Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Hào Quang

ng nhân viên khi về hưu, mất sức lao động. - Chi công tác quản lý quỹ BHXH Theo chế độ hiện hành, toàn bộ số trích BHXH được nộp lên cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm để chi trả các trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mất sức lao động. Tại doanh nghiệp hàng tháng doanh nghiệp trực tiếp chi trả BHXH cho CNV bị ốm đau, thai sản…Trên cơ sở các chứng từ hợp lý hợp lệ. Cuối tháng doanh nghiệp, phải thanh quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH. 1.3.3 Quỹ Bảo Hiểm Y Tế Quỹ BHYT là khoản tiền được tính toán và trích lập theo tỉ lệ quy định là 3% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty nhằm phục vụ, bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ cho người lao động. Cơ quan Bảo Hiểm sẽ thanh toán về chi phí khám chữa bệnh theo tỉ lệ nhất định mà nhà nước quy định cho những người đã tham gia đóng bảo hiểm. Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp trích quỹ BHXH theo tỷ lệ 3% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 1% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Theo chế độ hiện hành, toàn bộ quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. 1.3.4. Kinh phí công đoàn: Kinh Phí Công Đoàn là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ là 2% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động đồng thời duy trì hoạt của công đoàn tại doanh nghiệp. Theo chế độ hiện hành hàng tháng doanh nghiệp trích 2% kinh phí công đoàn trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng và tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động. Toàn bộ số kinh phí công đoàn trích được một phần nộp lên cơ quan công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. Kinh phí công đoàn được trích lập để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức công đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi cho người lao động. 1.4. Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Để phục vụ sự điều hành và quản lý lao động, tiền lương có hiệu quả, kế toán lao động, tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện những nhiệm vụ sau: -Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động.Tính đúng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động trong doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lương, tình hình sử dụng quỹ tiền lương - Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương. Mở sổ thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. - Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương, các khoản theo lương vào chi phi sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng lao động. - Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiệp. 1.5 Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương 1.5.1. Hạch toán số lượng lao động: Căn cứ vào chứng từ ban đầu là bảng chấm công hàng tháng tại mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm gửi đến phòng kế toán để tập hợp và hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng chấm công kế toán có thể nắm được từng ngày có bao nhiêu người làm việc, bao nhiêu người nghỉ với lý do gì. Hằng ngày tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm sẽ chấm công cho từng người tham gia làm việc thực tế trong ngày tại nơi mình quản lý sau đó cuối tháng các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán tiền lương sẽ tập hợp và hạch toán số lượng công nhân viên lao động trong tháng. 1.5.2. Hạch toán thời gian lao động: Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là “Bảng chấm công” Bảng chấm công là bảng tổng hợp dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiểm xã hội của từng người cụ thể và từ đó để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp. Hằng ngày tổ trưởng (phòng, ban, nhóm…) hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người trong ngày và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các kí hiệu quy định trong bảng. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội… về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người rồi tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34, 35, 36 trên bảng chấm công. Ngày công quy định là 8 giờ nếu giờ còn lẻ thì đánh thêm dấu phẩy ví dụ: 24 công 4 giờ thì ghi 24,4. Bảng chấm công có thể chấm công tổng hợp: Chấm công ngày và chấm công giờ, chấm công nghỉ bù nên tại phòng kế toán có thể tập hợp tổng số liệu thời gian lao động của từng người. Tuỳ thuộc vào điều kiện, đặc điểm sản xuất, công tác và trình độ hạch toán đơn vị có thể sử dụng một trong các phương pháp chấm công sau đây: Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như họp…thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công trong ngày đó. Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công việc thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng. Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. 1.5.3.Hạch toán kết quả lao động: Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Do phiếu là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động nên nó làm cơ sở để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. Phiếu này được lập thành 02 liên: 1 liên lưu và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động và phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt. Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành được dùng trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng theo hình thức lương trả theo sản phẩm trực tiếp hoặc lương khoán theo khối lượng công việc. Đây là những hình thức trả lương tiến bộ nhất đúng nguyên tắc phân phối theo lao động, nhưng đòi hỏi phải có sự giám sát chặt chẽ và kiểm tra chất lượng sản phẩm một cách nghiêm ngặt. 1.5.4.Hạch toán tiền lương cho người lao động: Căn cứ vào bảng chấm công để biết thời gian động cũng như số ngày công lao động của người sau đó tại từng phòng ban, tổ nhóm lập bảng thanh toán tiền lương cho từng người lao động ngoài Bảng Chấm Công ra thì các chứng từ kèm theo là bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành. Bảng thanh toán tiền lương: Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận ( phòng, ban, tổ, nhóm…) tương ứng với bảng chấm công. Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như: Bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Bảng này được lưu tại phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp vào cột “ ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay. Từ Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiền lương lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương 1.6. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 1.6.1.Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các biểu mẫu sau: Mẫu số 01-LĐTL Bảng chấm công Mẫu số 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 03-LĐTL Phiếu nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội Mẫu số 04-LĐTL Danh sách người lao động hưởng BHXH Mẫu số 05-LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng Mẫu số 06-LĐTL Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn chỉnh Mẫu số 07-LĐTL Phiếu báo làm thêm giờ Mẫu số 08-LĐTL Hợp đồng giao khoán Mẫu số 09-LĐTL Biên bản điều tra tai nạn lao động 1.6.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán sử dụng TK 334 - Phải trả công nhân viên và TK 338- Phải trả, phải nộp khác. + TK 334 phản ánh các khoản phải trả công nhân viên và tình hình thanh toán các khoản đó( gồm: tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc thu nhập của công nhân viên) TK 111,112 TK 334 TK622 (3) (1) TK335 TK141,138 (8) (7) TK627 (2) (4) TK512 TK641,642 (6) (5) TK3331 TK 431 (9) TK 3335 TK 3382, 3383, 3384 (10) (11) Sơ đồ 1.1: Kế toán các khoản phải trả CNV Giải thích sơ đồ Thanh toán tiền lương cho CNV bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Các khoản khấu trừ vào lương của CNV Tiền lương và phụ cấp phải trả cho CN trực tiếp sản xuất Tiền lương và phụ cấp phải trả cho NV quản lý phân xưởng Tiền lương và phụ cấp phải trả cho NVBH, NVQLDN Thanh toán lương bằng sản phẩm Phải trả lương cho CN thực nghỉ phép trong kỳ Trích trước tiền lương nghỉ phép cho CN trực tiếp sản xuất Tiền thưởng phải trả Thuế thu nhập cá nhân Các khoản khấu trừ BHXH, BHYT + Tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác : Dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan quản lý, tổ chức đoàn thể xã hội. TK 338 có 8 tài khoản cấp 2 3381 – TS thừa chờ giải quyết 3385 – Phải trả về cổ phần hoá 3382 – KPCĐ 3386 – Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn 3383 – BHXH 3387 – DT chưa thực hiện 3384 – BHYT 3388 – Phải trả, phải nộp khác TK 334 TK 338 TK622,627,641,642 (1) (4) TK 111,112 TK334 (2) (5) (3) TK111,112 (6) Sơ đồ 1.2: Kế toán các khoản trích theo lương Giải thích sơ đồ: 1. Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV 2. Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ 3. Chi tiêu cho KPCĐ tại doanh nghiệp 4. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí kinh doanh 19% 5. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trừ vào thu nhập của CNV 6. Số BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp 1.7. Hình thức sổ kế toán: Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc áp dụng hình thức sổ kế toán là hoàn toàn khác nhau có thể áp dụng một trong bốn hình thức sau: - Nhật Ký Chung - Nhật Ký Sổ Cái - Chứng Từ Ghi Sổ - Nhật Ký Chứng Từ Tại công ty TNHH Hào Quang hình thức kế toán được áp dụng là: Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ: Là hình thức kế toán được hình thành sau các hình thức Nhật ký chung và Nhật ký sổ cái. Nó tách việc ghi Nhật Ký với việc ghi sổ cái thành 2 bước công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế toán, khắc phục những bạn chế của hình thức Nhật ký sổ cái. Đặc trưng cơ bản là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Chứng từ này do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Số lượng và các loại sổ dùng trong hình thức chứng từ- ghi sổ sử dụng các sổ tổng hợp chủ yếu sau: - Sổ chứng từ - Ghi sổ – Sổ nhật ký tài khoản - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Nhật ký tổng quát - Sổ cái tài khoản - Sổ tổng hợp cho từng tài khoản -Sổ chi tiết cho một số đối tượng Sổ quỹ và sổ tài sản Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết theo đối tượng Chứng từ ghi sổ (theo phần hành) Sổ cái tài khoản Bảng cân đối tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.3: Tổ chức kế toán theo hình thức Chứng từ – ghi sổ CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH HÀO QUANG 2.1. Khát quát chung về Công Ty TNHH Hào Quang 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công Ty TNHH Hào Quang Công Ty TNHH Hào Quang là Công Ty TNHH có 2 thành viên được thành lập ngày 30 tháng 3 năm 2004 giấy phép kinh doanh số 0302001123 do Ông Nguyễn Quang Hào làm giám đốc. Địa chỉ trụ sở chính công ty tại số 9A Tiểu khu Đường - Thị Trấn Phú Minh – Huyện Phú Xuyên - Tỉnh Hà Tây. Ngành nghề kinh doanh : + Kinh doanh các loại khoá cửa, bản lề, phụ kiện cửa và các sản phẩm chế tạo từ INOX + Kinh doanh điện thoại di động, thiết bị nghe nhìn, chống trộm ………………………… Khi mới thành lập công ty chỉ hoạt động trên địa bàn nhỏ, đến nay đã phát triển thêm nhiều văn phòng đại diện ở các tỉnh tạo việc làm cho nhiều lao động. Hiện nay công ty kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là: Khoá cửa, bản lề, phụ kiện cửa, điện thoại di động, thiết bị nghe nhìn, chống trộm. Tháng 9 tới công ty sẽ kinh doanh thêm các mặt hàng như là: cửa gỗ công nghiệp, cửa nhựa, ván sàn, ………. Bộ máy quản lý của công ty theo hình thức tập trung, chức