Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty đầu tư và phát triển thương mại Trường Phước

ến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương công ty đầu tư và phát triển thương mại Trường Phước. Đề tài này hoàn thành trong thời gian ngắn với kiến thức và năng lực còn hạn chế nên không tránh được sai sót. Rất mong đựơc sự chỉ dẫn và góp ý kiến chân thành của thầy để đề tài được hoàn thiện hơn. Đà Nẵng, tháng ….năm 2008 Sinh viên thực hiện Phạm thị Hạnh PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP I. Hạch toán lao động trong doanh nghiệp 1. Phân loại lao động trong doanh nghiệp 1.1. Phân loại theo tính chất hợp đồng lao động - lao động hợp đồng dài hạn: Là những lao động làm việc theo chế độ hợp đồng dài hạn từ một năm trở lên. - lao động hợp đồng ngắn hạn: Là những lao động việc theo chế độ hợp đồng thời vụ dưới 1 năm 1.2. Phân loại theo lao động trực tiếp và gián tiếp. -Lao động trực tiếp: Là lao động tham gia vào trực tiếp sản xuất thành phẩm. - Lao động gián tiếp:Là lao động phục vụ cho lao động trực tiếp sản xuất kinh doanh. 1.3. Phân loại theo chức năng lao động. - lao động thực hiện chức năng sản xuất - lao động thực hiện chức năng bán hàng - lao động thực hiện chức năng quản lý 2. Hạch toán thời gian lao động - Hạch toán thời gian lao động là việc ghi chép số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc nghỉ việc của từng lao động tại các bộ phận trong toàn doanh nghiệp. Hạch toán sử dụng thời gian lao động là cơ sở để đưa lao động của doanh nghiệp đi vào nề nếp, là cơ sở để trả lương, thưởng và các khoản phụ cấp theo đúng chế độ quy định. Để quản lý thời gian lao động, các doanh nghịêp áp dụng nhiều phương pháp khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm tổ chức và quản lý lao động của doanh nghiệp như: phương pháp chấm công, treo thẻ, bấm giờ, chụp ảnh… Ở nước ta, phương pháp chấm công là phương pháp phổ biến nhất để hạch toán thời gian lao động. Theo phương pháp chấm công, chứng từ để hạch toán sử dụng thời gian lao động là bảng chấm công. bảng chấm công mở ra để theo dõi ngày công làm việc thực tế, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH,… của từng lao động tại từng phòng ban. Hàng ngày, tổ trưởng hay người được phân công phải căn cứ vào tình hình thực tế lao động tại bộ phận của mình để chấm công cho từng người trong ngày. Bảng chấm công để tại một địa điểm công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của mình. Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phânj ký vào bảng chấm công cùng các chứng từ có liên quan như phiếu nghỉ BHXH về phòng kế toán, hay bộ phận tiền lương để tổng hợp thời gian lao động của toàn doanh nghiệp, tính lương và phụ cấp BHXH. Ngoài bảng chấm công, người phụ trách lao động có nhiệm vụ thu thập chứng từ khác có liên quan đến việc sử dụng thời gian lao động của mình như: Biên bản nghỉ việc, phiếu nghỉ lương BHXH do cơ quan y tế lập và chỉ áp dụng cho những người có tham gia BHXH. Tất cả các chứng từ hạch toán thời gian lao động, tính lương và các khoản phụ cấp khác. 3. Hạch toán các khoản lao động. Hạch toán các khoản lao đọng là việc phản ảnh số lượng và chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc khối lượng công việc hoàn thành của các cá nhân hoặc từng nhóm người lao động tại doanh nghiệp. Hạch toán lao động là cơ sở để trả lương thưởng phù hợp với kết quả lao động được, tính toán năng suất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức của từng người, từng bộ phận và toàn doanh nghiệp. Do các doanh nghiệp khác nhau về lĩnh vực hoạt động rất đa dạng, phong phú. Chế độ chứng từ hiện nay chỉ mang tính hướng dẫn cho các doanh nghịêp khi tổ chức và sử dụng loại chứng từ này. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chứng từ hạch toán kết quả lao động là Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, hợp đồng giao khoán,… Phiếu này do người giao việc lập thành 2 liên: 1 liên lưu và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động. Trước khi chuyển đến kế toán lao động tiền lương phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, nhận việc kiểm tra chất lượng và người duyệt. Hợp đồng giao khoán và bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng và công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Hợp đồng giao khoán do bên giao khoán thành lập 3 bản: 1 bản giao cho người nhận khoán, 1 bản lưu ở bộ phận lập hợp đồng và 1 bản chuyển về phòng kế toán để theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng giao khoán cho bên giao khoán và thanh toán. Hợp đồng giao khoán phải có đầu đủ chữ ký của 2 bên giao khoán, nhận khoán và kế toán thanh toán. Các chứng từ trên cuối tháng chuyển cho bộ phận lao động tiền lương để tổng hợp các khoản lao động, tính lương và thanh toán lương cho người lao động. II. Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, quỹ KPCĐ 1. Khái niệm, bản chất tiền lương Để tiến hành sản xuất kết hợp 3 yếu tố cơ bản đó là: Tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động. Trong đó sức lao động chân tay và trí óc của con người sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động trở thành vật có ích phục vụ cho nhu cầu con người. Để dảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục thì cần tái sản xuất sức lao động phải được bồi hoàn dạng thù lao. Vậy tiền lương chính là phần thù lao, tiền công trả cho người lao động. 2. Các hình thức tiền lươngư Chính sách tiền lương là một trong những nhân tố tác động mạnh mẽ đến chất lượng, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh thường áp dụng phổ biến hình thức tiền lương như sau: - Tiền lương thời gian. - Tiền lương sản phẩm. 2.1. Hình thức tiền lương theo thời gian. Hình thức tiền lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động tính theo thời gian việc thực tế, và mức lương theo trình độ lành nghề, chuyên môn, tính chất công việc… của mọi người lao động. Để vận dụng hình thức trả lương theo thời gian các doanh nghiệp thường áp dụng các văn bản hướng dẫn của nhà nước về tiền lương theo từng ngành nghề, công việc, mức độ uyên thâm nghề nghiệp của người lao động để tính mức lương thời gian áp dụng cho doanh nghiệp mình. Việc tính trả lương theo thời gian có thể thưc hiện 2 cách lương thời gian giản đơn và lương thời gian có thưởng. - Lương thời gian đơn giản: Là tiền lương là tiền lương được tính theo thời gian làm việc và đơn giá lương thời gian. Lương thời gian giản đơn được chia thành + Tiền lương tháng: là tiền lương trả cố định theo hợp đồng lao động trong một tháng, hoặc có thể là tiền lương được quy định sẵn đối với từng bậc lương trong chế độ tiền lương trong chế độ tiền lương của nhà nước. Tiền lương tháng thường áp dụng để trả lương cho nhân viên hành chính nhân viên quản lý hoặc người lao động làm việc theo hợp đồng ngắn hạn. Phụ cấp (nếu có Lương bình quân 1 ngày Bậc lương Mức lương tháng số ngày làm việc thực tế trong tháng x x x = lương tháng + Tiền lương ngày là tiền lương trả cho người lao động theo mức lương ngày và có số ngày làm việc thực tế trong tháng. Tiền lương ngày thường được áp dụng để trả lương cho lao động trực tiếp hưởng lương theo thời gian. Tiền lương ngày còn là cơ sở để tính trợ cấp BHXH trả cho người lao động trong các trường hợp được phép hưởng theo chế độ quy định Tiền lương tháng Số ngày làm việc trong tháng Tiền lương ngày = + Tiền lương giờ: là tiền lương trả cho người lao động tùy thuộc vào mức lương giờ và số giờ làm việc thực tế. Mức lương giờ còn phân biệt thời gian làm việc trong các ngày nghỉ, ngày lễ, làm đêm, làm ngoài giờ. Tiền lương giờ thường được áp dụng để trả lương cho lao động bán thời gian, lao động làm việc không hưởng theo sản phẩm, hoặc làm việc trong ngày nghỉ, ngày lễ, làm ngoài giờ. Tiền lương ngày Số ngày làm việc trong ngày(<8giờ) Tiền lương giờ = - Lương thời gian có thưởng: là hình thức tiền lương giản đơn kết hợp với chế độ thưởng trong sản xuất. Đồng thời phản ánh được ý thức trách nhiệm, tinh thần sáng tạo trong lao động, trình độ tay nghề. Vì vậy nó có tác dụng khuyến khích người lao động quan tâm đến trách nhiệm và kết quả của mình. Mức lương= Lương thời gian đơn giản+ Tiền thưởng 2.2. Hình thức tiền lương sản phẩm: Hình thức tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao độnghay nhóm người lao động tùy thuộc vào số lượng và chất lượng của khối lượng công việc, sản phẩm hay dịch vụ hòan thành. Hình thức tiền lương theo sản phẩm bao gồm các hình thức sau - Tiền lương theo sản phẩm lũy tiến: Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động có phân biệt đơn giá lương với các mức khối lượng sản phẩm hoàn thành. Nguyên tắc của hình thức này là đơn giá lương sẽ gia tăng cấp bậc khi khối lượng sản phẩm hòan thành vượt một định mức nào đó. Đơn giá sản phẩm trong định mức Số lượng sản phẩm hoàn thành Lương sản phẩm trong định mức Hình thức này thường được áp dụng cho những công đoạn quan trọng, sản xuất khẩn trương đảm bảo tính đồng bộ của sản xuất, hoặc đáp ứng tiến bộ giao hang theo đơn đặt hang. Tuy nhiên khi áp dụng hình thức này còn chú ý đến trường hợp người lao động vì quan tâm đến số lượng sản phẩm hoàn thành mà xem nhẹ chất lượng sản phẩm, ảnh hưởng đến uy tín sản phẩm của doanh nghiệp trên thị trường. Theo hình thức này lương sản phẩm chia làm 2 phần x = + Số lượng sản vượt định mức Đơn giá sản phẩm vượt định mức Lương sản phẩm ngoài định mức x = + Số lượng sản phẩm hoàn thành Tổng tiền lương phải trả Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: theo hình thức này, tiền lương trả cho người lao động tùy thuộc vào số lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá lương sản phẩm. Tiền lương. Tiền lương phải trả được xác định như sau: Đơn giá lương x = + Hình thức này thường được áp dụng cho lao động trực tiếp sản xuất ra sản phẩm tại doanh nghiệp. - Tiền lương sản phẩm gián tiếp: Hình thức này được áp dụng để trả lương cho lao động gián tiếp ở bộ phận sản xuất, như công nhân vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo máy móc thiết bị. Tiền lương của bộ phận lao động này thường theo một tỷ lệ tiền lương của lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm. Lý do là chất lượng và năng suất của bộ phận lao động trực tiếp sản xuất còn tùy thuộc vào chất lượng phục vụ của bộ phận lao động gián tiếp. - Tiền lương sản phẩm có thưởng: Theo hình thức này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp, người lao động còn nhận khoản tiền thưởng do tiết kiệm nguyên nhiên liệu, tăng năng suất lao động, thưởng sáng kiến …. Hình thưc này cũng chú ý đến trường hợp người lao động làm ra sản phẩm kém phẩm chất, lãng phí vật tư,… để phải chịu tiền phạt. + = Thưởng Lương sản phẩm Lương sản phẩm có thưởng - Tiền lương khoán khối lượng công việc: Hình thức này tiền lương đựơc trả cho khối lượng công việc hoàn thành. Hình thức này thường áp dụng cho những công việc có tính đơn giản như bốc dỡ vật tư, sữa chữa… hoặc những công việc không thể tách ra từng công việc cụ thể được. Nhìn chung, hình thức tiền lương theo sản phẩm có nhiều ưu điểm so với hình thức trả lương theo thời gian. Hình thức này thể hiện nguyên tắc phân phối theo lao động, góp phần khuyến khích tăng năng suất lao động. Để vận dụng hình thức này doanh nghiệp phải xây dựng định mức lao động phù hợp với từng công việc, từng cấp bậc và trình độ của người lao động có chú ý đến thực trạng cơ sở vật chất của mình. Định mức lao động phải là định mức động để góp phần tăng năng suất lao động tại doanh nghiệp. 3. Quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương là tổng số tiền lương phải trả cho tất cả lao động mà doanh nghiệp đang quản lý và sử dụng tại các bộ phận của doanh nghiệp. Để quản lý tốt quỹ tiền lương cần hiểu nội dung quỹ tiền lương doanh nghiệp. Quỹ tiền lương về nguyên tắc bao gồm các bộ phận. - Quỹ tiền lương trả cho người l trong thời gian thực tế làm việc. - Quỹ tiền lương trả cho người l trong thời gian không tham gia vào sản xuất theo chế độ của công nhân viên như: Nghỉ phép năm, nghỉ lễ, đi học. -Quỹ tiền lương bổ sung bao gồm các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người l trong điều kiện l đặc biệt hoặc do đặc tính nghề nghiệp. - Ngoài ra, quỹ tiền lương còn phân thành tiền lương chính và lương phụ. - Tiền lương chính: là tiền lương mà doanh nghiệp trả cho người l trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ. - Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trong thời gian nghỉ phép, hội họp, học tập, tiền lương trong thời gian nghỉ việc ngừng sản xuất. Việc phân chia tiền lương thành tiền lương chính và lương phụ có ý nghĩa nhất định trong công tác hạch toán, phân bổ chi phí tiền lương theo đúng đối tượng và trong công tác phân tích tình hình tiền lương tại doanh nghịêp. 4. Quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn: 4.1. Quỹ bảo hiểm xã hội: Quỹ BHXH là qũy dung để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp bị mất khả năng lao động như ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, hưu trí, mất khả năng làm việc và tử tuất. Theo chế độ hiện hành, quỹ BHXH hình thành từ hai nguồn: + Người sử dụng lao động (doanh nghiệp) hang tháng có trách nhiệm đóng 15% với tổng quỹ lương của người tham gia BHXH trong đơn vị. phần đóng góp này tính vào chi phí của doanh nghiệp. + Người lao động đóng bằng 5% từ thu nhập của mình để chi các chế độ hưu trí và tử tuất. Tổng quỹ lương tháng làm căn cứ đống BHXH gồm tiền lương thao ngạch bậc, chức vụ, hợp đồng và các khoản phụ cấp khu vực, đắt đỏ, thâm niên, hệ số chênh lệch bảo lưu (nếu có). Cá doanh nghiệp có trách nhiệm nộp BHXH cho cơ quan bảo hiểm xã hội theo quy định. Trường hợp nộp chậm BHXH thì phải nộp phạt theo lãi suất tiền gửi ngắn hạn vào thời điểm truy nộp. Doanh nghiệp phải lập kế hoạch chi BHXH để nhận kinh phí do cơ quan BHXH cấp hang tháng. Cuối tháng, doanh nghiệp và cơ quan BHXH tiến hành thanh toán số tiền chi trả trợ cấp thực tế trong tháng. 4.2. Quỹ bảo hiểm y tế: Quỹ BHYT là quỹ dung để khám chữa bệnh cho người lao động có tham gia đóng góp nộp quỹ. Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích BHYT là 3% trên tổng số lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng. Trong đó 2% do doanh nghiệp nộp và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% còn lại do người lao động hưởng và trừ vào lương hang tháng. Theo chế độ toàn bộ quỹ được nộp lên cơ quan chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới ý tế. 4.3. Quỹ kinh phí công đoàn: Quỹ KPCĐ dung để chi tiêu cho hoạt động công đoàn ở đơn vị cấp trên và tạidoanh nghiệp. Theo chế độ hiện hành, hang tháng doanh nghiệ trích 2% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả CNV trong tháng và được tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động. Toàn bộ KPCĐ trích 1 phần phải nộp lên cơ quan công đoàn cấp trên, 1 phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. III. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: 1. Kế toán tiền lương: 1.1. Tính lương và trợ cấp BHXH: Việc tính lương, trợ cấp BHXH và các khoản phải trả cho người lao động thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Hàng tháng căn cứ vào các tài liệu hạch toán về thời gian kết quả lao động và chính sách xã hội về lao động, tiền lương, BHXH do nhà nước ban hành. Căn cứ vào chứng từ như “ Bảng chấm công”, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành:, “p đồng giao khoáng” để tính toán tiền lương thời gian, lương sản phẩm, tiền ăn ca cho người lao động. Tiền lương được tính riêng cho từng người và tổng hợp theo từng bộ phận lao động và phản ánh vào “ Bảng thanh toán tiên lương” lập cho bộ phận đó. Căn cứ vào chứng từ “ Phiếu nghỉ hưởng BHXH”, “ Biên bản điều tra tai nạn giao thông”,… kế toán tính phụ cấp BHXH phải trả CNV và phản ánh vào “ Bảng thanh toán BHXH”. Đối với các khoản tiền thưởng CNV, kế toán cần tính toán và lập bảng “ Thanh toán tiền thưởng” để theo dõi và chi trả đúng quy định. Căn cứ vào “ Bảng thanh toán tiền lương” của từng bộ phận để chi trả, thanh toán tiền lương cho CNV, đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động, tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định, kết quả tổng hợp, tính toán được phản ánh trong “ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. 1.2. Thanh toán lương: Việc trả lương CNV trong các doanh nghiệp thường được tiến hành theo hai kỳ trong tháng: - Kỳ1: Tạm ứng lương CNV đối với những người tham gia lao động trong tháng. - Kỳ2: Sau khi tính lươngvà các khoản trả CNV, trong tháng doanh nghiệp thanh toán nốt số tiền còn lại được lĩnh trong tháng đó cho CNV sau khi trừ đi các khoản khấu trừ. Đến kỳ chi trả lương và các khoản thanh toán khác, doanh nghiệp phải nộp giấy xin rút tiền mặt về quỹ chi trả lương đồng thời phải lập quỷ nhiệm chi để chuyển số tiền thuộc BHXH cho các cơ quan quản lý quỹ BHXH. Việc chi trả lương ở doanh nghiệp do thủ quỹ thực hiện. Thủ quỹ căn cứ vào “ Bảng thanh toán lương”. Nếu trong tháng vì một lý do nào đó CNV chưa nhận lương, thủ quỹ phải lập danh sách ghi chuyển họ tên, số tiền cỷa họ từ “ Bảng thanh toán tiền lương” sang “ Bảng thanh toán với CNV chưa nhận lương”. 1.3. Phương pháp hạch toán. TK sử dụng: TK334-“ Phải trả CNV” TK này dung để phản ánh tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp với CNV về tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập CNV. Nội dung và kết cấu TK 334: Bên Nợ: Các khoản tiền lương, thưởng, trợ cấp BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập CNV. Các khoản trừ vào tiền lương của CNV. - Bên Có: Các khoản tiền lương thưởng, trợ cấp BHXH và các khoản khác phải trả CNV. Số dư bên Nợ: Số tiền đã trả CNV lớn hơn số tiền phải trả. Số dư bên có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả cho CNV. - Khi ứng lương cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 334-Phải trả CNV Có TK11- Tiền mặt - Cuối tháng, căn cứ vào Bảng phân bổ lương theo từng đối tượng hạch toán, kế toán ghi Nợ TK 662- Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 641- Chi phí bán hang Có TK 334 Phải trả công nhân viên. - Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH, ghi số trợ cấp BHXH phải trả cho người lao động trong tháng, kế toán ghi: Nợ TK 338 (3383) BHXH Có TK 334 -Phải trả CNV - Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH, ghi sổ trợ cấp BHXH phải trả cho người lao động trong tháng, kế toán ghi: Nợ TK 338 BHXH Có TK 334 -Phải trả CNV - Căn cứ vào tỷ lệ trích trước lương nghỉ phép kế toán tiến hành trích trước lương nghỉ phép của CNV sản xuất tính vào chi phí, kế toán ghi Nợ TK 622- Chi phí công nhân viên trực tiếp Có TK 335- Chi phí trả trước. - Cuối tháng tổng hợp tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho CNV trực tiếp sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 335-Chi phí trả trước Có TK 334- Phải trả CNV - Căn cứ vào bảng thanh toán lương, phản ánh số thuế thu nhập của người lao động phải nộp ngân sách (nếu có) Nợ TK 334- Phải trả CNV Có TK333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. - Phản ánh các khoản khấu trừ vào lương, kế toán ghi Nợ TK 334- Phải trả CNV Có TK141 - tạm ứng Có TK 138- phải thu khác - Rút tiền ngân hang nhập quỹ tiền mặt để chuẩn bị trả lương, thưởng, trợ cấp, kế toán ghi: Nợ TK 111-tiền mặt Có TK 112- tiền gửi ngân hang - Thanh toán lương cho người lao động sau khi khấu trừ: Nợ TK 334- phải trả CNV Có TK111- tiền mặt TK 334 TK111,112 Có TK112 -tiền gửi ngân hang. TK 622 TK 627 TK 641,642 TK 335 TK 338 trả lương, BHXH và các khoản khác cho CNV TK141,338 TK 138,333 Khấu trừ vào lương khoản tạm ứng chưa thanh toán, khoản BHXH, BHYT CN phải chịu Khấu trừ vào lương khoản phải thu có tính chất bồ thường hay thuế thu nhập cá nhân Tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất Tiền lương phải trả cho công nhân viên phân xưởng Tiền lương nghỉ phải trả cho công nhân viên bán hàng, quản lý doanh nghiệp Tiền lương nghỉ phải trả cho công nhân viên sản xuất BHXH phải trả cho CNV Theo chế độ hiện hành, hàng năm người lao động của doanh nghiệp được nghỉ phép nhưng vẫn hưởng lương, trong trường hợp công nhân nghỉ phép giữa các tháng không đều nhau, để tranh đột biến giá thành sản phẩm giữa các tháng, doanh nghiệp có thể trích trước tiền lương nghỉ phép tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Tổng số tiền lương nghỉ phép kế hoạch công nhân viên sản xuất trong năm Tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất được xác định như sau: = x Tỷ lệ trích trước lương nghỉ phép kế hoạch 100% Tổng số tiền lương kế hoạch của CNSX trong năm Tổng số tiền lương thực tế của CNSX trong tháng x Tỷ lệ trích trước = Số tiền trích trước một tháng 2. Kê toán BHXH, BHYT, KPCĐ TK sử dụng: TK 338 “ Phải trả, phải nộp khác” TK này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp khác giữa doanh nghiệp với các doanh khác, giữa doanh nghiệp với cá nhân bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Nội dung kết cấu TK 338 Bên Nợ: - Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp - Các khoản trợ cấp BHXH, phải trả cho CNV trong kỳ. - Các khoản đã chi về KPCĐ Bên Có: - Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ - Nhận kinh phí về thanh toán trợ trợ cấpBHXH cho CNV Số dư bên Nợ: Số tiền cho trợ cấp BHXH lớn hơn số kinh phí được cấp, chưa được cấp bổ sung. Số dư bên Có: - BHXH,BHYT,KPCĐ lớn hơn chưa nộp, chưa chi trả vào cuối kỹ. Căn cứ vào bảng thanh toán tính và ghi số trích BHXH,BHYT,KPCĐ do người sử dụng lao động đóp góp. Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 641- Chi phí bán hàng Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 338-Phải trả, phải nộp khác. - Đồng thời ghi sổ BHXH, BHYT do người lao động đóng góp (6%), kê toán ghi: Nợ TK334 - Phải trả CNV Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác - Khi nộp trích BHXH cho cơ quan bảo hiểm xã hội theo quy định, kế toán ghi: Nợ TK338- Phải trả, phải nộp khác Có TK 112-Tiền gửi ngân hàng. - Khi mua BHXH kê toán ghi: Nợ TK338- Phải trả, phải nộp khác (3384) Có TK 112,111 - Khi nộp KPCĐ theo quy định cho liên đoàn lao động, kế toán ghi: Nợ TK338- Phải trả, phải nộp khác (3382) Có TK 112 -Khi nhận kinh phí do cơ quan BHXH cấp theo dự toán để trả trựo cấp BHXH, kế toán ghi: Nợ TK 112-Tiền gửi ngân hàng. Có TK338- Phải trả, phải nộp khác (3382) - Căn cứ vào các chứng từ liên quan sử dụng quỹ KPCĐ tại doanh gnhiệp, kế toán ghi: Nợ TK338- Phải trả, phải nộp khác (3382) Có TK 111,112 TK 622,627,641,642 TK 334 TK 338 Trích BHXH,BHYT,KPCĐ tính vào chi phí Quỹ BHXH trả thay lương cho CNV TK111,112 TK 334 BHXH,BHYT,KPCĐ trừ vào lương nhân viên NộpBHXH, BHYT , KPCĐ TK 138,333 TK 111,112 KPCĐ chi được cấp bù Khấu trừ vào lương khoản phải thu có tính chất bồi thường hay thuế thu nhập cá nhân PHẦN II TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LAO ĐỘNG-TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI TRƯỜNG PHƯỚC. I. Khát quát chung về công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước Công ty ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước được hình thành vào ngày 26/…/… theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, số 3202000374. Ngành nghề của công ty là kinh doanh trang thiết bị văn phòng, lắp ráp và bán thiết bị viễn thông. Trụ sở làm việc đặt tại 16 Hải phòng- TP Đà Nẵng. Với tổng số vốn kinh doanh: 2.000.000.000đ Trong đó: Vốn cố định: 396.000.000đ Vốn lưu động: 826.000.000. Công ty hoạt động kinh doanh đúng pháp luật, đúng ngành nghề 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước a. Chức năng: công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước kinh doanh thiết bị văn phòng, lắp ráp và bán thiết bị viễn thông. b. Nhiệm vụ: Công ty có nhiệm vụ luôn năng động và sáng tạo, tìm kiếm nguồn hàng để cung ứng nguồn hàng để cung ứng kịp thời trên thị trường. Bên cạnh đó mặt hàng của công ty luôn đảm bảo chất lượng là yếu tố hàng đầu. Vì thế từ khi thành lập đến nay công ty đã khẳng định được chỗ đứng của mình trong giới kinh doanh, đóng góp vào ngân sách nhà nước, tăng doanh thu và giải quyết công ăn việc làm cho nguồn nhân lực của công ty. 3. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước Công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phướclà công ty hoạt động kinh doanh đa năng, đòi hỏi phải có bộ máy quản lý phù hợp nhằm đảm bảo thực hiện chức năng kinh doanh. Để thực hiện tốt công tác quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả kinh tế cao. Ta có sơ đồ mô hình tổ chức bộ máy của công ty. GIÁM ĐỐC PHÓGIÁM ĐỐC Phòng TC-HC Phòng KH-KD Phòng tài vụ Phòng kỹ thuật Bộ phận thu mua Phòng sản xuất Ghi chú: Quan hệ chỉ huy Quan hệ chức năng Chức năng của các bộ phận - Giám đốc: là người nắm giữ mọi quyền hành của công ty, là người đại diện công ty trong mọi hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng đối tác trên thị trường. Đối với nội bộ giám đốc công ty là người đưa ra mọi quyết định, trực tiếp chỉ huy các bộ phận cấp dưới, chịu trách nhiệm pháp lý trước nhà nước trong mọi hành vi hoạt động của công ty. - Phó giám đốc: Là người giúp việc cộng sự cho giám đốc trong quá trình sản xuất khách sạn, đồng thời phó giám đốc là người giám sát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phòng tài vụ: Xây dựng một hệ thống kế toán thống kê các đơn vị trực thuộc và tổ chức hạch toán chính xác, kịp thời thi hành trách nhiemẹ vật chất đối với các cơ sở đơn vị và đơn vị khách hàng tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lệ trong nội bộ công ty. Lập kế hoạch cùng phòng KH-KD, giúp ban giám đốc thực hiện kế hoạch hạch toán kinh tế kinh doanh hiệu quả, chịu trách nhiệm trước giám đốc về quản lý tài chính của công ty. - Phòng kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh đơn vị và kế hoạch khai thác cần thiết các hợp đồng giao khoáng với khách hàng, tiến hành phân tích đánh giá tình hình sản xuất để mở rộng thị trường và tăng cường sản xuất. - Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm kiểm kê chất lượng sản phẩm sau khi hoàn thành. - Phòng tổ chức hành chính: Có trách nhiệm tổ chức lao động tiền lương và các khoản bảo hiểm. Là bộ phận tham mưu về tuyển dụng lao động theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh gnhiệp. 4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước 4.1.Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước. Hình thức bộ máy kế toán: Căn cứ vào quy mô, địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Trong đó toàn bộ công việc hạch toán được thực hiện tại phòng kế toán của công ty, các chứng từ, hoá đơn xử lý tại đây, còn các bộ phận kế toán riêng định kỳ báo cáo tài chính gửi về phòng tài chính kế toán của công ty. KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN VIÊN Kế toán vật tư Kế toán công nợ Kế toán ngân hàng Kế toán Tp và tính giá thành Thủ quỹ Ghi chú: Quan hệ chỉ huy Quan hệ chức năng Chức năng và nhiệm vụ của kế toán: Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung chỉ đạo điều hành trực tiếp bộ máy kế toán giám sát mọi hoạt động tài chính của công ty và là người trợ lý đắc lực cho giám đốc, chịu trách nhiemẹ trước giám đốc về công việc thuộc phạm vi quyền hạn của mình. Kế toán trưởng là người lãnh đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán của công ty. - kế toán viên: là người giúp việc cho kế toán trưởng và quản lý điều hành công tác kế toán tại công ty, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch tài chính cũng như kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, và thay mặt kế toán trưởng điều hành công việc lúc kế toán trưởng đi vắng. - Kế toán tổng hợp và tính giá thành: Tập hợp phân bổ chi phí, tính giá thành thực tế của sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Đồng thời tổng hợp về mặt sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty, lập báo cáo kế toán định kỳ để báo cáo với cấp trên. - Kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền, lập sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng đối chiếu với thủ quỹ lập báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình công nợ của công ty: như thanh toán tiền lương, thanh toán người mua, người bán. Kế toán phải mở sổ theo dõi từng đối tượng khách hàng phản ánh kịp thời từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cuối kỳ tổng hợp số nợ, đối chiếu với số dư tài khoản để phát hiện sai sót. - Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi hạch toán đúng về các nghiệp vụ phát sinh liên qua đến nguyên vật liệu, phản ánh chính xác nhập, xuất, tồn vật tư theo đúng giá trị và số lượng cùng với thủ kho đối chiếu số lượng vật tư giữa sổ sách và thực tế. - Thủ quỹ: Là người trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt của công ty, mở sổ sách theo dõi chứng từ thu chi hàng ngày, trực tiếp thu chi tiền mặt với khách hàng, cuối kỳ lập báo cáo quỹ để tổng hợp thu chi tiền mặt. 4.2. Hình thức sổ sách áp dụng tại công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước Công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước áp dụng hình thức” Chứng từ ghi sổ” để theo dõi tình hình kế toán của công ty. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ được minh hoạ theo sơ đồ sau Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ tổng hợp chi tiết Sổ cái tài Bảng cân đối phát sinh Bảng báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ, cuối ngày Đối chiếu, kiểm tra Hiên nay công nghệ thông tin ngày càng đóng vai trò quan trọng. Trước tình hình đó, công ty áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán để giảm nhẹ khối lượng công việc và tăng độ chính xác. Trình tự luân chuyển: Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chứng từ. Sau đó phân loại chứng từ, định khoản và nhập dữ liệu vào máy theoi đúng nội dung kinh tế phát sinh. Máy sẽ tự động vào sổ chứng từ gốc, xong máy sẽ tiếpt ục cập nhập thông tin sang sổ cái, sổ chi tiết để lên báo cáo kế toán và cuối kỳ khoá sổ và kết chuyển sang kỳ sau. II. Thực tế công tác kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước 1. Hạch toán lao động ở công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước 1.1. Phân loại lao động ở công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước Hiện nay công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước gồm 80 lao động, được chia thành 2 lực lượng lao động chính: đó là lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. - Lao động trực tiếp: Gồm công nhân lắp ráp. - lao động gián tiếp: + Quản lý: Giám đốc phụ trách các bộ phận, đội trưởng các đội lắp ráp. + Phục vụ gồm các nhân viên và bộ phận có tính chất phục vụ như: nhân viên kế toán, thủ kho, nhân viên bán hàng. - Yêu cầu quản lý lao động: Kết quả lao động là một trong những yếu tố quan trọng dưới sự tồn tại của công ty. Sử dụng một cách khoa học, hợp lý lực lượng lao động, cải tiến lề lối làm việc, đảm bảo an toàn lao động, xây dựng các định mức lao động và đơn giá tiền lương một cách đúng đắn. Đây là cơ sở tiết kiệm về chi phí lao động sống, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Mặt khác tiền lương còn là đòn bẩykinh tế khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo ra mối quan tâm của người lao động đến công việc của họ, góp phần vào việc tăng năng suất lao động. 1.2. Hạch toán thời gian lao động: công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước làm việc theo các giờ sau: Buổi sáng: Thời gian bắt đầu làm việc từ 7h-11h Buổi chiều: thời gian bắt đầu làm việc từ 13h-17h Hiện nay công ty làm việc 6 ngày trong một tuần, nghỉ ngày chủ nhật. Tuy nhiên theo quy định chung là như vậy nhưng tuỳ theo sản phẩm mà công ty có thể thay đổi thời gian làm việc trong ngày có thể sớm hơn hoặc trễ hơn nhưng vẫn đảm bảo quy định chung là làm 8 tiếng 1 ngày. 1.3. Hạch toán kết quả lao động: Để phản ánh chính xác kết quả lao động của nhân viên trong doanh nghiệp, kế toán phải sử dụng một số chứng từ sau: Bảng chấm công. Hàng ngày các phòng ban công ty có nhiệm vụ theo dõi chấm công cho từng người trong ngày. Cuối tháng các phòng gửi bảng chấm công này cho phòng tổ chức hành chính. Tại đây người làm công việc tính lương có nhiệm vụ kiểm tra, tính toán số ngày làm việc thực tế cảu từng nhân viên trên trên bảng chấm công và lapạ bảng chi tiết tiền lương, sau đó giao cho phòng kế toán. Ta có bảng chấm công của phòng kinh doanh như sau: Đơn vị: Công ty Đầu tư và phát triển CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Thương mại Trường Phước Độc Lập- Tự Do- Hạnh Phúc Bộ phận: Phòng kinh doanh BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 1 năm 2007 TT Họ và tên Quy ra công 1 2 3 4 5 6 7 8 … 28 29 30 31 Cộng điểm phép ốm họp 100% Ghi chú 1 Nguyễn Hà 0 x x x x x x 0 x 0 x x 26 2 Đoàn Hải Nam 0 x x x x x x 0 x 0 x x 26 3 Nguyễn Thị Xuân 0 x x x x x x 0 x 0 x x 26 4 Trần Thanh Dũng 0 X X X X X X 0 X 0 X X 26 5 Hoàng Thị Vân 0 X X X X X X 0 X 0 X X 26 6 Bùi Định Trọng 0 X X X X X X 0 X 0 X X 26 7 Trần Gia Đức 0 X X X X X X 0 X 0 X X 26 8 Phạm Ngọc Hưng 0 X X X X X X 0 X 0 X X 26 9 Đào Minh Tuấn 0 X X X X X X 0 X 0 X X 26 10 Nguyễn Thị Ánh 0 x x x x x x 0 x 0 x x 26 Đà Nẵng, ngày 31 tháng01 năm 2007 Giám đốc Trưởng phòng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2. Cách tính lương tại công ty 2.1. Kế toán Công nhân viên 2.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng: Để quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, công ty cần phải theo dõi thời gian lao động của người lao động một cách thường xuyên liên tục. Để thanh toán tiền lương công ty sử dụng “ Bảng chấm công” cho từng bộ phận. Bảng này dùng để theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc của người lao động. Chứng từ sử dụng tại công ty gồm: Bảng chấm công công Bảng thanh toán tiền lương Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương - Bảng chấm công: Bảng chấm công dùng đê theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH,… của người lao động trong công ty để căn cứ trích trả lương, BHXH cho từng người và là cơ sở để quản lý lao động trong đơn vị. Bảng chấm công được lập 2 bản: 1 bản lưu ở bộ phận, 1 bản nộp cho bộ phận tổ chức lao động tiền lương. Sau khi tổng duyệt và ký đầy đủ, cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận quản lý vào bảng chấm công, kèm theo các chứng từ có liên quan rồi chuyển đến cho kế toán để tính lương. Ta có bảng chấm công ở phòng kỹ thuật như sau: Đơn vị: Công ty Đầu tư và phát triển CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Thương mại Trường Phước Độc Lập- Tự Do- Hạnh Phúc Bộ phận: Phòng kinh doanh BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 1 năm 2007 TT Họ và tên Quy ra công 1 2 3 4 5 6 7 8 … 28 29 30 31 Cộng điểm phép ốm họp 100% Ghi chú 1 Đinh Thanh Tùng 0 x x x x x x 0 x x 0 x 26 2 Hoàng Việt Hùng 0 x x 0 x 0 x 0 x x 0 x 24 3 Nguyễn Thị Lệ 0 x x x x x x 0 x x 0 x 26 4 Trần Quốc Bình 0 x x 0 x x x 0 x x 0 x 25 5 Lê Thị Yến Nhi 0 x x 0 x 0 x 0 x x 0 x 24 Đà Nẵng, ngày 31 tháng01 năm 2007 Người duyệt Người chấm công (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động và là căn cứ để thống kê lao động tiền lương. - Cách lập: Hàng tháng kế toán tiền lương căn cứ vào bảng chấm công hàng ngày của các đơn vị làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương rồi chuyển cho kế toán trưởng duyệt. Ta có bảng thanh toán tiền lương ở phòng kỹ thuật. Đơn vị: Công ty Đầu tư và phát triển CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Thương mại Trường Phước Độc Lập- Tự Do- Hạnh Phúc Bộ phận: Phòng kinh doanh BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 1 năm 2007 TT Họ và tên Chức danh Ngày công Số ngày nghỉ Bậc lương Thành tiền Khấu trừ lương Thực nhận Ký nhận BHXH BHYT 1 Đinh Thanh Tùng Trưởng phòng 26 0 2.000.000 2.000.000 100.000 20.000 20.000 1.880.000 2 Hoàng Việt Hùng Phó phòng 24 2 1.700.000 1.569.230 78.462 15.692 15.692 1.475.076 3 Nguyễn Thị Lệ Nhân viên 26 0 1.300.000 1.300.000 65.000 13.000 13.000 1.222.000 4 Trần Quốc Bình Nhân viên 25 1 1.300.000 1.250.000 62.500 12.500 12.500 1.175.000 5 Lê Thị Yến Nhi Nhân viên 24 2 1.300.000 1.250.000 60.000 12.500 12.500 1.128.000 Tổng 125 5 7.600.000 7.319.230 365.962 72.192 72.192 6.880.076 Đà Nẵng, ngày 31 tháng01 năm 2007 Giám đốc Trưởng phòng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ta có phương pháp tính: - thành tiền: = = = 65.385 đồng 1.700.000 26 Bậc lương 26 Lương bình quân 1 ngày Bậc lương- (Sóo tiền bình quân 1 ngày) x2 26 Lương bình quân 1 ngày = Lương bình quân 1 ngày Vậy tiền lương tháng là: Tiền lương tháng = lương bình quân 1 ngày x 26 = 60.355 x 26 = 1.569.230 đ Thành tiền 100 78.462đ x 5 = 1.569.230 100 = x 5 Khấu trừ lương: BHXH = 15.692 đ = x 1 1.569.230 100 x 1 Thành tiền 100 BHYT = - Thực nhận: Thực nhận = Thành tiền – (BHYT+BHXH) = 1.569.230 –(78.462+15.692) = 1.475.076 đ - Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương: Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương là bảng tổng hợp tiền lương của từng bộ phận. Căn cứ vào đó kế toán tiền lương lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, sau đó kế toán trưởng và giám đốc công ty ký duyệt để lập phiếu chi và cấp phát lương cho từng bộ phận. Ta có bảng tổng hợp thanh toán tiền lương như sau: Đơn vị: Cty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 01 namư 2007 STT Các bộ phận Thành tiền 1 Phòng tài vụ 2.926.620 2 Phòng kinh doanh 4.750.134 3 Phòng kỹ thuật 6.880.076 4 Bộ phận văn phòng 4.259.342 5 Phòng tổ chức hành chính 5.970.520 Cộng 24.786.692 Sau khi xem xét và duyệt xong bảng tổng hợp thanh toán của các bộ phận. Đây là cơ sở để kế toán trưởng lập phiếu chi và phát lương cho công nhân viên Đơn vị: Cty Đầu tư và phát triển PHIẾU CHI Số: 01 Mẫu số C21-H Thương mại Trường Phước Ngày….tháng…năm… Ban hành theo QĐ số 999TC/QĐ/CĐKT Ngày 12-11-1996 Của bộ tài chính Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị lệ Địa chỉ: Phòng kỹ thuật Lý do chi: Thanh toán lương tháng 01/2007 cho công nhân viên Số tiền: 1.222.000 (Viết bằng chữ: Một triệu hai trăm hai mươi hai ngàn đồng) Chứng từ kèm theo…….Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương tháng 01/2007 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU (Ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết banừg chữ: Một triệu hai trăm hai mươi hai ngàn đồng) Ngày 31 tháng 01 năm 2007 THỦ QUỸ NGƯỜI NHẬN TIỀN (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.2.2 Phương pháp trích BHXH, BHYT, KPCĐ Cty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước Khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, công ty tính luôn BHXH cho công nhân viên dựa trên bảng chấm công, giấy xác nhận nghỉ ốm, giấy ra viện, kế toán làm việc với cơ quan chức năng bảo hiểm để tiến hành chi lương BHXH cho CNV 2.2.3. Chứng từ kế toán sử dụng, trình tự luân chuyển và xử lý chứng từ tại Cty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước Hàng tháng kế toán căn cứ vào bảng chứng từ gốc (bảng chấm công) để tính ngày nghỉ hưởng BHXH của người lao động. Khi ốm đau, tai nạn lao động, tử tuất,…phiếu này do cơ quan y tế lập, sau đó gửi lên phòng lao động tiền lương để kiểm tra chuyển qua giám đốc công ty ký duyệt, sau đó kế toán lao động tiền lương căn cứ vào phiếu để làm thủ tục chi trả trợ cấp BHXH cho CNV Ví dụ: Cty chi trả BHXH cho nhân viên: Lê Văn Bình Đơn vị: Cty Đầu tư và phát triển Số: 01 Mẫu số C21-H Thương mại Trường Phước Ban hành theo QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1985 PHIẾU NGHỈ HƯỞNG bhxh Họ tên:LÊ VĂN BÌNH Tuổi 40 Tên đơn vị Ngày tháng năm Lý do Số ngày nghỉ Ký tên đóng dấu Số ngày thực nghỉ Xác nhận của phụ trách A 1 B 2 3 4 C 5 D Bệnh viện đa khoa Đà Nẵng 07/02/27 Đau khớp 07/02/07 15/02/07 PHẦN THANH TOÁN Số ngày tính BHXH Lương bình quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền thưởng 1 2 3 4 8 40.000 75% 240.000 Ngày 27 tháng 02 năm 2007 Trưởng ban BHXH Kế toán BHXH (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH (Nghỉ ốm, trông con ốm, thực hiện kế hoạch hoá) Họ và tên: LÊ VĂN BÌNH Nghề nghiệp, Chức vụ: Công nhân Đơn vị công tác: Cty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước Thời gian đóng BHXH: 1năm Số ngày được nghỉ: 8 ngày Tỷ lệ hưởng BHXH: 75% Số tiền hưởng BHXH: 240.000đ Viết bằng chữ: Hai trăm bốn mươi ngàn đồng. Đà Nẵng, ngày 27 tháng 02 năm 2007 Người lĩnh tiền kế toán CBH cơ sở Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên )(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3. Hạch toán tổng hợp kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước Theo hình thức này, cuối tháng kế toán lao động tiền lương căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương để ghi vào chứng từ ghi sổ. Sau đó chứng từ ghi sổ vào sổ cái tài khoản 334, 338 cụ thể qua trình tự sau: Chứng từ ghi sổ số 02,03 Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Sổ cái TK 334,338 Đơn vị: Công ty Đầu tư và Phát triển Thương mại Trường Phước CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ: 02 ĐVT: đồng STT Trích Yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi Chú Nợ Có 1 Tiền lương phải trả CNV trực tiếp sản xuất 622 334 65.000.000 2 Tiền lương phải trả CNV phân xưởng 627 334 5.000.000 3 Tiền lương phải trả CNV bán hàng 641 334 15.000.000 4 Tiền lương phải trả CNV quản lý doanh nghiệp 642 334 20.000.000 Cộng 105.000.000 Người lập phiếu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty Đầu tư và Phát triển Thương mại Trường Phước CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ: 03 ĐVT: đồng STT Trích Yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi Chú Nợ Có 1 KPCĐ phải trả CNV 334 3382 2.100.000 2 BHYT phải trả CNV 334 3384 2.100.000 3 BHXH phải trả CNV 334 3383 15.750.000 Cộng 19.950.000 Người lập phiếu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, chứng từ ghi sổ số 2, kế toán vào sổ cái TK334 Đơn vị: Công ty Đầu tư và Phát triển Thương mại Trường Phước SỔ CÁI Tên TK: Phải trả công nhân viên Số hiệu TK: 334 Số chứng từ ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 02 29/02/07 Tiền lương CNSX 622 65.000.000 02 29/02/07 Tiền lương NVPX 627 5.000.0000 02 29/02/07 Tiền lương NV BH 641 15.000.000 02 29/02/07 Tiền lương NV QLDN 642 20.000.000 Người lập phiếu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty Đầu tư và Phát triển Thương mại Trường Phước SỔ CÁI Tên TK: Phải trả phải nộp khác Số hiệu TK: 3384 Tên tài khoản: BHYT Số chứng từ ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 01 29/02/07 Trích 2% BHYT cho CNV 334 2.100.000 01 29/02/07 Mua BHYT 111 5.050.000 01 29/02/07 Thu 1% BHYT 111 1.050.000 Người lập phiếu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty Đầu tư và Phát triển Thương mại Trường Phước SỔ CÁI Tên TK: Phải trả phải nộp khác Số hiệu TK: 3383 Tên tài khoản: BHXH Số chứng từ ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 01 29/02/07 Trích BHXH 334 15.750.000 01 29/02/07 Mua BHXH 111 21.000.000 01 29/02/07 Thu 5% BHXH 111 5.250.000 Người lập phiếu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) PHẦN III MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI TRƯỜNG PHƯỚC I. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước: 1. Ý kiến đề xuất: Nhìn chung công tác kế toán tiền lương tại công ty được thực hiện đầy đủ, đúng chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với tình hình thực tại của công ty. Công tác kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương đã được theo dõi, phản ánh một cách đầy đủ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý về chi phí nhân công. Tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề chưa hoàn thiện như là: năng suất lao động còn thấp, do đó cần phải nâng cao tay nghề công nhân lao động cũng như việc máy móc thiết bị. Cần đầu tư hơn nữa máy móc thiết bị sản xuất cũng như công tác văn phòng. Vì quy mô của công ty ngày càng mở rộng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều và số lượng kế toán còn hạn chế nên mỗi kế toán đảm nhận nhiều công việc nên rất dễ sai sót. Việc tính lương tiến hành vào cuối tháng nên công việc dồn ép lại rất nhiều dẫn đến dễ sai sót. 2. Ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước: Công tác kế toán tiền lương tại công ty được thực hiện đầy đủ, đúng chế độ hiện hành, phù hợp với tình hình thực tại của công ty. Về công tác hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương được theo dõi và phản ánh đầy đủ, phục vụ tốt yêu cầu quản lý về chi phí nhân công. Tuy nhiên cần phải có một số vấn đề phải hoàn thiện hơn. - Về lao động: Công ty nên tập trung tìm hiểu hơn đối với thái độ nguyện vọng của từng cá nhân người lao động. Mặc dù người lao động làm theo định hướng sẵn có nhưng công ty nên khuyến khích người lao động phát huy tính sang tạo trong quá trình lao động, góp phần cải tiến quy trình công nghệ ngày càng hoàn thiện hơn. - Về phương tiện quản lý: Công ty nên thiết lập chính sách khen thưởng cụ thể và rỏ rang, tạo nên một quy chế thưởng phạt hợp lý chung cho toàn công ty. Cụ thể thời gian thanh toán lương tập trung hơn, thuận tiận cho việc tổng hợp số liệu cho công tác trích nộp các khoản BHYT, BHXH, KPCĐ kịp thời. Đồng thời thuận tiện cho việc cung cấp số liệu cho lãnh đạo công ty nắm rõ kiểm tra, còn phòng tổ chức hành chính chỉ nên làm công việc theo dõi nhân sự chung cho toàn công ty, tiếp nhận các thông tư, nghị định về lao động tiền lương, xây dựng và giải trình đơn giá tiền lương với cấp trên cũng như các vấn đề liên qua đến lao động. Còn việc tính lương và lập bảng thanh toán tiền lương. Việc tính lương và các khoản trích theo lương: Công ty cần tổ chức sổ sách kế toán nói chung và phần hành tiền lương nói riêng. Để giảm khối lượng công việc vào cuối tháng và những sai sót có thể xảy ra. Hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa vào chứng từ gốc, kế toán vừa ghi vào sổ chi tiết đồng thời vào chứng từ ghi sổ chư không để cuối tháng ghi vào chứng từ ghi sổ một lần. + Để giảm khối lượng công việc tính lương vào cuối tháng và hạn chánai sót có thể xảy ralàm giảm lợi ích của công ty. III. Rút ra bài từ tình hình thực tế 1. Bài học cho bản thân Trong thời gian thực tập tại công ty bước đầu tìm hiểu trong thực tế được sự hướng dẫn tận tình của thầy cùng các anh chị trong phòng kế toán, bant hân em rút ra được một số bài học bổ ích cho mình và giúp nhiều trong công việc kế toán của em sau này Trên thực tế có nhiều khó khăn và thác thức, đòi hỏi kế toán viên phải nhạy bén, linh hoạt chính xác. Trong quá trình học tập đi sâu vào thâm nhập thực tế, bản thân em rút ra được bài học bổ ích cho mình và giúp nhiều trong công tác kế toán của em sau này. Trong thời gian thực tập em hiểu nhiều hơn về công tác kế toán, tăng them kiến thức, đồng thời củng cố lại những kiến thức đã học ở nhà trường chuyên saua về chuyên ngành của mình. Mặc dù thời gian thực tập còn ít, nhưng em đã rút ra bài họpc kinh nghiệm cho bản thân, được tiếp xúc với công việc kế toán trên nền tảng kiến thức cơ bản đã học ở nhà trường, từ đó tạo cho em mạnh dạn cùng với hành trang để chuẩn bị đi vào công việc chính thức. 2. So sánh giữa lý luận với thực tiễn. Qua thời gian thực tập tại công ty được tiếp cận với thực tế tìm hiểu hoạt động của công ty cũng như quá trình hạch toán so sánh với những gì em đã học có những điểm giống nhau và khách nhau như thế nào. Về chứng từ sổ sách kế toán: Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ ghi vào bảng chi tiết để làm căn cứ ghi vào sỏo cuối tháng. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đưa vào chứng từ tại thời điểm cụ thể mà kế toán viết phiếu thu, thủ quỹ căn cứ vào đó lập chứng từ ghi sổ. Về hạch toán: Tôn trọng các nguyên tắc hạch toán kế toán so với lý thuyết đã học trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty về phương pháp hạch toán hoàn toàn giống lý thuyết đã học. Về cuộc tiếp cận thông tư mới của Bộ tài chính, công ty đã áp dụng thông tư 89/2002/TTBTC và mới đây là thông tư 105/2003/TT-BTC nagỳ 14/11/2003. Sự thay đổi của mỗi cá nhân số tài khoản cũng như không làm ảnh hưởng nhiều đến quy trình hạch toán kế toán tại công ty. LỜI KẾT Do lao động có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh nên hạch toán lao động tiền lương có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý tại doanh nghiệp. Tiền lương là phần thù lao, kết quả lao động, giải quyết việc làm, khuyến khích người lao động tham gia quá trình công tác. Kết quả công việc đạt hiệu quả hay không thì phụ thuộc người lao động. Nó thực sự là sự sống còn của doanh gnhiệp đem lại hiểu quả cho công ty, ngăn chặn kịp thời các hành vi vi phạm tài chính của doanh nghiệp quyết định thu nhập của người lao động và quyết định sự tồn tại của công ty. Qua thời gian thực tập tại công ty Đầu tư và phát triển Thương mại Trường Phước em đã thu thập nhiều số liệu quý báu và nhờ sự hướng dẫn của thầy giáo cùng sự giúp đỡ tận tình của các anh chị phòng kế toán công ty đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài “ Kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Đầu và phát triển Thương mại Trường Phước” Tuy nhiên do kiến thức còn hạn hẹp, thời gian thực tập còn ngắn, bước đầu vận dụgn những lý luận vào thực tế chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu xót, rất mong sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của Ban giám đốc công ty, phòng tài chính kế toán, phòng hành chính cũng như ý kiến tham gia góp ý của thầy cô khoa kế toán để chuyên đề của em hoàn thành tốt hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ tận tình của thầy hướng dẫn cùng các anh chị trong phòng kế toán công ty đã giúp em hoàn thành đề tài này. Đà Nẵng, ngày.....tháng....năm Sinh viên thực hiện Phạm Thị Hạnh MỤC LỤC