Chuyên đề Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty phát triển phần mềm và đào tạo (eDT)

nh giám đốc công ty yêu cầu các đơn vị trực thuộc công ty cung cấp đầy đủ tình hình, tài liệu có liên quan đến hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của phòng. - Được kiểm tra các đơn vị thuộc công ty và phối hợp với phòng kinh doanh giám sát các đại lý đối với các công việc có liên quan đến hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của phòng. - Được thừa lệnh giám đốc ký duyệt thanh toán các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý của văn phòng công ty theo quy định. 1.3. Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty Công ty Phát triển và đào tạo là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở TK giao dịch tại ngân hàng. Phòng kế toán được trang bị đầy đủ máy tính để đáp ứng được nhu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn bộ doanh nghiệp. Thực hiện hạch toán kế toán theo đúng chế độ quy định. Do có sự trợ giúp của máy tính điện tử và phần mềm kế toán nên công việc kế toán của công ty không còn phức tạp và cồng kềnh như trước nữa nên cơ cấu tổ chức cũng gọn nhẹ và thống nhất hơn. Phòng kế toán của công ty gồm 4 nhân viên. Một kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp, một thủ quỹ kiêm kế toán kho, và một kế toán tiền lương, tiền gửi NH. Trong doanh nghiệp, tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm là một trong những chỉ tiêu quan trọng, phòng kế toán phải bằng những phương pháp nghiệp vụ của mình để phản ánh với giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch lưu chuyển hàng hoá. Phản ánh và giám sát việc thu tiền hàng kịp thời, đầy đủ, chính xác đồng thời đôn đốc việc nộp tiền bán hàng đúng qui định, kiểm tra so sánh khớp giữa số tiền nộp và số thành phẩm còn lại để có biện pháp giải quyết. Xác định chế độ thu tiền hành cụ thể đối với cửa hàng để vừa đảm bảo thu hồi nhanh chóng tiền vốn, hạn chế mức tối đa số vốn bị chiếm dụng, hạ thấp chi phí lưu thông, đôn đốc nhân viên chấp hành tốt mọi công việc. Ngoài ra kế toán còn là tham mưu đắc lực cho giám đốc để chỉ đạo kinh doanh kịp thời. Ngoài những nhiệm vụ cơ bản trên, kế toán còn phải tổ chức thực hiện chế độ ghi chép ban đầu chính xác và chặt chẽ bao gồm như sổ chi tiết về vật liệu, sổ chi tiết về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo từng hạng mục dự án. Cuối tháng các chứng từ gốc ở các công trình kế toán kiểm tra định khoản dùng máy vi tính để hợp toàn bộ các sổ sách kế toán tổng hợp như sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản và một sổ chi tiết về các các dự án, các thông tin kế toán để có những chỉ đạo đúng đắn, kịp thời. Nhờ có chức năng chung của phòng kế toán như vậy, nên chức năng cụ thể của từng bộ phận cũng được quy định rõ ràng: * Kế toán trưởng - Chịu trách nhiệm chung trước Giám đốc về công tác kế toán - tài chính toàn công ty. - Trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo điều hành về tài chính, tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chính sách, chế độ và các quy định của Nhà nước và của ngành về công tác kế toán - tài chính. - Tham gia ký và kiểm tra thực hiện các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế toàn công ty. * Kế toán tổng hợp - Thay kế toán trưởng điều hành công tác kế toán - tài chính khi kế toán trưởng đi vắng. - Xác định kết quả sản xuất kinh doanh (Tài khoản 9111,421). - Trực tiếp làm công tác kế toán tổng hợp khối văn phòng công ty (sổ cái, các báo cáo kế toán khối văn phòng công ty), kiểm tra và tổng hợp các báo cáo kế toán toàn công ty. - Trực tiếp phụ trách công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản (Tài khoản 2412). * Kế toán công nợ - Kế toán thu, chi tiền mặt, tiền lượng, (Tài khoản 1111, 334,). - Kế toán thu, chi tiền mặt, theo dõi các khoản vay ngân hàng (Tài khoản 112, 331). - Thanh toán với người bán trong nước (Tài khoản 331). - Công nợ nội bộ Công ty về hàng hoá và chuyển tiền bán hàng (Tài khoản 3361, 3362). - Kế toán hàng hoá, viết hoá đơn, thanh toán với người mua (Tài khoản 131). - Chi phí nghiệp vụ kinh doanh (Tài khoản 642) - Các khoản tạm ứng và công nợ khác (Tài khoản 141, 1388, 3388) theo dõi tăng, giảm quỹ (Tài khoản 414, 431). * Thủ quỹ Quản lý thu chi tiền mặt , kiểm tra đối chiếu chứng từ. ở đây thủ quỹ còn kiêm cả thủ kho quản lý hàng hoá, lập báo cáo tồn quỹ, tồn kho Kế toán trưởng Biểu 2 Sơ đồ tổ chức: Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Thủ quỹ 2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty Căn cứ về điều kiện cụ thể của công ty về quy mô, sử dụng khoa học kỹ thuật (máy tính) trình độ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán nên hình thức kế toán tập trung là phù hợp đảm bảo tốt cho kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ thu nhận và xử lý cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho công tác điều hành và quản lý các hoạt động tài chính của công ty và cũng phù hợp công tác kế toán tại công ty, công ty sử dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Kiểm tra, đối chiếu Ghi định kỳ Công ty áp dụng chế độ kế toán mới hiện hành. Các dữ liệu được kế toán kiểm tra và xử lý bằng máy vi tính. Phương pháp hạch toán kế toán các loại hàng hoá tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. Báo cáo tài chính dựa trên cơ sở gốc. Đơn vị tiền tệ là VNĐ. Các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến ngoại tệ ghi theo tỷ giá thực tế. Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phần mềm của hệ thống kế toán trên máy vi tính gồm: * Kế toán chi tiết: - Tiền mặt. - Tiền gửi Ngân hàng. - Tài sản cố định. + Thẻ tài sản cố định. + Kiểm kê tài sản cố định. - Công nợ. + Sổ chi tiết công nợ + Bảng kê báo cáo công nợ. - Kế toán hàng hoá. - Viết hoá đơn bán hàng, định khoản kế toán trên hoá đơn. - Thẻ kho hàng hoá. - Báo cáo nhập hàng hoá (chi tiết cho từng loại) - Báo cáo xuất hàng hoá (chi tiết cho từng loại) - Báo cáo nhập, xuất, tồn hàng hoá. - Báo cáo tiêu thụ hàng hoá. - Kiểm kê hàng hoá - Kế toán chi phí: bao gồm cả tờ kê chi tiết chi phí. - Phiếu kế toán. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. * Kế toán tổng hợp. - Sổ cái. - Các báo cáo kế toán tài chính. - Tổng hợp các báo cáo kế toán toàn công ty. Các chứng từ gốc phát sinh, các phiếu kế toán được cán bộ kế toán cập nhật và định khoản kế toán vào từng phần hành kế toán trên máy vi tính. Phần mềm của hệ thống kế toán sẽ tập hợp vào các bảng kê chứng từ ghi sổ, sổ cái các báo cáo kế toán theo chế độ kế toán quy định, ngoài ra còn cung cấp thông tin khác từ các số liệu đã cập nhật vào máy theo yêu cầu của người quản lý. III. Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại công ty phát triển phần mềm và đào tạo eDT 1.Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá và tình hình quản lý tiêu thụ tại công ty phát triển phần mềm và đào tạo eDT Nhờ sự phát triển vững trắc trên thị trường cạnh tranh nên Công ty có được mối quan hệ rộng lớn, uy tín thị truờng cạnh tranh ngày càng rộng mở. Từ những ngày mới thành lập cho đến nay Công ty đã có thêm nhiều loại dịch vụ và sản phẩm kinh doanh mới không ngừng nâng cao chất lượng, khám phá những cái mới hợp thị hiếu trong lĩnh vực kinh doanh của mình. Công ty eDT tổ chức cung cấp dịch vụ theo định hướng trọn gói, bao gồm các công việc từ công tác giải pháp kỹ thuật, cung cấp và dịch vụ phần cứng, cung cấp và dịch vụ phần mềm đến việc đào tạo kỹ thuật, tổ chức thi và cấp chứng chỉ đào tạo. Công ty tham gia phần lớn các dự án lớn trong nước về công nghệ thông tin như: Dự án mạng máy tính Kho bạc Hà Nội, Dự án mạng máy tính Trung tâm Thông tin Thương mại, Bộ thương mại, Dự án về Hệ thống cơ sở dữ liệu Văn phòng Quốc hội, Dự án mạng truyền số liệu của Công ty Điện toán và Truyền số liệu VDC, Các dự án tin học nhỏ và vừa cho các doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Là một Công ty có thế mạnh trên thị trường công nghệ điện tử - tin học, chủ yếu về một số dịch vụ sau: Về dịch vụ. Công nghệ thông tin. Cung cấp giải pháp, phân tích, thiết kế và tích hợp hệ thống. Cung cấp thiết bị đồng bộ. Cung cấp phần mềm. Phát triển ứng dụng và phân hệ nghiệp vụ. Và một số dịch vụ hỗ trợ (bảo trì hệ thống, giải quyết sự cố nghiệp vụ, giải quyết các vấn đề về phần cứng, phần mềm). Công nghệ mã vạch. Cung cấp giải pháp quản lý nhân sự, tiền lương. Cung cấp giải pháp xây dựng hệ thống quản lý bán hàng. Công nghệ điện tử viễn thông. Về thiết bị. Thiết bị đọc mã vạch. Máy in mã vạch. Phần mềm và thiết kế mã vạch. Thiết bị in ấn thẻ. Thết bị đọc thẻ Cung cấp tất cả các thiết bị cho hệ thống bán hàng. Đào tạo Đào tạo kỹ thuật và cấp chứng chỉ: Hệ thống đào tạo và cấp chứng chỉ nhằm giúp khách hàng có khả năng tiếp nhận công nghệ mới, được đào tạo để tự triển khai và quản lý các hệ thống trong tương lai. Mục tiêu của các khoá đào tạo là cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết để phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin trong cơ quan, cài đặt mạng và cơ sở hạ tầng và xây dựng các ứng dụng nghiệp vụ. Công ty eDT cung cấp mọi giải pháp đào tạo đáp ứng nhu cầu và khả năng tài chính của mọi cơ quan, tổ chức Việt Nam cũng như quốc tế. Mỗi lớp đào tạo công ty đào tạo trên dưới 50 học viên. Công ty được sự thu hút chú ý của các học viên gần xa quan tâm đến chuyên viên tin học cấp cao. Bởi công ty ngoài phần kinh doanh phần cứng và phần mềm uy tín chất lượng, phần đào tạo cũng vậy công ty cũng luôn lấy chỉ tiêu chất lượng đào tạo lên hàng đầu, và đó cũng là điều mà các học viên quan tâm. Công ty đã đáp ứng các nhu cầu của học viên do vậy công ty đã thành công trong lĩnh vực đào tạo của mình. Quản lý hàng hoá Sự nhộn nhịp trên thị trường máy tính như hiện nay mà chúng ta đang được chứng kiến là kết quả cuả liên tiếp nhiều cải tiến về công nghệ trong nghành công nghiệp bán dẫn, những loại máy tính hiện đại liên tục ra đời. Điều đó cho thấy rằng, những máy tính cũ liên tục giảm giá nhanh. Với thời điểm ban đầu vẫn còn thuộc loại xa xỉ, nhưng chỉ sau sáu tháng sẽ là một máy tính chuẩn với mức giá dễ chấp nhận. Và như vậy, cứ mỗi năm lại có từ một đến hai công nghệ mới ra đời, tạo ra những bước nhẩy vọt về máy tính. Do đặc diểm hàng hoá mà công ty kinh doanh như vậy. Nên công ty đã đưa ra một số yêu cầu chặt chẽ với mặt hàng mà công ty kinh doanh. - Không nhập quá nhiều, số lượng vừa đủ với thị trường mình tham gia kinh doanh. Thường xuyên quan sát tình hình thị trường để có kế hoạch thu mua hàng hoá. Quản lý tình hình nhập - xuất và dự trữ hàng hoá hợp lý, để kịp thời phát hiện những hàng hoá hỏng hóc, mất giá, tồn đọng lâu trong kho. - Thường xuyên nắm bắt thị truờng, tìm hiểu thị trường để mua về và bán ra những mặt hàng mà thị trường cần. - Về mặt giá trị: Phải quản lý tốt được giá mua vào, chi phí thu mua hàng hoá nhập kho để tính đúng đủ chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra. 2. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá tại công ty phát triển phần mềm và đào tạo eDT Công ty chủ yếu tiêu thụ theo một số phương thức sau: - Tiêu thụ theo hợp đồng đã ký kết từ trước thường có giá trị lớn, chủ yếu là bộ máy. - Tiêu thụ theo phương thức bán lẻ gồm phần mềm và linh kiện máy tính. - Tiêu thụ theo phương thức bán buôn. * Phương thức bán lẻ Quầy bán lẻ thực hiện theo phương thức bán hàng thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng phải chịu trách nhiệm về hàng hoá trong quầy của mình. Nếu có sự thất thoát phải chịu trách nhiệm. Trong trường hợp này kế toán vẫn viết hoá đơn cho khách hàng. Và đây đồng thời cũng là Giấy bảo hành cho khách hàngkhi thiết bị hỏng hóc trong thời gian bảo hành. Quầy bán lẻ thu tiền mặt hoặc bất kỳ một loại giấy thanh toán nào. Cuối ngày tổng kết số doanh thu thu được sau đó đem nộp cho phòng tài vụ, kế toán công nợ sẽ ghi phiếu thu ghi cho người nộp. Nếu thu bằng ngoại tệ phải tính theo giá hạch toán. * Bán theo đơn đặt hàng Khi đơn đặt hàng được coi là tiêu thụ. Khi đã hoàn thành xong khâu lắp đặt chạy thử (nếu có) Khách hàng chấp nhận thanh toán. Nhân viên kinh doanh viết hoá đơn cho khách. Sau đó nộp cho phòng kế toán viết phiếu thu (nếu đã thu được tiền hàng). 