Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí

nhân viên phòng đơn hàng, nhân viên này sẽ báo cho khách hàng và chờ khách hàng giải quyết, do đó chất lượng nguyên vật liệu đầu vào chưa được kiểm soát chặt. Nếu nguyên vật liệu về đã đủ và không có sự hỏng hóc thì kho tiến hành viết phiếu nhập kho theo số lượng thực tế, nếu số lượng thực tế về kho ít hơn số lượng đặt hàng thì kho ngoài lập ra phiếu nhập kho, sẽ tiến hành lập phiếu “theo dõi chi tiết nhập xuất phụ liệu” để gửi lên phòng đơn hàng và phòng chuẩn bị sản xuất để tìm hiểu nguyên nhân thiếu hụt, qua đó tìm cách mua hoặc yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thêm cho đủ. Mẫu phiếu theo dõi chi tiết nhập xuất phụ liệu được trình bày trong biểu 6 sau: Biểu 6: mẫu phiếu theo dõi nhập xuất phụ liệu. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ PHIẾU THEO DÕI NHẬP XUẤT PHỤ LIỆU ( MI/ ORDER REPORT) Tên khách hàng: PVH Invoice no: A9033022 Mã hàng: 8354 Ngày nhập/ xuất: TT Tên phụ liệu Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng theo thự tế Chênh lệch 1 8354 vải 100P. Gblue Waffle Y W62 x 114 Gm2 149 89 – 60 Người làm phiếu Hoàng Thị Thủy Trong toàn bộ quá trình mua và nhập kho cũng như quá trình xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, phòng chuẩn bị sản xuất sẽ kết hợp cùng các phòng khác có liên quan để kiểm soát nguyên vật liệu mua về và nhập kho. Do đó, tại đây được tập hợp đầy đủ các chứng từ liên quan như bản sao của bản định mức cho mã hàng, giấy đề nghị mua vật tư, phiếu theo dõi nhập xuất vật tư do kho chuyển lên, tại phòng này có sử dụng phần mềm quản lý kho nên khi kho có nghiệp vụ nhập xuất, kho sẽ báo lên và người của phòng chuẩn bị sản xuất có thể biết được nghiệp vụ qua việc truy cập vào phần mềm tại của kho. Đặc biệt trong phần mềm quản lý kho, mỗi loại danh điểm nguyên vật liệu được gán cho một mã số. Mã số này do phòng chuẩn bị sản xuất đặt để tiện quản lý tại kho và tại phòng. Một mã cho một loại danh điểm nguyên vật liệu sẽ được mã số theo nguyên tắc: bao gồm mã nguyên vật liệu chính đó tiếp theo là mã khách hàng rồi tới mã hàng( hoặc Idcode) và mã màu cuối cùng mã cỡ nếu có, mỗi nhóm này tách nhau bằng một kí tự trống. Ví dụ: 101 FT Y881004D Blue mã này bao gồm mã nguyên vật liệu là 101, tên khách hàng viết tắt hai kí tự đầu là FT mã hàng là Y881004D và màu là blue. Do tham gia vào quá trình kiểm soát quá trình từ đặt mua tới khi hàng thực tế về nhập kho nên tại phòng chuẩn bị sản xuất có một mẫu phiếu “phiếu theo dõi nguyên phụ liệu” để tập hợp toàn bộ số liệu liên quan. Các chỉ tiêu chính trên phiếu “theo dõi nguyên phụ liệu” _ Loại nguyên vật liệu đặt( item). _ Mã số( ID Code). _ Màu sắc và kích cỡ các loại nguyên vật liệu cần đặt( color – size). _ Định mức( đã có %) được phòng kỹ thuật tính trước. _ Nhà cung cấp. _ Tổng lượng sản phẩm đặt theo đơn đặt hàng. _ Lượng nguyên vật liệu cần đặt. _ Ngày đặt hàng. _ Số hóa đơn. _ Số lượng về theo List _ Ngày về kho. 2.2.2_ Quy trình hạch toán nguyên vật liệu nhập kho. Quy trình hạch toán chi tiết nhập kho nguyên vật liệu, được trình bày trong sơ đồ 7 trang 22 với sự kết hợp hạch toán tại kho và tại phòng kế toán. Tại kho: Khi nguyên vật liệu về nhập kho, người của kho phụ trách về loại nguyên vật liệu nhập vào sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng, trên cơ sở số lượng thực nhập thì thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Tại kho hiện sử dụng phần mềm quản lý kho dành riêng cho may mặc, nên thủ kho tiến hành nhập vào phiếu nhập kho đã được lập trình sẵn trên máy. Khi nhập xong vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành in phiếu nhập kho thành 3 liên, một liên gửi lại phòng kinh doanh, một liên gửi lại phòng kế toán, liên còn lại được giữ lại để lưu. Trên phiếu nhập kho trong phần mềm quản lý kho sẽ có chỉ có chỉ tiêu về số lượng nguồn gốc của nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp hay do công ty tự mua. Khi phiếu nhập kho được nhập thì phần mềm này tự động hạch toán số lượng nên sổ kho. Tại phòng chuẩn bị sản xuất cũng dùng chung phần mềm với kho, khi có nghiệp vụ nhập thì kho sẽ báo lại cho phòng chuẩn bị sản xuất, để có thể theo dõi nghiệp vụ nhập trên phần mềm. Mẫu phiếu nhập nguyên vật liệu và sổ kho dùng tại kho được trình bày trong biểu 7 và biểu 8 với nghiệp vụ mua chỉ của công ty chỉ Phong Phú ngày 15/12/2008 Biểu 7: mẫu phiếu nhập kho dùng tại kho. Công ty TNHH Minh Trí. Địa chỉ: Khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Hà Nội. PHIẾU NHẬP KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU Số phiếu: NNPL-12-2008 -0314 Ngày lập: 15/12/2008 Đơn vị: kho phụ liệu Hà Nội Người lập: Lương Thị Hà Tình trạng: Khách hàng: PVH Đơn hàng: 3A2325 Kho nhập: PLHN Hình thức: Nhập mua hàng Người TH: Yến QA Nhà cung cấp: Cty chỉ Phong Phú PP Đóng gói: Ghi chú Số hiệu: Loại tiền: Tỷ giá Do khách hàng cung cấp: Mã NPL Tên NPL Màu sắc ĐVT SL Đơn giá 401 T5093 40/2 PNG Chỉ may tiger 40/2 5000M White Cuộn 154 0 401 G50570 35 PNG Chỉ may Grmtex 355000M white Cuộn 2 0 401 SP50562 60/3 TLO Chỉ may AST 60/3 5000M Acasia Cuộn 180 0 401 SP50563 60/2 TLO Chỉ may AST 60/2 5000M petunia Cuộn 6 0 401 SP50555 40/2 TLO Chỉ may AST 40/2 5000M Cardinal Cuộn 6 0 Tổng cộng 384 Người lập phiếu Người giao hàng Phụ trách kho Kế toán trưởng Giám đốc Từ phiếu nhập kho này thì mỗi loại nguyên vật liệu được nhập vào một sổ kho riêng, với ví dụ trên có mẫu sổ kho cho loại chỉ 60/3: Biểu 8: mẫu sổ kho của công ty:( loại chỉ AST 60/3) CÔNG TY TNHH MINH TRÍ KHO: PHỤ LIỆU HÀ NỘI SỔ KHO Ngày lập thẻ: ngày 15 tháng 12 năm 2008 Tờ số: 72 _ tên vật tư: Chỉ AST 60/3 5000M _ đơn vị tính: Cuộn. _ mã số: 401 SP50562 60/3 TLO STT Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu kỳ Cuộn 380,00 … … …. …. …. …. …. …. …. 35 PN314 15/12 Nhập chỉ Cuộn 180,00 1.025,00 … … … … … … … … …. 