Chuyên đề Kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới

dầu máy Total, dầu máy BP, dầu hoả, dung dịch làm mát máy…. Phụ tùng thay thế dùng để thay thế các bộ phận trong máy in, bao gồm 120 loại khác nhau như vòng bi, pition, cao su, dây cora, dây ống. lá thép, ốc vít…. Vật liệu khác là các thiết bị điện phục vụ cho quá trình sản xuất trong phân xưởng như bóng đèn, tắc te, chấn lưu…. Và một số vật liệu ít được sử dụng như mút xốp, tem dán 107, dao trổ, băng dính, giấy can… Phế liệu là các nguyên, vật liệu bị hư hỏng trong quá trình sản xuất được loại ra ngoài như giấy xước ở bên ngoài các lô giấy cuộn, lõi của lô giấy. các tờ in bị hỏng, các tấm kẽm hỏng… Với chủng loại nguyên, vật liệu đa dạng như vậy sẽ rất khó khăn cho công tác quản lý, kế toán nguyên, vật liệu. Bằng việc mã hoá nguyên, vật liệu và áp dụng công nghệ thông tin công việc trở nên đơn giản hơn. Công ty đã thiết lập một phương pháp mã hoá nguyên, vật liệu khoa học, cẩn thận. Đối với giấy in Công ty sử dụng chữ cái đầu, khối lượng và kích thước để mã hoá. Vd ta có bảng danh mục giấy in STT Tên vật tư Mã vật tư 1 Couché 105g, khổ 60x84 CO105- 6084 2 Couché 105g, khổ 65x86 CO105- 6586 3 Couché 105g, khổ 79x109 CO105, 79x109 4 Couché Matt 85g, khổ 64x88 CO85M- 6488 …. ………………….. ………………. Các nguyên, vật liệu khác cũng được mã hoá một cách đơn giản, đầy đủ để phục vụ cho kế toán. Vd ta có bảng mã mực in STT Tên vật tư Mã vật tư 30 Mực đen, loại 1kg/ hộp M1_001 31 Mực đỏ, loại 1kg/ hộp M1_002 32 Mực vàng, loại 1kg/ hộp M1_003 33 Mực xanh, loại 1kg/ hộp M1_004 …. …………………………………….. ………………….. Việc mã hoá nguyên, vật liệu một cách đầy đủ khoa học tạo điều kiện cho công việc kế toán, quản lý theo dõi nguyên, vật liệu của Công ty dễ dàng, đồng thời thông qua cách mã hoá nguyên, vật liệu cho thấy trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý nguyên, vật liệu trong Công ty nói chung và kế toán nói riêng là cao. Nhưng Công ty cũng cần nghiên cứu thêm để hoàn thiện hơn nữa danh mục mã hoá nguyên, vật liệu. 2.1.3. Tính giá nguyên, vật liệu. Nguyên, vật liệu là những tài sản ngắn hạn, có thời gian chu chuyển ngắn. Tại Công ty In báo Hà Nội Mới số lượng loại nguyên, vật liệu tại Công ty rất phong phú do đó tính giá nguyên, vật liệu để xác định chi phí sản xuất là nội dung rất quan trọng. Tính giá nguyên, vật liệu thực chất là xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Giá nguyên, vật liệu được xác định trên 2 mặt là giá nhập kho và giá xuất kho. Tính giá nguyên, vật liệu nhập kho. Giống như các doanh nghiệp khác nguyên, vật liệu nhập kho tại Công ty được tính theo giá thực tế, bao gồm giá trị nguyên, vật liệu và chi phí thu mua nguyên, vật liệu đó. Do Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khoản thuế GTGT phài nộp không được tính vào giá của nguyên, vật liệu Giá nguyên, vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hóa đơn chưa có thuế giá trị gia tăng + Chi phí thu mua. Đối với các loại nguyên, vật liệu chính như giấy mực Công ty nhận ngay tại kho nên mọi chi phí về vận chuyển và hao hụt do bên bán chịu nên giá của nguyên, vật liệu nhập kho bằng giá ghi trên hóa đơn chưa có thuế GTGT. Đối với các mặt hàng phải mua từ nước ngoài như mực in thì Công ty phải nộp thêm một khoản thuế là thuế nhập khẩu nên giá nguyên, vật liệu nhập kho được tính bằng Giá thực tế của Giá ghi trên Thuế Chi phí nguyên, vật liệu = hóa đơn chưa + nhập + thu mua Nhập kho có thuế GTGT khẩu Trong công thức tính giá trên, giá ghi trên hóa đơn chưa có thuế giá trị gia tăng là giá đã trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng. Về phương pháp tính giá nguyên, vật liệu xuất kho với đặc điểm là kinh doanh trong lĩnh vực in, nên nguyên, vật liệu của Công ty rất phong phú và đa dạng với hơn 280 chủng loại nguyên, vật liệu khác nhau có thể phân loại thành các nhóm là: nguyên, vật liệu chính bao gồm giấy, mực in, nguyên, vật liệu phụ là bản in, dung dich là ẩm máy, thuốc hiện.., nhiên liệu, phụ tùng thay thế và vật liệu khác. Do các loại giấy sử dụng cho việc in bảo quản khó, dễ ẩm mốc ố vàng nên thường Công ty chỉ nhập giấy in khi có đơn đặt hàng, và quá trình từ khi nhập đến khi sử dụng hết là ngắn. Trong một chu kỳ kinh doanh Công ty thường có rất nhiều lần nhập xuất. Việc tính giá nguyên, vật liệu xuất với số lượng nhập xuất nhiều, giá cả nhập thay đổi nhiều nên việc tính giá theo phương pháp đích danh, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước là khó khăn. Bởi vậy để thuận tiên cho việc kế toán tính giá xuất nguyên, vật liệu Công ty sử dụng phương pháp giá bình quân cuối kỳ.Gía nguyên, vật liệu xuất được tính theo công thức sau: Trị giá thực tế Đơn giá bình quân Số lượng nguyên, vật liệu = của * nguyên, vật liệu xuất kho nguyên, vật liệu xuất kho Trong đó: Đơn giá bình quân của NVL Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ ++ Trị giá thực tế nhập trong kỳ == Số lượng NVL tồn đầu kỳ ++ Số lượng NVL nhập trong kỳ Với phương pháp này khi xuất kho nguyên, vật liệu, trên phiếu xuất kho kế toán vật tư không ghi giá trị nguyên, vật liệu xuất mà chỉ ghi số lượng được xuất. Vào cuối tháng máy tính sẽ dựa trên giá trị và số lượng nguyên, vật liệu nhâp xuất tính ra giá trị nguyên, vật liệu xuất kho và điền vào phiếu xuất kho giá trị nguyên, vật liệu xuất. Vd tính giá xuất giấy Couché 150g khổ 65x86: ta có các dữ liệu sau 1/1/2009 tồn kho 1.653 tờ đơn giá 1592đ/ tờ, trong tháng nhập kho 2 lần mỗi lần 14. 000 tờ với đơn giá là 1.467đ/ tờ, xuất kho 3 lần với tổng số lượng là 19.051. Tính đơn giá xuất cho sản xuất của giấy Couché 150g, khổ 65x86 như sau: Đơn giá bình quân của giấy Couché 159g khổ 65x86 = 1.653 x 1.592+ 14.000 x 1467+ 14.000x 1467 = 1467 1.653+ 14.000+ 14.000 2.2. Thực trạng kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. 2.2.1. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho. Thực hiện kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho gồm có 3 người là thủ kho, kế toán vật tư tại phòng tài vụ và kế toán kho. Khi hàng về, kế toán vật tư tiến hành kiểm kê nguyên, vật liệu nhập kho và lập phiếu giao nhận nguyên, vật liệu. Phiếu này được lập thành 2 liên có chữ ký xác nhận của thủ kho và người giao hàng. 1 liên sẽ được gửi lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư dùng để lập phiếu nhập kho. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi nguyên, vật liệu nhập kho, tồn kho nhưng chỉ theo dõi về số lượng không theo dõi về giá trị. Khi có các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho xuất kho của kế toán vật tư tại phòng vật tư để ghi chép sự biến động về số luợng, khối lượng của vật tư vào thẻ kho. Thẻ kho ( biểu 2 trang 23) được mở theo từng loại vật tư và được đăng ký ở Sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho. Mỗi nghiệp vụ được ghi vào một dòng trên thẻ kho dựa trên số thực nhập thực xuất. Cuối ngày thủ kho tiến hành tính ra số tồn kho của từng thẻ kho. Cuối tháng thẻ kho được đối chiếu với sổ chi tiết nguyên, vật liệu của phòng kế toán. Việc ghi chép phế liệu thu hồi sau sản xuất do kế toán kho đảm nhận. Hàng ngày kế toán kho ghi số lượng phế liệu nhập kho và sổ phế liệu do mình quản lý. Khi bán phế liệu lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cùng hoá đơn sẽ được chuyển về cho kế toán tổng hợp để ghi nhận doanh thu. Biểu 2: Thẻ kho VĂN PHÒNG THÀNH UỶ HÀ NỘI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI Mẫu số : S12-Dn ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Tờ số: Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư: Couché 150g, khổ 65x86 Đơn vị tính : Tờ Mã kho : 1511 Tên kho: Kho 35 Nhà Chung- NVL chính STT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D Ngày nhập, xuất F 1 2 3 G 1 31/12/2008 ( Số tồn đầu kỳ) 31/12/2008 1.653 2 07/01/2009 NG007 Công ty In- Thuơng mại TTXVN 07/01/2009 14.000 15.653 3 07/01/2009 G005 In ANHP tết, KTĐT tết, ĐĐK tết 07/01/2009 14.305 1.348 4 12/01/2009 NG015 Công ty In- Thuơng mại TTXVN 12/01/2009 14.000 15.348 5 19/01/2009 G006 In DDK MN55, BVPL tết 19/01/2009 4.494 10.854 6 19/01/2009 G007 In DDK MN55, BVPL tết 19/01/2009 252 10.602 Cộng cuối kỳ 28.000 19.051 10.602 Sổ này có một trang, trang đánh số từ trang 1 đến trang 1. Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.2. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại phòng kế toán. Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Đây là một phương pháp phù hợp với số lượng loại nguyên, vật liệu lớn như của Công ty. Khi đưa kế toán máy vào trong kế toán, khối lượng công việc của kế toán vật tư được giảm đi đáng kể. Độ chính xác và kịp thời trong quản lý nguyên, vật liệu đuợc nâng cao. Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp của Công ty trong tổ chức lao động sản xuất, góp phần nâng cao thương hiệu của Công ty, tăng tính cạnh tranh về sản phẩm trên thị trường. Tại phòng vật tư khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên (đối với nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu), do quản đốc phân xưởng hoặc các nhân viên khác cho Công ty chuyển lên (đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu) , kế toán vật tư sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các chứng tứ đó. Khi các chứng từ gửi lên hợp lệ, theo đúng qui định của Công ty, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ đó tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính. Máy tính sẽ chạy theo chương trình đuợc thiết kế sẵn tự động vào sổ chi tiết từng loại vật tư liên quan. Trường hợp nguyên, vật liệu không đúng như ghi trên hợp đồng, kế toán vật tư tại phòng tài vụ sẽ ghi vào phiếu nhập kho số lượng thực nhập. Kế toán vật tư tại phòng vật tư sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn nhập dữ liệu vào máy với số lượng nhập như trên phiếu nhập kho và đơn giá như trên hoá đơn. Trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về xảy ra ít, nhưng nếu xảy ra kế toán vật tư tại phòng tài vụ vẫn tiến hành lập phiếu giao nhận vật tư và chuyển lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư nhưng tại đây kế toán vật tư sẽ không tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính mà sẽ giữ lại phiếu nhập kho này chờ khi hoá đơn về mới tiến hành nhập dữ liệu. Đây là một điều bất cập mà em sẽ nói ở phần sau. Khi kế toán nhập các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vào máy tính, máy tính sẽ tự động cập nhập dữ liệu vào các sổ chi tiết, vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hoá (Biểu 3: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá.) , sổ chi tiết công nợ phải trả (Biểu 4: Sổ chi tiết công nợ phải trả), 2 sổ này dùng để đối chiếu số liệu với nhau. Biểu 3: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá. VĂN PHÒNG THÀNH UỶ HÀ NỘI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI Mẫu số S10-DN SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM HÀNG HOÁ Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Mã kho: 1511 Tên kho: Kho 35 Nhà Chung- NVL chính Đơn vị tính: Tờ Ngày Số Diễn giải Nhập kho Xuất kho Tồn kho SL GT Sl GT Sl GT Mã hàng CO150-6586 Tên hàng Couché 150g, khổ 65x86 Đơn vị Tờ 31/12//2008 Số tồn đầu kỳ 1.653 2.630.978 07/01/2009 NG007 Công ty In- Thuơng mại TTXVN 14000 20.532.433 15.653 23.163.411 07/01/2009 G005 In ANHP tết, KTĐT tết, ĐĐK tết, CĐ điện lực tết 14.305 20.985.435 1.348 2.177.976 12/01/2009 NG015 Công ty In- Thuơng mại TTXVN 14.000 20.532.433 15.348 22.710.409 19/01/2009 G007 In DDK MN 55, BVPL tết. TT 24h tết 4.494 6.592.698 10.854 16.117.711 19/01/2009 G007 I In DDK MN 55, BVPL tết. TT 24h tết 252 369.684 10.602 15.748.027 Cộng 28.000 41.064.866 19.051 27.947.817 10.602 15.748.027 Tổng cộng 28.000 41.064.866 19.051 27.947.817 10.602 15.748.027 Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 4: Sổ chi tiết công nợ phải trả VĂN PHÒNG THÀNH ỦY HÀ NỘI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI TRẢ Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Mã nhà cung cấp: G_InTTX Tên nhà cung cấp: Công ty In- Thương mại TTXVN Ngày Số Loại Diễn giải TK phải trả Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư 31/12/2008 Số dư đầu kỳ 331 (436.218.091) 07/01/2009 NG007 HĐ mua hàng 35NC:couché 150g, HĐ85985 331 22.585.676 (413.632.415) 09/01/2009 PHS 003 Séc Trả tiền mua giấy Couché 331 45.171.352 (458.803.767) 12/01/2009 NG015 HĐ mua hàng 35nc: couché 148g, HĐ 85979 331 22.585.676 (436.218.091) 15/01/2009 NG020 HĐ mua hàng 35NC: couché 80và 118g, HĐ87387 331 43.118.004 (393.100.087) 19/01/2009 NG025 HĐ mua hàng 35NC: couché118g, HĐ 87401 331 11.562.172 (381.523.915) 20/01/2009 PHS023 Séc Trả tiền mua giấy 331 54.694.528 (436.218.091) Cộng 99.865.528 99.865.528 (436.218.091) Nguời lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.3. Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. 2.3.1. Tài khoản sử dụng Công ty In báo Hà Nội Mới sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu. sử dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế giá trị gia tăng. Tài khoản kế toán Công ty sử dụng trong kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu là tài khoản 152, 331, 621, 627. Trong đó do nguyên, vật liệu của Công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại nên để thuận tiện cho việc kế toán Công ty chi tiết tài khoản 152 thành 4 tài khoản cấp 2 TK152.1: Nguyên, vật liệu chính. TK 152.2: Nguyên, vật liệu phụ. TK 152.3: Nguyên, vật liệu khác, nhiên liệu.. TK 642 không được sử dụng trong kế toán chi phí nguyên, vật liệu đó là do chỉ có một nguyên, vật liệu xuất kho phục vụ cho quản lý chung là mực laze phục vụ cho in văn phòng với số lượng ít không đáng kể. Do vậy chi phí về mực laze này Công ty định khoản vào TK 621, với đặc điểm về tính chi phí và lợi nhuận chung cho tất cả các đơn đặt hàng thì điều này không ảnh hưởng đến chi phí từng đơn đặt hàng nào. Tuy nhiên đây là điều không hợp lý mà em sẽ nói ở phần kiến nghị. 2.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu nhập kho. Việc thu mua nguyên, vật liệu do phòng vật tư của Công ty đảm nhiệm. Dựa trên hợp đồng ký kết với khách hàng, phòng vật tư tính toán số lượng nguyên, vật liệu cần dùng từ đó lên kế hoạch thu mua nguyên, vật liệu. Khi hàng đến kế toán vật tư của phòng tài vụ sẽ căn cứ vào hoá đơn tiến hành kiểm kê nguyên, vật liệu, lập phiếu giao nhận vật tư ( Biểu . Phiếu này được lập thành 2 liên có chữ ký xác nhận của thủ kho người giao hàng và kế toán vật tư tại phòng tài vụ, 1 liên do kế toán vật tư tại phòng tài vụ giữ 1 liên chuyển lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư cùng với hoá đơn gốc. * Trường hợp hoá đơn, hàng cùng về hàng được giao sau khi kiểm kê đúng như ghi trên hoá đơn không có sai hỏng: Phiếu nhập kho nguyên, vật liệu và hoá đơn gốc được chuyển lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư. Kế toán vật tư tại phòng vật tư sẽ căn cứ vào 2 chứng từ gốc này nhập dữ liệu vào máy tính, số lượng và giá trị nguyên, vật liệu nhập được ghi đúng theo hoá đơn giao hàng của người bán. Nghiệp vụ này được định khoản như sau: Nợ TK 152 ( 152.1, 152.2, 152.3) Nợ TK 1331( Thuế GTGT) Có TK 331 ( tổng tiền phải trả) Việc nhập dữ liệu vào máy tính được kế toán tiến hành như sau: Từ màn hình chức năng của phần mền kế toán MISA, kế toán chọn phân hệ mua hàng/ hợp đồng mua hàng kế toán phải nhập các dữ liệu sau: Tên nhà cung cấp( tên này đã được nhập sẵn trong danh mục nhà cung cấp, kế toán chỉ cần ấn phím F5 chọn nhà cung cấp trong đó), sau khi chọn tên nhà cung cấp máy tính sẽ tự động nhập nốt địa chỉ mã số thuế của nhà cung cấp. Nhập ngày tháng trên hoá đơn, số hiệu hoá đơn, ký hiệu hoá đơn hạn thanh toán những dữ liệu này đều được lấy từ hoá đơn ra. Nhập mã hàng, sau khi nhập mã hàng máy tính sẽ tự điền thông tin về mã kho và tài khoản của mã hàng đó. Nhập tài khoản đối ứng. Nhập số lượng nguyên, vật liệu nhập kho và giá, tỉ suất thuế. Sau khi nhập xong các dữ liệu trên, ấn phím F3 máy tính sẽ hiện ra một cửa sổ hỏi “ có chắc chắn nhập dữ liệu không?” chọn “ có”, việc nhập dữ liệu nghiệp vụ nhập kho hoàn tất. Từ dữ liệu được nhập trên phần mền sẽ dùng các dữ liệu đó vào các sổ chi tiết và tổng hợp liên quan như sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết vật liệu dụng cụ sản phẩm hàng hoá, sổ chi tiết công nợ phải trả, báo cáo tổng hợp tồn kho. Số liệu trên sổ Nhật ký chung được dùng để vào các sổ cái TK 152, TK 331. Ngoài ra kế toán vật tư còn in ra một phiếu xuất kho gửi xuống cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho. Vd về nghiệp vụ nhập kho giấy Couché 150g, khổ 65x86 ngày 6/1/2009 theo hoá đơn số 0085379 ( mẫu hoá đơn biểu 5 trang 33), khi hàng đến kế toán vật tư tại phòng tài vụ kiểm kê, lập phiếu giao nhận vật tư ( mẫu phiếu giao nhận vật tư biểu 6 trang 34). 2 chứng từ này được gửi lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư, kế toán vật tư nhập dữ liệu vào máy tính như sau: Mã nhà cung cấp : ấn F5 chọn mã nhà cung cấp G_InTTX trong danh mục nhà cung cấp.Máy tính sẽ tự nhập tên nhà cung cấp địa chỉ, mã số thuế. Ngày nhập chứng từ 12/01/2009. Số chứng từ nhập kho do máy tính tự nhập. Số hoá đơn 85379, ngày hoá đơn 06/01/2009 hạn thanh toán tiền 12/01/2009. Mã hàng CO150-6586 máy tính sẽ tự nhập tên hàng, mã kho và tài khoản chi tiết nguyên, vật liệu. Số lượng 14.000. Đơn giá 1 467. Thuế suất thuế giá trị gia tăng 10% Sau khi nhập xong màn hình sẽ hiện ra như sau: Sau đó in ra phiếu xuất kho ( mẫu phiếu xuất kho biểu 7 trang 35 ). Phiếu xuất kho này được gửi cho thủ kho để ghi vào thẻ kho. *Trường hợp hàng về sau kiểm kê không đủ hoặc không đúng chất lượng như trên hoá đơn: Kế toán vật tư tại phòng tài vụ lập phiếu giao nhận hàng theo số thực nhập yêu cầu thủ kho và người giao hàng ký xác nhận. 1 liên cùng với hoá đơn giao hàng được chuyển lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư. Kế toán vật tư tại phòng vật tư sẽ nhập dữ liệu theo số thực nhập và đơn giá như ghi trên hoá đơn. Sau đó trình tự được tiến hành tương tự như trên. * Trường hợp hàng về hoá đơn chưa về. Kế toán vật tư tại phòng tài vụ vẫn tiến hành kiểm kê hàng nhập kho như bình thường và gửi 1 liên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư. Tuy nhiên tại phòng vật tư, kế toán vật tư không tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính mà sẽ lưu lại phiếu giao nhận hàng chờ đến khi có hoá đơn về mới nhập dữ liệu vào máy tính. Đây là một điểm chưa hợp lý mà em sẽ nói ở phần kiến nghị. * Nhập kho phế liệu thu hồi sau sản xuất. Phế liệu thu hồi sau sản xuất không do kế toán vật tư tại phòng vật tư quản lý cũng không được ghi vào thẻ kho. Phế liệu nhập kho không được định khoản, dẫn đến chi phí sản xuất không được ghi giảm. Khi nhập kho phế liệu chỉ có kế toán kho ghi chép vào sổ phế liệu. Khi cân phế liệu nhập kho có sự tham gia của thủ kho và nhân viên trong phân xưởng sản xuất, thủ kho và nhân viên đó sẽ ký xác nhận vào sổ phế liệu. Biểu 5: Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT- 3LL GÍA TRỊ GIA TĂNG QX/2008B Liên 2: Giao khách hàng. 0085379 Ngày 06 tháng 01 năm 2009. Đơn vị bán hàng: Công ty In – Thương mại TTXVN. Địa chỉ: 15 Phố Hạ Đình- Thanh Xuân- Hà Nội. Số tài khoản: 0101323 Điện thoại……… Họ tên người mua hàng………………………………. Tên đơn vị: Công ty In báo Hà Nội Mới. Địa chỉ: 35- Nhà Chung - Hoàn Kiếm – Hà Nội. Số tài khoản………………………………………………… Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MS : 0100111024. STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x 2 1 Couché 150g, khổ 65x86 Tờ 14.000 1467 20.523.433 Cộng tiền hàng 20.523.433 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 2.052.343 Tổng cộng tiền thanh toán 22.585.676 Số tiền viết bằng chữ: hai hai triệu, không trăm năm ba nghìn, hai trăm bốn ba đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Phạm Văn Hùng Trần Thanh Thuỷ Phạm Thanh Nam. Biểu 6: Phiếu giao nhận vật tư PHIẾU GIAO NHẬN VẬT TƯ Người mua : Phạm Văn Hùng. Đơn vị bán : Công ty In- Thương mại TTXVN. Hoá đơn số 0085379 Ngày 06 tháng 1 năm 2009. STT Chủng loại ĐVT Số lượng Quy cách Theo HĐ Nhập TT 01 Couché 150g, khổ 65x86 Tờ 14.000 14.000 Người giao Thủ kho Kế toán Biểu 7: Phiếu nhập kho VĂN PHÒNG THÀNH UỶ HÀ NỘI Mẫu số: 01- VT CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ truởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 24/02/2009 Nợ: 152.1 Số: NG007 Có: 331 Người giao hàng: Công ty In- Thương mại TTXVN. Địa chỉ: 15 Phố Hạ Đình- Thanh Xuân- Hà Nội Diễn giải: Giấy Couché 150g, khổ 65x86, ngày 07/01/2009 STT Mã Hàng Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Mã kho Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 CO80-6189 Couché 150g, khổ 65x86 Tờ 1511 14.000 1467 20.523.433 Cộng 20.523.433 Giám đốc Kế toán trưởng Người giao hàng Người lập phiếu Thủ kho 2.3.3. Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu xuất kho. Xuất kho nguyên, vật liệu ở Công ty phục vụ cho sản xuất, hoặc quản lý chung. Nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất chiếm phần lớn, nghiệp vụ xuất kho cho quản lý chung là ít và không đáng kể. * Xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất. Đối với nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất, tất cả các nguyên, vật liệu xuất kho đều được thực hiện theo qui trình giống nhau ngoai trừ giấy in cuộn. Các nguyên, vật liệu khác khi xuất kho cho sản xuất thực hiện theo qui trình người yêu cầu xuất( là nhân viên trong Công ty) viết giấy đề nghị xuất( biểu 8 trang 40 ), sau đó gửi kế toán vật tư. Kế toán vật tư căn cứ vào giấy đề nghị xuất, nhập dữ liệu vào máy tính và in ra một phiếu xuất kho ( biểu 10 trang 42 ). Riêng đối với giấy in cuộn do là loại giấy sử dụng trong tất cả các loại sách báo ấn phẩm, nghiệp vụ xuất diễn ra nhiều trong cả ngày và đêm. Do vậy để đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục nhân viên làm việc tại phân xưởng in sẽ không cần làm phiếu đề nghị xuất kho mà thủ kho sẽ xuất giấy ngay cho phân xưởng khi có yêu cầu), hàng ngày Công ty tiến hành kiểm kê giấy cuộn vào buổi sáng để xác định số lượng giấy cuộn đã xuất kho, lập bảng kiểm kê giấy cuộn ( biểu 9 trang 41 ) gửi cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư sẽ dựa vào bảng này để nhập dữ liệu vào máy tính in ra phiếu xuất kho như các nguyên, vật liệu khác. Nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất được định khoản như sau: Nợ TK 621 Có TK 152( 152.1, 152.2, 152.3) Tuy nhiên việc định khoản trên thực tế chỉ được thực hiện vào cuối tháng khi mà máy tính đã tính ra được giá trị nguyên, vật liệu xuất kho. Việc nhập dữ liệu vào máy tính được tiến hành như sau : kế toán vào phân hệ quản lý kho, chọn xuất kho. Kế toán nhập các thông tin: Sản phẩm mà nguyên, vật liệu xuất ra để sản xuất. Ngày xuất, số chứng từ xuất. Mã nguyên, vật liệu xuất. Tài khoản đối ứng ( xuất cho sản xuất hoặc quản lý chung là tài khoản 621, xuất cho quản lý phân xưởng là TK 627) Số lượng nguyên, vật liệu xuất. Phần đơn giá nguyên, vật liệu, kế toán bỏ trống đến cuối tháng máy tính tổng hợp số liệu nhập kho xuất kho và tính ra đơn giá xuất nguyên, vật liệu bình quân và tự nhập vào. Vd nghiệp vụ xuất kho giấy Couché 150g, khổ 65x86 xuất theo phiếu đề nghị xuất số 28 ngày 19 tháng 01 năm 2009. Kế toán nhập dữ liệu vào máy tính như sau: Sản phẩm : In DDK MN 95, BVPL tết, TT 24h tết Ngày 19/01/2009, máy tính sẽ tự nhập vào số chứng từ. Mã nguyên, vật liệu xuất CO150-6586, máy tính sẽ tự nhập tài khoản kho và tài khoản chi tiết nguyên, vật liệu. Tên tài khoản đối ứng: 621 Số lượng xuất 4.494, 252 Sau khi nhập đầy đủ màn hình máy tính sẽ hiện ra như dưới (ở đây kế toán xuất nhiều nguyên, vật liệu một lúc và đơn giá đã được tính) * Xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất chung: Xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất chung chủ yếu là nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu không qua kho, tức là nguyên, vật liệu mua về xuất ngay cho sản xuất. Kế toán định khoản nghiệp vụ này như sau: Nợ TK 627 Nợ TK 1331 Có TK 111, 112, 331 Ví dụ : Nghiệp vụ chi mua điều khiển IC lắp cho máy in ngày 25/2/2009. Tiền hàng là 2.600.00d, thuế suất 10%, thanh toán bằng tiền mặt, nghiệp vụ này được định khoản như sau: Nợ TK 627 : 2.600.00 Nợ TK 133 : 260.000 Có TK 111 : 2.860.000 * Xuất kho nguyên, vật liệu cho quản lý phân xưởng. Như đã nói ở trên nghiệp vụ này diễn ra ít và giá trị không đáng kể. Nên Công ty không định khoản vào tài khoản 642 mà định khoản vào tài khoản 621 Nợ TK 621 Có TK 152 (152.1) VD: nghiệp vụ xuất xà phòng cho chị Hương ở phòng hành chính ngày 30/3/2009: xuất kho 15 hộp xà phòng đơn giá 10.909, nghiệp vụ này được định khoản như sau: Nợ TK 621 : 163.635 Có TK 1522 : 163.635 * Xuất kho phế liệu bán. Xuất kho phế liệu bán do kế toán kho lập phiếu xuất kho. Khi bán kế toán thanh toán viết hoá đơn, thủ quỹ thu tiền. Nghiệp vụ này được định khoản như sau: Nợ TK 111 Có TK 3331( Thuế GTGT phải nộp) Có TK 511. Vd nghiệp vụ xuất kho bán phế liệu giấy xước Tân Mai, giấy ở lõi, lõi giấy ngày 13 tháng 4 năm 2009 hoá đơn số 0026460. Tiền hàng là 5.798.500d, thuế suất 5%, nghiệp vụ này được định khoản như sau: Nợ TK 111: 5.798.500 Có TK 3331: 276.119 Có TK 511: 5.522.381 * Xuất kho trả nợ nguyên vật liệu: Đối với nguyên vật liệu xuất kho để trả nợ, kế toán viết Có thể khái quát đinh khoản theo sơ đồ dưới đây: Biểu 8: Phiếu đề nghị xuất giấy hoặc bìa Công ty In báo Hà Nội Mới Số 28 ngày 19 tháng 01 năm 2009 PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT GIẤY HOẶC BÌA Tên ấn phẩm: Bìa báo Bảo Vệ Pháp Luật. Tên giấy bìa: Couché 150g Khuôn khổ: 65x86 Số lượng in: 7600 tờ 4 màu Giấy bìa xuất: 4744 tờ Người đề nghị xuất giấy ký Biểu 9: Biểu thống kê giấy in cuộn vào sản xuất Công ty In báo Hà Nội Mới BIỂU THỐNG KẾ GIẤY IN CUỘN VÀO SẢN XUẤT Tên các sản phẩm: Hà Nội Mới, ĐĐK dân tộc, pháp luật Việt Nam, giao thông vận tải. STT Loại giấy Số cuộn Trọng lượng(kg) Ghi chú 1 Giấy cuộn INĐÔ 4 cuộn 2156 2 Giấy cuộn Bãi Bằng 60g/m2 6 cuộn 3074 3 Giấy cuộn TM 0,84 8 cuộn 3560 Cộng Ngày 20 tháng 1 năm 2009 Quản đốc Thủ kho Biểu 10: phiếu xuất kho. VĂN PHÒNG THÀNH UỶ HÀ NỘI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI PHIẾU XUẤT KHO Ngày 19/01/2009 Người nhận hàng: Chị Huyền. Địa chỉ : Phòng Tổng Hợp. Diễn giải : In báo Bào Vệ Pháp Luật tết. STT Mã hàng Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Mã kho Số lượng Yêu cầu Thực xuất 1 CO120-6586 Couché120, khổ 65x86 Tờ 1511 9.080 9080 2 CO150-6586 Couché150g, khổ 65x86 Tờ 1511 4.494 4.494 3 CO120-6586 Couché120g, khổ 65x86 Tờ 1511 2.810 2.810 4 CO105-79109 Couché105g, khổ 79x109 Tờ 1511 942 942 5 CO150-65x86 Couché 159g, khổ 65x86 Tờ 1511 252 252 6 CO150- 6586 Cọuché 150g, khổ 65x86 Tờ 1511 2.072 2.072 Giám đốc Kế toán trưởng Ngưòi nhận Ngưòi lập Thủ kho * Sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Hình thức sổ kế toán Công ty sử dụng hình thức sổ nhật ký chung để kế toán tổng hợp. Với số lượng nghiệp vụ không nhiều, đơn giản thường lặp đi lặp lại thì đây là hình thức sổ phù hợp với kế toán tổng hợp trong Công ty. Do áp dụng kế toán máy nên kế toán viên nhập dữ liệu các nghiệp vụ, máy sẽ chạy theo chương trình đã lập sẵn vào nhật ký chung và các sổ cái. Qui trình nhập và chuyển dữ liệu lên sổ có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liêụ: Chứng từ gốc Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Nhập dữ liệu vào máy Chương trình tự động xử lý Nhật ký chung Sổ cái Tk 152, 621,627…. Sổ chi tiết vật liệu, báo cáo tổng hợp tồn kho Ghi chú : Hàng ngày. : Quan hệ đối chiếu. Do Công ty sử dụng kế toán máy để thực hiện kế toán nên khối lượng công việc kế toán giảm đi nhiều. Khi có nghiệp vụ về xuất nhập nguyên, vật liệu, kế toán viên chỉ cần thao tác trên máy nhập dữ liệu về xuất nhập vào các phần hành tương ứng trên phần mền ( mục quản lý kho, phiếu xuất kho nhập kho). Từ các dữ liệu này chương trình sẽ tự động chạy theo qui trình đã định sẵn vào các sổ liên quan. Khi cần thông tin về nghiêp vụ nhập xuất hoặc số lượng nguyên, vật liệu tồn kho, giá trị…. kế toán vật tư chỉ cần nhập lệnh in, máy tính sẽ theo lệnh đó in ra các trang của Nhật ký chung và Sổ cái có liên quan. Việc áp dụng kế toán máy này ngoài tác dụng làm giảm khối lượng công việc còn có tác dụng làm tăng năng suất lao động, tránh được nhầm lẫn sai sót thường thấy trong quá trình lên sổ. Việc áp dụng hình thức sổ kế toán nhât ký chung làm cho kế toán của Công ty trở nên đơn giản, dễ hiểu, dễ quản lý. Tất cả các nghiệp vụ nhập xuất sau khi được nhập vào máy tính được máy tính kết chuyển dữ liệu vào Nhật ký chung (biểu 11 trang 45) , sau đó từ Nhật ký chung lên các Sổ cái liên quan, muốn in sổ cái kế toán vào menu chọn Báo cáo/ Sổ cái Tài khoản các tài khoản 152 (biểu 12 trang 46), 621(biểu 13 trang 47), 331(biểu 14 trang 48), 627 Biểu 11: Sổ nhật ký chung VĂN PHÒNG THÀNH UỶ HÀ NỘI Mẫu số: S03- DN CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ truởng BTC) TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Đơn vị tính: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ caí Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G 1 2 ……. ……. …….. …………………….. ……. …… ………. ………. 07/01/2009 NG007 07/01/2009 Mua hàng Công ty In- Thuơng mại TTXVN R 152.1 20.532.433 07/01/2009 NG007 07/01/2009 Mua hàng Công ty In- Thuơng mại TTXVN R 331 20.532.433 07/01/2009 G005 07/01/2009 In ANHP tết, KTĐT tết, ĐĐK tết, CĐ điện lực tết R 621 20.985.435 07/01/2009 G005 07/01/2009 In ANHP tết, KTĐT tết, ĐĐK tết, CĐ điện lực tết R 152.1 20.985.435 ……. ……. …….. …………………….. ……. …… ………. ………. 12/01/2009 NG015 12/01/2009 Mua hàng Công ty In- Thuơng mại TTXVN R 152.1 20.532.433 12/01/2009 NG015 12/01/2009 Mua hàng Công ty In- Thuơng mại TTXVN R 331 20.532.433 ……. ……. …….. …………………….. ……. …… ………. ………. 19/01/2009 G007 19/01/2009 In DDK MN 55, BVPL tết. TT 24h tết R 621 6.592.698 19/01/2009 G007 19/01/2009 In DDK MN 55, BVPL tết. TT 24h tết R 152.1 6.592.698 19/01/2009 G007 19/01/2009 In DDK MN 55, BVPL tết. TT 24h tết R 621 369.684 19/01/2009 G007 19/01/2009 In DDK MN 55, BVPL tết. TT 24h tết R 152.1 369.684 ……. ……. …….. …………………….. ……. …… ………. ………. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 12: Sổ cái tài khoản 152 VĂN PHÒNG THÀNH ỦY HÀ NỘI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Tài khoản: 152 Nguyên, vật liệu Ngày CT Số CT Diễn giải Tài khoản TK đối ứng Nợ Có 1/1/2009 Số dư đầu kỳ 3.066.078.399 …….. ……. ……………… ……… ……… …………….. …………… 7/1/2009 G005 In báo ANHP tết, KTĐT tết.. 152.1 621 28.614.477 ………. ………. ……………… ………. ……….. …………… ………….. 7/1/2009 NG007 Couché150-65x86, HĐ83404 152.1 331 20.532.433 ……… ……… …………….. ……… ………. …………….. ……………. 12/1/2009 NG015 Coché150-6586, HĐ 85979 152.1 331 20.532.433 ……… …….. ………….. ……… ……… ………….. ……………. 19/1/2009 G007 IN DDK MN 55, BVPL tết 152.1 621 22.373.702 ………….. …….. ……………. ……… ……….. …………… ………….. Cộng 152.1 6.114.515.194 5.212.019.790 Cộng 152.2 307.145.820 348.828.577 Cộng 152.3 6.421.661.014 5.560.848.367 Số dư cuối kỳ 3.926.890.986 Ngày in: 31/1/2009 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 13: Sổ cái tài khoản 621 VĂN PHÒNG THÀNH ỦY HÀ NỘI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Tài khoản 621 Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp Ngày CT Số CT Diễn giải Tài khoản TK đối ứng Nợ Có …….. ……. ……………… ……… ……… …………….. …………… 7/1/2009 G005 Couché 150g, khổ 65x86 621 152.1 20.985.435 ………… ……… ……………… ………. ………. …………….. ………….. 19/1/2009 G007 Couché 150g, khổ 65x86 621 152.1 6.962.382 …………… …….. ………………. …….. …….. …………….. ……………. Cộng: 5.560.848.367 Số dư cuối kỳ 5.560.848.367 Ngày in: 31/1/2009 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 14: Sổ cái tài khoản 331 VĂN PHÒNG THÀNH ỦY HÀ NỘI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Tài khoản 331 Phải trả người bán. Ngày CT Số CT Diễn giải Tài khoản TK đối ứng Nợ Có 1/1/2009 Số dư đầu kỳ 1.070.263.542 …………. ………. ……………… ………. ……….. ……………. ……………. 7/1/2009 NG007 Couché150-65x86, HĐ83404 Công ty In- Thuơng mại TTXVN 331 152.1 20.532.433 …………. ………. ……………… ………. ……….. ……………. ……………. 12/01/2009 NG015 Couché150-65x86, HĐ83404 Công ty In- Thuơng mại TTXVN 331 152.1 20.532.433 ………….. ………. …………….. …… ………. ……………. ……………. Cộng 6.731.609.124 6.677.960.402 Số dư cuối kỳ 1.123.912.264 Ngày in 31/1/2009 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 15: Báo cáo tổng hợp tồn kho VĂN PHÒNG THÀNH UỶ HÀ NỘI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI TRÍCH BÁO CÁO TỔNG HỢP TỒN KHO Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/2009 Mã kho: 1511 Tên kho: Kho 35 Nhà Chung- NVL chính STT Mã hàng Đơn vị Đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Cuối kỳ Số lượng Giá trị Số luợng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Mã nhóm vật tư GI Tên nhóm vật tư Giấy in 1 CO105-6084 Tờ 106.824 92.701.942 832 722.176 105.992 91.979,766 2 CO105-65x86 Tờ 3.157 3.357.052 3.157 3.357.052 3 CO105-79109 Tờ 12.763 20.481.458 1.884 3.023.820 10.879 17.457.638 4 CO120-6084 Tờ 32.426 35.703.696 27.000 9.080 9.570.320 50.346 54.598.762 5 CO120-6586 Tờ 13.746 17.147.377 9.000 20.970 24.513.930 1776 3.157.240 6 CO150-6586 Tờ 1.653 2.630.978 28.000 19.051 27.947.817 10.602 15.748.027 … … … … … … … … … … 2.2.3.3. Kế toán nguyên, vật liệu thừa thiếu trong kiểm kê và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kiểm kê hàng tồn kho là một yêu cầu tất yếu trong quản lý nguyên, vật liệu. Việc tiến hành kiểm kê hàng tồn kho nói chung và quản lý nguyên, vật liệu nói riêng sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm được tình hình quản lý và sử dụng vật tư. Tại Công ty In báo Hà Nội Mới, việc kiểm kê nguyên, vật liệu chỉ được tiến hành 2 lần trong năm, 1 lần vào ngày 1/7 kiểm kê nguyên vật chính, 1 lần vào ngày 31/12 kiểm kê toàn bộ nguyên, vật liệu( mẫu biên bản kiểm kê nguyên, vật liệu biểu 16 trang 51 ) Trên thực tế, kết quả kiểm kê luôn trùng khớp với số liệu ghi trên sổ sách hoặc sai lệch không đáng kể nên không có các nghiệp vụ kế toán điều chỉnh chênh lệch sau kiểm kê Biểu 16: báo cáo kiểm kê VĂN PHÒNG THÀNH ỦY HÀ NỘI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI TRÍCH BÁO CÁO KIỂM KÊ Đến ngày 31/12/2008 Mã kho: 1511. Tên kho: Kho 35 Nhà Chung- NVL chính. Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị Số lượng tồn Đơn giá bình quân Giá trị CO105-6084 Couché 105g, khổ 60x84 Tờ 106.824 868 92.701.942 CO105-6586 Couché 105g/m2 65x86 Tờ 3.157 1.063 3.357.052 CO150-6586 Couché 150g, khổ 65x86 Tờ 1.653 1.592 2.630.978 ………….. …………………………. ….. ………… …….. ………… M1_001 Mực đen, loại 1kg/hộp Hộp 55 91.689 5.042.901 M2_002 Mực đổ, loại 1kg/hộp Hộp 68 114.438 7.781.811 ………….. ……………………….. …… ……….. ……… ……….. . Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. 3.1. Đánh giá khái quát thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. Công ty In báo Hà Nội Mới là một trong những Công ty nhạy bén với những biến đổi của thị trường, đã tự tìm cho mình một hướng đi phù hợp với điều kiện riêng của Công ty, thích ứng với môi trường mới nhờ vậy hoạt động kinh doanh của Công ty đang có hiệu quả cao. Để đứng vững và tiếp tục phát triển, Công ty đã chú trọng rất nhiều đến tổ chức bộ máy kế toán cũng như kế toán của Công ty. Trong giai đoạn hiện nay, Công ty In báo Hà Nội Mới đang trên đà phát triển vững mạnh. Cùng với sự phát triển của Công ty kế toán nói chung và kế toán nguyên, vật liệu nói riêng cũng không ngừng được củng cố, hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý, kế toán trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay. Tại Công ty, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 5 nhân viên đã hoàn thành tốt công việc kế toán của Công ty. Bộ máy được tổ chức gọn nhẹ nhưng đạt hiểu quả cao, công việc được sắp xếp phù hợp với chuyên môn và năng lực của từng người. Hơn nữa đa số cán bộ phòng kế toán là những người có thâm niên công tác cao, có kinh nghiệm và hiểu rõ công việc mình làm. Khi làm việc có tinh thần trách nhiệm cao, phối hợp chặt chẽ với nhau nhờ vậy kế toán của Công ty được hoàn thành một cách đầy đủ, chính xác kịp thời 3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, đây là một mô hình ưu việt, tránh sự chồng chéo trong thực hiện công việc. Tất cả các công việc kế toán đều đặt dưới sự kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng. Tạo điều kiện cho kế toán trưởng và các nhân viên trong phòng kế toán cung cấp thông tin tài chính tổng hợp đầy đủ chính xác cho ban giám đốc của Công ty. Các quyết định về tài chính do vậy cũng trở nên chính xác kịp thời hơn. Về mặt nhân sự, nhân viên kế toán trong Công ty là những người có chuyên môn tốt,có nhiều kinh nghiệm. Công việc kế toán do vậy được hoàn thành tốt, đúng như ban lãnh đạo của Công ty yêu cầu. Phân công lao động kế toán trong Công ty đúng theo trình độ chuyên môn và năng lực của từng người. Đặc biệt trong phân công lao động Công ty thực hiện rất tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Điều này thể hiện ở 2 điểm sau: Thứ nhất : Về kế toán vật tư, phân công cho 2 người. 1 kế toán vật tư tại phòng tài vụ thực hiện công việc kiểm kê nguyên, vật liệu nhập kho cùng với thủ kho, 1 kế toán vật tư tại phòng vật tư thực hiện công việc kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Điều này tách rời công việc nhận hàng và công việc ghi chép ra cho 2 người, tránh khả năng xảy ra gian lận do thông đồng giữa kế toán vật tư và thủ kho. Thứ hai : Về quản lý phế liệu và bán phế liệu. 2 công việc này được tách rời và giao cho 2 người là kế toán kho và kế toán thanh toán. Kế toán kho theo dõi quản lý phế liệu nhập kho xuất kho, nhưng không tham gia và bán phế liệu. Bán phế liệu do kế toán thanh toán thực hiện. Điều này đảm bảo kế toán kho không gian lận trong ghi chép phế liệu nhập kho, xuất kho.. 3.1.2. Về tổ chức quản lý và kế toán nguyên, vật liệu. Công ty có rất nhiều chủng loại ngyên vật liệu khác nhau nên công tác quản lý và kế toán nguyên, vật liệu của Công ty gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên việc quản lý và kế toán chi tiết nguyên, vật liệu ở Công ty đã hoàn thành tốt thể hiện qua những điểm sau đây: Thứ nhất: Về phương pháp sử dụng trong kế toán chi tiết nguyên, vật liệu, Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song đây là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện, ngoài ra Công ty ứng dụng kế toán máy làm giảm thiểu công việc tăng độ chính xác. Thứ hai: Về phương pháp tính giá nguyên, vật liệu, phương pháp tính giá nguyên, vật liệu Công ty sử dụng là phương pháp giá bình quân cuối kỳ. Do nguyên, vật liệu dùng trong sản xuất của Công ty thường xuyên sự biến động về giá cả nên phương pháp tính giá này làm cho công việc kế toán chi phí trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Phương pháp này nếu được áp dụng đối với đơn vị không sử dụng kế toán máy thì rất khó khăn trong việc tính giá bình quân cuối kỳ , nhưng đối với Công ty thì đó là công việc dễ dàng khi đến cuối kỳ máy sẽ tự tổng hợp các số liệu về nhập xuất nguyên, vật liệu tính ra giá xuất nguyên, vật liệu. Thứ ba: Về mã hóa nguyên, vật liệu, Công ty đã xây dựng phương pháp mã hóa nguyên, vật liệu khoa học thuận tiện cho công tác quản lý vật tư. Đối với một danh mục nguyên, vật liệu dài gồm hơn 300 chủng loại khác nhau, mỗi chủng loại có quy cách, khối lượng, kích cỡ công dụng khác nhau thì việc mã hóa từng loại nguyên, vật liệu để thuận tiện cho công tác quản lý là yêu cầu khách quan và cũng rất khó khăn. Công ty đã thực hiện tốt công việc này. Thứ tư: Việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty đã được thực hiện tốt thể hiện qua tài khoản để kế toán chi tiết nguyên, vật liệu, Công ty đã chi tiết tài khoản 152 thành các tài khoản cấp 2 để kế toán nguyên, vật liệu chính, nguyên vật phụ, nhiên liên và các nguyên, vật liệu khác ra các tài khoản chi tiết khác nhau, trình tự luân chuyển chứng từ, ghi sổ được bố trí hợp lý. Điều này làm cho kế toán chi tiết nguyên, vật liệu trở nên rạch ròi và rõ ràng hơn. Tuy nhiên việc chỉ chi tiết tài khoản 152 thành 3 tài khoản cấp 2 là chưa hợp lý. Trong khi Công ty có 5 nhóm nguyên, vật liệu chính mà chỉ thì việc chi tiết tài khoản 152 thành 3 tài khoản cấp 2 dẫn đến việc hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu trở nên chồng chéo không rõ ràng. Ngoài ra trong kế toán nhập kho nguyên, vật liệu, nếu gặp trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về thủ kho vấn tiến hành nhập kho, kế toán sẽ không phản ánh nghiệp vụ vào máy tính mà sẽ chờ cho đến khi hoá đơn về mới nhập dữ liệu nghiệp vụ vào máy tính. Việc này dẫn đến quản lý nguyên, vật liệu không chính xác, số lượng nguyên, vật liệu thực có trong kho không trùng với số liệu trên sổ sách Thứ năm: Việc kiểm tra đối chiếu giữa các sổ kế toán diễn ra thường xuyên. Số liệu của kế toán vật tư và thủ kho thường xuyên được đối chiếu nên việc ghi chép rất chính xác. Thứ sáu: Quản lý nguyên vật liệu của Công ty được thể hiện tốt thể hiện qua việc xây dựng hệ thống định mức sử dụng vật tư của Công ty được xây dựng cho những nguyên, vật liệu chính của Công ty như giấy, bản in. Tạo điều kiện cho các phân xưởng sử dụng một cách tiết kiệm, mang lại hiệu quả kinh tế cao. Tuy nhiên Công ty mới chỉ kiểm soát được chi phí nguyên, vật liệu chung cho cả 3 phân xưởng chứ chưa kiểm soát được chi phí nguyên, vật liệu phát sinh cho từng phân xưởng một. Điều này thể hiện ở điểm các tài khoản chi phí 621, 627 không được chi tiết thành tài khoản cấp 2 cho từng phân xưởng. Nếu Công ty không chi tiết tài khoản 621, 627 cho từng phân xưởng thì có thể sử dụng bảng phân bổ chi phí nguyên, vật liệu, sử dụng bảng này sẽ cho Công ty biết được chi phí nguyên, vật liệu cho từng phân xưởng sản xuất, từ đó giúp cho quản lý chi phí nguyên, vật liệu ở từng phân xưởng. Thứ bẩy: Trong kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu Công ty lựa chọn hình thức ghi sổ Nhật ký chung là hợp lý. Với đặc điểm các nghiệp vụ của Công ty đơn giản, thường mang tính lặp đi lặp lại thì ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung giúp làm giảm thiểu sổ sách kế toán. Tuy nhiên việc định khoản chi phí nguyên, vật liệu dùng cho quản lý chung sang chi phí sản xuất mặc dù không ảnh hưởng đến lợi nhuận chung của Công ty do Công ty tính lợi nhuận chung cho tất cả các đơn đặt hàng như đã nói ở trên. Tuy nhiên xét về mặt chế độ , đây là việc vi phạm chế độ kế toán, việc định khoản như vậy không phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 3..2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới. 3.2.1. Hoàn thiện về tổ chức quản lý nguyên vật liệu. Sử dụng phiếu xuất vật tư theo định mức. Hiện nay thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liêt, đòi hỏi các Công ty muốn hoạt động có hiệu quả phải chuyên nghiệp hóa bộ máy quản lý. Quản lý chi phí nguyên, vật liệu đầu vào cũng phải đáp ứng nhu cầu bức thiết đó. Muốn kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu phải làm cho công tác kiểm soát trở nên minh bạch và rõ ràng. Do vậy bên cạnh việc sử dụng bảng định mức sử dụng nguyên, vật liệu để quản lý chi phí đầu vào, em xin đưa ra kiến nghị Công ty nên sử dụng thêm chứng từ phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Công ty sẽ căn cứ vào mức độ sử dụng vật liệu của các kỳ trước, hoặc căn cứ vào các hợp đồng phân bổ cho mỗi phân xưởng mà xác định số nguyên, vật liệu cần thiết cho từng bộ phận trong tháng một tháng từ đó lập Phiếu xuất vật tư theo hạn mức( Mẫu phiếu xuất vật tư theo hạn mức biểu 17 trang 57). Từ phiếu xuất này, phòng vật tư và kế toán sẽ biết được chính xác tình hình sử dụng vật liệu là tiết kiệm hay lãng phí. Nếu như số lượng nguyên, vật liệu lớn hơn hạn mức được duyệt chứng tỏ bộ phận sản xuất đã sử dụng nguyên, vật liệu không hiệu quả, ngược lai. Từ đó ban giám đốc sẽ có các biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng Biểu 17: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức VĂN PHÒNG THÀNH UỶ HÀ NỘI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Tháng 1 năm 2009 Bộ phận sử dụng : Phòng vật tư. Lý do xuất : In báo. STT Mã hàng Tên hàng hóa ĐVT Hạn mức được duyệt trong tháng Số lượng xuất Ngày 1/1 … Ngày 31/1 Tổng cộng 1 CO150-6586 Giấy Couché 150g, khổ 65x86 Tờ ………….. …… … ……. ……. ….. ……….. …………… …… …………… ……. .. ……. ……. 12 M1_001 Mực đen, loại 1kg/ hộp ….. …………… ……. … ……. ……. … ………… ……………. ...... …………. …… … …… …… Người nhận ký …. …………. …… … …… …… Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Thiết lập bảng phân bổ nguyên, vật liệu. Công ty có 3 phân xưởng sản xuất mà chỉ theo dõi chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất mà không theo dõi cụ thể chi phí nguyên vật liệu cho từng phân xưởng là không hợp lý, không biết được phân xưởng nào sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả phân xưởng nào không. Do đó em đưa ra đề xuất sử dụng thêm Bảng phân bổ nguyên vật liệu cho từng phân xưởng.Hàng tháng, Công ty lập bảng phân bổ nguyên, vật liệu cho từng phân xưởng cụ thể để theo dõi tình hình sử dụng nguyên, vật liệu ở mỗi phân xưởng. Việc lập bảng này giúp cho ban quản trị của Công ty biết được tình hình sử dụng nguyên vật liệu của từng phân xưởng trong Công ty. Từ đó đánh giá được tính hiệu quả trong việc sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất của từng phân xưởng. Đồng thời có những điều chỉnh phù hợp trong việc xây dựng định mức sử dụng nguyên, vật liệu cho mỗi phân xưởng. Giúp các nhà quản lý có thể nắm bắt được cụ thể mức độ sử dụng và hiệu quả sử dụng nguyên, vật liệu trong Công ty mình.( Mẫu bảng phân bổ nguyên vật liệu biểu 18 trang 59) Biểu 18: Bảng phân bổ nguyên vật liệu VĂN PHÒNG THÀNH ỦY HÀ NỘI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 1 năm 2009 STT Bộ phận sử dụng TK 152.1 TK 152.2 TK 152.3 TK 152.4 TK 152.8 Tổng 1 TK 621: Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp Phân xưởng chế bản Phân xưởng1 Phân xưởng 2 2 TK 627: Chi phí sản xuất chung Phân xưởng chế bản Phân xưởng1 Phân xưởng 2 4 TK 642 : Chi phí quản lý Tổng Hoàn thiện tổ chức quản lý nguyên vật liệu nhập kho. Như đã nói ở trên trong trường hợp hàng về hoá đơn chưa về, Công ty vẫn tiến hành kiểm kê và nhập kho hàng như bình thường tuy nhiên kế toán sẽ không phản ánh nghiệp vụ này vào máy tính. Chỉ đến khi hoá đơn về kế toán mới nhập dữ liệu vào máy tính. Như vậy trong khoảng thời gian chờ hoá đơn về, số liệu trong sổ sách của kế toán và trong thẻ kho của thủ kho sẽ chênh lệch với số lượng nguyên vật liệu thực có trong kho. Điều này sẽ làm cho quản lý nguyên vật liệu nhập kho trở nên khó khăn hơn. Vì vậy trong trường hợp này kế toán nên nhập dữ liệu vào máy tính như trường hợp có hoá đơn, và tuy nhiên chỉ nhập phần số lượng nguyên vật liệu nhập kho còn phần đơn giá sẽ nhập đơn giá của hàng nhập về lần trước. Khi hoá đơn về kế toán thực hiện các bút toán điều chỉnh: * Nếu giá nhập vào lớn hơn giá ghi trên hoá đơn: Nợ TK 331( chi tiết người bán) Có TK 152 ( 152.1, 152.2, 152.3, 152.4, 152.8) * Nếu giá nhập vào nhỏ hơn giá ghi trên hoá đơn: Nợ TK 152 ( 152.1, 152.2, 152.3, 152.4, 152.8) Có TK 331 3.2.2. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán nguyên vật liệu. Mặc dù nguyên vật liệu của Công ty được chia thành 5 nhóm chính là nguyên, vật liệu chính, nguyên, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, nguyên vật liệu khác, nhưng Công ty chỉ chi tiết tài khoản nguyên vật liệu thành 3 tài khoản cấp 2. Điều này là chưa hợp lý, làm cho việc hạch toán nguyên vật liệu xuất kho chồng chéo không rõ ràng, cụ thể nhiên liệu, phụ tùng thay thế, nguyên, vật liệu khác sẽ được hạch toán chung vào tài khoản 152.3- nguyên vật liệu khác, quản lý nguyên vật liệu xuất, nhập cũng vì thế trở nên khó khăn hơn. Em xin đưa ra kiến nghị chi tiết tài khoản 152 thành 5 tài khoản cấp 2 như sau: Tk 152.1: Nguyên, vật liệu chính. Tk 152.2: Nguyên, vật liệu phụ. Tk 152.3: Nhiên liệu. Tk 152.4: Phụ tùng thay thế. Tk 152.8: Nguyên, vật liệu khác. Như vậy nguyên vật liệu khi nhập xuất sẽ được hạch toán rõ ràng theo từng nhóm như trên. Quản lý nguyên vật liệu nhờ vậy trở nên dễ dàng hơn.. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu xuất kho cho quản lý chung. Trường hợp khi nguyên vật liệu xuất cho quản lý chung, kế toán không định khoản nghiệp vụ này vào tài khoản chi phí quản lý chung mà định khoản vào tài khoản chi phí sản xuất. Tuy việc này không ảnh hưởng đến giá thành, lợi nhuân của từng đơn đặt hàng vì Công ty không tính giá thành, lợi nhuận đơn lẻ cho từng đơn đặt hàng mà tính chung cho tất cả các đơn đặt hàng. Định khoản như vậy không làm cho tổng chi phí, tổng lợi nhuận thay đổi. Tuy nhiên việc định khoản như vậy là không đúng với bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất tăng lên, làm cho việc quản lý chi phí sản xuất khó khăn hơn. Vì vậy em kiến nghị kế toán nên định khoản đúng với bản chất kinh tế phát sinh của nghiệp vụ này. Nợ TK 642 Có TK 152( 152.1) Kết luận Để phát huy một cách có hiệu quả công cụ kế toán nói chung và kế toán nguyên, vật liệu nói riêng, kế toán phải luôn được cải tiến và hòa thiện nhằm phản ánh một cách chính xác, kịp thời tình hình biến động của vật liệu cả về số lượng và chất lượng, giá trị và chủng loại, phân đấu tiết kiệm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm, thu hút khách hàng và đem lại lợi nhuận cao cho Công ty. Qua quá trình tìm hiểu thực tể tổ chức kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty In báo Hà Nội Mới, em nhận thấy Công ty đã tổ chức, sắp xếp và dần đưa kế toán nguyên, vật liệu đi vào nề nếp, đóng góp đáng kể cho công tác quản lý cũng như hoạt động sản xuất của Công ty. Tuy nhiên cũng còn có những tồn tại và hạn chế. Em đã mạnh dạn nêu ra một số đề xuất trong kế toán nguyên, vật liệu với hi vọng có thể đóng góp một phần nhỏ nhằm hoàn thiện kế toán của Công ty. Do giới hạn về thời gian hơn nữa kinh nghiệm của bản thân chưa nhiều nên trong quá trình hoàn thiên báo cáo này em không tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong nhận được sự góp ý của PGS.TS Nguyễn Văn Công và các thầy cố giáo trong khoa để đề tài của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Văn Công và các nhân viên trong phòng tài vụ của Công ty In báo Hà Nội Mới đã giúp em hoàn thành báo cáo này. Hà Nội tháng 4 năm 2009 Sinh viên Trịnh Quang Hòa