3. phương thức tính giá vốn của hàng hoá tiêu thụ Khi xuất kho, để tính được giá thực tế của hàng hoá, kế toán tách riêng hai bộ phận trị giá mua và chi phí thu mua - Thuộc chi phí thu mua của hàng hoá bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, tiền thuê kho, hoa hồng thu mua… Do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ hàng hoá trong kỳ nên kế toán phải phân bổ cho hàng tiêu thụ và hàng còn lại theo trị giá mua: Công thức phân bổ như sau: Phí thu mua Tổng chi phí mua phân bổ cho = x Hàng tiêu thụ hàng tiêu thụ Hàng đã tiêu thụ + Hàng còn lại (Trong đó hàng còn lại cuối kỳ: Hàng tồn quầy, kho, hàng đang gửi bán, hàng gửi đại lý, hàng mua đang đi trên đường). - Kế toán tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. 4. Thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty phát triển phần mềm và đào tạo eDT Tài khoản sử dụng: Công ty phát triển phần mềm và đào tạo đã áp dụng tài khoản kế toán theo hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành ngày 10/5/1997 và được chính thức áp dụng ngày 1/1/1999, chuẩn mực kế toán, và chế độ kế toán mới sửa đổi năm 2002. Tài khoản 511: Doanh thu. Các tài khoản 111, 112, 131, 512, 515, 531, 532… hạch toán theo quy định của Bộ tài chính. Kế toán tiêu thụ hàng hoá Khi khách hàng chấp nhận mua hàng với giá đã thoả thuận với phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh lập phiếu xuất kho chuyển cho kế toán thanh toán viết hoá đơn tài chính. - Phiếu xuất kho viết 3 liên: + Liên 1: lưu tại phòng kinh doanh + Liên 2: lưu tại phòng kế toán + Liên 3: gửi thủ kho xuất hàng - Phòng kinh doanh viết phiếu xuất hàng ghi rõ tên và mã hàng hoá, giá bán là bao nhiêu để cho phòng kế toán lập hoá đơn bán hàng - sau khi khách nhận hàng nhân viên kinh doanh viết và giao cho khách hàng phiếu xuất kho và kiêm bảo hàng của công ty Biểu 3 Công ty eDT Phiếu Xuất kho kiêm bảo hành Ngày 24 tháng 5 năm 2003 Số: 56 Họ tên người nhận hàng: Đơn vị thanh toán : Báo Công An nhân dân Địa chỉ : 89 Thợ nhuộm Diễn giải : Dạng xuất : Phải thu của khách S TT M VT Tên vật tư Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Bảohành (tháng) 1 2 3 4 5 Case ATX Mainboard 845 Ram128 FDD Monitor 17n C C C C c 1 1 1 1 1 352.000 1.811.000 418.000 140.000 2.130.000 352.000 1.811.000 418.000 140.000 2.130.000 12 24 12 12 36 Cộng thanh toán 4.851.000 Điều kiện bảo hành: Tất cả các máy tính và linh kiện bán ra đều được bảo hành theo quy định của nhà sản xuất tại trung tâm bảo hành tại công ty (trừ trường hợp có thẻ bảo hành tại nhà). Công ty không bảo hành tại thứ tư hàng tư hàng tuần. Thiết bị không được bảo hành trong các trường hợp sau: - Trên vật tư, thiết bị không có tem bảo hành hợp lệ (tem bảo hành bị rách, tẩy xoá hoặc không có chữ ký của cán bộ công ty). - Không có phiếu bảo hành hoặc phiếu bị tẩy xoá, sửa chữa. - Khách hàng tự động mở máy sửa chữa. - Các hư hỏng do thiên tai, cháy nổ, động vật nguồn điện, rơi vỡ và các trường hợp chủ quan khác. - Các lỗi phần mềm, lỗi do người sử dụng và các vật tư tiêu hao như hộp mực… - Các trường hợp ngoài phạm vi bảo hành sẽ tính công dịch vụ, vật tư thay thế. Có giá ưu đãi với khách hàng đã mua vật tư của công ty. Khách hàng Kinh doanh K ỹ thuật Thủ kho KT công nợ Biểu 4 Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT - 3LL Liên 2 (Giao khách hàng) Ngày 02 tháng 6 năm 2003 093603 Đơn vị bán hàng: Công ty phát triển phàn mềm và đào tạo Địa chỉ: B1 tập thể Khoa Học, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội Số tài khoản 0 1 0 1 0 6 0 4 3 9 1 Điện thoại: MS Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Báo Công an nhân dân Địa chỉ: 89 Thợ Nhuộm Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Case ATX Cái 01 352.000 352.000 ... ... ... ... ... Cộng tiền hàng: 4.410.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 441.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.851.000 Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị - Kế toán viết phiếu thu tiền và định khoản: Nợ TK 111: 4.851.000 Có TK 511: 4.410.000 Có TK 3331: 441.000 Biểu 5 Công ty TNHH Mẫu số: 01- TT Phát triển phần mềm và đào tạo Phiếu thu Ngày 24 tháng 5 năm 2003 Nợ: Có: Họ tên người nộp tiền: Báo công an nhân dân Địa chỉ: 89 Thợ Nhuộm Lý do nộp: Mua hàng Số tiền 4.851.000 (viết bằng chữ) Bốn triệu tám trăm năm mốt nghìn đồng Kèm theo Chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp Cuối kỳ nếu có các khoản giảm giá, chiết khấu hoặc doanh thu bị trả lại thì kế toán ghi các bút toán kết chuyển: Nợ TK 511 Có TK 521,531, 532 Đồng thời kết chuyển doanh thu về tiêu thụ. Nợ TK 511 Có TK 911 - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào các sổ chi tiết của các TK phát sinh kế toán vào sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán vào chứng từ ghi sổ từ đó vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và lập sổ cái tài khoản. Biểu 6 Công ty TNHH Phát triển phần mềm và đào tạo Sổ Kế toán chi tiết TK 511 – Doanh thu bán hàng Đơn vị : Đồng Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số tiền Ng/tháng Số HĐ Nợ Có 02/05/03 07/05/03 84353 84356 -Bán linh kiện cho báo công an Nhân dân -Bán máy in cho công ty AEB Hà Nội ….. - Kết chuyển sang TK 9111 111 131 911 4.851.000 9.987.020 …… 428.503.032 Cộng 428.503.032 428.503.032 Vì hoạt động kinh doanh của công ty không bán lẻ nhiều nên số chứng từ phát sinh trong tháng không nhiều kế toán của công ty mỗi tháng lập chứng từ ghi sổ một lần. Biểu 7 Công ty TNHH Mẫu số: S01- SKT Phát triển phần mềm và đào tạo Chứng từ ghi sổ Đơn vị : đồng Số: 22/5 Ngày 31 tháng 5 năm 2003 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Doanh thu bán hàng tiền ngay Doanh thu thanh toán bằng TGNH Doanh thu bán hàng còn nợ …… Cộng 111 112 131 511 511 511 156.532.000 57.829.326 314.141.706 ….. 428.503.032 Kế toán Giám đốc Biểu 8 Công ty TNHH Mẫu số: S03- SKT Phát triển phần mềm và đào tạo Sổ Cái TK 511- Doanh thu bán hàng Đơn vị : đồng N/Th ghi sổ Chứng từ Diễn giải S.hiệu TKđư Số tiền S.hiệu N.th Nợ Có Doanh thu bán hàng tiền ngay Doanh thu thanh toán bằng TGNH Doanh thu bán hàng còn nợ ………. K/c sang TK 911 KD Cộng phát sinh 111 112 131 911 428.503.032 156.532.000 57.829.326 314.141.706 ….. 