Chuyên đề Kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành viên Thương mại Dịch vụ và Xuất nhập khẩu

g nhiều vì công ty đại đa số chỉ cung cấp cho các đại lý lớn, các siêu thị lớn, hoặc các công ty đặt hàng trước thông qua các hợp đồng thương mại và luôn có đội ngũ nhân viên bán hàng sẵn sàng giao hàng đến đúng địa chỉ mà khách hàng yêu cầu bằng các phương tiện vận chuyển sẵn có như xe máy, ô tô. + Bán hàng không qua kho: áp dụng đối với những lô hàng lớn mà đã có hợp đồng đặt trước: Như các mặt hàng thực phẩm nhập trực tiếp từ các nước như: Úc, Ba Lan khi hàng về đến cảng sẽ được chuyển thẳng đến cho người mua. - Bán lẻ: Nhân viên bán hàng trực tiếp đi giao hàng và thu tiền khách hàng, đến cuối ngày phải nộp lại số tiền bán được trong ngày cho thủ quỹ. Trường hợp khách hàng chưa thanh toán ngay thì nhân viên bán hàng sẽ ghi nhận nợ và yêu cầu khách hàng thanh toán trong một ngày xác định gần nhất không quá một tuần. * Thủ tục chứng từ : Khi xuất bán hàng đại lý, và các siêu thị công ty sử dụng hoá đơn GTGT theo đúng chế độ quy định. Thông thường hoá đơn sẽ được gửi ngay cho khách hàng khi chuyển hàng tới. Doanh thu của công ty sẽ được ghi nhận ngay sau khi viết hoá đơn, vì vậy việc theo dõi thanh toán với khách hàng là vô cùng quan trọng và rất cần thiết với công ty, thanh toán cần nhanh và chính xác. 1.2. Các phương thức thanh toán Hiện nay công ty đang áp dụng các hình thức thanh toán sau: - Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức được sử dụng chủ yếu trong công ty. Với trường hợp bán lẻ khách hàng mua với khối lượng ít nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp thu tiền mặt ngay sau khi giao hàng cho khách hàng. Còn với trường hợp bán buôn cho các đại lý và siêu thị thì tuyệt đại đa số các khách hàng này thường thanh toán vào một vài ngày cố định trong tháng, đến ngày thanh toán kế toán đảm nhận việc thanh toán sẽ mang theo phiếu nhập kho và bảng đối chiếu công nợ tới thanh toán (Việc thanh toán này được trả bằng tiền mặt chiếm tới 80%). Số tiền thu được (hoặc chưa thu) sẽ được ghi vào sổ công nợ của từng nhân viên bán hàng, kế toán bán hàng căn cứ vào đó để ghi vào sổ doanh thu bán hàng và cập nhật số liệu vào máy, máy sẽ tự động tính ra từng số tiền còn nợ của từng khách hàng. - Thanh toán qua ngân hàng: Công ty sử dụng hình thức uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. Ngân hàng đóng vai trò là trung gian đứng ra thu, chi hộ các khoản tiền từ khách hàng về cho công ty và từ công ty đến người bán. 2. Hạch toán các phương pháp kế toán bán hàng và thanh toán với người mua tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và XNK 2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng a. Chứng từ Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Hệ thống danh mục chứng từ trong Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu gồm các loại chứng từ sau: - Đơn đặt hàng của khách hàng - Phiếu lên hàng - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn nội bộ - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất nhập hàng ngày - Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng - Phiếu xuất kho. b. Tài khoản Việc vận dụng hệ thống tài khoản vào trong công tác kế toán của Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu theo đúng chế độ nhà nước ban hành. Do công ty là nhà phân phối độc quyền hàng hoá một số mặt hàng, ngoài ra còn kinh doanh mọt số mặt hàng khác tuy nhiên quá trình này được thực hiện thông qua hợp đồng mua bán nên các điều khoản quy đinh trong việc mua bán hàng hoá là “mua đứt bán đoạn”. Do đó kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản sau: - TK 111: Tiền mặt - TK112: Tiền gửi ngân hàng - TK113: Tiền đang chuyển - TK 131: Phải thu của khách hàng - TK 156: Hàng hoá. - TK 331: Phải trả cho người bán - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 521: Chiết khấu thương mại - TK 632: Giá vốn hàng bán 2.2 Hạch toán bán hàng và thanh toán với người mua tại Công ty Do khách hàng của công ty chủ yếu là các siêu thị ở Hà Nội, và các đại lý lớn phân phối hàng mỹ phẩm do vậy quy trình bán hàng của công ty chủ yếu là theo đơn đặt hàng, đơn đặt hàng do nhân viên đảm trách của công ty tại gian hàng trong siêu thị, hoặc nhân viên bán hàng quản lý theo khu vực, đến tận nơi đặt hàng mang đơn về, hoặc được khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc fax. Quy trình đối với "Đơn đặt hàng trước" được thực hiện như sau: Sơ đồ 4: Quy trình đối với "Đơn đặt hàng trước" Thu các đơn hàng Nhân viên BH Nhập các đơn hàng In bảng kê hàng In phiếu xuất kho Kế toán lưu Thủ kho nhận Chuẩn bị hàng Giao cho vận chuyển Kho người mua Nhận phiếu nhập Thu tiền hàng (1) (2) (3) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (11) Diễn giải quy trình : (1): Khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc NVBH gặp trực tiếp khách hàng để thực hiện việc đặt hàng và mang các đơn đặt hàng về văn phòng. (2): Trưởng phòng xem xét đơn đặt hàng và phê duyệt đơn đặt hàng. (3): Nhập đơn đặt hàng vào máy và in ra bảng kê hàng hoá, phiếu xuất hàng hoá. (4): Kế toán lưu chứng từ. (5): Giao phiếu xuất kho cho thủ kho. (6): Thủ kho nhận phiếu và chuẩn bị hàng hoá đã ghi trên phiếu xuất kho. (7): Khi xuất xong và kiểm tra lại hàng hoá xuất kho, thủ kho giao cho bên vận chuyển, bên vận chuyển kiểm tra lại số hàng hoá theo đơn điều vận, và hoá đơn tài chính xuất rồi nhận hàng hoá. (8): Bên vận chuyển giao hàng tại kho của người mua. (9): Sau khi bên mua kiểm tra hàng hoá sẽ làm hoá đơn nhập giao cho bên vận chuyển mang về. (10): Bên nhập kho mang chứng từ nhập về cho kế toán. (11): Đến ngày thanh toán kế toán thanh toán sẽ làm đối chiếu công nợ và thanh toán tiền hàng. Quy trình thanh toán với khách hàng được diễn ra như sau: Sơ đồ 5: Qui trình thanh toán với người mua Người nộp tiền Kế toán thanh toán Kế toán nhập máy Thủ quĩ Kế toán trưởng Hoá đơn bán hàng Lập phiếu thu Kiểm tra chứng từ và ký duyệt Nhận tiền và ghi sổ quĩ Kiểm tra chứng từ và nhập máy Bảo quản và lưu trữ VD1: Công ty tiến hành quá trình bán hàng cho Công ty TNHH Thương mại An Nam theo hợp đồng mua bán ngày 02/01/08 về việc mua dầu gội thuộc nhóm VO5. Trị giá hợp đồng chưa có thuế là 14.490.000đ, thuế suất thuế GTGT là 10%. Hình thức thanh toán là thu