hiệu quả kinh doanh cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, các bộ phận trong công ty. Trong đó, công tác kế toán là một trong các công cụ đắc lực. Để thực hiện điều này, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty phải ghi chép trung thực, đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin kế toán. Kết luận. Kinh doanh là một nghệ thuật mà ở đó người ta có thể sử dụng mọi phương cách để tăng lợi nhuận một cách cao nhất. Kế toán là một công cụ mà dựa vào công cụ này người ta có thể biết được mức độ kinh doanh của mình đang nằm trong khoảng nào ( lỗ, lãi ). Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty HIPT cũng như được tiếp cận trực tiếp với các hình thức bán hàng mà công ty đang áp dụng, em đã phần nào nắm được tình hình thực tế về hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói rằng việc hạch toán kế toán hàng hoá, xác định kết quả kinh doanh nói riêng và công tác kế toán nói chung tại công ty là tương đối khoa học và hoàn thiện. Bằng những kiến thức đã được tiếp thu tại nhà trường cùng với những hiểu biết thực tế về công ty, em đã hoàn thiện luận văn này với đề tài “ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT’’. Luận văn của em ngoài phần lý luận chung có đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty với số liệu thực tế tháng 12 năm 2002. Với tinh thần học hỏi và xây dựng nghiêm túc, em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty. Để có thể hoàn thành luận văn này, em đã được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của nhân viên phòng tài chính kế toán và sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của cô giáo PGS.TS Phạm Thị Gái. Em xin chân thành cảm ơn.