428.503.032 428.503.032 Kế toán Hà Nội, ngày 31 tháng 5 năm 2003 Giám đốc *Kế toán thuế VAT đầu ra: ở công ty phát triển phần mềm và đào tạo eDT có các mặt hàng kinh doanh khác nhau nên thuế VAT đầu ra áp dụng cũng khác nhau: - Phần mềm không chịu thuế GTGT. - Nếu là linh kiện rời thuế suất 10%. - Nếu là bộ máy thuế suất 5%. Dựa vào hoá đơn bán hàng ngày kế toán lần lượt vào sổ kế toán chi tiết TK 3331 Chứng từ ghi sổ số 23, Sổ cái TK 3331. Trình tự ghi sổ giống như hạch toán doanh thu Biểu 9 Công ty TNHH Phát triển phần mềm và đào tạo Sổ Kế toán chi tiết TK 3331 Thuế GTGT đầu ra Đơn vị : đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Ghi chú Ng/th Số Nợ Có Nợ có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 02/05/03 03/05/03 05/5/03 05/05/03 84353 84356 84358 84359 Tháng 5/2003 Số dư đầu kỳ - Báo công an nhân dân -AEB Hà Nội - NH đầu tư & phát triển Việt Nam - Cty PT CN thông tin ………. K/c số giá trị gia tăng được khấu trừ 111 112 131 111 133 10.855.541 441.000 998.702 5.240.000 222.727 (25.515.075) Cộng phát sinh 10.855.541 26.122.382 (9.688.774) Hà nội, ngày 31 tháng 5 năm 2003 Kế toán Giám đốc * Kế toán phải thu của khách hàng Đối với khách hàng mua với số lượng lớn công ty thường nhận được tiền đặt hàng trước, % tuỳ thuộc vào từng hợp đồng. Còn đối với khách hàng khác thì mua hàng xong họ hẹn sẽ chuyển khoản vào TK. Đối với kế toán theo dõi công nợ của công ty: Mở sổ chi tiết công nợ. Kế toán dựa vào chứng từ bán hàng ghi định khoản: Nợ TK 131 4.851.000 Có TK 511 4.410.000 Có TK 3331 441.000 - Hàng ngày dựa vào chứng từ gốc kế toán vào sổ chi tiết công nợ - Cuối tháng kế toán ghi chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, vào sổ cái TK 131 Biểu 10 Công ty TNHH Phát triển phần mềm và đào tạo Sổ Kế toán chi tiết TK 131 – Công nợ người mua. Đơn vị : Đồng Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Ngày Số Nợ Có Nợ Có 05/5/03 07/5/03 Dư đầu kỳ NH đầu tư & phát triển Việt Nam VAT Công ty UNISYS VAT ……….. 511 3331 511 3331 52.400.000 5.240.000 2.273.000 277.300 ……….. 402.532.005 Cộng 383.945.762 258.943.451 277.529.744 Hà nội, ngày 31 tháng 5 năm 2003 Kế toán Giám đốc Cuối tháng kế toán ghi chứng từ ghi sổ: Biểu 11 Công ty TNHH Mẫu số: S01- SKT Phát triển phần mềm và đào tạo Chứng từ ghi sổ Số: 24/5 Loại: Công nợ người mua Đơn vị : Đồng Ngày 31 tháng 5 năm 2003 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có 1.KH trả nợ bằng tiền mặt 2.KH trả nợ bằng chuyển khoản 3.Chênh lệch tỷ giá 111 112 413 131 131 131 10.981.183 247.957.868 4.400 Cộng 258.943.451 Kế toán đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ rồi vào sô cái TK 131 Biểu 12 Công ty TNHH Phát triển phần mềm và đào tạo Sổ Cái TK 131- Phải thu của khách hàng Tháng 5/2003 Đơn vị : Đồng Ngày Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/5/03 KH trả nợ bằng tiền mặt KH trả nợ bằng chuyển khoản Chênh lệch tỷ giá 111 112 413 10.987.183 247.957.868 4.400 Cộng 258.943.451 *Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Vì khách hàng thường là người sử dụng và mua với số lượng không lớn nên công ty có ít phát sinh chiết khấu thương mại. Hạch toán các khoản giảm trừ chỉ là hàng bán nhưng do không đúng quy cách phẩm chất nên bị trả lại. Trong tháng không có trường hợp nào xảy ra. Nếu có kế toán ghi: - Nhập lại đúng giá vốn hàng bán. Nợ TK 156 Có TK 632 - Về doanh thu và thuế ghi. Nợ TK 531 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 331… - Cuối kỳ kết chuyển khoản này vào TK 511. Nợ TK 511 Có TK 531 IV/Kế toán xác định kết quả tiêu thụ TK sử dụng: 632, 641, 642, 911, 421 1. Kế toán giá vốn Khi xuất kho (trình tự đã nói ở phần III) phòng kinh doanh và thủ kho chuyển hoá đơn chứng từ lên phòng kế toán. Kế toán tính toán xác định trị giá vốn của hàng hoá xuất bán, đông thời phân bổ chi phí vận chuyển bốc dỡ lắp đặt… cho hàng đã tiêu thụ, để xác định trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ trong kỳ. Giá vốn của tiêu thụ hàng hoá gồm hai chi phí: Chi phí về giá thực tế hàng hoá và chi phí thu mua hàng hoá. Công ty tính giá xuất kho theo giá thực tế đích danh. Cuối mỗi tháng kế toán phân bổ chi phí thu mua cho hàng đã tiêu thụ. Hàng ngày kế toán vào sổ chi tiết. Kế toán định khoản: Nợ 632 Có TK 156 Biểu 13 Công ty TNHH Mẫu số: S03- SKT Phát triển phần mềm và đào tạo Sổ chi tiết TK 632 – Giá vốn hàng hoá Đơn vị : đồng N/Th ghi sổ Chứng từ Diễn giải S.hiệu TKđư Số tiền S.hiệu N.th Nợ Có Xuất Báo công an nhân dân Xuất AEB Hà Nội Xuất NH đầu tư & phát triển Việt Nam Xuất Cty PT CN thông tin ………. K/c sang TK 911 KD Cộng phát sinh 156 156 156 156 911 560.000 8.034.820 8.390.930 25.06.000 ……. 264.561.600 262.561.600 262.561.600 Kế toán Hà Nội, ngày 31 tháng 5 năm 2003 Giám đốc Cuối tháng kết chuyển giá vốn bán hàng sang TK 911, kế toán ghi: Nợ TK 911 Có TK 632 Kế toán lập chứng từ ghi sổ. Biểu 14 Công ty TNHH Mẫu số: S01- SKT Phát triển phần mềm và đào tạo Chứng từ ghi sổ Đơn vị : đồng Số: 25/5 Ngày 31 tháng 5 năm 2003 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có 1.Xuất bán phần cứng 2.Xuất bán phần mềm 632 632 1562 1561 86.967.600 175.594.000 262.561.600 Kế toán Giám đốc Biểu 15 Công ty TNHH Phát triển phần mềm và đào tạo Sổ Cái TK 632 - Giá vốn hàng bán Tháng 5/2003 Đơn vị : đồng Ngày Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/5/03 GV bán hàng phần mềm GV bán hàng phần cứng 1561 1562 86.967.600 175.594.000 Cộng 262.561.600 2. Kế toán chi phí bán hàng Công ty sử dụng TK 641 để hạch toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng của doanh nghiệp gồm: Chi phí môi giới, chi phí giao dịch, khấu hao TSCĐ, chi phí tiền lương và chế độ theo lương, chi phí bảo hành và một số chi phí khác bằng tiền… Theo số liệu tháng 5 tính cho bộ phận kinh doanh kế toán ghi. Nợ TK 641 44.000.000 Có TK 334 44.000.000 - BHXH (cho nhân viên quản lý hợp đồng dài hạn) Nợ TK 641 4.022.500 Có TK 3383 4.022.500 - Tính khấu hao TSCĐ Nợ TK 641 12.185920 Có TK 214 12.185920 -Tính chi phí trả trước Nợ TK 641 2.982.541 Có TK 142 2.982.541 Dựa vào chứng từ gốc kế toán vào sổ chi tiết TK 641 Biểu 16 Sổ chi tiết TK 641- Chi phí bán hàng Tháng 5/2003 Đơn vị:đồng Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số tiền Ngày Số Nợ Có 06/5/03 06/5/03 …… 31/5/03 349 353 …… Mua các điện thoại Chi mua đồ dùng …….. Kết chuyển sang TK 911 111 111 911 90.000 300.000 …….. 