Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 17 - Tổng công ty xây dựng Trường Sơn

i tính toán số lương phải trả cho cán bộ công nhân viên,trích BHXH,BHYT, và KPCĐ, tính % BHXH,BHYT do cán bộ công nhân viên đóng. Thủ quỹ kiêm kế toán thuế:quản lý các khoản thu bằng tiền của công ty, lập báo cáo thu chi tiền mặt, các khoản tạm ứng.Phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt của công ty , tiến hành phát lương cho cán bộ công nhân viên ở cơ quan.Đồng thời có nhiệm vụ theo dõi tình hình nghĩa vụ đối với nhà nước. Kế toán ở các đội có nhiệm vụ mở sổ sách chi tiết theo dõi tình hình hoạt động sản xuất của đội, tổng hợp chi phí sản xuất, chứng từ luân chuyển về công ty hàng tháng một lần ,tính và thanh toán lương cho các nhân viên sản xuất trong đội. 2.Chế độ kế toán áp dụng tại công ty. Xuất phát từ những yêu cầu về tổ chức sản xuất, yêu cầu quản lý và trình độ quản lý, công ty 17 tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung tại phòng tài chính – kế toán thực hiện phân hạch toán kế toán Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm Hình thức sổ kế toán áp dụng : Chứng từ ghi sổ Phương pháp khấu hao tài sản cố định là phương pháp đường thẳng,tỷ lệ khấu hao theo quy định số 206/2003/QĐ- BTC ban hành ngày 12/12/2003 và NĐ 99/2004/NĐ-BTC Phương pháp kế toán hàng tồn kho: công ty xác định giá xuất kho theo phương pháp Bình quân gia quyền; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nhờ đó kế toán theo dõi phản ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho trên các sổ sách kế toán.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu được hạch toán theo phương pháp thẻ song song. Hệ thống tài khoản sử dụng trong công ty:Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính của công ty, hệ thống tài khoản của công ty bao gồm hầu hết các tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và các tài khoản sửa đổi bổ sung theo các thông tư hướng dẫn.Tuy nhiên do đặc điểm hoạt động ,công ty không sử dụng một số tài khoản như: TK 113, TK 121, TK 128,TK 129, TK 139, TK 151, TK 155, TK 156, TK 157, TK 158, TK 212, TK 213, 217, TK 221, TK 222, TK 223, TK 229, TK 241, TK 242, TK 243, TK 315,… Hệ thống chứng từ sử dụng trong công ty,Hiện nay ,công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do Bộ tài chính phát hành.Danh mục chứng từ kế toán bao gồm: Chứng từ lao động tiền lương: Bảng chấm công,bảng thanh toán lương Chứng từ tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi,giấy báo có,giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng... Chứng từ về tài sản cố định: HĐGTGT, Biên bản bàn giao tài sản cố định, thẻ tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định,..... Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ, bảng kê mua hàng.... Hệ thống sổ kế toán được sử dụng trong công ty bao gồm: nhật ký chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ dụng cụ, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, sổ cái các tài khoản... Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán ( Mẫu số B01-DN),Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DN), Thuyết minh báo cáo tài chính(Mẫu số B09- DN) 3.Hình thức kế toán. Hiện nay Công ty 17 áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ kế toán : “Chứng từ ghi sổ” theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ tài chính thay cho quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 .bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ ghi theo thời gian,phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng.Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ,kiểm tra và đối chiếu với sổ cái,bảng cân đối số phát sinh. Sổ kế toán chi tiết: Dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tựơng KT riêng biệt mà trên sổ KT tổng hợp chưa phản ánh được. Sổ cái: Là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp.Mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang Sổ Cái. Số liệu ghi trên Sổ cái dùng để kiểm tra,đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,các sổ kế toán chi tiết,dùng để lập báo cáo tài chính Chứng từ gốc,bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ Quỹ Sổ (thẻ) Kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đói số phát sinh Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu: Trình tự ghi: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để ghi vào chứng từ ghi sổ.Các chứng từ cần hạch toán mà chưa thể phản ánh vào chứng từ ghi sổ thì đồng thời phải ghi vào sổ ( thẻ) kế toán chi tiết. Các chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ...Sau đó từ chứng từ ghi sổ hàng ngày kế toán ghi vào sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối tháng, sau khi đã phản ánh tất cả các chứng từ ghi sổ vào sổ cái thì tiến hành cộng số phát sinh tính từ dư cuối tháng cho từng tài khoản.Số liệu trên sổ cái khi được kiểm tra đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết ( là bảng cuối tháng được lập căn cứ vào sổ ( thẻ) kế toán chi tiết) được làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính khác.Đồng thời từ bảng tổng hợp chi tiết cuối tháng kế toán lập báo cáo tài chính. Cuối tháng cộng sổ kế toán lấy số liệu ở sổ đăng ký chứng từ đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. PHẦN II.THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 17 I. Khái niệm,đặc điểm, phân loại nguyên vật liêu 1. Khái niệm, đặc điểm Nguyên vật liêu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hóa. Một doanh nghiệp muốn tiến hành SXKD ngoài tư liệu lao động phải có đối tượng lao động. NVL là đối tượng lao động 1 trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sx, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Đặc điểm của NVL là chỉ tham gia vào một chu kì SXKD nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết 1 lần vào Chi phí kinh doanh trong kì. Khi tham gia vào hoạt động SXKD VL bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn. Đặc điểm như vậy nên giá trị của NVL được chuyển dịch toàn bộ 1 lần vào sản phẩm và được bù đắp khi giá trị sản phẩm được thực hiện. Cũng vậy trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp , nguyên vật