Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu ở công ty Charoen Pokphand Việt Nam

bộ phòng kế toán cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo hướng dẫn và sự cố gắng của bản thân em đã tìm hiểu toàn bộ công tác kế toán của công ty. Đặc biệt em đi sâu vào nghiên cứu công tác kế toán nguyên vật liệu làm cơ sở cho đề tài. Do thời gian thực tập ngắn, trình độ chuyên môn chưa cao, kinh nghiệm thực tế còn có nhiều hạn chế cho nên chắc chắn đề tài khó tránh khỏi những sai sót. Do vậy, em rất mong nhận được ý kiến chỉ bảo của các thầy cô giáo, các cán bộ phòng kế toán công ty Charoen Pokphand Viet Nam để chuyên đề này được hoàn chỉnh hơn. PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY I. Khái quát chung về đơn vị thực tập 1, Tên Doanh nghiệp: Công ty TNHH Charoen Pokphand Việt Nam ( gọi tắt là Công Ty C.P) 2, Giám đốc hiện hành của Doanh nghiệp: Suwes/W 3, Địa chỉ: Thị trấn Xuân Mai – Huyện Chương Mỹ – Hà Tây 4, Điện thoại: 0343.840501 – 507 5, Fax: 0343.840416 6, Quyết định thành lập: Giấy phép đầu tư số 1587/GP vào năm 1993 7, Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH 8, Hình thức sỡ hữu vốn: 100% vốn đầu tư nước ngoài 9, Lĩnh vực kinh doanh: Sản phẩm nông nghiệp. 10, Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất thức ăn chăn nuôi, con giống, thiết bị chăn nuôi, tổ chức chăn nuôi và gia công trong dân. 11, Năng lực hiện tại của Công ty: - Tổng số vốn đầu tư: 30.000.000 USD - Vốn pháp định: 10.500.000 USD - Thời gian hoạt động: 40 năm - Tổng diện tích đất sử dụng 25.5 ha - Nhà máy thức ăn gia súc và xưởng dụng cụ chăn nuôi 10 ha - Trại giống gà bố mẹ 14 ha - Nhà máy ấp trứng 1.5 ha - Quy mô kinh doanh: Nhà máy thức ăn gia súc sản xuất thức ăn chăn nuôi để bán và sử dụng nội bộ với công suất 216.000 tấn / năm. Trại gà giống bố mẹ có khả năng nuôi 120.000 gà giống để sản xuất trứng ấp chuyển sang nhà máy ấp trứng để sản xuất ra gà con giống thịt và giống trứng với số lượng 12 triệu con/ năm. Tổ chức chăn nuôi gia công gà thịt trong dân để giúp nông dân tăng thu nhập. Nhà máy sản xuất dụng cụ chăn nuôi chuyên sản xuất dụng cụ, thiết bị bằng kim loại và bằng nhựa dùng trong chăn nuôi. Trước cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải là một doanh nghiệp nhạy bén với cơ chế,Công ty C.P là một công ty đạt được những ưu điểm đó. Do phương châm của C.P Group là tiến hành với phương thức “quy trình khép kín” nên C.P luôn tìm tòi mở rộng quan hệ kinh tế, thu hút được khối lượng lớn các công việc sản xuất, tìm tòi mở rộng thị trường, tận dụng được công suất máy móc, thiết bị hiện có, tạo được nguồn sản xuất ổn định, một mặt đáp ứng được nhu cầu thị trường mặt khác đảm bảo việc làm cho công nhân viên và đem lại lợi nhuận cao cho khách hàng từ việc mua sản phẩm có chất lượng cao với giá cả phải chăng. II: Tìm hiểu chung về tổ chức công tác kế toán của đơn vị 1, Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Để thực hiện công tác kế toán, thống kê và tài chính ở Công ty TNHH Charoen Pokphand thì phải tổ chức bộ máy kế toán. Theo cơ chế tổ chức quản lí của nước ta hiện nay, tổ chức thống nhất công tác tài chính kế toán, thống kê ở các đơn vị kinh tế cơ sở và do phòng kế toán thực hiện. Bộ máy kế toán là tập thể cán bộ, nhân viên kế toán cùng công tác để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê và công tác tài chính ở tổ chức. Xuất phát từ các đặc điểm tổ chức sản xuất. tổ chức quản lý cũng như các đặc điểm của kế toán để phù hợp với điều kiện, trình độ quản lý. Công ty TNHH Charoen Pokphand Việt Nam tổ chức hình thức kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán tài vụ của công ty. Nhiệm vụ của phòng là thực hiện chế độ hạch toán tổng hợp tự chủ tài chính trong doanh nghiệp phù hợp với luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Quản lý các loại vốn của công ty. Quản lý các loại quỹ của công ty. Xây dựng các phương án, dự án đầu tư, kế hoạch tài chính thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách, thanh quyết toán công nợ và thực hiện các chế độ quy định Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán thống kê, kế toán và báo cáo tài chính hiện hành theo chế độ kế toán Việt Nam. Thực hiện công tác kế toán thống kê, phân tích các hoạt động kinh tế. Kiểm tra giám sát toàn bộ tình hình hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Giám đốc Tài chính Kế toán trưởng Kế toán nhập xuất (NVL) Kế toán thành phẩm (TAGS) Kế toán tập hợp chi phí, TSCĐ Kế toán tiền lương, BHXH Thủ quỹ Kế toán tổng hợp và tính giá thành sản phẩm. 2. Chức năng từng bộ phận của phòng kế toán. - Giám đốc tài chính: Là người quản lý chung tình hình kế toán trong doanh nghiệp. Cùng với tổng giám đốc và giám đốc kinh doanh đưa ra các biện pháp nâng cao quản lý và mang lại lợi nhuận cao cho công ty. - Kế toán trưởng: cùng với giám đốc tài chính phân tích đánh giá số liệu qua các báo cáo. - Kế toán Nguyên vật liệu: Hàng ngày theo dõi số hàng được nhập vào qua hợp đồng mua hàng. Làm phiếu nhận hàng, lập phiếu chi trả tiền nguyên vật liệu khi có hoá đơn và theo dõi tài khoản phải trả cho người bán, cả khách hàng trong nước và khách hàng nước ngoài. Theo dõi tình hình nhập xuất NVL đưa vào sản xuất kinh doanh. - Kế toán bán hàng: Theo dõi tình hình bán thức ăn gia súc hàng ngày qua phiếu xuất kho và hoá đơn bán hàng.Kiểm tra tình hình thu tiền hàng ngày qua giấy thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng(nếu khách hàng chuyển khoản). Kiểm tra theo dõi tài khoản phải thu của khách hàng. Bên cạnh đó kế toán bán hàng còn có nhiệm vụ tính chiết khấu, hoa hồng, và bán hàng trả lại cho khách hàng. Cuối tháng phải kiểm tra doanh thu có khớp với số lượng hàng bán ra hay không. - Kế toán tập hợp chi phí: Hàng ngày có nhiệm vụ lập phiếu chi phát sinh và phân loại chi phí: chi phí quản lý, chi phí bán hàng, chi phí sản xuất chung. Kiêm luôn việc theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định. - Kế toán tiền lương: Phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của cán bộ công nhân viên. Tính đúng, đủ, kịp thời tiền lương, quản lí chặt chẽ việc sử dụng và chi tiêu quỹ lương, các khoản chi trả theo lương, các chế độ về BHXH, BHYT, KPCĐ. - Thủ quỹ: Thu, chi tiền mặt hàng ngày và thu chi qua ngân hàng có nhân viên theo dõi số dư và số phát sinh trong tháng tại các ngân hàng có mở tài khoản của công ty và quản lý quỹ tiền mặt. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ kiểm tra các nghiệp vụ trên, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Báo cáo lại cho kế toán trưởng và cùng kế toán trưởng lập và kiểm tra bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh. 3. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán. Hiện nay công ty C.P đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới của bộ Tài chính và đồng thời sử dụng cả hệ thống kế toán Anh bởi công ty C.P là một công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài. Căn cứ vào tình hình quản lý thực tế công ty nên bộ máy kế toán của công ty đã áp dụng ghi sổ theo hình thức nhật ký chung để phù hợp với mô hình của bộ máy và trình độ của nhân viên kế toán nhằm đảm bảo số liệu kịp thời trên cơ sở đáp ứng được chế độ các loại sổ kế toán ở công ty được theo dõi chi tiết. Hình thức này vừa đơn giản, dễ làm, vừa tránh được ghi chép trùng lặp, bên cạnh đó cũng rất thuận tiện trong việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Các loại sổ kế toán công ty đang sử dụng: - Sổ Nhật ký chung: là sổ kế toán cơ bản dùng để ghi lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản theo trình tự thời gian và làm căn cứ để ghi sổ cái. - Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của sổ cái dùng để vào bảng cân đối số phát sinh và bảng cân đối kế toán. - Các sổ chi tiết: là sổ dùng để ghi chép, phản ánh chi tiết và cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên các sổ kế toán tổng hợp không phản ánh hết được. Trình tự ghi sổ. - Hạch toán tổng hợp: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào máy các nghiệp vụ kế toán phát sinh, máy sẽ chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung, Sổ Cái, cuối tháng cộng số liệu của Sổ Cái vào bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo kế toán. - Hạch toán chi tiết: Các chứng từ gốc sau khi dùng là căn cứ để nhập dữ liệu vào máy. Số liệu trên sổ tổng hợp sẽ được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để vào các sổ chi tiết của từng tài khoản. Cuối tháng tổng cộng số liệu chi tiết để chuyển vào bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái sẽ được dùng để lập báo cáo cuối tháng. (Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức NKC ở công ty Charoen pokphand VN) 4. Các chế độ và phương pháp kế toán áp dụng: 1, Hệ thống tài khoản: áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới của bộ Tài chính và đồng thời sử dụng cả hệ thống kế toán Anh bởi công ty C.P là một công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài. 2, Chế độ kế toán áp dụng: Kế toán Việt Nam. 3, Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức nhật ký chung 4, Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01/N, kết thúc 31/12/N 5, Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam 6, Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo số lượng và giá trị thực tế 7, Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Theo giá hạch toán 8, Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kiểm kê định kỳ 9, Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ PHẦN II: KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU * Đặc điểm chung về nguyên vật liệu sử dụng: Là công ty chế biến thức ăn gia súc, sản phẩm của công ty sản xuất ra là sản phẩm nông nghiệp. Do vậy nguyên liệu được sử dụng trong sản xuất của công ty có những đặc thù riêng. Để tạo ra sản phẩm công ty phải sử dụng một khối lượng tương đối lớn về nguyên liệu, phong phú đa dạng về chủng loại và mang những đặc điểm riêng khác nhau. Đại đa số nguyên liệu sản xuất là sản phẩm ngành nông nghiệp như ngô, khoai, sắn, đậu nành... nhưng bên cạnh đó công ty còn sử dụng cả sản phẩm của ngành ngư nghiệp như: bột cá... Khối lượng các loại nguyên liệu sử dụng rất khác nhau, có những loại nguyên liệu được sử dụng với khối lượng lớn như: Ngô, sắn, đậu nành, bột cá... nhưng có những loại nguyên liệu sử dụng rất ít như: Premix, vi lượng, thuốc kháng sinh... Nguồn cung cấp nguyên liệu của công ty là do công ty tự khai thác từ thị trường trong nước, thị trường nước ngoài và đều được mua theo giá thoả thuận. Do đó, công ty có quan hệ với nhiều đối tượng cung cấp nguyên liệu và lựa chọn các đối tượng phù hợp sao cho vừa đủ để sản xuất theo đơn đặt hàng và nhu cầu của thị trường, vừa giảm chi phí nguyên liệu, tránh mất mát, hư hỏng. Hầu hết tất cả các loại nguyên liệu sử dụng trực tiếp đồng thời chi phí nguyên liệu lại chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất cho nên chỉ một biến động nhỏ về chi phí nguyên liệu là có thể ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Do nguyên liệu chính của công ty là sản phẩm chính của ngành nông nghiệp nên công ty luôn phải có biện pháp thu mua, vận chuyển, sử dụng, bảo quản tốt, tránh ẩm mốc hao hụt làm ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất của công ty, và giá thành của sản phẩm. Đồng thời tính toán sao cho các chi phí giảm xuống mức tối thiểu như chi phí vận chuyển, bốc dỡ... sử dụng nguyên liệu tiết kiệm mà vẫn mang lại hiệu quả cao. Phân loại nguyên vật liệu: Phân loại nguyên vật liệu là việc sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định thành từng nhóm. Nhờ vậy để quản lí tốt nguyên vật liệu trong nhà máy. Việc sử dụng vật liệu trong các phân xưởng ở Công ty C.P có rất nhiều loại với quy cách phẩm chất, công cụ kinh tế, mục đích sử dụng, nguồn hình thành khác nhau. Trong điều kiện đó nhất thiết phải phân loại vật liệu thì mới có thể tổ chức quản lí và hạch toán chặt chẽ vật liệu được. Các cách phân