bằng tiền mặt. Bộ chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ này gồm có Hợp đồng mua bán, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu. Hợp đồng mua bán: là hợp đồng được ký kết giữa công ty và bên mua hàng. Trong hợp đồng qui định quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ để xác minh tính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Trong hợp đồng qui định từ chất lượng, chủng loại, số lượng, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và những vấn đề khác có liên quan. Mẫu 1: Hợp đồng thương mại CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ٭٭٭ HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 90/NXTD/ P8/2008 - Căn cứ pháp lệnh về chế độ hợp đồng kinh tế của Hội Đồng Nhà Nước ban hành ngày 25 tháng 09 năm 1989 và Nghị định số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 quy định chi tiết việc thi hành Pháp lệnh hợp đồng kinh tế - Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên. Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 2008, chúng tôi gồm có: BÊN BÁN: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU (GỌI TẮT LÀ BÊN A) Địa chỉ: Ngõ 149, Giảng Võ- Cát Linh- Hà Nội Điện thoại: 04.5763023 Mã số thuế: 0100107109 Do ông: Phạm Văn Mạnh Chức vụ: Giám đốc làm đại diện BÊN MUA: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI AN NAM (GỌI TẮT LÀ BÊN B) Địa chỉ: 36 Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội. Đện thoại: (04) 9428.618 Fax: (04) 9462.917 Mã số thuế: 0100105879 – 1 Do ông: Nguyễn Văn Hùng Chức vụ Phó giám đốc là đại diện Sau khi bàn bạc hai bên thống nhất ký hợp đồng kinh tế theo nội dung như sau: ĐIỀU I: TÊN HÀNG, SỐ LƯỢNG, ĐƠN GIÁ VÀ TRỊ GIÁ. ĐVT: đ Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền Dầu gội Kiwi Hộp 150 56.000 8.400.000 Dầu gội Henna Hộp 70 45.000 3.150.000 Tổng trị giá 11.550.000 ( Tổng trị giá thanh toán: Mười một triệu năm trăm năm mươi ngàn đồng chẵn) Giá trên đây là giá giao hàng chưa có VAT. ĐIỀU II: THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM GIAO NHẬN - Thời gian giao hàng: Thời gian giao hàng dự kiến ngày 15, 16 tháng 1 năm 2008 - Bên A đảm bảo cung ứng đủ số lượng hàng theo hợp đồng. - Bên A chịu toàn bộ chi phí bốc xếp, vận chuyển hàng giao. ĐIỀU III: THANH TOÁN - Thanh toán bằng tiền mặt ĐIỀU IV: CAM KẾT CHUNG - Hai bên cùng có trách nhiệm thực hiện đúng các điều khoản quy định trong hợp đồng này. Nếu một trong hai cần thay đổi hoặc bổ sung hợp đồng thì phải thông báo kịp thời cho bên kia và hai bên gặp nhau bàn bạc giải quyết. Mọi thay đổi hoặc bổ sung đều phải được làm thành văn bản. Hợp đồng này lập thành 04 bản: mỗi bên giữ 02 bản có giá trị thực hiện như nhau kể từ ngày ký đến ngày thanh lý hợp đồng. ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A Hóa đơn giá trị gia tăng: là bằng chứng chứng minh về việc đã phát sinh nghiệp vụ mua hàng. Hóa đơn này được phát hành và gửi ngay cùng hàng tới cho người mua, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Khi bán hàng công ty sẽ giao cho người mua liên 2 của hóa đơn. Hóa đơn chính là một căn cứ quan trọng để kế toán ghi sổ nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh. Mẫu 2: Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN (GTGT) No: 0023685 Ngày 16 tháng 01 năm 2008 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK Địa chỉ: Ngõ 149, Giảng Võ- Cát linh- Hà nội Số TK:431100000525-6 Điện thoại: 04.5763023 MS: 0100107109 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI AN NAM Địa chỉ: 36 Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội SốTK: Hình thức thanh toán: TM MS: 0100105879 – 1 (ĐVT: Đồng) Mã hàng Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền DG45056 Dầu gội Kiwi Hộp 150 56.000 8.400.000 DG12037 Dầu gội Henna Hộp 70 45.000 3.150.000 Cộng tiền hàng 11.550.000 Chiết khấu: 0 Thuế suất GTGT ( 10% ) Tiền thuế GTGT 1.155.000 Tổng cộng tiền thanh toán 12.705.000 Tổng trị giá thanh toán (Bằng chữ): Mười hai triệu bảy trăm linh năm ngàn đồng/ Người mua hàng Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị Phiếu xuất kho: Mẫu 3: Phiếu xuất kho Công ty TNHH 1 TV TM DV PHIẾU XUẤT KHO No: X000045 vụ và XNK Ngày 16 tháng 01 năm 2008 Xuất cho: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI AN NAM Địa chỉ: 36 Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội Người nhận hàng: Xuất tại kho: Phan Thị Kha Lý do xuất: Xuất bán hàng ĐVT: đ Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền Dầu gội Kiwi Hộp 150 56.000 8.400.000 Dầu gội Henna Hộp 70 45.000 3.150.000 Tổng trị giá 11.550.000 Tổng trị giá (bằng chữ): Mười một triệu năm trăm năm mươi ngàn đồng/ Người nhận hàng Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị Phiếu thu: Hàng hóa công ty bán ra hầu hết là không thu tiền ngay, bởi khách hàng của Công ty chủ yếu là cung cấp cho các siêu thị mà hàng tháng đến ngày được xác định trước trong tháng siêu thị sẽ tiến hành thanh toán công nợ. Chỉ có trường hợp bán lẻ là thu tiền ngay, với trường hợp này nhân viên bán hàng sau khi bán được hàng sẽ nộp số tiền bán được cho công ty. Kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT để lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký. Sau khi đã có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ và căn cứ vào số tiền ghi trên phiếu thu, thủ quỹ tiến hành nhập quỹ tiền mặt. Khi đã nhập đủ tiền, thủ quỹ ký tên vào phiếu thu và chuyển cho kế toán chuyên trách để nhập số liệu vào máy. VD2: Ngày 16/01/2008 Citivimcom- Công ty TNHH TM & DV Đông Hưng tiến hành thanh toán tiền hàng, số tiền: 15.366.000đồng cho công ty. Số tiền trên đã được thanh toán bằng tiền mặt. Mẫu 4: Phiếu thu Công ty TNHH 1 TV TM DV và XNK PHIẾU THU Mẫu số: 01/TT Ban hành theo QĐ số: 15/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 cuat Bộ trưởng BTC Số:000090 Họ và tên người nộp tiền: Anh Thanh Nợ111: 15.366.000 Địa chỉ: Citivimcom- Cty TNHH TM &DV Đông Hưng Có131: 15.366.000 Lý do nộp: Nộp tiền hàng Số tiền: 15.366.000đồng. Số tiền bằng chữ: M ười lăm triệu ba trăm sáu sáu ngàn đồng./. Ngày 16 tháng 01 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp tiền Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ): M ười lăm triệu ba trăm sáu sáu ngàn đồng./. 2.2.1 Hạch toán chi tiết bán hàng và thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Dựa vào các chứng từ đã được tổ chức trong quá trình giao dịch với khách hàng, cũng như hạch toán chi tiết thanh toán với người bán, kế toán công nợ theo dõi các khoản người mua nợ qua Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ, công việc này sẽ được thực hiện nhờ máy vi tính. Nguyên tắc tổ chức hạch toán chi tiết: Trên cơ sở chứng từ thanh toán với người mua, kế toán phải thực hiện theo dõi công nợ với người mua, từng lần phát sinh khoản phải thu và quá trình thu hồi nợ. Các khoản công nợ với khách hàng là rất quan trọng , do đó kế toán phải mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người mua. Sổ chi tiết công nợ (TK 131) của Công ty được mở chi tiết theo từng khách hàng, mỗi khách hàng thường xuyên được theo dõi trên một sổ chi tiết riêng, những khách hàng vãng lai được theo dõi trên cùng một sổ. Mỗi khi lập đủ các chứng từ về bán hàng và sau khi người mua thanh toán, kế toán phụ trách sẽ chuyển cho kế toán công nợ vào sổ chi tiết công nợ. Cuối tháng máy tính sẽ thực hiện tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết công nợ để lập Bảng cân đối số phát sinh công nợ. Mỗi Bảng cân đối số phát sinh công nợ sẽ đối chiếu trên Sổ cái chi tiết, tổng hợp tài khoản 131. Trình tự hạch toán chi tiết: Để thấy rõ hơn quá trình hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với người mua, chúng ta sẽ tiếp tục VD1: Ngày 16/01/2008, kế toán công nợ ghi vào sổ chi tiết công nợ khoản tiền khách hàng nợ là: 11.550.000đ Ngày 29/01/2008: Công ty TNHH Thương mại An Nam thanh toán cho Công ty tiền hàng đã mua ngày 16/01/08. Kế toán công nợ tiến hành vào sổ chi tiết công nợ khoản tiền khách hàng thanh toán. Mẫu sổ 1: Sổ chi tiết công nợ TK131 SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TK 131 – Phải thu khách hàng Khách hàng: Công ty TNHH Thương mại An Nam Tháng 01 năm 2008 Dư nợ đầu: Dư có đầu: Phát sinh nợ: 45.645.000 Phát sinh có: 28.145.000 Dư nợ cuối: 17.500.000 Dư có cuối: ĐVT: đ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Thời hạn CK Phát sinh SH NT Nợ Có X000045 16/01/08 ............ Xuất bán dầu gội VO5 511 11.550.000 23685 39781 Khách hàng thanh toán tiền hàng băng tiền mặt 111 11.550.000 ............ Tổng cộng 45.645.000 28.145.000 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 2: Bảng cân đối công nợ TK131 Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và XNK BẢNG CÂN ĐỐI CÔNG NỢ Tháng 01 năm 2008 Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Dư nợ đầu: 99.638.000 Dư có đầu: Phát sinh nợ: 250.640.500 Phát sinh có:215.687.400 Dư nợ cuối: 134.591.100 Dư có cuối: STT Mã KH Tên khách hàng Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Phát sinh lũy kế Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có … … … … … … … … … … …. 5 131ANNAM Công ty TNHH Thương mại An Nam 45.645.000 28.145.000 45.645.000 28.145.000 17.500.000 6 131DHUNG Công ty TNHH TM và DV Đông Hưng 35.489.500 64.368.000 72.640.000 99.857.500 72.640.000 27.217.500  … …. .  … … … … … … … Tổng cộng 99.638.000 250.640.500 215.687.400 350.278.500 215.687.400 134.591.100 Hà Nội, ngày 30 tháng 01 năm 2008 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC 2.2.2 Hạch toán tổng hợp bán hàng và thanh toán với khách hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các kế toán viên sẽ cập nhật chứng từ kế toán vào chương trình kế toán sau đó tiến hành thực hiện các bút toán hạch toán nghiệp vụ này. Trên cơ sở các số liệu được hạch toán, chương trình sẽ tự động lên các sổ tổng hợp. Nguyên tắc tổ chức hạch toán tổng hợp: Dựa vào những chứng từ đã có, kế toán cập nhật vào máy vi tính, máy tính sẽ tự động định khoản các nghiệp vụ và cập nhật, xử lý , tổng hợp các số liệu để lập các Sổ cái chi tiết và các sổ cái tổng hợp của các tài khoản. Cuối kỳ, kế toán công nợ sẽ lên Sổ cái các tài khoản: TK131, TK511,TK3331, TK 111, TK112, TK 413….Đông thời, máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu vào Bảng cân đối tài khoản. Từ số liệu trên các sổ cái, vào cuối các kỳ kế toán, kế toán trưởng cũng sẽ thực hiện lên các báo cáo tài chính của Công ty. Trình tự hạch toán: Căn cứ vào các chứng từ gốc được kế toán nhập vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ xử lý để ghi các nghiệp vụ phát sinh vào các loại sổ sách kế toán theo quy định của chế độ kế toán. Các loại sổ tổng hợp kế toán của nghiệp vụ kế toán bán hàng gồm: Sổ nhật ký chung, số cái các tài khoản liên quan. Để thấy rõ hơn quá trình hạch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với người mua, chúng ta sẽ tiếp tục VD1với hình thức ghi sổ như sau: (Phần sổ nhật ký chung này chỉ được trích một phần) Mẫu sổ 1: Nhật ký chung Công ty TNHH 1 TV TM DV và XNK SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 01 năm 2008 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Số tiền Số Ngày Nợ Có ............ 16/01/08 0023685 16/01/08 Xuất bán C.ty TNHH Thương mại An Nam (VO5) 131 511 11.550.000 16/01/08 0023685 16/01/08 Xuất bán C.ty TNHH Thương mại An Nam (VO5) 131 3331 1.155.000 16/01/08 0023685 16/01/08 Xuất bán C.ty TNHH Thương mại An Nam (VO5) 632 156 10.300.000 16/01/08 000090 16/01/08 C.ty TNHH TM và DV Đông Hưng trả tiền hàng 111 131 15.366.000 ……… 31/01/08 31/01/08 Kết chuyển doanh thu hàng bán tháng 1/08 511 911 1.209.668.550 31/01/08 31/01/08 Kết chuyển hàng bán trả lại tháng 1/08 511 531 20.808.111 ……… Tổng cộng 5.642.521.660 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Sau đó kế toán căn cứ vào Sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái Mẫu sổ 2: Sổ cái Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và XNK SỔ CÁI Tài khoản : 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tháng 01 năm 2008 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư dầu tháng 01/01/08 0074430 01/01/08 Xuất bán siêu thị - Fivi3 - Công ty cổ phần Nhất Nam-(VO5) 131 5.548.012 01/01/08 0074423 01/01/08 Xuất bán siêu thị - PLAZA - C.ty CP ST và XNK TM VN-(VO5) 131 13.882.269 03/01/08 0074425 03/01/08 Xuất bán siêu thị - Số 7 ĐTH-TT TM - Cty Bách hoá HN-(Clorox) 131 35.110.000 04/01/08 0074426 04/01/08 Xuất bán siêu thị - Thái Hà - Công ty TNHH TM Minh Hoa 131 16.145.000 07/01/08 0074427 07/01/08 Xuất bán siêu thị - Fivi3 - Công ty cổ phần Nhất Nam-(VO5) 131 7.890.000 07/01/08 0074541 07/01/08 Xuất bán siêu thị - ST Intershop - Cty TM và DV tổng hợp HN 131 13.335.533 07/01/08 0074429 07/01/08 Xuất bán siêu thị - Fivi1 - Công ty cổ phần Nhất Nam-(VO5) 131 11.969.462 09/01/08 0074440 09/01/08 Xuất bán siêu thị - Fivi1 - Công ty Cổ phần Nhất Nam-(CLOROX) 131 5.467.145 ......... 16/01/08 0023685 16/01/08 Xuất bán – C.ty TNHH Thương mại An Nam 131 11.550.000 ............ Tổng cộng 1.369.848.221 1.369.848.221 Số dư cuối tháng Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Người ghi sổ Kếtoán trưởng Giám đốc Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và XNK SỔ CÁI Tài khoản : 111- Tiền mặt Tháng 01 năm 2008 ĐVT: đ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu tháng 86.556.400 03/01/08 T00013B 03/01/08 Nộp tiền bán hàng - 36 Cát linh - Cty TNHH TM Thiên Giang 131 1.003.213 03/01/08 T00013A 03/01/08 Nộp tiền bán hàng - Starbow - Cty TNHH TM Thiên Giang 131 306.002 05/01/08 N000006 05/01/08 Mua VPP - Chi phí dịch vụ mua ngoài VP 642 72.800 10/01/08 0062052 10/01/08 Mua xăng - Cty cổ phần KSDL Bình An 642 165.000 12/01/08 N000019 12/01/08 Mua vật t thay máy bơm - Chi phí dịch vụ mua ngoài VP 642 94.000 12/01/08 C000032 12/01/08 Nộp NH - Ngân hàng Habubank 112 10.100.900 15/01/08 T00009B 15/01/08 Nộp tiền bán hàng - INTI 1 -Trung tâm TM INTIMEX 131 4.719.946 15/01/08 T00009A 15/01/08 Nộp tiền bán hàng - Hào nam -Trung tâm TM INTIMEX 131 3.957.556 16/01/08 000090 16/01/08 Nộp tiền bán hàng- C.ty TNHH Thương mại An Nam 131 15.366.000 ………. Tổng cộng 567.668.000  485.543.800 Số dư cuối tháng  82.124.200 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người ghi sổ Kếtoán trưởng Giám đố 2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ doanh thu là các khoản làm giảm doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại: là số tiền công ty giảm cho khách hàng trong trường hợp khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, hoặc khách hàng trả nợ sớm hơn so với thời hạn. Số tiền này được trừ trực tiếp vào tổng số tiền phải thanh toán của khách hàng. Theo quy định của công ty những hợp đồng có trị giá từ 3.000.000đồng trở lên thì được hưởng một tỷ lệ chiết khấu là 3% trên tổng số tiền phải thanh toán. Để phản ánh khoản chiết khấu thương mại, công ty sử dụng TK 521. VD : Ngày 23/1 công ty bán hàng cho Đại lý Linh Giang địa chỉ 26 A Hàng Đường một lô hàng tổng trị giá 4.500.000 đồng, Để khuyến khích khách hàng công ty tiến hành chiết khấu thương mại cho khách hàng này với tỷ lệ theo quy định, kế toán trích tỷ lệ chiết khấu là 3% và ghi sổ theo định khoản : Nợ TK 521 : 135.000 đồng. Có TK 131 : 135.000 đồng. Hàng bán bị trả lại: giá trị của hàng, không đúng chủng loại quy cách mà khách hàng yêu cầu, ngoài ra còn có một số lý do khác như số hàng bán chậm, hết hạn sử dụng, mà theo thoả thuận công ty sẽ nhập lại. VD: Ngày 12/01 siêu thị INTIMEX Hào Nam tiến hành trả lại số hàng kém phấm chất tổng giá trị 2.300.000 đồng. Kèm theo hoá đơn xuất trả, và phiếu xuất của siêu thị. Kế toán công ty tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 531 : 2.300.000 đồng. Có TK 131: 2.300.000 đồng. Giảm giá hàng bán: là trị giá của hàng kém phẩm chất làm giảm giá trị… VD: Ngày 20/02 công ty bán số hàng tẩy rửa (cận date sử dụng và số hàng tốt nhưng do nhãn mác bị hư) cho cô Bình 16D Hàng Gà. tổng giá trị 1.000.000 đồng Giảm giá hàng bán 20%. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 532: 200.000 đồng. Có TK 131: 200.000 đồng Trên cơ sở các chứng từ gốc và chứng từ cũng như các bút toán liên quan đến việc đồng ý chiết khấu thương mại, hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán cuối kỳ kế toán vào mục kế toán khác làm bút toán giảm trừ doanh thu Nợ TK 511.1 Có TK 521, 531,532 Để xác định doanh thu thuần theo (công thức:Doanh thu thuần = Doanh thu – Các khoản giảm trừ).Đồng thời trên cơ sở các chứng từ gốc đó vào các sổ sách liên quan như sổ Nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN VÀ THANH TOÁN HÀNG BÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK 1. Đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu 1.1. Đánh giá thực trạng về việc vận dụng chuẩn mực kế toán vào trong kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu * Về thời điểm ghi nhận doanh thu: Thời điểm ghi nhận doanh thu không chỉ là khi người mua đã nhận được hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán chỉ ghi nhận khi thoả mãn đồng thời 5 điều kiện ghi nhận doanh thu. Tại Công ty việc ghi nhận doanh thu không dựa vào 5 điều kiện ghi nhận doanh thu của chuẩn mực kế toán. Thời điểm ghi nhận doanh thu là khi phát hành Hoá đơn GTGT cho lô hàng bán không phân biệt cơ sở điều kiện giao hàng của hợp đồng mua bán . Đối với nghiệp vụ bán buôn gửi hàng sau khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc NVBH gặp trực tiếp khách hàng để thực hiện việc đặt hàng và mang các đơn đặt hàng về văn phòng. Trưởng phòng xem xét đơn đặt hàng và phê duyệt đơn đặt hàng. Nhập đơn đặt hàng vào máy và in ra bảng kê hàng hoá, phiếu xuất hàng hoá. Kế toán lưu chứng từ, giao phiếu xuất kho cho thủ kho. Thủ kho nhận phiếu và chuẩn bị hàng hoá đã ghi trên phiếu xuất kho. Khi xuất xong và kiểm tra lại hàng hoá xuất kho, thủ kho giao cho bên vận chuyển, bên vận chuyển kiểm tra lại số hàng hoá theo đơn điều vận, và hoá đơn tài chính xuất rồi nhận hàng hoá. Bên vận chuyển giao hàng tại kho của người mua. Kế toán thanh toán sẽ ghi công nợ và ghi nhận doanh thu bán hàng * Về đánh giá thực tế hàng bán: Việc xác định giá thực tế hàng bán đã tuân thủ chuẩn mực và nhất quán trong các kỳ kế toán * Về việc ghi nhận doanh thu phù hợp với chi phí trong kỳ : Thực tế việc ghi nhận doanh thu trong kỳ của Công ty nhiều khi không phù hợp với chi phí trong kỳ. 1.2. Đánh giá việc tuân thủ qui định kế toán trong kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu * Về hạch toán ban đầu Kế toán doanh thu đã theo dõi khá chi tiết cụ thể tình hình bán hàng tại công ty phản ánh kịp thời các nghiệp vụ bán hàng phát sinh từ đó làm giảm số lượng công việc cho kế toán bán hàng tại phòng tài chính – kế toán . Do cường độ làm việc căng thẳng nên đôi khi công việc vẫn còn chậm làm ảnh hưởng tới khách hàng . Công ty cần tìm ra một phương án tối ưu tốt nhất trong việc tổ chức hạch toán trong việc vừa làm hài lòng khách hàng vừa đưa công ty không ngừng phát triển. * Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại công ty Hệ thống TK kế toán Công ty sử dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý trình độ nhân viên kế toán thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán, kiểm tra đối chiếu. Việc vận dụng và mở TK chi tiết của Công ty phù hợp với sự hướng dẫn của Nhà nước và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin của nhà quản trị doanh nghiệp. Vấn đề về công tác hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hoá. Công ty đã tổ chức phần hành kế toán này một cách đơn giản, linh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý một số lượng hàng hoá lớn, phong phú, đa dạng hằng ngày được bán ra trong Công ty. Trong công tác hạch toán kế toán vận dụng các tài khoản trên trên cơ sở đặc điểm, phạm vi của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và xuất phát từ yêu cầu quản lý. Do đó, tài khoản cấp 2 được mở khá phù hợp với công tác kế toán của công ty. Kế toán nghiệp vụ bán hàng cũng tỏ ra linh hoạt trong việc vận dụng hệ thống sổ sách phù hợp với địa điểm kinh doanh của đơn vị mình. Về vấn đề hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển hàng hoá có tham gia thanh toán: Trong nghiệp vụ này, hàng hoá được vận chuyển thẳng từ kho của người bán đến cho người mua. Trên thực tế hàng hoá không về nhập kho nhưng kế toán Công ty vẫn hạch toán nhập kho lô làng và sau đó mới kết chuyển giá trị mua của lô hàng vào tài khoản 632. Như vậy, nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng tại Công ty đã không được phản ánh đúng với ý nghĩa kinh tế của nó, gây khó khăn cho công tác xác định và phân bổ chi phí mua hàng, chi phí bảo quản, dự trữ hàng tồn kho. Mặt khác nó cũng gây cho kế toán những khó khăn phức tạp không cần thiết trong việc phân biệt trên sổ sách đâu là nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho, đâu là thanh toán để từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của từng nghiệp vụ. Công ty không sử dụng TK 1562 để tập hợp chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ . Trên thực tế chi phí thu mua phản ánh vào giá vốn chỉ có chi phí bảo hiểm hàng hoá, các chi phí còn lại công ty đều đưa vào TK 641. Việc tính giá thực tế hàng bán của công ty đã chuyển một khoản chi phí sản phẩm sang chi phí thời kỳ. * Về công tác tổ chức hệ thống sổ kế toán a. Đối với sổ chi tiết: Công nợ phải thu khách hàng hiện nay của Công ty chưa phân loại thành: Công nợ phải thu ngắn hạn; công nợ phải thu dài hạn để trình bày trên báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán VN số 21. Theo nội dung của chuẩn mực, BCTC của doanh nghiệp phải trình bày riêng biệt các tài sản và nợ phải trả thành ngắn hạn và dài hạn. Do đó, công ty phải thiết kế lại nội dung ghi chép trên sổ kế toán chi tiết phải trả người bán để phục vụ thông tin lập báo cáo tài chính. b. Đối với sổ tổng hợp: hiện nay mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh công ty đều phản ánh vào 1 số Nhật ký chung duy nhất mà đối với nghiệp vụ bán hàng phát sinh lớn, liên tục công ty chỉ sử dụng một số nhật ký như vậy sẽ hạn chế việc cung cấp thông tin. Để đơn giản và dễ theo dõi, công ty nên mở thêm các Sổ nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền 2. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại công ty 2.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán Nhằm hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về kế toán, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế trong tiến trình đổi mới mở cửa và hội nhập quốc tế, ngày 31/12/2001 theo quyết định 149 của Bộ tài chính đã ban hành chuẩn mực kế toán đầu tiên của Việt nam (gọi tắt VAS 14) áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các ngành, các thành phần kinh tế trong cả nước. Sự ra đời của VAS 14 đã đánh dấu sự thay đổi trong phương pháp kế toán, trong đó chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và các thu nhập khác “ đã góp phần hoàn thiện hơn phương pháp kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc vận dụng chuẩn mực vào từng mô hình doanh nghiệp còn nhiều bất cập do đó cần phải hoàn thiện để phù hợp hơn với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Như chúng ta đã biết, kế toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính cần hiết trong bất kỳ chế độ kinh tế xã hội nào. Như vậy trong các doanh nghiệp, bộ phận kế toán có vai trò quan trọng, là công cụ đắc lực của giám đốc trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp số liệu thực tế hữu ích cho quản lý và theo dõi tình hình tài sản cũng như sự kiện biến động việc sử dụng vốn của Công ty trên những sổ sách chứng từ. Hơn nữa đối với doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng là khâu quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Qua hoạt động bán hàng, doanh nghiệp sẽ thấy được thị trường, thị phần của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin thực tế hữu ích cho nhà quản lý, để từ đó những hoạch định trong chiến lược kinh doanh, lựa chọn phương án kinh doanh hiệu quả. Qua hoạt động bán hàng doanh nghiệp có thể thực hiện giảm chi phí nâng cao lợi nhuận, tốc độ quay vòng vốn, tạo điều kiện tái sản xuất. Đây chính là tiền đề vật chất để tăng thu nhập cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tăng thu ngân sách doanh nghiệp. Chính vì vậy mà kế toán nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc của kế toán.đêt thực hiện được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp thì đòi hỏi công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, luôn đổi mới và ngày càng hoàn thiện. Xuất phát từ những lý luận trênvà tình hình thực hiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng của Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩucho thấy yêu cầu hoàn thiện là hết sức quan trọngvà cấp thiết. 2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán 2.2.1. Yêu cầu thống nhất Yêu cầu thống nhất là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Sự thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán thực hiện một cách đầy đủ đúng đắn. Hoàn thiện phải dự trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán. Nhà nước xây dựng chế độ và ban hành một chế độ kế toán thống nhất phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế tài chính. Việc tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị được phép vận dụng, sửa đổi nhưng trong khuôn khổ nhất định, phải tôn trọng nguyên tắc chung, tôn trọng chế độ cơ chế. 2.2.2. Yêu cầu phù hợp Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặ điểm của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm riêng về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, lĩnh vực hoạt động cũng như về yêu cầu quản lý. Để quản lý sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải biết vận dụng chế độ kế toán một cách sáng tạo cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Vì vậy, ý kiến hoàn thiện đưa ra phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp trên cơ sở tôn trọng chế độ, cơ chế. 2.2.3. Yêu cầu chính xác kịp thời Hoàn thiện phải đáp ứng thông tin kịp thời chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. Vì chức năng của kế toán là cung cấp những thông tin kịp thời chính xác, cần thiết cho việc ra các quyết định, các phương án kinh doanh tối ưu của Doanh nghiệp. 2.2.4. Yêu cầu tiết kiệm hiệu quả Tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm, hiệu qủa. Bởi vì mục đích kinh doanh của các doanh nghiệp là đem lại lợi nhuận cao với chi phí là thấp nhất. 3. Giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán ở Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Công ty thương mại, dịch vụ và xuất nhập khẩu là một đơn vị thành lập vào thời kỳ đất nước đang đổi mới, trong nền kinh tế thị trường đầy khó khăn và thử thách. Với số vốn ít ỏi mà nhà nước cấp Công ty đã gặp không ít khó khăn trong hoạt động kinh doanh. Đứng trước những khó khăn đó Công ty không thể bó tay đứng nhìn mà đã tìm tòi, nghiên cứu phương hướng kinh doanh phù hợp với nền kinh tế hiện nay. Bằng mọi cách huy động vốn kinh doanh bằng cả vay ngân hàng và nhân viên trong công ty. Mặt khác với sự nhiệt tình, linh động và sáng tạo của đội ngủ Cán bộ công nhân viên trong Công ty với quyết tâm phải bằng mọi cách để tăng nhanh vòng quay vốn, đảm bảo cân đối tiền và hàng với kế hoạch đề ra. Đồng thời Công ty không ngừng khai thác, sử dụng và quản lý tốt các nguồn vốn để mở rộng kinh doanh. Do vậy mà đã thu được nhiều kết quả trong kinh doanh, đảm bảo việc làm ổn định , ngày càng nâng cao đời sống cả về vật chất và tinh thần cho Cán bộ công nhân viên trong Công ty. Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu tuy chỉ hoạt động với vai trò là nhà phân phối hàng tiêu dùng là chủ yếu song từ khi thành lập đến nay công ty đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt từ việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh đến việc tổ chức lực lượng lao động trong công ty. Hiện tại công ty đã và đang mở rộng hoạt động kinh doanh của mình ngoài ra còn đặt mục tiêu hướng tới việc sản xuất các mặt hàng tiêu dùng bằng việc tiến hành xây dựng một nhà máy chế biến thức ăn chăn nuôi gia súc và chết biến thực phẩm mang nhãn hiệu Bình An, tại Hải Dương và theo kế hoạch sẽ ra sản phẩm đầu tiên vào năm 2008. Thương trường là chiến trường quả đúng là như vậy. Kinh tế thị trường luôn tiền ẩn những nguy và cả những sự thách thức. Do đó để tồn tại và phát triển được ban lãnh đạo công ty đã nhận thức được rằng muốn khinh doanh có lãi thì phải khẳng định được mình phải cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt và có chất lượng nhưng giá cả phải cạnh tranh và đặc biệt là phải giữ được chữ tín với khách hàng vì không ai khác chính khách hàng là người giúp công ty tồn tại và phát triển và khách hàng là ân nhân của mình và để làm được điều đó Lãnh đạo của công ty trong những năm qua đã liên tục đổi mới phương thức quản lý, lãnh đạo để phù hợp với xu thế phát triển của nền kinh tế, vạch ra những chiến lược kinh doanh đúng đắn, kịp thời góp phần đưa công ty tiến những bước tiến xa hơn trên con đường hội nhập thị trường. Là một doanh nghiệp thương mại và là nhà phân phối sản phẩm do vậy công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Làm sao để bán được nhiều hàng và lượng hàng tồn kho là thấp nhất, từ đó tăng vòng quay của vốn là vấn đề luôn được lãnh đạo công ty xem xét và nghiên cứu. Bộ máy kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng đã trở thành một bộ phận không thể thiếu giúp giám đốc trong công tác kiểm tra, giám sát từng loại hàng hoá bán ra, hạn chế tới mức thấp nhất sự thất thoát hàng hoá, tính toán đúng đắn các khoản chi phí phát sinh từ đó cung cấp những thông tin trung thực, đầy đủ về tình hình nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp. Có thể điểm qua một số nét nổi bật trong công tác tổ chức kế toán bán hàng của công ty như sau : - Công ty đã tổ chức vận dụng các thông tư và các quy định mớ vào trong công tác hạch toán kế toán, điều đó thể hiện tinh thần chấp hành tốt các chế độ, chính sách mà Nhà nước ban hành, mặt khác mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong công ty đều được phản ánh theo đúng quy định và chế độ hiện hành. - Về chứng từ và luân chuyển chứng từ : Công ty sử dụng mọi hoá đơn, chứng từ theo đúng mẫu và hướng dẫn của Bộ Tài Chính. Việc luân chuyển chứng từ được tổ chức hoàn toàn trên máy. Điều này rất thuận lợi cho kế toán trong việc xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, kịp thời nhất cho các đối tượng cần sử dụng thông tin. - Trong điều kiện thực hiện kế toán trên máy thì việc công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung có nhiều đặc điểm phù hợp và thuận lợi cho nhân viên kế toán vì khối lượng công việc ghi chép được giảm xuống rất nhiều, hơn nữa nhờ có chương trình xử lý tự động trên máy nên độ chính xác về các con số cũng được tăng lên, từ đó tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu qủa làm việc. - Các sổ sách dùng trong quá trình hạch toán doanh số bán hàng chung là rõ ràng, đầy đủ, phản ánh được một cách chi tiết cho từng nhóm hàng. - Hàng hoá của công ty phong phú, đa dạng vì vậy kế toán công ty áp dụng phương pháp bình quân trong việc tính trị giá hàng xuất kho là hoàn toàn phù hợp vì cách tính giá này đơn giản nhất và nó tương thích với việc sử dụng kế toán máy. Trong kế toán hàng hoá : Hàng hóa nhập, xuất trong công ty đều được cập nhật trên máy, do vậy khi có nghiệp vụ mua hàng hoặc bán hàng phát sinh máy sẽ tự động tính ra số tồn kho. Do đó mặc dù công ty áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ đối với hàng tồn kho song kế toán vẫn nắm bắt, quản lý được tình hình biến động của hàng hoá một cách thường xuyên, kịp thời và chính xác. - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ, sử dụng thành thạo máy vi tính, ham hiểu biết, nhiệt tình và say mê trong công việc. Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên, tổ chức kế toán của công ty vẫn còn một số tồn tại cần phải được khắc phục và tiếp tục hoàn thiện. Do vậy em mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ bán hàng tại Công ty: Giải pháp 1: Xác định giá thực tế hàng bán Giá thực tế hàng xuất bán của Công ty căn cứ vào giá mua chưa thuế trên hoá đơn của Công ty bán hàng nên chưa phản ánh đầy đủ giá thực tế . Điều này là cho giá thực tế hàng bán bị giảm đi. Như vậy, Công ty đã vi phạm nguyên tắc giá thực tế, không đúng với chế độ kế toán, không phản ánh chính xác giá thực tế hàng xuất bán. Vì vậy trong trường hợp chi phí thu mua lớn nhưng không được phản ánh vào TK 632 có thể dẫn đến việc định giá bán không phù hợp đối với mặt hàng kinh doanh của Công ty đồng thời gây kó khăn trong việc nghiên cứ để giảm chi phí thu mua hàng hoá. Chính vì vậy Công ty nên sử dụng TK 1562 để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá đã nhập trom gkỳ và phân bổ chi phí này cho số lượng hàng xuất bán trong kỳ và HTK cuối kỳ. Sau khi đã xác định được chi phí thu mua hàng hoá đã nhập trong kỳ và phân bố chi phí này cho số lượng hàng xuất bán trong kỳ và HTK cuối kỳ. Chi phí thu mua trong quá trình mua hàng được phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ theo công thức: Chi phí thu mua đầu kỳ Chi phí thu mua Phát sinh trong kỳ Chi phí thu mua Phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ Trị giá mua hàng tiêu thụ trong kỳ + = x Trị giá mua hàng tồn kho cuối kỳ Trị giá mua hàng tiêu thụ trong kỳ + Giải pháp 2: Về tài khoản sử dụng a. Sử dụng tài khoản 1562: Chi phí thu mua hàng hoá Công ty nên sử dụng TK1562 để hạch toán riêng chi phí thu mua của hàng hoá mua vào, Công ty không nên phản ánh chi phí này vào TK642 vì nó không phản ánh đúng nội dung của tài khoản này.Hơn nữa, Công ty thực hiện phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng xuất bán và HTK cuối kỳ chi phí này quá lớn. Tài khoản này gồm những chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng nhập kho như: chi phí thu mua, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, bốc xếp, chạy thử, bến bãi hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình mua hàng. b/ Sử dụng tài khoản 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty nên mở thêm tài khoản 159 để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 159 phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá thường xuyên liên tục của hàng tồn kho của doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào kết quả sản xuất kinh doanh. Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã được tính vào chi phí quản lý DN. Số dư bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho b/ Sử dụng tài khoản 139: Dự phòng phải thu khó đòi Đối với các doanh nghiệp thương mại, vốn lưu động chiếm một tỷ lệ khá cao và là một nguồn vốn vô cùng quan trọng, trong đó “phải thu của khách hàng” là một loại vốn trong thanh toán cần phải được quản lý một cách chặt chẽ, nghiêm ngặt tránh nợ đọng kéo dài ảnh hưởng đến kinh doanh của doanh nghiệp bên cạnh đó công ty vẫn chưa áp dụng việc trích lập lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi do vậy khi phát sinh nghiệp vụ này nhân viên kế toán hết sức lúng túng, và thường để các khoản nợ này để tồn tại quá lâu mặc dù có nhiều khách hàng đã mất khả năng chi trả. Công ty nên mở thêm tài khoản 139 để phản ánh các khoản phải thu khó đòi Nội dung kết cấu của tài khoản 139 như sau: Bên nợ : Hoàn nhập số dự phòng các khoản phải thu khó đòi đã lập cuối năm trước Bên có : Số trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi cuối niên độ . Số dư bên có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ Giải pháp 3: Hoàn thiện phương pháp hạch toán Phương pháp hạch toán và phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra Khi phát sinh chi phí thu mua trong quá trình mua hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 1562 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 Chi phí thu mua trong quá trình mua hàng được phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ Nợ TK 632 Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Vào cuối niên độ kế toán. Khi có chứng từ chắc chắn về giá NVL trên thị trường giảm xuống so với giá thực tế NVL đang tồn trữ trong kho. Kế toán lập dự phòng giảm giá NVL Nợ TK 632: Lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho Có TK 159: Lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho Vào cuối niên độ kinh doanh tiếp theo, căn cứ vào số dự phòng đã lập và tình hình biến động giá NVL trên thị trường Nếu số dự phòng năm trước còn lại chưa sử dụng của NVL lớn hơn số cần phải lập dự phòng mới. Phản ánh phần chênh lệch, kế toán ghi Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng (phần chênh lệch) Có TK 632: Hoàn nhập dự phòng Nếu số dự phòng năm trước còn chưa sử dụng của NVL nhỏ hơn số cần phải lập dự phòng mới, phản ánh phần chênh lệch kế toán ghi Nợ TK 632: Lập dự phòng Có TK 159: Lập dự phòng Phương pháp kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào khoản nợ phải thu, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay > số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay < số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi : Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Trong niên độ tiếp theo khi thu hồi các khoản nợ phải thu của niên độ trước, ghi: Nợ TK111, 112 Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK138 - Phải thu khác Những khoản nợ phải thu của niên độ trước, nay thực sự không thu hồi nợ được, sau khi đã có quyết định cho phép xử lý xoá sổ khoản công nợ này, kế toán ghi: Nợ TK 139 : Dùng dự phòng để xoá nợ Nợ TK 642 : Phần chênh lệch giữa số nợ phải thu khó đòi xoá sổ > số lập dự