Chuyên đề Kế toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm tại Công ty Xà phòng Hà Nội

anh thu thuần: doanh thu thuần là nhân tố có quan hệ cùng chiều với lợi nhuận. Nhân tố này cũng chịu tác động của nhiều nhân tố khác: + Tổng doanh thu bán hàng: phụ thuộc vào sản lượng tiêu thụ và giá bán. + Chiết khấu bán hàng: làm giảm doanh thu thuần nhưng có tác động giúp doanh nghiệp thu hồi nhanh các khoản nợ phải thu. + Giảm giá bán hàng: làm giảm doanh thu thuần bao gòm 3 bộ phận: bớt giá, hồi khấu, giảm giá thực sự. + Doanh thu hàng bán trả lại: làm giảm tổng doanh thu do đó làm giảm lợi nhuận. + Thuế tiêu thụ: là nhân tố khách quan làm giảm doanh thu thuần. - Nhân tố giá vốn bán hàng: có quan hệ ngược chiều với lợi nhuận giá vốn hàng bán giảm sẽ làm lợi nhuận tăng (trong điều kiện sản lượng tiêu thụ và chất lượng sản phẩm không đổi). phần II Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ sản phẩm ở công ty xà phòng hà nội I-/ Đặc điểm chung của Công ty Xà phòng Hà Nội 1.1. Quá trình hình thành: Công ty Xà phòng Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng Công ty Hóa chất Việt Nam. Công ty nằm trên đường Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội, diện tích mặt bằng là 50.000m2. Với địa thế tốt và mặt bằng rộng rãi. Công ty có nhiều thuận lợi trong việc tiêu thụ sản phẩm, cung ứng vật tư, nhiên liệu và luôn nắm bắt nhanh nhạy các thông tin kinh tế trên thị trường. Công ty Xà phòng Hà Nội được khởi công xây dựng từ năm 1958 và đi vào hoạt động từ năm 1960 với tên đầu tiên là: Nhà máy Xà phòng Hà Nội. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là sản xuất các chất tổng hợp như: Xà phòng Hà Nội, xà phòng bánh, xà phòng thơm các loại, kem giặt các loại, kem đánh răng chủ yếu phục vụ cho mọi tầng lớp nhân dân. Từ năm 1998 Công ty đã sản xuất thêm một số loại sản phẩm mới: hòm Carton sóng và Silicat. Theo thiết kế ban đầu sản phẩm của nhà máy gồm 3 mặt chính: - Xà phòng bánh 72% với công suất 3.000 tấn/năm. - Xà phòng thơm với công suất 1.000 tấn/năm. - Kem đánh răng với công suất 1.000.000 ống/năm và có những tên: Bạch Lan, Thủy Tiên, Hoa Mai. Ngoài ra Công ty còn sản xuất thêm các loại mĩ phẩm như phấn rôm, nước hoa và có cả phân xưởng sản xuất Glyxerin với công suất 1.000 tấn/năm để sử dụng cho quốc phòng, y tế. Trong những năm gần đây do sự chuyển đổi từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, để tồn tại và phát triển công ty đã nghiên cứu lắp đặt thêm dây chuyền sản xuất mới, đưa ra thị trường nhiều loại sản phẩm có chất lượng chủng loại đa dạng và phong phú như: xà phòng bọt, xà phòng kem, nước rửa chén,... 1.2. Quá trình phát triển Từ năm 1960-1990, nhà máy hoạt động dưới sự chỉ đạo của Bộ Công nghiệp nặng, sản xuất chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước. Lúc đó nền kinh tế của Việt Nam đang thời kỳ kế hoạch hóa tập trung do đó việc sản xuất và tiêu thụ đều do Nhà nước cung ứng là bao nhiêu, cho nên sản phẩm của nhà máy hầu như độc quyền trên cả nước và đặc biệt là ở miền Bắc. Từ năm 1990 đến nay. Công ty được quyền tự chủ trong quản lý sử dụng vốn kinh doanh vốn. - Tổng số vốn lưu động là : 4.267.285.870đ. + Vốn ngân sách cấp là : 3.069.793.697đ. + Vốn tự bổ xung là : 1.197.998.193đ. - Vốn cố định của công ty có khoảng 3 tỷ đồng gồm nhà xưởng, máy móc, thiết bị,.... Do sự chuyển đổi nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, phù hợp với Luật tổ chức công ty, vào năm 1993 nhà máy chính thức được đổi tên thành Công ty Xà phòng Hà Nội, việc thực hiện tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất theo mô hình công ty. Từ tháng 12-1994, trong xu thế phát triển chung của đất nước, Công ty Xà phòng Hà Nội đã liên doanh với hàng Unilever của Anh. Toàn bộ công ty trước đây giờ tách thành hai doanh nghiệp: Doanh nghiệp 1: Công ty Xà phòng Hà Nội. Doanh nghiệp 2: Công ty Lever-Haso. Công ty Xà phòng Hà Nội đóng vai trò công ty mẹ hàng năm thu về một nguồn lợi nhuận căn cứ vào giá trị vốn góp ban đầu của 2 doanh nghiệp. Lúc này toàn bộ số công nhân còn lại là 78 người vì 140 người chuyển sang liên doanh với cấp bậc bình quân của công nhân là 4,5, số công nhân trực tiếp chiếm 80%. Công ty sản xuất các mặt hàng như kem giặt, nước rửa chén, xà phòng thơm, silicat,... toàn bộ dây truyền sản xuất mặt hàng khác được chuyển giao cho Lover-Haso. Hiện tại Công ty có 2 phân xưởng chính đó là: phân xưởng sản xuất chất tẩy, giặt và phân xưởng sản xuất silicat. Trong đó phân xưởng sản xuất chất tẩy giặt là phân xưởng sản xuất quan trọng nhất, các sản phẩm sản xuất chủ yếu của công ty như xà phòng các loại, bột thơm, chất tẩy rửa,... nói chung đây là phân xưởng trọng tâm vì nó quyết định đến năng suất chất lượng của các phân xưởng liên quan. Nhận thức được tầm quan trọng của phân xưởng công ty đã không ngừng cải tiến kỹ thuật, xác định lao động một cách chính xác, quản lý sản xuất có kế hoạch để phù hợp với tiến độ sản xuất của toàn công ty. Sau đây là tình hình thực hiện một số chỉ tiêu cụ thể của toàn công ty qua số liệu báo cáo quyết toán của các năm 1997-1998 và 6 tháng 1999. TT Chỉ tiêu 1997 1998 1999 1 Giá trị tổng sản lượng 15.040.000 12.658.700 14.835.000 2 Vốn sản xuất kinh doanh 39.586.138.465 39.615.635.812 39.613.388.450 3 Vốn cố định 35.496.779.633 35.496.779.633 35.524.029.633 4 Vố lưu động 4.089.358.832 4.089.358.832 4.089.358.832 5 Doanh thu 21.415.600.000 20.587.088.510 17.830.184.117 6 Lợi thu 341.168.323 330.000.000 243.975.000 7 Các khoản nộp ngân sách 824.725.030 858.091.768 1.767.618.859 8 Số công nhân 170 172 174 9 Thu nhập bình quân 862.000 644.800 804.737 Để đạt kết quả trên công ty đã trải qua rất nhiều khó khăn, trong đó có cả khó khăng chung của nền kinh tế và khó khăng riêng của công ty đã không ngừng phấn đấu về mọi mặt. II-/ Đặc điểm tổ chức quản lý - sản xuất tại Công ty Xà phòng Hà Nội 1-/ Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty Xà phòng Hà Nội là một đơn vị hạch toán độc lập trong Tổng công ty Hóa chất Việt Nam. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ theo cơ chế quản lý một cấp. Bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Biểu 2 Phó Giám đốc kỹ thuật SXKD quản đốc phân xưởng Giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng tàivụ Phòng tiêuthụ Phòng kế hoạch Phòng XNK Phòng TCHC & bảo vệ 2-/ Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban - Ban giám đốc nay có 2 người: 1. Giám đốc : Phạm Kim Thành. 2. Phó giám đốc : Nguyễn Thị Mão - phụ trách sản xuất kinh doanh. Giám đốc là người có quyền lực cao nhất chịu trách nhiệm đối với Nhà nước cũng như tập thể cán bộ công nhân viên trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, giám sát điều hành. Phó giám đốc kỹ thuật có nhiệm vụ giúp cho giám đốc phụ trách kỹ thuật sản xuất, điều độ sản xuất, tình hình hoạt động sản xuất, công tác tiêu thụ sản phẩm. Để phù hợp với tổ chức quản lý của công ty. Công ty có 6 phòng ban chính: - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ nghiên cứu để sản xuất ra sản phẩm mới đồng thời kiểm tra chất lượng các sản phẩm nguyên liệu, vật liệu, sản phẩm nhập. - Phòng kế hoạch vật tư: có nhiệm vụ lập kế hoạch và giao kế hoạch cho các phân xưởng, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật tư bảo quản kho tàng thành phẩm. - Phòng tài vụ: đảm bảo tổ chức hạch, trả lương cho công nhân viên thực hiện đảm bảo vốn cho công nhân viên. - Phòng tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi mặt hàng của công ty trên thị trường so với sản phẩm của các đơn vị khác, cung cấp tới tận tay từng khách hàng, quản lý cửa hàng giới thiệu sản phẩm. - Phòng xuất nhập khẩu: xuất khẩu là lĩnh vực kinh doanh mới của Công ty Xà phòng Hà Nội. Căn cứ vào giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu của Bộ Thương mại ký vào ngày 18/9/1997 Công ty Xà phòng Hà Nội được phép: + Xuất khẩu: Xà phòng các loại, kem đánh răng, mỹ phẩm, chất tẩy rửa do công ty sản xuất. + Nhập khẩu: Vật tư, máy móc, thiết bị, phụ tùng dùng để sản xuất. Phòng xuất nhập khẩu ra đời nhằm mục đích quản lý các hợp đồng xuất nhập khẩu của công ty. - Phòng tổ chức hành chính và bảo vệ: có nhiệm vụ duyệt và quản lý qũy lương, chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên và bảo vệ công ty. III-/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty xà phòng hà nội Từ khi Luật Tổ chức công ty ra đời vào năm 1993, nhà máy Xà phòng Hà Nội chính thức đổi tên thành Công ty Xà phòng Hà Nội, thực hiện tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất theo mô hình của công ty, trực thuộc công ty là các nhà máy và xí nghiệp. Tuy nhiên việc chuyển đổi này mới được thực hiện do vậy về mặt thực chất mới chỉ là đổi tên còn toàn bộ công tác quản lý và tổ chức sản xuất chưa có gì thay đổi. Các đơn vị trực thuộc công ty vẫn xác định là phân xưởng sản xuất, không có tư cách pháp nhân, không quan hệ trực tiếp với ngân sách, không được mở tài khoản riêng ở ngân hàng. Xuất phát từ đặc điểm đó, tổ chức sản xuất và quản lý theo mô hình hiện tại không phù hợp với điều kiện về trình độ quản lý. Tại các phân xưởng không bố trí đội ngũ kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ kiểm tra giám sát, ghi chép ban đầu lập bảng thanh toán lương,... Về góc độ quản lý nhân sự các nhân viên kinh tế chịu sự quản lý của các phân xưởng. Về mặt nghiệp vụ chuyên môn, họ được phòng tài vụ hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra. Đây là một hướng tổ chức hoàn toàn hợp lý nhằm gắn chặt quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên hạch toán kinh tế phân xưởng với công việc được giao để giao từng phân xưởng đồng thời tạo điều kiện để nhân viên này thực hiện được nhiệm vụ, đảm bảo tính chính xác, khách quan của số liệu. Bộ máy kế toán. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, đảm bảo lãnh đạo tập trung thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý ở công ty mà bộ phận kế toán được tổ chức như sau: kế toán trưởng kế toán tổng hợp kế toán thanh toán kho thành phẩm kế toánvật tư thủ quỹ Phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của Ban giám đốc công ty, bộ máy kế toán của công ty có trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi công ty, giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các bộ phận công ty thực hiện đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế, tài chính, đứng đầu phòng kế toán là kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung việc tổ chức và chỉ đạo toàn diện công tác kế toán của công ty, đồng thời là người giúp giám đốc trong việc tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, khoa học hợp lý, hướng dẫn toàn bộ công việc kế toán trong phòng đảm bảo cho từng nhân viên phát huy hết khả năng chuyên môn của mình, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán và chế độ quản lý kinh tế theo pháp luật của Nhà nước. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong tháng để tính ra giá thành. Kế toán vật tư: với tư cách là kế toán vật tư nhân viên này phải theo dõi sát sao tình hình biến động nhập-xuất-tồn vật tư qua các chứng từ gốc là phiếu nhập vật tư, phiếu lĩnh vật tư hạn trước. Kế toán thanh toán kho thành phẩm có nhiệm vụ theo dõi các khoản nợ với khách hàng. Hình thức ghi sổ kế toán của Công ty Xà phòng Hà Nội Chứng từ gốc Bảngkê Nhật kýchứng từ Nhật kýchứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ cái Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra IV-/ Tổ chức kế toán tiêu thụ sản phẩm ở Công ty Xà phòng Hà Nội 4.1. Đặc điểm tình hình tiêu thụ ở Công ty Xà phòng Hà Nội Công ty Xà phòng Hà Nội thuộc loại hình doanh nghiệp sản xuất ra các loại xà phòng, kem giặt và các chất tẩy rửa phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Sản phẩm của công ty được đem ra bán trên thị trường chủ yếu do bộ phận kinh doanh chính làm ra, do vậy chủ yếu là sản phẩm. Trong điều kiện hiện nay, khi mà nền kinh tế thị trường tràn ngập các loại xà phòng do hàng loạt các cơ sở sản xuất trên cả nước sản xuất, thì không tiêu thụ của công ty cần có biện pháp tổ chức tiêu thụ sao cho thuận tiện nhất cho khách hàng và đẩy nhanh quá trình lưu thông hàng hoá. Trong quá trình tiêu thụ, công ty có quan hệ với nhiều khách hàng khác nhau. Tuỳ theo từng khách hàng mà công ty lựa chọn hình thức thanh toán sao cho hợp nhất. ở công ty có hình thức thanh toán chủ yếu sau: - Bán hàng trả tiền ngay: tức là khi mua hàng, khách hàng thanh toán ngay bằng tiền, séc, hoặc ngân phiếu. - Bán hàng trả chậm: là trường hợp khách hàng nhận hàng và viết giấy chậm thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định. Hiện nay, công ty đang mở rộng khuyến khích bán hàng theo phương thức trả tiền ngay hoặc mua một khối lượng lớn sẽ có chính sách ưu đãi có lợi cho khách hàng phần ưu đãi có thể trả bằng tiền. Mặt khác công ty đã áp dụng một số biện pháp thanh toán rất linh hoạt, vừa phù hợp với khách hàng, vừa không ảnh hưởng tới lợi ích của công ty do vậy sản phẩm của công ty vẫn chiếm ưu thế trên thị trường ở nước ta. Mọi khách hàng đối với công ty xà phòng đều có được sản phẩm với chất lượng đảm bảo phù hợp với điều kiện người tiêu dùng, giá cả phù hợp với người tiêu dùng và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp nhất. Đối với những khách hàng thường xuyên có tín nhiệm với công ty thì công ty cho phép mang hàng đi, khi bán mới được thanh toán sau và nếu hàng bị kém phẩm chất có thể mang đổi. Công ty đổi lấy hàng và trả lại khách có thể được hưởng chiết khấu bán hàng nếu trả tiền ngay. Mặt khác công ty cũng có những hình thức kỷ luật thích đáng cho khách hàng nợ nần dây dưa. 4.2. Công tác quản lý tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty Xà phòng Hà Nội Mục đích của bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng là sản xuất ra sản phẩm đạt chất lượng cao, số lượng lớn, đảm bảo tiêu thụ một cách nhanh nhất, tạo điều kiện thuận lợi để thu hồi vốn nhanh, quay vòng vốn một cách có hiệu quả và thu được lợi nhuận. Do vậy trong công tác bán hàng công ty luôn coi trọng chữ tín và luôn coi khách hàng là thượng đế, qua đó đẩy nhanh được khối lượng hàng bán. Đạt được điều đó công ty đã chú trọng đúng mức một số điểu sau: - Về quy cách, phẩm chất sản phẩm xuất bán: Khi đi sâu vào sản xuất chính thức, bộ phận sản xuất thử phải tiến hành sản xuất lấy mẫu, sau khi được bộ phận KCS kiểm tra và ký xác nhận mẫu đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy định thì bộ phận sản xuất mới được tiến hành sản xuất hàng loạt, khi sản phẩm được sản xuất xong, bộ phận KCS lại kiểm tra về quy cách, chất lượng một lần nữa, loại ra các sản phẩm không đủ quy cách, số còn lại cho nhập kho. Thủ kho phải hoàn toàn chịu trách nhiệm bảo quản thành phẩm trong kho tránh trường hợp thành phẩm hư hỏng bảo đảm đến tay khách hàng theo đúng chất lượng họ yêu cầu. - Về khối lượng sản phẩm xuất bán: Việc sản xuất sản phẩm của công ty hiện nay đều dựa trên cơ sở đã nghiên cứu thị trường nên hầu như khối lượng sản phẩm sản xuất ra đều được tiêu thụ thậm chí không đủ đáp ứng cho khách. Hiện nay công ty đang cố gắng đẩy nhanh khối lượng sản phẩm sản xuất để đáp ứng đầy đủ cho nhu cầu khách hàng. - Về giá cả: Giá bán được xác định dựa trên cơ sở giá thành vừa bám sát thị trường, đảm bảo giá bán hợp lý được thị trường chấp nhận, đồng thời bù đắp được chi phí bỏ ra và có lãi. Việc xác định giá bán ở công ty được giao cho phòng kế hoạch tiêu thụ đảm nhiệm. - Về phương thức giao hàng: Hiện nay, hầu hết khách hàng đến mua trực tiếp tại công ty nên việc giao hàng được thực hiện ngay tại kho thành phẩm. Nếu khách yêu cầu công ty chở hàng đến thì công ty bố trí một bộ phận chuyển hàng đến cho khách theo đúng sự thoả thuận. Thủ tục xuất giao hàng và thanh toán cũng gây phiền phức cho khách hàng. - Về phương thức bán hàng: ở Công ty Xà phòng Hà Nội hiện nay phương thức tiêu thụ sản phẩm được chia thành 2 loại: phương thức tiêu thụ trực tiếp và phương thức giao bán đại lý. 4.3. Kế toán tiêu thụ sản phẩm ở Công ty Xà phòng Hà Nội Tại công ty hàng ngày có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh về tiêu thụ sản phẩm. Vì vậy kế toán tiêu thụ sản phẩm phải