loại vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau về nội dung kinh tế, công dụng và tính năng. Để có thể quản lí và tổ chức một cách chặt chẽ hạch toán chi tiết tới từng thứ, loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết của Công ty C.P thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Do nguyên liệu ở công ty đa dạng về chủng loại cho nên công tác kế toán phải đòi hỏi tiến hành phân loại nguyên liệu theo một trình tự phương pháp khoa học. Căn cứ vào nội dung công dụng kinh tế của nguyên liệu trong quá trình sản xuất. Việc phân loại nguyên liệu được chia thành 3 loại như sau: Nguyên liệu thô (Raw Material): ngô, rỉ mật, gạo, bột sữa... Hỗn hợp (Premix ) Thuốc thú y (Medicine). Nhờ có cách phân loại này là cơ sở để Công ty C.P xác định được định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, là cơ sở để tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Danh mục NVL 2. Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. a. Cách tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Charoen Pokphand Việt Nam là một công ty sản xuất thức ăn gia súc thuộc loại lớn bởi vậy nguyên liệu nhập kho không chỉ có mua trong nước (của những người trực tiếp sản xuất ra nguyên liệu và những cửa hàng lương thực...) mà còn nhập khẩu từ nước ngoài về. Vì thế cách tính giá ở đây ta có thể phân ra như sau. Nguyên vật liệu mua trong nước. - Nếu mua trực tiếp của người nông dân (hàng nông sản), thì sau khi giao hàng một ngày kế toán lập phiếu trả tiền và trả tiền mặt. Nếu mua nguyên vật liệu của các công ty thương mại: Khách hàng bán vận chuyển đến công ty vì thế chi phí vận chuyển được tính vào giá thành thực tế ghi trên hoá đơn. Ví dụ 1: Ngày 21/08/2007 mua tấm gạo của ông Công Ty TNHH Minh Hiền theo số phiếu nhận hàng 003182 (Hoá đơn 20833 ) Trọng lượng tịnh: 19.532kg Đơn giá : 2.150 đ/kg Giá vốn thực tế = Trọng lượng * đơn giá = 19.532 * 2150 = 41.993.800 Nguyên vật liệu nhập khẩu. Nguyên liệu này chủ yếu mua từ chi nhánh khác của tập đoàn C.P , vì thế khi nhập nguyên liệu thì chi phí vận chuyển phân bổ phải được phân bổ cho từng loại trước khi tính giá thực tế nhập kho, vật liệu mua ngoài đánh giá theo giá vốn thực tế bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn và chi phí thực tế (trong đó chi phí thu mua thực tế bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, cân đo, thuê bãi...) b. Cách đánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Khi xuất kho công ty áp dụng phương pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền để tính giá thực tế nguyên liệu xuất kho. Cách tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Đơn giá thực tế của nguyên liệu xuất kho = Giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ ++ Giá thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ Số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ ++ Số lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ == Đơn giá thực tế nguyên vật liệu xx Số lượng nguyên vật liệu xuất dùng Ví dụ: Trong tháng 8 năm 2007 trên sổ chi tiết nguyên vật liệu tấm gạo #C có số liệu như sau: Số dư đầu kỳ : 125.310 Nhập trong kỳ : 95.670 Đơn giá : 2.157 Đơn giá : 2.150 Thành tiền : 270.293.670 Thành tiền : 207.603.900 Cuối tháng tính được đơn giá thực tế nguyên liệu xuất kho là: 270.293.670 + 205.690.500 = 2.154đ 125.310 + 95.670 Đây chính là đơn giá thực tế của tấm gạo xuất dùng trong tháng 3. Chứng từ kế toán sử dụng kế toán nguyên, vật liệu. Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có căn cứ chứng từ. Chứng từ kế toán là bằng cứ xác minh nội dung kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian hoàn thành của chúng. Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán được sử dụng để ghi nhận thông tin kế toán vào các bản chứng từ kế toán. Tổ chức ghi nhận thông tin vào chứng từ kế toán là một công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị. Nội dung công việc tổ chức này là tổ chức hạch toán ban đầu ở các bộ phận trong đơn vị và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ nội sinh. Đối với Công ty C.P thì tuỳ thuộc vào kế toán tăng nguyên vật liệu hay kế toán giảm nguyên vật liệu mà có các chứng từ kế toán khác nhau. a. Chứng từ kế toán tăng nguyên vật liệu: Do Công ty C.P nhập kho nguyên vật liệu chủ yếu là mua ngoài nên có các chứng từ liên quan là: Hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu Hoá đơn Giấy phép ra vào nhà máy Phiếu kiểm hoá chất lượng Phiếu nhập hàng Phiếu nhận hàng Phiếu chi * Hợp đồng cung cấp nguyên liệu: HỢP ĐỒNG MUA BÁN Số: 35/2007/CCHH Căn cứ vào các quyết định hiện hành của pháp luật Việt Nam Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên Hôm nay ngày 01/09/2007, Tại Xuân Mai – Chương Mỹ – Hà Tây, chúng tôi gồm có: BÊN A: CÔNG TY TNHH MINH HIỀN - Địa chỉ: Tổ 4 – Văn Quán – Văn Mỗ – Hà Đông – Hà Tây - Điện thoại: 0343.542706 Fax: 0343.542706 - Tài khoản: 421104030042 Tại ngân hàng No &PTNT Hà Đông - Mã số thuế: 050044729 - Do ông: Nguyễn Hữu Thuy – Giám đốc – làm đại diện BÊN B: CÔNG TY TNHH CHAROEN POKPHAND VN - Địa chỉ: Thị trấn Xuân Mai – Chương Mỹ – Hà Tây - Điện thoại: 0343.840501 /7 Fax: 0343.840416 - Tài khoản: 102010000242875 Tại ngân hàng công thương Hà Tây chi nhánh Xuân Mai. Mã số thuế: 0500232714 Do ông: Arthit Nukookit – Giám đốc kinh doanh - làm đại diện. Hai bên đã bàn bạc và thống nhất: Bên A đồng ý bán , bên B đồng ý mua lô hàng Tấm gạo với các điều kiện và điều khoản sau: Điều1: Quy cách, trọng lượng, đơn giá và trị giá: Trọng lượng: 19.532 kg Đơn giá: 2.150đ/Kg Trị giá: 41.933.800 đ (Bằng chữ: Bốn mươi mốt triệu, chín trăm ba mươi ba nghìn, tám trăm đồng) Ghi chú: Giá trên là giá giao tại nhà máy của Công ty C.P Điều 2: Giao hàng 1, Thời hạn giao hàng: 21/09/2007 2, địa điểm giao hàng: Tại kho nguyên liệu của Công ty C.P Điều 3: Thanh toán 1, Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản 2, Thời gian thanh toán: Thanh toán sau 15 ngày kể từ khi nhận hàng tại kho bên B và hoá đơn