Chuyên đề Kế toán thành phẩm, kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng ở Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà trực thuộc Tổng Công ty Giấy Việt Nam

tế. Đối chiếu số dư trong sổ quỹ, nếu có trênh lệch tìm nguyên nhân để sử lý. Hàng ngày khi kế toán nhận được báo cáo qũy, thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp pháp, hợp lệ của các phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc đính kèm, kiểm tra việc tính toán, ghi chép ở báo cáo quỹ nếu có sai sót nhầm lẫn cần được sử lý kịp thời, khi cần có thể kiểm tra tiền mặt tồn quỹ, đối chiếu với số dư trong báo cáo quỹ. V.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 1112). Để thuận tiện cho việc giao dịch thanh toán đặc biệt đối với các nghiệp vụ nhập khẩu từ nước ngoài Công ty đã mở tài khoản ngân hàng ngày từ khi bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Do hàng hoá của Công ty chủ yếu là bán buôn nên các khoản thu lớn đều được tính toàn thông qua ngân hàng, các khoản chi lớn cũng được đưa qua tài khoản tiền gửi ngân hàng(TGNH), việc chi tiền từ tài khoản được thông qua các séc thành toán, qua uỷ nhiệm chi hoặc qua thư chuyển tiền L/C các chứng từ chủ yếu để ghi sổ tiền gửi là: Giấy báo nợ của ngân hàng, Giấy báo có của ngân hàng, Bảng sao kê của ngân hàng. Đối với trường hợp nhập khẩu từ nước ngoài thì trước hết Công ty mở L/C tại ngân hàng sau đó ngân hàng sẽ chuyển sang Công ty nước ngoài. Dựa vào L/C mà Công ty đã mở, bên Công ty nước ngoài sẽ gửi lại thư chấp nhận hoặc từ chối, nếu chấp nhận kèm theo hợp đồng xuất nhập khẩu và sau đó hàng được chuyển qua ngân hàng. V.3. Tài khoản tiền đang chuyển (TK 113). Công ty không sử dụng tài khoản này do đặc điểm riêng của Công ty: Do Công ty mở tài khoản tiền gửi ở nhiều ngân hàng vì thế việc xác định thời gian cho khoản tiền đang chuyển là rất khó (mỗi ngân hàng có thời gian lưu chuyển khác nhau) cho nên Công ty không sử dụng tài khoản này. V.4. Tổ chức kế toán tiền lương trích BHXH. Tiền lương là khoản chi phí mà hàng tháng Công ty phải tính trả cho cán bộ công nhân viên. Hình thức trả lương của Công ty là trả lương theo sản phẩm và trả lương theo thời gian. Đối với hình thức trả lương theo sản phẩm thì kế toán lương căn cứ vào các phiếu nhập kho sản phẩm để tính lương phải trả cho cán bộ công nhân viên. Đối với hình thức trả lương theo thời gian kế toán lương căn cứ vào bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ từ phòng lao động chuyển sang để xác định mức lương phải trả cho cán bộ công nhân viên. Trả lương theo thời gian gồm hai loại. Thời gian đơn giản như những ngày nghỉ lễ phép thì. Lương tháng = (Lương cơ bản) x Hệ số (Hệ số = 1). Thời gian giờ khuôn được tính như sau: Lương tháng = (Lương cơ bản) x Hệ số (Hệ số = 2,2). (Hệ số được quy định do phòng tổ chức của Công ty đưa lên). Chi phí BHXH & KPCĐ. Hiện nay tỉ lệ trích BHXH của Công ty là 20% của lương cơ bản, trong đó 15% ghi vào chi phí sản xuất của Công ty, người lao động phải đóng góp 5% trừ vào lương hàng tháng. Trên cơ sở thanh toán tiền lương, số tiền trích quỹ BHXH và các chứng từ liên quan đến tình hình thanh toán với cán bộ công nhân viên, kế toán lấy số liệu để tập hợp vào bảng tổng hợp và phân bổ quỹ tiền lương. * Các chứng từ sử dụng làm căn cứ tính lương bao gồm. 1. Bảng chấm công (mẫu số 01 LĐTL). 2. Phiếu nhập kho. 3. Phiếu làm thêm giờ. 4. Bảng thanh toán tiền lương. 5. Bảng thanh toán BHXH. V.5. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức nguyên vật liệu tiêu hao và kết quả sản xuất kinh doanh của kỳ trước, phòng vật tư xác định mức độ sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất ra một khối lượng sản phẩm nhất định, căn cứ nhu cầu sản xuất kinh doanh của từng kỳ, phòng vật tư mở sổ nghiệp vụ lên kế hoạch thu mua vật liệu, sau đó được sự đồng ý ký duyệt của giám đốc hoặc phó giám đốc phòng vật tư của người đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán theo thời hạn nhất định. Để đảm bảo chất lượng sản phẩm làm ra cũng như bảo đảm tính liên tục trong sản xuất, trước khi nhập kho nguyên vật liệu, Công ty tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm. Sau đó bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho vật tư. Phiếu nhập kho được chia là 3 liên, 3 liên lưu lại tại phòng vật tư, 1 liên giao cho thủ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi vào thẻ và sổ kế toán chi tiết (sổ chi tiết nhập khẩu vật tư), một liên giao cho người bán. Người bán căn cứ vào phiếu nhập kho này và đề nghị do phòng vật tư lập hoặc hoá đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế và những chứng tư liên quan để yêu cầu thủ quỹ thanh toán tiền hàng. Sơ đồ số 9 Trình tự luân chuyển chứng từ như sau: Phiếu nhập kho. Người nhập kho Bộ phận thu mua P.T vật tư Thủ kho Kế toán (1) (2) (3) (4) (5) (6) Lưu & bảo quản Đề nghị nhập kho Viết phiếu nhập kho Kiểm tra ký Ghi thẻ kho Ghi sổ Căn cứ vào số lượng, đơn giá trên phiếu nhập kho để tính ra giá tiền thanh toán cho người bán (bao gồm các chi phí khác như vận chuyển bốc dỡ Các loại thuế thuộc thuế giá trị gia tăng, thuế nhập khẩu). Hình thức thanh toán dùng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Căn cứ vào định mức tiêu hao do phòng vật tư lập bộ phận cung ứng vật liệu viết phiếu xuất kho và xuất, xuất kho vật liệu cho sản phẩm, cho quả lý phân xưởng, quản lý Công ty, hoặc để bán. Các chứng từ sử dụng bao gồm: phiếu xuất kho, phiếu xuất kho theo hạn mức (nếu có), hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn bán hàng, hoá đơn thuế giá trị gia tăng GTGT. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: + 1 liên lưu lại phòng vật tư. + 1 liên giao cho thủ kho giữ làm căn cứ xuất vật liệu và ghi thẻ kho. + 1 liên giao cho kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nếu xuất bán thì " hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" được viết thành 4 liên. Ngoài 3 liên như trên còn có thêm 1 liên (hoá đơn đỏ) giao cho khách hàng thủ kho chi xuất vật liệu khi có đầy đủ chữ ký của các phụ trách vật tư, người giao, thủ kho và người lập phiếu. Khi xuất kho chứng từ luân chuyển như sau. Phiếu xuất kho. Người nhận VT Cán bộ cung tiêu Phụ trách VT Thủ kho Kế toán kho (1) (2) (3) (4) (5) (6) Lưu Đề nghị xuất VT Viết phiếu xuất kho Kiểm tra ký Xuất kho Ghi sổ Hoá đơn giá trị gia tăng (trường hợp xuất bán nguyên vật liệu). Người mua Kế toán kho Kế toán trưởng Hoặc thủ trưởng ĐV (1) (2) (3) Đề nghị viết Lập hoá đơn Kiểm tra và ký hoá đơn GTGT GTGT Thủ quỹ Kế toán kho (4) (5) (6) Lưu và bảo quản Xuất quỹ Ghi sổ Do đặc tính của Công ty nguyên vật liệu được nhập - xuất thường xuyên với khối lượng lớn, do vậy để thuận tiện cho việc hạch toán, Công ty sử dụng giá hạch toán. Khi sử dụng giá hạch toán (thường lấy giá từ cuối năm trước) căn cứ vào giá trị của khối lượng nguyên vật liệu xuất ra tính theo giá hạch toán đó, cuối kỳ lấy giá thực tế và điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế vật liệu xuất kho qua hệ số giá (H). H = Giá thực tế vật liệu đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ Khi nhập căn cứ vào các chứng từ số lượng nguyên vật liệu nhập kho (không bao gồm nguyên vật liệu chuyển từ chi nhánh đến) nhân với giá hạch toán từ cuối năm trước để xác định tổng giá trị nguyên vật liệu nhập kho theo giá hạch toán. Sau đó mới xác định hạch toán cho từng loại bằng cách nhân giá trị thực tế của loại đó với hệ số (k). Nhìn chung Công ty tồn kho ít do xác định được mức dự trữ hợp lý quay vòng nhanh và lớn, do vậy mà nguyên vật liệu được nhập vào liên tục và cũng được sử dụng ngay cho sản xuất. Mặt khác (M) nguyên vật liệu hiện nay rất đa dạng, do đó khi nhu cầu sản xuất đòi hỏi, bộ phận cung ứng có thể đáp ứng để sản xuất ngay nên thời gian thu mua và đưa vào sản xuất ngắn, cho nên giá thực tế sản lượng xuất kho xấp sỉ bằng giá trị thực tế của vật liệu nhập kho (trừ những nguyên vật liệu nhập từ nước ngoài). Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, chẳng hạn nhập một lô hàng lớn và xuất ngay thì giá xuất kho của vật liệu được tính theo giá trị thực tế của lô hàng. Hàng năm bộ phận kế toán Công ty sẽ quyết toán lập báo cáo tài chính theo đúng chế độ đã quy định của Bộ tài chính vào cuối mỗi quý. Báo cáo tài chính bao gồm: (Bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh, bảng lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính). Ngoài ra để phục vụ công tác quản lý ngành, Công ty còn có một số báo cáo sau: (Bảng cân đối số phát sinh tài khoản kế toán, chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí quản lý doanh nghiệp và Biểu số 5 (trích) : Phiếu nhập kho Đơn vị : Công ty VPPH - HN Ngày 7 tháng 1 năm 2002 Bộ phận sản xuất : Bộ phận phân xưởng nhựa Họ và tên người nhập : Lan Anh Nhập vào kho : Lan Anh Ghi Nợ : .. .. .. .. .. .. Có : .. .. .. .. .. .. Thứ Tên nhãn hiệu quy Đơn Số lượng Đơn Thành tự cách sản phẩm vị Thu chứng từ Thực nhập giá tiền A B C 1 2 3 4=2x3 1 2 Bút bi 6 cạnh Bút Hồng Hà 84 Cái Cái 612,5 320 Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký) (Ký) ( Ký ) ( Ký, đóng dấu) Ngoài ra thủ kho còn lập sổ theo dõi nhập kho thành phẩm đẻ thoe dõi nghập kho hàng ngày Biểu số 6 (trích) : Sổ theo dõi nhập kho thành phẩm - Ngày 7/1 Phân xưởng nhựa - Bút bi 6 cạnh - Số lượng : 612,5 cái - Bút Hồng Hà 84 - Số lượng : 320 cái - Ngày 8/4 - Phân xưởng VPP - Bút Hà Nội 92 - Số lượng : 437 cái - Ngày 10/4 - Phân xưởng nhựa - Bút bi phổ thông - Số lượng : 437 cái Ngày 12/4 - Phân xưởng VPP - Bút bi cao cấp - Số lượng : 267 cái + Quá trình xuất kho thành phẩm : Khi khách mua hàng của công ty kế toán bán hàng viết hoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành gốm ba liên : Liên một : Lưu tại quyển hoá đơn gốc , kế toán bán hàng căn cứ vào đó để tính lượng hàng đã bán , lượng hàng còn tồn lại , xác định lượng hàng bán ra, xác định doanh thu bán hàng và tính thuế GTGT phải nộp . Liên hai : Giao cho khách hàng làm thủ tục đi đường (hoá đơn đỏ) Liên ba : Giao thủ kho , thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn đã đầy đủ chữ ký chưa nếu hợp lệ thì xuất hàng và làm căn cứ ghi thẻ kho: Sơ đồ luân chuyển chứng từ xuất kho thành phẩm Phòng tài vụ lập 3 liên phân xưởng Khách hàng Thủ quỹ (2a) (2b) Thủ kho (1) (3) (2c) Kế toán thành phẩm Kế toán bán hàng Thủ kho ghi thẻ kho Ghi chú : : Phòng tài vụ giao một hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cho thủ kho để xuất hàng (2a) : Một liên giao cho khách hàng (liên đỏ) Nếu trên liên đỏ trong phần ghi hình thức thanh toán tiền chịu nợ thì khách hàng cầm thẳng xuống thủ kho lấy hàng (2b) : Nếu hình thức thanh toán bằng tiền thì khách hàng phải cầm hoá đơn đó qua thủ quỹ giao tiền . Thủ quỹ sau khi nhận đủ tiền đóng dấu đã thu tiền vào hoá đơn đỏ lúc này khách hàng mới cầm hoá đơn đi lấy hàng . (2c) : Thủ kho sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn đầy đủ chữ ký của giám đốc (phụ trách cung tiêu) hoặc chữ ký của phó giám đốc phụ trách kinh doanh , kế toán trưởng . Tiến hành giao hàng và ký vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho hai liên , liên đỏ giao cho khách hàng , một liên lưu vào thẻ kho và sổ kho : Kế toán thành phẩm bán hàng căn cứ vào số liệu trên hoá đơn gốc cũng phải có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng thủ kho và người nhận hàng đối với thủ kho  Biểu số 8 (trích) : Mẫu số 01/GTKT-3LL Hoá đơn (GTGT) Liên 1(lưu) Ký hiệu AA/98 Ngày 10 tháng 12 năm 2002 Số : 000001 MS : 312 Đơn vị bán : Công ty VPPHH-HN : 015577 Địa chỉ : 25 Lý Thường Kiệt - Họ và tên người mua : Nguyễn Thị Bình - Địa chỉ : Cửa hàng bút Cửu Long - Hình thức thanh toán : Tiền mặt Nợ :........... - Số hiệu TK Có :........... Số TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 Bút bi 6 cạnh Bút Hà Nội 92 Cái Cái 250 120 272.000 175.000 68.000.000 21.000.000 Cộng tiền hàng 89.000.000 Thuế xuất thuế GTGT(5%) Tiền thuế GTGT 4.4500.000 Tổng cộng thanh toán 93.450.000 Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng Đơn vị (Ký,họ tên) (Ký,họtên) (Ký,họ tên , đóng dấu) * Kế toán chi tiết thành phẩm : ở công ty VPPHH việc bố trí kế toán chi tiết thành phẩm được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song . Nhưng hàng ngày thủ kho không tính ra số lượng tồn kho cuối ngày mà thường là một tháng thủ kho mới tính ra số tồn kho . Tại thời đIểm đó được tính bằng công thức : Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số nhập trong tháng - Tổng số xuất 6 tháng + Trình tự như sau : - ở kho hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ (phiếu