Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần giày Thái Bình

: chi phí sản xuất chung Phí gia công thành phẩm 6277 bằng tiền khác 6278 Ngoài ra công ty còn sử dụng một số tài khoản như: TK 111: Tiền mặt TK 1421: Chi phí trả trước ngắn hạn TK242: Chi phí trả trước dài hạn TK 13881: Vật tưi cho mượn TK 3333: Thuế xuất nhập khẩu TK 33881: Vật tư mượn 4. Chứng từ sử dụng 4.1 Trường hợp nhập: - Phiếu nhập kho - Hoá đơn - Hợp đồng kinh tế và hoá đơn đặt hàng - Biên bản giao nhận - Tờ khai hàng hoá nhập khẩu - Contract - Bill - Commercial invoice - Packing list - Purchase order - Bảng kiểm tra vật tư nhập khẩu 4.2 Trường hợp xuất: - Phiếu xuất kho - Biên bản xuất gia công - Biên bản giao nhận 5. Sổ sử dụng: Sổ chi tiềt vật liệu: được mở theo tháng cho tất cả các nguyên vật liệu của từng kho theo số thứ tự trên mã số nguyên vật liệu. Trên cơ sở các phiếu nhập, phiếu xuất được liệt kê trong “Bảng kê phiếu xuất nhập”, kế toán sẽ nhập vào sổ chi tiềt theo từng mã nguyên vật liệu. Sổ chi tiết theo dõi tình hình nhập xuất tồn ngưyên vật liệucả về số lượng và giá trị. Sổ cái tài khoản: Công ty hai loại sổ cái. Một loại được thiết kế trên máy vi tính, được mở cho từng tháng. Sổ này lập trên cơ sở những nghiệp vụ phát sinh được ghi trên chứng từ ghi sổ. Cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp số phát sinh nợvà có của từng tài khoản để lập bảng cân đối số phát sinh. Còn một số loại sổ cái tổng hợp được mở cho cả năm, có mẫu quyết định của bộ tài chính. Sổ này chỉ tổng hợp số dư đầu tháng, số phát sinh, luỹ kế phát sinh số dư cuối tháng của tài khoản. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa sử dụng để đăng ký các nghiệp vụ kế toán phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh. Sổ này được lập trên cơ sở chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ: Kế toán nguyên vật liệucó 4 loại chứng từ ghi sổ : chứng từ ghi sổ nhập, chứng từ ghi sổ xuất, chứng từ ghi sổ thuế giá trị gia tăng, chứng từ ghi sổ ngoài: Chứng tư ghi sổ nhập: hằng ngày dựa vào phiếu nhập kho, kế toán lập bảng liệt kê chứng từ gốc nhập. Cuối tháng kế toán lập chu7ng1 từ ghi sổ dựa vào tổng số trên bảng liệt kê chứng từ gốc xuất. Chứng từ ghi sổ thuế giá trị gia tăng: hằng ngày dựa vào phiếu nhập kho, kế toán lập bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ. Cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ thuế giá trị gia tăngdựa vào tổng số trên bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ. Chứng từ ghi sổ ngoài: dùng để điều chỉnh công nợ và ghi nhận các bút toán khác không được đưa vào các loại chứng từ ghi sổ trên. Hằng ngày dựa vào chứng từ gốc, kế toán lập bảng liệt kê chứng từ gốc. Cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ dựa vào tổng số trên bảng liệt kê chứng từ gốc. Báo cáo chi tiết kho: đây chính là bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệuvà vật tư khác. Báo cáo này được lập hằng tháng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn trong tháng trên cơ sở sổ chi tiết nguyên vật liệu. Vì nguyên vật liệu chính và vật tư khác có đặc điểm rất đa dạng về quy cách, phong phú về màu sắc nên công ty sử dụng báo cáo chi tiết kho để theo dõi nguyên vật liệu từng kho về số lượng, giá trị và chi tiết cả về quy cách, màu nguyên vật liệu chính và vật tư khác. Bảng kê nhập xúât tồn: Bảng kê này được lập hàng tháng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn trong tháng trên cơ sở sổ chi tiết công cụ , phụ tùng thay thế, nhiên liệu. Phụ tùng thay thế và nhiên liệu có ít loại, đơn giản hơn nguyên vật liệu chính và vật tư khác nên được theo dõi về số lượng và giá trị trên bảng kê nhập xuất tồn. 6. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Kế toán chi tiết nguyên vật liễu của công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết nhập- xuất- tồn NVL Công việc tại phòng mua: Do đặc trưng của từng đơn hàng mà nguyên vật liệucung cấp cho mỗi đơn hàng cũng khác nhau. Vì thế phòng muaquản lý chi tiết về số lượng và giá trịcác loại nguyên vật liệu. Mục đích của việc làm này là để nắm rõ tình hình tồn kho hiện tại của nguyên vật liệu . Từđó căn cứ vảo các đơn hàng của khách hàng, phong mua sẽ xây dụng định mức nguyên vật liệu và tiến hành lập đơn hànggửi cho nhà cung cấp. - Hàng ngày căn cứ vào nhập xuất , tồn nguyên vật liệu phòng mua sẽ lập phiếu nhập xuất. Đồng thời mở sổ chi tiết nhập xuất tồn để theo dõi số lượng và giá trị nhập xuất đối với từng loại nguyên vật liệu. - Định kỳ hàng tháng, phòng mua sẽ lập báo cáo nhập xuất tồn. Công việc của phòng kế toán: Hằng ngày khi nhận được chứng từ về nhập kho nguyên vật liệu, trước tiên kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ . Sau đó , kế toán sẽ mở sổ kế toán theo dõi về mặt giá trị. Công việc tại kho: - Hằng ngày sau khi tiến hành thực nhập xuất nguyên vật liệu, thủ kho sẽ mở kho để theo dõi số lượng nhập xuất của từng loại. - Định kỳ hàng tuần thủ kho sẽ lập báo cáo tồn kho cho các phòng ban có liên quan. Đối chiếu số liệu: -Giữa phòng kế toán với phòng mua: Định kỳ hàng tháng, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành đối chiếu số lượng trên báo cáo tồn kho với số lượng trên báo cáo nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. 7. Kế toán tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu: 7.1 Trình tự lập và luân chuyển chứng từ: 7.1.1 Trường hợp nhập Mô tả- Trên cơ sở đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kế hoạch vật tư- điều hành sản xuấttiến hành lập bảng định mức nguyên vật liệu. Sau đó dựa vào bảng định mức phòng mua sẽ lập đơn đặt hàng nguyên vật liệu gửi cho nhà cung cấp. Nhà cung cấpgiao hàng tại khocủa công ty ( nếu hàng nhập khẩu thì giao tại cảng). Trước khi vào nhà máy phải được bảo vệ đóng dấu xác nhận trên hoá đơn là hàng đã về nhà máy. Khi đến kho , nếu là hàng mua nội bộ thì bộ phận kiểm tr tiếp nhận và kiểm tra bốc hàng, kiểm tra số lượng , chất lượng, quy cách sau đó sẻ dán phiếu quản lý nguyên vật liệu, ký xác nhận vào phiếugiao hàng và chuyển cho thủ kho để lập phiếu nhập khotheo mẫu của Bộ Tài Chính. Cuối ngày, thủ kho chuyển hoá đơn bán hàng(nếu có), phiếu nhập kho( chỉ ghi số lượng) có chữ ký của thủ khocho kế toán vật tư để làm căn cứ lập phiếu nhập kho.Nếu là hàng nhập khẩu thì bộ phận