tài chính của bên A Điều 4: Trách nhiệm của mỗi bên 2, Trách nhiệm của bên A - Đảm bảo giao hàng như ghi tại điều 1 và điều 2 của bản hợp đồng này - Cung cấp cho bên B hoá đơn GTGT - Thông báo trước ngày giao hàng cho bên B ít nhất 5 ngày để bên B có thời gian chuẩn bị. - Chịu phạt 10% giá trị hợp đồng trong trường hợp không giao hàng cho bên mua đúng hạn 1, Trách nhiệm của bên B: - Đảm bảo nhận hàng đúng thời gian quy định tại điều 2 và thanh toán đúng thời hạn quy định tại điều 3. - Chuẩn bị đầy đủ nhân lực và vật lực để tiếp nhận hàng khi có thông báo của bên A. Điều 5: Các điều khoản chung 1, Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản và điều lệ của hợp đồng này. Bên nào tự ý gây trở ngại cho việc thực hiện hợp đồng thì phải chịu phạt theo quy định của hợp đồng này. 2, Bất cứ khiếu nại nào của bên B về chất lượng hàng hoá phải được thông báo cho bên A trong vòng 25 ngày kể từ ngày giao hàng để hai bên thương lượng giải quyết. Nếu quá thời hạn trên bên A không chịu trách nhiệm về số hàng đã được giao. 3, Mọi khiếu nại của bên B phải gửi cho bên bán bằng văn bản trong vòng 25 ngày kể từ ngày nhận hàng. mọi tranh chấp trước hết phải giải quyết bằng thương lượng, nếu không đạt được thoả thuận sẽ đưa ra trung tâm trọng tài kinh tế để giải quyết, phí trọng tài và các phí khác do bên thua kiện chịu. 4, Các phụ lục nhằm sửa đổi, bổ sung của hợp đồng này đều phải có sự nhất trí của hai bên và được làm bằng văn bản. Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lí như nhau kể từ ngày kí. Đại diện bên A Đại diện bên B Chủ kinh doanh Giám đốc kinh doanh Nguyễn Hữu Thuy Arthit Nukookit * Hoá Đơn giấy phép ra vào nhà máy * Phiếu Kiểm hoá chất lượng PHIẾU KIỂM HOÁ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM Số:… Họ tên ngươig yêu cầu: Nguyễn Thị Hoài Ngày tháng: 21/08/2007 Gửi tới : Phòng KCS Đơn vị: Phòng SXKD Nội dung yêu cầu: Kiểm hàng vật liệu mua về Tấm gạo … KẾT QUẢ KIỂM TRA STT Tên NVL Phương pháp kiểm tra Yêu cầu kỹ thuật Kết quả kiểm tra 1 Tấm gạo 30% không ẩm mốc Đạt … … … … … Kết luận : Đạt yêu cầu để nhập kho Người yêu cầu Người kiểm tra Người duyệt * Phiếu nhập hàng * Phiếu nhận hàng * Phiếu chi Căn cứ vào nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch bán hàng và đưa cho phòng sản xuất . Dựa vào kế hoạch này phòng sản xuất có kế hoạch xuất nguyên vật liệu, đồng thời kế hoạch này được đưa cho phòng thu mua, phòng thu mua sẽ lên kế hoạch đi khai thác thị trường và thu mua nguyên vật liệu . Công ty là nơi đánh giá cuối cùng về chất lượng hàng nhập và quyết định nhập hay không nhập hàng. Khi khách hàng đến bán nguyên vật liệu cho công ty phải mang theo hoá đơn, hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu đã kí với phòng thu mua. Khi xe bán nguyên vật liệu tới nhà máy thì phải tuân theo các bước sau : - Khách hàng phải đăng kí với bảo vệ, bảo vệ sẽ in giấy phép ra vào nhà máy (trên giấy này thể hiện được tên người cung cấp, số thứ tự, số xe, tên nguyên vật liệu cần nhập), sau đó sẽ chuyển giấy này cho phòng KCS. - Khi có giấy phép ra vào KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng 30% số hàng nhập theo từng loại hàng. + Nếu không đạt chất lượng KCS sẽ viết vào phiếu kiểm hoá chất lượng không đạt và trả lại hàng. Khách hàng trả lại phiếu cho bảo vệ và được phép mang hàng ra khỏi cổng nhà máy. + Nếu đạt chất lượng KCS sẽ viết phiếu kiểm hoá và chuyển cho phòng cân cùng với giấy phép ra vào nhà máy. - Theo thứ tự phòng cân sẽ gọi xe vào cân hàng, lúc này trong máy vi tính có trọng lượng hàng nhưng phòng cân chưa in ra phiếu cân. Trường hợp cân xe quá tải (Ví dụ như container) sẽ cân hai lần : lần một cân đầu xe, lần hai cân đuôi xe. Sau khi cân xe xong phòng cân in phiếu nhập hàng (Good accepting form -3 liên ) rồi chuyển cho KCS. - KCS là người có trách nhiệm nhập hàng tại kho cùng với nhân viên của kho. Lúc này KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu lần hai. Nếu đạt chất lượng, KCS sẽ viết số lượng nhập vào phiếu nhập hàng và chuyển cho phòng cân sau khi đã có sự kí duyệt của trưởng phòng, chỉ giữ lại một liên. - Sau khi đã nhập hàng xong lái xe trở lại cân xe (xe không có hàng )để biết được trọng lượng thật của hàng sau khi trừ đi trọng lượng xe. Lúc này phòng cân sẽ in phiếu cân, phiếu nhận hàng (Good receiving form - 3 liên) Giao cho khách hàng liên của khách hàng. Phòng cân sẽ trả lại giấy phép ra vào nhà máy cho khách hàng sau khi đã đóng dấu đầy đủ. Sau tất cả các bước trên, cuối ngày 2 liên còn lại của phiếu nhập hàng và phiếu nhận hàng được chuyển về kế toán và bộ phận kho. Sau khi đã hoàn tất thủ tục nhập hàng và sau khi đã nhận được tất cả các chứng từ liên quan kế toán sẽ tiến hành in phiếu nhận hàng có giá vốn của hàng nhập theo hoá đơn và hợp đồng. Phiếu nhập gồm có ba liên: + Một liên cho khách hàng + Một liên cho thủ kho + Một liên được giữ cùng hoá đơn và hợp đồng trong phiếu chi thanh toán tiền bán nguyên vật liệu cho khách hàng. Các chứng từ liên quan đến quá trình nhập hàng được sắp xếp đúng nơi qui định, đảm bảo khoa học hợp lí cho việc bảo quản vật tư và tiện cho việc theo dõi xuất kho và thanh toán với người bán. b, Chứng từ kế toán giảm nguyên vật liệu Kế toán giảm nguyên vật liệu thì bao gồm giảm do xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và giảm do các nguyên nhân khác. ở Công ty C.P Nguyên vật liệu giảm hầu hết là do xuất dùng cho sản xuất, chứng từ sử dụng bao gồm: - Phiếu yêu cầu xuất vật tư CHAROEN POKPHAND VIETNAM CO., LTD. XUÂN MAI - CHƯƠNG MỸ -- HÀ TÂY Số: 141301 PHIẾU YÊU CẦU XUẤT VẬT TƯ Ngày: 23/09/2007 Phân Xưởng: PX1 Thời gian: 9.30 Tên nhân viên: Mr Hưng STT Tên NVL Số lượng Trọng Lượng Ghi chú 1 Tấm gạo #C 18.150 Kg 2 Ngô #3 102.815 Kg ..... ..... .... ..... Cộng 855.190 Kg ..................... ................... Thủ kho xuất Thủ kho nhận - Phiếu xuất kho: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu và nhu cầu sản xuất thực tế. Bộ phận sản xuất ghi danh mục nguyên vật liệu cần dùng về số lượng, quy cách, phẩm chất sau đó trình lên cho giám đốc nhà máy, sau khi đã kí duyệt thì thủ kho làm thủ tục xuất kho.Dựa vào kế hoạch sản xuất hàng ngày, phòng kho sẽ nhập số lượng nguyên liệu theo kế hoạch sản xuất và in phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đựơc lập thành 3 liên : - Liên 1 : lưu tại kho Liên 2 : Cho nhân viên trực tiếp nhận nguyên vật liệu Liên 3 : Chuyển cho kế toán Phiếu xuất kho được minh hoạ theo phiếu xuất kho số 003945ngày 23/09/07 Phieu xuat kho 4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công ty C.P áp dụng theo phương pháp thẻ song song vì nó phù hợp với điều kiện,tình hình cụ thể của công ty. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu được căn cứ vào những chứng từ sau: Phiếu nhập nguyên vật liệu Phiếu xuất nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành ở công ty như sau : Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép , phản ánh hàng ngày tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ sau đó ghi thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu. Mỗi thẻ kho được mở gồm ít hay nhiều tờ sổ tuỳ theo khối lượng của một hay nhiều lô hàng xếp theo cây nguyên liệu được xuất dùng. Thủ kho theo dõi nguyên vật liệu theo sơ đồ kho và kiểm tra hàng ngày số liệu tồn kho. Sơ đồ được lưu phai và kiểm tra nội bộ tại kho. Cuối tháng thủ kho tổng hợp số tồn trên thẻ kho theo cây nguyên vật liệu và chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất được sắp xếp theo từng nhóm nguyên vật liệu chuyển cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán . (Mẫu Thẻ Kho) the kho Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm kho theo cây nguyên liệu . Kế toán tổng hợp số liệu trên bảng kiểm kê kho để kiểm tra tính hợp lý giữa số liệu mua hàng với số liệu xuất kho. Bảng kiểm kê này có xác nhận của kế toán và thủ kho kèm theo bảng điều chỉnh nguyên liệu sau khi kiểm kho(có chữ ký của kế toán trưởng và trưởng kho). 5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng Kế toán theo dõi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong máy để kiểm tra tình hình nhập - xuất – tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cơ sở để theo dõi sổ chi tiết nguyên vật liệu là các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên sau khi đã được đối chiếu kiểm tra số lượng khớp đúng. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết Bảng TH N-X - T KT THợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu So chi tiet nguyen vat lieu Số liệu chi tiết nguyên vật liệu được tạo thành quyển, mỗi loại nguyên vật liệu được theo dõi trên một tờ sổ riêng biệt. Máy tự chuyển số liệu theo từng cột trong sổ như sau: + Cột số liệu chứng từ : Căn cứ vào số hiệu của chứng từ nhập xuất trong tháng. +Số tồn đầu tháng: mang số tồn cuối tháng trước ở sổ chi tiết loại nguyên vật liệu đó chuyển sang. + Các cột như trích yếu, nhập, xuất, tồn thì căn cứ vào số lượng, giá đơn vị, thành tiền của mỗi loại chứng từ. + Số tồn cuối kỳ = Số tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ Cuối sổ chi tiết nguyên vật liệu từng loại nguyên liệu kế toán cộng các chỉ tiêu theo cột để đối chiếu với thủ kho đồng thời tính giá thực tế nguyên liệu xuất kho và nguyên liệu tồn kho cuối kỳ theo cách tính như sau : Cách tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: - Tính tổng số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. - Tính tổng giá trị thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ - Tính đơn giá bình quân theo phương pháp bình quân gia quyền từ đó tính được giá thực tế xuất kho bằng cách lấy số lượng xuất nhân với đơn giá bình quân. Ví dụ : Ngày 25 tháng 9 xuất kho 23.854 kg tấm gạo C ,đơn giá bình quân đã được tính ở phần đánh giá nguyên vật liệu. Vậy giá thực tế vật liệu xuất kho của tấm gạo là : 23.854 x 2.154 = 51.381.516 PHẦN III: KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU Đồng thời với hạch toán chi tiết là hạch toán tổng hợp tại Công ty TNHH Charoen Pokphand Việt Nam áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hình thức sổ kế toán NKC được áp dụng cho công tác kế toán nói chung và phương pháp kê khai hàng tồn kho được áp dụng cho việc kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1. Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu là : TK 611 : Mua hàng. TK 1331 : Thuế VAT đầu vào được khấu trừ. TK 621 : Chi phí vật liệu trực tiếp. TK 331 : Phải trả người bán. Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như : 112, 111, 152 Vì phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại công ty theo phương pháp kiểm kê định kỳ nên đầu kỳ máy tự kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng 8 : Nợ TK 611: 43.470.868.020 Có TK 152 : 43.470.868.020 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình nhập xuất nguyên vật liệu được kế toán kiểm tra và theo dõi qua quy trình phần mềm kế toán. 2. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại công ty Charoen Pokphand Việt Nam chủ yếu là hàng nhập khẩu. Nguồn hàng nhập từ các nước Trung Quốc, Mỹ, Australia...., hàng mua trong nước là những nông sản được mua theo vụ mùa( ngô, sắn, tấm....). - Đối với hàng mua trong nước, khi hàng được nhập vào kho, căn cứ theo hợp đồng nguyên vật liệu được nhập kho theo giá vốn thực tế trên phiếu nhận hàng.Theo như phiếu nhận hàng số 063482 ngày 21/09 thông qua quy trình nhập hàng: Nợ TK 611: 44.993.800 Nợ TK 133 : 2.099.690 Có TK 331 : 44.093.490 Sau khi nhận được hợp đồng với các điều khoản đã ký kết giữa hai bên và hoá đơn thanh toán của bên bán của ông Nguyễn Hữu Thuỵ. Kế toán lập phiếu chi tiền trả cho khách hàng bằng tiền chuyển khoản: Nợ TK 331 : 44.093.490 Có TK 112 : 44.093.490 Khi có ủy nhiệm chi của ngân hàng, kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản trên phiếu chi tiền. Máy nối mạng và chuyển số liệu vào sổ chi tiết phải trả cho người bán, sổ mua hàng và các sổ khác có liên quan. Kế toán theo dõi công nợ của khách hàng thông