biết sắp xếp công việc một cách khoa học, hợp lý nhằm giảm bớt tính căng thẳng và bận rộn trong phòng kế toán tiêu thụ sản phẩm. Để phản ánh và giám đốc tình hình tiêu thụ sản phẩm một cách có năng suất và hiệu quả cao nhất, tại công ty có sử dụng một số tài khoản sau dùng để hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm và phải thu của khách hàng. TK 511 - Doanh thu bán hàng: TK này dùng để phản ánh toàn bộ doanh thu ghi trên hoá đơn của sản phẩm được coi là tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu để cuối kỳ kết chuyển vào TK xác định kết quả kinh doanh, phần doanh thu thuần tính ra. Ngoài ra để giúp cho việc tiêu thụ hàng nhanh công ty còn sử dụng các TK sau: TK 521 - Chiết khấu bán hàng: áp dụng được với khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu. TK 532- Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho khách hàng khi lỗi thuộc về doanh nghiệp như giao hàng không đúng như quy cách trong hợp đồng. Trường hợp này việc giảm giá bao nhiêu và như thế nào là phải do giám đốc quyết định. TK 531 - Hàng bán bị trả lại: phản ánh doanh thu hàng bị trả lại do kém phẩm chất hoặc do lỗi của công ty. Để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng công ty sử dụng: TK 131 - Phải thu của khách hàng. TK 111 - Tiền mặt. TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Xuất phát từ điều kiện đó, để tổ chức ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ tình hình tiêu thụ và cách xác định sản phẩm được coi là tiêu thụ quan trọng đối với công ty. Do vậy đối với công ty hiện nay với sản phẩm xuất kho giao cho khách hàng coi như sản phẩm đó là tiêu thụ và hạch toán doanh thu bán hàng luôn. * Quá trình hạch toán doanh thu bán hàng ở công ty sử dụng sổ kế toán sau: - Sổ theo dõi bán hàng: là loại sổ dùng để theo dõi tình hình bán hàng hàng ngày. Về mặt kết cấu, sổ này được lập thành các cột số lượng, đơn giá thành viên và chi tiết cho từng loại sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm mở một trang sổ. Cuối mỗi trang sổ có cột tổng cộng để căn cứ vào ghi vào các sổ có liên quan. - Bảng kê 9: bảng kê này của công ty lập không theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính (tức là chỉ theo dõi tình hình tiêu thụ hàng ngày, theo từng hoá đơn, chứng từ của người mua, cơ quan mua và số tiền bán hàng theo từng hoá đơn, theo các hình thức thanh toán, các hoá đơn này được sắp xếp theo thứ tự thời gian). - Tờ tiêu thụ: được kết cấu theo từng phương thức bán hàng, xuất bán bình thường, xuất nội bộ, xuất tái chế và chi tiết theo từng loại sản phẩm theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị tờ tiêu thụ được lập vào cuối tháng. - Sổ chi tiết số 4: thanh toán với người mua. Sổ này dùng để theo dõi TK 131 chi tiết theo từng khách hàng mỗi lần xuất. Mỗi khách hàng mở một trang sổ mới riêng. Cuối trang có ghi số tổng cộng chi tiết theo các cột. - Bảng kê công nợ phải thu của khách hàng: bảng này được lập vào cuối tháng để theo dõi nhanh số nợ còn phải thu của khách hàng. Bảng có kết cấu chi tiết theo từng khách hàng và số tiền còn phải thu của từng khách hàng đó. - Nhật ký chứng từ số 8: được lập vào cuối tháng để theo dõi quá trình tiêu thụ sản phẩm từ lúc xuất kho thành phẩm (giá vốn hàng bán) để khi thu được tiền của khách hàng. * Quá trình tiêu thụ sản phẩm: Chứng từ ban đầu được sử dụng là các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thanh toán báo có của ngân hàng,... Tuỳ theo các nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng chứng từ luân chuyển hợp lý, phòng kinh doanh khi có yêu cầu của khách hàng sẽ tiến hành một số thủ tục xác định số sản phẩm tồn kho tại thời điểm mua hàng (các loại sản phẩm). Xác định số dư nợ của khách hàng (nếu là đại lý). Nếu trong kho có đủ số sản phẩm cần thiết và số dư nợ của các đại lý còn hợp lý thì sẽ tiến hành lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho . Khi kế toán trưởng nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do khách hàng mang sang sẽ tiến hành kiểm tra tính pháp lý của hoá đơn rồi ký nhận. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được đóng thành từng tập dùng để theo dõi trong tháng và cả năm. Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho trên kế toán tiêu thụ sản phẩm xác định doanh thu bán hàng, số còn lại phải thu của khách hàng. Số liệu sẽ coi như là căn cứ để ghi vào sổ theo dõi bán hàng hàng ngày, bảng kê 9, sổ chi tiết thanh toán với người mua để cuối tháng ghi vào tờ tiêu thụ, bảng kê công nợ phải thu của khách hàng, sổ chi tiết lãi lỗ, và nhật ký chứng từ số 8. a-/ Sổ theo dõi bán hàng: Quá trình tiêu thụ được bắt đầu với sổ theo dõi bán hàng, đây là một loại sổ chi tiết dùng để theo dõi việc bán hàng ngày, chi tiết theo từng loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm mở một trang sổ riêng căn cứ để ghi vào sổ theo dõi bán hàng là các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho nếu trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho có nhiều loại sản phẩm thì phải ghi tách ra từng dòng đối với từng loại sản phẩm để các cột số lượng, đơn giá, thành tiền trên từng trang sổ riêng. Cuối mỗi trang sổ có ghi dòng tổng cộng số lượng và số tiền thu được, các khoản giảm trừ (chiết khấu bán hàng và giảm giá hàng bán) cũng được theo dõi ở đây theo từng hoá đơn. Và ở công ty chiết khấu bán hàng được tính: Chiết khấu = 3% * Doanh thu bán hàng Biểu số 1: (Trích)- Kem HS (xuất khẩu) Số lượng Đơn giá Thành tiền Chiết khấu Giảm giá 420,0 3.915,6 1.644.552 985,5 3.915,6 3.858.823 1450,0 ........... 