Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC

khẩu: Ở đây các nhân viên có nhiệm vụ tìm mối khách hàng và tìm nguyên liệu đầu vào để xuất khẩu. Có trách nhiệm làm thủ tục xuất khẩu, thuê đơn vị vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hóa. Gặp khách hàng để giới thiệu quảng bá sản phẩm. (Trong lĩnh vực này công ty chủ yếu xuất khẩu chè, hồi quế chi, tỏi, khoai tây... sang các nước trung đông và các nước tiểu vương quốc Ả rập thống nhất như Dubai, Abu Dhabi, Dubai, Sharjah,...) + Phòng kế hoạch: Vạch ra những kế hoạch phục vụ cho việc phát triển của công ty. Đưa ra lịch làm việc sao cho phù hợp với thời gian và công việc cần làm của của các phòng ban. Hỗ trợ ban giám đốc hoàn thành nhiệm vụ phải làm. + Phòng Hành chính nhân sự: Công việc chính là theo dõi ngày công, tính lương cho các nhân viên trong công ty. tuyển dụng, đào thải nhân viên khi cần thiết. theo dõi các chế độ cho nhân viên, quan hệ và nắm bắt những chế độ mới về Luật lao động, Bảo hiểm, tổ chức các cuộc giao lưu cho nhân viên. +Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ bảo trì bảo dưỡng các máy móc, thiết bị trong công ty cũng như cho khách hàng (Bảo trì bảo dưỡng máy văn phòng sau khi bán). Theo dõi, cải tạo, nâng cấp cho trang web của công ty. Khắc phục những sự cố về mạng cũng như máy tính cá nhân cho nhân viên trong toàn công ty. + Phòng tư vấn, tuyển dụng: Liên hệ với các nhà tuyển dụng nhằm tạo mối quan hệ. Sàng lọc, kiểm tra, phỏng vấn những ứng viên dự tuyển vào các vị trí mà nhà tuyển dụng yêu cầu. Tư vấn cho các khách hàng liên hệ điện thoại. Online trực tuyến tìm kiếm các ứng viên trên các trang web về việc làm nhằm tìm ra những nhà tuyển dụng cũng như các ứng viên tiềm năng phục vụ cho mảng kinh doanh tư vấn và cho thuê lao động của công ty. Liên kết với các sở lao động thương binh và xã hội tỉnh nhằm giúp đỡ và tạo công ăn việc làm cho một số đối tượng lao động ở địa phương. Tham gia vào các hội chợ việc làm để tăng thêm cơ hội tiếp xúc trực tiếp với người lao động nhằm tư vấn một cách đầy đủ về thị trường lao động hiện tại. III. Tổ chức công tác kế toán: 1. Sơ đồ bộ máy kế toán: Sơ đồ III-1 Kế toán vật tư và tiêu thụ Ghi chú: Quản lý trực tiếp Quan hệ đối chiếu Kế toán tiền lương Thủ quỹ Kế toán công nợ Kế toán Nghiệp vụ xuất khẩu Kế toán trưởng SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN 2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán: - Tổ chức bộ máy kế toán: Để đảm bảo cho sự lãnh đạo của kế toán trưởng cũng như tiện ích của các nhân viên trong phòng kế toán kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, tài chính giúp lãnh đạo công ty nắm vững tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình một cách kip thời. Từ lý do đó mà bộ máy kế toán của công ty được áp dụng hình thức kế toán, tài chính tập chung trong một phòng làm việc. Vai trò của kế toán trưởng và kế toán viên được bố trí một cách hợp lý nhất nhằm giải quyết tối đa nhu cầu công việc. Dưới đây là nhiệm vụ chi tiết của từng thành viên trong phòng. + Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất của phòng. Có trách nhiệm báo cáo trực tiếp lên giám đốc về các vấn đề thu, chi và các nghiệp vụ liên quan đến tài chính của công ty. Lập ra kế hoạch thu, chi ngân quỹ cho năm tài chính. Có tránh nhiệm đôn đốc, kiểm tra, giao việc cho các thành viên trong phòng kế toán. + Kế toán vật tư và tiêu thụ: Có nhiệm vụ thu thập, giải quyết các chứng từ kế toán có liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và tiêu thụ nó. Định kỳ báo cáo lên kế toán trưởng về các nghiệp vụ phát sinh, khi phát sinh công nợ kế toán vật tư và tiêu thụ bàn giao cho kế toán công nợ để theo dõi. Phối hợp với phòng kinh doanh để làm các thủ tục có liên quan đến mua hàng và bán hàng. + Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Phối hợp với phòng hành chính nhân sự theo dõi, kiểm tra ngày công, lương, thưởng, các khoản phúc lợi cho toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty. Vì Công ty hoạt động trong lĩnh vực cho thuê lao động nên việc chấm công, giờ làm thêm là rất phức tạp. Kế toán tiên lương phải Thường xuyên liên hệ với các quản lý tại các “đơn vị thuê lao động” để kiểm tra, đối chiếu nhằm tăng thêm độ chính xác. Giải quyết các vấn đề thắc mắc như: thiếu lương, tiền thưởng, tiền phạt,.. Xác định và kiểm soát được thời gian làm việc của từng lao động; Tính toán đầy đủ và phân bổ chi phí nhân công vào các giá phí, trung tâm chi phí và giá thành hợp lý, phù hợp. + Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu: Cùng với phòng xuất nhập khẩu làm các thủ tục có liên quan khi có đơn hàng phát sinh. Thanh toán cho người cung cấp những mặt hàng công ty mua nhằm mục đích xuất khẩu. Làm các thủ tục để thu của khách hàng (gửi LC). + Kế toán công nợ: Theo dõi, xử lý các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong kỳ kế toán. Có trách nhiệm báo cáo theo định kỳ cho kế toán trưởng nhằm kịp thời nẵm bắt để báo cáo lên ban giám đốc để có những quyết định đúng đắn cho việc phát triển kinh doanh của công ty. + Thủ quỹ: Có trách nhiệm thu, chi khi có các chứng từ phát sinh liên quan đến tài chính. Thường xuyên theo dõi, đối chiếu các tài khoản 111, 112 của công ty. 3. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty NIC. - Công ty cổ phần tư vấn nguồn nhân lực NIC áp dụng Chứng từ kế toán theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong quyết định Số: 15/2006/QĐ-BTC. - Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán: Công ty áp dụng theo hình thức nhật ký chung. .- Trình tự ghi sổ kế toán: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Trường hợp phát sinh ít nghiệp vụ công ty sử dụng Sổ Nhật ký đặc biệt hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt Sơ đồ III-3 SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Chương II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LAO ĐỘNG - TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN NHÂN LỰC NIC. I. Khái quát chung về tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC. 1- Khái niệm về tiền lương, các khoản trích theo tiền lương: - Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Trong xã hội chủ nghĩa, tiền lương thực chất là “một phần thu nhập quốc dân biểu hiện dưới hình thức tiền tệ được nhà nước phân phối có kế hoạch cho công nhân viên chức phù hợp với số lượng và chất lượng lao động của mỗi người đã cống hiến. Tiền lương phản ánh việc trả công cho công nhân viên chức dựa trên nguyên tắc phân phối lao động nhằm tái sản xuất sức lao động bù đắp hao phí lao động của người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ”. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công viêc mà người lao động đã công hiến cho doanh nghiệp. -Khái niệm: Tiền lương (tiền công) là phần thù lao lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của người lao động đã bỏ ra trong quá trình hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Bản chất của tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động thông qua sự thoả thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động. Chính vậy người sử dụng lao động phải trả cho người lao động một khoản tiền công theo nguyên tắc cung cầu, giá trị của thị trường và theo các qui định của nhà nước. Theo những giác độ nghiên cứu về tiền lương, các nhà nghiên cứu còn sử dụng một số thuật ngữ như tiền lương danh nghĩa, tiền lương thực tế tiền lương tối thiểu... + Tiền lương danh nghĩa: Là số tiền người lao động nhận được theo hợp đồng giữa người lao động và người sử dụng lao động. + Tiền lương thực tế: Là số lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ mà người lao động có thể mua được bằng tiền lương của mình sau khi đóng các khoản thuế theo qui định của Nhà nước. Chỉ số tiền lương thực tế tỷ lệ nghịch với chỉ số giá cả và tỷ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa tại thời điểm xác định. Trong thực tế người lao động quan tâm đến tiền lương thực tế nhiều hơn tiền lương danh nghĩa, bởi nó quyết định đến đời sống sinh hoạt hàng ngày của họ cũng như năng suất lao động và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp. Chính vì vậy Nhà nước qui định về mức lương tối thiểu chứ không đặt ra mức lương tối đa để giúp cho người lao động khỏi thiệt thòi và đáp ứng cho các doanh nghiệp trong khâu quản lý, hạch toán tiền công, chi phí vào đúng đối tượng chịu chi phí. * Đặc điểm của tiền lương: + Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. + Trong điều kiện tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ, tiền lương là một yếu tố chi phí sản xuất-kinh doanh cấu thành nên giá thành của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. + Hệ thống thang, bậc lương, chế độ phụ cấp, thưởng đối với từng ngành nghề phù hợp chính là công cụ điều tiết lao động. + Tiền lương là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động, có tác dụng động viên khuyến khích công nhân viên chức phấn khởi, tích cực lao động, nâng cao hiệu quả công tác. 1.1. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Hạch toán lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động mà còn liên quan đến chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của Nhà nước. 1.2 - Phân loại lao động trong Công ty Cổ phần tư vấn nhân lực NIC: Do lao động trong Công ty có nhiều loại lao động khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại. Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định. Về mặt quản lý và hạch toán, lao động thường được phân theo các tiêu thức sau: * Phân loại theo thời gian lao động: Theo thời gian lao động, toàn bộ lao động có thể chia thành: + Lao động thường xuyên trong danh sách. Là những lao động đã được công ty ký hợp đồng chính thức. + Lao động ngoài danh sách Là những lao động thử việc, thời vụ mà chưa được công ty ký hợp đồng làm việc dài hạn. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động khi cần thiết đồng thời xác định các khoản nghĩa vụ với người lao động và với Nhà nước được chính xác. * Phân theo quan hệ với quá trình sản xuất: Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất, có thể phân lao động trong Công ty Cổ phần tư vấn nhân lực NIC thành hai loại: + Lao động trực tiếp sản xuất: Đây chính là bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất hay trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Lao động trực tiếp sản xuất bao gồm những người trực tiếp đi làm tại các Nhà máy của Doanh nghiệp đối tác của Công ty. + Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là bộ phận tham gia lao động gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lao động gián tiếp bao gồm nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý bộ phận, nhân viên quản lý hành chính. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý của cơ cấu lao động và có biện pháp bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc, tinh giảm bộ máy gián tiếp. * Phân theo chức năng của lao động trong quá trình kinh doanh của Công ty Cổ phần tư vấn nhân lực NIC: Theo cách phân loại này, toàn bộ lao động có thể chia thành 3 loại: + Lao động thực hiện chức năng chế biến: bao gồm những người tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình phát sinh doanh thu cho Công ty, thực hiện các lao vụ, dịch vụ như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên quản lý bộ phận... + Lao động thực hiện chức năng Marketing: là những người lao động tham gia hoạt động tìm ra những đối tác mới, như nhân viên tư vấn nhân sự, nghiên cứu thị trường... + Lao động thực hiện chức năng quản lý: là những lao động tham gia hoạt động quản lý kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp như nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên hành chính... Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời, chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. 1.3. Phân loại tiền lương tại Công ty Cổ phần tư vấn nhân lực NIC : Do Công ty có hình thức lao động khác nhau. Cho nên việc chi trả tiền lương cho các đối tượng khác nhau ta cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp. Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương như phân loại tiền lương theo cách thức trả lương ( lương sản phẩm, lương thời gian), phân theo đối tượng trả lương (lương sản xuất, lương quản lý)... Mỗi một cách phân loại đều có những tác dụng nhất định trong quản lý. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác hạch toán nói riêng và quản lý nói chung, về mặt hạch toán, tiền lương trong Công ty được chia làm 2 loại: tiền lương chính, tiền lương phụ. + Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian người lao động thực hiện nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo. + Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ khác, ngoài nhiệm vụ chính và thời gian người lao động nghỉ phép, nghỉ tết, nghỉ vì ngừng sản xuất... được hưởng lương theo chế độ. 1.4. Nhiệm vụ của kế toán: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phản ánh, ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác số lượng, chất lượng lao động của cán bộ công nhân viên. - Tính đúng số tiền công và các khoản phải trả cho người lao động và thanh toán kịp thời tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động. - Phân bổ chi phí tiền công, các khoản trích BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn vào các đối tượng sử dụng lao động. - Kiểm tra phân tích tình hình sử dụng quỹ tiền công, quỹ BHXH, quỹ BHYT và kinh phí công đoàn. 2. Các hình thức trả lương áp dụng tại công ty. Việc tính và trả lương có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý. Trên thực tế thường áp dụng các hình thức tiền lương sau: - Hình thức trả lương theo thời gian: Là hình thức tiền lương tính theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động. Theo hình thức trả lương này, tiền lương theo thời gian phải trả được tính bằng: thời gian làm việc nhân với mức lương thời gian. Có hai cách tính lương theo thời gian. + Tiền lương theo thời gian giản đơn: Tiền lương được lĩnh trong tháng = Mức lương ngày x Số ngày làm việc thực tế trong tháng Mức lương ngày = Mức lương tháng theo chức vụ + Các khoản phụ cấp Số ngày làm việc - Hình thức trả lương theo sản phẩm: Là hình thức tiền lương tính theo số lượng, chất lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng và đơn giá tiền lương tính theo một đơn vị sản phẩm, công việc đó. Cách tính lương theo sản phẩm: + Lương sản phẩm trực tiếp: Tiền lương phải trả người lao động = Số lượng sản phẩm hoàn thành x Đơn giá tiền lương cho 1 đvị sản phẩm + Lương sản phẩm gián tiếp: Tiền lương sản phẩm gián tiếp = Số lượng sản phẩm hoàn thành của CNSX x Đơn giá tiền lương sản phẩm gián tiếp 3. Quỹ tiền lương và các chế độ tiền lương: 3.1 Quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương mà Công ty phải trả cho công nhân viên của mình. Quỹ lương bao gồm: - Tiền lương thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm. + Tiền lương thời gian là tiền lương cơ bản của lao động trong Công ty. Tùy thuộc từng vị trí mà Công ty áp dụng mức lương cơ bản khác nhau. Như công nhân làm tại nhà máy Canon Công ty áp dụng mức lương cơ bản là 1.200.000đ/ tháng,… + Tiền lương theo sản phẩm được áp dụng đối với lao động trực tiếp tại nhà máy của Công ty Unilever. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, thời gian nghỉ phép. + Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan là 70% lương cơ bản ( áp dụng với toàn Công ty) + Tiền lương nghỉ phép 100% lương cơ bản (Mỗi tháng được nghỉ phép 1 ngày, 1 năm 12 ngày) - Các loại phụ làm đêm, thêm giờ. Những phụ cấp này được Công ty trả theo quy định của nhà nước. Ngoài ra Công ty còn các khoản phụ cấp khác như cấp nhà ở, điện thoại, đi lại, trách nhiệm. Do đó phụ cấp sẽ được tính như sau: + Phụ cấp làm đêm: được tính 130% so với lương cơ bản. + Phụ cấp làm thêm giờ: được tính 150% so với ca làm việc. + Phụ cấp nhà ở: Để thuận lợi cho người lao động Công ty trợ cấp cho mỗi lao động tiền nhà ở là 100.000đ/tháng ( Chỉ áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất) + Phụ cấp điện thoại chỉ áp dụng đối với một số phòng trong Công ty có tính chất thường xuyên phải liên hệ qua điện thoại như phòng nhân sự, nhân viên quản lý bộ phận, phòng kế toán, ban lãnh đạo. Phụ cấp điện thoại được tính 5% Lương cơ bản. + Phụ cấp đi lại được áp dụng đối với toàn bộ cán bộ, nhân viên trong công ty trừ lao động trực tiếp tại các nhà máy. Phụ cấp này được áp dụng là 220.000đ/tháng. + Phụ cấp trách nhiệm Chỉ áp dụng đối với những cấp lãnh đạo trong Công ty như Trưởng phòng, Phó phòng,… Mức áp dụng đối với trưởng phòng là 10% so với lương cơ bản, phó phòng là 7% so với lương cơ bản. - Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên như tiền thưởng chuyên cần, thưởng lễ, tết, vượt chi tiêu đề… + Thưởng chuyên cần là 130.000đ/ tháng (áp dụng đối với lao động trực tiếp tại các nhà máy của đối tác. + Thưởng lễ, tết tùy thuộc vào từng giai đoạn kinh tế cụ thể Công ty có những quyết định điều chỉnh thưởng một cách phù hợp. + Thưởng vượt chỉ tiêu tùy thuộc nhiều hay ít mà Công ty chia thưởng một cách hợp lý nhất (Chỉ áp dụng với phòng kinh doanh, phòng tư vấn) 3.2. Các khoản trích theo lương 3.2.1 Quỹ bảo hiểm xã hội: Công ty Cổ phần tư vấn nhân lực NIC áp dụng Theo nghị định 12CP ngày 25/11/1995 quy định về BHXH của chính phủ, quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỉ lệ của 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán, 15% người sử dụng lao động phải nộp được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp còn 5% trừ vào thu nhập của người lao động. Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, hưu trí. Quỹ BHXH được quản lý tập trung ở bộ Lao động thương binh xã hội. Khi người lao động nghỉ hưởng lao động xã hội kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH ( theo mẫu 03-LĐTL chế độ chứng từ kế toán ) từ đó lập bảng thanh toán BHXH ( mẫu 04-LĐTL chế độ chứng từ kế toán). 3.2.2. Quỹ bảo hiểm y tế. Áp dụng theo chế độ tài chính hiện hành, quỹ BHYT được hình thành từ hai nguồn: Một do doanh nghiệp phải gánh chịu, phần còn lại người lao động phải nộp dưới hình thức khấu trừ vào lương và được phép trích 3% trên tổng mức lương cơ bản trong đó 2% trích chi phí kinh doanh còn lại 1% trừ vào thu nhập của người lao động. Quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên trách thông qua việc mua BHYT để phục vụ và chăm sóc sức khoẻ cho công nhân viên như: khám chữa bệnh, viện phí trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. 3.2.3. Kinh phí công đoàn. KPCĐ là quỹ được sử dụng chi tiêu cho hoạt động công đoàn và được hình thành trên cơ sở trích lập theo tỉ lệ quy định trên tổng số lương thực tế phát sinh trong tháng tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và tỉ lệ trích kinh phí công đoàn là 2%, số kinh phí công đoàn doanh nghiệp còn một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho các hoạt động công đoàn của doanh nghiệp và nó cũng góp phần khích lệ về mặt tinh thần cho người lao động. Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ là quỹ rất có lợi cho người lao động không những chỉ hiện tại mà còn trong tương lai sau này bởi khi nghỉ hưu người lao động vẫn được trợ cấp hàng tháng và được khám chữa bệnh theo chế độ bảo hiểm qui định. Ngoài chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương, Công ty còn xây dựng chế độ tiền thưởng cho tập thể, cá nhân có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng). II. Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương: Dựa vào bảng chấm công từ các bộ phận, kế toán tiền lương có nhiệm vụ tính lương và thanh toán cho người lao động. Dưới đây là một số trích dẫn cho việc tính lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Tư vấn nhân lực NIC. Bảng II -1. Công ty CP TVNL NIC BẢNG CHẤM CÔNG Bộ Phận: PCB (Làm việc tại Cty Canon) Tháng 12 năm 2008 Số TT MÃ SỐ HỌ VÀ TÊN 1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 15 16 17 18 19 20 22 23 24 25 26 29 30 31 Tổng 1 M125 Trần văn Trung x x 0 x x x x x x x x x x x x x x x x x x 1/2x x 21.5 2 M326 Nguyễn huy Cường x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 23 3 F105 Phạm thị Nhung x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 23 4 F221 Nguyễn thị Hồng 1/2x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 22.5 5 F154 Vũ thị Hương x x x x x x 0 x x x 0 x x x x x x x x x x x x 21 6 F235 Ma thị Thiu x x x x x 1/2x x x x x x x x x x x x x x x x x x 22.5 7 F115 Nguyễn thị Tươi x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 23 8 M120 Phạm văn Tuấn x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 23 9 F144 Đào thị hoài Thu x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 23 10 M160 Nguyễn quốc Tứ x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 23 .......... Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trưởng bộ phận Nguyễn văn thái Bảng II -2 Công ty CP TVNL NIC BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ Bộ Phận: PCB (Làm việc tại Cty Canon) Tháng 12 năm 2008 Số TT MÃ SỐ HỌ VÀ TÊN 1 2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 16 17 18 19 22 23 24 25 26 29 30 31 Tổng 1 M125 Trần văn Trung 1.0 0.5 1.5 1.0 2.5 1.0 0.5 3.0 2.0 1.5 2.0 2.0 2.0 1.0 1.0 2.0 3.0 2.5 30.0 2 M326 Nguyễn huy Cường 1.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.5 1.0 1.0 1.0 0.5 1.0 1.0 1.0 3.0 2.0 1.0 1.0 2.0 2.0 1.0 30.0 3 F105 Phạm thị Nhung 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 3.0 2.0 2.0 3.0 2.0 2.0 1.0 2.0 35.0 4 F221 Nguyễn thị Hồng 2.0 3.0 2.0 1.0 1.0 1.0 1.0 2.0 2.0 1.0 2.0 2.0 3.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 1.5 1.5 36.0 5 F154 Vũ thị Hương 2.0 2.0 2.0 2.0 1.0 2.0 1.0 2.0 1.0 1.5 2.0 3.0 1.0 0.5 0.5 1.0 24.5 6 F235 Ma thị Thiu 2.0 2.0 2.0 3.0 1.0 2.0 2.0 2.0 2.0 1.5 2.0 2.0 1.0 1.5 2.0 1.0 1.0 0.5 30.5 7 F115 Nguyễn thị Tươi 1.0 0.5 2.0 2.0 3.0 1.0 3.0 1.5 2.0 1.0 1.5 2.0 3.0 1.0 1.0 1.0 0.5 0.5 1.0 28.5 8 M120 Phạm văn Tuấn 0.5 2.0 1.5 3.0 1.0 2.0 2.0 1.5 2.0 2.0 1.0 1.5 2.0 1.0 1.0 0.5 1.0 25.5 9 F144 Đào thị hoài Thu 2.0 1.5 2.0 3.0 0.5 2.0 3.0 2.0 1.5 2.0 1.0 1.5 2.0 3.0 1.0 1.0 0.5 0.5 1.0 31.0 10 M160 Nguyễn quốc Tứ 3.0 2.0 2.0 2.0 2.0 1.0 2.0 1.0 1.0 1.5 2.0 2.0 1.0 1.5 2.0 3.0 1.0 1.0 1.0 0.5 1.0 33.5 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trưởng bộ phận Nguyễn văn thái Bảng II -3 Công ty CP TVNL NIC BẢNG CHẤM CÔNG Bộ phận nhân sự Tháng 12 năm 2008 STT MÃ SỐ HỌ VÀ TÊN 1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 15 16 17 18 19 20 22 23 24 25 26 29 30 31 Tổng 1 HR01 Hà Bình Định x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 23 2 HR07 Ng thị Hà Thanh x x x x x x x x x x x x x x x 1/2x x x x x x x x 22.5 3 HR06 Ng thường Nguyên x x x x x 1/2x x x x x x 0 x x x x x x x x x x x 21.5 4 HR15 Nguyễn thị Thảo x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 23 5 HR16 Vũ Văn Nghĩa x x x x x x 0 x x x 0 x x x x x x x x x x x x 21 6 HR20 Trần thị Nhung x x x x x x x x 0 0 x x x x x x x x x x x x x 21 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trưởng bộ phận Hà Bình Định *Tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất như sau: Ta tính lương cho anh: Nguyễn Huy Cường mã nhân viên là M326. Anh Cường làm việc ở xưởng PCB tại công ty Canon (Đơn vị thuê lao động của Công ty). Công ty có quy định trả lương đối với lao động làm tại phòng làm việc trên như sau: - Lương cơ bản của 1 công nhân là: 1,200,000đ/tháng ( Một tháng làm việc 22 ngày) - Phụ cấp chuyên cần là 130,000đ/tháng ( Với điều kiện lao động phải đi làm đầy đủ không nghỉ buổi nào trong tháng) - Phụ cấp nhà ở 100.000đ/tháng. - Phụ cấp làm thêm giờ = 150% Lương cơ bản Nhìn vào bảng chấm công ta thấy Anh Cường làm 23 ngày công trong tháng (vì tháng 12 năm 2008 là tháng có 31 ngày cho nên công như vậy được tính là đầy đủ ) Và lương được tính như sau: - Lương cơ bản = (1200,000/22) x 23 =1,254,545 đ (1) - Vì tháng này không nghỉ buổi nào nên anh Cường được thưởng phụ cấp chuyên cần là 130,000đ (2) - phụ cấp tiền nhà là: 100,000đ (3). - Tháng 12 anh Cường làm thêm ngoài giờ là: 30h được tính: Phụ cấp thêm giờ = (1,200,000/22/8) x 30 x150% = 306,818đ (4). Vậy lương của anh Cường được hưởng tháng này là: Lương = (1)+ (2) +(3) +(4) = 1,254,545 + 130,000+ 100,000 + 306,000 = 1,791,364 đ. Các khoản giảm trừ gồm BHYT. BHXH như sau: BHXH = LCB x 5% = 1,254,545 x 5% = 62,727đ BHYT = LCB x 1% = 1,254,545 x 1% = 12,545đ. Tổng các khoản giảm trừ = 62,727 + 12,545 =75,273đ. Vậy lương thực lính mà anh Cường nhận được trong tháng 12 = Lương – Các khoản giảm trừ = 1,791,364 – 75,273 = 1,716,091đ. Từ Bảng II -1 Và II-2. Ta tính những người còn lại và được bảng thanh toán tiền lương của bộ phận PCB Canon Như sau: Bảng II- 4 Cty CP TVNL NIC BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Bộ Phận: PCB (Làm việc tại Cty Canon) Tháng 12 năm 2008 ĐVT: đ Số TT Mã NV Họ và tên Lương theo thời gian làm việc Phụ cấp Tổng BHXH (5%) BHYT (1%) Tổng giảm trừ Thực lĩnh Ngày công Số h làm thêm Thành tiền thêm giờ Nhà ở chuyên cần 1 M125 Trần văn Trung 21.5 30 1,172,727 306,818 100,000 - 1,579,545 58,636 11,727 70,364 1,509,182 2 M326 Nguyễn huy Cường 23 30 1,254,545 306,818 100,000 130,000 1,791,364 62,727 12,545 75,273 1,716,091 3 F105 Phạm thị Nhung 23 35 1,254,545 357,955 100,000 130,000 1,842,500 62,727 12,545 75,273 1,767,227 4 F221 Nguyễn thị Hồng 22.5 36 1,227,273 368,182 100,000 - 1,695,455 61,364 12,273 73,636 1,621,818 5 F154 Vũ thị Hương 21 24.5 1,145,455 250,568 100,000 - 1,496,023 57,273 11,455 68,727 1,427,295 6 F235 Ma thị Thiu 22.5 30.5 1,227,273 311,932 100,000 - 1,639,205 61,364 12,273 73,636 1,565,568 7 F115 Nguyễn thị Tươi 23 28.5 1,254,545 291,477 100,000 130,000 1,776,023 62,727 12,545 75,273 1,700,750 8 M120 Phạm văn Tuấn 23 25.5 1,254,545 260,795 100,000 130,000 1,745,341 62,727 12,545 75,273 1,670,068 9 F144 Đào thị hoài Thu 23 31 1,254,545 317,045 100,000 130,000 1,801,591 62,727 12,545 75,273 1,726,318 10 M160 Nguyễn quốc Tứ 23 33.5 1,254,545 342,614 100,000 130,000 1,827,159 62,727 12,545 75,273 1,751,886 Cộng 12,300,000 3,114,205 1,000,000 780,000 17,194,205 615,000 123,000 738,000 16,456,205 Ngày 5 tháng 1 năm 2009 Kế toán trưởng (Ký tên) *Cách tính lương cho cán bộ nhân viên trong công ty: + Lương của nhân viên trong công ty bao gồm: Lương cơ bản (áp dụng cho từng đối tượng). Phụ cấp đi lại. phụ cấp điện thoại và phụ cấp trách nhiệm. Dưới đây em tính lương cho Nhân viên Hà Bình Định Mã nhân viên HR01. Lương cơ bản của anh Định là: 4,560,000 đ/tháng. Trong tháng 12 anh Định đi làm đủ 23 ngày vậy lương cơ bản tháng 12 của anh Định Như sau: - LCB = (4,560,000 / 22) x 23 = 4,767,273 đ. (1*) Vì anh Định là trưởng phòng nên phụ cấp trách nhiệm là 10% và được tính: - Phụ cấp Trách nhiệm = LCB/22 x Số ngày làm việc thực tế trong tháng x10% =4,560,000/22 x23 x10% = 476,727 đ (2*) Phụ cấp điện thoại công ty trả 5% so với lương cơ bản cho tất cả nhân viên trong công ty. Vậy phụ cấp điện thoại của anh Định là. - PC ĐT = 4,767,273 x 5% = 238,364 đ. (3*) Phụ cấp đi lại công ty trả cho mỗi nhân viên là 220.000 đ. Tính cho tháng đi làm việc 22 ngày, vậy tháng ngày anh Định được hưởng phụ cấp đi lại là: - PCĐL = 220.000 /22 x 23 = 230,000 đ. (4*) Tổng thu nhập của anh Định trong tháng = (1*) + ( 2*) +(3*) + (4*) 4,767,273 + 238,364 + 230,000 + 476,727 = 5,712,364 đ = + Các khoản giảm trừ bao gồm: Bảo hiểm ytế, bảo hiểm xã hội trích theo quy định của nhà nước và các khoản tạm ứng. BHXH = LCB x 5% =4,560,000 x 5% =228,222 đ (*) BHYT = LCB x 1% = 4,560,000 x 1% = 45,600 đ. (**) Trong tháng 12 anh Định đã tạm ứng của công ty số tiền là 1.200.000 đ, (***) Vậy tổng các khoản giảm trừ của anh Định Là: Σ Giảm trừ = (*) + (**) +(***) = 228,222 + 45,600 + 1.200.000 = 1,473,600 đ. Thực lĩnh trong tháng 12 của anh Định = Tổng thu nhập trong tháng - Tổng các khoản giảm trừ = 5,712,364 - 1,473,600 = 4,238,764 đ. Dưới đâu em trích một số chứng từ để chứng minh và lập tra bảng thanh toán tạm ứng từ đó làm căn cứ lập bảng thanh toán lương cho bộ phận nhân sự trong công ty tháng 12 năm 2008. Công ty CP TVNL NIC ĐƠN XIN TẠM ỨNG Kính gửi: Ban lãnh đạo công ty Tên Nhân viên: Nguyễn thường Nguyên. Số tiền tạm ứng: 500,000 đ Bằng chữ: ( Năm trăm nghìn đồng chẵn) Lý do tạm ứng: Chi tiêu gia đình. Ngày 21 tháng 12 năm 2008 Người làm đơn Người duyệt Nguyễn thường Nguyên GĐ: Thân văn Hùng Dựa vào Đơn xin tạm ứng kế toán viết phiếu chi như sau: Công ty CP TVNL N IC PHIẾU CHI Ngày 21 tháng 12 năm 2008 Số:121 Nợ TK: 141 Có TK: 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn thường Nguyên Địa chỉ: Phòng nhân sự Lý do chi: Chi tạm ứng cho nhân viên Số tiền: 500.000 đ (Viết bằng chữ: Năm trăm ngìn đồng chẵn). Kèm theo: 01 chứng từ gốc Người nhận thủ quỹ Kế toán trưởng Thủ trưởng ĐV (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Từ những chứng từ trên ta tổng hợp vào bảng thanh toán tạm ứng của toàn đơn vị. Bảng II-5 BẢNG THANH TOÁN TẠM ỨNG LƯƠNG I Tháng 12/2008 Đơn vị: Công ty CP NIC. Stt Mã NV Họ và tên Phòng Tạm ứng 1 HR01 Hà Bình Định Nhân sự 1,200,000 2 HR06 Ng thường Nguyên Nhân sự 500,000 3 HR15 Nguyễn thị Thảo Nhân sự 700,000 4 HR16 Vũ Văn Nghĩa Nhân sự 2,000,000 5 AC01 Phùng ánh Tuyết Kế toán 400,000 6 EX12 Đào Tất Hùng XNK 500,000 7 GA009 Mai Xuân Hưởng Hành chính 300,000 8 GA15 Đặng Hồng Quân Hành chính 300,000 9 EX006 Lưu tuyết Nhung XNK 700,000 10 EX007 Đặng Anh Tiến XNK 500,000 11 GA002 Đào thuỷ Tiên Hành chính 400,000 12 AC003 Trần Thanh Tùng Kế toán 1,500,000 13 AC002 Phạm Thị Diệp Kế toán 1,200,000 14 AC006 Vũ Kim Long Kế toán 700,000 Cộng: 10,900,000 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào bảng chấm công, cách tính lương và bảng thanh toán tạm ứng để lập ra bảng thanh toán lương cho bộ phận nhân sự Bảng II-6 Cty CP TVNL NIC BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Bộ phận nhân sự Tháng 12 năm 2008  ĐVT: 1000đ Số TT Mã NV Họ và tên LCB cho từng CBNV Lương theo thời gian làm việc Phụ cấp Tổng Các khoản giảm trừ Thực lĩnh Ngày công Thành tiền Điện thoại Đi lại Trách nhiệm BHXH (5%) BHYT (1%) Tạm ứng Tổng 1 HR01 Hà Bình Định 4,560 23 4,767.273 238.364 230 476,727 5,712.364 228 45.6 1,200 1,473.6 4,238.764 2 HR07 Ng thị Hà Thanh 3,520 22.5 3,600 180 225 252,000 4,257 176 35.2 211.2 4,045.8 3 HR06 Ng thường Nguyên 3,100 21.5 3,029.545 151.477 215 - 3,396.023 155 31 500 686 2,710.023 4 HR15 Nguyễn thị Thảo 3,100 23 3,240.909 162.045 230 - 3,632.955 155 31 700 886 2,746.955 5 HR16 Vũ Văn Nghĩa 3,100 21 2,959.091 147.955 210 - 3,317.045 155 31 2,000 2,186 1,131.045 6 HR20 Trần thị Nhung 2,490 21 2,376.818 118.841 210 - 2,705.659 124.5 24.9 149.4 2,556.259 Cộng 19,973.636 998.682 1,320 728,727 22,552.682 993.5 198.7 5,592.2 16,960.482 Ngày 5 tháng 1 Năm 2009 Kế toán Giám Đốc (Ký, hộ tên) ( Ký tên, Đóng dấu ) Bệnh viện Hòe Nhai Quyển số: 127 Số KB/BA 622 Số: 037 GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ ỐM Họ và tên: Trần văn Trung Tuổi: 26 Đơn vị công tác: Công ty Cổ phần TVNL NIC. Lý do cho nghỉ: ốm Số ngày cho nghỉ: 15 ngày (Từ ngày 3/12 đến hết ngày 4/12/2008) Ngày 6 tháng 12 năm 2008 Xác nhận của phụ trách đơn vị Số ngày nghỉ: 1 ngày (Ký, Họ tên) Y bác sĩ KCB (Đã ký, đóng dấu) Đặng Thị Hường (Mặt sau) Phần BHXH: Số sổ BHXH: 01133943564 1 - Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH : 1 ngày 2 - Luỹ kế ngày nghỉ cùng chế độ : ngày 3 - Lương tháng đóng BHXH : 1.200,000 đồng 4 - Lương bình quân ngày : 54,545 đồng 5 - Tỷ lệ hưởng BHXH : 75% 6 - Số tiền hưởng BHXH : 40,909 đồng Ngày 6 tháng 12 năm 2008 Cán bộ Cơ quan BHXH (Ký, Họ tên) Phụ trách BHXH đơn vị (Ký, Họ tên) Phạm Thị Diệp (Ghi chú: Phần mặt sau căn cứ ghi vào giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH hoặc giấy ra viện) Bảng II-7 Cty CP TVNL NIC Bộ phận PCB Canon Bảng thanh toán Bảo Hiểm Tháng 12 năm 2008 Đvt: 1000đ Số TT Mã số Họ và Tên Nghỉ ổm Nghỉ thai sản Ký nhận Số ngày Số tiền Số ngày Số tiền 1 M125 Trần văn Trung 1 40,909 Đã ký  2 F154 Vũ thị Hương 2 81,818 Đã ký Cộng 122,727 III. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cỏ phần Tư vấn Nguồn Nhân lực NIC. Trích sổ nhật ký chung tháng 12 năm 2008 tại công ty NIC. Sổ III-1 Công ty CP TVNL NIC SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2008 (Trang 12) ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Trang trước chuyển sang 8,956,214,000 8,956,214,000 31/12 14 31/12 Tính lương cho công nhân viên 622 160,490,000 627 95,240,200 x 641 52,431,000 642 43,250,000 334 351,411,200 31/12 15 31/12 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ 622 40,122,500 627 23,810,050 641 13,107,750 642 10,812,500 x 338 87,852,800 31/12 16,17 31/12 Trả lương CNV x 334 351,411,200 111, 112 351,411,200 31/12 26 31/12 Nộp bảo hiểm x 338 80,824,576 112 80,824,576 31/12 27 31/12 Nộp KPCĐ x 338.2 3,514,112 112 3,514,112 31/12 28 31/12 Chi cho họp Ban chấp hành công đoàn x 338.2 2,425,000 111 2,425,000 Cộng 9,833,652,888 9,833,652,888 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Lê thị Minh Loan Thân Văn Hùng Trích lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương : Bảng III-1 Cty CP TVNL NIC BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH Tháng 12 năm 2008 đvt: 1,000đ Số TT Ghi có TK TK 334 - Phải trả NLĐ TK338 - Phải trả phải nộp khác Tổng cộng Ghi nợ TK Lương Khác Cộng có TK334 KPCĐ 3382 BHXH 3383 BHYT 3384 Cộng có TK 338 1 TK622 - CPCNTT 160,490,000 160,490,000 3,209,800 32,098,000 4,814,700 40,122,500 200,612,500 2 TK627 - CPSXC 95,240,200 95,240,200 1,904,804 19,048,040 2,857,206 23,810,050 119,050,250 3 TK641 - CPBH 52,431,000 52,431,000 1,048,620 10,486,200 1,572,930 13,107,750 65,538,750 4 TK642 - CP QLDN 43,250,000 43,250,000 865,000 8,650,000 1,297,500 10,812,500 54,062,500 ... Cộng 351,411,200 - 351,411,200 7,028,224 70,282,240 10,542,336 87,852,800 439,264,000 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ III-2 Cty CP TVNL NIC SỔ CÁI Tên TK: Phải trả người lao động Ký Hiệu TK: 334 Năm 2008 đvt: đồng Ngày thángGS Chứng từ Diễn giải Trang NK TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 SH 2 4 5 6 7 8 Dư đầu tháng 7.209.000 31/12 14 31/12 Tính lương cho CNV 12 622 160,490,000 627 95,240,200 641 52,431,000 642 43,250,000 31/12 16,17 31/12 Trả lương CNV 12 111,2 351,411,200 Cộng phát sinh 351,411,200 351,411,200 Dư cuối tháng 7.209.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký tên, Đóng dấu) Sổ III-3 Cty CP TVNNL NIC SỔ CÁI Tên TK: Chi phí phải trả Ký Hiệu TK: 338 Năm 2008 đvt: đồng Ngày thángGS Chứng từ Diễn giải Trang NK TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 SH 2 4 5 6 7 8 Dư đầu tháng 8,524,100 31/12 15 31/12 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ 12 622 40,122,500 627 23,810,050 641 13,107,750 642 10,812,500 31/12 26 31/12 Nộp BHXH, BHYT,KPCĐ 12 112 80,824,576 31/12 27 31/12 Nộp KPCĐ 12 3,514,112 31/12 28 31/12 Chi họp BCH 12 2,425,000 Cộng phát sinh 86,763,688 87,852,800 Dư cuối tháng 9,613,212 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký tên, Đóng dấu) Chương III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LAO ĐỘNG - TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN NHÂN LỰC NIC. I. Đánh giá thực trạng kế toán lao động - tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty NIC. 1. Ưu điểm: Kể từ khi thành lập với bề dầy kinh nghiệm trong kinh doanh trải