Chuyên đề Kế toán nhập xuất và bảo quản nguyên vật liệu ở công ty tuyển than Cửa Ông

luôn được coi trọng đáp ứng yêu cầu quản lý và yêu cầu lãnh đạo. - Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng hệ thống tài khoán kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp ( ban hành theo các quyết định số 114TC/CĐKT ngày 10 / 11/1995) của bộ trưởng bộ tài chính đã sửa đổi và bổ sung. B. thực trạng tổ chức công tác kế toán nhập xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại Công Ty Tuyển Than Cửa Ông I . Đặc điểm sử dụng nguyên vật liệu ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông Là một Công ty sản xuất trên quy mô lớn, Công Ty Tuyển Than Cửa Ông là khâu cuối cùng trong dây chuyền khai thác- sản xuất kinh doanh than của vùng than Cẩm Phả nói riêng và của Tổng Công ty than Việt Nam nói chung. Sản phẩm chính của Công ty là than thương phẩm, do đó nguyên vật liệu chính là than nguyên khai mua từ các mỏ trong tổng Công ty, trên cơ sở thực hiện công nghệ khép kín của dây chuyền sản xuất than là sàng tuyển và tiêu thụ. Vật liệu nhập kho chủ yếu là tự khai thác trên thị trường với giá thoả thuận. Cho nên vấn đề đặt ra ở đây là phải làm sao tiết kiệm được chi phí vật liệu, không bị thất thoát khi sử dụng vật liệu vào sản xuất mà vẫn không ảnh hưởng đến sản xuất, đảm bảo kĩ thuật. Mặt khác một số vật liệu của Công ty phải mua ở xa về với đủ số lượng cho tiến độ sản xuất dẫn đến giá cả đầu vào tăng vọt do cước vận chuyển xa, hoặc một số mặt hàng phải nhập từ nước ngoài cho nên giá mua phụ thuộc vào từng đợt nhập khẩu cho nên chi phí vật liệu ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản xuất. Do đó việc tổ chức quản lý vô cùng khó khăn đòi hỏi các cán bộ kế toán vật liệu phải có trình độ và trách nhiệm trong công việc. Từ những đặc điểm sử dụng vật liệu trên ta thấy được khó khăn mà Công ty cần giải quyết từ việc dự trữ, bảo quản nhập xuất và kế toán chi tiết vật liệu. Muốn quản lý tốt vật liệu vơí một số lượng lớn, nhiều chủng loại như vậy đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở các khâu, có như vậy mới đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và đúng chất lượng vật liệu cho nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, trong đó công tác kế toán vật liệu là biện pháp vô cùng quan trọng và không thể thiếu được. II . Phân loại và đánh giá vật liệu 1. Phân loại vật liệu Để giúp công tác kế toán chính xác khối lượng lớn, nhiều chủng loại , kế toán vật liệu Công ty đã tién hành phân loại vật liệu. Việc phân loại vật liệu dựa theo những tiêu thức nhất định để xắp xếp những vật liệu có cùng một tiêu thức vào mỗi loại mỗi nhóm. Thực tế Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu dựa trên cơ sở công dụng của từng thứ loại vật liệu đối với quá trình sản xuất của Công ty. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ, loại vật liệu. Do đó có thể cung cấp những thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ vật liệu, do đặc thù của Công Ty Tuyển Than Cửa Ông sản phẩm chính là than. Than mua từ các mỏ được sàng tuyển phân loại và đem tiêu thụ theo một dây chuyền công nghệ nhất định than là sản phẩm chính được bán ra ngoài cho mọi khách hàng trong nước và ngoài nước với nguồn lợi nhuận lớn. Riêng than ở tuyển than là sản phẩm chính nhưng không hạch toán đưa vào TK 152 mà đưa thẳng vào TK 154 để tiện theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu , Công ty đã dùng TK 152 để teo dõi phần nguyên vật liệu - Vật liệu phụ (1521) gồm kim loại, đồ nghề, vật liệu xây dựng,….. - Nhiên liệu (1522) gồm có xăng, dầu ga doan - Phụ tùng (1523) gồm phụ tùng điện cầu trục, phụ TY, sàng rửa…… - phế liệu (1528) * ý nghĩa: giúp biết được vai trò công dụng của vật liệu trong sản xuất, giúp mở TK phân tích hoạt động hạch toán chi tiết vật liệu từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. 2. Đánh giá vật liệu nhập kho Là sự xác định giá trị của nguyên liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo các yêu cầu chân thực, thống nhất. Công Ty Tuyển Than Cửa Ông kế toán sử dụng 2 loại giá đó là giá hạch toán và giá thực tế. - Giá hạch toán vật liệu: là giá được phòng kế hoạch- vật tư xây dựng thông qua xét duyệt của ban giám đốc. Việc xây dựng giá hạch toán cho từng thứ vật liệu dựa vào giá thực tế bình quân của loại vật liệu đó trong kỳ kế toán trước đó Giá hạch toán vật liệu là laọi giá được kế toán vật liệu sử dụng để hạch toán chi tiết hàng ngày nhằm theo dõi một cách kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. - Giá thực tế vật liệu: ở Công ty vật liệu được nhập từ nhỡng nguồn khác nhau cho nên giá thực tế của vật liệu cũng khác nhau: +Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế giá mua ghi trên hoá chi phí thu mua Các khoản CK = + - giảm từ hàng của vật liệu đơn (không có thuế VAT) vận chuyển bốc dỡ được hưởng + Đối với vật liệu thuê gia công chế biến: Giá thực tế Giá thực tế vật liệu xuất chi phí chi phí Của vật liệu = giao gia công chế biến + vận chuyển + gia công + Đối với vật liệu được tặng thưởng = giá trị được tặng thưởng + Vật liệu là phế liệu: Tính giá ước tính thực tế sử dụng hay giá trị thu hồi tối thiểu Tính theo giá thi trường 3. Đánh giá vật liệu xuất kho Cuối tháng sau khi dã phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ nhập kho vật liệu, kế toán tổng hợp giá trị của vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ theo giá hạch toán. Trên cơ sở đó tính hệ số giá vật liệu, kế toán tính ra giá thành thực tế vật liệu xuất kho. Hệ số Giá TT vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá TT Vliệu nhập trong kỳ = giá vật liệu giá HT Vliệu tồn kho đầu kỳ + giá HT Vliệu nhập trong kỳ Giá thực tế Giá hạch toán vật Hệ số Vật liệu xuất kho = liệu xuất dùng trong kỳ x giá vật liệu Với việc sử dụng phương pháp này, Công ty đã theo dõi chặt chẽ tình hình biến động nhập- xuất- tồn kho vật liệu một các thường xuyên, kịp thời, đảm bảo giảm bớt khối lượng tính toán khi xác định giá trị thực tế vật liệu xuất kho. III . Công tác thu mua vật liệu. ở Công ty việc thu mua vật liệu do phòng vật tư thực hiện. Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Giám đốc Công ty giao cho các đơn vị , các đơn vị lập kế hoạch nhu cầu vật tư kỹ thuật trình Giám đốc Công ty phòng ban chức năng liên quan (phòng cơ điện, phòng vận tải…)duyệt và gửi về phòng vật tư. Phòng vật tư tổng hợp và lập kế hoạch thu mua hợp lý. Theo kế hoạch vạt tư, phòng vật tư tìm nguồn hàng ký hợp đồng thu mua và cung ứng theo tiến độ kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm. Lập kế hoạch nhu cầu về vốn để phòng kế toán tài chính chủ động cấp vốn kịp thời phục vụ cho công tác thu mua và cung ứng vật tư một cách đầy đủ, không gây ách tắc tới sản xuất. IV. Tổ chức tiếp nhận và sản xuất vật liệu tại kho của Công ty 1. Thủ tục nhập kho. 1.1 Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho. Khi vật liệu về kho được ban thanh tra gồm có cán bộ phòng ban liên quan căn cứ vào hoá đơn (GTGT) của khách hàng cùng kiểm tra xem xét xác định số lượng, chất lượng các loại hàng hoá và lập biên bản kiẻm tra chất lượng hàng hoá và sau đó cán bộ cung ứng phòng vật tư căn cứ vào hoá đơn (GTGT) của người bánvà số lượng thực nhập để lập biên bản nhập hàng (kiêm lệnh nhập kho) Tổng công ty than việt nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Công Ty Tuyển Than Cửa Ông Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số : 545/ HĐ- KH Cửa Ông, ngày 05 tháng 6 năm 2005 Hợp đồng mua bán - Căn cứ vào pháp lệnh HĐkế toán ngày 25/ 9 /1989 của Hội đồng Nhà nước ban hành chế độ hợp đồng kinh tế và nghị định số 17/ HĐBT ngày 16/ 01/ 1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế. - Căn cứ vào nhu cầu của hai bên ( bên bán và bên mua ). Bên mua : Công Ty Tuyển Than Cửa Ông Địa chỉ : Cửa Ông- Cẩm Phả - Quảng Ninh. Tài khoản số : 710A- 00009 Ngân hàng Công Thương, Cẩm Phả- Quảng Ninh Mã số thuế : 5700101940-1 Điện thoại : 033 865 054 ; Fax : 033.865.656 Do Ông : Hoàng Lâm Chính – Giám Đốc làm đại diện. Bên bán : Công ty cổ phần thép và vật tư hải phòng Địa chỉ : Km 92 Đường 5 mới Hải Phòng. Tài khoản số : 318D – 35804 Ngân hàng Công Thương Hải Phòng. Mã số thuế : 0200421693 Điện thoại : 031. 690.063 ; Fax: Do Ông : Bùi Bá Hoan – Giám Đốc Công ty Hai bên thống nhất thoả thuận ký kết hợp đồng kinh tế với các điiêù khoản sau: Điều1: hàng hoá và giá cả - Công ty cổ Phần thép và vật tư Hải Phòng bán cho Công Ty Tuyển Than Cửa Ông gồm các mặt hàng sau: STT Danh mục hàng hoá ĐVT Slượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 1 Thép tròn f16 Kg 512 7 375 3 776 000 Tổng cộng chưa có VAT 3 776 000 - Tổng trị giá (bằng chữ) : Ba triệu bảy trăm bảy mươi sáu ngàn đồng chẵn ; chưa thuế VAT. Giá giao tại Công Ty Tuyển Than Cửa Ông. - Tiến độ giao hàng trong tháng 6/ 2005 theo yêu cầu của phòng vật tư Công Ty Tuyển Than Cửa Ông. điều 2 : Trách nhiệm của hai bên I- Trách nhiệm của bên bán - Chịu trách nhiệm pháp lý hàng bán. Hàng mới 100% chế tạo theo yêu cầu kỹ thuật bên mua. - Giao hàng trên phương tiện bên bán tại kho bên mua. Nếu không giao đủ hàng, bên bán bị phạt bằng giá trị hàng giao thiếu. - Bán hàng có bảo hành. ii- trách nhiệm bên mua. - Kiểm nhận hàng tại kho vật tư bên mua. - Hàng không đúng yêu cầu kỹ thuật không nhập. - Bốc dỡ hàng trên phương tiện bên bán tại kho bên mua. Điều 3: Giá cả thanh toán - Giá cả như điều I Căn cứ vào biên bản duyệt giá số 405/ DG – KT Ngày 01/ 6/ 2005 của Công Ty Tuyển Than Cửa Ông. - Thanh toán: Căn cứ vào biên bản nghiệm thu + Biên bản nhập hàng của bên mua+ hoá đơn có VAT + biên bản thanh lý hợp đồng. Bên mua thanh toán 95% giá trị hợp đồng cho bên bán khi giao hàng, Còn 5% giá trị còn lại thanh toán khi hết thời gian bảo hành. Điều 4 : Cam kết - Hai bên cam kết thực hiện đúng những điều khoản đã ghi trong hợp đồng này, nếu gặp khó khăn vướng mắc, hai bên cùng nhau bàn bạc giải quyết và thống nhất bằng văn bản và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Các điều kiện và điều khoản kháckhông ghi trong hợp đồng này được các bên thực hiện theo quy định hiện hành của các văn bản pháp luật về hợp đồng kinh tế. - Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký kết đến hết ngày 30/ 6/ 2005 - Hợp đồng làm thành 06 bản mỗi bên giữ 03 bản có giá trị như nhau. đại diện c.ty tt c/ô đại diện c.ty cp thép và v.tư giám đốc giám đốc (ký) (ký) Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: Giao khách hàng GD / 2005B Ngày 10 tháng 6 năm 2005 0050269 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thép và vật tư Hải Phòng Địa chỉ : Km 92 Đường 5 mới – Hải Phòng Điện thoại : MST: 0200421693 Họ tên người mua hàng : Đỗ Huy Hiệp Tên đơn vị : Công Ty Tuyển Than Cửa Ông Địa chỉ : Cửa Ông- Cẩm Phả- Quảng Ninh, Số tài khoản……………………. Hình thức thanh toán: CK MST: 57001019401 STT Tên hàng hoá, dịch vụ đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền a b c 1 2 3= 1x2 1 Thép tròn f 16 Kg 512 7 375 3 776 000 Cộng tiền hàng 3 776 000 Thuế suất GTGT 5% Tổng tiền thuế GTGT 188 800 Tổng cộng tiền thanh toán 3 964 800 Số tiền viết bằng chữ : (Ba triệu chín trăm sáu mươi tư ngàn tám trăm đồng.) tổng Công ty than việt nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Công Ty Tuyển Than Cửa Ông độc lập – tự do – hạnh phúc Số: 6 KT – V.Tư Cửa Ông, ngày10 tháng 6 năm 2005 Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hoá Thành phần: 1. Ông (Bà) : Bùi duy Tự Chức vụ: Phó phòng vật tư 2. Ông (Bà) : Đỗ Huy Hiệp Chức vụ : Cán bộ phòng vật tư 3. Ông (Bà) : Lương Thị Điền Chức vụ : Thủ kho 4. Ông (Bà) : Đặng Minh Lợi Chức vụ : Cán bộ phòng kế toán 5. Ông (Bà) : Nghiêm Xuân Phụng Chức vụ : Cán bộ phòng cơ điện - Căn cứ vào hợp đồng số 716 / HĐ - kế toán Ngày 5 tháng 6 năm 2005 - Căn cứ vào biên bản duyệt giá số Ngày 7 tháng 6 năm 2005 - Căn cứ vào lệnh của Giám đốc Ngày …. Tháng …. Năm 2005 - Tên của đơn vị bán hàng : Công ty Cổ phần Thép và vật tư Hải Phòng Hoá đơn số: 0050269 Ngày 10 tháng 6 năm 2005 I . Ban kiểm tra đã xem xét và xác định số lượng, chất lượng các mặt hàng sau: STT Tên hàng – quy cách Hãng nước SX ĐVT Số lượng Đơn giá Ghi chú 1 Thép tròn f 16 (1 loại) SNG Kg 512 7 375 II. Nhận xét và kết luận của ban kiểm tra: Hàng mới giao kho đủ số lượng Đúng quy cách, chủng loại như hợp đồng Đề nghị cho nhập kho III. Ký xác nhận của ban kiểm tra ( Ký rõ họ tên ) Đ.vị sử dụng P. Kỹ thuật Kế toán N. giao hàng Thủ kho TP. Vật tư (ký) (ký) (ký) (ký) (ký) (ký) Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hoá và biên bản nhập hàng được thành lập 3 bản, một bản giao cho phòng vật tư giữ, một bản giao cho người bán để thanh toán và một bản giao lại cho thủ kho, sau đó thủ kho chuyển cho kế toán vật liệu để lưu. 1.2 Đối với vật liệu tự gia công chế biến Bộ phận có vật liệu nhập kho phải lập phiếu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập ban kiểm nghiệm vật tư lập biên bản kiểm tra chất lượng hàng. Khi hàng đảm bảo chất lượng thủ kho cho nhập kho. Vật liệu nhập kho đều được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi đảm bảo tính khoa học và hợp lý cho việc bảo quản, tiện cho việc cấp phát vật liệu. 2. Thủ tục xuất kho Các bộ phận sử dụng vạt tư căn cứ vào kế hoạch vật tư đã lập và dự toán của các công trình để viết phiếu lĩnh vật tư. Phiếu lĩnh vật tư được lập thành 02 liên. Liên 1: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Liên 2: Thủ kho sử dụng để hạch toán chi tiết và hàng ngày. Mẫu : Phiếu lĩnh vật tư Tổng Công ty than việt nam Phiếu lĩnh vật tư Mẫu 17- V.tư Công Ty Tuyển Than Cửa Ông (dùng cho SCL+ XDCB) Số:12 Tài khoản Nợ Có 2413 1521 Lập phiếu ngày …tháng … năm 2005 Đơn vị lĩnh vật tư : Cơ khí Nội dung sử dụng : Trung tu hệ 2 rửa 1 Xuất tại kho: …………… Danh điểm Tên nhãn hiệu Và quy cách V.tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá hạch toán Thành Tiền Yêu cầu lĩnh Thực lĩnh T2-08-1 Thép tròn f16 kg 658 658 7 375 4852 750 Xuất tại kho……ngày 20 tháng 6 năm 2005 Phụ trách đơn vị lĩnh Người nhận Trưởng phòng vật tư Thủ kho XN ( ký) (ký) (ký) (ký) V. Kế toán chi tiết vật liệu tại Công Ty Tuyển Than Cửa Ông Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh chặt chẽ, chính xác tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng loại vật tư về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị. Kế toán chi tiết vật liệu là công tác kế toán kết hợp giữa kho vật tư và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật liệu. Tại Công Ty Tuyển Than Cửa Ông, vật liệu sử dụng rất đa dạng và phức tạp, nghiệp vụ kế toán nhập, xuất diễn ra nhiều. Do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là rất quan trọng. Hiện nay Công ty sử dụng phương pháp sổ số dư để kế toán chi tiết vật liệu. Các chứng từ kế toán trong kế toán chi tiết vật liệu được sử dụng ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông : Hoá Đơn (GTGT) Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hoá. Biên bản nhập kho ( kiêm lệnh nhập kho) Phiếu lĩnh vật tư Thẻ kho và một số chứng tư liên quan khác Công ty áp dụng phương pháp sổ số dư là hợp lý. Phương pháp này phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty với chủng loại vật liệu đa dạng, số lượng nghiệp vụ nhập xuất nhiều… Tại kho: Hàng tháng thủ kho tập hợp các phiếu nhập xuất kho và đối chiếu với thực nhập, thực xuất sau đó tiến hành ghi vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho của từng vật liệu và chuyển toàn bộ phiếu nhập, xuất kho cho kế toán chi tiết vật liệu. Thực tế tại Công ty, thủ kho không tiến hành đối chiếu giữa số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế hàng ngày tại kho được vì Công ty có rất nhiều loại vật liệu nên thực tế công tác này sẽ mất nhiều thời gian. Do đó Công ty chỉ tiến hành kiểm kê theo năm. Thẻ kho được kế toán giao cho thủ kho lập thẻ cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. Danh điểm thẻ kho Mẫu 12a V.tư T2- 08-1 Năm: 2005 Tổng Công ty than việt nam Công Ty Tuyển Than Cửa Ông Số đăng ký : ….. số tờ1 Tên hàng : thép tròn f16 Lập thẻ ngày :01/ 06/2005 Giá hàng :…………….. Đơn vị tính : Kg Kế toán trưởng Tên hàng: …………….. Đơn giá hạch toán: 7 375 (ký) Ngày Tháng Số chứng từ Diễn giải Số lượng Kế toán Xác nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 146 10/06 254 Mua thép tròn f16 nhập kho 512 20/06 12 Xuất dùng cho SCL 658 …. …. …… … … … Tại phòng kế toán Định kỳ 10 ngày kế toán chi tiết vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, đối chiếu chứng từ với số liệu ghi trên thẻ kho, nếu khớp kế toán sẽ ký xác nhận vào thẻ kho. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu kế toán ghi vào sổ đi kho. Sổ đi kho được mở để theo dõi cho từng kho vật liệu theo từng kỳ đi kho trong tháng. Sau mỗi kỳ đi kho, kế toán tổng cộng số liệu nhập – xuất – tồn ở sổ đi kho, căn cứ vào số liệu đó để đối chiếu với sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu, sổ phân tích nhập, sổ phân tích xuất. Căn cứ vào hoá đơn (GTGT), biên bản kiêmtra chất lượng hàng hoá, biên bản nhập hàng kế toán vào sổ phân tích nhập vật liệu theo từng khách hàng. nội dung của sổ phân tích nhập vật liệu là phản ánh tình hình nhập vật liệu trong tháng của từng khách hàng. ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông nhà cung cấp được phân chia theo hai đối tượng (khách hàng trong tổng Công ty và khách hàng ngoài tổng Công ty). Cơ sở để ghi vào sổ phân tích nhập vật liệu là phiếu nhập kho của từng khách hàng. mỗi đơn vị bán hàng được ghi trên một dòng của sổ theo từng kỳ đi kho của kế toán, cuối tháng tổng cộng. Đối với hàng gia công căn cứ phiếu nhập kho kế toán vào sổ phân tích theo từng kỳ đi kho. Tổng Công ty than việt nam phiếu nộp vật tư Mẫu 11- V.tư Tài khoản Nợ Có 15211 2413 Công Ty Tuyển Than Cửa Ông Số:614 Lập phiếu ngày ….tháng … năm2005 Đơn vị nộp: Cơ khí Nội dung nộp lại: V.tư mới máy lắng 312 Danh điểm Tên và quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá hạch toán Thành tiền Xin nộp Thực nộp 3T-10C Thép tấm 18 ly Kg 345 345 6 380 2201 100 Nộp kho, ngày 25 tháng 06 năm 2005 Phụ trách đơn vị nộp Người nộp trưởng phòng vật tư thủ kho (ký) (ký) (ký) (ký) Số phiếu lĩnh vật tư ( thay cho phiếu xuất kho) mà kế toán lấy ở dưới kho vật tư sau mỗi lần đi kho, kế toán tiến hành định khoản vào góc của tờ phiếu và tổng hợp số liệu để phân bổ cho từng đối tượng sử dụng. Số liệu trên bảng phân tích xuất vật tư cho đối tượng sử dụng là giá trị vật tư được phân tích theo phiếu xuất sau mỗi kỳ đi kho. Từ sổ phân tích nhập, sổ phân tích xuất, kế toán tiến hành vào sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu theo từng thời kỳ đi kho của kế toán. Sổ này được mở cho từng kho vật liệu tương ứng với sổ đi kho và tổng hợp vật liệu toàn Công ty. Hàng kỳ kế toán đối chiếu giữa sổ này và sổ đi kho. Công Ty Tuyển Than Cửa Ông hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Kế toán vật liệu mở sổ số dư theo dõi chung cho cả năm, mỗi kho mở một sổ, mỗi mặt hàng ghi một dòng trên sổ. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn cho từng loại vật liệu tương ứng. Sau khi vào xong sổ số dư, thủ kho chuyển sổ này cho kế toán vật liệu. Kế toán vật liệu nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển đến, kế toán lấy số lượng nhân với đơn giá hạch toán để tính ra giá trị tồn kho cho từng loại vật liệu và ghi vào cột giá trị trên sổ số dư . Sổ số dư được đối chiếu với sổ đi kho. Về kế toán chi tiết như trên đảm bảo phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời tình hình biến động của từng thứ, từng loại vật liệu, cập nhật được thông tin cho quản lý. Như vậy áp dụng phương pháp sổ số dư trong công tác kế toán vật liệu ở Công ty được phản ánh qua sơ đồ sau: Sơ đồ quy trình hạch toán nguyên vật liệu tại Công Ty Tuyển Than Cửa Ông Phiếu nhập thẻ kho Phiếu xuất Sổ số dư Chi tiết Tk331 Sổ phân tích nhập Sổ đi kho Sổ phân tích xuất Bảng phân bổ số 2 Nkct5 Tổng hợp Nhập-xuất-tồn Bảng kê số 3 Nkct số 1 Sổ cái Nkct số 2 VI. phân tích kế toán tổng hợp vật liệu tại Công Ty Tuyển Than Cửa Ông Xuất phát từ thực tế hoạt động sản xuất của Công ty, nghiệp vụ nhập xuất kho nguyên vật liệu nhiều biến động thường xuyên với nhiều chủng loại khác nhau. Nên để có thể cập nhật được thông tin kế toán đáp ứng cho nhu cầu chung và quản lý vật liệu nói riêng, Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để kế toán tổng hợp các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu. áp dụng các phương pháp này trên các tài khoản vật liệu sẽ phản ánh được giá trị vật liệu tồn đầu kỳ, xuất ra trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Đồng thời nó còn phản ánh chính xác giá trị vật liệu sau mỗi lần nhập, xuất kho đảm bảo cân đối giữa số lượng và giá trị thuận lợi cho việc phân bổ vật liệu xuất cho sản xuất cho từng tài khoản có liên quan. 1. kế toán tổng hợp nhập vật liệu Do cơ chế thị trường hiện nay là cạnh tranh nên Công ty cần vật tư là được đáp ứng và được đưa về tận kho của Công ty nên không xảy ra trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về và ngược lại. Trong tháng khi vật liệu về nhập kho căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhập và phiếu nhập kho , kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu( chi tiết từng loại) Nợ TK 133(1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112, 141… : Tổng giá thanh toán VD: Căn cứ vào hoá đơn (GTGT), biên bản kiểm tra chất lượng hàng hoá , biên bản nhập hàng của Công ty cổ phần thép và vật tư Hải Phòng với số tiền là 2.489.950 Nợ TK 152: 2.379.000 Nợ TK 133: 110950 Có TK331: 2.489.950 Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán gửi đến và biên bản nhập hàng, kế toán vật liệu theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với người bán trên sổ chi tiết TK 331ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông nhà cung cấp được chia thành hai đối tượng ( nhà cung cấp trong tổng Công ty và nhà cung cấp ngoài tổng Công ty ) Sổ chi tiết TK 331 được dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ phải trả cho người bán về việc cung cấp vật liệu, sản phẩm hoặc lao vụ. Kết cấu của sổ gồm hai phần: Phần ghi có TK 331 ghi nợ các tài khoản khác, phần theo dõi thanh toán ghi nợ TK 331 và ghi có các TK khác. Mỗi nhà cung cấp được theo dõi trên vài trang sổ, ghi số liệu vào các cột theo các nội dung phù hợp, sổ này được dùng cho cả niên độ kế toán theo dõi chi tiết từng hoá đơn, từng mặt hàng. Phương pháp ghi sổ chi tiết TK 331: - Với chỉ tiêu số dư Dư nợ: phản ánh số tiền doanh nghiệp đã ứng trước, trả trước cho người bán nhưng cuối tháng hàng chưa về. Dư có : phản ánh số tiền còn phải trả cho nhười bán. - Với số phát sinh trong tháng Trường hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về căn cứ vào hoá đơn và biên bản nhập hàng kế toán ghi giá trị vật liệu nhập kho vào các cột mục phù hợp với phần ghi có TK 331. Phần theo dõi thanh toán căn cứ vào các chứng từ thanh toán để ghi vào phần ghi nợ TK331 số tiền đã trả cho người bán và chuyển hàng. Nếu trả thừa, số thừa đó sẽ được chuyển vào sổ số dư tháng sau. Cuối tháng tiến hành cộng số liệu của TK 331 theo từng nhà cung cấp và chuyển số liệu vào nhật ký chứng từ số 5. Nhật ký chứng từ số 5 – ghi có TK 331 được sử dụng để kế toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người bán về các khoản mua vật tư, hàng hoá lao vụ dịch vụ khác. Nhật ký chứng từ số 5 mở mỗi tháng 1 tờ mỗi khách hàng được ghi một dòng trên sổ * Cơ sở ghi: Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 5 tháng trước và ghi sổ chi tiết TK 331 để lập nhật ký chứng từ số 5 cho hàng tháng. Để phản ánh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu trong tháng mà đã trả bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, kế toán còn sử dụng nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2. Số liệu tổng cộng của nhật ký chứng từ số 5 được sử dụng để ghi vào sổ cái. * Đối với hàng gia công nhập kho để kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho theo từng đối tượng vào sổ phân tích nhập theo từng kỳ đi kho cuối tháng lên bảng phân bổ số 2( phần hàng gia công nộp kho) chi tiết từng đối tượng. Bảng phân bổ số 2- phần hàng nộp kho Tháng 6/2005 TK có Nội dung chi phí TK 1521 Vật liệu 152.. TK 1528 Phế liệu Kế hoạch Thực tế … Kế hoạch Thực tế 154 Các khoản nhập khác 8.587.640 8.587.640 … -12227640 -12227640 241 Xây dựng cơ bản 3.640.000 3.640.000 … 136 dịch vụ máy 230956053 249236090 154 Hàng nộp kho 1403126195 1403126195 … 300.531.650 300.531.650 241 XDCB+SCL 157408781 157408781 … … … … … … … … Bảng phân bổ số 2- phân bổ chi phí Tháng 6/ 2005 TK Nợ Nội dung chi phí TK 1521 Vật liệu 152.. Cộng 152 KH C.lệch TT … KH C.lệch TT 154 Chi phí vật liệu 3648204906 102533195 3750738101 … 6782713313 146883506 6929596891 621 Chi phí vật liệu 736367571 20792369 757159940 … 4454816284 80853337 4535669621 627 Chi phí vật liệu 114970370 3256356 118226726 … 114970370 3256356 118226726 … … … … … … … … … Cộng 9662813023 132623109 9795436132 … 18727316847 237358429 18964675276 2. kế toán tổng hợp xuất vật liệu Quản lý vật liệu không những chỉ quản lý thu mua, bảo quản, dự trữ vật liệumà còn phải quản lý cả việc xuất dùng vật liệu. Đấy là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi chuyển toàn bộ giá trị của nó vào sản phẩm sản xuất. Kế toán vật liệu cần phải phản ánh và theo dõi