liêu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch một lần vào Chi phí SXKD trong kì.Vì thế cho nên việc cung cấp nguyên vật liêu có đầy đủ kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp dến kế hoạch SXKD của Doanh nghiệp. Nếu nguyên vật liêu cung cấp không đầy đủ thì hoạt động bình thường của quá trình SXKD sẽ bị ngừng trệ. Ngược lại nếu dữ trữ nguyên vật liêu quá lớn sẽ dẫn đến hiện tựơng ứ đọng vốn của Công ty. Điều náy ảnh hưởng xấu đến kinh tế tài chính của Công ty chính vì lẽ đó khi có nguyên vật liêu phải đảm bảo qui cách, phẩm chất thì sản phẩm tạo nên mới đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Chi phí nguyên vật liêu thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong giá thành của sản phẩm xây lắp,nói như vậy để thấy được vị trí quan trọng của Chi phí nguyên vật liêu trong quá trình sản xuất và sự sống còn của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay, với mục đích hạ thấp Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm để có lợi nhuận cao. Vấn đề đặt ra là phải tăng cường tập trung quản lý nguyên vật liêu từ khâu thu mua bảo quản dữ trữ và việc sử dụng mức tiêu hao vật liệu trong sản phẩm với định mức qui định sao cho có hiệu quả nhất đối với mỗi doanh nghiệp xây lắp, góp phần nâng cao hiệu quả của toàn xã hội. Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp được biểu hiện ở hai hình thái: Về hình thái hiện vật: nguyên vật liêu chỉ tham gia vào một chu kì SXKD giá trị của nó được chuyển dịch vào giá trị sản phẩm và không còn hình thái ban đầu. Về hình thái giá trị: nguyên vật liêu là một bộ phận quan trọng thiết yếu nhất của vốn lưu động, nó phản ánh được quá trình vận động của vật tư.Mặt khác, vốn lưu động còn phản ánh số lượng vật tư sử dụng tiết kiệm hay không ,có đảm bảo kế hoạch hay không 2. Phân loại nguyên vật liêu Các sản phẩm xây lắp của các Doanh nghiệp Xây dựng cơ bản thường phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liêu khác nhau,mỗi loại có vai trò, công dụng và tính năng lý, hóa học khác nhau,. Để quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tứng thứ, từng loại vật liệu phục vụ cho quản trị kinh doanh cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu.Với đặc điểm của mỗi Doanh nghiệp là khác nhau, vì thế nguyên vật liêu trong các Doanh nghiệp này cũng phân chia khác nhau, vì thế nguyên vật liêu trong các Doanh nghiệp này cũng phân chia khác nhau nhưng tập trung lại đối với vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chùng trong quá trình xây lắp và yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp ,vật liệu được chia thành các loại như sau: Nguyên vật liệu chính ( gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối tượng lao động chủ yếu trong Doanh nghiệp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắt, thép…Đối với nữa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm cũng được coi là nguyên vật liêu chính. Vật liệu phụ: Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được kết hợp với nguyên vật liêu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý , phục vụ sản xuất, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn… Nhiên liệu: Trong Doanh nghiệp sản xuất, nhiên liệu bao gồm các loại vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, dầu, xăng,hơi đốt… Phụ tùng thay thế: bao gồm các chi tiết, phụ tùng dùng dể sữa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… Thiết bị Xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc Xây dựng cơ bản( cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật liệu cần dùng dể lắp đặt vào các công trình Xây dựng cơ bản). Vật liệu khác: là các loại nguyên vật liêu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại Doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liêu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, thứ, quy cách, phẩm chất khác nhau. Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liêu được chia thành vật liệu mua ngoài , tự gia công chế biến, thuê ngoài chế biến, nhận góp vốn liên doanh… Kế toán chi tiết nguyên vật liêu : Tài khoản sử dụng: Tài khoản 152: nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại nguyên vật liêu trong kho của Doanh nghiệp. Nội dung phản ánh trên tài khoản . SDĐK: trị giá thực tế nguyên vật liêu tồn đầu kì Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên vật liêu trong kì(mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, điều chỉnh tăng do đánh giá lại, phát hiện thừa..) Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liêu trong kì theo giá thực tế( xuất kho, xuất bán, đánh giá giảm, phát hiện thiếu) SDCK: Trị giá thực tế nguyên vật liêu tồn kho. Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liêu phù hợp với các loại nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị của Doanh nghiệp gồm. TK 152.1: nguyên vật liêu chính TK 152.2: Vật liệu phụ TK 152.3: Nhiên liệu TK 152.4: Phụ tùng thay thế TK 152.5: Vật liệu, thiết bị đầu tư XDCB TK 152.6: Vật liệu khác( phế liệu). Chứng từ sử dụng: Kế toán chi tiết nguyên vật liêu là một khâu công việc khá phức tạp và tốn nhiều công sức. Khác với kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết nguyên vật liêu đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng và chất lượng của từng thứ vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Để kế toán chi tiết nguyên vật liêu kế toán sử dụng các chứng từ theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về nguyên vật liêu bao gồm: -Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) -Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03-VT) -Biên bản kiểm kê vật tư,công cụ, sản phẩm ,hàng hóa (mẫu 05-VT) -Hóa đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH) -Hóa đơn giá trị gia tăng 3. Sổ sách sử dụng: - Thẻ kho ( sổ kho) (mẫu S12-DN) - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ,sản phẩm hàng hóa (mẫu S10-DN) - Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu (mẫu S11-DN) - Sổ đối chiếu luân chuyển Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê lũy kế tổng hợp xuất nhập và lập bảng tổng hợp nhập-xuất- tồn kho nguyên vật liêu phục vụ kịp thời cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng kịp thời. 4. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liêu Công ty 17 sử dụng phương pháp kế toán hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là phương pháp thẻ song song 5. Đánh giá nguyên vật liêu 5.1. Đánh giá thực tế nguyên vật liêu nhập kho: Nguyên vật liệu phục vụ trong công tác Xây dựng có nhiều nguồn cung cấp khác nhau nhưng chủ yếu vẫn là do mua ngoài. Đa số nguyên vật liêu sẽ được chuyển thẳng tới sát chân công trường, chỉ có những vật tư,phụ kiện có giá trị lớn thì bắt buộc phải tiến hành nhập kho của Công ty để tiện cho việc quản lý và bảo quản. Giá trị thực tế Các khoản nguyên vật liêu = Giá mua + Chi phí thu mua - giảm trừ nhập kho (nếu có) Các khoản giảm trừ bao gồm các khoản được hưởng chiết khấu, giảm giá, thuế được hoàn lại… Chi phí thu mua: bao gồm Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, gia công, bao bì,Chi phí của bộ phận thu mua độc lập, Chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi, các loại thuế, lệ phí có liên quan. Thông thường thì nguyên vật liêu phục vụ cho công trường sẽ do các đội Xây dựng tại mỗi công trình tự đi mua. Nhưng hợp đồng do các đội sản xuất ký với những người cung cấp phải được sự đồng ý của Giám đốc mới có hiệu lực về mua bán. Nghiệp vụ thu mua vật liệu do phòng Vật tư – Xe máy của Công ty thực hiện. Các nguyên vật liêu được các đội mua hay được xuất thẳng tới công trình thì đều phải lập chứng từ như Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho … ở phòng Vật tư – Xe máy, sau đó sẽ được chuyển về phòng kế toán dể làm thủ tục thanh toán. Ngoài các NVL được mua từ bên ngoài về nhập kho thì còn có các vật liệu khác như Phế liệu thu hồi: giá trị thực tế nhập kho chính là giá bán ước tính của số phế liệu đó Đánh giá thực tế nguyên vật liêu xuất kho: Trong công việc Xây dựng thì nguyên vật liêu được nhập xuất mang tính thường xuyên và liên tục với số lượng và giá trị khác nhau. Do đặc điểm như vậy nên Công ty đã áp dụng việc tính giá thực tế nguyên vật liêu xuất kho theo phương pháp tính giá bình quân theo tháng. Giá thực tế Đơn giá bình Nguyên vật liệu = Số NVL nhập kho ´ quân NVL nhập kho nhập kho ĐGBQ NVLNK = Trị giá tt NVL tồn Đk + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn ĐK + Số lượng NVL nhập trong kỳ Kế toán tổng hợp nguyên vật liêu : Nguyên vật liêu trong các Doanh nghiệp tăng do từ nhiều nguồn khác nhau, trong mọi trường hợp Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thử tục kiểm nghiệm, nhập kho lập các chứng từ theo đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất, hóa đơn bán hàng và các chứng từ liên quan khác, kế toán phải phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành giá trị thực tế của nguyên vật liêu nhập kho vào các tài khoản kế toán, sổ sách kế toán tổng hợp đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng khác một cách kịp thời. Cuối tháng tiến hành tập hợp số liệu để kiểm tra đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liêu: Tăng do mua ngoài: Hàng và hóa đơn cùng về: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và Phiếu nhập kho , kế toán ghi: Nợ TK 152. Giá thực tế nguyên vật liêu nhập kho(chi tiết cho từng loại) Nợ TK 133(133.1) Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331,141… Tổng giá thanh toán Trường hợp Doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua hay hàng mua nay trả lại chủ hàng kế toán ghi Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả người bán Nợ TK 111,112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 138 (138.8) Số tiền được người bán chấp nhận nhưng chưa trả - Có TK 152 : Số chiết khấu thương mại,giảm giá hàng bán hay hàng mua trả lại theo giá không thuế Có TK 133 (133.1) Thuế GTGT đầu vào tưng úng với sồ chiết khấu, giảm giá được hưởng hay hàng mua trả lại Hàng thừa so với hóa đơn Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan để biết cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi : +/ Nếu nhập toàn bộ. - Nợ TK 152: Trị giá toàn bộ số nguyên vật liêu (giá không Thuế GTGT ) - Nợ TK 133 (133.1): Thuế GTGT tính theo hóa đơn - Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hóa đơn. - Có TK 338 (338.1).Trị giá số hàng thừa chưa có Thuế GTGT . +/ Nếu trả lại cho người bán: - Nợ TK 338(338.1). Trị giá hàng thừa đã xử lý - Có TK 152 trả lại số hàng thừa theo giá mua chưa có Thuế GTGT +/ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: - Nợ TK 338(338.1) Trị giá hàng thừa(giá chưa có Thuế GTGT ) - Nợ TK 133(133.1) Thuế GTGT của số hàng thừa - Có TK 331 Tổng giá thanh toán số hàng thừa +/ Nếu thừa không rõ nguyên nhân,ghi tăng - Nợ TK 338(338.1) trị giá hàng thừa( giá chưa có Thuế GTGT ) - Có TK711 Thu nhập khác +/ Nếu nhập kho theo số hóa đơn: ghi nhận như trường hợp “nếu nhập toàn bộ” và số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi thêm một bút toán đơn: - Nợ TK 002 Khi xử lý số hàng thừa ghi: - Có TK 002 Đồng thời cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: - Nợ TK 152 trị giá hàng thừa(giá chưa có Thuế GTGT ) - Nợ TK 133(133.1) Thuế GTGT của số hàng thừa - Có TK 331 tổng giá trị thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân - Nợ TK 152 - Có TK 711 c) Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau +/ Khi nhập - Nợ Tk 152 trị giá thực nhập theo giá không có Thuế GTGT - Nợ TK 138(138.1) trị giá số hàng thiếu theo giá không có Thuế GTGT - Nợ TK 133(133.1) Thuế GTGT theo hóa đơn - Có TK 331 trị giá thanh toán theo hóa đơn +/ Khi xử lý Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu - Nợ TK 152 trị giá số hàng còn thiếu - Có TK 138(138.1) xử lý số thiếu Nếu người bán không giao nốt số hàng còn thiếu - Nợ TK 331 Ghi giảm số tiền phải trả cho người bán - Có TK 138(138.1) Xử lý số thiếu - Có TK 133(133.1) Thuế GTGT của hàng thiếu không được khấu trừ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường - Nợ TK 138(138.8),334 Cá nhân phải bồi thường - Có TK 133(133.1) Thuế GTGT của số hàng thiếu - Có TK 138(138.1) Xử lý số thiếu d) Trường hợp hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả số giảm kế toán ghi - Nợ TK 331,111,112…Tổng giá thanh toán - Có TK 152 Trị giá nguyên vật liêu giao trả hoặc giảm giá - Có TK 133(133.1) Thuế GTGT của số hàng giao trả hoặc giảm giá e) TRường hợp hàng về chưa có hóa đơn Kế toán lưu Phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng chưa có hóa đơn”.Nếu trong tháng có háo đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng, hóa đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: - Nợ TK 152 Giá tạm tính của hàng chưa có hóa đơn - Có TK 331 giá tạm tính phải trả người bán Sang tháng sau khi hóa đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong 3 cách - Cách 1:Xóa giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường; - Cách 2: ghi số chênh lệch giữ giá tạm tinh với giá thực tế bằng bút toán đỏ(nếu giá tạm tính>giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường( nếu giá tạm tính<giá thực tế) - Cách 3: dùng bút toán đảo ngược để xóa bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. 