82.500.520 Cộng 82.500.520 82.500.520 Cuối tháng kế toán ghi bút toán kêts chuyển sang TK 911. Nợ TK 911 82.500.520 Có TK 641 82.500.520 Tương tự như các bước kế toán trên kế toán vào chứng từ ghi sổ, đăng ký chứng từ ghi sổ, vào sổ cái. Biểu 17 Công ty TNHH Mẫu số: S01- SKT Phát triển phần mềm và đào tạo Chứng từ ghi sổ Đơn vị: đồng Số: 26/5 Ngày 31 tháng 5 năm 2003 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có - Tiền lương nhân viên bán hàng - Khoản trích theo lương - Khấu hao tài sản cố định - Chi phí vật liệu bao bì - Chi phí bảo hành - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác Cộng 641 641 641 641 641 641 334 338 214 153 156 131 111 44.000.000 4.022.500 12.185.920 2.982.541 9.184.238 561.772 9.563549 82.500.520 Kế toán Giám đốc Biểu 18 Công ty TNHH Phát triển phần mềm và đào tạo Sổ Cái TK 641 – Chi phí bán hàng Tháng 5/2003 Ngày Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/5/03 - Tiền lương nhân viên BH - Khoản trích theo lương - Khấu hao tài sản cố định - Chi phí vật liệu bao bì - Chi phí bảo hành - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác - K/c sang TK 911 334 338 214 153 156 131 111 911 44.000.000 4.022.500 12.185.920 2.982.541 9.184.238 561.772 9.563549 82.500.520 Cộng 82.500.520 82.500.520 3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí lương và các khoản trích theo lương nhân viên quản lý và nhân viên văn phòng. - Khấu hao TSCĐ - Tiền nhà, điện , nước, điện thoại… - Các khoản chi phí trả trước phải phân bổ. - Các khoản báo…. Các khoản trên kế toán phân khoản mục và mở chi tiết tiểu khoản. +Tính lương Nợ 642 5.700.000 Có 334 5.700.000 BHXH Nợ 642 555.000 Có 3388 555.000 Kết chuyển chi phí trả trước tiền nhà NợTK 642 7.595.000 Có TK 142 7.595.000. Dựa vào chứng từ gốc kế toán vào sổ chi tiết TK 642 Biểu 19 Sổ chi tiết TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 5/2003 Đơn vị : đồng Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số tiền Ngày Số Nợ Có 02/5/03 04/5/03 31/5/03 …… 31/5/03 349 353 364 …… Chị Bảo trả tiền gửi EMS Chi mua kìm mạng cho phòng KD Chi tiền mua đèn phòng KD …….. Kết chuyển sang TK 911 111 111 111 911 9.000 300.000 250.000 …….. 23.968.912 Cộng 23.968.912 23.968.912 Cuối tháng kế toán ghi bút toán kết chuyển sang TK 911. Nợ TK 911 23.968.912 Có TK 642 23.968.912 Tương tự như các bước kế toán trên kế toán vào chứng từ ghi sổ, đăng ký chứng từ ghi sổ, vào sổ cái. Biểu 20 Công ty TNHH Mẫu số: S01- SKT Phát triển phần mềm và đào tạo Chứng từ ghi sổ Đơn vị : đồng Số: 27/5 Ngày 31 tháng 5 năm 2003 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có - Tiền lương nhân viên bán hàng - Khoản trích theo lương - Khấu hao tài sản cố định - Chi phí đồ dùng văn phòng - Kết chuyển chi phí trả trước tiền nhà - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác Cộng 642 642 642 642 642 642 642 334 338 214 142 142 131 111 5.700.000 555.000 6.185.920 1.261.000 7.595.000. 454642 2.217.350 23.968.912 Kế toán Giám đốc Biểu 21 Công ty TNHH Phát triển phần mềm và đào tạo Sổ Cái TK 641 – Chi phí bán hàng Đơn vị : đồng Tháng 5/2003 Ngày Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/5/03 - Tiền lương NV bán hàng - Khoản trích theo lương - Khấu hao tài sản cố định - Chi phí đồ dùng văn phòng -K/c chi phí trả trước tiền nhà - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác - K/c sang TK 911 334 338 214 142 142 131 111 5.700.000 555.000 6.185.920 1.261.000 7.595.000. 454642 2.217.350 23.968.912 Cộng 23.968.912 23.968.912 Biểu 22 Công ty TNHH Phát triển phần mềm và đào tạo Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Năm 2003 Đơn vị : đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày Số hiệu Ngày 22 23 24 25 26 27 31/5/03 428.503.032 10.855.541 258.943.451 264.561.600 82.500.520 23.968.912 Cộng 1.067.333.056 4. kế toán quá trình xác định kết quả kinh doanh Công ty sử dụng một số TK sau sử dụng cho quá trình xác định kết quả kinh doanh: TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính TK 711: Thu nhập khác TK 635: Chi phí tài chính TK 811: Chi phí khác Cuối tháng dựa vào số liệu trên sổ cái các TK kế toán là các bút toán kết chuyển. Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Nợ TK 911 262.561.600 Có TK 632 262.561.600 2.Kết chuyển doanh thu về tiêu thụ Nợ TK 511 428.503.032 Có TK 911 428.503.032 3.Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911 82.500.520 Có TK 642 82.500.520 4. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 23.968.912 Có TK 642 23.968.912 5.Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính. Nợ TK 515 191.421 Có TK 911 191.421 7.Kết chuyển thu nhập khác. Nợ TK 721 1.096.749 Có TK 911 1.096.749 8.Kết chuyển lãi từ hoạt động kinh doanh. Nợ TK 911 41.16.915,6 Có TK 421 41.16.915,6 Biểu 23 Công ty TNHH Mẫu số: S03- SKT Phát triển phần mềm và đào tạo Sổ Cái TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Đơn vị : đồng N/Th ghi sổ Chứng từ Diễn giải S.hiệu TKđư Số tiền S.hiệu N.th Nợ Có - Kết chuyển doanh thu - Kết chuyển giá vốn - Kết chuyển chi phí bán hàng - Kết chuyển chi phí QL doanh nghiệp - Kết chuyển doanh thu hoạt động TC - Kết chuyển doanh thu khác - Kết chuyển lãi Cộng phát sinh 511 632 641 642 515 711 262.561.600 82.500.520 23.968.912 60.760.170 429.791202 428.503.032 191.421 1.096.749 429.791202 Biểu 24 Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu số B02 – DN Tháng 5/2003 Phần I: Lãi (lỗ) Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Tháng 4 Tháng 5 Luỹ kế quý II Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 450.596.280 428.503.032 Các khoản giảm trừ 760.400 - - Chiết khấu thương mại - - - Giảm giá hàng bán - - - Hàng bán bị trả lại 760.400 - - Thuế tiêu thụ đặc biệt, XK - - 1.Doanh thu thuần 449.835.880 428.503.032 2.Giá vốn hàng bán 276.773.501 262.561.600 3.Lợi nhuận gộp 173.062.379 165.941.432 4.Doanh thu hoạt động TC - 191.421 5. Chi phí hoạt độngTC 157.850 - 6.Chi phí bán hàng 80.957.928 82.500.520 7.Chi phí QLDN 24.200.590 23.968.912 8.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 67.746.011 59.663.421 9.Thu nhập khác - 1.096.749 10.Chi phí khác 1.259.300 - 11.Lợi nhuận khác (1.259.300) 1.096.749 12.Tổng lợi nhuận trước thuế 66.486.711 60.760.170 13.Thuế thu nhập DN 21.275.747 19.443.254 14.Lợi nhuận sau thuế 45.210.964 41.316.916 Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công phát triển phần mềm và dào tạo eDT I. Nhận xét chung về kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá. Qua thời gian nghiên cứu tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty phát triển phần mềm và đào tạo em có một số nhận xét về công tác kế toán nói chung và kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá ở công ty như sau: 1. Những ưu điểm. Tuy ra đời với một thời gian chưa lâu nhưng công ty đã trải qua rất nhiều khó khăn và thuận lợi dưới cơ chế thị trường khó khăn như hiện nay. Do đó công ty đã rút ra được những bài học kinh nghiệm từ nền cơ chế quản lý quan liêu bao cấp để khắc phục và vận dụng chúng vào nền kinh tế thị trường một cách linh hoạt và có hiệu quả hơn. Công tác tài chính kế toán của công ty đã phản ánh và cung cấp thông tin một cách kịp thời về tình hình biến động hàng hóa, giúp lãnh đạo công ty ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó công ty cũng có nhiều cố gắng và tiến bộ trong việc vận dụng chế độ kế toán phù hợp với điều kiện kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty. Về mặt kinh doanh hàng hoá Trong điều kiện mở của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải phát huy nền tự chủ và tự chịu trách nhiệm quyết định các vấn đề phương hướng kinh doanh, phương án tổ chức kinh doanh đảm bảo tự trang trải, tự phát triển và làm chọn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, đảm bảo kết hợp đúng đắn lợi ích cán bộ công nhân viên, lợi ích của doanh nghiệp, lợi ích của nhà nước. Nhận rõ vấn đề, công ty phát triển phần mềm và đào tạo đã định hướng ngay từ đầu cho mình “bán hàng là sức sống” đội ngũ ban quản lý công ty nhất là phòng kinh doanh đã luôn luôn tìm cho mình khách hàng và tìm nhà cung cấp với chi phí tối ưu nhất mà chất lượng đảm bảo nhất, giảm được uy tín cho mình nhưng lại phải giữ uy tín cho bạn hàng. Để tồn tại và phát triển đòi hỏi công ty phải chú trọng đến vấn đề quản lý thu mua hàng hoá, tìm nguồn hàng có mức giá hợp lý, tiết kiệm chi phí, hạ giá vốn hàng hoá tạo sức cạnh tranh trong tiêu thụ. Từ một doanh nghiệp còn non trẻ, công ty phát triển phần mềm và đào tạo eDT đã định hướng đúng đắn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Luôn tìm ra phương thức bán hàng hợp lý nhất trong mỗi trường hợp cụ thể. Công ty đặc biệt coi trọng đến khâu bán hàng. Phòng kinh doanh cùng các tổ công tác đã được mở rộng để tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng nhằm đẩy mạnh khối lượng hàng hoá bán ra. Tìm nguồn cung ứng tốt đảm bảo được yêu cầu thị trường. Công ty luôn quan tâm đến việc nghiên cứu tìm ra những biện pháp cụ thể để quản lý hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá phù hợp với tình hình thực tế của công ty hiện nay. Về hình thức tổ chức công tác kế toán. Công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung với hình thức sổ chứng từ ghi sổ phù hợp với điều kiện hiện nay của công ty. Với hình thức này tạo điều kiện cho việc kiểm tra chỉ đạo kịp thời của ban giám đốc công ty. áp dụng hình thức sổ kế toán này có ưu điểm đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu, chính xác, kịp thời cung cấp thông tin một cách nhanh nhất. Phòng tài chính kế toán Phòng kế toán của công ty có 4 người. Mỗi cán bộ, nhân viên có chức năng nhiệm vụ cụ thể đảm bảo nâng cao trình độ nghiệp vụ. Các phần hành kế toán được phân công một cách hợp lý, đảm bảo việc phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau nhằm xử lý tốt nhất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công ty đã áp dụng hệ thống sổ sách và tài khoản kế toán phù hợp với chương trình kế toán trên máy và điều kiện thực tế của công ty, giảm bớt công việc không cần thiết để phù hợp với biên chế và nghiệp vụ. Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý nói chung và của công tác kế toán nói riêng công ty đã áp dụng chương trình kế toán trên máy vi tính cho công tác hạch toán. Điều này giúp cho công việc hạch toán được giảm đi rất nhiều. Mặc dù về lý thuyết hình thức chứng từ ghi sổ không phải là hình thức sổ phù hợp nhất cho việc áp dụng kế toán trên máy nhưng Công ty đã có một chương trình kế toán riêng có thể ứng dụng vào công tác kế toán của Công ty một cách thuận tiện nhất. Hiện nay chương trình kế toán máy toàn công ty đã đảm bảo được nguyên tắc sau: + Đảm bảo được mối quan hệ đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết khi nhập dữ liệu vào máy, đảm bảo máy vừa ghi được vào sổ kế toán tổng hợp vừa ghi được vào sổ kế toán chi tiết và sự phù hợp số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Khi có một nghiệp vụ kế toán phát sinh kế toán phần hành chỉ cần nhập số liệu vào máy và định khoản, máy sẽ cung cấp đầy đủ các sổ kế toán cần thiết, các báo cáo kế toán theo yêu cầu của người sử dụng. + Chương trình đảm bảo tính đồng bộ và hoàn chỉnh quá trình hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mặt khác giúp cho các phần hành kế toán có thể kiểm soát lẫn nhau bởi vì một bộ phận sửa chữa sẽ ảnh hưởng đến bộ phận khác và như vậy sẽ có sự kiểm soát lẫn nhau. + Chương trình đảm bảo cho việc sửa chữa sổ kế toán nếu có trường hợp ghi sai trên chứng từ hoặc nhập dữ liệu nhầm (tuy nhiên có nguyên tắc mật khẩu quy định, chỉ những người phụ trách mới được quyền sửa chữa số liệu) và chữa sổ theo đúng nguyên tắc chữa sổ kế toán, đảm bảo nhập dữ liệu và nhận thông tin bất kì thời điểm nào khi cần thiết. Ngoài ra, như đã nói ở phần trên, hình thức chứng từ ghi sổ áp dụng tại Công ty có cải tiến cho phù hợp hơn với việc áp dụng kế toán máy. Kết quả là trong những năm qua công ty đã thực hiện tốt chức năng quản lý và hạch toán toàn công ty, theo dõi, phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp chi phí và kết quả kinh doanh rõ ràng, dễ hiểu, dễ kiểm tra. Ưu thế của việc lưu giữ và ghi chép kế toán bằng máy tính là ở chỗ làm giảm nhiều lỗi toán học, hơn nữa tốc độ của máy tính cho phép cập nhật liên tục các thông tin mới, xác định sớm yêu cầu tiền mặt trong tương lai... Những kết quả ứng dụng máy vi tính vào kế toán đã giúp cho việc cung cấp nhiều thông tin về các hoạt động nghiệp vụ kinh doanh hơn nhiều so với khối lượng thông tin mà nhà quản lý có được nếu xử lý số liệu kế toán bằng phương pháp thủ công. Việc vận dụng tin học trong kế toán như trình bày ở trên cho thấy công ty đã khai thác được khả năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán toàn công ty, giảm nhẹ rất nhiều khối lượng công việc, giảm lao động trong phòng kế toán mà vẫn đảm bảo tốt chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán và cung cấp thông tin kinh tế từ chi tiết đến tổng hợp một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ cho điều hành quản lý doanh nghiệp. Về công tác hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá. Kế toán hàng hoá ghi chép tình hình biến động hàng hoá được kết hợp giữa sổ kế toán chi tiết vào kế toán tổng hợp. Hệ thống ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác và hợp lý kế toán chi tiết thẻ song song đã mang lại hiệu quả cao trong hạch toán hàng hoá. Việc tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá cũng như công tác kế toán chung của doanh nghiệp đã đáp ứng được nhu cầu của công ty đề ra: đảm bảo thống nhất về mặt phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế đảm bảo cho số lượng kế toán phản ánh trung thực, hợp lý rõ ràng, dễ hiểu. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế được những trùng lặp trong ghi chép mà vẫn đảm bảo tính thống nhất của nguồn số liệu ban đầu. Do đó việc tổ chức công tác kế toán ở công ty là phù hợp với điều kiện hiện nay. 2. Những tồn tại, hạn chế Bên cạnh phần lớn các ưu điểm trên thì công tác kế toán cũng còn một số hạn chế như sau: - Công ty phát triển phần mềm và đào tạo các hoạt động kinh doanh tuy khác nhau nhưng cùng lĩnh vực công nghệ thông tin nên các mảng hoạt động hỗ trợ nhau rất nhiều. Tuy nhiên nếu như hạch toán riêng chi phí cho từng bộ phận thì sẽ giúp lãnh đạo nắm rõ được hiệu quả của từng bộ phận từ đó ra những quyết định đầu tư vào bộ phận nào nhiều hơn để mang lại lợi nhuận cao hơn cho Doanh nghiệp. Mặt khác nếu như tình hình kinh doanh của từng bộ phận được rõ ràng và Giám đốc có chính sách trích thưởng kịp thời cho mọi người, bộ phận thực hiện thì sẽ khuyến khích bộ phận đó vươn lên. Như vậy việc làm đó mang lại cả lợi ích cho Doanh nghiệp và từng cá nhân. Công ty không thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào cuối kỳ kế toán, do vậy đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi, khi có quyết định xử lý, kế toán hạch toán trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có 131 xoá sổ nợ không đòi được Cách hạch toán này sẽ làm tăng đột biến chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh trong tháng. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá. Trong điều kiện hiện nay cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt. Nhà nước đứng vai trò điều tiết vĩ mô nền kinh tế, công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong sự hoạt động của công ty. Thông qua việc kiểm định, tính toán, ghi chép phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp khoa học của kế toán (chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối) có thể biết được thông tin một cách đầy đủ, chính xác kịp thời về tài sản và sự vận động của tài sản trong qía trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra các báo cáo tài chính còn cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm tới tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy phải hoàn thiện và đổi mới không ngừng kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý của nền kinh tế thị trường hiện nay. Trong các doanh nghiệp thương mại quá trình dự trữ và trao đổi hàng hoá là công việc chủ yếu, trong đó khâu cuối cùng và quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn kinh doanh là quá trình tiêu thụ, quá trình đó kế toán phải được theo dõi chặt chẽ và thường xuyên. Vì thế hoàn thiện công tác kế toán “tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh” là một vấn đề hết sức cần thiết trong điều kiện hiện nay. Hoàn thiện cả nội dung cũng lấn phương pháp kế toán cho phù hợp với thực tế doanh nghiệp là vấn đề cần thiết. Muốn hoàn thiện được cần phải có biện pháp đúng đắn trong việc thực hiện công tác kế toán, đảm bảo phù hợp với chế độ chính sách và đặc điểm kinh doanh của công ty, đồng thời đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời những thông tin kinh tế vùa tiết kiệm được chi phí vưà có hiệu quả. Việc hoàn thiện góp phần vào việc sử dụng đúng kế toán để phẩn ánh các nghiệp vụ phát sinh tạo điều kiện tạo điều kiện cho công tác kiểm tra kế toán đồng thời giúp bạn hàng, những người quan tâm đến doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình thực tế của doanh nghiệp. Hoàn thiện công tác kế toán trên ngoài hiệu quả đem lại đối với kế toán “tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả kinh doanh” nó còn góp phần vào công tác tổ chức kế toán tại Công ty, giúp cho nhà quản lý có thể lãnh đạo hoạt động kinh doanh tốt hơn. Sau một thời gian thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán “tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả kinh doanh” Tại công ty phát triển phần mềm và đào tạo eDT. Em có một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán của công ty như sau: ý kiến 1: Về quản lý hàng hoá Đặc trưng của công ty là tiêu thụ buôn bán máy tính linh kiện máy tính và phần mềm máy tính. Máy tính và phần phềm dễ quản lý hơn linh kiện máy tính. Linh kiện máy tính nhiều bộ phận đa dạng và phong phú. Nên công ty cần quản lý chi tiết và chặt chẽ mặt hàng này. Để có kế hoạch lâu dài trong kinh doanh, Công ty cần có đội ngũ cán bộ phòng kinh doanh cũng như toàn công ty phải luôn luôn tìm kiếm thị trường, tìm kiếm bạn hàng lâu dài và mua với nguồn hàng với chi phí thấp nhất có thể hạ giá bán trong cạnh tranh. Mặt khác công ty cần đặt mã số cho từng mặt hàng, để tiện cho công tác quản lý của công ty đồng thời tiện cho công tác theo dõi HTK trên máy vi tính. Hàng hoá của công ty chia ra hai loại: - Phần cứng + Bộ máy + Linh kiện - phần mềm Trong bộ máy chia ra theo các hãng, linh kiện chia ra từng loại riêng, phần mềm cũng được chia ra từng trương trình của từng công ty. (Trong đó có nhiều loại hàng khác nhau. Hàng giống nhau về chủng loại nên đặt cùng mã số để nhận xét từng mặt hàng cho dễ). VD: - Phần cứng ký hiệu là 0 - Phần mềm ký hiệu là 1 - Bộ máy là 01 - Linh kiện là 02 - Bộ máy của hãng acer 011 - Linh kiện Ram 128 021 …… ý kiến 2: Về tình hình theo dõi công nợ: Công ty có rất nhiều nhà cung cấp cũng như có rất nhiều khách mua hàng. Trong kinh doanh việc chiếm dụng vốn lẫn nhau là điều không thể tránh khỏi. Thế nhưng mối quan hệ với một số khách hàng không thường xuyên như hiện nay Công ty chưa mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình công nợ đối với từng chủ hàng và khách hàng mà thực tế đặt ra mỗi hợp đồng kinh tế không phải là nhỏ. Điều này đã gây khó khăn cho công ty với việc thanh toán với người bán và người mua vì khó xác định xem khoản nào mình phải thanh toán trước khoản nào thanh toán sau và khoản nào phải thu để can thiệp kịp thời. Muốn là đối tác lâu dài, việc mở sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) giúp kế toán theo dõi được từng khoản nợ đến từng khách hàng giúp nắm bắt được tình hình vốn tồn đọng của công ty nằm tại đâu để có những biện pháp thích hợp trong việc thu hồi vốn. Cũng chính từ việc mở chi tiết thanh toán với người mua sẽ giúp cho kế toán xác định được những khoản nợ có thể mất khả năng đòi để lập những khoản “Dự phòng phải thu khó đòi” để có thể chủ động trong trường hợp không đòi được tiền, lập dự phòng sẽ hạn chế được đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ hạch toán. Chẳng hạn công ty có một số khách hàng quen thuộc như: Công ty RIM Technology, Công ty điện toán & truyền số liệu, Công ty Equant… trong tháng khách hàng nhận hàng liên tục nên công ty mở sổ chi tiết riêng cho những công ty này sẽ giúp quản lý vốn lưu động một cách dễ dàng hơn. ý kiến 3: phân tích chỉ tiêu kinh tế Trong điều kiện hiện nay để tồn tại và phát triển thì nhiệm vụ mà doanh nghiệp đặt ra mà phải đạt được trong kinh doanh đó là lợi nhuận. Lợi nhuận là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp nhất phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được đánh giá trước hết thông qua lợi nhuận. Lợi nhuận càng cao chứng tỏ hiệu quả sản xuất kinh doanh càng cao và ngược lại. Không ngừng nâng cao LN có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Xuất phát từ những ý nghĩa quan trọng của LN. Phân tích tình hình LN luôn phải được quan tâm. Vì vậy công ty cần phải chú trọng đến phân tích các chỉ tiêu kinh tế nhằm thực hiện tốt hơn hiệu quả kinh doanh ở đơn vị mình. Một số chỉ tiêu được phân tích và đánh giá. 1. Phân tích tình hình LN của doanh nghiệp. 2. Phân tích các tỷ suất (hay cơ cấu) tài chính. - Phân tích sự biến động cơ cấu đầu tư tài sản và nguồn vốn. - Phân tích khả năng độc lập về mặt tài chính. - Phân tích tỷ suất đầu tư. - Phân tích tỷ suất tự tàI trợ TSCĐ. 3. Phân tích khả năng thanh toán nợ NH và DH của doanh nghiệp. - tỷ suất thanh toán NH. - Hệ số thanh toán nhanh. - Hệ số thanh toán lãi vay. 4. Phân tích khả năng thanh toán các khoản phải thu. - Vòng quay các khoản phải thu. - Kỳ thu tiền trung bình. 5. Phân tích tốc độ chu chuyển vốn hàng hoá của doanh nghiệp. - Số vòng quay HTK - Số ngày một vòng quay HTK - Số vốn lưu động tiết kiệm (hay lãng phí) do tốc độ chu chuyển vốn hàng hoá (giá vốn) nhanh hay chậm. 6. Phân tích mức độ sinh lời của hoạt động kinh doanh. - Tỷ suất LN của kết quả kinh doanh - Tỷ suất LN vốn kinh doanh - Đánh giá khả năng tăng trưởng tài chính Như ta đã biết, doanh thu của công ty gồm hai phần chịu thuế và không chịu thuế, chịu thuế gồm linh kện máy và bộ máy, không chịu thuế về đào tạo và phần mềm. Do vậy khi phân tích chỉ tiêu kinh tế ta sẽ thấy được mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố tới kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đi lên hay đi xuống là do đâu. ý kiến 4: Về Tài khoản kế toán. Để có được kết quả chính xác về kinh doanh của các bộ phận thì kế toán phải mở các tiểu khoản của các tài khoản như: - Tài khoản 156: Hàng hoá +1561: Hàng hoá phần mềm +1562: Hàng hoá phần cứng - Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng +1311: Phải thu của khách hàng phần mềm +1312: Phải thu của khách hàng phần cứng +1313: Phải thu của khách hàng đào tạo và các dịch vụ khác - TK 1331 Thuế VAT đầu vào +13311Thuế VAT đầu vào linh kiện(10%) +13312Thuế VAT đầu vào bộ phận máy(5%) (Tương tự như vậy với 3331) - Tài khoản 331: Phải trả người bán +3311: Phải trả người bán phần mềm +3312: Phải trả người bán phần cứng - Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng +5111: Doanh thu bán hàng phần mềm +5112: Doanh thu bán hàng phần cứng +5113: Doanh thu đào tạo và các dịch vụ khác - Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán +6321: Giá vốn hàng bán phần mềm +6322: Giá vốn bán hàng phần cứng - Tài khoản chi phí thì sẽ ghép vào chỉ để một tài khoản 642: Chi phí kinh doanh và cũng tách ra: +6421: Chi phí kinh doanh phần mềm +6422: Chi phí kinh doanh phần cứng +6423: Chi phí đào tạo và các dịch vụ khác Ttrong tài khoản này sẽ mở chi tiết cho từng loại, nhóm chi phí. - Tài khoản 911: Xác định kết quả kinh doanh +9111: Xác định kết quả kinh doanh phần mềm +9112: Xác định kết quả kinh doanh phần cứng +9113: Xác định kết quả kinh doanh đào tạo và các dịch vụ khác Cuối tháng kế toán tổng hợp lên báo cáo kinh doanh của từng bộ phận và của toàn Công ty. Kết luận Qua thời gian thực tập tại công ty. Được sự giúp đỡ của ban lãnh đạo của công ty và phòng tài chính kế toán, cùng TS: Phan Trọng Phức hướng dẫn làm đề tài thực tập tốt nghiệp. Em đã đi sâu tìm hiểu thực tế và đã nhận thấy rằng thực tế là một vấn đề hết sức quan trọng đã giúp tôi củng cố thêm phần lý thuyết đã học và cũng là vốn kiến thức thực tế để vận dụng trong khi làm việc được tốt hơn. Qua thời gian này tại phòng đã giúp em tìm hiểu thêm về quy mô phát triển của công ty cũng như bộ máy phát triển của bộ máy kế toán của công ty và chức năng nhiệm vụ của mỗi tổ bộ môn công tác kế toán. Từ các số liệu tập hợp được của công ty nhất là những vấn đề của chế độ kế toán mới đang áp dụng đã giúp tôi thu lượm được một số kiến thức, đúc rút những kinh nghiệm thực tế quý báu cũng như tránh những sai sót không mắc phải. Tuy vậy, do trình độ nhận thức bản thân còn có hạn cho nên trong chuyên đề thực tập không thể tránh khỏi những sai sót và hạn chế. Vì vậy, rất mong được sự giúp đỡ của các thầy cô trong khoa. Hà Nội, ngày tháng năm 2003 Sinh viên Nguyễn Thu Hạnh