được từng loại vật liệu xem khối lượng xuất dùng là bao nhiêu? Sử dụng vào mục đích gì? Các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu trong tháng phát sinh một cách thường xuyên với khối lượng lớn được phản ánh trên phiếu xuất kho, kế toán tập hợp theo từng loại vật liệu và từng đối tượng sử dụng để ghi vào bên có TK152 trong các bảng phân tích xuất, bảng phân bổ và nhật ký chứng từ . Bởi vậy kế toán tổng hợp vật liệu cần phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng sử dụng theo đúng giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng trong tháng. * Về việc tính giá hạch toán: Như phần đánh giá vật liệu đã trình bày, giá hạch toán của vật liễuuất dùng được đưa vào giá thực tế bình quân của loại vật liệu đó trong kỳ kế toán trước đó. Được phòng kế hoach vật tư xây dựng thông qua xét duyệt của ban giám đốc. * Về việc tính giá thực tế vật liệu Giá thực tế của nguyên vật liệu dùng được tính toán trên bảng kê số 3 “ tính giá thành thực tế vật liệu” Bảng này được lập vào cuối tháng trên cơ sở số liệu của các NKCT ( NKCT số 1; NKCT số 5;Bảng kê số 3 tháng trước) - Bảng kê số 3 có kết cấu như sau: I/ Số dư đầu tháng: Lấy từ dòng tồn kho cuối tháng của bảng kê số 3 tháng trước II/ Số phát sinh trong tháng - Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 5 phần ghi Có TK 331/Nợ TK152 - Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 1phần ghi có TK 111/ nợ TK 152 - Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 2 phần ghi có TK 112/ Nợ TK 152 - Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 phần hàng gia công, nộp kho ghi có TK154/ Nợ 152. III/ Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng ( I+II ) IV/ Hệ số chênh lệch: lấy số liệu từ cột tính giá thực tế chia cho cột tính giá hạch toán trên dòng III. V/ Xuất dùng trong tháng: Căn cứ vào dòng tổng cộng trên bảng phân bổ số 2 Giá thực tế = Giá hạch toán vật x hệ số giá Vật liệu xuất kho liệu xuất kho chênh lệch VI/ Tồn kho cuối tháng: tính bằng cách ( III-V ) - Bảng phân bổ số 2: Bảng phân bổ nguyên vật liệu Bảng này dùng để tập hợp toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đối tượng sử dụng theo giá hạch toán và giá thực tế. Cơ sở ghi chép: Căn cứ vào bảng phân tích xuất kho vật liệu và hệ số giá ở bảng kê số 3 để làm cơ sở tập hợp và phân bổ cho từng đối tượng sử dụng để ghi vào bảng phân bổ số 2. Kế toán định khoản: Nợ TK 154: nguyên vật liệu xuất dùng cho các đơn vị sản xuất phụ trợ Nợ TK 621: nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất than Nợ TK 627: vật liệu khác,văn phòng phẩm xuất dùng cho sản xuất chung Nợ TK 642: Vật liệu khác, văn phòng phẩm xuất dùng cho quản lý công ty Có TK 152: Toàn bộ giá tri nguyên vật liệu xuất dùng Sau khi lập xong bảng phân bổ số 2 kế toán lấy số liệu phần giá trị thực tế của vật liệu xuất kho trong tháng ghi vào nhật ký chứng từ số 7 đồng thời kế toán giá thành sẽ dùng bảng phân bổ này để tính giá thành sản phẩm. Căn cứ vào bảng kê số 3 lấy số liệu vào sổ cái TK 152 VII. Phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông. * Hệ thống kho tàng: Công ty đã cho xây dựng những kho tàng kiên cố để dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu do thủ kho quản lý được bảo quản nghiêm ngặt. Trong kho nguyên vật liệu sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc kiểm kê cũng như xuất kho. * Xây dựng kế hoạch dự trữ và tiêu hao nguyên vật liệu: ở Công ty việc xác định mức dự trữ định mức dự toán trên cơ sở các định mức của Công ty đã xây dựng với khách hàng. * Thực hiện kiểm kê, kiểm nghiệm đánh giá lại nguyên vật liệu: kiểm kê nguyên vật liệu tại Công Ty Tuyển Than Cửa Ông nhằm xác định số lượng và giá trị của từng nguyên vật liệu hiện có trong kho của Công ty. Hơn nữa công việc này còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng , mất mát nguyên vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản sử dụng chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác xử lý, hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty, đề cao công tác đối chiếu giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của Công ty có khối lượng lớn chủng loại phức tạp vì vậy trong năm Công ty tiến hành kiểm kê theo định kỳ một năm một lần. Công việc này được thực hiện một cách toàn diện cả về mặt chất lượng và số lượng của từng loại nguyên vật liệu có trong từng kho. Trước khi tiến hành kiểm kê kế toán phải tiến hành xoá sổ, xác định số dư tồn kho ở thời điểm kiểm kê, sau đó đối chiếu số liệu giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho. Sau quá trình kiểm kê phải lập “ báo cáo kiểm kê vật tư” mọi kết quả kiểm kê đều được ghi vào báo cáo này. Cuối kỳ kiểm kê, báo cáo kiểm kê được gửi sang phòng kế toán để kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định số chênh lệch thừa thiếu cho từng thứ từng loại nguyên vật liệu. Chênh lệch thừa = Số lượng NVL – số lượng NVL ( thiếu) NVL tồn thực tế tồn sổ sách Căn cứ vào kết quả kiểm kê đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế, xác định nguyên nhân thừa (thiếu) có biện pháp xử lý: - Nếu nguyên vật liệu kiểm kê thừa so với sổ sách kế toán hạch toán Nợ TK 152 (chi tiết NVL) Có TK 338 (3381) - Nếu nguyên vật liệu thiếu so với sổ sách Nợ TK 138 (1381) Có TK 152 (chi tiết NVL) Phần 3 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Tuyển Than Cửa Ông I. Đánh giá chung 1. Những ưu điểm cơ bản Là một doanh nghiệp lớn chuyên sàng tuyển và tiêu thụ các loại, chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố rất quan trọng chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc nâng cao trình độ quản lý công tác kế toán là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Thành tựu mà Công ty đạt được cũng là do một phần đóng góp của bộ phận kế toán nói chung và bộ phận kế toán vật liệu nói riêng trong Công ty. - Việc tổ chức: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Cán bộ kế toán có kinh nghiệm, nhiệt tình và yêu nghề luôn tiếp nhận kịp thời với chế độ kế toán mới và vận dụng một cách linh hoạt, tác phong làm việc khoa học, có tinh thần đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau trong công việc. - Công tác vật liệu được tiến hành thường xuyên, sự kết hợp giữa cán bộ có liên quan và phòng kế toán nhịp nhàng giúp cho các số liệu hạch toán ghi chép được chính xác đầy đủ kịp thời là cơ sở cho việc lập báo cáo kế toán vào mỗi quý được chính xác đầy đủ kịp thời là cơ sở cho việc lập báo cáo kế toán vào mỗi quý được chính xác. - Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua vật liệu với khối lượng lớn, chủng loại đa dạng mà Công ty đã cung cấp đầy đủ cho sản xuất. Đó là sự cố gắng nỗ lực và tinh thần trách nhiệm cao của các phòng ban trong Công ty. - Phòng vật tư là nơi tổ chức thu mua, nhập kho vật liệu đã có nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn thu mua vật liệu đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ nguyên liệu để quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. - Các kho vật liệu được sắp xếp một cách hợp lý, đội ngũ thủ kho có tinh thần trách nhiệm nên việc tổ chức bảo quản vật liệu, tổ chức giao nhận và cấp phát vật liệu được tiến hành nhanh chóng và kịp thời. - Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu mà Công ty áp dụng là phương pháp sổ số dư, phương pháp này có ưu điểm là làm giảm nhẹ khối lượng ghi chép, dựa vào giá hạch toán đã xây dựng để làm căn cứ tính giá thực tế được chuẩn xác. - Việc áp dụng kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên liên tụctình hình biến động của vật tư, tiền vốn… Hiện nay một số phần công tác kế toán của Công ty đang được thực hiện trên máy vi tính. Đây là một cố gắng đáng khích lệ, việc thực hiện xử lý số liệu kế toán trên máy vi tính sẽ giảm bớt được khối lượng ghi chép công tác kế toán được nhanh hơn, đáp ứng kịp thời chính xác yêu cầu cung cấp thông tin cho lãnh đạo đơn vị. Qua việc phân tích những ưu nhược điểm tôi nhận thấy Công Ty Tuyển Than Cửa Ông được thực hiện tương đối tốt, bảo đảm tuân thủ các chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện và tình hình phát triển của Công ty. 2. Nhược điểm cần khắc phục. Bên cạnh những ưu điểm thì việc tổ chức kế toán vật liệu ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông còn tồn tại một số yếu kém sau: - Việc phân loại vật liệu và lập sổ danh điểm vật liệu: Do vật liệu của Công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại. Do vậy để đảm bảo cho việc quản lý và hạch toán vật liệu được chính xác thì Công ty nên phân loại vật liệu và mở sổ danh điểm vật liệu để thuận lợi cho việc kế toán chi tiết trên máy tính sau này. - Về kế toán chi tiết vật liệu: ở Công ty tiến độ lập báo cáo còn chậm thường là ngày 8-10 hàng tháng mới xong. Do vậy Công ty phải hoàn thiện phần này. Những vấn đề nêu trên chỉ là giải pháp trước mắt, về lâu dài nếu Công ty đã áp dụng chương trình kế toán máy thì phương pháp kế toán chi tiết sổ số dư rất phức tạp, Công ty nên chuyển sang hình thức thẻ song song. - Về áp dụng tin học: Do đặc điểm của Công ty có rất nhiều vật liệumà Công ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ nên sổ sách vật liệu rất nhiều. Muốn đáp ứng được thông tin kịp thời cho ban Giám đốc thì Công ty phải cài đặt phần mềm kế toán. - Về tổ chức thu mua vận chuyển nguyên vật liệu: Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT nên cán bộ thu mua vật liệucủa Công ty cũng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ là cần thiết. Đồng thời việc vận chuyển, bảo quản nguyên vật liệu cũng là một biện pháp làm giảm giá nguyên vật liệu, giảm chi phí dẫn đến giảm giá thành sản phẩm. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công Ty Tuyển Than Cửa Ông 1. Lập sổ danh điểm - Lý do: Do vật liệu của Công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại, do vậy để đảm bảo cho việc quản lý và hạch toán vật liệu được chính xác kịp thời thì Công ty mở sổ danh điểm vật liệu để thuận lợi cho việc kế toán chi tiết trên máy tính sau này. - Mục tiêu: Hợp lý hoá các danh điểm vật liệu - Biện pháp: Do vật tư của Công ty phân ra thành từng chủng loại mặt hàng phù hợp với từng kho: VD như kho kim loại, kho phụ tùng máy HITACHI, kho phụ tùng cầu trục, sàng rửa…. Nên danh điểm vật liệu cũng được lập cho từng kho, theo từng mặt hàng được đánh theo số kí hiệu kho và thứ tự từ 01 đến hết. Danh điểm vật liệu của kho nào thì dùng chữ cái đầu viết tắt của kho đó. VD: Kho phụ tùng máy HITACHI viết tắt là HTC Kho phế liệu viết tắt là PL Theo nguyên tắc trên mẫu sổ danh điểm của em là: Sổ danh điểm vật liệu: Danh điểm tên hàng và quy cách kho phụ tùng máy hitachi đvt Ghi chú Htc-01 Công tắc tơ K4 x 4 Cái Htc-02 Công tắc tơ K8x 4 “ … Htc-1055 Trục con lăn1150 “ Htc-1056 Trục con lăn f 28 x 750 “ … Kho hàng điện đ - 01 Bóng đèn 18v – 2w – E 12 “ đ - 01 Bóng đèn 12v – 2w – E 10 “ … đ -52 Dây điện đơn 1x1,5 M đ -53 Dây điện đơn 1 x 2,5 “ … đ -716 Động cơ điện 5,5KW 955V/P Cái đ-762 Động cơ điện 22KW 1750 “ … Kết quả: hiện nay Công ty đang áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán thì việc xây dựng hệ thống sổ danh điểm vật liệu thống nhất trong Công ty là cần thiết cho việc quản lý chặt chẽ, hạch toán chính xác và kịp thời, đối chiếu kiểm tra dễ dàng và dễ phát hiện khi xảy ra sai sót. 2. Hoàn thiện kế toán chi tiết vật liệu (tăng chu kỳ đi kho) - Lý do: Việc kế toán sử dụng sổ số dư để kế toán chi tiết là phù hợp với đặc điểm và sự biến động vật liệu hàng ngày tại Công ty. Tuy nhiên công tác kế toán vẫn còn chậm, thường thì từ ngày 8 đến 10 hàng tháng mới xong nên ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ lập báo cáo tổng hợp. Nguyên nhân là do Công ty có khối lượng vật tư nhiều, nhu cầu nhập- xuất vật liệu diễn ra thường xuyên mà chu kỳ đi kho của kế toán vật liệu là 10 ngày nên số liệu cung cấp không kịp thời, công việc dồn nhiều vào cuối tháng. - Mục tiêu: Tăng số lần đi kho trong tháng nhằm nâng cao chất lượng quản lý vật liệu, cung cấp kịp thời số liệu cho công tác quản lý. - Biện pháp: + Trước kia: Thời gian đi kho vào ngày 10, 20 và cuối tháng. + Nay: Thời gian đi kho định kỳ thứ 6 hàng tuần và ngày cuối tháng. - Kết quả: Hoàn thiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông. Quản lý tốt việc sử dụng vật liệu, chính sách hoá kế toán vật liệu, cung cấp kịp thời chính xác các thông tin về quản lý kế toán cho lãnh đạo Công ty. 3. Việc áp dụng tin học trong công tác kế toán vật liệu: Hoà cùng xu hướng tiến bộ trên thế giới với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc áp dụng những tiến bộ về công nghệ tin học trong công tác kế toán là phù hợp và hoàn toàn cần thiết. ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông hiện nay, việc trang bị máy vi tính cho phòng kế toán còn hạn chế, máy vi tính chưa phát huy được hết vai trò của nó, kế toán nguyên vật liệu đều phải làm bằng tay. Hơn nữa ở Công ty kế toán vật liệu với số lượng vật liệu nhiều, chủng loại đa dạng nếu làm hoàn toàn bằng tay khó có thể tránh khỏi những sai sót, không đảm bảo tính chính xảctong công tác kế toán. Thêm vào đó hình thức tổ chức sổ nhật ký chứng từ phải được tổ chức rất công phu, việc ghi chép mất nhiều thời gian. Thực tế này đôi khi trở nên quá sức đối với đội ngũ kế toán, ảnh hưởng đến khả năng cung cấp thông tin của bộ phận này. Vì vậy trong thời gian tới Công ty sẽ hoàn thiện việc trang bị máy vi tính cho phòng kế toán. Mặc dù chi phí ban đầu bỏ ra có thể cao nhưng sẽ đảm bảo được tính chính xác và nhất quán trong công tác kế toán. Nếu được trang bị hoàn hảo công nghệ tin học sẽ tiết kiệm được chi phí lao động bỏ ra, đáp ứng được công tác quản lý đòi hỏi ngày càng cao của nền kinh tế thị trường. Việc cập nhật, thu thập thông tin diễn ra một cách thường xuyên, nhanh chóng phục vụ đắc lực trong công tác quản lý điều hành Công ty. Để thực hiện tốt việc chuyển đổi này, Công ty cần phải tổ chức các nội dung sau: - Tổ chức mua sắm trang bị phần cứng, phần mềm phù hợp với khả năng, đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô của Công ty và khối lượng tính chất phức tạp của các nghiệp vụ. - Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu biết sâu về kế toán và sử dụng thành thạo máy vi tính. Trong điều kiện hiện naytổ chức đào tạo lại đội ngũ kế toán là một vấn đề hết sức quan trọng, nó không chỉ bó hẹp ở phạm vi nghiệp vụ chuyên môn mà đồi hỏi các cán bộ nhân viên kế toán phải có khả năng sử dụng các loại máy vi tính, việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán cần sắp xếp lại cho phù hợp với nội dung công việc và khả năng trình độ của cán bộ kế toán. - Tổ chức việc nhập dữ liệu đầu vào của máy, để có thể thực hiện việc xử lý thông tin trên máy đòi hỏi cần phải tổ chức lại hệ thống chứng từ cho phù hợp với việc nhập dữ liệu vào từng phân hệ liên quan đến nội dung công tác kế toán. - Xây dựng hệ thống mã máy các TK cấp 1, cấp 2, cấp 3,… quy định nội dung phản ánh của từng mã. - Xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết với điều kiện kết cấu đơn giản, ít cột phù hợp với công việc in trên máy. - Thực hiện từng bước cơ giới hoácông tác kế toán, tiến tới xử lý hoàn toàn trên máy vi tính đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ, hệ thống không chỉ ở các bộ phận quản lý chức năng khác của doanh nghiệp là yêu cầu mới, cấp bách đặt ra trong điều kiện cơ chế thi trường nhằm đáp ứng thông tin một cách chính xác kịp thời. 4. Về việc tổ chức thu mua, vận chuyển vật liệu. - Mục tiêu: + Giảm chi phí vận chuyển bốc dỡ + Chọn địa chỉ có giá rẻ và hợp lý. + Cân đối nguồn hàng nhằm giảm chi phí dự trữ - Biện pháp: + Tổ chức một tổ vận chuyển hàng chứ không thuê ngoài nhằm giảm chi phí bốc dỡ. + Luôn tìm nhà cung cấp có giá rẻ, hợp lý + Hàng hoá mua về cần được bảo quản đúng chế độ tránh hư hỏng - Kết quả: Làm tốt công tác thu mua vận chuyển vật liệunhằm làm giảm chi phí vật liệu, tăng chất lượng vật liệu. Đó chính là một trong những biện pháp tốt nhất để làm giảm giá thành sản phẩm. 5. Việc hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty. - ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông năm 2003 không mở TK 153 (ông cụ dụng cụ). Theo em nghĩ nên tách nhóm dụng cụ đồ nghề, nhóm BHLĐ ở TK 1521 ra để mở TK 153(công cụ dụng cụ) theo đúng chế độ kế toán quy định. Mở TK này để xuất công cụ dụng cụ ra sử dụng cho các bộ phận có liên quan với số lượng lớn, giá trị lớn thì sử dụng phương thức phân bổ dần qua TK 142 (chi phí trả trước) nhằm tránh đột biến giá thành. - Hiện nay Công Ty Tuyển Than Cửa Ông vẫn chưa đưa TK 159 vào để theo dõi dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo chế độ kế toán quy định. 6. Về sổ sách kế toán Công ty vẫn còn mở sổ riêng sổ theo dõi phân tích nhập và phân tích xuất vật liệu như vậy vẫn còn rườm rà. Theo em nên kết hợp giữa hai sổ thành một sổ gọi là “ bảng kê luỹ kế nhập – xuất – tồn” như vậy sẽ giảm được số lượng ghi sổ sách. Kết luận Để phát huy một cách có hiệu lực công cụ kế toán nói chung đặc biệt là kế toán vật liệu nói riêng, việc tổ chức công tác kế toán vật liệu luôn luôn được cải tiến và hoàn thiện để phản ánh một cách đầy đủ chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu, kể cả về số lượng, chất lượng, chủng loại, phấn đấu tiết kiệm chi phí vật liệu nhằm hạ giá thành sản phẩm. Mặc dù vật liệu ở Công ty đa dạng, nhiều chủng loại, giá cả cao và luôn biến động. Nhưng với sự năng động sáng tạo của ban Giám đốc và sự nỗ lực phấn đấu của cán bộ công nhân viên Công ty nói chung và tổ kế toán nguyên vật liệu của Công ty nói riêng, Công Ty Tuyển Than Cửa Ông đã phát triển không ngừng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu đã đạt được những thành tựu đáng kể , đặc biệt là Công ty đã tạo đủ việc làm cho gần 5000 CBCNV trong Công ty và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của Công ty đối với ngân sách nhà nước, đầy đủ,và đúng hạn. Cùng với sự phát triển của Công ty, hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán của Công ty nói riêng, đặc biệt là phần kế toán nguyên vật liệu không ngừng được nâng cao đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh, phục vụ kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất được hoạt động liên tục. Bên cạnh những ưu điểm, thì việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông cần phải khắc phục một số điểm sau. - Việc phân loại vật liệu và lập sổ danh điểm vật liệu: Do vật liệu của Công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại. Do vậy để đảm bảo cho việc quản lý và hạch toán vật liệu được chính xác thì Công ty nên phân loại vật liệu và mở sổ danh điểm vật liệu để thuận lợi cho việc kế toán chi tiết trên máy tính sau này. - Về kế toán chi tiết vật liệu: ở Công ty tiến độ lập báo cáo còn chậm thường là ngày 8-10 hàng tháng mới xong. Do vậy Công ty phải hoàn thiện phần này. Những vấn đề nêu trên chỉ là giải pháp trước mắt, về lâu dài nếu Công ty đã áp dụng chương trình kế toán máy thì phương pháp kế toán chi tiết sổ số dư rất phức tạp, Công ty nên chuyển sang hình thức thẻ song song. - Về áp dụng tin học: Do đặc điểm của Công ty có rất nhiều vật liệumà Công ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ nên sổ sách vật liệu rất nhiều. Muốn đáp ứng được thông tin kịp thời cho ban Giám đốc thì Công ty phải cài đặt phần mềm kế toán. - Về tổ chức thu mua vận chuyển nguyên vật liệu: Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT nên cán bộ thu mua vật liệucủa Công ty cũng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ là cần thiết. Đồng thời việc vận chuyển, bảo quản nguyên vật liệu cũng là một biện pháp làm giảm giá nguyên vật liệu, giảm chi phí dẫn đến giảm giá thành sản phẩm. Do trình độ còn hạn chế kiến thức thực tế còn ít ỏi , thời gian thực tập ngắn nên chuyên đề tốt nghiệp này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy giáo, cô giáo trong khoa kế toán trường cao đẳng kinh tế kĩ thuật thương mại.Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo: Lê Ngọc Giản, cán bộ giảng dạy của trường đã tận tình giúp đỡ em trong suốt thời gian em làm chuyên đề tốt nghiệp này. Nhân đây tôi cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới tập thể ban cán bộ công nhân viên Công Ty Tuyển Than Cửa Ông đã đóng góp cho tôi nhiều ý kiến quý báu trong suốt thời gian tôi làm chuyên đề tốt nghiệp này. Tổng công ty than việt nam biên bản nhập hàng (kiêm lệnh nhập kho) Cty tuyển than cửa ông số : 254 – 12 Hàng : thép tròn f16 ngày nhập 10/ 06/ 2005 Ngời giao: Ông Hiệp Ngời nhận: Điền BBkiểm tra chất lợng số: 1 ngày 10/ 06/ 2005 Theo HĐ 716 ngày 10/06/ 2005 Tên Đ.vị: ……………………… Hoá đơn Cty thép vật t Điạ chỉ : Hải Phòng Số …… Ngày .tháng 0050264 10/ 06/ 2005 Danh điểm Tên hàng ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Giao Nhận Hạch toán Thực tế Hạch toán Thực tế T2- 08-1 Thép tròn f16 Kg 512 512 7 375 7 375 3 776 000 5% 3 776 000 188 800 3 964 800 Ngời giao ký ngời nhận ký tp.vật t Sổ tổng hợp nhập xuất tồn tháng 6/ 2005( giá thực tế ) 1521 vật liệu 1522 nhiên liệu … Cộng 152 Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn … Nhập Xuất Tồn 7.986.584.709 9.795.436.132 3.816.521.487 1.655.084.680 1.655.084.680 - … 18697.875.955 18.964.675.276 46.080. 273.443 Người lập biểu kế toán trưởng Sổ số dư Mã VT Tên vật tư Danh điểm ĐVT Đơn giá HT Tồn đầu kì Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn cuối kì SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền KL05-0002 thép tròn gai f6 T1-01 Kg 10 300 666 6859 800 666 6859 800 KL06-0005 Thép tròn trơnf8 T2-04 Kg 7 175 1 465 10511 375 35 251 125 1 500 10762 500 KL06-0066 Thép tròn f16 T2-08-1 Kg 7 375 146 1076 750 512 3776 000 658 4852 750 KL09-0004 Thép vuông 16x16 T4-04 Kg 7 800 305 2379 000 180 1404 000 125 975 000 KL10-0042 Thép L75x75x7 T5-11-1 Kg 7 900 168 1327 200 150 1185 000 222 1753 800 96 758 400 KL13-0018 Thép I 250 T8-09A Kg 6 285 67 421 095 67 421 095 KL16-0003 Tôn mạ màu 2T1-03 M2 86 000 1 342 115494560 1 244 107013240 98 8481320 KL18-0040 Thép tấm 18ly 3T-10C Kg 6 380 348 2220 240 345 2201 100 2228 14214640 KL43-0003 Đồng đặc f8 Đ1-43 Kg 40 000 8 332 000 8 332 000 … … … … … … … … … … … … … Chi tiết chứng từ số 5 Tháng 6năm 2005 TT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Ghi có tài khoản 331 ghi nợ các TK khác Dư nợ Dư có TK 152.1 TK 152.2 Cộng 152 TK 133 TK 642 A Trong tổng Công ty 83.688.992.742 1.579.341.241 1.648.234.680 … 9.695.195.247 10.023.722.575 … 333.621.478 001 Cọc sáu 15.751.402.446 - 1.673.724.670 … … … … … … … … … … 036 Viện khoa học công nghệ mỏ 8.065.677 - B Ngoài tổng cty- trong tỉnh 87.362.072 1.482.695.474 581.272.174 - … 585.044.874 269.132.717 … 53.512.255 001 Sở điện lực Quảng Ninh 25.366.315 - 211.447.088 … 52.023.005 … … … … … … … … … … 026 Khách hàng lẻ 43.273.841 40.241.177 - … 44.013.877 1.282.418 … C Ngoài tổng CTY – ngoài tỉnh 2.557.734.864 2.981.174.490 2.754.507.486 - … 4.456.005.956 410.849.490 … - … … … … … … … … … … … Tổng cộng 2.645.096.936 88.152.862.706 4.915.120.901 1.648.234.680 … 14.736.246.077 10.703.704.782 … 387.133.733 Thực dư: 85.507.765.770 TK 627 … Cộng có 331 Ghi nợ TK 331có các TK khác Số dư cuối kỳ TK 111 TK 112 TK 311 … TK 131 Cộng nợ 331 Dư nợ Dư có 491.523.602 … 257.679.496.395 200.000.000 181.501.681.535 10.600.000.000 708.729.725 193.019.071.260 99.867.187 148.449.285.064 43.079.294.470 32.800.000.000 32.800.000.000 26.030.696.916 … … … … … … … … … … … 8.065.677 1.341.451.398 … 3.313.455.036 219.175.470 3.606.165.246 - … - 3.831.640.716 157.072.752 1.034.220.474 1.332.193.898 … 2.325.917.933 2.400.000.000 2.400.000.000 48.715.752 … … … … … … … … … … … 45.296.295 45.296.295 51.596.295 36.973.841 253.012.696 - 6.421.560.010 254.550.000 4.528.556.811 - … 46.084.510 4.839.250.821 2.214.000.000 4.219.748.815 … … … … … … … … … … … 2.085.987.696 … 267.414.511.441 673.725.470 189.636.403.592 10600.000.000 … 754.814.235 201689.962.797 2.470.939.939 153703.254.353 TK 333= 914 500 TK 152= 9 145 000 TK 138= 8 220 000 TK 136= 440 000 Thực dư: 151.232.314.414 Tổng Công ty than việt nam Công Ty Tuyển Than Cửa Ông Sổ cái Từ 1/ 06 / 2005 đến 30 / 06 / 2005 Tk 152- Nguyên liệu – Vật liệu đv:đồng Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh Số hiệu Ngày/tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 46.347.072.764 254 10/06 Mua vật tư 331 14.076.335.623 03 10/06 xuất nội bộ 136 249.236090 06 15/06 Chi phí sản xuất 111 3.339.363.791 724 16/06 Xuất bán than 632 135.687.916 … … … … … … Cộng phát sinh trong kỳ 18.697.875.955 18.964.675.276 Tồn cuối tháng 46.080.273.443 Ngày 30 tháng 06 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sơ PGĐ Sản xuất PGĐ công nghệ XDCB PGĐ Kỹ thuật vận tải, vật tư PGĐ cơ điện An toàn, đào tạo Kế toán trưởng PGĐ Kinh tế. VHXH Giám đốc Công ty PX Tuyển Than 3 Phòng Tuyển Khoáng Phòng XD Cơ bản Đội xe con PX kho bến 1 PX Kho Bến 2 Phòng Y Tế Phòng vận tải Phòng Thi đua TT Văn phòng Thanh Tra Pháp chế Phòng Cơ điện Phòng TC Đào tạo PX Đường sắt PX Vận Tải Trung Tâm VH TT PX Giám định TT Chỉ huy SX PX Cơ khí PX Điện nước PX Kho Bến 3 Phòng Vật tư Phòng Kiểm toán Phòng Môi Trường Phòng Tiêu thụ Phòng Vi tính Phòng Kế Hoạch Phòng An Toàn Phòng Kế Toán Phòng LĐTL PX Tuyển Than 2 PX Tuyển than 1 PX Đầu máy tao xe PX Ô tô PX Xây Dựng PX Máy KD DV TH đồ tổ chức quản lý của Công ty tuyển than cửa ông