Chuyên đề Kế toán chi phí bán hàng & chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt

khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài những khoản mục trên chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp còn được phân loại theo nhiều khoản mục khác tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp như: chi phí về tiền điện, tiền điện thoại, công tác phí, tiếp khách… Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo công dụng kinh tế có tác dụng quan trọng trong việc hạch toán kế toán. Phân loại công dụng kinh tế, chi phí được phân chia thành các khoản mục chi phí để làm cơ sở cho kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp khoản mục, giám sát thực hiện kế hoạch chi phí. 3. Phân loại theo cách ứng xử (hay theo mối quan hệ với mức tiêu thụ) Đây là cách phân loại chi phí dựa trên mối quan hệ của nó với doanh thu để giúp cho chủ doanh nghiệp cũng như người quản lý có quy định phù hợp, theo cách ứng xử này, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được chia ra thành 2 loại. 1.1 Chi phí khả biến (biến phí hay chi phí biến đổi) Là những khoản chi phí luôn thay đổi theo sự thay đổi của doanh thu Các chi phí này tăng lên theo sản lượng hàng hoá tiêu thụ của doanh nghiệp và giảm đi nếu sản lượng tăng lên theo sản lượng hàng hoá giảm, chẳng hạn như chi phí vận chuyển, chi phí hao hụt, chọn lọc đóng gói. 1.2 Chi phí bất biến (địnhphí hay chi phí cố định): Là những chi phí ít biến động theo sự thay đổi của doanh thu chi phí bất biến được coi là những chi phí biến đổi trong khâu bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Thuộc loại chi phí này bao gồm: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê mặt bằng, phương tiện kinh doanh, hoá đơn nộp tiền nhà đất. Cách này giúp cho hoạt động phân tích của doanh nghiệp với mức tiêu thụ đã đạt được xác định thì dự đoán được các chi phí cần thiết để đạt được mức lãi mong muốn, quyết định mở rộng hay thu hẹp kinh doanh có nghĩa là chi phí bất biến góp phần xây dựng kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Với ý nghĩa to lớn như vậy kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có nhiệm vụ hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng. Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí nhưng kế toán chỉ ghi tập hợp chi phí theo một cách phân loại mà thôi, vì vậy cần phải phân chia chi phí thành các mục chi phí cụ thể để khi cần phân loại chi phí theo các tiêu thức phân loại khác vẫn có thể tổng hợp được từ số liệu kế toán. Nói tóm lại: Trong lý luận cũng như trong thực tế còn có nhiều cách phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuy nhiên tùy từng điều kiện cụ thể, tuỳ theo mức độ yêu cầu quản lý mà có thể phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo các tiêu thức khác nhau. Nhưng việc vận dụng các cách phân loại trên phải phù hợp và phục vụ tốt cho công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả và tiết kiệm nhất. III. Yêu cầu quản lý và ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong thực tế chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng sẽ dẫn đến lợi nhuận giảm do đó mục tiêu của công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi phí bất hợp lý, nâng cao được hiệu quả kinh doanh mà vẫn đảm bảo văn minh thương nghiệp. Quản lý chi phí phải quản lý những khoản mục cụ thể, kiểm tra đối chiếu với các định mức chi phí với dự toán yêu cầu quản lý tổng mức chi phí phải chặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu được lợi nhuận. 1. Yêu cầu về quản lý. Chi phí có vai trò quan trọng đối với quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp. Chính vì vậy các thông tin tổng hợp, chi tiết luôn phải được thu thập, kiểm tra, giám sát. Yêu cầu quản lý tổng mức phí phải chặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu được nhiều lợi nhuận. Việc quản lý tổng mức phí tốt sẽ có những thông tin đầy đủ giúp cho việc quản lý của cấp trên được thuận tiện và có thể đưa ra những quyết định kịp thời, cần thiết, còn việc quản lý các khoản mục chi phí cụ thể giúp người quản lý theo dõi chi tiết từng khoản mục từng yếu tố cũng như từng nghiệp vụ chi phí phát sinh để từ đó ta có thể so sánh giữa các khoản chi phí với dự toán, với định mức để xem xét đánh giá và đề ra được các biện pháp nhằm giảm phí một cách hợp lý. Đối với những khoản phát sinh theo địa điểm như những khoản chi phí phát sinh ở các đơn vị phụ thuộc (cửa hàng, kho…) được theo dõi và kế toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì cần phải phân bổ hợp lý, khoa học đối với từng khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức công tác kế toán, giao chỉ tiêu cho các đơn vị trực thuộc và kiểm tra tình hình thực hiện chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ. 2. ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, cụ thể được thể hiện qua các mặt như sau: Làm cơ sở cho tập hợp chi phí của kỳ đó giúp doanh nghiệp xác định chính xác lợi nhuận và hiệu quả kinh tế của mình. Trong nền kinh tế thị thường hiện nay việc cạnh tranh diễn ra gay gắt quyết liệt vì thế giá cả có ý nghĩa vô cùng quan trọng cho nên việc kế toán làm cơ sở cho việc kế toán phấn đấu giảm chi phí trên cơ sở thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, ngoài ra việc kế toán còn làm tiền đề cho công tác lập kế hoạch, điều tra phân tích cho cơ quan quản lý trực tiếp, kiểm soát được hoạt động kinh tế của doanh nghiệp tránh hiện tượng làm tăng chi phí làm sai lệch kết quả kinh doanh ngoài ra còn được dùng để phân tích, đánh giá tình hình sử dụng chi phí so với kế hoạch kinh doanh để từ đó có thể sử dụng chi phí hợp lý hơn, đưa ra quyết định quản lý thích hợp giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. IV. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh thương mại. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công tác hết sức quan trọng đặc biệt là trong cơ chế kinh doanh tự chủ như hiện nay kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là công cụ duy nhất và hữu hiệu có thể cung cấp một cách thường xuyên và liên tục có hệ thống toàn bộ thông tin về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở doanh nghiệp, với chức năng cung cấp thông tin chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có nhiệm vụ giám sát kiểm tra chặt chẽ quá trình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ghi chép chính xác chi phí phát sinh trong kỳ cho từng đối tượng chịu chi phí để làm cơ sở cho việc tính toán và xác định kết quả kinh doanh. Nhiệm vụ của kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được hoàn thành tốt hay không phụ thuộc nhiều vào công tác tổ chức kế toán tập hợp chi phí kể cả kinh tế tài chính và kinh tế quản trị. 1. Kế toán tài chính chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cung cấp số liệu về tổng mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh căn cứ tính toán phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá đã bán để xác định kết quả kinh doanh. Số liệu được hình thành từ kế toán tài chính là cơ sở để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch chi phí do doanh nghiệp đề ra. 2. Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Để phục vụ cho việc tổ chức kế toán chi phí, ngoài việc tổ chức kế toán tài chính chi phí, kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát đã được hình thành bởi kế toán tài chính nhằm thu thập thông tin kế toán rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế. Do đó, ta thấy giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị chi phí có mối quan hệ mật thiết với nhau, trước hết về mặt quản lý, chúng biến thành một tổng thể hoàn chỉnh với những thông tin phục vụ cho quản lý từ cấp trên cũng như nội bộ của doanh nghiệp. Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình song song, kế toán tài chính và kế toán quản trị đều dựa vào một cơ sở chung là hệ thống chứng từ ban đầu thống nhất. Do vậy, đảm bảo cho việc điều tra đối chiếu với nhau việc phân chia kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành hai bộ phận, kế toán tài chính và kế toán quản trị mà cần thiết trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh cũng như trong toàn bộ công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp. 3. Kế toán chi phí bán hàng trong kinh doanh thương mại. a. Tài khoản sử dụng: TK 641 "chi phí bán hàng" Kết cấu của TK 641 như sau: Bên nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng thực tế phát sinh. Bên có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ. Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp II. - Tài khoản 641 (1): chi phí nhân viên bán hàng. - Tài khoản 641 (2): chi phí vật liệu bao bì. - Tài khoản 641 (3): chi phí công cụ bán hàng. - Tài khoản 641 (4): chi phí khấu hao tài sản cố định. - Tài khoản 641 (5): chi phí bảo quản. - Tài khoản 641 (7): chi phí dịch vụ mua ngoài. - Tài khoản 641 (8): chi phí bằng tiền khác. b. Phương pháp kế toán. Sơ đồ kế toán tổng hợp chi phí bán hàng tài khoản 641 chi phí bán hàng (1) (2) (3) (6) (8) (9) (5) TK 334,338 TK641 TK 153,111,112,335 Tiền lương, BHXH Các khoản ghi giảm chi phí TK 152,153 Trị giá vật liệu CCDC TK 214 Mức khấu hao hàng tháng TK 911 TK 142, 335 Kết chuyển và phân bổ chi phí bán hàng cuối kỳ (7) Mức phân bổ hoặc trích trước kế hoạch (4) TK111, 112 TK 142 (2) Chi phí bằng tiền khác TK 133 4. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp trong nền kinh doanh thương mại. a. Tài khoản sử dụng: TK 642 "chi phí quản lý doanh nghiệp" + Kết cấu của tài khoản 642. Bên nợ: tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh. Bên có: các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp . - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. TK 642 không có số dư cuối kỳ. + TK 642 có 8 tài khoản cấp 2. TK 642(1): chi phí nhân viên quản lý. TK 642(2): chi phí vật liệu quản lý. TK 642(3): chi phí đồ dùng văn phòng. TK 642(4): chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 642(5): thuế phí, lệ phí. TK 642(6): chi phí dự phòng. TK 642(7): chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 642(8): chi phí bằng tiền khác. b. Phương pháp kế toán. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp (1) (2) (3) (8) (10) (11) (7) (4) (5) (6) TK 334,338 TK642 TK 111,112 Tiền lương, BHXH giảm chi phí TK 152,153,142 Trị giá vật liệu CCDC TK 214 Mức khấu hao hàng tháng TK 911 TK 333 KC phân bổ CPQLKD cuối kỳ (9) Thuế TK 142 (2) TK139,159 Dự phòng TK 335 Trích trước chi phí TK 111, 112, 331 Chi phí khác TK 133 5. Phương pháp kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào thu nhập để tính lợi nhuận về tiều thụ trong kỳ được căn cứ vào mức độ phát sinh chi phí, vào doang thu bán hàng, vào chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sao cho đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Trường hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ lớn trong khi doanh thu kỳ này nhỏ hoặc chưa có thì chi phí bán hàng tạm thời kết chuyển vào TK142(2) số chi phí này sẽ được kết chuyển trừ vào thu nhập ( một lần hoặc nhiều lần ở các kỳ sau khi có doanh thu). 6. Phương pháp phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Về nguyên tắc toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng được kết chuyển toàn bộ cho hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh. Trường hợp đặc biệt đối với một số doanh nghiệp chu kỳ sản xuất kinh doanh dài trong năm không có hàng hoá tiêu thụ hoặc doanh thu không tương ứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì được phép treo chi phí lại cho kỳ sau theo tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng giá trị hàng hoá có trong kỳ. Trong hoạt động thương mại chi phí quản lý doanh nghiệp thường phân bổ hết vào cuối tháng còn chi phí bán hàng thì được tính và phân bổ hợp lý theo doanh thu bán ra trong kỳ. Trên thực tế doanh thu không đảm bảo trong kỳ và vốn dự trữ hàng tồn kho cuối các kỳ của doanh nghiệp biến động nhiều thì cần phân bổ chi phí bán hàng và hàng tồn kho trong trường hợp cần thiết phải phân bổ thì chỉ phân bổ những khoản mục chi phí liên quan đến hàng hoá dự trữ như: chi phí bảo quản chi phí chọn lọc đóng gói, chi phí vận chuyển hàng mua, lãi vay dự trữ hàng hoá. Phần II I. Đặc điểm tình hình của công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt VIRASIMEX. 