Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp in thuộc nhà xuất bản lao động – xã hội

thu của khách hàng ( Nhà xuất bản VHĐT ) § Tài khoản 131AN : phải thu của khách hàng ( Tạp chí âm nhạc và thời đại ) § Tài khoản 131TC : phải thu của khách hàng ( Tạp chí nông nghiệp ) § Tài khoản 131T30 : phải thu của khách hàng ( Tạp chí tài chính ) § Tài khoản 131VH : phải thu của khách hàng ( Tạp chí văn học nước ngoài ) § Tài khoản 131MP : phải thu của khách hàng ( Dự án Cevi ) § Tài khoản 131NC : phải thu của khách hàng ( Trung tâm nghiên cứu cộng đồng ) § Tài khoản 131NA : phải thu của khách hàng ( Trường PTTH Diễn châu ) § Tài khoản 131HH : phải thu của khách hàng ( Công ty TNHH hải hà ) § Tài khoản 131S66 : phải thu của khách hàng ( Công ty XD & QC in ấn Thắng lợi ) § Tài khoản 131VA : phải thu của khách hàng ( Công ty TNHH Việt anh ) § Tài khoản 131AT : phải thu của khách hàng ( Công ty TNHH Anh tuấn ) § Tài khoản 131AĐ : phải thu của khách hàng ( Công ty phát triển thương mại ) ¬ § Tài khoản 331 : phải trả cho người bán . Tài khoản này được mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai như sau : § Tài khoản 331BB : Phải trả cho người bán ( công ty sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu ) § Tài khoản 331ĐT : phải trả cho người bán ( công ty cổ phần Đông tác ) Tài khoản 331 VH : phải trả cho người bán ( công ty in Văn hoá phẩm) Tài khoản 331 NC : phải trả cho người bán ( công ty TNHH Ngọc Châu). Tài khoản 331 MH : phải trả cho người bán ( công ty TNHH Thương mại Mạnh Hùng). Tài khoản 331 TT : phải trả cho người bán ( công tyTNHH TM &BB Tuấn Thịnh). Tài khoản 331 TL : phải trả cho người bán ( công ty TNHH TM & DV Thăng Long). Tài khoản 331 TN : phải trả cho người bán ( công ty in Thống Nhất). Tài khoản 331 DO : phải trả cho người bán ( công ty TNHH TM SX Dương Oanh). Tài khoản 331 HP : phải trả cho người bán ( công ty cổ phần văn hoá phẩm bao bì Hà Nội). Tài khoản 331 BC : phải trả cho người bán ( công ty TNHH Bảo Châu). Tài khoản 331 AS : phải trả cho người bán ( Doanh nghiệp tư nhân An Sơn). Tài khoản 331 PP : phải trả cho người bán ( công ty cổ phần SX & TM PP). Tài khoản 331 TB : phải trả cho người bán ( công ty TNHH thiết bị in & sản xuất bao bì). Tài khoản 331 NL : phải trả cho người bán ( Cửa hàng Ninh Ly). Tài khoản 331 ĐL : phải trả cho người bán ( công ty TNHH Đức Lâm). Tài khoản 331 PT : phải trả cho người bán ( công ty TNHH thưong mại phụ tùng, thiết bị SP H). Tài khoản 331 ND : phải trả cho người bán ( công ty CN giấy và SX bao bì Ngọc Diệp). Tài khoản 331 TX : phải trả cho người bán ( công ty in TM TTX Việt Nam). Tài khoản 331 CG : phải trả cho người bán ( công ty BB & hàng xuất khẩu Cầu Gỗ). 7. Hệ thống sổ kế toán. Hiện tại, Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức khá phổ biến thích hợp với mọi loại hình đơn vị và rất thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy. Theo hình thức này thì NXB đang sử dụng hệ thống sổ đó là: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ,thẻ kế toán chi tiết. ¬ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. ¬ Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo TK kế toán được sử dụng trong xí nghiệp. Số liệu ghi trên Sổ cái dùng để kiểm tra ¬Sổ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả SXKD 8. Hệ thống báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính là những báo cáo được lập dựa vào phưong pháp kế toán tông hợp số liệu từ các sổ sách kế toán, theo các chỉ tiêu tài chính phát sinh tại những điểm hoặc thời kỳ nhất định. Các báo cáo tài chính phản ánh một cách hệ thống tình hình tài sản của đơn vị tại những thời điểm, kết quả hoạt động kinhh doanh và tình hình sử dụng vốn trong thời kỳ nhất định Tại Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội , hệ thống báo cáo tài chính được lập bao gồm: Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01- DN Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02- DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03- DN Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09- DN Hằng năm, khi kết thúc niên độ kế toán, Xí nghiệp tiến hành lập các báo cáo tài chính bắt buộc nói trên và gửi cho các cơ quan sau: - Cục tài chính doanh nghiệp. Chi cục tài chính doanh nghiệp Hà Nội. Cục thuế Hà Nội. Cục thống kê Hà Nội. Nhà xuất bản Lao động- Xã động. Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn. II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB- LAO ĐỘNG XÃ HỘI. Trong quá trình SXKD tại xí nghiệp in NVL là yếu tố rất quan trọng cấu thành lên cơ sở vật chất của sản phẩm, giá trị NVL thưòng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD. Chính vì vậy, để quản lý và hạch toán NVL tốt tại xí ngiệp in, cần đi sâu tìm hiểu những nội dung chính sau: 1/. Đặc điểm, phân loại và quản lý NVL tại xí nghiệp a). Đặc điểm NVL tại xí nghiệp. Mỗi một loại sản phẩm có những đặc thù riêng mà NVL là yếu tạo nên đặc thù rieng của sản phẩm. Do xí nghiệp hoạt động SXKD trong lĩnh vực in ấn nên NVL của xí nghiệp in có những đặc điểm riêng biệt so với nghành nghề sản xuất khác. Xí nghiệp sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng với những yêu cầu về quy cách mẫu mã riêng nên NVL của từng đơn đặt không giống nhau. Vì vậy NVL của xí nghiệp in có rất nhiều chủng loại phong phú và đa dạng. Để tạo đựoc một sản phẩm in hoàn chỉnh thì cần có rất nhiều NVL khác nhau, trong đó giấy, mực in là những NVL nền tảng cấu thành nên sản phẩm in ấn và nó là những NVL chính. Hiện nay, trên thị trường 3 loại NVL này sẵn, giá cả ít biến động, chủng loại đa dạng, phong phú . Việc thu mua lại thuận tiện nên xí nghiệp in không phải nhập khẩu tư nước ngoài mà tất cả các loại giấy in , mực in , bản in đều được mua của các nhà sản xuất trong nước và của nhà sản xuất nước ngoài thông qua việc mua lại của một số nhà phân phối trong nước b). Phân loại NVL tại xí nghiệp Do NVL của xí nghiệp rất phong phú và đa dạng nên xí nghiệp đã tiến hành phân loại NVL căn cứ vào vai trò và công dụng của mỗi loại NVL trong quá trình SXKD , đồng thời đảm bảo quản lý một cách khoa học , NVL của xí nghiệp được phân loại như sau : NVL chính Các loại giấy : giấy la NVL quan trọng nhất, hiếm tỷ trọng lớn trong giá trị sản xuất là nhân tố cơ bản cấu thành nên sản phẩm in. Hiện nay xí nghiệp sử dụng gần 60 loại giấy với chất liệu các khổ và kích cỡ khác nhau giấy bãi bằng 11 khổ và kích cỡ khác nhau , giấy ofset với 8 khổ và kích cỡ khác nhau , giấy đúp lock là 7 , giấy trường xuân là 5 …. Song xí nghiệp chủ yếu sử dụng giấy của công ty bãi bằng _ Mực in : có nhiều loại mực của nhiều nước khác nhau với nhiều màu sắc khác nhau . Trong đó mực in của nhật là được sử dụng nhiều nhất , sau đó là mực trung quốc , mực ý và mực việt nam _ Các bản in : Được làm bằng kẽm có nhiều cỡ và khổ khác nhau bao gồm : Bản nhật máy 16 trang , bản trung quốc máy 10 trang , bản trung quốc máy 4 trang , bản ý máy 16 trang NVL phụ : là đối tượng lao động không cấu tạo nên thực tế sản phẩm , nhưng NVL phụ có tác dụng hỗ trỡ nhất cần thiết và được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện để nâng cao tính năng , chất lượng của sản phẩm NVL phụ bao gồm các loại sau : Băng dính vàng 5 phân , xà phòng bột , bột khô , dung dịch ẩm , đế ghim , dung dịch hiện bản , vải phin , thường … Nhiên liệu : Là dầu dùng để cho xe chạy , axiton và cồn công nghiệp dùng để lau rửa máy móc Phụ tùng thay thế : gồm rất nhiều loại phụ tùng khác nhau , dùng cho các máy móc thiết bị như : kim máy khâu vòng bi 608 , dây côroa 1800 x 10 , cao su offset máy 16 , cao su offset máy , 4 má phanh sau , dây đai dẹt máy offset Vật liệu khác : gồm có các vật liệu điện như : bóng đèn 100 _200 , bóng đèn nêon 0,6 mét , bóng đèn nêon 1.2 mét , tắc te , chấn lưu … và các vật liệu ít sử dụng khác như : vải bọc lô, găng tay cao su , giấy can , bút dạ đầu , giẻ lau , giấy buộc nilon Phế liệu thu hồi : phần lớn là giấy in hỏng , lõi giấy , lề giấy , giấy xước ở bên ngoài các lô giấy cuộn , giấy rối , bìa giấy các loại , các bản kẽm hỏng được thu hồi về kho c) Công tác quản lý NVL tại xí nghiệp NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình SXKD giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD vì vậy , quản lý tốt khâu mua , dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm tiết kiệm chi phí , giảm giá thành sản phẩm , tăng lợi nhuận cho xí nghiệp Tình hình sử dụng NVL : xí nghiệp luôn luôn khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm NVL trên cơ cở định mức tiêu hao về NVL đã đề ra . Tuy vậy , xí nghiệp cũng mới chỉ xây dựng định mức tiêu hao cho NVL chính là giấy và bản in cho đừng đơn đặt hàng , còn các loại NVL khác được xuất dùng theo nhu cầu của các phân xưởng , bộ phận , ngoài ra trong quá trình sản xuất , xí nghiệp còn tổ chức công tác thu hồi phế liệu như giấy thừa , giấy in hỏng , bản kẽm hỏng … nhập kho 2/ Tính giá NVL tại xí nghiệp Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của NVL a) Tính giá NVL nhập kho Hiện nay xí nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và NVL nhập kho được tính theo giá thực tế đơn vị bỏ ra để thu mua nên: Giá thực tế Giá ghi trên hoá chi phí chiết khấu NVL nhập = đơn chưa có thuế + _ thương mại kho GTGT thu mua giảm giá hàng mua Trong đó chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức…. ( cũng được xác định trên cơ cở phương pháp tính thuế GTGT mà xí nghiệp lựa chọn ) Do xí nghiệp thường mua NVL của các nhà cung cấp thường xuyên và mỗi lần mua thường là mua với số lượng lớn nên việc mua hàng hầu hết được bên bán đưa lên tận kho của xí nghiệp trực tiếp đi mua thì mới có chi phí thu mua VD: ngày 2 tháng 12 năm 2005 , xí nghiệp mua giấy bãi bằng 60g/m2 khổ 65x98 với số lượng là 6750 tờ của công ty HGGTGT số 0123783 của công ty CN giấy và sản xuất bao bì Ngọc Diệp bảng số… trang…) với đơn giá chưa có thuế GTGT là 413,454 đồng, tờ, thuế GTGT 10% chi phí vận chuyển bốc dỡ do công ty Ngọc diệp chịu, với ví dụ này xí nghiệp tính giá giấy bãi bằng 60g/m2 khổ 65x98 nhập kho như sau: Giá thực tế giấy nhập kho = gia mua ( không có thuế GTGT ) = số lương x đơn giá = 6750 x413,454 = 2790.814 ( đồng ) b) Tính giá NVL xuất kho Tại xí nghiệp, giá thực tế NVL xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng giá bình quân của một đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ Giá thực tế của = Giá bình quân cuả x Lượng vật liệu NVL xuất kho một đơn vị NVL xuất kho Giá bình quân của một NVL được tính như sau: Giá bình Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ+ tổng giá trị thực tế NVL quân của = nhập trong kỳ một NVL Số lượng NVL tồn đầu kỳ+ tổng số lượng NVL nhập trong kỳ Ví Dụ: - Giấy Bãi Bằng 60 g/m2 khổ 65x98 tồn đầu kỳ tháng 12 là 53.442, đơn giá 443,338 đồng/tờ. - Tổng số lưọng giấy nhập kho trong tháng 12 là: 62.700 tờ, tổng giá thực tế giấy nhập kho trong kỳ là: 25.11.722 đồng. - Tổng số lượng giấy xuất kho trong kỳ là: 115.014 tờ, kế toán xác định giá bình quân của tờ giấy là: Giá bình quân của 443.368 x 53.442 + 25.111.722 một tờ giấy = 53.442 + 62.700 = 420,229 Giá thực tế giấy Bãi Bằng 60 g/m2 khổ 65 x 98 xuất kho. = 420,229 x 115.014 = 48.332.177(đồng). Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dữ trữ có ưu điểm là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL so với các phương pháp khác, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng NVL. Nhược điểm của phương pháp này là dồn công việc tính giá NVL xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng loại NVl 3/. Chứng từ và kế toán chi tiết NVL tại xí nghiệp 3.1. Nghiệp vụ nhập kho NVL * Chứng từ kế toán sử dụng: Các chứng từ sử dụng cho thu mua và nhập kho NVL tại xí nghiệp bao gồm: Hoá đơn GTGT ( do nhà cung cấp chuyển đến ) Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá nhập kho phiếu nhập kho * Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho NVL Tất cả NVL nhập kho tại xí nghiệp đều là mua ngoài. Hàng ngày, khi có NVL nhập kho, căn cứ vào phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT của bên bán mà người giao hàng đưa đến, phòng vật tư tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá. Biên bản này là chứng từ chứng minh nghiệp vụ giao nhận NVL giữa nhà cung cấp và xí nghiệp về số lượng, chất lượng và quy cách ( trong trường hợp nhập kho với số lượng nhỏ thì người giao hàng đưa phiếu xuất kho của bên bán cho thủ kho xác nhận số nhập kho và ký nhận ). Phiếu nhập kho cũng do phòng vật tư lập và là chứng từ phản ánh số lượng và giá NVL thực nhập kho trước khi xuất dùng hoặc xuất bán, là căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm đối với những người có liên quan và dùng để ghi nhận vào sổ kế toán.Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên đặt giấy than viết một lần, trong đó liên 1 lưu tại phòng vật tư, liên 2 giao cho người nhập NVl và liên 3 chuyển cho thủ kho dùng để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ. Sơ đồ 1.5: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho NVL. Đề nghị nhập kho Lưu phiếu nhập kho Lập biên bản kiểm nghiệm Phụ trách phòng vật tư Nhập kho Thủ kho Kế toán nvl Cán bộ phòng vật tư Người giao hàng Ký phiếu nhập kho Ghi sổ, bảo quản lưu trữ Ban kiểm nghiệm Hàng tháng, phòng kế hoạch đưa ra kế hoạch sản xuất của xí nghiệp, dựa trên kế hoạch sản xuất đó phòng vật tư lập kế hoạch mua NVL để phục vụ sản xuất. Căn cú vào kế hoạch NVL, phòng vật tư sẽ thực hiện nghiệp vụ mua hàng thông qua việc ký kết các hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp thưòng xuyên của mình. Sau khi hợp đồng đã được ký kết, đến thời điểm giao hàng ghi trong hợp đồng sẽ vận chuyển hàng đến tận kho của xí nghiệp và giao một liên hoá đơn bán hàng( biểu 1.1) cho cán bộ thu mua. Biểu 1.1: Hoá đơn GTGT bên bán chuyển đến. HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2( giao cho khách hàng) XL/2006 Ngày02 tháng 5 năm 2006 0123783 Đơn vị bán hàng: Công ty CN giấy và SX bao bì Ngọc Diệp. Địa chỉ: 101B – 12 Hào Nam- Hà nội Họ tên nguười mua hàng: Anh Tuyên. Tên đơn vị: Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4- Minh Khai- Hà nội. Số TK: Hình thức thanh toán: Ck – TM. Mã số thuế: 0100828615- - -1 Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số Lưọng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 48x84 Tờ 3400 336,363 1.143.634 2 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 42x60 Ra 240 80.909.09 19.418.181 3 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 Tờ 6750 413,454 2.790.814 4 Giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 42x60 Tờ 48740 212 10.332.880 5 Giấy Cút sê 80g/m2 khổ 65x86 Tờ 6750 700 4.725.000 6 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 49x65 Ra 58,2 103.363,636 6.015.763 Cộng 44.426.272 Cộng tiền hàng: 44.426.272 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.442.628 Tổng cổng thanh toán : 48.868.900 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi tám triệu, tám trăm sáu tám nghìn, chín trăm đồng chẵn. Người mua hàng Ngưòi bán hàng Thủ trưỏng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Khi NVL được bên bán vận chuyển về tới kho. Ban kiểm nghiểm tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách của NVL và lập Biên Bản kiểm nghiệm( biểu 1.2). Nếu NVL đạt yêu cầu về chất lượng, mẫu mã the đúng hợp đồng đã ký kết thì được phép nhập kho. Biểu 1.2: Biên bản kiểm nghiểm( vật tư, sản phẩm, hàng hoá) XÍ NGHIỆP IN NXB LAO ĐÔNG- XÃ HỘI Phòng vật tư BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM ( Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 02 tháng 5 năm 2006 Số: 58 Căn cứ vào HĐGTGT số 0123783 ngày 02 tháng 12 năm 2005 của Công ty CN giấy và SX bao bì § Ban kiểm nghiệm gồm: Ông bà: Nguyễn Hữu Bình Trưởng ban Ông bà: Đỗ bảo châu Uỷ viên Ông bà: Trần Thu Hương Uỷ viên § Đã kiểm nghiệm các loại: Stt Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính SL theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm SL đạt yêu cầu SL không đạt yêu cầu 1 Giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 42x84 B7084 Đếm Tờ 3.400 3.400 0 2 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 42x60 B60421 Đếm Tờ 120.000 120/000 0 3 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 B60652 Đếm Tờ 6.750 6.750 0 4 Giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 42x60 B70421 Đếm Tờ 48.740 48.740 0 5 Giấy Cút sê 80g/m2 khổ65x86 B08065 Đếm Tờ 6.750 6.750 0 6 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ49x65 B60491 Đếm Tờ 29.100 29.100 0 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Hàng đủ tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, chủng loại Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưỏng ban (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Trước khi tiến hành lập phiếu nhập kho, cán bộ phòng vật tư có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ hợp lý, hợp lệ bao gồm: Hoá đơn GTGT của người bán ( phải có đầy đủ tên , địa chỉ, mã số thuế của người bán ) và biên bản kiểm nghiệm.Sau đó phòng vật tư mới tiến hành lập phiếu nhập kho ( biểu 1.3 ). Thủ kho là người trực tiếp nhận hàng từ người giao hàng, thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng vào kho và ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho, sau đó ghi thẻ kho. Cuối cùng, Phiếu nhập kho được chuyển lên phòng kế toán- tài vụ để làm căn cứ ghi sổ kế toán và được bảo quản, lưu trữ tại phòng kế toán- tài vụ. Biểu 1.3: Phiếu nhập kho. XÍ NGHIỆP IN NXB LAO ĐỘNG- XÃ HỘI Phòng vật tư PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 5 năm 2006 Số: 18 Ngưòi giao hàng: Anh Dũng Đơn vị: 33 ND- Công ty CN giấy và SX BB Ngọc Diệp Địa chỉ: 101 B- 12- Hào Nam- Hà Nội Số hoá đơn: 0123783 Sêri: XL/2006B Ngày: 02 tháng 5 năm 2006 Nội dung: Nhập giấy Bãi Bằng và giấy Cút sê dùng cho sản xuất Tài khoản có: 331- Phải trả cho người bán Mã kho Tên vật tư TK Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền KHVT B7084- giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 48x84 1521 Tờ 3.400 336.36 1.143.634 KHVT B60421- giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 42x60 1521 Tờ 120.000 161,81 19.418.181 KHVT B60652- giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 1521 Tờ 6.750 413,45 2.790.814 KHVT B70421- giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 42x60 1521 Tờ 48.740 212.00 10.332.880 KHVT B0865- giấy Cút sê 80g/m2 khổ 65x86 1521 Tờ 6.750 700.00 4.725.000 KHVT B60491- giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 49x65 1521 Tờ 29.100 206.00 6.015.763 Tổng cộng tiền hàng: 44.426.272 chi phí: 0 Thuế GTGT: 4.442.628 Tổng cộng tiền thanh toán: 48.868.900 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi tám triệu, tám trăm sáu tám nghìn, chín trăm đồng chẵn. Nhập ngày 02 tháng 05 năm 2006 Người giao hàng Người lập biểu Thủ kho Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) (ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên, đóng dấu ) 3.2 Nghiệp vụ xuất kho NVL « Chứng từ kế toán sử dụng: Các chứng từ sử dụng cho xuất kho NVL bao gồm: § Lệnh sản xuất § Giấy xĩn lĩnh vật tư § Phiếu xuất kho « Quy trình lập và luân chuyển từ xuất kho NVL: Tại xí nghiệp in các nghiệp vụ xuất kho diễn ra thường xuyên để đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục không bị gián đoạn. Sơ đồ 1.6: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho NVL Phòng kế hoạch Kế toán trưởng và thủ trưỏng Phòng vật tư Kế toán nvl Thủ kho Lập lệch sản xuất Ký duyệt Lập phiếu xuất kho Xuất kho, ký duyệt Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ NVL tại xí nghiệp chủ yếu và hầu hết là xuất dùng cho sản xuất, xuất dùng cho quản lý chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ. Đối với những NVL xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, trước khi tiến hành sản xuất một đơn đặt hàng nào đó, phòng kế hoạch của xí nghiệp tiến hành tính toán từ đó tính ra mức tiêu hao giấy, bản in và các chỉ tiêu khác. Trên cơ sở những tính toán đó phòng kế hoạch lập lệnh sản xuất( biểu 1.4). Thông tin trên lệnh sản xuất sẽ là cơ sở để cho cán bộ phòng vật tư viết phiếu xuất kho. NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG- XÃ HỘI LỆNH SẢN XUẤT Số:45: Bộ phận SD Cô liên XÍ NGHIỆP IN HĐKT số: 752 Ngày 17 tháng 5 năm 2006 Tên khách hàng: Hoàng Thuý Lan : Đại diện cơ quan: Trung tâm nghiên cứu SKGD Ngày hoàn thành: Chế bản: 19/12 Máy: 19/12 Sách: Tên sản phẩm Số lượng Kích cỡ Số mầu Số trang Máy in Tờ gấp: Trẻ em gúp 6.000 20x40 4/4 4 việc ………………………… …….. ………….. ………. ……. …. Loại giấy in khổ giấy Số lượng Hao phí Tổng cộng Cút sê 320g/m2 21,5x43 6.000 200 6.200 …………… ………. ………….. ……………. ……………. NHẬN TẠI KHO: Bản:Trung Quốc(………….)M16……………M10………….M4…….08… Giấy:Loại…………Cútsê:320………..Khổ65x86……….Sốlượng……..1.033 Loại……………………………...Khổ ……………...Số lượng………………. Loại……………………………...Khổ………………Số lượng………………. Các yêu cầu khác:..................................... ………………. …………. Cán bóng hai mặt……………. ………………. ……………………………. ………….In xong chuyển bế dập……… ………………. Người lập biểu Thủ trưỏng duyệt Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên Cơ sở cho nghiệp vụ xuất kho của giấy và văn bản in là lệnh sản xuất, còn các NVL khác thì cơ sỏ của nghiệp vụ xuất kho là giấy xin lĩnh vật tư do phân xưỏng sản xuất có nhu cầu viết. (Quản đốc phân xưởng viết), trong đó liệt kê tất cả các NVL cần dùng tại phân xưởng. Sau khi được sự phê duyệt của phòng kế hoạch, phòng vật từ sẽ căn cứ vào giấy xin lĩnh vật này để viết phiếu xuất kho. Biểu 1.5 : Giấy xin lĩnh vật tư NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG- XÃ HỘI GIẤY XIN LĨNH VẬT TƯ Số: 106 XÍ NGHIỆP IN Ngày 30 tháng 5 năm 2006 Đề nghị các đồng chí duyệt cấp cho đồng chí: Việt Anh Tổ: M10 Bộ phận: in Các loại vật tư sau: TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Lý do sử dụng 1 Mực đen Trung Quốc Hộp 02 In sách Cộng: 1 khoản Người lĩnh Trưởng bộ phận Phòng kế hoạch Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi lập xong Lệnh sản xuất và Giấy xin lĩnh vật tư, phòng kế hoạch sản xuất và các bộ phận vật tư sẽ chuyển sang cho phòng vật tư. Phòng vật tư căn cứ vào số liệu trên Lệnh sản xuất và Giấy xin lĩnh vật tư này để viết Phiếu nhập kho( biểu 1.6). Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: một liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư, một liên giao cho thủ kho ghi Thẻ kho và liên này được chuyển lên phòng kế toán NVL ghi sổ. Phiếu xuất kho được bảo quản và lưu trữ tại phòng kế toán- tài vụ. Biểu 1.6: Phiếu xuất kho NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG- XÃ HỘI PHIẾU XUẤT KHO Số: 25 XÍ NGHIỆP IN Ngày 31 tháng 5 năm 2006 TK Nợ: 621 TK Có: 1521 Người nhận hàng: Anh Hiển Đơn vị: Phân xưởng in Theo lệnh số: Ngày 31 tháng 05 năm 2006 Xuất tại kho: Nội dung sử dụng: Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 79x100 Stt Tên vật tư Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy bãi bằng 60g/m2 (79x109) Tờ 16.163 507,12 8.196.580,56 2 Giấy bãi bằng 60g/m2(65x98) Tờ 9.966 420,23 4.188.012,18 3 Giấy trường xuân 70g/m2(84x120) Tờ 13.500 712,33 9.616.455,00 4 Giấy trường xuân 70g/m2(42x60) Tờ 1.148 183,60 210.772,80 5 Giấy Cút sê 230g/m2 (65x86) Tờ 3.971 1952,70 7.754.171,70 6 Giấy Cút sê 230g/m2 (79x109) Tờ 425 2790,12 1.185.801,00 7 Giấy Cút sê 100g/m2 (65x86) Tờ 4.730 838,46 3.965.915,80 8 Giấy Cút sê 150g/m2 (65x86) Tờ 2.045 1257,13 2.570.830,85 9 Giấy Cút sê 150g/m2 (79x109) Tờ 10.390 1931,42 20.067.453,80 10 Giấy Cút sê 80g/m2 (65x86) Tờ 16.148 683,27 11.033.443,96 11 Giấy Cút sê 80g/m2 (79x109) Tờ 850 846,22 719.287,00 12 Giấy trường xuân58g/m2 (84x120) Tờ 9.994 570,06 5.697.179,64 13 Giấy trường xuân60g/m2(79x109) Tờ 3.588 505,34 1.813.159,92 14 Giấy Cút sê 120g/m2 (65x86) Tờ 5.200 1006,13 5.231.876,00 15 Bìa việt trì xanh đỏ 100 (61x85) Tờ 845 536,16 453.055,20 16 Giấy bãi bằng 60g/m2 (42x60) Tờ 58.500 203,24 11.889.540,00 Cộng 157.463 94.593.535,41 Xuất ngày 31 tháng 5 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ta thấy rằng, cột đơn giá và thành tiền của Phiếu xuất kho trên đã được điền đầy đủ số liệu. Vì đây là thời điểm cuối tháng nên xí nghiệp đã tính ra được trị giá của NVL xuất, căn cứ vào Phiếu xuất kho này để thủ kho ghi thẻ kho và làm căn cứ để lập Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Riêng đối với các nghiệp vụ xuất kho NVL, kế toán NVL còn theo dõi trên các bảng báo cáo. Đối với NVL là giấy và bản in được phản ánh một cách tổng hợp tình hình xuất kho trênn bảng Tổng hợp xuất giấy + bản in, căn cứ để lập là các lệnh sản xuất do phòng kế hoạch lập, đối với các NVL còn lại được theo dõi trên báo cáo tình hình sử dụng vật tư, căn cứ để lập các Giấy xin lĩnh vật tư. Mục đích của việc lập hai báo cáo này là để phòng vật tư và phòng kế hoạch có được cái nhìn tổng quát về tình hình xuất kho NVL. Với một tài liệu ( sản phẩm) cụ thể nào đó thì sẽ cần giấy xuất và bản in với số lượng là bao nhiêu, NVL còn lại khác tương ứng là như thế nào, đã hợp lý chưa? để trênn cơ sơ đó có thể theo dõi, lập kế hoạch cho việc tính định mức tiêu hao NVL sau này một cách chính xác. 3.3. Hạch toán chi tiết NVL tại xí nghiệp. Để đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại NVL, xí nghiệp in đã áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để phản ánh sự biến động nhập- xuất- tồn của NVL cả về hiện vật và giá trị trên sổ kế toán chi tiết NVL. Cuối tháng, kế toán NVL tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ kế toán chi tiết NVL với Thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ sổ kế toán chi tiết NVL, kế toán lấy nguyên liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vâtj liệu theo từng loại NVL để đối chiếu với số liệu trên Sổ kế toán tổng hợp về NVL. Thẻ kho được thủ kho mở theo từng loại NVL trong từng kho. Sổ kế toán chi tiết NVL cũng được kế toán NVL mở tương ứng với Thẻ kho. Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn được lập cho tất cả các kho. Sơ đồ 1.7: Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại xí nghiệp. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết nvl Sổ kế toán tổng hợp về nvl Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn nvl Thẻ kho Ghi chú: : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng :đối chiếu ª Tại kho: Căn cứ vào chứng từ gốc là Phiếu xuất kho và Phiếu nhập kho, thủ kho sẽ thực hiện nhập, xuất NVL về mặt hiện vật của NVL vào Thẻ kho. Thẻ kho được lập cho từng loại NVL, và được hàng năm (bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 của năm dương lịch). Một quyể thẻ kho được dùng để theo dõi cho nhiêu loại NVL. Mỗi loại NVL được theo dõi trên một vài trang nhất định liền nhau. Số lượng trang này nhiều hay ít là tuỳ thuộc vào số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kỳ liên quan đến vật liệu đó là nhiều hay ít. Mỗi một nghiệp nhập, xuất NVL được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối mỗi ngày, thủ kho tính ra số lượng tồn và ghi vao thẻ kho. Thủ kho của xí nghiệp thường xuyên đối chiếu giữa số lượng NVL ghi trong Thẻ kho với số lượng thực tế có trong kho. Hàng ngày sau khi ghi xong Thẻ kho, thủ kho chuyển phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cho kế toán NVL. Cuối tháng, thủ kho và đối chiếu với Sổ chi tiết NVL. Biểu 1.9: Thẻ kho NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG- XÃ HỘI THẺ KHO Số tờ:1 XÍ NGHIỆP IN Năm 2006 Đơn vị tính: tờ Tên vật tư: Giấy Bãi Bằng 60g/m2 Nhãn hiệu quy cách: khổ 65x98 Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Ký nhận của kế toán Nhập Xuất Số lượng Số lượng Số lượng 01/05 Tồn đầu tháng 53.442 … … … … … … … … 02/05 18 Nhập 6.750 … … … … … … … … 31/05 25 Xuất 9.966 … … … … … … … Cộng 62.702 115.014 Tồncuối tháng 1.130 Biểu 1.10: Sổ kế toán chi tiết NVL NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG- XÃ HỘI XÍ NGHIỆP IN SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Tên vật tư: Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 Từ ngày: 01/05/2006đến ngày: 31 tháng 05 năm 2006 Số dư Nợ đầu kỳ: 23.695.542 đồng Chứng từ CTGS Khách hàng Diễn giải TK đ/ứ Số phát sinh Ngày Số Ngày Số .. .. .. .. … ….. … …… ….. 02/5 PN18 05/5 07 Mua tiền mặt-331ND Nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 331 2.790.814 ,,, … … …. …… …….. …. …. …. 31/5 PX25 31/5 Phân xưởng in Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 621 4.188.012,18 … … …. …. …. …. …. …. …. Cộng 25.111.722 48.322.177 Tồn cuối tháng 475.087 Biểu 1.11: Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN Kho khvt-Kho vật tư Từ ngày 1/12 / 2002 đến ngày 31/12 / 2005 Đvt: đồng Stt Mã vật tư Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 1 152115 Giấy Trường Xuân 70g/m2 kg 1.298 13.681.083 2 152116 Giấy Bãi Bằng 58g/m2 Ram 7.269.934 … … … … … … … … … … … 10 152407 Đâu công nghiệp lít 300 4.420.500 … … … … 16 152413 Dầu xịt RP7 lít 4 198.000 … … … … … … … … … … 33 152512 Kim máy khâu Cái 1.120 2.625.700 160 375.102 960 2.250.598 … … … ,,, … … … … … … … … 36 152521 Vòng bi 203 Vòng 10 90.000 54.000 4 36.000 … … … … … … … … … …. … … 40 152.258 Bóng đèn nê on 0,6 mét Cái 5 35.831 4 28.664 1 7.167 … … … … … .. … … … … … … 46 B60271 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 Tờ 146.640 7.573.463 13.600 702.394 133.040 6.871.069 … … … … … … .. … … … … … 56 B60652 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 65x98 Tờ 53.442 23.695.542 62.700 25.111.722 115.014 48.332.177 1.130 475.087 … … … … … … … … … … … … 67 BB7065 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 84x120 Tờ 6.360 5.591.638 6.360 5.591.638 … … … … … … … .. … … … … 72 BY16 Bản ý máy 13 Tờ 17 1.096.500 17 1.096.500 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 531.320.765 613.571.473 830.378.728 314.513.510 Ngày … tháng… năm… Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) 4. Kế toán tổng hợp tại xí nghiệp Xí nghiệp in sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2004 vào hạch toán kế toán và hình thức sổ kế toán mà xí nghiệp áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. Phương pháp hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháo kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được đánh giá là phù hợp với đặc điểm và tính chất NVL tại xí nghiệp. Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ cái TK 152,331 Bảng cân đối số phát sinh Sổ,thẻ kế toán chi tiết TK152 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 152,331 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Trong đó: ghi hàng ngày ghi cuối tháng đối chiếu Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc Phiếu nhập, Phiếu xuất, hoá đơn mua hàng kế toán tiến hành nhập vào máy tính. Các Phiếu nhập, Phiếu xuất này sẽ là căn cứ để lập chứng từ ghi sổ. Vì phương pháp tính giá NVL xuất kho tại xí nghiệp là phương pháp giá bình quân cả kỳ dữ trữ nên các chứng từ ghi sổ loại này chỉ được lập một lần mỗi tháng vao ngày cuối tháng của tháng sau khi giá NVL xuất kho đã được xác định. Số liệu từ các chứng từ ghi sổ được sử dụng để lên Sổ Cái và lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, dư cuối kỳ của các TK được sử dụng để lập Bảng cân đối số phát sinh. Bảng này được lập vào cuối mỗi tháng. Nhưng do xí nghiệp có rất nhiều đơn đặt hàng trong một kỳ, nhiều đơn đặt hàng thời gian sản xuất kéo dài chính vì vậy việc lập Bảng cân đối số phát sinh được lập để theo dõi sự biến động của tất cả các TK theo quý chứ không lập theo tháng. Số liệu ở hàng tổng cộng của bảng này được đối chiếu với số tổng cộng ở Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Các số liệu này phải đảm bảo khớp, đúng và đủ. Trình tự hạch toán kế toán với từng nghiệp vụ nhập, xuất cụ thể như sau: 4.1 Kế toán nghiệp vụ nhập kho NVL Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ: Hoá đơn GTGT của người bán gửi đến. Biên bản kiểm nghiệm NVL, Phiêu nhập kho kế toán NVL tiến hành nhập máy tính. Mỗi phiếu nhập được vào máy đều phải có đủ các chỉ tiêu sau: mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, mã kho, số lượng, đơn giá, thành tiền, TK ghi có. Trong máy tính, TK ghi có với nghiệp vụ nhập kho vật tư được mặc định là TK 33111 – Phải trả cho người bán hoạt động SXKD. Các phiếu nhập này được nhập vào máy là căn cứ để chứng từ ghi sổ, ghi NợTK 152, và sau đó chứng từ ghi sổ này được sử dụng để lập Sổ cái TK 152. Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 18 ta có chứng từ ghi sổ sau. Biểu 1.12: Chứng từ ghi sổ nghiệp vụ nhập kho CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 07 Ngày 05 tháng 05 năm 2006 Đvt: đồng Chứng từ gốc Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có PN18 02/12 - Nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 - Nhập giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 48x84 -……… 1521 1331 3311 44.426.272 4.442.628 48.868.900 Tổng cộng 48.868.900 48.868.900 Trong trưòng hợp xí nghiệp có nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu hồi, nghiệp vụ này làm giảm chi phí NVL trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung thì chứng từ ghi sổ vẫn được lập tương ứng như trường hợp mua ngoài nhập kho. Chỉ có khác các chứng từ trên là TK Có là 621 hoặc 627, bên nợ không có TK 1331. 4.2. Kế toán nghiệp xuất kho NVL. Do chưa tính được giá NVL xuất kho ngay trong tháng mà phải chờ đến cuối tháng mới tính được nên việc lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp xuất kho được thực hiện một lần vào ngày cuối cùng của tháng. Kỳ kế toán của xí nghiệp là theo quý chính vì vậy mà kế toán chưa phân bổ chi phí NVL cho từng khoản mục chi phí theo tháng mà chỉ đến cuối kỳ kế toán tập hợp tất cả các chứng từ xuất kho NVL để phân bổ chi phí. Qua đó, kế toán lập một chứng từ ghi sổ cho cả quý về nghiệp vụ xuất kho NVL. Biểu 1.13: Bảng phân bổ NVL BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU Ngày 31 tháng 5 năm 2006 STT Ghi có TK Đ/t sử dụng TK152 TK1521 Giấy TK1522 Bản kẽm TK1523 Mực in TK1523 NVL phụ TK1525 PTTT Cộng 1 Nợ TK621 452.011,052 56.739.272 24.793.528 34.267.366 567.811.219 2 Nợ TK627 2.978.976 2.978.976 3 Nợ TK642 1.480.000 1.480.000 Tổng cộng 453.491.053 56.739.272 24.793.528 34.267.366 2.978.976 572.270.19.5 Từ bảng phân bổ nvl trên, kế toán lên chứng từ ghi sổ được thể hiện trên biểu 1.14 dưới đây. Biểu 1.14: Chứng từ ghi sổ nghiệp vụ xuất kho CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày31 tháng 5 năm 2006 Số 36 Đvt: đồng Chứng từ gốc Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có PX 25 31/12 Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2(79x109) Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2(65x98) Xuất giấy Trường Xuân 70g/m2(84x120) Xuất giấy Cút sê 230g/m2(79x109) …… 621 1521 94.593.535,41 94.593.535,41 Tổng cộng 94.593.535,41 94.593.535,41 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 5 năm 2006 Số: 40 Đvt: đồng Chứng từ gốc Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có 31/12 Chi phí NVL trực tiếp 621 152 567.811.219 572.270.195 - Giấy 1521 453.491.053 - Bản in 1522 56.739.272 - Mực in 1523 24.793.528 - nvl phụ 1524 34.267..366 - Phụ tùng thay thế 1525 2.978.976 Chi phí sản xuất chung 627 2.978.976 Chi phí quản lý DN 642 1.480.000 Tổng cộng 572.270.195 572.270.195 4.3. Kế toán kết quả kiểm kê N VL Việc kiểm kê NVL tại xí nghiệp thường được tiến hành định kỳ cứ một năm hai lần vào cuối quý hai và cuối quý bốn để xác định lượng tồn kho của từng loại NVL, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và xác định số thừa, thiếu. Kết quả kiểm kê được lập thành biên bản được Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ kho và trưởng ban kiểm kê ký. Tuỳ theo kết quả kiểm kê là đủ, thừa hay thiếu và số lượng NVL bị hư hỏng, xuống cấp, giảm chất lượng mà kế toán NVL định khoản khác nhau. Nếu phát hiện thì kế toán phải lập chứng từ ghi sổ nghiệp vụ giảm NVL, với chứng từ ghi sổ này cách lập tương tự như các nghiệp vụ xuất kho NVL, và chứng từ gốc được sử dụng để lập biên bản kiểm kê. Ngược lại, phát hiện thừa thì kế toán lập chứng từ ghi sổ tương tự các nghiệp vụ nhập kho. Trong trường hợp NVL kiểm kê đủ và chất lượng không bị ảnh hưởng gì thì kế toán không định khoản Biểu 1.15: Biên bản kiểm kê NVl XÍ NGHIỆP IN NXB LAO ĐỘNG- XÃ HỘI Phòng vật tư BIÊN BẢN KIỂM KÊ ( Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 31 tháng 5 năm 2006 - Thời điểm kiểm kê: 9 giờ 31 tháng 5 năm 2006 - Biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông, bà: Nguyễn Hữu Bình Trưởng ban Ông, bà: Đỗ Bảo Châu Uỷ viên Ông, bà: Trần Thu Hương Uỷ viên - Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: Stt Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đvt Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Giấy Bãi Bằng60g/m2 65x98 B60652 Tờ 420,431 1.130 475.087 1.130 475.087 0 0 0 0 Còn tốt …. … … … …. … … … … … … … … … … Ngày 31 tháng 5 năm2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Trưỏng ban kiểm kê ( Ý kiến giải quyết số chênh lệch) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Các chứng từ ghi sổ được lập sẽ là căn cứ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Và số này được dùng để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Biểu sau đây trich sổ đăng ký chứng từ ghi sổ của xí nghiệp In tháng 5 năm 2006 Biểu 1.16 sổ đăng ký chứng từ ghi sổ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01 tháng 5 đến ngày 5 tháng 5 năm 2006 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày Số hiệu Ngày …… 36 31/12 94/593.535,41 07 05/05 48.868.900 ….. …. …… … … … 40 31/12 572.270.195 Tổng cộng Tổng cộng Cuối kỳ kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập để lên Sổ Cái TK 1521, 1522, 1523, 1524, 1525 và Sổ Cái TK mẹ 152. Các sổ cái trên được kế toán tổng hợp sử dụng để đối chiếu với sổ chi tiết vật tư của từng loại NVL ( với Sổ cái TK 1521 lại có rất nhiều Sổ chi tiết của nó ). Biểu 1.17: Sổ cái TK 152 SỔ CÁI Tháng 5 năm 2006 TK152 Đơn vị: đồng Ngày ghi sổ CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Dư đầu kỳ 531.320.765 … … … …. ..… … … 05/05 07 05/05 NhậpgiấyBãiBằng70g/m2 khổ 48x84 Nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 42x60 3311 1.143.634 19.418.181 Nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ65x98 2.790.814 NhậpgiấyBãi Bằng70g/m2 khổ42x60 10.332.880 Nhập giấy cút sê 80g/m2 khổ 65x86 4.725.000 Nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 49x65 6.015.763 … … … … … … … 31/12 36 31/12 Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ(79x109) 621 8.196.580.56 Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ(65x98) 4.188.012,18 Xuất giấy Trường Xuân 70g/m2 khổ(84x120) 9.616.455,00 Xuất giấy Trường Xuân 70g/m2 khổ (42x60) 210.772.80 Xuất giấy cút sê 230g/m2 khổ(65x86) 7.754.171,70 Xuất giấy cút sê 230g/m2 khổ(79x109) 1.185.801,00 …. … … … … … … … … Cộng phát sinh trong kỳ 613.571.473 830.378.728 Số dư cuối kỳ 314.513.510 CHƯƠNG III NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ - CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU – CÔNG CỤ – DỤNG CỤ I. ĐÁNH GIÁ NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG- XÃ HỘI Trong những năm qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc NXB lao động – xã hội và ban giám đốc xí nghiệp in thuộc NXB lao động – xã hội cùng với sự nỗ lực tận tình của tập thể cán bộ công nhân viên, xí nghiệp không ngừng mở rộng, qui mô sản xuất thị trường tiêu thụ, chú trọng đổi mới công nghệ đầu tư trang thiết bị hiện đại vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường nghành in. Sau một thời gian thực tập chuyên đề tại xí nghiệp in NXB lao động – xã hội em xin đưa ra một số đánh giá sau + Những ưu điểm: Khâu thu mua mua NVL của xí nghiệp in có nhiều thuận lợi vì xí nghiệp là một đơn vị kinh doanh trong linh vực in ấn có uy tín lâu năm nên được nhiều nhà cung cấp tín nhiệm. thông thường, xí nghiệp chỉ cần gọi điện mua hàng là có thể nhận hàng được ngay, và việc thanh toán đối vớí những nhà cung cấp này không bị rằng buộc nhiều về thời gian. Chính vì vậy với khối lượng NVL đa dạng về chủng loại mẫu mã nhưng xí nghiệp vẫn cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất Xí nghiệp đã xây dựng được một hệ thống kho tàng với trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản NVL tốt bố trí sắp xếp NVL trong kho một cách khoa học hợp lý Thủ kho và kế toán NVL là giấy và bản in, xí nghiệp là những người có kinh nghiệm lâu năm, có trình độ quản lý, hạch toán chính xác, kịp thời những biến động về NVL nên được ban lãnh đạo xí nghiệp rất tín nhiệm Với những NVL là giấy và bản in, xí nghiệp đã theo dõi đựoc theo từng đơn đặt hàng thông qua lệnh sản xuất còn các NVL khác, khi có nhu cầu sử dụng bộ phận sử dụng làm giấy xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch bằng cách đó tuy chưa xây dựng định mức tiêu hao cho NVL cho sản xuất mà vẫn tránh được tình trạng hao hụt, mất mát Về hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán áp dụng tại xí nghiệp đảm bảo đầy đủ, hợp lý, ngoài ra xí nghiệp còn mở thêm một TK cấp 2 để theo dõi sự biến động của NVL, các chứng từ nhìn chung đảm bảo được luân chuyển một cách khoa học Hình thức sổ sách kế toán mà xí nghiệp đang áp dụng là hình thức chức ghi sổ, hình thức sổ này phù hợp với đặc điểm quy mô của xí nghiệp. Đây là hình thức có nhiều đặc điểm: ghi chép đơn giản kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ Nhật ký, và sổ cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rơi cho phép thực hiện chuyên môn hoá được phân công lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động Về việc hạch toán tổng hợp NVL, xí nghiệp thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Với phương pháp này NVL của xí nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ và xí nghiệp cũng nắm bắt được tình hình nhập- xuất- tồn NVL một cách thường xuyên kịp thời Xí nghiệp đã đưa phần mềm kế toán vào sử dụng là rất phù hợp với xu thế chung của thời đại, góp phần giảm nhẹ khối lượng ghi chép cho kế toán Nhìn chung công tác quản lý và hạch toán kế toán NVL của xí nghiệp in là khá tiện lợi và phù hợp với yêu cầu tổ chức quản lý, hạch toán tại đơn vị, đảm bảo cung cấp các thông tin tài chính đầy đủ, chính xác, kịp thời để phục vụ tốt cho quá trình ra quyết định của ban giám đốc xí nghiệp + Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm trên, công tác tổ chức quản lý và hạch toán, kế toán NVL xí nghiệp in còn tồn tại một số nhược điểm Xí nghiệp in mới chỉ lập hệ thống báo kế toán tài chính bắt buộc để gửi cho cơ quan chức năng và phân tích tình tài chính một cách tổng quát, mà chưa lập và sử dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Chính vì vậy, báo cáo quản trị chính là phương tiện để ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả các hoạt động SXKD của xí nghiệp đồng thời nó cung cấp thông tin tài chính kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định Thời gian cập nhập chứng từ tại xí nghiệp là chưa hợp lý, thời gian xuất kho của NVL diễn ra trước khi kế toán tiến hành nhập phiếu xuất kho vào trong máy. Hàng đã được cập nhập vào máy gây nên tình trạng xuất một lượng vật tư mang giá trị âm. + Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL áp dụng tại xí nghiệp là phương pháp thẻ song song có nhiều ưu điểm tuy nhiên nó cũng có những nhược điểm là giữa kế toán NVL và thủ kho ghi chép trùng lặp về chỉ tiêu số lưọng nvl và công việc thường bị dồn vào cuối tháng và nó chỉ thích hợp với những DN có ít loại NVL. + Quy mô sản xuất của xí nghiệp hiện nay ngày càng được mở rộng, nhưng xí nghiệp chưa có kế hoạch một cách khoa học để xây dựng mức dự trự NVL phục vụ cho quá trình sản xuất nếu thực hiện đơn đặt hàng lớn mà không thu mua được NVL kịp thời thì có thể dẫn đến tình trạng ngừng trệ trong sản xuất. +Để duy trì cho hoạt động sản xuất được liên tục, xí nghiệp luôn dự trữ một lượng NVL cần thiết trong kho. Những NVL này bao gồm: giấy, mực in, bản in, axít, cồn…đó là những NVL dễ hư hỏng, mục nát, giảm chất lượng,nhưng xí nghiệp chưa lập dự phòng giảm giá để chủ động bù đắp tổn thát chưa lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho gây ra. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGIỆP THUỘC NXB LAO ĐỘNG, XÃ HỘI. Sau một thời gian thực tập được tiếp cận và tìm hiểu thực tế công tác kế toán nvl tại xí nghiệp in em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nưa kế toán NVL tại xí nghiệp in. Định mức tiêu hao cho các nvl khác ngoài giấy và bản in điều hành xây dựng hệ thống định mức cho NVL. Xí nghiệp cần tiến hành phân loại đơn dặt hàng theo từng loại ấn phẩm và phân loại theo từng cấp khác. nhau căn xứ vào số lưọng ấn phẩm khách hàng đã đặt hàng. Định mức bao nhiêu mực trên trang giấy in và trang in là căn cứ theo từng khổ giấy in. Từ đó căn cứ vào đơn đặt hàng, đơn đặt hàng với số lượng bao nhiêu ấn phẩm có bao nhiêu tờ để từ đó ta nhân lên lượng mực cần có cho đơn đặt hàng đó. Giá NVL xuất kho tại xí nghiệp hiện nay đang tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Nhưng để hạch toán NVL một cách chính xác và cung cấp thông tin một cách kịp thời thf với các nghiệp vụ xuất kho NVL áp dụng phương pháp này se tận dụng được ưu điểm là giá NVL xuất kho đươc tính cập nhật với những thay đổi mới nhất của giá NVL nhập kho. Đây là ưu điểm lớn của phương pháp này so với các phương pháp tính giá NVL xuất kho khác. Ngoài ưu điểm nêu trên, phương pháp này còn cung cấp cho các nhà quản lý biết được giá trị NVL tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng Theo phưong pháp này cứ sau mỗi lần nhập kho nvl giá bình quân của nvl sẽ được tính ngay theo CT sau: Giá NVL Giá thực tế NVL tồn trước khi nhập + Giá thực tế NVL nhập bình quân = sau mỗi lần nhập Số lượng NVL tồn trước khi nhập + Số lượng NVL nhập kho Giá thực tế Giá bình quân Lượng NVL = x NVL xuất kho của một đơn vị NVL xuất kho Ngoài ra do đặc điểm của nghành in nen NVL của xí nghiệp chủ yếu là giấy và mực in, đây là những NVL phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện môi trường nên rất dễ hư hỏng, mục nát, mất mát. Chính vì vậy xí nghiệp cũng nên tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL để chủ động trong việc bù đắp các tổn thất do giảm giá gây ra. Khoản dự phòng được xác định dựa trên số chên lệch giữa giá trị ghi trên số kế toán của xí nghiệp và giá trị trực tế trên thị trưòng của lượng NVL tồn trong kho Mức dự phòng Số lượng NVL Giá đơn vị Giá đơn vị NVL giảm giá NVL = bị giảm giá x NVL trên sổ - tồn kho trên cuối niên độ cuối niên độ kế toán thị trường -Phương pháp hạch toán chi tiết NVL tại xí nghiệp in là phương pháp thẻ song song, mặc dù nó có nhiều ưu điểm song với số lượng NVL nhiều, và nghiệp vụ nhập xuất trong kỳ lớn như xí nghiệp in bây giờ thì phương pháp này tỏ ra là không hợp lí nữa. Theo em xí nghiệp nên chuyển sang sử dụng phuong pháp sổ số dư giữa thủ kho và kế toán NVL, phù hợp với DN sủ dụng nhiều loại NVL với số lượng NVL nhập- xuất trong kỳ nhiều. Hơn nữa khối lượng công việc sẽ được dàn đều trong tháng, áp lực công việc đối với kế toán giảm. Chính vì những lí do trên nên theo em , xí nghiệp In nên chuyển sang áp dụng phương pháp sổ số dư vào hạch toán chi tiết NVL Theo phương pháp này , thủ kho ngoài việc ghi thẻ kho như các phương pháp khác thì cuối kỳ còn phải ghi lượng nvl tồn kho từ thẻ kho vào sổ số dư được kế toán chuyển đến. Thủ kho tiến hành ghi vào sổ số dư lần lượt cho từng loại nvl về chỉ tiêu số lượng. Mỗi tháng được ghi vào một cột. Sổ số dư này được kế toán mở cho từng kho vào ngày đầu năm và sử dụng cho cả năm. Kế toán dựa vào số lượng nhập- xuất của từng loại NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập – xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 5 hoặc 10 ngày một lần và giá hạch toán có tính trị giá thành tiền NVL nhập – xuất theo từng loại NVL Cuối kỳ, kế toán nvl tiến hành tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng loại NVL trên sổ số dư với tồn kho trên Bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn. Từ bảng luỹ kế nhập - xuất – tồn kế toán lập bảng tổng hợp về NVL, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh cho phù hợp. Biểu 2.1 : Phiếu giao nhận chứng từ PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Từ ngày…… đến ngày……. tháng ….. năm Nhóm NVL Số lượng chứng từ Số hiệu Số tiền Ngưòi nhận Ngày… tháng… năm Người giao Biểu 2.2: Sổ số dư SỔ SỐ DƯ Năm……. Kho……. Mã NVL Tên NVL Đơn vị tính Đơn giá Định mức dự trữ Số dư đầu năm Tồn kho cuối tháng 1 ………. HT TT HT TT Biểu 2.3: Bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho NVL BẢNG LUỸ KẾ NHẬP – XUẤT – TỒN KHO NVL Tháng…. năm……… Kho………. Mã NVL Tên NVL Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ… đến… Từ… đến… Cộng nhập Từ… đến… Từ… đến… Cộng nhập Sơ đồ 2.1: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng luỹ kế nhập – xuất –tồn kho nvl Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Sổ kế toán tổng hợp về nvl Ghi chú: Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu KẾT LUẬN Kế toán NVL là một công cụ giữ vai trò và vị trí quan trọng trong công tác quản lý của mỗi DN, Trong quá trình SXKD, NVL đóng vai trò then chốt là đối tượng lao động, là yếu tó cấu thành lên cơ sở vật chất của sản phẩm. Và đối với những dn khác nhau thì nguyên tắc hạch toán nvl cũng đã và đang đòi hỏi được hoàn thiện để thích nghi với từng đơn vị, từng loại hình sản xuất Tại xí nghiệp In NXB Lao động – xã hội, công tác hạch toán NVL ngày càng được hoàn thiện với sự đóng góp của đội ngũ quản lý, đoọi ngũ kế toán viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhiêt tình và giàu kinh nghiệm. Cùng với sự phát triển của khoa học, kỹ thuật, công nghệ thông tin ngày càng một hiện đại, vi tính hoá đã được đưa vào áp dụng trong xí nghiệp thì việc theo dõi nvl từ khâu thu mua, bảo quản, lưu trữ đến khi đưa vào sản xuất ngày càng được theo dõi một cách thường xuyên, số liệu cập nhật được hàng ngày đảm bảo phản ánh nhanh chóng, đầu đủ và chính xác tình hình biến động của NVL. Quá trình thực tập tại xí nghiệp In, đã giúp em thấy được cần phải vận dụng lý thuyết như thế nào vào thực tế để công tác hạch toán nvl đạt hiệu quả cao. Và qua đây em đã mạnh dạn xin nêu ra một số ý kiến cho công tác hạch toán NVL với hy vọng có thể góp phần nhỏ bé của mình để xí nghiệp phát triển hơn nữa Do mới chi là một học sinh thực tập, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế sự nhìn nhận và đánh giá của em vẫn hết sức trực quan nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót cần được hoàn thiện hơn. Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo Trần Long và các cô, chú trong phòng kế toán tài vụ của xí nghiệp In. Em xin chân thành cảm ơn . XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP MỤC LỤC