Chuyên đề Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH tin học Nguyễn Ngọc

mô hoạt động kinh doanh lớn và là đại lý của nhiều hãng máy tính có tên tuổi, là công ty được khách hàng tin cậy trong nhiều lĩnh vực. Bên cạnh đó, Công ty cũn cung cấp thiết bị điện tử viễn thông , thiết bị cá nhân , kỹ thuật số , điện thoại di động , máy văn phũng .Các hoạt động của Nguyễn Ngọc không tập trung chớnh vào lĩnh vực thương mại 1. Đặc điểm và hoạt động kinh doanh ở công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc Các hoạt động của công ty chia làm 04 lĩnh vực chính: Kinh doanh dự án. Phân phối sản phẩm tin học, viễn thông. Cung cấp giải pháp Tin học, viễn thông Kinh doanh bán lẻ các sản phẩm Tin học, Viễn thông và thiết bị văn phòng. *Đặc điểm kinh doanh: Ngày nay trong thời kỳ kinh tế thị trường, công nghệ thông tin ngày càng phát triển nhu cầu về thiết bị văn phòng: máy tính, máy in tăng rất nhanh. Khoa học kỹ thuật phát triển, máy vi tính ra đời người ta thay thế việc lưu trữ các số liệu, tài liệu viết trên giấy bằng việc lưu trữ trong máy tính, tìm hiểu và cập nhật thông tin nhanh nhất. Đây chính là một thuận lợi để cho công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc cần phải nắm bắt kịp thời để nâng cao hơn nữa hoạt động kinh doanh của mình. Công tác kinh doanh của công ty có những đặc điểm sau: Phương thức kinh doanh: bán buôn, bán lẻ. Hình thức hoạt động: Kinh doanh và phục vụ. Lĩnh vực hoạt động: trong nước. Mạng lưới hoạt động: Rộng khắp trên địa bàn thành phố Hà Nội và một số tỉnh như Lai Chõu, Sơn La, Hoa Bình, Lạng Sơn, Ninh Bình… Phương thức thanh toán: có hai hình thức thanh toán ngay và thanh toán chậm. Công tác giao nhận và vận chuyển hàng: hầu hết việc giao hàng được thực hiện ngay tại kho của công ty, trường hợp khách hàng yêu cầu giao tận nơi công ty có đội ngũ nhân viên thị trường vận chuyển hàng đến tận nơi cho khách. Tình hình kinh doanh của công ty được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau: ĐVT: đồng Chỉ Tiêu 5 thỏng 2008 1.Doanh thu bán hàng 19.252.487.280 2. Lợi nhuận trước thuế 182.713.270 3.Lợi nhuận sau thuế 51.159.716 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc. Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc. Giám Đốc P. XNK P. Kế Toán P Bán lẻ P. Tổng hợp P.Giám Đốc P.Giám Đốc P. Kinh doanh P Dự án P DVKỹ Thuật P. Nhân Sự *Ban lãnh đạo công ty : Bao gồm 10 người là lãnh đạo, giám đốc, trưởng phòng của các phòng, trung tâm, chịu sự điều hành trực tiếp của Chủ tịch hội đồng thành viên. Có nhiệm vụ xây dựng và hoạch định chiến lược kinh doanh, dịch vụ cho công ty. * Phòng nhân sự: Bao gồm 3 người chịu trách nhiệm trực tiếp trước phó Giám Đốc công ty. Có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý hồ sơ, cán bộ, nhân viên, theo dõi chấm công, chế độ bảo hiểm nghỉ phép, ốm đau, sinh sản,… tư vấn phó Giám đốc về phát triển nhân sự. *Phòng tổng hợp: 11 người 02 nhân viên bảo vệ: Bảo vệ coi giữ tài sản của công ty và khách hàng đến liên hệ công tác. 07 nhân viên giao nhận hàng và thu ngân. 02 nhân viên lái xe phục vụ lãnh đạo và vận chuyển *Phòng kinh doanh: 05 nhân viên kinh doanh phục vụ cho việc phân phối sản phẩm đến các đại lý *Phòng tài chính: 06 nhân viên theo dõi công nợ, làm thuế và giao dịch Ngân Hàng * Phòng bán lẻ 04 nhân viên bán lẻ phục vụ khách hàng đến mua hàng tại gian hàng trưng bày của công ty. * Phòng dự án: 03 nhân viên tư vấn dự án chuyên đi làm các dự án phục vụ cơ quan và doanh nghiệp * Phòng dịch vụ và kỹ thuật: 16 nhân viên 02 nhân viên kỹ thuật hệ thống và mạng làm nhiệm vụ tích hợp và hỗ trợ hệ thống 02 nhân viên kỹ thuật phần mềm phát triển các chương trình ứng dụng 04 nhân viên triển khai lắp đặt dự án và khách lẻ 02 nhân viên kỹ thuật phần cứng máy tính 06 nhân viên làm dịch vụ bảo trì máy tính, máy in và các thiết bị khác. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty là mô hình trực tuyến chức năng, có ưu điểm thực hiện tốt nguyên tắc một thủ trưởng, trực tiếp lãnh đạo từng bộ phận độc lập nhau, do đó tận dụng được hết năng lực của mỗi cán bộ công nhân viên, lại có thời gian nghiên cứu chiến lược hoạt động kinh doanh cho từng đơn vị độc lập. 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán KT NH và TSCĐ quỹ vàVVvàTSCD Thủ quỹ b ỏ khung n ày KT bán hàng KT tổng hợp giám đốc KT trưởng KT thuế Hình2.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty * Kế toán trưởng: điều hành bộ phận kế toán của công ty, chịu trách nhiệm kiểm tra mọi chế độ tài chính và chế độ hoạch toán, kiểm tra và lập báo cáo tài chính theo chế độ của nhà nước và của doanh nghiệp quy định. Ngoài ra kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tình hình của công ty và tham mưu cho giám đốc. * Kế toán tổng hợp: Kiểm tra, giám sát tất cả các kế toán thành viên. Tập hợp thông tin từ kế toán viên làm cầu nối với kế toán trưởng. Chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hiện các nghiệp vụ kế toán chung các khoản thanh toán và các công việc chung trong phòng kế toán, đồng thời thực hiện công việc quản lý hồ sơ khách hàng, hợp đồng kinh tế,... * Kế toán ngân hàng và TSCĐ: theo dõi chặt chẽ các khoản tiền gửi ngân hàng, các hoạt động rút tiền, gửi tiền. Theo dõi và thực hiện việc tính khấu hao tài sản cố định, quản lý tài sản cố định về mua mới, thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, tình hình trích nộp khấu hao tài sản cố định. * Thủ quỹ: Rút tiền từ ngân hàng về quỹ. Tổ chức thu tiền và chi tiền khi có phiếu thu, phiếu chi do kế toán thành lập. * Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra phát sinh trong tháng và năm, tiến hành lập báo cáo thuế hàng tháng, quản lý hóa đơn GTGT, phiếu nhập, phiếu xuất kho, lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối chiếu các khoản thu nộp với cơ quan nhà nước và thực hiện các công việc khác khi được giao. * Kế toán bán hàng: Tiến hành theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ hàng hóa, xác định doanh thu, theo dõi công nợ phải thu của khách hàng. 3.2. Các chính sách kế toán của công ty Chế độ kế toán áp dụng: QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Niên độ kế toán tại đơn vị : từ ngày 01/01 đến 31/12. Kì kế toán : công ty hạch toán theo tháng Phương pháp kế toán hàng tồn kho: khê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp nộp thuế GTGT : phương pháp khấu trừ. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp khấu hao đường thẳng. Đơn vị tiền tệ : VNĐ Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung trên phần mềm fast 2006. Chương Trình phần mềm kế toán Fast 2006à một chương trình tớch hợp nhiều chức năng tạo điều kiện và tiện lợi sử dụng cho người sử dụng. Với sự chỉ dẫn đơn giản, rừ rang,những chức năng này giỳp người sử dụng nhanh chúng, dễ dàng tiếp cận chương trình và hết sức thoải mỏi trong Công việc ngày Quy trình hạch toán, xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ và cung cấp thông tin kế toán của công ty đều được thực hiện trên máy. Căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hợp lệ kế toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự sau : Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức NKC Chứng từ gốc Phần mềm kế toán Số cái Sổ nhật ký chung Báo cáo tài chính B. Thực tế kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc 1. Công tác tổ chức quản lý chung về bán hàng Các mặt hàng kinh doanh và đặc điểm của nú tạị Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc là doanh nghiệp thương mại chủ yếu kinh doanh mặt hàng , phong phú bao gồm: + Máy tính xách tay HP DV6000, HP DV5000,HP DV5T… + Máy tính xách tay Sony NR220, Sony CS110,Sony NR498… + Máy tính xách tay Compaq V6700, Compaq C700… + Máy tính xách tay Dell 1525, Dell M640… 2. Các phương thức bán hàng Hiện nay công ty bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp theo hai hình thức: + Bán buôn + Bán lẻ hàng hoá Bán buôn trực tiếp qua kho: Đây là hình thức bán hàng được áp dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh của công ty, lượng hàng hoá bán ra nhiều và chiếm phần lớn trong doanh thu bán hàng của công ty. Theo hình thức này, khách hàng mua hàng với khối lượng lớn do đó khối lượng hàng hoá bán ra lớn, công ty có thể thu hồi vốn nhanh, thuận tiện đẩy nhanh vòng quay vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Với phương thức này, hàng hoá mua về đem nhập kho sau đó mới bán cho khách hàng. Khách hàng có thể đến tận kho công ty để nhận hàng hoặc công ty chuyển hàng đến tận nơi cho khách theo yêu cầu. Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại kho công ty là các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng. Đây là căn cứ chủ yếu nhất để bên giao hàng hoặc khi phát sinh các tranh chấp kinh tế sẽ dễ dàng giải quyết. Mặt khác, công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng hoá, rất thuận lợi cho công tác bán hàng nói riêng và công tác kinh doanh của công ty. Bán lẻ hàng hoá : Bán lẻ hàng hoá được thực hiện tại cửa hàng của công ty. Doanh số bán lẻ cũng lớn so với doanh số bán buôn nó cũng góp phần nâng cao doanh số bán hàng của công ty và thông qua cửa hàng bán lẻ nhằm giới thiệu sản phẩm, quảng bá sản phẩm, hàng hoá của công ty sớm biến chúng trở nên thân thuộc với người tiêu dùng, tăng uy tín, sức cạnh tranh sản phẩm hàng hoá trên thị trường. Mặt khác, phương thức bán lẻ hàng hoá giúp công ty nhanh chóng thu được tiền của khách hàng ngay tại thời điểm giao hàng cho khách. Nhờ vậy tình hình tài chính của công ty được ổn định và đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của công ty. 3. Phương thức và hình thức thanh toán. Trong quá trình tiêu thụ công ty có rất nhiều bạn hàng vì vậy ngoài việc lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp, công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc còn đa dạng hoá các phương thức thanh toán nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, cũng như là công ty. Tuỳ theo tình hình tài chính của công ty mà công ty có thể lựa chọn phương thức thanh toán khác nhau cho phù hợp. Hiện nay công ty cho phép khách hàng có thể lựa chọn các phương thức thanh toán sau: Thanh toán ngay: Khách hàng đã nhận đủ số hàng cần mua và thanh toán trực tiếp số tiền hàng. Phương thức này áp dụng chủ yếu với khách hàng không thường xuyên và mua hàng với số lượng ít. Thanh toán sau: Hình thức này áp dụng với những khách hàng truyền thống, khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty. Ngoài ra khách hàng còn sử dụng các hình thức thanh toán sau: Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức thanh toán áp dụng chủ yếu ở công ty, khi khách hàng lấy hàng và thanh toán ngay bằng tiền mặt. Thanh toán thông qua ngân hàng: áp dụng đối với khách hàng ở xa công ty. Đối với khách hàng truyền thống thì gửi hàng sau đó mới chuyển tiền, còn đối với khách hàng lần đầu tiên lấy hàng của công ty thì chuyển tiền xong mới chuyển hàng. Khách hàng ứng trước tiền hàng: hình thức này áp dụng với khách hàng lần đầu tiên mua hàng của công ty hoặc hàng hoá khi khách hàng có nhu cầu nhưng hiện tại công ty chưa có phải đặt hàng. Để mở rộng thị trường tiêu thụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty còn áp dụng các biện pháp khuyến khích việc tiêu thụ như thực hiện các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại với khách hàng mua với số lượng lớn và thanh toán ngay. Nhìn chung bằng các phương thức và hình thức thanh toán nhanh gọn, các chính sách giá cả mềm dẻo và linh hoạt cùng những phương thức bán hàng hợp lý, Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc đang ngày càng thu hút được số lượng lớn khách hàng đồng thời khẳng định vị thế của mình trên thị trường với doanh số bán hàng, lợi nhuận của công ty tăng nhanh. Công ty có rất nhiều đơn vị khách hàng, do vậy để thuận tiện cho việc quản lý nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng khi sử dụng phần mềm kế toán máy, công ty đã tiến hành mã hoá các đơn vị khách hàng. Việc mã hoá được sử dụng ngay từ đầu khi sử dụng phầm mềm kế toán. Các đơn vị khách hàng của công ty được mã hoá như sau: 4. Đặc điểm kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc 4.1 Kế toán bán hàng 4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng *Nội dung: doanh thu bán hàng là số tiền cung cấp hàng hoá dịch vụ mà công ty thu được, khách hàng không bao gồm thuế GTGT đầu ra. * Chứng từ sử dụng: Để xác định doanh thu bán hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) và các chứng từ thanh toán có liên quan * Tài khoản sử dụng: Hiện nay để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng TK511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ * Quy trình hạch toán: - Đối với phương thức bán buôn theo hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa khách hàng và công ty, công ty chuyển hàng tới nơi tiêu thụ, khách hàng có thể thanh toán ngay, thanh toán trước 30% giá trị hợp đồng. Số còn lại sẽ được thanh toán sau. Bên bán lập phiếu xuất, hoá đơn GTGT thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại cuống Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán Vớ dụ: Ngày 05/11/2008 Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc đã ký hợp đồng bán máy tính xách tay Sony Vaio VGN SZ430 cho Công ty CP Tập Đoàn Đại Cường .Tổng giá thanh toán đã bao gồm cả thuế GTGT 5% Là 98.229.390đ.Khách hàng thanh toán 30% bằng chuyển khoản và thanh toán 70% sau 5 ngày, Công ty giao hàng tận nơI cho khách hàng . ở nghiệp vụ phát sinh trên kế toán lập phiếu xuất kho, hóa đơn GTGTnhư sau: Biểu số 01 PHIẾU XUẤT KHO Số : 98 Ngày 05/11/2008 Người nhận : Nguyễn Thanh Tùng Lý do xuất kho : Xuất bán hàng cho Công ty CP Tập Đoàn Đại Cường Xuất tại kho : Công ty STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa ĐVT Số Lượng Đơn giá ( chưa thuế GTGT) Thành Tiền 01 So _ SZ430 Máy tính xách tay sony – Vaio VGN SZ430 Cái 05 18.710.360 93.551.800 Cộng tiền hàng 93.551.800 Số tiền ghi bằng chữ : Chín mươI ba triệu năm trăm năm mươI mốt nghìn tám trăm đồng. Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 02 Hóa Đơn GTGT) Mẫu số: 01. GTGT-3LL Liờn 3 (dựng thanh toán ) AR/00-B Ngày 05 thỏng 11 năm 2008 No: 078251 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc Đại chỉ: Số 7, Lô 5 Khu Đền Lừ 1, P Hoàng Văn Thụ – Quận Hoàng Mai – Hà Nội Số tài khoản:……..Ngân Hàng đầu tư và Phát Triển Việt Nam – CN Đông Đô Điện Thoại : 04 35378840 MST : 0102852211 Họ Tên Người mua hàng T ờn đ ơn v ị : Công ty CP Tập Đoàn Đại Cường Địa chỉ : Khu Công Nghiệp Nguyễn Đức Cảnh – TP Thỏi Bình - Tỉnh Thỏi Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM/CK MST : 1000332906 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đv tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 Máy tính xách Cỏi 05 18.710.360 93.551.800 Cộng tiền hàng 93.551.800 Thuế Suất GTGT: 05% Tiền Thuế GTGT: 4.677.590 Tổng tiền thanh toán: 98.229.390 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươI tám triệu hai trăm hai mươI chín nghìn ba trăm chín mươI đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT,giấy báo có của ngân hàng , giấy báo nợ của khách hàng để phán ánh doanh thu bán hàng . Khi doanh nghiệp nhận được giấy báo có của ngân hàng kế toán căn cứ vào đó ghi nợ TK 112 và ghi có cho TK 131. Đồng thời , căn cứ vào sổ công nợ ghi giảm nợ phảI thu cho Công ty CP Tập đoàn Đại Cường tương ứng với số tiền đó thanh toán. Kế toán ghi như sau: Nợ TK 131 (Công ty CP Tập Đoàn Đại Cường) : 98.229.390 Có TK 511 : 93.551.800 Có TK 3331: 4.667.590 Để theo dõi doanh thu và thuế GTGT đầu ra khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phản ánh vào sổ nhật ký bán hàng TRÍCH SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Tháng 11 /2008 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK nợ TK có Số phát sinh Ngày Số ‘01/11 0064926 Xuất bán cho chị Mai –Long Biên Xuất bán hàng cho khách 1111 51111 12.300.000 05/11 0021531 Xuất bán cho công ty CP Tập đoàn Đại Cường Xuất bán hàng cho khách 13111 51111 93.551.800 … … … … … … … 16/11 0021547 Xuất bán cho Công ty JSC –TháI Nguyên Xuất bán hàng cho khách 13111 51111 42.540.160 … … … … … … … 30/11/2008 0021588 Xuất bán cho Vũ văn Hằng – Sơn La Xuất bán hàng cho khách 76.000.000 Tổng Cộng : 4.214.444.762 Người ghi sổ Kế toán Trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên)  Sau khi lên “Nhật ký bán hàng” kế toán tổng hợp sẽ vào sổ cái TK511theo định khoản. Ví dụ: Với nhật ký bán hàng tháng 11/2008, kế toán vào sổ cái TK511 Nợ TK131 4.456.667.000 Có TK511 4.244.444.762 Có TK3331 212.222.238 Biểu số 04 (Trích sổ cái TK511 tháng 11/2008 ở Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc) SỔ CÁI TK511 (Tháng 11/2008) Chứng Từ Diễn Diễn giải TK đối ứng Số Tiền Ngày Số CT Nợ Có ‘01/11 0064926 Xuất bán cho chị Mai –Long Biên 111 12.300.000 05/11 0021531 Xuất bán cho công ty CP Tập đoàn Đại Cường 131 93.551.800 … … … … … … 16/11 0021547 Xuất bán cho Công ty JSC –TháI Nguyên 131 42.540.160 … … … … … … 30/11 0021588 Xuất bán cho Vũ văn Hằng – Son La 111 76.000.000 … … … … … … 30/11 Kết chuyển doanh thu thuần 911 4.244.444.762 Tổng Cộng 4.244.444.762 4.244.444.762 Người ghi sổ Kế toán Trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) 4.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng của công ty bao gồm : Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Kế toán nghiệp vụ chiết khấu thương mại. Công ty không hạch toán riêng nghiệp vụ chiết khấu thương mại mà tính luôn vào giá bán cho khách hàng. Hiện nay công ty hạch toán nghiệp vụ chiết khấu thương mại cho các khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Cuối tháng, kế toán bán hàng sẽ tổng hợp số lượng mà các khách hàng đã mua trong tháng, với những khách hàng nào mua nhiều đạt đến mức nhất định mà công ty đề ra thì sẽ được hưởng chiết khấu. Chiết khấu này sẽ được tính luôn vào giá bán trên hóa đơn đầu tiên của tháng sau. Kế toán nghiệp vụ giảm giá hàng bán: Nghiệp vụ giảm giá hàng bán xảy ra khi hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn … đã ghi trong hợp đồng. Khi đó, căn cứ giấy đề nghị giảm giá của khách hàng được giám đốc phê duyệt kế toán nhập dữ liệu vào máy theo mã khách hàng được hưởng giảm giá rồi máy tự động kết chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết TK5111, TK532 và sổ cái TK532. Kế toán nghiệp vụ hàng bán bị trả lại : Tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc, trường hợp hàng bán bị trả lại xảy ra khi khách hàng yêu cầu được trả lại hàng do có lý do nào đó như vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất hoặc hàng không đúng chủng loại, quy cách ghi trong hợp đồng. Khách hàng sẽ lập một đơn đề nghị nhập lại hàng. Trong đơn phải đầy đủ họ tên, địa chỉ khách hàng, lí do trả lại… Khi khách hàng trả lại hàng mua, nếu ban giám đốc xem xét lý do và nếu đồng ý thì kế toán bán hàng sẽ kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ, sau đó thực hiện kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết TK511, TK531, số liệu hàng bán bị trả lại cũng thể hiện rõ trên bảng kê chi tiết số 8 (Nợ TK156, Có TK 632), Bảng kê số 11 (Nợ TK531 có TK131), và Nhật ký chứng từ số 8 (Nợ TK511,Có TK 531). Do trong tháng11 năm 2008 công ty không phát sinh các khoản làm giảm trừ doanh thu bán hàng nên không có số liệu thực tế cho phần hành trên. 4.1.3 . Kế toán thuế GTGT. Trong công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc, việc tính và nộp thuế GTGT được thực hiện hàng tháng, công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với thuế suất 5% theo đó thuế GTGT phải nộp hàng tháng được tính theo công thức : Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Hiện nay để theo dõi thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Công ty sử dụng 2 tài khoản : +TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ : Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và còn được khấu trừ. +TK 3331- Thuế GTGT phải nộp : Phản ánh số thuế GTGT phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Căn cứ vào các hóa đơn bán hàng đã được nhập vào máy, máy sẽ tự động chuyển số liệu phần thuế GTGT đầu ra vào Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra. Và căn cứ vào các chứng từ hóa đơn GTGT của hàng mua vào kế toán lập phiếu mua hàng vào máy, máy sẽ tự động chuyển số liệu phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ vào bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào. Từ đó, xác định Thuế GTGT phải nộp . Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng mua vào (mẫu số 01- 2/GTGT) Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (mẫu số 01 – 1/GTGT) Tờ khai thuế GTGT (TT60) 4.1.4 Kế toán giỏ vốn bán hàng Khi bắt đầu dùng phần mềm kế toán công ty đã khai báo dùng áp dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền trong phần “Hệ thống” sau đó vào phần ”cấu hình”. Giá vốn hàng bán trong tháng được kế toán công ty thực hiện vào cuối tháng. Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá thực tế hàng hóa xuất kho trong kỳ Số lượng hàng hóa xuất kho trong kỳ Đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá bình quân gia quyền Trị giá thực tế của hàng hóa tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế của hàng hóa nhập kho trong kỳ = Số lượng hàng hóa tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng hóa nhập kho trong kỳ = x Trong đó: Trị giá thực tế hàng hóa tồn kho đầu kỳ : Dựa vào Trị giá thực tế hàng hóa tồn kho của tháng trước chuyển sang. Trị giá thực tế của hàng hóa nhập kho trong kỳ : Dựa vào trị giá thực tế hàng hóa nhập kho trong tháng. Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ: Dựa vào số liệu từ cuối kỳ trước chuyển sang. Số lượng hàng hóa nhập trong kỳ: Dựa vào bảng tổng hợp các chứng từ nhập kho trong kỳ của kế toán. Số lượng hàng hóa xuất bán trong kỳ: Dựa vào dòng cộng cuối tháng của bảng kê bán hàng của kế toán. Cuối kỳ, kế toán thực hiện tính giá vốn hàng xuất kho Ví dụ: 5 cáI máy Sony Vaio VGN SZ430 bán ngày 5/11/2008 cho Công ty CP Tập Đoàn Đại Cường. Gía vốn của 5 cáI máy Sony SZ430 là : 5 cáI x 16.756.000 đ = 83.780.000 đ Kế toán ghi : Nợ TK 632 : 83.780.000 đ Có Tk 156 : 83.780.000 đ Biểu số 05 Trích sổ nhật ký chung (tháng 11/2008) Chứng từ Diễn giải Đã ghi SC Số hiệu TK SPS N C Nợ Có 7 9 10 15 17 18 25 27 28 30 32 40 30/11 30/11 30/11 30/11 30/11 30/11 30/11 30/11 30/11 30/11 30/11 30/11 . . . Trị giá mua hàng tiêu thụ Chi phí lương cho nhân viên quản lý Chi phí HMTSCĐ cho quản lý Chi phí mua ngoài dùng cho QL Chi phí bằng tiền # K/c chi phí QLDN để xác định KQKD Chi phí bằng tiền phục vụ bán hàng Lương và các khoản trích theo lương phục vụ bán hàng CP HMTSCĐ CP bằng tiền khác phục vụ bán hàng K/c CPBH để xác định KQKD K/c giá vốn hàng bán . . . 632 156 642 334 338 642(4) 214 642(7) 111 642(8) 111 911 642 641(7) 111 641(1) 334 338 641(4) 214 641(8) 111 911 641 911 632 . . . 4.012.213.521 43.105.000 7.050.000 13.165.723 9.572.017 72.892.740 11.250.150 70.100.000 15.125.000 19.839.252 116.314.402 4.012.213.521 . . . . . . 4.012.213.521 37.110.000 6.095.000 7.050.000 13.165.723 9.572.017 72.892.740 11.250.150 57.080.000 13.020.000 15.125.000 19.839.252 116.314.402 4.012.213.521 . . . Người ghi sổ Kế toán Trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) Từ sổ “NKC” và sổ ”Nhật ký mua hàng”, cuối tháng kế toán lên sổ cái TK156 và TK632. Biểu số 06 (Trích sổ cái TK156) SỔ CÁI TK156- HÀNG HÓA Tháng 11/2008 CT Diễn giải TTK ĐƯ SPS S N N C … 085 087 100 105 … 15/11 25/11 29/11 30/11 Số dư ĐK PHÁT SINH THÁNG 11 … Nhập kho hàng máy tính xách tay Sony Nhập kho hàng máy tính HP Nhập kho hàng hàng máy tính Dell . . . K/c trị giá mua hàng tiêu thụ TỔNG CỘNG PHÁT SINH SỐ DƯ CK … 331 331 632 1.850.274.680 … 389.790.026 546.342.000 900.500.000 . . . 6508.956.736 2.342.332.759 … 4.012.213.521 4.012.213.521 Người ghi sổ Kế toán Trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) Biểu số 07 SỔ CÁI TK632- GIÁ VỐN HÀNG BÁN (Tháng 11/2008) Chứng Từ Diễn Diễn giải TK đối ứng Số Tiền Ngày Số CT Nợ Có ‘02/11 0064930 Xuất bán hàng cho khách 156 11.250.000 09/11 0021540 Xuất bán hàng cho khách 156 33.612.000 … … … … … 16/11 0021547 Xuất bán cho Công ty JSC –TháI Nguyên 156 40.1690.120 … … … … … 30/11 0021600 Xuất bán hang cho khách 156 15.207.106 … … … … … 30/11 Kết chuyển giỏ vốn hàng bỏn 911 4.012.213.521 Tổng Cộng 4.012.213.521 4.012.213.521 Người ghi sổ Kế toán Trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) Việc xác định giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho là cơ sở để công ty xác định kết quả bán hàng trong tháng. Cuối kỳ, máy sẽ kết chuyển trị giỏ vốn thực tế hàng húa xuất kho trong tháng từ bên Có TK 156 sang bên Nợ TK 632. Sau đó, máy sẽ tự động kết chuyển từ bên Nợ TK 632 sang bên Có TK 911 . 4.2 Kế toán chi phí bán hàng. * Nội Dung :Chi phí bán hàng tại công ty bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến hàng hoá kể từ khi nhập kho đến khi tiêu thụ. Cụ thể là bao gồm các chi phí: Chi phí cho nhân viên bán hàng, chi phí bốc xếp vận chuyển, chi phí quảng cáo tiếp thị, chi phí giao nhận hàng... * Tài khoản kế toán sử dụng: Để tập hợp chi phí bán hàng của công ty kế toán sử dụng TK 641 “ Chi phí bán hàng” Các TK liờn quan : 111,112,141,214,334… * Trình tự kế toán chi phí bán hàng Quỏ trình tập hợp và hạch toán chi phí bán hàng diễn ra tại Công ty như sau: Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng, như chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền kế toán nhập phiếu chi vào máy. Khi đó, số liệu sẽ tự động vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh TK641. Từ giao diện ban đầu vào phần “Tài sản cố định” chọn “tạo bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ” khi đó Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ được lập, số liệu sẽ tự động vào sổ chi phí bán hàng TK641. Cuối tháng, căn cứ vào bảng chấm công và các chứng từ liên quan đó nhập vào máy kế toán lập bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội trờn máy bằng cách từ giao diện ban đầu vào phần “chi phí, giá thành” chọn “chi phí tiền lương” chọn “bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội”. Từ bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội được lập số liệu sẽ vào sổ chi phí bán hàng TK641. Biểu số 08 TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản : 641 – Chi phí bán hàng Tháng 11/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 660 05/11 Chi phí quảng cáo trên trang vnexpernet 111 7.105.000 661 07/11 Chi phí dịch vụ mua ngoài 111 9.725.000 662 10/11 Khấu hao ở bộ phận bán hàng 214 15.125.000 … … … … … … 716 28/11 Lương nhân viên bán hàng các khoản trích theo lương 334 338 57.080.000 13.020.000 30/11 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 116.314.402 Tổng Cộng 116.314.402 116.314.402 Người lập sổ Kế toán Trưởng giám Đốc ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Cuối kỳ, máy sẽ kết chuyển chi phí bán hàng trong tháng từ bên Nợ TK 641 sang bên Có TK 911. 4.3 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. * Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty thường bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế, phí lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác… * Tài khoản kế toán sử dụng: - Để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. -Các tài khoản liên quan : 111,112,141,214,331,334… Quá trình tập hợp và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty diễn ra hoàn toàn tương tự chi phí bán hàng. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp, căn cứ vào chứng từ gốc Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng tính khấu hao TSCĐ phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng… đã nhập vào máy số liệu sẽ vào sổ chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642. Biểu số 09 TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản : 642– Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 11/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 639 01/11 Chi phí giao dịch tiếp khách 111 1.849.000 649 07/11 Chi phí dịch vụ mua ngoài 111 2.725.000 655 15/11 Khấu hao ở bộ phận quản lý doanh nghiệp 214 7.050.000 … … … … … … 716 28/11 Lương nhân viên quảng lý các khoản trích theo lương 334 338 37.110.000 6.095.000 30/11 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 911 72.892.740 Tổng Cộng 72.892.740 72.892.740 Người lập sổ Kế toán Trưởng giám Đốc ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Cuối kỳ, máy sẽ kết chuyển chi phí bán hàng trong tháng từ bên Nợ TK 641 sang bên Có TK 911. 4.4 Kế toán xác định kết quả kinh doanh Mục đích của mọi quá trình sản xuất là lợi nhuận, đó là mục tiêu của mỗi doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp đó Việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh là khâu cuối cùng và rất quan trọng. Đến cuối tháng sau khi hạch toán đầy đủ được doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tổng hợp tiến hành xác định kết quả kết quả tiêu thụ, máy tính sẽ tự động kết chuyển và nhập vào Sổ cái TK 911. Kết quả kinh doanh của công ty được xác định cụ thể theo các bước sau : *Bước 1: Xác định doanh thu thuần: Xác định tổng doanh thu bán hàng căn cứ vào sổ cáI TK 511 sau khi đối chiếu các tài khoản khác có liên quan ( TK 111,112,131…) Ké toán xác định doanh thu tiêu thụ trong kỳ. Rồi căn cứ vào doanh thu tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu để tính doanh thu thuần. Theo công thức : Doanh thu thuần =Tổng doanh thu – các khoản giảm trừ doanh thu Ví dụ : Theo số liệu T11/2008 ở các ví dụ trên ta có doanh thu tiêu thụ là :4.244.444.762 đ . Vì trong kỳ không có nghiệp vụ nào làm giảm doanh thu nên DT bán hàng cũng chinh là doanh thu thuần. Vậy doanh thu thuần của tháng 11/2008 là : 4.244.444.762 đ *B2 :Xác định giá vốn hàng bán : Căn cứ vào số cái TK 632 sau khi đối chiếu với các số cái TK có liên quan Ví dụ : Trên sổ cáI TK 632 xác định giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ là : 4.012.213.521đ *B3: Xác định lãI gộp Theo công thức : LãI gộp = Doanh thu thuần – Gía vốn hàng bán Theo ví dụ trên ta có : LãI gộp = 4.244.444.762 - 4.012.213.521 = 232.231.241 Để hạch toán cuối kỳ kế toán sử dụng TK911,421 và thực hiện các bút toán kết chuyển sau Kết chuyển doanh thu thuần : Nợ TK 511 : 4.244.444.762 Có TK 911: 4.244.444.762 Kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 911 : 4.012.213.521 Có TK632 : 4.012.213.521 Kết chuyển chi phí bán hàng : Nợ TK 911 :116.314.402 Có TK 641: 116.314.402 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911: 72.892.740 Có TK : 72.892.740 LãI, lỗ hoạt động bán hàng được tính theo công thức ( LãI ( Lỗ) = Doanh thu thuần - Gía vốn hàng bán – chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Tiếp ví dụ trên : LãI = 4.244.444.762 - 4.012.213.521 - 116.314.402 - 72.892.740 = 43.024.099 Kết chuyển lãI từ hoạt động bán hàng : Nợ TK 911 : 43.024.099 Có TK 421 : 43.024.099 Biểu số 10 Trích: SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài Khoản 911 – Xác định kết quả tiêu thụ Tháng 11 /2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 031 30/11 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 116.314.402 033 30/11 Kết chuyển chi phí quản lý DN 642 72.892.740 035 30/11 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 4.012.213.521 041 30/11 Kết chuyển doanh thu thuần 511 4.244.444.762 046 30/11 Kết chuyển lãI tiêu thụ 421 43.024.099 Người ghi sổ Kế toán Trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) Căn cứ sổ cáI tài khoản 511,632,641,642,911 … kế toán tiến hành lập báo cáo kết quả kinh doanh của công ty tháng 11/2008 như sau: PHẦN III : MỘT SỐ GIẢI PHỎP GÚP PHẦN HOàN THIỆN CỤNG TỎC KẾ TOỎN BỎN Hàng và kế toán xác định kết quả bán hàng ở công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc Trong đơn vị kinh doanh thương mại, nghiệp vụ mua hàng, bán hàng là những nghiệp vụ diễn ra thường xuyên, liên tục. Trong quá trình diễn ra hoạt động mua bán sẽ liên quan rất nhiều tới lợi ích của các đối tượng: như khách hàng, ngân hàng... và cả bản thân doanh nghiệp nữa nên đòi hỏi kế toán phải ghi chép, phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời cho chủ doanh nghiệp và các bên có liên quan. Kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong đơn vị kinh doanh thương mại. Nó là 1 công cụ để điều hành quản lý các hoạt động kinh tế bằng việc cung cấp và phân tích các số liệu kế toán để nhà quản ký ra quyết định kinh doanh sao cho đem lại hiệu quả cao nhất. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán lưu chuyển hàng hoá làm cho việc hạch toán kế toán trong đơn vị được rõ ràng, cung cấp thông tin kịp thời Chính xác đầy đủ và có hiệu quả cho nhà quản lý và các đối tượng liên quan khác. Dựa trên số liệu đó họ ra các quyết định kinh doanh đúng đắn có hiệu lực, đem lại hiệu quả kinh doanh cao hơn trong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt hiện nay. 1. Các nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng Để đạt được hiệu quả trong kinh doanh là mong muốn của bất kỳ doanh nghiệp nào, nhà quản lý nào. ngày nay để đạt được điều đó, các doanh nghiệp phải đảm bảo các nguyên tắc sau nhất là các đơn vị thương mại: - Đảm bảo nguyên tắc thống nhất tập trung dân chủ vì tính độc lập tương đối. Tính thống nhất sẽ đảm bảo việc thu thập tài liệu, số liệu đồng bộ kịp thời trên cơ sở thống nhất. Về chuyên môn sự thống nhất được biểu hiện dưới hình thức tập trung dân chủ, nhằm tạo điều kiện chỉ đạo thực hiện tốt mọi mặt công tác kế toán. với những đơn vị phụ thuộc cần đảm bảo tính độc lập tương đối để phát huy tính sáng tạo và quyền bình đẳng trong kinh doanh. - Đặc điểm và nhiệm vụ kinh doanh phải phù hợp và tôn trọng chính sách kinh tế, tài chính của nhà nước - Đảm bảo tổ chức kế toán rõ ràng, đơn giản, phân công nhiệm vụ hợp lý khoa học, áp dụng phương pháp và công cụ hạch toán hiện đại nhằm nâng cao năng xuất lao động kế toán - Đảm bảo sự đoàn kết chặt chẽ giữa hạch toán kế toán, thống kê và nghiệp vụ. Xây dựng và thực hiện tốt ngay từ đầu hạch toán nghiệp vụ là cơ sở quan trọng giúp hạch toán vốn trong quá trình kinh doanh 2. Nhiệm vụ và đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại công ty Qua quá trình hình thành và phát tiển đến nay năm, thời gian tuy không dài nhưng cũng đủ cho công ty khẳng định được mình trên thương trường bất chấp quy luật cạnh tranh. Muốn không thất bại trước các đối thủ công ty phải đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Qua phân tích ở trên ta thấy bên cạnh những ưu điểm cần phát huy, trong công tác tổ chức kế toán bán hàng của công ty còn tồn tại nhiều nhược điểm. Cụ thể: Về ưu điểm Phương thức kinh doanh và công tác quản lý của công ty là 2 yếu tố không thể thiếu được trong chiến lược kinh doanh. Nắm rõ được điều đó ban lãnh đạo công ty luôn luôn đưa ra những quyết sách kịp thời giúp cho công ty không ngừng phát triển. Là một doanh nghiệp thương mại thì lợi nhuận được coi là mục tiêu hàng đầu, chính vì vậy công ty luôn coi trọng công tác tiêu thụ tiếp cận khách hàng, bằng mọi cách đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng cả về số lượng lẫn chất lượng. Mặt khác công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả kinh doanh nói riêng của công ty cũng không ngừng được hoàn thiện vì nó đảm bảo cuung cấp thông tin đầy đủ kịp thời để nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng và hợp lý. Qua tìm hiểu thực tế cho thấy tổ chức công tác kế toán của công ty đã đáp ứng được yêu cầu đề ra. Đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán với các bộ phận liên quan cũng như giữa các nội dung của công tác kế toán, đồng thời đảm bảo cho số liêu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý rõ ràng và rễ hiểu. Tổ chức kế toán của công ty hiện nay tương đối phù hợp với đIều kiện thực tế của công ty. - Quá trình hạch toán ban đầu nghiệp vụ bán hàng nói chung là hợp lý, hợp lệ. Các chứng từ được lập rõ ràng, chính xác, đúng quy định, phản ánh đầy đủ những thụng tin về nội dung kinh tế, các nghiệp vụ phát sinh. Tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý tạo diều kiện cho hạch toán kinh doanh - Việc tính giá hàng xuất kho, kế toán công ty đã áp dụng phương pháp bình quõn gia quyền là rất phù hợp với mặt hàng kinh doanh của Công ty - Các sổ sách được hạch toán rõ ràng, phản ánh được cả số liệu chi tiết lẫn tổng hợp quá trình bán hàng và xác định kết quả. Nhờ vậy mà hạch toán kế toán và báo cáo kế toán thực hiện có nề nếp, quản lý chặt chẽ về các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, kết quả - Công tác đào tạo cán bộ kế toán được chú trọng, cũng như cán bộ quản lý và đội ngũ kỹ sư, chuyên viên cử họ đi học lớp tập huấn, lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt được, còn tồn tại một số nhược điểm mà công ty cần chú trọng như sau: - Thứ nhất : Hiện nay Công ty chưa áp dụng phương pháp dự phòng phải thu khó đòi, một phương pháp thể hiện nguyên tắc thận trọng của kế toán.. Bên cạnh đó cũng cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Thứ hai : Về tổ chức công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp: công ty không hạch toán đầy đủ nội dung của 2 tài khoản này là trái với quy định chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh đó công ty không thực hiện việc phân bổ 2 khoản chi phí này cho hàng xuất bán, hàng còn tồn trong kỳ mà cuối kỳ hết kết chuyển toàn bộ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Do đó chưa tạo điều kiện để xác định kết quả từng hợp đồng cũng như chưa thể xác định thực lãi thực lỗ của từng mặt hàng. Thứ ba:. Đối với sổ chi tiết doanh thu mà Trung tâm đang sử dụng chỉ phản ánh doanh thu bán hàng tổng hợp của tất cả các loại hàng hoá mà không theo dõi doanh thu riêng của từng loại, số lượng, đơn giá từng loại. Do đó kế toán không có số liệu để hạch toán lãi, lỗ cho từng loại hàng hoá. 3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh tại công ty Thứ nhất: Về các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như: chi phí vận chuyển, bốc dở, phí mỡ L/C,... Trung tâm nên hạch toán riêng vào TK 1562 ” Chi phí mua hàng hoá” nhằm phản ánh đúng trị giá vốn thực tế của hàng nhập khẩu. Đồng thời cuối kỳ cần phân bổ chi phí thu mua hàng cho số lượng hàng tiêu thụ trong kỳ và số lượng tồn kho theo công thức: Chi phí mua phân Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng bổ cho hàng còn + của hàng hoá phát Trị giá mua phân bổ cho hàng = đầu kỳ sinh trong kỳ X của hàng còn hoá còn cuối kỳ Trị giá mua hàng Trị giá hàng nhập cuối kỳ còn đầu kỳ trong kỳ Sau đó xác định chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ: Chi phí mua phân Chi phí mua phân Chi phí mua Chi phí mua bổ cho hàng tiêu = bổ cho hàng + phát sinh - của hàng còn thụ trong kỳ còn đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ Từ đó phản ánh chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 1562 Thứ hai: Công ty nên lập những khoản phải thu khó đòi, hoạt động của Trung tâm là hoạt động thương mại nên việc mua bán chịu là tất yếu xảy ra, có nhiều trường hợp khách hàng ghi nhận nợ, thậm chí có những khoản phải thu mà người nợ khó trả hoặc không có khả năng thanh toán, đây chính là khoản nợ phải thu khó đòi. Do vậy để đảm bảo nguyên tắc thận trọng, đề phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, thì việc lập dự phòng phải thu khó đòi là hết sức cần thiết. Khi trích lập dự phòng phải quán triệt nguyên tắc thận trọng đòi hỏi phải lập dự phòng khi có những bằng chứng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi( mất khả năng thanh toán hoặc phá sản, thiên tai...). Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo quy định của chế độ tài chính hiện hành: Mức dự phòng phải thu khó đòi = Số nợ phải thu khó đòi X Số % có khả năng nhất Việc trích lập dự phòng được thực hiện như sau: Cuối kỳ kế toán năm, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần phải trích lập. Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi Cuối niên độ kế toán sau, kế toán căn cứ vào chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập ở cuối niên độ trước và dự phòng năm nay để xác định dự phòng bổ sung hoặc hoàn nhập 1)Nếu dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã trích lập ở cuối niên độ trước thì số chênh lệch dự phòng cần phải trích lập thêm: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi 2)Nếu dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn thì số chênh lệch được hoàn nhập, ghi giảm chi phí: Nợ TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp 3) Các khoản nợ phải thu khó đòi khi được xác định là không đòi được thì được phép xoá nợ. Căn cứ vào quyết định xoá nợ phải thu khó đòi kế toán ghi: Nợ TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng ) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp( nếu chưa lập dự phòng ) Có TK 131- Phải thu của khách hàng Có TK138 - Phải thu khác Đồng thời ghi bên Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã sử lý( cần theo dỏi trong vòng 10 năm) 4) Khi thu hồi được nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ, kế toán ghi sổ căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ thu hồi được. Nợ TK111, TK112 Có TK 711- Thu nhập khác Đồng thời ghi Có TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý Việc chuyển đổi cơ chế quản lý từ tập chung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường là xu thế tất yếu khách quan trong đó có cạnh tranh chi phối. Doanh nghiệp muốn lớn mạnh thì buộc phải sử dụng hàng loạt phương án chiến lược công cụ quản lý khác nhau trong đó phải kể đến kế toán. Trong một doanh nghiệp tiêu thụ là khâu cuối cùng của chu kỳ sản xuất kinh doanh. Tiêu thụ nhằm thu hồi vốn xác định kết quả. Đây là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả là hết sức cần thiết, hoàn thiện cả về nội dung lẫn phương pháp kế toán cho phù hợp với công ty. Giải pháp cụ thể: Với mong muốn được góp một phần công sức của mình vào việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết qủa sản xuất kinh doanh làm cho kế toán tiêu thụ thực sự trở thành công cụ quản lý có hiệu lực nhất, xuất phát từ tình hình thực tế tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc đối chiếu với lý luận đã được học tập nghiên cứu tại trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng, em xin nêu ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh như sau: Đề xuất 1: việc hạch toán chi phí. Việc hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp cần hạch toán riêng cho hai quá trình mua hàng và bán hàng. Khi mua hàng các chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng từ nơi nhận về kho của công ty, công ty nên đưa vào TK 1562 – chi phí thu mua hàng để từ đó xác định đúng đắn trị giá vốn của hàng nhập xuất bán. Đề xuất 2: về hình thức tổ chức công tác kế toán. Công ty nên thường xuyên bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ kế toán biết cách xử lý sẽ giúp khối lượng công việc giảm đi, tốc độ tính toán nhanh, chính xác. Đề xuất 3: đối với chứng từ kế toán. Tình hình tiêu thụ ở công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc không được theo dõi một cách cụ thể chi tiết do công ty không mở sổ chi tiết tiêu thụ. Kế toán không nắm giữ được một cách chi tiết số lượng, giá vốn, doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, các chi phí thu nhập liên quan phát sinh và cuối cùng là không xác định được kết quả lỗ lãi đến từng mặt hàng, từng hợp đồng kinh tế. Đề xuất 4: đối với khoản giảm trừ doanh thu. Sản phẩm của công ty là những sản phẩm có giá trị lớn, không dự trữ được lâu do đặc tính hay bị lỗi thời, và han gỉ, vì vậy công ty nên áp dụng chiết khấu thương mại nhằm kích thích tiêu thụ. Muốn hay không, chiết khấu thương mại vẫn là công cụ mạnh mẽ thu hút khách hàng, tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm. Chiết khấu thương mại luôn có những ưu điểm nhất định, có nhiều phương thức chiết khấu khác nhau. Tất nhiên theo phương thức nào thì kế toán tiêu thụ cũng cần áp dụng một cách linh hoạt. Sau đây là một số cách công ty có thể áp dụng: Đối với khách hàng thường xuyên. Khi khách hàng ký kết với công ty một hợp đồng có giá trị lớn thì công ty nên giảm giá theo một tỉ lệ nào đó. áp dụng hình thức này sẽ giúp công ty có những lượng hàng lớn ổn định trong thời gian dài. Vào cuối quý, cuối năm công ty nên tính tổng giá trị các hợp đồng của các khách hàng lớn, xác định khách hàng lớn nhất, có chế độ ưu đãi phù hợp. Làm vậy,công ty tạo được tâm lý thoải mái phấn khởi cho khách hàng, tạo mối quan hệ làm ăn mật thiết giữa khách hàng và công ty. Đối với khách hàng không thường xuyên Nếu là khách hàng có quan hệ lâu dài với công ty thì công ty cũng nên giảm giá theo một tỉ lệ nào đó. Nếu là khách hàng lần đầu nhưng ký hợp đồng lớn thì công ty có thể thưởng cho họ một lượng hoa hồng nào đó hoặc giảm giá bán ghi trên hợp đồng. Khi chiết khấu, kế toán hạch toán vào TK 521 theo chế độ mới. KẾT LUẬN Hạch toán kế toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, nó giúp công ty đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước, không ngừng cải thiện và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên. Tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh sẽ góp phần tích cực vào việc hoàn thiện bộ máy kế toán của đơn vị, giúp đơn vị có thể tiết kiệm được những yếu tố không cần thiết mà vẫn đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các báo cáo kế toán, đồng thời kết quả kinh doanh được xác định đúng đắn hơn. Đứng dưới góc độ sinh viên thực tập, em nghĩ rằng để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của một công ty không phải chỉ nắm vững về mặt lý luận mà phải hiểu sâu sắc thực tế tại công ty mới có tể vận dụng một cách khoa học lý luận và thực tiễn, đưa ra được những giải pháp có tính thiết thực nhất nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Trong thời gian thực tập tại phòng kế hoạch tài chính của Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc em đã đi sâu tìm hiểu về công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả kinh doanh của Công ty và đưa ra một số ý kiến đóng góp với mục đích hoàn thiện hơn công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc. Đồng thời, được sự hướng dẫn tận tình của thầy giỏo Nguyễn Công Phương em đã hoàn thành tốt luận văn cuối khoá với đề tài: "Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc ". Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện đề tài này do còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm, kiến thức...nên luận văn của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong được sự đóng góp ý kiến của thầy, cô giáo để luận văn của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong khoa kế toán, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Nguyễn Công Phương và sự giúp đỡ của các cô, chú cán bộ phòng kế hoạch tài chính Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành luận văn cuối khoá này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày .....tháng......năm 2009. Sinh viên Trần Thị Quỳnh TÀI LIỆU THAM KHẢO 1- Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp: Đại Học Đà Nẵng – Trường Đại Học Kinh Tế Công ty Cổ Phần in và Dịch Vụ Đà Nẵng – Đà Nẵng 2007 2- Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam. Nhà xuất bản Tài Chính- Hà Nội 01- 2002 3 -Chuẩn mực Kế toán Việt Nam – 6 Chuẩn mực Kế toán mới và hướng dẫn thực hiện. Nhà xuất bản Tài Chính – Hà Nội tháng 12/ 2003 LỜI MỞ ĐẦU 1 Chương 1: Lý thuyết chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh. 3 1.Khỏi niệm bán hàng và doanh thu bán hàng 3 1.1. Bán hàng 3 1.2 Doanh thu bán hàng 3 1.3 Các khoản giảm trừ doanh thu 4 2. Các phương thức bán hàng 5 2.1 Kế toán doanh thu bán hàng 6 2.1.1 Nguyễn Tắc ghi nhận doanh thu 6 2.1.2. Kế toán doanh thu bán hàng 6 1.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. 10 1.2.1. Kế toán chiết khấu thương mại. 10 2.1.3. Kế toán hàng bán bị trả lại. 11 2.1.4. Kế toán giảm giá hàng bán. 12 2.1.5. Kế toán thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp. 12 2.1.6. Xác định giá vốn hàng bán 14 3. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 17 3.1. Kế toán chi phí bán hàng 17 3.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 20 3.3 Kế toán xác định kết quả kinh doanh 23 Chương II: Thực trạng về tổ chức công tác kế toán bán hàng và kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin học Nguyễn Ngọc. 25 A Khỏi quỏt về quỏ trình hình thành và phỏt triển của Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc. 25 1. Đặc điểm và hoạt động kinh doanh ở công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc 25 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc. 26 Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH Tin Học 26 Nguyễn Ngọc. 27 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc 28 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán 28 3.2. Các chính sách kế toán của công ty 29 B. Thực tế kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc 31 1. Công tác tổ chức quản lý chung về bán hàng 31 Các mặt hàng kinh doanh và đặc điểm của nó tạị công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc 31 2. Các phương thức bán hàng 31 3. Phương thức và hình thức thanh toán. 32 4. Đặc điểm kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc 33 4.1 Kế toán bán hàng 33 4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng 33 4.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. 40 4.1.3 . Kế toán thuế GTGT. 41 4.1.4 Kế toán giỏ vốn bán hàng 41 4.2 Kế toán chi phí bán hàng. 48 4.3 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. 50 4.4 Kế toán xác định kết quả kinh doanh 51 Phần III : Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và kế toán xác định kết quả bán hàng ở công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc 55 1. Các nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng 55 2. Nhiệm vụ và đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại công ty 56 3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh tại công ty 58 4) Khi thu hồi được nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ, kế toán ghi sổ căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ thu hồi được. 60 KẾT LUẬN 63 tài liệu tham khảo 65