Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Bia Hoà Bình

h viên có trình độ kế toán. Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm trước đại hội cổ đông về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao. - Phòng tổ chức hành chính: Giúp ban giám đốc trong công tác tổ chức kinh doanh bố trí mạng lưới, tổ chức nhân sự, công tác lao động, công tác hành chính quản trị, thực hiện chính sách của Đảng và Nhà nước đối với CBCNV, đảm bảo quyền lợi về văn hoá, vật chất, tinh thần và sức khoẻ của CBCNV. - Phòng kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về chính sách, chế độ tài chính, thể lệ kế toán tài chính của Nhà nước. Phản ánh đầy đủ kịp thời thường xuyên toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của công ty. - Phòng kinh doanh đầu tư có nhiệm vụ nắm bắt nhu cầu thị trường để xây dựng và tổ chức, thực hiện các phương án kinh doanh có hiệu quả, tổ chức lực lượng hàng hoá, chất lượng phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng. Trực tiếp thực hiện nghĩa vụ mua bán buôn của công ty, theo dõi các đại lý, theo dõi nhu cầu thị trường, mua sắm trang thiết bị đồ dùng cho đơn vị, mở quầy dịch vụ và bán lẻ. Đồng thời phòng kinh doanh phụ trách về mua vật tư của công ty. - Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản, hàng hoá của công ty, mạng lưới cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HOÀ BÌNH Hội đồng quản trị Giám đốc kiêm chủ tịch HĐQT Ban kiểm soát Phòng kế toán tài vụ Phòng kinh doanh vật tư Phòng tổ chức hành chính Phòng bảo vệ Phân xưởng Phân xưởng bia Phân xưởng cơ khí và phù trợ 1.4 : NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HOÀ BÌNH 1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức kế toán tập chung. Nghĩa là toàn bộ công tác kế toán của công ty được tập chung trên phòng kế toán. Phòng kế toán tài vụ của công ty gồm 4 cán bộ: - Kế toán trưởng: phụ trách chung đồng thời làm kế toán tổng hợp. Cuối tháng đưa số liệu ở sổ chi tiết, bảng kê vào sổ cái. Tập hợp chi phí sản xuất trong công ty qua các kế toán viên để tính giá thành sản phẩm. - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ lập chứng từ hàng ngày, theo dõi các khoản thu chi trong công ty đưa vào các tờ kê chi tiết, đồng thời vào sổ thu chi tiền mặt, viết phiều thu, chi. Cuối tháng tổng hợp vào sổ bảng kê, bảng phân bổ, đối chiếu với thực tế, phát hiện kịp thời những sai sót, nhầm lẫn có thể xảy ra. Từ đó kiểm kê lại hoá đơn chứng từ và có biện pháp xử lý kịp thời những sai sót. - Kế toán vật liệu, TSCĐ, hàng hoá, tiền lương, thống kê: Có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu của các thủ kho gửi lên, kiểm tra sổ kho, nhận bảng chấm công của các tổ sản xuất, theo dõi tăng giảm TSCĐ, tính khấu hao từng quý để đưa vào giá thành sản phẩm. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ quỹ, trực tiếp thu chi tiền mặt, ngân phiếu. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ, NVL, hàng hoá kiêm thống kê sản xuất Thủ quỹ SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HOÀ BÌNH 1.4.2 Hình thức sổ kế toán đang áp dụng tại Công ty Cổ phần Bia Hoà Bình Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, trình độ quản lý nói chung và trình độ đội ngũ cán bộ kế toán nói riêng.C ông ty lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các thể loại số kế toán sau: + Chứng từ ghi sổ + Sổ cái + Sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Công ty thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê Kiểm kê định kỳ: Sổ cái TK 152 Bản cân đối số phát sinh các TK Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết TK 152 Trình tự hạch toán Kế toán Nguyên vật liệu theo hình thức chứng từ ghi sổ Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Trình tự ghi sổ Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc về nguyên vật liệu (hoá đơn mua hàng, biên bản giao nhận, biên bản thanh lý... ) hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ. Nếu nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến việc thu, chi tiền thì kế toán phải phản ánh trên sổ quỹ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để kế toán vào thẳng sổ cái các TK 152 vì công ty không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ cộng các nghiệp vụ phát sinh của các chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết ) được dùng để lập các báo cáo tài chính. 2.THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HOÀ BÌNH 2.1 . Khái quát về vật liệu tại Công ty cổ phần Bia Hoà Bình 2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty: Với nhiệm vụ sản xuất bia hơi, bia chai, công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau với một khối lượng tương đối lớn. Do đó việc vận chuyển, bảo quản không tốt để gây ra hư hỏng ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Vấn đề đặt ra cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu khá nan giải, đồng thời phải tìm ra phương pháp bảo quản, vận chuyển đối với từng loại vật liệu. - Xét về mặt chi phí: nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng gây ảnh hưởng đến giá thành đáng kể. - Nguyên vật liệu được công ty khai thác từ nguồn mua ngoài của các cá nhân và tập thể như: mua hoa malt của công ty xuất nhập khẩu Hà Nội, mua đường của nhà máy đường Vạn Điển. Mua bột trợ lọc của nhà máy hoá chất Việt Trì... - Nguyên vật liệu của công ty chỉ sử dụng vào hoạt động sản xuất chính là: sản xuất bia không có sản xuất phụ - Trong quá trình sản xuất, ở các tổ sản xuất có phế liệu thu hồi như: bã bia bán cho khách hàng có nhu cầu sử dụng giá trị thu được, được giảm trừ chi phí vào giá thành Bia. 2.1.2-Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở công ty cổ phần Bia Hoà Bình: - Phân loại: Nguyên vật liệu ở công ty sử dụng sản xuất bia đơn giản. Do vậy việc hạch toán vật liệu không phức tạp lắm. Tuy vậy, muốn hạch toán chính xác và quản lý tốt vật liệu, cần phải phân loại vật liệu một cách khoa học hợp lý. Căn cứ vào vai trò và công dụng nguyên vật liệu trong sản xuất công ty chia thành các loại. + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu. Là cơ sở vật chất hình thành sản phẩm mới. Các nguyên vật liệu chính: Malt, đường, hoa, gạo tẻ. + Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nhng nó không là đối tượng chính hình thành nên sản phẩm mới nó giữ một vai trò nhất định tạo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường bảo đảm và tăng thêm chất lượng của nguyên vật liệu chính hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật quản lý, vật liệu phụ của công ty gồm: bột trợ lọc, Co2 , H20. 