41 Tồn cuối kỳ Cuộn 1.597,00 Người lập sổ Phụ trách kho Kế toán trưởng Giám đốc Trên phòng kế toán: Do nguyên vật liệu của công ty có hai nguồn là nguyên vật liệu công ty tự mua và nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp thì đối với loại nguyên vật liệu khách hàng cung cấp, kế toán không tiến hành theo dõi về mặt giá trị, do đó kế toán không tiến hành hạch toán đối với loại nguyên vật liệu này mà chỉ hạch toán đối với nguyên vật liệu do công ty tự mua về. Đối với nguyên vật liệu do công ty tự thu mua thì chủ yếu do phòng quản lý đơn hàng phụ trách, kế toán sẽ theo dõi loại nguyên vật liệu này cùng trên phần mềm của kho chứ không hạch toán trên phần mềm kế toán. Đối với nguyên vật liệu do công ty mua về, khi nhận được phiếu nhập kho do kho chuyển lên, đồng thời phòng kinh doanh xuất nhập khẩu hoặc phòng quản lý đơn hàng sẽ tiến hành chuyển lại một bản hóa đơn mua nguyên vật liệu được phô tô cho phòng kế toán, để kế toán theo dõi thanh toán với nhà cung cấp, đồng thời hạch toán nghiệp vụ mua hàng vào sổ. Kế toán sẽ tiến hành đối chiếu lại giữa hóa đơn cũng như phiếu nhập kho về nặt số lượng, nếu chính xác tiến hành nhập tiếp dữ liệu vào máy cả về số lượng và giá trị nguyên vật liệu mua vào. Do phần mềm kế toán dùng trên phòng kế toán có sự khác biệt do đó kế toán sẽ làm công việc nhập số liệu trên phiếu nhập kho do kho chuyển lên vào mẫu phiếu nhập kho được lập sẵn trong phần mềm kế toán. Trên cơ sở đó, phần mềm sẽ tự động thực hiện phần còn lại là lên sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết, rồi tổng hợp lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn, đồng thời lên sổ chi tiết là vào số liệu trên sổ nhật ký chung và sổ cái. . Do công ty thực hiện mua hàng theo hình thức thanh toán trả chậm, do đó ngoài sổ chi tiết nguyên vật liệu, thì số liệu sẽ được cập nhật lên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Cũng với ví dụ là nghiệp cụ nhập chỉ ngày 15/12/2008 để hạc toán chi tiết nghiệp cụ này kế toán tiến hành nhập số liệu lên phiếu nhập kho để phần mềm lên số liệu sổ chi tiết nguyên vật liệu và sổ chi tiết thanh toán với người bán. Do có sự khác nhau phần mềm kho và phần mềm kế toán nên mẫu phiếu nhập trên phòng kế toán sẽ có sự khác biệt với mẫu phiếu nhập tại kho. Biểu 9: mẫu phiếu nhập kho của công ty sử dụng trên phòng kế toán. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ Địa chỉ: khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Hà Nội. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 12 năm 2008 TK Nợ: 152 Số: 314 TK Có: 331 _ Họ tên người giao hàng: CHỊ YẾN – P.Kinh doanh xuất nhập khẩu _ Theo hóa đơn số: 015927 ngày 13 /12 / 2008 của CÔNG TY CHỈ PHONG PHÚ _ Nhập tại kho: phụ liệu Hà Nội. STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 CHỈ 5000 CHỈ TIGER 40/2 5000M CUỘN 154,00 ─ 2.133.400 2 GRMTEX 35 CHỈ GRMTEX35 5000M CUỘN 2,00 39.462 78.924 3 AST 60/3 CHỈ AST 60/3 5000M C CUỘN 180,00 28.579 5.144.220 4 AST 60/2 CHỈ AST 60/2 5000M C CUỘN 6,00 20.165 120.990 5 AST 40/2 CHỈ AST 40/2 5000M C CUỘN 6,00 22.341 130.046 Tổng số 7.607.580 Thuế GTGT 10% 760.758 Tổng số tiền sau thuế 8.368.338 Bằng chữ: tám triệu, ba trăm sáu mươi tám nghìn, sáu trăm ba năm đồng chẵn. Người cung tiêu Người nhận hàng Quản lý kho Thủ trưởng ĐV Ta thấy trong phiếu nhập trên đơn giá trên cột đơn giá có những chỗ để (─ ) vì khi đối với những danh điểm bao gồm nhiều loại thì bên cạnh phiếu nhập kho sẽ được đính kèm bảng kê của bên khách hàng.ví dụ bảng kê đính kèm PNK trên Bảng kê đính kèm hóa đơn số 015927: STT Tên hàng Chỉ màu Mã hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 TIGER 40/2 Chỉ màu 5000M 58,00 15.600 904600 2 TIGER 40/2 Trắng đen 5000M 96,00 12.800 1.228.800 3 GRMTEX 35 Trắng đen 5000M 2,00 39.462 78.924 4 AST 60/3 Chỉ màu 5000M 180,00 28.579 5.144.220 5 AST 60/2 Chỉ màu 5000M 6,00 20.165 120.990 6 AST 40/2 Chỉ màu 5000M 6,00 22.341 130.046 Từ phiếu nhập kho trên mỗi loại phụ liệu sẽ được viết lên từng thẻ kho và sổ chi tiết nguyên vật liệu. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Mã tài khoản: 152, Nguyên liệu, vật liệu Mã VTHH:AST 60/3, Tên VTHH: CHỈ AST 60/3 COLOR, ĐVT: CUỘN Năm 2008 đơn vị tính: đồng CHỨNG TỪ Diễn giải TK đối ứng Nhập Xuất Tồn Giá LCTG Số Ngày Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Tồn đầu kỳ 380,00 9.841.555 … … … …. …. … … … … … … … PNV1 314 15/12 Nhập kho 331 180,00 5.144.220 1.025,00 28.960.067 28.579 … … … … … … … … … … … … Tồn cuối kỳ 3.021,00 117.642.458 Tổng cộng 3.827 148.915.674 898,00 34.836.928 Ngày ….. tháng ... năm… Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 10: trích mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu của công ty( loại chỉ AST 60/3) Biểu 11:trích mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán của công ty. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Đối tượng: công ty chỉ Phong Phú. Năm 2008 Loại tiền: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diến giải Tài khoản đối ứng Thời hạn thanh toán Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ … … … … … … … … … … 15/12 015927 13/12 Mua nguyên vật liệu 152 60 ngày 7.607.580 Thuế GTGT đầu vào 133 760.758 … … … … … … … … … Số dư cuối kỳ … Ngày ……. tháng …… năm Người ghi sổ kế toán trưởng Cuối kỳ số liệu nhập, xuất nguyên phụ liệu trong kỳ sẽ được tổng hợp lại trên sổ tổng hợp nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu để tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK 152 trong quy trình hạch toán tổng hợp. Quy trình hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua và nhập kho nguyên vật liệu: Song song với quy trình hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu, nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu được hạch toán tổng hợp theo quy trình: từ phiếu nhập và hóa đơn kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung rồi lên sổ cái TK 152 và 331. ví dụ về quy trình hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua về nhập kho nguyên vật liệu được trình bày kết hợp với phần xuất nguyên vật liệu. Với nghiệp vụ trên quy trình hạch toán tổng hợp thực hiện như sau: Biểu 12: trích sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư hàng hóa. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ SỔ TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN VẬT TƯ HÀNG HÓA Năm 2008 Đơn vị tính: đồng Số TT Tên hàng hóa Đơn vị tính Tồn dầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Đơn giá xuất SL GT SL GT SL GT SL GT 1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 Chỉ AST 20/2 2000M Cuộn 80 1.237.920 90 1.423.170 - 0 170 2.661.090 15.653 2 Chỉ AST 60/3 5000M C Cuộn 380 9.841.555 3.041 85.811.587 1.824 50.350.087 1.597 45.303.555 28.368 … … … … … … … … … … … …. 