Chuyên đề Kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty potmasco

ịnh về chức năng nhiệm vụ, tiêu chuẩn chức danh lao động, định mức lao động; các quy chế về tuyển dụng lao động – tiền lương, phân phối thu nhập. Đối với công tác hành chính quản trị – vận chuyển : Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, giao nhận công văn, tài liệu, báo chí, quản lý và cung cấp các bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy phép hợp chuẩn vật tư, thiết bị… Quản lý các vấn đề hành chính như lập kế hoạch, tổ chức công tác phục vụ đời sống cán bộ công nhân viên, thanh tra, tham mưu các vấn đề, kiểm tra thực hiện chế độ chính sách, đề xuất với Giám Đốc khi có khiếu nại Các Trung Tâm Kinh Doanh: Trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu: Trực tiếp đàm phán, soạn thảo, trình duyệt và thực hiện các hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu uỷ thác theo kế hoạch của tổng công ty, của các đơn vị trong, ngoài ngành và tự tạo nguồn vốn để kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu uỷ thác. Chịu trách nhiêm trước Tổng Giám Đốc và pháp luật trong phạm vi nghĩa vụ và quyền hạn được giao. Trung tâm kinh doanh thiết bị và dịch vụ kỹ thuật viễn thông: Được giao và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, được thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy chế phân cấp kinh doanh của công ty, quản lý và sử dụng nguồn vốn được giao theo quy định của pháp luật và công ty để tổ chức kinh doanh. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và pháp luật trong phạm vi nghĩa vụ và quyền hạn được giao. 4 Trung tâm kinh doanh: Được giao và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, được thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy chế phân cấp kinh doanh của công ty. Tổ chức kinh doanh các loại hàng hoá, vật tư do công ty cung cấp và tự khai thác trong nước hoặc tự đề xuất nguồn hàng nhập khẩu. Trực tiếp đàm phán, soạn thảo, trình duyệt và tổ chức thực hiện các hợp đồng mua bán hàng hoá. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và pháp luật trong phạm vi nghĩa vụ và quyền hạn được giao. Trung tâm sản xuất và kinh doanh dịch vụ: Được giao và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, được thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo cơ chế phân cấp kinh doanh của công ty. Trực tiếp quản lý và tổ chức khai thác kinh doanh các mặt bằng nhà xưởng, kios, kho, bãi, của công ty; hàng năm có kế hoạch sữa chữa, cải tạo, nâng cấp…. Để phục vụ kinh doanh. Trực tiềp đàm phán, soạn thảo, trình duyệt và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh doanh dịch vụ. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và pháp luật trong phạm vi nghĩa vụ và quyền hạn được giao. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty: 3.1 Tình hình mạng lưới kinh doanh Mạng lưới kinh doanh Trung tâm kinh doanh 1 270 Lý Thường Kiệt, P14, Quận 10 Trung tâm kinh doanh 2 270 Lý Thường Kiệt, P14, Quận 10 Trung tâm kinh doanh 3 270 Lý Thường Kiệt, P14, Quận 10 Trung tâm kinh doanh 4 27 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Quận 1 3.2 Đặc điểm và phương thức kinh doanh: Công ty Vật Tư Bưu Điện chuyên về thương mại : kinh doanh các thiết bị chuyên ngành Bưu Chính Viễn Thông cho các Bưu Điện trong và ngoài nước khi có nhu cầu. Đối với phòng kế hoạch: thanh toán các khoản mua hàng hoá về dự trữ trong kho của công ty do kế toán công nợ đảm nhiệm bằng thanh toán qua ngân hàng. Đối với các phòng ban khác : khi muốn đề xuất mua các thiết bị dùng trong văn phòng phải làm giấy đề nghị đưa cho phòng kế toán xem, sau khi khoản này được duyệt phòng kế toán sẽ chi tiền mặt thanh toán. Đối với các trung tâm kinh doanh : khi cần nhập các mặt hàng mua về để bán thì các trung tâm phải trình dự án kinh doanh lên phòng kế toán và tổng giám đốc duyệt. Sau khi triển khai hợp đồng, các trung tâm kinh doanh trình hoá đơn lên phòng kế toán để thanh toán, đồng thời ghi nhận doanh thu cho các trung tâm. Cuối tháng công ty nhận số liệu từ các trung tâm để xác định kết quả kinh doanh. Các Trung Tâm Kinh Doanh tự tìm nguồn hàng từ trong nước Trước hết các trung tâm sẽ tiến hành đàm phán, thương lượng về số lượng, giá cả, chủng loại, vật tư (chủ yếu là các phụ tùng đầu cuối cung cấp cho mạng viễn thông) khi công ty tìm được đầu ra hoặc có nhu cầu dự trữ. Sau khi đàm phán, Trung Tâm Kinh Doanh sẽ lập Dự án kinh doanh để trình cho giám đốc công ty duyệt (Công ty sẽ chi tiền để mua và đồng thời sẽ hạch toán vào khoản chi phí của trung tâm). Hàng mua về sẽ do công ty tự bảo quản, chịu trách nhiệm tiêu thụ và nằm ở kho của trung tâm. Do phần giá trị hàng mua này được công ty xuất tiền thanh toán nên ngoài phần hạch toán vào tài khoản chi phí của trung tâm công ty còn tính phần lãi do đã chi tiền giùm (được tính kể từ khi công ty trả tiền). Vì vậy thường trung tâm sẽ tìm đầu ra trước sau đó sẽ tìm đầu vào hoặc tìm nhà cung cấp cho thanh toán dưới hình thức trả chậm. Quá trình tiêu thụ hàng trong nước: Các trung tâm kinh doanh sẽ tự tìm nhà tiêu thụ trong nước, tiến hành đàm phán, thương lượng về giá cả, chủng loại. Thông thường là thông qua hình thức đấu thầu và căn cứ vào giá hàng tồn kho hoặc giá hàng mua đầu vào để làm đấu thầu cho dự án đấu thầu. Khi trúng thầu công ty cũng sẽ lập Dự án kinh doanh để trình cho giám đốc công ty duyệt, sau đó tiến hành giao hàng. Công ty sẽ thu phần tiền bán hàng này và hạch toán vào doanh thu của công ty, sau này sẽ cấn trừ với phần chi phí mua hàng và phần lãi trả cho công ty (nếu có) . Tổ chức công tác kế toán tại công ty: Tổ chức công tác kế toán: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán ở Công Ty là tập hợp những cán bộ công nhân viên kế toán cùng với những trang thiết bị, kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp. Công ty chia ra nhiều bộ phận để thực hiện từng phần việc cụ thể, các phần này tuỳ theo tính chất, khối lượng công việc mà một người đảm nhận một hoặc nhiều phần hành công việc. Hình thức tổ chức công tác kế toán là tập trung và phân tán. Cơ cấu, tổ chức phòng Tài Chính – Kế Toán Thống Kê Kế Toán Trưởng Kế Toán Tổng Hợp KT Công nợ Tiền Quỹ KT ở các Trung Tâm KD KT Ngân Hàng KT CPQLDN CPBH KT TSCĐ Nguồn Vốn KT DT Công nợ KT Hàng Hoá Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Chức năng, nhiệm vụ, công việc của từng phần hành kế toán: Kế Toán Trưởng: Kế Toán Trưởng là người giúp đỡ thủ trưởng đơn vị, chỉ đạo toàn bộ công việc kế toán, thống kê kinh tế và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý mới. Đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính của nhà nứơc tại Công Ty. Phụ trách chung công tác kế toán toàn công ty, trực tiếp phụ trách công tác tài chính. Phân công chỉ đạo trực tiếp các nhân viên kế toán, có quyền yêu cầu các bộ phân chức năng trong công ty cung cấp số liệu đầy đủ để phục vụ cho công tác báo cáo kế toán thống kê. Quyền hạn và trách nhiệm cụ thể: Trách nhiệm: Tổ chức công tác kế toán thống kê bộ máy kế toán, thống kê một cách hợp lý, khoa học, tổ chức chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác. Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cá nhân viên. Giúp Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác tài chính - kế toán – thống kê theo quy định của Luật Kế Toán, Luật Thống Kê và Quy chế tài chính của công ty. Quyền hạn: Phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán. Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp cuyển đầy đủ, kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kế toán. Các báo cáo kế toán thống kê, các hợp đồng kinh tế, các chứng từ tín dụng, các tài liệu liên quan… đều phải có chữ ký của kế toán trưởng. Kế Toán Tổng Hợp: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp, xác định kết quả lỗ lãi, các khoản thanh toán với Ngân Sách nhà nước. Ghi chép Sổ Cái, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán, kiểm tra xác định độ chính xác trung thực của báo cáo trước khi trình Kế Toán Trưởng và Tổng Giám Đốc ký duyệt. Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý tài chính trong công ty. Kiến nghị các biện pháp xử lý những trường hợp vi phạm. Làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế, dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình Tổng Giám Đốc ban hành, áp dụng trong công ty như : quy định về luân chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo… Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán – thống kê, thông tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận liên quan, kể cả bên ngoài. Kế Toán tài sản cố định, nguồn vốn: Phản ánh chính xác tình hình hiện có, tăng giảm về số lượng, giá trị của tài sản cố định trong công ty, ở từng bộ phận sử dụng bảo quản. Tính đúng hao mòn, trích và phân bổ chính xác số khấu hao tài sản cố định vào đối tượng sử dụng liên quan. Phản ánh tình hình sử dụng nguồn vốn khấu hao theo chế độ nhà nước quy định. Hạch toán đúng các chi phí sửa chữa tài sản vào đối tượng sử dụng. Xác định đúng và hạch toán kịp thời kết quả thanh lý, nhượng bán tài sản. Mở sổ theo dõi chi tiết từng loại nguồn vốn, quỹ. Ghi chép, phản ánh đúng, kịp thời, đầy đủ về tình hình hiện có và biến động của các loại vôn, quỹ. Kế Toán chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng: Phản ánh, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến khoản mục này. Cuối tháng lập báo cáo về các khoản chi phí này. Kế Toán công nợ và doanh thu: Ghi chép, phản ánh và theo dõi kịp thời, chặt chẽ các khoản nợ phải thu phát sinh trong kinh doanh chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán theo thời gian. Thực hiện giám sát và phải có biện pháp đôn đốc việc chi trả và thu hồi kịp thời các khoản phải thu, chấp hành kỷ luật thanh toán tài chính, tìn dụng. Phản ánh và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, xác chính xác, đầy đủ doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ. Phản ánh và giám đốc tình hình thanh toán của khách hàng về tiền bán hàng. Kế Toán hàng hoá: Ghi chép và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chấp hành đúng các chế độ tài chính về chừng từ, sổ sách ghi nhập – xuất kho hàng hoá, bán hàng hoá và tính thuế. Kiểm tra giám sát chặt chẽ quá trình mua bán hàng hoá, cung cấp đầy đủ thông tin tổng hợp và chi tiết cần thiết về hàng hoá kinh doanh . Theo dõi chặt chẽ tình hình hàng tồn kho, giảm giá hàng hoá … tổ chức kiểm kê hàng hoá đúng theo quy định, báo cáo kịp thời tình hình hàng tồn kho. Tính toán giá nhập, xuất hàng theo phương pháp tính thống nhất mà chế độ quy định. Phân bổ chi phí thu mua, bán hàng hoá phù hợp với kết quả kinh doanh. Kế Toán ngân hàng: Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với ngân hàng, bảo đảm giám đốc hặt chẽ vốn bằng tiền. Tổ chức thực hiện và kiểm tra tình hình thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền. Thủ quỹ: Mở sổ quỹ, ghi chép hàng ngày các nghiệp vụ thu chi tiền mặt tại quỹ. Theo dõi TK 336, 136 đối với Tổng Công Ty. Theo dõi tình hình trích BHXH, BHYT. Kế Toán định mức chi phí và định mức vốn của các trung tâm kinh doanh: Giám đốc và phản ánh tình hình thực hiện chi phí và vốn ở các trung tâm kinh doanh. Tiếp nhận, bảo quản các quyết định, công văn của Công Ty, Tổng Công Ty. Kế toán viên tại các trung tâm kinh doanh: Ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng và các khoản chi phí phát sinh ở các trung tâm kinh doanh. Cuối tháng lập báo cáo về doanh thu, chi phí ở các trung tâm kinh doanh nộp về phòng kế toán ở công ty. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty: Niên độ kế toán: Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Năm tài chính đầu tiên bắt đầu từ ngày có giấy phép đăng ký kinh doanh và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm đó. Công ty thực hiện việc hạch toán kinh doanh theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê hiện hành. Hình thức sổ kế toán áp dụng : Hiện nay Công ty Potmasco đang hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê Khai Thường Xuyên và xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền. Nên Công ty đã sử dụng hình thức Nhật Ký Chung. Sơ đồ :HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY. Chứng Từ Gốc. Sổ Nhật Ký Chung. Sổ kế toán chi tiết. Sổ Nhật Ký đặc biệt Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh. Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết. Ghi chú : :Ghi hàng ngày hoặc định kỳ. :Ghi cuối tháng. :Đối chiếu vào cuối tháng. Phương pháp ghi sổ: Hàng ngày căn cứ chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật Ký Chung, đồng thời với việc ghi sổ Nhật Ký Chung, kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán chi tiết và sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật vào máy tính bằng cách nhập liệu, định khoản trên máy, số liệu do máy vi tính xử lý. Vào cuối mỗi tháng, quý, năm kế toán chỉ việc in các loại sổ như : sổ cái, sổ quỹ, báo cáo công nợ, báo cáo nhập- xuất -tồn hàng … để tiến hành đối chiếu với Bảng Tổng hợp chi tiết. Sau đó in Bảng cân đối số phát sinh và Báo Cáo Tài Chính. Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán: Để phù hợp với đặc điểm yêu cầu quản lý và theo đúng qui định của nhà nước về việc lập chứng từ, kế toán tại Công ty sử dụng 2 hệ thống chứng từ: Hệ thống kế toán chứng từ bắt buộc : Đây là loại chứng từ được lập theo qui định của bộ tài chính tiêu chuẩn hóa về qui cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ảnh, phương pháp lập … như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ … Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn : chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp và phải có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài Chính. Ví dụ với nghiệp vụ mua hàng thì các trung tâm cần có các chứng từ sau để nộp cho phòng kế toán công ty: Dự án kinh doanh được duyệt ( trình Giám Đốc duyệt ) Hợp đồng kinh tế Hoá đơn mua hàng Phiếu kiểm nghiệm Phiếu nhập kho hàng hoá Những sổ sách kế toán sử dụng tại công ty: Sổ nhật ký chung được sử dụng hàng tháng dùng để phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của tài khoản tổng hợp. Nhật ký chung được mở ra cho tất cả các tài khoản tổng hợp. Sổ chi tiết được mở yêu cầu quản lý của từng bộ phận kế toán. Một sổ cái được mở ra cho cả năm mỗi tờ sổ được dùng cho một tài khoản. Sổ cái được ghi một lần vào cuối tháng và căn cứ để lập báo cáo tài chính và các loại báo cáo khác. Các bảng, bảng phân bổ,…… Các loại báo cáo tài chính tại công ty: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo kết quả kinh doanh. Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo quỹ, báo cáo lao động tiền lương, báo cáo BHXH. Báo cáo nhập xuất tồn kho. Báo cáo thực hiện định mức vốn lưu động. Báo cáo doanh số bán, báo cáo doanh số mua. Quy trình luân chuyển chứng từ : Chứng từ gốc KT Trưởng kiểm duyệt Giám đốc ký duyệt KT phần hành thực hiện KT tổng hợp hạch toán Lưu giữ chứng từ Hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản sử dụng ở công ty là hệ thống tài khoản do Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ban hành thống nhất cho các doanh nghiệp trong cả nước. Theo thực tế hoạt động công ty không chỉ sử dụng một số tài khoản trong hệ thống tài khoản được ban hành mà còn mở chi tiết các tài khoản theo yêu cầu thực tế. Phương pháp kế toán tài sản cố định: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ : theo nguyên giá và giá trị còn lại. Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp khấu hao đặc biệt : theo quyết định số 206/2003/QĐ – BTC ngày 12/12/2003 Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá : theo Giá Thực Tế. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : Bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên. PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY POTMASCO I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG HÓA. 1. Khái niệm về lưu chuyển hàng hóa: Ngành thương mại có chức năng nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Đối tượng kinh doanh của ngành thương mại là hàng hóa. Hàng hóa trong kinh doanh thương mại là những sản phẩm lao động được các doanh nghiệp thương mại mua về để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu. Tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa gọi là lưu chuyển hàng hóa. Quá trình lưu chuyển hàng hoá có thể trình bày theo hình vẽ sau : Hàng hoá bán ra (Giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng) Hàng hoá mua vào (Giá vốn hàng mua) Nhà cung cấp Hàng hoá có trong kho để bán (Hàng tồn kho) Khách hàng Tùy thuộc vào hình thức kinh doanh, chia ra thương mại bán buôn và bán lẻ: Bán buôn : cung cấp hàng hóa cho khách hàng với khối lượng lớn. Hàng hóa còn trong quá trình lưu thông. Bán lẻ : cung cấp hàng hóa cho khách hàng với khối lượng nhỏ. Thường là chấm dứt qúa trình lưu thông. 2. Nguyên tắc kế toán lưu chuyển hàng hóa : Kế toán trong doanh nghiệp thương mại cần tuân thủ một số nguyên tắc sau: Hàng hóa được phản ảnh theo giá phí. Trường hợp hàng hóa bị giảm giá có thể thực hiện lập dự phòng theo qui định. Thực hiện chế độ trách nhiệm vật chất trong việc quản lý hàng hóa, phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng người trong quá trình nhập xuất, theo dõi hàng. Tổ chức kế toán chi tiết hàng hóa theo phương thức thích hợp nhằm phản ánh số lượng, thành tiền, qui cách, phẩm chất, trọng lượng… 3. Nhiệm vụ kế toán lưu chuyển hàng hóa : Trong các doanh nghiệp thương mại, vốn hàng hóa là vốn chủ yếu nhất. Các nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và chiếm một công việc rất lớn, quản lý hàng hóa là nội dung quản lý quan trọng hàng đầu. Vì vậy, việc tổ chức công tác lưu chuyển hàng hóa có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với toàn bộ kế toán của doanh nghiệp. Các nhiệm vụ kế toán được đặt ra như sau: Thực hiện tốt việc ghi chép các chứng từ ban đầu và tổ chức luân chuyển chứng từ có liên quan về các nghiệp vụ hàng hóa nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ, phản ảnh thông tin đầy đủ, kịp thời về mặt giá trị và hiện vật. Lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho phù hợp với yêu cầu, đặc điểm của đơn vị mình. Tính toán phản ảnh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn của hàng tiêu thụ. Tổ chức xác định danh mục hàng tồn kho theo yêu cầu quản lý, đảm bảo phản ảnh thống nhất giữa kho, cửa hàng, phòng kế toán, phòng kinh doanh. Tổ chức kiểm tra tình hình thực hiện các hợp đồng mua bán, thanh toán tiền hàng. Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hóa. Tổ chức công tác kế toán chi tiết, phản ảnh đầy đủ các nghiệp vụ về hàng hóa như : mua, bán, dự trữ… Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hóa, giảm giá hàng hóa… Tổ chức kiểm kê hàng hóa theo qui định báo cáo kịp thời hàng tồn kho. Thống nhất trong việc phản ánh các thông tin trên báo cáo phục vụ cho vấn đề phân tích. II. KẾ TOÁN MUA HÀNG và NHẬP KHO HÀNG HÓA : 1. Mua Hàng Trong Nước: 1.1 Các phương thức mua hàng: Có hai phương thức mua hàng được áp dụng: Theo phương thức mua hàng trực tiếp : Doanh nghiệp cử nhân viên của mình trực tiếp đến mua hàng ở bên bán và trực tiếp nhận hàng chuyển về doanh nghiệp bằng phương thức tự có hoặc thuê ngoài. Theo phương thức chuyển hàng : Căn cứ trên hợp đồng mua bán đã ký kết, bên bán sẽ chuyển hàng đến giao cho doanh nghiệp theo địa điểm đã qui định trước trong hợp đồng bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài. 1.2 Chứng từ và thủ tục mua hàng: Chứng từ mua hàng : Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, do người bán lập và gửi cho doanh nghiệp, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do Tổng cục Thuế phát hành làm chứng từ lưu thông hàng hoá trên thị trường. Ngoài ra còn có một số chứng từ khác như : phiếu chi, giấy báo nợ, giấy thanh toán tạm ứng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho… Sau khi nhận hàng và ký nhận vào hóa đơn của bên bán, hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Hàng hóa mua về phải làm thủ tục kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng. Nếu hàng hóa được nhập kho thì thủ kho và bộ phận mua hàng phải kiểm nhận hàng hóa theo thủ tục qui định về kiểm nhận hàng hóa. Chứng từ nhập kho hàng hóa là Phiếu nhập kho do bên mua hàng lập và thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu. Sau khi nhập kho xong thủ kho cùng người nhập ký vào phiếu. Phiếu nhập kho gồm 2 liên : liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Trường hợp kiểm nhận hàng có phát sinh thừa, thiếu hoặc không đúng quy cách, phẩm chất… hàng hóa so với hóa đơn thì phải lập “Biên bản kiểm nhận” để phản ảnh số thừa thiếu, và làm cơ sở truy tìm nguyên nhân và xử lý. “Biên bản kiểm nhận” phải lập làm 2 bản : 1 bản giao cho phòng cung tiêu, 1 bản giao cho phòng kế toán. 1.3. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tổng hợp mua và nhập hàng hóa, kế toán sử dụng tài khoản 156 - Hàng hóa, 151 - Hàng mua đang đi đường. Tài Khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” : là tài khoản phản ảnh trị giá của các loại vật tư, hàng hóa mua ngoài đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, chờ kiểm nhận nhập kho, hoặc còn gởi bên bán … Tài Khoản 156 “Hàng hóa” có 2 tài khoản cấp II: Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hóa” : phản ảnh trị giá thực tế hàng hóa mua vào nhập kho và xuất ra, trị giá hàng hóa tăng, giảm khi đánh giá lại… Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa” : Phản ảnh chi phí liên quan trực tiếp đến qúa trình thu mua hàng hóa như chi phí bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản đưa hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên (trong định mức) phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa. Kết cấu và nội dung phản ảnh của tài khoản 1561 - Giá mua hàng hóa. Bên Nợ : Ghi tăng trị giá hàng tồn kho do: Trị giá hàng mua vào nhập kho theo giá hóa đơn. Thuế nhập khẩu hay thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp Trị giá hàng hóa giao gia công chế biến nhập lại kho (gồm giá mua vào + chi phí gia công, chế biến). Trị giá hàng hóa thừa phát hiện khi kiểm kê. Trị giá của hàng đã bán bị trả lại. Đánh giá hàng hóa tăng. Bên Có : Ghi giảm giá trị hàng trong kho do: Trị giá mua hàng hóa thực tế xuất kho : bán, ký gởi, sử dụng, gia công, tham gia liên doanh… Khoản giảm giá được hưởng vì hàng hóa cung cấp không đúng hợp đồng đã ký, chiết khấu mua hàng, trả lại hàng hóa … Đánh giá hàng hóa giảm. Số dư bên Nợ : Trị giá mua hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Kết cấu và nội dung phản ảnh tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa : Bên Nợ : Ghi tăng chi phí thu mua hàng trong kho Chi phí thu mua hàng hóa thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có : Ghi giảm chi phí thu mua hàng hóa trong kho Phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Số dư bên Nợ : Chi phí thu mua liên quan đến hàng tồn kho cuối kỳ. 1.4. Trình tự hạch toán: Chi phí mua hàng 1561(1561,1562) 111,112,331,411… 111,112,331 Giá mua chưa thuế 133(1331) Giá thanh toán Thuế GTGT 151 133(1331) Các khoản giảm giá được hưởng 154 Nhập lại kho hàng hóa đã chế biến xong 157 Nhập lại kho hàng hóa đã gởi đi bán 154 Xuất hàng hóa để gia công chế biến 111,112,331 133(1) Chi phí chế biến Xuất hàng trả cho người bán a. Trường hợp mua hàng nhập kho bình thường: b. Trường hợp mua hàng phát sinh thiếu chưa rõ nguyên nhân : 331 156 Giá thanh toán số hàng thực nhập (do bên bán giao thiếu) 133 331 111,334,138(8) 138(1) Bên bán giao tiếp cho đủ số Bên bán không giao tiếp. Bắt người chịu trách nhiệm bồi thường. Hàng thiếu chờ xử lý Tính vào chi phí khác 811 331 156 Nhập kho theo hóa đơn 133 338(1) Nhập kho hàng thừa Mua luôn hàng thừa c. Trường hợp nhập kho phát sinh thừa: 111,112,331 156(1) 111,112,331 Giá thanh toán Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua 515 Chiết khấu mua hàng d. Chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại. 2.Nhập khẩu hàng hóa. 2.1. Đặc điểm về hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa: Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu là một bộ phận của lĩnh vực lưu thông hàng hóa, là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng trên phạm vi quốc tế với chức năng lưu chuyển hàng hóa giữa trong nước và nước ngoài. Hoạt động xuất nhập khẩu tạo điều kiện mở rộng thị trường cho nền sản xuất trong nước, đồng thời cũng phục vụ nhu cầu trong nước về những mặt hàng trong nước chưa sản xuất được hoặc đã sản xuất được nhưng chưa đủ đáp ứng nhu cầu về mặt số lượng và chất lượng. Quá trình lưu chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu theo một vòng khép kín phải trải qua hai giai đoạn : mua và bán hàng xuất khẩu; mua và bán hàng nhập khẩu. Vì vậy, thời gian lưu chuyển hàng hóa thường dài hơn lưu chuyển hàng hóa trong nước. Việc thanh toán tiền hàng xuất, nhập khẩu rất đa dạng và phức tạp, nó phụ thuộc vào điều khoản ký kết trên từng hợp đồng và phải phù hợp với thông lệ thanh toán quốc tế. Các phương thức thanh toán quốc tế thường dùng là : nhớ thu, chuyển tiền, tín dụng chứng từ … Trong giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam thường mua hàng nhập khẩu theo điều kiện CRF, CIF, CPT và bán hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB. 2.2.Kế toán nhập khẩu trực tiếp. 2.2.1. Đặc điểm: Qua quá trình tìm hiểu nhu cầu thị trường trong nước, doanh nghiệp tự tìm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế. Mọi thủ tục và chi phí phát sinh nhập khẩu hàng hóa thì Công ty trực tiếp đảm nhận. 2.2.2. Thủ tục, chứng từ nhập khẩu: Chứng từ tài chính : hối phiếu (Bill of Exchange), lệnh phiếu (Promissory Note), séc (Check) … Chứng từ tài chính là cơ sở để thanh toán, chi trả. Chứng từ thương mại : thông thường còn gọi là bộ chứng từ hàng hoá nhằm thuyết minh về tình trạng hàng hoá cũng như tình trạng bao bì hàng hoá gồm có : Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice). Chứng từ vận tải (vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, chứng từ vận tải đường bộ, đường sắt, đường sông, chứng từ vận tải đa phương thức, … ) Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy/ certificate). Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin). Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (Certificate of Quality). Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (Certificate of Quantity). Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight). Phiếu đóng gói hàng (Packing list)… Các chứng từ khác : phiếu chi, giấy báo nợ… 2.2.3.Tài khoản sử dụng . Tài khoản : 144, 331, 33312, 3332, 3333, 156, 157, 632, 413, 007… 2.2.4.Trình tự hạch toán. TK1111,1122 TK144 TK331(NN) TK1561 TK333(3) TK333(1,2) TK331(TN) TK133 TK1562 (1a) (6) (2) (3) Chi phí vận chuyển (4) (5) (7) TK515 TK1111,1122 TK635 (1b) Chú thích : (1a) Ký quỹ mở thư tín dụng để nhập khẩu hàng hóa. Trường hợp tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá xuất quỹ (1b) Ký quỹ mở thư tín dụng để nhập khẩu hàng hóa. Trường hợp tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá xuất quỹ Nhập hóa đơn của đơn vị bán nước ngoài và phiếu nhập kho hàng nhập khẩu (tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận) Tính thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp (nếu có) Thuế GTGT hàng nhập khẩu (được khấu trừ) phải nộp. Chi phí vận chuyển phải thanh toán cho đơn vị vận chuyển trong nước. Thanh toán cho đơn vị bán nước ngoài bằng tiền ký quỹ (nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì ghi nhận vào 515 hoặc 635) Thanh toán các khoản thuế và dịch vụ nhận cung cấp trong nước bằng tiền (Việt Nam đồng). 2.3.Kế toán nhập khẩu ủy thác: 2.3.1. Đặc điểm : Sau khi nghiên cứu thị trường, một số mặt hàng chưa có trong nước hoặc có rất ít doanh nghiệp tiến hành nhập khẩu. Tuy nhiên do doanh nghiệp không tìm được nhà cung cấp hay chưa có giấy phép nhập khẩu trực tiếp… thì doanh nghiệp sẽ ủy thác cho đơn vị khác nhập khẩu hộ và trả phí cho doanh nghiệp đó. Bên nhận uỷ thác nhập phải thực hiện toàn bộ công ciệc của đơn vị trực tiếp nhập khẩu, làm thủ tục nhập khẩu, tiếp nhận hàng hoá và thông báo cho đơn vị uỷ thác nhập đến nhận hàng khi hàng về. Các chi phí kiểm nhận, giám định, bốc dỡ,... bên uỷ thác nhập chịu, bên nhận uỷ thác trả thay thì sau đó sẽ thu lại của bên uỷ thác nhập. Bên nhận uỷ thác nhập được hưởng phí uỷ thác tính theo tỷ lệ % trên trị giá hàng nhập khẩu. 2.3.2. Thủ tục, chứng từ : Sử dụng bộ chứng từ nhập khẩu giống như trường hợp nhập khẩu trực tiếp, nhưng còn kèm theo hợp đồng ký kết giữa bên ủy thác và bên nhận ủy thác nhập khẩu. Sau khi bên nhận ủy thác nhận hàng về cho doanh nghiệp kèm theo bộ chứng từ thanh toán là hợp đồng ký kết giữa hai bên. Đơn vị ủy thác sẽ tiến hành thanh toán toàn bộ cho đơn vị nhận ủy thác. 2.3.3. Trình tự hạch toán: a.Kế toán ở đơn vị ủy thác nhập khẩu. TK156 TK133 T/t khoản chênh lệch Trị giá hàng nhập TK111,112 TK331 Ứng trước tiền mua hàng cho đơn vị nhận ủy thác. b.Kế toán ở đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu. TK111,112 TK338 TK331 TK113 TK511 TK131 TK1388 TK003 TK333(1) (1) (2.1a) (2.1b) (5) (5) (6) nộp hộ thuế (3) Phí ủy thác (7) bù trừ (8) Trả số còn lại cho đơn vị giao UTXK (4) chi hộ khoản khác (2.2) Thuế phải nộp hộ 3.Phương pháp tính giá hàng mua. Giá thực tế nhập: (a1).Giá thực tế hàng nhập do mua ngoài = giá mua + chi phí thu mua. Trong đó: Giá mua: Nếu hàng hóa mua chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì giá mua là giá hoá đơn chưa thuế. Nếu hàng hoá mua chịu thuế VAT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT hoặc không chịu thuế VAT hoặc dùng cho hoạt động được đài thọ bằng nguồn kinh phí hoặc quỹ khác thì giá mua là giá thanh toán. Nếu hàng hoá thuộc diện nhập khẩu thì giá mua bao gồm cả thuế nhập khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt. Trừ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá, trị giá hàng mua trả lại thuộc hóa đơn đã nhận . Chi phí thu mua: Vận chuyển bốc dỡ từ nơi cung cấp về đến kho. Lưu kho dự trữ. Công tác : phí của nhân viên thu mua hoặc chi phí của trạm thu mua. Hao hụt trong định mức trong quá trình vận chuyển. (a2).Giá thực tế hàng hoá nhập do gia công = giá gốc hàng hoá + chi phí gia công + chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có). (a3).Giá thực tế nhập do được ngân sách cấp trên cấp hoặc được biếu tặng = giá thực tế ghi trên chứng từ giao nhận + chi phí khác có liên quan đến hàng nhận. (a4).Giá thực tế hàng hoá nhận góp vốn liên doanh = giá thực tế do hội đồng liên doanh đánh giá. 4.Dự trữ hàng hóa . 4.1.Tổng quát : Hàng hóa dự trữ bao gồm toàn bộ hàng hóa thuộc quyền sở hữu của đơn vị nằm ở các địa điểm và trạng thái khác nhau như : Hàng hóa dự trữ tại kho Hàng mua đang đi đường Hàng chờ kiểm nghiệm Hàng nhờ đơn vị khác bán hộ Hàng gửi đi bên mua chưa nhận Hàng hoá bị giữ lại nhờ giữ hộ Hàng hoá chờ bán ở các quầy hàng, cửa hàng. Hàng hóa dự trữ ở các đơng vị thương nghiệp bán buôn thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ hàng hóa dự trữ của ngành thương nghiệp, có ảnh hưởng rất lớn đến đời sống xã hội.Vì vậy, tổ chức đúng đắn kế toán hàng hóa dự trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn, đồng thời đó cũng là khâu quan trọng trong công tác quản lý kinh doanh ở các đơn vị thương nghiệp bán buôn . 4.2 Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Các doanh nghiệp thương mại thường áp dụng phương pháp thẻ song song hoặc phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết hàng hóa ở kho. TK156 Bảng cân đối NXT Thẻ kho Thẻ kho Báo cáo kho Chứng từ nhập kho. Chứng từ xuất Phiếu XK kiêm HĐ Chứng từ nhập kho. Chứng từ xuất Phiếu XK kiêm HĐ Kế Toán Thủ Kho Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu a. Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này thì : Ở bộ phận kho : Hàng ngày thủ kho có trách nhiệm hạch toán hàng hóa nhập, xuất, tồn theo đúng số lượng vào thẻ kho trên cơ sở chứng từ nhập xuất tồn. Thẻ kho được mở cho từng mặt hàng hoặc từng lô hàng. Sau đó, thủ kho căn cứ vào các chứng từ này để lập “Báo cáo kho” làm 2 bản : một bản lưu, bản còn lại gởi cho phòng kế toán. Hàng ngày hoặc định kỳ 5-10 ngày thủ kho gởi báo cáo kèm theo các chứng từ nhập xuất về cho bộ phận kế toán. Ở bộ phận kế toán kho : Sau khi nhận và kiểm tra xong Báo cáo kho, kế toán kho cũng tiến hành hạch toán hàng hóa nhập xuất tồn theo số lượng vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho chuyển đến. Mặt khác, kế toán căn cứ vào báo cáo kho để hạch toán tổng hợp về mặt giá trị vào tài khoản 156 – hàng hóa. Cuối tháng, đối chiếu thẻ kho của kế toán với thẻ kho của thủ kho. Sau khi đối chiếu đã khớp đúng, căn cứ vào thẻ kho kế toán lập “Bảng cân đối nhập xuất tồn”. Số liệu trên mỗi thẻ kho được ghi một dòng vào “Bảng cân đối nhập xuất tồn”. Sau đó, đối chiếu tổng cộng nhập xuất tồn trên Bảng cân đối nhập xuất tồn phải bằng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư Nợ trên tài khoản 156. Đây là sự đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. b.Phương pháp sổ số dư. TK156 Bảng kê số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Báo cáo kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thủ kho Kế Toán Ở bộ phận kho : Hàng ngày thủ kho cũng có trách nhiệm hạch toán hàng hoá nhập xuất tồn theo số lượng vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 5-10 ngày cũng căn cứ vào chứng từ lập báo cáo kho. Ở bộ phận kế toán : Hàng ngày hoặc định ký 5-10 ngày, kế toán phải xuống kho trực tiếp kiểm tra và coi như đã đối chiếu số lượng với kho. Đây là công việc bắt buộc phải làm đối với phương pháp số dư. Sau đó, kế toán kho đem báo cáo kho cùng với các chứng từ nhập xuất kho về phòng kê toán để ghi vào tài khoản 156 – Hàng hóa. Cuối tháng, căn cứ vào số dư trên các thẻ kho để lập “Bảng kê số dư”. Mỗi thẻ kho được ghi một dòng trên Bảng kê số dư, tổng cộng trên “Bảng kê số dư” phải khớp đúng với số dư trên tài khoản 156. Thẻ kho sau khi xóa sổ sẽ được đưa đến phòng kế toán để lưu trữ. “Bảng kê số dư” được mở cho cả năm và được ghi vào mỗi cuối tháng. Phương pháp này có ưu điểm là làm giảm khối lượng công việc, tiết kiệm chi phí, cung cấp thông tin kịp thời . Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhược điểm của nó : Việc thực hiện phương pháp này đòi hỏi giá cả hàng hóa phải ổn định, thống nhất, việc thực hiện phương pháp này đòi hỏi giá cả hàng hóa phải ổn định, thống nhất, việc thực hiện quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải chặt chẽ và nếu sai sót trong ghi chép thẻ kho thì khi đối chiếu số dư sẽ sai lệch và việc tìm sai sót sẽ mất nhiều thời gian . 4.3 Kiểm kê hàng hóa tồn kho : Kiểm kê hàng hóa tồn kho không những là biện pháp mà còn là nhiệm vụ đối với kế toán dự trữ hàng hóa, nhằm đảm bảo cho việc ghi chép, phản ánh lượng dự trữ hàng hóa được chính xác và trên cơ sở đó tăng cường việc giám đốc, bảo vệ an toàn tài sản, hàng hóa, vật tư trong đơn vị. a.Nguyên tắc kiểm kê: Kiểm kê có thể tiến hành theo định kỳ và khi cần thiết có thể tiến hành kiểm kê bất thường tùy theo phạm vi, kiểm kê toàn bộ hay kiểm kê toàn phần. Kiểm kê định kỳ ở các đơn vị bán buôn thường được tiến hành sáu tháng một lần và ở các đơn vị bán lẻ ít nhất là mỗi tháng một lần. Ban kiểm kê gồm có : lãnh đạo doanh nghiệp, cán bộ kế toán, cán bộ nghiệp vụ, người phụ trách vật chất và các chuyên viên khác tùy theo yêu cầu, phạm vi kiểm kê do lãnh đạo đơn vị và kế toán trưởng quyết định. Trước khi kiểm kê, kế toán cần ghi chép sổ sách đầy đủ, rút ra các số dư cần thiết làm căn cứ đối chiếu với kết quả kiểm kê. Khi kiểm kê phải chấp hành nguyên tắc cân đong đo đếm thực tế để xác minh số thực có của tài sản trên cả hai mặt số lượng và giá trị. Đối với hàng hóa đang đi đường, hàng hóa do đơn vị khác giữ và bảo quản hộ thì phương pháp kiểm kê là kiểm tra số lượng và giá trị đã ghi trên sổ sách kế toán, đối chiếu với các chứng từ hợp lệ, khi cần thiết mới yêu cầu xác nhận cụ thể. Kết quả kiểm kê phải được ghi đầy đủ trong biên bản kiểm kê về các mặt : số lượng, giá trị, phẩm chất hàng hóa có chữ ký xác nhận của thủ kho hoặc người chịu trách nhiệm bảo quản hàng hóa đó. Sau khi đối chiếu số lượng kiểm kê với số lượng trên sổ sách, kế toán xác định những chênh lệch phát hiện qua kiểm kê. Kế toán căn cứ vào biên bản kiểm kê, biên bản xử lý của thủ trưởng đơn vị hay của cấp trên có thẩm quyền tiến hành ghi vào sổ sách kế toán. Nếu các khoản chênh lệch phát hiện được khi kiểm kê là do nhầm lẫn, quên ghi sổ hay cân đo đong đếm sai thì điều chỉnh lại sổ kế toán theo đúng số thực tế phát sinh. b.Hạch toán kết quả kiểm kê hàng hóa : Nợ TK 642 Có TK 156 Hao hụt trong định mức bảo quản Đối với những khoản mất mát, hao hụt trong định mức, trong quá trình bảo quản thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Đối với những khoản hao hụt trong định mức trong quá trình vận chuyển hàng đi bán thì tính vào chi phí bán hàng, kế toán ghi : Nợ TK 641 Có TK 156 Hao hụt trong định mức vận chuyển hàng bán. Đối với những khoản hao hụt trong định mức trong quá trình vận chuyển hàng mua về kho thì tính vào chi phí mua hàng, kế toán ghi : Nợ TK 1562 Có TK 1561 Hao hụt trong định mức vận chuyển hàng mua. Nợ TK 138(1) Có TK 156 Hao hụt ngoài định mức Đối với những khoản tổn thất, hao hụt trên định mức hoặc do những nguyên nhân khác thì trong khi chờ xử lý, kế toán ghi : Trường hợp xác định người phạm lỗi, bắt bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 138(8) Có TK 1381, 156 Hao hụt bắt bồi thường . Đối với những hàng thừa phát hiện khi được kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 156 Có TK 338(1) Giá trị hàng thừa 4.4 Đánh giá hàng tồn kho: Doanh nghiệp chủ động đánh giá hàng tồn kho, nếu giá nhập kho có chênh lệch với giá thị trường do biến động về giá cả quá lớn. Mục đích đánh giá hàng tồn kho là để bảo tồn vốn kinh doanh. Việc đánh giá hàng tồn kho chỉ được tiến hành khi có kết quả của kiểm kê hàng hóa. Khi có chênh lệch giá trị hàng tồn kho với giá thị trường, kế toán được phép kết chuyển “Mức chênh lệch đánh giá