1.2 Tăng do tự gia công chế biến nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến - Nợ TK 152 NVL thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho - Có TK 154: Giá thành sản xuất thực tế( chi tiết cho từng loại). 1.3 Trường hợp tăng nguyên vật liêu khác. Ngoài tăng do mua ngoài, tự gia công nhập kho, nguyên vật liêu của Công ty còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như: góp vốn liên doanh, đánh giá tăng, thừa, hàng bán bị trả lại….Trong mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá trị nguyên vật liêu đều được ghi Nợ TK 152 theo giá trường hợp tế, đối ứng với các tài khoản thích hợp: - Nợ TK 152 giá thực tế nguyên vật liêu tăng thêm. - Có TK 411 Nhận NVL bằng nguồn vốn cấp thêm của Tổng Công ty . - Có TK 336: Vay lẫn nhau trong nội bộ các đơn vị của Tổng Công ty. - Có TK 338.1: Thừa ngoài định mức chừ xử lý. 2. Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liêu. Vật liệu trong Doanh nghiệp giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho SXKD, chế tạo sản phẩm cho nhu cầu phục vụ và quản lý Doanh nghiệp ,phần còn lại có thể xuất bán, góp vốn liên doanh…mọi trường hợp giảm nguyên vật liêu đều ghi theo giá thực tế ở bên có tài khoản 152 và kế toán ghi còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 621, 641, 642… a. Xuất nguyên vật liêu cho sản xuất kinh doanh. - Nợ TK 621, 642: xuất nguyên vật liêu cho sản xuất và quản lý(chi tiết cho từng đối tượng sử dụng) - Có TK 152: Giá thực tế nguyên vật liêu xuất dùng b. Xuất thuê ngoài gia công chế biến. - Nợ TK 154: Giá thực tế nguyên vật liêu xuất chế biến - Có TK 152: Giá thực tế nguyên vật liêu xuất kho c. Giảm do cho vay tạm thời. - Nợ TK 138(138.8) Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời - Nợ TK 136(136.8) Cho vay nội bộ tạm thời. - Có TK 152 giá thực tế nguyên vật liêu cho vay d. Giảm do các nguyên nhân khác. - Nợ TK 632 Nhược bán nguyên vật liêu - Nợ TK 642 Thiếu trong định mức tại kho - Nợ TK 138(138.1) Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý - Nợ TK 138(138.8), 334 Cá nhân phải bồi thường - Có TK 152 Giá thực tế nguyên vật liêu 3. Tổ chức hạch toán nguyên vật liêu tại Công ty 17. Đối với mỗi hạng mục công trình ở từng giai đoạn, phòng kinh tế kỹ thuật xem xét, nghiên cứu tính toán xem công trình, hạng mục công trình đó cần có những loại vật tư gì với khối lượng, số lượng bao nhiêu sau đó lập hạn mức cho từng công trình, hạng mục công trình đó. Nhân viên cung ứng của đội Xây dựng có thể căn cứ vào nhu cầu thực tế và tiến độ thi công Xây dựng của từng công trình, hạng mục công trình đối chiếu với hạn mức nguyên vật liêu quy định tiến hành tìm kiếm nguồn hàng và hợp đồng mua bán nguyên vật liêu với đơn vị bán. Sau đó gửi hợp đồng lên phòng kế toán xin tạm ứng, phòng kế toán xem xét đối chiếu với hạn mức. 3.1 Kế toán nhập kho Hàng ngày kế toán nhập kho căn cứ vào hóa đơn mua hàng( hóa đơn GTGT ) mang lên người có trách nhiệm ở đội kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn, đối chiếu các chỉ tiêu, chủng loại, quy cách vật liệu, số lượng, khối lượng, phẩm chất ghi trên hóa đơn với thực tế. Sau khi kiểm tra, nếu hợp lý thì cho nhập kho số nguyên vật liêu đó, khi nhập kho thủ kho phải xem xét số vật liệu có đủ số lượng, chủng loại ghi trên hóa đơn, cho tiến hành nhập kho và kí nhận số thực tế nhập vào Phiếu nhập kho, Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, đưa cho người giao hàng cùng kí xác nhận vào ba liên đó. -Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. -Một liên kẹp cùng hóa đơn GTGT chuyển lên phòng kế toán -Một liên giao cho đội giữ để đối chiếu. Phiếu nhập kho là một chứng từ kế toán bắt buộc sử dụng trong trường hợp nhập kho vật tư của Công ty do mua ngoài. 3.2 Thủ tục xuất kho. Căn cứ vào nhiệm vụ xây dựng sản xuất được giao, căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liêu cho từng công trình, hạng mục công trình, các tổ thi công viết giấy xin tạm ứng vật tư, thủ kho căn cứ giấy tạm ứng đã được cấp trên duyệt tiến hành lập Phiếu xuất kho , sau đó thực hiện xuất kho nguyên vật liêu (Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên). Sau khi kiểm nghiệm số lượng, chất lượng, số thực nhận, người nhận và thủ kho ký vào ba liên đó. -Một liên chuyển về phòng kế toán. -Một liên giao cho tổ lĩnh vật tư. -Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Trong quá trình sản xuất xây dựng vì lý do nào đó mà đội Xây dựng , đơn vị thi công sử dụng nguyên vật liêu quá mức quy đinh, viết Phiếu xuất kho nguyên vật liêu nhiều hơn định mức thì phòng kế toán sẽ không hạch toán phần Chi phí vượt hạn mức của khối lượng công viêc đó mà đội sẽ phải tự thanh toán phần vượt đó. Ví dụ: Ngày 18 tháng 02 năm 2008 Công ty 17 đã mua thép cuộn, thép đốt, dây buộc 1 ly của Công ty Cổ Phần đầu tư và phát triển Vạn Xuân và nhận được Hóa đơn GTGT sau THẺ KHO Ngày lập thẻ: 18/02/2008 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thép đốt Đơn vị tính:kg STT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng KT xác nhận SH NT N X T A B C D E 1 2 3 G Tồn đầu tháng PN18 18/02 Nhập 18/02 14198 14198 PN18 18/02 Nhập 18/02 13648 27846 PN18 18/02 Nhập 18/02 4880 32726 PN18 18/02 Nhập 18/02 16215 16215 PN18 18/02 Nhập 18/02 11960 60901 PN18 18/02 Nhập 18/02 144 61045 PX22 18/02 Xuất 18/02 14198 46847 PX22 18/02 Xuất 18/02 13648 33199 PX22 18/02 Xuất 18/02 4880 28319 PX22 18/02 Xuất 18/02 16215 12104 PX22 18/02 Xuất 18/02 11960 144 PX22 18/02 Xuất 18/02 144 0 Cộng TỔNG CÔNG TY XD TRƯỜNG SƠN CÔNG TY 17 …… CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày18 tháng 02 năm 2008. Số 117 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có A B C D E G H 18/02 Phải trả công ty CPDTPT Vạn Xuân 133 44.056.819 18/02 thép 152 881.136.370 331 925.193.189 Ngày 18 tháng 02 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG CÔNG TY XD TRƯỜNG SƠN CÔNG TY 17 …… CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày18 tháng 02 năm 2008. Số 117 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có A B C D E G H 18/02 Xuất kho thép phục vụ sản xuất 13612 152 881.136.370 Cộng 881.136.370 Ngày 18 tháng 02 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG HÓA ĐƠN GTGT Tác dụng HĐGTGT là loại hóa đơn sử dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bán hàng hóa dịch vụ với số lượng lớn. Hóa đơn do người bán hàng lập khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ thu tiền mỗi hóa đơn được lập cho những hàng hóa dịch vụ có cùng thuế suất. Là căn cứ để ghi vào NKC, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết doanh thu. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi. Ghi rã họ tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân bán hàng và mua hàng, hình thức thanh toán Các cột: Cột A,B: ghi số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ cung ứng thu tiền Cột C: đơn vị tính ghi theo đơn vị tính quốc gia quy định Cột 1: Ghi số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa,dịch vụ Cột 2: Ghi ĐG bán hàng của từng loại hàng hóa,dịch vụ.Trường hợp hàng hóa trao đổi ghi theo giá bán hàng hóa, dịch vụ mang trao đổi. Cột 3:= cột 1+ cột 2 Các dòng còn thừa phía dưới các cột A,B,C,1,2,3 được gạch chéo từ trên xuống, từ phải qua trái. Dòng cộng tiền hàng ghi số tiền cộng được ở cột 3 Thuế suất GTGT : Ghi thuế suất (%) của hàng hóa, dịch vụ theo luật thuế GTGT Dòng tiền thuế GTGT : bằng tiền hàng ´ thuế suất % GTGT Dòng tổng cộng tiền thanh toán: bằng tiền hàng + số tiền thuế GTGT Số tiền viết bằng chữ: ghi bằng chữ số tiền tổng cộng thanh toán Khi viết HĐ phải đặt giấy than viết thành 3 liên Liên 1: Lưu Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Nội bộ PHIẾU NHẬP KHO Mục đích: Nhằm xác nhận số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán Phương pháp và trách nhiệm ghi. Góc trên bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị( hoặc đóng dấu đơn vị) bộ phận nhập kho.PNK áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến… Khi lập Phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày tháng năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, số hóa đơn hoặc lệnh nhập kkho, tên kho, địa điểm kho nhập. Cột A,B,C,D: ghi số thứ tự,tên,nhãn hiệu quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ(Hóa đơn hoặc lệnh nhập) Cột 2: Số lượng thực tế nhập kho Cột 3,4: Ghi đơn giá và tính ra số tiền của từng thứ vật tư thực nhập Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại vật tư nhập cùng một Phiếu nhập kho Dòng số tiền bằng chữ: Ghi tổng số tiền bằng chữ PHIẾU XUẤT KHO Tác dụng Dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong Doanh nghiệp,làm căn cứ để hạch toán Chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phương pháp và trách nhiệm ghi Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị( hoặc dấu của đơn vị), bộ phận xuất kho.Pxk lập cho một hay nhiều thứ vật tư cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán Chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. Khi lập Phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu xuất và ngày tháng năm lập phiếu, lý do xuất và kho xuất vật tư. Cột A,B,C,D: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư. Cột 1: Số lượng vật tư theo yêu cầu xuất kho của người( bộ phận ) sử dụng Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho(Chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu). Cột 3,4: Ghi ĐG( tùy theo quy định hạch toán của từng Doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư xuất kho. Cột 4= Cột 2 ´ Cột 3 Dòng cộng: Tổng số tiền của vật tư thực tế xuất kho Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh, quản lý, hoặc bộ phận kho lập thành 3 liên. Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3,4 và ghi vào sổ kế toán Liên 3: người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. THẺ KHO Tác dụng. Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại vật tư ở từng kho.Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dữ trữ vật liệu và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Căn cứ và phương pháp ghi. Thẻ kho là sổ tờ rời. Nếu đóng thành quyển thì gọi là sổ kho. Thẻ tờ rơi sau khi dùng xong phải đóng thành quyển Sổ kho hoặc thẻ kho. Sau khi đóng thành quyển phải có chữ kí của giám đốc. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho,Phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng, cuối ngày tính số tồn kho. Cột A: ghi số thứ tự Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Cột C,D: số hiệu của Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho Cột E: ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột F: ghi ngày nhập, xuất kho Cột 1: số lượng nhập kho Cột 2: số lượng xuất kho Cột 3: ghi số lượng tồn sau mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 152.1 Tác dụng Sổ chi tiết vật liệu, để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liêu ở từng kho làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho. Căn cứ và phương pháp ghi Sổ này mở theo từng TK 152, theo từng kho và từng thứ vạt liệu Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ Cột B,C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dùng để ghi sổ Cột D: Ghi diễn giải tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột E: Ghi số hiệu tk đối ứng. Cột 1,2 ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331 Mục đích. Sổ này dùng để theo dõi việc thanh toán với người bán theo từng đối tượng, tựng thời hạn thanh toán. Căn cứ và phương pháp ghi Sổ này mở theo từng người bán Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ Cột B,C: ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ dùng để ghi sổ Cột D: Ghi diễn giải tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột E: ghi số hiệu tk đối ứng Cột 1,2: ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Mục đích. Dùng để tổng hợp phần giá trị từ các trang sổ, thẻ chi tiết nguyên vật liêu nhằm đối chiếu với số liệu tài khoản 152 trên Sổ cái Căn cứ và phương pháp ghi sổ. Mỗi tài khoản nguyên vật liêu được lập một bảng riêng. Bảng này được lập vào cuối tháng, căn cứ vào số liệu dòng tổng cộng trên sổ chi tiết nguyên vật liêu để lập. Cột A: ghi tên quy cách vật liệu theo sổ chi tiết vật liệu 152-NVLC Cột B: ghi giá trị vật liệu tồn đầu kì ( số liệu lấy ở dòng cộng TK 152.1, cột 1 trên sổ chi tiết nguyên vật liêu). Cột C: Ghi giá trị vật liệu nhập trong kỳ ( số liệu lấy ở dòng cộng TK 152.1, cột 1 trên sổ chi tiết nguyên vật liêu) Cột D: Ghi giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ( số liệu dòng cộng TK 152.1, cột 1 trên sổ chi tiết nguyên vật liêu). Cột E: ghi giá trị vật liệu tồn cuối kỳ(số liệu dòng cộng TK 152.1, cột 1 trên sổ chi tiết nguyên vật liêu). Sau khi ghi xong tiến hành cộng bảng tổng hợp. Số liệu trên dòng tổng cộng được đối chiếu với số liệu trên sổ cái Tk152 + Số liệu cột 1: Được đối chiếu số dư đầu kỳ + Số liệu cột 2: Được đối chiếu số phát sinh Nợ + Số liệu cột 3: Được đối chiếu với số phát sinh Có + Số liệu cột 4: Đối chiếu với số dư cuối kỳ BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tác dụng. Dùng để phản ánh tình hình các khoản còn phải thanh toán, đã thanh toán nợ với người cung cấp nguyên vật liêu phát sinh trong kỳ. Căn cứ và phương pháp lập. Căn cứ vào các sổ chi tiết thanh toán với người bán, với mỗi đối ứng ( người bán) ghi một dòng. Cột A,B: ghi số thứ tự và tên từng đơn vị bán Cột 1,2: Ghi số dư đàu kì phải trả( ghi bên có) hoặc ứng trước tiền hàng cho người bán( ghi bên Nợ). Cột 3,4: Ghi số tiền phát sinh tăng (ghi bên Có), phát sinh giảm (ghi bên Nợ) các khoản phải thanh toán với người bán. Cột 5,6: Ghi số lũy kế đầu năm phải trả cho người bán. Cột 7,8: số dư cuối kỳ = số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng trong kỳ - só phát sinh giảm trong kỳ. CHỨNG TỪ GHI SỔ Tác dụng. Chứng từ ghi sổ dùng để tập hợp số liệu của một hay nhiều chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế. Căn cứ lập và phương pháp ghi. Căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Chứng từ ghi sổ được kế toán phần hành lập hàng ngày hoặc định kỳ3,5, 10 ngày một lần tùy thuộc vào số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh Số hiệu chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục từ đầu năm tới cuối năm và lấy số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Ngày tháng của chứng từ ghi sổ là ngày lập chứng từ ghi sổ và được đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Cột A: Tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ gốc. Cột B,C: Ghi số hiệu của tài khoản ghi Nợ, số hiệu tài khoản ghi Có của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột 1: Ghi số tiền của nghiệp vụ kinh tế theo từng quan hệ đối ứng Nợ, Có Dòng cộng: ghi tổng số tiền ở cột 1 của tất cả các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ ghi sổ. Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc đính kèm theo chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ lập xong chuyển cho người phụ trách kế toán ký duyệt.Sau đó đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để lấy số hiệu và ghi ngày, tháng sau đó được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết. SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tác dụng. Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ náy vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa dùng để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng Cân đối số phát sinh. Kết cấu và phương pháp ghi. Cột A: Ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ. Cột B: Ghi ngày, tháng lập chứng từ ghi sổ. Cột C: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Cột 1,2: Ghi các tài khoản đối ứng Nợ, Có Cột 3: Số tiền của chứng từ ghi sổ; Cuối trang sổ phải cộng số lũy kế để chuyển sang trang sau Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang; Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh. SỔ CÁI Tác dụng Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho Doanh nghiệp. Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên bảng tổng hợp chi tiết hoặc các Sổ thẻ kế toán chi tiết và dùng để lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. Căn cứ và phương pháp lập. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái ở các cột phù hợp Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đàu trang sau. Cuối tháng,( quý, năm) kế toán phải khóa sổ, cộng số phát sinh Nợ, Có tính ra số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản để . Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ. Cột B,C: ghi số hiệu, ngày ,tháng của chứng từ ghi sổ. Cột D: ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng. Cột 1,2: Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản này. PHẦN III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VậT LIÊU TẠI CÔNG TY 17 Đánh giá chung công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liêu tại Công ty 17: Những ưu điểm. Công ty 17 – Tổng Công ty Xây dựng Trường Sơn đi lên từ một binh trạm vận tải chủ yếu là vận chuyển và mở đường chiến lược, kể từ khi mới thành lập với những bước đi thăng trầm trong cơ chế thị trường mới Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong huy động vốn, sử dụng vốn làm sao cho có hiệu quả làm thế nào để tìm kiếm được thị trường tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị. Là công ty kinh doanh hoạt động trong lĩnh xây dựng với sản phẩm là các công trình sản xuất. dân dụng thường có quy mô lớn, kết cấu phức tạp thời gian sử dụng lâu dài, có giá trị lâu dài, nó mang tính cố định , nơi sản xuất ra sản phẩm cũng đồng thời là nơi sau này khi sản phẩm hoàn thành được đưa vào sử dụng và phát huy tác dụng. Sản phẩm xây dựng mang tính tổng hợp về nhiều mặt kinh tế, kỹ thuật, mỹ thuật... rất đa dạng nhưng lại mang tính độc lập, mỗi công trình được xây dựng theo một thiết kế kỹ thuật riêng có dự toán riêng và tại một địa điểm nhất định. Quá trình từ khi khởi công xây dựng công trình cho đến khi công trình hoàn thành bàn giao được đưa vào sử dụng thường là dài. Do vậy gần đây công ty đã từng bước khắc phục các khó khăn, trang bị thêm nhiều máy móc hiện đại, bố trí lại cơ cấu sản xuất cho phù hợp. Song vấn đề đặt ra là phải quan tâm nhiều nhất đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm, tiến độ thi công, chất lượng công tác kế toán để đáp ứng kịp thời nhu cầu của nền kinh tế thị trường. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức phù hợp với trình độ và khả năng của từng cán bộ kế toán.Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán mới ở công ty tương đối nhanh, công tác kế toán cơ bản đã đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán mới ban hành, hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ, chi tiết rõ ràng. Về kế toán NVL nhìn chung công ty đã quan tâm đúng mức đến công tác quản lý NVL từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng, điều đó chứng tỏ công ty đã nhận thức được sự ảnh hưởng của chi phí NVL đến giá thành sản phẩm. - Ở khâu thu mua, dự trữ, bảo quản: công ty đã xác định được lượng vật tư cần thiết để đảm bảo cung cấp NVL một cách đầy đủ và kịp thời cho quá trình sản xuất. Hệ thống kho đã được tổ chức ở mỗi đội, mỗi công trình một kho giúp cho việc thu mua, dự trữ bảo quản được thuận lợi. đưa vào sử dụng thi công.Từ đó giúp cho việc quản lý NVL được tốt hơn. Các kho thường nằm ngay chân công trình nên dễ dàng cho việc xuất NVL - ở khâu sử dụng: Công ty đã quản lý NVL đưa vào sản xuất tương đối chặt chẽ, tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. - Công tác kế toán NVL: Được thực hiện tương đối nề nếp từ việc hoàn chỉnh, luân chuyển chứng từ đến việc ghi chép sổ sách kế toán. công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động vật tư, tiền vốn. Công ty 17 hiện nay với quy mô sản xuất vừa nên việc vận dụng phương pháp ghi thẻ song song trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu nhìn chung là hợp lý. Cùng với xu thế chung của xã hội, công ty là đơn vị nhạy bén trong công tác quản lý, biết phát huy những thế mạnh của mình, đã và đang tìm cho mình những bước đi mới, mạnh dạn đổi mới quy trình công nghệ, trang thiết bị sản xuất, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, từng bước phát triển trong cơ chế thị trường, dần dần cải thiện và nâng cao đời sống của người lao động. Những tồn tại - Trong công tác quản lý nguyên vật liệu : Nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều quy cách khác nhau, nhưng công ty lại chưa sử dụng “Sổ danh điểm vật tư ” với quy định mã của từng loại để tạo điều kiện theo dõi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ. Hơn nữa công ty không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, do đó vật tư mua về không được kiểm tra tỷ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, phẩm chất. - Về công tác chi tiết nguyên vật liệu: - Phế liệu thu hồi không làm các thủ tục nhập kho, không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách, cả về số lượng cũng như giá trị. Trong thực tế khi tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm thì giá thành sản phẩm được xác định theo công thức. Giá thành sản phẩm sản phẩm cp thực tế sản phẩm giá trị = dở dang + phát sinh - dở dang - phế liệu đầu kì trong kỳ cuối kỳ thu hồi Vì vậy hạch toán giá trị phế liệu thu hồi cũng như tận thu , tái chế phế liệu sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. - Việc hạch toán nguyên vật liệu ở kho và phòng kế toán Việc ghi chép ở kho và phòng kế toán còn trùng lắp quá nhiều: ở kho, thủ kho ghi số lượng vật tư nhập xuất tồn kho của từng thứ, loại vật liệu vào sổ kho. ở phòng kế toán cũng làm tương tự như vậy, chỉ có thêm cột ghi đơn giá của vật liệu đó, từ sổ này kế toán vào sổ chi tiết tương ứng để tính ra số tiền bằng cách lấy cột số lượng nhân với đơn giá vật tư. Việc ghi sổ như vậy không những không đảm bảo đúng phương pháp ghi thẻ song song mà còn làm cho công tác ghi chép trở nên cồng kềnh, trùng lắp... - Việc đánh giá nguyên vật liệu tồn kho. Giá thực tế của vật liệu xuất kho dùng vào thi công xây dựng và quản lý ở công ty được tính theo giá thực tế đích danh. Đây là cách tính đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ từng lô hàng nhập, từng lần xuất hàng để áp giá. Các đội thi công tiến hành đi mua vật tư, khi có nhu cầu phục vụ thi công thì thủ kho xuất kho vật liệu, số lần xuất kho diễn ra liên tục tuỳ theo yêu cầu ỳ sau một số ngày mới viết xuất kho tổng hợp ). Kế toán chcông việc nhưng số lần nhập xuất thể hiện trên chứng từ lại không nhiều. (Định kỉ có thể theo dõi kiểm tra trên sổ sách chứng từ nên khó có thể theo dõi chặt chẽ các lần nhập xuất, với các đơn giá tương ứng. Nên số nguyên vật liệu tồn kho là chưa chính xác, có loại vật liệu do nhu cầu đã sử dụng quá số ghi trên phiếu xuất, có loại đã viết phiếu xuất nhưng chưa sử dụng hết vẫn để tồn chuyển sang kỳ sau, dẫn đến không trùng khớp giữa sổ sách với thực tế. Về kế toán tổng hợp: Hiện nay kế toán tổng hợp ở công ty còn có các nghiệp vụ kinh tế về nhập xuất nguyên vật liệu chưa được hạch toán đầy đủ chính xác. Khi nhập vật liệu kế toán ghi : Nợ TK 152 Nợ TK 133.1 Có TK 111, 112, 331... Khi xuất vật liệu phục vụ thi công, quản lý kế toán ghi. Nợ TK 621, 627... Có TK 152 Đối với nguyên vật liệu đã xuất kho nhưng chưa sử dụng hết chuyển sang sử dụng ở kỳ sau vẫn được coi là xuất kho và được hạch toán vào các tài khoản 621, 627... trong kỳ. Việc hạch toán như vậy không phản ánh đúng bản chất của hàng tồn kho, xác định chi phí nguyên vật liệu trong kỳ hạch toán chưa chính xác. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty 17. Lập sổ danh điểm vật liệu. Để phục vụ cho nhu cầu quản lý nguyên vật liệu, tránh nhầm lẫn, thiếu sót công ty nên lập “sổ danh điểm vật liệu.” “Sổ danh điểm vật liệu ” là sổ tập hợp toàn bộ các loại nguyên vật liệu của công ty đã và đang sử dụng. Trong sổ được theo dõi từng nhóm, từng thứ, loại vật liệu một cách chặt chẽ để giúp cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở công ty được thực hiện dễ dàng và thống nhất. Mỗi loại, mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Hơn nữa còn cần tiến hành tạo lập bộ mã nguyên vật liệu thống nhất, xây dựng sổ danh điểm vật liệu để làm cơ sở cho việc quản lý và kế toán sau này. Để lập sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lắp, có dự trữ để bổ sung những mã nguyên vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể xây dựng bộ mã dựa trên các tiêu chuẩn sau: - Loại vật liệu .(căn cứ vào 4 số đầu) - Nhóm vật liệu cho mỗi loại (căn cứ vào con số tiếp theo chỉ nhóm vật liệu chẳng hạn là nhóm đá, cát, xi măng, sắt, thép) - Thứ vật liệu trong mỗi nhóm ( căn cứ vào con số tiếp theo chỉ thứ vật liệu) - Quy cách vật liệu trong mỗi thứ ( căn cứ vào con số tiếp theo nữa để chỉ quy cách liệu vật trong mỗi thứ ) Mẫu sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng như sau: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Loại nguyên vật liệu chính Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm VL NGƯỜI LẬP Ngày.....tháng......năm...... KẾ TOÁN TRƯỞNG. Hoàn thiện việc nhập kho thu hồi phế liệu. Công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi, trước khi nhập kho phải được các bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân đong đo đếm, ước tính giá trị, sau đó bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho, phiếu nhập kho phế liệu được lập thành hai liên, một liên lưu ở bộ phận vật tư, một liên giao cho thủ kho khi phế liệu đã chuyển vào kho. Định kỳ kế toán vật liệu cũng nhận phiếu nhập kho phế liệu từ thủ kho để ghi vào sổ chi tiết phế liệu như các loại vật liệu khác. Việc đánh giá vật liệu tồn kho. Kế toán vật liệu nên đề nghị thủ kho vào cuối tháng tiến hành kiểm kê kho xác định số thực nhập, thực xuất, thực tồn trong kho để lập báo cáo tồn kho và tách riêng số lượng phế liệu nhập kho, sau đó gửi lên phòng kế toán, tại đây kế toán căn cứ vào giá thực tế bình quân để ghi vào báo cáo vật tư như vậy sẽ thuận tiện hơn trong việc đối chiếu số liệu với kế toán. Có thể xây dựng mẫu biểu báo cáo tồn kho như sau: BÁO CÁO NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO Đội xây dựng số... Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Xuất Thực dùng Nhập lại NGƯỜI LẬP Ngày.....tháng......năm...... KẾ TOÁN TRƯỞNG. Việc kế toán tổng hợp nguyên vật liêu. Khi xuất kho, kế toán căn cứ vào chứng từ, phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 621, 627... Có TK 152 Trong tháng nếu sử dụng không hết số vật liệu đó thì kế toán kết hợp với thủ kho để hạch toán chính xác chi phí vật liệu tính vào chi phí sản xuất trong tháng xác định số vật liệu xuất dùng không hết còn lại cuối kỳ ở mỗi công trình, đội sản xuất thông qua báo cáo tồn kho. Kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 152 Có TK 621,627 Việc ghi chép như vậy sẽ đảm bảo tính xác thực thuận lợi cho việc đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, nâng cao chức năng của kế toán. Như đã biết, NVL chiếm giá trị lớn trong chi phí sản xuất cần được theo dõi chặt chẽ, hiện tại việc hạch toán chi phí NVL ở công ty chỉ thể hiện trên các sổ kế toán, gây khó khăn cho việc tổng hợp số liệu tính toán chi phí vật liệu cho mỗi công trình làm giảm khả năng thông tin tổng hợp nhanh chóng tới cấp quản lý. Để đảm bảo tăng cường quản lý, thuận lợi trong đối chiếu sổ sách xác định được chi phí NVL vào các mục đích nhu cầu khác nhau mà trên sổ chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản khó có thể tổng hợp khái quát được công ty nên lập bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. Cơ sở để lập bảng phân bổ NVL là các chứng từ xuất kho vật liệu. Các chứng từ này được tập hợp và phân loại riêng cho từng đối tượng sử dụng cụ thể kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ: Cột dọc phản ánh các loại nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ, dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng. Giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng phân bổ NVL theo từng đối tượng tập hợp, sử dụng dùng làm căn cứ để ghi vào sổ kế toán liên quan (sổ kế toán chi tiết, sổ chứng từ ghi sổ) đồng thời sử dụng để tính giá thành trong kỳ. Mẫu biểu bảng phân bổ được sử dụng như sau: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng.......năm ........... Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 152 TK 1521 TK 1522 TK 1523 ... å TK 152 HT TT HT TT HT TT HT TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.TK 621- CPNVLTT 2.TK 627- CPSXC 3.TK154-CFSXKDDD 4.TK641 - CFBH 5. TK642- CFQLDN 6. TK142 –CFTT 7.TK335- CFPT 8.TK241- XDCBDD NGƯỜI LẬP Ngày.....tháng......năm...... KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾT LUẬN Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất xây dựng thi công công trình trong các doanh nghiệp xây lắp. Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó công tác tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là một nội dụng quan trọng của công tác quản lý kinh tế, quản lý tốt nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả sẽ góp phần không nhỏ trong việc giảm giá thành công trình, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vì vậy em đã chọn và nghiên cứu chuyên đề : " Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 17 - Tổng công ty xâ y dựng Trường sơn”. Công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu là công tác phức tạp, trong điều kiện thời gian nghiên cứu và sự hiểu biết có hạn, chuyên đề này mới chỉ đi vào nghiên cứu tìm hiểu một số vấn đề chủ yếu. Qua đó đã nêu nên những ưu điểm, những cố gắng của công ty đồng thời cũng nêu nên một số tồn tại trong quản lý hạch toán nguyên vật liệu của công ty và cũng đề ra một số ý kiến nhằm khắc phục những tồn tại đó. Do thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán - Đại học Lao §éng X· Héi. Qua đây em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo PGS.TS Nghiêm Văn Lợi và các chú, các anh, các chị ở phòng Kế toán - Tài chính tại Công ty 17 - Tổng công ty xây dựng Trường sơn đã nhiệt tình giúp đỡ em trong việc hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Th¸ng 5 n¨m 2008. Sinh viªn Trịnh Thị Hồng Lê