năng gọn nhẹ chuyên sâu. Tổ chức bộ máy gồm có: - Giám đốc: là người đứng đầu, đại diện cho tư cách pháp nhân của công ty và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty. - Dưới Giám đốc là 2 phó giám đốc và phòng kế toán: + Phó giám đốc điều hành kinh doanh: Chịu trách nhiệm quản lý điều hành các trưởng văn phòng về phương hướng kinh doanh và phát triển thị trường. + Phó giám đốc giám sát: Chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều động nhân lực và quản lý giám sát các đại lý của công ty, nguồn vốn gửi điểm của công ty. + Phòng kế toán nghiệp vụ: Quản lý và thực hiện chặt chẽ chế độ tài vụ của công ty theo đúng nguyên tắc quy định của nhà nước và ban giám đốc công ty. Hoàn thành việc quyết toán sổ sách và báo cáo tài chính, lưu trữ và bảo mật hồ sơ chứng từ…Thực hiện đúng nguyên tắc về chế độ tiền lương, thưởng theo quy định. Quản lý trực tiếp các quỹ của công ty, theo dõi và báo cáo kịp thời tình hình tài chính cho giám đốc. 2.1.2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Hào Quang Tổ chức bộ máy kế toán công ty theo hình thức tập trung chuyên sâu mỗi người trong phòng kế toán được phân công phụ trách một công việc nhất định do vậy công tác kế toán tại công ty là tương đối hoàn chỉnh hoạt động không bị chồng chéo lên nhau. Phòng kế toán của công ty có 5 người trong đó có kế toán trưởng, 3 kế toán viên và 1 thủ quỹ. - Chức năng: Giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán trong công ty theo chế độ chính sách của nhà nước về quản lý tài chính. - Nhiệm vụ: Thực hiện ghi chép phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản có liên quan. Lập báo cáo, cung cấp số liệu, tài liệu của công ty theo yêu cầu của giám đốc công ty và của cơ quan quản lý nhà nước. Lập kế hoạch, kế toán tài chính, tham mưu cho giám đốc về các quyết định trong việc quản lý công ty. -Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước giám đốc và các cơ quan pháp luật về toàn bộ công việc kế toán của mình tại công ty. Có nhiệm vụ theo dõi chung, chịu trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức, phân công kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán. -Kế toán viên bao gồm : +Kế toán tổng hợp: Tập hợp toàn bộ các chi phí chung của công ty và các hoạt động dịch vụ khác của công ty. Giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành và ghi sổ cái tổng hợp của công ty. + Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ của công ty với các bạn hàng trong và ngoài nước. Thông báo cho kế toán trưởng các khoản nợ đến hạn phải thanh toán và tình hình thu nợ. +Kế toán thanh toán: Ghi chép kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh, tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương, tiến hành phân bổ các khoản chi phí lương, chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo đúng chế độ kế toán hiện hành. +Kế toán kho: Cập nhật chi tiết lượng hàng hoá xuất bán trong kỳ và lượng hàng hoá mua vào của công ty. Dựa vào các chứng từ xuất nhập vật tư cuối tháng tính ra số tiền phát sinh và lập báo cáo. +Thủ quỹ: Phản ánh thu, chi, tồn quỹ tiền mặt hằng ngày đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện những sai sót và xử lý kịp thời đảm bảo tồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dư trên sổ sách. Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư Thủ quỹ Sơ đồ 2.1: Tổ chức công tác kế toán 2.2. Thực trạng thực hiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Hào Quang 2.2.1. Đặc điểm về lao động của công ty TNHH Hào Quang Công ty TNHH Hào Quang là công ty thương mại, do vậy công ty không đòi hỏi tất cả mọi người đều phải có trình độ đại học mà chỉ bắt buộc đối với các trưởng văn phòng đại diện và những người làm trong phòng kế toán là phải có bằng đại học. Tại công ty tỉ trọng của những người có trình độ cao đẳng và trung cấp chiếm 64% trên tổng số CBCNV toàn công ty và nó được thể hiện qua bảng đánh giá sau: STT CHỈ TIÊU SỐ CNV TỶ TRỌNG(%) 1 -Tổng số CBCNV 50 100 2 +Nam 35 70 3 +Nữ 15 30 4 - Trình độ 5 + Đại học 18 36 6 + Cao đẳng 20 40 7 + Trung cấp 12 24 Bảng biểu 2.2: Đặc điểm lao động của công ty TNHH Hào Quang Công ty TNHH Hào Quang chuyên kinh doanh các mặt hàng công nghệ cao nên tiền lương được trả theo sản phẩm. Tức là công ty sẽ căn cứ vào số lượng sản phẩm, khối lượng công việc thực tế đạt được và đơn giá tiền lương quy định cho từng loại sản phẩm, công việc để tính ra tiền lương phải trả. 2.2.2. Nguyên tắc trả lương và phương pháp trả lương. Việc chi trả lương ở công ty do thủ quỹ thực hiện, thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ: “Bảng Thanh Toán Tiền Lương”, “Bảng Thanh Toán BHXH” để chi trả lương và các khoản khác cho CBCNV, nhận tiền lương mọi người phải ký tên vào bảng thanh toán tiền lương. Nếu trong một tháng mà công nhân viên chưa nhận lương thì thủ quỹ lập danh sách chuyển họ tên, số tiền của công nhân viên đó từ bảng thanh toán tiền lương sang bảng kê thanh toán với công nhân viên chưa nhận lương. Các chứng từ sử dụng Bảng chấm công Bảng trích lập BHXH , BHYT, KPCĐ. Các chứng từ khác có liên quan Tài khoản sử dụng : TK 334, TK 641, TK 642, TK 338 (2,3,4,8) Trong quá trình quản lý tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ được trích theo quy định của Nhà nước và theo chế độ kế toán công ty hiện nay đang áp dụng. BHXH được trích hàng tháng theo tỷ lệ 20% trên tổng số lương cơ bản. Trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 5% trừ vào thu nhập của người lao động. BHYT được trích hàng tháng theo tỷ lệ 3% trên tổng số lương cơ bản. Trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% tính vào thu nhập của người lao động. KPCĐ được trích 2% trên tổng số lương thực tế, trong đó cả 2% đều tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Hệ số lương cấp bậc bình quân của Công ty tính theo năm công tác. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công hàng tháng, bảng phân bổ tiền lương và BHXH để ghi vào sổ cái TK 334. Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động được thực hiện tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động là hàng tháng. Căn cứ để tính là chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan ( giấy nghỉ phép, quyết định ngừng việc …) Tất cả các chứng từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và bảo đảm được các yêu cầu chứng từ kế toán. Sau khi kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, tính trợ cấp phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương, trả thưởng, theo hình thức khối lượng công việc thực tế đạt được. Trên cơ sở các bảng thanh toán lương, thưởng, kế toán tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc quản lý các khoản bảo hiểm ở Công ty TNHH Hào Quang được thực hiện rất chi tiết và đúng theo quy định, chế độ Nhà nước đã ban hành. Điều này thể hiện rất rõ trong quy định của công ty và trong sổ cái TK 338 – Phải trả, phải nộp khác. Với mức thu nhập trung bình một nhân viên trong công ty khoảng 2.000.000đ/ tháng đã đảm bảo cho nhân viên chi tiêu trong cuộc sống hàng ngày và đồng thời tham gia công việc một cách tốt hơn. Chế độ bảo hiểm cho nhân viên trong công ty được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Khi phát sinh trường hợp nhân viên của công ty đau ốm, bị tai nạn trong khi làm việc, căn cứ vào các chứng từ, sổ sách của bên trực tiếp theo dõi và chữa trị cho nhân viên, kế toán công ty sẽ tính toán mức chi trả bảo hiểm cho nhân viên rồi chuyển đến bộ phận có thẩm quyền giải quyết theo đúng quy định. Toàn bộ tiền lương của nhân viên sẽ được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp và được phân bổ theo từng phòng ban chức năng. Với mức thu nhập của nhân viên trong công ty như hiện nay đã đảm bảo mức sống tương đối ổn định và trong tương lai nhân viên của công ty sẽ có một mức lương cao hơn, chế độ đãi ngộ tốt hơn. * Tổ chức hạch toán lao động Trong quá trình quản lý và sử dụng lao động cần thiết phải tổ chức hạch toán các chỉ tiêu liên quan về lao động, vừa làm cơ sở tính lương phải trả cho công nhân viên. Để quản lý lao động về mặt số lượng, công ty sử dụng sổ danh sách lao động, sổ này do phòng tiền lương lập nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong công ty, bên cạnh đó công ty còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng, chất lượng lao động về biên chế lao động và chấp hành chế độ đối với người lao động. Để quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động công ty tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng là các bảng chấm công làm cơ sở để tính lương. Các bảng chấm công do tổ trưởng hoặc trưởng phòng những người có nhiệm vụ trực tiếp ghi. Biểu số 1 Phòng kế toán BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 06/2006 TT HỌ VÀ TÊN Chức vụ Cấp bậc lương Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 3 4 5 6 ... 31 Số công hưởng lương theo thời gian Số công nghỉ việc hưởng 100% lương Số công nghỉ việc hưởng ...% lương Số công hưởng BHXH 1 Nguyễn Thị Tuyết + + + + + Ro 21 2 Nguyễn Mạnh Thắng + + + + + + 22 3 Trần Thị Huệ + + + + + + 22 4 …………… …… ….. … … … … … … … …………… …………… …………… ……… Cộng Trong đó: - Lương thời gian: + - Thai sản: TS - Nghỉ không lương: Ro - Ốm, điều dưỡng: Ô - Nghỉ phép: P - Nghỉ việc: N - Con ốm: Cố - Nghỉ bù: NB - Tai nạn: T - Lao động nghĩa vụ: LĐ Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào bảng chấm công kế toán tiền lương dựa vào những ký hiệu chấm công trong bảng của từng người để tính ra số ngày công cuả từng loại tương ứng. Kế toán tiền lương dựa vào số ngày công quy đổi của từng người để ghi vào bảng thanh toán lương. Bảng thanh toán lương dựa vào hệ số lương cơ bản và mức lương công việc để tính lương cho từng người Biểu số 2 Phòng kế toán BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 06/2006 STT Họ và tên Mức LCV Mức LCB Lương Thành tiền Phụ cấp Các khoản giảm trừ Tổng lương Ký nhận Công Phép Khác Lễ 5%BHXH 1%BHYT Tổng trừ 1 Nguyễn Thị Tuyết 4.621.000 938.000 21 1 4.410.955 308.000 46.900 9.380 56.280 4.662.675 2 Nguyễn Mạnh Thắng 1.848.000 763.000 22 1.848.000 38.150 7.630 45.780 1.802.220 3 Trần Thị Huệ 1.848.000 805.000 22 1.848.000 40.250 8.050 48.300 1.799.700 …. …… …. …. …. ….. … … …. …. …. …. …. …. …. …. …… …. …. …. ….. … … …. …. …. …. …. …. …. TỔNG 13.861.000 4.738.600 153 1 13.650.955 308.000 236.930 47.386 284.316 13.674.639 Ngày 30 tháng 6 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 3 Phòng kinh doanh BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 06/2006 STT Họ và tên Chức vụ Cấp bậc lương Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 3 4 5 6 ... 31 Số công hưởng lương theo thời gian Số công nghỉ việc hưởng 100% lương Sốcôngnghỉ việc hưởng ..% lương Số công hưởng BHXH 1 Bùi Thế Dân + + + + + + 22 2 LêNgọc Lam + + + + + + 22 3 Trần Việt Quang + + + + + + 22 4 Phạm Đức Hoà + + + + + + 22 ………….. ……. ….. … … … … … … … …………… …………… …………… ……… Cộng Trong đó: - Lương thời gian: + - Thai sản: TS - Nghỉ không lương: Ro - Ốm, điều dưỡng: Ô - Nghỉ phép: P - Nghỉ việc: N - Con ốm: Cố - Nghỉ bù: NB - Tai nạn: T - Lao động nghĩa vụ: LĐ Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 4 Phòng kinh doanh BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THÁNG 06/2006 TT Họ và tên Mức LCV Mức LCB Lương Thành tiền Phụ cấp Các khoản giảm trừ Tổng lương Ký nhận Công Phép Khác Lễ 5%BHXH 1%BHYT Tổng trừ 1 Bùi Thế Dân 4.221.000 1.043.000 22 4.221.000 616,000 52.150 10.430 62.580 4.774.420 2 LêNgọc Lam 2.310.000 637.000 22 2.310.000 305.000 31.850 6.730 38.580 2.576.420 3 Trần Việt Quang 1.848.000 623.000 22 1.848.000 154.000 31.150 6.230 37.380 1.964.620 4 Phạm Đức Hoà 1.848.000 623.000 22 1.848.000 154.000 31.150 6.230 37.380 1.964.620 …. …… …. …. …. ….. … … …. …. …. …. …. …. …. TỔNG 30.030.000 11.890.000 328 2 29.862.000 2.772.000 594.500 118.900 713.400 31.920.600 Ngày 30 tháng 6 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ bảng thanh toán lương, phòng kế toán lập lên bảng lương tổng hợp Biểu số 5 BẢNG TỔNG HỢP LƯƠNG TOÀN CÔNG TY THÁNG 6 NĂM 2006 STT TÊN PHÒNG BAN THÀNH TIỀN PHỤ CẤP 5%BHXH 1%,BHYT TỔNG LƯƠNG KÝ NHẬN 1 Phòng kế toán 13.650.955 308.000 236.930 47.386 13.674.639 2 Phòng kinh doanh 29.862.000 2.772.000 594.500 118.900 29.148.600 …. …… …. …. …. - …. …. …. …… …. …. …. - …. …. …. …… …. …. …. - …. …. TỔNG 196.429.000 13.860.000 2.537.350 507.470 207.244.180 Ngày 30 tháng 6 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi người lao động lĩnh lương thì mỗi người phải ký nhận vào hàng ký nhận của bảng thanh toán lương. Từ bảng thanh toán lương thì tiền lương của từng người được xác định như sau: Theo bảng thanh toán lương thì lương của bà Nguyễn Thị Tuyết như sau: Lương của bà Tuyết = Mức lương công việc * số công đi làm 22 Lương của bà Tuyết = 4.621.000 * 21 = 4.410.955 22 Ngoài lương chính bà Tuyết còn được nhận khoản phụ cấp trách nhiệm là:308,000 Công ty còn tính 6% khấu trừ vào lương của công nhân viên bao gồm 5% BHXH và 1% BHYT, các xác định số BHXH và BHYT mà công nhân viên phải nộp: Số BHXH, BHYT phải nộp = Lương cơ bản * % tỷ lệ trích Với cách tính trên thì số BHXH, BHYT mà bà Nguyễn Thị Tuyết phải nộp là: BHXH = 938.000 * 5% = 46.900đ BHYT =938.000 * 1% = 9.380đ Từ đó xác định được số tiền lương mà bà Nguyễn Thị Tuyết nhận được là: Tổng thu nhập của bà Tuyết = 4.410.955 + 308.000 – 46.900 – 9.380 = 4.662.675đ Ngoài bảng thanh toán lương kế toán còn phải lập bảng theo dõi danh sách BHXH, BHYT và KPCĐ Ngoài ra công nhân viên còn được hưởng tiền thưởng vào những ngàylễ, tết … Bảng thanh toán lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận (Phòng, ban,cửa hàng…) tương ứng với bảng chấm công. Cơ sở để lập bảng thanh toán là các chứng từ như; Bảng chấm công, bảng tính phụ cấp .Căn cứ các chứng từ có liên quan, bộ phận kế toán lập bảng thanh toán lương, chuyển cho kế toán duyệt để làm căn cứ viết phiếu chi và phát lương. Bảng này được lưu tại phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột ký nhận hoặc người nhận hộ phải ký thay. * Hình thức thanh toán lương : Từ bảng thanh toán lương tổng hợp kế toán viết phiếu chi tiền mặt: Đơn Vị: CTy TNHH Hào Quang Mẫu Số 02- TT Số 78 Địa Chỉ:Phòng Kế Toán QĐ số 1141-TC/ QĐKT Ngày1/11/1995 Nợ………………………. Có………………… PHIẾU CHI Ngày 30 Tháng 6 Năm 2006 Họ, tên người nhận tiền : Nguyễn Mạnh Thắng. Địa chỉ : Phòng Kế Toán Lý do chi : Lương tháng 6 năm 2006 Số tiền : 13.674.600 đồng ( Viết bằng chữ ) : Mười ba triệu sáu trăm bẩy mươi tư nghìn sáu trăm đồng. Kèm theo :02 chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ ): Mười ba triệu sáu trăm bẩy mươi tư nghìn sáu trăm đồng. Ngày 30 tháng 6 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị TƯ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu chi dùng để xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý... thực tế xuất quỹ và căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và ghi vào sổ kế toán. Nội dung và cách lập phiếu chi tương ứng như phiếu thu, chỉ khác là phiếu chi phải được kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị xem xét và ký duyệt chi trước khi xuất quỹ. Phiếu chi được lập thành 2 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ mới được xuất quỹ… Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ ký, ký tên và ghi rõ họ tên. Sau khi xuất quỹ, thủ quỹ cũng phải ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Liên thứ nhất lưu ở nơi lập phiếu. Liên thứ 2, thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.Liên thứ 3 (nếu có) giao cho người nhận tiền để làm chứng từ gốc lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị nhận tiền. Biểu số 6 BẢNG THEO DÕI ĐỐI TƯỢNG THAM GIA BHXH Tháng 06/2006 STT HỌ VÀ TÊN HỆ SỐ LƯƠNG CB LƯƠNG C.BẬC BHXH 20% LCB (350.000*HSLCB) 15%VÀO TK642 5% CNVC Dư đầu kỳ: Phòng kế toán 1 Nguyễn Thị Tuyết 2.68 938.000 140.700 46.900 2 Nguyễn Mạnh Thắng 2.18 763.000 114.450 38.150 3 Trần Thị Huệ 2.30 805.000 120.750 40.250 … …….. …. ….. ….. ….. Tổng 4,738,600 710,790 236,930 Phòng Kinh doanh 1 Bùi Thế Dân 2.98 1.043.000 156.450 52.150 2 LêNgọc Lam 1.82 637.000 95.550 31.850 3 Trần Việt Quang 1.78 623.000 93.450 31.150 4 Phạm Đức Hoà 1.78 623.000 93.450 31.150 … ……… …. …. …. …. Tổng 11,890,000 1,783,500 594,500 … …….. …. ….. ….. ….. … …….. …. ….. ….. ….. Tổng cộng 50,747,000 7,612,050 2,537,350 Ngày 30 tháng 6 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký nhận) (Ký nhận) Biểu số 7 BẢNG THEO DÕI ĐỐI TƯỢNG THAM GIA BHYT Tháng 06/2006 STT HỌ VÀ TÊN HỆ SỐ LƯƠNG CB LƯƠNG C.BẬC BHYTE 3% LCB (350.000*HSLCB) 2% VÀO TK642 1% CNVC Phòng kế toán 1 Nguyễn Thị Tuyết 2.68 938.000 18.760 9.380 2 Nguyễn Mạnh Thắng 2.18 763.000 15.260 7.630 3 Trần Thị Huệ 2.30 805.000 16.100 8.050 … …….. …. ….. Tổng 4.738.600 94.772 47.386 Phòng Kinh doanh 1 Bùi Thế Dân 2.98 1.043.000 20.860 10.430 2 LêNgọc Lam 1.82 637.000 12.740 6.730 3 Trần Việt Quang 1.78 623.000 12.460 6.230 4 Phạm Đức Hoà 1.78 623.000 12.460 6.230 … ……… …. …. Tổng 11.890.000 237.800 118.900 … …….. …. ….. ….. … …….. …. ….. ….. Tổng cộng 50.747.000 1.014.940 507.470 Ngày 30 tháng 6 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký nhận) (Ký nhận) Biểu số 8 BẢNG THEO DÕI ĐỐI TƯỢNG THAM GIA KPCĐ Tháng 06/2006 STT HỌ VÀ TÊN MỨC LƯƠNG CV KPCĐ 2% LCV 2% VÀO TK642 Phòng kế toán 1 Nguyễn Thị Tuyết 4.621.000 92.420 2 Nguyễn Mạnh Thắng 1.848.000 36.960 3 Trần Thị Huệ 1.848.000 36.960 …….. Tổng 13.861.000 277.220 Phòng Kinh doanh 1 Bùi Thế Dân 4.621.000 92.420 