qua sổ chi tiết phải trả cho người bán. Sổ chi tiết phải trả cho người bán được lập thành từng quyển, mỗi khách hàng được theo dõi trên tờ sổ riêng biệt. Sổ phản ánh tình hình nhập hàng và số tiền phải trả cho người bán trong tháng. Cách lập như sau: + Cột chứng từ: Căn cứ vào số hiệu của chứng từ nhập hàng trong tháng theo ngày nhập hàng. + Cột diễn giải: Diễn giải số tiền trả cho người bán trong tháng. + Cột TK đối ứng: Chỉ các tài khoản có liên quan đối ứng với TK 331 khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập hàng. +Các cột số phát sinh và số dư thì căn cứ vào giá trị thực tế của hàng nhập tính số tiền phải trả cho khách hàng. Cuối sổ chi tiết phải trả cho người bán, số tiền cột số phát sinh được cộng để từ đó căn cứ theo số dư đầu kỳ tính số tiền còn lại phải trả cho khách hàng. (Sổ chi tiết phải trả cho người bán- TK331) TK331 Có những mặt hàng phải thu mua tại Cần Thơ( Dầu cá, cám gạo) Thủ Dầu (Cám mì, Tấm)..., trọng lượng thanh toán được tính theo đầu cân tại cảng. Công ty Charoen Pokphand Việt Nam có đặt một chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh để giao dịch mua hàng cho C.P Xuân Mai. Khi hàng được bàn giao tại cảng, chi nhánh chuyển cho phòng kế toán các chứng từ sau: + Hợp đồng mua hàng + Hoá đơn GTGT của hàng mua + Hợp đồng vận chuyển + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Biên bản bàn giao nhận vận chuyển hàng + Quyết định vận chuyển hàng hoá nội bộ Sau khi hoàn tất thủ tục nhập hàng tại kho Xuân Mai, kế toán chuyển trả tiền cho khách hàng theo hợp đồng đã ký với khách hàng. Việc vận chuyển do chi nhánh kí hợp đồng với bên vận chuyển. Sau khi đối chiếu hàng về với biên bản giao nhận tại cảng số hàng thiếu hụt nếu quá 0.5% trọng lượng hàng, bên vận chuyển sẽ bị phạt tiền khi thanh lý hợp đồng. - Đối với hàng nhập khẩu, hàng được nhập tại cảng Hải Phòng và được vận chuyển về kho Xuân Mai. Tất cả chi phí nhập hàng đều được tập hợp về phòng kế toán sau khi đã làm đầy đủ thủ tục nhập hàng tại cảng. Vì nguyên vật liệu sản xuất chủ yếu nhập kho là nhập khẩu nên chi phí phát sinh lớn và tương đối nhiều, kế toán phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đảm bảo cho giá thực tế vật liệu nhập kho. Trong tháng 9 Potential Trading Ltd có bán cho công ty một lô hàng bột ngô(Corn Gluten Meal) của Mỹ.Hàng và chứng từ về 13/09 với hình thức chuyển khoản 15 ngày sau khi nhận hàng. Vì sản xuất liên tục và sử dụng phần mềm kế toán theo mạng lưới toàn công ty,nên sau khi qua thủ tục nhập hàng kế toán phải tính toán tạm thời giá trị hàng nhập (bao gồm cả cước phí vận chuyển, phí và bảo hiểm...). Số Hoá đơn: PT/VN/2007-158 Số tiền : 63.576,55$ (Tỉ giá hạch toán: 16.236 VND/$) Lượng hàng nhập: 199.424 kg Căn cứ theo tỉ giá tại thời điểm hạch toán, số tiền trên hoá đơn: 1.032.228.866 Phí nhập hàng và vận chuyển từ cảng Hải Phòng về Xuân Mai: 23.050.000 Thuế nhập khẩu : 103.657.000 Phí bảo hiểm : 3.269.368 Tổng giá trị hàng: 1.162.205.234 Đơn giá hạch toán của bột ngô nhập kho : 1.162.205.234/ 199.424=5.828đ/kg Hàng nhập khẩu và người bán được chia theo mã số để quản lý. Hàng bột ngô với mã số (IM5151) mã của công ty Potential Trading Ltd 015217. Khi hàng được nhập về qua mạng máy tính của công ty, kế toán phải tính toán tạm thời giá trị hàng, sau khi nhập dữ liệu máy tự định khoản: Nợ TK 611: 1.162.205.234 Có TK 331 :1.032.228.866 ( Sổ chi tiết phải trả 015217) Có TK 333: 103.657.000 Có TK 335 : 26.319.368 ( Phí bảo hiểm, phí vận chuyển nguyên vật liệu từ cảng về kho Xuân Mai được hạch toán qua TK335- chi phí phải trả) Ngày 28/09 kế toán lập phiếu trả tiền tại ngân hàng Bangkok (tỉ giá 16.286 VND/$). Căn cứ theo tỉ giá thực tế tại thời điểm thanh toán, kế toán hạch toán: Nợ TK 331(015217): 1.032.228.866 Nợ TK 413 : 3.178.828 Có TK 112 : 1.035.407.693 Cuối tháng, bộ phận thu mua sau khi làm biên bản thanh lý với cảng Hải Phòng và bên công ty vận chuyển sẽ chuyển chứng từ về phòng kế toán. Sau khi tính toán giá trị thực tế nhập hàng, kế toán lập phiếu trả tiền (PV#07090132) cho cảng và bên vận chuyển: Nợ TK 335: 26.494.990 Nợ TK 133: 2.305.000 Có TK 112: 28.799.990 Như vậy, chi phí nhập hàng kế toán hạch toán thấp hơn giá trị thực tế 175.622 VND, lúc này kế toán có bút toán điều chỉnh để tính vào đơn giá thực tế trong kỳ: Nợ TK 611: 175.622 Có TK 335: 175.622 Đơn giá thực tế: (1.162.205.234+175.622)/199.424= 5.829đ/kg 3. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Khi hàng được nhập vào kho nguyên liệu, hàng ngày theo yêu cầu kế hoạch sản xuất thủ kho xuất nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất. Vì quy trình kế toán được lập trình theo mạng, vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ là cơ sở tính đơn giá bình quân cho vật liệu xuất kho. Khi phiếu xuất kho được nhập dữ liệu, trị giá vật liệu xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. Căn cứ vào Phiếu xuất kho 03945 ngày 21/09 trị giá vật liệu xuất kho: Nợ TK 621 : 1.925.468.000 Có TK 611 : 1.925.468.000 Số tiền này được thể hiện trên sổ cái TK611, sổ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu và các sổ khác có liên quan. Vì đặc tính của nguyên vật liệu là hàng nông sản nên mục đích chính là xuất dùng cho sản xuất nên công ty không xuất nguyên liệu theo quản lý và các yêu cầu khác. Cuối tháng, Bảng tổng hợp nhập –xuất - tồn nguyên vật liệu được lập để lấy số liệu đối chiếu trên sổ cái và lập báo cáo tồn kho. Để lập được bảng tổng hợp này, kế toán phải căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu trong kỳ phù hợp với từng loại vật liệu. Bảng này tổng hợp theo từng nhóm nguyên liệu cho ta thấy tình hình biến động của từng loại nguyên liệu về mặt số lượng và giá cả. Cách lập bảng tổng hợp xuất nhập tồn nguyên liệu : Cột mã số nguyên liệu : Ghi chú mã từng loại nguyên liệu. Cột tên nguyên liệu : Ghi tên của từng loại nguyên liệu. Cột nhập trong kỳ : Căn cứ vào tổng số ở cột số lượng và cột thành tiền phần nhập của từng thứ nguyên liệu trên sổ chi tiết nhập xuất tồn nguyên liệu để ghi cho từng thứ nguyên liệu tương ứng. Cột xuất trong kỳ : Căn cứ vào tổng số cột số lượng và cột thành tiền phần xuất của từng thứ nguyên liệu trên sổ chi tiết nhập xuất tồn để ghi cho từng thứ vật liệu tương ứng. - Cột tồn cuối kỳ : Tồn đầu kỳ +Nhập - Xuất Căn cứ theo bảng tổng hợp này, giá trị thực tế vật liệu xuất kho trong tháng 9/2007 được hạch toán: Nợ TK 621: 77.969.057.600 Có TK 611 : 77.969.057.600 Sau khi hoàn tất việc kiểm kho và tổng hợp kế toán nguyên vật liệu, Kế toán kiểm tra vật liệu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và xuất dùng trong kỳ từ đó kiểm tra tính hợp lý của đơn giá nguyên vật liệu chuyển sang kỳ sau. Cuối tháng trị giá nguyên vật liệu tồn cuối kỳ trên TK 611 được kết chuyển sang TK152 . Nợ TK 152 : 61.838.604.201 Có TK 611: 61.838.604.201 Trình tự kế toán tại công ty Charoen Pokphand Việt Nam theo hình thức Nhật ký chung. Căn cứ vào các chứng từ gốc hàng ngày máy tự chuyển dữ liệu vào sổ Nhật ký chung, từ số liệu trên sổ Nhật ký chung để vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp ( Trích dẫn Sổ Nhật ký Chung và sổ Cái TK611) sổ cái TK 611 PHẦN IV: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CHAROEN POKPHAND VIỆT NAM. 1. Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán Nguyên vật liệu tại công ty. Sau khi đầu tư vốn kinh doanh vào Việt Nam, công ty Charoen Pokphand Viet Nam không ngừng phát triển và lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã tìm ra hướng đi đúng đắn, kịp thời đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế thị trường, sản xuất kinh doanh đảm bảo có lãi, hoàn thành mọi nghĩa vụ với nhà nước Việt Nam và không ngừng nâng cao thu nhập cho nhân viên toàn công ty. Cùng với sự phát triển của công ty,công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt đáp ứng yêu cầu về quản lý và hạch toán của công ty. Trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán đồng đều và ngày càng được nâng cao, giúp giám đốc tài chính thực hiện được sự lãnh đạo tập trung ,thống nhất của mình đối với công tác kế toán ở công ty, phù hợp với tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý kinh tế. Công tác kế toán nguyên vật liệu về cơ bản đã đảm bảo phản ánh được một cách đầy đủ vào hệ thống các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất kho nguyên liệu. Các trình tự, thủ tục chứng từ ban đầu được thực hiện khá chặt chẽ, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đã kết hợp ở mức độ nhất định cho phép đáp ứng kịp thời thông tin cho lãnh đạo và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung cũng như công tác nguyên vật liệu nói riêng. Trong quá trình thực tập tại công ty Charoen Pokphand Viet Nam trên cơ sở lý luận kết hợp với thực tiễn, em nhận thấy rằng công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty bên cạnh những ưu điểm còn có những hạn chế nhất định cần được cải tiến, điều chỉnh lại cho phù hợp với yêu cầu quản lý của nền kinh tế thị trường và đúng chế độ quy định. a) Phân loại nguyên vật liệu Công ty đã dựa vào vai trò công dụng của nguyên vật liệu để phân loại theo nhóm có nguồn gốc và tinh chế giống nhau. Việc phân loại như vậy rất hợp lý đối với điều kiện sản xuất của công ty. Việc sử dụng sơ đồ theo dõi các cây nguyên liệu, sắp xếp và bảo quản mang tính khoa học chặt chẽ và thống nhất phù hợp với việc xử lý thông tin trên mạng máy tính. Phân loại vật liệu như vậy là hợp lý, tuy nhiên do vật liệu có nhiều loại, quy cách phẩm chất khác nhau mà công ty chưa phân loại một cách chi tiết cụ thể đặc biệt là chưa phân loại nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ xuất dùng cho sản xuất. b) Đánh giá nguyên vật liệu Vì đặc điểm nguyên vật liệu có khối lượng lớn, nhập xuất diễn ra hàng ngày nên có sự biến động. Yêu cầu của kế toán phản ánh một cách kịp thời tình hình nhập xuất nguyên vật liệu một cách trung thực thống nhất với nguyên tắc vật liệu được đánh giá theo giá thực tế. Tại công ty việc mua nguyên vật liệu trực tiếp trong nước phản ánh được giá thực tế của vật liệu nhập kho, nhưng với hàng nhập khẩu thì vật liệu nhập kho được xác định theo giá hạch toán nếu xuất dùng ngay cho sản xuất như vậy thì vật liệu xuất kho không phải là giá thực tế. c) Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu Quá trình nhập nguyên vật liệu tại công ty thể hiện rõ những ưu điểm trong việc quản lý nhập xuất nguyên vật liệu. Công việc này đảm bảo tính khoa học, hợp lý đối với loại nguyên vật liệu có tính chất cân, đo, đong đếm(kg) và tính chất hao hụt mất mát xảy ra tương đối lớn. d) Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Việc sử dụng máy tính vào quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu nên công việc được tiến hành nhanh đảm bảo cho việc theo dõi và kiểm tra của kế toán. Do lập thẻ kho chi tiết cho từng lô hàng nhập mà kế toán có thể nắm bắt được tình hình nhập xuất vật liệu. Tuy nhiên, kế toán chưa thể đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết vì thẻ kho mở theo lô hàng nhập mà sổ chi tiết mở theo từng loại vật liệu. e) Hệ thống sổ kế toán Với quy mô sản xuất của công ty tương đối lớn, hình thức kế toán là hình thức “ Nhật ký chung”. Đây là một hình thức được sử dụng phổ biến có nhiều ưu điểm phù hợp với quy trình công nghệ, phần mềm kế toán ở mức đọ xử lý thông tin cao. g) Kế toán tổng hợp nhập- xuất nguyên vật liệu Việc tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ chưa phù hợp với tình hình sản xuất của công ty. Với khối lượng nhập xuất vật liệu lớn và thường xuyên biến động như vậy, đến cuối tháng kế toán mới kiểm kho thì việc xác định được giá thực tế vật liệu xuất kho theo Phiếu xuất kho là chưa đúng. Vì theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Trị giá vật liệu = Trị giá vật liệu + Trị giá vật liệu - Trị giá vật liệu xuất kho tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn đầu kỳ. Trong quá trình hình thành và phát triển, công ty Charoen Pokphand Việt Nam đã gặp nhiều khó khăn trong việc thích ứng với chế độ kế toán tại Việt nam. Một công ty với 100% vốn nước ngoài, hệ thống kế toán sử dụng song song với hệ thống kế toán Việt nam là hệ thống kế toán của Anh. Nhưng trước những khó khăn đó công ty đã không ngừng hoàn thiện, phát triển để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh. Qua quá trình tìm hiểu thực tế công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty em mạnh dạn đóng góp một số ý kiến nhằm nâng cao công tác kế toán nói riêng và hiệu quả trong quá trình sản xuất nói chung. 2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty Charoen Pokphand Việt Nam. a) Phân loại Nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ Vì vật liệu xuất dùng để sản xuất thức ăn gia súc nên căn cứ theo hàm lượng Protein trong nguyên vật liệu để phân loại nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Nhóm hàng nông sản có hàm lượng Protein cao và chiếm nhiều thành phần trong thức ăn gia súc nên có thể được coi là nguyên vật liệu chính, nhóm nguyên vật liệu vitamin, khoáng, thuốc kháng sinh có tính chất làm phụ gia và tăng cường kháng thể cho vật nuôi nên được coi là nguyên vật liệu phụ. Sau khi đã phân loại nguyên vật liệu chính và phụ kế toán chi tiết bằng việc mở tài khoản chi tiết nguyên vật liệu tại công ty. b) Đánh giá nguyên vật liệu. Theo như bảng mục phân loại nguyên vật liệu tôi nhận thấy cùng một loại nguyên vật liệu nhưng có của nhiều nước khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu được đánh mã số theo dõi, ví dụ: Bột thịt xương (Australia) -572020201 Bột thịt xương (Italia) -572022401 Bột thịt xương (Newzeland) -572022401 Nếu để một mã số để nhập xuất nguyên vật liệu thì máy sẽ tính bình quân tất cả các lô hàng nhập xuất trong tháng (vì theo yêu cầu sản xuất không phải xuất kho hết một lô nguyên liệu mới xuất dùng đến lô sau) thì giá thực tế của vật liệu không đảm bảo tính hợp lý và chính xác. Do đó kế toán có thể chia chi tiết theo các nhóm nguyên vật liệu( bột thịt xương, dầu cá..) và lập số thứ tự theo chi tiết của các nhóm hàng đó. Nhóm Bột thịt xương được nhập từ nhiều nước khác nhau, mỗi một mã số có thể được lập thứ tự theo lô hàng để có thể xác định giá thực tế nguyên vật liệu một cách hợp lý vì đơn giá nhập nguyên vật liệu có hàm lượng protein khác nhau, chi phí vận chuyển khác nhau . Ví dụ: Trong tháng 8 về hai lô bột thịt xương( Australia) Lô 1: 9.500 kg kế toán đánh mã số vật liệu: 572020201 Lô 2: 8.500 kg kế toán đánh mã số vật liệu: 572020202 c) Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Thẻ kho được mở ngay tại kho theo từng cây nguyên vật liệu. Thể hiện trên thẻ kho là số lượng nhập xuất vật liệu trong tháng. Đồng thời với việc mở thẻ kho là mở sổ chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, như vậy nếu căn cứ trên số chi tiết này thì việc đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết chưa đầy đủ. Kế toán phải cộng tất cả số lượng trên thẻ kho đế đối chiếu với tổng số trên sổ chi tiết, như vậy việc kiểm tra không đảm bảo độ tin cậy giữa số liệu kế toán và số liệu thực tế tại kho. Kế toán nên mở sổ chi tiết cho từng cây nguyên liệu ( mở theo thẻ kho) từ đó việc đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết cho thẻ kho với sổ chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu đảm độ tin cậy dễ đối chiếu và dễ kiểm tra. d) Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Với một quy trình công nghệ thường xuyên liên tục, nếu kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ là chưa phù hợp. Theo hệ thống máy tính đang sử dụng tại công ty thì việc tính trị giá thực tế vật liệu là theo phương pháp kê khai thường xuyên. Việc theo dõi số liệu xuất kho được kế toán tiến hành kiểm tra hàng ngày đối chiếu cùng báo cáo của máy sản xuất và lượng cám còn tồn cuối ngày trước trong bồn. Nếu tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên thì hàng ngày, thủ kho sẽ cùng kế toán kiểm tra vật liệu tồn cuối ngày theo sơ đồ tại kho và đối chiếu với số liệu trên máy vi tính. Như vậy, sau khi khoá ngày kế toán có thể xác định được trị giá vật liệu tồn kho. Theo tính chất sản xuất và theo đặc tính nguyên vật liệu thì việc áp dụng kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là hợp lý đảm bảo cho công tác theo dõi và kiểm tra trị giá vật liệu nhập xuất kho . KẾT LUẬN Trên đây là toàn bộ đề tài “Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Charoen Pokphand Việt Nam” Trong thời gian thực tập kết hợp nghiên cứu giữa lý thuyết và thực tế em nhận thấy để cho kế toán phát huy được vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám đốc một cách chặt chẽ toàn diện tài sản và tiền vốn của công ty ở mỗi khâu của quá trình sản xuất nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao thì việc hoàn thành công tác kế toán của công ty là một yêu cầu tất yếu. Trong một quá trình sản xuất sản phẩm vấn đề nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng, công tác kế toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp cho nhà quản lý nắm bắt tình hình để có biện pháp chỉ đạo sản xuất, để quản lý tốt nguyên vật liệu thì công tác kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình thu mua bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu. Nếu sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý tiết kiệm sẽ góp phần làm giảm chi phí tăng lợi nhuận cho công ty. Qua thời gian thực tập ở công ty, với trình độ còn hạn chế chưa có kinh nghiệm thực tế về công tác kế toán sản xuất kinh doanh. Tuy cũng đã rất cố gắng song báo cáo thực tập này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô giáo và các cán bộ nhân viên phòng kế toán của công ty để đề tài này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đặc biệt là cô Phan Thị Hồng Thắm đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Hà Tây, ngày ….. tháng …. năm 2007. Sinh viên thực tập TRẦN THỊ THUỶ PHẦN NHẬN XÉT ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ MỤC LỤC