Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long

phương pháp kê khai thường xuyên và kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Thông thường các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. 1.6.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên *Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi việc nhập , xuất và tồn kho vật liệu một cách thường xuyên trên sổ kế toán. Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có , biến động tăng giảm hàng tồn kho vật liệu một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó bởi nó có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời . Theo phương pháp này tại bất kỳ một thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật lỉệu nói riêng. *Kế toán sử dụng TK sau: +TK 152 “nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng để nghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế. Ta có thể mở thêm tài khoản cấp II, III của TK này để kế toán chi tiết vật liệu (tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp ) Kết cấu TK 152 Bên nợ : phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất , nhận góp vốn, phát hiện thừa , đánh giá tăng......) Bên có : phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liểu trong kỳ theo giá thực tế ( xuất dùng , Xuất bán, thiếu hụt, giảm giá ......) Dư nợ : Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. +TK 331 “Phải trả cho người bán “ Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người bán , người nhận thầu về khoán vật tư hàng hóa , lao vụ , dịch vụ, theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và cũng có thể mở chi tiết bằng các tài khoản cấp 2,3 . Kết cấu TK331 Bên nợ : phản ánh số đã trả và coi như đã trả (do doanh ngiệp ứng trước tiền , triết khấu giảm giá hàng mua trả lại trừ vào nợ phải trả người bán, thanh toán bù trừ, trả tiền cho người bán. Bên có : Phản ánh số phải trả cho người bán . Số dư nợ : phản ánh số tiền doanh nghiệp đã ứng trước cho ngưởi bán nhưng chưa nhận được hàng. +Tài khoản 151 “hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của số hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng vẫn chưa về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng bởi khách hàng . Kết cấu tài khoản 151. Bên nợ : phản ánh hàng mua đang đi đường Bên có : phản ánh hàng mua đang đi đường đã về kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng , khách hàng. Số dư nợ : phản ánh hàng mua đang đi đường hiện có cuối kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như : TK 111 “ Tiền mặt “ TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng ” TK 133 “ Thuế GTGT ” TK 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ’’ ..................................................... 1.6.1.1 Kế toán vật liệu nhập kho. *Khi mua vật líệu về nhập kho kế toán phản ánh các nội dung. - Giá mua vật liệu thuế GTGT phải nộp khi mua vật liệu và số tiền thanh toán cho người bán Nợ TK 152 (giá mua) Nợ TK 133 ( thuế GTGT ) Có TK 111,112,331....số tiền thanh toán Nếu doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng chưa về kế toán sẽ ghi Nợ TK 151 –giá mua Nợ TK 133 – thuế GTGT Có TK 111,112,331 –số tiền thanh toán Sau đó khi VL về nhập kho kế toán sẽ ghi Nợ TK 152 – nguyên liệu vật liệu Có TK 151 – hàng mua đang đi đường - Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua và nhập vật liệu thì tính vào giá nhập kho. Nợ TK 152 – giá chưa có thuế Nợ TK 133 – thuế GTGT Có TK 111, 112.... số tiền thanh toán - Nếu được bên bán giảm giá cho số vật liệu đã mua thì khoản giảm giá được ghi giảm giá nhập kho Nợ TK 331 – phải trả cho người bán Có TK 152 – nguyên liệu vật liệu - Nếu được hưởng khoản chiết khấu do thanh toán sớm tiền mua vật liệu thì khoản chiết khấu được hưởng tính vào thu nhập hoạt động tài chính Nợ TK 111,112,331 Có TK 711 “Thu nhập hoạt động tài chính” - Khoản thuế nhập khẩu nộp cho nhà nước đối với vật liệu nhập khẩu được tính vào giá nhập Nợ TK 152 Có TK 3333 “ thuế xuất nhập khẩu” Chú ý: đối với doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì thuế GTGT khi mua vật liệu được tính vào giá nhập kho. *Khi nhập vật liệu mà phát hiện có vật liệu thiếu hoặc thừa kế toán phản ánh. - Đối với vật liệu thiếu do hao hụt trong định mức cho phép, kế toán phản ánh trị giá vật liệu nhập kho đúng theo trị giá mua đã ghi trên hoá đơn. Nợ TK 152 “ Giá mua” Nợ TK 133 “Thuế GTGT” Có TK 331 “Số tiền thanh tóan” - Nếu vật liệu thiếu không nằm trong định mức cho phép và chưa xác định được nguyên nhân, kế toán phản ánh. Nợ TK 152 “Trị giá thực nhập” Nợ TK 1381 “ TS thiếu chờ xử lý- trị giá thiếu” Nợ Tk 133 “Thuế GTGT” Có TK 111,331 – Số tiền thnah toán. - Nếu vật liệu thừa chưa xác đinh nguyên nhân và được doanh nghiệp nhập kho kế toán phản ánh: Nợ TK 152 “trị giá thực nhập” Nợ TK 133 “Thuế GTGT” Có Tk 111,331 “Số tiền thanh toán” Có TK 3381 “Tài sản thừa chờ xử lý” Trường hợp tài sản thừa được doanh nghiệp giữ giữ hộ cho bên bán kế toán chỉ ghi đơn bên Nợ TK 002 “Vật tư , hàng hoá giữ hộ nhận gia công” Sau đóa khi bên bán nhận lại ghi đơn bên Có TK 002. ●Khi nhập vật liệu từ các nguồn khác kế toán phản ánh như sau: Do tự sản xuất ra: Căn cứ vào giá thành thực tế của vật liệu được sản xuất để ghi: Nợ TK152 Có TK 154 “Chi phí sx kinh doanh dở dang” - Nhập vật liệu thuê ngoài chế biến hoàn thành. + Trị giá VL xuất giao cho người nhận chế biến. Nợ Tk 154 Có TK152 +Khoản phải thanh toán cho người nhận chế biến và các chi phí khác có liên quan Nợ TK154 Có TK111,112,331... +Khi nhập vào kho trở lại, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu đã chế biến xong để ghi Nợ TK 152 Có TK 154 - Nhập vật liệu được nhà nước cấp, được biếu tặng, nhận góp vố sẽ ghi Nợ TK 152 Có TK 411 “Nguồn vốn kinh doanh” Có TK 111,112 “các khoản cp có liên quan” 1.6.1.2 Kế toán vật liệu xuất kho. Vật liệu trong doanh nghiệp được sản xuất ra để sử dụng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, xẫ dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ...Do vậy để có căn cứ ghi sổ cũng như phản ánh đúng đắn chi phí vật liệu sử dụng cho từng đối tượng thì bên cạnh các chứng từ gốc có liên quan, kế toán có thể sử dụng bảng phân bổ Vật liệu sử dụng cho các đối tượng. Bảng phân bổ Vật liệu Đối tượng sử dụng TK152 Vật liệu chính Vật liệu phụ ............................ Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT -621 -627 -641 .... Căn cứ vào chứng từ sử dụng vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 621-Chi phí vật liệu ttiếp- vật liệu sử dụng để ttiếp sx SP Nợ TK627 – Chi phí sx chung - VL dùng ở phân xưởng Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng – VL dùng cho bán hàng Nợ TK 642 – Chi phí QLDN- VL dùng cho bộ phận QLDN ............. Có TK 152 –Trị giá vật liệu xuất dùng. _Khi xuất VL để cấp cho đơn vị trực thuộc hoặc để cho vay, mượn trong nội bộ sẽ ghi: + Cấp cho đơn vị trực thuộc. Nợ TK1361 Có TK 152 +Cho vay mượn trong nội bộ Nợ TK 1368 Có TK 152 _Khi xuất VL kém phẩm chất ứ đọng để tiêu thụ kế toán phản ánh các nội dung +Trị giá VL xuất bán Nợ TK 821 Có TK 152 +Tiền bán VL thu được Nợ TK 11,112,131 Có TK 721 “Giá chưa thuế” Có TH 3331 “Thuế GTGT” Đối với doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì được ghi như sau Nợ TK 111,112,131 Có TK 721 – Tổng giá thanh toán _Vật liệu xuất kho góp vốn liên doanh + Nếu giá trị vốn góp được hội đồng liên doanh chấp nhận nhỏ hơn giá thực tế xuất kho Nợ TK222, 128 – Giá trị vốn góp Nợ TK 412 – Chênh lệch do giá trị vốn góp < Gtrị ttế xuất kho Có Tk 152 – Giá thưc tế xuất kho + Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế xuất kho Nợ TK 222,128 – Giá trị vốn góp Có TK 152 – Giá thục tế xuất kho Có TK 412 – Chênh lẹch do Gtrị vốn góp > Gtrị ttế xuất kho *Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Trang......) Kế toán tổng hợp Vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Kiểm kê phát hiện thừa chờ xử lý Nhập kho hàng đang đi đường kì trước TK151 Nhập vốn góp liên doanh cổ phần cấp phát TK411 Nhập kho tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK154 Nhận lại vốn góp liên doanh TK128,222 TK338(3381) Chênh lệch tăng do đánh giá lại Tài Sản TK412 Thuế GTGT TK133 Nhập kho VL mua ngoài TK111,112,14133,1311 TK133 Thuế hàng nhập khẩu phải nộp TK3331/2 TK621 Xuất dùng tiếp cho SX chế tạo Sản phẩm TK627,641,642,241 Xuất dùng cho quản lý phục vụ cho SX, bán hàng, QLDN,XDCB TK157(631) Xuất bán gửi bán TK154 Xuất kho tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK128,222 Xuất để góp vốn liên doanh TK138(1331) Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý TK412 Chênh lệch giảm do đánh giá lại T3 TK Xuất Vật liệu trong các trường hợp khác SD cuối kỳ: TK 152 “Mua vật liệu” 1.6.2 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật liệu công cụ dụng cụ trên các tài khoản tương ứng. Theo phương pkháp này thì mọi nghiệp vụ nhập xuất vật liệu đều được phản ánh qua TK611. Riêng TK151, 152 chỉ được sử dụng để phản ánh trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ và cuôí kỳ . Tức là số liệu hàng tồn kho sẽ không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán để tính mà laị căn cứ vào kết quả kiểm kê. Gía trị xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ kho để tổng hợp phân loai theo đối tượng sử dụng rồi ghi vào sổ mà căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tư hàng hoá mua vào trong kỳ và được tính toán theo công thức. Giá thực tế VL Giá thực tế VL Giá thực tế VL Giá thực tế VL = + - xuất t.kỳ tồn đ. Kỳ nhập t.kỳ tồn c.kỳ Kế toán dùng tài khoản 611 để phản ánh . Kết cấu của TK 611 như sau: Tài khoản 611 “Mua hàng” được sử dụng để phản ánh giá trị thực tế của số vật tư hàng hoá mua vào và xuất trong kỳ. Có thể dùng tài khoản cấp 2 để phản ánh chi tiết. TK 6111 Mua nguyên vật liệu TK 6112 Mua hàng hoá Kết cấu của TK 611 như sau: Bên Nợ: - Trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ từ TK 151,152 chuyển sang - Trị giá vật liệu nhập trong kỳ Bên Có: Trị giá vật liệu xuất sử dụng trong kỳ Trị giá vật liệu hiện còn cuối kỳ được chuyển trở lại TK 151,152 Tài khoản 611 không có số dư. Sơ đồ kế toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Kế toán Tổng hợp vật liệu theo phương pháp thống kê định kỳ Kết chuyển giá trị thực tế Vật liệu tồn kho đầu kỳ TK151,152 Nhập vốn góp liên doanh cổ phần cấp phát bằng vật liệu TK411 Chênh lệch tăng do đánh giá lại Tài Sản TK421 Thuế nhập khẩu phải nộp TK33312 TK133 TK151,152 Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ TK331,111,112,138 Chiết khấu giảm giá hàng mua trả lại TK627,621,641,241,642 Xuất vật liệu dùng cho QL,SXKD,XDCB TK632 Xuất Vật liệu dã bán TK631 Vật liệu xuất kho tự chế TK138,111,334 Vật liệu thiếu hụt mất mát TK412 Chi phí giảm vật liệu do đánh giá lại SD cuối kỳ: Vật liệu tự chế, thuê ngoài gia công TK631 TK133 Mua vật liệu trả tiền ngay TK111,112 Mua vật liệu bằng tiền vay (chưa trả tiền) TK331,311 TK133 TK 611 “Mua hàng” 1.6.3 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo quy định nếu các loại vật liệu chính hiện có vào cuối niên độ có khả năng bị giảm giá ở niên độ sau thì doanh nghiệp được lập khoản dự phòng giảm giá. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để phản ánh. Kết cấu của TK này như sau: Bên Nợ: Khoản dự phòng giảm giá được hoàn nhập Bên Có: Khoản dự phòng giảm giá được lập Dư có: Khoản dự phòng giảm giá hiện có. Nội dung phản ánh: + Cuối niên độ khi xác định được khoản dự phòng giảm giá cần phải lập Kế toán sẽ ghi: Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) Có TK 159 ( Dự phòng giảm giá hàng tồn kho) + Cuối niên độ sau hoàn nhập toàn bộ số đã lập dự phòng ở cuối niên độ trước. Nợ TK 642 Có Tk 721- thu nhập hoạt động bất thường Nếu doanh nghiệp lại tiếp tục lập dự phòng giảm giá cho số vật liệu chính hiện có kế toán sẽ ghi. Nợ TK 642 Có TK159 Phần II Thực trạng kế toán vật liệu tại công ty Cổ phần sông đà thăng long 2.1 Đặc điểm và phân loại vật liệu của công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long. 2.1.1. Đặc điểm của vật liệu. Công ty xây dựng Sông Đà 2 là một công ty xây lắp nên vật liệu sử dụng ở công ty cũng có những đặc thù riêng. Khi thực hiện thi công bất cứ một công trình nào dù là công trình lớn hay công trình nhỏ thì đều phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu với những chủng loại khác nhau quy cách phong phú đa dạng. Những nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình thi công của công ty phong phú và đa dạng ở chỗ nó là sản phẩm của nhiều nghành khác nhau. Chẳng hạn những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như: xi măng sắt, thép….có vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp như gỗ làm xà gồ, tre, nứa…..có những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác như: cát, đá, sỏi….Những loại vật liệu này có thể đã qua chế biến hoặc chưa qua chế biến là tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc. Khối lượng sử dụng cũng khác nhau.Có loại phải sử dụng với khối lượng lớn với nhiều quy cách khác nhau. Ví dụ chỉ tính riêng một loại vật liệu như xi măng gồm rất nhiều chủng loại như: xi măng Bỉm Sơn, hoàng Thạch, xi măng Chinpon….cho đến các loại sắt thép, gạch, đá…….Các loại vật liệu sử dụng với khối lượng ít hơn: tre nứa, gỗ…. Để hình thành nên một thực thể công trình thì cần sử dụng rất nhiều loại vật liệu.Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí xây dựng công trình. Ta có thể nhận thấy điều này thông qua số liệu về yếu tố chi phí của công ty trong năm 2006. STT Yếu tố chi phí Số tiền 1 Chi phí nguyên vật liệu 61.831.327.802 2 Chi phí nhân công 8.233.738.448 3 Chi phí khấu hao TSCĐ 5.419.000.973 4 Chi phí dịch vụ mua ngoài 17.637.078.698 5 Chi phí bằng tiền khác 20.864.646.749 Tổng cộng 113.967.796.670 ( Trích số liệu trong thuyết minh báo cáo tài chính công ty năm 2006) 2.1.2 Phân loại vật liệu. Để tiến hành thi công công trình hạng mục công trình, công ty cần phảii sử dụng một khối lượng lớn vật liệuvà các chủng loại cũng rất phong phú đa dạng. Muốn quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu có hiệu qủa thì cần tiến hành phân loại vật liệu. Công ty mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật tư một mã số riêng. Và do đó tất cả vật tư sử dụng đều được hạch toán vào tài khoản 152. Ta có thể nhận thấy điều này trên bảng danh điểm vật liệu. ●Sổ danh điểm vật liệu Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Cấp I Cấp II Cấp III 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 ……. 13 13 18 18 20 20 20 20 29 29 32 32 32 01 02 01 02 04 05 06 07 01 02 01 02 03 Cót ép Mặt gỗ xoan Cát vàng Cát vàng (loạI 1) Đá 1x2 Đá 0,5x1 Đá mạt loạI 1 Bột đá Xi măng Sông Đà PC 30 Xi măng hoàng thạch Thép phi 6 Thép phi 8 LD Thép cột Tấm Tấm m3 m3 m3 m3 m3 Kg Tấn Tấn Kg Kg Kg Như vậy nguyên vật liệu theo cách phân loại của công ty được hiểu là: - Nguyên vật liệu không được chia thành vật liệu chính vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính. Đây là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ….trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm. Ví dụ: Xi măng: xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn Xi măng Sông Đà PC 30 - Nhiên liệu: ở công ty nhiên liệu chủ yếu là các loại xăng dầu cung cấp nhiệt lượngcho các loại máy móc xe cộ ….ở đây chủ yếu là các loại xăng dầu: - Dầu Therima - Dầu FO Dầu cũng được phân thành nhóm: Dầu Dầu nhờn: Dầu Omala Dầu thải Dầu phanh…… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc và phụ tùng thay thế của các loại xe ô tô như: mũi khoan, săm lốp ôtô,… - Phế liệu thu hồi:Phế liệu của công ty gồm các đoạn thừa của thép, vỏ bao xi măng……Nhưng công ty không thực hiệnviệc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. Hiên nay công ty có các kho có thể chứa chủng loại vật tư giống nhau hoặc khác nhau. Riêng các loại vật liệu như vôi cát, sỏi…thông thường được đưa thẳng tới chân công trình. 2.1.3.. Đánh giá vật liệu. Đánh giá vật liệu là viêc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.Thông thường, kế toán nhập xuất vật liệu phản ánh theo giá thực tế. Việc tính giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán vật liệu. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu. Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giá thực tế, song công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Giá vật liệu nhập kho gồm giá theo giá hoá đơn, khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo đơn giá thực tế đích danh. Thực tế việc đánh giá vật liệu ở công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long như sau: *Giá thực tế vật liệu nhập kho. Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là vật liệu mua ngoài. Công ty có đội xe riêng nên khi mua vật tư với số lượng lớn thì chi phí vận chuyển do bên bán chịu và chi phí này được tính vào giá mua vật tư. Như vậy trị giá vật liệu nhập kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn ( bao gồm cả chi phí vận chuyển) (Xem hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho phần thủ tục nhập kho). *Giá thực tế vật liệu xuất kho. Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ thi công công trình thì sử dụng giá xuất kho bằng giá thực tế đích danh ( bao gồm giá hoá đơn + các chi phí khác có liên quan đến lô hàng mua như chi phí bốc xếp, tìm kiếm nguồn hàng.........). Vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho lô hàng đó để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 60 ngày 22/12/2006. Xuất cho đồng chí Nguyễn Văn Nhân 230,3 m đá 1x2 với đơn giá là 90.419,3đ/1m3 Như vậy giá thực tế là 220,3 x 90.419.3 = 20.823.566 đồng 2.1.4. Tổ chức thu mua vât liệu. Tất cả các vật liệu Công ty đều được mua từ các nguồn vốn trong nước. Vốn Công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long gồm: Vốn của các cổ đông, vốn vay ngân hàng, vốn bổ sung từ lợi nhuận sau thuế... Việc mua vật liệu thường thuận tiện dễ dàng. Thường Công ty mua vật liệu tại gần chân công trình, hoặc địa phương nơi Công ty thi công công trình, hạng mục công trình. Gía cả thường là giá chung, đôi khi có thay đổi do phải tăng chi phí vận chuyển bốc rỡ do vật liệu mua ở xa nơi thi công. Ngoài việc thu mua vật liệu thì khâu bảo quản cũng rất quan trọng. Công ty đã sử dụng hệ thống kho tàng bến bãi, các khu bảo quản vật liệu với các điều kiện phù hợp cho từng loại vật liệu. Những loại vật liệu bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép, được thủ kho ghi chép và phản ánh đầy đủ, được sắp xếp gọn gàng, đúng chủng loại, không bị lộn xộn, dễ dàng kiểm kê và bảo đảm trong khâu vân chuyển được thuận lợi. Với vật liệu bảo quản ngoài trời, Công ty sử dụng phông bạt che đậy và được công coi bảo quản, cũng như bảo vệ rất cận thận. Để thuận tiện cho thi công công trình, hạng mục công trình, Công ty thường xuất thẳng vật liệu đến chân công trình, để trách mất mát hao hụt và giảm được phí vận chuyển bốc dỡ... Trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu, nếu xảy ra trường hợp mất mát, thiếu hụt tuỳ từng trường hợp cụ thể Công ty có cách xử lý riêng. + Nếu như hao hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp + Nếu như hao hụt ngoài định mức do ai gây ra, thì người đó phải chịu bồi thường. + Trường hợp chưa rõ nguyên thì phải chờ xử lý. 2.2. Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long. Cùng với việc sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công ty cũng có một số vận dụng ở mẫu sổ để phù hợp với tình thế và phát huy tốt các chức năng của kế toán. 2.2.1 Thủ tục nhập kho. 2.2.1.1 Trường hợp nhập vật tư từ nguồn mua ngoài. Theo chế độ kế toám quy định tất cả các loại vật tư khi về đến công ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật tư được chuyển đến công ty(thông thường việc vận chuyển là do đội vận tải của công ty đảm nhiệm) người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hoá đơn của bên bán vật tư(trong hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại , quy cách vật tư, khối lượng vật tư, định giá vật tư, thành tiền , hình thức thanh toán.....) lên phòng vật tư. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán một số trường hợp có cả biên bản nghiệm thu về số lượng và chất lượng của hội đồng nghiệm thu. Sau đó phòng vật tư xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lượng đảm bảo, đủ số lượng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho: +Một liên do phòng vật tư giữ. + Một liên giao cho người đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho. + Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán. Như trên đã đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đã kiểm tra về mặt số lượng, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ. Toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản , chi phí liên quan đến vận chuyển vật liệu.Công ty thường dùng tiền mặt để thanh toán kế toán căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục vân tải. ● Hoá đơn GTGT như sau: Hóa đơn giá trị gia tăng Liên 2: Giao khách hàng Ngày 22 tháng 12 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT-3LL LM/2006B 0044970 Đơn vị bán hàng:……………………………………………………………………………………… Địa chỉ:………………………………………………………………………………………………… Số tài khoản:…………………………………………………………………………………………… Điện thoại:………………………MS:………………………………………………………………… Họ tên người mua hàng:……………………………………………………………………………… Tên đơn vị:…………………………………………………………………………………………… Địa chỉ:………………………………………………………………………………………………… Số tài khoản:…………………………………………………………………………………………… Hình thức thanh toán: ………Tiền mặt……MS: …………………………………………………… STT Tên hàng hóa DV ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Gạch 6 lỗ tuynel ………………… ………………. ………………… Viên ………………… …………………………………....... 45.500 ……………………………………………………… 727,272 ……………………………………… 33.090.900 ………………………………………. Cộng tìên hàng 33.090.900 Thuế suất : 10% Tiền thuế GTGT: 3.309.900 Tổng cộng tiền thanh toán 36.400.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươI sáu triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu) Để vận chuyển số cát vàng trên về nhập kho. Công ty thuê xe ôtô, chủ xe là anh Đỗ Tuấn Đạt vận chuyển vật liệu về kho của công ty. Cùng ngày vật liệu về kho, sau khi kiểm kê đủ Kế toán thanh toán theo trình tự sau: Hóa đơn giá trị gia tăng Liên 2: Giao khách hàng Ngày 22 tháng 12 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT-3LL LM/2006B 0044970 Đơn vị bán hàng:…………………………………………………………………………………… Địa chỉ:……………………………………………………………………………………………… Số tài khoản:…………………………………………………………………………………………… Điện thoại:………………………MS:……………………………………………………………… Họ tên người mua hàng:…………………………………………………………………………… Tên đơn vị: Công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long Địa chỉ: Tòa nhà Sông Đà 165 đường Cầu Giấy Phường Dịch Vọng Cầu Giấy HN Số tài khoản:………………………………………………………………………………………… Hình thức thanh toán: ………Tiền mặt……MS: …0102993571……………………………… STT Tên hàng hóa DV ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Gạch 6 lỗ tuynel ………………… ………………. ………………… Viên ………………… …………………………………....... 45.500 ……………………………………………………… 727,272 ……………………………………… 33.090.900 ………………………………………. Cộng tìên hàng 33.090.900 Thuế suất : 10% Tiền thuế GTGT: 3.309.900 Tổng cộng tiền thanh toán 36.400.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươI sáu triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu) Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của doanh nghiệp tư nhân Minh Hoàng cán bộ phòng vật tư viết phiếu nhập kho vật tư. Đơn vị: Công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long Mẫu số: C11-H CT: Khu phố TM plaza Huế Ban hành theo QĐ số 999- TC- QĐ_CĐKT ngày 2-11-1996 của Bộ tài chính) Phiếu nhập kho Số:………………. Nợ:…………. Có:………….. - Họ tên người giao hàng:…Lê Văn Đạo……………………………………………………………………… -Theo HĐ số 44970 ngày 22 tháng 12 năm 2006 của………DNTN Minh Hoàng số 97 Phan Bội Châu TP Huế -Nhập tại kho : Khu phố Plaza Huế…………………………………………………………………………….. STT Tên nhãn hiệu quy cách pc Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Gạch 6 lỗ tuynel ……………………… ………………………. 110026 Viên 45.500 45.500 727,272 33.090.900 Cộng 33.090.900 Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba mươi ba triệu không trăm chín mươi nghìn chín trăm đồng. Kế toán Thủ trưởng ĐV Người giao hàng Thủ kho ( Bộ phận có nhu cầu nhập) ( Ký họ tên) ( Ký họ tên) ( Ký họ tên) Cuối ngày kế toán VL phải đối chiếu với kế toán theo dõi công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc tiếp liệu chưa mang đến chứng từ hoá đơn đến để thanh toán nợ. Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho đồng thời kế toán rút số dư cuôí tháng và ký xác nhận vào thẻ kho. ● Trường hợp những vật tư dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất . Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng , phòng vật tư lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho người nhận để làm thủ tục nhập hàng . Trình tự lập và luân chuyển chứng từ như trên nhưng 1 liên được dùng để đóng vào chứng từ thanh toán lương hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị. 2.2.1 Thủ tục xuất kho. Trong công ty xây dựng Cổ Phần Sông Đà Thăng Long nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình. Hàng ngày phòng vật tư có trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình. Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lượng vật tư theo yêu cầu được tính toán theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phòng vật tư lập phiếu xuất gồm 2 liên. Phòng vật tư căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất . Chứng từ xuất bao gồm 2 loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức ( loại này rất ít được sử dụng ) Phiếu xuất kho được viết thành 2 liên + Một liên giao cho nhân viên đội sản xuất giữ. + Một liên giao cho thủ kho giử để vào thẻ sau đó chuyển lên phòng kế toán vật liệu làm cơ sở hạch toán và lưu giữ. ●Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất. Mỗi đội sản xuất có một nhân viên kinh tế dưới sự chỉ đạo của đội trưởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật tư. Sau đó tiến hành mang lên phòng vật tư để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Trước khi xuất vật tư, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho còn số vật liệu không, thủ kho và ngưồi xin lĩnh vật tư cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu. Sau khi đã xuất kho vật liệu, thủ kho giữ một liên người xin lĩnh giữ một liên. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho này để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ. Ví dụ: Ngày 25/12/2001, đội phó kỹ thuật đội sản xuất vật liệu Nguyễn Văn Nguyên xin lĩnh vật liệu. Cụ thể là 800 m3 đá 1x2 phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An Mẫu phiếu xuất kho như sau: Đơn vị Phiếu xuất kho Mẫu số: C12-H ( Ban hành theo QĐ số 999- TC-QĐ- CĐKT ngày 2-11-1996 của Bộ tài chính) Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Nợ TK621 Có TK 152 Họ tên người nhận hàng: ………… Nguyễn văn Nguyên- đội phó đội kỹ thuật ………… Lý do xuất kho: …………………….phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An… Xuất tại kho: ………………………….Khu phố TM Plaza Huế…………………………… STT Tên nhãn hiệu quy cách pc vật tư Mã số Đvt SL ĐG T.tiền Ycầu Txuất A B C Đ 1 2 3 4 1 2 Gạch 6 lỗ 200 Gạch 6 lỗ 200 1/2 110026110027 Viên Viên 60.000 1.500 60.000 1.500 Tổng số ( viết bằng chữ)………………………………………………………… Người nhận Thủ kho Phụ trách công tiêu KT trưởng Thủ trưởng 2.2.2 Kế toán chi tiết vật liệu. Xuất phát từ cơ chế kinh doanh hiện nay và đặc điểm sản xuất của ngành XDCB đã tác động rất lớn đến tổ chức công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp xây lắp nói chung và công ty Cổ phần Sông Đà Thăng Long nói riêng. Qua thực tế, các doanh nghiệp xây lắp đều có một số đặc điểm chung trong việc tổ chức kế toán vật liệu. Thứ nhất, đó là việc không tổ chức phòng cung ứng vật tư ở công ty mà chỉ giao cho một cá nhân chịu trách nhiệm tìm nguồn vật tư. Thứ hai, đều tổ chức kho trạm tại chân công trình. Với thực tế trên, kế toán chi tiết vật liệu ở công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long như sau: Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Đây là phương pháp đơn giản dễ thực hiên và tiện lơi khi xử lý bằng máy vi tính. Kế toán chi tiết vật lệu được tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau: _ Phiếu nhập kho –Mẫu 01- VT _ Phiếu xuất kho _ Mẫu 02- VT Nhiệm vụ của kế toán như sau: *ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng tửồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu như sau: Đơn vị: Thẻ kho Mẫu số 06 VT Công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long QĐ số 1141TCQĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày lập thẻ 1/12/2006 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: Tấn Tờ số 1 Mã số 1522902 STT Chứng từ Trích yếu Ngày N_X Số lượng Chữ ký của KT S N Nhập Xuất Tồn Tồn kho ngày 1/12/2001 7 1 2 3 4 2 3 26 20 6/12 8/12 18/12 20/12 Anh Đăng nhập xi măng Anh Đức nhận xm thi công ct Anh Hải nhập xm Chị Lan nh/ận xm thi công ct ...................... Tổng 50 35 224,2 50 35 224,2 Tồn kho ngày 31/12/2001 7 Cuối tháng thủ kho phải tập hợp các chứng từ nhập xuất kho sau đó nhập phiếu giao nhận chứng từ ( viết thành 2 liên) rồi chuyển cho kế toán vật liệu kèm theo chứng từ gốc. ở phòng kế toán: Thông thường kế toán vật liệu nhận được các phiếu nhập kho, xuất kho. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của chứng từ, kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật tư theo số lượng, đơn giá, thành tiền. Ngoài ra, kế toán chi tiết vật tư phải có nhiệm vụ thường xuyên đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho. Song thực tế ở công ty không lập sổ chi tiết vật tư để theo dõi kế toán chỉ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư. Mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư như sau: Công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long MST: 0102093571 Bảng lũy kế nhập xuất tồn Kho: CT Huế Tháng 1 năm 07 TT Diễn giải ĐVị tính Mã số Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 2.2.3. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Để phản ánh tình hình nhập vật liệu kế toán sử dụng những tài khoản sau: +TK 152 Phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của vật liệu +TK 331 Phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với người bán, người nhận thầuvề các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ như hợp đồng đã ký kết. +TK 141 dùng để theo dõi từng người nhận tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng. Công ty áp dụng hình thức nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế Ngoài các Tk sử dụng như trên KT còn sử dụng một số TK khác để phản ánh như TK 133, TK 111,112, TK 311.......... *Nội dung của kế toán tổng hợp nhập vật liệu: Khi trúng thầu nhận thầu công trình, các đội sản xuất nhận tạm ứng để mua vật liệu. Công ty sẽ theo dõi khoản tạm ứng mà nhân viên kinh tế của đội sản xuất nhận trên sổ cái, sổ chi tiết TK141 và các sổ cái có liên quan. Căn cứ vào các chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng....., kế toán mã hoá chứng từ, nhập số liệuvào máy theo định khoản: Nợ TK141 – Chi tiết cho từng người nhận tạm ứng Có TK111 Ví dụ như trường hợp nhận tạm ứng của ông Hoàng văn Hoan tháng 12/2001. Kế toán mã hoá chứng từ và in ra sổ chi tiết TK141 như sau: Sau khi nhận xong khoản tạm ứng, các đội sản xuất tiến hành mua vật tư. Có hai trường hợp xảy ra: +Mua vật tư về nhập kho + Mua vật tư về không nhập kho mà dùng trực tiếp cho sản xúât. *Trường hợp mua về nhập kho Công ty xây dựng Sông Đà 2 là công ty xây dựng cơ bản nên vật liệu mua về thường được xuất dùng ngay. Vật liệu nhập kho của công ty thường là những vật liệu được sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình, và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù của công ty cũng được nhập kho như: xi măng, sắt thép.......Vật liệu nhập kho của công ty thường là các loại dầu, gioăng phớt , nhựa thông...... - Khi tiến hành mua vật liệu, căn cứ vào hoá đơn mua hàng , biên lai cước phí vận chuyển,hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán mã hoá và nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK152 Nợ TK 133 Có TK 141 (chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng) -Trường hợp mua vật liệu mà chưa thanh toán ngay thì định khoản như sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331( Chi tiết cho từng người bán) *Trường hợp mua về không qua kho mà sử dụng ngay cho thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán phản ánh trên TK 621 chi tiết cho tứng công trình. Nếu vật liệu dùng trực tiếp kế toán căn cứ vào chứng từ xuất nguyên vật liệu, phiếu chi, mã hóa nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 331 – nếu chưa trả tiền người bán Có TK 141 _ nếu thanh toán bằng tạm ứng. Vật liệu mua về không qua kho, được sử dụng gián tiếp như bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư, phiếu chi tiền mã hoá nhập số liệu vào máy theo định khoản tương tự như trường hợp trên. Nợ TK 627 Nợ TK 133 Có TK 331,141 Quá trình tạm ứng mua vật tư phục vụ cho sản xuất, thi công công trình, hạng mục công trình sẽ được quyết toán vào cuối mỗi kỳ. Căn cứ vào các chứng từ sau: + Giấy đề nghị tạm ứng. + Phiếu chi tiền + Báo cáo thanh toán tạm ứng + Các chứng từ gốc : hoá đơn mua hàng, biên lai cước phí vận chuyển .... Thông qua các số liệu trên chứng từ, kế toán kết chuyển số dư tạm ứng với người phụ trách công trình theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 141 Cũng có trường hợp vật liệu mua về được trả bằng tiền vay nhắn hạn thì được định khoản như sau: Nợ TK 331 Có TK 311 Tất cả quá trình từ khâu nhận tạm ứng để thu mua vạt liệu nhập kho mua vật tư để thi công công trình hạng mục công trìnhđược kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, mà cụ thể là các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, UNC, Phiếu chi..........Sau đó mã hóa và nhập số liệu vào máy. Từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tổng hợp và phân loại sau đó được in ra các mẫu sổ có liên quan của hình thức sổ nhật ký chung. + Sổ cái TK 141 + Sổ chi tiêt TK 141 Đây là sổ thể hiện việc nhận tạm ứng và tình hình quyết toán tạm ứng +Sổ cái TK 331 + Sổ chi tiết TK 331 Loại sổ này được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán với người bán và được chi tiết cho từng đối tượng thanh toán liên quan. 2.2.4. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Để phản ánh quá trình xuất vật liệu kế toán sử dụng: TK152,TK621,TK627,TK331 và một số các TK liên quan khác như TK133, TK642..... để phản ánh. Cách tính giá thực tế vật liệu xuất dùng ở công ty được tính theo giá thực tế đích danh có nghĩa là khi xuất vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tình ra giá thực tế xuất kho. *Nội dung kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở công ty. Vật liệu xuất kho của công ty thường được sử dụng cho mục đích sau: +Phục vụ cho thi công trình thường là vật liệu mua về dùng ngay không qua kho. + Phục vụ cho sửa chữa, bảo dưỡng máy móc phục vụ cho thi công công trình. Những vật liệu này thường là vật liệu trong kho. +Phục vụ cho mục đích khác như : xuất bán, xuất làm nhà kho tại đội. *Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu hạn mức vật tư, bảng quyết toán tạm ứng về khối lượng xây lắp hoàn thành. Kế toán mã hoá, nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 621 Có TK152 ( nếu vật liệu mua về nhập kho sau đó mới xuất dùng ) Hoặc : Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 331(nếu vật liệu mua về dùng ngay cho thi công công trình) *Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho chữa máy, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 627(2) Có TK 152 *Trường hợp vật liệu xuất kho bán, kế toán định konả như sau: Nợ TK 621 Có TK 152 Kế toán cũng tiến hành mã hoá, nhập số liệu vào máy như trường hợp kế toán tổng hợp nhập vật liệu, sau đó được in ra các mẫu sổ để tiên cho việc theo dõi. Sau đây là một số mẫu sổ kế toán sử dụng để quản lý vật liệu: Phần III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở công ty cổ phần sông đà thăng long 3.1. Những thnàh tích đạt được và một số hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long. 3.1.1 Những thành tích. Với sự giúp đỡ hội đồng quản trị, của các cổ đông và lãnh đạo tổng công ty, cùng với sự đóng góp nhiệt tình của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, cùng với sự lựa chọn sáng suốt hướng đi đúng đắn của mình, nhiều năm qua công ty đã chỉ đạo đơn vị thực hiện tốt hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn song công ty đã ổn định và duy trì được sản xuất, tạo đủ việc làm, đảm bảo cuộc sống cho nhân viên thuộc công ty. Mọi chế độ chính sách nhà nước và người lao động được thực nhiện đầy đủ, giá trị sản lượng hàng năm ngày được tăng lên. Lực lượng của công ty cũng được bổ xung thêm cả về mặt cơ cấu số lượng và cơ cấu hành nghề. Cho đến nay công ty đã khẳng định được thế mạnh của mình trong tổng công ty xây dựng Sông Đà và trong nền kinh tế thị trường. Hiện nay, công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long đã và đang sử dụng hệ thống TK thống nhất theo quy định 1141/TC/CĐKT của bộ tài chính ban hành , đồng thời áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung” và sử dụng chế độ báo cáo thống nhất ban hành quy định 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính dùng trong các doanh nghiệp trong công tác kế toán. Công tác kế toán của công ty không ngừng củng cố và hoàn thiện , thức sự trở thành công cụ đắc lực trong hoạt động quản lý và hạch toán kinh tế của công ty.Trình độ nghiệp vụ kế toán của cán bộ kế toán luôn được nâng cao, các kế toán viên đềusử dụng thành thạo máy vi tính công việc hách toán sổ sách đều được đưa lên máy vi tính. Đây là bước phát triển vượt bẩctong công tác hạch toán kế toán của công ty giúp cho kế toán giảm nhẹ được công việc. Để có được kết quả như vậy chúng ta không thể không kể đến sự đóng góp của cán bộ nhân viên phòng tài chính kế toán – một cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo công ty thực hiện các hoạt động sản xuất của mình ngày càng có hiệu qủa hơn. Xét cho cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường đều hường vào việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội. Để đạt được mục đích này các doanh nghiệp cần sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp, tổ chức , kỹ thuật quản lý song một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp biết đến , thực hiện và có hiệu quả hơn cả là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm.Điều này chỉ có thể thực hiện được khi công ty tăng cường quản lý vật liệuvà hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Đối với công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty nói riêng có một số những ưu điểm: - Công tác hạch toán ban đầu ở công ty đã theo đúng quy định ban hành từ khâu lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ cụ thể là phiếu nhập kho vật tư, phiếu xuất kho vật tư. - Việc tổ chức thu mua vật liệu ở công ty do phòng vật tư đảm nhiệm có nhân viên thu mua rất hoạt bát nhanh nhậy trong công việc nắm bắt giá cả thị trường cho nên vật liệu luôn được mua với giá cả hợp lý và chất lượng cao. Điều này đã đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty làm cho tiến độ thi công đạt hiệu quả cao. - Việc tổ chức bảo quản vật liệu trong kho cũng được công ty quan tâm công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi tương đối tốt đảm bảo vật tư được trông coi cẩn thận không xảy ra tình trạng hỏng hóc hay mất mát. - Hệ thống sổ kế toán, tài khoản công ty sử dụng theo đúng mẫu biểu của Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi tình hình vật liệu, tính toán phân bổ chính xác kịp thời cho từng đối tượng. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.Đây là hình thức kế toán mới có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ, việc ghi chép đơn giản. Chương trình kế toán trên máy vi tính của công ty cũng được xây dựng theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Về cơ bản, hệ thống sổ kế toán của công ty được lập đầy đủ theo quy định với ưu điểm là sổ sách được lập vaò cuối tháng như vậy trong tháng có phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa được dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ kế toán đều được cập nhật thường xuyên nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp. 3.1.2 Một số hạn chế. Bên cạnh các thành tích đạt được kế toán vật liệu của công ty còn có một số hạn chế thiếu sót nhất định cần hoàn thiện để việc lập báo cáo, lập các bảng biểu được hợp lý chính xác hơn hợp lý hơn. Thứ nhất, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyênkế toán vật liệu xong trong quá trình theo xuất vật liệu kế toán chưa phân tích vật liệu xuất dùng cho từng công trình cụ thể cho nên việc kiểm tra đối chiếu với nhật ký công trình cụ thể và chính xác tuyệt đối. Thứ hai, công ty chưa lập ban kiểm tra kiểm nghiệm vật tư, việc không lập ban kiểm tra kiểm nghiệm vật tư có thể gây ra khả năng ngừng sản xuất và gây thiệt hại cho công ty. Thứ ba, việc lập bảng phân bổ vật liệu của công ty không phản ánh cho từng loại vạt liệu mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152, cách làm trên gây khó khăn cho việc quản lý vật liệu của công ty. Cuối cùng, việc sử dụng hệ thống sổ của công ty hiện nay là hình thức sổ Nhật ký chung, tuy hình thức này có những ưu đIểm như đã nêu ở trên song vẫn còn một số đIểm cần xem xét.Chẳng hạn như việc sử dụnh sổ chi tiết TK, sổ cái TK. Việc tính số dư của tài khoản theo cách tính luỹ kế . Số dư = Số dư đầu kỳ(hoặc số dư nghiệp vụ trước) + Cột nợ - Cột có. Như vậy mới chỉ phản ánh được số dư của tài khoản tại thời điểm đã phát sinh nghiệp vụ kinh tế chú không phải là số dư của tài khoản đến ngày ghi sổ. Nếu nhìn vào sổ cái ở một dòng thì cột ngày ghi sổ và cột số dư đều không khớp đúng về thời gian, nó chỉ đúng với chứng từ cuối cùng của ngày ghi sổ. Như vậy nhìn vào dòng chứng từ cuối cùng của ngày ta có thể biết được số tồn cuối ngày đó ở cột “số dư”. 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long. * ý kiến 1: Về việc kiểm nghiệm vật liệu công cụ dụng cụ. Sau mỗi lần nhập kho vật tư thì công ty không lập ban kiểm nghiệm và biên bản kiểm nghiệm. Mặc dù trong quá trình thu mua vật tư lãnh đạo công ty đã đề ra những biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt chất lượng như: lấy mẫu về thử nghiệm trước, nếu đạt tiêu chuẩn mới tiến hành thu mua đồng thời, ký kết giao ước nghiêm ngặt với người cung cấp.Nhưng có lúc cũng không tránh khỏi sai sót. Có một số hàng sai tiêu chuẩn vì một số lý do nào đó bên cung không biết . Công ty không lập ban kiểm nghiệm sau khi xuất kho mới phát hiện thì sẽ mất thời gian đổi làm ngừng sản xuấtvà gây thiệt hại cho công ty. Mặt khác, không lập ban kiểm nghiệm thì không có biên bản kiểm nghiệm, không đủ chứng từ ban đầu. Vì vậy, việc lập một ban kiểm nghiệm là rất cần thiết. Sau khi kiểm nghiệm thì sẽ lập ra một biên bản kiểm nghiệm để đảm bảo vật tư xuất dùng đúng phẩm chất, quy cách . Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày…… Số……. Căn cứ quyết định số……ngày…../……/…… của ban giám đốc, ban kiểm nghiệm gồm có: ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư cụ thể sau: Stt Tên VTvà quy cách PC Mã số Ph.thức KN ĐV tính Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Sl đúng quy cách SL sai quy cách 1 2 … ý kiến của ban kiển nghiệm Đại diện kỹ thuật Người nhận Trưởng ban * ý kiến 2:Về việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Hiện nay, bảng phân bổ vật liệu của công ty chưa phản ánh từng loại vật liệu mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152. Như vậy sẽ gây khó khăn cho quản lý nguyên vật liệu. Vì vậy công ty nên lập bảng phân bổ vật liệu chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu. Mẫu bảng phân bổ nguyên vật liệu như sau: Bảng phân bổ nguyên vật liệu 1521 1522 1523 …… Cộng có152 1542 …… 621 ……… 627 ……. 632 ……. 641 ……. 642 Cộng + Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu dùng trong tháng được tính theo giá thực tế. Trong đó cột 1521, 1522 được lấy từ số liệu trong sổ chi tiết tương ứng cho từng đối tượng sử dụng. + Hàng ngang phản ánh đối tượng sử dụng của các loại vật liệu. Điều nay cho phép công ty tạo ra khả năng hạ giá thành sản phẩm có thể thực hiện được bằng cách quản lý và theo dõi chặt chẽ cả về mặt số lượng và giá trị, vật liệu xuất dùng trong tháng của từng loại, từng nhóm và từng thứ vật liệu. * ý kiến 3:Việc mua hàng ở công ty thường là mua chịu theo nguyên tắc công ty cần mở sổ chi tiết TK 331 để theo dõi cho từng người bán. Với nhà cung cấp thường xuyên thì mõi nhà cung cấp công ty mở một sổ chi tiết.Với nhà cung cấp không thường xuyên thì vài nhà cung cấp mở một sổ chi tiết. *ý kiến 4: về việc tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho Công ty nên sử dụng phương pháp nhập trước để tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này thì đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng hàng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập tiếp sau. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu nhập kho thuộc các lần nhập sau. Làm theo phương pháp này vật liệu công ty tồn kho cuối kỳ được xuất dùng ngay lần xuất kho đầu tiên của làn nhập tiếp sau, hạn chế thấp nhất lượng hàn tồn kho cuối kỳ mà công ty không xuất dùng như công ty đã làm. *ý kiến 5: về việc công ty hạch toán vật liệu xuất bán theo các chứng từ phiếu xuất kho số 160, PXK 161, PXK 159A......thì kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621 Có TK 152 Theo chuẩn mực kế toán khi vật tư xuất bán ta định khoản như sau: Nợ TK 632 Có TK 152 Trường hợp doanh nghiệp xuất dùng cho đơn vị trực thuộchoặc vay mượn cho đơn vị. +Cấp cho đơn vị trực thuộc Nợ TK 1361 Có TK 152 +Cho vay mượn trong nội bộ Nợ TK 1368 Có TK152 Như vậy doanh nghiệp cần xem xét lại những nghiệp vụ có liên quan đến xuất bán vật liệu để từ đó xác định TK sử dụng cho hợp lý hơn tránh tình trạng hạch toán sai khi quyết toán tập hợp , phân bổ chi phí công trình hạng mục công trình *Một số biện pháp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. - Đơn vị nên tăng cường công tác tổ chức quản lý sản xuất, chuẩn bị tốt kế hoạch cung ứng vật tư, triển khai các biện pháp thực hiện kế hoạch đến từng tổ , đội sản xuất để cán bộ công nhân viên trong công ty hiểu được chủ trương của công ty mà quyết tâm nỗ lực cùng đơn vị phấn đấu hoàn thành tốt kế hoạch được tổng công ty giao phó. - Tăng cường công tác khoán và quyết toán chi phí cho các đội sản xuất hàng tháng phân tích nguyên nhân việc vượt định mức từng khoản mục chi phí để có biện pháp cụ thể nhằm tiết kiệm chi phí. - Các khách hàng do tồn tại trước đây, dây dưa khó đòi lập hồ sơ đề nghị tổng công ty xử lý hoặc chủ động giao cho từng người cụ thể đi đòi nợ. Hàng tháng đối chiếu thu hồi nợ cũ. - Tăng cường công tác tiếp thị tìm kiếm công trình xây lắp, mở rộng thi trường nhằm mở rộng quy mô sản xuất của đơn vị tính toán xác định kỹ vấn đề hiệu quả kinh tế cuối cùng . Kết luận Vật liệu là đối tượng lao động một trong các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về các loại đối tượng lao động thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng hiệu quả tiết kiệm vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Trong báo cáo nghiệp vụ này em mới chỉ nêu kháI quát một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu của công ty đã được nêu ở phần nhận xét. ý kiến đề xuất trong báo cáo thực tập qua quá trình ngiên cứu được trình bày trên cơ sở những lý luận cơ bản và được vận dụng vào thực tế của công ty, tất cả các ý kiến đề xuất trên, công ty hoàn toàn có khả năng thực hiện được . Với trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của công ty cộng với sự giúp đỡ đắc lực của phương tiện kỹ thuật , công ty có đầy đủ điều kiện để ngày một hoàn thiện bởi công tác kế toán vật liệu cũng như toàn bộ công tác kế toán của đơn vị góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy sự lớn mạnh của công ty. Qua đợt thực tập tại công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long em phần nào hiểu biết hơn về bộ máy kế toán hạch toán vật liệu, quy trình vận động của vật liệu ở một doanh nghiệp xây dựng cơ bản. Song với hiểu biết còn hạn hẹp nên bài viết của em không tránh khỏi những sai xót em mong được sự góp ý của thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long, chú kế toán trưởng, và chị phó phòng kế toán, cùng các anh chị trong phòng tài chính kế toán đặc biệt là cô giáo Nguyễn Lan Anh đã nhiệt tình chỉ bảo giúp em hoàn thành báo cáo thực tập này. Hà nội, ngày 23/4/07 Sinh viên Vũ Thị Hương Mục lục Trang