75 Chỉ GRMTEX35 5000M Cuộn 92 3.563.712 3.827 148.915.674 898 34.836.928 3.021 117.642.458 38.942 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 6.187.370.676 8.965.334.087 7.682.662.661 7.470.042.102 Ngày…. Tháng….. năm…. Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 13: trích mẫu sổ nhật ký chung của doanh nghiệp CÔNG TY TNHH MINH TRÍ KHU CÔNG NGHIỆP VĨNH TUY, HÀ NỘI SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2008 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số trang trước chuyển sang 1 …. …. … … … … … … … … … 15/12 PN 314 15/12 Mua nguyên vật liệu nhập kho R 16 152 7.607.580 HĐ 015927 13/12 Chưa trả tiền người bán R 17 133 760.758 R 18 331 8.368.338 … … … … … … … … … 20/12 PX 1599 20/12 Xuất kho vật liệu cho sản xuất R 25 154 2.075.173 Đơn hàng 3A2325 R 26 152 2.075.173 … … … … … … … … … Cộng chuyển trang sau … … Ngày…. Tháng… năm 2008 Người ghi sổ kế toán trưởng Giám đốc Biểu 14: trích mẫu sổ cái của doanh nghiệp CÔNG TY TNHH MINH TRÍ KHU CÔNG NGHIỆP VĨNH TUY, HÀ NỘI SỔ CÁI Năm: 2008 Tên tài khoản: vật liệu. Số hiệu: 152 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có Số dư đầu kỳ 6.187.370.676 … … … … … … … … … 15/12 PN 314 15/12 Mua vật liệu nhập kho 16 331 7.607.580 … … … … … … … … … 20/12 PX 1599 20/12 Xuất kho cho sản xuất 26 154 2.075.173 … … … … … … … … … Số dư cuối kỳ 7.470.042.102 Ngày …. Tháng …. Năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Tóm lại quy trình nhập kho nguyên vật liệu được trình bày trong bảng 2 sau: Bảng 2 _ quy trình mua và nhập kho nguyên vật liệu Công đoạn Người thực hiện Công việc phải làm Chừng từ liên quan 1 Phòng có nhu cầu sử dụng hoặc phòng đơn hàng Phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu Phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu 2 Giám đốc Xem xét và ký duyệt Phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu 3 Phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu Mua nguyên vật liệu, nhập kho Hóa đơn, phiếu vận chuyển hàng hóa. 4 Kho vải và nguyên phụ liệu Kiểm nghiệm, nhập kho Bảng mẫu, phiếu theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, phiếu nhập kho, thẻ kho. 5 Kế toán nguyên vật liệu Kiểm tra, ghi sổ và lưu trữ Hóa đơn, phiếu vận chuyển, phiếu nhập kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu 2.3_ Hạch toán xuất vật liệu. 2.3.1_ Quy trình xuất nguyên vật liệu. Với đặc điểm như đã trình bày trong phần 1.2, việc mua nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất hoàn toàn dựa trên định mức được tính sẵn( phòng kỹ thuật sản xuất thử tính ra định mức, dựa trên định mức này phòng đơn đặt hàng tiến hành đặt hàng với khách hàng theo định mức và phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành mua nguyên vật liệu) còn đối với nguyên vật liệu dùng cho hàng gia công do bên khách hàng chuyển sang số lượng khách hàng chuyển cũng là sự thỏa thuận giữa hai bên( dựa trên tính toán của khách hàng và định mức phòng kỹ thuật của công ty tính ra được) do đó có thể thấy việc xuất dùng nguyên vật liệu cho sản xuất của công ty phải theo đúng định mức đề ra. Nếu việc thực hiện không theo định mức kéo theo công ty phải tiến hành mua thêm nguyên vật liệu cho sản xuất, việc này có thể khiến tiến độ sản xuất bị chậm chễ hoặc gây khó khăn cho việc đặt mua vì loại nguyên vật liệu chính thường nhập khẩu từ nước ngoài hoặc với nguyên vật liệu khách hàng chuyển sang mà doanh nghiệp không thể thực hiện theo định mức sẽ rất khó khăn trong việc thu mua những loại vật liệu này, mặt khác việc sản xuất nguyên vật liệu không theo định mức cũng đồng nghĩa với việc chi phí doanh nghiệp sản xuất thực tế vượt hơn so với định mức tính toán do đó giá thành mà doanh nghiệp sản xuất ra đã vượt hơn so với giá thành mà doanh nghiệp dùng làm cơ sở đề ký hợp đồng, hay nói cách khác doanh nghiệp không thực hiện được mức lợi nhuận như đã dự tính. Do đó việc dùng nguyên vật liệu tại công ty cho sản xuất cần được quản lý chặt chẽ. Trên thực tế tại công ty, việc giám sát nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất do phòng chuẩn bị sản xuất tiến hành giám sát dựa trên định mức nguyên vật liệu được tính toán do phòng kỹ thuật ban hành. Quy trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất bắt đầu từ yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu của tổ sản xuất. Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu tại tổ sản xuất sẽ làm phiếu yêu cầu xuất kho nguyên phụ liệu. Ví dụ mấu phiếu yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu của tổ may 2 để sản xuất cho đơn hàng 2442/271118/9182/5083 vào ngày 06 tháng 12 năm 2008 như sau: Biểu 15: mẫu phiếu yêu cầu xuất kho nguyên phụ liệu. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU Nơi yêu cầu nguyên vật liệu: tổ may 2 Sản xuất theo đơn hàng: 3A2325 STT Tên nguyên phụ liệu Loại Số lượng( cuộn) 1 Chỉ AST 40/3 Trắng đen 11 2 Chỉ AST40/3 Chỉ màu 25 3 Chỉ GRM TEX35 38 4 Chỉ GRMTEX 25 26 Tổng 100 Người yêu cầu Phiếu yêu cầu xuất kho nguyên phụ liệu sẽ được chuyển tới cho phòng chuẩn bị sản xuất, tại đây phòng sản xuất sẽ tiến hành xem xét lại với đơn hàng này định mức các loại nguyên vật liệu như thế nào, đã dùng bao nhiêu cho đơn hàng và còn tồn lại bao nhiêu, nếu việc yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu này phụ hợp trong định mức theo kế hoạch sản xuất đặt ra, người phụ trách đơn hàng này trên phòng chuẩn bị sản xuất sẽ tiến hành ký vào phiếu yêu cầu xuất kho để thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu. Nếu số lượng nguyên vật liệu yêu cầu xuất kho mà vượt quá số lượng trong kho, hay vượt quá so với định mức cho phép phòng chuẩn bị sản xuất tiến hành điều tra lại nguyên nhân gây ra vượt định mức, nếu nguyên nhân là đúng đắn, để khắc phục thiếu nguyên vật liệu phòng chuẩn bị sản xuất sẽ báo xin giám đốc ký duyệt mua thêm nguyên vật liệu để phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành mua bổ sung. Dựa trên phiếu yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu do nơi sản xuất yêu cầu đã có chữ ký của phòng chuẩn bị sản xuất thì thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu theo đúng số lượng trên phiếu yêu cầu xuất kho, đồng thời lập phiếu xuất kho ghi thẻ kho và chuyển lại cho kế toán tiến hành hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất. 2.3.2_ Hạch toán xuất nguyên vật liệu. Quy trình hạch toán chi tiết xuất nguyên vật liệu được trình bày trong sơ đồ 1 trang 22. Quy trình hạch toán chi tiết của nghiệp vụ xuất kho cũng tương tự như quy trình hạch toán của nghiệp vụ nhập kho. Tại kho: Khi nhận được phiếu xuất đã có sự phê duyệt của người trên phòng chuẩn bị sản xuất, khi người quản lý kho giao hàng tiến hành nhập số liệu vào phiếu xuất, tiếp theo tiến hành in ra ba liên. Một liên đưa cho người nhận nguyên phụ liệu làm căn cứ ghi sổ theo dõi tại nơi sản xuất, một liên chuyển lên cho phòng kế toán tiến hành hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, liên còn lại làm căn cứ ghi thẻ kho đồng thời lưu lại kho. Cũng tương tự như nghiệp vụ nhập thì tại phòng kho cũng sử dụng mẫu phiếu xuất kho khác với mẫu phiếu xuất của phòng kế toán. Ví dụ nghiệp vụ xuất kho một số loại chỉ cho sản xuất vào ngày 20/12/2008 được trình bày trên phiếu xuất kho và sổ kho như sau: Biểu 16: mẫu phiếu xuất kho dùng tại kho. Công ty TNHH Minh Trí. Địa chỉ: Khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Hà Nội. PHIẾU XUẤT KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU Số phiếu: NNPL-12-2008 -1599 Ngày lập: 20/12/2008 Đơn vị: kho phụ liệu Hà Nội Người lập: Lương Thị Hà Tình trạng: Khách hàng: PVH Đơn hàng: 3A2325 Kho nhập: PLHN Hình thức: xuất nội bộ Ghi chú Do khách hàng cung cấp: Mã NPL Tên NPL Màu sắc ĐVT SL Đơn giá 401 G50570 35 PNG Chỉ may Grmtex 355000M white Cuộn 27 0 401 SP50555 40/2 TLO Chỉ may AST 40/2 5000M Cardinal Cuộn 38 0 Tổng cộng 65 Người lập phiếu Người nhận hàng Phụ trách kho Kế toán trưởng hoặc Giám đốc Bộ phận có nhu cầu nhập Sau khi vào phiếu xuất kho, số liệu sẽ được nhập lên sổ kho theo dõi của loại nguyên vật liệu đó Biểu 17: trích mẫu sổ kho nguyên vật liệu của công ty( loại chỉ GRMTEX 35) CÔNG TY TNHH MINH TRÍ KHO: PHỤ LIỆU HÀ NỘI SỔ KHO Ngày lập sổ: ngày 03 tháng 01 năm 2008. Tờ số: _ tên vật tư: Chỉ GRMTEX35 5000M _ đơn vị tính: Cuộn. _ mã số: 401 G50570 35 PNG STT Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu kỳ Cuộn 92,00 … … …. …. …. …. …. …. …. 48 PX1599 20/12 Xuất kho Cuộn 38,00 2.932,00 … … … … … … … … …. 53 Tồn cuối kỳ Cuộn 3.021,00 Ngày…. Tháng … năm 2008. Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Tại phòng kế toán: Khi nhận được phiếu xuất kho tiến hành hạch toán lên sổ chi tiết tài khoản 152, đồng thời sổ chi tiết của 154.cuối kỳ số liệu trên sổ chi tiết TK 152 được tổng hợp để lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Kế toán chỉ tiến hành hạch toán với nguyên vật liệu do công ty tiến hành mua. Với ví dụ trên công việc hạch toán cũng thực hiện trên các chứng từ và sổ sau: Biểu 18: mẫu phiếu xuất kho dùng trên phòng kế toán. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ Địa chỉ: khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Hà Nội. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 12 năm 2008 Số: 1599 TK Nợ: 154 TK Có: 152 _ Họ tên người nhận hàng: CHỊ THU – TỔ MAY 1 _ Lý do xuất kho: XUẤT KHO 3A2325 _ Xuất tại kho: phụ liệu Hà Nội. STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 AST 40/2 CHỈ AST 40/2 5000M C CUỘN 27,00 22.051 595.377 2 GRMTEX 35 CHỈ GRMTEX35 5000M CUỘN 38,00 38.942 1.479.796 Tổng số 2.075.173 Bằng chữ: Hai triệu, bảy mươi năm ngàn, một trăm bảy ba đồng chẵn. Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Quản lý kho Thủ trưởng ĐV Trong phiếu xuất kho trên có thể thấy lý do xuất kho là “ XUẤT KHO 3A2325” tức là nguyên vật liệu này xuất kho để sản xuất cho đơn hàng 3A2323. Biểu 19: trích sổ chi tiết nguyên vật liệu( chỉ GRMTEX 35) CÔNG TY TNHH MINH TRÍ SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Mã tài khoản: 152, Nguyên liệu, vật liệu Mã VTHH:GRM35 5000M, Tên VTHH: CHỈ GRMTEX 35 5000M, ĐVT: CUỘN Năm 2008 đơn vị tính: đồng CHỨNG TỪ Diễn giải TK đối ứng Nhập Xuất Tồn Giá LCTG Số Ngày Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Tồn đầu kỳ 92,00 3.563.712 … … … …. …. … … … … … … … PXV1 1599 20/12 Xuất kho 3A2325 154 38,00 1.479.796 2.932,00 114.177.944 38.942 … … … … … … … … … … … … Tồn cuối kỳ 3.021,00 117.642.458 Tổng cộng 3.827 148.915.674 898,00 34.836.928 Ngày ….. tháng..... năm….… Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Do doanh nghiệp áp dụng hình thức ghi sổ theo nhật ký chứng từ do đó trong quy trình hạch toán tổng hợp, khi có nghiệp vụ diễn ra kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung rồi từ nhật ký chung tiến hành hạch toán vào sổ cái. Mẫu sổ tổng hợp nhập – xuất - tồn , nhật ký chung và sổ cái TK 152 đã được trình bày trong mẫu biểu 12, 13, 14 Như vậy có thể khái quát quy trình xuất kho nguyên vật liệu qua bảng sau: Bảng 3 _ Quy trình xuất kho nguyên vật liệu Công đoạn Người thực hiện Công việc phải làm Chừng từ liên quan 1 Nơi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu Phiếu đề nghị xuất kho nguyên vật liệu Phiếu đề nghị xuất kho nguyên vật liệu 2 Phòng chuẩn bị sản xuất Xem xét và ký duyệt Phiếu đề nghị xuất kho nguyên vật liệu 3 Kho vải và nguyên phụ liệu Xem xét, xuất kho và ghi sổ Phiếu xuất kho, sổ kho. 4 Kế toán nguyên vật liệu Kiểm tra, ghi sổ và lưu trữ Phiếu xuất kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu, nhật ký chung, sổ cái… 2.4_ Hạch toán vật liệu thừa thiếu sau kiểm kê: Do đặc điểm về nguyên vật liệu của công ty nên công việc kiểm kê thường khó thực hiện. Tại công ty, hiện nay công việc kiểm kê chỉ mang tính hình thức, công ty chưa có quy trình kiểm kê cụ thể. Trên thực tế việc kiểm kê là nhân viên kho tiến hành kiểm nhận lại số vật liệu có trong kho, nếu sảy ra sự thiếu hụt hay dư thừa sẽ báo lại cho phòng kế toán và phòng chuẩn bị sản xuất. Nếu sự chênh lệch là nghiêm trọng, phòng chuẩn bị sản xuất, tiến hành điều tra và xin ý kiến của giám đốc để có biện pháp sử lý. Trên phòng kế toán, khi đã có quyết định xử lý của giám đốc kế toán sẽ yêu cầu kho lập ra phiếu nhập kho đối với trường hợp thừa nguyên vật liệu và phiếu xuất kho đối với trường hợp thiếu nguyên vật liệu, với nguyên nhân xuất kho hoặc nhập kho theo như điều tra của phòng chuẩn bị sản xuất. Từ phiếu nhập kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ cái TK152, sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết và sổ cái khác có liên quan tới nghiệp vụ thừa thiếu nguyên vật liệu. Tùy theo nguyên nhân của việc thừa thiếu nguyên vật liệu mà các sổ có liên quan là khác nhau: Đối với trường hợp thiếu nguyên vật liệu là do nguyên nhân từ phía lao động của công ty thì sổ liên quan là sổ chi tiêt và sổ cái TK334, trên sổ nhật ký chung tài khoản đối ứng với TK 152 là TK 334. Mẫu sổ chi tiết Tk 334 giống với mẫu sổ chi tiết TK 331 đã được trình bày trong biểu 11. Trường hợp, thiếu là trong định mức có thể là do bảo quản thì thiếu này được coi là chi phí trong kỳ và hạch toán vào TK154 để phân chia vào chi phí cho các đơn hàng vào cuối kỳ, trên sổ nhật ký chung TK đối ứng TK 152 là TK 154. Trường hợp thừa nguyên vật liệu là do nhà cung cấp, thì sẽ ghi số thừa này vào TK 002, rồi tùy từng trường hợp xử lý mà hạch toán vào các sổ khác có thể là mua tiếp số nguyên vật liệu này thì sẽ được hạch toán như trường hợp mua mới nguyên vật liệu, còn nếu trả lại thì số nguyên vật liệu này sẽ được chuyển lại cho nhà cung cấp. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ. 3.1_ Đánh giá. 3.1.1_Đánh giá chung. Về tổ chức, hoạt động của công ty: Công ty thực hiện kinh doanh trong lĩnh vực may mặc công nghiệp, trong những năm qua luôn có sự phát triển thể hiện bằng chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế đều tăng trong các năm chứng tỏ khả năng cạnh tranh của công ty là khá tốt vì trong khoảng hai năm gần đây ngành may mặc xuất khẩu của Việt Nam không còn phát triển như thời gian trước đó nữa. Quá trình phát triển của công ty đã đóng góp khá nhiều vào nền kinh tế chung của đất nước thể hiện qua những nguồn thuế doanh nghiệp đóng góp cho nhà nước, cũng như tạo công ăn việc làm cho công nhân viên, với nỗ lực không ngừng nâng cao đời sống tinh thần và vật chất của công nhân viên trong công ty. Bên cạnh đó, do kinh doanh chủ yếu của công ty là may theo đơn đặt hàng xuất khẩu do đó việc phát triển của công ty đã góp phần giới thiệu sản phẩm của Việt Nam ra nước ngoài. Công ty may theo đơn đặt hàng của nước ngoài do đó chất lượng sản phẩm khách hàng đòi hỏi cao, việc phát triển của công ty thể hiện chất lượng sản phẩm của công ty là tốt, điều này cũng thể hiện trong quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm khá chặt chẽ, mỗi sản phẩm hoàn thành sau mỗi giai đoạn sản xuất đều được kiểm tra chặt chẽ về chất lượng cũng như mẫu mã đảm bảo mỗi sản phẩm chuyển sang giai đoạn sau đều được đảm bảo chất lượng về hình thức cũng như kỹ thuật. Hiện nay, công nghệ áp dụng trong quy trình sản xuất của công ty là khá hiện đại, bên cạnh đó tại các phòng ban quản lý cũng áp dụng các phần mềm chuyên dụng dành cho chức năng quản lý tại phòng ban đó.Việc áp dụng thành tựu công nghệ hiện đại vào quy trình sản xuất và công việc quản lý đã góp phần nâng cao hiệu quả, thời gian và tính chính xác trong công việc của công ty và phù hợp với xu thế phát triển của khoa học công nghệ hiện nay. Có thể thấy được công ty đã có rất nhiều thành tích trong quá trình hoạt động, hiệu quả hoạt động trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng là cao, tuy nhiên cũng có những nhược điểm mà hiện nay công ty chưa khắc phục được. Bộ máy quản lý của công ty được trang bị thiết bị và phần mềm chuyên dụng hiện đại tuy nhiên hiện nay bộ máy quản lý là khá cồng kềnh, số lượng nhân viên quản lý là khá lớn, nên có thể thấy hiệu quả quản lý trên từng nhân viên là chưa cao. Các phòng ban chưa có mối quan hệ chặt chẽ trong quan hệ đối chiếu, như phòng tổ chức có trách nhiệm tính và trả lương cho công nhân và phòng kế toán tiến hành hạch toán tiền lương, tuy nhiên phòng tổ chức thực hiện tính toàn bộ từ đầu đến cuối còn kế toán chỉ tiến hành kiểm tra qua lại và hạch toán theo kết quả đã tính tại phòng tổ chức. Về hoạt động của bộ máy kế toán. Công tác kế toán hiện nay được tổ chức đã hạch toán được các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong công ty chưa có sai xót nghiêm trọng. Công tác hạch toán của kế toán đã tuân theo các quy định của quyết định 48 hiện hành. Trong công tác hạch toán, việc áp dụng phần mềm kế toán vào công việc hạch toán đã góp phần giảm công sức của kế toán cũng như tăng hiệu quả tính chính xác trong công việc. Tổ chức bộ máy kế toán thể hiện sự phân công, phân nhiệm, các công việc và phần hành có liên quan tới nhau đã do nhiều người thực hiện tách biêt do đó có sự đối chiểu kiểm tra chéo góp phần tăng tính hiệu quả, chính xác và giảm được gian lận trong công tác đó. Tuy nhiên trong tổ chức của bộ máy kế toán và công tác hạch toán còn nhiều điểm thiếu xót. Bộ máy kế toán hiện nay của công ty là khá cồng kềnh, tuy nhiên kế toán tổng hợp lại kiêm khá nhiều trách nhiệm. Công việc thu thập thông tin từ dưới các phân xưởng còn chậm do đó thông tin về hạch toán chi phí thường không đầy đủ khi kết thúc năm tài chính, nên kết thúc năm tài chính mà kế toán vẫn tiếp tục hoàn thiện công tác hạch toán chi phí giá thành. Công ty thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng, tuy nhiên phần mềm kế toán hiện nay không thể tập hợp chi phí theo đơn đặt hàng mà phải tập hợp chung cho toàn quý hoặc toàn năm rồi cuối kỳ kế toán mới tiến hành phân bổ cho từng đơn đặt hàng, do đó khiến công việc bị dồn vào cuối kỳ, có thể gay chậm chế và mất nhiều thời gian cho kế toán hơn, nên phần mềm này chưa phù hợp với công ty trong công tác hạch toán. Bộ máy kế toán có nhiều người nhưng hiện nay công việc kế toán chỉ đơn thuần là kế toán tài chính mà chưa thực hiện công tác về kế toán quản trị. Đánh giá về công tác quản lý nguyên vật liệu: Hiện nay, công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty do ba phòng kết hợp bao gồm phòng chuẩn bị sản xuất, phòng kế toán và kho. Số lượng nguyên vật liệu nhập xuất được quản lý bởi phòng chuẩn bị sản xuất và kho, còn mặt giá trị được quản lý bởi phòng kế toán. Như vậy, tại công ty hiện nay công tác quản lý đã có sự phân chia trách nhiệm nên công tác quản lý khá tốt và không gặp sai xót gì. Về bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu, nguyên vật liệu đã được chia ra bảo quản tại kho vải và kho phụ liệu, tình trạng bảo quản nguyên vật liệu hiện nay là khá tốt. Tuy đã có sự phân công nên công tác quản lý nguyên vật liệu là tốt tuy nhiên cũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định như: chưa quản lý chặt chẽ chất lượng nguyên vật liệu đầu vào thể hiện nguyên vật liệu khi về nhập kho chưa được kiểm nghiệm mặc dù nhân viên kho có kiểm tra nhưng chỉ mang tính hình thức và chủ yếu về số lượng, chỉ những hỏng hóc lớn được nhận thấy mới được báo lên phòng đơn hàng để tìm hướng giải quyết. Một điểm nữa là nhược điểm trong công tác quản lý nguyên vật liệu là chưa có thủ tục và chính sách kiểm kê nguyên vật liệu. Công tác kiểm kê chỉ mang tính hình thức chưa có hội đồng kiểm kê mà chỉ do nhân viên kho thực hiện việc kiểm lại nguyên vật liệu trong kho mà không có nhân viên khác thực hiện kiểm kê, đây là trường hợp không có sự tách trách nhiệm giữa người giữ kho và người kiểm tra kho. 3.1.2_ Đánh giá công tác hạch toán vật liệu. Hiện nay tại công ty việc hạch toán nguyên vật liệu được thực hiện khá tốt chưa có xảy ra sai xót lớn và nghiêm trọng. Công tác hạch toán nguyên vật liệu hiện nay tại phòng kế toán được thực hiện theo phần mềm và kho cũng có phần mềm quản lý kho, nên công việc được tiết kiệm khá nhiều về thời gian, cũng như phần mềm góp phần làm công việc trở lên đơn giản và chính xác hơn. Hiện nay, công việc hạch toán nguyên vật liệu do kế toán nguyên vật liệu và kế toán tổng hợp cũng như kế toán thanh toán phối hợp thực hiện, do đó tăng cường tính chính xác hơn trong công việc hạch toán. Tuy nhiên, công tác hạch toán nguyên vật liệu vẫn còn những hạn chế nhất định. Tại công ty chỉ sử dụng duy nhất một loại tài khoản 152 mà không chi tiết thành TK con để hạch toán nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, và nhiên liệu, tuy có phần mềm quản lý việc hạch toán trên không gây khó khăn trong hạch toán nguyên vật liệu nhưng do không được cụ thể cho từng loại nguyên vật liệu chính và phụ, do đó khi cần tìm giá trị nguyên vật liệu chính hay nguyên vật liệu phụ tổng hợp phải tiến hành tổng hợp từ việc theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu. Tại công ty các loại nhiên liệu như than giá trị nhỏ thường không tính đến nhập kho khi mua về kế toán hạch toán thẳng vào tài khoản 154, lượng nhiên liệu này có thể dùng hết hoặc không hết trong kỳ, giá trị tồn tuy không lớn, nhưng việc hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất dở dang và cuối kỳ hoặc khi hoàn thành đơn đặt hàng để hạch toán cho đơn đặt hàng kế toán tiến hành phân bổ cho đơn đặt hàng theo doanh số đơn đặt hàng trong kỳ gây ra sự không chính xác trong công việc tính giá thành. Các loại nguyên vật liệu do khách hàng gửi sang phục vụ cho sản xuất hàng gia công xuất khẩu, kế toán không tiến hành theo dõi trên TK 002 theo quy định, mà chỉ theo dõi về mặt số lượng, khi xuất ra sản xuất không hạch toán thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là hoàn toàn hợp lý, tuy nhiên việc theo dõi không theo tài khoản, tuy lượng nguyên vật liệu này được theo dõi theo từng khách hàng tại phòng chuẩn bị sản xuất vẫn gây khó khăn cho kế toán khi muốn tập hợp, hơn nữa nếu trên phòng kế toán cũng theo dõi lượng nguyên vật liệu này có thể tận dụng được sự đối chiếu giữa phòng chuẩn bị sản xuất và phòng kế toán góp phần hệ thống quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ. Các loại chi phí vận chuyển cho hàng mua về sản xuất và hàng gia công do bên nước ngoài chuyển về đều được hạch toán vào TK 154 chi phí chung khác mà không theo dõi theo từng đơn hàng rồi cuối kỳ mới tiến hành phân bổ, tuy viêc thực hiện theo dõi theo từng đơn hàng có thể gây phức tạp hơn trong việc theo dõi tuy nhiên nếu hạch toán chung và phân bổ như hiện nay theo doanh số đơn hàng là không hợp lý và chính xác trong việc hạch toán chi phí cho từng đơn hàng. Đối với công tác kiểm kê của công ty chỉ mang tính hình thức do đó công tác hạch toán nguyên vật liệu thừa thiếu sau kiểm kê cũng mang tính hạch toán cho phù hợp với lượng nguyên vật liệu sẵn có, không tiến hành mở TK 138 hay 338 để theo dõi giá trị nguyên vật liệu thừa thiếu khi chưa có nguyên nhân cụ thể cho nguyên vật liệu thừa thiếu. 3.2_ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu. Về tài khoản sử dụng: Tại công ty cần chi tiết TK 152 thành 3 TK chi tiết: _ TK 1521: nguyên vật liệu chính. _ TK 1522: nguyên vật liệu phụ. _ Tk 1523: các loại nhiên liệu và nguyên vật liệu khác. Việc chi tiết và theo dõi theo từng loại nguyên vật liệu sẽ làm công tác hạch toán nguyên vật liệu trở lên rõ ràng hơn, hơn nữa khi cần có thông tin về một loại nguyên vật liệu việc theo dõi riêng từng loại có thể giúp việc tìm kiếm thông tin nhanh hơn. Trên thực tế, hiện nay tại công ty kho được chia ra thành hai loại: kho vải và kho phụ liệu nên số lượng cũng đã được tập hợp theo từng loại nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ, do đó việc hạch toán nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính và phụ sẽ không quá phức tạp và mất nhiều thời gian và công sức, lại có thể đem lại sự minh bạch và rõ ràng trong công tác hạch toán. Khi tiến hành chi tiết TK152 thì sổ chi tiết của nguyên vật liệu cũng được mở riêng thêo từng tài khoản chi tiết. Từ việc tách thành các tài khoản chi tiết các chi phí về nhiên liệu như than khi mua về và xuất kho được ghi vao sổ chi tiết của TK 1523, như vậy có thể theo dõi lượng mua về và xuất dùng cũng như lượng tồn, trên cơ sở đó để xây dựng định mức sử dụng và phân chia chi phí cho từng đơn hàng cho phù hợp. Về hạch toán nguyên vật liệu do bên khách hàng chuyển sang: Đối với các nguyên vật liệu do khách hàng chuyển sang thường thì sẽ được hạch toán trên TK 002_ hàng hóa nhận gia công và giữ hộ. Tuy nhiên, tại công ty không thực hiện theo dõi lượng nguyên vật liệu này về mặt giá trị mà chỉ theo dõi loại nguyên vật liệu này về mặt số lượng, tại phòng kế toán không hạch toán loại nguyên vật liệu này mà chỉ có phòng chuẩn bị sản xuất theo dõi là chính, và chi phí vận chuyển cho loại nguyên vật liệu này được hạch toán vào TK 154_ chi phí chung chi tiết xuất nhập khẩu, và được tập hợp chung cho tất cả các đơn hàng và cuối kỳ tiến hành phân bổ theo doanh số đơn hàng là không phù hợp. Do đó, để kế toán vừa theo dõi được loại nguyê vật liệu này cũng như chi phí vận chuyển cho loại nguyên vật liệu này, theo em nên mở sổ nhật ký đặc biệt. Hiện nay, công ty áp dụng hình thức nhật ký chung nhưng không mở các sổ nhật ký đặc biệt, nên kế toán nên mở sổ nhật ký đặc biệt theo dõi về số lượng nhập xuất nguyên vật liệu do khách hàng chuyển sang và cả chi phí vận chuyển cho loại nguyên vật liệu này. Sổ nhật ký đặc biệt này được mở theo từng đơn hàng và để theo dõi nguyên vật liệu do khách hàng chuyển sang theo đơn hàng đó. Ưu điểm của việc mở sổ nhật ký đặc biệt theo dõi nguyên vật liệu do khách hàng chuyển sang cho hợp đồng gia công: Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ với phòng chuẩn bị sản xuất, đây là cách kiểm tra chéo đảm bảo quy trình quản lý được chặt chẽ, đồng thời đối chiếu số liệu nguyên vật liệu đã nhập với lượng nguyên vật liệu ký trong hợp đồng để biết nguyên vật liệu được chuyển đầy đủ không để có hướng giải quyết với khách hàng. Ngoài ra, khi lập sổ nên chi phí vận chuyển được bóc tách theo từng đơn hàng nên hạch toán vào chi phí đơn hàng phù hợp hơn là dùng tiêu thức doanh số thực hiện của đơn hàng ( vì tiêu thức doanh số thực hiện theo đơn hàng chỉ mang tính chủ quan và không chính xác để phân bổ chi phí vận chuyển nguyên vật liệu cho đơn hàng). Mẫu sổ nhật ký đặc biệt có thể được trình bày như sau: Biểu 20: mẫu sổ nhật ký đặc biệt. CÔNG TY TNHH MINH TRÍ KHU CÔNG NGHIỆP VĨNH TUY, HÀ NỘI SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT Nguyên vật liệu cho đơn hàng gia công Ngày mở sổ:………….. Khách hàng:……………………………………….. Đơn hàng:………………………………………….. Số lượng sản phẩm theo đơn hàng:………………. Ngày hoàn thành đơn hàng:………………………. Số lượng nguyên vật liệu do khách hàng chuyển sang theo hợp đồng Loại nguyên vật liệu Số lượng Định mức NVL cho đơn hàng Nguyên vật liệu nhập xuất thực tế: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diến giải Chi phí vận chuyển Số lượng nhập Số lượng xuất Số lượng tồn Số hiệu Ngày tháng Tồn đầu kỳ x Nhập trong kỳ x x x Xuất trong kỳ x Tổng x x x Ngày…. Tháng…. Năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Để hoàn thành sổ nhật ký đặc biệt trên, kế toán dựa vào hợp đồng ký kết gia công để điền vào thông tin về khách hàng, đơn hàng và bảng số lượng nguyên vật liệu thỏa thuận do bên khách hàng cung cấp. Để hoàn thiện các cột trong bảng nguyên vật liệu nhập xuất thực tế, kế toan dựa vào phiếu nhập – xuất nguyên vật liệu do kho gửi lên và các chứng từ về vận chuyển do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu chuyển sang. Như vậy, các chứng từ để hoàn thiện sổ nhật ký đã có sẵn trên phòng kế toán, nên việc điền đầy đủ thông tin vào sổ trên là không khó. Về cách tính giá nguyên vật liệu do công ty tự thu mua: Hiện nay, tại công ty giá nguyên vật liệu nhập vào của công ty không bao gồm chi phí vận chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung cấp về kho. Trong trường hợp chi phí vận chuyển này do nhà cung cấp chịu thì phù hợp, tuy nhiên chi phí này do công ty thực hiện thu mua đặc biệt là nguyên vật liệu mà mua nhạp khẩu thì công ty luôn chịu chi phí vận chuyển từ cảng về kho thì chi phí này cần được tính vào giá trị nguyên vật liệu nhập về. Việc tính chi phí này vào giúp công ty tính chính xác hơn giá trị nguyên vật liệu nhập về và theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán 02 – hàng tồn kho về giá thực tế hàng tồn kho. Như vậy công thức tính giá nguyên vật liệu công ty mua về: Đối với nguyên vật liệu mua trong nước: Trị giá nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí vận chuyển ─ Các khoản triết khấu thương mại và giảm giá hàng mua Còn đối với nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài thì giá nguyên vật liệu nhập kho còn bao gồm cả thuế nhập khẩu nếu có. Công thức tính như sau: Giá nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Thuế nhập khẩu + Chi phí vận chuyển ─ Các khoản triết khấu thương mại và giảm giá hàng mua Về hạch toán nguyên vật liệu thừa thiếu sau kiểm kê: Công tác kiểm kê của công ty cần được thực hiện một cách chặt chẽ, đồng thời công tác hạch toán nguyên vật liệu thừa thiếu sau kiểm kê cũng cần được thực hiện nghiêm chính hơn. Khi kiểm kê phát hiện ra lượng nguyên vật liệu thừa thiếu so với số lượng ghi trên sổ sách. Kế toán cần mở tài khoản:TK 138_ phải thu khác để hạch toán nguyên vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân. Quy trình hạch toán cần tiến hành như sau: Trường hợp thừa nguyên vật liệu kế toán tiến hành theo dõi nguyên vật liệu thừa trên TK 002, khi xác định rõ nguyên nhân: Trường hợp nguyên vật liệu thừa là của doanh nghiệp thì có thể do doanh nghiệp đã sơ xuất trong quá trình hạch toán, do đó cần tìm lại nghiệp vụ nhập bị bỏ xót và tiến hành quy trình hạch toán từ đầu, thủ kho tiến hành viết phiếu nhập và kế toán hạch toán. Và ghi giảm nguyên vật liệu trên TK 002 Trường hợp là của đơn vị khác thì tùy từng trường hợp xử lý, nếu trả lại thì chỉ cần ghi giảm trên TK 002, còn nếu quyết định mua tiếp thì ghi giảm trên Tk 002 và hạch toán như nghiệp vụ nhập kho với mua mới nguyên vật liệu. Trường hợp, nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê. Kho tiến hành viết phiếu xuất ghi lý do xuất là kiểm kê thiếu, và kế toán tiến hành ghi giảm trên sổ chi tiết nguyên vật liệu và ghi vào sổ chi tiết TK 138 để theo dõi lượng nguyên vật liệu thiếu này. Khi có quyết định xử lý nguyên vật liệu thiếu này thì kế toán tiến hành ghi giảm trên sổ chi tiết TK 138 và ghi vào sổ chi tiết của các TK có liên quan tùy thuộc vào quyết định xử lý vào chi phí sản xuất hoặc trừ vào lương của người lao động. Mẫu sổ chi tiết của tài sản thiếu chờ xử lý như sau: Biểu 21: mẫu sổ chi tiết tài sản thiếu chờ xử lý: CÔNG TY TNHH MINH TRÍ SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN THIẾU CHỜ XỬ LÝ Tài khoản: 138 Đối tượng: nguyên vật liệu Ngày mở sổ:…….. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diến giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ … Thiếu kiểm kê 152 x x Xử lý thiếu kiểm kê … x x …. …. …. …. …. … Số dư cuối kỳ x Ngày….tháng….. năm….. Người ghi sổ kế toán trưởng giám đốc 3.3_ Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu. Hiện nay, công ty sử dụng hệ thống định mức để làm căn cứ mua nguyên vật liệu cũng như quản lý nguyên vật liệu do đó để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, cần nâng cao hiệu quả trên các mặt hoạt động: Khâu tính định mức: Việc tính định mức trong công ty khá quan trọng, quyết đinh đến toàn bộ quá trình mua, dự trữ và kiểm soát xuất cho sử dụng, chính vì vậy mà việc tính định mức cần phù hợp và dựa trên các yêu cầu của thực tế của công ty. Định mức tính ra phải phù hợp, nếu quá cao sẽ làm cho doanh nghiệp luôn trong tình trạng chi phí vượt quá định mức và phải đối mặt với việc bị động trong khâu thu mua nguyên vật liệu có thể dẫn đến chậm trễ trong tiến độ sản xuất hoặc thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất. Do đó, cán bộ tính định mức cần dựa vào điều kiện thực tế của công ty và không ngừng nâng cao trình độ để có thể đưa ra định mức phù hợp. Khâu thu mua: Để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cần đảm bảo khâu thu mua nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất, ở khâu này cần đạt được là tìm nhà cung cấp phù hợp về chất lượng đầu vào đồng thời giá cả phù hợp và thời gian giao hàng đúng tiến độ. Hiện nay, tại công ty có hai phòng phối hợp thực hiện khâu thu mua, tuy nhiên những đối với những nguyên vật liệu mua từ nước ngoài thì chưa được tốt nên cần tách riệng nhóm nhân viên thực hiện việc thua mua nguyên vật liệu nước ngoài để quản lý tốt hơn. Nguyên vật liệu mua về cần phải được kiểm tra chất lượng đầu vào tuy nhiên thực tế hiện nay nguyên vật liệu về chỉ do người của kho tiến hành kiểm nghiệm về số lượng là chính, do đó để kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào cần tiến hành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm cần có người của kho và người của phòng kỹ thuật. Khi kiểm nghiệm xong cần lập biên bản kiểm nghiệm. Nếu trong trường hợp, có nguyên vật liệu bị hỏng hóc hoặc không theo đúng phẩm chất và quy cách, phải báo ngay lại cho phòng quản lý đơn hàng để có có hướng giải quyết với nhà cung cấp. Mẫu biên bản kiểm nghiệm có thể theo mẫu sau: Biểu 22: mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư: CÔNG TY TNHH MINH TRÍ BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày ……… tháng……….năm….. Số:……….. _ căn cứ………..số……… ngày……..tháng……..năm……….của………. _ Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông/ bà………..Chức vụ………….Đại diện………………………Trưởng ban + Ông/ bà………..Chức vụ………….Đại diện………………………Ủy viên + Ông/ bà………..Chức vụ………….Đại diện………………………Ủy viên. Đã kiểm nghiệm loại: STT Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F Ý kiến của ban kiểm nghiệm…………………………………………………………….. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Khâu sử dụng: Để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu không thể thiếu việc tiết kiệm nguyên vật liệu sử dụng, để làm được điều này phải nâng cao tay nghề của công nhân, có những hình thức thưởng đối với công nhân hoặc đội công nhân có thành tích tiết kiệm nguyên vật liệu, tuy nhiên điều này phải đi đôi với quá trình cải thiện chất lượng sản phẩm. Ngoài ra, có thể tiến hành đầu tư vào các dây chuyền sản xuất hiện đại vừa nâng cao chất lượng sản phẩm lại tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu và nhân công. Khâu quản lý nguyên vật liệu trong kho: Để quản lý chất lượng nguyên vật liệu không chỉ quản lý nguyên vật liệu đầu vào mà còn quản lý nguyên vật liệu cả về chất lượng và số lượng nguyên vật liệu được dữ trong kho. Để đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu tồn kho, cần cải thiện điều kiện kho bãi, chủ ý điều kiện bảo quản phải phù hợp với yêu cầu bảo quản của từng loại nguyên vật liệu. Điều kiện bảo quản phải thường được người của phòng kỹ thuật xem xét có phù hợp và cần sửa chữa cho phù hợp với điều kiện bảo quản nguyên vật liệu Trong khâu này, cần tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu trong kho. Việc này có thể thực hiện định kỳ hoặc thực hiện đột xuất. Hiện nay, công ty chưa có quy trình kiểm kê cụ thể, lại thực hiện chỉ mang tính hình thức, thực chất là nhân viên kho kiểm lại nguyên vật liệu trong kho. Như vậy, ở công ty cần tiến hành ban hành quy chế kiểm kê cụ thể. Việc kiểm kê cần có ban kiểm kê kiểm tra cả về chất lượng và số lượng cụ thể nguyên vật liệu trong kho và lập biên bản kiểm kê cụ thể. Việc kiểm kê này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được việc bảo quản nguyên vật liệu về số lượng từ đó có phương hướng giải quyết phù hợp, đồng thời từ việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu có thể phát hiện được điều kiện bảo quản của công ty có phù hợp hay không. Mẫu biên bản kiểm kê có thể theo mẫu sau: Biểu 23: mẫu biên bản kiểm kê vật tư CÔNG TY TNHH MINH TRÍ BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ _ Thời điểm kiểm kê:…………………….giờ…………..ngày…………..tháng……………năm. _ Ban kiểm kê gồm: + Ông/ Bà…………………………………..Chức vụ………………….Đại diện……………………...Trưởng ban. + Ông/ Bà…………………………………..Chức vụ………………….Đại diện……………………...Ủy viên. + Ông/ Bà…………………………………..Chức vụ………………….Đại diện……………………...Ủy viên. Đã kiểm kê kho có những mặt hàng sau đây: STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Cộng Ngày ………..tháng………….năm…… Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê KẾT LUẬN Nguyên vật liệu luôn là một yếu tố quan trọng cho quá trình sản xuất ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm, cũng như tiến độ sản xuất, do đó quản lý nguyên vật liệu trở thành một vấn đề quan trọng trong chính sách của công ty. Công ty TNHH Minh Trí là một công ty hoạt động trong lĩnh vực may công nghiệp nên chi phí nguyên vật liệu rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Công ty lại là một doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng nên nguyên vật liệu có đặc điểm rất đa dạng về chủng loại lại có nhiều nguồn khác nhau, nên việc kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu rất quan trọng. Hiện nay, tại công ty có sự phối hợp chặt chẽ của các phòng ban ngày từ khâu thu mua tới khâu sử dụng nên quy trình kiểm soát là khá chặt chẽ. Tại phòng kế toán cũng có hai kế toán tiến hành theo dõi hạch toán nguyên vật liệu theo nhà cung cấp nên công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty theo quy định và mang tính chính xác cao. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm soát và hạch toán vẫn không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Trong thời gian thực tập tại công ty em đã tìm hiểu về hệ thống kiểm soát và hạch toán tại nguyên vật liệu tại công ty, với kiến thức của mình đưa ra một số đánh giá về công ty trong công tác kiểm soát và hạch toán nguyên vật liệu, trên cơ sở đó đưa ra mộ số kiến nghị nhằm hoàn thiện tốt hơn hệ thống hạch toán và kiểm soát nguyên vật liệu. Do kiến thức còn hạn chế chuyên đề không tránh khỏi thiếu xót do đó em rất mong được sự giúp đỡ của cô hướng dẫn thực tập để hoàn thiện hơn chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn. MỤC LỤC