2 Lê Ngọc Lam 2.310.000 46.200 3 Trần Việt Quang 1.848.000 36.960 4 Phạm Đức Hoà 1.848.000 36.960 ……… …. Tổng 30.030.000 600.600 …….. …. …….. …. Tổng cộng 203.280.000 1.016.400 Ngày 30 tháng 6 năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký nhận) (Ký nhận) Hàng tháng phòng kế toán hành chính lập “phiếu báo tăng giảm” phản ánh tổng số tiền trích 5% BHXH từ lương của người lao động tháng trước là bao nhiêu, tháng này là bao nhiêu, nếu có chênh lệch( tăng giảm) do nguyên nhân nào. Nếu tổng số tiền 5% tháng này do mới tuyển dụng lao động thì kèm theo “ Báo cáo danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH”, trường hợp tăng BHXH khác như tăng tiền lương và giảm người nộp(do nghỉ việc) thì đính kèm theo “ danh sách tăng , giảm mức nộp BHXH” Ngoài ra công ty còn trích 3% BHYT quỹ tiền lương cơ bản trong đó 2% đưa vào chi phí và 1% trích vào lương của cán bộ công nhân viên. Khoản trích này dùng để mua thẻ BHYT cho cán bộ công nhân viên. Từ các bảng thanh toán lương và bảng theo dõi đối tượng tham gia BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 6421: 210,289,000 Có TK 334: 210,289,000 Các khoản trích theo lương: Nợ TK 6421: 9,643,340 Có TK 3382: 1,016,400 Có TK 3383: 7,612,050 Có TK 3384: 1,014,940 Các khoản khấu trừ vào lương CNV 6%: Nợ TK 334: 3,044,820 Có TK 3383: 2,537,350 Có TK 3384: 507,470 Từ bảng thanh toán lương và bảng theo dõi đối tượng tham gia BHXH, BHYT, KPCĐ và các chứng từ có liên quan kế toán phản ánh lên bảng phân bổ tiền lương. Biểu số 9 BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG Tháng 6 năm 2006 STT TK ĐƯ TK 334 “phải trả CNV” TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” Cộng Lương Phụ cấp Cộng TK 3382 TK 3383 TK 3384 Cộng 1 Phòng kế toán TK 6421 13.650.955 308.000 13.958.955 277.220 94.772 710.790 900.334 14.859.289 2 Phòng kinh doanh TK 6421 29.862.000 2.772.000 32.634.000 600.600 118.900 891.750 1.129.550 33.763.550 ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… Cộng 196.429.000 13.860.000 210.289.000 1.016.400 7.612.050 1.014.940 9.643.340 219.932.340 Ngày tháng năm 2006 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký nhận) (Ký nhận) Từ Bảng phân bổ tiền lương và các chứng từ liên quan khác kế toán lập một số chứng từ ghi sổ . Và từ các chứng từ ghi sổ này ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Nội dung sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Nó là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh Biểu số 10 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 01 Ngày 30 Tháng 6 Năm 2006 Đơn Vị: VNĐ Trích Yếu Số hiệu TK Số Tiền Nợ Có Tính tiền lương phải trả CNV tháng 6 642 334 210.289.000 Cộng x x 210.289.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Từ Bảng phân bổ tiền lương, lập chứng từ ghi sổ tính tiền lương phải trả cho CNV số tiền là : 210.289.000 đồng Biểu số 11 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 02 Ngày 30 tháng 6 năm 2006 Đơn Vị:VNĐ Trích yếu Số hiệuTK Số tiền Nợ Có Trích BHXH, BHYT, KPCĐ - Tính vào chi phí quản lý DN 642 9.643.340 - Khấu trừ vào lương CNV 334 3.044.820 338 Tổng Cộng x x 12.688.160 Kèm theo 05 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Căn cứ vào tiền lương phải trả CNV trong tháng kế toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ tổng cộng là 19% của từng bộ phận và tính vào chi phí của bộ phận ấy và tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Biểu số 12 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 03 Ngày 30 Tháng 6 Năm 2006 Đơn Vị: VNĐ Trích Yếu Số hiệu TK Số Tiền Nợ Có Thanh toán lương tháng 6 cho CNV 334 111 210.289.000 Cộng x x 210.289.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Trong tháng Công ty đã thanh toán lương cho CNV bằng tiền mặt, số tiền là 210.289.000 đồng. Biểu số 13 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 04 Ngày 30 Tháng 6 Năm 2006 Đơn Vị: VNĐ Trích Yếu Số hiệu TK Số Tiền Nợ Có Nộp BHXH 3383 112 7.612.050 Cộng x x 7.612.050 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Trong tháng công ty phải nộp tổng số tiền BHXH là 7.612.050 đồng cho đơn vị chủ quản bằng chuyển khoản. Biểu số 14 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 6 năm 2006 Đơn Vị: VNĐ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số Ngày, tháng Số Ngày, tháng 02 30/6 210.289.000 03 30/6 12.688.160 04 30/6 7.612.050 TỔNG 230.589.210 Từ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ kế toán sẽ ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Sổ Cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên Sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập Báo cáo tài chính. Sổ Cái của hình thức chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản. Biểu số 15 SỔ CÁI TK 334- Phải trả công nhân viên Đơn Vị: VNĐ Chứng từ ghi sổ Diễn Giải TK đối ứng Số Tiền Số NgàyTháng Nợ Có Số dư đầu tháng 3.120.000 Số phát sinh trong tháng 01 30/6 Tiền lương phải trả trong tháng 210.289.000 02 30/6 Khấu trừ vào lương khoản BHXH, BHYT 338 3.044.820 03 30/6 Thanh toán lương cho CNV 111 210.289.000 Cộng số phát sinh 213.333.820 210.289.000 Số dư cuối tháng 75.180 Biểu số 16 SỔ CÁI TK 338- Phải trả , phải nộp khác Đơn Vị: VNĐ Chứng từ ghi sổ Diễn Giải TK đối ứng Số Tiền Số NgàyTháng Nợ Có Số dư đầu tháng 5.786.034 Số phát sinh trong tháng 02 30/6 Trích BHXH, BHTY, KPCĐ - Tính vào chi phí quản lý DN 642 9.643.340 04 30/6 Nộp BHXH 112 7.612.050 Cộng phát sinh tháng 7.612.050 9.643.340 Số dư cuối tháng 7.817.324 Bảng kê phân loại: Căn cứ vào bảng thanh toán lương, thanh toán BHXH, căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định và các chứng từ có liên quan. Phương pháp lập bảng kê phân loại: Các cột ghi có TK 334 hàng tháng trên cơ sở các chứng từ về tiền lương lao động và tiền lương trong tháng . Kế toán tiến hành phân