Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng tương lai mới

ơn vị. + Phòng Tổ chức Lao động - Tiền lương - Hành chính: Có nhiệm vụ tham mưu cho cấp Đảng uỷ và Giám đốc Công ty về các lĩnh vực như xây dựng phương án mô hình tổ chức sản xuất, công tác quản lý cán bộ, quản lý lao động tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. + Phòng Kế hoạch: Có chức năng lập kế hoạch SXKD, kiểm tra các đơn vị thực hiện chỉ tiêu kế hoạch. Tham gia đấu thầu các công trình, giúp Giám đốc soạn thảo hợp đồng giao khoán chi phí sản xuất cho các đơn vị trực thuộc. + Phòng Kỹ thuật và Quản lý thi công: Có nhiệm vụ giám sát chất lượng, an toàn, tiến độ thi công các công trình của toàn Công ty, tham gia nghiên cứu, tính toán các công trình đấu thầu, chủ trì xem xét các sáng kiến cải tiến, áp dụng tiến bộ KHKT, tổ chức hướng dẫn về đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ của Phòng với đơn vị trực thuộc. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới: 2.1.3.1. Bộ máy kế toán: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, tính chất và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động, sự phân cấp quản lý, tình hình trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin, trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên mà Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán. Các Đội thi công trực thuộc có bộ phận kế toán với mô hình cơ cấu gọn nhẹ để thu nhập - xuất vật tư, tính và phân bổ CPSXC .. ghi chép và theo dõi sổ chi tiết như sổ chi tiết về vật liệu, tiền lương, chi phí sản xuất của các công trình thi công. Vào cuối tháng hoặc định kỳ thì các chứng từ gốc ở các Đội thi công đều đem về Công ty giao nộp kiểm tra định khoản và ghi chép phản ánh trên các sổ sách có liên quan. Việc hạch toán các khoản tiền tạm ứng, TGNH, tiền vay ngân hàng, thanh toán với bên giao thầu, về TSCĐ, về kinh doanh các quỹ của doanh nghiệp và lập các báo cáo tài chính đều do Phòng kế toán của công ty đảm nhận. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN,THU CHI TIỀN MẶT, TGNH, TIÈN LƯƠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PT-PT NỘI BỘ THEO DÕI PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬTTƯ, TSCĐ, KIÊM THỦ QUỸ KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH KẾ TOÁN Ở CÁC ĐỘI THI CÔNG CÔNG TRÌNH + Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán: - Bộ phận kế toán ở các Đội thi công công trình: thu thập và xử lý chứng từ ban đầu, ghi chép, theo dõi một số sổ chi tiết như sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết tài khoản 331,131…Ngày 25 hàng tháng, giao nộp chứng từ về Công ty để kiểm tra, định khoản. - Bộ phận kế toán Công ty: Trên cơ sở chứng từ của kế toán các Đội gửi lên, phòng Kế toán Công ty tổng hợp số liệu, lập báo cáo chung toàn Công ty. Để phù hợp với đặc điểm sản xuất xây dựng hình thức sổ kế toán hiện đang sử dụng trong hạch toán kế toán của Công ty là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. 2.1.3.2. Hình thức sổ kế toán: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú: 2.2. Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu của Công ty. 2.2.1. Đặc điểm của vật liệu, và quản lý nguyên vật liệu của Công ty: Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới là đơn vị chủ yếu hoạt động trong công tác xây dựng cơ bản, nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm từ 70 - 80% giá trị tổng sản lượng, mà vật liệu sử dụng trong xây dựng nói chung rất đa dạng phong phú. Để thi công các công trình, cần rất nhiều loại vật liệu khác nhau được tập kết tại chân công trình nên việc quản lý vật liệu ở Công ty cũng gặp không ít những khó khăn. Do điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi: Thuận lợi trong việc thu mua các nguyên vật liệu mang tính chất và chính sách giao khoán công trình cho từng đội sản xuất nên Công ty không bố trí một hệ thông kho tàng mà chủ yếu là những bãi dự trữ nguyên vật liệu ngay dưới chân công trình. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng ngay mà không qua chế biến như: các loại cát, sỏi, đá ... Những loại vật liệu này không có hệ thống kho mà thường để ngoài trời. Do vậy hao hụt tự nhiên thường cao. Do đặc điểm của vật liệu trong xây dựng có đặc thù riêng nên việc bảo quản phải sạch sẽ, thoáng mát không ẩm ướt. Đối với vật tư chịu ứng lực như các loại sắt, thép... thường có giá trị cao nhưng nếu không bảo quản tốt sẽ bị rỉ nên cần phải bao bì cẩn thận tránh mưa nắng. Đối với xi măng phải thường xuyên kiểm tra, phải đảo lại tránh bị hoá đá. Do đặc điểm sản phẩm của Công ty nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ tổng chi phí và trong giá thành, vì chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng hay giá thành vật liệu cũng ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu của Công ty có nhiều loại: Có loại có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, nên Công ty chỉ tiến hành phân bổ một lần vào chi phí xây lắp công trình. Tuy nhiên có một số nguyên vật liệu có giá trị nhỏ nhưng lại cần thiết trong quá trình sản xuất như đảm bảo yêu cầu quản lý, đảm bảo cho an toàn lao động và quá trình thi công. Do vậy phải quản lý tốt nguyên vật liệu ở tất cả các khâu. Có như vậy mới đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Là một Doanh nghiệp xây lắp, sản phẩm của Công ty thường là những công trình cầu, cống, đường giao thông, đường điện, trạm biến áp, các công trình dân dụng có quy mô vừa, nhỏ, mang tính đơn chiếc, thời gian thi công không dài lắm. Nguyên vật liệu đa dạng phong phú và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí và giá thành, hoạt động xây lắp được tiến hành ngoài trời chịu ảnh hưởng lớn của điều kiện tự nhiên, ảnh hưởng đến việc quản lý tài sản vật tư và ảnh hưởng tiến độ thi công. Do vậy những đặc điểm chủ yếu đó, để đạt được hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh mang lại lợi ích kinh tế, Công ty tăng cường đầu tư những máy móc thiết bị vào trong sản xuất, tổ chức cơ cấu sản xuất. Ngoài ra Công ty cũng không ngừng hoàn thiện các biện pháp để quản lý và sử dụng vật liệu đạt hiệu quả cao hơn, làm giảm hao hụt tự nhiên, mất mát, hư hỏng, tránh lãng phí, góp phần làm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty được thực hiện tại Kho và Phòng kế toán. - Tại Kho chỉ quản lý vật liệu về mặt số lượng và chủng loại. - Phòng kế toán quản lý về mặt số lượng và giá trị. Trong sản xuất xây lắp, có những loại vật liệu như cát, sỏi, đá... dùng cho công trình được tập kết lại chân công trình, thường được để ngoài trời không có điều kiện che đậy, nên rất dễ bị hao hụt tự nhiên, những loại vật liệu chịu lực như: sắt thép... có giá trị cao nhưng không bảo quản tốt rất dễ bị mau rỉ, xi măng nếu để lâu, bảo quản không tốt sẽ bị hoá đá. Do vật liệu trong xây lắp có những đặc thù riêng và do vật liệu sử dụng cho các công trình có khối lượng lớn, việc tổ chức mua rất tiện lợi, để làm giảm đi hư hỏng, mất mát, công ty thường chỉ dữ trữ một khối lượng vật liệu hợp lý. Căn cứ vào tiến độ thi công của các công trình, hạng mục công trình mà các đội có kế hoạch thu mua dữ trữ vật liệu, tránh không gây ứ đọng vốn làm giảm chất lượng của vật liệu và giảm hao hụt, mất mát nhưng vẫn đảm bảo cho quá trình thi công được diễn ra bình thường đúng tiến độ thi công. Để tạo ra được những công trình có chất lượng cao, bên cạnh việc đảm bảo kỹ thuật thì chất lượng chủng loại vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng công trình cho nên công tác quản lý vật liệu về chất lượng chủng loại luôn được Công ty quan tâm. Cụ thể, căn cứ vào bản thiết kế các Đội phải có kế hoạch thu mua từng loại nguyên vật liệu đúng với số lượng chủng loại, quy cách, phẩm chất và chất lượng đã đề ra trong thiết kế. Có những vật liệu định kỳ vào cuối quý và cuối năm tổ chức kiểm tra các kho để kịp thời phát hiện ra những vật liệu bị mất phẩm chất và có biện pháp kịp thời đối với vật liệu đó, không đưa vật liệu bị kém và mất phẩm chất vào sản xuất. Có vậy Công ty luôn sản xuất ra những công trình có chất lượng cao, giảm bớt chi phí bảo hành sản phẩm và nâng cao uy tín của Công ty. Chi phí nguyên vật liệu ở Công ty luôn chiếm tỷ trọng lớn, yếu tố này có ý nghĩa quan trọng quyết định đến chi phí và giá thành sản phẩm cao hay thấp. Để giảm chi phí và giá thành, Công ty luôn khuyến khích tiết kiệm nguyên vật liệu trong khâu sử dụng. Tiết kiệm ở đây không phải trong quá trình sử dụng mà bớt xén hoặc thay đổi các loại vật tư không theo thiết kế, mà phải sử dụng vật liệu theo đúng định mức về khối lượng vật liệu theo đúng thiết kế , tổ chức thi công khoa học, ứng dụng các phương pháp thi công mới nhằm tiết kiệm và tránh lãng phí vật liệu, sử dụng vật liệu đúng mục đích. Ngoài ra trong quá trình thi công, các Đội đã tổ chức công tác thu hồi phế liệu như các đầu sắt thép, gỗ không sử dụng, vỏ bao xi măng... góp phần làm giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho Công ty. Nhìn chung, trong quá trình sản xuất kinh doanh Công ty đã coi trọng công tác quản lý và sử dụng vật liệu góp phần vào hiệu quả sản xuất kinh doanh. 2.2.2. Phân loại vật liệu của Công ty. Để nhằm nhận biết từng loại, từng thứ vật liệu tạo điều kiện cho công tác quản lý và sử dụng có hiệu quả, Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu ra thành những loại sau: 1521 - Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng: Xi măng, sắt thép, cát, sỏi, đá... 1522 - Nhiên liệu dùng để cung cấp phục vụ cho các loại máy thi công, xe như các loại xăng, dầu ... 1523 - Phụ tùng thay thế: Các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị: Các loại vòng bi, xéc măng, săm, lốp xe, ác quy… 1524 - Phế liệu thu hồi: Gồm các đoạn thừa của sắt, thép, gỗ không dùng hết, vỏ bao xi măng... 2.2.3. Đánh giá vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu xác thực và yêu cầu thống nhất. Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Trong kế toán nói chung, kế toán vật tư nói riêng nguyên tắc cơ bản là hạch toán theo giá thực tế. 2.2.3.1. Đánh giá thực tế vật liệu nhập kho: Tại Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu không diễn ra thường xuyên, liên tục nên Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. VD: Trong tháng 01/2007 theo Phiếu nhập kho số 01 ngày 03/1/2007 nhập xi măng PC 30 Hà Nội tại kho Công ty, số lượng thực nhập là 80 tấn, đơn giá 610.000 đồng/tấn Do vậy giá thực tế của vật liệu nhập kho: = 80 tấn x 610.000 đồng/tấn = 48.800.000 đồng 2.2.3.2. Đánh giá thực tế vật liệu xuất kho: Đối với nguyên vật liệu xuất kho có thời điểm nhập và thời điểm xuất khác nhau thì Công ty áp dụng giá xuất kho vật liệu là giá thực tế theo phương pháp nhập trước xuất trước. Khi xuất hết số lượng của lần nhập trước thì số lượng còn lại tính theo giá thực tế của lần nhập tiếp theo lô hàng đó. VD: Việc tính giá vật liệu xuất kho ở Công ty tháng 01/2007 (cụ thể là Xi măng PC 30 Hà Nội) các loại vật liệu khác tính giá thực tế xuất kho cũng tương tự. Tồn đầu tháng 1/2007: Xi măng PC30 là 03 Tấn, đơn giá 604.000 đ/tấn. Nhập trong tháng 1/2007: Ngày 03/1/2007 nhập 80 tấn đơn giá 610.000 đ/tấn. Xuất trong tháng1/2007: - Phiếu xuất kho số 02 ngày 06/1/2007 xuất 30 tấn (cho XD công trình Sàn giao dịch bât động sản SUDICO). - Ngày 15/1/2007 xuất 12 tấn (cho XD công trình Đường tràn Liên hợp Trung Yên). - Ngày 18/1/2007 xuất 40 tấn (cho XD công trình Đường tràn Liên hợp 2 Trung Yên) Việc áp dụng tính giá thực tế theo phương pháp nhập trước xuất trước được thực hiện như sau: Ngày 06/1/2007 xuất 30 tấn được tính theo giá: 03 tấn theo đơn giá 604.000 đ/tấn, còn 27 tấn còn lại tính theo giá của lần nhập tiếp theo là giá 610.000 đ/tấn (nhập ngày 03/1/2007). Trị giá thực tế của đợt xuất xi măng Ngày 06/1/2007 là: (3 x 604.000đ) + (27 x 610.000 đ) = 18.282.000đ Ngày 15/1/2007 xuất 12 tấn tính theo giá là 610.000đ/tấn: 12 tấn x 610.000đ = 7.320.000đ; Ngày 16/1/2007 xuất 40 tấn tính theo giá là 610.000đ/tấn: 40 tấn x 610.000đ = 24.400.000đ. 2.2.4. Thủ tục nhập xuất kho và chứng từ sử dụng 2.2.4.1. Thủ tục nhập kho: + Trường hợp nhập từ nguồn mua ngoài Theo chế độ kế toán qui định tất cả các loại vật tư khi về đến Công ty đều phải tiến hành kiểm nhận theo đúng thủ tục kế toán. Khi vật tư được chuyển về đến Công ty, thường là được chuyển thẳng đến các kho có công trình đang thi công, thủ kho tiến hành nhận vật tư, xác nhận số lượng vật tư, chủng loại vật tư và tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên phiếu, 1 liên gửi cho Phòng kế toán, kế toán vật tư để theo dõi (TK 152) 1 liên gửi cho kế toán công nợ để thanh toán, 1 liên lưu. Khi làm phiếu nhập thủ kho phải đánh số hiệu phiếu nhập, ngày tháng nhập kho vật tư và vào thẻ kho để đối chiếu. Cuối tháng thì kế toán vật liệu phải đối chiếu với kế toán công nợ để phát hiện nhiều trường hợp mà thủ kho thiếu chưa vào thẻ kho, hoặc chưa thanh toán, để kế toán công nợ theo dõi được chính xác số dư của các chủ hàng và có biện pháp để thanh toán dứt điểm. Cuối tháng thủ kho mang thẻ kho và gửi chứng từ lên để kế toán vật liệu đối chiếu giữa số liệu của phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút số dư của mỗi loại vật tư và ký xác nhận vào thẻ kho. HOÁ ĐƠN (GTGT ) (Liên 2: Giao cho khách hàng) Ngày 03 tháng 1 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Đại lý xi măng số 1 Họ tên người mua: Anh Thái Địa chỉ: Đội thi công số 4 - Công ty Tươnng Lai Mới Địa điểm giao hàng: Kho Công ty Tươnng Lai Mới Hình thức thanh toán: TM STT Tên qui cách sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Xi măng Hà Nội PC30 Tấn 80 610.000 48.800.000 Cộng 48.800.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 4.800.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 53.600.000 Số tiền viết bằng chữ: (Năm ba triệu, sáu trăm ngàn đồng chẵn). Người mua hàng (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) Ví dụ 1: Trong tháng 1 năm 2007 Công ty đã nhận được Hoá đơn chứng từ sau: Biểu số 1: Khi vật liệu (xi măng) về đến kho căn cứ vào khối lượng, chất lượng, chủng loại đã được kiểm tra đối chiếu, căn cứ vào Hoá đơn nếu phù hợp, hợp lệ thủ kho cho nhập kho và tiến hành lập phiếu nhập kho số hàng thực nhập Đơn vị: Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới Mẫu số 01 - VT Địa chỉ: 177 Tổ 13 A Thịnh Quang -Đ_HN QĐ số 15/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của BTC PHIẾU NHẬP KHO số: 01 Ngày 03 tháng 1 năm 2007 Nợ: 152 Có: 111 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Toàn Theo Hợp đồng số 59405/HĐ-KT ngày 02 tháng 01 năm 2007 Nhập tại kho: Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã Số Đơn vị tính Sản lượng Đơn giá Thành tiền (đồng) Ghi chú Theo Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng PC 30 Bim sơn Tấn 80 80 610.000 48.800.000 Cộng: 48.800.000 Bằng chữ: (Bốn tám triệu, tám trăm ngàn đồng chẵn). KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký + Trường hợp nhập do di chuyển nội bộ: Căn cứ vào tiến độ thi công và để đạt chi phí thấp nhất cho mỗi công trình mà vẫn đảm bảo được chất lượng công trình thì mỗi công trình đều thành lập một kho vật tư riêng ngay tại chân công trình. Do vậy khi công trình hoàn thành bàn giao thì nhiều kho vẫn còn một số vật tư chưa sử dụng hết. Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của Giám đốc, Phòng kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển vật tư nội bộ gồm 4 liên phiếu: Người di chuyển mang 3 liên gồm: 2 liên giao cho 2 thủ kho, 1 cho thủ kho xuất, 1 cho thủ kho nhập, sau khi đã ký xác nhận vào phiếu nhập & xuất, 1 liên người chuyển cầm theo làm giấy hoặc hoá đơn vận chuyển để thanh toán phí vận chuyển, còn liên thứ 4 phòng kế toán giữ lại để đối chiếu. Đơn vị : Công ty Tươnng Lai Mới Địa chỉ : Hà nội PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Mẫu số 03 - VT (Liên 1 Lưu) Lập ngày 15/1/2007 Số: 05 Kho xuất hàng: Công ty Tươnng Lai Mới Kho nhận hàng: Công trình Đường tràn liên hợp 2 Trung Yên Lệnh điều động số: Thủ trưởng đơn vị Người áp tải hàng: Trần Đức Kiên Số giấy giới thiệu: Đơn vị vận chuyển: Hợp đồng số Ngày đi : 15/1/2007 Ngày đến 15/1/2007 TT Tên qui cách, hàng hoá, Đơn vị Số lượng hay số tiền Ghi chú sản phẩm tính trọng lượng A B 1 2 3 4 1 Xi măng PC 30 Bỉm sơn Tấn 12 7.320.000 (Xuất cho CT Đường tràn liên hợp 2) Cộng 7.320.000 Người lập phiếu Thủ kho xuất Nguời vận chuyển Thủ kho nhập II.2.4.2: Thủ tục xuất kho: Sản phẩm của Công ty chủ yếu là các công trình xây dựng được thi công theo hợp đồng nên việc mua sắm vật liệu chủ yếu dựa vào các thông số kỹ thuật của Hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà Phòng kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiêu hao sau đó chuyển cho Phòng vật tư căn cứ vào đó Phòng vật tư lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ thi công. Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, của từng đội, từng công trình, các đội phải làm phiếu đề nghị lĩnh vật tư, đội Kế toán trưởng ký xác nhận: 2.2.4.2. Thủ tục xuất kho: Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư và căn cứ vào biên bản bàn giao khoán công trình hay hạng mục công trình, Kế toán sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại cuống - Liên 2: Phòng kế toán ghi sổ. - Liên 3: Giao cho người lĩnh vật tư để nhận hàng, lưu tại kho để vào thẻ kho. Phiếu xuất kho được đưa lên thủ trưởng đơn vị ký duyệt rồi giao cho đội sản xuất, khi nhận được phiếu xuất kho thủ kho kiểm tra tính chính xác và căn cứ vào đó để xuất vật tư. VD: Ngày 18/1/2007 xuất 40 tấn (cho XD công trình Đường tràn Liên hợp Nà Tè 2 Trung Yên) Căn cứ vào giấy đề nghị yêu cầu xuất kho cho thi công công trình kế toán lập phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới Mẫu số 01 - VT Địa chỉ: Hà nội QĐ số 15/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của BTC PHIẾU XUẤT KHO số: 06 Ngày 18 tháng 1 năm 2007 Nợ: 621 Có: 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Toàn Địa chỉ (bộ phận): Đội thi công số 2 Lý do xuất kho: XD công trình Đường tràn Liên hợp Trung Yên Xuất tại kho: Công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã Số Đơn vị tính Sản lượng Đơn giá Thành tiền (đồng) Ghi chú Theo Chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng PC 30 Bỉm sơn Tấn 40 40 610.000 24.400.000 Cộng: 24.400.000 Bằng chữ: (Hai bốn triệu, bốn trăm ngàn đồng chẵn). KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký 2.2.5. Kế toán chi tiết vật liệu: Để quản lý, theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu công cụ dụng cụ theo giá thực tế, kế toán Công ty thực hiện theo phương pháp ghi thẻ song song. Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và việc ghi chép kế toán tại Phòng kế toán và trên cơ sở đó mà giám sát tình hình cung cấp cũng như tình hình sử dụng nguyên vật liệu của Công ty. Theo phương pháp này quy trình hạch toán chi tiết vật tư của Công ty như sau: Ở kho: Tại Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới thủ kho sử dụng Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư hàng ngày. Mỗi loại vật tư được mở một thẻ kho theo dõi riêng Căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu hợp lý hợp lệ hàng ngày thủ kho ghi vào thẻ kho, mỗi chứng từ dược ghi vào một dòng và chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và tính được chỉ tiêu tồn kho cuả từng loại vật tư trong ngày, và được tính theo công thức sau Nguyên vật liệu tồn kho cuối ngày = Nguyên vật liệu tồn kho đầu ngày + Nguyên vật liệu nhập kho trong ngày - Nguyên vật liệu xuất kho trong ngày Đơn vị: Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới THẺ KHO Tờ số 01 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Xi măng PC30 Bỉm sơn Đơn vị tính: Tấn Tên kho: Kho Công ty Chi tiết công trình XD Đường tràn liên hợp Trung Yên Số TT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 01/2007 03 1 01 03/1/2007 Nhập kho xi măng 80 83 2 02 06/1/2007 Xuất kho xi măng 30 53 3 05 15/1/2007 Xuất kho xi măng 12 41 4 06 18/1/2007 Xuất kho xi măng 40 01 ………… Cộng tháng 01/2007 80 82 01 Ở phòng kế toán: Định kỳ nhận được phiếu nhập, phiếu xuất của thủ kho gửi lên, phòng kế toán mà cụ thể là bộ phận kế toán vật liệu kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu: số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán vật liệu tiến hành cộng sổ chi tiết vật liệu để kiểm tra đối chiếu với thẻ kho để tránh tình trạng nhầm lẫn sai sót trong quá trình ghi sổ. Hàng quý và cuối niên độ kế toán Công ty tiến hành kiểm kê hàng tồn kho. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vạt liệu như đã trình bày ở trên Kế toán nguyên vật liệu sẽ ghi vào sổ chi tiết cho Xi măng PC30 Bỉm sơn (chi tiết cho công trình XD Đường tràn liên hợp); ... Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới CT: XD Đường tràn liên hợp Trung yên SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tờ số: 01 Tên kho: Kho Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới Tên hàng: Xi măng PC30 Bỉm sơn Mã số: 1521 Đơn vị tính: Tấn C.từ Nội Dung Ngày N-X Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Thành tiền (đồng) Số lượng Thành tiền (đồng) Số lượng Thành tiền (đồng) Số lượng Thành tiền (đồng) Tồn đầu tháng 03 1.812.000 01 Nhập XM 03/1 80 48.800.000 02 Xuất XM 06/1 03 1.812.000 27 16.470.000 05 Xuất XM 15/1 12 7.320.000 06 Xuất XM 16/1 40 24.400.000 …… Cộng PS tháng 1 80 48.800.000 82 50.002.000 Tồn kho 31/1 01 610.000 2.2.6. Kế toán tổng hợp vật liệu: 2.2.6.1. Tài khoản sử dụng: Tại Công ty kế toán vật liệu áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Vật liệu xuất dùng chủ yếu để thi công các công trình Bởi vậy kế toán vật liệu phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác vật liệu xuất dùng cho từng lần xuất, từng công trình, từng bộ phận sử dụng cụ thể. Việc hạch toán tổng hợp xuất vật liệu tại Công ty sử dụng các tài khoản: Tài khoản 1521 : Nguyên vật liệu Tài khoản 1522 : Nhiên liệu Tài khoản 1523 : Phụ tùng thay thế Tài khoản 142 : Chi phí trả trước Tài khoản 621 : Chi phí NVL trực tiếp Tài khoản 623 : Chi phí máy thi công Tài khoản 627 : Chi phí sản xuất chung Tài khoản 642 : Chi phí QLDN Tài khoản ...... 2.2.6.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu a) Đối với vật liệu mua ngoài về nhập kho Cơ chế thị trường là cạnh tranh địa điểm vật liệu mua ngoài thường ở gần công trình thi công nên khi mua nguyên vật liệu Công ty không có trường hợp hoá đơn về mà hàng hoá vật liệu chưa về trong tháng và ngược lại. Vì vậy, công tác ghi sổ kế toán đơn giản hơn do chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng. * Nhập vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt Trường hợp mua trả tiền ngay căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 Ví dụ: Như trong tháng 1 năm 2007 căn cứ vào Hoá đơn ngày 03/01/2007 mua xi măng PC30 của nhà máy xi măng Hà Nội thanh toán ngay bằng tiền mặt : Số lượng: 80 Tấn Đơn giá: 610.000đ/tấn Thành tiền : 48.800.000 đồng Thuế GTGT 10%: 4.880.000 đồng Tổng cộng : 53.680.000 đồng Kế toán ghi: Nợ TK 1521: 48.800.000 Nợ TK 133: 4.880.000 Có TK 1111: 53.680.000 Chứng từ kế toán gồm có 01 Hoá đơn GTGT, 01 phiếu nhập kho nên không lập “Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại” mà kế toán căn cứ ngay vào chứng từ gốc để lập Chứng từ ghi sổ. CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 1 năm 2007 Số: 30 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhập xi măng PC 30 Hà Nội 152 1111 48.800.000 Cộng 48.800.000 * Nhập vật tư thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng : Khi có nhu cầu về vật tư phát sinh trong tháng về các loại vật tư mà chủ hàng không phải là chủ hàng