5.677.620 540,0 .......... 2.114.414 320,0 3.915,6 1.252.922 10.240,0 .......... ........... 87.477,0 342.524.942 ............. .............. b-/ Bảng kê 10 (Biểu số 2): Song song với việc lập hồ sơ theo dõi bán hàng, kế toán tiêu thụ lập bảng kê 10 nhằm mục đích theo dõi tình hình tiêu thụ từng loại sản phẩm chi tiết theo từng khách hàng, theo từng hình thức thanh toán, theo trình tự thời gian. Việc lập bảng kê 10 ở công ty được thực hiện trên máy vi tính hàng ngày theo chứng từ gốc. Bảng này được chia thành các cột theo từng loại sản phẩm tổng số tiền thu được và các hình thức thanh toán bảng này theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm đối với từng khách hàng. Chính vì vậy mỗi một dòng trên bảng thể hiện mua hàng của mỗi khách hàng theo từng ngày, khách hàng có thể mua một loại hàng hay nhiều loại hàng khác nhau, cuối mỗi tờ kê có tổng cộng số lượng bán mỗi loại sản phẩm và số tiền hàng của các hoá đơn trong tờ kê đó. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng tổng số tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu của khách hàng để lấy số liệu ghi vào nhật ký chứng từ số 8 đồng thời tổng cộng số lượng theo từng loại sản phẩm để lấy số liệu ghi vào tờ tiêu thụ ở cột bán hàng bình thường. Ví dụ: Ngày 02 tháng 02 năm 2000 Tên khách hàng: Hoàng Hiệp Hình thức thanh toán: trả chậm. Tên sản phẩm Số lượng (kg) Đơn giá (đ) Tổng số tiền 1. Xà phòng giặt Bạch Đằng 260 6.103,0 1.586.780 2. Kem HS (XK) 15.200 3.915,6 59.517.120 3. Kem Bạch Lan 15.000 3.785,0 56.775.000 Tổng cộng 117.878.900 Biểu 2: Bảng kê 10 - Phương thức bán bình thường Tháng 6 năm 1999 Ngày mua Người mua Xà phòng giặt 72% Xà phòng bào Kem H/S (xk) Kem Haso Kem Bạch Lan (cao cấp) ...... Tổng số tiền Tiền mặt TGNH Phải thu 2/2 Anh Bình 260 5.200 1.500 .... 27.625.400 27.625.400 ... Anh Hưng 850 80 12.200 120 9.870 .... 66.364.525 25.100.000 2.310.000 38.954.252 .... Cộng tờ kê 1 Anh Linh 120 75 10.500 210 12.000 .... 67.543.200 27.324.400 5.400.000 34.818.800 Cộng tờ kê 3 Chị Lan 350 54 540 80 14.000 .... 105.100.000 54.400.520 12.100.000 38.599.400 Cộng tờ kê 7 Cộng 1.480 600 87.054 944 80.558 896.671.862 204.721.223 20.337.500 671.613.139 c-/ Tờ tiêu thụ (Biểu số 3): Nếu như bảng kê 10 chỉ theo dõi được tình hình tiêu thụ từng loại sản phẩm theo chỉ tiêu số lượng thì tờ tiêu thụ, có thể theo dõi tình hình tiêu thụ của Công ty theo từng loại sản phẩm cả về số lượng và số tiền thu được. Chính vì vậy tờ tiêu thụ chỉ được lập vào cuối tháng. Tờ tiêu thụ được kết cấu chi tiết theo từng loại sản phẩm theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị chỉ tiêu giá trị trong tờ tiêu thụ ở phương thức bán bình thường được coi là cơ sở để ghi vào sổ chi “tiền lãi lỗ” Căn cứ vào đó để lập các tờ thu là các chứng từ gốc, bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn và bảng kê 10. Phương pháp để lấy tờ tiêu thụ như sau: Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho cho từng sản phẩm và bảng kê 10 kế toán phân biệt các trường hợp: - Nếu mặt hàng nào đó trong tháng vừa có nhập trả lại vừa có xuất bán thì --> Nếu đơn giá sản phẩm đó trước đây bằng đơn giá tại thời điểm lập tờ tiêu thụ thì trên tờ tiêu thụ ghi một dòng cho sản phẩm với số lượng xuất bán trên bảng tổng hợp “nhập xuất tồn” trừ số sản phẩm trả lại. - Nếu đơn giá bán sản phẩm đó trước đây khác với đơn giá bán sản phẩm đó tại thời điểm lập tờ tiêu thụ thì trên tờ tiêu thụ phải ghi tách hai dòng cho sản phẩm đó một dòng ghi đỏ cho số lượng và doanh ghu bán hàng của số sản phẩm bị trả lại, một dòng ghi cho số sản phẩm xuất bán của số sản phẩm đó. - Nếu mặt hàng nào trong tháng chỉ có nhập trả lại không có xuất bán thì trên tờ tiêu thụ ghi đó toàn bộ số sản phẩm xuất bán bằng với số nhập trả lại đó. Nếu hàng nhập trả lại thuộc phương thức bán nào thì số lượng và giá trị của phương thức bán đó, việc ghi chép giống như việc ghi chép cột “số lượng” và “giá trị” đối với trường hợp có hàng nhập trả lại. Biểu 3 - Tiêu thụ tháng 6/1999 6/1999 Tên thành phẩm Bán bình thường Xuất tái chế Xuất nội bộ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Xà phòng giặt 4.927 35.412.775 Xà phòng giặt 72% 4.327 26.412.775 Xà phòng bào 600 9.000.000 Kem giặt cao cấp 198.161 772.929.000 Kem HS (XK) 87.054 340.869.662 25.411 Kem Haso (XK) 944 3.990.576 115.056 Kem Bạch Lan (CC) 80.588 304.902.713 6.818 Kem hạ cấp 13.713 24.713.330 Kem Bạch Lan 7.373 14.569.330 108.000 Kem Hà Nội (0,5kg) ........... Tổng cộng 23.919.283 d-/ Sổ chi tiết số 4: Thanh toán với người mua - TK 131 (Biểu số 4). Với Công ty Xà phòng Hà Nội có rất nhiều đại lý quan hệ thường xuyên với công ty trong công tác tiêu thụ sản phẩm. Do vậy kế toán tiêu thụ sản phẩm phải theo dõi sít sao và chính xác tới từng đại lý. Điều đó đòi hỏi người kế toán phải biết sắp xếp bố trí công việc sao cho vừa thuận lợi cho việc ghi chép, theo dõi phản ánh vừa có thể cung cấp những thông tin cần thiết cho người quản lý xuất phát từ những yêu cầu trên tại công ty để theo dõi chính xác tình hình thanh toán theo từng khách hàng mỗi khách hàng mở trang sổ riêng. Đầu tháng kế toán tiến hành lập sổ chi tiết số 4 chuyển số dư cuối tháng của sổ chi tiết tháng trước sang chỉ tiêu số dư đầu tháng của sổ chi tiết số 4 tháng này. Cuối tháng kế toán tiến hành tập hợp các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho chưa thanh toán (đã lưu trước) và các chứng từ đã thanh toán phiếu thu để ghi. - Phần ghi nợ tài khoản 131, có tài khoản 511 căn cứ vào các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cuối tháng chưa được thanh toán để ghi mỗi hoá đơn ghi trên một dòng. Nếu cuối tháng có nhập trả lại mà trước đây số hàng này trước đây khách hàng chưa thanh toán tiền hàng thì căn cứ vào các phiếu nhập trả lại, kế toán ghi đó vào sổ chi tiết số 4 phần ghi nợ TK 131 ghi có tài khoản 511 để giảm số phải đòi của người mua. Biểu 4: Thanh toán với người mua Số hoá đơn Tên người mua Dư đầu tháng Nợ TK 131Có TK Có TK 131Nợ TK Dư cuối tháng Nợ Có 511 Nợ TK 111 Nợ TK 112 Nợ Có ...... Chị Lan Sơn Tây 20.750.760 Cộng 20.750.760 ...... Anh Dũng Bắc Ninh 18.971.000 98.190.000 18.971.000 28.790.000 8.971.000 Cộng .... ..... ...... ..... ...... .... ..... ...... ..... ...... Chị Nga Nam Định 713.000 7.713.000 Cộng Cộng 1.217.603.835 115.603.745 671.613.139 527.837.020 236.260.800 1.889.216.974 879.701.565 e-/ Bảng kê công nợ phải thu của khách hàng: Bảng kê công nợ phải thu của khách hàng, về thực chất chỉ là một loại sổ phụ được căn cứ vào sổ chi tiết số 4 nhằm mục đích theo dõi nhanh số nợ còn phải thu của khách hàng. Cuối tháng dựa vào sổ chi tiết số 4 kế toán lấy số liệu dòng dư nợ tài khoản 131 trừ số liệu dòng dư có tài khoản 131 ứng với từng khách hàng để lập bảng công nợ phải thu của khách hàng. Bảng kê khai công nợ phải thu của khách hàng STT Tên khách hàng Số tiền (đ) 1 Xuân Bách - Thanh Xuân 20.750.760 2 Đại lý 198 - Sơn Tây 15.729.100 3 Bằng Việt - Thái Nguyên 31.459.700 4 Văn Tài - 127 Cầu Giấy 22.062.200 5 Quốc Việt - Ninh Bình 7.713.000 6 Hồng Nhung - Vĩnh Phúc 9.891.000 7 Nguyễn Văn Hưng - Bắc Giang 197.654.530 8 ........ 9 ..... Cộng g-/ Sổ chi tiết lãi lỗ: Sổ chi tiết lãi lỗ dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của từng loại sản phẩm theo các chỉ tiêu số lượng và giá trị các loại chi phí. Từ đó xác định kết quả tiêu thụ cho từng loại. - Cột doanh thu: được lấy từ số liệu của cột giá trị từ tờ tiêu thụ sang cho từng loại sản phẩm. - Cột thuế giá trị gia tăng: được tính bằng cách lấy doanh thu tiêu thụ nhân với 10% cho từng loại sản phẩm. - Cột chiết khấu được lấy theo số tổng cộng cột chiết khấu theo từng loại sản phẩm ở sổ theo dõi bán hàng. - Cột chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, số liệu tổng cộng của 2 cột này được lấy từ số liệu của bảng tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (trình bày ở phần sau). Chi phí bán hàng và quản lý tính cho từng sản phẩm được áp dụng theo công thức sau: = * Chỉ tiêu “lãi, lỗ” được tính như sau: = - - - - - Nếu kết quả âm thì kế toán ghi đỏ hoặc đóng khung ở cột lãi (lỗ) cho từng loại sản phẩm. Ví dụ: Sản phẩm Kem HS (xuất khẩu). Cột doanh thu = 340.869.662 Cột thuế GTGT = 340.869.662 x 10% = 34.086.966,2 Cột chi phí bán hàng = 29.762.800 x 340.869.662/896.671.862 = 11.316.873 Cột chi phí quản lý DN = 157.162.477x430.869.662/896.671.862 = 59.652.191 Cột lãi (lỗ) = 340.869.662 - 34.086.966,2 - 251.658.476 - 11.316.873 - 59.652.191 = 14.833.455,8 * Kế toán chi phí bán hàng - chi phí quản lý doanh nghiệp: - Chi phí bán hàng ở đơn vị sản xuất kinh doanh là tất cả những phát sinh trong quá trình bán hàng và chi phí. Là đơn vị có nhiều đại lý trên khắp đất nước sản phẩm của công ty có mặt mọi nơi và trong cơ chế thị trường, thông tin quảng cáo là cần thiết. Khi đó chi phí quảng cáo, tiếp thị cũng không nhỏ, cộng với các chi phí khác có liên quan. Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Ví dụ: Quý II/1999 công ty có một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng sau: Tính tiền lương, bảo hiểm phải trả cho nhân viên: Nợ TK 6411 : 28.702.800 Có TK 334 : 24.120.000 Có TK 338 : 4.582.800 Tính trước khấu hao tài sản cố định phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm: Nợ TK 6414 : 10.923.000 Có TK 214 : 10.923.000 Chi phí phải trả cho ngân hàng khi mở L/C. Nợ TK 6417 : 6.121.000 Có TK 1121 : 6.121.000 Trích ra khoản tạm ứng, tạm ứng cho các cửa hàng thuê: Nợ TK 6418 : 4.980.000 Có TK 141 : 4.980.000 Số hàng đi đường hao hụt: Nợ TK 6418 : 15.049.100 Có TK 151 : 15.049.100 Số hàng hoá cuối kỳ kiểm kê bị hư hỏng không sử dụng được, căn cứ vào biên bản kiểm kê: Nợ TK 6417 : 9.045.600 Có TK 155 : 9.045.600 - Cuối kỳ tập hợp chi phí bán hàng, phân bổ 100% cho sản phẩm tiêu thụ: Nợ TK 911 : 84.272.700 Có TK 641 : 84.272.700 Để theo dõi chi phí bán hàng như sau xem Biểu 5. Tổng công ty hoá chất Việt Nam Công ty xà phòng hà nội Biểu 5: Sổ theo dõi chi phí bán hàng NT Số chứng từ Diễn giải Số TK Tổng cộng Lương BHXH Khấu hao TSCĐ Bốc xếp Phí ngân hàng Tạm ứng thuê cửa hàng Hàng đi đường bị hao hụt Kiểm kê hàng bị hỏng Chi phí khác 15/6 1041 Trả lương NV bán hàng 334 24.120.000 24.120.000 Trích BHXH 338 4.582.800 4.582.800 17/6 1043 KH TSCĐ 214 10.923.000 10.923.000 1044 Chi phí bốc xếp 111 9.450.700 9.450.700 1045 Phí ngân hàng 1121 6.121.000 6.121.000 20/6 1080 Tám ứng thuê 141 4.980.500 4.980.500 25/6 1087 Hàng đi đường bị hao hụt 151 15.049.100 15.049.100 1090 Hàng hoá kiểm kê hỏng 155 9.045.600 90.45.600 Cộng 84.272.700 24.120.000 4.582.800 10.923.000 9.450.700 6.121.000 4.980.500 