2.1.3-Nhiên liệu: Là một loại vật liệu khi sử dụng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất ở đây thường dùng: gaz, than kiple, amoniaz(NH3). Vì vật liệu ở công ty không nhiều lắm nên công ty chỉ bố trí một kho để nguyên vật liệu. Trong kho mỗi loại được sắp xếp khác nhau. 2.1.4-Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Bảo đảm yêu cầu chân thực, chính xác, thống nhất. Tại công ty hiện nay trong công tác kế toán, vật liệu sử dụng giá thực tế để hạch toán cụ thể là: a. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: giá thực tế dùng để hạch toán là giá ghi trên hoá đơn hoặc ghi trên hợp đồng kỳ trước, phù hợp với giá ghi trên phiếu nhập kho. Cụ thể: Trong tháng 4-2006 mua 500 kg đường của nhà máy Vạn Điển giá thực tế là: 6000đ/kg. b. Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh được kế toán theo dõi trên TK 331-phải trả cho người bán. Riêng với các loại chi phí thu mua khác: chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản... Vì phần lớn vật liệu đều được người bán chở đến tận nơi, nên đã được ghi trong hoá đơn. Nhưng có trường hợp, công ty phải đảm nhận chuyên trở vật tư, toàn bộ chi phí vận chuyển được tính vào chi phí sản xuất không tính vào giá thành vật liệu. c. Việc hạch toán phải chân thực. Do vậy việc tính giá thực tế vật liệu xuất dùng là một công việc không thể thiếu được của kế toán vật liệu. Công ty chỉ đánh giá vật liệu theo giá thực tế và áp dụng phương pháp nhập trước-xuất trước nên giá thực tế vật liệu xuất kho chính là giá mua vật liệu ghi trên hoá đơn của từng lần nhập kho: Cụ thể: Tháng 3-2006 không có tồn kho đầu tháng: Nhập mua: 400kg đường giá 5.900đ/kg Nhập mua: 500kg đường giá 6000đ/kg. Ngày 20/03/2006: Xuất cho xí nghiệp bia: 80kg Vậy giá thực tế của đường xuất kho ngày 20/3/2006 là: 80kg x 5.900đ = 476.000đ. 2.2. Kế toán chi tiết vật liệu: 2.2.1 Chứng từ kế toán: Mọi hoạt động kinh tế xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp liên quan đến việc nhập xuất vật liệu đều được lập chứng từ kế toán kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được Nhà nước ban hành. Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi chép trên thẻ kho và trên cơ sở kế toán để kiểm tra, giám sát tình hình biến động và số liệu có của từng thứ vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả phục kịp thời nhu cầu vật liệu cho sản xuất kinh doanh. 2.2.2 Kế toán chi tiết vật liệu: Phải được tổ chức theo từng kho, nhóm, loại, thứ vật liệu và từng người chịu trách nhiệm quản lý. Kế toán phải thực hiện đầy đủ các quy định thủ tục nhập, xuất và đối chiếu kiểm tra số liệu trong xí nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu do nhiều bộ phận đơn vị tham gia, song việc quản lý tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu hàng ngày chủ yếu là ở kho xí nghiệp và phòng xí nghiệp. Hạch toán chi tiết vật liệu phải thực hiện song song ở kho và phòng kế toán. Tại kho thủ kho là người quản lý các loai vật liệu, chịu trách nhiệm về nhập, xuất bảo quản, dự trữ vật liệu và chịu trách nhiệm sổ sách, bảng chi tiêu hiện vật. Vì vậy hạch toán chi tiết vật liệu ở kho có ý nghĩa rất quan trọng. Tại phòng kế toán thông qua chứng từ ban đầu, mục đích để kiểm tra hợp lệ ghi chép vào các sổ sách, ghi trực tiếp và tập hợp chỉ tiêu giá trị để phản ánh. Giám đốc kiểm tra tình hình nhập xuất dự trữ, bảo quản trong quá trình sản xuất. Việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán được thực hiện theo một trong các phương pháp hạch toán do Nhà nước quy định. Hiện tại chế độ Nhà nước quy định những phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu như sau: 2.2.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song: * Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi, phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật. Thẻ kho do phòng kế toán lập cho từng danh mục vật liệu, hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi vào các thẻ kho và cuối cùng tính ra số tồn kho. Sau khi ghi chép, tập hợp các phần và phân loại các chứng từ rồi giao cho phòng kế toán thông qua phiếu giao nhận chứng từ. * Tại phòng kế toán: Sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi tình hình nhập xuất - tồn kho hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng và giá trị, sổ chi tiết vật liệu cũng được mở cho từng danh mục vật liệu. Hàng ngày sau khi nhận được các chứng từ của thủ kho, kế toán phải kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi chép trên sổ chi tiết vật liệu và định kỳ phải kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu số liệu của phòng kế toán tổng hợp. Ưu điểm: Việc ghi sổ thẻ kho đơn giản, rõ ràng dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép quản lý chặt chẽ cả mặt hiện vật và giá trị cùng loại vật liệu. Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, khối lượng ghi chép công việc quá lớn. Công việc dồn vào cuối tháng nên hạn chế tính kịp thời của kế toán. Phạm vi áp dụng: Áp dụng với các xí nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, hàng ngày tình hình nhập xuất vật tư không nhiều, trình độ nghiệp vụ kế toán và quản lý còn hạn chế. 2.2.2.2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển: *Tại kho: Dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho cùng thể loại giống phương pháp trên. *Tại Phòng kế toán: Dùng sổ đối chiếu luân chuyển để phản ánh tình hình vật liệu luân chuyển trong tháng cũng như vật liệu tồn kho cuối tháng theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm. Mỗi thứ vật liệu theo từng kho được ghi vào từng dòng trong sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu với số liệu ghi trên thẻ kho. Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng ghi chép còn trùng lặp công việc đối chiếu không được tiến hành trong tháng. Phương pháp này không được áp dụng rộng rãi. Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp, công việc đối chiếu không được tiến hành trong tháng, kế toán không ghi sổ. Phương pháp này không được áp dụng rộng rãi. 2.2.2.3. Phương pháp mức dư: ( Sổ số dư ). * Tại kho: Vẫn sử dụng thẻ kho để phản ánh ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu (giống 2 phương pháp trên). Đồng thời sử dụng sổ số dư cuối tháng để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu từ thẻ kho vào sổ số dư theo dõi chỉ tiêu số lượng. Sổ số dư được mở theo từng kho để sử dụng cho cả năm, ghi số tồn kho vào cuối tháng của từng thứ nhóm vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sau khi chỉ tiêu số lượng của từng thứ vật liệu tồn kho cuối tháng, thủ kho chuyển sổ số dư cho kế toán. * Tại Phòng kế toán: Kế toán sử dụng bảng kê luỹ kế xuất, nhập vật liệu. Bảng này ghi chép, phản ánh hàng ngày hay định kỳ tình hình xuất, nhập kho vật liệu theo chỉ tiêu gía trị hay từng nhóm, loại vật liệu. Hàng ngày hay định kỳ 3-5 ngày nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ kế toán về nhập vật liệu. Khi nhận chứng từ ở thủ kho, kế toán phải kiểm tra tại chỗ tính hợp pháp của chứng từ, kiểm tra tính chính xác của việc phân loại chứng từ và ghi chép trên thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng khi nhập được sổ số dư do thủ kho chuyển đến, kế toán thực hiện tính giá từng thứ, từng loại vật liệu tồn kho theo giá hạch toán. Trên cơ sở đơn giá hạch toán và số lượng tồn kho của từng thứ, loại vật liệu và ghi trên sổ số dư theo giá trị phù hợp. Ưu điểm: Giảm được nhiều khối lượng ghi chép vì kế toán chỉ theo dõi gía trị, thủ kho chỉ theo dõi về mặt hiện vật. Tạo điều kiện cung cấp kịp thời những dữ kiện phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý ở xí nghiệp. Thực hiện kiểm tra giám sát thường xuyên của kế toán đối với việc nhập xuất hàng ngày vật liệu. Bảo đảm tính chính xác của tài liệu kế toán. Nâng cao chất lượng công tác kế toán. Nhược điểm: Do kế toán ghi sổ theo dõi chỉ tiêu giá trị theo nhóm loại vật liệu nên số liệu kế toán không cho phép nhận biết sự biến động và số liệu có của từng thứ vật liệu . Mặt khác khi kiểm tra, đối chiếu số liệu ở sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập, xuất tồn kho vật liệu, nếu không khớp đúng thì việc kiểm tra nhầm lẫn sai sót trong quá trình ghi có nhiều khó khăn, phức tạp. Phạm vi sử dụng: Thích hợp với xí nghiệp có số lượng vật tư lớn, nhiều chủng loại, việc nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, đã xây dựng được hệ thống gía hạch toán. Hệ thống danh điểm của từng thứ vật liệu. Trình độ quản lý và kế toán khá, có tinh thần trách nhiệm. Căn cứ vào các phương pháp hạch toán vật liệu, Công ty Cổ phần Bia Hoà Bình nhận thấy Phương pháp ghi thẻ song song là phù hợp với điều kiện hạch toán của Công ty. Công ty đã chọn phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. 2.3. Kế toán tổng hợp vật liệu 2.3.1 Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán hạch toán vât liệu, kế toán sử dụng các tài khoản (TK) sau: 2.3.1.1 Tài khoản 152: Nguyên vật liệu Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị và tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế và sửa chữa, thiết bị xây dựng cơ bản và các loại vật liệu khác. * Kết cấu tài khoản 152: - Bên nợ: Phản ánh giá trị thực tế của các loại vật liệu nhập kho, giá trị vật liệu thừa khi kiểm kê và giá trị vật liệu tăng thêm khi đánh giá lại vật liệu. - Bên có: Phản ánh giá trị vật liệu các loại khi xuất kho, giá trị vật liệu thiếu khi kiểm kê, giá trị vật liệu giảm khi đánh giá lại. - Số dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế của các loại vật liệu tồn kho. Tài khoản 152 - NVL được tổ chức thành 7 tiểu khoản: 152.1: NVL chính. 152.2: Vật liệu phụ ( bao bì, vật đóng gói ). 152.3: Nhiên liệu. 152.4: Phụ tùng thay thế và sửa chữa 152.5: Thiết bị xây dựng cơ bản 152.6: Sử dụng cho một số loại sản xuất có vật tư đặc thù. 152.7: Vật liệu khác. Tuỳ theo tình hình cụ thể của từng xí nghiệp, từng ngành sản xuất, tài khoản này được mở số, thẻ kho chi tiết cho phù hợp. 2.3.1.2 Tài khoản 611 - Mua hàng: Tài khoản này được phản ánh sử dụng giá trị vật tư mà xí nghiệp đã mua của đơn vị khác nhưng cuối tháng chưa về nhập kho xí nghiệp * Kết cấu tài khoản 611: - Bên nợ: Phản ánh vật tư xí nghiệp đã mua, nhưng cuối tháng chưa nhập kho. - Bên có: Phản ánh giá trị vật tư mua tháng trước đã về nhập kho xí nghiệp trong tháng, giá trị vật tư mua tháng trước bị hao hụt hư hỏng. - Số dư nợ: Phản ánh giá trị vật tư đã mua nhưng chưa nhập kho xí nghiệp vào cuối tháng. Tài khoản này có thể mở chi tiết cho từng lô hàng, hợp đồng mua hàng, từng loại vật tư theo yêu cầu quản lý xí nghiệp. 2.3.1.3 Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán Phản ánh các nghiệp vụ giữa xí nghiệp với người bán vật tư hàng hoá, các đơn vị bên ngoài không có tính mua bán. * Kết cấu TK 331: Bên nợ: + Các khoản tiền xí nghiệp đã trả người bán. + Giá trị vật tư thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nghiệm trả lại người bán. + Giá trị các khoản nợ không dư được tăng thêm thu nhập cho xí nghiệp Bên có: + Các khoản phải trả cho người bán. + Điều chỉnh số giá tạm tính của vật tư đã nhập kho khi có giá trị chính thức. - Số dư nợ: (có thể có): số tiền trả trước cho người bán hoặc trả thừa nhưng chưa nhận vật tư. Số dư có: Số tiền phải thanh toán với người bán Tài khoản 331: mở chi tiết cho từng người bán. Các tài khoản sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu được thể hiện trên các sổ kế toán. Tuỳ theo tình hình để áp dụng công tác kế toán vật liệu các số khác nhau. Sổ nhật ký, sổ cái trong hình thức nhật ký - Số cái. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các bảng kê, nhật ký, chứng từ. Sổ cái trong hình thức nhật ký chứng từ. 2.3.2 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu: Vật liệu nhập kho xí nghiệp chủ yếu từ người thu mua của các đơn vị bên ngoài, ngoài ra vật liệu nhập kho xí nghiệp còn có thể từ các nguồn khác. Thuê ngoài gia công chế biến, xí nghiệp tự chế biến, đơn vị khác góp vốn tham gia liên doanh. Mặt khác giá trị thực tế vật liệu nhập kho xí nghiệp từ các nguồn khác nhau cho nên được xác định khác nhau. Bởi vậy kế toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh đầy đủ, chính xác giá trị thực tế vật liệu nhập kho xí nghiệp. - Kế toán tổng hợp vật liệu nhập kho từ nguồn thu mua bên ngoài, phản ánh chính xác, đầy đủ (giá thực tế của vật liệu nhập kho) tình hình thực hiện kế Hoạch thu mua vật tư về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả... 2.3.2.1- Đối với vật liệu mua trong tháng nhập kho Công ty (vật liệu và hoá đơn) cùng về, kế toán căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của đơn vị bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư và phiếu nhập vật tư để ghi (số) giá mua của số vật liệu đã nhập kho của xí nghiệp, phải thanh toán cho đơn vị bán vào sổ kế toán thu định khoản: Nợ TK 152-NVL Có TK 111-Tiền mặt (Nếu thanh toán bằng tiền mặt) Có TK 112-Tiền gửi ngân hàng (Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng) 2.3.2.2 - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Vật liệu đã mua trong tháng và đã về nhập kho nhưng cuối tháng chưa nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của đơn vị bán. Khi nhận được phiếu nhập vật tư, kế toán không ghi vào sổ kế toán mà lưu vào cặp hồ sơ riêng "Hàng về chưa có hoá đơn", nếu trong tháng kế toán nhận hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của đơn vị bán, kế toán lấy phiếu nhập vật tư ra khỏi hồ sơ “hàng về chưa có hoá đơn” và căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu nhập vật tư để ghi sổ kế toán phản ánh giá mua vật liệu trên tài khoản. Nợ TK 152-NVL (Giá trên Hoá đơn) Có TK 331-Phải trả cho người bán Nếu đến cuối tháng, hoá đơn của sổ vật liệu nhập kho vẫn chưa về đến Công ty, kế toán lấy phiếu nhập vật tư ra khỏi hồ sơ “Hàng về chưa có hoá đơn” và căn cứ vào phiếu nhập vật tư đó để ghi sổ kế toán phản ánh số vật liệu nhập kho theo giá tạm tính (gía hạch toán) theo định khoản: Nợ TK -152 (giá tạm tính) Có TK 331- Phải trả cho người bán. Sang tháng sau, hoá đơn về, khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của đơn vị bán về số vật liệu đã nhập kho và ghi sổ tháng trước, nếu giá hoá đơn chênh lệch so với giá tạm ghi tháng trước, kế toán sẽ điều chỉnh lại số liệu đã ghi trên sổ kế toán theo giá mua thực tế bằng cách phản ánh số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán, vào sổ kế toán theo định khoản: Nợ TK -152 (phần chênh lệch) Có TK 331- Phải trả với người bán Nếu giá mua thực tế lớn hơn giá tạm tính thì kế toán ghi bằng mực thường, nếu giá mua thự tế thấp hơn giá hạch toán, kế toán ghi bằng mực đỏ (thể hiện giảm trừ số liệu ). 2.3.2.3 - Đối với vật liệu mua trong tháng nhưng chưa về nhập kho xí nghiệp những vật liệu xí nghiệp đã tiến hành thu mua trong tháng (đã thanh toán hay chấp nhận thanh toán) nhưng vật liệu chưa về nhập kho xí nghiệp (chưa có phiếu nhập vật tư) thì kế toán chưa ghi sổ ngày mà lưu hoá đơn, chứng từ đó vào hồ sơ riêng “hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng, số vật liệu tương ứng với các hoá đơn chứng từ lưu trong hồ sơ “hàng mua đang đi đường” về nhập kho, kế toán lấy hoá đơn, chứng từ ra và căn cứ vào phiếu nhập vật tư, hoá đơn chứng từ thanh toán để ghi sổ kế toán phản ánh số vật liệu đã mua trong tháng nhập kho xí nghiệp theo định khoản: Nợ TK 152 - NVL Có TK 331 - Thanh toán với người bán Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Nếu đến cuối tháng, số vật liệu đã thu mua vẫn chưa về kho xí nghiệp. Khi đó kế toán lấy hoá đơn chứng từ từ hồ sơ “hàng mua đang đi đường” căn cứ vào đó để ghi sổ kế toán phản ánh giá trị hàng đang đi đường theo định khoản: Nợ TK 661- Mua hàng Có TK 331- Thanh toán với người bán. Có TK 111- Tiền mặt. Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng. 2.3.2.4 - Đối với vật liệu mua tháng trước nhập kho tháng này số vật liệu thu mua tháng trước đến cuối tháng vẫn chưa về nhập kho xí nghiệp, kế toán đã phản ánh dần vào tài khoản 611 để theo dõi hàng mua đang đi đường. Kế toán có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ số hàng đang đi đường về nhập kho xí nghiệp. Khi nhận được biên bản kiểm nghiệm vật tư và phiếu vật tư, phản ánh số vật liệu thu mua tháng trước về nhập kho tháng này. Kế toán căn cứ vào chứng từ nhập kho vật liệu và giá mua của số vật liệu, ghi sổ kế toán theo định khoản: Nợ TK 152- NLVL Có TK 611- Mua hàng. 2.3.2.5 - Đối với chi phí thu mua vật liệu Kế toán tổng hợp nhập vật liệu mua ngoài, còn phải phản ánh số chi phí thu mua thực tế của số vật liệu đã nhập kho xí nghiệp để bảo đảm phản ánh đầy đủ giá trị thực tế của vật liệu nhập kho. Theo quy định của Nhà nước: Chi phí thu mua vật liệu thực tế bao gồm nhiều khoản chi phí: vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, bồi thường (nếu có)... .Tuỳ thuộc từng khoản chi phí và các chứng từ, tài liệu phản ánh các khoản chi đó mà kế toán tiến hành ghi vào sổ kế toán, theo các định khoản khác nhau. Căn cứ vào hoá đơn, biên lai cước phí vận chuyển, giấy vận chuyển hàng hoá của đơn vị vận chuyển, ghi theo định khoản: Nợ TK 152- NLVL Có TK 331- Phải trả với người bán. Nếu xí nghiệp thanh toán trực tiếp (tiền thuê vận chuyển bốc dỡ...). Căn cứ vào chứng từ kế toán liên quan kèm theo hoá đơn, biên lai cước phí... kế toán ghi: Nợ TK 152 - NVVL Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Có TK 338- Các khoản phải trả, nộp khác. Có TK 141- Tạm ứng. Đối với Công ty Cổ phần Bia Hoà Bình các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh kế toán được kế toán theo dõi trên TK 331-phải trả cho người bán vì phần lớn vật liệu đều được người bán chở đến tận nơi, nên đã được ghi trong hoá đơn. Nhưng có trường hợp, công ty phải đảm nhận chuyên trở vật tư, toàn bộ chi phí vận chuyển được tính vào chi phí sản xuất không tính vào giá thành vật liệu. Cụ thể: Tháng 3/2006 mua 400 kg đường giá mua ghi trên hoá đơn 5.900đ/kg, giá trên chưa bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Thực tế Công ty phải chi trả chi phí vận chuyển, bốc dỡ 400kg đường về tại kho của Công ty là 700.000 đồng. Công ty đã thanh toán chi phí vận chuyển, bốc dỡ bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào chứng từ hạch toán như sau: - Hạch toán nhập kho đường chưa trả tiền người bán: Nợ TK 152: 2.360.000 đồng Có TK 331: 2.360.000 đồng. - Hạch toán chi phí vận chuyển, bốc dỡ Nợ TK 6271: 700.000 đồng Có TK 111: 700.000 đồng. 2.3.2.6. Kế toán tổng hợp nhập vật tư từ các nguồn khác. Căn cứ vào phiếu nhập vật tư và vật liệu đã nhập kho thừa (đã được đánh giá theo giá trị sử dụng mới của vật liệu đó). Căn cứ vào nguồn nhập cụ thể kế toán ghi: Nợ TK 152- NLVL Có TK liên quan 2.3.3. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Trong các xí nghiệp sản xuất, vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm. Ngoài ra vật liệu xuất kho còn cho các nhu cầu khác của xí nghiệp như: thuê ngoài gia công, nhượng bán, góp vốn tham gia liên doanh. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong xí nghiệp phải phản ánh kip thời, phân bổ chính xác, đúng đối tượng giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận, đơn vị trong xí nghiệp cũng như xuất dùng cho các đối tượng khác. Để đáp ứng yêu cầu đó, kế toán tổng hợp xuất vật liệu phải được tiến hành trên cơ sở các chứng từ xuất vật liệu, phiếu xuất vật tư, phiếu xuất vật tư theo định mức, thuế xuất vật tư thuê ngoài gia công chế biến, hoá đơn kiêm phiếu xuất... Căn cứ vào các chứng từ kế toán xuất vật liệu thu được, kế toán tiến hành phân loại chứng từ xuất vật liệu, có thể lập bảng kê xuất vật liệu theo từng loại, từng nhóm vật liệu và từng đối tượng sử dụng vật liệu. Tính theo giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng loại đối tượng vật liệu. Tuỳ theo việc đánh giá vật liệu trong công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp. Việc đánh giá theo giá thực tế hay giá hạch toán mà việc tính giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng khác nhau. Trong thực tế hiện nay có nhiều phương pháp tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho, cụ thể như sau: 2.3.3.1. Tính giá trị thực tế bình quân gia quyền của số vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhâp kho trong kỳ: Gía trị thực tế Xuất dùng = Giá trị thực tế tồn kho đầu kỳ + Giá trị thực tế tồn kho cuối kỳ x Số lượng VL xuất trong kỳ Số lượng VL tồn kho đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ *Theo phương pháp tính gía thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Giá trị thực tế của VL xuất dùng = Trị giá VL tồn đầu kỳ x Số lượng VL xuất dùng trong kỳ Số lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ *Theo phương pháp nhập trước - Xuất trước: Giá trị thực tế vật liệu xuất dùng = Gía thực tế đơn vị của vật liệu nhập kho theo từng lần nhập x Số lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập. Nếu công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp, vật liệu được đánh giá theo 2 loại: giá thực tế và giá hạch toán thì việc tính giá thực tế của vật liệu xuất dùng được tiến hành như sau: Hệ số giá vật liệu = Trị giá thực tế vl tồn kho đầu tháng + Trị giá thực tế vl nhập trong tháng Trị giá hạch toán vl tồn kho đầu tháng + Trị giá thực tế vl nhập trong tháng Trị giá thực tế của VL xuất dùng = Trị giá hạch toán của vật liệu xuất ding x Hệ số giá vật liệu Sau khi tính giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng theo loại vật liệu. Tiến hành tổng hợp và ghi sổ. Căn cứ tình hình thực tế tại Công ty Cổ phần Bia Hoà Bình, Công ty đã chọn phương pháp nhập trước - xuất trước để hạch toán giá xuất kho vật liệu. Cụ thể: Về tình hình nhập xuất kho đường phục vụ cho sản xuất như sau: Tháng 3-2006 không có tồn kho đầu tháng: Trong tháng: Ngày 05/03/2006 nhập kho mua: 400kg đường giá 5.900đ/kg Ngày 15/03/2006 nhập kho mua: 500kg đường giá 6000đ/kg. Ngày 20/03/2006: Xuất cho xí nghiệp bia: 80kg Vậy giá thực tế của đường xuất kho ngày 20/3/2006 là: 80kg x 5.900đ = 476.000đ. 2.3.3.2. Đối với một số loại vật liệu được bảo quản ở ngoài trời có nhu cầu sử dụng hàng ngày nhưng không có điều kiện xuất vật liệu hàng ngày, thủ kho có thể tạm giao cho đơn vị sản xuất toàn bộ số vật liệu ở ngoài trời cuối tháng tiến hành kiểm kê có vật liệu còn lại để xác định số vật liệu sử dụng trong tháng theo công thức: Số vật liệu sử dụng trong tháng = Số vật liệu giao đầu tháng ++ Số vật liệu nhập trong tháng x Số vật liệu còn cuối tháng 2.3.3.3. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty: Hình thức kế toán vật liệu mà hiện nay công ty đang áp dụng là: Chứng từ ghi sổ. Tập hợp các chứng từ ghi ở sổ, được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Bảo đảm các mặt được tiến hành song song và việc sử dụng, kiểm tra số liệu được thường xuyên. Nhờ vậy tạo điều kiện cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho việc quản lý đảm bảo số liệu chính xác, hơn nữa từ đó tạo ra một lối làm việc mới có tính chất ràng buộc lẫn nhau. Đảm bảo tiến độ công việc dồn đều ở tất cả các khâu và trong các phần hành chính kế toán. Cụ thể là khi vật liệu mua về đến kho của xí nghiệp trình tự của kế toán tiến hành như sau: a.Thủ tục nhập kho: Theo chế độ quy định, tất cả các loại vật liệu công ty mua về đều phải làm thủ tục nhập kho. Việc thu mua cung cấp vật liệu cho sản xuất của công ty do phòng kế toán đảm nhận. Khi vật tư về đến công ty, người đi mua vật tư mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán. Trong đó đã ghi các chỉ tiêu như: tên và quy cách vật tư, số lượng xuất bán, hình thức thanh toán... .đến phòng kế toán của công ty. Phòng kế toán xem xét hoá đơn nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký thì đồng ý cho nhập kho. Cụ thể: Trong tháng 3-2006 Công ty mua đường của nhà máy Văn Điển; Hoá đơn thuế giá trị gia tăng của người bán như sau HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số 01GKT-3ll Ngày 05 tháng 3 năm 2006 Liên 2 ( giao khách hàng ) Số : 014830 Đơn vị bán : Công ty đường Văn Điển Địa chỉ: Thường tín - Hà Tây Tài khoản số: 421.101.000.200 tại Ngân hàng nông nghiệp Hà Tây Mã số thuế: 54002010000 Họ tên người mua: Nguyễn Anh Dũng Địa chỉ: Công ty cổ phần bia Hoà Bình- Tổ 3- Phường Thái bình- TXHB Tài khoản số: 421.101.000.200 tại ngân hàng nông nghiệp Hoà Bình Hình thức thanh toán: Tiền mặt. Mã số thuế: 540010102020 TT Tên quy cách sản phẩm hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B 1 Đường Kg 400 5.900 2.360.000 Cộng 2.360.000 Số tiền bằng chữ: (Hai triệu, ba trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị * Sau khi đã kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT để viết phiếu nhập kho. PHIẾU NHẬP KHO: Số 12/1 Ngày 05 tháng 03 năm 2006 Tên người nhập : Nguyễn Anh Dũng Nhập kho: Hoá đơn số 014830 Nhập kho: Đường. STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền 1 B Xin nhập Thực nhập 01 Đường Kg 400 400 5.900 2.360.000 400 400 5.900 2.360.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): ( Hai triệu, ba trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn) Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Để nhập kho thì thủ kho phải xem xét cụ thể: nếu số vật tư mua về đúng chủng loại, số lượng... đã ghi trong phiếu nhập kho và đã kiểm nghiệm thì thủ kho tiến hành cho nhập kho và ký xác nhận số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho và ghi số liệu vào sổ theo dõi nhập, xuất nguyên vật liệu. Trước khi nhập kho số nguyên vật liệu mua về phải được kiểm nghiệm. Ban kiểm tra gồm: một đại diện kế toán, một đại diện ghi tài khoản và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng và chất lượng của từng loại nguyên vật liệu và lập biên bản kiểm nghiệm đối với nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn. Số vật liệu này không cho nhập kho và chờ ý kiến cấp trên giải quyết. Phiếu kiêm kho được chia làm 3 liên: + Một liên lưu + Một liên giao cho kế toán theo dõi công nợ để làm cơ sở thanh toán cho người bán. + Một liên kế toán kho hàng ( nguyên vật liệu ) giữ. b.Thủ tục xuất kho: Toàn bộ nguyên vật liệu xí nghiệp giao cho tổ sản xuất quản lý. Hàng ngày tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất mà thủ kho tiến hành xuất kho vật liệu theo từng ca, từng lô hàng. Việc xuất kho này có ghi chép trong sổ giao ca. Đến cuối ngày thủ kho tổng hợp lại số xuất và ghi vào sổ theo dõi nguyên vật liệu. Đến cuối tháng thủ kho kết hợp với tổ trưởng sản xuất tiến hành kiểm kê lại số vật liệu còn lại, đối chiếu với sổ theo dõi nhập, xuất nguyên vật liệu để thống nhất về số liệu. Tiếp đó, căn cứ vào số tồn kho đầu tháng, số nhập kho trong tháng (tổng hợp từ các phiếu nhập kho) số tồn kho cuối tháng và số sử dụng trong tháng, thủ kho sẽ lập báo cáo xuất nhập, tồn vật tư chuyển tới cho kế toán vật liệu để tiến hành hạch toán. * Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Tại công ty kế toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành như sau: - Tại kho: Thủ kho không sử dụng thẻ kho để ghi chép mà dùng sổ “sổ theo dõi nhập xuất nguyên vật liệu” để phản ánh tình hình nhập - xuất - Tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Việc ghi chép căn cứ vào các phiếu nhập kho và sổ giao ca (số tổng cộng số lượng vật liệu xuất dùng theo từng thứ, cuối ngày tính ra số tồn kho). Sau khi ghi chép xong được chuyển cho kế toán vật liệu. - Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng “sổ chi tiết nguyên vật liệu” trong đó ghi chi tiết cho từng thứ vật liệu. Việc ghi sổ được tiến hành khi kế toán vật liệu nhận được “báo cáo xuất, nhập, tồn kho vật tư” và “phiếu nhập kho” của thủ kho gửi lên. - Kết cấu sổ chi tiết nguyên vật liệu: Cách ghi chép: + Cột tồn kho đầu kỳ: lấy ở cột tồn kho cuối kỳ trên sổ chi tiết “nguyên vật liệu” tháng trước chuyển sang. + Cột trong kỳ: Số lượng nhập tổng hợp từ các phiếu nhập kho mà kế toán nhận đưược từ thủ kho sau đó đối chiếu với các cột nhập “tổng số” trong báo cáo “Nhập, xuất, tồn số liệu khớp đúng được ghi vào” + Cột xuất trong kỳ: Số lượng lấy ở phần “xuất trong kỳ” “tổng số” trong báo cáo “nhập, xuất, tồn nguyên liệu” chuyển sang. Cột giá trị: được tính theo phương pháp nhập trước - xuất trước. + Cột cuối kỳ: được xác định trên cơ sở Số lượng tồn cuối kỳ = Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ - Số lượng xuất trong kỳ Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ = Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ - Giá trị trong kỳ Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty cổ phần bia Hoà Bình Ghi chú: ----> Ghi hàng ngày ===> Ghi cuối tháng Đối chiếu Phiếu nhập kho Phân loại chứng từ Sổ theo dõi NVL Báo cáo tồn Sổ chi tiết NVL Phân loại Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Sổ chi tiết nguyên vật liệu tháng 3-2006 Loại: Malt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 35.950 183.354.000 16.700 85.170.000 17.080 87.108.000 35.570 181.470.000 Sổ chi tiết nguyên vật liệu tháng 3-2006 Loại: Đường Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 400 2.360.000 80 472.000 320 1.888.000 2.3.4. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Cùng với việc kế toán chi tiết vật liệu thì kế toán tổng hợp nhập vật liệu là không thể thiếu trong kế toán vật liệu. ở công ty vật liệu được nhập kho từ một nguồn duy nhất là mua ngoài. do đó, kế toán tổng hợp nhập vật liệu gắn liền với kế toán thanh toán. Khi nhận các chứng từ kế toán về nhập vật liệu hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán và phiếu nhập kho, kế toán theo dõi công nợ, thực hiện việc phân loại chứng từ theo từng nguồn nhập, từ đó vào các sổ phù hợp. 2.3.4.1. Sổ chi tiết - TK 331 Tại công ty việc mua bán theo hợp đồng thường xuyên diễn ra nên mỗi người bán được theo dõi trên 1 sổ riêng ( một trang sổ ) * Kết cấu sổ: - Cột diễn giải: Ghi tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tên người bán, địa chỉ, tên vật tư - Cột số dư đàu tháng: Ghi số tiền cần phải thanh toán với người bán hoặc số tiền Công ty đã ứng trước. - Cột hoá đơn và cột phiếu nhập: ghi sổ và ngày của hoá đơn và phiếu nhập kho. Phần ghi có TK 331- Nợ TK ở công ty chi ghi theo giá thực tế - Phần theo dõi thanh toán: Ghi số ngày tháng của chứng từ thanh toán và số tiền thanh toán theo từng hình thức. - Số dư cuối tháng. * Cơ sở số liệu và cách ghi chép Căn cứ vào phiếu nhập kho của người bán mà kế toán thanh toán công nợ sẽ ghi vào cột diễn giải, số hoá đơn ngày tháng, đồng thời căn cứ vào loại vật liệu nhập kho để ghi vào phần ghi có TK 331 ghi nợ các tài khoản tơng ứng với các cột cho phù hợp ( ghi vào cột giá thực tế, ghi số liệu theo số tiền trên hoá đơn ). Tại công ty, quy trình về hàng mới nhập kho mới làm thủ tục thanh toán, do đó không có trường hợp hàng đang đi đường, hoá đơn về nhưng hàng chưa về... mà chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. a. Phần theo thanh thoán: Căn cứ vào chứng từ thanh toán tiền hàng chi vào các cột chứng từ ngày thanh toán chứng từ và theo hình thức ghi trên chứng từ để ghi vào các cột cho phù hợp. b. Phần ghi nợ TK 331, có TK 111, TK 112 được ghi trên cơ sở các chứng từ ( phiếu chi ) do kế toán tiền mặt cung cấp. c. Cuối tháng: Tiến hành cộng sổ chi tiết 2 theo từng người bán hoặc đơn vị bán và tính số dư cuối tháng để ghi vào cột số dư cuối tháng. - Số dư nợ: Số tiền mà người bán nợ công ty ( thanh toán vượt ) - Số dư có: số tiền mà công ty nợ người bán việc kiểm tra đối chiếu sẽ được thực hiện với kế toán vật liệu (phần ghi có TK 331 - nợ các tài khoản ) và kế toán tiền mặt, kế toán tiêu thụ (ghi nợ TK 331 - ghi có các TK ) 2.3.5. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Tại công ty, vật liệu xuất kho chỉ dùng cho nhu cầu sản xuất và phục vụ cho quá trình sản xuất bởi vậy kế toán tổng hợp xuất vật liệu có nhiệm vụ phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng tổ sản xuất. Như vậy kế toán tổng hợp ở công ty sử dụng chứng từ hạch toán là: - Báo cáo nhập - xuất - tồn kho do thủ tho gửi lên - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - thủ kho chuyển. 2.3.5.1. Căn cứ vào báo cáo xuất - nhập - tồn vật tư, kế toán sẽ ghi số lượng và giá trị của từng thứ VL trên sổ chi tiết NVL. Với phương pháp tính giá là nhập trước - xuất trước. Cụ thể: Ngày 20/3/2006 xuất 80kg đường để nấu bia, giá thực tế nhập kho: 5.900/kg. Tổng giá trị xuất kho thực tế là: 80 x 5.900 = 427.000đ Trên sổ chi tiết NVL thể hiện số tổng cộng này, do chỉ có 1 tổ nấu bia nên số tổng cộng này được phân bổ trực tiếp cho sản xuất bia. Tại công ty coi như một phân xưởng sản xuất chính trong đó chia ra các tổ sản xuất, sản xuất theo dây chuyền công nghệ chỉ tính giá thành sản phẩm hoàn thành do vậy mọi chi phí sản xuất đều được tập trung không tiến hành phân bổ 2.3.5.2. Đối với hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Sau khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán hoàn thành chứng từ theo từng loại vật liệu sau đó tổng hợp lại giá trị từng loại vật liệu. Như vậy việc tổng hợp giá trị theo từng loại vật liệu được tiến hành vào cuối quý, việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành cũng được tiến hành vào cuối quý. kế toán ghi sổ, kế toán chi tiết các chứng từ để ghi vào các phiếu kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu. Căn cứ các chứng từ phát sinh trong tháng 3/2006 về xuất vật liệu, kế toán tiến hành phân loại và lên chứng từ ghi sổ: - Căn cứ Hoá đơn GTGT mua đường, Phiếu nhập kho đường lập ngày 05/3/2006, Kế toán lập chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 60 Ngày 05 tháng 3 năm 2006 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập kho mua đường của Công ty Vạn Điển 152 331 2.360.000 2.360.000 Cộng 2.360.000 2.360.000 Kèm theo : chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng - Căn cứ chứng từ xuất kho đường ngày 20/3/2006 Kế toán lập chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 62 Ngày 20 tháng 3 năm 2006 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất kho đường phục vụ sản xuất Bia 621 152 472.000 472.000 Cộng 472.000 472.000 Kèm theo : chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Căn cứ các chứng từ ghi sổ kế toán lên sổ cái Tài khoản 152, 331, 621 SỔ CÁI Năm 2006 Tên tài khoản: Phải trả cho người bán Số hiệu TK : 331 Tên khách hàng: Công ty đường Vạn Điển ĐVT: đồng Ngày Chứng từ ghi sổ Số hiệu Số tiền tháng số Ngày Diễn giải TK đối Nợ Có ghi sổ hiệu tháng ứng Số dư đầu kỳ 05/03 60 05/3 Mua Đường nhập kho 152 2.360.000 … Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ Ngày........tháng.......năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị SỔ CÁI Năm 2006 Tên tài khoản : Nguyên liệu và vật liệu Số hiệu TK : 152 ĐVT: đồng Ngày Chứng từ ghi sổ Số hiệu Số tiền tháng số Ngày Diễn giải TK đối Nợ Có ghi sổ hiệu tháng ứng Số dư đầu kỳ 05/03 60 05/3 Mua Đường nhập kho 331 2.360.000 20/3 62 20/3 Xuất kho đường phục vụ SX 621 472.000 … Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ Ngày........tháng.......năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị SỔ CÁI Năm 2006 Tên tài khoản : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số hiệu TK : 621 ĐVT: đồng Ngày Chứng từ ghi sổ Số hiệu Số tiền tháng số Ngày Diễn giải TK đối Nợ Có ghi sổ hiệu tháng ứng Số dư đầu kỳ 20/3 62 20/3 Xuất kho đường phục vụ SX Bia 152 472.000 … Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ Ngày........tháng.......năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị CHƯƠNG II MỘT SỐ NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HOÀ BÌNH 2.1 Những nhận xét và đánh giá chung về kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần Bia Hoà Bình: Nhận xét công tác kế toán nguyên vật liệu và một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn trong công tác kế toán vật liệu ở Công ty cổ phần Bia Hoà bình. Công ty cổ phần bia Hoà bình là đơn vị cổ phần nhưng vẫn chịu sự chỉ đạo về của Văn phòng tỉnh uỷ Hoà Bình vì vốn của Ngân sách Đảng chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong số cổ phần của Công ty Cổ phần Bia Hoà Bình. Nên Tỉnh uỷ Hoà Bình vẫn quan tâm, chỉ đạo các lĩnh vực sản xuất và quản lý nên công tác kế toán không nằm ngoài sự chi phối đó. Trong gần 30 năm hình thành và phát triển, trải qua những khó khăn về cơ chế quản lý và điều kiện thị trường. Với bộ máy gọn, nhỏ, năng động, đã tính toán, phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời về tình hình biến động tài sản, chi phí phát sinh, kết quả quá trình kinh doanh cũng như quản lý được các nguồn vốn của Công ty, trong đó cần phải nhắc đến đóng góp đáng kể của kế toán Vật liệu. Trong quá trình hoạt động đến nay đời sống của cán bộ công nhân viên không ngừng được nâng cao chứng tỏ công tác quản lý ngày càng hoàn chỉnh hơn. Đứng về mặt công tác kế toán, đặc biệt là đi sâu tìm hiểu về kế toán vật liệu. Tôi có một số nhận xét và đồng thời mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất với mong muốn hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần Bia Hoà bình, cụ thể là: 1. Về đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá vật liệu là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở bảo đảm các yêu cầu chân thực và thống nhất với nguyên tắc cơ bản là vật liệu phải tính theo giá thực tế. Tại Công ty hiện nay, công tác kế toán vật liệu chỉ đánh giá thực tế nghĩa là khi mua hàng bao nhiêu thì hạch toán nhập kho và xuất dùng cho sản xuất là bấy nhiêu. Nhưng thực tế trong việc đánh giá nguyên vật liệu ở công ty có một số vấn đề cần phải xem lại đó là: - Theo chế độ quy định, giá thực tế vật liệu mua ngoài được tính toán dựa trên cơ sở ghi giá trên hoá đơn và các chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ... Nhưng ở công ty, giá thực tế ghi trên hoá đơn kể cả trường hợp công ty phải đảm nhận chuyên chở bốc dỡ, việc phân bổ thẳng chi phí thu mua ngoài hoá đơn vào thẳng chi phí sản xuất sẽ không đảm bảo tính nguyên tắc và tính chính xác trong việc đánh giá vật liệu. 2.Về thủ tục xuất kho vật liệu: Hiện nay việc xuất kho nguyên vật liệu do thủ kho quản lý, kế toán nguyên vật liệu chỉ đến cuối tháng mới lấy số liệu để xem xét số tồn kho và xác định số xuất dùng trong kỳ. Việc kiểm kê chủ yếu dựa vào số liệu do thủ kho lập nên, về số lượng xuất dùng trong ngày và trong cả tháng. Như vậy, việc quản lý vật liệu ở đây chưa chặt chẽ, dễ gây hư hao, mất mát, không rõ nguyên nhân, tất cả các chi phí này đều đưa vào giá thành làm tăng chi phí, giảm lãi của Công ty. Kế toán không kiểm soát được việc xuất dùng vật liệu và ở đây kế toán chỉ căn cứ vào “Báo cáo nhập, xuất, tồn vật tư” do thủ kho cung cấp để tiến hành thanh toán. Theo tôi nên chăng cần sửa đổi các thủ tục xuất kho các loại vật liệu dùng trong sản xuất để có thể chặt chẽ hơn, đồng thời phát huy vai trò kế toán trong việc tham gia quản lý vật liệu. Xét về thực tế hiện nay, công ty có thể cấp phát theo định mức. Để thực hiện điều này, công ty cần xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho phù hợp với tình hình sản xuất của công ty. Về mặt chứng từ, công ty nên sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” để làm chứng từ cho hạch toán. Phiếu này có thể nhập cho một hay nhiều thứ nguyên vật liệu: PHIẾU XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng... ..năm... .. Tên đơn vị lĩnh: Tên vật tư: Đơn vị: Ngày Nhu cầu trong tháng Thực tế lĩnh Ký nhận Số lượng Đơn giá Thành tiền Phiếu xuất nguyên vật liệu vật tư hạn mức do phòng kế toán. Lập trước ngày đầu tháng, hoặc khi có lệnh sản xuất căn cứ vào nhu cầu vật tư xác định trên cơ sở định mức tiêu hao và kế hoặch sản xuất sản phẩm. Phiếu được lập thành 2 bản. Khi lĩnh nguyên vật liệu đơn vị lĩnh phải đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi số lượng vật tư thực xuất vào sổ theo dõi nguyên vật liệu. Cuối tháng thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, tính tổng số liệu xuất, đối chiếu với các sổ theo dõi nguyên vật liệu rồi ký tên vào 2 bản, 1 bản thủ kho chuyển cho kế toán, 1 bản thủ kho lưu. Kế toán chi tiết vật liệu + Tại kho: Thủ kho không sử dụng thẻ kho để ghi chép mà chỉ sử dụng “Sổ theo dõi nguyên vật liệu” để phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho vật tư từng thứ, loại theo chỉ tiêu số lượng. +Tại phòng kế toán: dựa trên “Báo cáo nhập - xuất - Tồn kho vật tư” do thủ kho cung cấp mà tính toán để ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ theo dõi từng thứ vật liệu cả về số lượng và số tiền. Có thể thấy rằng việc hạch toán giữa kho và phòng kế toán là hoàn toàn độc lập nhau. Thủ kho không trực tiếp cung cấp số liệu cho kế toán và ngược lại. Kế toán không kiểm soát được việc ghi chép của thủ kho hàng ngày. Theo tôi, có thể áp dụng phương pháp dùng thẻ kho: THẺ KHO số : Lập thẻ ngày 01/03/2006 Tên vật liệu: Đường TT Chứng từ Trích yếu Đơn vị tính Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày kg Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 1 12 05/3 Nhập kho kg 400 Cộng Sổ theo dõi chi tiết nguyên vật liệu Tháng 3/2006 Loại VL: Đường Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL ST SL ST SL ST Tồn đầu kỳ 12 05/3 Nhập mua 5.900 400 2.360.000 80 472.000 320 1.888.000 Cộng 4.Về chứng từ kế toán: Công ty đã sử dụng các chứng từ theo quy định của Nhà nước để hạch toán kế toán nhìn chung chứng từ kế toán Công ty thiết lập tương đối chặt chẽ. 5- Về Tài khoản kế toán: Công ty Cổ phần Bia Hoà Bình đã sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. 6- Về Sổ kế toán: Các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết kế toán Công ty Cổ phần Bia Hoà Bình đã mở theo đúng mẫu Nhà nước quy định. Tuy nhiên sổ kế toán tổng hợp Công ty mở chưa đủ vì Công ty chưa mở sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Trong thời gian tới Công ty nên mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để theo dõi liên tục, có hệ thống của các chứng từ ghi sổ, tránh trùng lắp và số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là cơ sở để đối chiếu số liệu Bảng cấn đối số tài khoản. 6. Về phương pháp xác định giá xuất kho của Vật liệu: Công ty có thể đánh gía theo phương pháp bình quân sẽ đơn giản hơn. Phương pháp đánh giá: đã nêu ở phần lý luận chung. 7- Về báo cáo hàng tồn kho: Trên cơ sở số liệu xuất kho trên sổ giao ca của bộ phận sản xuất và sổ theo dõi nhập xuất tồn kho của thủ kho nên phòng kế toán không kịp thời nắm được số tồn kho thực tế của từng loại vật liệu để có kế hoạch mua vật liệu cho kịp thời tránh để tình trạng thiếu nguyên vật liệu trong sản xuất. 8- Kiến nghị về hình thức kế toán: Hiện tại Công ty Cổ phần Bia Hoà Bình vẫn đang thực hiện hạch toán kế toán bằng tay nên việc báo cáo số liệu kế toán chưa kịp thời, chính xác đầy đủ. Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã thực hiện hạch toán kế toán bằng chương trình phần mềm máy tính. Để tăng cường công tác hạch toán kế toán, khắc phục được các nhược điểm đã nêu trên đảm bảo được chế độ quy định và cung cấp đầy đủ, kịp thời số liệu báo cáo. Để tiến kịp với tính trình hội nhập Công ty nên đầu tư mua phần mềm kế toán để hạch toán, đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm thời gian cho kế toán để làm công tác quản lý, tăng cường khâu giám sát tránh thất thoát, lãng phí để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp tạo điều kiện cho doanh nghiệp ngày càng phát triển. Chương III- KẾT LUẬN Trong quá trình thực tập tại Công ty Bia Hoà bình tôi đã học hỏi được nhiều kiến thức thực tế phong phú trong việc hạch toán, quản lý, nhập xuất vật liệu để bổ sung cho phần lý thuyết "Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn". Đạt được kết quả này chính là sự giúp đỡ của các Thầy, Cô giáo Trường Đại học Kinh tế quốc dân. Trực tiếp hướng dẫn là Thầy giao Ts Nguyễn Ngọc Quang và Ban Giám đốc, Phòng kế toán Tài vụ của Công ty Cổ phần Bia Hoà bình. Tôi mong rằng nếu áp dụng thêm một số ý kiến đề xuất của tôi, hy vọng rằng công tác kế toán của công ty sẽ hoàn thiện hơn nữa. Không biết nói gì hơn Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của các Thầy, Cô giáo Trường Đại Học Kinh tế Quốc dân, cảm ơn Thầy giáo Nguyễn Ngọc Quang, cảm ơn ban Giám đốc và Phòng kế toán Công ty Bia Hoà bình đã giúp chúng tôi hoàn thành nhiệm vụ của mình. Hoà Bình, ngày 26 tháng 12 năm 2006 SINH VIÊN THỰC TẬP Nguyễn Đức Toàn