qua nhiều khó khăn thử thách tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty đều cố gắng phấn đấu vì mục tiêu ngày càng phát triển và vững mạnh của công ty giúp công ty vươn lên tự khẳng định mình. Với số lượng lao động vừa phải và đủ đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của công ty. Đồng thời việc bố chí lao động hợp lý đúng trình độ, nghành nghề đã phát huy tối đa khả năng của từng thành viên, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, là một loại hình hạch toán phù hợp với quy mô của Công ty mà còn rất thuận tiện cho việc tính toán theo dõi các nghiệp vụ phát sinh. Cùng với sự phát triển của Công ty, tổ chức bộ máy kế toán cũng không ngừng được hoàn thiện, tham mưu và giúp cho Ban Giám đốc điều hành các phần việc mà mình phụ trách, đảm bảo cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin về tài chính của Công ty giúp cho lãnh đạo Công ty ra các quyết định đúng đắn về quản lý điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ phận kế toán của Công ty đã thực hiện việc thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên Công ty rất cụ thể, chính xác đáp ứng được nhu cầu của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Việc chi trả tiền lương, thực hiện đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về các chế độ BHXH, BHYT đảm bảo quyền lợi trực tiếp của người lao động. Công ty cũng sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán đã quy định trong chế độ ghi chép ban đầu về tiền lương, về thanh toán các chế độ BHXH . Bên cạnh đó, do thực hiện chế độ hưởng lương theo lợi nhuận nên khi Công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả, đạt doanh thu cao thì mức thu nhập của các cán bộ công nhân viên trong Công ty được nâng cao, góp phần đảm bảo được mức sống và sinh hoạt của họ, khuyến khích được tinh thần trách nhiệm của người lao động trong công việc. Kịp thời nắm bắt những tâm tư nguyện vọng của cán bộ công nhân viên để có sự điều chỉnh lương một cách phù hợp đảm bảo từ đó làm tăng niềm tin từ công nhân viên giúp công ty có những kết quả kinh doanh tốt nhất. Cùng với sự hiện đại hóa của đất nước tất cả công nhân viên của công ty được trả lương vào tài khoản ATM. Việc quản lý tiền lương của công ty được tuân theo tiêu chuẩn iso 9001:2000. Đây là một cố gắng của công ty nhằm từng bước nâng cao vị thế của mình. Tất cả các nhân viên đều được đi học và thi chứng chỉ iso. Bên cạnh đó công ty đã đưa vào sử dụng hệ thống máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán thực hiện hình thức kế toán máy đã góp phần nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian và nâng cao năng suất lao động. Nhận thấy việc ứng dụng khoa học công nghệ nhất là công nghệ thông tin vào công tác quản lý sản xuất kinh doanh là hết sức hợp lý và cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Bởi vậy việc sử dụng hệ thống máy vi tính trong công việc quản lý lao động tiền lương đã giúp cho công ty giảm bớt được lượng lao động tại phòng kế toán mà vẫn đảm bảo yêu cầu công việc. Hạn chế: Nhìn một cách tổng thể thì công tác kế toán của công ty có rất nhiều tính khả quan, song cũng không tránh khỏi một số hạn chế ở một vài khâu trong quá trình quản lý hoạt động kinh doanh. Ở công ty do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, mỗi nghiệp vụ đều liên quan đến nhau do đó việc theo dõi trên sổ sách đặc biệt là các sổ chi tiết và sổ nhật ký chung là rất cần thiết nhưng có nhiều trung lặp. Mặt khác số lượng lao động của công ty khá lớn nhưng việc quản lý không thực sự chặt chẽ do không có sự phân loại công nhân viên một cách cụ thể. Chính vì vậy mà công tác kế toán nói chung và công tác kế toán quản lý lao động tiền lương nói riêng có đôi chút thiếu chính xác do việc thực hiện kế toán tiền lương chỉ dựa vào bảng chấm công và số lương công việc - sản phẩm hoàn thành cùng với doanh thu đạt được của mỗi phân xưởng sản xuất hoặc mỗi phòng ban. Như vậy có thể gây tổn hại cho công ty và cả người lao động. Việc chấm công tại các cơ sở thuê lao động chưa được chính xác. Nguyên nhân là do công ty áp dụng hình thức chấm công bằng thẻ dập dẫn đến việc dập thẻ hộ nhau, quên không dập thẻ làm cán bộ quản lý rất khó theo dõi và dễ nhầm lẫn khi chấm công. Giờ làm thêm của công nhân quản lý chưa được chính xác do bộ phận quản lý tại đơn vị còn mỏng, chưa kiểm soát hết hơn nữa khi làm thêm công nhân phụ thuộc vào đơn vị thuê lao động. Việc công nhân dùng thẻ ATM chưa được hướng dẫn một cách hợp lý dẫn tới bị nuốt thẻ, gây mất thời gian cũng như việc tài chính cuả công nhân không được đảm bảo liên tục gây ra nhiều phiền toái đối với cả công nhân cũng như ban lãnh đạo công ty. Việc giải quyết các thắc mắc của công nhân chưa được triệt để gây mất lòng tin với lãnh đạo công ty. Nguyên nhân do quản lý cơ sở báo cáo lên lãnh đạo công ty không liên tục. II. Phương pháp và giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần tư vấn nhân lực NIC. Ta đã biết tiền lương là một vấn đề hết sức quan trọng. Một chính sách tiền lương hợp lý sẽ là cơ sở, đòn bẩy cho sự phát triển của Doanh nghiệp. Còn đối với người lao động, tiền lương nhận được thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy năng lực sáng tạo, sự nhiệt tình trong công việc góp phần không nhỏ làm tăng năng suất lao động, hoạt động kinh doanh của Công ty cũng đạt kết quả cao. Do đó công ty cần có những chính sách phù hợp hơn nữa nhằm đáp ứng nhu cầu của người lao động từ đó sẽ tạo ra niềm tin của người lao động đối với Công ty. Luôn nghiên cứu và hoàn thiện hơn công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, các chế độ hưởng BHXH, các chế độ khen thưởng, khuyến khích lương để sao cho quyền lợi của người lao động luôn được đảm bảo và được đặt lên hàng đầu, góp phần nâng cao thu nhập cho người lao động, khuyến khích được người lao động trong sản xuất kinh doanh là một vấn đề rất quan trọng. Công