15.079.200 9.045.600 h-/ Nhật ký chứng từ số 8 (Ghi có TK 155,691,131,511,911): Kế toán bán hàng sử dụng Nhật ký chứng từ số 8 để phản ánh tổng quát tình hình tiêu thụ và thanh toán với mua. Việc lập nhật ký chứng từ này được thực hiện vào cuối tháng và căn cứ vào các bảng kê và “Sổ chi tiết có liên quan”. Mẫu sổ NKCT số 8 được thực hiện qua biểu STT SHTK Ghi Nợ Ghi có TKGhi Nợ TK TK 155 TK 641 TK 511 TK 3331 TK 131 Công Nợ TP Vật tư Phế liệu DV khác 1 111 Tiền mặt 204.721.223 52.783.702 527.837.020 732.558.243 2 112 TG Ngân hàng 20.337.500 23.626.080 236.260.800 598.300 3 131 NPT 871.613.139 671.613.139 4 511 DTBH 5 3331 Thuế GTGT 6 641 CPBH 23.919.283 7 642 CP QLDN 643.929.456 29.762.800 8 911 XĐKQ 667.848 29.762.862 76.409.782 764.697.820 kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 1999 Số TT Tên sản phẩm Doanh thu Hàng bán trả lại Giá vốnhàng bán Chi phí bán hàng Chi phí quản lý Chi phí HĐTC Kết quả 1 Sản phẩm 10.000.062.308 279.426.846 8.995.998.280 233.922.418 409.169.008 80.319.398 1.226.357 2 Hoạt động KD khác 15.505.706.141 14.741.620.837 246.656.791 431.443.534 84.691.861 1.293.118 3 Hoạt động UT 49.830.165.703 49.604.627.653 72.806.650 127.350.877 24.998.828 381.695 Tổng cộng 75.335.934.152 279.426.847 73.342.246.770 553.385.859 2.901.170 Ghi chú: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý và chi phí hoạt động tài chính được phân bổ theo kết quả gộp của từng loại kinh doanh. Giám đốc Phạm Kim Thành Kế toán trưởng Đỗ Thuý Ngọc Phần III một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty xà phòng hà nội Cơ chế thị trường với nhiều thành phần kinh tế cùng tham gia sản xuất kinh doanh cạnh tranh và phát triển, do vậy muốn đứng vững trên thị trường, các doanh nghiệp thực hiện hạch toán kinh doanh phải có lãi. Là một công cụ quan trọng trong công tác quản lý kinh tế tài chính, đổi mới và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán là một nhu cầu cần thiết của công tác quản lý, là tiền đề quan trọng cho công tác điều hành sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là công việc rất cần thiết nhằm góp phần tăng doanh thu và nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn để thấy được những gì đã làm được và phát hiện những gì chưa làm được để rút ra những nội dung chủ yếu, cần thiết của việc hoàn thiện. I-/ Nhận xét về hoạt động tiêu thụ, tổ chức bộ máy kế toán, tô rchức kế toán hoạt động tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ 1-/ Về hoạt động tiêu thụ Trong những năm gần đây, Công ty Xà phòng Hà Nội đã trải qua không ít những thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và biến động của thị trường, những thay đổi về chính sách, pháp luật của Nhà nước cùng với sự đầu tư liên doanh của hãng Unliver cũng là tiếp bước với một thách thức mới. Trong cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước với cơ chế khắc nghiệt của nền kinh tế thị trường đầy thách thức nhưng Công ty Xà phòng Hà Nội vẫn gặt hái được những thành công nhất định, đặc biệt là trong lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm. Doanh thu về tiêu thụ sản phẩm tăng đều qua các năm 1997 đạt 19.214.415.600đ; năm 1998 đạt 20.587.088.510đ. Qua các báo cáo kết quả kinh doanh Tổng doanh thu lên tới 75.335.934.152. Để có thành tích như thế công ty đã không ngừng cải tiến dây truyền sản xuất nâng cao chất lượng sản phẩm và đặc biệt là mở rộng thị trường tiêu thụ. 2-/ Về tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Xà phòng Hà Nội đã lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với yêu cầu của công việc, phù hợp với chuyên môn của từng người. Công tác kế toán của công ty được tổ chức có quy củ có kế hoạch, sắp xếp và chỉ đạo từ trên xuống dưới, đặt biệt là theo phân cấp của phòng kế toán. Công tác hạch toán tiêu thụ sản phẩm của công ty nhìn chung đã đi vào nề nếp ổn định nghiêm chỉnh chấp hành hệ thống sổ sách kế toán do Bộ Tài chính ban hành đặc biệt còn cập nhật được việc cơ giới hoá trong hạch toán bằng việc trang bị máy vi tính tạo điều kiện cho công tác hạch toán được chính xác hơn với tốc độ cao hơn. 3-/ Về tổ chức kế toán hoạt động tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả 3.1. Ưu điểm: Ưu điểm kế toán tiêu thụ và xác định kết quả ở Công ty Xà phòng Hà Nội được tiến hành tương đối hoàn chỉnh. - Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu. + Các chứng từ ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. + Các chứng từ đều sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính ban hành, những thông tin kinh tế, những nội dung kinh tế phát sinh đều được ghi ché đầy đủ vào chứng từ. + Các chứng từ đều được kiểm tra giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. Việc luân chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, theo trình tự thời gian trước khi đi vào khâu lưu trữ. - Đối với công tác tổ chức kế toán tổng hợp. Kế toán đã áp dụng “Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp mới được Bộ Tài chính ban hành áp dụng từ ngày 1/1/1996” để phù hợp với tình hình và đặc điểm của công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2,3 nhằm phản ánh một cách chi tiết cụ thể tình hình biến động tài sản của công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự nhầm lẫn chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. - Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ kế toán. + Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy lên giảm bớt được khối lượng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác. + Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ tuy nhiên hình thức sổ cũng được kế toán công ty thay đổi cải tiến sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Nói chung hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của công ty. Nó liên quan đến khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp cho ngân sách Nhà nước đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của công ty trong sản xuất kinh doanh. 3.2. Những mặt hạn chế: Tuy đã đạt được kết quả khả quan nhưng công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng ở công ty vẫn còn những điểm còn tồn tại và khắc phục để hoàn thiện. + Về hạch toán giá vốn hàng xuất. Công ty đã áp dụng giá thành phẩm theo phương pháp trực tiếp giản đơn đến cuối tháng mới có giá thành cho từng loại sản phẩm. Đồng thời công ty thực hiện tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền do vậy việc phản ánh giá vốn hàng xuất bán đến cuối tháng mới thực hiện được. Tuy nhiên hình thức sổ kế toán công ty đang áp dụng là Nhật ký chung yêu cầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được phản ánh hàng ngày vào sổ nhật ký chung. Nhưng trên thực tế, khi hạch toán tiêu thụ thành phẩm kế toán chỉ phản ánh được doanh thu còn định khoản, kết chuyển giá vốn hàng xuất bán đến cuối kỳ mới thực hiện được như vậy là chưa đúng với trình tự ghi chép của hình thức sổ. + Với thị trường tiêu thụ của công ty có mặt ở nhiều nơi những việc lập hoá đơn bán hàng cho nghiệp vụ bán hàng đại lý chưa đúng thời điểm và chưa đúng theo mẫu chế độ quy định. + Về hàng nhập bị trả lại. + Với thị trường tiêu thụ rộng lớn và có rất nhiều bạn hàng cho nên công ty thường có rất nhiều khách hàng thường xuyên đến lấy hàng và thanh toán sau. Điều đó không tránh khỏi rủi ro thường gặp trong việc thanh toán tình hình công nợ. II-/ Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức tiêu thụ tại Công ty Xà phòng Hà Nội 1-/ Hoàn thiện sổ kế toán chi tiết theo dõi hàng xuất gửi đại lý và tiêu thụ qua đại lý Hiện nay, khi xuất kho thành phẩm cho đại lý, kế toán công ty lại ghi hàng ngày vào thẻ kho của từng đại lý để theo dõi. Như vậy thẻ kho chỉ theo dõi về mặt lượng mà không phản ánh chi tiết về mặt giá trị hàng tồn kho của một đại lý. Vậy để theo dõi tình hình xuất kho và tiêu thụ sản phẩm ở mỗi đơn vị đại lý được đầy đủ, chính xác, tôi có ý kiến kế toán nên thay thẻ kho bằng “Sổ chi tiết hàng gửi đại lý” sổ này được mở chi tiết cho từng đại lý và mỗi trang sổ thể hiện một số liệu của một tháng, mẫu như sau: Sổ chi tiết hàng gửi đại lý Tên cửa hàng:................ Tháng.......năm 1999 Chứng từ Diễn giải Hàng xuất kho gửi đại lý Hàng tiêu thụ trong tháng Số hiệu Ngày tháng Hàng hoá A Hàng hoá B Hàng hoá A Hàng hoá B Đơn giá Số lượng TT Đơn giá Số lượng TT Đơn giá Số lượng TT Đơn giá Số lượng TT - Tồn kho đầu tháng - Xuất kho ký gửi Tồn cuối tháng - Chỉ tiêu “Số tồn đầu tháng” phản ánh giá đơn vị, số lượng và giá trị từng hàng hoá, sản phẩm còn tồn ở đại lý tháng trước. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi bán cho đại lý, kế toán ghi số lượng, đơn giá của từng loại hàng hoá, đồng thời ghi nhập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” vào máy ta có số liệu “Thành tiền” do máy đưa ra. Đây chính là giá trị hàng xuất kho. - Chỉ tiêu “Tồn cuối tháng” phản ánh đơn giá, số lượng và giá trị từng loại sản phẩm chưa tiêu thụ được trong tháng. Tuy nhiên, để quản lý và theo dõi chặt chẽ số thành phẩm được tiêu thụ ở từng đại lý thì giữa Công ty và đại lý phải có sự trao đổi thông tin thường xuyên về tình hình tiêu thụ sản phẩm. Cuối tháng tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết vào bảng tổng hợp chi tiết các đại lý. Số liệu dùng để đối chiếu với số liệu trên các TK 157, 632. 2-/ Về hàng nhập bị trả lại Hiện nay ở Công ty Xà phòng Hà Nội hàng nhập bị trả lại được bù đắp với số hàng bán cụ thể: Nếu trong tháng có hàng bán bị trả lại bất kỳ hàng hoá đó được xuất bán khi nào thì kế toán đều ghi giảm giá vốn và doanh thu của thành phẩm xuất bán ngay trong tháng có phát sinh hàng nhập trả lại. Như vậy số liệu tổng hợp về doanh thu và giá vốn trên các sổ kế toán là số sau khi đã trừ đi giá vốn và doanh thu của hàng nhập bị trả lại. Do vậy khi nhìn vào sổ kế toán tổng hợp ta không biết được tổng giá trị hàng nhập là bao nhiêu, tổng giá trị số thành phẩm xuất bán thực trong tháng là bao nhiêu. Vì vậy theo tôi công ty hạch toán hàng nhập bị trả lại như sau: * Ví dụ: Kem HS (xuất khẩu). Trong tháng 12 năm 1998 công ty có số hàng nhập trả lại 423 kg với giá 3.195,6/kg (Số liệu trích từ bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn và tờ tiêu thụ). Quy trình hạch toán như sau: TK 632 TK 155 2.687.192 (1) 2.687.192 TK 111,112,131 TK 531 TK 511 (2) (3) 1.656.299 1.656.299 1.656.299 1.656.299 (1) Nhận lại thành phẩm do người mua trả lại. (2) Trả lại tiền cho người mua hoặc ghi giảm nhẹ 1 khoản phải thu là 1.656.299 (3) Kết chuyển trừ vào doanh thu vào cuối kỳ. 3-/ Về lập dự phòng các khoản nợ khó đòi Công ty hiện nay có nhiều bạn hàng. Ngoài những khách hàng đến mua thanh toán ngay. Công ty còn có những bạn hàng thường xuyên là bạn hàng quen thuộc thường đến nhận hàng và thanh toán sau. Điều đó khó có thể tránh khