Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thái Hải Hà

à tính giá thành sản phẩm, kế toán công nợ. - Bộ phận thủ quỹ: có trách nhiệm bảo quản tiền mặt, thu chi khi khách hàng mang nộp, chi tiền khi có chứng từ chi do giám đốc duyệt. 1.3.2 Hình thức kế toán và các loại sổ sách: * Hình thức kế toán: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý, Công ty TNHH Thái Hải Hà tổ chức kế toán theo hình thức tập trung, áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký - Chứng từ”. Hình thức này có ưu điểm là gọn, nhẹ, yêu cầu trình độ kế toán của các nhân viên cao, song khó áp dụng máy vi tính vào trong công tác kế toán. * Các loại sổ sách được áp dụng: - Sổ Nhật ký - chứng từ: là sổ kế toán chủ yếu được mở theo bên Có của các tài khoản hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có mối quan hệ mật thiết với nhau. - Bảng kê: được sử dụng trong trường hợp khi yêu cầu hạch toán chi tiết không thể kết hợp trên sổ nhật ký chứng từ được. - Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả một năm để phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản. - Các sổ kế toán chi tiết. - Bảng phân bổ. * Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - chứng từ: SƠ ĐỒ SỐ 3 : Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ cái Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo kế toán Bảng kê NK - CT Sổ chi tiết Bảng phân bổ Ghi chú: : Ghi hàng ngày; : Ghi cuối tháng; : Đối chiếu, kiểm tra Chương II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Ở CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ 2.1. Đặc điểm về lao động ,tiền lương và yêu cầu quản lý quỹ lương 2.1.1. Đặc điểm về lao động Trong điều kiện hiện nay việc quản lý lao động có ý nghĩa rất to lớn, giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa người lao động với tư liệu lao động, góp phần tăng năng suất lao động, mang lại hiệu quả kinh tế rất lớn cho Doanh nghiệp. Thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý lao động, Công ty luôn cố gắng ngày một hoàn thiện công tác quản lý lao động cho phù hợp với nền kinh tế thị trường. Việc quản lý nguồn lao động có ý nghĩa vô cùng to lớn. Giải quyết tốt mối quan hệ giữa người lao động, tư liệu lao động và môi trường lao động sẽ góp phần tăng năng suất lao động mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp. Thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý lao động, Công ty đã ngày một hoàn thiện công tác quản lý lao động sao cho hợp lý và đạt hiệu quả công việc cao hơn. Công ty TNHH Thái Hải Hà là công ty có khối lượng công việc , mô hình sản xuất thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, sản phẩm sản xuất ra mang tính đặc thù nên quản lý nguồn lao động của Công ty được phân loại như sau: Hiện nay, toàn bộ Công ty có 146 cán bộ công nhân viên, trong đó: 25 người thuộc bộ phận quản lý. 121 người thuộc lao động trực tiếp. - Bộ phận phòng ban gồm 5 phòng: Phòng Kế toán - Tài vụ; Phòng Kế hoạch - Vật tư; Phòng Kinh Doanh; Phòng Tổ chức - Hành chính; Phòng Kỹ thuật. - Bộ phận sản xuất gồm: Phân xưởng I; Phân xưởng II; Phân xưởng III Dựa vào đặc điểm sản xuất, tình hình kinh doanh của Công ty, ban giám đốc và phòng tổ chức nhân sự đã chỉ đạo sắp xếp, bố trí công việc cho từng người, sắp xếp lao động theo yêu cầu dây chuyền sản xuất, đảm bảo phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ từ khâu đầu đến khâu cuối, nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm và góp phần tăng doanh lợi cho Công ty. Số lao động của công ty luôn được phản ánh kịp thời ,đầy đủ ,luôn được theo dõi chặt chẽ trên sổ danh sách lao động của công ty do phòng hành chính-tổ chức lập và quản lý dựa trên các chứng từ ban đầu như quyết định tuyển dụng ,hợp đồng lao động quyết định chấm dứt hợp đồng lao động… Sổ danh sách lao động là cơ sở ban đầu cho việc tính ra quỹ lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động . Tuy nhiên để tính ra được số liệu cụ thể ta phải quản lý chính xác thời gian lao động thực tế của từng nhân viên trong công ty.Công ty sử dụng bảng chấm công để ghi chép thời gian thực tế làm việc , nghỉ việc , vắng mặt của từng lao động trong cả tháng .Bảng chấm công được lập riêng cho từng phòng ban ,từng phân xưởng sản xuất .Như vậy bảng chấm công là căn cứ cụ thể để tính lương ,tính thưởng cho từng lao động và tổng hợp thời gian lao động của toàn công ty . PHÂN LOẠI LAO ĐỘNG : Biểu 1 – B01 LOẠI LAO ĐỘNG SỐ LƯỢNG LAO ĐỘNG SO SÁNH % *Bộ phận gián tiếp *Công nhân trực tiếp sản xuất 25 121 17,12% 82,88% Toàn công ty 146 2.1.2. Đặc điểm về tiền lương và quản lý tiền lương ở công ty: 2.1.2.1. Đặc điẻm về tiền lương , quỹ lương tại công ty TNHH Thái Hải Hà Tiền lương chính là số tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho người lao động đủ để tái sản xuất sức lao động và nâng cao bồi dưỡng sức lao động Nhận thức được tầm quan trọng của Công tác Tiền lương, Ban giám đốc , các phòng ban ngay từ khi Công ty đi vào hoạt động đã xây dựng hệ thống Tiền lương phù hợp đảm bảo cuộc sống ổn định cho người lao động. Đối với cán bộ quản lý ,khối văn phòng công ty tiến hành trả lương theo thang lương , bảng lương do nhà nước quy định. Theo quy định đối với các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh. Các doanh nghiệp không áp dụng hệ thống thang lương , bảng lương do nhà nước quy định ban hành. Công nhân trực tiếp sản xuất tại công ty được trả lương theo thoả thuận của người lao động với đại diện công ty (thể hiện trong ký kết Hợp đồng lao động với Ban giám đốc). Mức lương thoả thuận ghi trong Hợp đồng lao động nhưng luôn được đảm bảo ít nhất bằng mức lương theo nghề hoặc công việc quy định của Nhà nước. BẢNG TỔNG HỢP MỨC LƯƠNG THOẢ THUẬN CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ NĂM 2007 (BIỂU 2-B02) CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ Biểu 2 – B02 44 Phố Vọng - Đống Đa – Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP MỨC LƯƠNG THỎA THUẬN NĂM 2007 STT Họ và tên Đơn vị Chức vụ Mức lương thỏa thuận 1 Quách Hoàng Anh Phân xưởng 1 Tổ Trưởng 1,350,000 đ/tháng 2 Mai Văn Tú Phân xưởng 1 CNhân 1,000,000 đ/tháng 3 Nguyễn Mạnh Hải Phân xưởng 1 CNhân 900,000 đ/tháng 4 Cao Bá Đạt Phân xưởng 1 CNhân 900,000 đ/tháng 5 Lê Văn Hiếu Phân xưởng 1 CNhân 850,000 đ/tháng 6 Nguyễn Thanh Sơn Phân xưởng 1 CNhân 870,000 đ/tháng 7 Nguyễn Hải Nam Phân xưởng 1 CNhân 820,000 đ/tháng 8 … … … GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH-TỔNG HỢP (Ký,họ tên,đóng dấu) (Ký và ghi rõ họ tên) Tại Công ty ngay khi bắt đầu vào làm việc, tại Hợp đồng lao động Công ty và người lao động đã thoả thuận một mức lương . Chế độ trả lương theo công việc mà người lao động phụ trách cộng với trình độ chuyên môn và bằng cấp đào tạo. Việc quy định phân phối Tiền lương cho từng bộ phận cá nhân người lao động theo quy chế phụ thuộc vào năng suất, chất lượng hiệu quả làm việc, công tác của từng bộ phận người lao động, không phân phối bình quân. Đối với người lao động có trình độ chuyên môn cao như kỹ sư, cử nhân hay thợ bậc cao có kỹ thuật giỏi, giữ vai trò và đóng góp quan trọng cho việc hình thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị thì mức Tiền lương và thu nhập phải được trả tương ứng. Chênh lệch về Tiền lương và thu nhập giữa lao động phục vụ giản đơn với lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao, giỏi trong nội bộ Công ty luôn được xem xét và quy định cho phù hợp. Bằng việc thực hiện đầy đủ các thông tư nghị định mới quy định về Tiền lương như thông tư số 13/2003/TT-BLĐTBXH - hướng dẫn thực hiện một số điều của nghị định 114/2002 của Chính phủ về Tiền lương đối với lao đông làm việc trong doanh nghiệp hoạt động theo luật doanh nghiệp; Thông tư số 04/2003/TT-BLĐTBXH hướng dẫn thực hiện điều chỉnh lương và phụ cấp; Hay Nghị định số 03/2003/NĐ-CP về việc điều chỉnh Tiền lương, trợ cấp và đổi mới một bước cơ chế Tiền lương hay những quy định thông báo của Công ty về mức thưởng, lương… Hiện nay công ty TNHH Thái Hải Hà đã xây dựng được thang lương cấp bậc hợp lý, phù hợp với mức tăng trong đời sống sinh hoạt, bước đầu đảm bảo cuộc sống của cán bộ công nhân viên. Ngoài mức lương cấp bậc,mức lương thoả thuận được hưởng theo quy định, các cán bộ công nhân viên Công ty còn được hưởng hệ số lương riêng của Công ty dựa trên cấp bậc chức vụ công việc đang làm và định mức công việc được giao. Đó là: Phụ cấp trách nhiệm: Được tính trên mặt bằng lương tối thiểu của Công ty, hưởng phụ cấp trách nhiệm theo hệ số trách nhiệm và ngày công trực tiếp công tác. - Phụ cấp điện thoại : Giám đốc , trưởng phòng kinh doanh : 250.000 đồng/tháng Các Trưởng phòng khác , nhân viên kinh doanh : 150.000 đồng/tháng Cụ thể quy định hệ số phụ cấp trách nhiệm tại Công ty TNHH Thái Hải Hà như sau : Ktn Chức danh , bộ phận 0,35 Giám đốc 0,3 Phó Giám đốc 0,25 Trưởng phòng 0,2 Quản đốc 0,1 Tổ trưởng - Phụ cấp khác :chính là khoản các khoản hiểm trả thay lương của Công ty đối với người lao động - Phụ cấp ăn ca : 150,000 đồng/tháng - Trả lương cho các trường hợp khác: Trong trường hợp phải ngừng việc do khách quan như mất điện, máy hỏng người lao đông được trả 50% lương ( Phải có biên bản và có xác nhận của phòng kỹ thuật, có Giám đốc duyệt mới được thanh toán lương). Nhưng trên thực tế trường hợp ngừng sản xuất do khách quan là rất hiếm khi xảy ra và để khích lệ nhân viên công ty áp dụng : vẫn thanh toán 100% lương cho những trường hợp tạm ngừng sản xuất trong vòng 24 giờ do lý do khách quan.Những trường hợp nhân viên nghỉ việc 1 ngày có lý do chính đáng công ty không tiến hành trừ lương Người lao động làm đủ ngày công, đủ định mức nhưng do bản thân tự nguyện làm thêm giờ thì số giờ làm thêm đó được tính như ngày đi làm bình thường có hưởng Hệ số của Công ty( 150 %* ĐG lương) Ngoài ra còn có các loại tiền thưởng cho nhân viên hay tiến độ sản xuất của các phân xưởng tuỳ theo tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty áp dụng hình thức khen thưởng : Thưởng tiến độ với những phân xưởng , tổ đội hoàn thành đúng tiến độ được giao mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt thì tuỳ thuộc mức độ sẽ được thưởng từ 100.000 đồng đến 300.000 đồng . Hình thức khen thưởng này được thanh toán thưởng chung cho cả phân xưởng,tổ đội . Thường khoản này được đưa vào quỹ hoạt động chung của phân xưởng (liên hoan ,bồi dưỡng,tạo quỹ hoạt động ...) nên ta sẽ không xét tới ở đây . 2.1.2.2. Hình thức trả lương tai công ty TNHH Thái Hải Hà: Công ty hiện đang áp dụng hình thức trả lương cơ bản đó là: hình thức trả lương theo thời gian Trả lương theo thời gian: -Hình thức Tiền lương theo thời gian ( theo tháng) áp dụng cho tất cả các cán bộ công nhân trong công ty . Các cán bộ quản lý , các cán bộ phòng ban trong Công ty gồm các cán bộ công nhân viên văn phòng, lực lượng lao động gián tiếp - những người làm công tác quản lý các phân xưởng, công tác hỗ trợ cho hoạt động sản xuất của Công ty.. Cơ sở để tính trả lương là “Bảng chấm công” được ghi hàng ngày, cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công rồi chuyển lên phòng tổ chức-hành chính kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để chuyển phòng Tài chính – Kế toán tính lương và bảo hiểm xã hội cho từng công nhân viên. Công ty sử dụng công thức sau: Mức lương TG của 1 CNV = Lương cơ bản x Hệ số cấp bậc công việc 26 ngày theo chế độ x Số ngày làm việc thực tế Trong đó: Lương cơ bản là :450.000đ Lương lễ, phép được hưởng bằng 100% lương cấp bậc công việc. Thời gian đi họp vẫn tính vào công làm việc thực tế. Còn đối với công nhân trực tiếp sản xuất công ty vẫn trả lương thời gian (lương tháng) 26 công/tháng . Mức lương này được thỏa thuận giữa ban lãnh đạo công ty và người lao động ngay từ khi ký hợp đồng lao động ban đầu . Cơ sở để tính lương vẫn là Bảng chấm công được ghi hàng ngày , cuối tháng người chấm công chuyển lên phòng Tổ chức – hành chính kiểm tra đối chiếu quy ra công rồi lập Bảng thanh toán lương chuyển cho kế toán lương phòng tài chính kế toán . 2.1.2.3 Yêu cầu quản lý quỹ lương : Doanh nghiệp có thể dùng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích nhân viên tích cực lao động ,tăng năng suất lao động .Muốn vậy doanh nghiệp phải đảm bảo tính lương đúng , đủ , công bằng cho mỗi lao động. Đối với doanh nghiệp khoản tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cầu thành nên giá trị sản phẩm , dịch vụ của doanh nghiệp vì vậy doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động sao cho có hiệu quả nhất để tiết kiệm chi phí tiền lương. Việc tổ chức tốt công tác hạch toán lao động tiền lương tạo ra cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm được chính xác để đưa ra biện pháp hạ giá thành sản phẩm.. SƠ ĐỒ SỐ 5 : Bảng chấm công Thủ quỹ phát tiền Kế toán tổng hợp Lưu chứng từ Giám đốc duyệt chi Phòng kế toán tài vụ Phòng Tổ chức Hành chính Bảng thanh toán tiền lương ở mỗi đơn vị * Quy trình công tác hạch toán lao động tiền lương tại Công ty: 2.2 Hạch toán tiền lương tại công ty TNHH Thái Hải Hà 2.2.1 Hạch toán tiền lương cho nhân viên (Bộ phận gián tiếp) : Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị, kế toán đều phải lập và phản ánh vào chứng từ kế toán. Hạch toán lao động bao gồm việc hạch toán tình hình sử dụng số lượng lao động, hạch toán kết quả lao động. Tổ chức tốt hạch toán lao động giúp cho doanh nghiệp có những tài liệu đúng đắn, chính xác để kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động- Các hạch toán này đều được lập chứng từ đầy đủ. Tuy nhiên các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để chi trả lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động đúng chế độ nhà nước đã ban hành cũng như những quy định của doanh nghiệp đã đề ra. Là cơ sở pháp lý để tiến hành hạch toán Tiền lương cho công nhân viên. Chứng từ chủ yếu bao gồm: : Bảng chấm công, , Bảng thanh toán tiền lương , phiếu báo làm thêm giờ, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, biên bản điều tra tai nạn lao động… Công tác hạch toán tiền lương tại công ty TNHH Thái Hải Hà được thực hiện lần lượt qua các bước sau : Các phòng ban lập bảng chấm công để theo dõi thời gian lao động thực tế của từng nhân viên trong tháng . Cuối tháng chuyển bảng chấm công qua phòng tổ chức – hành chính .Đối với các phân xưởng các tổ trưởng khi lập xong bảng chấm công phải chuyển quản đốc phân xưởng xác nhận sau đó chuyển lên phòng tổ chức – hành chính Tại phòng tổ chức hành chính ,nhân viên phụ trách tiền lương căn cứ vào bảng chấm công và các quy định về tiền lương về tiền lương ,các quy định về phụ cấp ,các quy định về định mức hoàn thành công việc …tính ra tiền lương phải trả cho từng lao động và vào bảng thanh toán tiền lương rồi chuyển sang phòng tài chính kế toán để thực hiện chi trả. Mỗi phòng ban , mỗi phân xưởng được lập 1 bảng thanh toán riêng. Kế toán tiền lương tiến hành định khoản và vào sổ chi tiết TK 334 , 338 .Mỗi phòng ban ,phân xuởng mở 1 sổ chi tiết Bảng thanh toán tiền lương sau khi được Giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt ,kế toán tiền lương tiến hành lập phiếu chi chuyển cho thủ thực hiện chi tiền . Tiền lương được trả cho từng phòng ban,từng phân xưởng.Người quản lý phòng ban , phân xưởng có trách nhiệm chia lương cho các nhân viên theo bảng thanh toán lương ,ký xác nhận vào bảng thanh toán rồi chuyển lại cho phòng tài chính kế toán làm căn cứ chứng từ. SƠ ĐỒ SỐ 6 : Sơ đồ tổ chức tiền lương Sổ chi tiết TK 334,338 Chứng từ gốc về tiền lương NKCT số 1,8 Bảng kê số 4,5 Sổ tổng hợp chi tiết TK 334,338 NKCT số 7 Số cái TK 334,338 Báo cáo kế toán Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Đối với nhân viên quản lý phân xưởng , nhân viên phòng ban hỗ trợ sản xuất như nhân viên kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ, các cán bộ lãnh đạo công ty được trả lương theo thời gian và được trả dưới nhiều dạng phụ cấp .Ở những bộ phận này hàng tháng mỗi phòng có một bảng chấm công riêng, trưởng phòng, phó phòng, tổ trưởng có nhiệm vụ chấm công theo dõi thời gian làm việc của công nhân trong phòng để lập bảng chấm công và nộp chứng từ có liên quan cho trưởng phòng tổ chức hành chính xem xét và ký duyệt. Sau khi ký duyệt trưởng phòng tổ chức giao cho cán bộ phụ trách lao động tiền lương của mình lập Bảng thanh toán lương cho từng bộ phận này rồi ký duyệt và chuyển các giấy tờ này về phòng kế toán để tiến hành thanh toán trả lương cho từng đơn vị . Mẫu bảng chấm công tại phòng tổ chức – hành chính (Biểu 3 – B03) Các ký hiệu chấm công : Ốm ,điều dưỡng : Ô Con ốm : CÔ Thai sản : TS Nghỉ phép : P Nghỉ lễ : L Tai nạn : T Hội nghị ,hoc tập : H Nghỉ bù : NB Nghỉ không lương : KL Ngừng việc : N Công ty TNHH Thái Hải Hà Đơn vị : Phòng Hành chính - Tổ chức BẢNG CHẤM CÔNG Biểu 3 – B03 (Tháng 02 năm 2007) Người chấm công Phụ trách bộ phận Giám đốc (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký ,ghi rõ họ tên) Qua bảng chấm công tháng 2 năm 2007 của phòng tổ chức hành chính ta xem cách tính lương thời gian của công ty TNHH Thái Hải Hà : Ông Lê Điềm : giám đốc công ty làm đủ 26 công Giám đốc công ty có hệ số lương là 4,2 Lương cơ bản theo quy định : 450.000 đồng Như vậy lương thời gian của ông Lê Điềm (giám đốc công ty) là : Lương thời gian = (450.000 * 4,2) / 26 ngày * 26 công = 1.890.000 (đồng) Ngoài mức lương cấp bậc được hưởng theo quy định, các cán bộ công nhân viên Công ty còn được hưởng hệ số lương riêng của Công ty dựa trên cấp bậc chức vụ công việc đang làm Ông Lê Điềm : giám đốc công ty được hưởng lương trách nhiệm với hệ số phụ cấp trách nhiệm là 0,35 Lương trách nhiệm sẽ là = 450.000 * 4,2 * 0,35 = 661.500 (đồng) Phụ cấp ăn ca : 150.000 đồng/tháng Phụ cấp điện thoại : 250.000 đồng/tháng Như vậy phải trả cho Ông Lê Điềm là : Lương = Lương thời gian + Phụ cấp trách nhiệm + phụ cấp ăn ca + phụ cấp điện thoại = 1.890.000 + 661.500 + 150.000 + 250.000 = 2.951.500 (đồng) Cũng tính như vậy bà Lê Thị Hợi (trưởng phòng tổ chức hành chính) làm đủ 26 công. Bà Lê Thị Hợi có hệ số là 3,89. Như vậy lương thời gian là: = (450.000 * 3,89) / 26 ngày * 26 công = 1.750.500 (đồng) Phụ cấp trách nhiệm được hưởng 0,25 : Lương trách nhiệm = 450.000 * 3,89 * 0,25 = 437.625 (đồng) Phụ cấp ăn ca : 150.000 đồng Phụ cấp điện thoại : 150.000 đồng Tổng = 1.750.500 + 437.625 + 150.000 + 150.000 = 2.488.125 (đồng) Anh Nguyễn Mạnh Hà (nhân viên phòng tổ chức hành chính) làm 25 công,nghỉ ốm 1 ngày phép. Theo quy định của công ty trường hợp của anh Nguyễn Mạnh Hà nghỉ 01 ngày trong ngày phép quy định công ty vẫn tính đủ 100% lương . Anh Nguyễn Mạnh Hà có hệ số lương là 2,34 Lương thời gian = 450.000 * 2,34 = 1.053.000 (đồng) Ăn ca : 150.000 đồng Tổng = 1.053.000 + 150.000 = 1.203.000 đồng Công ty tiến hành trả lương cho cán bộ công nhân viên làm 1 kỳ ,trả vào cuối tháng vào ngày 30 hàng tháng. Sau khi có bảng chấm công làm căn cứ cán bộ lao động tiền lương tiến hành lập Bảng thanh toán tiền lương như sau : MẪU BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG BIỂU 4 – B04 CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ Phòng Tổ chức – hành chính BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG (Tháng 02 năm 2007) Đơn vị tính : 1000 đồng TT Họ và tên Hệ số Lương thời gian Phu cấp thuộc quỹ lương Phụ cấp khác Tổng số Các khoản phải khấu trừ vào lương Thực lĩnh Ký nhận Số công Số tiền BHXH BHYT ….. Tạm ứng 1 Lê Điềm 4,2 26 1890 661,5 400 2951,5 113.4 2838.1 2 Lê Thị Hợi 3,89 26 1750,5 437,6 300 2488.1 105.03 2383.07 3 Nguyễn Đăng Hân 2,56 26 1152 150 1302 69.12 1232.88 4 Nguyễn Mạnh Hà 2,34 25 1053 150 1203 63.18 1139.82 Tổng cộng 5845.5 1099 1000 7944.5 350.73 7593.87 GIÁM ĐỐC T.PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký ,ghi rõ họ tên) CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ Phòng tổ chức – hành chính BẢNG THANH TOÁN TIỀN ĂN CA (Tháng 02 năm 2007) Đơn vị tính : đồng TT Họ và tên Số tiền Ký nhận 1 Lê Điềm 150.000 2 Lê Thị Hợi 150.000 3 Nguyễn Mạnh Hà 150.000 5 Nguyễn Đăng Hân 150.000 Tổng số 600.000 Ngày 27 tháng 02 năm 2007 GIÁM ĐỐC Phòng tổ chức-hành chính (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ 44 Phố Vọng – Đống Đa – Hà Nội BẢNG THANH TOÁN PHỤ CẤP ĐIỆN THOẠI (Tháng 02 năm 2007) Đơn vị tính : đồng TT Họ và tên Đơn vị Số tiền Ký nhận 1 Lê Điềm P.TC-HC 250.000 2 Phạm Xuân Dương P.Kỹ thuật 150.000 3 Lê Thị Hợi P.TC-HC 150.000 … …. Tổng số 1.650.000 Ngày 27 tháng 02 năm 2007 GIÁM ĐỐC Phòng Tổ chức-hành chính (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) 2.2.2. Hạch toán tiền lương cho công nhân (Bộ phận trực tiếp) Đối với công nhân trực tiếp sản xuất sau khi nhận được bảng chấm công của các phân xưởng gửi lên có xác nhận của quản đốc phân xưởng cán bộ lao động tiền lương phòng tổ chức – hành chính cũng tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương cho người lao động trên cơ sở mức lương thỏa thuận của công ty với người lao động và số công làm thực tế trong tháng của người lao động . Phòng tổ chức hánh chính tập hợp mức lương thỏa thuận của người lao động toàn công ty vào Sổ (Bảng) mức lương thỏa thuận làm căn cứ cụ thể để thanh toán lương hàng tháng cho người lao động vào đầu mỗi quý . Biểu 2 – B02 phần trên đã mô phỏng biểu này. BẢNG TỔNG HỢP MỨC LƯƠNG THỎA THUẬN NĂM 2007 STT Họ và tên Đơn vị Chức vụ Mức lương thỏa thuận 1 Quách Hoàng Anh Phân xưởng 1 Tổ Trưởng 1,350,000 đ/tháng 2 Mai Văn Tú Phân xưởng 1 CNhân 1,000,000 đ/tháng 3 Nguyễn Mạnh Hải Phân xưởng 1 CNhân 900,000 đ/tháng 4 Cao Bá Đạt Phân xưởng 1 CNhân 900,000 đ/tháng 5 Lê Văn Hiếu Phân xưởng 1 CNhân 850,000 đ/tháng 6 Nguyễn Thanh Sơn Phân xưởng 1 CNhân 870,000 đ/tháng 7 … Nguyễn Hải Nam …. Phân xưởng 1 CNhân 820,000 đ/tháng Công ty TNHH Thái Hải Hà Đơn vị : Phân xưởng 1 BẢNG CHẤM CÔNG Biểu 2 – B02 (Tháng 02 năm 2007) Người chấm công Phụ trách bộ phận Giám đốc (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký ,ghi rõ họ tên) CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ Phân xưởng 1 BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG (Tháng 02 năm 2007) Đơn vị tính : 1000 đồng TT Họ và tên Hệ số Lương thời gian Phu cấp thuộc quỹ lương Phụ cấp khác Tổng số Các khoản phải khấu trừ vào lương Thực lĩnh Ký nhận Số công Số tiền BHXH BHYT ….. Tạm ứng 1 Nguyễn Anh Tuấn 2,96 26 1332 266.4 150 1748.4 79.92 1668.48 2 Quách Hoàng Anh 1,72 26 1350 135 150 1635 46.44 1588.56 3 Mai Văn Tú 1,52 26 1000 150 1150 41.04 1108.96 4 Nguyễn Mạnh Hải 1,52 25 900 150 1050 41.04 1008.96 5 Cao Bá Đạt 1,72 26 900 150 1050 46.44 1003.56 … …. Tổng cộng 34254 401.4 5850 40505.4 1811.16 38694.24 GIÁM ĐỐC T.PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký ,ghi rõ họ tên) Cuối tháng dựa vào các Bảng chấm công có xác nhận của Quản đốc phân chuyển lên phòng tổ chức hành chức tiến hành tiến hành lập Bảng thanh toán lương dựa vào số công làm việc của từng công nhân và mức lương thỏa thuận của công ty với từng người . Bảng thanh toán lương được Giám đốc ký duyệt rồi chuyển qua kế toán tiền lương làm cơ sở thanh toán . Quản đốc phân xưởng được tính lương như nhân viên các phòng ban khác bằng cách lấy (hệ số * lương cơ bản ) /26 * số ngày công thực tế Quản đốc phân xưởng 1 có hệ số lương 2,96 Lương thời gian = (2,96 * 450.000) /26 *26 = 1.332.000 đồng Quản đốc phân xưởng được ăn hệ số lương trách nhiệm là 0,2 Ltn = 2.96 * 450.000 * 0,2 = 266.400 đồng Ăn ca : 150.000 Lương = 1332.000 + 266.400 +150.000 = 1.748.400 đồng Công nhân phân xưởng nếu làm đủ số ngày công sẽ được hưởng mức lương bằng mức thỏa thuận ban đầu với công ty . Hệ số lương của từng công nhân sẽ làm cơ sở cho việc tính Bảo hiểm xã hội cho từng người . Sau khi nhận được các chứng từ này kế toán tiền lương tiến hành lập phiếu chi có ký duyệt của Giám đốc chuyển thủ quỹ chi tiền . Tiền lương được thanh toán cho từng phòng ban , từng phân xưởng sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ lương. Cán bộ quản lý các phòng ban , các phân xưởng có trách nhiệm chia lương có các nhân viên , công nhân của mình theo Bảng thanh toán lương . Từng công nhân viên sẽ ký vào bảng thanh toán rồi chuyển lại phòng tài chính kế toán lưu chứng từ . Trong tháng khi có việc đột xuất nhân viên muốn xin tạm ứng trước tiền lương sẽ làm 1 giấy đề nghị tạm ứng được kế toán trưởng , Giám đốc ký duyệt. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng Công ty TNHH Thái Hải Hà 44 phố Vọng – Đống Đa – Hà Nội GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Kính gửi : Giám đốc Công ty TNHH Thái Hải Hà Tên tôi là : Phạm Trọng Tiếp Địa chỉ : Phòng kinh doanh Đề nghị cho tạm ứng số tiền : 350.000 đ Viết bằng chữ: Ba trăm lăm mươi nghìn đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Việc gia đình Thời hạn thanh toán : 08/03/2007 Ngày 21 tháng 02 năm 2007 GIÁM ĐỐC PHÒNG TCKT NGƯỜI ĐỀ NGHỊ (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng kế toán lập phiếu chi để thanh toán tạm ứng cho CNV Mẫu phiếu chi : Công ty TNHH Thái Hải Hà 44 phố Vọng – Đống Đa – Hà Nội PHIẾU CHI quyển số Số Ngày 21 tháng 02 năm 2007 Họ tên người nhận tiền: Phạm Trọng Tiếp Địa chỉ : Phòng kinh doanh Lý do chi : tạm ứng lương Số tiền : 350.000 đ Viết bằng chữ: Ba trăm lăm mươi nghìn đồng chẵn Kèm theo : 01 Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):. Giám đốc KT trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền Số tiền thực lĩnh = Tổng số Tiền lương - Số tiền CBCNV - Số tiền các khoản Phải trả đã tạm ứng phải trừ vào lương Căn cứ vào chứng từ gốc về tiền lương ,kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tiến hành vào sổ chi tiết TK 334,338 Từ chứng từ gốc về tiền lương kế toán tiến hành vào sổ chi tiết các TK 334 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 334 Đối tượng : Phòng tổ chức – hành chính Ngày,tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 02/03/2007 BTTTL 30/02/2007 *Số dư đầu kỳ *Số phát sinh trong kỳ : -Luơng : Lê Điềm Lê Thị Hợi Nguyễn Đăng Hân Nguyễn Mạnh Hà -Thanh toán lương Lê Điềm Lê Thị Hợi …. 642 642 642 642 111 111 … 2951.5 2488.1 …….. 2951.5 2488.1 1302 1203 0 *Cộng số phát sinh *Số dư cuối kỳ x x 7944.6 x 7944.6 x x x 0 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ 44 Phố Vọng – Đống Đa – Hà Nội SỔ CÁI TK 334 Số dư đầu năm Nợ Có 0 Ghi có các TK đối ứng với nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ..... Cộng Dòng .... từ nhật ký chứng từ số 7 ghi Nợ TK 622 TK 627 TK 641 TK 642 *Cộng số phát sinh Nợ *Tổng số phát sinh Có *Số dư cuối tháng Nợ Có 121,867 5,348.4 9,258 27,800 164,273.4 164,273.4 0 GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ 2.3 . Hạch toán các khoản trích theo lương : Tiền lương là một bộ phận của sản phẩm Xã hội, là nguồn khởi đầu của quá trình tái sản xuất tạo ra sản phẩm hàng hoá. Gắn chặt với Tiền lương là các khoản trích theo lương gồm: BHXH, BHYT . Đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đối với người lao động. Căn cứ vào tình hình thực tế đó, hàng tháng kế toán tiến hành trích khoản BHXH, BHYT trên từng lao động tham gia là 23% Trong đó: - 17% tính vào chi phí + 15 % BHXH + 2 % BHYT - 6 % trừ vào lương + 5 % BHXH + 1 % BHYT Sau khi tính xong tiền lương nhân viên , phòng tổ chức – hành chính tính mức tiền bảo hiểm xã hội ,bảo hiểm y tế cho người lao động. Cuối tháng căn cứ mức cần thiết phải nộp, kế toán tiền lương và BHXH tiến hành thủ tục đem nộp cho BHXH của cấp quản lý bằng tiền mặt, uỷ nhiệm chi. Công ty áp dụng cách tính theo quy định nhà nước đối với lao động để tiến hành trích BHXH , BHYT . Mức tham gia BHXH , BHYT của từng người như sau : Mức tham gia BHXH = lương cơ bản * hệ số lương * 20% Mức tham gia BHYT = lương cơ bản * hệ số lương * 3% Như vậy mức tham gia BHXH của phòng tổ chức – hành chính : Ông Lê Điềm : Giám đốc công ty có hệ số lương 4,2 Mức BHXH của ông Lê Điềm là : 450.000 * 4,2 * 20% = 378.000 đồng Mức BHXH của bà Lê Thị Hợi là : 450.000 * 3,89 * 20% = 350.100 đồng Mức BHXH của Nguyễn Mạnh Hà : 450.000 * 2,34 * 20% = 210.600 đồng Cứ tính theo vậy cho các cán bộ nhân viên còn lại . Tương tự như vậy tính ra mức BHYT cho từng người là : Ông Lê Điềm : 56.700 đồng Bà Lê Thị Hợi : 52.515 đồng Anh Nguyễn Mạnh Hà : 31.590 đồng Cứ tính như vậy cho số người còn lai trong công ty. BHXH , BHYT đây là một khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương của người lao động trong đó công ty chịu 15 % BHXH , 2% BHYT cho người lao động . Phần còn lại gồm 5% BHXH , 1 % BHYT người lao động tự đóng góp , phần này được khấu trừ vào lương hàng tháng Ta lấy ví dụ ở phòng Tổ chức – hành chính , phân xưởng 1 ta tính ra số tiền công ty đóng cho người lao động và số tiền người lao động khấu trừ vào lương như sau : * Số đóng cho người lao động : BHXH : Lê Điềm = 450.000 * 4,2 * 15% = 283.500 (đồng) BHYT : Lê Điềm = 450.000 * 4,2 * 2% = 37.800 (đồng) * Khấu trừ vào lương người lao động : BHXH : Lê Điềm = 450.000 * 4,2 * 5% = 94.500 (đồng) BHYT : Lê Điềm = 450.000 * 4,2 * 1% = 18.900 (đồng) Tương tự như vậy cho những nhân viên còn lại Ở các phân xưởng đối với công nhân trực tiếp sản xuất mức đóng BHXH , BHYT không dựa theo mức lương thoả thuận của công ty với người lao động để tính mà vẫn như các lao động khác công ty tiến hành lấy hệ số * lương cơ bản * 20% (BHXH) hoặc 3% (BHYT) . Những lao động ký hợp đồng lao thời vụ ,hợp đồng ngắn hạn dưới 1 năm không được đóng bảo hiểm. Phân xưởng 1 : * Số đóng cho người lao động : BHXH : Nguyễn Anh Tuấn = 450.000 * 2,96 * 15% = 199.800 (đồng) BHYT : Nguyễn Anh Tuấn = 450.000 * 2,96 * 2% = 26.640 (đồng) * Khấu trừ vào lương người lao động : BHXH : Nguyễn Anh Tuấn = 450.000 * 2,96 * 5% = 66.600 (đồng) BHYT : Nguyễn Anh Tuấn = 450.000 * 2,96 * 1% = 13.320 (đồng) CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ 44 Phố Vọng - Đống Đa – Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP BHXH,BHYT Họ và tên Công ty đóng cho người lao động Khấu trừ vào lương người lao động BHXH BHYT BHXH BHYT Lê Điềm 283,500 37,800 94,500 18,900 Lê Thị Hợi 262,575 35,010 87,525 17,505 Nguyễn Mạnh Hà 157,950 21,060 52,650 10,530 …. …. …. …. ….. Tổng Cộng 20,758.02 2,767.74 6,919.34 1,383.87 Cuối tháng phòng tổ chức – hành chính lập bảng thanh toán tiền lương thể hiện tất cả các khoản mang tính chất tiền lương của người lao động gửi cho kế toán tiền lương phòng Tài chính kế toán Việc tổ chức kế toán Tiền lương và các khoản trích theo lương ở các phân xưởng , các phòng ban mới chỉ phản ánh theo dõi một cách chi tiết , tỷ mỉ theo công tác quản lý, chưa phản ánh tổng quát tổng quát tình hình hạch toán Tiền lương và các khoản trích theo lương. Muốn thực hiện được điều này, kế toán cần sử dụng các Tài khoản kế toán, sổ kế toán tổng hợp để phản ánh, kiểm tra, giám sát tình hình kế toán Tiền lương và đòi hỏi kế toán phải theo dõi một cách thường xuyên, liên tục hàng tuần, hàng tháng. Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 334 “ Phải trả công nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh Tiền lương và các khoản thanh toán trợ cấp BHXH, tiền thưởng…Thanh toán khác có liên quan đến thu nhập của CBCNV. TK 338 “ Phải trả, phải nộp khác” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho cấp trên về BHXH, BHYT và các khoản khấu trừ vào lương Ngoài ra kế toán còn sử dụng các Tài khoản khác như: -TK 335 “ Chi phí phải trả” -TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” -TK 623 “Chi phí nhân công vận hành máy” -TK 627 “ Chi phí sản xuất chung” -TK 642 “ Chi phí quản lý DN” -TK 111,112… Hàng tháng kế toán tiền lương & các khoản trích phải tổng hợp Tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng và tính BHXH, BHYT, hàng tháng tính vào chi phí kinh doanh theo mức lương quy định của chế độ và của công ty . Công ty sử dụng Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, lập các bảng tổng hợp thanh toán lương phải trả , Bảng thanh toán BHXH trên phạm vi toàn Công ty , sau đó sẽ chuyển cho các bộ phận kế toán liên quan làm căn cứ ghi sổ và đối chiếu. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 338 Đối tượng : Phòng tổ chức – hành chính Ngày,tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 02/03/2007 BTTTL 30/02/2007 *Số dư đầu kỳ *Số phát sinh trong kỳ : -BHXH: Lê Điềm Lê Thị Hợi Nguyễn Đăng Hân Nguyễn Mạnh Hà -Nộp BHXH cho cơ quan chức năng Lê Điềm Lê Thị Hợi …. 642 642 642 642 111 111 … 113.4 105.03 113.4 105.03 69.12 63.18 0 *Cộng số phát sinh *Số dư cuối kỳ x x 350.73 x 350.73 x x x KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ 44 Phố Vọng – Đống Đa – Hà Nội SỔ CÁI TK 338 Số dư đầu năm Nợ Có 0 Ghi có các TK đối ứng với nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ..... Cộng Dòng .... từ nhật ký chứng từ số 7 ghi Nợ TK 622 TK 627 TK 641 TK 642 *Cộng số phát sinh Nợ *Tổng số phát sinh Có *Số dư cuối tháng Nợ Có 17,432.14 694.76 1,250.86 4,148 23,525.76 23,525.76 0 GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ Công ty TNHH Thái Hải Hà BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH Tháng 2 năm 2007 STT Có Nợ TK 334 “Phải trả người lao động” TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” Tổng cộng Ghi chú Lương Các khoản khác Cộng có TK 334 338.3 BHXH 338.4 BHYT Cộng có TK 338 1 2 3 4 TK 622 ”CPNCTT” Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 TK 627 CPSXChung Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 TK 641 CPBH TK 642 CPQLDN 102,542 32,532 35,543 34,467 4,086.8 1,332 1,422.8 1,332 7,358 24,400 19,325 6,225 6,750 6,350 1,261.6 416.4 428.8 416.4 1900 3,400 121,867 38,757 42,293 40,817 5,348.4 1,748.4 1,851.6 1,748.4 9,258 27,800 15,381.3 4,879.8 5,331.45 5,170.05 613.02 199.8 213.42 199.8 1,103.7 3,660 2,050.84 650.64 710.86 689.34 81.74 26.64 28.45 26.64 147.16 488 17,432.14 5,530.44 6,042.31 5,859.39 694.76 226.44 241.87 226.44 1,250.86 4,148 Tổng cộng 138,386.8 25,886.6 164,273.4 20,758.02 2,767.74 23,525.76 Sau khi lập các định khoản ,kế toán tiến hành phản ánh trên các sổ kế toán : sổ chi tiết TK 334 ,338 ,nhật ký chứng từ , sổ cái TK 334 ,338… CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ 44 Phố Vọng – Đống Đa – Hà Nội BẢNG KÊ SỐ 4 (Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng) STT TK Ghi Có TK Ghi Nợ .... 334 338 ...... …. Cộng chi phí thực tế trong tháng 1 2 3 ..... TK 154 TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp -Phân xưởng 1 -Phân xưởng 2 -Phân xưởng 3 TK 627 – Chi phí sản xuất chung -Phân xưởng 1 -Phân xưởng 2 -Phân xưởng 3 ...... 121,867 38,757 42,293 40,817 5,348.4 1,748.4 1,851.6 1,748.4 17,432.14 5,530.44 6,042.31 5,859.39 694.76 226.44 241.87 226.44 139,299.14 44,287.74 48,335.31 46,676.39 6,043.16 1,974.84 2,093.47 1,974.84 Cộng Người ghi sổ Kế toán trưởng CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ 44 Phố Vọng – Đống Đa – Hà Nội BẢNG KÊ SỐ 5 (Tập hợp chi phí bán hàng , chi phí quản lý doanh nghiệp) STT TK Ghi Có TK Ghi Nợ .... 334 338 …. Cộng chi phí thực tế trong tháng 1 2 ….. TK 641 – Chi phí bán hàng Chi phí lương nhân viên Chi phí dụng cụ đồ dùng TK 642 – Chi phí lương nhân viên quản lý doanh nghiệp …… 9,258 27,800 1,250.86 4,148 10,508.86 31,948 Cộng Người ghi sổ Kế toán trưởng CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ 44 Phố Vọng – Đống Đa – Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 (Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn công ty) TT Các TK ghi có Các TK Ghi nợ 142 152 …. 334 338 .... 621 622 627 … Các TK phản ánh ở các chứng từ khác Tổng hợp chi phí NKCT số 1 NKCT số 2 …. …. ..... TK 622 TK 627 TK 641 TK 642 ..... 121,867 5,348.4 9,258 27,800 17,432.14 694.76 1,250.86 4,148 Cộng 2.4. Hạch toán BHXH phải trả : Tính BHXH phải trả cho công nhân viên khi ốm đau , thai sản Kế toán ghi : Nợ TK 338 Có TK 334 Công ty TNHH Thái Hải Hà 44 Phố Vọng – Đống Đa – Hà Nội PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BHXH Họ tên: Nguyễn Thị Hồng Vân Tuổi :24 Tên cơ quan Y tế Ngày tháng Lý do Số ngày cho nghỉ Bác sỹ ký tên Số ngày thực nghỉ Tổng số Từ ngày Đến ngày Bệnh viện Hai Bà Trưng 4/4/2006 Thai sản 104 4/10/2006 15/1/2007 104 Để xác nhận số ngày nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… của người lao động. Công ty sử dụng phiếu nghỉ hưởng BHXH, đây là căn cứ tính trợ cấp BHXH trả thay lương theo chế độ quy định. Cuối tháng phiếu này kèm theo Bảng chấm công chuyển về phòng kế toán tính BHXH, phiếu này đính kèm “Phiếu thanh toán BHXH” và lưu tại phòng kế toán. CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ 44 Phố Vọng – Đống Đa – Hà Nội CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do- Hạnh Phúc @@@@@ *** @@@@@ PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH (Thanh toán thai sản) Họ và tên: Nguyễn Thị Hồng Vân Tuổi :24 Nghề nghiệp, chức vụ : Nhân viên kế toán Đơn vị công tác : Công ty TNHH Thái Hải Hà Thời gian đóng BHXH : 3 năm Sinh con lần thứ nhất Tiền lương đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ :1.78 Số ngày được nghỉ :104 ngày Từ T10/2006 đến T1/2007 - Tiền lương :516.200 * 4 tháng = 2.064.800 - Trợ cấp một lần khi sinh 516.000 Cộng 2.518.000 Bằng chữ: Hai triệu lăm trăm mười tám nghìn đồng Ghi chú: GIÁM ĐỐC P.KẾ TOÁN PHỤ TRÁCH ĐƠN VỊ Công ty TNHH Thái Hải Hà 44 phố Vọng – Đống Đa – Hà Nội PHIẾU CHI quyển số Số Ngày 10 tháng 10 năm 2006 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Hồng Vân Địa chỉ : Nhân viên kế toán Lý do chi : Thanh toán trợ cấp BHXH Số tiền : 2.518.000 đ Viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm mười tám ngàn đồng Kèm theo : 01 Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền Giám đốc KT trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Ở CÔNG TY TNHH THÁI HẢI HÀ Qua gần 8 năm hoạt động doanh thu và lợi nhuận của công ty luôn tăng, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện. Tuy nhiên không dừng lại ở đó mà Công ty vẫn không ngừng vươn lên phát huy nội lực và tận dụng mọi tiềm năng để đẩy mạnh sản xuất góp phần trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Trên cơ sở những thành quả đã đạt được trong những năm qua công ty đã xây dựng kế hoạch dự kiến năm 2008 với tổng doanh thu là 13,5 tỷ; lợi nhuận là 2,5 tỷ và thu nhập bình quân là 1,5 triệu đồng/ người/ tháng. Đồng thời Công ty còn dự kiến đầu tư thêm 2,5 tỷ để mua sắm máy móc thiết bị nhằm nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Công ty tiếp tục hoàn thiện bộ máy quản lý, tăng cường đầu tư phát triển chiều sâu để nâng cao năng lực sản xuất đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước và từng bước mở rộng thị trường ra nước ngoài. Từng bước đẩy mạnh kinh doanh theo phương thức mua bán trực tiếp để tăng doanh thu và lợi nhuận. Theo phương thức này, Công ty có thể chủ động trong sản xuất kinh doanh, vì thế đây được coi là mục tiêu chiến lược của Công ty trong thời gian tới. Thêm vào đó, Công ty sẽ tích cực hơn trong việc tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên vật liệu phù hợp, giá rẻ; đặc biệt là tăng cường sử dụng nguồn nguyên liệu trong nước để hạ thấp giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm sản xuất. 3.1 NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ THƯƠNG MẠI. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Thái Hải Hà , tôi có một vài nhận xét như sau: 3.1.1. Ưu điểm: Công tác kế toán chung: - Bộ máy kế toán của Công ty khá gọn nhẹ, các cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng và không ngừng được trang bị thêm các kiến thức mới. Việc phân công giữa các phân hành kế toán cũng phù hợp với trình độ của các kế toán viên, đảm bảo duy trì mối quan hệ chặt chẽ, phối hợp công việc để đạt hiệu quả cao nhất. - Hình thức kế toán đang được áp dụng là “Nhật ký - chứng từ” phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty, bởi vì Công ty là một Doanh nghiệp cơ khí sản xuất có quy mô vừa, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều và phức tạp. Vời hình thức này, kế toán Công ty không sử dụng tất cả các loại sổ sách mà chỉ sử dụng những sổ, bảng cần thiết phù hợp với tình hình sản xuất. Tuy giảm bớt khối lượng sổ sách nhưng công việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra vẫn được thực hiện đúng, đầy đủ và chính xác. Nhìn chung công tác kế toán ở Công ty là có hiệu quả. Với bộ máy kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng, ý thức trách nhiệm cao, đã tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác kế toán của Công ty, phân tích các thông tin kinh tế, đưa ra những thông tin nhanh, chính xác để giúp giám đốc có những quyết định kịp thời, đem lại hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. b> Công tác kế toán tiền lương và các knoản trích theo lương: Công ty đang áp dụng hình thức trả lương là: lương thời gian Việc tính và trả lương thời gian thực hiện nghiêm túc và được áp dụng trong toàn bộ công ty.. Tình hình thực hiện các khoản trích theo lương: Việc trích lập và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT theo đúng quy định của Nhà nước. Việc thanh toán bảo hiểm xã hội cho công nhân viên hưởng chế độ được thực hiện ngay trong tháng. Như vậy, cùng với sự tính toán và trả lương hợp lý, nhanh gọn và chính xác của những cán bộ kế toán đã giúp những người lao động được lĩnh đủ lương, lĩnh đúng thời gian quy định và tạo được tâm lý yên tâm làm việc. 3.1.2. Những tồn tại chủ yếu: Bên cạnh những ưu điểm của công tác kế toán Tiền lương và hạch toán các khoản trích theo lương thì trong kế toán tiền lương vẫn không tránh khỏi những sai sót do đội ngũ cán bộ còn hạn chế về mặt số lượng nên cán bộ phải đảm nhiệm những phần việc khác nhau, điều này dẫn đến tình trạng một số phần việc Kế toán còn làm tắt như vậy là phản ánh chưa đúng với yêu cầu của công tác kế toán, bên cạnh đó còn nhiều hạn chế như : * Kế toán Công ty áp dụng cách tính lương thời gian cho mỗi công nhân trong phân xưởng. Mức lương thời gian của công nhân sản xuất trực tiếp là mức lương thỏa thuận giữa công ty và người lao động. Cách tính này tuy đơn giản, dễ tính nhưng chưa khuyến khích được sự hăng say làm việc của người lao động. Trình độ tay nghề của từng công nhân được đánh giá qua mức lương thỏa thuận với người lao động khôngthật hợp lý. * Tiền điện, nhà của công nhân viên không hạch toán riêng theo từng tài khoản tương ứng mà được gộp vào TK 642 là chưa hợp lý. 3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. Như chúng ta đã biết: tiền lương là phần thù lao lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của công nhân viên đã bỏ ra, đồng thời nó gắn liền với thời gian và kết quả lao động mà công nhân viên đã tham gia thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Quỹ lương trả cho cán bộ công nhân viên được cao hay thấp, nhiều hay ít phụ thuộc trực tiếp vào kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Chính vì vậy, để ngày càng tăng mức thu nhập cao hơn cho người lao động, công ty cũng phải có những mục tiêu cơ bản như: thúc đẩy tăng năng suất lao động, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, và giảm chi phí. Để đạt được những mục tiêu trên, công ty phải áp dụng một số biện pháp như: - Không ngừng cải tiến công nghệ thay thế lao động thủ công bằng máy móc thiết bị tiên tiến. - Nâng cao chất lượng đồng thời với việc đa dạng hoá sản phẩm, nhằm mở rộng thị trường trong nước và hướng tới thị trường nước ngoài. - Tăng cường hơn nữa các biện pháp nhằm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. - Từng bước bố trí lại bộ máy, cơ cấu tổ chức sắp xếp lao động sao cho hợp lý nhằm giảm bớt gánh nặng chi phí. a. Đối với công tác kế toán nói chung: - Phát huy toàn bộ khả năng, trình độ nghiệp vụ vốn có để ngày càng hoàn thành tốt công việc được giao. - Luôn bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán định kỳ cho các thành viên để đáp ứng những nhu cầu, đòi hổi của Công ty và thích ứng được trước sự biến động của hoạt động kinh tế. - Cần tìm hiểu và áp dụng những chế độ kế toán mới của các nước tiên tiến như Mỹ, Pháp, ... - Đầu tư hơn nữa các trang thiết bị, máy móc phục vụ tốt hơn cho công tác kế toán. - Ngoài ra có chế độ khen thưởng thích hợp, tương xứng cho nhân viên kế toán. b. Đối với công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng: Kiến nghị thứ nhất: Trong hình thức trả lương theo thời gian, mức lương của mỗi người cao hay thấp phụ thuộc vào hệ số lương. Để khuyến khích cán bộ công nhân viên phát huy hết vai trò, khả năng của mình trong công việc. Công ty nên áp dụng biện pháp tăng hệ số lương trước thời hạn đối với trường hợp có công lớn với Công ty như: các phát minh, sáng kiến xuất sắc có ích cho Công ty. Kiến nghị thứ hai: Lương của mỗi người sẽ căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và mức lương thỏa thuận của từng người để tính tiền lương. Theo cách này rõ ràng có sự chênh lệch nhưng không thể hiện được rõ trình độ tay nghề cao, thấp của từng công nhân trong phân xưởng qua mức lương vì thời gian những công nhân lành nghề lên lương là rất lâu.Điều này là rất bất lợi đối với công ty bởi lẽ công ty sẽ dần mất đi những công nhân bậc cao. Cần có mức lương ,thưởng riêng cho nhân viên cửa hàng ,nhân viên kinh doanh của công ty. Không nên tính lương đại trà kiểu này sẽ không khuyến khích được sự tích cực àm việc của từng lao động. Công ty có thể tính thêm phần trăm doanh thu cho nhân viên kinh doanh. Kiến nghị thứ ba: Trong Công ty, ngoài các xưởng sản xuất sử dụng điện còn có các hộ gia đình sống tại đó cũng dử dụng điện của Công ty. Do đó việc thu, chi tiền điện, nhà để nộp cho nhà cung cấp nên tuỳ thuộc vào từng nội dung mà kế toán có thể hạch toán, cụ thể: - Kế toán khi chi tiền điện sẽ ghi: Nợ TK 627 : Chi phí tiền điện ở bộ phận sản xuất. Nợ TK 641 : Chi phí tiền điện ở bộ phận bán hàng. Nợ TK 642 : Chi phí tiền điện ở bộ phận quản lý. Có TK 111, 112, ... - Riêng tiền điện của công nhân viên sẽ không đưa vào chi phí mà đưa vào tài khoản “Phải thu khác”: Nợ TK 138(8) Có TK 111, 112 - Khi thu tiền điện của các hộ sử dụng điện trong Công ty thì khấu trừ vào tiền lương của họ, kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 138(8) Trên đây là một số ý kiến riêng của em về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Thái Hải Hà. Theo em, vấn đề quan trọng đối với các Doanh nghiệp là luôn quan tâm đến lợi ích thiết thực của người lao động, coi trọng và không ngừng hoàn thiện chế độ, chính sách, hình thức trả lương cũng như công tác hạch toán tiền lương để đảm bảo cho người lao động được hưởng theo đúng số lượng, chất lượng mà họ bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, nâng cao đời sống cả về vật chất lẫn tinh thần và làm cho họ gắn kết với Công ty hơn. 3.3 . Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng lao động : Chúng ta có thể thấy được hiệu quả sử dụng lao động và quỹ lương của công ty qua một số chỉ tiêu sau : Số TT Năm Chỉ tiêu 2005 2006 I Tổng DThu / Tổng quỹ lương 514 % 596% II Tổng lãi / Tổng quỹ lương 33 % 62 % Qua số liệu trên ta thấy tình hình sử dụng lao động và quỹ lương tại công ty ngày càng hiệu quả hơn. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng lao động : - Cần tạo điều kiện cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế nhanh chóng. Nên có chế độ quan tâm chăm sóc đến người lao động tốt hơn để họ thêm gắn bó với công ty. Tổ chức bố trí lại Lao động cho phù hợp với nội dung công việc quy trình công nghệ để tận dụng triệt để khả năng Lao động và phân phối Tiền lương theo hiệu quả đóng góp lao động. Để tăng hiệu quả lao động với đặc thù kinh doanh là sản xuất gia công cơ khí công ty lên trả lương theo hình thức khoán sản phẩm và các chính sách thưởng để khuyến khích công nhân tích cực làm việc hơn nữa. Có thể giảm bớt số lượng lao động ở bộ phận gián tiếp , lên để các bộ phận đa năng chuyên trách thêm nhiều mảng hơn nữa. Cần bồi dưỡng nâng bậc cho công nhân định ký thường xuyên hơn KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập tại phòng Kế toán - tài vụ của Công ty TNHH Thái Hải Hà, em nhận thấy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương nói riêng cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong nền kinh tế thị trường. Mặc dù sản phẩm của Công ty đang sản xuất có nhiều Doanh nghiệp quốc doanh và ngoài quốc doanh đang làm, kể cả hàng ngoại nhập, nên nằm trong cuộc cạnh tranh gay gắt. Nhưng hiện nay, sản phẩm của Công ty lại đang ở thế chiếm lĩnh thị trường cao, có uy tín nên, sản xuất đến đâu bán hết đến đấy. Đạt được điều này một phần không nhỏ là nhờ vào công tác tổ chức hạch toán kế toán và các chính sách tiền lương luôn được quan tâm ở Công ty. Bởi vì, tiền lương chính là động lực cơ bản của người lao động, kích thích, động viên họ sản xuất ra nhiều sản phẩm đạt chất lượng cao và có ích cho Xã hội. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp được hoàn thành nhờ sự giúp đỡ nhiệt tình của các bác, các cô, các anh chị trong phòng kế toán của Công ty, cùng sự chỉ dẫn tận tình của cô giáo hướng dẫn và những đóng góp của bản thân.. Do khả năng và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên chuyên đề thực tập không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự quan tâm giúp đỡ của các thầy cô và các bạn để bài chuyên đề thực tập tốt nghiệp được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! MỤC LỤC Lời mở đầu Chương I : Khái quát chung về công ty TNHH Thái Hải Hà Quá trình hình thành phát triển của công ty TNHH Thái Hải Hà Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Hình thức kế toán và các loại sổ sách Chương II : Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thái Hải Hà 2.1. Đặc điểm về lao động , tiền lương và yêu cầu quản lý quỹ lương 2.1.1. Đặc điểm về lao động 2.1.2 Đặc điểm về tiền lương và quản lý tiền lương ở công ty 2.1.2.1. Đặc điểm về tiền lương,quỹ lương tại công ty TNHH Thái Hải Hà 2.1.2.2. Hình thức trả lương tại công ty TNHH Thái Hải Hà 2.1.2.3. Yêu cầu quản lý quỹ lương 2.2. Hạch toán tiền lương tại công ty TNHH Thái Hải Hà 2.2.1. Hạch toán tiền lương cho nhân viên (Bộ phận gián tiếp) 2.2.2. Hạch toán tiền lương cho công nhân (Bộ phận trục tiếp) 2.3. Hạch toán BHXH phải trả Chương III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty TNHH Thái Hải Hà 3.1. Nhận xét chung về công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 3.2. Một số kiến nghị sơ bộ nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 3.3. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng lao động Kết luận