Chuyên đề Kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST

ừa đó để ghi theo định khoản: Nợ TK 152.1 (hoặc TK 152.2, TK152.3) Có TK 621 (theo đơn giá của NVL tồn kho đầu kỳ) Đơn giá nhập kho là đơn giá đầu kỳ của NVL nhập lại kho. Ví dụ : theo phiếu nhập kho số 10/12 ngày 6/12, phân xưởng ép nhựa nhập lại kho nhựa PP760J thừa không sản xuất hết, số lượng 200 kg, đơn giá tồn đầu kỳ của nhựa PP760J là 25.000. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán tiến hành định khoản như sau : Nợ TK 152.1 5.000.000 Có TK 621 5.000.000 * Trường hợp nhập kho phế liệu. Sau quy trình công nghệ, phế liệu nhập kho chủ yếu của công ty là nhựa cục bẩn, và các phế phẩm bơm tiêm và phế phẩm khác. Phế phẩm được làm thủ tục nhập kho và hạch toán vào tài khoản 152.6 : phế phẩm, phế liệu. Nợ TK 152.6 Có TK 154E (hoặc TK 154T) Đơn giá nhập kho là đơn giá có thể bán được của phế liệu. Ví dụ : phiếu nhập kho số 20/12 ngày 16/12/2008 nhập kho phế phẩm chipbox 10ml hỏng do công ty, đơn giá nhập là 1.000 đồng/ kg, số lượng 48 kg. Kế toán nhập liệu vào máy theo định khoản sau : Nợ TK 152.6 48.000 Có TK 154 48.000 Quy trình nhập liệu vào máy của các trường hợp này về cơ bản tương tự như nhập kho do mua ngoài. Các chi phí mua NVL, thuế không được hoàn lại và các chi phí khác được kế toán ghi sổ chi tiết và phản ánh vào TK 152 – nguyên, vật liệu. Kế toán tổng hợp NVL nhập kho được khái quát như sau : ( sơ đồ 5) Sơ đồ 5 : Sơ đồ trình tự kế toán NVL nhập kho. TK133 Thanh toán TƯ TK331 TK152 TK141T TK154 TK111 TK141U Giá chưa có thuế NK vật tư Phế liệu NK Giá chưa có thuế Thuế GTGT TƯ mua vật tư Hoàn tạm ứng Mua ngoài NK Khái quát quá trình ghi chép vào sổ của kế toán : ( sơ đồ 6) Sơ đồ 6 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp NVL nhập kho. PNK, Hóa đơn GTGT Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 152 Sổ chi tiết TK331 Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 152 Sổ cái TK 331 2.3.3 Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu xuất kho. Nguyên, vật liệu ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST xuất kho chủ yếu phục vụ cho sản xuất sản phẩm và cho quản lý. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm, NVL sẽ được xuất kho phục vụ sản xuất ở các phân xưởng. Phụ trách phân xưởng sẽ làm phiếu đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kế hoạch kinh doanh viết phiếu xuất kho, lập làm 4 liên. Nhân viên lập phiếu xuất kho ký vào phiếu xuất kho, sau đó chuyển xuống kho, thủ kho xuất vật tư cho phân xưởng theo số lượng chủng loại ghi trên phiếu xuất kho. Nhân viên phân xưởng và thủ kho sau khi kiểm tra số lượng và quy cách NVL thì ký vào cả 4 liên của phiếu xuất kho. Trên phiếu xuất kho không ghi đơn giá thành tiền mà chỉ theo dõi số lượng thực xuất của các loại vật tư. Bởi vậy kế toán xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác. Các trường hợp xuất vật liệu được kế toán hạch toán như sau: * Xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất. Định kỳ, kế toán nhập liệu từ các phiếu xuất kho vào máy tính, tuy nhiên, khi nhập, kế toán chỉ phải nhập phần số lượng mà không phải nhập phần đơn giá và thành tiền. Đến cuối kỳ, sau khi đã xác định được giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và vật liệu nhập trong kỳ, phần mềm kế toán sẽ tự động tính ra đơn giá của vật liệu xuất kho trong kỳ. Căn cứ vào các phiếu xuất kho, trong trường hợp xuất kho cho các phân xưởng ép nhựa cơ điện và thành phẩm, kế toán ghi : Nợ TK 621 – (Chi tiết cho từng phân xưởng) Có TK 152.1 (hoặc TK 152.2, TK152.3) – NL, VL Số liệu trên sau khi được nhập vào máy sẽ tự động chuyển vào các sổ kế toán và bảng liên quan theo đúng trình tự xử lý thông tin đã được xây dựng. Máy sẽ tiến hành ghi vào các sổ chi tiết TK 152 – nguyên liệu vật liệu (theo từng loại vật tư cụ thể, Sổ chi tiết tài khoản 621 – chi phí NVL trực tiếp (theo từng phân xưởng) sổ tổng hợp nhập xuất tồn NVL, sổ cái tài khoản 621, sổ cái tài khoản 152, sổ nhật ký chung. Ví dụ : Theo phiếu xuất kho số 48/12 ngày 24/12/2008, xuất kho nhựa PP760J L18/12/08 dùng cho phân xưởng ép nhựa số lượng : 2000 kg. Phòng kinh doanh căn cứ vào kế hoạch sản xuất và “phiếu đề nghị của phân xưởng” để viết “Phiếu xuất kho” Biểu 15 Công ty CP nhựa Y tế MEDIPLAST 89- Lương Định Của- Hà Nội GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Số: E14/12 Ngày: 20/12/2008 - Căn cứ lệnh sản xuất của giám đốc công ty - Căn cứ Lô sản xuất L18/12 - Căn cứ vào máy móc thiết bị, nguyên liệu và lao động ở PX ép nhựa. + Sản phẩm sản xuất: xilanh- piston chưa in + Số lượng: 2.000 kg I, Lao động chính: Công nhân sản xuất của phân xưởng II. Nguyên liệu: - Nhựa PP760 J: 2.000 Kg III. Thời gian sản xuất: Từ ngày 24/12/2008 đến ngày 28/12/2008. Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2008 Quản đốc Phân xưởng ( Ký, họ tên) P. KHKD (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) NVL trên được dùng để sản xuất ở phân xưởng ép nhựa kế toán tiến hành nhập nội dung của phiếu vào máy tính theo định khoản sau : Nợ TK 621E số lượng 2.000 Có TK 152.1 số lượng 2.000 Biểu 16 Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội Mẫu số: 02- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 24 tháng 12 năm2008 Nợ: Có: Số : 48/12 - Họ và tên người nhận : Linh – phân xưởng ép nhựa. - Lý do xuất kho: xuất cho sản xuất sản phẩm - Xuất tại kho: Địa điểm S TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Nhựa PP760J 01NPPT51 KG 2000 2000 Cộng - Tổng số tiền( viết bằng chữ): - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 24 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) * Xuất bán phế liệu : Trong quá trình sản xuất thường sinh ra phế liệu, một số phế liệu bị thải loại, còn một số vẫn có giá trị thu hồi và được nhập kho. Khi có điều kiện công ty có thể xuất bán các phế liệu trên. Khi xuất bán phế liệu thì hạch toán qua tài khoản 642.2 – chi phí vật liệu quản lý doanh nghiệp. Cụ thể : khi công ty bán phế liệu : Phần ghi nhận phế liệu xuất kho được hạch toán như sau : Nợ TK 642.2 Có TK 152.6 – ( theo đơn giá bình quân xuất kho BQGQ) Phần thu từ bán phế liệu được công ty hạch toán như sau : Nợ TK 111, 112... Có TK 642.2 ( theo giá bán) Do vậy, phần chênh lệch giữa đơn giá xuất kho phế liệu bán và phần doanh thu bán phế liệu được hạch toán vào tài khoản 642.2 – chi phí vật liệu quản lý doanh nghiệp. Ví dụ : Phiếu xuất kho số 36/12 ngày 20/12/2008 bán chipbox 10ml hỏng do công ty. Số lượng : 48 kg. Đơn giá xuất kho 1.000 đồng/ kg, giá bán 1.000 đồng/kg. Nợ TK 642.2 48.000 Có TK 152.6 48.000 Khi thu tiền bán phế liệu, ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp : Nợ TK 111 48.000 Có TK 642.2 48.000 Như vậy phế liệu được xem là một khoản thiệt hại của công ty liên quan đến quản lý doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp luôn tìm cách để giảm lượng phế liệu ở mức thấp nhất. Đồng thời, mỗi khi sinh ra phế liệu phải hết sức tăng cường công tác thu hồi phế liệu để có thể bù đắp phần nào chi phí bỏ ra. Kế toán vật tư tập hợp chi phí NVL trực tiếp theo từng phân xưởng, ngoài ra còn tập hợp chi phí NVL phục vụ cho quản lý ở phân xưởng và quản lý doanh nghiệp trên TK 627 và TK 642. Cuối tháng, kế toán vật tư sao chép toàn bộ chi phí tập hợp được chuyển qua máy của kế toán giá thành để tính chi phí vật liệu cho từng loại sản phẩm hay từng bộ phận sản xuất, từ đó kế toán chi phí và giá thành lập nên ‘Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ’. Do đó, việc quản lý thật chặt chẽ chi phí NVL có ý nghĩa quan trọng trong mục tiêu chung là hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng đều được kế toán nhập liệu đầy đủ, được lưu trong các tệp của chương trình, khi có yêu cầu, máy sẽ thực hiện các lệnh và cho phép kết xuất in ra các sổ liên quan : sổ chi tiết TK 152( biểu 5), sổ cái TK 152( biểu 18), sổ chi tiết TK 621( biểu 19), sổ cái TK 621( biểu 20), sổ tổng hợp nhập xuất tồn( biểu 6), sổ nhật ký chung (biểu 17). Biểu 17 : Công ty CP nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày: 01/12/2008 đến ngày: 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có PXK01/12 01/12 XK gioăng5 TQ L1/12/08. Trinh PXTP 621T 152.1 6.224.500 6.224.500 PC 01/12 01/12 Chi tạm ứng mua vật tư 141U 111 5.000.000 5.000.000 PXK02/12 01/12 XK Kim HQ2325 L2/12/08. Trinh PXTP 621T 152.1 252.480 252.480 PNK01/12 HĐ 0075632 01/12 NK Duplex 3ml V. Thắng 152.2 133 331 5.200.000 520.000 5.720.000 PT01/12 02/12 Thu tiền theo HĐ 42455- Bviện BMai 111 131 25.235.000 25.235.000 PXK04/12 03/12 XK túi PE3ml c.in L4/12/08. Trinh PXTP 621T 152.1 890.560 890.560 PNK02/12 HĐ 0055015 04/12 NK nhựa PP760J-H.Hiếu 152.1 133 331 433.500.000 43.350.000 476.850.000 ..... ... ... ... ... … PXK36/12 20/12 XK PP chipbox 10ml hỏng bán. 642.2 152.6 48.000 48.000 ..... ... ... ... ... … PXK48/12 24/12 XK Nhựa PP760J L18/12/08.Linh PXEN 621E 152.1 51.020.000 51.020.000 PXK85/12 28/12 XK nhựa PP760J L25/12/08. Linh PXEN 621E 152.1 63.775.000 63.775.000 PXK136/12 31/12 XK nhựa PP760J L32/12/08. Linh PXEN 621E 152.1 38.265.000 38.265.000 ..... ... ... ... ... …  Cuối tháng, căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy và kết xuất các Sổ cái tài khoản có liên quan. Với NVL, kế toán theo dõi trên Sổ cái TK 152 (Biểu 14), Sổ cái TK 621 (Biểu 16). Sổ cái sẽ cung cấp các thông tin tổng cộng như trong tháng nhập mua NVL thanh toán ngay là bao nhiêu, công nợ là bao nhiêu, xuất dùng cho sản xuất, cho nội bộ, cho bán hàng với số lượng như thế nào ?. Sổ cái cũng là cơ sở để kế toán đối chiếu với số liệu trên Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL. Biểu 18 : Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Từ ngày : 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008. Số dư đầu kỳ: 5.039.448.250 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có PXK01/12 01/12 XK gioăng5 TQ L1/12/08. Trinh PXTP 621T 6.224.500 PXK02/12 01/12 XK Kim HQ2325 L2/12/08. Trinh PXTP 621T 252.480 PNK01/12 01/12 NK Duplex 3ml-V. Thắng 331 5.200.000 PXK03/12 02/12 XK nhựa PP710J L3/12/08. Linh PXEN 621E 4.385.220 PXK 04/12 03/12 Xuất túi PE3ml c.in L4/12/08. Trinh PXTP 621T 890.560 PNK 02/12 04/12 NK nhựa PP760J- H.Hiếu 331 433.500.000 ..... ... ... ... ... ... PXK36/12 20/12 XK PP chipbox 10ml hỏng bán. 642.2 48.000 ..... ... ... ... ... ... PXK48/12 24/12 XK Nhựa PP760J L18/12/08.Linh PXEN 621E 51.020.000 ..... ... ... ... ... ... PXK85/12 28/12 XK nhựa PP760J L25/12/08. Linh PXEN 621E 63.775.000 ..... ... ... ... ... ... PXK136/12 31/12 XK nhựa PP760J L32/12/08. Linh PXEN 621E 38.265.000 Cộng số phát sinh 1.289.360.500 1.302.560.000 Số dư cuối kỳ: 5.026.248.750 Biểu 19 Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội TRÍCH SỔ CHI TIẾT CPNVLTT Tài khoản 621E: Chi phí NVL trực tiếp PX ép nhựa Từ ngày : 01/12/2008 đến ngày : 31/12/2008. Diễn giải TKĐƯ PS nợ PS có Ngày Số 3/12 PX12/12 XK nhựa PP760J L5/12/08. Linh PXEN 152.1 51.020.000 4/12 PX22/12 Xuất hạt trắng 3002A L3/12/08. Linh PXEN 152.1 25.024.300 ... ... ... ... ... … 24/12 48/12 XK Nhựa PP760J L18/12/08.Linh PXEN 152.1 51.020.000 28/12 85/12 XK nhựa PP760J L25/12/08. Linh PXEN 152.1 63.775.000 31/12 136/12 XK nhựa PP760JL32/12/08. Linh PXEN 152.1 38.265.000 31/12 Kết chuyển sang TK 154.E 154.E 374.979.200 Cộng số phát sinh 374.979.200 374.979.200 Biểu 20 Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Từ ngày : 01/12/2008 đến ngày : 31/12/2008. Số dư đầu tháng : 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS nợ PS có Ngày Số 01/12 PX01/12 XK gioăng5 TQ L1/12/08. Trinh PXTP 152.1 6.224.500 01/12 PX02/12 XK kim HQ 2325 L2/12/08. Trinh PXTP 152.1 252.480 02/12 PX03/12 XK nhựa PP710J L3/12/08. Linh PXEN 152.1 4.385.220 03/12 PX04/12 XK túi PE3ml c.in L4/12/08. Trinh PXTP 152.1 890.560 … … … … … … 24/12 48/12 XK Nhựa PP760J L18/12/08.Linh PXEN 152.1 51.020.000 … … … … … … 28/12 85/12 XK nhựa PP760J L25/12/08. Linh PXEN 152.1 63.775.000 … … … … … … 31/12 136/12 XK nhựa PP760J L32/12/08. Linh PXEN 152.1 38.265.000 … … … … … … 31/12 Kết chuyển sang TK 154 154 1.038.512.842 Cộng số phát sinh 1.038.512.842 1.038.512.842 Số dư cuối tháng :0 Nhìn chung, quy trình kế toán xuất kho NVL của Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được khái quát như sau : ( sơ đồ 7) Sơ đồ 7 : Sơ đồ trình tự kế toán tổng hợp NVL xuất kho. TK152 TK 621 TK 642.2 XK NVL để sản xuất sản phẩm XK bán phế liệu TK 111 Doanh thu bán phế liệu Khái quát quy trình ghi sổ của nghiệp vụ xuất kho NVL như sau: (sơ đồ 8) Sơ đồ 8 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp NVL xuất kho. Phiếu xuất kho Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết các TK: 152, 621, 627, 642 Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Sổ nhật ký chung Sổ cái các TK: 152, 621, 627, 642 2.3.4 Kiểm kê nguyên, vật liệu cuối kỳ. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, NVL thường xuyên biến động, công tác quản lý NVL đã được coi trọng, tuy nhiên trong quản lý và bảo quản không thể tránh khỏi những nhầm lẫn, sai sót như mất mát, nhầm lẫn, thừa, thiếu...với nhiều nguyên nhân khác nhau. Vì vậy công tác kiểm kê NVL hàng năm được thực hiện nghiêm túc để phát hiện những chênh lệch giữa sổ sách và thực tế. Công tác kiểm kê được thực hiện mỗi năm một lần vào ngày 31/12. Trước thời điểm kiểm kê, kế toán vật liệu vào sổ sách tất cả các loại vật liệu mới nhập, mới xuất và đối chiếu nhất trí với thẻ kho. Sau đó tiến hành lập bảng kê vật tư có trong danh mục vật tư của công ty. Công ty lập ra một hội đồng kiểm kê trong đó có nhân viên của phòng kế toán, phòng tổ chức và các đơn vị có liên quan sẽ tiến hành đối chiếu trực tiếp giữa sổ sách và thực tế, giữa chứng từ và hiện vật, tiến hành cân đong đo đếm số lượng, trọng lượng của từng thứ vật tư và lập báo cáo kiểm kê theo đúng mẫu biểu và thời gian quy định.. Những số liệu thu thập được sẽ là căn cứ để kế toán tiền hành điều chỉnh chênh lệch trên tài khoản và là cơ sở để kế toán lập ‘báo cáo kiểm kê vật tư cuối kỳ’.( Biểu 21) Việc hạch toán kiểm kê vật tư ở công ty được tiến hành như sau : * Đối với NVL phát hiện thừa sau kiểm kê : Khi kiểm kê phát hiện vật liệu thừa, kế toán điều chỉnh tăng giá trị nhập liệu của nó như là một nghiệp vụ nhập kho bình thường. Cụ thể, căn cứ vào ‘Báo cáo kiểm kê’, kế toán vẫn nhập lại vào máy với nội dung nghiệp vụ là : ‘điều chỉnh lại Báo cáo kiểm kê’. Các bước nhập liệu về cơ bản vẫn như nhập kho vật tư, chỉ khác ở nội dung định khoản, như sau : Nợ TK 152.1 Có TK 3381 Khi tìm ra được nguyên nhân thừa vật tư thì tùy theo từng trường hợp và tùy theo quyết định xử lý của cấp trên kế toán tiến hành định khoản như sau : Nợ TK 3381 Có TK 711, TK 3388... Ví dụ : Theo số liệu ghi sổ của kế toán, số lượng tồn kho của Túi PE 3ml PHP, mã vật tư 01PEI3PHP tại ngày 31/12/2008 là 8.5 kg, giá trị tồn : 312.970 đồng. Theo số liệu kiểm kê tại ngày 31/12/2008 thì số lượng thực tế tồn kho khi kiểm kê là 10 kg, do đó: giá trị thực tế là: 368.200 đồng. Như vậy trên thực tế túi PE 3ml PHP thừa 1.5 kg so với giá trị ghi sổ, phần vật tư này chưa rõ nguyên nhân thừa, kế toán tiến hành ghi sổ như sau: Nợ TK 152.1 55.230 Có TK 3381 55.230 * Đối với NVL thiếu sau kiểm kê : Đối với trường hợp vật tư thiếu, kế toán vẫn dựa vào ‘ Báo cáo kiểm kê’ để tiến hành điều chỉnh giảm vật liệu như một nghiệp vụ xuất kho bình thường. Cụ thể, từ màn hình chức năng kế toán vào phần ‘nhập dữ liệu từ chứng từ gốc và xử lý’ sau đó nhấn F1 để chọn loại chứng từ, chọn ‘ phiếu xuất kho’, tuy nhiên khi khai báo, ở phần loại chứng từ, kế toán không ghi là PXK mà sẽ ghi là BCKK, nội dung là : điều chỉnh báo cáo kiểm kê và nội dung định khoản là : Nợ TK 1381( nếu chưa rõ nguyên nhân) Có TK 152.1 ( hoặc TK 152.2, TK 152.3) Trường hợp hao hụt vật tư trong định mức, thì ở nghiệp vụ trên kế toán ghi Nợ TK 632 làm tăng giá vốn hàng bán trong kỳ. Nợ TK 632 ( phần hao hụt trong định mức) Có TK 152.1 ( hoặc TK 152.2, TK 152.3) Khi xác định được nguyên nhân thiếu vật tư, tùy theo quyết định xử lý, kế toán định khoản như sau : Nợ TK 334 ( nếu trừ vào lương công nhân viên) Nợ TK 111 ( nếu bắt bồi thường) Nợ TK 811 ( nếu tính vào chi phí khác) Có TK 1381 * Đối với NVL nhầm lẫn sau kiểm kê. Khi kiểm kê có thể phát hiện một số NVL được ghi chép nhầm lẫn, giữa các loại vật tư với nhau, ví dụ, nhập kho kim Hàn Quốc 2325 nhưng trên sổ lại ghi nhận là kim Hàn Quốc 2525, do đó, đến cuối kỳ, giá trị tồn thực tế và tồn trên sổ sách không giống nhau. Trong trường hợp này, kế toán sẽ tiến hành bút toán điều chỉnh như sau, ghi nhập kim Hàn Quốc 2325 và ghi xuất kim Hàn Quốc 2525. Cụ thể : Nợ TK 152.1 – 01KH2325 3.964.000 Có TK 152.1 – 01KH2525 3.964.000 Đối với trường hợp, khi kiểm kê, phát hiện có những thứ NVL không đạt tiêu chuẩn, lúc này, phần vật tư không đạt tiêu chuẩn sẽ được coi là phế phẩm. Chẳng hạn, khi kiểm kê Gasket TQ 5ml thấy có tồn 20.000 cái, trong đó có 12.000 cái đạt tiêu chuẩn còn 8.000 cái không còn đạt tiêu chuẩn( đơn giá 65 đồng/cái), kế toán tiến hành định khoản như sau : Nợ TK 152.6 – 06G5TQ20 520.000 Có TK 152.1 – 01G5TQ20 520.000 Các nghiệp vụ kiểm kê được kế toán tiến hành điều chỉnh theo các định khoản như trên, căn cứ vào báo cáo kiểm kê, kế toán tính toán và nhập bút toán điều chỉnh vào máy tương tự như các bút toán nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu. Quy trình kế toán các nghiệp vụ xử lý kết quả kiểm kê được khái quát như sau : (sơ đồ 9) Sơ đồ 9 : Sơ đồ trình tự kế toán tổng hợp kiểm kê NVL TK152 TK 1381 TK334,111,811 TK 632 TK 152.6 TK 3381 TK 711,3388 TK 152.1,152.2,152.3 Xử lý NVLthừa Phát hiện thừa Phát hiện thiếu Xử lý NVLthiếu Hao hụt định mức Phát hiện nhầm lẫn NVL Khái quát trình tự ghi sổ của nghiệp vụ kiểm kê NVL cuối kỳ tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST.( sơ đồ 10) Sơ đồ 10 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp kiểm kê NVL Báo cáo kiểm kê Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 152, 138, 338 Nhật ký chung Sổ cái TK 152, 138, 338, 632 Biểu 21: BÁO CÁO KIỂM KÊ 31/12/2008 TT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT TK Đ.giá Số sổ Số lượng kiểm kê Chênh lệch S.lượng T.tiền SL.đạt T.tiền SL.PP T.tiền SL T.tiền 1 01N nhóm nhựa Kg 152 2 01nppt51 Nhựa hạt PP760J- thái Kg 152 25.510 12.700 323.977.000 12.700 323.977.000 3 01npvc76 Nhựa hạt PVC Kg 152 27.200 14.395 391.544.000 14.395 391.544.000 …  …   …. …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  32 01K cái 152 33 01KN2525 Kim Nhật 25G*1-1/2 cái 152 115 45.770 5.263.550 45.770 5.263.550 34 01KN1838 Kim Nhật 18G*1-1/2 cái 152 97 37.140 3.602.580 37.120 3.600.640 -20 -1.940 …  …   …. …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  45 01G Nhóm gioăng 152 46 01G3TQ20 Gioăng 3ml T.Quốc cái 152 36 23.450 844.200 23.450 844.200 …  …   …. …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  127 01PE Nhóm túi PE Kg 152 128 01PEI3PHP Túi PE 3ml PHP Kg 152 36.820 8.5 312.970 10 368.200 1.5 55.230 …  …   …. …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  …  PHẦN 3 : HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. 3.1 ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. Công ty Cổ phần Nhựa Y Tế MEDIPLAST đã có hơn 10 năm xây dựng và phát triển, đến nay, công ty đã từng bước trưởng thành về mọi mặt. Đến nay, công ty là một doanh nghiệp tự chủ về hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty không ngừng nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, và phấn đấu đạt mục tiêu “chất lượng và uy tín là hàng đầu” và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Kết quả hôm nay là sự cố gắng nỗ lực của toàn công ty, đặc biệt là vai trò tổ chức công tác kế toán ở công ty. Cùng với sự lớn mạnh của hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán đã không ngừng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Hiện nay nước ta đang trong thời kỳ hội nhập, hệ thống kế toán đã bắt đầu thích ứng với thời kỳ mới. Với đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm, có năng lực đã nắm bắt được cơ chế chính sách của Nhà nước, góp phần tích cực trong công tác phản ánh, giám đốc chặt chẽ toàn diện tài sản của công ty, cung cấp thông tin kịp tời hữu ích phục vụ cho công tác quản lý, phân tích của ban lãnh đạo. Với thời gian thực tập ở công ty chưa nhiều em có một số nhận xét như sau 3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán. Tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST, bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với yêu cầu của công việc và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán. Công ty đã tổ chức hệ thống kế toán theo hình thức tập trung, rất phù hợp với thực tế tổ chức sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty nói riêng, điều này tạo thuận lợi cho công ty chủ động về mặt tài chính, từ đó tạo ra tính năng động trong sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả công việc. Các phần hành kế toán được nhân viên kế toán tiến hành chặt chẽ và thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu. Bên cạnh đó, bộ máy kế toán được bố trí một cách khoa học. Việc phân công đảm nhiệm các phần hành kế toán khá hợp lý, từng phần hành kế toán được bố trí phù hợp với khả năng của từng người. Đội ngũ kế toán đều có trình độ, có tinh thần trách nhiệm cao, sử dụng thành thạo phần mềm kế toán và am hiểu tình hình công ty. Do vậy, công tác kế toán đảm bảo được yêu cầu của việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán phục vụ tốt yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của công ty. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên, vật liệu nói riêng cũng không ngừng được cải tiến về mọi mặt. Kể từ năm 2000 Công ty đã áp dụng tin học vào công tác kế toán. Công ty đã trang bị máy tính và phần mềm kế toán phù hợp với công tác kế toán cũng như trình độ của đội ngũ kế toán. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp cho kế toán xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác đồng thời giúp giảm nhẹ khối lượng công việc và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Tuy nhiên kế toán cũng chưa nhận thức một cách đầy đủ nhất vai trò của thông tin kế toán trong bối cảnh nền kinh tế thị trường có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, đặc biệt là khi mà công ty vừa mới đi vào cổ phần hoá. Số lượng kế toán ít nên một nhân viên kế toán còn phải kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau. Trong khi khối lượng công việc ngày càng lớn, việc kiêm nhiệm nhiều phần hành sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công tác. Đồng thời hình thức kế toán tập trung cũng bộc lộ một số nhược điểm sau: Phòng kế toán công ty hầu như chỉ quản lý về mặt giấy tờ, sổ sách do các xưởng báo cáo về điều này một mặt giúp giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên phòng kế toán nhưng nó cũng làm giảm tính kịp thời và chính xác của thông tin kế toán trong một số trường hợp. Ví dụ như: đối với NVL, khi nhập xuất kho kế toán chỉ dựa vào chứng từ do các phòng gửi về để hạch toán mà không hề có các cuộc kiểm kê NVL tồn kho, đánh giá lại NVL… do đó việc phản ánh giá trị NVL sẽ không đúng đắn khi có gian lận, mất mát xảy ra. Do vậy, có một số điểm trong công tác kế toán của công ty vẫn chưa đảm bảo được yêu cầu chính xác và kịp thời của thông tin kế toán. 3.1.2 Về tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản. Về cơ bản Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản được quy định trong chế độ ban hành. Ngoài ra, các tài khoản còn được mở chi tiết đến tài khoản cấp 2, cấp 3 giúp cho việc hạch toán được đễ dàng hơn và thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý. Tuy nhiên hiện công ty không mở tài khoản dự phòng đầu tư tài chính, dự phòng các khoản phải thu khó đòi và dự phòng các khoản phải trả. Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế như hiện nay, nguy cơ khoản đầu tư tài chính của công ty bị giảm giá là rất có thể. Bên cạnh đó là giá NVL trong thời gian gần đây có những biến động lớn, điều này vừa ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp nhưng cũng có những tác động rất lớn đến khả năng thanh toán của khách hàng. Việc không trích lập các TK dự phòng sẽ đặt doanh nghiệp trước những thiệt hại có thể xảy ra do những nguyên nhân khách quan và giảm tính chủ động về tài chính trong trường hợp có rủi ro. Công ty còn sử dụng tài khoản 141 (dùng để phản ánh tình hình thanh toán đối với các nhân viên trong công ty) trong đó chia ra các tiểu khoản rất đặc biệt gồm: TK 141U – Theo dõi tạm ứng. TK 141T – Theo dõi mua hàng. Khi tạm ứng tiền cho cán bộ công nhân viên trong công ty đi mua vật tư thì kế toán viết phiếu chi với nội dung: chi tạm ứng đi mua vật tư và hạch toán khoản tạm ứng này vào TK41U – theo dõi tạm ứng, theo bút toán như sau: Nợ TK141U Có TK 111 – số tiền chi tạm ứng. Khi thanh toán, kế toán sẽ viết phiếu thu với nội dung: hoàn tạm ứng theo phiếu chi tất toán cho chi tiết TK 141U, sau đó căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng, hóa đơn chứng từ có liên quan, kế toán sẽ viết phiếu chi, chi số tiền hàng thực mua. Sau đó căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT để hạch toán nhập kho vật tư mua về nhập kho theo bút toán: Nợ TK 152 – giá chưa có thuế GTGT Có TK 141T – theo dõi mua hàng. Sơ đồ 11: Sơ đồ trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng PThu: hoàn tạm ứng TK 141U PC: chi tạm ứng TK 111 PC:Chi thanh toán TƯ TK 141T PNK,HĐ:NKNVL TK 152 Do đó, việc thanh toán phải thông qua nhiều tài khoản trung gian, thủ tục thanh toán phức tạp, không cần thiết nhất là trong điều kiện áp dụng phần mềm máy tính vào công tác kế toán. 3.1.3 Về tổ chức sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán. Các sổ sách, chứng từ sử dụng tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được lập theo đúng quy định của Nhà nước và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Công ty sử dụng đầy đủ các sổ sách, chứng từ quan trọng liên quan đến nguyên, vật liệu và thực hiện tốt thủ tục nhập, xuất kho nguyên, vật liệu. Hệ thống sổ kế toán được kế toán viện ghi chép rõ ràng, đầy đủ. Công tác tổ chức luân chuyển chứng từ của Công ty khoa học, hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán và quản lý nguyên, vật liệu. Bên cạnh đó, là một Công ty sản xuất mang tính đặc thù nên Công ty sử dụng nguyên, vật liệu với rất nhiều chủng loại và quy cách khác nhau, việc quản lý NVL đòi hỏi khoa học và hợp lý. Hiện nay, công tác quản lý NVL ở công ty được tiến hành tương đối tốt, NVL được quản lý theo từng nhóm vật tư, mã vật tư, từng danh điểm rõ ràng và có hệ thống trên một loại sổ riêng đó là ‘Sổ danh điểm NVL’. Đối với NVL mua ngoài nhập kho, việc kiểm nghiệm vật tư do phòng kế hoạch sản xuất thực hiện. Cuối kỳ kế toán năm, công ty thành lập hội đồng kiểm kê gồm các thành phần theo quy định, tiến hành kiểm kê nguyên vật liêu, hàng hóa, thành phẩm trong kho, và các bán thành phẩm , sản phẩm dở dang trong các phân xưởng. Quy trình kiểm kê chặt chẽ, đúng quy định, tạo điều kiện cho công tác kế toán đựơc thuận lợi và chính xác, công tác quản lý vật tư được tăng cường. Kết thúc kiểm kê kết quả được ghi trong ‘Biên bản kiểm nghiệm vật tư’. Công tác kiểm kê nhằm xác định lượng tồn kho thực tế của từng danh điểm vật tư, đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán, xác định số thừa thiếu và có những biện pháp xử lý kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác NVL. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL đóng vai trò quan trọng vì nó chiếm phần lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó, việc xác định được định mức tiêu hao NVL là một công việc rất thiết yếu. Nó là cơ sở để việc sử dụng NVL trong sản xuất hiệu quả, tránh lãng phí. Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức dự trữ tối thiểu cho các loại vật tư. Do đó đã chủ động trong việc dự trữ vật tư phục vụ cho sản xuất. Đồng thời Công ty cũng đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng NVL cho các loại sản phẩm, để quản lý việc sử dụng NVL hợp lý. Công ty đảm bảo việc thực hiện được thường xuyên ,vì vậy mà vật tư được sử dụng tiết kiệm không vượt quá định mức, tạo điều kiện tiết kiệm vật tư, giảm được chi phí NVL từ đó góp phần hạ giá thành. 3.1.4 Về tổ chức quản lý và kế toán nguyên, vật liệu. Do nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, nên công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được đặc biệt quan tâm và tổ chức một cách khoa học, chấp hành theo đúng chế độ quy định. Cụ thể như sau: Thứ nhất: Nguyên vật liệu được phân chia một cách hợp lý. Hiện nay Công ty đang sử dụng một lượng lớn NVL, đa dạng về chủng loại, quy cách và mang những đặc điểm khác nhau. Dựa trên nội dung kinh tế, vai trò tác dụng của từng loại NVL đối với quá trình sản xuất thì NVL được chia thành nhiều loại : như NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, và phế liệu thu hồi. Trong mỗi loại NVL lại được quản lý theo từng nhóm, cụ thể như trong NVL chính chia thành nhóm nhựa, nhóm gioăng, kim… sau đó từ các nhóm vật tư mới quản lý theo từng mã vật tư, điều này đã tạo điều kiện cho công ty theo dõi và quản lý NVL một cách dễ dàng hơn. Đặc biệt trong điều kiện kế toán trên máy vi tính, việc phân loại NVL theo từng nhóm và mã vật tư giúp cho công tác quản lý NVL có hệ thống hơn. Thứ hai : Tình hình quản lý nguyên, vật liệu được tiến hành khá tốt. Công ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng là chủ yếu, khi nhận được đơn đặt hàng phòng kế hoạch sản xuất căn cứ yêu cầu sản xuất để xác định lượng vật liệu cần thiết và tiến hành thu mua. Ở công ty, có đội ngũ cán bộ thu mua có trình độ, hiểu biết về thị trường và chủng loại vật tư, hiểu biết về nhà cung cấp đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư cho sản xuất và các nhu cầu khác. Các nguồn thu mua NVL được lựa chọn kỹ càng nhằm nâng cao chất lượng nguyên vật liệu và giá mua thấp. Nguồn cung cấp NVL thường là các nhà cung cấp có uy tín, có quan hệ lâu dài, và hợp đồng thu mua thường được ký kết dài hạn. Đồng thời công tác dự trữ, bảo quản vật tư được công ty thực hiện một cách hiệu quả. Công ty thường xuyên phải dự trữ một lượng NVL nhất định để cung cấp kịp thời cho sản xuất, lượng dự trữ trong kho được công ty xác định một cách hợp lý để không gây ra tình trạng ứ đọng vốn. Công ty chỉ có một kho để lưu giữ tất cả các NVL, công cụ dụng cụ, thành phẩm, và hàng hóa. Tuy nhiên trang thiết bị và điều kiện bảo quản được trang bị tương đối tốt. Trong kho được chia thành nhiều khu vực khác nhau để lưu giữ các loại vật tư khác nhau theo công dụng kinh tế, sắp xếp một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập xuất vật tư khi cần thiết. Hơn nữa các thủ kho lại có tinh thần trách nhiệm cao với công việc, không làm thất thoát vật tư. Công việc ghi chép và đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu của thủ kho được thực hiện khá tốt, thuận lợi cho công tác hạch toán nguyên vật liệu được chính xác, kịp thời. Hiện nay công ty đã xây dựng được hệ thống định mức tương đối đầy đủ, từ định mức dự trữ vật tư, định mức hao hụt của vật tư dự trữ đến định mức sử dụng vật tư cho sản xuất. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống định mức trên thực tế vẫn còn nhiều điểm chưa chặt chẽ. Đối với việc áp dụng định mức xuất vật tư cho sản xuất, thực tế, dựa vào các lô lệnh sản xuất, các phân xưởng xuất hiện nhu cầu vật tư cho sản xuất, khi đó, cán bộ quản lý ở phân xưởng sẽ dựa vào nhu cầu thực tế để viết ‘phiếu đề nghị cấp vật tư’ gửi lên phòng kinh doanh để viết phiếu xuất kho vật tư cho phân xưởng. Như vậy, việc xuất kho vật tư dùng cho sản xuất vẫn chưa được quản lý chặt chẽ theo định mức tiêu hao NVL. Việc quản lý xuất vật tư theo định mức vì thế mà còn nhiều hạn chế, việc theo dõi gặp khó khăn. Trường hợp phải xuất kho NVL nhiều lần để phục vụ cho một lệnh sản xuất, phòng kinh doanh khó kiểm soát tổng lượng vật tư xuất kho của các lần xuất phục vụ cho một lô sản xuất. Khó khăn trong việc theo dõi xuất vật tư theo định mức làm cho hệ thống định mức được xây dựng chưa phát huy được hiệu quả, đồng thời làm cho việc quản lý chi phí chưa chặt chẽ. Thứ ba : Về phương pháp đánh giá nguyên, vật liệu. Hiện nay công ty đánh giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ. Trong điều kiện áp dụng kế toán máy thì hình thức này là phù hợp và tương đối đơn giản. Tuy nhiên phương pháp này chưa đáp ứng được yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán. Nhà quản lý chưa nắm được thông tin về giá trị NVL xuất kho và tồn kho tại mọi thời điểm. Trong kỳ, kế toán chỉ theo dõi NVL xuất kho về mặt số lượng. Chỉ khi đến cuối tháng, sau khi tiến hành chạy đơn giá xuất kho, lúc đó, thông tin về giá trị NVL xuất kho và tồn kho mới được xác định, do đó, chưa đáp ứng được yêu cầu về quản lý và sử dụng NVL. Thứ tư : Về kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty áp dụng theo phương pháp thẻ song song rất phù hợp với tình hình NVL tại Công ty. Phương pháp này cho phép dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu, cho phép kế toán có thể biết được số lượng tồn kho của vật tư theo từng kho tại thời điểm bất kỳ, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Trong công tác quản lý nhập – xuất – tồn kho vật liệu được đối chiếu không những giữa kế toán vật liệu với kho mà còn trong nội bộ phòng kế toán – giữa kế toán vật liệu với kế toán thanh toán (Phần nhập do mua ngoài), giữa kế toán vật liệu với thống kê phân xưởng (phần xuất cho các phân xưởng sử dụng). Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nhờ đó, tình hình nhập – xuất NVL được phản ánh thường xuyên, liên tục. Bất kỳ thời điểm nào nhà quản lý cũng có thể có được thông tin cụ thể, chi tiết và chính xác về NVL. Thứ năm : Về kế toán nghiệp vụ xuất bán phế liệu. Khi xuất bán phế liệu công ty hạch toán như sau : Nợ TK 642 Có TK 152.6 (giá ước bán phế liệu) Khi thu được tiền, công ty hạch toán như sau Nợ TK 111,112 Có TK 642 (giá bán) Phần chênh lệch sẽ được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Công ty chưa phản ánh phần thuế GTGT của phần doanh thu bán phế liệu. Hơn nữa phần doanh thu bán phế liệu xét trên khía cạnh quản lý thì thuộc về khâu quản lý sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, xét trên góc độ kế toán, thì phần doanh thu này hạch toán thông qua tài khoản chi phí là không hợp lý. Khi hạch toán như trên, phần thu từ bán phế liệu không được tính vào doanh thu trong kỳ, cùng với đó là công ty chưa ghi nhận khoản thuế GTGT đầu ra của khoản doanh thu này, như vậy theo quy định hiện hành là chưa phù hợp. Bên cạnh đó, khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, phần chi phí này sẽ không được tính là chi phí hợp lý được trừ ra khi tính thu nhập chịu thuế, do chi phí này không nằm trong định mức tiêu hao NVL, phần doanh thu bán phế liệu lại chưa được ghi nhận là doanh thu chịu thuế. Như vậy, mặc dù phần thu từ bán phế liệu hàng năm không chiếm tỷ trọng lớn, tuy nhiên, cách hạch toán phần thu từ bán phế liệu theo bút toán trên của công ty không thống nhất với quy định của luật thuế thu nhập doanh nghiệp và thông tư 134 ban hành ngày 23/11/2007 của Bộ Tài Chính về hướng dẫn thi hành luật thuế thu nhập doanh nghiệp. 3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. Qua thời gian thực tập, dựa trên những kiến thức đã được học kết hợp với việc tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế, em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty như sau : 3.2.1 Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán. Nhân viên kế toán đều có trình độ, có tinh thần trách nhiệm cao, sử dụng thành thạo phần mềm kế toán do vậy công việc kế toán đạt được hiệu quả cao. Tuy nhiên kế toán chưa nhận thức một cách đầy đủ nhất vai trò của thông tin kế toán trong bối cảnh nền kinh tế thị trường có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, đặc biệt là khi mà công ty vừa mới đi vào cổ phần hoá. Do vậy, có một số điểm trong công tác kế toán của công ty vẫn chưa đảm bảo được yêu cầu chính xác và kịp thời của thông tin kế toán như đã nêu ở phần tồn tại trên Để giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực xảy ra xuất phát từ chính đặc điểm của ngành nghề lĩnh vực kinh doanh mang tính cố hữu khó khắc phục, công ty nên có sự quan tâm đúng mức đến công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ kế toán. Nâng cao hiểu biết của kế toán về tầm quan trọng của thông tin kế toán đối với sự phát triển lớn mạnh của công ty. Đảm bảo thông tin kế toán có độ chính xác cao nhất mà vẫn đảm bảo được tính kịp thời đáp ứng yêu cầu quản trị trong nền kinh tế thị trường. Bên cạnh đó phần mềm kế toán của công ty hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin của doanh nghiệp, một khối lượng không nhỏ công việc vẫn phải làm thủ công. Công ty cần nâng cấp phần mềm kế toán để có thể mang tính tự động hóa cao hơn, giúp cho việc sử dụng dễ dàng hơn. Phần mềm kế toán nên có sự đổi mới để có nhiều tiện ích và công cụ phục vụ đắc lực hơn cho công tác kế toán. Bên cạnh đó, có thể hạch toán đồng thời nhiều nghiệp vụ trên một chứng từ, và từ các sổ kế toán, các báo cáo tổng hợp có thể tìm lại các bút toán được nhập vào từ chứng từ gốc… Ngoài ra công ty cần cải thiện mạng máy tính nội bộ của mình để tạo nên tính đồng bộ hóa cao hơn, hơn nữa có thể giảm bớt sự trùng lặp về công việc giữc các bộ phận kế toán khác nhau và đồng thời làm cho số liệu kế toán có thể được cung cấp kịp thời phục vụ cho công tác quản lý. 3.2.2 Hoàn thiện về tổ chức vận dụng chế độ kế toán. Hiện nay hệ thống chứng từ của công ty khá đầy đủ, bao gồm các mẫu bắt buộc và hướng dẫn, đảm bảo phản ánh và ghi chép được tất cả các nghiệp vụ tài chính phát sinh của công ty. Quy trình lập và luân chuyển và bảo quản chứng từ được thiết kế khoa học đảm bảo tính có thật, trung thực, hợp lý và hợp pháp của các nghiệp vụ. Tuy nhiên công ty nên sử dụng thêm một số chứng từ hướng dẫn để quản lý chặt chẽ hơn việc sử dụng vật tư theo định mức. Công tác theo dõi việc xuất kho vật tư sản xuất theo định mức của công ty hiện nay còn gặp khó khăn, công ty có thể sử dụng thêm chứng từ nội bộ : ‘phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức’ để có thể quản lý chặt chẽ hơn việc sử dụng vật tư theo định mức. Theo đó, khi các phân xưởng có nhu cầu sử dụng vật tư, phòng vật tư căn cứ vào định mức và kế hoạch sử dụng để viết ‘phiếu xuất vật tư theo hạn mức" (4 liên). Trên phiếu có ghi rõ định mức sử dụng vật tư được duyệt trong tháng cho từng phân xưởng sử dụng. Các bộ phận này có thể lĩnh vật tư làm nhiều lần, miễn là trong định mức sử dụng. Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang phiếu này đến kho giao cho thủ kho một liên. Lần lĩnh tiếp theo, người nhận mang phiếu này đến kho không cần phải qua ký duyệt. Thủ kho căn cứ vào hạn mức được duỵêt trong tháng tiến hành xuất kho, sau đó ghi số lượng thực xuất từng lần trên cơ sở yêu cầu sử dụng và hạn mức được duyệt trong tháng vào phiếu xuất kho đó và cùng người nhận vật tư ký vào cả hai liên, ghi vào thẻ kho, sau đó định kỳ chuyển 1 liên về phòng vật tư, 1 liên về phòng kế toán để ghi sổ, 1 liên bộ phận sử dụng giữ và 1 liên lưu cuống. Biểu 22: Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội. PHIẾU LĨNH VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Ngày 01 tháng 01 năm 2009 Số: 01 Bộ phận sử dụng: phân xưởng ép nhựa Lý do xuất: Phục vụ sản xuất sản phẩm Loại Chỉ tiêu vật tư Mã số Đơn vị Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Nhựa sản xuất theo KH tính Ngày 2/01 Ngày 6/01 Ngày 9/01 Ngày Cộng PP760J 4891,2 kg 528,0 75,8 281,3 … 25.100 12.391.4000 … … … … … … … … … … … Người nhận (Ký, họ tên) Phụ trách BP sử dụng (Ký, họ tên) CB P.Kinh doanh (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Ngoài ra việc hạch toán trên máy vi tính chỉ được thực hiện khi có đầy đủ chứng từ để lập phiếu nhập kho. Nhưng trong nhiều trường hợp chưa thể lập phiếu nhập kho ngay, để tránh tình trạng tại một thời điểm nhất định, số lượng vật tư xuất kho lớn hơn số lượng nhập kho thì cần phải có các bút toán ngoài để phản ánh như trường hợp sau. Trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về thì phòng kinh doanh căn cứ vào giá thỏa thuận của cán bộ đi mua vật tư hoặc căn cứ vào báo giá, giá trên hợp đồng của bên bán để lập “phiếu báo giá vật tư tạm thời” để làm căn cứ lập phiếu nhập kho. Kế toán căn cứ vào “phiếu báo giá vật tư tạm thời” để nhập số liệu vào máy tính. Nợ TK 152 Có TK 331( giá thỏa thuận chưa có thuế GTGT) Đến khi có hóa đơn GTGT về thì phản ánh thuế GTGT: Nợ TK 133 Có TK 331( phần thuế GTGT). Bên cạnh đó quy trình thanh toán tạm ứng của đơn vị như phần trên đã trình bày tương đối phức tạp. Theo em, trong trường hợp này, công ty nên sử dụng một tài khoản tạm ứng là 141 thay vì sử dụng hai tài khoản 141U và 141T như hiện nay. Như vậy, khi tạm ứng cho nhân viên đi mua vật tư, kế toán tiến hành ghi Nợ TK141, số tiền tạm ứng. Khi về thanh toán,kế toán căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng và hóa đơn, phiếu nhập kho để hạch toán thẳng thông qua TK 141 mà không phải thông qua TK 141U. Quá trình cụ thể như sau: Khi tạm ứng vật tư cho cán bộ công nhân viên đi mua vật tư, căn cứ vào phiếu chi, kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 141 10.000.000 Có TK 111 10.000.000 Khi vật tư mua về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và PNK kế toán tiến hành định khoản : Nợ TK 152.1 12.000.000 Nợ TK 133 1.200.000 Có TK 141T 13.200.000 Phần chênh lệch, kế toán viết phiếu chi, hoặc phiếu thu để thanh toán. Nợ TK 141 3.200.000 Có TK 111 3.200.000 Khái quát quy trình như sau: (sơ đồ 12) Sơ đồ 12 : Sơ đồ mô hình trình tự kế toán tạm ứng. PT: Thu hoàn TƯ TK 152 TK 133 Thuế GTGT Giá chưa thuế TK 141 TK 111 PC:Chi TƯ PC:Chi bù TƯ Như vậy, khi thanh toán kế toán chỉ cần viết phiếu thu hoặc phiếu chi( hoặc không phải viết) sau khi bù trừ thay vì phải viết cả phiếu thu và phiếu chi như hiện nay. Khi hạch toán chỉ cần thông qua TK 141T mà vẫn đảm bảo yêu cầu của thông tin kế toán và vẫn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. 3.2.3 Hoàn thiện về tổ chức quản lý và công tác kế toán nguyên, vật liệu. Thứ nhất: Thay đổi phương pháp tính đơn giá xuất kho vật tư. Trong điều kiện kế toán trên máy vi tính, công ty nên sử dụng đơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Tức là đơn giá bình quân được tính bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hóa, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và đơn giá bình quân. Căn cứ vào đơn giá bình quân và số lượng xuất giữa hai lần nhập kế tiếp để tính đơn giá xuất theo công thức sau: Đơn giá BQ sau mỗi lần nhập = Trị giá thực tế VT,SP,HH tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng VT, SP, HH tồn kho sau mỗi lần nhập Với phương pháp tính giá này, thì kế toán có thể theo dõi được giá trị xuất kho và tồn kho vật tư tại mọi thời điểm trong kỳ, đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, để phục vụ tốt hơn cho công tác dự trữ và sử dụng NVL. Nhược điểm của phương pháp này là tính toán phức tạp, tuy nhiên việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ khắc phục được nhược điểm của phương pháp này. Ví dụ: trong kỳ có các nghiệp vụ nhập xuất kho NVL liên quan đến nhựa hạt trắng như sau: ( Biểu 23) Biểu 23: Loại vật tư: Nhựa hạt trắng Ngày Nhập- Xuất Số lượng(kg) Đơn giá Số tiền 01/12/08 Tồn 300 15.000 4.500.000 05/12/08 Nhập 500 15.200 7.600.000 10/12/08 Xuất 200 22/12/08 Nhập 800 15.400 12.320.000 29/12/08 Xuất 100 Theo đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ, đến cuối kỳ, kế toán tiến hành chạy đơn giá xuất kho trên phần mềm kế toán và đơn giá xuất kho được tính như sau: Đơn giá xuất kho = 4.500.000 + 7.600.000 + 12.320.000 = 15.262,5 300 + 500 + 800 Nghiệp vụ xuất ngày 10/12 sẽ có đơn giá xuất là 15.262,5, thành tiền là 3.502.500. Nghiệp vụ xuất kho ngày 29/12 cũng có đơn giá xuất là 15.262,5, thành tiền là 1.526.200. Như vậy tại thời điểm cuối kỳ, kế toán mới có đơn giá xuất kho cho các nghiệp vụ xuất. Theo phương pháp bình quân liên hoàn: Nghiệp vụ xuất ngày 10/12 đơn giá xuất là Đơn giá xuất kho = 4.500.000 + 7.600.000 = 15.125 300 + 500 Giá trị xuất kho: 200 x 15.125 = 3.025.000 Nghiệp vụ xuất kho ngày 29/12, đơn giá xuất là: Đơn giá xuất kho = 4.500.000 + 7.600.000 + 12.320.000 = 15.262,5 300 + 500 + 800 Giá trị xuất kho: 100 x 15.262,5 = 1.526.250 Như vậy đơn giá sau từng lần nhập sẽ phản đúng đắn hơn, kịp thời hơn đơn giá và giá trị của NVL xuất kho tại thời điểm xuất. Thứ hai : về kế toán doanh thu bán phế liệu. Căn cứ theo chế độ ban hành kèm quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, khoản tiền bán phế liệu được xác định như sau: Ví du : ngày 15/12/2008 công ty nhập kho lô phế phẩm nhựa cục bẩn từ phân xưởng ép nhựa, số lượng 80kg. Giá ước tính : 2.000 đồng/kg. Ngày 18/12/2008 công ty xuất kho bán lô phế phẩm này, giá bán : 2000 đồng/ kg, giả sử đơn giá xuất kho bằng đơn giá nhập : 2.000 đ/kg. Nhập kho, ghi : Nợ TK 152.6 160.000 Có TK 154 160.000 Bán hàng ghi Nợ TK 111 ( TK 112,131) 160.000 Có TK 511 145.455 Có TK 3331 14.545 Kết chuyển giá vốn : Nợ TK 632 160.000 Có TK 152.6 160.000 Như vậy theo chế độ hiện nay, thì công ty không nên hạch toán khoản doanh thu bán phế liệu thông qua TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp, mà phải hạch toán vào TK doanh thu và phải ghi nhận thuế GTGT đầu ra từ bán phế liệu. Với những ý kiến trên đây, em hy vọng có thể đóng góp được những hiểu biết của mình về công tác kế toán nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán, góp phần phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. KẾT LUẬN Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm nhựa phục vụ cho ngành y tế, yếu tố nguyên, vật liệu được coi là một yếu tố đầu vào chủ yếu. Vì vậy việc hạch toán của công ty được chú trọng từ khâu lý đến hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Kế toán nguyên, vật liệu là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình để chỉ đạo sản xuất cũng như việc lập kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên, vật liệu. Điều đó có ý nghĩa quyết định đến việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường, và tăng lợi nhuận cho công ty. Trong thời gian thực tập tại công ty, dưới sự chỉ bảo chu đáo của các cô, chú, anh, chị trong phòng Tài chính – Kế toán, và sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Văn Công em đã có những hiểu biết nhất định về thực tế tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất nói chung, đã nêu lên được những ưu điểm, hạn chế của công tác quản lý và hạch toán nguyên, vật liệu ở công ty và mạnh dạn đưa ra một số đề xuất với mong muốn công tác quản lý và hạch toán nguyên, vật liệu của công ty không ngừng hoàn thiện và phát huy được những ưu điểm, khắc phục được những tồn tại của mình. Tuy nhiên do thời gian thực tập hạn chế, công tác kế toán nguyên, vật liệu phức tạp nên bài chuyên đề chỉ đề cập đến những vấn đề cơ bản và có thể còn sai sót. Em kính mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, các cô, chú trong phòng Tài chính – Kế toán để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các cô, chú, anh chị trong phòng Tài chính – Kế toán Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST và PGS.TS Nguyễn Văn Công trong thời gian qua đã tạo điều kiện cho em hoàn thành bài chuyên đề này. Hà Nội, tháng 4 năm 2009 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Quỳnh Dương DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Đặng Thị Loan. 2006. Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp. NXB: Đại học Kinh tế quốc dân. Bộ Tài Chính. 2006. Chế độ kế toán Việt Nam ban hành kèm QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. NXB: Tài chính. Bộ Tài Chính. 2008. Hệ thống Kế toán Việt Nam – Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ. NXB: Lao động. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn. PGS.TS Đoàn Xuân Tiên. 2006. Tổ chức công tác kế toán. NXB: Thống kê Hà Nội. Sổ sách, số liệu của phòng Kế toán tài chính và tài liệu của Công ty Cổ phần Nhựa Y Tế MEDIPLAST. PGS.TS Nguyễn Văn Công. 2003. 201 sơ đồ kế toán doanh nghiệp. NXB: Tài chính. TS Nguyễn Văn Công. 2002.Lập, đọc, kiểm tra, phân tích báo cáo tài chính. NXB: Tài chính. Luật kế toán ban hành ngày 17/06/2003. Luật thuế GTGT, luật thuế TNDN và các thông tư hướng dẫn. Tạp chí kế toán và luận văn của các khóa trước. MỤC LỤC Trang DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu 1: SẢN LƯỢNG BƠM TIÊM QUY ĐỔI SẢN XUẤT VÀ TIÊU THỤ HÀNG NĂM 4 Biểu 2: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLT. 4 Biểu 3: DANH MỤC VẬT TƯ. 14 Biểu 4: THẺ KHO 17 Biểu 5 : SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HÓA THEO TÀI KHOẢN 19 Biểu 6: SỔ TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN VẬT TƯ HÀNG HÓA (TRÍCH) 21 Biểu 7: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG 25 Biểu 8: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, HÀNG HÓA 27 Biểu 9: PHIẾU NHẬP KHO 27 Biểu 10 : CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 28 Biểu 11 : TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN 29 Biểu 13: PHIẾU CHI 31 Biểu 14: GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG 32 Biểu 15: GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ 37 Biểu 16: PHIẾU XUẤT KHO 38 Biểu 17 :TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG 41 Biểu 18 : TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN (152) 42 Biểu 19: TRÍCH SỔ CHI TIẾT CPNVLTT 43 Biểu 20: TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN (621) 44 Biểu 21: BÁO CÁO KIỂM KÊ 31/12/2008 50 Biểu 22: PHIẾU LĨNH VẬT TƯ THEO HẠN MỨC 61 Biểu 23: LOẠI VẬT TƯ: HẠT NHỰA TRẮNG 64 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 7 Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. 9 Sơ đồ 3: Quy trình ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu bằng máy tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. 10 Sơ đồ 4 : Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết tại công ty. 22 Sơ đồ 5 : Sơ đồ trình tự kế toán NVL nhập kho. 35 Sơ đồ 6 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp NVL nhập kho. 35 Sơ đồ 7 : Sơ đồ trình tự kế toán tổng hợp NVL xuất kho. 45 Sơ đồ 8 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp NVL xuất kho. 45 Sơ đồ 9 : Sơ đồ trình tự kế toán tổng hợp kiểm kê NVL 49 Sơ đồ 10 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp kiểm kê NVL 49 Sơ đồ 11: Sơ đồ trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng 54 Sơ đồ 12 : Sơ đồ mô hình trình tự kế toán tạm ứng. 63