Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty TNHH Hoàng Châu

UẤT VẬT TƯ Kính gửi: ÔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH HOÀNG CHÂU BCH công trình đề nghị Ông duyệt cấp cho một số vật tư sau: STT Tên vật tư,quy cách, chất lượng Mục đích sử dụng ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Đá 1 x 2 Phục vụ thi công m3 100 2 Cát Phục vụ thi công m3 30 Rất mong Ông quan tâm giải quyết! Ghi chú: - Phải ghi rõ thông số kỹ thuật chủ yếu của các loại vật tư yêu cầu, tiến độ yêu cầu. Phải ghi rõ mục đích vật tư được đưa vào sử dụng để làm gì. GIÁM ĐỐC BCH CÔNG TRÌNH CÁN BỘ KÝ THUẬT NGƯỜI YÊU CẦU (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) Căn cứ vào đó, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho (02 liên) và người lập phiếu ký phụ trách bộ phận, thủ trưởng đơn vị xong, giao cho người nhận vật tư đến kho nhận. Giao vật tư xong, thủ kho ghi ngày xuất cùng người nhận ký vào phiếu xuất, 01 liên lưu tại nơi lập phiếu, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư và giao cho kế toán vật tư kiểm tra đối chiếu và chuyển cho kế toán Chứng từ ghi sổ làm căn cứ ghi sổ kế toán. Bảng 2.7. Mẫu phiếu xuất kho nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY TNHH HOÀNG CHÂU PHIẾU XUẤT Ngày 08 tháng 03 năm 2009 Nợ: 62117 Có: 152 Họ và tên người nhận hàng: Phạm Xuân Khương Địa chỉ: Tổ nhân công Lý do xuất kho: Xuất kho cho ông Phạm Xuân Khương tổ nhân công Xuất tại kho: Công ty Mã số KH: … n Tên KH: … STT Tên sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Đá 1 x 2 m3 100 100 120.000 12.000.000 2 Cát m3 30 30 60.000 1.800.000 Cộng 130 13.800.000 Tổng giá trị: 13.800.000 Cộng thành tiền: Mười ba triệu tám trăm nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Người nhận Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN CHI TIẾT. Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ là công việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán, nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu, cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị. Công ty TNHH Hoàng Châu thực hiện kế toán chi tiết Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song. Theo đó phương pháp kế toán chi tiết Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ của Công ty được trình bày như sau: - Ở kho: Thủ kho là người thực hiện và phản ánh số lượng Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ Nhập - Xuất - Tồn trên thẻ kho. - Ở phòng Kế toán: Nhân viên kế toán Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ mở sổ chi tiết vật liệu tương ứng với thẻ kho, kế toán theo dõi, ghi chép cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Sơ đồ : Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng Sử dụng phương pháp này hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Vì bản kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, thực tế việc áp dụng phương pháp thẻ song song tại Công ty TNHH Hoàng Châu. * Tại Kho Hàng tháng, căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho sau khi đã đối chiếu với số lượng hàng thực nhập, thực xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho của từng thứ Nguyên vật liệu Và Công cụ dụng cụ. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất kho cho kế toán (kế toán công trình). Và thẻ kho sẽ được kế toán Nguyên, vật liệuVà Công cụ dụng cụ giao cho thủ kho lập hàng ngày, sau đó kiểm tra lại và trình kế toán trưởng ký. Thẻ kho được mở cho từng loại vật liệu, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bảng 2.8 . Mẫu thẻ kho của loại vật liệu: Đá 1x2 Trích sổ thẻ kho năm 2009 Công ty TNHH Hoàng Châu THẺ KHO 15211013 – Đá 1x2 Đơn vị tính: m3 Kho: Công Ty Tháng 02 năm 2009 Ngày lập thẻ: 01/01/2009 Số Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Kí nhận Mang sang 300 682 01/03/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 600 900 3294 01/03/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 600 300 691 04/03/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 600 900 694 05/03/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 600 1500 3318 05/03/09 Xuất vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ nhân công 600 900 699 06/03/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 600 1500 3330 06/03/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 600 900 3352 07/03/09 Xuất vật tư cho bà Nguyễn Thúy Nga tổ nhân công(hiếu) 600 300 ……….. ………. ……….. ….. ….. ….. ….. 707 11/03/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 1200 1500 3371 11/03/09 Xuất vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ nhân công 900 600 3376 12/03/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 300 300 710 13/03/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 1200 1500 3382 13/03/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 900 600 ……. ……. ……….. ……. ……… …… 3458 22/03/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ NC Kha) 300 1500 3459 22/03/09 Xuất vật tư cho ông Nguyễn Hữu Tú tổ nhân công 600 900 747 24/03/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 600 1500 3469 24/03/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ NC Kha) 300 1200 3475 24/03/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ NC Kha) 600 600 3477 24/03/09 Xuất vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ nhân công 300 300 Tổng Cộng 9000 9000 300 * Tại phòng kế toán Hàng ngày khi nhận được chứng từ của thủ kho giao (phiếu nhập kho, xuất kho), kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ kiểm tra lại và sắp xếp từng loại chứng từ, phiếu xuất riêng, phiếu nhập riêng cho từng loại vật tư đã phân loại. Kế toán theo dõi từng loại vật tư, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất để lập “Sổ chi tiết nhập-xuất-tồn ”, ghi theo trình tự thời gian. Về cơ bản, sổ thẻ kế toán chi tiết Nguyên vật liệu- Công cụ dụng cụ của công ty có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng, kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ tiến hành cộng sổ chi tiết vật liệu để kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, còn để có số liệu để đối chiếu với kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp cũng cần phải tổng hợp số liệu với kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết và bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ theo từng nhóm, từng chủng loại. Mẫu Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ được lập cho loại vật liệu là Đá 1x2 trong tháng 03, năm 2009. Sau đó, kế toán chi tiết Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ mở “Bảng lũy kế Nhập – xuất – tồn vật liệu”. Bảng này phản ánh giá trị vật liệu nhập, xuất kho theo giá thực tế, sổ được mở cho cả năm, mỗi nhóm được theo dõi trên một trang nhất định. Cuối tháng kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ cộng sổ chi tiết và đối chiếu với thẻ kho, nếu khớp thì kế toán sẽ ký xác nhận vào thẻ kho, nếu chưa khớp thì kế toán và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra lại và thực hiện các bước điều chỉnh chênh lệch. Dưới đây là mẫu Sổ chi tiết vật liệu, Bảng lũy kế vật liệu Nhập – xuất – tồn, Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được kế toán thực hiện ghi sổ trong tháng 03 năm 2009. Bảng: 2.9 - Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hoá Bảng 2.10 - Bảng l ũy kế nhập - xuất - tồn Bảng 2.11 - Bảng phân bổ Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ. III. HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ Kế toán tổng hợp Nguyên liệu vật và Công cụ dụng cụ là việc ghi chép tình hình Nhập, xuất Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ trên các tài khoản kế toán , sổ kế toán theo chỉ tiêu giá trị. Qua việc sử dụng kế toán tổng hợp thì mới phản ánh được chính xác sự biến động của toàn bộ vật tư hàng hoá . Để thuận tiện cho việc theo dõi quản lý, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh sự biến động thường xuyên liên tục về giá trị Nhập - xuất - tồn của từng loại Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ. Phương pháp này theo dõi được tính chính xác. Tuy nhiên kế toán phải mất nhiều thời gian .Trong quá trình hạch toán công ty sử dụng tất cả các tài khoản có liên quan đến tình hình tăng giảm Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ thực tế phát sinh theo phương pháp kê khai thường xuyên. Các chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho nguyên liệu vật liệu, Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 152 3.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu, dụng cụ Trong công tác kế toán nhập Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ, kế toán Công ty căn cứ vào các chứng từ sau. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu tiền của người bán. - Các chứng từ liên quan đến chi phí thu mua vật liệu. - Phiếu nhập kho, phiếu chi tiền, séc chuyển khoản. Để thực hiện công tác kế toán tổng hợp nhập vật liệu, công ty sử dụng một số tài khoản sau: * Tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu”. + Nôi dung: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại Nguyên vật liệu hiện có trong các kho của doanh nghiệp. + Kết cấu Bên Nợ : - Giá trị thực tế vật liệu nhập kho ( do mua ngoài , tự chế ) Trị giá vật liệu , thừa phát hiện khi kiểm kê. Số tiền điều chỉnh tăng khi đánh giá lại NLVL. Bên Có: - Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho . - Trị giá vật liệu , thừa phát hiện khi kiểm kê Số tiền điều chỉnh giảm khi đánh giá lại Nguyên vật liệu. Số Dư bên nợ : Trị giá thực tế của vật liệu hiện còn trong kho của đơn vị Và mở các tài khoản cấp 2: TK 1521 nguyên vật liệu chính. TK 1522 vật liệu phụ TK 1523 nhiên liệu. TK 1524 phụ tùng thay thế. TK 1528 vật liệu khác. * Tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ + Nội dung Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại công cụ dụng cụ trong kho doanh nghiệp. + Kết cấu Bên nợ: Tri thực tế công cụ do mua ngoài, tự chế. Tri thực tế cuă công cụ dụng cụ cho thuê nhập lại kho. Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ. Bên có: Tri thực tế của công cụ dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất. Tri thực tế của công cụ dụng cụ phải trả cho nguươì bán. Trị giá của công cụ dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê. Số dư bên nợ: Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ tồn kho. * Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán. + Nội dung Phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho các doanh nghiệp cho người bán vật tư hàng hóa dịch vụ. + Kết cấu Bên nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ chiết khấu thanh toán được chấp nhận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả. Bên có: - Số tiền phải trả cho người bán hàng. - Điều chỉnh giá tạm tính với thực tế của vật tư hàng hóa. Số dư bên có: Số tiền phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ. Số dư bên nợ: Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết từng đối tượng cụ thể. Ngoài ra các tài khoản trên còn cần sử dụng thêm một số tài khoản có liên quan như sau: TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK 334- Các khoản phải trả cho công nhân, TK 112- Tiền gửi ngân hàng, TK 632: Giá vốn hàng bán, TK 157- Hàng gửi đi bán, TK 111- Tiền mặt, TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4 … tới từng nhóm , thứ … vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở doanh nghiệp . Và các tài khoản liên quan khác . Kế toán tổng hợp nhập vật liệu, dụng cụ tại công ty được tiến hành như sau: Căn cứ vào các chứng từ: Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, kế toán vào Chứng từ ghi sổ, từ đó lập Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, và vào sổ cái tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản có liên quan. Chứng từ ghi sổ được đánh giá liên tục trong tháng hoặc cả năm theo số thứ tự trong Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Bảng biểu 3.1: Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Số 13 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Chứng từ Ghi sổ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 31/03 Thanh toán với người bán 152 87.000.000 1331 8.700.000 331 95.700.000 31/03 Thanh toán với người bán 153 7.800.000 1331 780.000 331 8.580.000 Cộng 104.280.000 104.280.000 Kèm theo: 02 hoá đơn GTGT Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bên cạnh đó, để theo dõi tình hình thanh toán với từng người bán, công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331, sổ này được mở cho từng người bán và theo dõi cho từng tháng. Định kỳ vào đầu mỗi tháng kế toán theo dõi sổ chi tiết thanh toán với người bán tài khoản 331 lấy số dư cuối tháng trước của từng người bán theo từng loại vật liệu để ghi vào cột số dư đầu tháng này theo 2 cột, số dư nợ và số dư có. Trong tháng khi nhận được hoá đơn và phiếu nhập kho, căn cứ vào chứng từ gốc tên của đơn vị bán từng loại vật liệu ghi trên phiếu nhập vật tư, kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 331 của đơn vị đó vào các cột tương ứng. Mỗi phiếu nhập vật tư được ghi trên một dòng trong sổ chi tiết. Việc ghi có TK 331, ghi nợ TK liên quan được tiến hành như sau: Nếu vật liệu mua ngoài là nguyên vật liệu chính như đá 1 x 2, cát, dầu ...kế toán phản ánh giá mua thực tế ghi nợ TK 152 (1521) theo giá mua chưa có thuế GTGT. Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ: Kế toán ghi nợ TK 133 ( 1331). Theo như VD trên ta có sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng tháng như sau: Bảng biểu 3.2: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331 - Phải trả người bán Tên người bán: Công ty TNHH Thương Mại và XD Thế Cường Tháng 03 năm 2009 Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải Hoá đơn TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH Ngày Số Ngày Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 5 600 000 PN697 06/03 Đá 1 x 2 26139 06/10 152,1331 26.400.000 PN712 06/03 Cát 26139 06/10 152,1331 3.300.000 Cộng PS 29.700.000 Dư cuối kỳ 35.300.000 3.2. Kế toán tổng hợp xuất Nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ Quản lý vật liệu, dụng cụ không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ vât liệu, dụng cụ mà còn phải quản lý cả việc xuất dùng vật liệu, dụng cụ. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu, dụng cụ chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm. Chi phí Nguyên vật liệu được xác định là một trong các yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm vì vậy kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ ngoài việc xác định theo dõi và phản ánh giá trị vật liệu, dụng cụ, xuất dùng còn phải tính toán phân bổ giá trị của vật liệu, dụng cụ xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng. Tại công ty TNHH Hoàng Châu vật liệu, dụng cụ xuất kho chủ yếu để thi công công trình của công ty nên kế toán tổng hợp vật liệu, dụng cụ phải phản ánh kịp thời, chính xác vật liệu, dụng cụ xuất kho dùng cho từng đối tượng để phục vụ cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Ví dụ: Trong tháng 03 xuất vật liệu chính cho đội I để thi công công trình được phản ánh như sau: Nợ TK 621 : 83.687.123 Có TK 152 (1) : 83.687.123 Xuất xăng phục vụ cho quản lý chung của Công ty được phản ánh như sau: Nợ TK 642 : 1 050 000 Có TK 152 (3) : 1 050 000 Căn cứ vào các phiếu xuất kho vật liệu trong tháng đến cuối tháng kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ. Bảng biểu 3.3: Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Số: 14 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Ghi sổ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 31/03 Xuất NVL để thi công 621 24.737.123 1521 24.737.123 31/03 Xuất NVL để thi công 621 5.869.600 1521 5.869.600 …….. … … … … Cộng 85.187.123 85.187.123 Kèm theo 02 chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng biểu 3.4 : Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Số: 15 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Ghi Sổ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH Ngày Nợ Có Nợ Có PX541 31/3 Xuất xăng phục vụ QLDN 642 1.050.000 1523 1.050.000 PX539 31/3 Xuất dầu cho đội 10 621 2 450 000 1523 2 450 000 Cộng 3.500.000 3.500.000 Kèm theo 02 chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng biểu 3.5 : Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Số: 16 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Ghi sổ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 31/03 Nhập Công cụ dụng cụ 153 8.580.000 331 8.580.000 Cộng 8.580.000 8.580.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng biểu 3.6 : Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Số: 17 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Đơn vị: Đồng CT Ghi sổ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 31/03 Phải trả người bán 153,133 18.500.000 331 18.500.000 Cộng 18.500.000 18.500.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng biểu 3.7 : Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Số: 20 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Ghi Sổ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có Nợ Có 31/03 Kết chuyển chi phí vào giá thành SP 154 103.687.123 621 103.687.123 Cộng 103.687.123 103.687.123 Kèm theo bảng tổng hợp chi phí sản xuất Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian, sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , quản lý chứng từ ghi sổ , vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu của bảng Cân đối phát sinh. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc từ Bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng một nội dung kinh tế. Bảng biểu : 3.8 Đơn vị : Công ty TNHH Hoàng Châu SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2009 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 13 31/3 104.280.000 14 31/3 85.187.123 15 31/3 3.500.000 16 31/3 8.580.000 17 31/3 18.500.000 20 31/3 103.687.123 Cộng tháng 323.734.246 Cộng tháng Cộng lũy kế từ đầu quý Cộng lũy kế từ đầu tháng Sổ cái là sổ kế toán dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo Tài khoản kế toán được quy định trong chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và dùng để lập Báo cáo tài chính Sổ cái của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng loại tài khoản. Mỗi Tài khoản được mở môt trang hoặc một số trang tùy theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng Tài khoản. Bảng biểu 3.9 : Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 Tháng 03 năm 2009 Đơn vị: Đồng CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 20.250.000 13 31/03 Mua đ á 1 x 2 331 24.000.000 13 31/03 Mua cát 331 3.000.000 13 31/03 Mua đ á mạt 331 15.000.000 13 31/03 Mua bột đá mịn 331 45.000.000 14 31/03 Xuất NVL phục vụ cho sản xuất ở đội I 621 24.737.123 15 31/03 Xuất VL dùng cho QLDN 642 1 050 000 15 31/03 Xuất