bổ và tổng hợp tiền lương phải trả chi tiết cho từng đối tượng sử dụng để ghi vào các dòng cho liên phù hợp. Các TK 622, 627,338 tương tự ghi có TK 334 ghi vào các dòng phù hợp. Mục đích: Thực chất của các bảng kê này là cho chúng ta thấy số tiền đóng BHXH của công nhân viên qua lương và công ty đóng và một số người nghỉ đóng BHXH. Biểu số 17 BẢNG KÊ PHÂN LOẠI Ghi Có TK 334 Tháng 6 năm 20046 Số CT Diễn Giải Tổng Số Ghi Nợ Các TK 642 338 - Lương CNV 210.289.000 210.289.000 + Lễ, phép + BHXH + Thưởng doanh số Tổng Cộng 210.289.000 210.289.000 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Biểu số 17 BẢNG KÊ PHÂN LOẠI Ghi Có TK 338 Tháng 6 năm 2006 Số CT Diễn Giải Tổng Số Ghi Nợ Các TK Khác 334 642 Trừ 6% BHXH Qua Lương 3.044.820 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí quản lý DN 9.643.340 Tổng Cộng 12.688.160 3.044.820 9.643.340 Kế Toán Trưởng Người Lập biểu (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Kế Toán Trưởng Người Lập biểu (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Các số liệu ở các bảng kê phân loại sẽ vào “ Nhật Ký Chứng Từ” số 7 để tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Biểu số 18 Nhật Ký Chứng Từ Số 7 Tổng Hợp Chi Phí Kinh Doanh Tháng 6 năm 2006 Ghi Có TK Ghi Nợ TK 334 338 Cộng 642 210.289.000 9.643.340 219.932.340 334 3.044.820 3.044.820 Cộng 210.289.000 12.688.160 222.977.160 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH HÀO QUANG 3.1. Nhận xét về ưu nhược điểm công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Hào Quang. Qua một thời gian nghiên cứu thực tế công tác kế toán nói chung và đặc biệt là công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Hào Quang. Trên cơ sở những kiến thức và phương pháp luận đã được trang bị tại trường em có một số nhận xét sau: Trong công tác tổ chức kế toán công ty đã không ngừng từng bước hoàn thiện bộ máy kế toán của mình. Công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Hình thức này phù hợp với quy mô, đặc điểm, phạm vi hoạt động của công ty. Với hình thức kế toán tập trung tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo nhiệm vụ đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng và sự chỉ đạo kịp thời của ban giám đốc. Đồng thời do điều kiện trong việc phân công, chuyên môn hoá công việc đối với các kế toán viên (mỗi kế toán chịu trách nhiệm về một phần hành cụ thể) nên đã phát huy được tính chủ động, sáng tạo trong công việc đặc biệt các kế toán viên đều sử dụng tốt máy vi tính trong quản lý và hạch toán. Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động luôn được chấp hành đúng theo chế độ kế toán tiền lương đã và đang được áp dụng. Phương pháp trả lương được áp dụng trong công ty cũng khá hợp lý. Việc tính toán tiền lương, tiền thưởng đã phản ánh đúng kết quả lao động của từng người. Đồng thời điều hoà thu nhập giữa cán bộ công nhân viên, kích thích mọi người làm việc tốt, cố gắng nâng cao trình độ chuyên môn và ngày càng gắn bó với công ty. Mặt khác công ty thực hiện việc thanh toán lương và các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên kịp thời, đúng thời hạn quy định. Nhìn chung công tác quản lý về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty TNHH Hào Quang rất khoa học. Ngoài những ưu điểm kể trên, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương nói riêng tại công ty TNHH Hào Quang vẫn còn tồn tại một số nhược điểm: + Về lao động: Vì là một công ty thương mại nên công ty TNHH Hào Quang cần một lượng nhân viên kinh doanh không nhỏ. Khi mở thêm một văn phòng đại diện, một cửa hàng giới thiệu sản phẩm hay một kiốt công ty phải tuyển thêm nhân viên cho các phòng kinh doanh, phòng Marketing, phòng bán hàng, phòng kỹ thuật. Với một lượng nhân viên kinh doanh không nhỏ, hoạt động ở nhiều khu vực khác nhau nên không tránh khỏi việc quản lý không chặt chẽ về thời gian làm việc. + Về ứng dụng công nghệ tin học: Là công ty thương mại không chỉ nắm bắt được sự phát triển của lĩnh vực mình kinh doanh mà còn phải nắm bắt cả sự phát triển của nhiều lĩnh vực khác. Hiện nay, công tác kế toán của công ty vẫn chỉ áp dụng trên phân mềm Exel chứ chưa áp dụng bất kỳ một phần mềm kế toán nào. Do vậy công việc của phòng kế toán tương đối lớn. + Về hệ thống sổ sách: Hầu hết mọi công việc kế toán vẫn phải theo dõi, ghi chép thủ công nên sổ sách kế toán rất nhiều. Đôi khi việc ghi chép bị chồng chéo, lặp lại. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Hào Quang. - Về lao động: Lao động của con người sử dụng trong kinh tế vừa là yếu tố chi phí vừa là yếu tố lợi ích: Hiểu theo yếu tố chi phí tức là phải sử dụng có hiệu quả, có năng suất lao động cao nhất có thể được. Điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải trả cho người lao động một khoản tiền nhất định để bù đắp hao phí về thể lực, sức lực, trí tuệ của người lao động, khoản tiền này ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành của sản phẩm kéo theo nó là làm giảm mức lợi nhuận của doanh nghiệp Nếu hiểu theo yếu tố lợi ích tức là phải duy trì và phát triển sức lao động nhằm làm cho người lao động có sức khoẻ, có sự hứng khởi trong lao động Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động chính là việc tổ chức lao động một cách khoa học, để đem lại năng suất lao động cao, hiệu quả tối ưu, giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh trong kinh doanh, tạo ra nhiều giá trị mới trên cơ sở tuân thủ các quy định chung của Nhà nước về lĩnh vực lao động và thu nhập. Sau một thời gian thực tế tại Công ty em xin trình bầy một số đề xuất góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng lao động trong công ty. Thứ nhất: Vào mỗi cuối kỳ kinh doanh công ty cần phân tích tình hình lao động để đánh giá kiểm tra sự biến động về tình hình sử dụng lao động, trình độ chuyên môn, tay nghề, vạch rõ các nguyên nhân ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến quá trình kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Từ đó bàn bạc, tìm biện pháp quản lý và sử dụng lao động sao cho có hiệu quả hơn. Thứ hai: Từng bước nâng cao trình độ chuyên môn cho người lao động, tạo điều kiện cho người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công với chất lượng và thời gian nhanh nhất, trên cơ sở đó tiết kiệm lao động và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Thứ ba: Cần quản lý chặt chẽ thời gian làm việc đối với nhân viên kinh doanh. Thời gian họ đi công tác làm việc bên ngoài là tương đối nhiều vì vậy hàng ngày, hàng tuần phải yêu cầu họ lập bản báo cáo tình hình hoạt động của mình hay của tổ, nhóm. Kết quả làm việc của họ đánh giá tình hình kinh doanh của công ty và từ đó đánh giá thu nhập của bản thân họ. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến lợi ích của người lao động do vậy công ty cần phải quan tâm. + Về ứng dụng công nghệ tin học: Hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán, công ty nên chọn và áp dụng một phần mềm thích hợp với nhu cầu sử dụng và tình hình kinh doanh của công ty. Áp dụng phần mềm kế toán sẽ làm cho công việc của phòng kế toán nhẹ nhàng hơn, đơn giản hơn, chính xác hơn. Việc này còn làm cho việc quản lý sổ sách, chứng từ kế toán gọn nhẹ hơn. Đối với nhân viên phòng kế toán, công ty nên tổ chức những buổi học nhằm nâng cao trình độ và chuyên môn nghiệp vụ, đầu tư các tư liệu, tài liệu mới để áp dụng những chế độ kế toán mới cho kịp thời. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường, sử dụng lao động có hiệu quả là yếu tố quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Để kích thích người lao động làm việc tích cực, mọi doanh nghiệp đều phải quán triệt nguyên tắc: Đảm bảo công bằng trong việc trả lương, tính đủ tiền lương không chỉ doanh nghiệp mà người lao động cũng rất quan tâm. Do đó, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động luôn được nghiên cứu và hoàn thiện hơn nhằm phát huy tác dụng, là công cụ đắc lực phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Qua kiến thức được trang bị ở trường kết hợp với nghiên cứu thực tế tại Công ty TNHH Hào Quang, em thấy lý luận cần phải gắn với thực tiễn, phải biết vận dụng linh hoạt những lý luận được học sao cho phù hợp với quá trình thực tế. Đây là thời gian giúp cho sinh viên vận dụng, thử nghiệm những kiến thức đã học, bổ sung kinh nghiệm và tích luỹ những kiến thức mà chỉ qua công tác thực tế mới có. Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Hào Quang em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của cô giáo – Thạc sĩ MAI THỊ BÍCH NGỌC, cùng các anh chị phòng Kế toán Công ty TNHH Hào Quang đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt báo cáo thực tập của mình với đề tài: "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương” Với chuyên đề này mặc dù chưa tìm ra được những ý kiến đóng góp và những biện pháp cụ thể, nhưng em mong sao nó sẽ góp phần cùng với công ty hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng. Vì kiến thức và lý luận còn hạn chế do đó chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong được sự giúp đỡ của cô giáo và các anh chị để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo – Thạc sĩ MAI THỊ BÍCH NGỌC cùng các anh, chị ở phòng kế toán Công ty TNHH Hào Quang đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Sinh viên Lê Thị Quyên MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Chương 1. Lý luận chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 3 1.1. Đặc điểm, vai trò, vị trí của tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 3 1.1.1. Bản chất và chức năng củ tiền lương 3 1.1.2. Vai trò và ý nghĩa của tiền lương 3 1.1.2.1. Vai trò của tiền lương 3 1.1.2.2. Ý nghĩa của tiền lương 4 1.1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương 4 1.2. Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp 5 1.2.1. Hình thức tiền lương theo thời gian 5 1.2.2. Hình thức tiền lương theo sản phẩm 6 1.2.2.1. Theo sản phẩm trực tiếp 6 1.2.2.2. Theo sản phẩm gián tiếp 7 1.2.2.3. Theo khối lượng công việc 7 1.2.2.4. Các hình thức đãi ngộ khác ngoài tiền lương 7 1.3. Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, KPCĐ 8 1.3.1. Quỹ tiền lương 8 1.3.2. Quỹ Bảo hiểm xã hội 8 1.3.3. Quỹ Bảo hiểm y tế 9 1.3.4. Kinh phí công đoàn 10 1.4. Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 10 1.5. Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương 11 1.5.1. Hạch toán số lượng lao động 11 1.5.2. Hạch toán thời gian lao động 11 1.5.3. Hạch toán kết quả lao động 12 1.5.4. Hạch toán tiền lương cho người lao động 13 1.6. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 14 1.6.1. Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ 14 1.6.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 15 1.7. Hình thức sổ kế toán 17 Chương 2. Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Hào Quang 19 2.1. Khái quát chung về công ty TNHH Hào Quang 19 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Hào Quang 19 2.1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Hào Quang 20 2.2. Thực trạng thực hiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Hào Quang 22 2.2.1. Đặc điểm về lao động của công ty TNHH Hào Quang 22 2.2.2. Nguyên tắc trả lương và phương pháp trả lương 22 Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Hào Quang 47 3.1. Nhận xét về ưu nhược điểm công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Hào Quang 47 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Hào Quang 48 KẾT LUẬN 51 CÁC TỪ VIẾT TẮT BHYT: Bảo hiểm y tế BHXH: Bảo hiểm xã hội KPCĐ: Kinh phí công đoàn CBCNV: Cán bộ công nhân viên CNV: Công nhân viên NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP