Chuyên đề Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thiết bị điện nước Hà Nội

ổ chi tiết Sổ tổng hợp Báo cáo tài chính Phần mềm kế toán AVTsoft Nhập hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.2. Kế toán chi tiết hàng hóa 1.2.1. Chứng từ sử dụng Để hạch toán chi tiết hàng hóa, Công ty sử dụng các chứng từ sau: Biên bản kiểm nghiệm: rất ít sử dụng, chỉ sử dụng khi nhập hàng không nguyên đai nguyên kiện thường là hàng Đệ Nhất. Phiếu nhập kho Báo giá kiêm phiếu xuất kho 1.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết hàng hoá Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hóa theo phương pháp thẻ song song. Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 2-2: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết hàng hoá Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoá Sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Sổ sách sử dụng: Thẻ kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho, cuối mỗi tháng đối chiếu số lượng nhập - xuất – tồn của từng danh điểm vật tư, hàng hoá phải khớp với sổ chi tiết vật tư, hàng hóa của kế toán. Sau đây là mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Công ty sử dụng: Biểu 2-1: Phiếu nhập kho hàng hoá CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-3 8688 986 Fax: 04-3 8688 269 Số: 24/9 Liên: 1 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 28 tháng 9 năm 2009 Tên nhà cung cấp: Doanh nghiệp tư nhân Thành Trang Địa chỉ: 131 – Hoàng Quốc Việt –Cầu Giấy – HN Diễn giải: Nhập hàng Vesbo trắng của DN Tư nhân Thành Trang STT MÃ HIỆU TÊN HÀNG HOÁ ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ (VNĐ) THÀNH TIỀN 1 VBT0101 ống nước lạnh d20x2.3 M 300 10.712 3.213.600 2 VBT0102 ống nước lạnh d25x2.3 M 300 17.420 5.226.000 … …. …… …. …. …. ….. … …… ……. Tổng cộng: 247.882.280 Tổng tiền bằng chữ: Hai trăm bốn bảy triệu tám trăm tám hai ngàn hai trăm tám mươi đồng chẵn Người nhập ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký, họ tên) Kế toán ( Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên) Biểu 2-2: Phiếu xuất kho CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 Số: 682/9 Liên: 3 BÁO GIÁ KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Ngày30 tháng 9 năm 2009 Tên khách hàng: Doanh nghiệp tư nhân Minh Dương Địa chỉ: 91 – Bà Triệu –Phạm Ngũ Lão – Hải Dương Điện thoại:03203. 891 328 Người bán hàng: Công ty ( Khách hàng chung của Công ty)* Diễn giải: Bán hàng Vesbo trắng cho DN Tư nhân Minh Dương STT MÃ HIỆU TÊN HÀNG HOÁ ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ (VNĐ) THÀNH TIỀN 1 VBT0301 Măng sông d20 Cái 250 4.600 1.150.000 2 VBT0302 Măng sông d25 Cái 360 6.500 2.340.000 3 …. …… …. …. …. ….. 4 …… ……. 5 Tổng cộng: 224.119.800 Tổng chiết khấu: 42% 95.187.294 Số tiền còn phải thanh toán 128.932.506 Số tiền đã thanh toán 0 Số tiền còn nợ 128.932.506 Người nhận ( Ký, họ tên) Người giao ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký, họ tên) Người viết ( Ký, họ tên) (*): Công ty có chế độ thưởng cho nhân viên và đại lý theo doanh số bán hàng và doanh số đặt hàng của nhân viên và đại lý trong tháng. Vì vậy, kế toán mã hóa cho mỗi nhân viên, mỗi đại lý một mã số để tiện theo dõi và thuận lợi trong quá trình nhập liệu. Riêng một số khách hàng là đại lý hoặc khách hàng lâu năm của Công ty thì được quản lý riêng theo một mã ( mã số 10: Công ty) được cho là khách hàng chung của Công ty, không tính riêng cho nhân viên kinh doanh nào. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: một liên kế toán hàng tồn kho lưu, một liên thủ kho lưu. Báo giá kiêm phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên giao khách hàng, một liên thủ kho lưu, một liên kế toán lưu, một liên giao phòng kinh doanh lưu để theo dõi số lượng hàng bán cho khách hàng và công nợ. Biểu 2-3: Mẫu thẻ kho CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội THẺ KHO Tháng 9 năm 2009 Tên vật tư:Ống nước lạnh – Vesbo Đơn vị tính: m Mã số:VBT0101 Chứng từ gốc Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận Mã Ngày Số Tồn đầu kỳ: 500 PN 4/9 1/9 Nhập hàng của Thành Trang 1500 2000 PX 4/9 28/9 Xuất bán cho Công ty Chú Thơ-Pháp Vân 40 1960 PN 7/9 2/9 Nhập hàng mua lẻ 35 1995 … … … … … … … PX 30/9 682/9 Xuất bán cho Đại lý Minh Dương 1700 165 Cộng: 8950 9287 163 Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Thủ kho ( Ký, họ tên) Kế toán ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ gốc như phiếu nhập, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho lượng hàng hóa, vật tư nhập xuất và tồn kho. Cuối mỗi ngày thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho. Cuối mỗi tháng đối chiếu với sổ chi tiết về vật tư hàng hoá. Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá: Sổ này do kế toán hàng tồn kho thực hiện. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, khi kế toán nhập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, phần mềm kế toán máy Avt soft sẽ tự động chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Cuối ngày, cuối tháng kế toán kiểm tra, đối chiếu số lượng Nhập-xuất-tồn của từng danh điểm vật tư hàng hóa trên sổ chi tiết vật tư hàng hoá xem có khớp với số liệu trên thẻ kho hay không. Biểu 2-4: Mẫu sổ chi tiết vật tư, hàng hoá CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tài khoản: 156 – Hàng hoá Tên kho: K1 Tên vật tư, hàng hoá: Ống nước lạnh – Vesbo Mã: VBT01 Đơn vị tính: m Ghi chú … Kế toán trưởng (ký, họ tên) Tồn TT 5.360.000 21.428.000 20.999.440 … 1.768.550 SL 500 2000 1960 … 163 Xuất TT 428.560 … 100.763.950 SL 40 … 9.287 Nhập TT 16.068.000 … 97.107.500 SL 1.500 … 8.950 Kế toán ( Ký, họ tên) ĐG 10.720 10.712 10.714 … TK ĐƯ 33122 13133 … Diễn giải SĐK: Nhập hàng của Thành Trang Xuất bán cho Công ty chú Thơ-Pháp Vân … Xuất bán cho Đại lý Minh Dương Cộng: Chứng từ Số 1/9 28/9 … 682/9 Ngày 4/9 4/9 … 30/9 Sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn: sổ này được mở riêng cho từng kho. Khi khoá sổ kế toán tháng này thì phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số dư của tháng sang tháng sau. Cuối ngày, cuối tháng đối chiếu số liệu trên sổ tổng hợp xuất nhập tồn với sổ cái TK156. Biểu 2-5: Sổ tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HÓA Tháng 9 năm 2009 Tài khoản: 156 Kho 1: 118 Giải Phóng - HN STT TÊN HÀNG HÓA SỐ TIỀN Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 DI-Nhóm Điện 3,147,300 2,209,275 2,179,622 3,176,953 2 DN-Nhóm Đệ Nhất 8,733,859 58,196,614 48,687,962 18,242,511 3 KH-Nhóm khác 0 9,828,542 8,128,906 1,699,635 4 TP-Nhóm Tiền Phong 0 105,973,454 1,529,107 104,444,347 5 VB-Nhóm Vesbo 57,386,645 314,574,886 136,896,043 235,065,488 Cộng 69,267,805 490,782,770 197,421,640 362,628,935 Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Kế toán (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) 2.3. Kế toán tổng hợp quá trình bán hàng Chứng từ sử dụng Hoá đơn bán hàng Báo giá kiêm Phiếu xuất kho Phiếu thu: lập làm 2 liên, một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại quyển để ghi nhận doanh thu. Báo có của ngân hàng Sổ chi tiết sử dụng gồm: Sổ chi tiết doanh thu (Tk 511), sổ chi tiết giá vốn (Tk632). Các sổ tổng hợp gồm: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký bán hàng, sổ cái các TK 156,157,632,511,512,641, 642 … Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng, quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2-3: Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội Khách hàng, Đại lý Phòng kinh doanh Phó Giám đốc tài chính Phòng kế toán Thủ quỹ Thủ kho (1) (6) (6) (7) (2) (3) (4) (5) (5) (7) Chú thích: Đại lý, người có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng trực tiếp, qua điện thoại (đối với khách hàng quen), hoặc thông qua đơn đề nghị mua hàng đến phòng kinh doanh. Căn cứ vào đề nghị mua hàng của khách hàng phòng kinh doanh chuyển lên, kế toán hàng tồn kho kiểm tra xem có đủ hàng để giao theo đơn đặt hàng hay không, nếu đủ thì giao đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng cho kế toán bán hàng và công nợ để tiến hành lập báo giá kiêm phiếu xuất kho, hoặc hóa đơn GTGT. Nếu xuất luôn hóa đơn GTGT thì kế toán trưởng xem xét, thông qua hóa đơn, sau đó chuyển hóa đơn GTGT lên phó giám đốc tài chính để duyệt ký. Phó giám đốc tài chính kiểm tra, ký duyệt. Kế toán bán hàng lập phiếu thu, thủ quỹ nhận tiền từ khách hàng căn cứ vào phiếu thu và ghi vào sổ quỹ. Phòng kinh doanh yêu cầu thủ kho xuất hàng hóa cho khách hàng theo báo giá kiêm phiếu xuất kho hoặc theo hóa đơn GTGT. Thủ kho xuất hàng và ghi vào thẻ kho. Thủ quỹ và thủ kho nộp lên phòng kế toán các chứng từ liên quan. Công ty TNHH thiết bị điện nước Hà Nội tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức sổ Nhật Ký chung. Sau đây là sơ đồ hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng của Công ty theo hình thức sổ Nhật Ký chung. Sơ đồ 2-4: Hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ chi tiết Tk632, Tk 511 Sổ tổng hợp chi tiết Tk 632, Tk 511 Báo cáo kế toán Sổ nhật ký chung Sổ cái Tk 156,157,632,511,512,641,911,421… Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký đặc biệt (Nhật ký bán hàng) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.3.1. Kế toán giá vốn hàng bán Phương pháp xác định giá vốn hàng bán: Giá vốn của hàng hóa xuất bán được tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập, cứ sau mỗi lần lập phiếu nhập kho kế toán phải xử lý dữ liệu để phần mềm tính ra giá bình quân. Công thức tính giá bình quân đơn vị hàng hóa sau mỗi lần nhập như sau: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá trị thực tế hàng tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng hàng thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập Giá trị hàng hóa xuất kho = Số lượng hàng hóa xuất kho x Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Việc tính toán giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập của hàng hóa nhập kho cũng như xác định giá trị hàng xuất kho ( giá vốn) đều do phần mềm kế toán xử lý. Do đó giảm một lượng công việc rất lớn cho kế toán. Tài khoản sử dụng: TK632 – Giá vốn hàng bán. TK 156 – Hàng hóa Khi nhập kho hàng hoá, căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá nhập kho, phiếu xuất kho của nhà cung cấp kế toán nhập dữ liệu phát sinh vào phần mềm kế toán. Sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý và tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Dữ liệu về hàng nhập, hàng xuất sau khi nhập chứng từ, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển qua các sổ kế toán và phần hành có liên quan. Ví dụ như, kế toán nhập phiếu nhập kho: kế toán vào nhập dữ liệu phát sinh trên màn hình giao diện chính của phần mềm kế toán Avtsoft, sau đó đánh mã chứng từ PN (phiếu nhập kho) để nhập dữ liệu. Kết thúc việc nhập dữ liệu và lưu bút toán vừa nhập vào phần mềm. Phần mềm kế toán Avtsoft sẽ tự chuyển dữ liệu vào sổ nhật ký chung, vào sổ chi tiết giá vốn và các sổ có liên quan như sổ chi tiêt, tổng hợp vật tư, hàng hoá. Tương tự như vậy với quá trình bán hàng. Khi nhập báo giá kiêm phiếu xuất kho, dữ liệu đổ vào trong sổ NKC mỗi loại hàng hoá bán ra sẽ có 2 dòng: một dòng xuất bán ( Nợ Tk131, Có Tk 511), một dòng xuất kho ( Nợ Tk 632, Có Tk156). Ví dụ minh họa: Sử dụng phiếu nhập kho số 24/9 ngày 28/9/2009 ở phần trên. Khi nhận được các chứng từ nhập hàng hóa thủ kho chuyển lên kế toán tiến hành nhập dữ liệu phát sinh như sau: Sơ đồ 2-5: Mô phỏng màn hình nhập dữ liệu của phiếu nhập kho Loại chứng từ Số chứng từ PN 24/9 Ngày chứng từ 28/9/2009 Người giao dịch Đơn vị Số hợp đồng Diễn giải Nhập hàng Vesbo trắng của DN Thành Trang Bên Nợ Hàng hóa 331 156 Bên Có Mã TK Phải trả người bán Mã KH-Đ.vị Mã kho Mã Yếu tố CP Mã VTHH K1 VBT0101 NCC01 DN Thành Trang ống nước lạnh d20x2.3 Nhập bút toán này 3213600 Thành tiền Số lượng 300 ĐVT Nguyên tệ Tỷ giá Thành tiền 3213600 Tổng số tiền m ĐG 10712 Ghi chú PHIẾU NHẬP Bút toán số  Sau khi nhập đầy đủ dữ liệu cần thiết vào phần mềm kế toán máy, kế toán kích vào ô xử lý dữ liệu, phần mềm sẽ chuyển toàn bộ dữ liệu trên vào các sổ kế toán liên quan như sổ chi tiết vật tư hàng hóa (Tk156), sổ chi tiết công nợ, sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản có liên quan… tiếp đến kế toán vào mục xử lý giá bình quân để phần mềm tính ra đơn vị bình quân (giá vốn) của hàng hóa. Biểu 2-6: Sổ Nhật ký chung CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 9 năm 2009 Trang: 1 Chứng từ Diễn giải TK PS VTHH Nợ VTHH Có ĐG SL TT Mã Ngày Số Nợ có HD 1/9 1/9 Bán hàng Vesbo cho Công ty Vimeco 13110 51110 VBX0105 91.700 28 2.567.600 VNPXM 1/9 1/9 Bán hàng Vesbo cho Công ty Vimeco 632 156 VBX0105 47.684 28 1.335.152 …. Kế toán ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Sổ chi tiết giá vốn – Tk 632: sổ này dùng để theo dõi tình hình tiêu thụ cho từng thứ thành phẩm, hàng hoá. Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và một số chứng từ liên quan.Khi kế toán nhập các chứng từ này vào phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển dữ liệu liên quan đến Tk 632 vào sổ chi tiết giá vốn. Lấy phiếu xuất kho số 682/9 ngày 30/9/2009 làm mẫu, khi lập báo giá kiêm phiếu xuất kho quy trình nhập dữ liệu tương tự như phiếu nhập kho nhưng định khoản như sau: Nợ Tk 13110: 224.119.800 (đồng) Có Tk 511: 224.119.800 Đ (Doanh thu có thuế GTGT) Khi kế toán nhập bút toán phản ánh doanh thu như trên, phần mềm kế toán sẽ tự hạch toán bút toán phản ánh giá vốn hàng xuất bán: Nợ Tk 632: 116.542.296 (đồng) Có Tk 156: 116.542.296 (đồng) Biểu 2-7: Sổ chi tiết giá vốn sử dụng tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TK 632: Giá vốn hàng bán Tháng 9 năm 2009 STT Chứng từ gốc Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Số dư Mã Ngày Số Nợ Có Nợ Có 1 VNPXM 1/9 1/9 Bán quạt thông gió ốp tường 15B 156 140.000 140.000 2 VNPNM 3/9 1/9 Nhập hàng trả lại CT anh Kiều-Nhân Chính 156 89.460 50.400 … 3 VNPNM 3/9 1/9 Nhập hàng trả lại CT anh Kiều-Nhân Chính 156 44.850 13.910 … … … … …. … … … … … 1810 VNPXM 30/9 682/9 Bán hàng Vesbo trắng cho DN Minh Dương 156 3.213.600 12.854.400 … … … … …. … … … … … Cộng phát sinh 4.658.373.187 101.403.300 Số dư đầu kỳ Nợ: 0 VNĐ Số dư cuối kỳ Nợ: 4.556.969.887 VNĐ Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Biểu 2-8: Sổ tổng hợp theo tài khoản giá vốn hàng bán CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ TỔNG HỢP CHI TIÊT THEO TÀI KHOẢN TK 632: Giá vốn hàng bán Tháng 9 năm 2009 STT TK đối ứng Số phát sinh trong kỳ Mã Tên Nợ Có 1 156 Hàng hóa - ống nước 43.260.000 2 156 Hàng hóa – van nhựa 10.082.700 2.464.000 … … … … … 11698 156 Hàng hóa – măng sông 7.824.059 860.480 Tổng 4.658.373.187 101.403.300 Số dư đầu kỳ Nợ: 0 VND Số dư cuối kỳ Nợ: 4.556.969.887 VND Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Cuối kỳ kế toán sẽ kết chuyển dữ liệu từ Tk 632 sang Tk 911 để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911: 4.658.373.187 VND Có TK 632: 4.658.373.187 VND 1.3.2. Kế toán doanh thu bán hàng Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu được xác nhận khi Công ty chuyển giao rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữu sản phẩm và Công ty xác định được số tiền đã và sẽ thu được từ việc chuyển giao quyền kiểm soát và sở hữu đối với hàng hoá. Tài khoản sử dụng là TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Như ở trên ta đã biết Công ty có 2 hình thức bán hàng: bán buôn qua đại lý và bán lẻ: . Bán buôn qua đại lý: Khách hàng sẽ thanh toán số tiền mua hàng trong tháng vào ngày mùng 5 tháng tiếp theo. Đến ngày 5 tháng tiếp theo kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho cho từng đại lý, xuất hoá đơn bán hàng và yêu cầu đại lý thanh toán. Bán lẻ: + Bán lẻ thu tiền ngay: căn cứ vào số hàng đã bán kế toán xuất hoá đơn bán hàng và viết phiếu thu giao cho khách + Bán hàng theo dự án: tuỳ theo hợp đồng đã ký theo từng công trình mà có thời hạn thanh toán khác nhau. Thường là thu tiền tập trung. Trình tự luân chuyển chứng từ + Đối với phiếu thu tiền Khi khách hàng nộp tiền, kế toán lập làm 2 liên: Liên 1 lưu tại cuống gốc của phòng kế toán làm căn cứ để vào các bảng kê liên quan và để so sánh với sổ quỹ vào cuối kỳ Liên 2: Giao cho khách hàng + Đối với hóa đơn xuất bán trực tiếp Liên 1: lưu tại phòng kế toán. Liên 2: Chuyển cho khách hàng làm chứng từ thanh toán Liên 3: Chuyển xuống kho để xuất hàng cho khách sau đó được chuyển về phòng kế toán để kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng. Trình tự hạch toán : Đối với các đại lý, sau khi đối chiếu công nợ hàng tháng với đại lý và xác định số tiền ghi hoá đơn, kế toán xuất hoá đơn GTGT giao cho đại lý, yêu cầu thanh toán. Hoặc có thể xuất hóa đơn GTGT luôn theo yêu cầu của Đại lý. Hạch toán như sau: Vào mục nhập dữ liệu phát sinh trên màn hình phần mềm kế toán, nhập mã chứng từ HĐ (hóa đơn) và tiến hành nhập dữ liệu phát sinh. Ví dụ như lấy phiếu xuất kho số 682/9 ngày 30/9/2009 làm mẫu định khoản như sau: Như trên khi xuất kho kế toán đã định khoản: Nợ Tk 13110: 128.932.294 (đ) (Phải thu Công ty – KH chung) Có Tk 51110: 128.932.294 (đ) Khi xuất hóa đơn GTGT kế toán định khoản phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp. Nợ Tk 51110: 11.721.137 (đ) Có Tk 3331: 11.721.137 (đ) ở cả hai nghiệp vụ trên, sau khi nhập chứng từ thì phần mềm kế toán sẽ chuyển dữ liệu sang các sổ có liên quan như sổ nhật ký chung, sổ chi tiết công nợ theo tài khoản (TK 13110), sổ chi tiết doanh thu bán hàng (TK 51110), sổ chi tiết TK 3331, sổ tổng hợp doanh thu bán hàng, sổ tổng hợp theo tài khoản… Cuối tháng kế toán căn cư vào sổ báo cáo thuế xác định số thuế GTGT phải nộp: Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT của hàng bán ra – Thuế GTGT hàng mua vào. Tháng 9, căn cứ vào báo cáo thuế in từ phần mềm kế tóan ta có số thuế phải nộp là = 589.186.675 – 498.873.420 = 90.313.255 VND. Mẫu số: 01 GTKT–3LL MS/2009B 00203390 Biểu 2-9: Hoá đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: (Dùng để thanh toán) Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Đơn vị bán : Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội Địa chỉ : 118 Giải Phóng-Thanh Xuân-Hà Nội Số Điện thoại : 04-38 688 986 MST 0101 466 566 Họ, tên người mua hàng : Đơn vị : Doanh nghiệp tư nhân Minh Dương Địa chỉ : 91-Bà Triệu – Phạm Ngũ Lão – Hải Dương Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MST : .................... STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 Vật tư ngành nước 117.211.369 Cộng tiền hàng: 117.211.369 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 11.721.137 Tổng cộng tiền thanh toán 128.932.506 Sè tiÒn b»ng ch÷: ( hai trăm hai tư triệu một trăm mười chín ngàn tám trăm đồng chẵn) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) - Sổ chi tiết BH – Tk 511: Sổ này dùng theo dõi DTBH, các khoản giảm trừ doanh thu từ đó tính ra lãi gộp cho từng loại hàng hóa. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho phần mềm kế toán vào sổ theo từng hóa đơn Biểu 2-10: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ CHI TIẾT THEO TÀI KHOẢN TK 51110: Doanh thu – Công ty Tháng 9 năm 2009 Chứng từ gốc Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Số dư Mã Ngày Số Nợ Có Nợ Có HD 4/9 59/9 Bán băng tan 13110 15.000 15.000 HD 10/9 310/9 Bán hàng cho Vimeco 13110 414.800 522.600 … … … … … … … … … PX 30/9 682/9 Bán hàng cho Minh Dương 13110 128.932.506 233.248.000 HD 30/9 00203390 Bán hàng cho Minh Dương 3331 11.721.137 11.721.137 PNL 30/9 29/9 Nhập hàng trả lại 13110 147.000 Cộng phát sinh 62. 235.810 589.400.000 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Cuối tháng khi làm quyết toán, kế toán vào sổ quyết toán công trình, sổ này tổng hợp toàn bộ lượng hàng bán ra trong tháng cho một khách hàng, một công trình. Sổ này cũng là căn cứ để tính doanh số và thanh tóan với khách hàng. Biểu 2-11: Sổ quyết toán công trình CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 QUYẾT TOÁN CÔNG TRÌNH Tháng 9 năm 2009 Nhân viên: Lê Minh Tuyển CT3153:Chị Tâm,Vũ Trọng Phụng; Địa chỉ: Số 1 –ngõ 92–V.Trọng Phụng STT VTHH ĐVT ĐG SL xuất T.Tiền SL Nlại T.Tiền Thanh tóan VBT1002 ống cong d25 cái 35700 10 357000 VBT0818 Tê thu d50/25/50 c 60400 7 422800 VBT0705 T 50 c 53800 3 161400 VBT0702 T25 c 10700 50 535000 VBT0505 Cút d50 c 45500 8 364000 VBT0502 Cút d25 c 8200 80 656000 … Nhóm Vesbo 17161300 TP1309 Cút d110 c 27900 15 418500 TP1307 Cút 76 cái 11800 30 354000 TP1303 Cút d34 cái 1800 24 43200 TP1109 T 110 c 37700 12 452400 … … .. Nhóm Tiền Phong 4556100 Tổng 21717400 Số dư nợ đầu kỳ: 0 Tổng cộng doanh thu: 21.717.400 Đã thanh toán: 0 Còn phải thanh toán:21.717.400 Khách hàng (ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) Biểu 2-12: Sổ tổng hợp theo tài khoản 511- doanh thu bán hàng CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 511 – Doanh thu Tháng 9 năm 2009 STT TK đối ứng Số phát sinh trong kỳ Mã Tên Nợ Có 1 13115 Phải thu – Nguyễn Quang Tuấn 164.000 2 13120 Phải thu – Đỗ Tiến Cường 1.190.800 296.107.100 … … … … … 15 13133 Phải thu – Phan Văn Tuân 179000 39.296.800 Tổng 338.793.247 6.320.660.000 Số dư đầu kỳ Nợ: 0 VND Số dư cuối kỳ Có: 5.981.866.753 VND Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên)  Sang tháng khi khách hàng thanh toán, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 112: 128.932.506 Có TK 131: 128.932.506 Đồng thời phần mềm kế toán sẽ chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết công nợ phải thu. Biểu 2-13: Sổ chi tiết công nợ phải thu CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 13120 – Phải thu Đỗ Tiến Cường – ĐL Khách hàng: ĐL 230 – ĐL Minh Dương Địa chỉ: 91 – Bà Triệu – Phạm Ngũ Lão – Hải Dương Tháng 9 năm 2009-10-27 Trang: 1 STT CHỨNG TỪ GỐC DIỄN GIẢI PHÁT SINH GHI CHÚ Mã Số Ngày Nợ Có 1 HD 682/9 30/9 Bán hàng Vesbo 128.932.506 2 Tổng: 128.932.506 Số dư đầu kỳ: 9.128.200 VND Số dư cuối kỳ: 138.060.706 VND Ngày 30 tháng 09 năm 2009 XÁC NHẬN CỦA KHÁCH HÀNG KẾ TOÁN GIÁM ĐỐC Căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ, phiếu thu phần mềm Avtsoft sẽ tính ra được doanh thu bán hàng trong tháng, số liệu này kế toán sẽ lấy được trên sổ chi tiết tài khoản 511. Căn cứ vào số liệu trên các Tk 531, 521, 532 kế toán tính ra các khoản giảm trừ doanh thu để từ đó tính ra doanh thu thuần cho từng loại hàng hóa 1.3.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Tuỳ theo hợp đồng đã ký với đại lý và công trình mà công ty có các chính sách giảm trừ doanh thu khác nhau: Đối với đại lý: Hàng Vesbo đại lý được hưởng 39% chiêt khấu thương mại Hàng Tiền Phong đại lý được hưởng 11% chiết khấu thương mại Cuối tháng tuỳ theo doanh số đặt hàng của đại lý công ty sẽ có mức thưởng, giảm giá thích hợp nhằm khuyến khích đại lý bán hàng. Đối với công trình: tuỳ theo từng công trình mà mức chiết khấu thương mại khác nhau, thường là khoảng từ 35 – 40% đối với hàng Vesbo, và 5-8% đối với hàng Tiền Phong. Căn cứ vào đơn đặt hàng, và yêu cầu của khách hàng, kế toán nhập chứng từ báo giá kiêm phiếu xuất kho. Sử dụng phiếu xuất kho 682/9 ngày 30/9/2009 Bút toán như sau: Nợ Tk 521 : 95.187.294 VNĐ Có TK 511: 95.187.294 VNĐ Nếu chiết khấu sau, kế toán hạch toán Nợ Tk 3331 Có Tk 13110 Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN chỉ dùng TK 532 cho việc hạch toán thưởng cho đại lý đạt doanh số thưởng. Khi doanh số của khách hàng và đại lý đạt mức thưởng thì kế toán hạch toán: ví dụ đại lý Hùng Nga trong tháng 9 đạt doanh số thưởng là: 53.680.000 doanh số hàng Vesbo được thưởng mức 11% Nợ Tk 532: 5.368.000 Nợ Tk 3331:536.800 Có Tk 13120: 5.904.800 Trong kỳ Đại lý Thà Hiền có trả lại một lô hàng trị giá 869.700 đ. Kế toán vào sổ như sau: Nợ Tk531: 815.182 Nợ Tk 3331: 81.518 Có Tk 131: 869.700 Biểu 2-14: Sổ tổng hợp TK 521 CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 521 –Chiết khấu Tháng 9 năm 2009 STT TK đối ứng Số phát sinh trong kỳ Mã Tên Nợ Có 1 13115 Phải thu – Nguyễn Quang Tuấn 2 13120 Phải thu – Đỗ Tiến Cường 32.441.026 … … … … … 15 13133 Phải thu – Phan Văn Tuân 98.242.000 Tổng 226.148.436 Số dư đầu kỳ Nợ: 0 VND Số dư cuối kỳ Nợ: 226.148.436 VND Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Biểu 2-15: Sổ tổng hợp TK 531 CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 531 –Hàng bán bị trả lại Tháng 9 năm 2009 STT TK đối ứng Số phát sinh trong kỳ Mã Tên Nợ Có 1 13115 Phải thu – Nguyễn Quang Tuấn 2 13120 Phải thu – Đỗ Tiến Cường 110.144.300 12.652.000 … … … … … 15 13133 Phải thu – Phan Văn Tuân 11.634.280 39.296.800 Tổng 189.600.800 88.197.500 Số dư đầu kỳ Nợ: 0 VND Số dư cuối kỳ Nợ: 101.403.300 VND Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Biểu 2-16: Sổ tổng hợp TK 532 CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 532 –Giảm giá hàng bán Tháng 9 năm 2009 STT TK đối ứng Số phát sinh trong kỳ Mã Tên Nợ Có 1 13120 Phải thu – Đỗ Tiến Cường 7.006.983 2 13121 Phải thu – Phan Văn Vịnh 4.534.238 Tổng 11.241.511 Số dư đầu kỳ Nợ: 0 VND Số dư cuối kỳ Nợ: 11.241.511 VND Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Cuối kỳ, xử lý dữ liệu, kế toán kết chuyển các khoản giảm trừ: Nợ Tk511: 338.793.247 Có Tk 521:226.148.436 Có Tk 531: 101.403.300 Có Tk 532: 11.241.511 2.4. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 2.4.1. Kế toán chi phí bán hàng Nhằm phục vụ tốt cho công tác tiêu thụ sản phẩm và tiếp cận thị trường Công ty TNHH thiết bị điện nước HN đã chủ động bỏ ra các chi phí nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các đối tượng có nhu cầu mua hàng của Công ty. Các chi phí này bỏ ra nhằm giúp Công ty đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ hàng hóa và từ đó tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để hạch toán quản lý chính xác, đầy đủ các chi phí bán hàng bộ phận kế toán bán hàng của Công ty sử dụng TK 641-Chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng của Công ty thường phát sinh bao gồm các mục sau: Chi phí tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội của nhân viên bán hàng Chi phí mua ngoài, thuê ngoài Chi phí tiếp khách, giới thiệu sản phẩm Chi phí nguyên liệu, nhiên liệu phục vụ cho công tác bán hàng Chi phí quảng cáo Trích khuyến mại bằng tiền … Tất cả các chi phí này được tổng hợp vào TK 641, Công ty không mở Tk cấp II chi tiết đến từng chi phí. Hàng ngày các chứng từ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 641 Có Tk 111, 112 Ví dụ: Ngày 1/9/2009 phát sinh chi phí thuê xe tải chở hàng xuống đại lý ở Hải Dương, chi phí thuê xe là 550.000 đ, kế tóan hạch toán vào phần mềm kế toán như sau: Nợ TK 641: 550.000 Có Tk 111: 550.000 Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK641 kế toán kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh: Nợ Tk 911: 72.565.077 Có Tk 641: 72.565077 Biểu 2-17: Sổ chi tiết chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TK 641: Chi phí bán hàng Tháng 9 năm 2009 STT Chứng từ gốc Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Số dư Mã Ngày Số Nợ Có Nợ Có 1 PC 1/9 1/9 Vận chuyển hàng cho Trung Tín 111 550.000 550.000 2 PC 3/9 2/9 Vận chuyển hàng cho Thà Hiền 111 190.000 380.000 3 PC 3/9 3/9 Vận chuyển hàng cho Hùng Nga 111 570.000 570.000 4 PC 3/9 4/9 Chi làm bảng mẫu quảng cáo 111 184.000 184.000 … … … … …. … … … 120 PC 30/9 328/9 Vận chuyển hàng cho Minh Dương 156 550.000 550.000 … … … … …. … … … … … Cộng phát sinh 72.565.077 0 Số dư đầu kỳ Nợ: 0 VND Số dư cuối kỳ Nợ: 72.565.077 VND Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) 2.4.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Cũng tương tự như kế toán chi phí bán hàng, khi phát sinh các chi phí thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán cũng tập hợp vào sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp – TK 642 Tại Công ty TNHH thiết bị điện nước HN chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ thường liên quan đến các khoản mục sau: Tiền lương và các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương, của ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban trong Công ty. Giá trị nguyên vật liêu mua ngoài dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp. Giá trị dụng cụ đồ dùng văn phòng phẩm dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp. Chi phí KHTSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho… ….. Để theo dõi chi phí này, kế toán mở sổ chi tiết TK642 theo dõi tổng hợp, không mở tài khoản cấp II. Chứng từ sử dụng: Phiếu chi (PC), Phiếu chi tiền gửi (CNH) Bảng thanh toán tiền lương. Bảng phân bổ chi phí khấu hao, chi phí thuê văn phòng… Các bảng kê khác Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi phí nhập dữ liệu vào máy tính theo định khoản: Nợ Tk 642 Có Tk 111, 112, 334… Ví dụ ngày 3/09/2009 Công ty có mua một máy in dùng cho phòng kế toán trị giá 1.400.000 đ chưa thuế GTGT kế toán định khoản: Nợ Tk 642: 1.400.000 Nợ Tk1331: 140.000 Có Tk 111:1.540.000 Sau khi xử lý số liệu, phần mềm kế toán sẽ chuyển dữ liệu sang các sổ kế toán liên quan như sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642), sổ chi tiết Tk111… Biểu 2-18: Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 9 năm 2009 STT Chứng từ gốc Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Số dư Mã Ngày Số Nợ Có Nợ Có 1 PC 4/9 5/9 Mua máy in 111 1.400.000 1.505.000 2 PC 5/9 7/9 Mua bàn ghế 111 270.000 1.850.000 … … … … …. … … … 116 CNH 30/9 328/9 Tiền lương nhân viên quản lý 334 80.754.038 80.754.038 117 PB 30/9 3 Phân bổ tiền thuê văn phòng tháng 9 142 35.000.000 315.000.000 Cộng phát sinh 152.557.765 0 Số dư đầu kỳ Nợ: 0 VND Số dư cuối kỳ Nợ: 152.557.765 VND Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết TK 642 kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả: Nợ TK 911: 152.557.765 Đ Có TK 642: 152.557.765 Đ 1.5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Việc xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN được xác định vào cuối quý. TK sử dụng: TK 911: xác định kết quả kinh doanh TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối Cuối quý, kế toán căn cứ vào số liệu đã tổng hợp ở các sổ tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh trong quý. Kế toán vào phần nhập dữ liệu phát sinh nhập mã chứng từ KC (kết chuyển) và thực hiện các bút toán sau: (lấy số liệu tháng 9/2009 để minh họa) Nợ TK 511: 5.981.866.753 VND Có TK 911: 5.981.866.753 VND Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 911: 4.658.373.187 VND Có TK 632: 4.658.373.187 VND Kết chuyển chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911: 225.102.842 Có TK 641: 72.565.077 Có TK 642: 152.537.765 Xác định xem trong kỳ kinh doanh Công ty lãi hay lỗ như sau: Lãi (lỗ)= Doanh thu thuần – giá vốn hàng bán – các khoản chi phí hợp lý = 5.981.866.753 – 4.658.373.187 – 225.102.842 -90.313.255 = 1.008.077.469 VND Xác định số thuế TNDN phải nộp =1.008.077.469 x 25% = 252.019.367 VND. Kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả: Nợ Tk 911: 252.019.367 Có Tk 821: 252.019.367 Kết chuyển lợi nhuận sau thuế : Nợ Tk 911: 756.058.102 VNĐ Có TK 421: 756.058.102 VND Sau khi thực hiện hết các bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh, xử lý dữ liệu, ta in từ phần mềm kế toán ra các sổ báo cáo Biểu 2-19: Sổ chi tiết TK xác định kết quả tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TK 911: Xác định kết quả Tháng 9 năm 2009 Chứng từ gốc Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Mã Ngày Số Nợ Có KC 30/9 1 Kết chuyển doanh thu 511 5.981.866.753 KC 30/9 2 Kết chuyển giá vốn 632 4.658.373.187 KC 30/9 3 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 642 152.537.765 … … …. KC 30/9 7 Kết chuyển xác định kết quả 421 756.058.102 Cộng phát sinh 5.981.866.753 5.981.866.753 Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Biểu 2-20: Sổ tổng hợp TK 911 CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 911 –Xác định kết quả Tháng 9 năm 2009 STT TK đối ứng Số phát sinh trong kỳ Mã Tên Nợ Có 1 01 Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh 5.981.866.753 5.981.866.753 Tổng 5.981.866.753 Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Biểu 2-21: Sổ tổng hợp TK 421 CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 421 –Lợi nhuận chưa phân phối Tháng 9 năm 2009 STT TK đối ứng Số phát sinh trong kỳ Mã Tên Nợ Có 1 01 Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh 756.058.102 Tổng 756.058.102 Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Cuối năm kế toán tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết đối chiếu với số liệu trên sổ tổng hợp có liên quan nếu khớp thì tiến hành lập các báo cáo kế toán. Trong đó báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là một báo cáo rất quan trọng, nó thể hiện kết quả của cả một năm hoạt động sản xuất kinh doanh. Sau đây là mẫu báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà nội, lấy số liệu năm 2008. Biểu 2-22: Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu số B02-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI Số 118 Giải Phóng – Hà Nội BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Năm 2008 Đơn vị tính: VND Chỉ tiêu MS Thuyết minh Kỳ này Kỳ trước 1. Doanh số bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 99.847.920.605 2. Các khoản giảm trừ 02 3. Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV 10 99.847.920.605 4. GVHB 11 92.928.812.544 5. Lợi nhuận gộp về BH và CCDV 20 6.919.108.060 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 6.812.982 7. Chi phí hoạt động tài chính 22 208.766.400 -Trong đó: Lãi vay phải trả 23 208.766.400 8. Chi phí bán hàng 24 2.876.580.000 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 1.510.627.970 10. LNT từ hoạt động kinh doanh 30 2.329.946.672 11. Thu nhập khác 31 847.057.650 12. Chi phí khác 32 15.310 13. LN khác ( 40=31-32) 40 847.042.340 14. Tổng LN KT trước thuế (50=30+40) 50 3.176.989.012 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 889.556.923 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 17. Lợi nhuận sau thuế (60=50-51) 60 2.287.432.088 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 70 Hà nôi, ngày 20 tháng 02 năm 2009 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI 3.1. Đánh giá về kế toán mua bán hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thiết bị điện nước Hà Nội Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra ngày càng gay gắt, muốn tồn tại và phát triển bền vững thì yêu cầu quản lý tốt, chặt chẽ hiệu quả các hoạt động kinh doanh. Do đó bộ phận kế toán cũng ngày càng phải được nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng được yêu cầu quản lý của ban giám đốc cũng như phục vụ cho các bộ phận khác trong công ty. Trong hoạt động kinh doanh nói chung phần hành kế tóan hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là phần hành rất quan trọng, đặc biệt với những Công ty kinh doanh thương mại như Công ty TNHH thiết bị điện nước HN. Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình luân chuyển vốn của doanh nghiệp, nó thể hiện được kết quả và khả năng kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy vấn đề hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả rất quan trọng. Nếu tổ chức tốt công tác này thì việc kiểm tra giám sát công tác kế toán toàn công ty có nhiều thuận lợi. 3.1.1. Những ưu điểm Tuy được thành lập và hoạt động chưa lâu nhưng Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN đã không ngừng nỗ lực và dần khẳng định được uy tín của mình trên thị trường cung cấp thiết bị, vật tư ngành điện nước. Để có được thành công như vậy, công tác tổ chức quản lý của Công ty phải rất khoa học và hợp lý phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Bộ máy kế toán được tổ chức khá gọn nhẹ, với những nhân viên có trình độ, năng lực, nhiệt tình và được bố trí những công việc cụ thể đã góp phần đắc lực vào công tác kế toán và quản lý kinh tế của Công ty. Quy trình làm việc khoa học , cán bộ kế toán được bố trí phù hợp với trình độ và khả năng của mỗi người, tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm công việc được giao. Giữa các bộ phận kế toán có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ, giúp công tác kế toán hoạt động nhịp nhàng , chính xác. Chính vì vậy mà việc hạch toán nội bộ có hiệu quả, góp phần đắc lực vào công tác quản lý của Công ty. Hiện tại Công ty đang tiến hành đăng ký và ghi sổ theo hình thức sổ Nhật ký chung, hình thức này có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, thuận tiện cho việc phân công công việc trong phòng kế toán. Về kế toán bán hàng và công nợ: Hiện nay bộ phận kế toán bán hàng và công nợ do 2 nhân viên phụ trách. Một nhân viên phụ trách hạch toán kế toán mảng bán lẻ, bán theo công trình…Khách hàng của phòng kinh doanh bán lẻ . Một nhân viên phụ trách hạch toán kế toán mảng bán hàng cho đại lý. Việc phân công công việc như vậy nhìn chung khá hợp lý, nếu xét về đặc điểm của khách hàng. Về kế toán doanh thu và xác định kết quả: Việc phân chia công việc giữa các bộ phận hợp lý, tạo điều kiện cho kế toán tổng hợp được số liệu doanh thu, chi phí chính xác, nhanh chóng, kịp thời đưa ra được các báo cáo tổng hợp giúp các nhà quản lý đưa ra được quyết định đúng đắn kịp thời. Về phần mềm kế toán: Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Avtsoft, phần mềm này có ưu điểm là dễ sử dụng, sổ sách được thiết kế phù hợp với đặc thù kinh doanh của Công ty. Việc sử dụng phần mềm kế toán này vào tổ chức hạch toán kế toán giúp làm giảm 3/4 công việc cho kế toán. Riêng phần tính giá hàng tồn kho của Công ty, nếu làm kế toán thủ công thì không thể thực hiện hiệu quả được, vì khối lượng vật tư nhiều, tiểu tiết mà phương pháp tính giá lại theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập nên không thể làm kế toán thủ công được. Về kế tóan chi phí: với hệ thống sổ sách khoa học hợp lý, kế toán chi phí có thể theo dõi, cập nhật, giám sát các khoản chi phí chặt chẽ, đầy đủ, tránh được tình trạng lãng phí trong sử dụng nguyên liệu, thiết bị quản lý, tránh được tình trạng gian lận trong quản lý…. 3.1.2. Những tồn tại Bên cạnh những mặt tích cực nêu trên, Công ty TNHH thiết bị điện nước Hà Nội vẫn còn những mặt hạn chế sau: - Mặc dù có sử dụng phần mềm kế toán máy hỗ trợ rất nhiều trong quá trình tổ chức hạch toán kế toán, nhưng bản thân phần mềm kế toán Avtsoft còn nhiều hạn chế: như đến cuối tháng thường không vào được sổ nhật ký chung do tình trạng đầy dòng, tràn dữ liệu, dẫn đến sai sót - Công việc của kế toán trưởng và kế toán tổng hợp còn rất nặng nề, nhất là vào những ngày cuối tháng, cuối quý, hoặc cuối năm gây ra áp lực công việc, căng thẳng sẽ rất dễ gây ra sai sót. Về kế toán bán hàng và công nợ như trên đã nêu có 2 nhân viên kế toán phụ trách phần hành này, song do khối lượng công việc quá nhiều nên vào cuối tháng công việc do hai người này phụ trách quá nặng nề, dẫn tới hiệu quả chưa cao. Việc phân công công việc căn cứ vào đặc điểm khách hàng ( Đại lý, khách hàng lẻ) nhìn về tổng thể thì rất hợp lý song trong thực tế công việc việc phân chia này chưa hợp lý lăm do: Kế toán phụ trách mảng đại lý khối lượng công việc ít hơn rất nhiều so với kế toán bán lẻ. Do đại lý thì có mức giá xuất bán, mức chiết khấu chung, số lượng đại lý cũng ổn định ít thay đổi trong tháng. Trong khi đó, khách hàng lẻ thì số lượng lớn lại thay đổi liên tục trong thời gian ngắn, mức giá, mức chiết khấu mỗi khách hàng mỗi công trình lại khác nhau nên khối lượng công việc rất nhiều. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thiết bị điện nước Hà Nội. Tổ chức hạch toán kế toán có tốt hay không có ảnh hưởng rất lớn tới kết quả kinh doanh cũng như quá trình định hướng kinh doanh, đặc biệt là tổ chức hạch toán phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Vì vậy, phải luôn luôn tìm tòi, đổi mới, cải tiến để nâng cao chất lượng công tác tổ chức hạch toán kế toán cả về con người và thiết bị. Từ thực tế thực tập tại Công ty TNHH thiết bị điện nước HN, em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức, hạch toán kế toán của Công ty nói chung và của bộ phận bán hàng nói riêng như sau: Công ty cần bổ sung thêm nhân viên kế toán bán hàng để đảm trách một phần kế toán bán lẻ để giảm gánh nặng công việc cho kế toán bán lẻ, để việc hạch toán kế toán được hiệu quả và nhanh chóng. Ngoài ra Công ty cũng cần tuyển thêm kế toán thuế, kế toán chi phí và tính giá thành các hạng mục công trình mà Công ty tham gia thi công để giảm bớt công việc cho kế toán tổng hợp và kế toán trưởng. Công ty cần quản lý tốt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là chi phí quản lý doanh nghiệp. Công ty nên có biện pháp đôn đốc việc luân chuyển chứng từ từ phía các nhân viên các phòng ban khi có chứng từ liên quan đến hạch toán kế toán thì yêu cầu nhân viên phải nhanh chóng hoàn trả cho phòng kế toán để kế toán kịp thời vào sổ, phản ánh đúng – đủ - nhanh chóng tránh tình trạng ùn tắc công việc vào cuối tháng, mà biện pháp tốt nhất là thực hiện về mặt tài chính. Xuất phát từ tính chất công việc, Công ty tạm ứng tiền cho các bộ phận để mua vật tư hàng hóa, thiết bị… nhưng trong quá trình thực hiện hoàn ứng thường xảy ra tình trạng chậm trễ luân chuyển chứng từ, hoặc chứng từ không gây khó khăn cho việc hạch toán kế toàn vì vậy Công ty cần đề ra quy định nghiêm ngặt,bắt buộc các bộ phận, cá nhân phải nộp đủ chứng từ mới được tạm ứng tiếp. Việc áp dụng phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng là bất hợp lý, do giá trị tài sản mà Công ty sử dụng có giá trị rất lớn nhưng lại được sử dụng tại các công trường thi công với điều kiện bảo quản kém, dễ hư hỏng, giá trị tài sản hao mòn nhanh. Mặt khác, do nhu cầu thi công cần đổi mới TSCĐ để đẩy nhanh tiến độ, chỉ có áp dụng phương pháp khấu hao theo phương pháp khấu hao nhanh thì mới có tiềm lực tài chính để đổi mới dây chuyền công nghệ. Phương pháp khấu hao nhanh tuy làm tăng chi phí kinh doanh của Công ty nhưng thay vào đó nó là phương pháp thích hợp đối với những TSCĐ có tính công nghệ, cần phải đổi mới thường xuyên. Giữa 3 phòng: Phòng Kỹ thuật , Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính Kế toán cần có sự phối hợp chặt chẽ trong việc đề ra định mức vật tư, lập dự toán, cũng như việc kiểm soát chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình. Về phần mềm kế toán: Do quy mô công ty ngày càng mở rộng và phát triển, kéo theo đó khối lượng công việc kế toán cũng tăng lên. Phần mềm kế toán hiện Công ty đang sử dụng không còn phù hợp, thường xuyên bị báo lỗi do quá dòng, bị tràn dữ liệu, dẫn đến các sai sót trong việc làm kế toán và các báo cáo kế toán. Vì vậy, Công ty cần tìm hiểu và lựa chọn thay đổi phần mềm kế toán cho phù hợp với quy mô Công ty và khối lượng công việc, cũng như thuận tiện và dễ sử dụng., giúp kế toán giảm được áp lực công việc cũng như sai sót trong quá trình hạch toán. KẾT LUẬN Công tác kế toán là một công việc hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tổ chưc tốt công tác kế toán sẽ cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời về mọi hoạt động của Công ty như: tình hình mua hàng, bán hàng, công nợ, doanh thu, các khoản phải nộp Nhà nước,… và tình tình lợi nhuận của Công ty, từ đó ban lãnh đạo sẽ có những hướng đầu tư kinh doanh cho doanh nghiệp của mình. Hiện nay, các doanh nghiệp đang cạnh tranh nhau ngày càng gay gắt nhằm lấn chiếm thị phần của đối thủ cạnh tranh, do vậy việc tổ chức hoạt động bán hàng cũng như hoạt đông quản lý bán hàng cụ thể là tổ chức kế toán bán hàng và công nợ yêu cầu ngày càng cao cả vế số lượng lẫn chất lượng. Ngoài ra, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp lâm vào tìn trạng lãi giả - lỗ thật do việc xác định các khoản chi phí phát sinh của doanh nghiệp không chính xác, hợp lý với chế độ kế toán hiện hành khiến cho việc xác định kết quả kinh doanh không được chính xác. Vấn đề tổ chức tốt, hiệu quả kế toán bán hàng và công nợ, kế toán xác định kết quả kinh doanh để phục vụ tốt hơn cho khách hàng và người tiêu dùng hàng hóa Công ty cung cấp từ đó tăng doanh thu, lợi nhuận của Công ty …luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo trong Công ty. Chính vì thế mà các biện pháp nhằm làm tăng hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả nói riêng luôn là tiêu chí đặt ra cho Công ty. Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN cùng với việc nghiên cứu lý luận và tìm hiểu thực tế công việc em đã đi sâu vào tìm hiểu về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Do kinh nghiệm thức tế còn ít, trình độ còn có hạn mà thời gian thực tập ngắn cộng với những hạn chế trong quy mô thực tập nên trong chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy - cô giáo, các cán bộ kế toán trong phòng kế toán Công ty để giúp em hoàn thành tốt chuyên đề của mình. Cuối cùng em xin cảm ơn thầy giáo ThS. Phạm Thị Minh Hồng cùng các anh chị công tác tại Phòng Kế toán-tài chính của Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội đã nhiệt tình giúp đỡ và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tại Công ty, đã tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề thực tập này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Kế toán tài chính - NXB Đại học Kinh tế Quốc dân – PGS. TS. Đặng Thị Loan 2. Chế độ kế toán Việt Nam – NXB Lao động Xã Hội 3. Hướng đẫn thực hành chế độ Kế toán tài chính – PGS. TS. Võ Văn Nhị - NXB GTVT 2008 4. Hệ thống kế toán Việt Nam, chế độ kế toán doanh nghiệp, : hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán – Nhà XB Thống Kê 2008 5. Tài liệu của Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội. MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt Ý nghĩa đầy đủ TS Tài sản DT Doanh thu BH Bán hàng LN Lợi nhuận SX Sản xuất SL Số lượng TSCĐ Tài sản cố định BHXH, BHYT, KPCĐ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn DTT Doanh thu thuần KD Kinh doanh LNT Lợi nhuận thuần DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2-1: Trình tự nhập số liệu kế toán trong máy tính tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội …………………………………….16 Sơ đồ 2-2: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết hàng hoá …………………17 Sơ đồ 2-3: Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội ………………………………….25 Sơ đồ 2-4: Hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng …………………...27 Sơ đồ 2-5: Mô phỏng màn hình nhập dữ liệu của phiếu nhập kho………….30 DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu 2-2: Phiếu xuất kho……………………………………………. ……...20 Biểu 2-3: Mẫu thẻ kho………………………………………………. ……...22 Biểu 2-4: Mẫu sổ chi tiết vật tư, hàng hoá…………………………. ………23 Biểu 2-5: Sổ tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn…………………………….. ………25 Biểu 2-6: Sổ Nhật ký chung ………………………………………………...32 Biểu 2-7: Sổ chi tiết giá vốn sử dụng tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội……………………………………………………………………… 34 Biểu 2-8: Sổ tổng hợp theo tài khoản giá vốn hàng bán ……………………35 Biểu 2-9: Hoá đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ……………….. …………38 Biểu 2-10: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng ………………………………….39 Biểu 2-11: Sổ quyết toán công trình ………………………………………..40 Biểu 2-12: Sổ tổng hợp theo tài khoản 511- doanh thu bán hàng…………. 41 Biểu 2-13: Sổ chi tiết công nợ phải thu……………………. ………………42 Biểu 2-14: Sổ tổng hợp TK 521 ……………………………………………44 Biểu 2-15: Sổ tổng hợp TK 531 ……………………………………………45 Biểu 2-16: Sổ tổng hợp TK 532 ……………………………………………46 Biểu 2-17: Sổ chi tiết chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN…………………………………………………………………………. 48 Biểu 2-18: Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN ……………………………………………………………50 Biểu 2-19: Sổ chi tiết TK xác định kết quả tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước HN ……………………………………………………………………53 Biểu 2-20: Sổ tổng hợp TK 911 ……………………………………………54 Biểu 2-21: Sổ tổng hợp TK 421 ……………………………………………55 Biểu 2-22: Báo cáo kết quả kinh doanh ……………………………………56