Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH xây dựng Hà Nam

ịnh số 759/QĐ - UB ngày 10/8/1993 của UBND Tỉnh Hà Nam (nay là tỉnh Hà Nam). Mặc dù khoảng thời gian là 12 năm đối với công ty là khoảng thời gian ngắn nhưng từ quá trình thành lập gặp nhiều bỡ ngỡ và khó khăn đến nay công ty đã khẳng định được sự cần thiết cũng như đang từng bước ổn định vị trí của mình. 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Công ty TNHH xây dựng Hà Nam có chức năng hoàn thành các nhiệm vụ mà công trình đã bàn giao Xây dựng dân dụng và công nghiệp kinh doanh nhà ở và vật liệu xây dựng khai thác chế biến nguyên vật liệu, khoáng sản, xây dựng thủy lợi, xây dựng giao thông vận tải đường bộ có quy mô vừa và nhỏ, thi công các công trình điện lực. Khai thác chế biến đá, vận tải hàng hóa, kinh doanh vật tư nông nghiệp, thiết bị máy móc nông nghiệp, thiết bị nội ngoại thất công trình Từ ngày thành lập đến nay công ty TNHH xây dựng Hà Nam đã trúng thầu nhiều công trình đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, mỹ thuật, hoàn chỉnh đúng thời hạn đề ra, được chủ đầu tư đánh giá là những công trình đạt chất lượng cao đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, tiến độ. 3. Những thành tích và chỉ tiêu kinh tế quan trọng 3.1. Về cơ sở vật chất Công ty có 2 địa điểm làm việc. - Số 1 - Trần Hưng Đạo - Phủ Lý - Hà Nam - Xưởng sản xuất: Đường 21A - Thanh Châu - Phủ Lý - Hà Nam. Bước đầu công ty đã tự đầu tư thuê và mượn thiết bị phục vụ cho sản xuất gồm: + Máy trộn bê tông + Máy xúc + Máy ép thủy lực + Máy cắt bê tông + Máy đầm bàn + Máy cắt uốn sắt + Máy đầm dùi + Máy bơm các loại + Máy lu rung + Máy cày sới + Máy phát điện + Máy đo kinh vĩ + Thủy bình 3.2. Về công tác quản lý - Tiếp nhận cán bộ tập huấn, ổn định sắp xếp tổ chức. - Hoàn thiện hệ thống quản lý. - Xây dựng kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh. - Lập phương án khoán sản phẩm cho người sản xuất 3.3. Kết quả sản xuất qua 3 năm gần nhất TT Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Tổng doanh thu 1000đ 10.600.000 18.060.000 25.000.000 2 Lợi nhuận 1000đ 78.000 118.000 150.000 3 Thuế và các khoản nộp NSNN 1000đ 834.000 1.339.550 1.786.000 4 Tổng TSCĐ 1000đ 15.640.879 16.406.423 16.634.444 5 Tổng số công nhân Người 282 297 325 6 Tổng qũy lương 1000đ 2.172.422 2.019.600 2.208000 7 Tiền lương bình quân 1 công nhân 1000đ/ Người 678 680 690 Nhận xét: Qua bảng số liệu trên ta thấy hoạt động của công ty tăng lên rõ rệt trong 3 năm (từ năm 2002 - 2004). Tổng tài sản doanh thu của doanh nghiệp, thu nhập của người lao động tăng lên. Điều đó thấy rõ sự lỗ lực hết mình của công ty trong 3 năm qua. Tuy nhiên để đạt kết quả như vậy là được sự phấn đấu không ngừng của công nhân viên trong công ty, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh nhau rất ác liệt. Do vậy chất lượng giá cả, hoàn thiện công trình là yêu cầu giải quyết của các nhà sản xuất. II. Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH xây dựng Hà Nam. 1. Đặc điểm tổ chức quản lý 1.1. Đặc điểm tổ chức quản lý Công ty TNHH xây dựng Hà Nam là công ty TNHH một thành viên trực tiếp hoạt động dưới sự chỉ đạo thường xuyên của Giám đốc ông Trần Văn Hải. Tổng số công nhân viên hoạt động thường xuyên tại công ty phân loại rất hợp lý đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh cụ thể trong công ty gồm 325 người có Nam: 146 người Nữ : 179 người. Về công tác trình độ đào tạo và tính chất phục vụ được thể hiện qua bảng sau: UBND Tỉnh Hà Nam Công ty TNHH xây dựng Hà Nam Báo cáo nhân viên theo trình độ chuyên môn Báo cáo tổng hợp các đơn vị. TT Trình độ chuyên môn Giới tính Dân tộc Phân loại theo độ tuổi Tổng số Nam Nữ Kinh Thiểu số Tuổi < 30 Tuổi 30-40 Tuổi 40-50 Tuổi > 50 1 Không 1 17 18 18 18 2 Đại học 18 5 23 7 9 4 3 23 3 Cao đẳng 2 2 4 3 1 4 4 Trung cấp 7 15 22 6 7 4 5 22 5 Sơ cấp 23 10 33 7 9 15 2 33 6 1/7 17 58 70 5 66 9 75 7 2/7 17 17 33 1 15 17 1 1 34 8 3/7 32 37 68 1 16 48 5 39 9 4/7 14 5 19 11 8 19 10 5/7 10 4 14 3 10 1 14 11 6/7 9 9 1 8 9 12 1/3 1 1 1 1 13 2/3 1 1 1 1 14 6/8 3 3 3 3 Tổng số 146 179 300 25 120 115 60 30 325 Ngày.. tháng.. năm người lập biểu người kiểm tra Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) - Về công tác. Đã lâu công ty không tuyển thêm lao động mới do đó số lao động được 5 năm không thêm mấy các công nhân làm tại công ty lâu năm có tay nghề cao. Tuy nhiên việc phân loại lao động theo cách này cho thây Công ty còn hạn chế đó là. Tuổi đời bình quân của công nhân nhìn chung tương đối cao. - Về trình độ đào tạo. Nhìn chung Công ty có số lao động hành nghề, bộ phận của bộ công nhân nên có trình độ chuyên môn cao điều này làm cho việc tổ chức công tác quản lý và hoạt động của Công ty là rất tốt và đa số có trình độ đào tạo. - Về tính chất. Số lao động gián tiếp chiếm tỷ trọng ít, trong đó số lao động trực tiếp chiếu đa số, đây cũng là sự phù hợp với quy mô của Công ty Công ty cũng không thừa thầy cũng không thiếu thợ. Với hình sự hoạt động của Công ty lao động trực tiếp nhiều thì càng tốt ít lao động trực tiếp gắn liền với kết quả kinh doanh, còn lao động gián tiếp không gắn liền với kết quả kinh doanh. 1.2. Thu nhập của người lao động Công ty có số lượng lao động trên 300 người vì vậy để đap ứng cho việc trả lương cho công nhân viên đó phải có tổng quỹ lương đến năm 2004 là: 208.000.000. đồng. Tiền lương bình quân trả trong Công ty là: 690000 - 700.000. đồng / 1 người. Như vậy với tổng quỹ lương bình quân trong Công ty phần nào cũng đáp ứng được đầy đủ việc tính trả cho công nhân viêc ở đây. 1.3. Cơ cấu giám đốc và phòng ban và các bộ phận sản xuất kinh doanh Xuất phát từ một Công ty hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, trực thuộc UBNH tỉnh Hà Nam bộ máy quản lý của Công ty TNHH xây dựng Hà Nam tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, các phòng ban hoạt động độc lập. - Đứng đầu là giám đốc. Là người chỉ huy hoạt động của sản xuất tại Công ty, và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. - Phòng kế hoạch tài vụ + Phòng hành chính phòng kế toán làm nhiệm vụ phản ánh ghi chép với giám đốc về tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, cung cấp các thông tin một cách chính xác kịp thời. Thời gian cho giám đốc giúp giám đốc đặt ra những quyết định phù hợp với thực tế của Công ty về công tác quản lý cũng như việc như việc tiến hành các hoạt động kinh doanh. + Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ là bố chí phân công lao động tính lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. - Phòng giám đốc kỹ thuật: khảo sát chất lượng sản phẩm. + Tư vấn giám sát công trình. + Hưỡng dẫn thực hiện các quy trình quy phạm. - Phòng giám đốc kinh doanh và vật liệu xây dựng có nhiệm vụ giới thiệu các mặt hàng và tiêu thụ sản phẩm. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH xây dựng Hà Nam Giám Đốc Phòng Giám Đốc Kỹ Thuật Phòng Kế Hoạch Tài Vụ Phòng GĐ KD và VLXD Bộ phận hành chính Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán tài vụ Đội trưởng A 1 Đội trưởng A2 Đội trưởng A6 Đội trưởng A7 Đội trưởng A8 Cửa hàng bán VLXD Cơ sở sản xuất gạch CSSX gạch nung chống nóng 2 tổ bốc xếp Vận tải thuỷ Vận tải bộ 5 đại lý tại các huyện 8 tổ nền 1 tổ sắt điện nước cốp pha 8 tổ nền 1 tổ sắt điện nước cốp pha Từ sơ đồ ta thấy: Bộ máy quản lý sản xuất công ty theo kiểu trực tuyến chức năng, các phòng ban độc lập theo chức năng của từng phòng. Nhưng giữa các phòng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau dưới sự lãnh đạo của giám đốc công ty. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty 2.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung (theo quy mô sản xuất của công ty) phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế toán, công tác tài chính và phân tích hoạt động kinh tế. Ngoài ra còn bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu thu nhận kiểm tra chứng từ, thực hiện chấm công hàng ngày và chuyển số liệu lên phòng kế toán. 2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán trong phòng kế toán Giữa kế toán trưởng và kế toán viên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo chức năng riêng, nhiệm vụ riêng và kế toán viên phải thường xuyên cung cấp tư liệu, tình hình kế toán lên kế toán trưởng. - Kế toán trưởng: Là người đảm nhận phần kế toán quan trọng nhất trong công tác kế toán, phải tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, chịu trách nhiệm về hoạt động của phòng đối với giám đốc. - Thủ quỹ, thủ kho hàng ngày theo dõi chặt chẽ, phản ánh được số tiền nhập hoặc xuất quỹ. Ngoài ra còn phải theo dõi về mặt số lượng các loại vật lư, sản phẩm tính ra số nhập, xuất và tồn của từng sản phẩm. - Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ ghi chép đầy đủ các nghệp vụ kinh tế phát sinh theo dõi sự tăng giảm của TSCĐ. - Kế toán vật tư. Có trách nhiệm ghi chép, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ xuất nhập vật tư. - Kế toán thanh toán. Phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ theo dõi chi tiếp cho từng khách hàng về các khoản nợ hoặc phải trả người cung cấp. - Kế toán bán hàng. Có nhiệm vụ ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng, theo dõi số lượng hàng bán và doanh thu thu về cho Công ty. - Có thể coi mỗi kế toán viên là một mắt xích quan trọng trong luồng máy hoạt động trên, với sự điều hành của kế toán trưởng giúp cho việc tính toán của Công ty luôn đảm bảo được tính chính xác và hiệu quả trong kinh doanh. 2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ Kế toán bán hàng kế toán thanh toán kế toán vật tư K T thủ quỹ thủ kho 2.4.Hình thức tổ chức kế toán áp dụng tại Công ty Để phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty cũng như đối tượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ các thông tin cho các đối tượng liên quan, Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hệ thống sổ Nhật ký chung. Đây là hình thức dễ làm thuận tiện cho việc xử lý dữ liệu trên máy vi tính và đảm bảo việc lưu giữ cung cấp thông tin kịp thời trình tự ghi sổ. - Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để kiểm tra hợp lệ phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ các chứng từ gốc cần ghi sổ chi tiết đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết. - Các chứng từ thu ghi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ và tổ quỹ cuối ngày chuyển cho kế toán. - Các chứng từ ghi sổ đã lập ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ tài khoản. - Cuối tháng hoặc quý còn căn cứ vào số thẻ hoặc hoặc kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, căn cứ vào sổ cái tài khoản để lập bảng cân đối số phát sinh. - Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết. - Cuối quý sau khi khớp với số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các sổ chi tiết, được dùng để lập báo cáo tài chính. So sánh. Nói chung hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng không có gì khác so với hình thức kế toán trong các chế độ quy định. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Các chứng từ gốc bảng tổng hợp chứng từ Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ kế toán chi tiết Sổ đăng ký CTGS Bảng đối chiếu phát sinh Bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối tài khoản Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu III. Thực hiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty 1. Nội dung quỹ tiền lương tại công ty Công tác tiền lương và các khoản trích theo lương được tiến hành theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ nên công việc về tiền lương ở công ty được tiến hành đơn giản gọn nhẹ. Cụ thể là bộ phận kế toán tập hợp kết quả lao động và thời gian lao động của công nhân và tính theo mỗi công nhân. Quỹ lương của công ty được hình thành trên cơ sở đơn giá tiền lương phải trả là 2% trong 1% dành cho hoạt động công đoàn cơ sở và 1% nộp cho hoạt động công đoàn trên quỹ lương của công ty được hình thành trên cơ sở đơn giá tiền lương của từng hạng mục công trình. Ngoài quỹ lương chính công ty còn có 1 số quỹ là: - Quỹ BHXH Theo thông tư số 68/TC/HCSN ngày ngày 24/7/1995 của BTC căn cứ vào Nghị định số 12/CP ngày 26/1/1995 của Chính phủ ban hành Điều lệ BHXH và Nghị định số 19/CP ngày 16/2/1995 của Chính phủ về việc lập BHXH Việt Nam và công văn 115/BHXH Việt Nam ngày 4/7/1995 của Bộ Tài chính. - Quỹ BHXH hiện nay ở doanh nghiệp được hình thành từ nguồn doanh nghiệp trích từ tổng quỹ lương của doanh nghiệp là 15% người lao động phải nộp là 5% lương theo mức lương tối thiểu của nhà nước. - BHYT: Doanh nghiệp nộp cho cơ quan BHYT 3% theo lương của công nhân viên trong đó 2% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% do người lao động đóng góp từ lương theo mức lương tối thiểu của Nhà nước. - Kinh phí công đoàn: Theo tỷ lệ quy định kinh phí công đoàn tính vào chi phí trên tiền lương phải trả là 2% trong 1% dành cho hoạt động công đoàn cơ sở và 1% nộp cho hoạt động công đoàn cấp trên. 2. Hình thức trả lương áp dụng tại công ty 2.1. Hình thức trả lương theo khối lượng sản phẩm hoàn thành Người lao động sẽ được hưởng theo số lượng, chất lượng sản phẩm và công tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm công việc đó. = x Căn cứ để tính lương sản phẩm. - Căn cứ theo đối tượng trả lương theo sản phẩm bao gồm: + Lương sản phẩm trực tiếp là tiền lương áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm + Lương sản phẩm gián tiếp là tiền lương áp dụng đối với là tiền lương áp dụng đối với người gián tiếp phục vụ sản xuất sản phẩm. - Căn cứ theo yêu cầu kích thích người lao động trong việc nâng cao năng xuất chất lượng, số lượng sản phẩm hay đẩy nhanh tiến độ sản xuất thì lương sản phẩm có 3 dạng khác nhau + Tiền lương sản phẩm luỹ tiến Căn cứ theo tiền lương sản phẩm, theo đơn giá lương sản phẩm tăng đều theo mức độ hoàn thành vượt mức khối lượng sản phẩm. Theo số liệu từ bảng dưới ta sẽ tính lương cho chị Đặng Thị Ngân như sau: Trong tháng 3/2005 chi Ngân đã bốc xếp được tổng số gạch hoa lên xe là 203.748 tháng 3/2005 chị Ngân đã bốc xếp được tổng số gạch hoa lên xe là 203.748 viên gạch. Đơn giá của 1.000 viên là 2.700đ/1000 viên. Tiền lương sản phẩm = 203.748 x 2.700 = 550.000 đ/người. Qua kết quả tính toán ta thấy: tiền lương sản phẩm của chị trong tháng 3 là 550.000đ. Ngoài ra tiền sản phẩm trong tháng, các chị trong tổ bốc xếp còn được cộng thêm tiền quét dọn, tiền ăn ca Sản phẩm bốc xếp tháng 3/2005 Tổ bốc xếp - Chanh (tổ trưởng) Ngày Chanh Thanh Viên Ngân Phượng Tuyển Vượng Loan Thuý 1 7.455 6.000 4.000 4.000 5.115 2.995 6.295 4000 2 6.340 4.795 5.100 2.300 4.840 2.000 3.000 4.950 2000 3 5.000 4.166 4.500 5.218 5.832 5.417 5.000 6.416 4 6.100 5.300 7.666 7.172 7.300 7.566 6.172 5 3.410 4.510 7.332 7.166 3.400 33.210 5.166 3.732 6 7.766 4.550 4.166 9.266 2.250 6.676 4.166 2416 7 1.166 1.166 2.150 4.248 1.166 5.248 1.166 4.082 8 13.340 12.666 10.432 13.972 9.416 4.612 11.415 9 12.416 10.099 9.366 12.416 10.333 8.732 11.933 10 11.916 7.266 9.381 13.514 9.700 6.499 7.932 11.931 11 3.722 4.666 3.500 5.466 6.666 3.056 2.900 12 2.066 5.116 3.566 4.666 5.116 2.066 13 1.883 3166 2.000 3.832 2166 2.832 2000 2.166 14 4.840 3166 4.166 2.166 3.332 2000 3.006 15 12.582 9.416 11.582 11.666 10.262 6.666 1000 16 11.432 10.256 10.298 10.116 9.222 10.750 8.789 6.800 17 7.766 2.950 8.266 7.641 5000 6.975 5.550 18 6.182 7.132 4.405 5.041 6.182 4.775 5.566 5071 19 2.60 7.948 6.682 3.266 3.166 7.080 3.166 5.182 20 5.916 7.770 8.925 7.866 7.950 6.750 8.341 5.650 21 7.066 7.550 6.506 6.650 5.750 5.566 7.236 6.500 22 8.250 8.166 7.000 9.116 7.650 8.250 7.500 5.166 23 4.466 4.566 5.300 4750 3.250 4.350 4.916 24 2.200 2.666 5.998 5332 2.300 6.832 2.166 2.300 25 8.400 6.350 4.000 7.750 5.816 4.916 4.350 4.966 26 6.700 10.256 9.332 10.916 3.850 9.657 11.850 11.332 27 8.700 8.886 6.979 9016 9.399 5.799 7.000 9.750 7.516 28 5.000 6.006 4.840 7.509 4.000 4.500 5.166 4.480 5.332 29 2.004 2.004 2.884 5.750 2.000 3.213 4000 2.666 3.204 30 3.750 3.783 2.000 2.033 6.533 1.750 6.250 1.750 2.750 31 6.082 7.166 5.942 4.766 5000 Cộng 169.363 178.1224 180.672 203.748 175.632 155.714 171.621 105.480 84.879 2.2. Cách trả lương ở công ty Hiện nay công ty đang tiến hành trả lương cho công nhân viên 2 lần vào các ngày : + Lần 1: vào ngày 20 - 25, tạm ứng vào cuối tháng + Lần 2: vào ngày 10 - 15, thanh toán vào đầu tháng sau 2.3. Phương pháp trích các khoản theo lương Bên cạnh chế độ trả lương, tiền lương, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp BHXH, KPCĐ, các khoản này được hình thành một phần do người lao động đóng góp, phần còn lại được tính vào chi phí sản xuất của công ty. Như vậy các khoản trích theo lương được tính toán như sau: Theo các chế độ quy định BHXH, BHYT, KPCĐ, phải trích là 25% tiền lương thực tế. Trong đó 19% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 6% người lao động phải nộp. Trong đó tổng số 25% BHYT, BHXH, KPCĐ thì có: 20% BHXH 3% BHYT 2%KPCĐ 2.3.1. BHXH Phải trích theo lương ở công ty = 19% tiền lương thực tế việc xác định BHXH được xác định theo công thức sau: BHXH = Tiền lương thực tế của toàn công ty x 20% Trong đó. Tính vào CP sản xuất kinh doanh = Tiền lương thực tế x 15% người lao động đóng góp = Tiền lương thực tế x 5% cụ thể trong tháng 3/2005 tổng tiền lương của toàn công ty là 200.000.000. công ty đã trích BHXH trong tháng như sau: + Bộ phận trực tiếp sản xuất : 120.000.000đ Chi tiết : Tổ bốc xếp 1:115.220.800đ Phân xưởng 2 : 4.779.200đ + Bộ phận sản xuất chung: 64.406.000đ Chi tiết phân xưởng 1: 24.406.000đ Chi tiết phân xưởng 2: 40.000.000đ + Bộ phận quản lý doanh nghiệp: 6.725.500đ Phòng TC - KT : 3425.500đ Phòng TC - HC :3.300.500đ + Bộ phận bán hàng : 8.868.500đ Chi tiết Cửa hàng số 1: 2.464.500đ Cửa hàng số 2: 6.404.000đ Căn cứ vào số liệu trên kế toán của công ty tiến hành tính và trích BHXH trong tháng 3/2005 như sau: BHXH tính vào CPSXKD = 200.000.000 x 15% = 30.000.000đ Trong đó : BHXH người lao động phải đóng góp. = 8.868.500 x 5% = 443.425đ ở bộ phận bán hàng. Chi tiết : Cửa hàng số 1. = 2.464.500 x 5% = 123.225đ Cửa hàng số 2. 6.404.000 x 5% = 320.200đ BHXH người lao động phải đóng góp: 6.725.500 x 5% = 336.275đ ở bộ phận QLDN Chi tiết : Phòng TC - HC : 3.300.00 x 5% = 165.000đ Phòng TC - K T : 3.425.500 x5% = 171.275đ 2.3.2. BHYT Công ty trích BHYT và được tính theo tỷ lệ 3% theo tiền lương thực tế BHYT tính vào CPSXKD = Tiền lương thực tế của toàn công ty x 2% BHYT người lao động phải đóng góp = tiền lương thực tế của toàn công ty x 1%cụ thể. BHYT tính vào CPSXKD : 8.868.500 x 2% = 177.370đ. ở bộ phận bán hàng. Chi tiết. Cửa hàng số 1: 2464.500 x 2% = 49.290đ Chi tiết cửa hàng số 2: 6.404.000 x 2% = 128.080đ BHYT người lao động phải đóng góp. 6.725.500 x1% = 67.255đ ở bộ phận QLDN. Chi tiết. Phòng TC - K T: 3.425.000 x 1% = 34.255đ Phòng TC - HC. 3.300.000 x 1% = 33.000đ 2.3.3. KPCĐ KPCĐ tính vào CPSXKD = Tổng số tiền lương thực tế x 2% KPCĐ tính vào CPSXKD = 8.868.500 x 2% = 177.370đ ở bộ phận bán hàng. Chi tiết cửa hàng số 1: 2.464.500 x 2% = 49.290đ Chi tiết cửa hàng số 2: 6.404.000 x 2% = 128.120đ KPCĐ tính vào CPSXKD: 6.725.000 x 2% = 134.510đ ở bộ phận QLDN. Chi tiết. Phòng TC - K T: 3.425.500 x 2% = 68.510đ Phòng TC - HC: 3.300.000 x 2% = 66.000đ Vậy tổng BHCH, BHYT, KPCĐ được tính và trích trong tháng 3/2005 như sau: - BHXH tính vào CPSXKD: 200.000.000 x 15% = 30.000.000đ - BHXH khấu trừ vào lương :200.000.000 x 2% = 10.000.000đ - BHYT tính vào CPSXKD: 200.000.000 x 2% = 4.000.000đ - BHYT khấu trừ vào lương: 200.000.000 x 2% = 4.000.000đ 3. Phương pháp tính BHXH trả thay lương 3.1. Chế độ tínhBHXH trả thay lương áp dụng chế độ tính BHXH trả thay lương cho toàn cán bộ công nhân viên trong công ty, chế độ tính được thể hiện như sau: * Trường hợp nghỉ đẻ, thai sản: - Về thời gian quy định hưởng BHXH + Bốn tháng đối với người làm việc trong điều kiện bình thường + Năm tháng đối với người làm việc trong điều kiện công việc nặng nhọc, độc hại, làm theo chế độ 3 ca, làm ở nơi có phụ cấp khu vực với hệ số là 0,5; 0,7. + Sáu tháng đối với người làm việc ở nơi có phụ cấp khu vực với hệ số là 1 người làm việc ở nơi có phụ cấp đặc biệt khác theo danh mục lao động, thương binh lao động xã hội quy định. * Trường hợp sinh con dưới 60 ngày trở lên, con bị chết thì mẹ được nghỉ 15 ngày kể từ ngày con chết. Về tỷ lệ BHXH được hưởng: Trong thời gian nghỉ BHXH ở trên người mẹ được hưởng 100% lương cơ bản. * Trường hợp nghỉ việc vì ốm đau, tai nạn rủi ro có xác nhận của y tế: - Về thời gian được nghỉ hưởng BHXH: + Nếu làm việc trong điều kiện bình thường mà có thời gian đóng BHXH dưới 15 năm được nghỉ 30 ngày/năm. Đóng BHXH trên 30 năm được nghỉ 50 ngày/năm, bậc khu vực 0,7 thì được nghỉ thêm 10 ngày so với các mức làm việc trong điều kiện bình thường. + Nếu trị bệnh dài ngày với các bệnh đặc biệt được Bộ Y tế ban hành thì thời gian nghỉ hưởng BHXH không quá 180 ngày. Về tỷ lệ hưởng BHXH: Trong thời gian nghỉ chữa bệnh được hưởng 75% lương. 3.2. Phương pháp tính BHXH trả thay lương Việc tính BHXH trả thay lương của Công ty được áp dụng theo công thức sau: = x x Cụ thể trong tháng 3/2005 từ bảng chấm công ta thấy chị Đặng Thị Ngân: - Bản thân bị ốm - Số ngày nghỉ được hưởng BHXH là 1 ngày - Hệ số lương 2,84 - % tính BHXH là 75% - Mức lương tối thiểu là 290.000đ Vậy mức lương được lĩnh trong tháng 3/2005 của chị là: x 1 ngày x 75% = 23.700 đồng Như vậy chị Ngân được cơ quan BHXH trả cho số ngày mà chị ốm trong 1 ngày với số tiền 23.700 đồng. 4. Công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. 4.1. Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Do công ty áp dụng hình thức kế toán là Nhật ký chung nên sơ đồ kế toán tiền lương và BHXH ở Công ty được thể hiện như sau: Trình tự ghi sổ kế toán nhật kí chung Bảng chấm công Bảng thanh toán lương Phiếu nghỉ hưởng BHXH Bảng thanh toán BHXH Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương Bảng phân bổ tiền lương Phiếu chi lương Phiếu chi nộp các khoản công đoàn cấp trên Nhật ký chung phần liên quan Sổ chi tiết TK 334, TK338 Sổ Cái TK 334, TK 338 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng Cân đối TK Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Công ty TNHH Xây dựng Hà Nam Bộ phận: Tổ bốc xếp Bảng chấm công Tháng 3/2005 LĐ: Lao động nghĩa vụ Nghỉ không lương: RO Ô: ốm điều dưỡng CÔ: con ốm TS: Thai sản T: Tai nạn K: Lương sản phẩm +: Lương thời gian N: Ngừng việc NB: Nghỉ bù P: Nghỉ phép H: Hội họp STT Họ và tên Ngày trong tháng SC hưởng lương SP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 22 23 24 25 31 1 Đặng Thị Chanh K K K K K K K K K K Ô Ô Ô Ô Ô Ô K K K K K K 25 2 Phùng Thị Loan K K K K K K K CN K K K K K K CÔ CÔ K 0 CN NB K K 19 3 Đặng Thị Ngân CN K K Ô K K K K K K K K K K K K K K K K K K 30 4 Trịnh Thị Hiền K K K CN K K K K K K K K K K K K K K K K K K 30 5 Nguyễn Thị Lượng K K K K K K K K K K K CN NB K K K K K K K K K 29 20 Cộng 4.2. Bảng thanh toán tiền lương của công ty Bảng thanh toán tiền lương là một chứng từ hạch toán tiền lương, nó là căn cứ để thanh toán tiền lương phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh đồng thời là căn cứ để hạch toán về lao động và tiền lương. - Bảng này lập cho từng bộ phận tương ứng với bảng chấm công. - Cơ sở lập bảng này là bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành. - Bảng này do kế toán lương lập. - Bảng thanh toán lương lập xong được chuyển đến cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. - Khi phát lương người nhận lương phải ký nhận, sau đó bảng thanh toán lương được lưu tại phòng kế toán. Cụ thể bảng thanh toán lương được lập như sau: bảng thanh toán tiền lương Công ty TNHH xây dựng Hà Nam Tháng 3/2005 Bộ phận: Tổ bốc xếp TT Họ và tên Hệ số lương Lương sản phẩm Nghỉ việc ngừng việc hưởng % Phụ cấp khác tăng ca TTNDN phải nộp Tổng số Tạm ứng kỳ 1 Các khoản khấu trừ Thực lĩnh kỳ II SC ST SC ST BHXH (5%) BHYT (1%) Cộng Thực lĩnh Ký nhận 1 Đặng Thị Chanh 1,92 25 574.000 88.000 662.000 300.000 27.840 5.568 33.408 323.000 2 Nguyễn Thị Thanh 1,4 30 486.000 105.000 591.000 200.000 20.300 4.060 24.360 362.000 3 Trịnh Thị Hiên 2,33 30 493.000 105.000 598.000 200.000 33.785 6.757 40.542 313.000 4 Đặng Thị Ngân 2,34 30 550.000 105.000 655.000 200.000 41.180 8.236 49.415 394.000 5 Hoàng Thị Phượng 1,92 30 489.000 105.000 594.000 200.000 27.840 5.568 33.408 326.000 6 Cộng 16,48 241 4.004.000 845.000 5.058.000 1.900.000 238.960 47.792 286.752 2.871.248 4.3. Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương Dùng để xác định tổng số lương phải trả cho cán bộ công nhân viên toàn công ty Căn cứ vào bảng này bộ phận trong công ty, kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên. Tổng hợp bảng thanh toán tiền lương tháng 3/2005 của các bộ phận trong công ty như sau: Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng Hà Nam Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương toàn công ty Tháng 3 năm 2005 ĐVT: đồng STT Bộ phận Tiền lương chính Các khoản khấu trừ Số còn phải trả BHXH (5%) BHYT (1%) 1 Chi phí NCTT 120.000.000 6.000.000 1.200.000 112.800.000 - Tổ bốc xếp 1 115.220.000 5.761.040 1.152.208 108.307.552 - Tổ bốc xếp 2 4.779.200 238.960 47.792 4.492.448 2 Chi phí sản xuất chung 64.406.000 3.220.300 244.060 22.941.640 - PX 1 24.406.000 1.220.300 244.060 22.941.640 - PX 2 40.000.000 2.000.000 400.000 37.600.000 3 Chi phí bán hàng 8.868.500 443.425 88.685 8.336.390 - Cửa hàng số 1 2.464.500 123.225 24.645 2.316.630 - Cửa hàng số 2 6.404.000 320.200 64.040 6.351.970 4 Chi phí QLDN 6725.500 336.275 67.255 6.351.970 - Phòng TC - KT 3.425.500 171.275 34.255 3.219.970 - Phòng TC - HC 3.300.000 165.000 33.000 3.131.700 Cộng 200.000.000 10.000.000 2.000.000 188.000.000 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, tên) ( Ký, tên) ( Ký, tên) 4.4. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Là một bảng tổng hợp dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế, BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp trong tháng phân bổ cho các bộ phận. - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ về lao động tiền lương, kế toán tiền lương tiến hành phân loại và tổng hợp tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động. Trong đó phân biệt tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản khác để ghi vào cột thuộc phần ghi có TK 334 ở dòng phù hợp. - Căn cứ vào tiền lương thực tế phải trả và tỷ lệ quy định về các khoản trích BHXH (15%) BHYT ( 2%), KPCĐ (2%)k để tính vào Chi phí sản xuất kinh doanh và ghi cột có TK 338 Nợ các TK chi phí. Căn cứ vào tỷ lệ hưởng BHXH phải thu (5%), BHYT (1%) khấu trừ vào lương của công nhân viên để ghi có TK 338, Nợ TK 334. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH TT Ghi có các TK Ghi nợ các TK TK 334 TK 338 - Phải trả phải nộp khác Tổng cộng Lương chính Các khoản khác Cộng có TK 334 KPCĐ (3383) BHXH (3383) BHYT (3383) Cộng có TK 338 1 Chi phí NCTT - Tổ Bx 1 - Tổ Bx 2 120.000.000 115.220.800 4.779.200 120.000.000 115.200.800 4.779.200 2.400.000 2.304.416 95.584 18.000.000 17.283.120 716.880 2.400.000 2.304.416 95.584 22.800.000 21.891.952 908.048 142.800.000 137.112.752 5.687.248 2 Chi phí SXC - Px 1 - Px 2 64.406.000 24.406.000 40.000.000 64.406.000 24.406.000 40.000.000 1.288.120 488.120 800.000 9.660.900 3.660.900 6.000.000 1.288.120 488.120 800.000 12.237.140 4.637.140 7.600.000 76.643.140 33.680.280 42.962.860 3 Chi phí bán hàng - Cửa hàng 1 - Cửa hàng 2 8.868.500 2.464.500 6.404.000 8.868.500 2.464.500 6.404.000 177.370 49.290 128.080 1.330.275 369.675 960.600 177.370 49.290 128.080 1.685.015 468.255 1.216.760 10.553.515 3.401.010 7.152.505 4 Chi phí QLDN - Phòng TC - KT - Phòng HC - TC 6.725.500 3.425.500 3.330.000 6.725.500 3.425.500 3.330.000 134.510 68.510 66.000 1.008.825 513.825 495.000 134.510 68.510 66.000 1.277.845 650.845 627.000 8.003.345 4.547.190 3.456.155 5 Phải trả CNV - 334 10.000.000 2.000.000 12.000.000 12.000.000 6 Phải trả phải nộp khác - 338 23.700 23.700 23.700 Cộng 200.000.000 23.700 200.023.700 4.000.000 4.000.000 6.000.000 50.000.000 250.023.700 4.5. Phiếu nghỉ hưởng BHXH Là một chứng từ về lao động, tiền lương nó được xác nhận số ngày nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn của người lao động làm căn cứ để tính trợ cấp BHXH trả thay lương theo tỷ lệ quy định. Phiều này được lập tại bệnh viện, trạm xá hoặc y tế cơ quan khi xảy ra các trường hợp kể trên cần phải nghỉ. Việc nghỉ phải được Bác sĩ cho phép và phụ trách bộ phận xác nhận khi nghỉ phải nộp giấy này cho người chấm công. Cuối tháng phiều này được tính kèm bảng chấm công gửi phòng kế toán để thanh toán BHXH trả thay lương cho người lao động. kế toán nhận được phiều này phải tính toán số tiền hưởng BHXH trả thay lương và ghi ngày vào phiếu. Mẫu phiếu nghỉ hưởng BHXH thể hiện như sau: Công ty TNHH xây dựng Hà Nam Tổ bốc xếp 2 PHiếu nghỉ hưởng BHXH Họ và tên: Đặng Thị Ngân Cơ quan y tế NTN Lý do Căn bệnh Số ngày cho nghỉ Y bác sĩ khám Số ngày thực nghỉ Xác nhận của phụ trách đơn vị Tổng số Từ ngày Đến hết ngày Trung tâm bệnh viện II Hà Nam 9/3/2005 Nghỉ ốm Cảm cúm 1 9/3/2005 9/3/05 Phần thanh toán Số năm đã đóng BH Số ngày nghỉ được hưởng BHXH Lương tháng đóng BHXH Tiền lương bình quân ngày % tính BHXH Thành tiền 1 8.23.600 31.676 75 23.700 4.6. Bảng thanh toán BHXH trả thay lương cho người lao động Là căn cứ để lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan cấp trên. - Bảng này có thể lập cho từng bộ phận hoặc cho toàn công ty - Cơ sở để lập bảng này là phiếu nghỉ hưởng BHXH - Khi lập phải chi tiết theo từng trường hợp cụ thể: nghỉ ốm đau, thai sản - Cuối tháng tổng cộng số ngày nghỉ, số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn công ty. Sau đó chuyển sang cho trưởng ban BHXH xác nhận là kế toán trưởng duyệt chi - Bảng này được lập làm 2 bên, 1 bên gửi tại phòng kế toán, bên còn lại gửi cho cơ quan quản lý BHXH thể hiện như sau: Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng Hà Nam Tổ bốc xếp 2 Bảng thanh toán BHXH Tháng 3 năm 2005 Nợ TK 3383 Có TK 334 23.700đ TT Họ tên Nghỉ ốm Tổng số Ký nhận số ngày Số tiền A B 1 2 3 4 5 6 7 Đặng Thị Ngân 01 23.700 23.700 đã ký 4.7. Ngoài các chứng từ trên công ty còn sử dụng 1 số chứng từ khác Khi thực hiện nghĩa vụ nộp BHXH, BHYT, KPCĐ đó là phiếu chi là chứng từ do kế toán tiền mặt nộp khi có nghiệp vụ, xuất quỹ tiền mặt để thanh toán với công nhân viên hoặc đi mau tài sản, vật tư, nguyên vật liệu. Phiếu chi được đóng thành quyển, trong một năm phiếu chi được thành lập 2 liên ( 1 liên lưu tại phòng kế toán, 1 liên giao cho thủ quỹ) để thực hiện xuất quỹ và ghi sổ quỹ Cụ thể mẫu phiếu chi được thể hiện như sau, Công ty TNHH xây dựng Hà Nam Phiếu chi Ngày 28/3/2005 Quyển số: 20 Số: 43 Nợ TK 334: 23.700 Có TK 111: 23.700đ Họ và tên: Đặng Thị Ngân Lý do chi: Chi BHXh trả thay lương Số tiền: 23.700đ (VBC hai mươi ba nghìn bảy trăm đồng) Kèm theo 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: VBC hai mươi ba nghìn bảy trăm đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận Thủ quỹ (Ký, tên) (Ký, tên) (Ký, tên) (Ký, tên) (Ký, tên) Là một bảng tổng hợp trợ cấp BHXH trả thay lương cho người lao động Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương phải trả cho các công nhân viên trong công ty, kế toán lập phiếu chi lương trong tháng 3 năm 2005 như sau. Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng Hà Nam PHiếu chi Ngày 28/3/2005 Quyển số: 02 Số: 40 Nợ TK 334 188.000.000đ Có TK 111 Họ và tên: Đặng Thị Chanh Lý do chi: Chi trả lương cho công nhân viên Số tiền 188.000.000đ: một trăm tám mươi tám triệu đồng Kèm theo một chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: VBC một trăm tám mươi triệu đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu Người nhận Thủ qũy (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) - Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 3 năm 2005, kế toán lập biểu chi nộp kinh phí công đoàn như sau: Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng Hà Nam Phiếu chi Ngày 29/3/2005 Quyển số: 22 Nợ TK 3382 4.000.000đ Có TK 111 Họ và tên: Đặng Thị Chanh Lý do chi: Nộp Kinh phí công đoàn. Số tiền: 4.000.000đ (VBC: Bốn triệu đồng chẵn) Kèm theo 1 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: VBC: Bốn triệu đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng người lập biểu người nhận thủ qũy (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng Hà Nam Phiếu chi Ngày 29/3/2005 Quyển số: 08 Số: 50 Nợ TK 338 Có TK 40.000.000đ Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng người lập biểu người nhận thủ qũy (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) - Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH trong tháng 3/2005 về việc nộp BHYT, kế toán lập phiếu chi như sau: Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng Hà Nam Phiếu chi Ngày 29/3/2005 Quyển số: 20 Số: 53 Nợ TK 338 Có TK 111 6.000.000đ Họ và tên: Đặng Thị Chanh Lý do chi: nộp BHYT Số tiền: 6.000.000đ (VBC: Sáu triệu đồng chẵn) Kèm theo 1 chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền VBC: Sáu triệu đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng người lập biểu người nhận thủ qũy (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) Đơn vị: Công ty TNHH xây dựng Hà Nam Phiếu chi Ngày 29/3/2005 Quyển số: 25 Số: 30 Nợ TK 111 Có TK 3383 23.700đ Họ và tên: Đặng Thị Chanh Lý do chi: nộp BHXH trả thay lương Số tiền: 23.700 (VBC: Hai mươi ba triệu bảy trăm đồng) Kèm theo 1 chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền VBC: Hai mươi ba triệu bảy trăm đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng người lập biểu người nhận thủ qũy (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) (ký, tên) 4.8. Bảng tính BHXH, BHYT, KPCĐ Để hạch toán tính và trích BHXH, BHYT, KPCĐ, công ty TNHH xây dựng Hà Nam đã sử dụng những sổ, chứng từ khác nhau cụ thể là + Bảng tính, BHXH, BHYT, KPCĐ + Bảng này dùng để xác định tổng số các khoản trích theo lương của người lao động, số phải trích vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, số phải thu vào người lao động. + Bảng này được lập dựa trên tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên và tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Bảng trích BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân tháng 3/ 2005 Công ty TNHH xây dựng Hà Nam Bảng tính bhxh, bhyt, kpcđ Tháng 3/2004 TT Bộ phận Lương chính BHXH, BHYT, KPCĐ (19%) 6% người lao động phải nộp Tổng số BHXH (15%) BHYT (2%) KPCĐ (2%) Cộng BHXH (5%) BHYT (1%) Cộng 1 Bộ phận trực tiếp 622 Tổ B x1 Tổ B x 2 120.000.000 115.220.800 4.779.200 18.000.000 17.283.120 716.880 2.400.000 2.304.416 95.584 24.000.000 2.304.416 95.584 22.800.000 21.981.952 95.584 6.000.000 5.761.000 238.960 1.200.000 1.152.208 4747.792 7.200.000 6.913.248 286.752 30.000.000 28.805.200 1.194.800 2 Bộ phận gián tiếp 627 64.406.000 9.660.900 1.288.120 1288.120 12.237.140 3.220.300 644.060 3.864.360 16.101.500 P x 1 24.406.000 3.660.900 488.120 488.120 4.637.140 1.220.300 244.060 1.464.360 6.101.500 P x 2 40.000.000 6.000.000 800.000 800.000 7.600.000 2.000.000 400.000 2.400.000 10.000.000 3 Bộ phận BHXH - 641 8.868.500 1.330.275 177.370 177.370 1.685.015 443.425 88.685 532.110 2.217.125 Cửa hàng 1 2.464.500 369.675 49.290 49.290 468.255 123.225 24.645 147.870 616.125 Cửa hàng 2 6.404.000 960.000 128.080 128.080 1.216.760 320.200 64.040 384.340 1.591.100 4 Bộ phận QLDN - 642 6.725.500 1.008.825 134.510 134.510 1.277.845 336.275 67.255 403.530 1.681.375 Phòng TC - KT 3.425.500 513.825 68.510 68.510 650.845 171.275 34.255 105.530 856.375 Phòng TCHC 3.300.000 495.000 66.000 66.000 627.000 165.000 33.000 198.000 825.000 5 Cộng 200.000.000 30.000.000 4.000.000 4.000.000 38.000.000 10..000.000 2.000.000 12.000.000 50.000.000 5. Các nghiệp vụ kế toán tiền lương và BHXH ở công ty Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào bảng tính và phân bổ tiền lương tháng 3/2004 với tổng số tiền phải trả cho công nhân viên là 200.000.000đ được phân bổ cho các đối tượng cho cá bộ phận KTĐK Nợ TK 622: 120.000.000 Chi tiết Tổ B x 1 115.220.000đ Tổ B x 2 4.779.200đ Nợ TK 627: 6.406.000đ Chi tiết: cửa hàng số 1: 2.464.500đ cửa hàng số 2: 6.404.000đ Có TK 334: 200.000.000đ Nghiệp vụ 2: Căn cứ vào bảng tính phân bổ tiền lương và BHXH tháng 3 năm 2003 về số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích là: 38.000.000đ + BHXH: 30.000.000đ + BHYT: 4.000.000đ + KPCĐ: 4.000.000đ được phân bổ cho các đối tượng sau: - Tính vào chi phí nhân công trực tiếp: 22.800.000đ chi tiết: tổ bốc xếp 1: 21.891.952đ bốc xếp 2: 908.048đ - Tính vào chi phí sản xuất chung: 12.237. 140đ Chi tiết P x 1: 4.637.140đ P x 2: 7.600.000đ - Tính vào chi phí BH: 1.685.015đ chi tiết cửa hàng số 1: 468.225đ cửa hàng số 2: 1.216.760đ - Tính vào chi phí QLDN: 1.277.845đ Chi tiết: Phòng TC - KT: 650.845 Phòng TC - HC: 627.000 Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 622:22.800.000 Chi tiết: TB x 1: 21.891.952đ TBx 2: 908.048đ Nợ TK 627: 12.237.140đ Chi tiết P x 1: 4.637.140 Px 2 : 7.600.000 Nợ TK 641: 1.685.015đ Chi tiết: cửa hàng số 1: 468.225 cửa hàng số 2: 1.216.760 Nợ TK 642: 1.277.845đ Chi tiết: Phòng TC - KT: 650.845đ Phòng TC - HC: 627.000đ Có TK 338: 38.000.000đ Chi tiết 3382: 4.000.000đ 3383: 30.000.000đ 3384: 4000.000đ Nghiệp vụ 3: Căn cứ vào phiếu thu số 30 ngày 29/3/2005 về việc thu nộp BHXH với số tiền là: 23.700đ KTĐK: Nợ TK 111 Có TK 3383 Nghiệp vụ 4: Căn cứ vào bảng tính phân bổ tiền lương và BHXH tháng 3 năm 2005 về việc khấu trừ vào lương BHXH, BHYT số tiền là: 12.000.000đ Nợ K 334 Có TK 338 12.000.000đ Nghiệp vụ 5: Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH trả thay lương cho chị Đặng Thị Ngân trong tháng 3 năm 2005 với tổng số tiền là 23.700đ Nợ TK 3383 23.700đ Có TK 334 Nghiệp vụ 6: Căn cứ vào phiếu chi số 43 ngày 28/3 về việc chi trả lương cho công nhân viên trong tháng 3 năm 2005 với tổng số tiền là: 188.000.000đ Nợ TK 334 Có TK 118.000.000 Nghiệp vụ 8: Căn cứ vào phiếu chi số 50 ngày 28/3 về việc nộp BHXH cho cơ quan cấp trên với tổng số tiền là 40.000.000đ Nợ TK 3383: Có TK 111 40.000.000đ Nghiệp vụ 9: Căn cứ vào phiếu chi số 30 ngày 20 tháng 3 về việc nộp BHYT cho cơ quan cấp trên với tổng số tiền là 6.000.000đ Nợ TK 3384 Có TK 111 6.000.000đ 6. Sổ sách kế toán liên quan đến tiền lương và BHXH, các khoản trích theo lương ở công ty và trích trước tiền lương nghỉ phép Để thuận lợi cho việc tính toán tiền lương và BHXH, các khoản trích theo lương, công ty hiện đang sử dụng hình thức kế toán Nhật kí chung theo hình thức này thì sổ sách kế toán gồm các sổ sau: + Nhật ký chung + Sổ cái TK 334, TK 338 + Sổ chi tiết các TK 3382, 3383, 3884 Cụ thể chứng từ liên quan đến tiền lương và BHXH các khoản trích theo lương trong tháng 3/2005 của công ty như sau: 6.1. Nhật ký chung Nhật ký chung Năm 2005 ĐV: đồng STT Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Đã ghi sổ cái Số tiền Số Ngày Nợ Có Tháng 3 1 2 3 4 5 1 Căn cứ vào bảng tính và phân bổ TL và BHXH về việc trả cho CNV, phân bổ cho các đối tượng 622 627 641 642 334 120.000.000 64.406.000 8.868.500 6.725.000 200.000.000 6 2 Căn cứ vào bảng 622 22.800.000 7 Tính phân bổ TL và 627 12.237.140 8 BHXH về việc 641 1.685.015 9 trích nộp BHXH 642 1.277.845 10 BHYT, KPCĐ 338 38.000.000 11 3 Thu tiền BHXH 111 12 Trả thay lương 338 x 23.700 23.700 x x x Cộng chuyển sang trang x x 238.023.700 238.023.700 Nhật ký chung Năm 2005 ĐV: đồng STT Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Đã ghi sổ cái Số tiền Số Ngày Nợ Có Cộng trang trước chuyển sáng 238.023.700 238.023.700 1 2 4 Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH trả thay lương cho chị Ngân tháng 3./2005 3383 334 x x 23.700 23.700 3 4 5 Căn cứ vào bảng tính Phân bổ TL và BHXH về việc khấu trừ vào kết quả BHXH, BHYT 334 338 x x 12.000.000 12.000.000 5 6 40 28/3 Chi trả lương cho CNV T3/2005 334 111 x 188.000.000 188.000.000 7 8 43 28/3 Cơ quan BH cấp tiền trợ cấp BHXH trả thay lương 334 111 x 23.700 23.700 9 10 50 28/3 Nộp tiền BHXH cho cơ quan cấp trên 3383 111 x 40.000.000 40.000.000 11 12 53 29/3 Nộp tiền BHYT cho cơ quan cấp trên 3384 111 x 6.000.000 6.000.000 Cộng PS tháng 3 x x 484.071.000 484.071.000 6.2. Sổ cái TK 334 - Phải trả công nhân. Sổ cái TK 334 Phải trả công nhân viên Năm 2005 ĐVT: Đồng C - T Diễn giải TK Đ/ứng Trang NKC Dòng NKC Số tiền S N Nợ Có 1 Số dư đầu T3 Căn cứ vào bảng tính và Phân bổ TL cho CNV, phân bổ cho các đối tượng 622 627 641 642 5 1.500.000 200.000.000 4 Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH trả thay lương cho chị Ngân T3/2005 338 2 23.700 5 Khấu trừ vào lương BHXH, BHYT 338 3 12.000.000 40 28/3 Chi trả lương cho CNV T3/2005 111 7 23.700 Cộng PS T3 x x x 200.023.700 200.023.700 Dư cuối T3 1.500.000 Ngày. tháng năm kế toán ghi sổ kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ cái TK 338 - Phải trả phải nộp khác. sổ cái TK 338 - Phải trả phải nộp khác Năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK Đ/ứng Trang NKC Dòng NKC Số tiền S N Nợ Có 2 Số dư đầu T3 Căn cứ vào bảng tính Phân bổ TL và BHXH về việc trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ 622 627 641 642 10 38.000.000 3 Thu tiền BHXH trả thay lương 111 12 23.700 4 Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH trả thay lương cho chị Ngân T3/2005 334 1 23.700 5 Căn cứ vào bảng tính phan bổ TV và BHXH về việc khấu trừ và lương BHXH, BHYT 334 4 12.000.000 50 28/3 Nộp tiền BHXH cho cơ quan cấp trên 111 9 40.000.000 53 29/3 Nộp tiền BHYT cho cơ quan cấp trên 111 11 6.000.000 Cộng P3 tháng 3 46.023.700 50.023.700 Dư cuối T3 4.000.000 Ngày. tháng năm kế toán ghi sổ kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6.3. Sổ chi tiết các TK Sổ chi tiết TK 3382 - KPCĐ Năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú S N N C Dư đầu T3 2 BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích phân bổ cho các đối tượng 622 627 641 642 4.000.000 Cộng PS x 4.000.000 Dư cuối T3 4.000.000 Ngày. tháng năm kế toán ghi sổ kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) sổ chi tiết TK 3383 - BHXH Năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú S N N C Dư đầu T3 2 Căn cứ vào bảng tính phân bổ TL và BHXH về việc trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ 622 627 641 642 30.000.000 3 Thu tiền BHXH trả thay lương 111 23.700 4 Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH trả thay lương cho Chị Ngân T3/2005 334 23.700 5 Căn cứ vào bảng tính phân bổ TL và BHXH về việc khấu trừ vào lương BHXH, BHYT 334 10.000.000 50 28/3 Nộp tiền BHXH cho cơ quan cấp trên 111 40.000.000 Cộng PS T3 40.023.700 40.023.700 Dư cuối T3 x x x Ngày. tháng năm kế toán ghi sổ kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) sổ chi tiết TK 3384 - BHYT Năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú S N N C Dư đầu T3 2 BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích 622 627 641 642 4.000.000 5 BHXH, BHYT được khấu trừ vào lương T3/2005 334 2.000.000 4 Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH trả thay lương cho Chị Ngân T3/2005 334 23.700 53 29/3 Nộp tiền BHXH T3/2005 111 6.000.000 Cộng PS T3 x 6.000.000 6.000.000 Dư cuối T3 Ngày. tháng năm kế toán ghi sổ kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 7. Nhận xét số liệu giữa TK 334 và TK 338 Qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giữa TK 334 và TK 338 em thấy - Nghiệp vụ khấu trừ lương về vác khoản BHXH (5%), BHYT (1%) kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 338 12.000.000 + Thì thấy rằng: Sổ cái TK 334 và TK 338 đều xuất hiện có nghiệp vụ này, đều phản ánh số tiền phải trả công nhân viên và phải trả nội bộ khác trong công ty. - Nghiệp vụ BHXH trả thay lương Nợ TK 338: 23.700 Có TK 334 23.700 Chương III Nhận xét, đánh giá, kết luận I. Nhận xét chung 1. Về lao động Công ty có đội ngũ lao động có kiến thức cao, có chuyên môn nghiệp vụ khá vững, đội ngũ cán bộ công ty đã trải qua nhiều năm kinh nghiệm, có khả năng đáp ứng mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Đội ngũ quản lý không ngừng được bồi dưỡng để nâng cao kiến thức và trình độ nghiệp vụ. Công ty đã liên tục gửi cán bộ kỹ thuật chuyên môn đào tạo lên các bậc cao hơn. Như vậy đã đáp ứng được nhiệm vụ quản lý, sản xuất kinh doanh của công ty. 2. Về hình thức trả lương và vận dụng chế độ Công ty đã vận dụng linh hoạt hình thức trả lương trên cơ sở đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Việc đề ra hình thức trả lương theo sản phẩm cho từng tổ, đội sản xuất đã tạo ra một không khí làm việc hăng say, đây là điều kiện thúc đẩy các nhân viên trong tổ, đội làm việc có hiệu quả đảm bảo hoàn thành hợp đồng đúng thời hạn. 3. Về công tác tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán ở công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công việc hạch toán kế toán được thực hiện ở phòng kế toán công ty. Tuy hình thức này làm cho công tác kế toán ở phòng kế toán gặp nhiều khó khăn, phức tạp nhưng sẽ quản lý chặt chẽ thường xuyên các số liệu. 4. Về tổ chức công tác kế toán của công ty Việc tổ chức công tác kế toán của công ty được áp dụng theo hình thức Nhật ký chung là phù hợp với điều kiện thực tế và trình độ của công nhân viên đã được học trong quá trình hạch toán để đảm bảo tính thống nhất kịp thời, do đó việc tổ chức công tác kế toán được vận dụng sáng tạo theo chế độ hiện hành và rất hợp lý. Các tài khoản mà công ty áp dụng cũng như việc ghi chép đúng với trình tự công tác kế toán. Mối quan hệ về chuyên môn đúng chế độ, đúng qui cách mà công ty đang thực hiện. II. Một số ưu, điểm trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán luôn hoàn thành tốt công việc của mình ở công ty trả lương theo hình thức trả lương theo sản phẩm được áp dụng một cách hợp lý. Việc hạch toán tiền lương đối với bộ phận quản lý thì căn cứ vào bảng chấm công, bậc lương, thang lương của từng người còn đối với bộ phận sản xuất trực tiếp căn cứ vào phiếu nghiệm thu công trình các chế độ tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp của Nhà nước luôn được thực hiện đầy đủ, chính xác, rõ ràng. Kế toán luôn hướng dẫn cụ thể chi tiết cách làm cho nhân viên kinh tế hạch toán đúng việc thanh toán lương đúng kỳ hạn và đưa tận tay người lao động đã tạo ra lòng tin của công nhân đối với công ty. III. Một số tồn tại trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty TNHH xây dựng Hà Nam hoạt động được hơn 10 năm vì vậy số lượng chỉ thuộc bộ phận lao động quản lý, còn đối với lao động trực tiếp chưa chính thức là lao động thường xuyên của công ty vì vậy việc thực hiện khoản trích nộp BHXH cho bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất chưa được thực hiện. IV. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán luôn là cần thiết và hạch toán kế toán là công cụ hữu hiệu để phục vụ quản lý doanh nghiệp với nhiệm vụ cung cấp thông tin phản ánh theo dõi chi tiết các quan hệ kinh tế biểu hiện bằng tiền. Hạch toán tiền lương vốn có vai trò quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, nhân tố quan trọng nhất của sản xuất tính đúng, tính đủ đảm bảo công bằng trong làm việc, hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương là việc phải làm ngay và phải làm thật tốt. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Với những kiến thức đã được học ở trường cùng thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp như sau: - Về hạch toán lao động công ty tổ chức thành lập thêm bộ phận kế toán ở đội sản xuất. Do bộ máy kế toán công ty tổ chức theo hình thức Nhật ký chung, tất cả các chứng từ, sổ sách ghi chép sẽ được tập trung tại phòng kế toán công ty vì vậy kế toán sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập và xử lý thông tin một cách kịp thời chính xác. Do vậy việc thành lập thêm bộ phận kế toán dưới đội sản xuất là rất cần thiết. - Về hạch toán tiền lương: Ngoài việc áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm công ty lên đưa thêm hình thức lương thưởng theo sản phẩm tăng của công nhân viên có như vậy khi công việc nhiều cần phải hoàn thành sớm công nhân sữ hăng hái làm. Đây là điều kiện nâng cao năng suất lao động. Trên đây là một số ý kiến đóng góp của bản thân em sau thời gian thực tập tại công ty mong rằng trong thời gian tới công ty ngày một phát triển lớn mạnh, đạt được nhiều chỉ tiêu và mục đích đề ra. Kết luận Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH xây dựng Hà Nam em đã hiểu thêm nhiều trong quá trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp. Từ lý thuyết được học ở nhà trường đối chiếu với quy trình hạch toán trên thực tế em đã rút ra được bài học có ích. Trong suốt khoảng thời gian thực tập em đã được các bác, cô chú trong công ty giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập. Đặc biệt em đã được sự quan tâm tận tình chi đạo của bác kế toán trưởng Nguyễn Thị Tỉnh và đặc biệt là kế toán viên: Đỗ Việt Cường cùng toàn thể các anh chị trong phòng kế toán công ty. Bên cạnh đó em còn được cô Nguyễn Thị Anh Hương tận tình hướng dẫn và giúp đỡ trong quá trình viết báo cáo. Em chân thành cảm ơn công ty TNHH xây dựng Hà Nam cùng toàn thể các thầy cô giáo đã giúp đỡ em hoàn thành thực tập này. Hà Nam, ngày 13 tháng 7 năm 2005. Người viết chuyên đề Hoàng Thị Đức Lương Tài liệu tham khảo - Tham khảo trong báo cáo thực tập của khoá trước - Tham khảo trong sách kế toán doanh nghiệp - Tham khảo các tài liệu chung của Công ty Nhận xét của giáo viên hướng dẫn