Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Công nghiệp á Châu

t xuất như: Khoán bốc vác khoán vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm. 6. Các hình thức đãi ngộ khác ngoài tiền lương: Ngoài tiền lương, BHXH công nhân viên có thành tích trong sản xuất, trong công tác được hưởng khoản tiền lương, tiền thưởng thi đua được trích từ quỹ khen thưởng căn cứ vào kết quả bình xét A, B, C và hệ số tiền lương để tính. - Tiền lương về sáng kiến nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, tăng năng suất lao động sẽ căn cứ vào hiệu quả kinh tế cụ thể để xác định. III. Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT và KPCĐ 1. Quỹ tiền lương Là toàn bộ số tiền lương trả cho số công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý, sử dụng và chi trả lương. Về phương diện hạch toán kế toán, quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành 2 loại: tiền lương chính, tiền lương phụ. - Tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế bao gồm tiền lương cấp bậc, tiền lương, phụ cấp. - Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động khi họ không làm việc bao gồm: nghỉ lễ, nghỉ phép, ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan 2. Quỹ bảo hiểm xã hội Quỹ BHXH là khoản tiền được trích lập theo tỉ lệ qui định là 20% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 5% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHXH được trích lập nhằm trợ cấp công nhân viên có tham gia đóng góp quỹ trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động. - Trợ cấp công nhân viên ốm đau, thai sản. - Trợ cấp công nhân viên khi bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp. - Trợ cấp công nhân viên khi về hưu, mất sức lao động. - Chi công tác quản lý quỹ BHXH. 3. Quỹ bảo hiểm y tế Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ qui định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành doanh nghiệp trích quỹ BHYT theo tỷ lệ 3% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 1% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHYT được chi tiêu trong trường hợp: khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang, kinh phí công đoàn. 4. Kinh phí công đoàn Kinh phí công đoàn là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ 2% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động đồng thời duy trì hoạt động của công đoàn tại doanh nghiệp. IV. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. - Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương. Mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lương theo đúng chế độ. - Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận đơn vị sử dụng lao động. - Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiệp. V. Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương 1. Hạch toán số lượng lao động: Căn cứ vào chứng từ ban đầu là bảng chấm công hàng tháng tại mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm gửi đến phòng kế toán để tập hợp và hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng chấm công kế toán có thể nắm được từng ngày có bao nhiêu người làm việc, bao nhiêu người với lý do gì. Hàng ngày tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm sẽ chấm công cho từng người tham gia làm việc thực tế trong ngày tại nơi mình quản lý sau đó cuối tháng các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán tiền lương sẽ tập hợp và hạch toán số lượng công nhân viên lao động trong tháng. 2. Hạch toán thời gian lao động Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công là bảng tổng hợp dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH của từng người cụ thể và từ đó có thể căn cứ tính trả lương, BHXH… Hàng ngày tổ trưởng (phòng ban, nhóm…) hoặc người ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người trong ngày và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các kí hiệu qui định. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người rồi tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34, 35, 36. Ngày công quy định là 8h nếu giờ lễ thì đánh thêm dấu phẩy. Ví dụ: 24 công 4 giờ thì ghi 24,4 Tùy thuộc vào điều kiện đặc điểm sản xuất, công tác và trình độ hạch toán đơn vị có thể sử dụng một trong các phương pháp chấm công sau: Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như họp, thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó. Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã qui định và ghi số giờ công việc thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng. Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. 3. Hạch toán kết quả lao động Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Do phiếu là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động nên nó làm cơ sở để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. Phiếu này được lập thành 2 liên: 1 liên lưu tại quyển 1 và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động và phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt. Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành được dùng trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng theo hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp hoặc lương khoán theo khối lượng công việc. 4. Hạch toán tiền lương cho người lao động Bảng thanh toán tiền lương: là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh đồng thời làm căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận (phòng, ban, tổ chức, nhóm…) tương ứng với bảng chấm công. Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như: Bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Bảng này lưu tại phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương người lao động phải trực tiếp ký vào cột "ký nhận" hoặc người nhận hộ phải ký thay. Từ bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. VI. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương 1. Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu sau: Mẫu số 01 - LĐTL - Bảng chấm công Mẫu số 02 - LĐTL - Bảng thanh toán TL Mẫu số 03 - LĐTL - Phiếu nghỉ ốm hưởng BHXH Mẫu số 04 - LĐTL - Danh sách người lao động hưởng BHXH Mẫu số 05 - LĐTL - Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 06 - LĐTL - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn chỉnh Mẫu số 07 - LĐTL - Phiếu báo làm thêm giờ Mẫu số 08 - LĐTL - Hợp đồng giao khoán Mẫu số 09 - LĐTL - Biên bản điều tra tai nạn lao động 2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán * Tài khoản sử dụng: TK 334 - phải trả công nhân viên TK 338 - phải trả phải nộp khác * TK 334 phản ánh các khoản phải trả CNV và tình hình thanh toán các khoản đó (gồm: Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc thu nhập của CNV . Kết cấu TK 334: * Phương pháp hạch toán: TK 334 - Bên có: Các khoản tiền lương (tiền thưởng) và các khoản phải trả cho CNV - Dư nợ ác khoản TK (tiền thưởng) và các khoản khác còn phải trả CNV. - Bên nợ: Các khoản tiền lương (tiền thưởng) và các khoản khác đã ứng trước cho CNV. + Các khoản khấu trừ vào TL, tiền công của CNV - Dư nợ (cá biệt) số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả CNV. TK 141,138,338,333 TK 334 TK 622 Các khoản khấu trừ vào lương CNV TK111,112 TK 1512 TK 3331 Thanh toán TL và các khoản khác cho CNV bằng TM,TGNH Thanh toán TL bằng sản phẩm TK 627 TK 641,642 TK 3383 TL phải trả CNSX TL phải trả CN phân xưởng TL phải trả NVBH, QLDN BHXH phải trả Sơ đồ 2.1: Hạch toán các khoản phải trả CNV Hàng tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương thanh toán TL và các chứng từ liên quan khác, kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả CNV và phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng lao động, việc phân bổ thực hiện trên "Bảng phân bổ tiền lương và BHXH". Kế toán ghi: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 642: Chi phí QLDN Nợ TK 241: XDCB dở dang Có TK 334: Phải trả CNV - Tính ra số tiền lương phải trả CNV trong tháng, kế toán ghi: + Trường hợp thưởng cuối năm, thường thường kỳ: Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi Có TK 334 + Trường hợp thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, thưởng tiết kiệm vật tư, thương NSLĐ: Nợ TK 642: Chi phí QLDN Có TK 334 - Tính ra số tiền ăn ca, tiền phụ cấp trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nợ TK 622 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 334 - Các khoản khấu trừ vào lương của CNV: khoản tạm ứng chi không hết, bồi thường vật chất, BHXH, BHYT công nhân viên phải nộp, thuế thu nhập phải nộp ngân sách Nhà nước. Nợ TK 334: Tổng số khấu trừ Có TK 141: Tạm ứng thừa Có TK 333: Thuế thu nhập cá nhân Có TK 338: Đóng góp của người lao động cho quỹ BHXH, BHYT. - Khi thanh toán lương cho người lao động Nợ TK 334 Có TK 111, 112 - Nếu vì một lý do nào đó mà người lao động: Nợ TK 3388 Có TK 111, 112 * TK 338: Dùng để phản ánh các khoản trả, phải nộp cho cơ quan quản lý, tổ chức đoàn thể xã hội. - Kết cấu TK 338 + Phương pháp hạch toán Hàng tháng căn cứ vào tổng số tiền lương phải trả CNV trong tháng, kế toán trích BHXH, BHYT, CPCĐ theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận sử dụng lao động. Nợ TK 622: 19% lương CNTTSX Nợ TK 627: 19% lương NVQLPX Nợ TK 641: 19% lương NVBH Nợ TK 642: 19% lương NVQLDN Nợ TK 334: 6% tổng số lương Có TK 338: Tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ Có TK 338 (2): 2% KPCĐ Có TK 338 (3): 20% BHXH Có TK 338 (4): 3% BHYT - Khi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho các cơ quan quản lý quỹ: Nợ TK 3382, 3383, 3384 Có TK 111, 112 - Khi chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị: Nợ TK 3382 Có TK 111, 112 - Khi tính ra BHXH phải trợ cấp cho người lao động Nợ TK 3383 Có TK 111, 112 - KHi thanh toán BHXH cho người lao động Nợ TK 334 Có TK 111, 112 - KPCĐ và BHXH vượt chi khi được cấp bù: Nợ TK 111, 112 Có TK 3382, 3383 - Thanh toán lương BHXH khi công nhân nghỉ ốm, thai sảnNợ TK 3383 Có TK 334 VII. Hình thức sổ kế toán Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc áp dụng hình thức sổ kế toán là hoàn toàn khác nhau, có thể áp dụng một trong 4 hình thức sau: - Nhật ký chung - Nhật ký sổ cái - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký chứng từ 1. Nhật ký chung: Là hình thức kế toán đơn giản, sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép cho tất cả các hoạt động kinh tế tài chính. Theo thứ tự, thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản sau đó sử dụng số liệu ở sổ nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản liên quan. Các loại sổ kế toán của hình thức này bao gồm: sổ nhật ký chuyên dùng, sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ kế toán chi tiết . Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký chung Nhật ký chuyên dùng Sổ quỹ Sổ cái các tài khoản Bảng đối chiếu số phát sinh Bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán Bảng chi tiết số phát sinh Sổ kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.1: Tổ chức hạch toán theo hình thức nhật ký chung 2. Nhật ký chứng từ: Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là mỗi nghiệp vụ kinh tế đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại ghi vào các nhật ký - chứng từ theo thứ tự thời gian. Cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp ở từng nhật ký - chứng từ để lần lượt ghi vào sổ cái. Do nhật ký chứng từ vừa mang tính chất của sổ nhật ký, vừa mang tính chất của một chứng từ ghi sổ nên gọi là nhật ký - chứng từ. Nhật ký chứng từ kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế và kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán vào trong cùng một quá trình ghi chép. Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng phân bổ Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 2.1: Tổ chức hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ 3. Chứng từ ghi sổ: Là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được hình thành sau các hình thức Nhật ký chung và Nhật ký sổ cái. Nó tách việc ghi nhật ký với việc ghi sổ cái thành 2 bước công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế toán, khắc phục những hạn chế của hình thức nhật ký sổ cái. Đặc trưng cơ bản là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Chứng từ này do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ gốc Sổ quỹ và sổ tài sản Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết theo đối tượng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ (theo phần hành) Sổ cái tài khoản Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 3.1: Tổ chức hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 4. Nhật ký sổ cái: Đặc điểm của hình thức kế toán này là sử dụng sổ nhật ký - sổ cái làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế. Các loại kế toán sử dụng trong hình thức này bao gồm: sổ kế toán tổng hợp - sổ nhật ký sổ cái, sổ kế toán chi tiết. Chứng từ gốc Chứng từ tổng hợp Sổ chi tiết Nhật ký sổ cái Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Các báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 4.1: Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký sổ cái. Phần II Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Công Nghiệp á CHÂU I. Khái quát chung về công ty cổ phần CÔNG NGHIệP á CHÂU 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần công nghiệp á châu i Công ty Cổ Phần Công Nghiệp á Châu được thành lập theo giấy phép đầu tư số 06/GP-PT ngày 14 tháng 03 năm 2003 của UBNN Thành Phố Hà Nội . Cấp ngày 01 tháng 01 năm 2000. -Tên đơn vị : Công ty Cổ phần Công nghiệp á Châu - Tên Giám đốc hiện tại : Nguyễn Đức Thắng - Trụ sở chính của công ty : 67 A1 Ngõ 106 – Hoàng Quốc Việt - HN - Vốn Điều Lệ : 2400000000 - Loại hình DN : Công ty Cổ phần 2. Các ngành nghề kinh tế chủ yếu của công ty - Cung cấp văn phòng phẩm, thiết bị máy công nghiệp, máy văn phòng - Cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng máy công nghiệp, máy văn phòng -Tham gia sản xuất gia công một số mặt hàng chủ yếu như: áo sơ mi, áo jăcket, quần âu, Jean, quần áo trẻ em, áo váy.. và các loại quần áo khác. 3. Khái Quát tình hình sản xuất – kinh doanh của công ty Kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Mã số Quý 2/2005 Quý 2/2006 Sự tăng giảm Số tuyệt đối % DTBH và cung cấp dịch vụ 01 3.268.740.000 3.889.825.750 621.085.750 119,001% Các khoản giảm trừ 03 17.365.890 18.731.180 1.365.290 107,86% Chiết khấu TM 04 12.530.000 14.521.000 1.991.000 115,89% Giảm giá hàng bán 05 3.471.000 2.782.650 -688.350 80,17% Hàng bán bị trả lại 06 1.364.890 1.431.530 66.640 104,89% Doanh thu thuần 10 3.251.374.110 3.871.094.570 619.720.460 119,06 Doanh thu HĐTC 21 19.612.242 17.307.168 -2.305.074 88,25 Giá vốn hàng bán 11 2.614.125.000 2.526.531.200 -87.593.800 96,65 Lợi nhuận gộp 20 637.249.110 944.563.370 307.314.260 148,23 Chi phí tài chính 22 215.867.797 206.590.381 -9.277.416 95,7 Chi phí bán hàng 24 17.021.500 19.325.680 2.304.180 113,54 Chi phí QLDN 25 12.764.000 13.623.370 859.370 106,73 Lợi nhuận từ HĐTC 30=20+(21-22)-(24-25) 30 411.208.055 722.331.107 311.123.052 175,67 Thu nhập khác 31 231.508.686 195.758.794 -35.749.892 84,57 Chi phí khác 32 32.819.352 29.325.757 -3.493.595 89,36 Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 198.689.334 166.433.037 -32.256.297 83,77 Tổng lợi luận (50=30+40) 50 609.897.389 888.764.144 278.866.755 145,72 Thuế TNDN phải nộp 51 162.568.705 193.553.729 30.986.024 119,06 Lợi nhuận sau thuế (60=50-51) 60 447.328.684 695.209.415 247.880.731 155,4 Qua biểu báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp quý 2/2005 so với quý 2/2006 cho thấy: + Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng hơn năm trước - Về số tuyệt đối tăng 621.085.750đ - Về số tuyệt đối tăng 119,001% tức là vượt 19,001% + Doanh thu thuần cũng tăng hơn so với năm trước: - Về số tuyệt đối tăng 619.720.460đ - Về số tương đối tăng 119,06% vượt 19,06% + Lợi nhuận sau thuế - Về số tuyệt đối tăng: 247.880.731đ - Về số tuyệt đối: 155,4% vượt 55,4% Như vậy, lợi nhuận sau khi đã nộp thuế thu nhập quý 2/2005 so với quý 2/2006 tăng 247.880.731đ hay 55,4%. Đặc biệt là tỷ lệ giá vốn hàng bán giảm 15,13% quý 2/2005 so với quý 2/2006 đã làm cho lợi nhuận tăng đáng kể x 100 = 65,27% < = 80,4% Qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trên ta có thể thấy công ty đã ngày càng lớn mạnh và làm ăn có lãi, tạo được niềm tin cho cán bộ công nhân viên, giúp họ hăng say trong công việc tạo ra nhiều lợi nhuận cho công ty và làm cho cuộc sống của họ ngày càng được nâng cao. 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty cổ phần công nghiệp á châu * Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Bộ máy của công ty quản lý theo hình thức tập chung, chức năng gọn nhẹ chuyên sản xuất, tổ chức bộ máy gồm có Biểu số 01: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Công nghiệp á Châu PGĐ kỹ thuật Giám đốc PGĐ kinh doanh Phòng Kế toán tài chính Phòng Kế hoạch thị trường Phòng TCHC tổng hợp Phòng KCS Phòng Kỹ thuật PX giặt là PX cắt PX may I,II * Ban giám đốc: - Giám đốc: là người đứng đầu quyết định phương hướng kế hoạch, dự án SXKD và các chủ trương lớn của công ty. Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật về điều hành mọi hoạt động của công ty. + PGĐ phụ trách kỹ thuật: Là người thay mặt cho giám đốc chỉ đạo, phụ trách phòng kỹ thuật, phòng KCS. + PGĐ kinh doanh là người thay mặt cho giám đốc phụ trách các phòng ban còn lại và báo cáo trực tiếp với giám đốc về tình hình SXKD của công ty. * Các phòng ban chức năng: - Phòng tổ chức hành chính tổng hợp: Nhiệm vụ chính là quản lý cán bộ, công nhân viên trong công ty đồng thời tiến hành văn thư lưu trữ hồ sơ, dự trữ vănphòng phẩm cho các phòng ban, tiếp khách, hội nghị, tổ chức họp,…. - Phòng kế hoạch thị trường: Khảo sát thị trường, xây dựng kế hoạch thu mua vật tư, sản xuất cho kịp hợp đồng, tổ chức tiếp thị quảng cáo. - Phòng kế toán tài chính: Thực hiện chức năng giám sát về tài chính, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kế toán, nhằm quản lý các quan hệ tài chính. Tiến hành thống kê, quản trị kinh tế, tài sản, thực hiện các chế độ của nhà nước quy định.Tổ chức khai thác các nguồn vốn phục vụ cho SXKD. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ tổ chức quy trình công nghệ sản xuất, thiết kế mẫu, chế thử sản phẩm, tính toán và đưa ra các định mức kỹ thuật. - Phòng KCS: Có nhiệm vụ xác định tiêu chuẩn kỹ thuật để kiểm tra chất lượng sản phẩm, để khắc phục được nhược điểm trong sản xuất để đảm bảo chất lượng theo đúng yêu cầu đặt ra. * Các phân xưởng sản xuất: - Phân xưởng cắt: Thực hiện việc cắt pha, cắt chi tiết. - Phân xưởng may: Tiến hành may chi tiết, lắp ráp sản phẩm. - Phân xưởng giặt, là: Tiến hành giặt, là hoàn chỉnh thành phẩm. Mỗi phân xưởng may có một quản đốc quản lý toàn phân xưởng và một phó quản đốc phụ trách kỹ thuật. Một phân xưởng có 10 tổ, mỗi tổ có 45-50 công nhân. 5. Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty cổ phần Công nghiệp á Châu a. Tổ chức bộ máy công tác kế toán Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung chuyên sâu, mỗi người trong phòng kế toán được phân công phụ trách một công việc nhất định do vậy công tác kế toán tại công ty là tương đối hoàn chỉnh, hoạt động không bị chồng chéo lên nhau. PGĐ Tài chính Kế toán trưởng Kế toán công nợ và KT thanh toán Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán kho 5.1. Tổ chức công tác kế toán Phòng kế toán của công ty á châu có 5 người trong đó có 1 phó giám đốc, 1 kế toán trưởng và 3 kế toán viên. - Chức năng phòng kế toán: Giúp cho ban giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ chính sách của Nhà nước về quản lý tài chính. - Nhiệm vụ: Thực hiện ghi chép phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản có liên quan. Lập báo cáo cung cấp số liệu, tài liệu của công ty theo yêu cầu của giám đốc công ty và của cơ quan quản lý Nhà nước. Lập kế hoạch, kế toán tài chính, tham mưu cho giám đốc về các quyết định trong việc quản lý công ty. - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và các cơ quan pháp luật về toàn bộ công việc kế toán của mình tại công ty. Có nhiệm vụ theo dõi chung. Chịu trách nhiệm hướng dẫn tổ chức phân công kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán. - Kế toán kho: Cập nhật chi tiết lượng hàng hoá, dụng cụ xuất ra cho các văn phòng, công ty và lượng hàng hoá mua vào của công ty. Dựa vào các chứng từ xuất nhập vật tư, cuối tháng tính ra số tiền phát sinh và lập báo cáo. - Kế toán tổng hợp: thực hiện công tác cuối kỳ, có thể giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo hoặc yêu cầu đột xuất. - Kế toán công nợ: phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả các khoản phải nộp, phải cấp cũng như tình hình thanh toán và còn phải thanh toán với đối tượng (người mua, người bán, người cho vay, cấp trên, ngân sách…). Ngoài ra do mô hình thanh toán tức là sẽ ghi chép kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương tiến hành phân bổ các khoản chi phí lương, chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo đúng chế độ kế toán hiện hành. - Thủ quỹ: phản ánh thu, chi tồn quỹ tiền mặt hàng ngày đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện những sai sót và xử lý kịp thời đảm bảo tồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dư trên sổ sách. b. Hình thức kế toán được công ty áp dụng: Chứng từ ghi sổ Các chứng từ gốc: - Bảng thanh toán TL - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán TT - Phiếu chi… Chứng từ ghi sổ (theo phần hành) Sổ quỹ và Sổ cái tài sản Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 334,TK 338 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 334, TK 338 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu Sơ đồ 5.2: Hình thức kế toán của công ty II. Thực trạng thực hiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần công nghiệp á châu 1. Đặc điểm về lao động của công ty cổ phần công nghiệp á châu Đặc điểm kinh doanh củâ công ty là kinh doanh về văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng nhưng công ty cũng không đòi hỏi tất cả mọi người đều phải có trình độ đại học mà chỉ bắt buộc đối với các trưởng phòng đại diện và những người làm trong phòng kế toán. Tại công ty tỷ trọng của những người có trình độ trung cấp và chiếm 4% trên tổng số CBCNV toàn công ty được thể hiện qua bảng sau: STT Chỉ tiêu Số CNV Tỷ trọng 1 - Tổng số CNV + Nam + Nữ 76 16 60 76 16 60 2 - Trình độ + Đại học + Cao đẳng + Trung cấp 20 6 50 20 6 50 2. Phương pháp xây dựng qũy lương tại công ty Quỹ lương của công ty là toàn bộ số tiền lương trả cho cán bộ CNV của công ty. Hiện nay công ty xây dựng qũy tiền lương trên tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 22%. Hàng tháng sau khi tổng hợp toàn bộ doanh số bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sẽ lấy tổng doanh thu đó nhân với 22% sẽ ra quỹ lương của công ty trong tháng đó. Ví dụ: Doanh thu của công ty tháng 12 năm 2005 là 136.274.545,46đ 136.274.545,46 x 22% = 35.920.400đ 3. Cách tính lương Hàng tháng công ty sẽ tính ra thưởng cho CNV lấy từ quỹ thưởng khoản tiền thưởng này góp phần thoả mãn nhu cầu vật chất cho 1 lao động, khuyến khích họ hăng say trong công việc với thời gian ngắn nhất. Tiền thưởng của công ty được tính 15% trên tổng quỹ lương: 15% x 35.920.400 = 5.388.060đ. Sau đó sẽ phân chia cho các bộ phận: - Bộ phận QLDN sẽ là: 2% x 35.920.400 = 718.408 đ - Bộ phận kinh doanh: 7% x 35.920.400 = 2.514.428đ - Bộ phận kỹ thuật: 5% x 35.920.400 = 1.796.020đ - Bộ phận kế toán: 1% x 35.920.400 = 359.204 đ 4. Nguyên tắc trả lương và phương pháp trả lương của công ty Theo qui định của Nhà nước thì hệ số lương của các bậc đại học, cao đẳng, trung cấp như sau: - Đối với bậc đại học là 2,34 - Đối với bậc cao đẳng là 1,80 - Đối với bậc trung cấp là 1,70 và mức lương cơ bản là 350.000đ ở công ty việc chi trả lương đều do thủ qũy thực hiện, thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ "Bảng thanh toán tiền lương" và "Bảng thanh toán BHXH" để chi trả lương và các khoản khác cho nhân viên trong công ty. Do qui mô còn nhỏ nên công ty chỉ áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Công thức tính như sau: Ltg = x Số ngày làm việc trong tháng VD: Nhân viên Hồ Ngọc Chương thuộc bộ phận kinh doanh trong tháng 12 làm được 30 công, do là trưởng phòng nên sẽ có hệ số phụ cấp là 0,30 và hệ số lương là 2,34 vậy tháng lương của Hồ Ngọc Chương sẽ được tính như sau: x 30 = 924.000 Cứ như vậy kế toán sẽ dựa vào hệ số lương, hệ số phụ cấp và sô ngày làm việc của từng nhân viên đẻ tính ra tiền lương hàng tháng cho công nhân viên. Chỉ tính lương cho bộ phận quản lý doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ số lương và hệ số phụ cấp của từng người cùng với bảng chấm công. Bảng chấm công dùng để theo dõi thời gian làm việc của từng người trong tháng. Bảng chấm công do cán bộ phụ trách có trách nhiệm chấm công cho từng người, cuối tháng sẽ chuyển về phòng kế toán cùng với những chứng từ khác để tính ra số tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên. Do doanh nghiệp là công ty cổ phần có 70% vốn thuộc ngân sách Nhà nước nên hệ số chức vụ quản lý doanh nghiệp được tính như sau: Chức danh Hệ số lương Hệ số phụ cấp - Giám đốc - PGĐ - KTT - Trưởng phòng - Phó phòng 4,98 4,32 0,30 0,20 4.1. Bảng tính hệ số lương, hệ số phụ cấp của công ty Bảng chấm công phòng kinh doanh Tháng 05/2008 STT Họ và tên Cấp bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng Cộng bảng lương sản phẩm Số công lương thời gian Sô công nghỉ việc hưởng 100% Số công nghỉ việc hưởng 100% Số công hưởng BH XH 1 2 3 4 5 6 … 29 30 31 1 Hồ Ngọc Chương (2,34 + 0,30) x x x x x x x x 30 2 Nguyễn Hồng Phong (2,34 + 0,20) x x x x x x x x 30 3 Nguyễn Ngọc Đức 2,34 x x x x x x x x 30 4 Nguyễn Thị Hương 2,34 x x 0 x x x x x 29 5 Đào Thanh Khoa 2,34 x x x x x x x x 30 6 Phạm Quỳnh Hoa 2,34 x x x x x x x x 30 7 Vũ Thị Hằng 1,80 0 x x x x x 0 x 28 8 Trương Thị Trang 1,80 x x x x x x x x 30 9 Lê Thị Lan 1,80 x x x x x 0 x x 29 10 Trần Văn Lực 1,80 x x x x x x x x 30 11 Đỗ Bích Thuỷ 1,80 x x x x x x x x 30 12 Vũ Thị Yến 1,80 x x x x x x x x 30 13 Vũ Thị Trang 2,34 x x 0 x x x x x 29 14 Lê Thị Vân 2,34 x x x x x x x x 30 15 Trần Thị Nga 2,34 x x x x 0 x x x 29 16 Lê Ngọc Vân 1,80 x x x x x x x x 30 17 Vũ Ngọc Lương 1,80 x 0 x x x x x x 30 18 Phạm Văn Lực 1,80 x x x x x x x x 29 19 Nguyễn Thị Lệ 1,80 x x x x x x x x 30 4.2: Bảng chấm công bộ phận kinh doanh tháng 05 Bộ phận: Quản lý doanh nghiệp Bảng thanh toán lương Tháng 05 năm 2008 STT Họ và tên Chức vụ Lương chính Tổng số Tạm ứng kỳ I Các khoản khấu trừ 6% BHXH Tiền thưởng Kỳ II thực lĩnh SL Hệ số lương Lương cơ bản 1 Nguyễn Đức Thắng GĐ 30 4,98 450.00 2.241.000 400.000 134.460 179.602 1.886.145 2 Bùi Văn Long PGĐ 30 4,32 450.00 1.944.000 400.000 116.640. 179.602 1.606.962 3 Lê Đức Hùng PGĐ 30 4,32 450.00 1.944.000 400.000 116.640 179.602 1.606.962 4 Nguyễn Thị Lý KTT 30 4,32 450.00 1.944.000 400.000 116.640 179.602 1.606.962 Tổng 120 1.800.000 8.073.000 1.600.000 484.380 718.408 6.707.031 4.3: Bảng thanh toán lương bộ phận QLDN tháng 05 Bộ phận: Phòng kinh doanh Bảng thanh toán lương Tháng 05 năm 2008 TT Họ và tên Chức vụ Lương chính Phụ cấp khác Tổng số Tạm ứng kỳ I Các khoản khấu trừ 6% BHXH Thưởng Kỳ II thực lĩnh SC Hệ số bậc Lương TT 1 Hồ Ngọc Chương TP 30 2,34 450,000 0,30 1188 300,000 71,28 132,338 949,058 2 Nguyễn Hồng Phong PHươNG PHáP 30 2,34 450,000 0,20 1143 300,000 68,58 132,338 905.758 3 Nguyễn Ngọc Đức nhiệm vụ 30 2,34 450,000 1053 300,000 63,18 132,338 822,158 4 Nguyễn Thị Hương nhiệm vụ 29 2,34 450,000 1017,9 300,000 61,074 132,338 789,164 5 Đào Thanh Khoa nhiệm vụ 30 2,34 450,000 1053 300,000 63,18 132,338 822,158 6 Phạm Quỳnh Hoa nhiệm vụ 30 2,34 450,000 1053 300,000 63,18 132,338 822,158 7 Vũ Thị Hằng nhiệm vụ 28 1,80 450,000 756 300,000 45,36 132,338 542,978 8 Trương Thị Trang nhiệm vụ 30 1,80 450,000 810 300,000 48,6 132,338 593,738 9 Lê Thị Lan nhiệm vụ 29 1,80 450,000 783 300,000 46,98 132,338 568,358 10 Trần Văn Lực nhiệm vụ 30 1,80 450,000 810 300,000 48,6 132,338 593,738 11 Đỗ Bích Thuỷ nhiệm vụ 30 1,80 450,000 810 300,000 48,6 132,338 593,738 12 Vũ Thị Yến nhiệm vụ 30 2,34 450,000 1035 300,000 63,18 132,338 822,158 13 Vũ Thị Trang nhiệm vụ 29 2,34 450,000 1017,9 300,000 61,074 132,338 789,164 14 Lê Thị Vân nhiệm vụ 30 2,34 450,000 810 300,000 48,6 132,338 593,738 15 Trần Thị Nga nhiệm vụ 29 1,80 450,000 783 300,000 46,98 132,338 568,358 16 Lê Ngọc Vân nhiệm vụ 30 1,80 450,000 810 300,000 48,6 132,338 593,738 17 Vũ Ngọc Lương nhiệm vụ 30 1,80 450,000 810 300,000 48,6 132,338 593,738 18 Phạm Văn Lực nhiệm vụ 29 1,80 450,000 783 300,000 46,98 132,338 568,358 19 Nguyễn Thị Lệ nhiệm vụ 30 1,80 450,000 810 300,000 48,6 132,338 593,738 Tổng 563 855,000 17.353,8 5.700,000 1.041,228 2.514,428 13.126,994 4.4: Bảng thanh toán lương bộ phận kinh doanh tháng 05 bảng thanh toán lương Tháng 05/2008 Bộ phận Lương chính Lương BHXH Tổng số Tạm ứng kỳ I Số tiền KT 6% BHXH Thưởng Kỳ II thực lĩnh SC ST SC ST 1. Bộ phận QLDN 2. Bộ phận kinh doanh 3. Bộ phận kỹ thuật 4. Bộ phận kê toán 120 563 325 59 8.073.000 17.353.800 2.772.000 0 0 0 0 0 0 0 0 6.279.000 14.309.400 12.560.000 2.772.000 1.600.000 5.700.000 4.370.000 1.200.000 376.740 783.006 753.600 166.320 718.408 2.514.428 1.796.020 359.204 5.020.668 10.340.822 9.232.420 1.764.884 Tổng 35.920.4000 0 0 35.920.400 12.870.000 2.079.666 5.388.060 26.358.794 4.5: Bảng thanh toán lương của công ty tháng 05 năm 2008 5. Hàng tháng công ty có hai kỳ trả lương vào ngày 15 và ngày 30. - Kỳ I: Tạm ứng cho CNV đối với những người có tham gia lao động trong tháng. - Kỳ II: Sau khi tính lương và các khoản phải trả cho CNV trong tháng của doanh nghiệp. Kế toán sẽ trừ đi số tiền tạm ứng trước đây và thanh toán nốt số tiền còn lại mà CNV được lĩnh trong tháng đó. - Khi muốn tạm ứng người có trách nhiệm của các bộ phận sẽ lập 1 giấy đề nghị tạm ứng và gửi lên cho thủ trưởng đơn vị để xin xét duyệt. Trong giấy đề nghị tạm ứng phải ghi rõ số tiền tạm ứng, lý do tạm ứng. Sau đó giấy đề nghị này sẽ được chuyển cho kế toán trưởng và kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị. Căn cứ vào quyết định của thủ trưởng và kế toán trưởng, kế toán thanh toán lập phiếu chi kèm giấy đề nghị tạm ứng, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ. Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 15 tháng 05 năm 2008 Kính gửi: Ban giám đốc Tên tôi là: Hồ Ngọc Chương Địa chỉ: Trưởng phòng kinh doanh Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 5.700.000đ (Viết bằng chữ): Năm triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn Lý do tạm ứng: Tạm ứng lương cho CNV Ngày 15 tháng 05 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) 5.1: Giấy đề nghị tạm ứng Nợ TK: 334 Có TK111 Phiếu chi Ngày 15 tháng 05 năm 2008 Họ tên người nhận: Hồ Ngọc Chương Địa chỉ: Trưởng phòng kinh doanh Lý do tạm ứng: Tạm ứng lương kỳ I cho CNV trong tháng Số tiền: 5.700.000đ (Viết bằng chữ): Năm triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn Kèm theo 02 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ) Năm triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn Ngày15 tháng 05 năm 2008 5.2: Phiếu chi tạm ứng 4. Hạch toán các khoản trích theo lương tại công ty a. Quỹ BHXH: Dùng để chi trả cho 1 người lao động trong thời gian nghỉ do ốm đau theo chế độ hiện hành. BHXH phải được tính là 20% trên tổng quỹ lương trong đó 15% tính vào chi phí kinh doanh của công ty. 5% do người lao động góp trừ vào lương công ty sẽ nộp hết 20% cho cơ quan bảo hiểm. Tháng 11 tổng quỹ lương của công ty là: 35.920.400đ Theo quy định công ty sẽ nộp BHXH với số tiền là: 35.920.400 x 20% = 7.184.080đ Trong đó NV đóng góp trừ vào lương là: 35.920.400 x 5% = 1.796.020đ Còn lại 15% công ty tính vào chi phí: 7.184.080 - 1.796.020 = 5.388.060đ VD: Hồ Ngọc Chương thuộc bộ phận kinh doanh cuối tháng kế toán tính ra số tiền lương là 924.000 vậy số tiền mà Chương phải nộp BHXH là: 924.000 x 5% = 46.200đ Còn tiền BHXH mà công ty phải chịu vào chi phí là: 924.000 x 15% = 138.600đ b. Quỹ BHYT: Dùng để chi trả cho người tham gia đóng góp trong thời gian khám chữa bệnh. BHYT được tính 3% trên tổng quỹ lương trong đó: - 2% tính vào chi phí của công ty - 1% tính vào lương của CNV Tháng 05 quỹ lương của công ty là 35.920.400đ. Theo qui định công ty sẽ nộp BHYT với số tiền: 35.920.400 x 5% = 1.077.612đ Trong đó: Nhân viên chịu trừ vào lương 1% 35.920.400 x 1% = 359.204đ Còn lại 2% công ty tính vào chi phí: 35.920.400 x 2% = 718.408 đ VD: Nhân viên Hồ Ngọc Chương với số lương là 924.000 thì số tiền mà Chương phải nộp BHYT là: 924.000 x1% = 9.240đ Còn 2% công ty tính vào chi phí: 924.000 x 2% = 18.480đ c. KPCĐ: Dùng để duy trì hoạt động của công đoàn doanh nghiệp được tính 2% trên tổng quỹ lương, 1% nộp cho công đoàn cấp trên, 1% giữ lại tại doanh nghiệp.2% này được tính hết vào chi phí. Quỹ lương tháng 05 của công ty là: 35.920.400đ thì 2% KPCĐ được công ty tính vào chi phí là: 35.920.400đ x 2% = 718.408đ Trong đó: 1% mà doanh nghiệp phải nộp cấp trên là: 35.920.400 x 1% = 359.204đ 1% giữ lại tại doanh nghiệp là: 35.920.400 x 1% = 359.204đ Như vậy: Hai khoản BHXH, BHYT phải thu của nhân viên được tính vào là 6% trừ luôn vào lương của người lao động khi trả lương. Số tiền mà doanh nghiệp sẽ trừ vào lương của nhân viên là: 35.920.400 x 6% = 2.155.224đ 6. Cuối tháng kế toán tính ra số tiền lương phải trả cho các bộ phận hạch toán như sau: * Ngày 15/05 tạm ứng lương kỳ I cho CNV: Nợ TK 334 11.870.000 Có TK 111 11.870.000 * Ngày 28/05 tính ra số tiền lương phải trả cho nhân viên QLDN (bộ phận kỹ thuật + bộ phận kế toán) và bộ phận bán hàng Nợ TK 641: 14.309.400đ Nợ TK 642: 21.611.000đ Có TK 334: 35.920.400đ * Ngày 28/05 tính ra các khoản phải trích theo lương Nợ TK 641: 14.309.400 x 19% = 2.718.786đ Nợ TK 642: 21.611.000 x 19% = 4.106.090đ Nợ TK 334: 35.920.400 x 6% = 2.155.224đ Có TK 338: 35.920.400 x 25% = 8.980.100đ Có TK 3382: 35.920.400 x 2% = 718.408 Có TK 3383:35.920.400 x 20% = 7.184.080đ Có TK 3384: 35.920.400 x 3% = 1.077.612đ * Tính ra số tiền từ quỹ khen thưởng, tiền trợ cấp BHXH từ qũy BHXH không phản ánh vào chi phí: Nợ TK 431: 5.388.060đ Nợ TK 3383: 2.079.666đ Có TK 334:7.467.726đ * Khi thanh toán lương cho công nhân viên (ngày 30/05/2008) Nợ TK 334 26.358.794 Có TK 111 26.358.794 * Khi nộp KPCĐ (1%), BHXH (20%), BHYT (3%) cho cơ quan quản lý quỹ lương bằng chuyển khoản. Nợ TK 338: x 24 = 8.620.896đ Nợ TK 3382: 359.204đ Nợ TK 3383: 7.184.080đ Nợ TK 3384: 1.077.612đ Có TK 111: 8.620.896đ bảng phân bổ tiền lương và BHxh Tháng 05 năm 2008 STT TK ghi có TK ghi nợ TK 334 TK 338 Tổng 338 Tổng Lương chính Phụ cấp Khác Cộng 3382 3383 3384 1 TK 641 14.309.400 14.309.400 286.188 2.146.410 286.188 2.718.786 17.028.186 2 TK 642 21.611.000 21.611.000 432.220 3.241.650 432.220 4.106.090 25.717.090 3 TK 338 2.079.666 2.079.600 4 TK 431 5.388.060 5.388.060 5 TK 334 1.796.020 359.204 2.155.224 2.155.224 35.920.400 7.467.726 35.920.400 718.408 7.184.080 1.077.612 8.980.100 52.368.160 6.1: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội tháng 05 Từ bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cùng bảng thanh toán tiền lương, kế toán lập một số chứng từ ghi sổ. Cuối tháng các chứng từ này sẽ được tổng hợp vào sổ đăng ký chứng từ. Chứng từ ghi sổ Số 01 Ngày 15/05/2008 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Tạm ứng lương kỳ I cho CNV 334 111 12.870.000 Tổng cộng x x 12.870.000 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6.2: Chứng từ ghi sổ số 01 Chứng từ ghi sổ Số 02 Ngày 28 tháng 05 năm 2008 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Trích TL phải trả trong tháng - Tiền lương NV QLDN - Tiền lương NV BH 642 641 334 21.611.000 14.309.400 Tổng cộng 35.920.400 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6.3. Chứng từ ghi sổ số 02 Chứng từ ghi sổ Số 03 Ngày 28 tháng 05 năm 2008 Đơn vị tính: triệu đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Tính ra các khoản trích theo lương - Tính vào chi phí bán hàng - Tính vào chi phí QLDN - Tính vào lương 641 642 334 338 2.718.786 4.106.090 2.155.224 Tổng cộng x x 8.980.100 Kèm theo 05 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6.4. Chứng từ ghi sổ số 03 Chứng từ ghi sổ Số 04 Ngày 28 tháng 11 năm 2005 Đơn vị tính: triệu đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có BHXH phải trả CNV trong tháng 334 338 2.079.666 Tổng cộng x x 2.079.666 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng 6.5. Chứng từ ghi sổ số 04 Chứng từ ghi sổ Số 05 Ngày 30 tháng 11 năm 2005 Đơn vị tính: triệu đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Khấu trừ lương khoán BHXH 334 338 2.155.224 Tổng cộng x x 2.155.224 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6.6: Chứng từ ghi sổ số 05 Chứng từ ghi sổ Số 06 Ngày 28 tháng 11 năm 2005 Đơn vị tính: triệu đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Tính ra số tiền thưởng phải trả CNV 431 334 5.388.060 Tổng cộng x x 5.388.060 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6.7: Chứng từ ghi sổ số 06 Chứng từ ghi sổ Số 07 Ngày 30 tháng 11 năm 2005 Đơn vị tính: triệu đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Thanh toán lương cho công nhân viên 334 111 26.358.794 Tổng cộng x x 26.358.794 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6.8: Chứng từ ghi sổ số 07 Chứng từ ghi sổ Số 08 Ngày 30 tháng 11 năm 2005 Đơn vị tính: triệu đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý 338 112 8.620.896 Tổng cộng x x 8.620.896 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6.9: Chứng từ ghi sổ số 08 - Cuối tháng tổng hợp các chứng từ vào sổ đăng ký chứng từ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 11/2005 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 01 15/11 12.870.000 05 30/11 2.155.224 02 28/11 35.920.000 06 30/11 5.388.060 03 28/11 8.980.100 07 30/11 26.358.794 04 28/11 2.079.600 08 30/11 8.620.896 Ngày 30 tháng 11 năm 2005 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6.10: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Tài khoản 334 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có 01 15/11 Số dư đầu tháng Số phát sinh Tạm ứng lương kỳ I 111 12.870.000 02 28/11 TL phải trả CNV - TL trả NVQLDN - TL trả VNBH 642 641 21.611.000 14.309.400 04 28/11 BHXH phải trả CNV trong tháng 338 2.079.666 05 30/11 Khấu trừ lương khoản BHXH 3383 2.155.224 06 30/11 Tiền thưởng phải trả 431 5.388.060 07 30/11 Thanh toán lương cho CNV 111 26.155.224 Số phát sinh Dư cuối tháng 41.180.448 43.388.126 2.207.678 6.11: Sổ cái tài khoản 334 Sổ cái Tài khoản 338 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 03 28/11 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ - Tính vào CPBH - Tính vào CPQLDN - Trừ vào lương 641 642 334 2.718.786 4.106.090 2.155.224 04 28/11 BHXH phải trả trong tháng 334 2.079.600 08 30/11 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ 111 8.620.896 Cộng phát sinh Dư cuối tháng 10.700.496 1.720.396 8.980.100 6.10. Sổ cái tài khoản 338Phần III Một số giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cổ phần công nghiệp á châu I. Nhận xét chung về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ phần công nghiệp á châu 1. Nhận xét chung về công tác kế toán của công ty Trong mỗi một công ty tư nhân, liên doanh hay thuộc ngân sách Nhà nước thì bộ phận kế toán là một bộ phận không thể thiếu. Hệ thống sổ sách của công ty tương đối hoàn chỉnh, kế toán đã sử dụng hình thức trả lương rất phù hợp đối với cán bộ công nhân viên trong công ty đặc biệt ở phòng kế toán được bố trí rất khoa học, hợp lý và được phân công theo từng phần hành cụ thể rõ ràng nên công việc không bị chồng chéo cùng với đội ngũ cán bộ đều có trình độ nên đã đóng góp một phần không nhỏ vào quá trình phát triển kinh doanh của công ty. 2. Nhận xét về công tác kế toán lao động tiền lương trích BHXH, BHYT, KPCĐ tại công ty Hạch toán tiền lương là một hệ thống thông tin kiểm tra các hoạt động của tài sản và các quan hệ kinh tế trong quá trình phân phối trao đổi và tiêu dùng. Kế toán tiền lương ngày càng trở nên cấp thiết và quan trọng về tiền lương là giai đoạn gắn liền với lợi ích kinh tế của người lao động và tổ chức kinh tế. Phương pháp hạch toán chỉ được giải quyết khi nó xuất phát từ người lao động vfa tổ chức kinh tế. Trong công ty việc trả lương công bằng luôn luôn được đặt lên hàng đầu, trả lương phải hợp lý với tình hình kinh doanh của công ty. Để công tác kế toán tiền lương các khoản trích theo lương của người lao động thực sự phát huy được vai trò của nó và là những công cụ hữu hiệu của công tác quản lý thì vấn đề đặt ra cho những cán bộ làm công tác kế toán lao động tiền lương và các nhà quản lý, doanh nghiệp phải không ngừng nghiên cứu các chế độ chính của Nhà nước về công tác tiền lương và các khoản trích theo lương để áp dụng vào công ty mình một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đồng thời phải luôn luôn cải tiến để nâng cao công tác quản lý lương và các khoản trích theo lương. Thường xuyên kiểm tra xem xét để rút ra những hình thức và phương pháp trả lương một cách khoa học, công bằng với người lao động để làm sao đồng lương phải thực sự là thước đô giá trị lao động. về công việc cũng như công ty mà mình đã chọn để cống hiến sức lao động Cùng với việc nâng cao chất lượng lao động công ty phải có lực lượng lao động với một cơ cấu hợp lý, trình độ tay nghề phải được qua đào tạo, có sức khoẻ và bố trí lao động phù hợp với khả năng để họ phát huy, tạo thuận lợi cho việc hoàn thành kế hoạch đồng thời công ty phải quản lý và sử dụng tốt thời gian lao động nhằm nâng cao thu nhập cho công ty. Ngoài ra công ty phải không ngừng nâng cao hoàn thiện trang thiết bị TSCĐ của công ty để phát huy khả năng lao động nhằm nâng cao thu nhập cho công ty và cải thiện đời sống cho người lao động thông qua số tiền lương mà họ được hưởng. Trong công ty ngoài tiền lương được hưởng theo số lượng và chất lượng lao động đã hao phí. Người lao động còn được hưởng, thu nhập từ các quỹ BHXH, khi ốm đau, tai nạn, thai sản mất sức… Công ty đã sử dụng qũy KPCĐ tại công ty rất hợp lý. Bộ máy quản lý của công ty rất quan tâm đến tình hình lao động cũng như cuộc sống của công nhân viên. Chính điều này đã làm cho CNV trong công ty cảm thấy yên tâmcủa mình sao cho đúng đắn. 3. Ưu điểm Với hình thức trả lương theo thời gian với mức lương ổn định và tăng dần đã làm cho CBCNV thực sự tin tưởng và gắn bó với công ty cùng với điều hành của ban lãnh đạo cũng như sự lao động hiệu quả của phòng kế toán luôn đảm bảo công bằng hợp lý chính xác đã làm cho CNV yên tâm và hăng say trong công việc, do vậy công ty đã ngày càng phát triển hơn, đời sống CBCNV ngày càng được đảm bảo và nâng cao. 4. Nhược điểm Do sự cập nhật của các chứng từ còn chậm hơn nữa sự giám sát, quản lý của các văn phòng vẫn còn buông lỏng do vậy các chứng từ về tiền lương, BHXH… đôi khi cũng chưa thật chính xác, chưa thập hợp lý. Do vậy công ty cần phải đưa ra chính sách quản lý thật đúng đắn, chặt chẽ để công tác kế toán hoạt động có hiệu quả hơn, chính xác hơn. II. Một số giải pháp để hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương tại công ty Để công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty thực sự phát huy hết vai trò của nó là công cụ hữu hiệu quả công tác quản lý, để từ đó nâng cao mức sống cho người lao động và để công ty ngày một phát triển thì công ty cổ phần công nghiệp á châu nói chung và công tác kế toán nói riêng phải không ngừng nghiên cứu để hoàn thiện hơn hình thức trả lương hiện nay của công ty để quản lý tốt lao động và nâng cao hiệu quả lao động. Phải quan tâm đến đời sống cán bộ CNV hơn nữa để tìm ra phương thức trả lương phù hợp với sức lao động mà họ đã bỏ ra. Để đáp ứng kịp thời thông tin nhanh và chính xác phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty, xin đề nghị ban giám đốc và phòng kế toán quản lý tốt các hình thức trả lương hơn nữa. - Do công ty áp dụng hình thức trả lương là thời gian nên việc tính ra lương của công nhân viên vẫn chưa thiết thực. - Ngoài việc trả lương theo thời gian công ty nên áp dụng thêm hình thức trả lương theo sản phẩm, có như vậy thì việc tính toán lương của công nhân viên sẽ thực tế hơn. - Đối với bộ phận kỹ thuật và bộ phận kinh doanh nên áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm, vì có như vậy công nhân viên mới tích cực tham gia, hoạt động kinh doanh tiêu thụ được nhiều hàng hoá giúp cho lợi nhuận của công ty tăng cao đồng thời việc hạch toán lương cũng cụ thể hơn, thiết thực hơn đối với năng lực của từng người. Kết luận Công tác kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương được tổ chức tốt sẽ góp phần quản lý chặt chẽ, thúc đẩy việc chấp hành các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về chế độ lao động, đảm bảo tính toán phân bổ đúng đắn, chính xác các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm tăng nhu thập cho người lao động và tăng lợi nhuận cho Công ty để công ty ngày càng lớn mạnh hơn. Để góp phần giúp kế toán thực hiện tốt chức năng quản lý lao động tiền lương thì kế toán cần phải biết kết hợp mô hình hạch toán dựa trên cơ sở kết hợp với thực trạng của công ty để đưa ra phương thức quản lý tốt nhất. Đề tài kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động, với những vấn đề quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động tại Công ty cổ phần Công nghiệp á Châu sẽ đóng góp một phần vào việc giải quyết vấn đề đảm bảo công bằng trong việc trả lương của công ty cũng như ngoài công ty, ở nơi sử dụng lao động làm việc, giúp công ty tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Trên cơ sở lý luận trên xuất phát từ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Thương mại và dịch vụ kỹ thuật và đặc biệt quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Đề tài đã đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty. Góp phần nâng cao hiệuq ảu sử dụng lao động và đưa phương pháp quản lý đạt kết quả cao hơn. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế về công tác quản lý kế toán đối với bộ phận kế toán nói chung và tiền lương nói riêng ở công ty cổ phần Công nghiệp á Châu em thấy, Qua 1 năm xây dựng và phát triển đến nay đã có một bộ phận quản lý khá ổn định, quy mô kinh doanh vững chắc nhưng với thời đại ngày nay nền kinh tế nước ta đã và đang phát triển với một tốc độ rất nhanh chính vì thế mà công ty bằng mọi cách phải có biện pháp cố gắng hoà nhập vào chế độ kế toán mới, để hoà nhập bước đi của mình với nhịp độ kinh tế phát triển chung của đất nước. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Lý thuyết Hạch toán kế toán - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân do Tiến Sỹ Nguyễn Thị Đông chủ biên - Nhà xuất bản Tài chính Tháng 11/1999. 2. Giáo tình Kế toán Công trong đơn vị hành chính sự nghiệp - Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân do PGS - Tiến sỹ Nguyễn Thị Đông chủ biên - Nhà Xuất bản Tài chính T5/2003 3. Giáo trình Kế toán Doanh nghiệp sản xuất - Trường Đại học Tài chính kế toán chủ tiên Tiến Sỹ Nguyễn Đình Đồ - Nhà xuất bản Tài chính Tháng 12/2000. 4. Giáo trình Kế toán tài chính trường Đại học Kinh tế Quốc dân 5. Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán trường Đại học Kinh tế Quốc dân. mục lục