phòng Có TK131 - Phải thu của khách hàng Có TK138 - Phải thu khác Đồng thời phải theo dõi khoản công nợ đã xử lý từ 10 đến 15 năm theo bút toán đơn: Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý Các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu thu hồi được, kế toán ghi: Nợ TK111, 112 Có TK 711 - Thu nhập khác Đồng thời: Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý Các khoản nợ khó đòi đã xử lý xoá sổ nếu sau 10 đến 15 năm không thu hồi được, ghi: Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý Giải pháp 4 : Hoàn thiện về hệ thống sổ kế toán a. Hoàn thiện sổ kế toán chi tiết thanh toán với với khách hàng: Nếu chỉ căn cứ vào Sổ chi tiết phải thu khách hàng và Bảng cân đối số phát sinh công nợ như thực trạng hiện nay của Công ty sẽ không có đầy đủ thông tin để bóc tách công nợ phải thu thành ngắn hạn và dài hạn để phản ánh vào các chỉ tiêu tương ứng trên Báo cáo tàI chính. Để có số liệu lập và trình bày BCTC, các sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng cần mở thêm cột thời hạn thanh toán. Khi ghi sổ khoản công nợ, kế toán căn cứ Hợp đồng đã ký về điều khoản thanh toán phản ánh thời hạn thanh toán từng hoá đơn. Cuối niên độ kế toán, trước khi lập BCTC, kế toán căn cứ vào số dư công nợ của từng đối tượng và thời hạn thanh toán trên sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp công nợ niên độ. Số liệu trên bảng này sẽ là cơ sở để lập và trình bày các chỉ tiêu công nợ ngắn hạn, công nợ dài hạn. SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TK 131 – Phải thu khách hàng Khách hàng:…. Công ty A Tháng……../năm.. Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Thời hạn thanh toán Thời hạn chiết khấu PS Nợ PS Có Số Ngày BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG CUỐI NÊN ĐỘ Ngày 31/12/N TT Tên khách hàng Số dư cuối kỳ Thời hạn thanh toán <1năm Thời hạn thanh toán > 1năm Nợ Có Tổng cộng: b. Mở thêm sổ Nhật ký đặc biệt: - Sổ nhật ký bán hàng: là loại sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng, thành phẩm, dịch vụ theo từng nhóm của đơn vị - Sổ nhật ký thu tiền: là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Mẫu số này được mở riêng cho tiền mặt, tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng VN, ngoại tệ) Phương pháp ghi chép của các số này cũng tương tự như PP ghi chép sổ Nhật ký chung. Kết cấu sổ được thiết kế theo mẫu Bộ tài chính qui định: SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm :... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK Ghi có các TK Số Ngày 511 333 131 … TK khác Số tiền Số hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Ngày... tháng... năm … Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi có TK511 Phải thu người mua (Ghi Nợ) Số Ngày Hàng hoá Thành phẩm TK khác Số hiệu Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày... tháng... năm … Các giải pháp khác Việc phân công và chuyên môn hoá các phần hành kế toán cho từng nhân viên kế toán trong công ty còn chưa được rõ ràng nhất là lĩnh vực bán hàng công ty vẫn chưa có kế toán bán hàng riêng do vậy kế toán phải phụ trách quá nhiều công việc dẫn tới tình trạng sức ép về khối lượng công việc, ảnh hưởng tới sức khoẻ và thời gian của nhân viên từ đó cũng ảnh hưởng đến tình hình chung của công ty. Mặt khác do tổ chức, sắp xếp thời gian và công việc chưa hợp lý nên khối lượng công việc thường bị ứ đọng vào cuối kỳ. Kế toán trưởng nên có sự phân công trách nhiệm, công việc cho từng kế toán viên một cách rõ ràng, quy định cụ thể từng phần hành kế toán nào do ai phụ trách đồng thời tổ chức, sắp xếp thời gian và công việc một cách khoa học, hợp lý. Phòng kế toán và đặc biệt là kế toán trưởng cần bổ nhiệm một kế toán bán hàng riêng và kế toán bán hàng chỉ chịu trách nhiệm về phần hành kế toán bán hàng, không chịu trách nhiệm về phần hành nào khác. Nếu trong công ty có quá nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày thì nên tổng hợp, hạch toán ngay trong ngày hôm đó, tránh trường hợp công việc bị dồn vào cuối kỳ và thường bị làm đuổi. Phòng kế toán cần phải quản lý chặt chẽ hơn về số phải thu khách hàng tránh tình trạng để công nợ kéo dài ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh, phòng kế toán cần đề xuất với ban giám đốc về khoản trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi, tránh tình trạng lúng túng khi vấn đề này sảy ra. Cần đề xuất với ban giám đốc trong việc trích lập các quỹ tránh tình trạng thiếu các quỹ như hiện nay, vì thiết nghĩ việc lập các quỹ này là cần thiết vì nếu như công ty muốn mở rộng sản xuất kinh doanh thì quỹ đầu tư phát triển sẽ là một quỹ không thể thiếu vì nếu không có quỹ này công ty sẽ không thể có một nguồn vốn lớn cho nhu cầu trong tương lai của mình, còn với quỹ trợ cấp mất việc là cũng là hết sức cần thiết vì muốn nâng cao chất lượng làm việc thì việc cải tổ trong nhân sự là điều không thể tránh khỏi. Trên đây là một số vấn đề còn tồn tại trong tổ chức kế toán bán hàng ở công ty mà theo tôi có thể khắc phục được. Với kiến thức đã được trang bị trong nhà trường và dựa vào những kiến thức thực tế thu được trong quá trình thực tập, tôi xin đưa ra một số đề xuất để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng ở Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu. KẾT LUẬN. Sau khi hoàn thành khoá học ở trường tôi đã được trang bị kiến thức về mặt lý luận của công tác Kế toán, về thực tập tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu được sự hướng dẫn chu đáo và nhiệt tình của thầy giáo Phan Trung Kiên có nhiều kinh nghiệm giảng dạy và các đồng chí lãnh đạo của Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu và nhất là phòng Kế toán của Công ty đã tạo điều kiện thuận lợi để đối chiêú giữa lý luận và thực tế giúp tôi củng cố kiến thức đã được học. Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo đặc biệt là thầy Phan Trung Kiên, phòng Kế toán và ban lãnh đạo Công ty đã giúp tôi hoàn thành chuyên đề cuối khoá này. Hà nội, ngày 30 tháng 4 năm 2008 Sinh viên : Phan Thu Huyền TÀI LIỆU THAM KHẢO 1- Giáo trình kế toán tài chính : Trường Học Viện Tài Chính . 2- Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam. 3- Chế độ kế toán Việt Nam. 4- Các luận văn chuẩn khoá trước. Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU