Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh

tích cực làm việc, tăng hiệu quả công việc được giao. + Hạch toán lao động tiền lương chính xác làm cơ sở cho việc lập dự toán chính xác, phân bổ nguồn thu chi được đúng đắn. II. QUỸ LƯƠNG, QUỸ BẢO HIỂM Xà HỘI, QUỸ BẢO HIỂM Y TẾ, KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN : Quỹ tiền lương : a) Khái niệm quỹ tiền lương : Là toàn bộ tiền lương tính theo số cán bộ công nhân viên của đơn vị do Nhà nước cấp hạn mức kinh phí để chi trả bao gồm các khoản : - Tiền lương tính theo thời gian - Lương cho cán bộ hợp đồng chưa vào biên chế - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng công tác do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động công tác nghĩa vụ theo chế độ quy định như : nghỉ phép, thời gian đi học… - Các khoản phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ. - Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên như : thưởng năng suất, thưởng thành tích… - Các khoản học bổng, sinh hoạt phí b) Phân loại quỹ tiền lương : Về phương diện hạch toán tiền lương của cán bộ công nhân viên, quỹ tiền lương được chia thành : + Tiền lương chính : là tiền lương trả cho cán bộ công nhân viên trong thời gian làm việc, làm việc thực tế bao gồm lương trả theo cấp bậc và các phụ cấp kèm theo như : phụ cấp chức vụ, phụ cấp tai nạn, phụ cấp làm đêm, phụ cấp làm thêm giờ… + Tiền lương phụ : là tiền lương trả cho cán bộ công nhân viên trong thời gian “họ” được nghỉ được hưởng lương chế độ như : nghỉ phép, nghỉ lễ, hội họp, ngừng công tác do điều kiện khách quan như ốm đau, thai sản… + Tiền lương trả cho cán bộ công nhân viên hợp đồng. 2. Quỹ bảo hiểm xã hội : Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên trong kỳ theo chế độ hiện hành. Trong 20% tính trên tổng quỹ lương thì có 15% do Ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp còn 5% do người lao động đóng góp được tính trừ vào lương hàng tháng. Quỹ bảo hiểm xã hội được trích nhằm trợ cấp cho cán bộ công nhân viên có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp sau : Trợ cấp cho cán bộ công nhân viên ốm đau thai sản Trợ cấp cho cán bộ công nhân viên khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp Trợ cấp cho cán bộ công nhân viên về hưu mất sức lao động Trợ cấp cho cán bộ công nhân viên khoản tiền tuất ( tử ) Chi công tác quản lý quỹ bảo hiểm xã hội theo chế độ hiện hành, toàn bộ số trích quỹ bảo hiểm xã hội được nộp lên cơ quan quản lý cấp trên để chi trả cho các trường hợp trên. Tại đơn vị : hàng tháng đơn vị trực tiếp chi trả bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên ốm đau, thai sản trên cơ sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Cuối tháng đơn vị phải quyết toán với cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội. 3. Quỹ bảo hiểm y tế : Quỹ này được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên trong kỳ theo chế độ hiện hành. Trong 3% bảo hiểm y tế tính trên tổng quỹ tiền lương thì có 2% do Ngân sách nhà nước hoặc cấp trên cấp, 1% còn lại do người lao động đóng góp được tính trừ vào tiền lương hàng tháng. Quỹ bảo hiểm y tế được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh theo chế độ hiện hành. Toàn bộ quỹ bảo hiểm y tế được nộp lên cơ quan chuyên môn chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. 4. Kinh phí Công đoàn : Quỹ này được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên trong kỳ theo chế độ hiện hành. Hàng tháng đơn vị trích 3% kinh phí công đoàn tính trên tổng tiền lương, trong đó 2% do Ngân sách nhà nước hoặc cấp trên cấp và 1% đoàn phí công đoàn do người lao động đóng góp. Việc thu nộp kinh phí công đoàn có thể thực hiện theo một trong hai phương thức sau : + Phương thức 1 : Do cơ quan cấp trên hoặc cơ quan tài chính chuyển nộp trực tiếp thay cho đơn vị, sau đó công đoàn cơ sở được công đoàn cấp trên cấp 1% kinh phí. Trong 1% đó có 0,3 % nộp cho Liên đoàn lao động và 0,7% để lai chi tiêu cho công đoàn cơ sở. + Phương thức 2 : Cơ quan cấp trên hoặc cơ quan tài chính cấp 2% kinh phí công đoàn cho đơn vị. Sau đó đơn vị chuyển nộp cho Liên đàn lao động 1% và 0,3 % đoàn phí của đoàn viên công đoàn. III. HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG : Đơn vị hành chính sự nghiệp áp dụng hình thức trả lương theo cấp bậc hay còn gọi là lương theo thời gian. 1. Khái niệm lương thời gian : Là tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và tình độ kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ. 2. Hình thức trả lương thời gian : Lương tháng Mức lương tối thiểu Hệ số điều chỉnh Hệ số lương Phụ cấp lương = x x + a) Lương tháng : là lương trả cố định hàng tháng theo hợp đồng được áp dụng trả cho cán bộ công nhân viên hành chính, nhân viên quản lý. b) Lương tuần: là lương trả theo thảo thuận trong tuần làm việc , áp dụng cho những lao động làm việc theo thời vụ, công việc cụ thể. Lương tuần = ( Lương tháng x 12 )/ 52 Lương ngày: Là lương trả cho một ngày làm việc, áp dụng để trả lương thời gian Lương ngày = Lương tháng / 22 d) Lương giờ : Là lương trả cho một giờ làm việc, áp dụng để trả cho thời gian làm việc vào ngày lễ, chủ nhật, trả cho thời gian làm thêm giờ. Lương giờ = Lương ngày / 8 3 .Các hình thức lương thời gian : bao gồm 2 hình thức - Tiền lương giản đơn :là lương trả theo thời gian làm việc thực tế và trình độ kỹ thuật nghiệp vụ của người lao động . - Tiền lương theo thời gian có thưởng :hình thức này dựa trên sự kết hợp giữa tiền lương trả theo thời gian giản đơn với các chế độ tiền thưởng. IV.KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG : 1.Chứng từ sử dụng : 1.1. Bảng chấm công: ( mẫu C01-H) Dùng để thao dõi ngày công thực tế làm việc nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội … của cán bộ công nhân viên và là căn cứ để tính trả lương , bảo hiểm xã hội trả thay lương cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan . Đơn vị:… Mẫu số : C01-H Bộ phận :.. ( ban hành theo quy định số:999-TC/CĐ/CĐKT ngày 2/Công ty/1997 của bộ tài chính ) BẢNG CHẤM CÔNG tháng…năm…. TT Họ và tên Cấp bậc lương, cấp bậc PCCV Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 3 … Số công hưởng lương thời gian Số công nghỉ không lương Số công hưởng BHXH A B C 1 2 3 .. 32 33 34 Cộng X Người duyệt (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người chấm công (Ký, họ tên) Hàng ngày tổ trưởng các ban, phòng, nhóm..trong đơn vị sẽ thực hiện một nhiệm vụ là : căn cứ vào sự có mặt thực tế của cán bộ thuộc bộ phận mình để chấm công trong ngày, sau đó ghi vào các cột được đánh số từ 1-31 ( tương ứng với các ngày trong tháng ) theo các ký hiệu quy định trong bảng . Cuối tháng người chấm công, người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng này cùng các chứng từ liên quan như: phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, phiếu báo làm thêm giờ…về bộ phận kế toán để kiểm tra đối chiếu, kế toán tiền lương căn cứ vào ký hiệu chấm công của từng người tính ra số công theo từng loại tương ứng để ghi vào cột 32.33,34 1.3. Giấy báo làm việc ngoài giờ : (mẫu số :C05-H) Là chứng từ xác nhận hồ sơ giờ công , đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả lương cho người lao động . Phiếu này có thể lập cho từng cá nhân, theo từng công việc của một đợt công tác hoặc có thể lập cho cả tổ. Phiếu này do người báo làm thêm giờ và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra, ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán .Sau khi có đầy đủ chữ ký, phiếu làm thêm giờ đươc chuyển đến phòng kế toán lao động tiền lương để làm cơ sở tinh lương . Đơn vị :….. Mẫu số :C05-H Bộ phận :… (ban hành theo QĐ số :999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của bộ tài chính ) GIẤY BÁO LÀMVIỆC NGOÀI GIỜ ngày …tháng… năm Họ tên :………………………………………… Nơi công tác :…………………………………. Ngày tháng Những công việc đã làm Thời gian làm thêm Đơn giá Thành tiền Ký tên Từ giờ Đến giờ Tổng số giờ A B 1 2 3 4 5 6 Người duyệt (Ký, họ tên) Người kiểm tra (Ký, họ tên) Người báo làm thêm giờ (Ký, họ tên) 1.4. Hợp đồng giao khoán công viêc ngoài giờ : (mẫu C06-H): Là bản ký kết giữa người giao khoán và nhận khoán về khối lượng công việc nội dung công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm,quyết định lợi ích của mỗi bên khi thực hiện công việc đó đồng thời làm cơ sở thanh toán chi phí cho người nhận khoán. Đơn vị :….. Mẫu số :C06-H Bộ phận :… (ban hành theo QĐ số :999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của bộ tài chính ) HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN CÔNG VIỆC, SẢN PHẨM NGOÀI GIỜ Ngày …tháng… năm Họ tên : Chức vụ : Đại diện cho Bên giao khoán… Họ tên : Chức vụ : Đại diệc cho Bên giao khoán…. Cùng ký kết hợp đồng giao khoán : I. Nội dung, trách nhiệm và quyền lợi của người nhận khoán. II. Trách nhiệm và nghĩa vụ của bên giao khoán III. Những điều khoản chung về hợp đồng. Thời gian thực hiện hợp đồng Phương thức thanh toán Xử phạt các hình thức vi phạm hợp đồng Đại diện bên nhận khoán ( Ký, họ tên ) Đại diện bên giao khoán ( Ký, họ tên ) 1.5. Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội : (mẫu số:C03-H): Xác nhận số ngày được nghỉ do ốm đau thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm…của người lao động, làm căn cứ tính trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương theo chế độ quy định . Cuối tháng :phiếu này đượckèm theo bảng chấm công chuyển về phòng kế toán để tính bảo hiểm xã hội . Đơn vị :…….. Mẫu số :C03-H Bộ phận :…… ( ban hành theo QĐ số : 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của bộ tài chính ) PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BẢO HIỂM Xà HỘI Số:……. Họ tên :………………….Tuổi:…………………………….. Tên cơ quan Ngày tháng năm Lý do Số ngày cho nghỉ Y, bác sỹ ký tên đóng dấu Số ngày thực nghỉ Xác nhận của phụ trách bộ phận Tổng số Từ ngày Đến hết ngày A 1 B 2 3 4 C 5 D Phần thanh toán Số ngày nghỉ tính BHXH Lương bình quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền hưởng BHXH 1 2 3 4 Trưởng ban BHXH (Ký, họ tên) Kế toán BHXH (Ký, họ tên) 1.6. Bảng thanh toán tiền lương: (mẫu số :C01-H) Là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương , phụ cấp cho cán bộ công nhân viên , đồng thời để kiểm tra viên thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan. Cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ có liên quan như : bảng chấm công , bảng tính phụ cấp .. Cuối tháng : căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán tiền lương lập bảng thanh toan tiền lương chuyển cho kế toán hoặc phụ trách tổ kế toán và thủ trưởng duyệt.Trên cơ sở đó lập phiếu chi và phát lương cho cán bộ công nhân viên riêng bảng thanh toán tiên lương được lưu tại phòng kế toán của đơn vị . ( Mẫu bảng xem trang sau ) 1.7. Bảng thanh toán học bổng ( sinh hoạt phí ) (mẫu số:C01b-H): Dùng làm căn cứ để thanh toán tiền học bổng (sinh hoạt phí )cho học sinh sinh viên thuộc đối tượng được trả học bổng và ghi sổ kế toán . ( mẫu bảng xem trang sau ) 1.8. Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội : (mẫu số :C04-H) Làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương cho người lao động , lập báo cáo quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan quản lý chức năng.Cơ sở lập bảng này là : “Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội”.khi lập bảng phải ghichép cụ thể theo từng trường hợp nghỉ bản thân ốm, nghỉ thai sản … Cuối tháng sau khi kế toán bảo hiểm xã hội tính tổng số ngày nghỉ và số tiền được cấp trong tháng và lập luỹ kế từ đầu năm đến tháng báo cáo cho từng người và cho toàn bộ đơn vị bảng này được chuyển cho trưởng ban bảo hiểm xã hội xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng bảo hiểm xã hội duyệt chi . ( mẫu bảng xem trang sau ) Bộ ( Sở ) :…….. Mẫu số : C02a-H Đơn vị :…… ( ban hành theo QĐ số : 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của bộ tài chính ) BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng …..năm……. Mâ số cán bộ Họ và tên Mã số ngạch lương Hệ số lương Hệ số phụ cấp Cộng hệ số Tổng mức lương Tiền lương của những ngày nghỉ việc BHXH trả thay lương Các khoản trừ trong lương Tổng tiền lương được lĩnh Thuế thu nhập phải nộp Ký nhận Số ngày Số tiền Số ngày Số tiền Tiền nhà BHYT ….. Cộng A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Người ghi sổ ( Ký, họ tên ) Phụ trách kế toán ( Ký, họ tên ) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên, đóng dấu ) Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ) : Bộ ( Sở ) :…….. Mẫu số : C02b-H Đơn vị :…… ( ban hành theo QĐ số : 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của bộ tài chính ) BẢNG THANH TOÁN HỌC BỔNG ( SINH HOẠT PHÍ ) Tháng …..năm……. STT Họ và tên Mã số Đối tượng Hệ số Mức học bổng(sinh hoạt phí ) Các khoản phụ cấp khác Tổng số học bổng (sinh hoạt phí ) được hưởng Các khoản phải khấu trừ Số còn được lĩnh Ký nhận Hệ số Số tiền … ….. ….. Cộng A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Cộng X X Cán bộ lớp ( Ký, họ tên ) Phụ trách kế toán ( Ký, họ tên ) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên, đóng dấu ) Đại diện Khoa ( Ký, họ tên ) Người lập biểu ( Ký, họ tên ) Bộ ( Sở ) :…….. Mẫu số : C02b-H Đơn vị :…… ( ban hành theo QĐ số : 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của bộ tài chính ) BẢNG THANH TOÁN BẢO HIỂM Xà HỘI Tháng …..năm……. TT Họ và tên Tiền lương tháng đóng BHXH Thời gian đóng BHXH SỐ NGÀY NGHỈ VÀ TIỀN TRỢ CẤP TỔNG SỐ Bản thân ốm Nghỉ con ốm Nghỉ KKH Dsố Nghỉ thai sản …….. Số ngày nghỉ Tiền trợ cấp Ký nhận Số ngày Số tiền Số ngày Số tiền Số ngày Số tiền Số ngày Số tiền Trợ cấp 1 lần Số ngày Số tiền Trong tháng Luỹ kế năm Trong tháng Luỹ kế năm A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ) : Trưởng ban BHXH ( Ký, họ tên ) Phụ trách kế toán ( Ký, họ tên ) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên, đóng dấu ) Kế toán BHXH ( Ký, họ tên ) 2.Kế toán tổng hợp tiền lương : 2.1.Tài khoản sử dụng : 2.1.1. Tài khoản 334 - Phải trả viên chức a) Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với công chức viên chức trong đơn vị hành chính sự nghiệp về tiền lương và các khoản phải trả khác, tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với các đối tuợng khác trong bệnh viện trường học trại an dưỡng như : bệnh viện, trại viên, học viện ….và các khoản học bổng sinh hoạt phí . b) Kết cấu : Bên nợ : - Tiền lương và các khoản khác đả trả cho công chức viên chức và các đối tượng khác của đơn vị . - Các khoản đả khấu trừ vào lương, sinh hoạt phí, học bổng . Bên có: + Tiền lương và các khoản phải trả cho công chức viên chức cán bộ hợp đồng trong đơn vị. + Sinh hoạt phí học bổng phải trả cho HS-SV và các đối tượng khác. Số dư bên nợ : - Các khoản phải trả cho công chức viên chức, hoc sinh sinh viên và các đội tượng khác trong đơn vị. c) Các tài khoản cấp 2 : Tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2 + Tài khoản 3341- Phải trả viên chức nhà nước : tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán với công chức viên chức trong đơn vị về các khoản tiền lương , phụ cấp và các khoản khác. + Tài khoản 3348 - Phải trả các đối tượng khác : tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán với các đối tượng khác về các khoản như : học bổng, sinh hoạt phí, tiền trợ cấp thanh toán với các đối tượng hưởng chính sách chế độ . 2.1.2. Tài khoản 332 - Các khoản phải nộp theo lương a) Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích nộp và thanh toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của đơn vị . b) Kết cấu : Bên nợ : -Số bảo hiểm xã hội ,bảo hiểm y tế đả nộp cho cơ quan quản lý. - Số bảo hiểm xã hội chi trả cho những người được hưởng bảo hiểm xã hội tại đơn vị Bên có : + Tính bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế tính vào chi của đơn vị + Số bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế mà công chức viên chức phải nộp trừ vào lương hàng tháng +Số tiền bảo hiểm xã hội được cơ quan bảo hiểm cấp để chi trả cho các đối tượng hưởng chế độ của đơn vị. +Số lãi nộp chậm số tiền bảo hiểm xã hội phải nộp. Số dư bên có :- Số bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế còn phải nộp cho cơ quan quản lý - Số tiền bảo hiểm xã hội nhận được của cơ quan quản lý chưa chi trả cho các đối tượng hưởng bảo hiểm xã hội . * ) Tài khoản 332 có thể có số dư bên nợ: phản số bảo hiểm xã hội đã chi chưa được cơ quan bảo hiểm thanh toán. c) Các tài khoản cấp 2 : Tài khoản 332 có 2 tài khoản cấp 2: + Tài khoản 3321- Bảo hiểm xã hội : tài khoản này phản ánh tình hình nộp, nhận chi trả bảo hiểm xã hội ở đơn vị. + Tài khoản 3322 - Bảo hiểm y tế: tài khoản này phản ánh tình hình trích nộp bảo hiểm y tế . 2.2. Phuơng pháp hạch toán tiền lương và các khoản trich theo lương : 2.2.1. Phương pháp hach toán tiền lương : a) Tính tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí phải trả cho các bộ viên chức, học sinh ghi: Nợ TK 631: Chi hoạt động SXKD Nợ TK 661 : Chi hoạt động Nợ TK 662 : Chi dự án Có TK 334: Phải trả viên chức b) Thanh toán tiền lương học bổng , sinh hoạt phí cho các bộ viên chức ghi : Nợ TK 334: Phải trả viên chức Có TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc c) Các khoản tiền tạm ứng , bồi thường được khấu trừ vào lương, sinh hoạt phí học bổng ghi : Nợ TK 334: Phải trả viên chức Có TK 312 : Tạm ứng Có TK 311 : Các khoản phải thu d) Khi có quyết định trích quỹ cơ quan để thưởng cho cán bộ công nhân viên ghi : - Phản ánh số trích quỹ để thưởng ghi : Nợ TK 431:Quỹ cơ quan Có TK 334: Phải trả viên chức - Khi chi thưởng cho công nhân viên chức ghi : Nợ TK 334 : Phải trả viên chức Có TK 111: Tiền mặt Có TK 155: Thành phẩm (nếu được trả bằng thành phẩm e) Số bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế công chức viên chức phải nộp tính trừ vào lương hàng tháng ghi : Nợ TK 332: Các khoản phải trả phải nộp theo lương Có TK 334 : Phải trả viên chức g) Đối với các đơn vị chi trả trợ cấp cho các đối tượng chính sách : - Khi chi trả ghi : Nợ TK 334 : phải trả viên chức Có TK 111: Tiền mặt - Cuối kỳ sau khi chi trả xong kết chuyển số chi thực tế vào chi hoạt động ghi : Nợ TK 661 : Chi hoat động Nợ TK 662 : Chi dự án Nợ TK 631 : Chi hoat động SXKD 2.2.2. Phương pháp hach toán các khoản nộp theo lương : a) Hàng tháng trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế tính vào các khoản chi ghi : Nợ TK 661 : Chi hoạt động Nợ TK 662 : Chi dự án Nợ TK 631 : Chi hoạt động SXKD Có TK 332 : Các khoản phải nộp theo lương b) Tính tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của công chức, viên chức phải nộp trừ vào tiền lương hàng tháng ghi : Nợ TK 334 : Phải trả viên chức Có TK 332 : Các khoản phải nộp theo lương c) Khi đơn vị chuyển nộp bảo hiểm xã hội hoặc mua thẻ bảo hiểm y tế ghi : Nợ TK 332 : Các khoản phải nộp theo lương Có TK 111 : Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Ghi chú: Trường hợp nộp thẳng khi rút hạn mức kinh phí thì ghi Có TK 008 -HMKP d) khi nhận dược số tiền cơ quan bảo hiêm xã hội cấp cho đơn vị để chi trả cho các đối tượng hưởng bảo hiểm xã hội ghi: Nợ TK 111 : Tiền mặt Nợ TK 112 :TGNH, kho bạc Có TK 332 : Các khoản phải nộp theo lương e) Khi nhận đươc giấy phạt nộp chậm số tiền bảo hiểm xã hội phải nộp ghi : Nợ TK 311 : các khoản phải thu Nợ TK 661 : chi hoạt động Có TK 332 : các khoản phải nộp theolương e) bảo hiểm xã hội phải trả cho công chức viên chức theo chế độ quy định , ghi : Nợ TK 332 : Các khoản phải nộp theo lương Có TK 111 : Tiền mặt Có TK 112 : TGNH , kho bạc 2.3. Sơ đồ hạch toán : 2.3.1. Sơ đồ kế toán tổng hợp tình hình chi cho công chức 2.3.2. Sơ đồ hạch toán BHXH : TK 461 TK 334 TK 661 TK 111 TK 311,312,332 TK 431 TK 431 TK 332 Lương và phụ cấp phải trả viên chức Thanh toán lương phụ cấp tiền thưởng và khoản khác Khấu trừ lương các khoản phải trả phải thu, tạm ứng BHXH, BHYT Rút hạn mức kinh phí chi tại Kho bạc Tiền lương phải trả cho viên chức Thưởng được tính vào chi hoạt động BHXH phải trả viên chức theo chế độ quy định Trích BHXH, BHYT vào chi hoạt động Xuất quỹ nộp BHXH, BHYT Quyết toán kinh phí đã sử dụng TK 111,112 TK 332 TK 631,661,662 332 TK 334 TK 461,462 TK 111,112 Chuyển nộp BHXH Số được cấp trước hoặc được thanh toán BHXH đã chi trả Trích BHXH vào CPSXKD, chi hoạt động, chi dự án ( 15%) Khấu trừ lương BHXH do người lao động đóng góp Rút hạn mức kinh phí nộp BHXH BHXH phải trả cho viên chức theo chế độ quy định 2.3.3. Sơ đồ kế toán tình hình trích và thanh toán Bảo hiểm y tế : TK 461,462,111,112 TK 332 TK 631,661,662 TK 334 Mua BHYT cho viên chức bằng hạn mức kinh phí hoặc bằng tiền 3% Trích BHYT vào CPSXKD, chi hoạt động, chi dự án 2% BHYT phải thu trừ vào lương của viên chức 1% PHẦN HAI : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI TRUNG TÂM Y THỊ Xà HÀ TĨNH I - GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ 1. Quá trình hình thành và phát triển của trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh : Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu được chăm sóc sức khoẻ, được khám chữa bệnh tăng lên, trên địa bàn tĩnh Hà Tĩnh lúc bấy giờ chỉ có một bệnh viện duy nhất đó là bệnh viện tỉnh. Mặc dù là một bệnh viện lớn, cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị hiện đại nhưng vẫn không thể đáp ứg được nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân trên địa bàn. Không chỉ riêng ở Thị xã Hà Tĩnh mà dân chúng ở các huyện, xã trên địa bàn cả tỉnh đều tìm đến bệnh viện Tĩnh để khám chữa bệnh vì chỉ có ở đây mới đủ các trang thiết bị hiện đại , các y bác sỹ giỏi giàu kinh nghiệm để có thể xử lý những cac bệnh khó và phức tạp; tình trạng thiếu giường bệnh thiếu bác sỹ xảy ra hàng ngày và ngày một tăng do nhu cầu khám chữa bệnh của dân chung quá cao, có những ca bệnh do không đủ phòng, không đủ bác sỹ, không được cấp cứu kịp thời nên xảy ra những hậu quả đáng tiếc . Đứng trước tình hình cấp thiết đó UBND tĩnh Hà Tĩnh cùng với Sở y tế tĩnh Hà Tĩnh cùng bàn bạc, trao đổi và đi tới quyết định thanh lập Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân trên địa bàn va giảm bớt gánh nặng cho bênh viện tỉnh trước hiên trạng số bênh nhân ngày càng tăng cao, cụ thể : Quyết định số :722.QĐ-UB-VX ngày 30/6/1992 của uỷ ban nhân dân Hà Tĩnh về việc phân cấp quản lý ngành y tế Quyết định số : 233.QĐ-GT-TCCB ngày 10/7/1992 của sơ y tế Hà Tĩnh về việc thành lập trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh Quyết định số :1630/QĐ-UB-VX ngày 30/7/2003 của UBND tĩnh Hà Tĩnh về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh . Với nhiệm vụ là trung tâm y tế xử lý những ca bệnh nhẹ , không qua khó và phức, tạp giảm bớt gánh nặng về tình trạng thiếu phòng bệnh thiếu bác sỹ của bệnh viện tĩnh .lúc mới thành lập đứng trước muôn ngàn khó khăn do cơ sở vật chất còn thiếu thốn, đội ngũ y bác sỹ còn thiêu kinh nghiệm, các các bộ công nhân viên trong trung tâm vẩn không quản ngại khó khăn cùng nhau vượt qua những khó khăn ban đầu, nổ lực học hỏi trau dồi trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ đó dần dần chiếm đươc lòng tin của nhân dân, từ đó đến nay trung tâm đả không ngừng phát triển, đầu tư được nhiều máy móc thiết bị hiên đại, cơ sở hạ tầng đựoc xây mới để đáp ứng tốt hơn công tác khám và chữa bệnh, thường xuyên cử cán bộ đi học thêm về chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao dần trình độ cho cán bộ của cán bộ công nhân viên,với lòng nhiệt tình chăm sóc bệnh nhân, các cán bộ trong trung tâm dần dần chiếm được lòng tin của nhân dân trên địa bàn cũng như ở các huyện, xã khác, hiện nay trung tâm không chỉ tiếp nhân những ca bệnh nhẹ, đơn giản mà còn tiếp nhân nhiều ca bệnh khó, phức tạp đòi hỏi máy móc thiết bị hiên đại, trình độ cao chuyên môn kỹ thuật cao .Vì thế trung tâm đã nhận được nhiều bằng khen của tỉnh về thành tích lao động cho tập thể và cho các cá nhân xuất sắc Với phương châm “lương y như tử mẫu” đặt sức khoẻ của bệnh nhân lên hàng đầu các cán bộ luôn tận tình chăm sóc bệnh nhân, được nhân dân yêu mến, tin tưởng. 2.Tổ chức bộ máy quản lý : 2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý : Giám đốc Phó Giám đốc Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng Vật tư Phòng Thu viện phí Khoa khám bệnh Khoa Nội Khoa Ngoại Khoa Chẩn đoán hình ảnh Khoa Sản Chú thích : Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 2.2.Nhiệm vụ chức năng của từng bộ phân quản lý : - Giám đốc : + Lãnh đạo, điều hành mọi hoạt đông của đơn vị. + Phụ trách khám, chữa những ca bệnh khó, phức tạp thuộc chuyên môn của mình. + Trực tiếp ký các giấy tờ sau: ŸCác bản dự toán ngân sách ŸChứng từ thanh toán thu chi . ŸCác quyết định về công tác tổ chức các bộ :tuyển dụng đề bạt, giảm biên chế ŸCác báo cáo quyết toán tài chính của đơn vị ŸCác công văn giấy tờ gửi lên cấp trên . - Phó giám đốc : trực tiếp ký các giấy tờ văn bản trong quyền hạn, điều hành khoa nội của trung tâm, tham gia khám ,chữa bệnh cho người bệnh . - Phòng tổ chức hành chính : nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tổ chức của đơn vị, xem xét và trình bày với giám đốc các trường hợp biên chế, tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng…tham gia cố vấn với giám đốc. - Phòng thu viện phí : trực tiếp thực hiện công tác thu viện phí của bênh nhân đến trung tâm để khám chữa bệnh. - Phòng tổ chức kế toán : quản lý toàn bộ tài sản, các loại vốn, tổ chức ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động . Quản lý vốn lập dự toán ngân sách báo cáo tài chính, theo dõi tình hình thu chi theo chế độ . - Phòng vật tư : chuyên cung ứng thuốc phục vụ cho công tác khám chữa bệnh, bảo quản thuốc. - Khoa nội : đây là nơi trực tiếp thực hiện chức năng khám chữa,điều trị các loại bệnh liên quan đến các bộ phận trong cơ thể bệnh nhân như : tim mạch, nội tiết… - Khoa ngoại : đây là nơi trực tiếp thực hiện chức năng khám chữa, điều trị các loại bệnh bên ngoài cơ thể bệnh nhân như : răng hàm mặt, da liễu… - Khoa khám bệnh: đây là nơi tổ chức khám và phát hiên bênh chuyển đên các chuyên khoa để điều trị - Khoa chẩn đoán hình ảnh : thực hiện các công tác chụp phim, X-quang, nghiên cứu xem xét hình ảnh và chẩn đoán bệnh . - Khoa sản : đây là nơi đảm nhận chức năng chăm sóc, giúp đỡ các bệnh nhân nữ thực hiện nghĩa vụ làm mẹ của mình. 3.Tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ Kế toán tiền lương kiêm TSCĐ, vật tư Chú thích : Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 3.1.Sơ đồ bộ máy kế toán tại trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh. 3.2.Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận : - Kế toán trưởng : + Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê trong nội bộ đơn vị và các cơ sở y tế cấpdưới, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và công tác kế toán thông kê theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý . + Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, mọi hoạt động kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị và các đơn vị phụ thuộc . + Tổ chức phổ biến hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ kế toán ,tài chính và các quy định của cấp trên cho các bộ phận, cá nhân có liên quan, trong nội bộ đơn vị và cho các đơn vị cấp dưới . + Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ đơn vị và trong các đơn vị phụ thuộc + Tổ chức bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liêu và số liêu kế toán theo chế độ của nhà nước. + Tính toán và đôn đốc việc nộp đủ , đúng hạn các khoản phải nộp cho ngân sách. + Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, các chế độ ket quả kiểm kê tài sản, vật tư ( thường xuyên , định kỳ…) chuẩn bị đầy đủ các thủ tục, tài liệu cần thiết cho viêc xử lý các khoản mất mát hao hụt, hư hỏng … đồng thời đề xuất cácbiên pháp xử lý. lập và gửi đầy đủ đúng hạn đúng hạn các bản báo cáo kế toán, thống kê, báo cáo quyết toán tổng hợp của các đơn vị thuộc phạm vi mà mình quản lý. + Nghiên cứu và tham gia thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ cán bộ kế toán trong đơn vị và các đơn vị cấp dưới. - Kế toán thanh toán kiêm thũ quỹ : Là người thực hiện các nhiệm vụ sau : + Thẩm tra mọi khoản thu , chi phát sinh ở đơn vị .Qua đó xác định và có ý kiến về sự cần thiết thực hiên nhiệm vụ thu chi chủa đơn vị .Nếu đồng ý thanh toán thì lập phiếu thu hoặc phiếu chi kèm theo các chứng từ gốc trình kkế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt làm căn cứ thực hiện thu hoặc chi. + Theo dõi và thanh toán các khoản tiền tạm ứng phải thu phải trả. + Theo dõi các khoản kinh phí do ngân sách nhà nước hoặc cấp trên cấp cho dơn vị + Theo dõi các khoản ngoài ngân sách cấp phát nhưng được ký gữi ở kho bạc -ngân hàng . + Làm các thủ tục kinh phí , thanh toán tiền qua kho bạc, hoặc nộp tiền gữi vào kho bạc ngân hàng hay nộp tiền cho ngân sách . + Định kỳ đối chiếu tồn khoảnvới khobạc ngân hàng - Kế toán tiền lương kiêm kế toán TSCĐ vật tư : Ngoài việc thực hiện các nhiệm vụ của kế toán tiền lương là: + Nắm chắc tình hình biên chế cán bộ - công chức của đơn vị, tình hình học sinh, sinh viên trên các mặt: số lượng họ tên từng người, số tiền phải chi trả cho từng người, các khoản phải thu hoặc các khoản phải thu hoặc khấu trừ vào lương, học bổng sinh hoạt phí… + Nắm vững và thực hiện đầy đủ các quy định về quản lý quỹ lương thuộc khu vực HCSN như: đăng ký biên chế, lập sổ lương, báo cáo quyết toán… +Thanh toán đầy đủ, kịp thời và đúng hạn cho cán bộ - công chức, học sinh, sinh viên… + Thông qua công tác kế toán mà việc kiểm tra việc chấp hành các nguyên tác, chế độ về quản lý lao động, tiền lương quản lý học sinh, sinh viên qua các mặt: tuyển dụng đề bạt, thuyên chuyển…. nhằm giảm nhẹ biên chế, nâng cao hiệu suất công tác. Kế toán tiền lương còn thực hiện nhiệm vụ của kế toán tài sản vật tư là: - Theo dõi tình hình tài sản - vật tư nhập xuất và bảo quản ở kho. - Lập các thủ tục nhập, xuất và chuyển kho. - Kiểm tra việc mua sắm, sử dung, bảo quản tài sản - vật tư ở đơn vị nhằm đảm bảo công tác và tiết kiệm. - Thường xuyên đối chiếu sổ sách với thủ kho. 3.3 Hình thức kế toán tại trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh: Xuất phát từ đặc điểm cơ cấu quản lý của đơn vị để đảm bảo yêu cầu quản lý một cách chặt chẽ, chính xác Trung tâm tế Hà tĩnh. đã chọn hình thức Chứng từ ghi sổ cải biên. Chứng từ gốc Bảng kê chứng từ thanh toán Chứng từ ghi số Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chú thích : Ghi hàng ngày Cuối tháng (*) (*) (*) (*) Máy xử lý 3.3.1 Sơ đồ hình thức kế toán : 3.3.2. Mô tả trình tự luân chuyển chứng từ theo phương pháp tường thuật : Tại Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh quá trình hạch toán kế toán được vi tính hoá với việc áp dụng phần mềm kế toán máy chuyên biệt dành cho các đơn vị hành chính sự nghiệp. Về cơ bản quy trình luân chuyển có thể được mô tả như sau : - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hay bảng kê chứng từ thanh toán chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra, nhân viên kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của “chúng” sau đó tiến hành định khoản và nhập liệu vào các sổ sách liên quan ở các phần hành nhất định : tiền lương, thanh toán, TSCĐ, vật tư thiết bị…Máy tính sẽ cho ra mẫu số Chứng từ ghi sổ như đã thiết kế sẵn. -Định kỳ, trên cơ sở các số liệu đã cập nhật máy tính sẽ tự động thực hiện các bút toán kết chuyển, tính toán số dư và lên các Sổ Cái của tất cả các tài khoản mà đơn vị sử dụng để hạch toán. Đồng thời các số liệu đó còn là căn cứ để máy tính lập nên Bảng cân đối số phát sinh theo mẫu biểu đã thiết kế sẵn. Cuối cùng cuối tháng, quý, năm hoặc bất kỳ khi nào theo yêu cầu của nhà quản lý kế toán viên sẽ tiến hành thao tác in ra các báo cáo tài chính, các sổ sách liên quan để cung cấp cho Ban giám đốc, các cơ quan chức năng cấp trên và các đối tượng quan tâm bên ngoài khác ; đồng thời cũng để sao lưu dữ liệu đề phòng sự cố phần cứng. II.THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI TRUNG TÂM Y TẾ HÀ TĨNH. Phương pháp tính lương tại trung tâm y tế Hà Tĩnh : 1.1.Cơ sở pháp lý của việc tính tiền lương Trình độ chuyên môn nghiệp vụ Mặt bằng lương chung hiện tại Bậc lương, thang lương của Nhà nước quy định Quá trình công tác của mỗi cán bộ CNV Công việc, trách nhiệm được phân công 1.2.Tổng cộng tiền lương của người thứ i: Lni = Lcbi + Lpci Trong đó: Lni : Tổng lương của người thứ i Lcbi : lưong cơ bản của người thứ i Lpci: Lương phụ cấp của người thứ i Ví dụ : Để tính lương cho bác sĩ kiêm giám đốc Lê Ngọc Châu với hệ số lương là 3,12 và tổng hệ số phụ cấp là 0,80 ta tính tổng tiền lương như sau: Ln = Lcb + Lpc. Với Lcb = 3,12 * 290.000 = 904800 (đồng) Lpc = 0,80 * 290.000 = 232.000(đồng) Vậy Ln = 904.800 + 232.000 = 1.136.800(đồng) Vậy tổng tiền lương của bác sĩ Lê Ngọc Châu là ; 1136.800(đồng) 1.3.Trả lương ngoài giờ: Thời gian làm thêm giờ làm đêm được tính khi có sự phân công của lãnh đạo thì chế độ sẽ được tính riêng ngoài bảng lương. Hàng tháng kế toán căn cứ vào giấy báo làm thêm giờ, bảng chấm công và bảng thanh toán lương trực chuyên môn y tế để làm căn cứ trả các khoản trên cho cán bộ công nhân viên. 2.Kế toán tiền lương các khoản trích theo lương tại đơn vị : 2.1 Bảo hiểm xã hội: Bảo hiểm xã hội được trích lập căn cứ vào tiền lương theo đơn giá trong tháng tính vào chi hoạt động của đơn vị. - 15% do đơn vị đóng góp rút từ hạn mức kinh phí của nha nước trên tổng tiền lương cho người tham gia bảo hiểm xã hội. - 5% do người lao động đóng góp được khấu trừ vào lưong hàng tháng để chi chế đọ hưu trí. *) Cách tính bảo hiểm xã hội Mức thu bảo hiểm xã hội = ( hệ số ML + hệ số PC-CV)* 290.000 * 20% 2.2 Bảo hiểm y tế Bảo hiểm y tế được trích lập căn cứ vào tiền lương theo đơn giá trong tháng tính vào chi hoạt động của đơn vị - 2% bảo hiểm y tế do đơn vị chi trả rút từ hạn mức kinh phí của nhà nước đóng góp tính trên tổng tiền lương của người lao động - 1% do người lao động đóng góp *Cách tính bảo hiểm y tế Mức thu bảo hiểm y tế = ( Hệ số ML + hệ số PV- CV ) * 290.000*3% Sở y tế Hà Tĩnh Trung tâm y tế Hà Tĩnh PHẦN II-BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG VÀ PHỤ CẤP THÁNG 6/2004 STT Họ và tên Chức vụ Hệ số lương HS tháng TL Hệ số lương TL Hệ số phu cấp Tiền lương Tiền PCCV Tiền PC ĐT-ĐHTN Tiền truy lĩnh lương Cộng lương và PC Số ngày hưởng lương BHXH Số tiền hưởng BHXH Trừ 6% Bảo hiểm Số tiền thực nhận CV TN PC khác Cộng A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 Lê Ngọc Chấu GĐ 3,12 0,4 0,4 0,8 904.800 116.000 116.000 1.136.800 61.248 1.075.552 2 Lê Thị Thuỷ PGĐ 2,64 0,3 0,4 0,7 765.600 87.300 116.000 968.600 51.156 917.444 3 Bùi Thị Bình BSỹ 2,88 0,15 0,58 0,73 835.200 43.500 168.200 1.046.900 52.722 994.178 4 Nguyễn thị Liên Ysỹ 2,41 0,1 0,2 0,3 698.900 87.000 785.900 41.934 743.966 5 Phan Thị Bông Y tá 2,79 0,1 0,2 0,3 809.100 87.000 896.100 48.546 847.554 ………. …… … .. .. … .. … ….. ……… …….. …….. ….. ……….. …. … ……… ……. cộng 7.168.800 420.500 1061400 8.650.700 455358 8195342 Kế toán tiền lương (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký ,họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký ,họ tên) Đơn vị : Trung tâm y tế Hà Tĩnh Mẫu số C01D-VT Bộ phận : ………… BẢNG CHẤM CÔNG THƯỜNG TRỰC CHUYÊN MÔN Y TẾ ĐƯỢC PHỤ CẤP Tháng………năm……… PHẦN I-CHẤM CÔNG TT Họ và tên Cấp bậc Ngày trong tháng Số ngày trực trong tháng 1 2 3 4 5 …………………………… 31 Ngày thường Ngày CN, lễ Tổng số 1 Lê Ngọc Châu Giám đốc T T 05 05 2 Lê Thị Thuỷ P.G Đốc T 05 05 3 Bùi Thị Bình Bác sỹ C 05 02 07 4 Nguyễn Thị Liên Y sỹ T T 02 01 03 5 Phan Thị Bông Y tá C 05 03 08 … ……………….. ………… ………………………………. …. ……… ……. ……… T.Cộng: 46 12 58 Người duyệt ( Ký, họ tên ) Phụ trách bộ phận ( Ký, họ tên ) Người chấm công ( Ký, họ tên ) Ký hiệu chấm công : T : Phiên trực ngày thường C : Phiên trực ngày Chủ nhật L : Phiên trực ngày lễ Te : Phiên trực ngày Tết Trung tâm y tế Hà Tĩnh THANH TOÁN TIỀN PHỤ CẤP THƯỜNG TRỰC CHUYÊN MÔN Y TẾ ( Theo quyết định số 155 ngày 30/07/2003 ) TT Họ và tên Cấp bậc lương Tiền PC thêm giờ Tiền lương ngày thường Tiền lương ngày Tết Phần thanh toán Tổng số tiền được nhận Ký nhận Phụ cấp trực mức (25.000) Phụ cấp trực mức (32.500) Phụ cấp trực mức (45.000) Số ngày Số tiền Số ngày Số tiền Số ngày Số tiền 1 Lê Ngọc Châu GĐ 05 125.000 125.000 2 Lê Thị Thuỷ PGĐ 05 125.000 125.000 3 Bùi Thị Bình B.sỹ 02 50.000 01 32.500 82.500 4 Nguyễn Thị Liên Y.sỹ 05 125.000 02 65.000 190.000 5 Phan Thị Bông Y tá 05 125.000 03 79.500 222.500 …………. ……. ……. ……….. ……….. …….. ………. …….. ……….. ………. ………… ………….. Tổng cộng : 1.150.000 422.500 1.572.500 Kế toán tiền lương (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Trung tâm y tế Hà Tĩnh CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Mẫu : C45 - BH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ( Ban hành kèm theo QĐ 140/99/QĐ - BTC ngày 15-11-1999 của Bộ Tài Chính ) DANH SÁCH LAO ĐỘNG VÀ QUỸ TIỀN LƯƠNG TRÍCH NỘP BẢO HIỂM Xà HỘI Năm 2004 TT Họ và tên Số sổ BHXH Năm sinh Chức danh nghề nghiệp Địa chỉ Tiền lương đóng Tổng số tiền nộp Nơi đăng ký khám chữa bệnh Ghi chú Nam Nữ Lương cơ bản Tông số phụ cấp 1 Lê Ngọc Châu 1966 Bác sỹ-Giám đốc TTYT HT 3,12 0,4 2.817.408 TTYT Thị xã 2 Bùi Thị Bình 1962 Bác sỹ-Phó khoa Nội nt 2,88 0,15 2.425.212 nt 3 Lê Thị Thuỷ 1967 Bác sỹ-Phó Giám đốc nt 2,64 0,3 2.353.176 nt 4 Nguyễn Thị Liên 1965 Y sỹ-Sản nhi nt 2,29 1.832.916 nt 5 Phan Thị Bông 1954 Y tá nt 2,66 2.129.064 nt Cộng : 15.864.250 TỔNG HỢP TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG, QUỸ LƯƠNG TRÍCH NỘP BHXH Số lao động : 10 người Tổng quỹ lương : 68.975.000 đồng BHXH phải nộp : 15.864.250 đồng PHẦN XÉT DUYỆT CỦA CƠ QUAN BHXH Tổng số người cấp thẻ KCB : ……..người Duyệt cấp đợt này:…………………phiếu KCB CÁN BỘ THU TRƯỞNG PHÒNG THU GIÁM ĐÔC BHXH THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI LẬP BIỂU DANH SÁCH CÁN BỘ NHẬN LƯƠNG (HỢP ĐỒNG) Tháng 06 năm 2004 TT Họ và tên Chức vụ Số tiền Ký nhận 1 Trần Hữu Thái Bác sỹ 400.000 2 Nguyễn Hữu Thương Y sỹ 387.500 Tổng cộng : 787.500 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán tiền lương (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) ĐƠN VỊ:TRUNG TÂM Y TẾ THỊ Xà HÀ TĨNH MẪU SỐ:C05-H BỘ PHẬN:VĂN PHÒNG GIẤY BÁO LÀM VIỆC NGOÀI GIỜ Ngày 30 tháng 06 năm 2004 Họ và tên: Nguyễn Thị Vân Nơi công tác: Phòng kế toán tài chính Ngày tháng năm Những công việc đã làm Thời gian làm thêm Đơn giá Thành tiền Ký nhận 13/6/04 Số liệu sổ sách 2003. 7h 11h 4h 5.410 21.640 14/6/04 Làm dự toán năm 2003 nộp sở. 7h 11h 4h 5.410 21.640 15/6/04 Tập hợp chứng từ, số liệu. 19h 22h30 4,5h 4.057 18.256 20/6/04 Làm báo cáo TH số liệu 1998-2003 nộp 7h 11h 4h 5410 21.640 21/6/04 Quyết toán quý 4 năm 2003 7h 11h 4h 5410 21.640 22/6/04 Đối chiếu số liệu quyết toán 19h 22h30 4,5h 4.057 18.256 23/6/04 In báo cáo quyết toán 19h 22h30 4,5h 4.057 18.256 24/6/04 Đóng số liệu quết toán nộp chứng từ 19h 22h30 4,5h 4.057 18.256 Cộng : 177840 Duyệt thủ trưởng Người kiểm tra Người báo cáo Sở y tế thị xã Hà tĩnh Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ ghi sổ số: 34A Ngày 30 tháng 6 năm 2004 Trang:001 Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ngày Số Nợ Có 30/6/2004 01 Tính lương quý II/2004 phải trả 661211 3341 10.733.182 30/6/2004 01 Tính phụ cấp theo lương quý II/2004 phải trả 661211 3341 1.481.900 30/6/2004 01 tính lương hợp đồng quý II/2004 phải trả 661211 3341 787.500 30/6/2004 01 tính tiền trực đêm quý II/2004 phải trả 312 3341 1.572.500 30/6/2004 01 tính tiền làm thêm giờ quý II phải trả 312 3341 177.840 Cộng 12.215.082 Ngày…. tháng ….năm2004 Phụ trách kế toán Kèm theo……….chứng từ gốc Ngưòi lập biểu Khi tính lương phải trả cho cán bộ công nhân viên tính vào chi hoạt động ta tính gộp tất cả các khoản tiền phải trả cho cán bộ công nhân viên bao gồm các khoản : - Tiền lương được tính trong bảng lương. - Tiền lương hợp đồng . - Tiền phụ cấp trực đêm. -Tiền làm thêm giờ . (Trong bảng lương do giới hạn của đề tài nên em chi xin phép trích lập tiền lương của 10 cán bộ công nhân viên trong đơn vị). *) Tính tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên: Nợ TK 661211: 10.733.182 Có TK 3341: 10.733.182 Sở y tế Hà Tĩnh Trung tâm y tế thị xã Hà tĩnh CHỨNG TỪ GHI SỔ chứng từ ghi sổ số: 43B Ngày 30 tháng 06 năm 2004 trang:001 Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ngày Số Nợ Có 28/6/2004 133 Tiền trực đêm đã trả quý II/2004 3341 111 1.572.500 28/6/2004 133 Tiền làm thêm giờ đã trả quý II/2004 3341 111 177.840 28/6/2004 133 tiền lương phụ cấp theo lương đã trả quýII/2004 3341 111 8.195.342 Cộng 9.945.682 Kèm theo……chứng từ gốc Người lập biểu Ngày tháng năm2004 Phụ trách bộ phận Khi tính tiền lương trực đêm , tiên làm thêm giờ…. phải trả ta hạch toán vào tài khoản 312. Ví dụ :để tính tiền trực đêm phải trả ta định khoản. Nợ TK 312 : 1.572.500 Có TK 3341: 1.572.500 (Để tính được tiền trực đêm, tiền làm thêm giờ kế toán căn cứ vào các bảng : phiếu báo làm thêm giờ, bảng chấm công trực chuyên môn y tế.) Sở y tế thị xã Hà Tĩnh Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh CHỨNG TỪ GHI SỔ chứng từ ghi sổ số: 27A Ngày 30 tháng 06 năm 2004 trang 001 Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ngày Số Nợ Có 15/6 01 Tính BHXH quý II/2004 phải nộp 3341 3321 379.465 15/6 01 Tính BHYT quý II/2004 phải nộp 3341 3322 72.113 15/6 01 tinh BHXH quý II/2004 phải nộp 3341 3321 1.138.395 15/6 01 Tính BHYT quý II/2004 phải nộp 3341 3322 75.893 Cộng : 1.665.866 ngày ……..tháng…..năm2004 Phụ trách kế toán Kèm theo……chứng từ gốc Người lập biểu Khi tính BHXH ta tính khoản được trừ vào lương như sau : tính BHXH phải nộp tính trừ vào lương ta trích 5% trên tổng tiền lương của người lao động . Nợ TK 3341 : 379.465 (đồng) Có TK 3321: 379.465 (đồng) tính BHYT phải nộp tính trừ vào lương ta trích 1%trên tổng tiền lương của người lao động: Nợ TK 3341 :72.113 Có TK 3322 : 72.113 Sở y tế thị xã Hà Tĩnh Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ ghi sổ số: 27 B Ngày 30 Tháng 06 Năm 2004 trang 001 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Ngày Số Nợ Có 15/6 Chuyển trả tiền BHXH 3321 46121 379.465 15/6 Chuyển trả tiền BHYT 3322 46121 72.113 15/6 chuyển trả tiền BHXH 3321 46121 1.138.395 15/6 Chuyển trả tiền BHYT 3322 46121 75.893 Cộng 1.665.866 Kèm theo…..chứng từ gốc Người lập biểu Ngày ……tháng…….. năm Phụ trách bộ phận Số BHXH phải trả do ngân sách chi trả cho người lao động trích 15%: Nợ TK 661211 :1.138.395 (đồng) Có TK 3321 : 1.138.395 (đồng) Số BHYT phải trả do nhân sách chi trả cho người lao động trích 2%: Nợ TK 661211 :75.893 (đồng) Có TK 3322 :75.893 (đồng) Sở y tế Hà Tĩnh Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh SỔ CÁI Từ ngày: 01/01/2004 đến ngày 31/12/2004 Tài khoản: 3341- Phải trả viên chức Đơn vị 01, Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh trang 1 Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng số phát sinh Ngày Số CT CTGS Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 28/06 131 34A Tiền lương, phụ cấp theo lương đã trả 1111 8.195.342 28/06 455 34A Tiền trực đêm đã trả 1111 1.572.500 28/06 355 34A Tiền làm thêm giờ đã trả 1111 177.840 28/06 256 34B Tiền lương quý II phải trả 1111 10.733.182 28/06 588 34A Tiền lương hợp đồng đã trả 787.500 tổng cộng phát sinh luỹ kế đến cuối kỳ số dư đến cuối kỳ 10.733.182 0 0 10.733.182 Người ghi sổ Phụ trách kế toán Ngày …tháng…. năm Thủ trưởng đơn vị Sở y tế Hà Tĩnh Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh SỔ CÁI Từ ngày 01/01/2004 đến ngày 31/12/2004 Tài khoản : 3321- bảo hiểm xã hội Đơn vị :Trung tâm y tế thị xã Hà tĩnh trang 1 Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng Số phát sinh Ngày Số CT CTGS Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 28/06 01 27A Tính BHXH phải nộp 3341 379.465 28/06 01 27A Tính BHXH phải nộp 661211 1.138.395 28/06 02 27B Chuyển trả BHXH 46121 379.465 28/06 02 27B Chuyển trả BHXH 1.138.395 Tổng cộng phát sinh Luỹ kế đến cuối kỳ Số dư đến cuối kỳ 1.517.860 0 0 1.517.860 0 0 Người ghi sổ Phụ trách kế toán Ngày…..tháng… năm2004 Thủ trưởng đơn vị Sở y tế Hà Tĩnh Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh SỔ CÁI từ ngày 01/01/2004 đến ngày 31/12/2004 Tài khoản : 3322 - Bảo hiểm y tế đơn vị 01, Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh Trang 1 Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng Số phát sinh Ngày Số CT CTGS Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 28/06 01 27A Tính BHYT phải nộp 3341 72.113 28/06 01 27A Tính BHYT phải nộp 661211 75.893 28/06 02 27B Chuyển trả BHYYT 46121 72.113 28/06 02 27B Chuyển trả BHYYT 46121 75.893 Tổng cộng phát sinh Luỹ kế đến cuối kỳ Số dư đến cuối kỳ 148.006 0 0 148.006 0 0 Người ghi sổ Phụ trách bộ phận Ngày…. tháng…… năm 2004 Thủ trưởng đơn vị PHẦN III : MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THỊ Xà HÀ TĨNH I. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NÓI CHUNG VÀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG NÓI RIÊNG : 1. Ưu điểm : Qua thời gian thực tập tại Trung tâm y tế Hà Tĩnh, với mục đích chính của em là tìm hiểu học hỏi và nghiên cứu về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị để góp phần vào việc củng cố kiến thức đã học tại Nhà trường. Sau gần hai tháng thực tập tại đây, em thấy phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương bằng hình thức Chứng từ ghi sổ cải biên trên cơ sở sử dụng, hệ thống tài khoản thống nhất của Trung tâm y tế thị xá Hà Tĩnh, rất ngắn gọn phù hợp và dễ hiểu. Cuối tháng kế toán tổng hợp và lập Bảng thanh toán lương trên máy vi tính đã giúp cho quá trình cập nhật số liệu được diễn ra nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi trong việc hạch toán. Các cán bộ làm công tác kế toán tại Trung tâm rất nhiệt tình năng nổ, làm việc có hiệu quả và khoa học. 2. Nhược điểm : Nhìn chung quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trung tâm y tế Hà Tĩnh tuân thủ đúng với chế độ quy định đối với một đơn vị thực hiện chức năng sự nghiệp. Tuy nhiên qua quá trình thực tập em thấy vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau : - Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán : Với quy mô và tính chất quan trọng trong công tác khám chữa bệnh không chỉ đối với các bệnh nhân trên địa bàn thị xã Hà Tĩnh mà còn trên khắp các địa phương khác trên toàn tỉnh thì bộ máy kế toán tại Trung tâm được tổ chức một cách chưa hợp lý. Thứ nhất, tổ chức chưa mang tính dự tính đến khả năng phát triển trong tương lai của đơn vị. Thứ hai, cách thức tổ chức chưa khoa học và đúng chế độ quy định. Bởi vì người làm công tác quản lý tài sản chưa tách rời với người hạch toán, nguyên tắc bất khiêm nhiệm không được tuân thủ ( kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ, kế toán tiền lương kiêm TSCĐ, vật tư ) - Về thực tiến hạch toán đơn vị : Mặc dù đơn vị đã áp dụng phần mềm kế toán máy phục vụ cho việc hạch toán thế nhưng tính chính xác của tất cả các số liệu trong kỳ lại phụ thuộc rất lớn vào công công tác nhập liệu hàng ngày của kế toán viên. Trung tâm chưa có được một quy chế, quy định rõ ràng về công tác kiểm tra, kiểm soát các chứng từ trước khi nhập liệu. II. NHỮNG Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VÀ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THỊ Xà HÀ TĨNH. Qua quá trình thực tập, em nhận thấy công tác kế toán tiền lương tại đơn vị tương đối tốt. Đơn vị đã sử dụng nhiều biện pháp nhằm khuyến khích người lao động tham gia tích cực trong công việc như việc thường xuyên có các chế độ khen thưởng cho các cán bộ có thành tích xuất sắc, thực hiện đầy đủ các chính sách lao động như BHYT, BHXH…. Qua gần hai tháng thực tập với thời gian tuy chưa nhiều nhưng với vốn kiến thức ít ỏi mà em có được, em xin đóng góp một vài ý kiến đóng góp và một vài đề xuất nhỏ như sau Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán Vật tư Chú thích : Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Kế toán Tiền lương Kế toán TSCĐ Thủ quỹ - Để tính đến khả năng phát triển trong tương lai và đáp ứng tốt yêu cầu hạch toán tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các hoạt động, Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh nên tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp hơn. Cụ thể nên tách rời các phần hành kế toán độc lập với nhau, tôn trọng nguyên tắc bất khiêm nhiệm : - Để đảm bảo được tính chính xác của các số liệu trong kỳ, Trung tâm nên quy định rõ ràng quy trình kiểm tra, kiểm soát chứng từ qua hai kế toán viên khác nhau ( nguyên tắc 4 mắt ) trước khi nhập liệu vào các phần hành liên quan. - Trung tâm nên có kế hoạch tuyển dụng hợp lý nhân sự, thực hiện tốt công tác đào tạo sau tuyển dụng, bồi dưỡng nâng cao khả năng chuyên môn đặc biệt trong thao tác làm việc với máy móc thiết bị hiện đại đáp ứng được nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân trong thị xã Hà Tĩnh nói riêng và cả tỉnh nói chung. KẾT LUẬN Sau gần hai tháng thực tập tại Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh, thời gian tuy ngắn nhũng phần nào đã giúp em hiểu biết về tình trạng hoạt động cũng như sự hình thành và phát triển của đơn vị. Chúng ta đều biết rằng lao động tiền lương là một trong những vấn đề quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với tình hình hoạt động của đơn vị. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động, đồng thời tạo việc làm cho người lao động nhằm hạn chế một phần nào tình trạng thất nghiệp thiếu việc làm. Với bộ máy quản lý điều hành đầy nhiệt tình luôn tìm mọi biện pháp khắc phục khó khăn đã tạo được niềm tin đối với tất cả CBCNV trong đơn vị. Là một nhân viên kế toán trong tương lai, trong gần hai tháng thực tập tại Trung tâm y tế Hà Tĩnh được sự quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ nhiệt tình của ban giám đốc đơn vị và các anh chị làm công tác kế toán cùng giáo viên hướng dẫn Nguyễn Hữu Phú ; em đã hoàn thành được chuyên đề tốt nghiệp của mình. Tuy nhiên với năng lực chuyên môn và kiến thức có hạn vì vậy những nội dung được trình bày trong tập chuyên đề này không thể tránh khỏi những hạn chế thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được sự góp ý, bổ sung của giáo viên hướng dẫn, các cô chú anh chị kế toán tại trung tâm để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn ! NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN TÀI LIỆU THAM KHẢO a&b 1. Lý thuyết và thực hành Kế Toán Tài Chính - NXB : Tài Chính 2003 Chủ biên : PGS.TS Nguyễn Văn Công. 2. Hướng dẫn ghi chép chứng từ và sổ kế toán trong các đơn vị Hành chính sự nghiệp - Nhà Xuất Bản Thống Kê 2002. Chủ biên : GS Nguyễn Văn Nhiệm 3. Giáo trình Kế toán Hành chính sự nghiệp - NXB Tài Chính 1999 Chủ biên : Th.s Phan Thị Thuý Ngọc