Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo tiền lương tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt

Việc giao khoán quỹ lương cho từng phong, bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành hay không hoàn thành công tác kế hoạch. Trả lương khoán thu nhập: Lệ thuộc vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hình thành quỹ lương phân chia cho người lao động. Chia lương dựa trên cơ sở: Cấp bậc kỹ thuật và cấp bậc công việc (cấp bậc công việc được giao phù hợp với cấp bậc kỹ thuật) Cấp bậc kỹ thuật, cấp bậc công việc kết hợp bình công điểm (công việc giao không phù hợp cấp bậc kỹ thuật) Số điểm để tính lương từng điềm (công việc hoàn thành không phụ thuộc vào sức khỏe và thái độ lao động của từng người) 2.2.4. Các hình thức đãi ngộ khác ngoài lương 2.2.4.1. Chế độ thưởng. Chế độ thưởng: Là khoản tiền lương bổ sung nhằm quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc phân phối theo lao động. Trong cơ cấu thu nhập của người lao động tiền lương có tính ổn định, thường xuyên còn tiền thưởng thường chỉ là phần thêm phụ thuộc vào các chỉ tiêu thưởng phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh. Nguyên tắc thực hiện chế độ tiền thưởng: Đối tượng xét thưởng: Lao động có làm việc tại doanh nghiệp từ một năm trở lên có đóng góp vào kết quả sản xuất kinh doanh doanh nghiệp. Chỉ tiêu thưởng: Một trong những yếu tố quan trọng nhất của một hình thức tiền thưởng, yêu cầu của chỉ tiêu thưởng là phải rõ ràng, chính xác, cụ thể. Chỉ tiêu thưởng bao gồm cả nhóm chỉ tiêu về số lượng và chỉ tiêu thưởng về chất lượng gắn với thành tích của người lao động. Mức thưởng: Thưởng một năm không thấp hơn một tháng lương được căn cứ vào hiệu quả đóng góp của người lao động qua năng suất chất lượng công việc, thời gian làm việc tại doanh nghiệp nhiều hơn thì hưởng nhiều hơn. Các loại tiền thưởng: Bao gồm tiền thưởng thi đua (từ quỹ khen thưởng), tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (do nâng cao chất lượng sản phẩm; tiết kiệm vật tư; có phát minh, sáng kiến), thưởng hàng tháng, thưởng hàng quý, thưởng đột xuất, thưởng cuối năm. 2.2.4.2. Chế độ phụ cấp. Theo điều 4 Thông tư liên bộ số 20/LB-TT ngày 02/06/1993 của liên Bộ Lao Động – Thương binh xã hội- Bộ Tài chính có 6 loại phụ cấp: phụ cấp làm đêm; phụ cấp lưu động; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp đắt đỏ; phụ cấp khu vực; phụ cấp độc hại. 2.2.4.3. Chế độ trả lương khi ngừng việc: Theo Thông tư số 11/LĐ- TT ngày 14/04/1962 của Bộ Lao Động, chế độ này được áp dụng cho người lao động làm việc thường xuyên buộc phải ngừng làm việc do nguyên nhân khách quan (bão lụt mưa, mất điện, máy hỏng, thiếu nguyên liệu, do bố trí kế hoạch….), do người khác gây ra hoặc khi chế thử, sản xuất thử sản phẩm mới: 70 % lương khi không làm việc, ít nhất 85% lương nếu phải làm công việc khác có mức lương thấp hơn. 100% lương khi làm việc do chế thử sản phẩm, sản xuất thử. 2.2.4.4. Chế độ trả lương làm thêm giờ. Theo Nghị định 26/CP ngày 23/03/1993 những người làm việc trong thời gian ngoài giờ làm việc theo quy định trong hợp đồng lao động được hưởng tiền lương làm thêm giờ. Tiền lương làm thêm giờ Tỷ lệ phần trăm lương được trả thêm Tiền lương cấp bậc, chức vụ = x x Số giờ làm thêm Tỷ lệ phần trăm lương được trả thêm được nhà nước quy định: Bằng 150% nếu làm thêm vào ngày thường. Bằng 200% nếu làm thêm vào ngày nghỉ cuối tuần. Bằng 300% nếu làm thêm vào ngày lễ. 2.3. Quỹ tiền lương, Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. 2.3.1. Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ các khoản tiền lương và tiền thưởng thường xuyên mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm) Tiền lương tháng, ngày theo hệ thống các thang bảng lương của Nhà nước. Tiền lương trả theo sản phẩm Tiền lương công nhật cho lao động ngoài biên chế Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc do thiết bị máy móc ngừng hoạt động vì các nguyên nhân khách quan. Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian điều động công tác huy động đi làm nghĩa vụ của Nhà nước và xã hội. Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép định kỳ, nghỉ theo chế độ Nhà nước. Tiền lương trả cho công nhân ngừng việc đi học tập tự vệ, hội nghị, nghỉ phép năm theo chế độ nhưng vẫn thuộc biên chế. Các loại tiền lương thưởng có tính chất thường xuyên. Các phụ cấp theo chế độ quy định và các phụ cấp khác được ghi trong quỹ lương. Trong công tác hạch toán và phân tích quỹ lương của doanh nghiệp, có thể chia ra tiền lương chính và tiền lương phụ: + Tiền lương chính: Là các tiền lương và có tính chất mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trong thời gian họ thực tế tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh theo nhiệm vụ được phân công. + Tiền lương phụ: Tiền lương và các khoản có tính chất lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo thời gian làm việc khác như: Đi họp, học, nghỉ phép, thời gian tập quân sự, thời gian ngừng sản xuất. Để quản lý tốt quỹ lương, doanh nghiệp luôn luôn gắn tiền lương với năng suất và hiệu quả lao động, đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động phải thấp hơn tốc độ tăng tiền lương Quỹ tiền lương thực hiện theo đơn vị sản phẩm Quỹ tiền lương bổ sung Tổng sản phẩm hàng hoá thực hiện Đơn giá tiền lương + x = Quỹ tiền lương thực hiện theo tổng doanh thu (- ) Tổng chi phí Tổng doanh thu thực hiện (-)tổng chi phí thực hiện ( chưa có tiền lương ) Đơn giá tiền lương x = Quỹ lương thực hiện lợi nhuận = Đơn giá tiền lương x Lợi nhuận thực hiện 2.3.2. Bảo hiểm xã hội (BHXH): Bảo hiểm xã hội là một chính sách kinh tế xã hội quan trọng của Nhà nước. Nó không chỉ xác định khía cạnh kinh tế mà nó còn phản ánh chế độ xã hội. Bảo hiểm xã hội (BHXH) là sự đảm bảo ở mức độ nhất định về mặt kinh tế, ổn định cuộc sống cho người lao động và gia đình họ gặp rủi ro xã hội như ốm đau, thai sản, tuổi già, tai nạn lao động, thất nghiệp, chết… Bảo hiểm xã hội là một hình tượng xã hội nhằm đáp ứng nhu cầu an toàn về đời sống kinh tế của người lao động và gia đình. Hiện nay bảo hiểm xã hội tại Việt Nam bao gồm: Trợ cấp ốm đau Trợ cấp thai sản Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp Trợ cấp mất sức lao động, trợ cấp tàn tật. Quỹ BHXH luôn đi đôi với quỹ tiền lương, quỹ BHXH dùng trợ cấp cho cán bộ, công nhân viên có đóng góp vào quỹ trong trường hợp: Người lao động mất khả năng lao động: hưu trí, trợ cấp thôi việc, tiền tuất. Người lao động mất khả năng lao động tạm thời: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Nhà nước quy định doanh nghiệp phải trích bằng 20% mức lương tối thiểu và hệ số lương của người lao động; trong đó 15% doanh nghiệp phải chịu và tính vào chi phí kinh doanh của đơn vị, 5% người lao động phải nộp từ thu nhập của mình và trừ vào lương. Quỹ Bảo hiểm xã hội do cơ quan BHXH thống nhất quản lý. Khi các doanh nghiệp trích được BHXH theo quy định phải nộp hết cho cơ quan BHXH. Sau khi nộp, được cơ quan BHXH ứng trước 3% để chi tiêu BHXH trong doanh nghiệp, cuối kỳ tổng hợp chi tiêu BHXH lập báo cáo gửi cơ quan Bảo hiểm cấp trên duyệt. 2.3.3. Bảo hiểm y tế (BHYT): Bảo hiểm y tế là sự bảo trợ về y tế cho người tham gia bảo hiểm, giúp họ phần nào đó trang trải tiền khám, chữa bệnh, tiền viện phí, thuốc thang. Mục đích của Bảo hiểm y tế (BHYT ) là tập hợp một mạng lưới bảo vệ sức khoẻ cho toàn cộng đồng, bất kể địa vị xã hội, mức thu nhập cao hay thấp. Theo quy định của Nhà nước: Quỹ Bảo hiểm y tế được hình thành bằng cách trích 3% theo lương tối thiểu và hệ số lương của người lao động, trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% tính vào chi phí kinh doanh, người lao động nộp 1% trừ vào thu nhập của người lao động. Quỹ Bảo hiểm y tế do cơ quan BHYT thống nhất quản lý. Quỹ bảo hiểm y tế chi phí cho việc khám, chữa, điều trị, tiền thuốc chữa bệnh ngoại trú,… chi phí khám sức khoẻ cho người lao động. 2.3.4. Kinh phí công đoàn (KPCĐ). Kinh phí công đoàn là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp, đáp ứng nhu cầu chi tiêu của công đoàn (trả lương cho công đoàn chuyên trách chi tiêu hội họp). Để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp phải trích theo một tỷ lệ quy định với tổng số quỹ lương, (tiền công và phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp lưu động, phụ cấp thâm niên, phụ cấp phục vụ quốc phòng, an ninh) thực tế phải trả cho người lao động, kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn Theo chế độ hiện hành: Kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách trích 2% theo lương thực lĩnh. Khi trích kinh phí công đoàn (KPCĐ) trong kỳ, một nửa doanh nghiệp nộp cho công đoàn cấp trên, một nửa được sử dụng để chi tiêu cho công tác công đoàn tại doanh nghiệp. 2.4. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Quản lý tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, nó là nhân tố giúp doanh nghiệp hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất của mình. Tổ chức công tác hạch toán lao động và tiền lương giúp doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lương, đảm bảo việc trả lương, bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao; đồng thời tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm được chính xác. Nhiệm vụ hạch toán lao động tiền lương: + Tổ chức hạch toán và thu nhập đầy đủ, đúng đắn các chỉ tiêu ban đầu theo yêu cầu quản lý về lao động theo từng người lao động, từng đơn vị lao động + Ghi chép phản ánh số liệu về số lượng, thời gian và kết quả lao động, tính lương và các khoản theo lương phân bổ chi phí nhân công đúng đối tượng sử dụng lao động. + Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban sử dụng đúng, đầy đủ, kịp thời các chứng từ ghi chép ban đầu về hạch toán lao động tiền lương, mở sổ cần thiết hạch toán tiền lương theo đúng chế độ, phương pháp, phù hợp với yêu cầu quản lý và trả lương cho từng loại lao động ở doanh nghiệp.. + Lập báo cáo về lao động tiền lương. + Tính toán, phân bổ chính xác, hợp lý chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương theo đúng đối tượng sử dụng có liên quan + Thường xuyên cũng như định kỳ tổ chức, phân tích tình hình quản lý sử dụng lao động, thời gian lao động, chi phí nhân công, năng suất lao động, đề ra các biện pháp nhằm khai thác, sử dụng triệt để có hiệu quả mọi tiềm năng lao động sẵn có trong doanh nghiệp và cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan đến quản lý lao động, tiền lương. 2.5. Hạch toán chi tiết tiền lương. 2.5.1. Hạch toán số lượng lao động. Số lượng lao động hiện có của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách bao gồm số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp công việc và theo trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, số lao động dài hạn, số lao động tạm thời, lao động trực tiếp, gián tiếp và lao động thuộc lĩnh vực khác ngoài sản xuất. Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời chính xác tình hình biến động tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động, trên cơ sở đó làm căn cứ cho người lao động. Hạch toán số lượng lao động được phản ánh trên sổ “Danh sách lao động ” của doanh nghiệp, và của từng bộ phận. Sổ do phòng tổ chức lập theo mẫu quy định và được lập làm hai bản: một bản do phòng kế toán quản lý. Căn cứ để ghi chép sổ lao động là các hợp đồng lao động, các quyết định cho thôi việc, chuyển công tác của các cấp thẩm quyền. Khi nhận được chứng từ trên phòng lao động chuyển sang, phòng Kế toán phải ghi chép kịp thời đầy đủ vào sổ sách lao động toàn doanh nghiệp và chi tiết theo các bộ phận. Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động, phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp theo yêu cầu quản lý cấp trên. 2.5.2. Hạch toán thời gian lao động. Hạch toán thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời chính xác thời gian lao động của từng người lao động trên cơ sở đó tính tiền lương phải trả cho người lao động được chính xác. Chứng từ hạch toán thời gian lao động bao gồm: Mẫu số 01 – LĐTL - Bảng chấm công. Bản này do các tổ chức sản xuất hoặc các phòng ban lập ra nhằm cung cấp chi tiết số ngày công cho từng người lao động theo tháng hoặc theo tuần (Tuỳ theo cách chấm công và trả lương ở từng doanh nghiệp) để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị. Mẫu số 03 – LĐTL - Phiếu nghỉ hưởng BHXH. Các chứng từ này do các cơ sở y tế được phép lập riêng cho từng cá nhân người lao động nhằm cung cấp thời gian người lao động được nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm…và làm căn cứ tính các khoản trợ cấp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế trả thay lương theo chế độ quy định. Mẫu số 07 – LĐTL - Phiếu báo làm đêm, làm thêm giờ. Là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả lương cho người lao động. “Bảng chấm công” được lập hàng tháng theo dõi từng ngày trong tháng của từng cá nhân, từng tổ sản xuất, từng bộ phận. Hàng ngày, tổ trưởng sản xuất, tổ công tác hoặc những người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột ngày từ 1 đến 31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ. Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội… về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán căn cứ theo thời gian lao động thực tế (số ngày công, số ngày nghỉ) để tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian lao động của từng người theo số giờ được hạch toán chi tiết cho từng người theo số giờ lao động làm việc. Ngày công được quy định là 8 giờ. Khi tổng hợp quy thành ngày công nếu còn giờ lẻ thì ghi số giờ lẻ bên cạnh số công và đánh dấu phẩy ở giữa. VD: 22 công 4 giờ ghi là: 22,4. Bảng chấm công được lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan. “Phiếu nghỉ hưởng Bảo hiểm xã hội” (BHXH) dùng cho trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Chứng từ này do y tế cơ quan (nếu được phép) hoặc do bệnh viện và được ghi vào bảng chấm công. Mỗi lần người lao động đến khám bệnh ở bệnh viện, trạm xá hoặc y tế cơ quan (kể cả khám cho con), bác sĩ thấy cần thiết cho nghỉ để điều trị hoặc nghỉ để trông con ốm (theo quy định độ tuổi của con) để y tế cơ quan lập phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội. Sau khi được cơ quan y tế cho phép nghỉ, người được nghỉ báo cho cơ quan và nộp giấy nghỉ cho người chấm công. Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phận sẽ chuyển phiếu này kèm theo bảng chấm công về phòng kế toán để tính bảo hiểm xã hội. Trường hợp người lao động được nghỉ trong những ngày cuối tháng và tiếp sang tháng sau thì phiếu này được chuyển kèm theo bảng chấm công tháng sau để tính bảo hiểm xã hội trong tháng sau. Phiếu này đính kèm “Bảng thanh toán BHXH” (Mẫu số 04 – LĐTL) và lưu tại phòng kế toán. “Phiếu báo làm thêm giờ” có thể lập cho từng cá nhân theo từng công việc cả một đợt công tác hoặc có thể lập cả tổ. Phiếu này do người báo làm thêm giờ lập và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra, ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán. Sau khi có đầy đủ chữ ký, phiếu báo làm thêm giờ được chuyển đến kế toán lao động tiền lương để làm cơ sở tính lương tháng. 2.5..3. Hạch toán kết quả lao động. Hạch toán kết quả lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác số lượng chất lượng sản phẩm của từng công nhân hoặc từng tập thể công nhân để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác định năng suất lao động của từng người từng bộ phận và cả doanh nghiệp, Các chứng từ có thể sử dụng: Mẫu số 06 – LĐTL - Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành hoặc công việc hoàn thành. Là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động; làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. Mẫu số 08 – LĐTL - Hợp đồng giao khoán. Là bản ký kết giữa người giao khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó; đồng thời là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán. Chứng từ kết quả lao động phải do người lập ký, cán bộ Kế toán kiểm tra xác nhận, lãnh đạo duyệt. Sau đó chứng từ được chuyển cho Kế toán tiền lương phân xưởng tổng hợp kết quả lao động của toàn đơn vị, rồi chuyển lên phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng kinh tế của doanh nghiệp làm căn cứ tính lương, thưởng. Việc mở sổ tổng hợp kết quả lao động phải dựa trên các chứng từ do các tổ gửi đến từng ngày hoặc định kỳ. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành do người giao việc lập thành hai liên: một liên lưu và một liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động. Trước khi chuyển đến kế toán lao động tiền lương phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt (ghi rõ họ tên). Hợp đồng giao khoán do bên giao khoán lập thành ba bản: Một bản giao cho người nhận khoán; một bản lưu ở bộ phận lập hợp đồng; một bản chuyển về phòng kế toán để theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng giao khoán và làm căn cứ thanh toán. Hợp đồng giao khoán phải có đầy đủ chữ ký của hai bên nhận khoán, giao khoán và kế toán thanh toán. 2.5.4. Hạch toán tiền lương cho người lao động. Hiện nay, nhà nước cho phép doanh nghiệp trả lương cho người lao động theo tháng hoặc theo tuần. Việc tính lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, kế toán phải tính riêng cho từng người lao động, tổng hợp lương theo từng tổ sản xuất, từng phong ban quản lý. Trường hợp trả lương cho tập thể người lao động, kế toán phải tính lương phải trả cho từng việc khoán và hướng dẫn chia lương cho từng thành viên trong nhóm tập thể đó theo các phương pháp chia lương nhất định nhưng phải đảm bảo công bằng, hợp lý. Các chứng từ sử dụng: Mẫu số 02 – LĐTL - Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 04 – LĐTL - Bảng thanh toán BHXH Mẫu số 05 – LĐTL - Bảng thanh toán tiền thưởng Mẫu số 06 – LĐTL - Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành hoặc công việc hoàn thành Hàng tháng, căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận Kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương ” cho từng đội, từng tổ sản xuất, từng bộ phận sản xuất, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Bảng này được lưu tại phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột “ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay. Đối với hình thức tính lương trả theo thời gian: Phải có “Bảng chấm công” Đối với hình thức tính lương hưởng theo sản phẩm phải phải có “Bảng kê khai lương hưởng theo sản phẩm”, Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành hoặc công việc hoàn thành Các bảng thanh toán lương, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng các chứng từ khác chứng từ khác về thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để Kế toán ghi sổ. Đối với các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ, để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm, kế toán thường áp dụng phương pháp trích trước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, đều đặn đưa vào giá thành sản phẩm, coi như một khoản chi phí phải trả. Tiền lương chính thực tế phải trả CNV trực tiếp trong tháng x Tỷ lệ trích Mức trích tiền lương tháng = Tổng số lương kế hoạch năm CNV trực tiếp sản xuất = Tỷ lệ trích trước Tổng số lương chính kế hoạch năm của công nhân 2.6. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 2.6.1. Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ Mẫu số 01 – LĐTL – Bảng chấm công. Bảng này do các tổ chức sản xuất hoặc các phòng ban lập ra nhằm cung cấp chi tiết số ngày công cho từng người lao động theo tháng hoặc theo tuần (Tuỳ theo cách chấm công và trả lương ở từng doanh nghiệp) Mẫu số 02 – LĐTL – Bảng thanh toán tiền lương. Bảng này do bộ phận kế toán lập bảng để làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh; đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương Mẫu số 03 – LĐTL – Phiếu nghỉ hưởng BHXH. Các chứng từ này do các cơ sở y tế được phép lập riêng cho từng cá nhân người lao động nhằm cung cấp thời gian người lao động được nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm…và làm căn cứ tính các khoản trợ cấp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế trả thay lương theo chế độ quy định. Mẫu số 04 – LĐTL – Bảng thanh toán BHXH. Do bộ phận kế toán lập ra để làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương cho người lao động, lập báo cáo quyết toán Bảo hiểm xã hội với cơ quan quản lý Bảo hiểm xã hội cấp trên. Bảng này được lập làm hai liên: Một liên lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ có liên quan, một liên gửi cho cơ quan quản lý quỹ Bảo hiểm xã hội cấp trên để thanh toán số thực chi. Mẫu số 05 – LĐTL – Bảng thanh toán tiền thưởng. Do phòng kế toán lập theo từng bộ phận xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động và làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi người lao động và ghi sổ kế toán. Các bảng thanh toán này là căn cứ để trả lương và khấu trừ vào các khoản khác như tạm ứng, khoản bồi thường vật chất,… đối với người lao động. Ngoài ra kế toán có thể lập sổ lương cá nhân cho từng người lao động nhằm cung cấp cho người lao động chi tiết hơn nữa thực hiện của mình ở doanh nghiệp. Đồng thời, người lao động có thể tự so sánh thu nhập của mình qua các tháng để đánh giá việc chấp hành kỷ luật lao động ở doanh nghiệp. Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập bảng thanh toán lương cho từng tổ, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp trợ cấp, các khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Sau khi kế toán kiểm tra, xác minh và ký, giám đốc y duyệt, “Bảng thanh toán lương và Bảo hiểm xã hội” sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động. Thông thường tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và bảo hiểm xã hội sẽ được chia làm hai ky: kỳ một: tạm ứng, kỳ hai: sẽ nhận được nhận số tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với chứng từ báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ. 2.6.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương Hàng tháng, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng và tính Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn hàng tháng tính vào chi phí kinh doanh theo mức lương quy định của chế độ. Việc tổng hợp các số liệu này, kế toán lập “Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội”. Trên “Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội”, kế toán lập hàng tháng trên cơ sở các Bảng thanh toán lương đã lập theo các tổ, đội sản xuất, các phòng, ban quản lý, các bộ phận kinh doanh và chế độ trích lập Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn, mức trích trước tiền lương nghỉ phép… Căn cứ vào các bảng thanh toán lương, kế toán tổng hợp và phân loại tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động, theo nội dung: lương trả trực tiếp cho sản xuất hay phục vụ quản lý ở các bộ phận liên quan; đồng thời có phân biệt tiền lương chính, tiền lương phụ, các khoản phụ cấp,… để tổng hợp số liệu ghi vào cột ghi “ Có TK 334 – Phải trả công nhân viên ” vào các dòng phù hợp. Căn cứ tiền lương cấp bậc, tiền lương thực tế phải trả và các tỷ lệ trích trước Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn, trích trước tiền lương nghỉ phép,… kế toán tính và ghi số liệu vào các cột liên quan trong biểu. Số liệu ở “ Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội ” do kế toán tiền lương lập xong sẽ chuyển cho các bộ phận kế toán có liên quan để làm căn cứ ghi sổ và đối chiếu. Ví Dụ: Kế toán chi phí kinh doanh căn cứ vào bảng phân bổ để lập “ Bảng tổng hợp tiền lương ” làm căn cứ lập kế hoạch và rút tiền chi trả lương hàng tháng cho công nhân viên. 2.6.2.1. Tài khoản sử dụng chủ yếu: TK 334: Phải trả công nhân viên (CNV) Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. Bên nợ: Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho công nhân viên. Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội, các khoản đã trả, đã chi cho công nhân viên. Kết chuyển tiền lương công nhân viên chưa lĩnh chuyển sang các khoản thanh toán khác. Bên có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên. Dư Nợ (nếu có): số tiền trả thừa cho công nhân viên. TK 338: “Phải trả và phải nộp khác” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp khác cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, doanh thu nhận trước của khách hàng, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án (tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí,…), giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, các khoản nhận ký quỹ kỹ cược ngắn hạn của phía đối tác, các khoản thu hộ, giữ hộ,… Bên Nợ: Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài sản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý; Các khoản Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn; Khoản Bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên; Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn tại đơn vị; Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đã trả, đã nộp khác; Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ kế toán; trả lại tiền nhận trước cho khách hàng khi không tiếp tục thực hiện việc cho thuê tài sản; Các khoản đã trả, đã nộp khác; Bên Có: Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (Chưa xác định rõ nguyên nhân); Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (Trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay được nguyên nhân; Trích Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất, kinh doanh; Trích Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế khấu trừ vào lương của công nhân viên; Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể; Bảo hiểm xã hội, Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù; Tổng số doanh thu nhận trước của khách hàng phát sinh trong kỳ; Các khoản phải trả, phải nộp khác; Số dư bên Nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa chưa được thanh toán; Số Bảo hiểm xã hội, Kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù; Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả, còn phải nộp; Các khoản Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và Kinh phí công đoàn đã trích, chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chưa chi hết; Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết; Doanh thu nhận trước của các kỳ kế toán tiếp theo; Tài khoản 338 có 6 tài khoản cấp 2: Tài khoản 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết: Phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị. Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán Bảo hiểm xã hội của đơn vị. Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán Bảo hiểm y tế theo quy định. Tài khoản 3387 – Doanh thu nhận trước: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm doanh thu nhận trước trong kỳ kế toán. Chỉ hạch toán vào tài khoản này số tiền của khách hàng đãc trả trước cho một hoặc nhiều kỳ kế toán về cho thuê tài sản cho khách hàng và phải hạch toán chi tiết theo từng khách hàng. Không hạch toán vào tài khoản này số tiền nhận trước của người mua mà đơn vị văn hoá chưa cung cấp sản phẩm, hàng hoá dịch vụ. Tài khoản 3388 – Phải trả, phải nộp khác: Phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vị ngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trong các Tài khoản từ các Tài khoản 331 đến Tài khoản 336 và từ Tài khoản 3381 đến Tài khoản 3384 và Tài khoản 3387. Ngoài ra kế toán tiền lương còn sử dụng các tài khoản khác như: Tài khoản 335 – Chi phí phải trả, Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp, Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung, Tài khoản 111, 112, 138,… 2.6.2.2. Phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương (1). Hàng tháng, tính tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên (tiền lương, tiền công, phụ cấp khu vực, chức vụ đắt đỏ, tiền ăn giữa ca, thưởng trong sản xuất…) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng: Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 622: Chi phí nhân công (nếu tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm) Nợ TK 627 (6271): Chi phí sản xuất chung (Tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý và phục vụ sản xuất ở phân xưởng, đội sản xuất) Nợ TK 641 (6411): Chi phí bán hàng (Tiền lương phải trả cho người bán hàng) Nợ TK 642 (6421): Chi phí quản lý doanh nghiệp (Tiền lương phải trả cho nhân viên các phòng, ban quản lý doanh nghiệp ) ….. Có TK 334: (Tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên trong tháng ) (2). Số tiền thưởng phải trả công nhân viên : Nợ TK 431 (4311): (Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng.) Nợ TK 622, 627, 641, 642, … (Thưởng tính vào chi phí kinh doanh) Có TK 334: (Tổng số tiền thưởng phải trả công nhân viên ) (3). Trích BHXH, BHYT và KPCĐ hàng tháng: Nợ TK 622, 627, 641, 642,…(Phần tính vào chi phí kinh doanh: 19%) Nợ TK 334: (Phần trừ vào thu nhập công nhân viên: 6%) Có TK 338 (3382, 3383, 3384)(Phải trả nộp BHXH, BHYT, KPCĐ) (4). Bảo hiểm xã hội phải trả công nhân viên: - Trường hợp doanh nghiệp được giữ lại một phần để trực tiếp chi tại doanh nghiệp thì số đã chi trả, kế toán ghi: Nợ TK 338 (3383) Có TK 334 Trường hợp doanh nghiệp phải nộp toàn bộ các khoản Bảo hiểm xã hội lên cấp trên, doanh nghiệp có thể chi hộ (ứng hộ) cho công nhân viên và thanh toán khi nộp các khoản kinh phí này đối với cơ quan quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388) (Phải thu khác) Có TK 334 (Phải trả công nhân viên) (5). Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên theo quy định sau khi đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, và thuế thu nhập cá nhân. Tổng số các khoản khấu trừ không được vượt quá 30% số còn lại: Nợ TK 334: Tổng số các khoản khấu trừ Có TK 333 (3338): Thuế thu nhập phải nộp Có TK 141: Số tạm ứng trừ vào lương Có TK 138: Bồi thường vật chất thiệt hại (6). Thanh toán thù lao (Tiền công, tiền lương….), tiền thưởng cho công nhân viên +Nếu thanh toán lương bằng tiền: Nợ TK 334: Các khoản đã thanh toán Có TK 111: Thanh toán tiền mặt Có TK 112: Thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng +Trả lương bằng sản phẩm hàng hoá: - Ghi nhận giá vốn vật tư hàng hoá : Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán) Có TK liên quan (152, 153, 154, 155…) - Ghi nhận giá thanh toán: Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán Có TK 512: Giá thanh toán không thuế Có TK 333 (3331): Thuế VAT (7). Chuyển tiền nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn để lại doanh nghiệp: Nợ TK 338 (3382, 3383, 3384) Có TK 111, 112… (8). Đến hết kỳ trả lương, còn có những công nhân chưa lĩnh lương, kế toán kết chuyển số tiền công nhân viên đi vắng chưa lĩnh thành các khoản phải trả phải nộp khác: Nợ TK 334 (Phải trả công nhân viên) Có TK 338 (3388) (Phải trả phải nộp khác) (9). Khoản Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù, khi nhận được khoản cấp bù trừ từ ngân sách hoặc cơ quan cấp tỉnh, kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 338 (3382): số được cấp bù (10). Đối với doanh nghiệp sản xuất thời vụ: - Nếu doanh nghiệp thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất trực tiếp, kế toán ghi : Nợ TK 622 Chi phí công nhân trực tiếp (chi tiết theo từng đối tượng) Có TK 335 (Chi phí phải trả) - Số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả: Nợ TK 335 (Chi phí phải trả) Có TK 334 (Phải trả công nhân viên) Tổ chức hạch toán các khoản trích theo lương Hạch toán chi tiết các khoản trích theo lương Tỷ lệ trích các khoản = x Tổng số tiền lương thực tế phải trả hàng tháng Mức trích các khoản theo lương Tỷ lệ trích: BHXH trích 15% đưa vào chi phí và 5% vào lương; BHYT trích 2% đưa vào chi phí và 1% vào lương; KPCĐ trích 2% vào chi phí Cần lập bảng phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ dùng chung cho phân bổ tiền lương. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương Phản ánh thanh toán trích, sử dụng các quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn; có 3 tài khoản cấp 2. * TK 3382: Kinh phí công đoàn. Bên Nợ: Chi tiêu kinh phí công đoàn tại doanh nghiệp; Kinh phí công đoàn đã nộp Bên Có: Trích kinh phí công đoàn vào chi phí kinh doanh Dư Có: Kinh phí công đoàn chưa nộp, chưa chi Dư Nợ: Kinh phí công đoàn vượt thu * TK 3383: Bảo hiểm xã hội Bên Nợ: BHXH phải trả cho người lao động BHXHđã nộp cho cơ quan quản lý BHXH Bên Có: Trích BHXH vào chi phí thu nhập người lao động Trích BHXH trừ vào thu nhập người lao động Dư Có: BHXH chưa nộp ; Dư Nợ: BHXH vượt thu * TK 3384: Bảo hiểm y tế Bên Nợ: Nộp bảo hiểm y tế Bên Có: Trích Bảo hiểm tính trừ vào thu nhập của người lao động. Trích Bảo hiểm y tế vào chi phí kinh doanh Dư Có: Bảo hiểm y tế chưa nộp Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Sơ đồ Hạch toán tổng hợp lương TK 622 TK 334 TK 141, 138, 333… Tiền lương phải trả cho nhân viên Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên (Tạm ứng, bồi thường vật chất, thuế thu nhập…) TK 627 TK 3383, 3384 Tiền lương phải trả cho nhân viên TK 641, 642 Phần đóng góp cho quỹ BHXH, BHYT bán hàng và quản lý doanh nghiệp phân xưởng, bộ phận quản lý trực tiếp sản xuất TK 111, 512 Tiền lương phải trả cho nhân viên TK 4311 Thanh toán lương, thưởng, Tiền thưởng phải trả CNV BHXH và các khoản khác cho CNV Xây dựng cơ bản dở dang TK 3383 BHXH phải trả trực tiếp TK 241 Sơ đồ Hạch toán các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) TK 3382, 3383, 3384 TK 622, 627, 641, 642 TK 334 Trích BHXH, BHYT theo tỷ Số BHXH, KPCĐ Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý tại cơ sở Chi tiêu kinh phí công đoàn chi vượt được cấp bù TK 111, 112 TK 111, 112 lệ quy định tính vào thu nhập của công nhân viên: 6% TK 334 theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí kinh doanh: 19% Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Cho công nhân viên Số BHXH phải trả trực tiếp Sơ đồ Hạch toán trích trước tiền lương phép kế hoạch của công nhân sản xuất ở những doanh nghiệp sản xuất thời vụ TK 335 TK 622 TK 334 Trích trước tiền lương phép Tiền lương thực tế phải trả cho Theo kế hoạch của công nhân sản xuất trực tiếp công nhân sản xuất trong kỳ Phần chênh lệch giữa tiền lương phép thực tế phải trả công nhân trực tiếp sản xuất lớn hơn kế hoạch ghi tăng chi phí TK 338 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương phép phải trả công nhân trực tiếp sản xuất trong kỳ 2.7. Hình thức sổ kế toán Sổ sách kế toán là hình thức biểu hiện của các tài khoản kế toán, nhằm cung cấp thông tin một cách tổng hợp hoặc chi tiết theo thời điểm, theo không gian và thời gian về đối tượng quản lý. Theo chế độ kế toán hiện hành, có 4 hình thức ghi sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung; Hình thức Nhật ký chứng từ; Hình thức Nhật ký sổ cái; Hình thức Chứng từ ghi sổ; 2.7.1. áp dụng hình thức nhật ký chung. Hình thức Nhật ký chung là hình thức ghi chép theo trình tự thời gian vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào đó để lấy số liệu ghi vào Sổ cái. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản các nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi sổ cá theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức này thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra, tránh tiêu cực và đặc biệt rất thích hợp khi sử dụng kế toán máy. Tuy nhiên công việc ghi chép còn trùng lắp vì mỗi chứng từ được ít nhất ghi từ hai nhật ký trở lên nên dễ bị nhầm lẫn khi ghi vào Sổ cái. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Bảng thanh toán tiền lương, thưởng, BHXH Các chứng từ thanh toán Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lương Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.7.2. áp dụng hình thức nhật ký sổ cái Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lương và các khoản trích theo lương được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ Kế toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên hai hệ thống sổ khác nhau. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc Kế toán ghi vào nhật ký-sổ cái theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ, mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên trang Nhật ký – sổ cái. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký Sổ cái Báo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lương Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Nhật ký sổ cái Chứng từ gốc Sổ thẻ Kế toán chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp chứng từ gốc Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.7.3. áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ gốc về tiền lương và các khoản trích theo lương để lập chứng từ ghi sổ Kế toán. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ Kế toán chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ cái TK 334, 338 Báo cáo tài chính và các báo cáo về lao động, lương Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.7.4. áp dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ Tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng. Kế toán tiền lương lập bảng phân bổ số 1 để ghi vào Nhật ký chứng từ số 7 (Ghi có các TK 111, 112, ghi nợ TK 334, 338) dựa trên các chứng từ thanh toán. Tổng hợp từ các bảng kê và Nhật ký chứng từ để ghi sổ cái tài khoản 334, 338. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc bảng phân bổ số 1 Báo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lương Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê số 1, số 2, số 4 Sổ thẻ Kế toán chi tiết TK 334, 338 Nhật ký chứng từ số 1, số 7, số 10 Sổ cái TK 334, TK 338 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chương III. Một số kiến nghị để hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt Đánh giá về công tác quản lý hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Đầu tư Thương mại và Du lịch Tân Hoàng Gia, kết hợp với những kiến thức, lý luận cơ bản về hạch toán Kế toán đã được trang bị tại trường học, Tôi xin đưa ra một số nhận xét sau: Công tác Kế toán chung: Việc tổ chức công tác thanh toán Kế toán tại Công ty CP Đầu tư Thương mại và Du lịch Tân Hoàng Gia là tương đối tốt so với các doanh nghiệp ngoàI Quốc doanh. Bộ máy Kế toán được tổ chức chuyên sâu và phân công hoạch định nhiệm vụ rõ ràng, mỗi Kế toán có trách nhiệm làm một phần hành cụ thể từ dưới phân xưởng, lập báo cáo tình hình xong gửi lên phòng Kế toán Tài chính. Việc này đã tạo điều kiện cho nhân viên Kế toán phát huy tính sáng tạo chủ động, thành thạo trong công việc. Các phần hành được Kế toán phối hợp rất khéo léo tạo động lực thúc đẩy quá trình triển khai, khai thác nghiệp vụ đạt hiệu quả và chính xác đúng chế độ. Đội ngũ Kế toán của Công ty đạt trình độ chuyên môn cao và cũng không ngừng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho phù hợp với sự phát triển của ngành Kế toán, các chứng từ, sổ sách, sổ cái, thẻ sổ chi tiết luôn được ghi chép rõ ràng hợp lôgic đúng chế độ hiện hành. Với tình hình làm ăn có hiệu quả của Công ty hiện nay, không thể phủ nhận vai trò của đội ngũ Kế toán trong việc cung cấp thông tin chính xác kịp thời phục vụ đắc lực cho việc ra quyết định, tổ chức sản xuất kinh doanh, hoạch định chiến lược phát triển mở rộng thị trường nâng cao năng suất lao động. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Hạch toán chi tiết. Cách tính tiền lương cho người lao động của Công ty rất hợp lý và chính xác, thông qua việc kết hợp được số lượng sản phẩm người lao động làm ra và thời gian làm việc, ngày công làm việc của người lao động. Hệ thống chứng từ ban đầu phản ánh số lượng, chất lượng lao động, các bảng chấm công phiếu giao việc sổ số lượng sản phẩm hoàn thành được theo dõi chặt chẽ, ghi chép chính xác rõ ràng. Lưu chuyển chứng từ sổ sách theo đúng trình tự như quy định đảm bảo tính chính xác số liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc thanh toán lương được thực hiện tương đối tốt, đúng kỳ hạn, chính xác hợp lý thoả đáng cho người lao động. 3.1.3. Hạch toán tổng hợp. Sổ sách Kế toán tổng hợp như các: Sổ, thẻ Kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ cái, được Công ty thiết kế đúng với chế độ Kế toán quy định. Công ty đã làm tốt việc trích BHXH và BHYT được đưa vào bảng thanh toán lương do vậy Kế toán đã không phải tách rời. Bảng tổng hợp phần chi lương giảm bớt cồng kềnh sổ sách của Kế toán tiền lương. Doanh nghiệp áp dụng sổ sách chứng từ ghi sổ để hạch toán, đây là hình thức phù hợp cho việc sử dụng Kế toán máy, tuy nhiên đại bộ phận Công ty đặc biệt là bộ phận Kế toán thống kê trang bị thiếu hụt máy vi tính. Điêù này đã tạo ra rất nhiều khó khăn cho việc triển khai thực hiện công tác Kế toán đạt hiệu quả, chính xác cao, gọn nhẹ tinh giảm công tác Kế toán. 3.2. Thuận lợi, khó khăn phương hướng mục tiêu của Công ty CP Đầu tư Thương mại và Du lịch Tân Hoàng Gia trong việc quản lý sử dụng quỹ lương. 3.2.1. Thuận lợi và khó khăn. Do Công ty CP Đầu tư Thương mại và Du lịch Tân Hoàng Gia áp dụng việc trả lương theo hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh từng xưởng, đã tạo điều kiện cho các xưởng năng động, sáng tạo, tự chủ trong việc hạch toán chi trả lương cho người lao động; đồng thời nhạy bén trong việc tìm và hợp tác quan hệ làm ăn với các bạn hàng có nhu cầu về dịch vụ, mặt hàng mà Công ty có thể đáp ứng được. Công ty đã sớm thực thi áp dụng mức lương tối thiểu cho người lao động là 290.000đ/tháng, tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động có khả năng thanh toán các khoản chi phí sinh hoạt gia tăng. Bên cạnh đó vào dịp cuối năm (âm lịch) tức vào tháng 1 tiền lương của người lao động đã tăng cao là do tiền thu về rất lớn: tháng 01 số tiền thu về là 633,3 trđ; do đó lương bộ phận trực tiếp được chia là 633,3trđ x 25%/1,1= 144trđ; bình quân mỗi người 1.2trđ/tháng. Việc lương của người lao động tăng vào dịp tết nguyên đán, tết tây là điều hết sức thuận lợi cho họ chi tiêu vào dịp này và tạo điều kiện cho họ yên tâm lao động, công tác tại Công ty. Tuy nhiên Công ty để xưởng tự hạch toán kinh doanh dẫn tới tình trạng thu nhập của người lao động không đồng đều giữa xưởng sản xuất với xưởng sửa chữaa dù họ có cùng bậc thợ, cùng số năm công tác tại Công ty nhưng người có lương cao người có lương thấp, tạo ra tâm lý bất ổn trong người lao động ngoài ra việc này cũng dễ dẫn tới việc báo cáo mất tính chính xác về hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng xưởng làm cho Công ty