nhập kho), hoá đơn GTGT cuối ngày được tập hợp cho từng loại thành phẩm. Mỗi loại thành phẩm được mở một thủ kho. Việc ghi chép của thủ kho như sa Đối với các phiếu nhập và hoá đơn GTGT thủ kho ghi cả số hoá đơn , ngày viết hoá đơn, đơn vị nhập xuất thành phẩm và số lượng thành phẩm nhập kho, xuất kho Mỗi phiếu nhập hoặc hoá đơn GTGT được ghi một dòng trên thẻ kho, mẫu thẻ kho (xem biểu số 9) Số thành phẩm tồn kho đầu tháng căn cứ vào số thành phẩm trong kho cuối tháng trước (số tồn cuối ngày 30 tháng trước) - ở phòng kế toán : Kế toán thành phẩm, bán hàng căn cứ vào xuất kho hàng ngày để ghi vào sổ chi tiết cho từng loại thành phẩm cuối tháng đối chiếu số liệu với thủ kho đồng thời lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho. Căn cứ vào bảng tập hợp tính giá thành sản xuất thành phẩm ghi giá thành sản xuất nhập kho:  Biểu số 9 (trích) : Tờ số : 97 Thẻ kho Đơn vị : Công ty VPPHH Tên hàng : Bút bi 6 cạnh Kho thành phẩm Đơn vị tính cái Ngày Số phiếu Diễn giải Số lượng tháng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 7/1 8/1 12/1 21/1 23/1 3/2 8/2 9/2 5/3 10/3 12/3 25/3 27/3 69 72 76 78 85 89 90 101 120 122 015569 015577 015578 Số cộng chuyển Phân xưởng nhựa Phân xưởng VPP Nguyễn Thị Lan-Phú Thọ Phân xưởng nhựa Phân xưởng VPP Phân xưởng nhựa Phân xưởng nhựa Phân xưởng VPP Phân xưởng nhựa Nguyễn Thị Bình-Cửu Long Bích-Đại lý VPP-Hà Nội Phân xưởngVPP Phân xưởng nhựa 612,5 439 548 712 332 248 921 159,4 521 462 880 250 3.400 1920 Số cộng chuyển 4954,9 4530 2334,9 Biểu số 10 (trích) : Bảng tổng hợp kho thành phẩm Tháng 6 quý II 2002 Thứ tự Tên thành phẩm Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập từ sản xuất Tổng nhập Xuất bán Tồn cuối kỳ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Bút bi 6 cạnh Bút Hà Nội 84 Bút Hồng Hà Bút bi vuông Bút bi cao cấp Bút bi phổ thông Bút Trường Sơn Eke + Compa Mũ pin Chai nhựa Cái Cái Cái Cái Cái Cái Cái Bộ Cái Cái 1920 45 1233,5 2334 2800 29,4 243,9 676,95 2542,7 2926,45 4954,9 75 729 779,6 4954,9 75 729 779,6 4530 970 2655 358,8 2511,3 728 2344,9 120 1233,5 2093 924,6 29,4 243,9 318,15 31,4 2198,45 Bảng tổng hợp kho thành phẩm phản ánh tổng số thành phẩm nhập xuất trong tháng và tồn kho cuối theo từng nhóm , từng loại thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng . Cuối tháng số liệu tổng cộng của từng loại thành phẩm sẽ được đối chiếu với các thẻ kho cho từng loại thành phẩm (Mẫu bảng kho thành phẩm xem biểu số 10) * Kế toán tổng hợp thành phẩm : Để có số liệu ghi vào nhật ký chứng từ liên quan cuối tháng căn cứ vào báo cáo nhập kho các chứng từ xuất kho kế toán tiến hành phân loại nhóm thứ thành phẩm kết hợi với giá thành đơn vị thực tế của từng lọai thành phẩm do kế toán giá thành cung cấp để lập các sổ kế toán chi tiết thành phẩm và lập bảng kê số 8, kế toán tổng hợp thành phẩm ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà sử dụng các tài khoản chủ yếu :TK 154,155,157,632 và một số khoản liên quan Kế toán hạch toán hàng tồn kho : Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Cuối tháng kế toán tiến hành tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong tháng lại trừ đi phế liệu thu hồi để tính ra giá thành công xưởng sản xuất trong tháng. Giá thành của từng loại thành phẩm nhập kho ở công ty hiện nay được tính theo phương pháp trực tiếp. Căn cứ vào kết quả công tác tập hơp chi phí trên bảng kê số4 kết quả kiểm kê đánh giá sản phẩm làm dở. Tài liệu về phế liệu thu hồi kế toán tiến tính giá thành cho từng loại thành phẩm hoàn thành. Biểu số 11 (trích ) : Bảng tính giá thành Tháng 7 năm 2002 Đối tượng sử dụng Bảng kê số 4 SD ĐK Phế liệu thu hồi Giá thành công xưởng Số lượng Giá thành đơn vị TK154-CPSXKDD Bút bi 6cạnh Bút Hà Nội 84 Bút bi vuông Bút bi phổ thông Chai nhựa 1574060300 1322958300 17775000 120285000 113043000 120342600 118917600 1425000 1453717700 1204040700 16350000 120285000 113042000 4954,9 75 729 779,6 243000 218000 165000 145000 Sau khi tính được giá thành thực tế của từng loai thành phẩm sản xuất trong tháng Kế toán giá thành chuyển số liệu cho kế toán thành phẩm để ghi sổ kế toán thành phẩm căn vào số liệu do kế toán giá thành gửi lên để ghi sổ theo định khoản . Nhập kho thành phẩm: Nợ TK 155 - Thành phẩm : 1.453.717.700 Có TK154 - Chi phí sx dở dang :1.453.717.700 Khi xuất kho thành phẩm : Tính giá thực tế thành phẩm xuất kho tiêu thụ. Để tính được giá thực tế của thành phẩm xuất tiêu thụ kế toán thành phẩm áp dụng công thức  Giá thực tế Giá thực tế thành phẩm + thành phẩm nhập Số lượng Giá thành thực tồn đầu tháng trong tháng thành phẩm tế thành phẩm = ------------------------------------------------ x xuất kho xuất tiêu thụ Số lượng thành Số lượng thành trong tháng phẩm tồn + phẩm nhập đầu tháng trong tháng VD : Mặt hàng bút bi 6 cạnh - Số lượng thành phẩm tồn đầu tháng : 1.920 cái - Giá thành thực tế thành phẩm tồn đầu tháng : 470.400.000 VNĐ - Số lượng thành phẩm nhập trong tháng : 4.954,9 cái - Giá thành thực tế thành phẩm nhập trong tháng : 1.204.0407.00 VNĐ - Số lượng thành phẩm xuất tiêu thụ trong tháng : 4.530 cái Tính : Giá thực tế 70.400.000 + 1.204.040.700 thành phẩm xuất = --------------------------------------- x 4530= 1.103.317.740 VNĐ kho tiêu thụ 1.920 + 4.954,9 Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế thành Giá thực tế thành phẩm = thành phẩm + phẩm nhập - thành phẩm tồn cuối tháng tồn đầu tháng trong tháng xuất trong tháng Bút bi 6 cạnh = 470.400.000 + 1.204.040.700 - 1.103.317.740 = 571.122.960 Để hạch toán tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm kế toán tổng hợp thành phẩm sử dụng bảng kê số 8 Cách lập theo mẫu công ty sử dụng như sau : Số dư đầu tháng : Căn cứ vào số dư cuối thàng trước trên bảng kê số 8 lấy cả sổ tổng hợp và sổ chi tiết ghi vào cột số dư đầu kỳ cả số lượng và tiền giá thực tế Cột nhập trong tháng căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho ghi số lượng và căn cứ vào bảng tính giá thành công xưởng lấy cột giá thành đơn vị nhân với số lượng Cột xuất trong tháng căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi số lượng thành phẩm xuất bán đồng thời căn cứ vào cột số đầu thánh và nhập trong tháng tính theo số bình quân gia quyền Giá thực tế Giá thực tế thành phẩm tồn + thành phẩm nhập Số lượng Giá thực tế đầu tháng trong tháng thành phẩm bình quân = ---------------------------------------------------- x xuất trong gia quyền Số lượng thành Số lượng thành tháng phẩm tồn + phẩm nhập đầu tháng trong tháng Cột tồn cuối tháng : Số lượng = Số lượng + Sốlượng - Số lượng tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ Giá thực = Giá thực tế + Giá thực tế - Giá thực tế xuất tế tồn đầu kỳ nhập trong kỳ trong kỳ Biểu số 12 (trích) : Bảng kê số 8 - TK 155 Thành phẩm Tháng 6 năm 2002 Chứng từ Diễn Số dư đầu tháng Nhập Xuất Tồn Số Ngày gải Số lượng Giá thực tế Số lượng Giá thực tế Số lượng Giá thực tế Số lượng Giá thực tế 69 72 015577 7/1 8/1 10/3 I.Bút bi 6 cạnh Phân xưởng nhựa Phân xưởng VPP Nguyến thị Bình Cửu Lông 1920 612,5 439 470400 612,5 439 148837,5 106677 250 60889,5 Cộng 1920 470400 4954,9 1204040,7 4530 1103317740 2344,9 571122,96 II.Bút HN 84 III.Bút bi vuông IV.Bút bi cao cấp Eke và compa Chai nhựa 45 2334 2800 676,95 2926,45 990 373440 406000 16923,75 157587 75 729 779,6 16350 120285 113042 970 2655 358,8 728 156354,4 384975 8970 47320 120 2093 924,6 318,15 2198,45 26250 337370,6 134067 7953,75 110267 Cộng tổng 2827144,99 1453717,7 1756185,74 2524676,95 VI. Kế toán bán hàng - xác định kết quả bán hàng : VI.1. Đặc điểm nhiệp vụ bán hàng ở công ty VPPHH : Sản phẩm đem bán chủ yếu của công ty do các bộ phận phân xưởng sản xuất làm ra như các loại bút, đồ dùng học sinh, các sản phẩm văn phòng, tủ lưu trữ hồ sơ, các sản phẩm nhựa chai các loại phục vụ cho nhu cầu của xã hội.Trong điều kiện hiện nay trên thị trường trong nước cũng như trên thị trường quốc tế sản phẩm luôn phải cạnh tranh với sản phẩm của nước khác đặc biệt là Trung Quốc. Từ đó đòi hỏi công ty, bên cạnh việc quản lý tốt khâu sản xuất hạ thấp được giá thành đồng thời phải thường xuyên cải tiến máy móc thiết bị và tay nghề công nhân, nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như việc bố chí tổ chức tốt khâu tiêu thụ sao cho nhanh gọn đồng thời lấy được uy tín của khách hàng. Thị trường hiện nay của công ty Văn phòng phẩm về cơ bản là địa bàn trong nước. Khách hàng của công ty đa phần là học sinh , sinh viên , cán bộ công nhân viên chức, các cửa hàng đại lý. Với bề dầy như vậy sản phẩm của công ty rất được tín nhiệm trên thị trường. Do đó từ năm 1996 trở lại đây công ty tiêu thụ khá rộng rãi, có thời điểm lượng bút sản xuất không đủ cho khách hàng, lúc này công ty đã nghiên cứu chế tạo và nâng cao chất lượng sản phẩm của mình, kết quả theo đánh giá của khách hàng thì không thua gì tiêu chuẩn của nước ngoài về kiểu dáng, mầu sắc, độ bền, giá cả lại rẻ hơn . VI.2. Công tác quản lý , nhiệm vụ bán hàng và doanh thu bán hàng của công ty VPPHH : Mục đích của hoạt dộng sản xuất kinh doanh đó là đòi hỏi hiệu quả kinh tế xã hội, để đạt được điều đó đòi hỏi sản phẩm sản xuất ra phải có tiêu chuẩn chất lượng cao và phù hợp vơí thị hiếu tiêu dùng, đảm bảo tiêu thụ một cách nhanh nhất, tạo điều kiện thu hồi vốn nhanh để quay vòng cũng như tạo điều kiện thúc đẩy sản xuất phát triển liên tục và ổn định. Do vậy công tác bán hàng luôn coi trọng chữ tín luôn tìm hiểu thị trường và bám xát thị trường, ở công ty đã chú ý đúng mức một số điểm sau : * Về quy cách phẩm chất sản xuất : Trước khi đi vào sản xuất phòng định mức kỹ thuật phải làm mẫu, sau đó kiểm tra mầu sắc, kiểu dáng phải đảm bảo đúng chủng loại . VD : Sản xuất bút bi sẽ khác sản xuất bút máy, trước khi thành phẩm nhập kho phải trải qua KCS công ty kiểm tra về mầu sắc, độ bền ... thủ kho phải chịu trách nhiệm hoàn toàn khi hàng đã vào kho, bố trí sắp xếp từng kiện, lô hàng tránh lẫn lộn . * Về khối lượng thành phẩm xuất bán : Trước đây việc sản xuất gia công thành phẩm diễn ra hoàn toàn dựa vào chức năng nhiệm vụ nhà nước giao, ngày nay việc sản xuát hoàn toàn dựa vào thị trường, công ty phải nghiên cứu thị trường tìm hiểu nhu cầu thị trường của khách hàng đồng thời dựa vào thị trường thế giới để quyết định sản xuất thành phẩm loại nào là chính . VD : Bút bi 6 cạnh là thành phẩm dễ tiêu thụ hơn bút bi Hồng Hà 84 do đó việc sản xuất phảI lựa chọn tuỳ theo từng năm để có kế hoạch sản xuất. Hiện nay sản phẩm của công ty sản xuất tới đâu bán hết tới đó có lúc sản phẩm bút bi 6 cạnh và bút bi cao cấp không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng . * Về giá cả : Đối với mặt hàng tiêu thụ trong nước giá được xác định do ban giám đốc và phòng kinh doanh quyết định dựa vào giá thành sản xuất và giá cả mặt hàng cùng loại trên thị trường . * Về phương thức giao hàng : Việc giao hàng diễn ra nhanh gọn đúng thời gian quy định trên hợp đồng với khách hàng giao hàng trong giờ và có khi cả ngoài giờ. Với khách hàng là đại lý, cửa hàng công ty hầu hết bán hàng theo hình thức chi phí (giá bán và chi phí) cho nên căn cứ vào hợp đồng công ty sẽ ký hợp đồng vận chuyển bằng xe tải, thời gian đã thoả thuận trên hợp đồng đã ký. VI.3. Kết toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp : * Chi phí bán hàng : Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm của công ty có phát sinh một số khoản chi phí bán hàng sau : - Chi phí hộp đựng thành phẩm - Chi phí đóng gói , bốc xếp vận chuyển - Chi phí hàng ngày (tiền thưởng, hoa hồng môi giới) Các chi phí này phân bổ hết cho hàng đã tiêu thụ trong tháng, việc phân bổ diễn ra đơn giản vì công ty bán hàng theo kiện hàng, lô hàng Cách phân bổ chi phí bán hàng cho từng loạI thành phẩm được tính theo công thức: Chi phí bán hàng phát sinh trong tháng (quý) Tỷ lệ phân bổ chi phí = ------------------------------------------------------ cho từng loại thành phẩm Số lượng thành phẩm tiêu thụ trong tháng Biểu số 13 (trích) : Bảng tập hợp chi phí bán hàng Tháng 1 năm 2002 Tên sản Chi phí bán hàng phát sinh trong tháng Phẩm Chi phí bao bì Chi phí hoa hồng , môi giới Chi phí bốc xếp vận chuyển Cộng Bút bi 6cạnh Bút bi vuông Bút bi cao cấp Eke + Com pa Mũ pin Chai nhựa 4.155.000 890.000 2.435.215 250.000 12.096.600 2.231.000 4.248.000 114.816 703.164 524.160 21.425.250 8.000.000 886.000 37.676.850 3.121.000 14.683.215 144.816 1.839.164 Cộng 7.730.215 19.917.740 30.311.250 57.959.205 * Chi phí quản lý doanh nghiệp : ở công ty sử dụng tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp dùng để chi cho việc quản lý doanh nghiệp : Chi các khoản tiền lương, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, mua đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ và chi phí dịch vụ mua ngoài (tiền điện, nước, điện thoại ...) Biểu số 14 (trích) : B ảng tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 6 năm 2002 Khoản chi phí phát sinh trong tháng Số tiền Chi phí nhân viên quản lý Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí dự phòng Chi phí khác 319.200 35.000 89.000 512.400 120.600 155.000 Cộng 1.231.200 VI.4.Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng, xác định kết quả bán hàng : Trong những năm qua doanh thu của công ty ngày một tăng lên. Điều đó chứng tỏ sản phẩm của công ty đã đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Công ty đã từng bước ổn định sản xuất, tăng cường công tác quản lý đồng thời đa dạng hoá sản phẩm từ đó mở rộng được thị trường tiêu thụ sản phẩm. Hình thức bán hàng chủ yếu của công ty với sản phẩm hàng là bút có chất lượng cao ... các loại bút và đồ dùng học sinh được tiêu thụ trong nước theo hình thức bán buôn trực tiếp. Hiện nay để hạch toán doanh thu công ty VPP đã mở các loại sổ, bảng kê, các loại nhật ký chứng từ .  Biểu số 15 (trích) : Bảng sổ chi tiết bán hàng - Bút bi 6 cạnh Tháng 3 quý I năm 2002 Đơn vị : 1.000đ Ngày Chứng từ Diễn TK TK 511 TK giảm trừ Ghi sổ Số Ngày Giải đối ứng Số lượng Đơn giá Số tiền TK 521 TK 532 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 015569 015577 015578 12/1 10/3 12/3 Nguyễn Thị Lan Phú thọ Nguyễn Thi Bình Cửu long Bích-Đại lý VPP 111 131 131 880 250 3.400 272.000 272.000 275.000 239.360.000 68.000.000 935.000.000 Cộng 1.242.360.000 Sổ chi tiết số 3 (biểu số 15) được mở riêng cho từng loại TK và từng loại thành phẩm . Mỗi tháng mở một lần và mỗi chứng từ ghi một dòng . Sổ chi tiết số 4 ²Thanh toán với người mua” -TK 131 Công ty dùng sổ chi tiết số 4 để theo dõi tình hình thanh toán với người mua. Những khách hàng có quan hệ thường xuyên với công ty thì mở riêng một hoặc hai trang, sổ được đóng thành quyển và mở cho cả năm, ba tháng một lần khoá sổ, tính ra số phát sinh nợ, có lấy tổng cộng một dòng ghi vào bảng kê số 11 nhật ký chứng tứ số 8 Phần ghi nợ TK 131, ghi có TK 155 căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho chưa thanh toán tiền để ghi mỗi hoá đơn một dòng . Phần ghi có TK 131, ghi nợ TK 111,112 căn cứ vào các chứng tứ thành toán, phiếu thu tiền để ghi . Biểu số 16 (trích) : Sổ chi tiết thanh toán với người mua TK 131 - Huệ cửa hàng Hà Nội Tháng 3 quý I năm 2002 Đơn vị tính : 1.000đ Chứng từ Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư Số Ngày ứng Nợ Có Nợ Có 01-55 01-73 41 01-75 53 01-86 66 5/1 17/1 17/1 15/2 18/2 21/3 27/3 Số dư đầu kỳ Mua mũ pin Mua bút dạ kim Trả tiền hàng Mua thước kẻ, com pa Trả tiền hàng Mua rubăng ,đinh ghim Trả tiền hàng 511 511 111 511 111 511 111 7.000 18.860 21.600 17.250 35.000 12.000 30.000 87.000 Cộng 64.710 77.000 74.710 Sổ chi tiết thanh toán với người mua TK 131 - Bích đại lý VPP Hà Nội Tháng 6 năm 2001 Đơn vị : 1.000đ Chứng từ Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư Số Ngày ứng Nợ Có Nợ Có 26 78 18/1 12/3 Số dư đầu kỳ Ngân Hàng thông báo tiền đã về Xuất bán bút bi 1122 511 71.400 191.520 191.520 Cộng 71.400 191.520 71.400 Để hạch toán quá trình bán hàng, xác định kết quả bán hàng - Đối với mặt hàng bút bi 6 cạnh để xuất kho Nợ TK 632 : 275.220.540 Có TK 155 : 275.220.540 - Khi khách hàng trả tiền hặc chấp nhận thanh toán phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 111 : 293.360.000 Nợ TK 131 : 68.000.000 Có TK 511 : 307.360.000 - Đối với hàng bán cho đại lý VPP Nợ TK 632 : 828.097.200 Có TK 155 : 828.097.200 Nợ TK 131 : 935.000.000 Có TK 511 : 935.000.000 - Khi nhận thông báo của ngân hàng tiền đã về Nợ TK 1122 : 191.520 Có TK 131 : 191.520 - Cách xác định kết quả bán hàng ở công ty - Để xác định kết quả kinh doanh của công ty dựa vào công thức Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ Doanh thu thuần = 1.242.360.000 Lãi gộp = Doanh thu thuần - Trị giá vốn hàng bán Lãi gộp = 1.242.360.000 -1.103.317.740 = 139.042.260 Kết quả bán hàng = Lãi gộp - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Kết quả bán hàng = 139.042.260 - 57.959.205 - 1.231.200 = 79.851.855 - Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511 :1.242.360.000 Có TK 911 : 1.242.360.000 - Kết chuyển giá vốn Nợ TK 911 : 1.103.317.740 Có TK 632 : 1.103.317.740 - Kết chi phí bán hàng Nợ TK 911 : 57.959.205 Có TK 641 : 5.795.205 -Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 : 1.231.200 Có TK 642 : 1.231.200 - Kết chuyển lãi : Nợ TK 911 : 79.851.855 Có TK 421 : 79.851.855 Sổ cái TK 911 Số dư đầu kỳ : 0 Đơn vị : 1.000đ TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Nguyên tệ Loại tiền 511 632 641 642 421 1.103.317.740 57.959.205 1.231.200 79.851.855 1.242.360.000 VNĐ VNĐ VNĐ VNĐ VNĐ Cộng 1.242.360.000 1.242.360.000 Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà sử dụng bảng kê số 11 - Phải thu của khách hàng TK131. Dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua và người đặt hàng . Cuối tháng kế toán tiến hành cộng các sổ chi tiết số 4 lấy số liệu dòng cuối quý để ghi vào bảng kê số 11 mỗi khách hàng ghi một dòng. Cuối quý xác định số phát sinh bên có TK 131 (bảng kê số 11) lấy số liệu tổng cộng ghi vàp nhật ký chứng từ số 8 ghi có TK131, ghi nợ TK khác. Nhật ký chứng từ số 8 ghi có các TK 155,131,511,641,642,911. Kế toán bán hàng sử dụng nhật ký chứng từ số 8 để phản ánh tổng quát tình hình tiêu thụ và thanh toán với người mua việc lập chứng từ số 8 được thực hiện vào cuối quý và căn cứ vào bảng kê và các sổ chi tiết có liên quan. Biểu số 17 (trích ) : Bảng kê số 11 Tháng 3 quý I năm2002 Đơn vị tính : 1.000.000đ Số Tên người mua Số dư đầu Ghi nợ TK 131 , ghi có TK khác Ghi có TK 131 ,ghi nợ TK khác Số dư TT kỳ bên nợ TK 511 TK 3331(5%) Cộng nợ TK131 TK 111 TK 112 Cộng có TK 131 cuối kỳ A B 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 Huệ cửa hàng Hà Nội Bích đại lý VPP – HN Nguyễn Thị Bình Cửu Long Nguyễn Thị Lan – Phú Thọ Công ty VPP – TPHCM Cửa hàng VPP Vĩnh Phúc Đại lý VPP Hải Phòng 87.000 2.486.887,2 90.706 6.137 3.384,1 4.000 55478,9 64.710 935.000 68.000 14.165 180.181,1 3.235,5 46.750 3.400 708,25 9.009,055 64.710 935.000 68.000 14.165 180.181,1 77.000 87.500 70.000 2.486.887,2 49.660 77.000 2.486.887,2 87.500 119.660 74.710 935.000 71.206 20.302 3.384,1 4.000 116.000 Cộng 2.734.593,2 1.261.056,1 63.102,805 1.261.056,1 234.500 2.536.547,2 2.771.047,2 1.224.602,1 VI.5. Kế toán thuế giá trị gia tăng : ở công ty văn phòng phẩm Hồng Hà áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng TK 3331 -Thuế giá trị gia tăng phải nộp Biểu số 18 (trích) : Mẫu số 01/GTGT Tờ khai thuế giá trị gia tăng Tháng 12 năm 2001 Tên cơ sở : Công ty VPP Hồng Hà Ngành nghề sản xuất kinh doanh : Bút bi Địa chỉ : 25 Lý Thường Kiệt Đơn vị : 1.000đ STT Chỉ tiêu kê khai Doanh thu (chưa có thuế) Thuế suất thuế GTGT(5%) Số thuế GTGT phải nộp 1 2 3 4 5 Bút bi 6 cạnh bán cho đại lý Bút bi 6 cạnh bán cho cửa hàng Bút bi loại vuông (bán trong nước ) Bút bi cao cấp (bán trong nước) Bút dạ kim (bán trong nước) 935.000.000 307.360.000 223.100.000 424.800.000 134.214.000 5% 5% 5% 5% 5% 46.750.000 15.368.000 11.155.000 21.240.000 6.710.700 Cộng 2.024.474.000 101.223.700 Số tiền thuế phải nộp (viết bằng chữ) : Một trăm linh một triệu hai trăm hai mươi ba nghìn bẩy trăm đồng Ngày 31 tháng 12 năm 2001 TM cơ sở (Ký ,đóng dấu) Hạch toán thuế giá trị gia tăng phải nộp Nợ TK 111,131 : 2.125.697.700 Có TK 3331 : 101.223.700 Có TK 511 : 2.024.474.000 Sơ đồ : TK 511 TK 111,113 2.024.474.000 2.125.697.700 TK 3331 101.223.700 Qua các bảng kê số 8 ,bảng kê số 11 ,các sổ chi tiết kế toán tiến hành lập chứng từ số 8 -Căn cứ vào bảng kê số 8 để ghi có TK 155 -Căn cứ vào bảng kê số 11 để lấy số liệu để ghi vào cột ghi có TK 511 -Căn cứ vào sổ chi tiết dùng chung các TK như TK 641, 642 để ghi có TK 641 ,642 -Cuối quý khoá sổ nhật ký chứng từ số 8 ghi sổ cái các TK Biểu số 19(trích ) Nhật ký chứng từ số 8 Tháng 3 quý I năm 2002 Ghi có các TK 155,131,511,632,641,642,721,911 Đơn vị : 1.000đ Các khoản ghi nợ TK ghi có TK ghi nợ TK 155 TK 131 TK511 TK632 TK641 TK642 TK721 TK911 111 112 131 511 632 721 911 Tiền mặt Tiền gửi Ngân Hàng Phải thu của khách hàng Doanh thu bán hàng Giá vốn hàng bán Thu nhập bất thường Xác định kết quả KD 1.756.185.740 234.500.000 2.536.547.200 338.617.000 424.800.000 1.261.056.100 1.756.185.740 57.959.205 1.231.200 11.200.000 2.011.180.520 11.200.000 Cộng 1.756.185.740 2.771.047.200 2.024.474.000 1.756.185.740 57.959.205 1.231.200 11.200.000 2.022.380.520 Phần III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán thành phẩm - kế toán bán hàng - xác định kết quả bán hàng ở công ty văn phòng phẩm hồng Hà I. Những ưu điểm và những mặt cần hoàn thiện I.1. Nhận xét : Trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế sang nền kinh tế thị trường đồng thời chuyển đổi chế độ quản lý tài chính, thực trạng nghành VPP gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh sự cạnh tranh ác liệt của các thành phần kinh tế trong nước cũng như sự cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Đó là sự quản lý kinh tế tài chính lỏng lẻo, sử dụng sai nguồn vốn, dùng vốn vay ngắn hạn vào đầu tư xây dựng mua sắm TSLĐ. Từ đó làm cho nghành cũng như công ty mất uy tín với khách hàng và với các Ngân Hàng từ đó gây nên tình trạng thiếu vốn cho sản xuất kinh doanh . Để khắc phục tình trạng đó công ty đã những chính sách và các giải pháp tổ chức lại sản xuất, tăng cường công tác quản lý, kiểm tra thường xuyên. Đẩy mạnh việc bán hàng, chào hàng bằng nhiều hình thức coi đó là sự sống còn của công ty. Qua đó từ năm 1996 đến nay công ty đã thu được những thành quả đáng kể ổn định sản xuất kinh doanh có hiệu quả , tạo được uy tín với khách hàng và với Ngân Hàng . Đó là do công ty bố chí bộ máy quản lý hợp lý từ các phân xưởng đến công ty từ quản lý sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm và đặc biệt tổ chức tốt công tác kế toán thành phẩm và kế toán bán hàng. Từ đó sản phẩm của công ty ngày càng được nang cao cả số lượng và chất lượng đồng thời đã từng bước trinh phục thị trường trong nước cũng như quốc tế. Có thời điểm khách hàng đặt hàng với số lượng hàng lớn sản phẩm của công ty không đủ cung cấp, đây là dấu hiệu đáng mừng cho công ty VPPHH . I.2. Nhận xét cụ thể : * Về kế toán thành phẩm : Công ty đã chấp hành ché độ quản lý và kế toán thành phẩm , hệ thống kho tàng, phòng kế toán, phòng định mức kỹ thuật và phòng kinh doanh phối hợp hoạt động ăn khớp, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu cũng như kiểm tra chặt chẽ tránh được mọi hao hụt về mặt hiện vật. ở phòng tài vụ kế toán của công ty luôn nắm vững số liệu của thành phẩm về mặt hiện vật và giá trị của từng thứ thành phẩm phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho. * Về tình hình theo dõi công nợ : Công ty có rất nhiều bạn hàng trong quá trình bán hàng thường xuyên có khách hàng thanh toán sau. Do đó kế toán của công ty phải thường xuyên theo dõi đôn đốc thu hồi. Kế toán mở sổ chi tiết phải thu của khách hàng rất chặt chẽ, chi tiết mở riêng cho từng khách hàng có quan hệ thường xuyên với công ty, đồng thời hàng tháng thông báo đốc thúc và thu hồi nợ đến hạn thanh toán. Đối với khách hàng nợ dây dưa thì sáu tháng làm một lần biên bản xác nhận nợ đồng thời báo cáo với lãnh đạo công ty để có những quyết định phù hợp không làm mất khách hàng và không ảnh hưởng tới lợi ích cuản công ty . * Nghiệp vụ bán hàng : Công ty luôn thực hiện cơ chế mở cửa coi khách hàng là thượng đế, ở công ty bán hàng cả bán buôn và bán lẻ đồng thời mở rộng mạng lưới bán hàng. Bộ phận nghiên cứu thị trường thường xuyên điề chỉnh kế hoạch sản xuất đồng thời căn cứ vào thị hiếu tập quán từng vùng để cung cấp sản phẩm hợp với thị hiếu tiêu dùng của khách hàng , chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lý, luôn tìm mọi cách mở rộng chiếm lĩnh thị trường như quảng cáo chào hàng, chi phí môi giới hoa hồng ... do đó trong những năm qua sản phẩm của công ty đã đứng vững trên thị trường, tạo được uy tín với khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ. * Trình tự luân chuyển và quản lý chứng từ : Việc lập chứng từ ban đầu xây dựng phương pháp luân chuyển và quản lý chứng từ ở công ty như vậy là rất hợp lý và có hiệu quả cao, đảm bảo theo đúng chế độ quy định của nhà nước. II. Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kế toán thành phẩm và kế toán bán hàng ở công ty VPPHH : Công tác kế toán của công ty sau khi áp dụng chế độ kế toán mới của nhà nước và bộ tài chính phát hành đến nay hệ thống sổ sách kế toán của công ty đã tương đối hoàn thiện, đi vào nề nếp, đảm bảo quá trình hạch toán được chính xác kịp thời. Bên cạnh những mặt tích cực nêu trên. Trong quá trình kế toán thành phẩm và kết toán bán hàng vẫn không tránh khỏi những tồn tại, những vấn đề chưa hoàn toán hợp lý và chưa thật tối ưu. Vì vậy cần phải phát huy và tiếp tục hoàn những mặt tích cực, hạn chế tối đa những mặt yếu kém. Tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán thành phẩm và kế toán bán hàng ở công ty VPPHH . II.1. ý kiến 1 - Về đánh giá thành phẩm : Trong thực tế công ty VPPHH không sử dụng giá hạch toán thành phẩm do đó việc quản lý và theo dõi thành phẩm nhập xuất tồn kho chỉ được thực hiện theo chỉ tiêu số lượng mà không theo dõi được chỉ tiêu giá trị vì thế không chỉ cung cấp kịp thời những thông tin về kết quả sản xuất kinh doanh trong từng ngày cho nên kế toán thành phẩm phải chờ kết quả tính giá thành của bộ phận kế toán tính giá thành vào cuối tháng Do đó công ty phải nhanh chóng xây dựng và áp dụng giá hạch toán cho thành phẩm. Đầu năm căn cứ vào giá bán của thành phẩm và giá thành công xưởng của năm trước và chi phí bán hàng để xây dựng giá thành kế hoạch. Cách lập bảng kê số 9 : Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại thành phẩm . - Căn cứ vào bảng kê số 9 của tháng trước để lấy số liệu số dư đầu tháng - Số phát sinh trong tháng lấy từ bảng kê số 8 Tổng giá thực tế tồn đầu tháng + Giá thực tế nhập trong tháng Hệ số giá = ----------------------------------------------------------------------------------- Tổng giá hạch toán tồn đầu tháng + Giá hạch toán nhập trong tháng Biểu số 20 (trích): Bảng kê số 9 Bảng kê số 9 Tính giá thành thực tế của thành phẩm bút bi 6 cạnh Tháng 3 năm 2002 Đơn vị tính : 1.000đ STT Chỉ tiêu TK 155 - Thành phẩm Hạch toán Giá thực tế 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 Số dư đầu tháng Số phát sinh trong tháng Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng Hệ số giá Xuất trong tháng Số dư cuối tháng 471.705.600 1.271.319.832 1.689.025.432 1.112.930.400 585.095.032 470.400.000 1.204.040.700 1.674.440.700 0,99 1.101.801.096 572.639.604 Người lập bảng ( Ký , họ tên) II.2. ý kiến hai - Về việc lập bảng kê số 8 TK 155 : Cách lập bảng kê số 8 (biểu số 12) của công ty hiện nay là chưa có hiệu quả, mới chỉ theo dõi được thành phẩm ở chỉ tiêu số lượng, cuối tháng khi có bảng tính giá thành sản xuất kế toán mới ghi sổ được. Để khắc phục tình trạng trên tôi có thể hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của thành phẩm theo từng phiếu nhâp hoá đơn nhập xuất. Cách lập : Hàng ngày căn cứ vào từng phiếu nhập kho để ghi vào bảng kê số 8 mỗi chứng từ ghi một dòng teo trình tự thời gian . - Cột số lượng căn cứ vào số thực nhập, xuất trong chứng từ . - Cột giá hạch toán bằng số lượng nhân giá thành kế hoạch - Cột giá thực tế nhập bằng giá kế hoạch nhân hệ số giá - Cột giá thực tế xuất kho căn cứ vào phương pháp tính giá bình quân gia quyền tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ - Cột tồn cuối tháng (số dư lấy số đầu tháng cộng nhập trong tháng trừ xuất trong tháng) Như vậy việc ghi chép hạch toán qua bảng kê số 8 sẽ đảm bảo tính khoa học và hợp lý giúp cho kế toán theo dõi từng phiếu nhập, hoá đơn. Khối lượng công việc được giải đều trong tháng đồng thời kế toán cung cấp kịp thời những thông tin về tình hình nhập xuất kho thành phẩm theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. VD : Lập bảng kê số 8 loại bút bi 6 Bảng kê số 8 - Nhập - Xuất - Tồn kho Số dư đầu kỳ : 1920 TK 155 - Bút bi 6 cạnh Hạch toán : 471.750.600 Thực tế : 470.400.000 (Giá kế hoạch : 245.680) Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK155,ghi có các TK khác Số Ngày TK 154 Cộng nợ TK 155 Số lượng Hạch toán Thực tế Hạch toán Thực tế 69 72 569 76 78 89 90 101 7/1 8/1 12/1 21/1 23/1 8/2 9/2 10/3 12/3 Phân xưởng nhựa Phân Xưởng VPP Nguyễn .T. Lan Phú thọ Phân xưởngnhựa Phân xưởng VPP Phân xưởng nhựa Phân xưởng VPP Bình - Cửu Long Bích đại lý VPP Hà Nội 612,5 439 548 712 248 921 150.479.000 107.823.520 134.632.640 174.924.160 60.928.640 226.271.280 148.974.210 106.774.985 133.286.314 173.174.918 60.319.354 224.008.567 Cộng 4954,9 1.217.319.832 1.205.146.634 1.217.319.832 1.205.143.634 Số dư cuối kỳ số lượng : 2.344,9cái Khi kế toán sử dụng giá kế hoạch để nhập xuất tồn kho thành phẩm giúp công ty tạm tính được kết quả tiêu thụ. Đồng thời hàng tháng có thể xác định được tình hình sản xuất tiêu thụ thành phẩm . Cuối kỳ tính được giá thực tế sẽ điều chỉnh giá thực tế lớn hơn giá kế hoạch ghi tăng. Nợ TK 155 - Thành phẩm Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Và ghi Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 155 - Thành phẩm Nếu giá thực tế nhỏ hơn giá kế hoạch thì ghi đỏ Trong thực tế theo tôi nên mở bảng kê số 8, số 9 hàng tháng nó sẽ xát với thực tế hơn, đồng thời việc xây dựng giá kế hoạch đòi hỏi phải khoa học, tập hợp đủ chi phí và có lãi. Từ đó sẽ giúp công ty dễ dàng điều chỉnh khi có sự biến động trên thị trường . II.3 . ý kiến 3 - về chiết khấu bán hàng : ở công ty VPPHH luôn coi trọng việc bán hàng đồng thời với việc mở rộng thị trường bán hàng, việc tăng cường công tác chào hàng, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm Công ty còn có những chính sách khuyến khích về việc ban shàng như chi tiêu môi giới hoa hồng .... cho hưởng một tỷ lệ nhất định với khách hàng có quan hệ thường xuyên và sòng phẳng với công ty. Đây chính là khoản chiết khấu bán hàng nhưng công ty lại ghi vào TK 641 - Chi phí bán hàng là không đúng với chế độ kế toán hiện hành. Vì vậy theo tôi công ty nên tập hợp toàn bộ số tiền thưởng, hoa hồng, môi giới vào TK 521 - Chiết khấu bán hàng và hạch toán như sau : Nợ TK 521 : 19.917.740 Có TK 111,112,131 : 19.917.740 Cuối kỳ kết chuyển vào TK 511 - Doanh thu bán hàng Nợ TK 511 : 19.917.740 Có TK 521 : 19.917.740 Như vậy trích chuyển làm giảm doanh thu của công ty việc tính ra doanh thu thuần sẽ chính xác và hợp lý hơn . Phần chiết khấu từ nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2 ghi Nợ TK 521 - Chiết khấu bán hàng Có TK 111,112 - Tiền mặt , tiền gửi NH Từ bảng kê số 11 ghi Nợ TK 521 - Chiết khấu bán hàng Có TK 131 - Phai rhtu của khách hàng Số kết chuyển ghi vào nhật ký chứng từ số 8 , ghi có TK 521. II.4. ý kiến 4 - Về việc tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng : ở công ty VPPHH hiện nay các khoản chi phí bán hàng phát sinh đều được tập hợp theo từng loại thành phẩm tiêu thụ trong tháng (bảng tập hợp chi phí) Khoản chi phí này gồm : - Chi phí hộp cát tông đựng thành phẩm - Chi phí bốc xếp vận chuyển - Chi phí thưởng hoa hồng Toàn bộ chi phí bán hàng ở trên hiện nay công ty đem phân bổ cho toàn bộ thành phẩm tiêu thụ trong tháng có số phát sinh với số thành phẩm tiêu thụ như vậy là không hợp lý vì sẽ không tính được chính xác kết quả kinh doanh của từng tháng . Vậy theo tôi nên các chi phí vận chuyển bốc xếp số phát sinh cho thành phẩm nào thì phân bổ hết số thành phẩm đó. Với chi phí hộp cát tông đựng thành phẩm những chi phí phát sinh ngay khi thành phẩm hoàn thành nhập kho. Do đó chi phí bán hàng này phải được phân bổ cho toàn bộ thành phẩm nhập kho trong tháng theo từng thứ thành phẩm và tính cho thành phẩm tiêu thụ . VD : Số sản phẩm tồn đầu tháng : 1920 - Chi phí thùng cát tông đầu tháng : 1.600.000 - Số sản phẩm sản xuất trong tháng (thùng + nẹp) : 6.000.000 - Số lượng xuất tiêu thụ : 4.4530.000 cái 16.000.000 + 6.000.000 Chi phí phân bổ cho từng = ------------------------------- x 4.530 = 5.007.782 loại sản phẩm tiêu thụ 1.920 + 4.954,9 Hạch toán kỳ này ghi Nợ TK 641 : 5.007.782 Có TK 142 (1421) : 5.007.782 Kỳ sau, khi số thành phẩm đó được tiêu thụ : 7.600.000 - 5.007.782 = 2.592.218  Nợ TK 911 : 2.592.218 Có TK 142 : 2.592.218 II.5 . ý kiến 5 - Về lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi : Trong cơ chế thị trường sự rủi ro trong kinh doanh rất lớn như mất giá của hàng hoá, sự phá sản của các đơn vị bạn. Điều đó rất dễ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, do đó đòi hỏi Công ty phải trích lập các quỹ dự phòng qua số liệu ở tháng 3 năm 2003 ta thấy số nợ phải thu của khách hàng là rất lớn, nó chiếm tỷ trọng lớn trong số vốn lưu động của Công ty, theo số liệu năm 2000 có những kế hoạch mất khả năng thanh toán. Đòi hỏi Công ty phải có những biện pháp thu hồi tích cực hơn nữa nhằm giải phóng vốn đồng thời bổ xung cho sản xuất. Theo tôi để đảm bảo cho sản xuất kinh doanh Công ty nên lập dự phòng nợ phai thu khó đòi. Cuối niên độ, kế toán trích mức dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghệp (6426) Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Nếu trong kỳ kế toán có những bằng chứng, căn cứ văn bản xác nhận các khoản nợ phải thu khó đòi không thể thu hồi được công ty nên làm thủ tục xoá nợ. Khi được phép xoá nợ kế toán ghi Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 131,138 - Nợ phải thu khác Đồng thời ghi Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã sử lý Trong sổ kế toán nhìn vào TK 155 - Thành phẩm của công ty ta thấy một lượng hàng lớn luôn nằm trong kho bên cạnh các mặt bút và các loaị mũ pin do đó dễ bị lạc hậu, chất lượng giảm, đồng thời giá cả trên thị trường cũng như sự biến động của ngoại tệ rất bấp bênh do đó để dẩm baỏ cho sản xuất kinh doanh được ổn định, công ty tránh được rủi ro theo tôi công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối niên độ kế toán nếu có những chứng cứ chắc chắn về trị giá thực tế của hàng tồn kho thấp hơn giá có thể bán trên thị trường kế toán ghi Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu không xẩy ra thì hạch toán Nợ TK 159 - Dự phong giảm giá hàng tồn kho Có TK 721 - Thu nhập bất thường Đồng thời Công ty có những biện pháp để tăng cường bán hàng nhất là những hàng tồn đọng từ trước. Bên cạnh đó tăng cường sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng. Vấn đề hợp đồng bán hàng để thuận lợi cho việc bán hàng và thu hồi nợ trước năm thực hiện. Nếu hợp đồng được lập từ tháng 12 năm trước sẽ rất thuận lợi cho việc sản xuất và kinh doanh của Công ty . Kết luận Nước ta từ một nước có nền kinh tế lạc hậu, mang tính tự cung, tự cấp đã chuyển hoá thành nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần. Cơ chế quản lý nền kinh tế cũng chuyển từ cơ chế quản lý quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước. Chính nhờ sự chuyển hoá đó đã giúp nước ta hoà nhập với các nước tiên tiến trong khu vực cũng như hoà nhập được vào xu thế phát triển chung của thế giới . Trong thời kỳ đổi mới, hoạt động sản xuất kinh doanh được mở rộng và phát triển mạnh mẽ góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất trong nước cả về mặt số lượng cũng như chất lượng hàng hoá, nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của mọi tầng lớp dân cư, góp phần mở rộng giao lưu hàng hoá trên cơ sở đó mở rộng quan hệ buôn bán trong nước và ngoài nước. Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp công nghiệp chính là điều kiện tồn tại của nền kinh tế. Vì vậy các doanh nghiệp công nghiệp có nhiệm vụ thực hiện tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Để thực hiện tốt nhiệm vụ đó doanh nghiệp cần phải đặc biệt chú trọng đến phương pháp hạch toán kế toán. Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà trực thuộc Tổng công ty giấy để có thể tồn tại đến ngày hôm nay công ty đã vượt qua không ít khó khăn do cơ chế có nhiều thay đổi. Song nhờ có tổ chức tốt công tác kế toán công ty vẫn tồn tại và phát triển cùng với nền kinh tế đất nước , mặc dù công tác kế toán tại công ty đã tương đối hoàn thiện song bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại cần được quan tâm giải quyết . Qua quá trình học tập và nghiên cứu lý luận tìm hiểu thực tế tổ chức công tác Kế toán thành phẩm, Kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng tôi đã mạnh dạnh đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện phần hành kế toán này Vì thời gian thực tập có hạn và chưa có kinh nghiệm thực tế nên ý kiến tôi đề xuất trong báo cáo này chưa hẳn đã hoàn toàn sáng xuất và có tính thực tiễn cao. Rất mong các thầy cô giáo, các cán bộ kế toán của Công ty cùng các bạn đọc góp ý kiến để báo cáo này được hoàn thiện hơn . Xin chân thành cảm ơn ! Nhận xét của Kế toán trưởng Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà Hà nội, ngày 05/05/2003 Contents