dầu cho đ ội 10 621 2 450 000 ……. … … … Cộng phát sinh 107.250.000 111.798.626 Dư cuối tháng 15.701.374 - Sổ này có...trang, đánh số từ trang 01 đến trang … - Ngày mở số Ngày … tháng… năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Bảng biểu 3.10 : Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu SỔ CÁI TÀI KHOẢN 153 Tháng 03 năm 2009 CTGS Diễn giải TK Đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu tháng 31/03 Mua Công cụ dụng cụ 331 8.580.000 Cộng phát sinh 8.580.000 - Sổ này có...trang, đánh số từ trang 01 đến trang … - Ngày mở số Ngày … tháng… năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Bảng biểu 3.11 : Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu SỔ CÁI TÀI KHOẢN 331 Tháng 03 năm 2009 CTGS Diễn giải TK Đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu tháng 31/03 Phải trả người bán 18.500.000 Cộng phát sinh 0 18.500.000 - Sổ này có...trang, đánh số từ trang 01 đến trang … - Ngày mở số Ngày … tháng… năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) 3.3. Kiểm kê nguyên vật liệu Công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu tại công ty nhằm mục đích xác nhận chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê còn giúp cho công ty kiểm tra được tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. Nguyên vật liệu của công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại, phức tạp nên quá trình kiểm tra thường mất thời gian. Vì vậy công ty tiến hành kiểm kê theo định kỳ sáu tháng một lần ở tất cả các kho. Mỗi kho được lập một ban kiểm kê gồm ba người: một thủ kho, một thống kê và một kế toán nguyên vật liệu. Kế toán thực hiện việc so sánh đối chiếu giữa Sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt là do nguyên nhân khí hậu, thời tiết hay do cân đong đo đếm. Kết quả kiểm kê được ghi vào Biên bản kiểm kê do phòng kinh doanh lập cuối kỳ kiểm kê, biên bản được gửi lên phòng kế toán, kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại rồi tiến hành tính giá trị chênh lệch cho từng loại. Biên bản kiểm kê kết quả kho nguyên vật liệu (biểu số 26) Để hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản: + TK 138 (1381) - Phải thu khác + TK 338 (3381) - Phải trả, phải nộp khác Kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để tiến hành ghi sổ. * Nếu phát hiện thừa qua kiểm kê: Nợ TK152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK338(1) - Phải trả, phải nộp khác * Nếu phát hiện thiếu: Nợ TK138(1) - Phải thu khác Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Ví dụ: Theo biên bản kiểm kê kho vật tư 01 tháng đầu năm 2009 , kế toán phát hiện thừa 5 m 3 Đá 1 x 2 , kế toán hạch toán: Nợ TK152: 600.000 Có TK338(1): 600.000 Cách xử lý tại công ty: Vì không xác định rõ được nguyên nhân nên hội đồng xử lý quyết định đưa vào tài khoản thu nhập khác, kế toán ghi: Nợ TK338(1): 600.000 Có TK711: 600.000 PHẦN III HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU – CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG CHÂU I - Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Hoàng Châu. Trong những qua cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế quản lý kinh tế hệ thống kế toán của nước ta đã có những đổi mới, tiến bộ đáng kể góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế. Nhà nước đã ban hành hệ thống kế toán mới và không ngừng sửa đổi bổ xung. Trong giai đoạn hiện nay khi nền kinh tế của Đất nước chuyển đổi hẳn sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước. Trong sự cố găng lỗ lực chung của CBCNV trong Công ty TNHH Hoàng Châu phòng kế toán bằng công việc chuyên môn của mình đảm bảo công tác hạch toán kế toán của Công ty kịp thời đầy đủ, chính xác góp phần tham mưu cho lãnh đạo Công ty có được những quyết định chính xác và điều hành sản xuất. Lựa chọn những phương án kinh doanh phù hợp với điều kiện kinh tế nhưng vẫn đảm bảo được lợi nhuận tối đa. 1 - Ưu điểm Với 10 năm xây dựng và trưởng thành Công ty TNHH Hoàng Châu đã không ngừng học hỏi, sáng tạo. Công ty đã trở thành một trong những Công ty xây dựng được tín nhiệm và có định hướng phát triển hữu hiệu. Thành công này thể hiện công tác tổ chức quản lý của Công ty rất khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty. Để được những thành tựu như ngày hôm nay đòi hỏi phải có sự cố gắng tích cực không ngừng của Ban lãnh đạo cũng như của tất cả CBCNV trong toàn Công ty đặc biệt là những đóng góp to lớn của bộ phận kế toán. Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty được xây dựng khoa học phù hợp với yêu cầu của công tác hoạch toán kế toán. Sổ sách kế toán được tập hợp và hạch toán cho từng loại sản phẩm, từng chu kỳ sản xuất kinh doanh tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi quản lý. Về trang thiết bị sử dụng theo chế độ kế toán mới hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ với những mẫu biểu đơn giản, dễ ghi chép, dẽ kiểm tra đối chiếu. Mà Công ty còn áp dụng tin học vào công tác hạch toán, góp phần giảm bớt khối lượng công việc, cùng với cơ cấu lao động ở phòng tài vụ hợp lý đảm bảo lao động theo đúng chuyên môn và cung cấp thông tin nhanh chóng,chính xác, đầy đủ, kịp thời cho Ban lãnh đạo Công ty. Giúp Ban lãnh đạo Công ty đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời trong sản xuất. Về công tác hạch toán kế toán NVL và CCDC tại Công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục đảm bảo độ chính xác và kịp thời của quá trình sản xuất. Các loại vật tư hàng hoá trước khi đưa vào sử dụng đều được theo dõi chặt chẽ. Công ty có tổ chức bộ máy kế toán rất gọn nhẹ và khoa học. Tạo được mối liên hệ giữa các bộ phận với nhau một cách thuận tiện và dễ dàng. Hình thức sổ sử dụng ở công ty hiện nay là hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức ghi sổ đơn giản, thuận tiện, có phần mềm kế toán hỗ trợ. Hiện nay, Công ty TNHH Hoàng Châu đã xây dựng được hệ thống sổ sách kế toán, cách thức ghi chép khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu, mục đích của chế độ kế toán mới, tổ chức công tác kế toán quản trị, kế toán tài chính rõ ràng… Giảm bớt được khối lượng công việc ghi sổ cho kế toán, đáp ứng đầy đủ các thông tin hữu dụng đối với yêu cầu quản lý của Công ty và của các đối tượng khác có liên quan. Công ty TNHH Hoàng Châu đã và đang áp dụng vi tính hóa trong công tác kế toán, sử dụng máy vi tính trong hạch toán kế toán của Công ty. Việc đó đã nâng cao năng suất lao động cho bộ phận Tài chính - kế toán, khối lượng lao động của các nhân viên kế toán được giảm nhẹ, đồng thời tạo được chuyên môn hóa lao động kế toán. Ngoài ra, việc áp dụng máy vi tính còn góp phần cung cấp một cách chính xác, đầy đủ các thông tin cho quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán của Công ty. Để đạt được những thành tựu trên chúng ta không thể không kể đến sự đóng góp quan trọng của bộ phận kế toán. Nhờ đó mà Công ty quản lý tài sản tốt hơn và các nghiệp vụ kinh tế phat sinh được hoạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời, đảm bảo việc thực hiện kịp thời đối với Nhà nước. Nhược điểm. Do cơ chế thị trường thay đổi liên tục Nước ta lại mới ra nhập APTA và tổ chức thương mại quốc tế WTO chính sách mở cửa của Nhà nước làm cho thị trường Nước ngoài thâm nhập mạnh mẽ vào Nước ta, môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi Công ty phải có một định hướng đi mới cho phù hợp với sự phát triển của xã hội. Trong khi đó năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp trong nước còn thấp kém so với nước ngoài dẫn đến thị trường hoạt động trong nước ngày càng bị thu hẹp gây khó khăn lớn nhất của Công ty. Mặc dù có rât nhiều cố gắng trong công tác kế toán nhưng Công ty không tránh khỏi những hạn chế nhất định cần phải khắc phục như sau: Nhà nước ta thường xuyên ban hành và bổ xung những chính sách kinh tế, về chuẩn mực kế toán chưa được hoàn thiện nên đối với Công ty TNHH Hoàng Châu nói riêng cũng như tất cả các doanh nghiệp khác nói chung không thể tránh khỏi những bỡ ngỡ và còn có những hạn chế nhất định trong quá trình triển khai thực hiện các chính sách đó, khiến cho công tác quản lý hoàn toàn mắc phải sai sót gây thiệt hại cho Công ty và Nhà nước. Kế toán tổng hợp tại Công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian, do vậy việc ghi chép kế toán còn bị trùng lập, công tác kiểm tra đối chiếu gặp nhiều khó khăn và bị trì hoãn, ảnh hưởng đến tính kịp thời của công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán. Là một Công ty xây dựng được tín nhiệm nên địa bàn hoạt động rộng, sử dụng rất nhiều các loại NVL và CCDC trong kỳ kế toán có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với số lượng lớn nên việc xác định lượng Nhập - Xuất - Tồn gặp nhiều khó khăn do đó số liệu sau khi xác minh kiểm tra đối chiếu có thể không khớp nhau do số dư cuối kỳ được luân chuyển hoặc vật tư hàng hoá bị hao hụt trong quá trình sản xuất làm giảm tính chính xác của kế toán. Do đặc trưng của Công ty TNHH Hoàng Châu là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và sản phẩm của công ty là những công trình có giá trị lớn, địa điểm xây dựng các công trình ở nhiều khu vực khác nhau. Trong khi đó, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tập trung, các chi nhánh xây dựng công trình hạch toán phụ thuộc, ở mỗi công trình đều có kế toán riêng và định kỳ gửi các chứng từ về phòng kế toán của Công ty để hạch toán tổng hợp. Do đó, việc thu thập thông tin chính xác và kịp thời là một việc không dễ dàng. Từ công trường thi công công trình ở xa chuyển chứng từ về công ty phải mất một thời gian khá lâu, hơn nữa, các công trình có quy mô và giá trị lớn nên các nghiệp vụ phát sinh nhiều, lượng chứng từ rất lớn nên thông tin kế toán rất dễ bị sai lệch, điều này khiến cho việc quản lý và kiểm tra thông tin kế toán một cách chính xác là việc làm rất khó, gây khó khăn cho kế toán quản trị và quản lý doanh nghiệp. Đa số các công trình của công ty đều là công trình quản lý tập trung nên việc quản lý cũng như sử dụng vật liệu chưa được tiết kiệm một cách triệt để. Điều này làm chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tăng cao. Mỗi một công trình đều có kho vật tư riêng, việc quản lý vật tư do thủ kho phụ trách. Việc xuất kho vật liệu được thực hiện giữa thủ kho và người yêu cầu xuất vật tư, kế toán và thủ trưởng đơn vị là người duyệt và xác nhận cho xuất kho vật liệu. Đối với một Công ty lớn như Công ty TNHH Hoàng Châu thì có rất nhiều nghiệp vụ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, tại công trường có kế toán theo dõi và tập hợp chi phí cho công trình đó. Tuy vậy, chỉ kế toán và thủ trưởng thì không thể nào kiểm soát được tất cả hoạt động của các đội công nhân trực tiếp thi công công trình. Chính vì thế, tại công trường đôi khi xảy ra hiện tượng yêu cầu xuất vật tư lớn hơn số lượng cần thiết hay số vật tư không sử dụng hết nhưng không được nhập lại kho mà bị cá nhân bán ra ngoài. Điều này không chỉ gây lãng phí vật tư mà còn làm cho giá thành công trình tăng lên, công ty bị giảm lợi nhuận. Việc quản lý vật tư không triệt để như vậy đã làm ảnh hưởng đến việc kế toán nguyên, vật liệu. Kế toán sẽ tập hợp chi phí sai, số liệu kế toán không còn đáng tin cậy. Việc quản lý và thu hồi phế liệu sau thi công vẫn chưa được Công ty quan tâm đúng mức. Do đặc thù của Công ty là doanh nghiệp xây lắp những công trình dân dụng có giá trị lớn, do đó lượng phế liệu thu hồi cũng có giá trị khá lớn và có thể tái sử dụng. Tuy nhiên, công ty thường xử lý lượng phế liệu là bán ra ngoài thu tiền chứ không tiến hành nhập kho mặc dù trong đó có nhiều loại có thể tái sử dụng để phục vụ cho những hạng mục tiếp theo. Giá bán phế liệu thường thấp hơn rất nhiều so với giá mua vào. Chính vì thế, đối với những loại phế liệu có thể tái sử dụng thì sẽ làm cho Công ty lãng phí một lượng chi phí vật liệu khi phải nhập ngoài và vận chuyển vật liệu phục vụ cho hạng mục xây lắp tiếp sau. Chính những nguyên nhân chủ quan và khách quan đã tạo ra những rào cản hạn chế sự phát triển của Công ty cần phải được khắc phục ngay trong thời gian ngắn nhất. II – Phương pháp và giải pháp hoàn thiện kế toán NVL Và CCDC tại công ty TNHH Hoàng Châu . Qua nghiên cứu trên cả phương diện lý thuyết và thực tiễn chúng ta có thể thấy rõ vai trò quan trọng của Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ và tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ trong quản lý doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty TNHH Hoàng Châu nói riêng thì mọi biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm để nâng cao lợi nhuận là mục tiêu mà các doanh nghiệp luôn hướng tới. Để đáp ứng được yêu cầu đó thì mỗi doanh nghiệp phải hoàn thiện hơn công tác kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ tại đơn vị mình. Với xu hướng hội nhập của nền kinh tế nước ta với nền kinh tế khu vực và nền kinh tế thế giới đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó có kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ ngày càng phải hoàn thiện, phù hợp với chuẩn mực quốc tế. Như vậy, hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một yêu cầu cấp bách mà thực tế đặt ra không chỉ ở Công ty TNHH Hoàng Châu mà đối với tất cả các doanh nghiệp sản xuất. Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ là việc hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ theo những nguyên tắc của chế độ kế toán Việt Nam, nguyên tắc chung cho tất cả các doanh nghiệp. Hạch toán kế toán phải dựa trên các quy định ban hành của Bộ tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, hệ thống tài khoản, chứng từ sổ sách sử dụng và tuân theo các chuẩn mực Việt Nam. Công ty phải thường xuyên cập nhập các thông tin kế toán và các chuẩn mực kế toán mới ban hành, cử cán bộ kế toán đi bồi dưỡng nghiệp vụ, để từ đó ra những phương hướng hoàn thiện phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty. Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dung cụ phải dựa vào đặc điểm tổ chức quản lý, đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc điểm về quy trình công nghệ thực tế tại doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ còn phải xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin kế toán đề ra quyết định quản lý của Ban giám đốc. Trong những doanh nghiệp xây dựng cơ bản, chi phí về Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành công trình (sản phẩm). Việc tăng cường quản lí và hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Đây cũng chính là vấn đề được Công ty quan tâm. III - Điều kiện để thực hiện các giải pháp tại Công ty TNHH Hoàng Châu. Trong những doanh nghiệp xây dựng cơ bản, chi phí về Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành công trình. Việc tăng cường quản lí và hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Đây cũng chính là vấn đề được công ty quan tâm. Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Hoàng Châu, kết hợp với vận dụng lí thuyết và thực tiễn công tác kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ, em xin trình bày một số ý kiến cá nhân nhằm khắc phục những nhược điểm và góp phần hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ của Công ty như sau: Đảm bảo yêu cầu về thông tin kế toán là một yêu cầu rất quan trọng. Chất lượng của kế toán cũng phụ thuộc nhiều vào độ chính xác và kịp thời của thông tin. Do Công ty có sử dụng hệ thống kế toán máy nên đối với những công trình ở xa, việc chuyển chứng từ kế toán về ghi sổ lâu thì kế toán ở các công trình, khi nhận được chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh tại công trình (chủ yếu là nghiệp vụ về nhập, xuất kho vật liệu hay bán phế liệu). Nếu chưa kịp gửi chứng từ về phòng kế toán thì nên lập bảng tổng hợp chứng từ trên máy vi tính và gửi về phòng kế toán qua thư điện tử. Kế toán sẽ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ mà kế toán tại các công trình gửi về để vào sổ hạch toán tổng hợp. Sau này, khi chứng từ gốc đã được gửi về phòng kế toán của công ty thì kế toán sẽ tiến hành đối chiếu với bảng tổng hợp chứng từ gửi về trước đó xem đã khớp đúng và đầy đủ chưa để biết cách điều chỉnh. Việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm sẽ trở nên dễ dàng và chính xác hơn nếu kế toán lập Bảng phân bổ vật liệu. Đến khi cần tập hợp chi phí thì kế toán chỉ cần nhìn vào số liệu tổng của từng TK chi phí và ghi tăng giá trị Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ xuất dùng một cách chính xác và khoa học. Nhằm khắc phục những khó khăn trong việc quản lý vật tư sao cho vật tư không bị thất thoát, giảm chất lượng, Ban lãnh đạo Công ty nên tổ chức những đội kiểm tra đến từng công trình, tổ chức các ban kiểm nghiệm vật tư về cả chất lượng và số lượng để nhanh chóng đưa số liệu về phòng kế toán hạch toán kịp thời và đầy đủ, chính xác. Hiện nay, Công ty đã thực hiện việc kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. Như vậy, kết quả kiểm tra đôi khi có thể không chính xác nhất là với các loại vật liệu có chủng loại và kết cấu phức tạp. Việc theo dõi, kiểm tra số vật tư xuất và còn lại trong kho không được thực hiện thường xuyên mà mỗi năm chỉ thực hiện 2 lần vào đầu tháng 1 và đầu tháng 7, việc thất thoát Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ là điều không tránh khỏi. Vì vậy, việc thiết lập Ban kiểm nghiệm vật tư là hết sức cần thiết, Ban kiểm nghiệm bao gồm các chuyên viên hiểu biết về sản phẩm, về yêu cầu vật tư, định mức vật tư hay việc thực hiện hợp đồng mua bán vật tư,… Căn cứ kiểm nghiệm là các hóa đơn, phiếu nhập kho, xuất kho hay phiếu yêu cầu xuất vật tư và nhu cầu thực tế tại công trường,… Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu có chênh lệch hoặc sai quy cách, phẩm chất thì phải lập biên bản ghi rõ thực trạng vật liệu hiện có để tiện xử lý về sau. Như vậy, thì công tác quản lý vật tư mới được cải thiện và kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ cũng chính xác hơn. Ngoài ra, Công ty cũng nên xem xét viêc cải thiện kho bãi để bảo quản Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ tốt hơn. Các loại vật liệu, ngoài những loại có bao bì hay thùng, hộp bảo quản như xi măng, vôi, các loại nhiên liệu thì hầu hết được để bên ngoài như cát, sỏi, gạch, đá,… vật liệu sẽ bị bụi bẩn, thấm nước, dẫn đến hao hụt, giảm chất lượng. Do đó, việc cải thiện và nâng cấp kho bãi là rất cần thiết vì Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ sẽ được bảo quản tốt, Công ty sẽ tiết kiệm được chi phí do hao hụt về cả số lượng và chất lượng của vật liệu. Việc xây dựng định mức hao hụt Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ cũng nên được xem xét vì trong điều kiện kho bãi bảo quản hiện nay của Công ty thì việc hao hụt Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ là điều không thể tránh khỏi. Việc cải thiện tình hình kho bãi bảo quản không thể giúp Công ty tránh được Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ bị hao hụt giá trị mà chỉ khắc phục phục được phần nào. Cho nên, đối với vật liệu đang được bảo quản trong kho bãi, Công ty nên xây dựng định mức hao hụt Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ . Việc xây dựng định mức này nên giao cho bộ phận kỹ thuật có hiểu biết về vật tư như tính chất, chủng loại, quy cách,… để tính toán mức hao hụt hợp lý và chính xác cho từng loại vật liệu. Công ty cũng nên chú tâm hơn đến việc thu hồi và xử lý phế liệu sau thi công. Để có thể tận dụng được nguồn phế liệu này thì công ty nên giao việc thu hồi, phân loại và xử lý phế liệu cho một bộ phận riêng biệt quản lí, bộ phận này có thể theo dõi cả phần Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ xuất dùng không sử dụng hết, theo đó phế liệu sẽ được phân loại ra, nếu không còn giá trị sử dụng sẽ được bán thanh lý; nêu có thể tái sử dụng thì sẽ tiến hành nhập kho cùng với số vật liệu thừa sử dụng không hết để sử dụng cho thi công những phần tiếp theo. Như vậy sẽ vừa tiết kiệm chi phí vật liệu vừa tiết kiệm chi phí vận chuyển . KẾT LUẬN Trong những năm gần đây với sự thay đổi lớn mạnh của đất nước phù hợp với công cuộc Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước, phù hợp với cơ chế thị trường. Điều kiện sống còn để mỗi doanh nghiệp tồn tại là uy tín chất lượng thì điều kiện không thể thiếu là hệ thống máy móc trang thiết bị hiện đại phù hợp với những dây truyền thi công tiên tiến. Đội ngũ cán bộ công nhân viên, chuyên viên, kỹ sư có nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình với công việc. Đối với ngành xây dựng nói chung và Công ty TNHH Hoàng Châu nói riêng, vấn đề đó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng và là mối quan tâm hàng đầu hiện nay là phải đầu tư đổi mới hệ thống máy móc trang thiết bị đảm bảo các công trình đã và sẽ thi công. Phát triển ngành xây dựng chính là một trong những biện pháp đóng góp một phần công sức của mình vào công cuộc xây dựng, đổi mới đất nước giải quyết việc làm, tăng thu nhập cho người dân. Vì vậy ngành xây dựng phải đảm bảo tốt hơn về công tác tổ chức quản lý công tác kế toán Nguyên vật liệu – Công cụ dụng cụ ngày càng phải được hoàn thiện hơn. Qua quá trình học tập ở trường và thời gian tìm hiểu thực tế công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán Nguyên vật liệu – Công cụ dụng cụ nói riêng ở Công ty TNHH Hoàng Châu. Được sự chỉ đạo và giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo hướng dẫn và các cán bộ kế toán trong công ty, em đã hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp về đề tài “ Kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Hoàng Châu ”. Trên cơ sở lí luận và thực tế, qua quá trình làm chuyên đề em đã rút ra được nhiều bài học bổ ích và nhìn nhận vấn đề một cách trực quan và sâu sắc hơn, cụ thể trong công tác kế toán Nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ em đã thu nhận được những kiến thức: Về lí luận: Em đã trau dồi được những kiến thức về cơ sở lí luận, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xây lắp. Đồng thời cũng khái quát được nội dung công tác hạch toán chi tiết và tổng hợp Nguyên vật liệu- Công cụ dụng cụ một cách khoa học và lôgic. Về thực tế: Những trải nghiệm thực tế qua thời gian đã giúp em có được cái nhìn trực quan giữa lí thuyết và thực tế. Hiểu được phương thức quản lí Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ và trình tự hạch toán kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Hoàng Châu. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Hoàng Châu em thấy được công tác kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ ở công ty đã đạt được những thành tựu nhất định. Công tác quản lý và kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ là công việc lớn và phức tạp. Do trình độ và kiến thức còn hạn chế cộng với thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề của em chỉ đề cập được một số mảng trong công tác kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Hoàng Châu, dưới góc độ là một sinh viên thực tập em xin đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản lý kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ ở Công ty. Với vốn kiến thức được thầy cô giáo hướng dẫn truyền đạt cùng với thời gian thực tập có sự giúp đỡ của các cán bộ phòng ban công ty en đã có cơ hội để kết nối vốn hiểu biết còn ít ỏi của mình với thực tế hoạt động của Công ty. Tuy cũng có nhiều cố gắng học hỏi thực tế, áp dụng lý thuyết về Kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ dã được học trên ghế nhà trường để viết bài nhưng do thời gian thực tập còn hạn chế nên trong thời gian hoàn thành chuyên đề này em không thể tránh khỏi việc mắc phải những sai sót. Em kính mong sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, đặc biệt là giáo viên hướng dẫn chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Cô giáo PGS – TS Nguyễn Thị Lời, cùng toàn thể các bộ phòng kế toán nói riêng và cán bộ công ty nói chung để chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Cô giáo PGS – TS Nguyễn Thị Lời người đã dìu dắt và dậy bảo em những cơ sở lý luận cơ bản để em có thể tự tin hơn bước vào thực tế, cùng toàn thể ban lãnh đạo, Các cô chú phòng Tài chính - Kế toán của Công ty TNHH Hoàng Châu đã tạo điều kiện thuận lợi cho em tìm hiểu và nghiên cứu Chuyên đề: Kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ tai Công ty TNHH Hoàng Châu. Em xin trân thành cảm ơn! Hưng yên, Tháng 5 năm 2009 Sinh viên Hoàng Thị Thu Thuỷ MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU…………………………………………………..…….………… 1 Phần 1. Tổng quan về Công ty TNHH HOÀNG CHÂU……..………… 3 I - Quá trình hình thành và phát triển Công ty……………….…………………… 3 1. Thời gian thành lập Công ty………...………………….…….…..……………….. 3 2. Những thời điểm mang tính bước ngoặt……………...…………………….. ..….. 3 3. Các chi tiêu phản ánh quá trình hình thành phát triển của Công ty..…………... 4 II - Đặc điểm tổ chức, quản lý của Công ty…………..…………..……….…….…... 5 1.Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty ……………………………….....……………. 5 2. Đặc điểm tổ chức của Công ty……………….………………..………………….. 7 3. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý………………… 7 III – Quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty…. ……………………………… 8 IV - Tổ chức công tác kế toán………………………………………………………. 9 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán….……………… ……..….................................... 9 2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán……..………….. 10 3. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty……..…………………..……………. 12 Phần II - Thực trạng công tác kế toán NVL và CCDC tại Công Ty TNHH Hoàng Châu………………………………………………………………… 15 I – Khái quát chung về NVL và CCDC tại Công Ty TNHH Hoàng Châu………………. 15 1. Khái niệm NVL ………………..…………………………........................................... 15 2. Đánh giá NVL và CCDC……………………………………………………………. 16 2.1. Đánh giá NVL vá CCDC nhập kho …………………………………………………. 16 2.2.Đánh giá NVL và CCDC xuất kho…………………………………………………… 17 3. Phân loại NVL và CCDC……………………………………………………………... 18 3.1. Phân loại NVL………………………………………………………………………… 18 3.2. Phân loại CCDC………………………………………………………………………. 19 II - Hạch toán chi tiết NVL – CCDC tại Công Ty………………………………………… 20 1 - Chứng từ sử dụng và thủ tục Nhập kho , Xuất kho…………………………………... 20 1.1. Chứng từ sử dụng …………………………………………………………………… 20 1.2. Thủ tục nhập kho……………………………………………………………………. 20 1.3. Thủ tục xuất kho…………………………………………………………………….. 28 2 – Phương pháp chi tiết………………………………………………………………… 31 III - Hạch toán tổng hợp NVL – CCDC tại Công Ty…………………………………… 39 3.1. Kế toán tổng hợp nhập NVL – CCDC……………………………………………… 39 3.2. Kế toán tổng hợp xuất NVL – CCDC……………………………………………… 45 3.3. Kiểm kê NVL…………………………………………………………………………. 55 Phần III – Hoàn thiện kế toán NVL – CCDC tại Công ty TNHH Hoàng Châu............................................................................................................... 57 I – Đánh giá thực trạng kế toán NVL – CCDC tại Công ty TNHH Hoàng Châu……………………………………………………………………………………... 57 1. Ưu điểm……………………………………………………………………………….. 57 2. Nhược điểm……………………………………………………………………………. 59 II – Phương pháp và giải pháp hoàn thiện kế toán NVL – CCDC tại Công ty TNHH Hoàng Châu……………………………………………………………………………………….. 62 III - Điều kiện để thực hiện các giải pháp tại Công ty TNHH Hoàng Châu ……………. 63 KẾT LUẬN…………………………………………………………………………………. 67 Bảng 2.10. Sổ chi tiết nguyên vật liệu Trích sổ chi tiết vật liệu tháng03 năm 2009 Công ty TNHH Hoàng Châu SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM HÀNG HÓA 15211013 – Đá 1x2, đơn vị tính: m3 Kho: Kho Công ty Tháng 03, năm 2009 tồn ĐK: 300 36.000.000 Ngày ghi sổ Số hiệu Chứng từ, ngày Diễn giải TK Đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú lượng Tiền lượng Tiền lượng Tiền 01/03/09 682 01/03/09 Bùi Văn Hòa- CT-Nhập kho phục vụ thi công 33112 120.000 600 72.000.000 900 108.000.000 01/03/09 3294 01/03/09 Xuất kho vật tư cho ông Phạm Xuân Khương 62117 120.000 600 72.000.000 300 36.000.000 04/03/09 691 04/03/09 Vũ Huỳnh Linh- Nhập kho vật tư phục vụ thi công 33112 120.000 600 72.000.000 900 108.000.000 05/03/09 694 05/03/09 Vũ Huỳnh Linh- Nhập kho vật tư phục vụ thi công 33112 120.000 600 72.000.000 1500 180.000.000 05/03/09 3318 05/03/09 Xuất kho vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu 62117 120.000 600 72.000.000 900 108.000.000 ……. …….. ……. ……………… …… ….. …… …… ……. …… ……. …….. ……. 22/03/09 3458 22/03/09 Xuất kho vật tư cho ông Phạm Xuân Khương 62117 125.000 300 36.000.000 1500 187.500.000 22/03/09 3459 22/03/09 Xuất kho vật tư cho ông Nguyễn Hữu Tú tổ NC 6232, 621 125.000 600 72.000.000 900 108.000.000 24/03/09 747 24/03/09 Hồ Ngọc Tú- Nhập kho vật tư phục vụ thi công 33112 125.000 600 75.000.000 1500 183.000.000 24/03/09 3469 24/03/09 Xuất kho vật tư cho ông Phạm Xuân Khương 6232, 621 125.000 300 36.000.000 1200 147.000.000 24/03/09 3475 24/03/09 Xuất kho vật tư cho ông Phạm Xuân Khương 62117 125.000 600 75.000.000 600 72.000.000 24/03/09 3477 24/03/09 Xuất kho vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ NC 62117 125.000 300 36.000.000 300 36.000.000 Tổng Cộng 9.000 696.800.000 9000 696.800.000 300 36.000.000 Ngày 31háng 03năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 2.11. Bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn (Trích bảng kê lũy kế nhập, xuất, tồn tháng 03 năm2009) Công ty TNHH Hoàng Châu Kho: Kho Công ty Bảng kê lũy kế nhập-xuất-tồn Tháng 03/2009 TT Diễn giải Đvị tính Mã số Tồn đầu kì Nhập Xuất Tồn cuối kì Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Nguyên liệu, vật liệu 152 949853573 1321611527 898112482 1373352582 Xi măng kg 15201 118993750 110902175 8500 8091575 1 Xi măng Hoàng Thạch 15201001 125000 118993750 116500 110902175 8091575 Sắt thép kg 15202 797006931 225718856 262935920 1756 759789867 2 Thép VISD kg 15.202.008 1756 17430909 1050 17430909 3 Thép 1 ly kg 152020032 408 5692796 1000 133000 358 5057878 4176 15967918 … … … … .. . …. …… ……. … …… ……. 10 Đá 1x2 M3 15211013 300 36000000 9000 696.800.000 9000 696.800.000 300 36000000 Gạch 15211 3000 2619000 83286000 7048000 6000 4899000 45 Gạch lỗ SG Viên 15211013 3000 2619000 90000 69618000 90000 69618000 3000 2619000 46 Gạch đinh SG Viên 15211016 18000 13668000 12000 8430000 3000 2280000 Công cụ, dụng cụ 1531 50278610 146503181 14835696 100 50093295 Bảo hộ lao động 153101 10350977 1131000 1405500 94 10076477 128 Quần áo bảo hộ Bộ 153101001 110 5060000 10 460000 4 4600000 … …… …. …….. …… ….. ……. ……. ……. ….. …. …. 136 Quần áo thợ điện Bộ 153101057 15 1110000 9 666000 444000 Công cụ, dụng cụ khác 153102 1845111 11674381 9773122 4 3746370 Tổng cộng 1000132147 1336261908 912948178 1423445877 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người lập biểu -37- Kếtoántrưởng SỎ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY Chủ tịch hội đồng Quản trị Ban Giám đốc Phòng kế toán Phòng kế toán tiếp thị Phòng kỹ thuật Phòng vật tư thiết bị Phòng tổ chức hành chính Ban ĐHDA Khu vực Hà Nội Ban ĐHDA khu vực Quảng Bình Đội CT1 Đội CT1 Ban ĐHDA khu vực Sơn La Ban ĐHDA khu vực Phú Thọ Đội CT3 Đội CT4 Đội i CT3 Đội CT4 Đội CT7 Đội CT12 Đội CT8 Đội CT9 Đội CT10 Đội CT11 6 Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Châu Địa chỉ: Văn Lâm – Hưng Yên BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng 03 năm 2009 STT Ghi có tài khoản Ghi nợ các tài khoản Tài khoản 152 Tài khoản 153 152- 1 152- 2 152- 3 A B 1 2 3 4 Tk 621 13.800.000 TK 627 TK 642 Cộng 13.800.000 0 0 0