kiểm hàng kiểm tra chất lượng, dán phiếu đã kiểm tra chất lượng. Sau đó bộ phận kiểm nhận tổng hợp lập bảng kiểm tra vật tư nhập khẩu(phiếu báo nhập khẩu). Phiếu này thay cho phiếu nhập kho do thủ kho lập, thủ kho ký nhận số lượng trên phiếu kiểm tra vật tư. Phiếu kiểm tra vật tư và bộ chứng từ nhập khẩu được chuyển cho kế toán vật tư để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên: 1 liên kế toán vật tư lưu, 1 liên chuyển cho thủ kho, 1 liên chuyển cho bộ phận mua hàng và 1 liên chuyển cho kế hoạch vật tư- diều hành sản xuất. 7.1.2 Trường hợp xuất: Mô tả:Dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng và bảng định mức, phòng kế hoạch- điều hành sản xuấtlập ra kế hoạch sản xuất chuyển cho bộ phận kế hoạch vật tưcên đối vật tư. Hằng ngày căn cứ vào thực tế sản xuất, bộ phận cân đối lập phiếu xuất kho chuyển cho kế toán kiểm tra và ký xác nhận. Sau đó chuyển cho thủ kho xuất kho nguyên vật liệu. Thủ khovà nhân viên vật tư phân xưởng ký xác nhận số lượng thực xuất rồi chuyển lại phòng kế toán. Nhân viên kế toán lập phiếu kho gồm 4 liên: 1 liên kế toán lưu, 1 liên gởi thủ kho, 1 liên chuyển cho bộ phận kế hoạch vật tư, 1 liên chuyển cho bộ phận sản xuất. 7.2 Cách hạch toán đối với trường hợp nhập kho nguyên vật liệu: 7.2.1 Nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: 7.2.1.1 Trường hợp nhập khẩu: - Bộ chứng từ đầy đủ: + Tờ khai hàng hoá nhập khẩu + Contract + Bill + Commercial invoice + Packing list + Purchase order + Bảng kiểm tra vật tư nhập khẩu Nguyên vật liệu và commercial invoice cùng về: - Cách tính giá: Giá trị nguyên Giá mua vật liệu nhập = trên hoá ( gồm chi phí vận chuyển + lệ phí khác) kho đơn Theo phương pháp này, giá thực tế của vật tư nhập kho được tính: + Giá mua trên hoá đơn: gồm trị giá nguyên vật liệu và chi phí vận chuyển nguyên vật liệuvà lệ phí khác, không gồm thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng. + chi phí lệ phí khác: Chi phí phát sinh như lệ phí cầu đường. + Chi phí vận chuyển: là chi phí vận chuyên nguyên vật liệu về công ty đã được công ty và nhà cung cấp thoả thuân5 và được tính luôn vào đơn giá. + thuế nhập khẩu: không được tính vào giá gốc nguyên vật liệu vì khi kế toán ghi nhận giá trị nguyên vật liệu nhập kho thì “ tờ khai hàng hoá nhập khẩu” chưa về đến công ty nên không căn cứ để ghi. + Khi “ tờ khai hàng hoá nhas6p5 khẩu” về đến công ty thì nguyên vật liệu đã phục vụ cho sản xuất ( vì chính sách giảm tối thiểu chi phí quản lý nguyên vật liệu nên phòng mua và phòng kế hoạch - điều hành sản xuấttính toán, cân đối sao cho thời gian nhập kho và xuất kho gần nhau) nên kế toán ghi thuế nhập khẩu vào chi phí sản xuất chung. - Mô tả quy trình và cách hạch toán: Nhận được bảng kiểm tra vật tư nhập khẩu, commercial invoice từ thủ kho, perchase order từ phòng mua chuyển đến, kế toán vật tư đối chiếu, kiểm tr số lượng giữa bảng kiểm tr và nhập khẩu vật tư và invoice, đơn giá giữa invoice và perchase order( vì nhà cung cấp duyệt số lượng và đơn giá trên đơn đặt hàng của công ty rồi mới cung cấp hàng nên giá trên đơn đặt hàng rất chính xác nên khi có chênh lệch, kế toán sẽ liên lạc trực tiếp phòng mua để biết đơn giá chính xác) sau đó nhập số liệu thực tế và đơn giá chính xác vào máy in phiếu nhập kho. kế toán hoạch toán như sau: NỢ TK 152 Giá mua nguyên vật liệu trên hoá đơn CÓ TK 33111 Thuế giá trị gia tăng nếu có được theo dõi trên bảng kê hoá đơn. Cuối tháng kế toán tính toán tổng số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ để lập chứng từ ghi sổ. NỢ TK 133 ( tổng số thuế giá trị gia CÓ TK 33312 tăng được khấu trừ) Thuế giá trị gia tăng của nguyên vật liệu nhập khẩu thường có thuế suất 0%. Ví dụ: Ngày 06/12/2006 nhận được bộ chứng từ trên, bảng kiểm tra vật tư nhập khẩu với số lượng thực nhận là 400sqf da quy cách 1.4- 1.6, màu camo mã số DC31010 và commercial invoice số SITD060506 ngày 28/12/2006 với số lượng 400sqf da trị giá 1,914,840đ, thuế suất thuế giá trị gia tăng 0%, kế toán đối chiế khớp đúng số lượng giữa bảng kế toán vật tư nhập khẩu và invoice, khớp đúng đơn giá giữa invoice và order, lập phiếu nhập kho ngày 06/12/2006. NỢ TK1521DA CÓ TK 33111 1,914,840 Sau đó, nếu có thuế giá trị gia tăng thì kế toán nhập số thuế giá trị gia tăng vào bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ. Đa số nguyên vật liệu nhập khẩu có thuế suất thuế giá trị gia tăng là 0%. Cuối tháng kế toán lập chứng từ ghi sổ tổng số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ dựa trên bảng kê hoá đơn này. Cho đến ngày 8/12/2006, 400sqf da đã hoàn toàn được hoàn toàn xuất kho để phục vụ sản xuất. Ngày 15/12/2006 “ tờ khai hàng hoá dịch vụ nhập khẩu” với thuế suất thuế nhập khẩu 15% về công ty thì nguyên vật liệu đã xuất kho, kế toán lập chứng từ ghi sổ: NỢ TK 6278 287,266 (15% x 1,914,840) CÓ TK 33111 Trường hợp nguyên vật liệu về trước, commercial invoice về sau:(trường hợp này ít xẩy ra) - cách tính giá: Trong thực tế, công ty không hạch toángiá trị nguyên vật liệumà chỉ hạch toán số lượng nguyên vật liệuthực tế nhập kho. - Mô tả quy trình và cách hạch toán: + Đây là trường hợp một loại nguyên vật liệu khác trong cùng một đơn hàng vì cần để phục vụ sản xuất gấp( thông thường công ty sẽ lập đơn đặt hàng bao gồm nhiều loại nguyên vật liệukhác nhau).Hoá đơn thanh toán sẽ được nhận sau( khi các loại nguyên vật liệu khác về đến công ty). Vì để hàng hoá được hợp lệ qua cửa khẩu nên nhà cung cấp vẫn gửi commercial invoice nhưng có ghi chú “ no commercial invoicer”. + Khi hàng về công ty, bộ phận kiểm hàng kiểm tra chất lượng, dán phiếu đã kiểm tra chất lượng. Sau đó bộ phận kiểm nhận tổng hợp lập bảng kiểm tra vật tư nhập khẩu. Thủ kho ký nhận số lượng trên phiếu kiểm tra vật tư nhập khẩu. Bảng kiểm tra vật tư nhập khẩu và bộ chứng từ nhập khẩu được chuyển cho kế toán vật tư để lập phiế nhập kho. + Nhận bộ chứng từ từ thủ kho , perchase order từ phòng mua chuyển đến, kế toán đối chiếu kiểm tra và lập phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng, sau đó lưu vào tập hồ sơ đặc biệt.Kế toán hạch toán như sau: NỢ TK 152 CÓ TK 33111 + Khi xuất kho nguyên vật liệu này, kế toán lập phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng như sau: NỢ TK 6211 CÓ TK 152 + Khi hoá đơn về thì nguyên vật liệu này đã được xuất kho phục vụ sản xuất rồi( vì chính sách giảm tối thiểu chi phí quản lý nguyên vật liệu nên phòng mua và phòng kế hoạch- điều hành sản xuất tính toán, cân đối sao cho thời gian nhập kho và xuất kho gần nhau) và trường hợp náy cũng ít khi xẩy ranên kế toán lập chứng từ ghi sổ với giá xuất là giá trên hoá đơn, không tính theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn như sau: NỢ TK 6211 ( giá nguyên vật liệu theo hoá đơn) CÓ TK 33111 Đồng thời ghi nhận số thuế giá trị gia tăngvào bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ như đã trình bày ở trên. Ví dụ: ngày 16/05/2006 nhận được bộ chứng từ trên, perchase order với số lượng 131,1sqf da quy cách 1.4- 1.6 màu camo mã số DC31010, 302.2sqf da quy cách 1.4- 1.6, màu Athletic Red mã số DC31026 bảng kiểm tra vật tư nhập khẩu với số lượngthực tế nhận là 130,1sqf DC31010, 302.3sqf DC31026, commercial i8nvoi số SITd060508 ngày 08/05/2006 có số lượng 130,1sqf DC31010, 302,3sqf DC31026 và tổng giá trị 2,069,942đ, thuế giá trụi gia tăng 0% (nhưng có ghi chú: no commercial value), kế toán so sánh số lượnggiữ order và bảng kiểm tra vật tư nhập khẩu, lập phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng mà không ghi giá trị. NỢ TK 152DA CÓ TK 33111 + ngày 17/05/2006 xuất kho toàn bộ 432.4sqf da trên để phục vụ sản xuất kế toán lập phiế xuất kho chỉ ghi số lượng mà không ghi giá trị tương tự như phiếu nhập kho NỢ TK 62111 CÓ TK 152DA 432.4 + Ngày 22/05/06 nhận được commercial invoi số SITD060509 với số lượng 130,1 sqf DC31010, 302,3sqf DC31026 và tổng giá trị 2,069,942đ, nguyên vật liệu đã xuất kho nên kế toán thực hiện bút toán điều chỉnh công nợ trên bảng liệt kê chứng từ gốc để cuới tháng lập chứng từ ghi sổ: NỢ TK 62111 CÓ TK 33111 2,069,942 + ngày 30/05/06 “Tờ khai hàng hoá nhập khẩu” về đến công ty, thuế suất thuế nhập khẩu 15%, nguyên vật liệu đã xuất kho phục vụ sản xuất nên kế toán không thể ghi thuế nhập khẩu vào giá gốc nguyên vật liệu mà chứng từ ghi sổ như sau: NỢ TK6278 310,491.3 (15% x 2,069,942) CÓ TK3333 + Nguyên vật liệu được khuyến mãi, tặng, thừa trong định mức so với commercial invoice ( không có trường hợp nhập khẩu nguyên vật liệu thừa ngoài định mức) - Mô tả quy trình và cách hạch toán: Nhận được bảng kiểm tra vật tư nhập khẩu và bộ chứng từ nhập khẩu từ thủ kho, kế toán lập phiếu nhập kho với số lượng thực nhận trên bảng kiểm tra vật tư nhập khẩu ( kể cả số lượng thừa) và giá trị trên invoice nên đơn giá loại nguyên vật liệu này sẽ giảm. Kế toán lập phiếu nhập kho: NỢ TK 152 CÓ TK 33111 nếu có thuế giá trị gia tăng thì kế toán ghi nhận số thuế giá trị gia tăng vào bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ dựa trên trị già trên invoice. Ví dụ: + Ngày 10/05/2006, đặt mua 434.75sqf DC31010 với tỷ lệ hao hụt cho phép là 1%(4.3475sqf) đơn giá 4,787.1đ/sqf. + ngày 16/05/2006, số lượng nguyên vật liệu thực nhận trên bảng kê thuế vật tư nhập khẩu là 437sqf. Commercial invoice số SITD060510 có số lượng 434.75sqf, trị giá 2,081,192 thuế suất thuế giá trị gia tăng 0%. Dựa vào bảng kiểm tra vật tư nhập khẩu và invoice, kế toán biết nguyên vật liệu thừa là 2.25sqf< 4.3475sqf và lập phiếu nhập kho với số lượng 437 và tổng giá trị lá 434.75 x 4,787.1 đ = 2,081,192đ. Vậy lúc này đơn giá từ 4,787.1đ/sqf giảm còn là 2,081,192/ 437 = 4,762.5đ/sqf: NỢ TK 152 DA CÓ TK 33111 2,081,192 Ngày 30/05/2006 tờ khai hàng hoá nhập khẩu về công ty, nguyên vật liệu đã được xuất kho phục vụ sản xuất nên kế toán lập chứng từ ghi sổ: NỢ TK 6278 312,179 (15% x 2,081,192) CÓ TK 3333 Nguyên vật liệu thiếu trong định mức so với commercial invoice( không có trường hợp nhập khẩu nguyên vật liệu thiế ngoài định mức): - Cách tính giá: Giá trị nguyên Giá mua vật liệu = trên hoá đơn (gồm chi phí vận chuyên + lệ phí khác) nhập kho -Mô tả quy trình và cách hạch toán: Nhận được bảng kiểm tra vật tưnhập khẩu và chứng từ nhập khẩu từ thủ kho, kế toán lập phiếu nhập kho theo số lượng thực tế nhập kho, tổng giá trị nguyên vật liệu là tổng giá trị trên commercial invoice. Vì thế đơn giá nguyên vật liệusẽ tăng lên. Kế toán lập phiếu nhập kho như sau: NỢ TK 152 Giá trị nguyên vật liệu nhập kho CÓTK 33111 Nếu có thuế giá trị gia tăng thì kế toán ghi nhận số thuế giá trị gia tăng vào bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ dựa trên trị giá invoice. - Ví dụ:+ Ngày 10/05/2006, công ty đặt mua 434.75 sqf DC31010 với tỉ lệ hao hụt 1%(4.3475sqf), đơn giá 4,787đ/sqf + Ngày 16/05/2006, số lượng nguyên vật liệu thực tế được giao là 432.4sqf.Invoice số SITD060511 có số lượng 434.75sqf, trị giá 2,018,192 thuế giá trị gia tăng 0% Dựa vào bảng kiểm tra vật tư nhập khẩu và invoice, kế toánbiết nguyên vật liệu thiếu là 2.55< 4.3475sqf và lập phiếu nhập kho với số lượng là 432.4sqf nhưng với tổng giá trịlà 434.75 x 4,787,1 = 2,081,192. Vì thế đơn giá nguyên vật liệunhập kho này sẽ tănglên từ 4,787.1đ/sqf lên 2,081,192/432.4 = 4,831.12đ/sqf: NỢ TK 1521AD 2,081,192 CÓ TK 33111 Ngày 30/05/2006 tờ khai hàng hoá nhập khẩu về công ty, nguyên vật liệuđã xuất kho phục vụ sản xuất nên kế toán lập chứng từ ghi sổ: NỢ TK 6278 312,179 (15% x2,081,192) CÓ TK 3333 Trường hợp công ty được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán: khoản chiết khấu hay giảm giá được ghi ngay trên hoá đơn và được trừ thẳng vào tổng giá trị thanh toán trên hoá đơn. Kế toán chỉ hạch toán phần giá trị còn lại phải thanh toán. Kế toán hạch toán như sau: NỢ TK152 CÓ TK 33111 Trị giá nguyên vật liệu còn lại phải thanh toán Thuế giá trị gia tăng sẽ được theo dõi ở bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ với số thuế được tính trên giá trị còn lại phải thanh toán. Ví dụ: Ngày 06/05/2006 nhận được invoice số SITD060512 ngày 01/05/2006 với số lượng 400sqf DC31010, tổng giá trị thanh toán 1,914,840 chiết khấu thương mại 5% ghi trên invoi, kế toán lập phiếu nhập kho như sau: NỢ TK 152DA 1,819,840 (1,914,840 x5%) CÓ TK33111 Sau đó ghi nhận số thuế giá trị gia tăng là 181,909.8 (10% x1,819,098) vào bảng kê hoá đơn dịch vụ để cuối tháng lập chứng từ ghi sổ tương tự như trên: Trường hợp công ty được hưởng chiết khấu thanh toán: Khi công ty được hưởng chiết khấu thanh toán khâu mua, kế toán lập chứng từ ghi sổ như sau: NỢ TK 33111 CÓ Tk 515 (số tiền được hưởng Ví dụ: Ngày 06/05/2006, dựa vào số lượng thực nhận trên bảng kiểm tra vật tư nhập khẩu là 400sqf DC31010, invoice số SITD060609 ngày 06/05/2006 với trị giá 1,914,840đ. Hai bên thoả thuận trên contract điề kiện thanh toán 1/5net/30 khi nguyên vật liệu nhập kho, kr61 toán hạch toán như sau: NỢ TK1521DA 1,914,840 CÓ TK 33111 Ngày 09/05/2006 công ty thanh toán công nợ nên được hưởng chiết khấu thanh toán 5%, kế toán lập chứng từ ghi sổ sau: NỢ TK 33111 1,914,840 CÓ Tk 515 95,742(1,914,840 x 5%) CÓ TK111 1,819,098 7.2.1.2 Trường hợp mua nguyên vật liệu trong nước: Bộ chứng từ: + Phiếu giao hàng(phiếu xuất kho của nhà cung cấp) + Phiếu nhập kho + Hoá đơn + Đơn đặt hàng -Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Cách tính giá: Giá trị Giá mua nguyênvật = trên hoá ( gồm chi phí vận chuyển + lệ phí khác) liệu nhập kho đơn Theo phương pháp này, giá thực tế của vật tư nhập kho được tính: + Giá mua trên háo đơn: là giá trị nguyên vật liệu và chi phí vận chuyển nguyên vật liệu, lệ phí khác, thuế giá trị gia tăng. + Lệ phí khác: chi phí phát sinh như lệ phí cầu đường được tính luôn vào đơn giá. + Chi phí vận chuyển: klà chi phí vận chuyển nguyên vật liệu được tính luôn vào đơn giá - Mô tả quy trình và cách hạch toán + nhận được bộ chứng từ trên từ thủ kho, đơn đặt hàng từ phòng mua , kế toán vật tư đối chiếu, kiểm tra khớp đúng số lượng giữa hoá đơn và phiếu nhập kho, khớp đúng đơn giá giữa hoá đơn và đơn dặt hàng( vì nhà cung cấp duyệt số lượng và đơn giá trên đơn đặt hàng của công ty rồi mới cung cấp hàng nên giá trên đơn đặt hàng thường rất chính xác nên khi có chênh lệch, kế toán sẽ liên lạc trực tiép phòng mua để biết đơn giá chính xác), sau đó nhập số liệu chính xác vào máy và in phiếu nhập kho. NỢ TK 152 CÓ TK 33112 + Thuế giá trị gia tăng sẽ được theo dõi trên bảng kêhoá đơn hàng hoá dịch vụ tương tự như trường hợp nguyên vật liệu nhập khẩu. - Ví dụ Ngày 07/12/2006 nhận được phiếu nhập kho của thủ kho với số lượng là 5,253.8sqf da, hoá đơn số 0027433 ngày 01/12/2006 trị giá 65,671,875đ, thuế giá trị gia tăng 10%, đơn đặt hàng từ phòng mua, kế toán đối chiếu khớp đúng số lượng giữa phiếu nhập kho với hoá đơn , đơn giá giữa hoá đơn và đơn đặt hàng và phiếu nhập kho như sau: NỢ TK 1521DA 65,671,875đ CÓ TK33112 Sau đó ghi nhận số thuế giá trị gia tăng là 6,567,187.5 (10% x 65,671,875) vào bảng kê hoá đơn hàng goá dịch vụ để cuối tháng lập chứng từ ghi sổ tương tự trường hợp nhập khẩu: NỢ TK 1331DA 6,567,187.5 CÓ TK 33112 Trường hợp hàng về hoá đơn chưa về: Trường hợp này xẩy ra thường xuyên vì công ty đặt đơn hàng gồm nhiều loại nguyên vật liệu nhưng mà nhà cung cấp sẽ giao hàng thành nhiều đợt và hoá đơn về công ty cuối tháng. Cách tính giá: Gía trị nguyên vật liệu = giá tạm tính( gồm chi phí vận chuyển + lệ phí khác) nhập kho - Giá tạm tính là giá trên đơn đặt hàng. Ví nhà cung cấp duyệt số lượng và đơn đặt hàng của công ty rồi mới cung cấp hàng nên giá trên đơn đặt hàng thường rất chính xác, hiếm khi có trường hợp chênh lệch. Tuy nhiên do hoá đơn chưa vềnên giá trên đơn đặt hàng vẫn chỉ là giá tạm tính. Khi phát sinh chênh lệchở một vài trường hợp đặc biệt như nhân viên kế toán nhập sai đơn giá hoặc nhà cung cấpvà công ty có sự thoả thuận mới, kế toán lập chứng từ ghi sổ để điều chỉnh. -Mô tả quy trình và cách hạch toán: Nhận được phiếu giao hàng đã xác nhận, phiếu nhập kho từ thủ kho, đơn đặt hàng từ phòng mua chuyển đến, kế toán vật tư đối chiếu, kiểm tra, nhập số liệu vào máy. Vì đa số hoá đơn về sau nên kế toán kế toán lập phiếu nhập khotheo giá tạm tính, nếu chờ hoá đơn về mới tiến hành lập phiế nhập kho thì công việc sẽ dồn vào cuối tháng, kế toán lập phiếu nhập kho như sau: NỢ TK 152 CÓ TK 33112 Giá tạm tính nguyên vật liệu nhập kho -Ví dụ: Ngày 10/12/2006, công ty nhập kho 5,253.8sqf DC31010, hoá đơn chưa về . Thủ kho lập phiếu nhập kho với số lượng 5,253.8sqf và chuyển bộ chứng từ cho kế toán. Kế toán đối chiếu khớp đúng số lượng giữa phiếu nhập kho và đơn đặt hàng và phiếu nhập kho số PN/05-025 với đơn giá tạm tính trên đơn đặt hàng là 12,000đ/sqf như sau: NỢ TK 1521DA 63,045,600 (12,000 x 5,253.8) CÓ TK 33112 Vì chính sách qiảm giá tối thiểuchiphí quản lý nguyên vật liệunên phòng mua và phòngkế hoạch điều hành sản xuấttính toán, cân đốisao cho thời gian nhập kho và xuất kho gần nhau. Ngày 13/12/2006, nguyên vật liệuxuất kho phục vụ sản xuất. Kế toán lấy giá tạm tínhđể tính đơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyềnliên hoàn. Ngày 15/12/2006, hoá đơn số 027434 ngày 16/12/2006 về với số lượng 5,253.8sqf, đơn giá là 11,500đ/sqf ( nhà cung cấp và công ty có sự thoả thuậnmới). Thuế giá trị gia tăng 10% Vậy có chênh lệch: 5,253.8 x (-500) = -2,626,900, kế toán thực hiện bút toán điều chỉnh trên bảng liệt kê chứng từ gốc để cuối tháng lập chứng từ ghi sổ để điều chỉnh. Vì nguyên vật liệu đã xuất kho phục vụ sản xuất nhà máy 1 nên kế toán điều chỉnh như sau: NỢ TK 62111 CÓ TK 33112 (2,626,900) Sau đó ghi nhận số thuế giá trị gia tăng là 6,041,870 (10% x5,253.8 x 11,500) vào bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ để cuối tháng lập chứng từ ghi sổ tương tự nhập khẩu: NỢ TK 1331DA 6,041,870 CÓ TK33112 Nguyên vật liệu thừa ngoài định mức so với hoá đơn: Mô tả quy trình và cách hạch toán: Cách tính giá Giá trị số lượng đơn giá ( gồm chi phí vận nguyên vật liệu = nguyên vật liệu x trên hoá chuyển lệ phí nhập kho nhập kho đơn khác) + Trong trường hợp nguyên vật liệu thừa ngoài định mức được công ty nhập kho và chấp nhận thanh toán, thủ kho lập phiếu nhập kho số lượng thực tế nhập và chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán. Dựa vào bộ chứng từ, kế toán so sánh số lượng giữa phiếu nhập kho và hoá đơn ( nếu hoá đơn chưa về thì so sánh đơn đặt hàng) biết nguyên vật liệu thừa và lập phiếu nhập kho với số lượng thực tế nhập kho và đơn giá trên hoá đơn hoặc trên đơn đặt hàng. NỢ TK152 CÓ TK 33112 -Ví dụ:- Ngày 1/12/2006, công ty đặt mua nội bộ 434.75sqf Dc31010 với tỷ lệ hao hụt 1% (4.3475sqf), đơn giá 4,787.1đ/sqf. - Ngày 10/12/2006, số lượng nguyên vật liệu thực tế được giao là 470sqf da, hoá đơn số 0027303 với số lượng 434.75sqf, đơn giá 4,787.1sqf, thuế giá trị gia tăng 10%. Thủ kho lập phiếu nhập kho với số lượng 470sqf và chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán. Dựa vào toàn bộ chứng từ, kế toán so sánh số lượng giữa phiếu nhập kho và hoá đơn biết nguyên vật liệu thừa là 35.25sqf > 4.3475sqf và lập phiếu nhập kho với số lượng thực tế nhập kho lá 470sqfvà đơn giá trên hoá đơn. NỢ TK 1521DA 2,249,937 (470 x 4.787.1) CÓ Tk 33112 Sau đó ghi nhận số thuế giá trị gia tăng là 208,119.2 (10% x 434.75 x 4,7878.1) vào bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ để cuối tháng lập chứng từ ghi sổ tương tự trường hợp nhập khẩu. Số thuế giá trị gia tăng của số lượng nguyên vật liệu thừa sẽ được ghi nhận khi công ty nhận được hoá đơn bổ sung cho số lượng nguyên vật liệu thừa này. + Dựa trường hợp nguyên vật liệu thừa ngoài địng mức không được công ty chấp nhận thanh toán sẽ được nhà cung cấp, công ty không quản lý cũng như không hạch toán trong trường hợp này. Nguyên vật liệu thiếu ngoài định mức: - Cách tính giá: Giá trị Số lượng đơn giá ( gồm chi phí nguyên vật liệu = nguyên vật liệu x trên hoá vận chuyển nhập kho nhập kho đơn và lệ phí khác) - Mô tả quy trình và cách hạch toán Khi nhập kho thủ kho lập phiếu nhập kho số lượng thực tế nhập và bộ chưbng1 từ kế toán. Dựa vào bộ chứng từ, kế toán so sánh số lượng giữa phiếu nhập kho và hoá đơn ( nếu hoá đơn chưa về thì so sánh với đơn đặt hàng) biết nguyên vật liệu thiếu và lập phiếu nhập kho với số lượng thực tế nhập kho và đơn giá trên hoá đơnhoặc trên đơn đặt hàng. NỢ TK 152 CÓ TK 33111 ( giá trị nguyên vật liệu thực nhập) Số lượng nguyên vật liệu thiếu sẽ được nhà cung cấp bổ sung liền sau đó - Ví dụ: Ngày 01/12/2006, công ty đa78t5 mua nội địa 434.75sqf da với tỉ lệ hao hụt là 1% (4.3475sqf), đơn giá 4,787.1đ/sqf. Ngày 10/12/2006, số lượng nguyên vật liệu thực tế được giao là 400sqf da, hoá đơn chưa về. Thủ kho lập phiếu nhập kho với số lượng 400sqf và chuyển bộ chứng từ cho kế toán Dựa vào bộ chứng từ, kế toán so sánh số lượng giữa phiếu nhập kho với đơn đặt hàng, biết nguyên vật liệu thiếu là 34.75sqf > 4.347sqf và lập phiếu nhập kho với số lượng là 400sqf và đơn giá tạm tính trên đơn đặt hàng là 4,787.1đ/sqf: NỢ TK 1521DA 1,914,840 (400 x4,787.1) CÓ TK 33112 Số đó nhà cung cấp sẽ bổ sung số nguyên vật liệu thiếu, nhận được phiếu nhập kho từ thủ kho, kế toán lập phiếu nhập kho với số lượng vừa được bổ sung và đơn giá tạm tính trên đơn đặt hàng. NỢ TK 1521DA 166,315.725 ( 34.75 x 4,787.1) CÓTK 33112 Khi hoá đơn về, nếu phát sinh chênh lệch đồng thời ghi nhận số thuế giá trị gia tăng vào bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ để cuối tháng lập chứng từ ghi sổ thuế giá trị gia tăng như đã trình bày trên. Nguyên vật liệu được khuyến mãi, biếu tặng, thừa trong định mức so với hoá đơn dược hạch toán tương tự như trường hợp nguyên vật liệu nhập khẩu. Trường hợp công ty được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán được hạch toán tương tự trường hợp nguyên vật liệu nhập khẩu. Trường hợp khi kiểm tra nguyên vật liệu trước khi nhập khophát hiện nguyên vật liệu kém phẩm chất, hư hỏng, công ty sẽ trả về nhà cung cấp. 7.2.1.3 Nguyên vật liệu gia công về nhập kho. - Các chứng từ: + Hoá đơn + Biên bản giao hàng + Phiếu nhập kho - Cách tính giá: Giá trị giá trị thực tế chi phí gia chi phí nguyên vật liệu = nguyên vật liệu + công nguyên + vận chuyển nhập kho xuất gia công vật liệu - Mô tả quy trình và cách hạch toán: Nguyên vật liệu được gia công xong sẽ giao hàng tại kho của công ty, bộ phận tiếp nhận kiểm tra số lượng theo phiếu xuất gia công rồi nhập kho. Thủ kho củng lập phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng rồi kèm theo hoá đơn chuyển cho kế toán vật tư lập phiều nhập kho. Phiếu nhập kho được lập gồm 3 liên: 1 liên kế toán lưu , 1 liên chuyển cho thủ kho, 1liên chuyển cho bộ phận kế hoạch- vật tư. NỢ TK 1521 CÓ TK 331132 chi phí thực tế gia công NỢ TK1521 giá gốc nguyên vật liệu đem gia công CÓ TK 331131 Thuế giá trị gia tăng sẽ được theo dõi trên bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ để cuới tháng lập chứng từ ghi sổ tổng hợp số thuế giá trị gia tăng của nguyên vật liệu gia công: NỢ TK 1331 CÓ TK 331132 - Ví dụ: Ngày 02/12/2006 nhập kho 2,125sqf DP3119 gia công từ công ty Thành Lễ. Nhận được phiếu nhập kho , hoá đơn số 0027445 với giá trị là 13,730,280 thuế giá trị gia tăng 10% .Giá gốc đem gia công 30,613,877đ/, kế toán lập phiếu nhập kho như sau: NỢ TK1521 13,730,280 CÓ TK 331132 NỢ TK 1521 30,613,877 CÓ TK 331131 Sau đó thuế giá trị gia tăng là 10% x 13,730,280 = 1,373,028 sẽ được theo dõi trên bảng kê hoá đơn hàng dịch vụ để cuới tháng lập chứng từ ghi sổ tổng số thuế giá trị gia tăng của nguyên vật liệu gia công: 7.2.1.4 Nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho: - Các chứng từ: + Biên bản giao nhận + Phiếu nhập kho Giá nguyên vật giá nguyên vật liệu nhập kho = liệu xuất kho - Cách tính giá: -Mô tả quy trình và cách hạch toán: Nguyên vật liệu sử dụng không hết hay những nguyên vật liệu đã xuất nhưng bị kém chất lượng không thể dùng tiếp sẽ được nhập lại kho sau khi giấy đề nghị nhập lại kho do người quản lý mỗi phân xưởng lập được phòng kế hoạch- điều hành sản xuất ký duyệt. Kế toán lập phiếu nhập kho như sau: + Nếu nguyên vật liệu xuất kho và nhập lại trong cùng 1 tháng: NỢ TK 1521 CÓTK 62111 giá nguyên vật liệu nhập kho + Nếu nguyên vật liệu xuất và nhập lại không cùng một tháng: NỢ TK 1521 CÓ Tk 154 giá nguyên vật liêuị nhập kho -Ví dụ:Ngày 01/12/2006, xuất kho 120m mũ giả da quy cách 54” Navy phục vụ sản xuất nhà máy 1. Ngày 08/12/2006 nhập từ phân xưởng mũ giả da 1.3m. quy cách 54” navy với trị giá 11,480,400. Dựa vào giấy đề nghị nhập lại kho đã được duyết và phiếu nhập kho từ thủ kho, kế toán lập phiếu nhập kho nh NỢ TK1521 MU 11,480,400 CÓ TK 62111 7.2.1.5 Nguyên vật liệu mượn cơ sở khác về nhập kho và nguyên vật liệu cơ sở khác trả về nhập kho Trong thực tế, trường hợp này rất ít xảy ra, kế toán lập phiếu nhập kho chỉ hạch toán số lượng nguyên vật liệu thực tế nhập kho mà khômng hạch toán giá trị nguyên vật liệu. NỢ TK 1521 CÓ TK 33881 nguyên vật liệu mượn cơ sở NỢ TK 1521 CÓ TK 13881 nguyên vật liệu cơ sở khác Sơ đồ tổng hợp các bút toán nhập kho nguyên vật liệu: 152 33111 33112 331131 331132 154,6211 33881 133881 Nhập khẩu vật tư phục vụ sản xuất Nhập vật tư mua nội bộ phục vụ sản xuất Nhập vật tư gia công ngoài(trị giá NVL) Nhập vật tư gia công ngoài(trị giá NVL) Nhập lại từ phân xưởng Nhập vật tư mượn (cơ sở) Nhập vật tư (cơ sở mượn trả ) 7.3 Cách hạch toán đối với trường hợp xuất kho nguyên vật liệu: 7.3.1 cách tính giá Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quan gia quyền liên hoàn - Ví dụ: Ta có số liệu của vật liệu DC6328 như sau: - Số dư đầu kỳ: 1,200 sqf đơn giá 8,633đ/sqf Trong tháng 11/2005 tình hình nhập xuất nguyên vật liệu DC6328 như sau: ngày 2/11: xuất vật liệu cho nhà máy 1 phục vụ sản xuất là 200sqf 2 Ngày 2/11: xuất vật liệu cho nhà máy 1 phục vụ sản xuất số lượng 600sqf. 3Ngày 7/11: Nhập vật liệu từ côntg ty TNHH Công Nghiệp caron số lượng 300sqf, đơn giá -7,800đ/sqf. 4.Ngày 22/11: Xuất vật liệu cho nhà máy 1 phục vụ sản xuất số lượng -700sqf Yêu cầu: tính đơn giá xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Ta có: 1. Ngày 2/11: xuất kho 200sqf cho nhà máy 1 Giá xuất kho ngày 2 là: 200 * 8,633 = 1,726,667đ lượng nguyên vật liệu còn lại sau khi xuất ngày 2 là: 1200-200 = 1000 2. Ngày 2/11 xuất 600sqf cho nhà máy 1 Giá xuất kho: 600 x 8,633 = 5,180,000 Lượng nguyên vật liệu còn lại sau khi xuất lần 2 là: 1000- 600 = 400 3. ngày 7/11 : Mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất 300 x 7,800 = 2,340,000 4. ngày 22/11 : xuất kho vật liệu cho nhà máy 1, số lượng 700sqf (400 * 8633) + (300 *7800) Giá xuất khongày 22/11 là: 400 + 300 Đơn giá = = 8,276 Giá trị nguyên vật liệu xuất kho = 700 x 8,276 = 5,972,33 7.3.2 Cách hạch toán một số trường hợp xuất kho nguyên vật liệu: 7.3.2.1 Nguyên vật liệu xuất phục vụ sản xuất: - Các chứng từ: Phiếu xuất kho ( chỉ ghi số lượng) - Cách hạch toán: Nhận được phiếu xuất kho từ thủ kho, kế toán lập phiếu xuất kho: NỢ TK 1521 trị giá nguyên vật liệu xuất kho CÓ TK 6211 - Ví dụ:Ngày 07/12/2006, công ty xuất kho 1,622sqf DP3119 phục vụ sản xuất nhà máy 1 trị giá 39,294,608, nhận được phiếu xuất kho từ thủ kho kế toán lập phiếu xuất kho như sau: NỢ TK 1521DA 39,294,608 CÓ TK 62111 7.3.2.2 Nguyên vật liệu xuất kho đi gia công: - Các chứng từ: + Biên bản giao hàng + Phiếu xuất kho - Cách hạch toán: Dựa vào nhu cầu vật tư và tình hình sản xuất, bộ phận kế hoạch - điều hành sản xuất lập phiếu “đề nghị gia công” trình giám đốc sản xuất duyệt. Sau đó bộ phận kế hoạch lập phiếu xuất kho( chỉ ghi số lượng) chuyển cho kế toán, rồi chuyển tới thủ kho. Thủ kho và nhân viên khách hàng ký xác nhận số lượng thực xuất sau đó chuyển cho phòng kế toán lập phiếuuất kho. + nếu xuất gia công nguyên vật liệu sau đó sẽ nhập kho nguyên vật liệu kế toán hoạch toán như sau: NỢ TK 331131 giá trị nguyên vật liệu xuất kho CÓ TK1521 + Nếu xuất gia công nguyên vật liệu mà sau đó không nhập lại kho nguyên vật liệu mà sẽ nhập kho thành phẩm, công ty xem đây như khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất, kế toán lập phiếu nhập kho như sau: NỢ TK 6211 giá trị nguyên vật liệu xuất kho CÓ TK 1521 Khi công ty nhận được hoá đơn gia công thành phẩm, kế toán hạch toán như sau: NỢ TK 6271 chi phí gia công CÓ TK 331132 -Ví dụ: + Ngày 22/12/2006, công ty xuất kho Tricot NN40020 với số lượng 325, trị giá 975,778đ cho công ty An Giang gia công thành giày thành phẩm và sau đó sẽ nhập kho thành phẩm, dựa vào phiếu xuất kho từ thủ kho, kế toán lập phiếu xuất kho : NỢ TK 6211 975,778 CÓ TK 1521MU +Ngày 04/12/2006, công ty xuất kho 1,519,590 sqf da trị giá 294,321,235đ cho công ty Thành Lễ gia công đục lỗ da và sau đó nhập lại kho nguyên vật liệu . NỢ TK331131 294,321,235 CÓ TK 1521DA 7.3.2.3 Nguyên vật liệu xuất kho cho cơ sở khác mượn và nguyên vật liệu xuất trả cho cơ sở khác: Trong thực tế, trường hợp này rất ít xẩy ra, công ty không hạch toán giá trị nguyên vật liệu mà chỉ hạch toán số lượng nguyên vật liệu thực tế nhập kho. NỢ TK 13881 CÓ TK 1521 nguyên vật liệu cho cơ sở khác mượn NỢ TK 33881 CÓ TK 1521 nguyên vật liệu xuất trả cho cơ sở khác TK152 62111 62112 62113 331131 13881 33881 Sơ đồ tổng hợp kế toán nguyên vật liệu xuất kho: Xuất vật tư phục vụ sản xuất nhà may 1 Xuất vật tư phục vụ sản xuất nhà máy 2 Xuất vật tư phục vụ sản xuất nhà máy 3 Xuất vật tư đi gia công Xuất vật tư cho mượn Xuật vật tư trả cho cơ sở khác 7.4 Phế liệu thu hồi nhập kho: Thực tế công ty không hạch toán trường hợp phế liệu thu hồi. Phế liệu sẽ được bán thu bằng tiền mặt và công ty thưởng số tiền này cho công nhân. 8. Kiểm kê nguyên vật liệu cuối tháng: - Định kỳ 1 tháng, công ty tổ chức công tác kiểm kê hàng tồn kho nhằm phát hiện những trường hợp bị thiếu hụt , dôi thừa, hư hỏng, kém phẩm chất trong quá trình bảo quản, sử dụng. Đứng đầu công tác kiểm kê là Hội Đồng Kiểm Kê bao gồm. + Giám đốc nhà máy + Phó giám đốc + Các trưởng phòng, phó phòng ban. Trực tiếp thực hiện công tác kiểm kê là Ban Kiểm Kê bao gồm: + ban quản lý chất lượng + phòng mua + Phòng kế toán + Quản đốc - Sau khi kiểm tra thực trạng của hàng tồn kho, ban kiểm kê lập “ biên bản kiểm kê hàng tồn kho”. Biên bản này nêu rõ ngày- tháng – năm kiểm kê, tình trạng của hàng tồn kho, số lượng thiếu hụt hay dôi thừa. - Nếu xẩy ra thiếu hụt hay dôi thừa, hư hỏng, kém phẩm chất,… ban kiểm kê sẽ lập : biên bản xử lý kiểm kê” trong đó đề xuất các biện pháp xử lý với từng trường hợp cụ thể. - biên bản kiểm kê và biên bản xử lý kuểm kê sẽ được trình cho hội đồng kiểm kê xem xét và đưa ra quyết định xử lý cuối cùng. + Trong trường hợp phát hiện thừa ( số liệu trên của kế toán chênh lệch nhỏ hơn số thực tế kiểm kê), kế toán sẽ lập thêm phiếu nhập kho nguyên vật liệu . NỢ TK 1521 giá trị nguyên vật liệu thừa CÓ TK 6211 + Trường hợp phát hiện thiếu( số liệu trên của kế toán chênh lệch lớn hơn số thực tế kiểm kê), kế toán sẽ lập thêm phiếu xuất kho nguyên vật liệu. NỢ TK 6211 CÓ TK 1521 giá trị nguyên vật liệu thiếu - Ví dụ: Ngày 31/12/2006, công ty tiến hành kiểm kê tại kho mũ, đứng đầu công tác kiểm kê là hội đồng kiểm kê bao gồm: + Giám đốc nhà máy + Phó giám đốc + Các trưởng phòng, phó phòng ban. Trực tiếp thực hiện công tác kiểm kê là Ban Kiểm Kê bao gồm: + ban quản lý chất lượng + phòng mua + Phòng kế toán + Quản đốc - Sau khi kiểm tra thực trạng của hàng tồn kho, ban kiểm kê lập “ biên bản kiểm kê hàng tồn kho”, kết quả có 2 trường hợp sai sót chênh lệch: + Thiếu 2m MU 1107 trị giá 228,960 do thủ kho làm mất +Thừa 4m MU 1109 trị giá 456,278 do lúc nhập thủ kho quên không báo. Kế toán xử lý: + Trường hợp thiếu: lập phiếu xuất kho 2m MU 1107 phục vụ sản xuất: NỢ TK 6211 CÓ TK 1521MU 228,960 + Trường hợp thừa: lập phiếu nhập kho 4m Mu 1109 về kho NỢ TK 152MU CÓ TK 6211 458,278 9. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Vào cuối năm, hàng tồn kho được lập dự phòng và qua năm sau sẽ bán.Căn cứ vào tình hình biến độnggiá cả hàng tồn kho trên thị trường , kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khoản chênh lệch giữa hàng tồn kho và giá bán có thể thực hiện được do hội đồng đánh giá quyết định. Việc lập dự phòng này do kế toán tổng hợp thực hiện . Mục đích của việc lập dự phòng này là nhằm bù đắp các thiệt hại thực tế xẩy ra do hàng tồn kho giảm giá, đồng thời để phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho. Cuối năm, kế toán trích lập dự phòng: NỢ TK 632 CÓ TK159 Khoản dự phòng Năm sau khi bán hàng tồn kho, kế toán lập phiếu xuất kho NỢ TK 632 giá gốc hàng tồn kho CO! TK 152 NỢ TK 111 giá bán CÓ TK 511 Sau đó hoàn nhập dự phòng: NỢ TK 159 CÓ TK632 khoản dự phòng -Ví dụ: +cuối năm 2005 căn cứ vào tình hình biến động giá cả hàng tồn kho trên thị trường: -300sqf DC31010 với giá gốc 4,700đ/sqf, giá báncó thể thực hiện được 3,000đ/sqf. Vậy chênh lệch là :300 x ( 4,700 - 3000) = 510,000 - 400kg PEBC6104 với giá gốc 20,000đ/kg, giá bán có thể thực hiện được 15,000đ/kg. Vậy chênh lệch là: 400 x ( 20,000 - 15,000) = 2,000,000 Hội đồng đánh giá quyết định phải lập dự phòng giảm giá là: NỢ TK 632 510,000 CÓ TK 159DA NỢ TK 632 2,000,000 CÓ TK 159MU + Năm 2006, bán được 300sqf Dc31010 với giá 3,200đ/sqf, 400kg với giá 16,000đ/sqf, kế toán hạch toán như sau: NỢ TK 632 1,410,000 (300 x 4,700) CÓ TK 152DA NỢ TK 111 960,000 (300 x 3,200) CO! TK 511 Sau đó hoàn nhập dự phòng: NỢ TK 159 510,000 CÓ TK632 NỢ TK 632 8,000,000( 400 x 20,000) CÓ TK 152 NỢ TK 111 6,400,000( 400kg x 16,000) CÓTK 511 NỢ TK 159 2,000,000 CÓ TK 632 PHẦN IV KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I. Đánh giá ưu điểm: Bộ máy kế toán: từng kế toán bộ phận thực hiện các công việc chuyên môn riêng theo các chuẩn mực kế toán của Việt Nam nên phát huy được tính chuyên môn hoá cán bộ kế toán trong công tác kế toán dưới sự giám sát, chỉ đạo tập trung thống nhấtcủa kế toán trưởng. Bộ phận kế toán luôn phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, luôn cập nhật và cung cấp thông tin kịp thời , chính xác phục vụ cho công tác quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Sổ sách: Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ theo từng phần hành kế toán và được thực hiện bằng vi tính các công tác kế toán nên công tác kiểm tra đối chiếu số liệu chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác và kết cấu mẫu sổ, đơn giản , dễ hiểu, dễ phân công trong công tác kế toán. Phương pháp hạch toán theo phương pháp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến ở nước ta vì có độ chính xác cao, theo dõivà phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời, thường xuyên và cập nhật các thông tin về hàng tồn kho. Xác định giá trị tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn : nên việc xác định giá trị tồn kho chính xác nhưng lại tốn nhiều công sứcvì mỗi lần xuất kho, nhược điểm này được khắc phục bởi công ty áp dụng công việc tính toán trên máy vi tính nên việc tính toán được nhanh hơn. Đây là một phương pháp được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp thường xuyên có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Việc sử dụng tài khoản 331 cho tất cả các nghiệp vụ mua hàng, sau đó mới xử lý các hình thức kế toán khác giúp công ty theo dỡi được luồng tiền ra của mình, và từ đây giúp kế toán quản trị đánh giá các chi phí cho sản xuất kinh doanh một cách hiệu q ủa. Công ty sử dụng tài khoản 159” dự phòng giảm giá hàng tồn kho”, vì vật liệu trong công ty đa dạng thay đổi theo mỗi năm, mỗi mùa. Nhìn chung công tác quản lý của công ty là hợp lý và có hiệu quả, điều này được thể hiện ở các kết quả mà công ty đạt được sau 10 năm hoạt động với hướng đi đúng đắn của mình với việc trang bị những máy móc thiết bị đồng bộ và hiện đại công ty đã ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng vềchất lượng, mẫu mã sản phẩm và nhận được nhiều đơn đặt hàng với số lượng lớn và ổn định. Vì nguyên vật liệu được sử dụng rất đa dạng , phong phú với nhiều chủng loại và màu sắc khác nhau, nguyên vật liệu của công ty được chia ra làm nhiều nhóm và dựa vào đặc điểm của từng nhóm mà đưa vào những khó khăn khác nhau. Hiện nay công ty chia nguyên vật liệu theo 6 kho, mỗi kho đều có kế rtoán riêng: kho mũ, kho da, kho may, kho packing, kho C&C, kho đế. Việc phân chia như vậy cho thấy một sự phân công trách nhiệm rõ ràng, chia sẻ bớt khối lượng công việc cho nhiều kế toán vật tư cũng rất tiện lợi cho việc theo dõi, quản lý, kiểm tra. II. nhược điểm và giải pháp góp phần hoàn thiện việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty : Nguyên vật liệu được phân loại theo nhiều cách nhưng chủ yếu dựa vào vai trò, công dụng của nguyên vật liệu để thuận tiện sắp xếp, bảo quản, lưu trữ tại kho. Trong mỗi kho, mỗi loại nguyên vật liệu đều dược mã hoá theo một cách riêng để tiện cho kế toán theo dõi. Kho mũ: chữ cái viết tắt tên vật liệu + mã số quy định + số thứ tự Khoda,khomay:+ Theo tên khách hàng: chữ chữ viết tắt tên khách hàng + quy cách + số thứ tự + Theo tên vật liệu: chữ viết tắt tên vật liệu + quy cách + số thứ tự Ví dụ: + Gỉa da( mũ) loại Hester Wrp-225 thuộc kho mũ: MU 109 + Chỉ may thuộc kho may: CM4076 Việc mã hoá như vậy là không thống nhất, điều này dẫn đến sự không đồng nhất và cũng đem lại những khó khăn trong quản lý. Việc mã hoá là do kế toán mỗi kho tự đặt nên sẽ có thể xẩy ra trường hợp trùng lặp và gây khó khăn trong việc thiết kế phần mềm cho công ty. Hiện nay công ty không sử dụng phần mềm nên công việc cuối tháng rất nhiều. Tuy nhiên công ty đang sử dụng chương trình kế toán trên Excel được thiết kế sẵn rất tốt. Giải pháp: Đánh giá tình trạng này, công ty nên đặt ra một hệ thống mã hoávật liệu thống nhấttrong toàn công ty vừa mang tính đồng bộ vừa mang tính gợi nhớ dễ dànghơn cho việc thiết kế phần mềm để giảm bớt công việc vào cuối tháng. Với đặc điểm nguyên vật liệu rất đa dạng, phong phú về chủng loại, quy cách và màu sắc. Đồng thời số lượng và số lần nguyên vật liệu nhập , xuất rất nhiều trong tháng nên công ty đã chọn tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoànlà phương pháp tốt nhất để theo dõi phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất kho 1 cách chính xác nhất. Tuy nhiên thuế nhập khẩu được hạch toán vào chi phí sản xuất chung : 6278( vì “tờ khai hàng hoá nhập khẩu “ về đến công ty thì nguyên vật liệu đã được xuất kho) đã không phản ánh đúng giá gốc nguyên vật liệu và đã làm giảm tính chính xác của phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Theo em, để theo dõi và phản ánh chính xác giá nguyên vật liệu xuất kho hằng ngày thì lập phiếu xuất kho nguyên vật liệunhập khẩu, công ty nên tạm tính thuế nhập khẩu vào giá gốc vì thuế suất thuế nhập khẩu của từng loại nguyên vật liệu rất ít thay đổi nên ít chênh lệch khi “ tờ khai hàng hoá nhập khẩu : về. Nếu có chênh lệch thì kế toán lập chứng từ ghi sổ để điều chỉnh: NỢ TK 6211 ( chênh lệch) CÓ TK 3333 Vì vậy giá nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn sẽ chính xác hơn. Ví dụ: Ngày 06/12/2006, nhận được bộ chứng từ trên, Bảng kiểm kê vật tư nhập khẩu với số lượng thực nhận là 400sqf da vàcommercial invoice số SITD060506 ngày 28/12/2006với số lượng 400sqf da, trị giá 1,914,840đ, thuế suất thuế giá trị gia tăng 0% , kế toán đối chiếu khớp đúng số lượng giữa bảng kê thuế vật tư nhập khẩu và invoice , khớp đúng đơn giá giữa invoice và order, lập phiếu nhập kho ngày 06/12/2006, tạm tính thuế suất thuế nhập khẩu 15% : NỢ TK1521DA 2,202,066 ( 1,914,840 + 278,226) CÓ TK 3333 287,266 (15% X 1,914,840) CÓ TK 33111 1,914,840 Ngày 20/12/2006, “tờ khai hàng hoá nhập khẩu” với thuế suất thuế nhập khẩu là 10% . Vậy điều chỉnh là 5% x 1,914,840 = (95,742) kế toán lập chứng từ ghi sổ điều chỉnh chênh lệch: NỢ TK 6211 (95,742) Có TK 3333 Hầu hết nguyên vật liệu xuất kho đều được tính theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Nhưng trường hợp nguyên vật liệu nhập khẩu về trước, commercial invoice về sau thì khi commercial invoice về thì nguyên vật liệu đã xuúât kho phục vụ sản xuất nên kế toán lập chứng từ ghi sổ theo giá mua trên hoá đơn: NỢ TK 6211 CÓ TK 33111 Như vậy công ty đã không thống nhât`1 về chính sách kế toán( tuy ngiên trường hợp này rất ít xẩy ra). Giải pháp: công ty nên tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn cho tất cả các trường hợp. Trường hợp kế toán lập phiếu nhập kho khi kiểm kê phát hiện thừa và lập phiếu xuất kho khi phát hiện là không đúng. Công ty nên hạch toán như sau: - Kiểm kê phát hiện thừa: + lúc phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân NỢ TK 1521 CÓ TK 3381 giá trị nguyên vật liệu thừa + Lúc tìm được nguyên nhân, căn cứ vào biên bản xử lý: NỢ TK 3381 CÓ TK 711 Hoặc: NỢ TK 3381 (giá trị nguyên vật liệu thừa) CÓ TK 632 Hoặc nguyên vật liệu thừa xác định phải trả đơn vị khác ghi Nợ TK 002, khi xuất trả nguyên vật liệu ghi CÓ TK 002 - Kiểm kê phát hiện thiếu: + Lúc phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân: NỢ TK 1381 (giá trị nguyên vật liệu thiếu) CÓ TK152 + Lúc tìm được nguyên nhân: NỢ TK 111,1388,334 (giá trị bồi thường cà nhân) NỢ TK 632 ( phần chênh lệch) CÓ TK1521 ( giá trị nguyên vật liệu thiếu) Trường hợp khi gia công nguyên vật liệu, công ty sử dụng 2 tài khoản để theo dõi chi phí gia công của công ty là rất tốt cho người quản lý có thể biết rõ chi phí gia công chiếm bao nhiêu % với tổng chi phí sản xuất kinh doanh của công ty, từ đó đưa ra các chiến lược sản xuất kinh doanh. Tài khoản 331131: giá trị nguyên vật liệu gia công Tài khoản 331132: chi phí gia công Nhưng theo em, như vậy là không đúng bản chất của tài khoản. Công ty nên sử dụng TK 33113( chi phí gia công phải trả) và tài khoản 154: + nếu xuất gia công nguyên vật liệu sau đó sẽ nhập lại kho nguyên vật liệu, kế toán hạch toán như sau: NỢ TK 154 giá trị nguyên vật liệu xuất kho CÓ TK 1521 Khi công ty nhận được hoá đơn gia công thành phẩm, kế toán hạch toán như sau: NỢ TK 154 chi phí gia công NỢ TK 133 thuế giá trị gia tăng CÓ TK33113 chi phí gia công + thuế giá trị gia tăng - Ví dụ: Ngày 22/12/2006, công ty xuất kho Tricoy NN40020 với số lượng 325, trị giá 975,778đ cho công ty An Giang gia công thành giày thành phẩm và sau đó sẽ nhập kho thành phẩm, dựavào phiếu xuất kho từ thủ kho, kế toán lập phiếu xuất kho : NỢ TK 154 CÓ TK 1521MU 975,778 Ngày 28/12/2006, nhận được hoá đơn từ công ty An Giang trị giá 125,000đ, thuế giá trị gia tăng 10%, kế toán ghi nhận vào bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ để cuối tháng lập chứng từ ghi sổ: NỢ TK154 125,000 NỢ TK1331 12,500 CÓ TK33113 137,500 Ngày 14/12/2006, công ty xuất kho 1,519,590 sqf trị giá 294,321,235đ cho công ty Thành Lễ gia công đục lỗ da và nhập kho sau khi gia công xong nhập kho lại nguyên vật liệu. Dựa vào phiếu xuất kho từ thủ kho, kế toán la6p5 phiếu xuất kho: NỢ TK 154 294,321,235 CÓ TK 1521DA Ngày 16/12/2006, nhận được háo đơn từ công ty Thành Lễ trị giá 14,500,000đ, thuế giá trị gia tăng 10%, phiếu nhập kho từ thủ kho, kế toán lập phiếu nhập kho: NỢ TK 1521DA 294,321,235 CÓ TK 154 Sau đó, kế toán ghi nhận vào bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ để cuối tháng lập chứng từ ghi sổ: NỢ TK 154 14,500,000 NỢ TK1331 1,450,000 CÓ TK 33113 15,950,000 III. Kết luận: Trong nền kinh tế hiện nay, công ty Thái Bình ngày càng khẳng định vị trí của mình trên thương trường. Có được thành công hôm nay là sự đóng góp công sức của toàn thể nhân viên công ty. Đặc biệy lãnh đạo ba giám đốc, các cán bộ tài năng, nhạy bén mà trong đó phòng kế toán là một phần tử nhỏ. Với việc tổ chức bộ máy kế toán khoa học, linh hoạt trong việc sử dụngcác phương pháp kế toán để phù hợp với đặc điểm của công ty. Phòng kế toán đã cung cấp thông tin lịp thời , chính xác cho ban lãnh đạo công ty. Mặc dù vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định , nhưng phòng kế toán đã thể hiện vai trò là công cụ quản lý sắc bén và hiệu quả của công ty. Trong tương lai, với việc ngày càng hoàn thiện bộ máy quản lý nói chung , bộ máy kế toán nói riêng công ty Thái Bình sẽ vững vàng hơn trên thương trườngvà góp phần tích cực vào sự phát triển của nghành giày Việt Nam.