ty cần có chính sách khen thưởng hợp lý bằng những việc làm cụ thể cả về vật chất lẫn tinh thần. Để khuyến khích người lao động trong công việc và cũng phần nào cải thiện được cuộc sống của người lao động. Trong tâm lý người lao động muốn cống hiến đóng góp cho công ty. Điều đó đòi hỏi Ban Lãnh đạo Công ty phải luôn tăng cường công tác quản lý, quan tâm và củng cố đội ngũ cán bộ có năng lực chuyên môn, đào tạo bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn để góp phần cho sự phát triển Công ty, giúp cho tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty luôn đạt được hiệu quả cao nhất. Tăng cường về mặt quản lý để nâng cao hiệu quả công việc, tránh những thắc mắc không đáng có của công nhân làm ảnh hưởng đến niềm tin của người lao động với công ty. Lập ra kế hoạch hướng dẫn công nhân sử dụng tài khoản thẻ để tránh những sự cố sảy ra đối với công nhân làm ảnh hưởng đến đời sống của người lao động. Bên cạnh đó,công ty cũng cần lập những quỹ Khen thưởng, phúc lợi, chế độ trợ cấp và chế độ khen thưởng thiết thực, công bằng, hợp lý đối với người lao động để khuyến khích họ trong công việc, góp phần giúp họ đảm bảo và nâng cao cuộc sống của bản thân mình và gia đình. III. Điều kiện để áp dụng các giải pháp. Tuỳ theo tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà có phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công Ty mình sao cho phù hợp. Công Ty cần áp dụng ngay những chính sách, quy định mới ban hành của Nhà nước về chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương để đảm bảo quyền lợi của người lao động. Công Ty cũng cần quan tâm đến đội ngũ Kế Toán của công ty, không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn để họ hoàn thành tốt công việc của mình và có khả năng thích nghi với những chế độ chính sách kế toán mới. Đảm bảo sao cho người lao động được hưởng đầy đủ các chế độ hiện hành của Nhà nước cũng như những quyền lợi của họ. Công Ty cũng cần thường xuyên cải tiến công nghệ kỹ thuật với những lợi thế sẵn có của mình có đối tác nước ngoài, cùng với sự phát triển của các doanh nghiệp trong nước, tích cực tham gia các cuộc hội thảo khoa học trong và ngoài nước. Việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty là rất cần thiết và quan trọng nhưng nó đòi hỏi phải luôn đảm bảo nguyên tắc công bằng và xứng đáng đối với sức lao động mà người lao động đã bỏ ra. Tiền lương nhận được thoả đáng thì người lao động sẵn sàng nhận công việc được giao dù ở đâu, làm gì trong điều kiện sức lực và trí tuệ của họ cho phép. Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở từng bộ phần phải đảm bảo nguyên tắc tuân thủ theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước, của Bộ Tài chính về các vấn đề như: cách tính lương, phân bổ tiền lương cũng như phải đầy thực hiện đúng hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán có liên quan. Do Nhà Nước ban hành và những Quy định của các Bộ Ban Ngành Đoàn thể. KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Công ty Cổ phần tư vấn nhân lực NIC, em đã có điều kiện được tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán cũng như những phương pháp hạch toán của Công ty, đặc biệt là đi sâu vào nghiên cứu vấn đề kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. Quá trình thực tập tại Công ty đã giúp em nắm bắt được những kiến thức nhất định về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, những kiến thức mà em đã được học ở trường mà chưa có điều kiện được áp dụng thực hành. Tuy nhiên do trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều nên Chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Do đó em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của PGS-TS: Nguyễn Thị Lời cùng Ban Lãnh Đạo Công ty và Phòng Kế toán để chuyên đề của em tốt hơn nữa. Cuối cùng em xin trân thành cảm ơn: PGS-TS : Nguyễn Thị Lời, Ban lãnh đạo Công ty và Các Phòng, Ban chức năng đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện để em hoàn thành chuyên đề thực tập này./. Sinh Viên thực tập Phạm Trọng Nghĩa Mục Lục Mục Trang Mở đầu 1. Chương I: Tổng quan về Công ty 3. I. Quá trình hình thành và phát triển 3. II. Đặc điểm tổ chức của doanh nghiệp 7. 1.Sơ đồ bộ máy quản lý 7. 2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản lý 9. III. Tổ chức công tác kế toán 12. 1. Sơ đồ bộ máy kế toán 12. 2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán 13. 3. Hình thức Sổ kế toán áp dụng trong công ty 14. Chương II: Thực trạng kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP tư vấn nhân lực NIC 17. 1. Khái niệm về tiền lương, Các khoản trích theo lương 17. 2. Các hình thức trả lương 22. 3. Quỹ lương và các chế độ lương 24. II. Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương 27. III. Hạch toán tổng hợp tiền lưpưmg và các khoản trích theo lương 41. Chương III: Hoàn thiện kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP tư Vấn nhân lực NIC 46. I. Đánh giá thực trạng kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lưong tại Công ty 46. 1. Ưu điểm 46. 2. Hạn chế 48. II. Phương pháp và giải pháp hoàn thiện 49. III. Điều kiện để thực hiện 50. Kết luận 52. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình tổ chức hạch toán kế toán của trường ĐHKTQD 2. Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo QĐ số 48/2006/ QĐ BTC ngày 14/09/2006 của bộ trưởng bộ tài chính. nhà xuất bản thống kê Hà Nội 2006. 3. Quy chế phân phối tiền lương,thưởng của công ty cổ phần tư vấn nguồn nhân lực NIC 4. Bộ luật lao động của nhà nước CHXHCNVN. 5. Giáo trình kinh tế lao động của ĐHKTQD–NXB-GD-1998. 6. Giáo trình quản trị nhân lực của ĐKTQD–NXB-GD-1998. 7. Các văn bảnquy định chế độ tiền lương mới-tập 4, tập 5 của bộ LĐTBXH 8. Đổi mới cơ chế và chính sách quản lý tiền lương trong nền kinh tế thị trường ở việt nam của tống văn đường-NXB-chính trị quốc gia. 9. Thông tư số 04, số 82 năm 2003/ TT-BLĐTBXH.