thất thoát nguồn thu giảm lợi nhuận, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty sẽ không đảm bảo tính trung thực. Mặc dù vậy nhìn tổng quan thì dù có người lương cao thấp (bất đồng thu nhập), độ trung thực báo cáo kinh doanh của các xưởng, Công ty vẫn đảm bảo doanh thu có lãi và hiệu quả sản xuất kinh doanh cao. Vấn đề đặt ra cho Công ty là cần phải làm sao đưa ra được mức lương hợp lý, các chế độ đãi ngộ thoả đáng cho người lao động, tạo tâm lý yên tâm cống hiến công tác tại Công ty. 3.2.2. Phương hướng mục tiêu. Công ty CP Đầu tư Thương mại và Du lịch Tân Hoàng Gia đang có kế hoạch trang bị thêm một số máy móc hiện đại đáp ứng nhu cầu mới thị trường, tăng năng suất lao động, hiệu quả công việc. Bên cạnh đó Công ty đang xem xét đưa ra giải pháp hữu hiệu trong việc triển khai nghiệp vụ Kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương đạt độ chính xác cao, thoả mãn nhu cầu người lao động. Cố gắng mức thu nhập người lao động không dưới mức thu nhập người lao động công tác tại các doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả phát đạt, tạo yên tâm cho người lao động tại Công ty cũng như bạn hàng muốn ký kết làm ăn. 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt. Sau những nhận xét có được trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt, cùng với ý tưởng hoàn thiện công tác kế toán để nó luôn là công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh. Tôi xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Đầu tư Thương mại và Du lịch Tân Hoàng Gia, góp phần tạo hiệu quả cao trong việc hạch toán Kế toán: 1. Việc chấm công cần phải quan tâm chặt chẽ tới đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công, nêu rõ trường hợp đi muộn về sớm thậm chí làm việc nữa ngày để đảm bảo sự công bằng cho những người thực hiện nghiêm chỉnh giờ hành chính tại cơ quan. 2. Công ty cần chú trọng vào việc đào tạo nhân lực thông qua các quỹ đầu tư phát triển, đặc biệt là việc đào tạo và đào tạo lại, chuyên tu đội ngũ các nhà làm tài chính thống kê, cụ thể là bộ phận Kế toán. Hình thức trả lương hợp lý là đòn bẩy kinh tế quan trọng có tác dụng khuyến khích công nhân không ngừng tăng năng suất lao động, sử dụng đầy đủ và hợp lý thời gian lao động, nâng cao chất lượng sản xuất. Việc tăng lương thoả đáng kết hợp với những chính sách đãi ngộ kịp thời sẽ là động lực tích cực đối với người lao động, họ sẽ gắn trách nhiệm hết mình vì Công ty, ngoài ra việc đảm bảo độ tin cậy đối với các bạn hàng, chiếm lĩnh mở rộng thị trường Kết luận Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp là công việc ít nghiệp vụ và đơn giản. Tuy nhiên để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương vừa là công cụ hữu hiệu cho nhà quản lý vừa là chỗ dựa đáng tin cậy cho người lao động thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Điều này đòi hỏi phải có sự kết hợp khéo léo giữa các chế độ lao động tiền lương hiện hành và đặc thù lao động tại đơn vị. Kế toán cần phải nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải căn cứ vào mô hình chung đặc trưng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cùng những quy định về ghi chép luân chuyển chứng từ để có hướng hoàn thiện thích hợp. Mặt khác khi hạch toán tiền lương cũng như hạch toán Kế toán phần hành Kế toán phải cung cấp thông tin một cách kịp thời chính xác nhất cho các nhà quản lý qua đó góp phần quản trị nhân sự đề ra biện pháp tăng năng suất lao động. Với những kiến thức đã học được ở trường cùng với thời gian thực tập thực tế tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt. Với sự giúp đỡ chỉ bảo của thầy hướng dẫn, các anh, các chị làm việc tại Công ty, Tôi viết chuyên đề này với hy vọng đề tài nghiên cứu cứu nhỏ bé này của tôi sẽ góp phần hoàn thiện công tác tiền lương tại Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt. Do sự hiểu biết có hạn nên chắc chắn bản Chuyên đề này còn nhiều sai sót. Tôi rất mong được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của người đọc. Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn, cùng với sự chỉ bảo của các anh, các chị tại phòng Kế toán, phòng tổ chức nhân sự Công ty TNHH Dịch vụ và thương mại Thành Đạt trong việc hoàn thành bài chuyên đề này. Mục Lục Tài liệu tham khảo Lý thuyết và thực hành Kế toán tài chính (PTS. Phạm Văn Công-NXB tài chính Hà Nội 2000) Chế độ báo cáo tài chính (Bộ tài chính – NXB tài chính Hà Nội 2000) Đổi mới cơ chế chính sách quản lý lao động tiền lương (NXB chính trị – Quốc gia 1995) Chi phí tiền lương của doanh nghiệp Nhà nước trong nền kinh tế thị trường (Bùi Tiến Quý-Vũ Quang Thọ-NXB chính trị Quốc gia 1997) Các văn bản quy định chế độ tiền lương mới (Tập 1, tập 2, tập 3-Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam -1997) Hệ thống các văn bản hiện hành lao động – Việt Nam tiền lương, BHXH (Tổng liên đoàn lao động Việt Nam 1997) Tạp chí lao động xã hội Giáo trình Kế toán tài chính – Trường đại học Kinh tế Quốc dân Bảng 2.4: Đơn vị: Công ty CP ĐT TM và DL Tân Hoàng Gia Bộ phận: Phòng kinh doanh Bảng chấm công phòng kinh doanh Tháng 12 Năm 2003 Số TT Họ và tên Cấp bậc (Chức vụ) Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 3 4 5 6 7 … … … … … … … … … 28 29 30 31 Số công hởng lơng thời gian …. …. Số công hởng BHXH 1 Hoàng Văn Hoan TP x x x x x x x x 26 26 2 Nguyễn Thị Thu Hiền PP x x x x x x x x 25 25 3 Nguyễn Thành Vinh NV x x x x x x x x 22 22 4 Nguyễn Thị Huyền NV x x x x x x x x 26 26 Bảng 2.5: Đơn vị: Công ty CP đầu t TM & DL Tân Hoàng Gia Bộ phận: Phòng kinh doanh Bảng thanh toán tiền lơng phòng kinh doanh Tháng 12 năm 2003 Số TT Họ tên Lơng chính Lơng năng suất Phụ cấp ăn tra Tổng lĩnh Tạm ứng Ngày công Lơng 1 ngày Thành tiền Hệ số Thành tiền Lần 1 Lần 2 1 Hoàng Văn Hoan 26 13,182 342,727 5 1,713,636 150,000 1,863,636 500,000 500,000 2 Nguyễn Thị Thu Hiền 25 13,182 329,545 4.5 1,482,955 150,000 1,632,955 200,000 3 Nguyễn Thành Vinh 22 13,182 290,000 4 1,160,000 150,000 1,310,000 … … … … … … … … … … … … … Cộng 165 2,175,000 9,787,500 900,000 10,687,500 1,600,000 500,000