1. Chức năng, nhiệm vụ, phương hướng hoạt động vị trí của công ty với ngành. a. Lịch sử phát triển của công ty. Ngày 20-07-1949 hoà bình được lập lại ở miền Bắc, Đảng và Nhà nước ta đã chủ trương khôi phục lại kinh tế trong đó có việc khôi phục lại kinh tế hoạt động của các tuyến đường sắt. Bộ phận quản lý đường sắt được hình thành trong đó có bộ phận chuyên lo vật tư đường sắt, đó là tiến của công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt. Qua nhiều thay đổi công ty được Nhà nước bộ giao thông vận tải và ngành đường sắt cho phép trực tiếp làm công việc, công tác kinh doanh xuất nhập khẩu từ đó mang tên là công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt. Cho tới nay công ty đã có 6 xí nghiệp và 5 chi nhánh với tên giao dịch quốc tế là VIRASIMEX (Việt Nam Railway in port - Export and Supply Material Equipment) trực thuộc liên hiệp đường sắt Việt Nam được thành lập theo quyết định 1590/QĐ/TCCB-LĐ của bộ thông vận tải ngày 11/08/1993 giấy phép kinh doanh số 108769, giấy phép kinh doanh số 1031053 GP có trụ sở chính tại 132 Lê Duẩn quận Hai Bà Trưng Hà Nội. Công ty VIRASIMEX là một doanh nghiệp Nhà nước thực hiện chế độ hạch toán độc lập tự chủ về tổ chức có đầy đủ tư cách pháp nhân có khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng công thương và Ngân hàng Vietcombank được sử dụng con dấu do Nhà nước quy định hình hình thức này vốn cần thiết thuộc vốn kinh doanh của Nhà nước một phần do quá trình hoạt động tại công ty đã bảo toàn và phải khai thác từ các nguồn khác nhau. Công ty đã kịp thời nắm bắt được tình hình và phương thức kinh doanh mới để phù hợp với điều kiện thị trường, công tác nghiên cứu thị trường. Đặc biệt quan trọng, công ty đã chủ động duy trì và đẩy mạnh quan hệ buôn bán với thị trường truyền thống như Tiệp, Bỉ, ấn Độ, Trung Quốc … Với phương châm và lối ngoại giao kiên trì mềm dẻo, tận dụng mọi thời cơ đồng thời cũng cố gắng tìm ra các đối tác làm ăn mới, khai thác triệt để thị trường trong nước và thị trường ngoài nước. *Chức năng. Công ty có chức năng chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng do công ty tổ chức kinh doanh xuất nhập khẩu rất đa dạng và phong phú nhiều chủng loại có các nhóm kinh doanh chính, nhóm phụ từng đầu máy và các loại vật tư, thiết bị… mỗi nhóm từ hàng chục đến hàng trăm các loại phụ tùng phục vụ cho việc xây dựng sửa chữa và tu bổ đường sắt trong nước và trong toàn quốc như xí nghiệp Hà Nội, xí nghiệp liên hiệp III, công ty dịch vụ vận tải đường sắt … Công ty nhập khẩu theo hình thức trực hoặc qua uỷ thác. *Nhiệm vụ. Công ty với chức năng chính là xuất nhập khẩu, thương mại và dịch vụ liên doanh đầu tư trong nước và nước ngoài, tổ chức sản xuất và gia công, tổ chức cung ứng các loại vật tư thiết bị phụ tùng đường sắt như sản xuất tà vẹt, sản phẩm gỗ phục vụ cho ngành đường sắt. Để thực hiện nhiệm vụ này công ty có quyền ký kết các hợp đồng xuất khẩu với các bạn trong nước và nước ngoài về liên doanh hợp tác đầu tư về nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và sản xuất kinh doanh được vay vốn tại Ngân hàng công ty đường sắt giao và quản lý sử dụng có hiệu quả hợp đồng kinh tế cần cố gắng hết sức thực hiện tốt hoàn thành các hợp đồng kinh tế từ đó mới đảm bảo duy trì mở rộng mối quan hệ khách hàng gây hiệu quả uy tín với khách hàng trong và ngoài nước, bên cạnh đó công ty không ngừng cải thiện đời sống vật chất, điều kiện lao động bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn người lao động để khuyến khích người lao động nâng cao năng suất. Công ty xuất nhập khẩu thiết bị, phụ tùng phục vụ cho sản xuất công nghiệp xây dựng công trình giao thông vận tải của đường sắt. Trực tiếp nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng vật tư nhiên liệu phương tiện vận tải. Sản xuất gia công tổ chức cung ứng các loại vật tư, phụ tùng đường sắt sản xuất tà vẹt và các sản phẩm gỗ phục vụ ngành đường sắt. Tạm nhập tái xuất chuyển khẩu hàng hoá kinh doanh hàng tiêu dùng và thực phẩm phục vụ khách hàng. *Phương hướng hoạt động của công ty. Trong những năm gần đây nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty càng khó khăn hơn cơ chế thị trường chi phối, cạnh tranh quyết liệt thiếu vốn … song những năm qua dưới sự quan tâm và lãnh đạo của liên hiệp đường sắt Việt Nam, dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ công ty, Ban giám đốc với các Phòng Ban công ty phối hợp chặt chẽ và tinh thần ý thức của cán bộ công nhân viên trong công ty mà toàn công ty đã không ngừng nỗ lực, phấn đấu để hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh đề ra hàng năm với mức tăng trưởng cao. Khảo sát kết quả kinh doanh của công ty qua 2 năm 2001-2002 ta thấy. Đơn vị tính: Tỷ đồng Chỉ tiêu Thực hiện 2002 Thực hiện 2001 Mức tăng trưởng 1. Tổng doanh thu 200,642 113 77% - Doanh thu của cơ quan công ty 115,741 45 157% Kinh doanh ngoài đường sắt 38 18 111% TNBQ 1100.000 710.000 54% xuất nhập khẩu lao động (người) 215 60 258% 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Quản lý là một yếu tố quan trọng tron hoạt động kinh doanh để quản lý có hiệu quả tphải đòi hỏi có tổ chức bộ máy phù hợp cùng với đội ngũ quản lý có trình độ năng lực do nhận thức đúng tầm quan trọng của công ty. Công ty đã từng bước củng cố tổ chức, cơ cấu phòng ban tuyển chọn cán bộ công nhân viên mới có nghiệp vụ cao đồng thời đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên cũ của công ty cho phù hợp với công việc và phù hợp với công việc xây dựng công ty lâu dài. Về tổ chức bộ máy quản lý theo phương thức tập chung dân chủ, thủ trưởng quản lý điều hành trong kinh doanh trên cơ sở thực hiện quyến làm chủ của tập thể. Về sản xuất kinh doanh: xuất phát từ đặc điểm của ngành đường sắt cũng được thực hiện theo tuyến đường sắt đảm bảo cung ứng vật tư đến tận hiện trường tránh lãng phí đảm bảo tiến độ phục vụ kịp thời cho vận tải đường sắt, do đó bộ máy kinh doanh của công ty được thiết lập phù hợp với đặc điểm của ngành và phục vụ đắc lực cho việc sản xuất kinh doanh. Mô hình bộ máy tổ chức của công ty Ban giám đốc Các phòng ban nghiệp vụ quản lý Các phòng ban nghiệp vụ kinh doanh Phòng kế hoạch thống kê Phòng tài chính cán bộ tiền lương Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính tổng hợp Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu I Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu II Phòng kỹ thuật công nghệ Các xí nghiệp trực thuộc công ty Xí nghiệp vật tư đường sắt Hà Nội xí nghiệp vật tư đường sắt Đông Anh Xí nghiệp vật tư đường sắt Vĩnh Phúc Xí nghiệp vật tư đường sắt Thanh Hoá Xí nghiệp vật tư đường sắt Vinh Xí nghiệp vật tư cơ khí đường sắt Hà Nội Chi nhánh tại Hải Phòng Chi nhánh tại Lào Cai Chi nhánh tại Lạng Sơn Chi nhánh tại TP. HCM Trung tâm xuất khẩu lao động Trung tâm dịch vụ du lịch 3. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty, hình thức kế toán công ty áp dụng. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tiến hành hoạt động kinh doanh với quy mô tương đối lớn, địa bàn hoạt động khắp cả nước, để điều hành có với hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty vè các đơn vị phụ thuộc nằm cách xa công ty, phương tiện đi lại liên lạc còn hạn chế, hình thức này đảm bảo công tác kế toán được đầy đủ, thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ, theo hình thức này kế toán thực hện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, thu nhận và tổng hợp các tài liệu, số liệu do các đơn vị phụ thuộc gửi lên, thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở văn phòng công ty để tổng hợp lập báo cáo có tài khoản tại Ngân hàng. Bộ máy quản lý của xí nghiệp chi nhánh đặt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Bộ phận kế toán hàng hoá doanh thu kết quả sản xuất kinh doanh Bộ phận kế toán thanh tón nội bộ Bộ phận kế toán công nợ trong nước và các dịch vụ khác Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính Bộ phận kế toán tập hợp CPBH và CPQLDN Bộ phận kế toán TGNH và công nợ nước ngoài Nhân viên kế toán ở các xí nghiệp, chi nhánh, trung tâm sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty Các xí nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty gồm 6 xí nghiệp có những phòng kế toán riêng được quyến hạch toán đầy đủ và cuối quý nộp báo cáo kết quả để công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và lập báo cáo toàn công ty xuất phát từ những nhiệm vụ và yêu cầu thực tiễn mà bộ máy kế toán ở công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Phòng kế toán của công ty gồm 7 người được chia thành các bộ phận với các nhiệm vụ sau: - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty, làm tham mưu cho giám đốc về hoạt động tài chính, thu chi tiền mặt, kế hoạch tìm nguồn tài trợ của công ty, nghiên cứu vận dụng các chế độ chính sách về tài chính của các đơn vị cơ sở và toàn bộ công ty trước khi gửi lên cơ quan chủ quản tài chính, Ngân hàng … - Phó phòng kế toán: có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu số phát sinh của tất cả các tài khoản đồng thời phụ trách các tài khoản 156, 511, 911 cuối tháng, cuối quý lập các báo cáo kế toán, đồng thời cùng kế toán trưởng làm nhiệm vụ phân tích các hoạt động kinh tế, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ đó có ý kiến đề xuất và đưa ra các giải pháp hoàn thiện. - Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính có nhiệm vụ vào sổ các tài khoản mở trên văn phòng công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh và tổng hợp số liệu của công ty cụ thể là việc nhập chứng từ kiểm soát các chứng từ, lập báo cáo kế toán và phát hành các báo cáo kế toán phát sinh trên công ty, thu nhận kiểm tra và xét duyệt các báo cáo kế toán của đơn vị trực thuộc gửi lên và tổng hợp số liệu để báo cáo kế toán chung của công ty. - Bộ phận kế toán quỹ và các nghiệp vụ khác: có nhiệm vụ hạch toán tiền mặt và ghi sổ chi tiết chi phí đối với những khoản chi liên quan đến chi phí công nợ … - Bộ phận kế toán TG và công nợ nước ngoài: có nhiệm vụ lập phiếu thu, chi tiền mặt theo dõi các khoản thu chi trừ tiền gửi Ngân hàng hạch toán tổng hợp và chi tiết tiền gửi tiền vay tính toán lãi vay làm các thủ tục vay Ngân hàng và thanh toán qua Ngân hàng. - Bộ phận kế toán nội bộ: do một người phụ trách kiêm thủ quỹ có nhiệm vụ tập hợp chi phí trong công ty cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đồng thời hạch toán toàn bộ các xí nghiệp liên quan đến việc thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội. - Bộ phận kế tóan tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có nhiệm vụ tập hợp chi phí công ty cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Hiện nay khi quy mô nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu quản lý đối với nền sản xuất - xã hội càng ngày càng cao yêu cầu cung cấp thông tin càng nhanh và khi máy tính được sử dụng rộng rãi trong các công tác kế toán của doanh nghiệp đòi hỏi công ty phải đáp dụng hình thức nhật ký chung nhưng có nhiều cải biến linh hoạt phù hợp với điều kiện được kinh doanh của công ty và phù hợp với chương trình máy vi tính của công ty. Trình tự ghi sổ kế toán của công ty Sổ nhật ký chung Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính khác Nhật ký đặc biệt Sổ thể kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng tới công tác hạch toán của công ty. - Đối với công ty có rất nhiều điều tỷ lệ để làm tốt công tác hạch toán như: + Các cán bộ đều có trình độ, kinh nghiệm trong công tác kế toán, công việc trong phòng kế toán được phân công rõ ràng và có mối quan hệ mật thiết với nhau. + Công ty đã đầu tư cho phòng kế toán một hệ thống máy vi tính hoà mạng Internet cùng với phần mềm kế toán tast - acdtling tuy nhiên còn có nhiều khó khăn ảnh hưởng tới đó là: - Do tính phức tạp trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu phạm vi thời điểm xác định hàng nhập khẩu với các mức thuế xuất nhập khẩu. - Do sự biến động của tỷ gía hối đoái trên thị trường ngoại tệ. - Những quy định, quy chế về chế độ kế toán của bộ tài chính thường thay đổi và chưa đồng bộ tương xứng thậm chí còn bất công. - Do đặc thù kinh doanh của công ty là những vật tư chuyên dùng của ngành đường sắt nhiều chủng loại và đa dạng. - Do có sự giới hạn về nguồn vốn tự có có khi phải thực hiện những hợp đồng có giá trị lớn. - Do trình độ tổ chức quản lý, trình độ kế toán trong các chi nhánh đơn vị trực thuộc cũng như trong nội bộ công ty có nhiều hạn chế. II. Thực trạng công tác kế toán của công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt VIRASIMEX. 1. Kế toán chi phí bán hàng tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt. 1.1 Tài khoản sử dụng: TK 641 "Chi phí bán hàng" Để tập hợp chi phí theo từng yếu tố công ty đã sử dụng 6 tài khoản cấp II của tài khoản 641 như sau: - TK 641(2) chi phí vật liệu bao bì: phản ánh các khoản chi phí về vật liệu bao bì đóng gói, bao bì sách vở đóng lại …. - TK 641(3) chi phí công cụ, dụng cụ đồ dùng: phản ánh các công cụ, dụng cụ xuất dùng cho khâu bán hàng như: công cụ lao động, trang thiết bị văn phòng, hoá đơn, biểu mẫu chứng từ… - TK 641(4) chi phí khấu hao tài sản cố định : phản ánh giá trị hao mòn của tài sản cố định phục vụ cho công tác bán hàng. - TK 641(5) chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá trong quá trình bán hàng. - TK 641(7) chi phí dịch vụ mua ngoài phản ánh các khoản chi phí như trả hoa hồng đại lý, hoa hồng cho các đơn vị làm công tác mỗi giới cho công ty, chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định … - TK 641(8) chi phí bằng tiền khác phản ánh toàn bộ các bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách hội nghị, tặng phẩm quà tặng, công tác phí. 1.2 Phương pháp kế toán. Khi phát sinh các chi phí, kế toán phải căn cứ vào hoá đơn, chứng từ hợp lệ của người sử dụng chi phí để thanh toán tiền. Đối với các bộ phận kinh doanh khi phát sinh nghiệp vụ nếu khoản chi không lớn thì có thể ứng trước tiền để thanh toán, rồi sau đó lấy hoá đơn hoặc lấy giấy biên nhận đã nộp tiền về nộp cho kế toán thanh toán kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào đó để viết phiếu chi thanh toán khoản phí trên. Trong trường hợp khoản chi là tương đối lớn thì người đề nghị được chi tiền phải lập "Giấy đề nghị thanh toán" trong đó nêu rõ số tiền và lý do chi rồi chuyển cho giám đốc duyệt. Sau khi được duyệt, giấy này được đem đến cho kế toán thanh toán để viết phiếu chi và thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi để xuất tiền. VD: Ngày 24/02/2003 phòng kế toán nhận được giấy đề nghị thanh toán như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -----o0o----- Giấy đề nghị thanh toán Kính gửi: Ban giám đốc công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt phòng kế toán tài chính. Tên tôi là: Phạm Văn Công - nhân viên phòng xuất nhập khẩu công ty tôi viết giấy này xin thanh toán với nội dung sau: Ngày 24/02/2003 tôi đi làm việc với đoàn xuất nhập khẩu quặng sắt. Sau khi làm việc đã tổ chức bữa liên hoan gặp mặt chi hết số tiền là: 1.570.000đ (một triệu năm trăm bảy mươi ngàn đồng) Kính đề nghị Ban lãnh đạo duyệt chi. Hà Nội, ngày 24/02/2003 Lãnh đạo duyệt Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi nhận được giấy đề nghị thanh toán đã được giám đốc ký duyệt, kế toán công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và viết phiếu chi. Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt Mẫu số 02- TT ban hành theo QĐ Số 1141 - TC/QĐ/CĐCôNG TY Ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính Phiếu chi tiền Ngày 24 tháng 02 năm 2003 Quyển số 2 Họ và tên người nhận tiền: Phạm Văn Cường Số 47 Địa chỉ: Phòng xuất nhập khẩu Nợ TK 641(8) Lý do chi: Tiếp khách Có TK111 Số tiền: 1.570.000đ (viết bằng chữ: Một tiều năm trăm bẩy mươi nghàn đồng) Kèm theo chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Người nhận phiếu (Ký tên và đóng dấu) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ: Một triệu năm trăm bảy mươi nghàn đồng chẵn) Hà Nội, ngày 24/02/2003 Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 1.3 Trình tự hạch toán tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt. Khi mua nguyên vật liệu dùng cho công tác bán hàng nhưng xuất dùng trực tiếp không qua kho. Nợ TK 641(2) Có TK 111 VD: Chứng từ số 101 ngày 17/02/2003 - Chương Thị Lan chi phí tiền bao bì đóng gói lập lách + ghi 43 với số tiền 1.729.000đ. Nợ TK 641(6412): 1.729.400 Có TK 111: 1.729.400 (2) Khi xuất dùng, công cụ dụng cụ cho công tác bán hàng. Nợ TK 641(6413) Có TK 153 (trường hợp xuất kho) Có TK 11, 112 (trường hợp mua về xuất trực tiếp không qua kho) + Đối với công cụ dụng cụ có giá trị cao thời gian sử dụng lâu dài theo chế độ, áp dụng phương pháp phân bổ 2 lần công cụ dụng cụ kế toán ghi. Nợ TK 142(1421) Có TK 111,112 Cuối tháng kế toán tính toán và phân bổ 50% giá trị công cụ, dụng cụ và ghi vào chi phí bán hàng, kế toán định khoản. Nợ TK 641 Có TK (1421) - Khi báo hỏng thì phân bổ nốt số còn lại, kế toán định khoản. Nợ TK 641 Có TK 142 (1421) Nếu thu hồi được phế liệu thì ghi giảm chi phí bán hàng. Nợ TK 111, 112: Nếu bán phế liệu. Nợ Tk 152: Nếu nhập phế liệu. Có TK 641 + Đối với công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ mau hỏng kế toán phân bổ luôn 100%. VD: Chứng từ số 98 ngày 06/02/2003 Phạm Văn Công mua một máy tính cá nhân với số tiền là 150.000đ. Kế toán ghi. Nợ Tk 641 (6413): 150.000 Có TK 111: 150.000 (3) Hàng tháng kế toán bộ phận tài sản cố định căn cứ vào chứng từ liên quan để xác định phân loại tài sản cố định, theo phương pháp tính khấu hao đã lựa chọn tính ra sổ khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng pải trích trong quý. Sau đó cập nhật số liệu váo máy vi tính trên TK 641(4) Nợ TK 641(6414) Có TK 214 VD: Chứng từ số BK03 phân bổ khấu hao tài sản cố định quý I tháng 02 năm 2003 cho chi phí bán hàng với giá trị là 99.264.000đ. Nợ TK 641 (6414): 99.264.000 Có TK 241: 99.264.000 (4) Hàng ngày khi phát sinh các khoản chi phí vận chuyển hàng đi bán. Nợ TK 641 (6415) Có TK 111, 112 VD: Chứng từ số 112 ngày 30 tháng 02 năm 2003 phí lưu thông bán day P43x12.5. Số tiền là 4570.000. Nợ TK 641(6415) : 4.570.000 Có TK 111 :4.570.000 (5) Đối với các khoản chi phí mua ngoài phát sinh kế toán ghi. Nợ TK 641 (6417) Có TK 111, 112, 331… VD: Chứng từ số 87 ngày 25/02/2003 Vũ Thị Lâm chi hoa hồng bán hàng cho nhà ga xe lửa Gia Lâm với số tiền 2.200.000. Nợ TK 641(6417): 2.200.000 Có TK 111: 2.200.000 (6) Đối với các khoản chi phí bằng tiền khác phát sinh, kế toán ghi. Nợ TK 641 (6418) Có TK 111, 112, 331 … VD: Chứng từ số 95 ngày 25/02/2003 Phạm Văn Công tiếp khách xuất khẩu quặng sắt với số tiền 470.000đ, kế toán ghi. Nợ TK 641(6418): 470.000 Có TK 111: 470.000 Cuối tháng căn cứ vào chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng thực tế chưa chi ra nhưng trong tương lai sẽ phải chi ra, kế toán tập hợp các khoản dự chi chi phí bán hàng. Nợ TK 641 Chi tiết K 6415: Chi phí vận chuyển. TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. Có TK 335(3353): Dự chi chi phí bán hàng. (7) Với các khoản làm giảm chi phí bán hàng, kế toán ghi. Nợ TK 111, 112, 138… Có TK 641 (6418) (8) Trường hợp chi phí thuê ngoài sửa chữa lớn tài sản cố định quá lớn thì công ty sử dụng phương pháp trích trước chi phí. - Khi trích trước chi phí sửa chữa tài sản cố định vào cơp bán hàng. Nợ TK 641 (6417) Có TK 335(3351): trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định - Khi tài sản cố định hoàn thành, sửa chữa xong bàn giao. Nợ TK 335 (3351) Có TK 241 (10) Cuối tháng kế toán tiến hành kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911: xác định kết quả kinh doanh đối với từng TK chi tiết. Nợ TK 911: 525.843.000 Có TK 641: 525843.000 2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt. 2.1 Tài khoản sử dụng TK 642 " chi phí quản lý doanh nghiệp" Để theo dõi và tập hợp chp quản lý doanh nghiệp công ty đã sử dụng 7 tài khoản cấp II như sau: - TK 6421: chi phí nhân viên quản lý phản ánh về chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp tiền ăn ca, BHXH, BHYT, KPCĐ của các phòng ban trong công ty. - TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút, mực…. hoặc vật liệu dùng cho sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ. - TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng: phản ánh giá trị dụng cụ đồ dùng cho công tác quản lý. - TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định: phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho toàn doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, máy móc thiết bị đồ dùng văn phòng… - TK 6425: Thuế phí và lệ phí phản ánh các khoản chi phí về thuế phí và lệ phí như môn bài, thu vốn, thuế nhà đất và các khoản phí và lệ phí khác như lệ phí cầu phà… - TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài như chi phí điện thoại, điện nước quảng cáo sửa chữa tài sản cố định ở bộ phận quản lý, tiến sửa chữa máy tính, máy photocopy… - TK 6428: Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí khác phục vụ cho công tác quản lý ngoài các khoản chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, hội nghị, phòng cháy chữa cháy, chi phí nghỉ phép … 2.2 Phương pháp kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Cũng giống như kế toán chi phí bán hàng, khi nhận được chứng từ kế toán kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của chứng từ, nếu đúng thì lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ chi tiền. Phiếu chi tiền mặt là chứng từ dùng để xác định các khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và sổ kế toán. Đây là chứng từ mang tính chất bắt buộc áp dụng co các doanh nghiệp. Phiếu chi phải lập thành quyển và ghi sổ phiếu của từng phiếu chi đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu chi, số phiếu chi phải ghi rõ ràng tháng năm lập phiếu chi, ngày tháng năm chi tiền, ghi rõ tên địa chỉ của người nhận phiếu, phiếu chi được lập thành 2 liên, liên thứ nhất lưu ở nơi lập phiếu, liên thứ hai dùng để ghi sổ quỹ. Sau đó chuyển cho kế toán thanh toán kèm theo chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán. VD: Ngày 30 tháng 02 năm 2003 phòng kế toán công ty nhận được giấy đề nghị thanh toán tiền như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -----o0o----- Giấy đề nghị thanh toán Kính gửi: - Ban giám đốc công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt. - Phòng kế toán công ty Tên tôi là: Trần Thị Thạch - nhân viên phòng xuất nhập khẩu công ty viết giấy xin thanh toán số tiền với nội dung sau. Do sử dụng lâu ngày hộp mực trong máy in phòng xuất nhập khẩu đã hết mực, phòng đã cho hộp mực với giá 1.542.000đ (một triệu năm trăm bốn mươi nghàn đồng) Kính đề nghị Ban lãnh đạo duyệt chi số tiền trên. Hà Nội, ngày 30/02/2003 Lãnh đạo duyệt Phòng xuất nhập khẩu Người viết giấy (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi nhận được giấy trên, kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý và lập phiếu chi. Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu cung ứng Mẫu số 02 - TT Vật tư thiết bị đường sắt Banh hành theo quyết định số 1141- TC/QĐKĐKT ngày 01/11/1995 của BTC Phiếu chi Ngày 30 tháng 02 năm 2003 quyển số:2 Họ tên người nhận tiền: Trần Thị Thạch Số: 50 Địa chỉ: Phòng xuất nhập khẩu Nợ TK 6422: 1.542.000 Lý do: Chi mua vật liệu quản lý Có TK: 111: 1.542.000 Số tiền: 1.542.000 (bằng chữ: Một triệu năm trăm bốn mươi hai nghàn đồng) Kèm theo 1 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ: Một triệu năm trăm bốn mươi hai nghàn đồng) Ngày 30 tháng 02 năm 2003 Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3 Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt. (1) Khi tính lương, phụ cấp lương và các khoản thanh toán khác với nhân viên quản lý của công ty kế toán ghi. Nợ TK 642 (6421) Có TK 338 VD: Chứng từ số BK 04 ngày 30 tháng 02 năm 2003 phân bổ lương vào giá thành với số tiền 242.985.000đ, kế toán ghi. Nợ TK 642 (6421): 242.985.000 Có TK 334: 242.985.000 (2) Khi trích trước các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán ghi. Nợ TK 642 (6421) Có TK 338 (3) Khi xuất công cụ dụng cụ ra dùng ở bộ phận quản lý. Nợ TK 642 (6423) Có TK 111, 112 (xuất dùng trực tiếp không qua kho) Đối với công cụ dụng cụ có gía trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài kế toán tiến hành phân bổ giống như chi phí bán hàng. VD: Chứng từ số 94 ngày 10 tháng 02 năm 2003 Đỗ Xuân Thuỷ mua kích cản quang với số tiền 964.000đ, kế toán ghi. Nợ TK 642 (6423): 964.000 Có TK 111: 964.000 (4) Khi mua nguyên vật liệu trực tiếp cho hoạt động quản lý tại văn phòng công ty, kế toán ghi. Nợ TK 642 (6422) Có TK 111, 112, 331 VD: Chứng từ số 90 ngày 24/02/2003 Lê văn An mua giấy Photocopy với số tiền 495.000đ, kế toán ghi. Nợ TK 642 (6422): 495.000 Có TK 111: 495.000 (5) Hàng tháng, kế toán bộ phận tài sản cố định căn cứ vào chứng từ liên quan để xác định phân loại tài sản cố định theo phương pháp tính khấu hao đã lựa chọn tính ra chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận quản lý trong tháng, kế toán ghi. Nợ TK 642 (6424) Có TK 214 VD: Chứng từ số BK 03 ngày 30/02/2003 phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định vào chi phí quản lý doanh nghiệp là 42.548.000đ. Nợ TK 642 (6424): 42.548.000 Có TK 214: 42.548.000 (6) Khi tính ra các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp kế toán ghi. Nợ TK 642 (6425) Có TK 333 Có TK 111, 112 VD: Chứng từ số 101 ngày 15/02/2003 Lê Văn An chi phí vé cầu với số tiền 72.000 kế toán ghi. Nợ TK 642 (6425): 72.000 Có TK 111: 72.000 (7) Các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài kế toán ghi. Nợ TK 642 (6427) Có TK 111 VD1: Chứng từ số 96 ngày 20/02/2003 Nguyễn Bảo Đồng chi phí trả tiền báo văn phòng 2 với số tiền 291.000 Nợ TK 642(6427): 291.000 Có Tk 111: 291.000 VD2: Chứng từ số 98 ngày 08/02/2003 Phạm Đức Quang công tác phí đi Thái Bình với số tiền 321.000 kế toán ghi Nợ TK 642(6427): 321.000 Có TK 111: 321.000 (8) Các khoản chi phí khác bằng tiền ngoài chi phí kể trên khi phát sinh ghi. Nợ TK 642 (6428) Có TK 111, 112 VD1: Chứng từ số 90 ngày 28/02/2003 Trịnh Thị Lan đi xe tháng với số tiền 150.000đ, kế toán ghi. Nợ TK 642 (6428) : 150.000 Có TK 111: 150.000 VD2: Chứng từ số 85 ngày 28/02/2003 phí gồm định phân phối số tiền 400.000đ kế toán ghi. Nợ TK 642 (6428): 400.000 Có TK 111: 400.000 VD3: Chứng từ số 127 ngày 09/02/2003 Trần Thị Thạch chi phí hội nghị sơ kết công ty với số tiền là 4.007.000đ Nợ TK 642 (6428): 4.007.000 Có TK 111: 4.007.000 (9) Trường hợp chi phí mua ngoài tài sản cố định quá lớn thì kế toán công ty sử dụng phương pháp tính trước chi phí. + Khi tính trước chi phí sửa chữa tài sản cố định vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642(6427) Có TK 335(3351) + Khi chi phí sửa chữa lớn phát sinh, kế toán ghi. Nợ TK 241 (2413) Có TK 331 + Khi công việc hoàn thành, kế toán ghi Nợ TK 335 (3351) Có TK 241 (2413) (10) Với các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, kế toán ghi. Nợ TK 111, 112, 138 Có TK 642 (11) Cuối tháng, cuối quý kế toán tiến hành bút toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911, xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911: 898.233.720 Có TK 642: 898.233.720 Chi tiết: Có TK 6421: 382.423.000 Có TK 6422: 18.419.000 Có TK 6423: 29.753.402 Có TK 6424: 42.548.000 Có TK 6425: 79.480.023 Có TK 6427: 189.760.000 Có TK 6428: 155.850.290 Biểu số 1: Sổ chi tiết tài khoản Mã số tài khoản: 6412 Tên tài khoản: Chi phí vật liệu bao bì (Trích tháng 02/2003) Ngày Diễn giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có ….. 17/03 Trương Thị Lan tiền đóng gói bao bì đóng gói lập lách + ghi 34 1111 1.729.400 19/03 Nguyễn Ngọc Chiến đóng gói đệm hẹp say 1111 1.690.000 Cộng mang sang Biểu số 02: Sổ chi tiết tài khoản Mã số tài khoản: 6413 Tên tài khoản: chi phí dụng cụ đồ dùng. (trích tháng 02/2003) Ngày Diễn giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có ….. 06/03 Phạm Văn Công mua máy vi tính cá nhân 1111 150.000 20/03 Phạm Bảo Đông mua 2 bàn làm việc cho phòng hành chính 1111 405.000 ….. Cộng mang sang Sổ cái TK 641 Chi phí bán hàng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số 06/02/2003 Nợ Có 06/03 98 06/02/03 Phạm văn Công mua máy tính cá nhân 1111 150.000 17/03 101 17/02/03 Trương Thị Lan chi phí tiền bao bì đóng gói 1111 1.729.400 19/03 97 19/02/03 Phạm văn Công chi tiếp khách 1111 470.000 25/03 98 25/02/03 Vũ Thị Lâm chi hoa hồng bán hàng 1111 2.200.000 30/03 112 30/02/03 Chi phí lưu thông bán ray P43x12,5 1111 4.570.000 Ngày 30 tháng 02 năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư Thiết bị đường sắt VIRASIMEX Báo cáo chi phí bán hàng Tháng 02 năm 2003 Mã số tài khoản 641: chi phí bán hàng Đơn vị tính: đồng Nội dung chi phí Mã số Chi phí trong kỳ Luỹ kế từ đầu năm Thực tế Giảm trừ Thực tế Giảm trừ 1. Chi phí bán hàng 6412 5.313.000 40.467.000 2. Chi phí CCDC 6413 3.470.000 6.200.000 1.128.000 3. Chi phí khấu hao tài sản cố định 6414 99.264.000 198.730.000 4. Chi phí vận chuyển bốc xếp 6415 100.405.000 480.070.000 49.760.000 5. Chi phí dịch vụ mua ngoài 6417 125.600.000 350.300.000 6. Chi phí bằng khác 6418 191.791.000 600.115.438 Tổng cộng 525.843.000 1.675.882.845 50.888.000 Giá trị kết chuyển 525.843.000 1.624.994.845 Biểu số 03 Sổ chi tiết tài khoản Mã số tài khoản: 6423 Tên tài khoản: chi phí dụng cụ đồ dùng (Trích tháng 02/2003) Đơn vị: đồng Ngày Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có ….. 10/03 Đỗ Xuân Thuỷ mua kính cản quang 1111 946.000 17/03 Trần Thị Thạch mua vật liệu, dụng cụ 1111 418.000 19/03 Phạm Đức Tuấn mua giao điện 1111 85.000 ….. ….. Cộng mang sang ….. Biểu số 04 Sổ chi tiết tài khoản Mã số tài khoản: 6424 Tên tài khoản: CPKH TSCD (Trích tháng 02/2003) Đơn vị: đồng Ngày Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có ….. 31/02 Phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định Q4/00 vào chi phí quản lý doanh nghiệp 2141 42.548.000 ….. ….. Cộng mang sang ….. Sổ cái TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có 08/03 84 08/02/03 Phạm Đức Quang: công tác phí đi Thái Bình 1111 321.000 28/03 90 28/02/03 Trịnh Thị Làn: chi phí đi xe tháng 1111 150.000 09/03 85 09/02/03 Trần Thị Thạch chi phí hội nghị sơ kết công ty 1111 4.007.000 15/03 101 15/02/03 Lê Văn An chi phí vé cầu 1111 72.000 24/03 90 24/02/03 Lê Văn An mua giấy photocopy 1111 495.000 28/03 90 28/02/03 Chi phí giám định phân phối 1111 400.000 30/03 BK 31/02/03 Phân bổ lương 334 2.985.000 Ngày 30 tháng 02 năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư Thiết bị đường sắt Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 02 năm 2003 Mã số tài khoản 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị tính: đồng Nội dung chi phí Mã số Chi phí trong kỳ Luỹ kế từ đầu năm Thực tế Giảm trừ Thực tế Giảm trừ 1. Chi phí nhân viên quản lý 6421 382.423.000 600.053.100 2. Chi phí vật liệu quản lý 6422 18.419.000 30.467.710 3. Chi phí dụng cụ đồ dùng 6423 29.753.402 80.237.000 4. Chi phí khấu hao tài sản cố định 6424 42.548.000 89.423.000 5. Thuế, phí, lệ phí 6425 79.480.023 2.689.300 120.704.002 5.678.000 6. Chi phí dịch vụ mua ngoài 6427 189.760.000 18.760.420 800.473.204 49.072.000 7. Chi phí bằng tiền khác 6428 155.850.295 1.023.400.078 12.473.000 Tổng cộng 898.233.720 21.449.720 2.744.758.094 67.223.000 Giá trị kết chuyển 876.784.000 2.677.535.094 Phần III Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt VIRASIMEX . 1. Nhận xét khái quát tình hình kế toán tại công ty: Qua thời gian thực tập và nghiên cứu đi sâu vào bộ máy kế toán của công ty nhất là công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp em thấy có một số ưu điểm và nhược điểm như sau: + Ưu điểm: Nhìn chung tiến độ thực hiện hạch toán kế toán có nhiều tiến bộ so với trước đây, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán thuận lợi cho công tác tin học hoá kế toán, tập trung thông tin giám sát được độ chính xác hợp lý. Phòng kế toán tổng hợp, giám đốc và kế toán trưởng có hệ thống nối mạng máy vi tính nên việc truyền giữ liệu thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý rất tiện lợi và nhanh chóng. + Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm trên công ty còn có một số mặt hạn chế sau: Việc hạch toán kế toán của công ty được thực hiện trên máy vi tính với phần mềm kế toán mua của công ty tin học bên ngoài do vậy khi cần thiết phải sửa đổi, bổ sung hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán gặp nhiều khó khăn vì nó đòi hỏi sửa đổi lại cả chương trình kế toán đã được lập sẵn. Giữa lý luận và thực tế em thấy quá trình áp dụng thực tế của công ty có phần rút gọn hơn chứng từ sổ sách áp dụng theo hình thức sổ nhật ký chung, sổ cái được thực hiện hoàn toàn bằng máy vi tính giúp thuận lợi cho công tác kế toán. Về các khoản tiền lương công ty đã áp dụng tính thẳng vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt VIRASIMEX. Hiện nay trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp muốn giữ vững và phát triển trong môi trường cạnh tranh, thu được nhiều lợi nhuận doanh nghiệp cần không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm cần xuất và nhập những mặt hàng tốt tạo uy tín cho khách hàng. Ngoài ra công ty nên sử dụng các chứng từ đồng bộ theo mẫu quy định vì công ty hiện nay còn nhiều chứng từ viết tay như: giấy tạm ứng tiền, giấy vận chuyển bốc vác. Kết luận Qua thời gian thực tập tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt VIRASIMEX em đã tìm hiểu và học hỏi rất nhiều kiến thức thực tế trong chuyên ngành kế toán của mình. Em xin chân thành cảm ơn thầy cô và công ty đã giúp đỡ và hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình trong thời gian học thực tế. Trong thời gian học tập thực tế tìm hiểu sâu về công tác kế toán được giao mặc dù đã được sự hướng dẫn tận tình của thầy cô, sự giúp đỡ nhiệt tình của công ty đặc biệt là phòng tài chính kế toán cùng với sự nỗ lực của bản thân. Nhưng do hiểu biết và thời gian thực tập có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót em mong được sự góp ý của thầy cô và công ty để chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Học sinh thực hiện Trần Thị Xuân Tài liệu tham khảo 1. Sách giáo khoa lý thuyết hạch toán. 2. Sách giáo khoa kế toán doanh nghiệp. 3. Mục lục Lời nói đầu 1 Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ. 3 I. Khái niệm về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 3 1. Khái niệm chi phí bán hàng 3 2. Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp. 3 II. Phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 4 1. Phân loại bản chất và nội dung kinh tế. 4 2. Phân loại theo công dụng kinh tế. 5 3. Phân loại theo cách ứng xử. 7 III. Yêu cầu quản lý và ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 8 1. Yêu cầu về quản lý. 8 2. ý nghĩa của việc kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 9 IV. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh thương mại . 9 1. Kế toán tài chính chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 10 2. Kế toán quản trị chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 10 3. Kế toán chi phí bán hàng trong kinh doanh thương mại. 10 4. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thương mại. 12 5. Phương pháp kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 14 6. Phương pháp phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 15 Phần II: 16 I. Đặc điểm tình hình của công ty. 16 1. Chức năng nhiệm vụ phương hướng hoạt động vị trí của công ty với ngành. 16 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. 18 3. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty, hình thức kế toán công ty áp dụng 21 4. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng tới công tác hạch toán của công ty. 23 II. Thực trạng công tác kế toán của công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt. 24 1. Kế toán chi phí bán hàng tại công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt. 24 2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty xuất nhập khẩu ưng ứng vật tư thiết bị đường sắt. 30 Phần III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty xuất nhập khẩu cung ứng vật tư thiết bị đường sắt VIRASIMEX. 46 1. Nhận xét khái quát tình hình kế toán tại công ty 46 2. Một số ý kiến đóng góp 47 Kết luận 48