lại tài sản” còn lại ngoài mức dự phòng vào nguồn vốn kinh doanh. Kế toán sử dụng tài khoản 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản. Ngoài ra con có một số tài khoản có liên quan như TK159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, TK411 – Nguồn vốn kinh doanh. Trường hợp trị giá hàng tồn kho tăng, kế toán ghi: Nợ TK 156(1) Có TK 412 Chênh lệch tăng hàng tồn kho Trường hợp giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi: Nợ TK 412 Có TK 156(1) Chênh lệch giảm hàng tồn kho Giải quyết số dư nợ tài khoản 412 vào cuối niên độ kế toán: Nợ TK 159 Có TK 412 Xử lý giảm giá HTK thuộc khoản dự phòng. Nợ TK 411 Có TK 412 Xử lý giảm giá HTK ngoài khoản dự phòng. Giải quyết số dư có tài khoản 412 vào cuối niên độ kế toán : Nợ TK 412 Có TK 411 Tăng nguồn vốn kinh doanh 4.5 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong kinh doanh hàng hóa có thể xảy ra trường hợp hàng hóa bị giảm giá và thấp hơn giá vốn của hàng tồn kho. Để dự phòng trường hợp hàng bị giảm giá thì doanh nghiệp sẽ lập dự phòng tính vào giá vốn hàng bán. a.Mục đích lập dự phòng: Đảm bảo thông tin trên báo cáo tài chính trung thực và đáng tin cậy. Tuân thủ theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Giúp cho doanh nghiệp chủ động và có nguồn bù đắp các khoản thiệt hại khi hàng tồn kho thật sự bị giản giá hay các khoản thiệt hại do giảm giá hàng tồn kho gây ra. b.Tài khoản sử dụng: Tài khoản 159-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tài khoản này chỉ được phản ảnh vào cuối niên độ kế toán. Bên Nơ : Hoàn nhập dự phòng. Bên Có : Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính vào giá vốn hàng bán. Số dư bên Có : Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa sử dụng. c.Trình tự hạch toán : Cuối ký kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Nợ TK 632 Có TK 159 Lập dự phòng giảm giá HTK. Mức trích lập do doanh nghiệp ước đoán và phải được phép chấp thuận của cơ quan thuế và các cơ quan cấp trên. Căn cứ quyết định này, kế toán ghi: Trường hợp khoản lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 Lập thêm dự phòng giảm giá HTK. Trường hợp dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệnh nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 Hoàn nhập dự phòng. III. KẾ TOÁN BÁN HÀNG và GHI NHẬN GIÁ VỐN. 1.Bán hàng trong nước: 1.1.Các phương thức bán hàng: Hoạt động mua bán hàng hoá của các doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện theo hai phương thức bán buôn và bán lẻ. Trong đó : Bán buôn là bán hàng cho các đơn vị sản xuất, kinh doanh để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hoá. Vì vậy kết thúc quá trình lưu chuyển, hàng hoá vẫn còn nằm trong khâu lưu thông. Nghiệp vụ bán buôn chia làm hai phương thức bán hàng : Bán hàng qua kho: Nhận hàng trực tiếp : Người mua đến nhận hàng trực tiếp tại kho bên bán. Chuyển hàng : Chuyển hàng đến địa điểm do người mua qui định. Hàng được coi như tiêu thụ khi khách hàng đã nhận hàng và ít nhất được chấp nhận thanh toán. Bán hàng vận chuyển thẳng : Có tham gia thanh toán : doanh nghiệp vừa phản ánh doanh số mua vừa phản ánh doanh số bán. Không tham gia thanh toán : doanh nghiệp chỉ đóng vai trò môi giới và được hưởng hoa hồng. Hoa hồng môi giới được coi như doanh thu hoạt động phục vụ. Bán lẻ là bán hàng cho người tiêu dùng, chấm dứt quá trình lưu chuyển, hàng hoá được thực hiện chức năng giá trị sử dụng của mình. Trong đó: Bán lẻ thu tiền trực tiếp : nhân viên bán hàng vừa làm nhiệm vụ giao hàng vừa thu tiền. Bán lẻ thu tiền tập trung : nhân viên bán hàng chỉ làm nhiệm vụ giao hàng, còn việc thu tiền được tập trung ở nhân viên thu ngân. Cuối ngày, nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng, nhân viên thu ngân lập phiếu nộp tiền. Sau đó đối chiếu giữa hai chứng từ, nếu có chênh lệch tìm nguyên nhân điều chỉnh kịp thời. Trường hợp không xác định nguyên nhân, chờ xử lý. 1.2 Chứng từ, thủ tục xuất hàng : Trường hợp bán hàng qua kho : Đơn vị phải lập “Hoá đơn GTGT” hoặc hoá đơn bán hàng hay “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” thành 3 liên : liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ. Hoá đơn, chứng từ bán hàng là căn cứ để xuất hàng, ghi thẻ kho, sổ sách kế toán, thanh toán tiền hàng của người mua và làm cơ sở kiểm tra khi cần thiết. Trường hợp bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán : Trường hợp này đơn vị bán buôn phải lập “Hoá đơn GTGT” hoặc “Hoá đơn bán hàng” thành 3 liên : liên 1 lưu, liên 2 gởi cho khách hàng cùng với vận đơn, liên 3 dùng để thanh toán. Trường hợp bán hàng vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán : đơn vị cung cấp sẽ chuyển cho đơn vị bán buôn trung gian 1 bản sao “Hoá đơn bán hàng” để thông báo cho đơn vị bán buôn biết về việc thực hiện hợp đồng mua bán hàng hoá. Tuỳ theo hợp đồng ký kết đơn vị bán buôn sẽ hưởng một khoản thủ tục phí nhất định từ phía bên mua hoặc bên cung cấp. Trường hợp bán hàng theo phương thức bán hàng ký gởi : Doanh nghiệp phải lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ghi rõ xuất đưa bán ký gởi kèm theo hợp đồng ký gởi, khi bán hàng phải lập hoá đơn bán hàng theo đúng giá qui định của bên chủ hàng. Hoa hồng chi cho đại lý được tính vào chi phí của bên chủ hàng. Đồng thời, chủ hàng phải kê khai và nộp thuế GTGT của hàng bán ra trên cơ sở “Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gởi”. Trường hợp bán lẻ : Kế toán phải lập hoá đơn bán hàng, cuối ngày lập “Báo cáo bán hàng”, cùng với tiền mặt hàng bán trong ngày nộp về phòng kế toán. Tuỳ theo cách thức tổ chức kinh doanh và địa điểm cửa hàng cách xa so với Công ty mà quy định nộp “Báo cáo bán hàng” hàng ngày hoặc định kỳ. Đến cuối kỳ hoặc cuối tháng, kế toán phải tính giá vốn hàng xuất bán trong kỳ (trong tháng) và ghi sổ kế toán một lần. Để lập “Báo cáo bán hàng”, người bán hàng giữ và ghi hàng ngày vào thẻ quầy hàng, trước khi sử dụng phải đăng ký với kế toán . 1.3.Tài khoản sử dụng : Tài khoản 157 - Hàng gởi đi bán : theo dõi hàng hoá gởi đại lý, ký gởi, đang gởi cho khách hàng, hàng hoá bị trả lại nhờ bên mua giữ hộ … bên mua chưa chấp nhận mua và thanh toán. Tài khoản 156 - Hàng hóa : phản ảnh hàng đã xuất bán và bên mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán : tập hợp giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ, cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. 1.4. Sơ đồ hạch toán: TK156 TK157 TK632 TK511(512) TK531,532,521 TK156(133) TK131(136) TK111,112,131 TK1331 TK3331 TK111,112 Giá vốn hàng bán Giá bán chưa thuế Thuế gtgt đầu ra Số được khấu trừ trong kỳ Thuế gtgt được khấu trừ Trường hợp bán hàng bình thường: b.Trường hợp bán hàng có phát sinh thiếu: TK156 TK157 TK632 TK138 TK511 TK3331 Hàng gởi đi bán Nếu gởi tiếp cho đủ Giá vốn hàng bán Giá vốn hàng thiếu Giá thanh toán của thực tế đã bán Nếu thiếu do bên xuất bán nhầm TK157 c.Trường hợp bán hàng có phát sinh thừa: TK3331 TK156 TK157 TK632 TK138 TK511 Giá thanh toán của thực tế đã bán Hàng thừa TK157 Hàng thừa Nếu xuất nhầm sau đó bán luôn số hàng này d.Hàng bán bị trả lại: TK111,112,131… TK521,531,532 TK511,512 TK33311 Cuối kỳ kết chuyển sang TK doanh thu 2.Kế Toán Xuất khẩu hàng hóa. 2.1. Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp : a. Đặc điểm : Đối với doanh nghiệp được phép xuất khẩu trực tiếp và tìm được nhà các thương nhân nước ngoài thì sau khi ký kết hợp đồng, đứng ra làm thủ tục xuất hàng cho bên mua. b.Thủ tục chứng từ xuất khẩu hàng hóa . Tìm kiếm khách hàng nước ngoài và Ký hợp đồng kinh tế. Yêu cầu bên nhập khẩu mở L/C (nếu thanh toán theo phương thức tín dụng thư). Khi nhận được giấy báo mở L/C do ngân hàng gửi đến, doanh nghiệp kiểm tra các điều ghi trên L/C xem có phù hợp với điều kiện ghi trên hợp đồng không. Nếu thấy không phù hợp phải báo ngay cho người mua yêu cầu ngân hàng mở L/C sửa đổi các điều khoản cho phù hợp. Xin giấy phép xuất khẩu lô hàng. Thuê phương tiện vận tải Lập hóa đơn thương mại và bảng kê chi tiết đóng gói Xin hóa đơn lãnh sự Xin giấy phép chứng nhận xuất xứ Làm thủ tục kiểm nghiệm, kiểm dịch và hải quan. Sau khi kiểm nghiệm, kiểm dịch sẽ có các chứng từ: Giấy chứng nhận phẩm chất và trọng lượng Giấy chứng nhận kiểm dịch vệ sinh Làm thủ tục hải quan gồm các công việc: Khai báo hải quan Xuất trình hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra Nộp thuế xuất khẩu và thực hiện các qui định của hải quan Giao nhận hàng hóa với tàu Mua bảo hiểm (nếu có) Lập thủ tục thanh toán,bao gồm các chứng từ : Hợp đồng và phụ kiện hợp đồng Giấy báo của ngân hàng về việc đòi mở L/C Hối phiếu Hóa đơn thương mại Bảng kê chi tiết đóng gói Hóa đơn lãnh sự Vận đơn Giất chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận phẩm chất ,trọng liệu Giấy chứng nhận kiểm dịch vệ sinh TK156 TK157 TK632 Giá mua hàng xuất K/c giá vốn hàng xuất TK3333 TK511 TK131,112 Thuế XK phải nộp Doanh thu hàng xuất c.Trình tự hạch toán. 2.2 Kế toán nghiệp vụ ủy thác xuất khẩu . a.Đặc điểm : Đối với những đơn vị không được xuất khẩu trực tiếp hoặc được xuất khẩu trực tiếp nhưng hàng xuất không có trong hạn ngạch (quota) hoặc không tìm được thương nhân nước ngoài thì sẽ ủy thác cho một đơn vị ngoại thương khác xuất. b.Chứng từ, thủ tục xuất hàng : b1. Bên ủy thác xuất : Tìm đơn vị nhận ủy thác xuất và ký kết “Hợp đồng ủy thác xuất khẩu”. Cung cấp hàng mẫu, cung cấp mọi tài liệu về hàng hóa đó để đơn vị nhận ủy thác xuất có thể chào hàng với khách hàng nước ngoài. Phối hợp với bên nhận ủy thác xuất để làm thủ tục xuất hàng . Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm (nếu có), chịu mọi chi phí cho đến khi hàng ra cửa khẩu và được bốc lên tàu : chi phí kiểm dịch, bốc dỡ, giám định … Giao hàng cho bên nhận ủy thác xuất hoặc cho khách hàng nước ngoài theo lịch thông báo, nếu thiếu hoặc chậm trễ thì phải chịu cước khống hoặc tiền phạt chờ đợi theo hợp đồng mà đơn vị nhận ủy thác với khách hàng đã ký kết. Chịu trách nhiệm hàng hóa đến tay thương nhân nước ngoài. Nếu xảy ra khiếu nại phải bồi thường theo kết quả giải quyết của đơn vị nhận ủy thác xuất với phía nước ngoài. Đóng thuế xuất khẩu theo quy định hiện hành . Trả tiền hoa hồng cho đơn vị nhận ủy thác xuất hàng theo tỷ lệ % trên tổng doanh thu ngoại tệ . b2. Bên nhận ủy thác xuất : Bên nhận ủy thác xuất làm toàn bộ công việc của đơn vị trực tiếp xuất ,tiếp nhận hàng hoá của bên xuất ủy thác và tiến hành thủ tục xuất hàng cho khách nước ngoài. Các chi phí về kiểm nhận, giám định, vận chuyển, bảo hiểm… do bên xuất ủy thác chịu, bên nhận ủy thác nếu trả thay thì sẽ nhận lại của bên ủy thác xuất . Bên nhận ủy thác sẽ nhận hoa hồng theo tỷ lệ % trên tổng doanh thu ngoại tệ do bên ủy thác xuất trả. Việc phân chia trách nhiệm giữa bên xuất ủy thác và bên nhận ủy thác xuất tùy thuộc vào từng hợp đồng cụ thể đã được ký kết giữa hai bên. c.Sơ đồ hạch toán : TK156 TK157 TK632 (1) (2.1) c1.Kế toán ở đơn vị giao ủy thác xuất: TK333(3) TK111,112 TK338 TK511 TK131 TK641 TK133 (2.3b) (2.3a) (2.2) (5) (4) bù trừ (2.3c) (2.3c) (3) TK111,112 TK338 TK331 TK113 TK511 TK131 TK1388 TK003 TK333(1) (1) (2.1a) (2.1b) (5) (5) (6) nộp hộ thuế (3) phí ủy thác (7) bù trừ (8) Trả số còn lại cho đơn vị giao UTXK (4) chi hộ khoản khác (2.2) Thuế phải nộp hộ c2.Kế toán ở đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu: Phương pháp tính giá vốn và phân bổ chi phí mua hàng . 3.1.Phương pháp tính giá vốn : Tuỳ thuộc vào yêu cầu của công tác quản lý và cách định giá hàng hóa phản ảnh trong tài khoản và sổ kế toán mà doanh nghiệp cách tính trị giá của hàng hóa xuất kho cho thích hợp nhằm tính đúng trị giá mua của hàng hóa xuất kho. Kế toán có thể vận dụng một trong các phương pháp sau: Giá thực tế đích danh. Giá thực tế nhập trước xuất trước. Giá thực tế nhập sau xuất trước . Giá thực tế bình quân gia quyền. Phương pháp phân bổ chi phí mua hàng: a.Ý nghĩa, tác dụng : Đến cuối kỳ kế toán, Kế toán phải phân bổ chi phí mua hàng hóa đã bán ra trong kỳ và tồn kho cuối kỳ để tính giá vốn hàng bán ra và giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ. Việc chọn tiêu thức phân bổ chi phí mua hàng hóa phụ thuộc vào tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp nhưng phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán. b. Phương pháp phân bổ. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ Chi phí thu mua hàng hoá lúc đầu kỳ Chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ = + - Trong đó: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ Chi phí thu mua hàng hóa lúc đầu kỳ Chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ Khối lượng hay giá mua hàng hóa tồn cuối kỳ Khối lượng hay giá hàng hóa xuất trong kỳ Khối lượng hay giá mua hàng tồn cuối kỳ = + + x