thường xuyên của Công ty, nhân viên tiếp liệu làm giấy xin cấp séc kèm theo giấy báo giá về chủng loại, chất lượng, số lượng vật tư. Căn cứ vào các phiếu báo giá và giấy xin cấp séc đã được Kế toán trưởng và Giám đốc công ty đồng ý thì kế toán cắt và chuyển séc . Sau đó nhân viên tiếp liệu có trách nhiệm hoàn trả các chứng từ có liên quan cho kế toán lưu giữ. Kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK133 Có TK 112 Ví dụ: Ngày 15/01/2007 Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới mua của Công ty TNHH Thuận Môn thép tròn f6 nhập kho Công ty, hình thức thanh toán bằng chuyển khoản : Số lượng : 1.000 Kg Đơn giá : 7.000đ/kg Thành tiền : 7.000.000đ Thuế GTGT 5%: 350.000đ Tổng cộng : 7.350.000đ Căn cứ vào giấy báo nợ, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi : Nợ TK 152: 7.000.000 Nợ TK 133: 350.000 Có TK 112: 7.350.000 Và lập Chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 15 tháng 01 năm 2007 Số: 10 Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua thép f6 của Công ty Thuận Môn 152 112 7.000.000 133 112 350.000 Cộng 7.350.000 * Kế toán vật liệu mua về nhập kho Công ty bằng tiền tạm ứng Khi Đội thi công có nhu cầu mua vật liệu thì các Đội lập giấy xin tạm ứng tiền mua vật tư . Khi vật tư về đến kho thì người nhận hàng (thường là Thủ kho hoặc Đội trưởng) sẽ mang hoá đơn của bên bán cùng với một phiếu nhập vật tư mà thủ kho đã nhập (mẫu 01 - Vật tư) lên Phòng kế toán. Phòng kế toán Công ty căn cứ vào phiếu nhập kho và các hoá đơn bán hàng lập bảng kê hoàn tạm ứng. VD: Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng và phiếu nhập kho số 08 ngày 11/1/2007 số tiền đề nghị thanh toán tạm ứng đợt này là 10.500.000đ (Tiền hàng: 10.000.000đ; thuế VAT: 500.000đ) mà Đội thi công số 3 đã ứng ngày 06/1/2007 tổng số là 20.000.000đồng để mua thép tròn f 22 phục vụ cho công trình xây dựng đường điện Hợp Thành. Kế toán tiến hành lập: BẢNG KÊ HOÀN TẠM ỨNG Đơn vị : Đội thi công số 3 Công trình: Đường điện Hợp Thành Chứng từ nhập Diễn giải TK đơn vị Số tiền 06 Hoàn tạm ứng mua thép tròn 152 10.000.000 133 500.000 Cộng 10.500.000 Ngày 11 tháng 1 năm 2007 Kế toán đơn vị Thủ trưởng đơn vị Bảng kê này làm cơ sở cho việc kế toán Công ty lập "Giấy thanh toán tiền tạm ứng’’ của từng đợt hoàn tạm ứng cho Đội thi công số 3. Cách ghi sổ chi tiết tài khoản 141 như sau : Sổ chi tiết tài khoản 141 được mở chi tiết cho từng đối tượng, căn cứ để mở TK 141 là "Giấy đề nghị tạm ứng", Bảng kê hoàn tạm ứng của Đội thi công số 3 gửi về Phòng Kế toán Công ty. ĐƠN VỊ : Công ty Tương Lai Mới ĐỘI THI CÔNG SỐ 3 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 141 Trang: Đường điện Hợp Thành Chứng từ Nội dung TK đối ứng Nợ Có Số hiệu Ngày, tháng, năm Số dư đầu kỳ 20.000.000 O6 11/1 Đội thi công số 3 hoàn tạm ứng mua vật tư 152 10.000.000 133 500.000 Cộng phát sinh 0 10.500.000 Số dư cuối kỳ 9.500.000 Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán ghi: Nợ TK152: 10.000.000 Nợ TK133: 500.000 Có TK 141: 10.500.000 Và lập Chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 11 tháng 01 năm 2007 Số: 07 Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua thép f22 trả bằng tiền tạm ứng 152 141 10.000.000 133 141 500.000 Cộng 10.500.000 b) Nhập kho vật tư chưa thanh toán cho người bán Đây là nguồn nhập chủ yếu của Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới vì để đảm bảo cho việc thi công công trình cũng như chất lượng của các loại vật tư chính cấu tạo nên thực thể công trình, để đảm bảo uy tín của Công ty cũng như chất lượng của công trình trên thị trường thì hầu hết các loại vật tư có giá trị cao như sắt thép, coppha gỗ, gỗ dán chịu nước, đinh, sơn các loại, xi măng các loại, gạch, cát, đá, sỏi đều do công ty đứng ra ký kết các hợp đồng với các Công ty có mặt hàng chủ yếu nói trên. Trong trường hợp mua hàng của người bán chưa trả tiền kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Ví dụ: Ngày 7/1/2007 mua Sỏi của Công ty Xây dựng số 3 chưa trả tiền Số lượng: 160 m3 Đơn giá: 72.500đ/m3 Thành tiền: 11.600.000đ Thuế GTGT 5%: 580.000đ Tổng cộng: 12.180.000đ Kế toán ghi: Nợ TK 152 11.600.000 Nợ TK 133 580.000 Có TK 331 12.180.000 Và lập chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 07 tháng 01 năm 2007 Số: 05 Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua sỏi của Cty XD số 3 chưa trả tiền 152 331 11.600.000 133 331 580.000 Cộng 12.180.000 Trường hợp mua hàng chưa trả tiền là nghiệp vụ xảy ra thường xuyên chủ yếu ở Công ty. Do đó kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán qua tài khoản 331 bằng việc lập các sổ chi tiết thanh toán với người bán. Mỗi người bán Công ty đều phải lập một sổ chi tiết, tránh tình trạng nhầm lẫn giữa các chủ hàng, qua sổ này kế toán có thể kiểm tra giám sát các khoản đã trả, theo dõi các khoản phải trả cho người bán tránh bị chiếm dụng vốn, kiểm soát được nợ phải trả từ đó có biện pháp cân đối tài chính. Căn cứ vào phiếu nhập kho trên, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK331- tháng 1/2007 CÔNG TY XD SỐ 3 - HÀ NỘI Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn chiết khấu Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng 50.000.000 10/1 02 7/1 Mua sỏi CTXD Cầu B.Yên 152 11.600.000 133 580.000 Số dư cuối tháng 37.820.000 d) Nhập do di chuyển nội bộ Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: (Chi tiết kho nhập công trình ….) Có TK 152: (Chi tiết kho xuất công trình….. hoặc kho Công ty) Ví dụ: Căn cứ Phiếu xuất kho số 05 ngày 15/1/2007 xuất kho xi măng cho xây dựng công trình Đường tràn liên hợp 2 Trung Yên Nợ TK 152 ( Kho CT Đường tràn liên hợp 2) : 7.320.000 Có TK 152 (Kho Công ty): 7.320.000 Và lập chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 15 tháng 01 năm 2007 Số: 11 Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất kho xi măng cho xây dựng công trình Đường tràn liên hợp 2 Trung Yên 152 152 7.320.000 Cộng 7.320.000 Căn cứ các chứng từ ghi sổ, kế toán đơn vị ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái tài khoản: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Trang số: 01 Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú Số Ngày tháng … … … 05 7/1/07 12.180.000 07 11/1/07 10.500.000 10 15/1/07 7.350.000 11 15/1/07 7.320.000 … … … 30 31/1/07 48.800.000 31 31/1/07 50.002.000 Cộng: 250.237.000 2.2.6.3. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng chủ yếu cấu thành nên giá trị công trình. Bởi vậy, kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong Doanh nghiệp phải phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác giá thực tế vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng cũng như các đối tượng tập hợp chi phí. Thực tế ở Công ty, xuất phát từ cách tổ chức, đặc điểm quy trình công nghệ, đối tượng tập hợp chi phí là các công trình, hạng mục công trình. Để phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác giá trị thực tế vật liệu xuất dùng, kế toán tổng hợp tiến hành trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu: phiếu xuất kho…Căn cứ vào các chứng từ xuất vật liệu đã thu nhận được, kế toán tiến hành phân loại chứng từ xuất vật liệu theo từng loại nhóm và từng đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí. a) Xuất vật liệu phục vụ cho sản xuất. + Căn cứ vào số liệu xuất vật liệu phục vụ cho xây dựng thi công ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Ví dụ: + Căn cứ vào - Phiếu xuất kho số 02 ngày 06/1/2007 xuất 30 tấn xi măng PC30 Hà Nội cho Đội thi công để phục vụ thi công công Đường tràn liên hợp Nà Tè 2 xã Trưng Yên. Trong đó có 03 tấn giá nhập là 604.000 đồng/tấn; 27 tấn có giá nhập 610.000 đồng/tấn) (Đơn vị đã áp dụng theo phương pháp nhập trước xuất trước. 03 tấn x 604.000đồng/tấn = 1.812.000đồng 27 tấn x 610.000đồng/tấn = 16.470.000đồng Cộng: 18.282.000đồng Kế toán ghi: Nợ TK 621: 18.282.000 Có TK 1521: 18.282.000 - Phiếu xuất kho số 05 ngày 15/1/2007 xuất xi măng PC30 Hà Nội cho Đội thi công để phục vụ thi công công Đường tràn liên hợp Nà Tè 2 xã Trung Yên. SL: 12 tấn; giá: 610.000đ/tấn Kế toán ghi: Nợ TK 621: 7.320.000 Có TK 1521: 7.320.000 - Phiếu xuất kho số 06 ngày 18/1/2007 xuất xi măng PC30 Hà Nội cho Đội thi công để phục vụ thi công công Đường tràn liên hợp 2 xã Trung Yên. SL: 40 tấn; giá: 610.000đ/tấn Kế toán ghi: Nợ TK 621: 24.400.000 Có TK 1521: 24.400.000 + Một số vật liệu luân chuyển như: đà giáo, coppha, khi xuất ra sử dụng ghi: Nợ TK 142 (1421) Có TK152 + Căn cứ vào chi phí phân bổ cho từng công trình, hạng mục công trình ghi: Nợ TK 621 Có TK 142 (1421) b) Xuất vật liệu phục vụ cho quản lý đội Căn cứ vào số liệu xuất vật tư phục vụ cho quản lý đội ghi: Nợ TK 627 (6272) Có TK 152 Căn cứ trên các chứng từ gốc (Phiếu xuất kho), bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại kế toán lập chứng từ ghi sổ. BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ngày 31 tháng 1 năm 2007 Chứng từ Nội dung diễn giải Định khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Số hiệu Ngày tháng 02 06/1 Xuất Xi măng Bỉm sơn 621 1521 18.282.000 05 15/1 Xuất Xi măng Bỉm sơn 621 1521 7.320.000 06 16/1 Xuất Xi măng Bỉm sơn 621 1521 24.400.000 Tổng cộng 50.002.000 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 1 năm 2007 Số: 31 Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất xi măng Hà Nội thi công công trình 2 621 1521 50.002.000 Cộng 50.002.000 Sau đó, cũng từ chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái: SỔ CÁI Năm 2007 Tên Tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu Tài khoản: TK 152 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu năm 1.812.000 Phát sinh trong năm … … … … .. .. .. 31/1 30 31/1 Nhập XM PC30 BS 111 48.800.000 15/1 10 15/1 Nhập thép f6 112 7.000.000 11/1 07 11/1 Nhập thép f22 141 10.000.000 07/1 05 07/1 Nhập sỏi Cty XD số 3 331 11.600.000 15/1 11 15/1 Xuất kho xi măng công trình Đường tràn liên hợp 2 152 7.320.000 31/1 31 31/1 Xuất XM BS thi công công trình 2 621 50.002.000 … … … … … … … Cộng phát sinh 2.960.579.000 2.935.327.000 Số dư cuối năm 27.064.000 Căn cứ vào các chứng từ gốc dùng để lập chứng từ ghi sổ, kế toán ghi theo dõi chi tiết cho TK 152 (1521; 1522; 1523; 1526; …) và tương tự chi tiết cho các tài khoản khác có liên quan. Cuối tháng, tính ra tổng số tiền của các Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính r tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh tên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG TƯƠNG LAI MỚI 3.1. Một số nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. 3.1.1. Nhưng ưu điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, một Doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững thì hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp phải có hiệu quả. Muốn đạt được điều đó thì công tác quản lý, công tác tổ chức sản xuất phải chặt chẽ và năng động. Để đạt được mục đích này, mỗi Doanh nghiệp có một cách làm khác nhau. Song một trong những biện pháp cơ bản được nhiều Doanh nghiệp quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới là một đơn vị trải qua mấy năm xây dựng và phát triển với bao khó khăn vất vả đến nay đã từng bước trưởng thành về mọi mặt. Với tập thể cán bộ công nhân viên không ngừng vươn lên cố gắng học hỏi, tiếp thu khoa học công nghệ nhằm nâng cao năng suất và nâng cao chất lượng thi công công trình, Công ty đã và đang khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường. Công ty đã từng bước hoà nhập vào trong nền kinh tế thị trường, đổi mới trang thiết bị dây chuyền sản xuất, nâng cao chất lượng thi công công trình, thực hiện chủ trương cải tiến công tác quản lý kinh tế. Công ty đã đạt được những thành tích đáng kể trong sản xuất thi công, hoàn thành các nhiệm vụ đề ra và không ngừng nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên. Công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện thực sự trở thành công cụ đắc lực trong quản lý và trong hạch toán kế toán của Công ty. Trong suốt quá trình hình thành và phát triển Cty đã hoàn thành và bàn giao trên 30 công trình, đưa vào sử dụng phục vụ cho nền kinh tế quốc dân. Để đạt được kết quả đó không thể không nói đến nỗ lực chung của toàn Công ty. Những góp phần không nhỏ vàp những kết quả mà Công ty đã đạt được phải kể đến những cán bộ Phòng tài chính - kế toán. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Công ty, hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng đã không ngừng hoàn thiện nâng cao nhằm đáp ứng với yêu cầu sản xuất kinh doanh ngày một đòi hỏi cao hơn. Mặc dù chỉ có 4 cán bộ nhưng bằng sự nỗ lực và tổ chức chặt chẽ có hiệu quả của bộ máy kế toán đã đáp ứng yêu cầu hạch toán kế toán, góp phần tích cực trong công tác phản ánh, giám sát chặt chẽ, toàn diện tài sản, tiền vốn của Công ty, cung cấp thông tin chính xác kịp thời giúp cho Ban lãnh đạo Công ty đề ra những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Cùng với sự lớn mạnh của Công ty thì công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nhập, xuất vật liệu nói riêng đã không ngừng được hoàn thiện, đáp ứng sản xuất kinh doanh của Công ty đảm bảo tính thông nhất về phạm vi, phương pháp hạch toán các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Số liệu kế toán được phản ánh trung thực, chính xác, rõ ràng tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu. Về cơ bản việc tổ chức bộ máy kế toán của Công ty đã phù hợp với yêu cầu tình hình cụ thể của Công ty và phù hợp với trình độ của cán bộ kế toán. Thủ tục nhập, xuất kho được thể hiện chặt chẽ, có sự kiểm tra giám sát của các bộ phận liên quan, có đầy đủ chứng từ hợp pháp hợp lệ, việc luân chuyển các chứng từ cũng được thực hiện đúng quy định. Tổ chức kế toán vật liệu của Công ty là tương đối phù hợp với đặc điểm của tổ chức sản xuất, hệ thông tài khoản, sổ kế toán luôn đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành. Việc lựa chọn hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ" rất phù hợp với đặc điểm và hoàn cảnh cụ thể của đơn vị, hình thức này rất tiện lợi đơn giản trong việc ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu theo dõi. Trong hạch toán kế toán chi tiết, kế toán vận dụng phương pháp ghi thẻ song song phù hợp với trình độ kế toán của Công ty. Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với sản xuất kinh doanh. 3.1.2. Những mặt tồn tại cần hoàn thiện và khắc phục trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty. Nhìn chung, công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cơ bản đã cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình quản lý, cung cấp vật liệu và thanh toán với nhà cung cấp ở Công ty tương đối đầy đủ và kịp thời, khắc phục tốt trong việc kiểm tra giám sát quá trình biến động về vốn lưu động nói chung và vốn giữ trữ sản xuất nói riêng, giúp Lãnh đạo Công ty có kế hoạch thu mua vật liệu chỉ đạo sản xuất sát với thực tế nhu cầu sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn những tồn tại đòi hỏi trong thời gian tới Công ty phải bổ xung để công tác kế toán xuất vật liệu được hoàn thiện hơn: - Việc trang bị máy vi tính còn hạn chế chỉ có hai máy vi tính, máy vi tính thực sự chưa phát huy được vai trò tất cả các công việc kế toán chủ yếu được ghi chép bằng thủ công. - Để sản xuất thi công Công ty cần rất nhiều loại vật liệu với phẩm chất quy cách khác nhau, Công ty nên lập Sổ danh điểm vật liệu. - Đối với kế toán chi tiết đảm bảo cho công việc kiểm tra đối chiếu, Công ty cần phải lập sổ tổng hợp nhập, xuất tồn kho vật liệu. 3.2. Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty: 1/ Ý kiến 1: Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu. Do nguyên vật liệu dùng cho sản xuất nó rất đa dạng và phong phú về chủng loại, quy cách, để phục vụ cho nhu cầu quản lý vật liệu tránh nhầm lẫn sai sót Công ty cần phải lập Sổ danh điểm vật tư. hơn nữa để thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính sau này, kế toán cần phải lập "Sổ danh điểm vật tư ". Lập sổ danh điểm vật tư là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ chữ số hoặc có kết hợp với chữ cái để thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Để lập được sổ danh điểm vật tư cần phải xây dựng được bộ mã hoá vật liệu chính xác, đầy đủ không trùng lặp và dễ nhớ. Công ty có thể sử dụng bộ mã hoá dựa vào ký hiệu tài khoản cấp 1 và dựa vào việc phân loại vật tư hàng hoá theo cấp độ từng loại, nhóm, thứ tự của nguyên vật liệu cách phân loại vật liệu của Công ty thành: Nguyên vật liệu: TK 1521 Nhiên liệu: TK 1522 Phụ tùng thay thế : TK 1523 Phế liệu thu hồi: TK 1524 Công ty có thể dựa vào cách phân loại này để xây dựng bộ mã hoá nguyên vật liệu trong sổ danh điểm vật tư: Bốn chữ đầu quy định loại vật liệu. Hai chữ số tiếp theo chỉ nhóm vật liệu Hai chữ số tiếp theo chỉ thứ tự vật liệu và có thể có các chữ số hoặc chữ cái đằng sau để biểu hiện quy cách vật liệu. Ví dụ: Sổ danh điểm vật tư. 1521 Thể hiện vật tư thuộc nhóm nguyên vật liệu. 1521.01 Vật tư thuộc nhóm thép. 1521.01.01 Vật tư là thép 6. ....................... Mẫu sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng như sau:Đơn vị: Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Nhóm Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Ghi chú 1521.01 Thép Kg 1521.01.01 Thép 6 1521.01.02 Thép 8 1521.01.03 Thép 12 .......... 1521.02 Xi măng Tấn 1521.02.01 Xi măng PC 30 Bỉm sơn 1521.02.02 Xi măng Bỉm sơn ........... 1521.03 Cát Khối 1521.03.01 Cát đen 1521.03.02 Cát vàng ........... 1521.04 Đá Khối 1521.04.01 đá 1x2 1521.04.02 đá 2x4 ........ 2/ Ý kiến 2: Lập biên bản kiểm nghiệm các loại vật liệu nhập kho. Để chất lượng, số lượng vật tư nhập kho được đảm bảo phục vụ cho công tác SXKD của Công ty. Vật liệu trước khi nhập kho phải được kiểm tra để xác định được số lượng, chất lượng, quy cách của vật liệu. Cơ sở để kiểm tra là các phiếu nhập kho, trong quá trình nhập kho nếu phát hiện thấy vật liệu không đảm bảo về số lượng, chất lượng, quy cách. Thì Ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác nhận có đảm bảo hay không. Trường hợp vật liệu nhập đã đảm bảo số lượng, chất lượng, quy cách thì cũng phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định. VD: Theo phiếu nhập kho số 01 ngày 03/1/2007 của Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới. Nhập 80 tấn xi măng PC 30 BS với đơn giá 610.000đ/tấn. Thực tế kiểm tra: số lượng 80 tấn đúng quy cách bảo đảm chất lượng. Ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm. BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT LIỆU NHẬP KHO Ngày 03/1/2007 Căn cứ vào phiếu nhập kho số 01 ngày 03/1/2007 giữa: + Bên giao hàng (Nhà máy xi măng Hà Nội) + Bên nhận: Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới (Thị trấn Sơn Dương) Về việc: Nhập xi măng phục vụ cho công trình Đường tràn liên hợp 2. Theo Hợp đồng số 59412/HĐ-KT ngày 02/1/2007. Hồi …giờ, ngày 03 tháng 01 năm 2007 tại kho Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới, Địa chỉ :Thành phố Hà Nội Hội đồng kiểm nghiệm gồm có: Ông ………….. Đại diện bên giao hàng Ông ………….. Đại diện bên nhận hàng Sau khi kiểm nghiệm hai bên đã thống nhất đưa ra kết luận sau: STT Tên, quy cách phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng theo phiếu xuất Kêt quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng sai quy cách 1 Xi măng PC 30 BS 15 Tấn 80 80 0 Cộng 80 80 0 - Chất lượng, quy cách, phẩm chất: Đảm bảo Ý kiến kết luận: Nhất trí nhập kho. Biên bản kết thúc vào hồi ….giờ cùng ngày. Nhất trí ký tên./. Đại diện bên giao hàng Đại diện bên nhận hàng 3/ Ý kiến 3: Áp dụng máy tính trong công tác kế toán. Hiện nay xu thế sử dụng máy vi tính trong việc tổ chức kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã trở nên khá phổ biến và đạt được kết quả cao trong việc cung cấp thông tin, giúp chi việc hạch toán kế toán được hạch toán nhanh chóng, nên việc áp dụng máy vi tính vào trong công tác kế toán là rất cần thiết. ở Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới hiện nay đã trang bị máy vi tính cho Phòng kế toán, tuy vẫn còn hạn chế, máy vi tính vẫn chưa thực sự phát huy hết vai trò của nó, các phần hành công việc kế toán hầu hết vẫn làm thủ công. Một vấn đề cần phải quan tâm đến chính là phần mềm kế toán, cài đặt chương trình kế toán phù hợp với đặc điểm thực trạng ở Công ty là rất quan trọng. Cùng với việc trang bị máy vi tính ở Phòng kế toán, công việc đào tạo nâng cao kỹ năng thành thạo trong việc sử dụng các chương trình kế toán cho cán bộ kế toán của Công ty là hoàn toàn cần thiết. Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh bao gồm rất nhiều chủng loại, mẫu mã, quy cách khác nhau nên việc hạch toán bằng phương pháp thủ công sẽ không tránh khỏi những sai sót. Việc áp dụng máy vi tính vào trong công tác kế toán sẽ giảm bớt khối lượng công việc nhất là đối với Công ty, các công trình thường có địa điểm xa nên định kỳ cuối tháng các đội mới có thể tổng hợp, phân loại và gửi các chứng từ về Phòng kế toán, nên thường vào cuối tháng, cuối quý công việc tập trung quá nhiều, làm ảnh hưởng tới việc cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo Vì vậy trong thời gian tới Công ty phải cố gắng hoàn thiện trang thiết bị máy vi tính cho kế toán (đảm bảo mỗi người một máy). Việc đầu tư máy vi tính sẽ gặp nhiều khó khăn về tài chính nhưng sẽ đảm bảo lợi ích kinh tế lâu dài: cung cấp số liệu chính xác, nhanh chóng kịp thời giúp ban quản lý đưa ra quyết định đúng đắn, hữu hiệu nhất, áp dụng máy vi tính trong công tác còn góp phần làm giảm bớt chi phí lao động. KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế, một lần nữa khẳng định rằng, công tác tổ chức quản lý và kế toán nguyên vật liệu là nội dung quan trọng của công tác quản lý kinh tế. Vật liệu là yếu tố không thể thiếu được trong đơn vị sản xuất kinh doanh nói chung cũng như Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới nói riêng. Kế toán nguyên vật liệu tốt sẽ góp phần giúp cho Lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế và chỉ đạo sản xuất có hiệu quả, từ đó có kế hoạch thu mua cũng như sử dụng nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra một cách liên tục. Do đó công tác hạch toán của Công ty và Kế toán nguyên vật liệu phải không ngừng được hoàn thiện. Kế toán nguyên vật liệu không chỉ đơn thuần giúp cho các đơn vị theo dõi chặt chẽ cả về số lượng, chủng loại vật liệu nhập vào, xuất ra để thi công mà quan trọng hơn là thông qua công tác Kế toán nguyên vật liệu thực hiện, quản lý cung cấp sử dụng từ khâu thu mua đến khâu sử dụng sao cho có hiệu quả nhất, tránh hao hụt lãng phí làm thiệt hại đến tài sản của Công ty. Đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu không ngừng phấn đấu tiết kiện chi phí, hạ giá thành sản phẩm tăng tích luỹ, tăng tốc độ chu chuyển vốn kinh doanh, tạo điều kiện cho Công ty đứng vững và phát triển trong cơ chế cạnh tranh gay gắt của thị trường. Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới em thấy Công tác kế toán nguyên vật liệu có vị trí và tầm quan trọng và là công cụ đắc lực giúp cho Ban Lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế, từ đó có biện pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của Thầy, Cô giáo trong Bộ môn Kế toán doanh nghiệp, Cô giáo Trần Nam Thanh Giáo viên trực tiếp hướng dẫn; các Anh, chị trong Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ Em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này./. Hà Nội, ngày 18 tháng 06 năm 2008 Sinh viên Lê Thị Mỹ Hạnh NHẬN XÉT VÀ XÁC NHẬN CỦA CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG TƯƠNG LAI MỚI ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………….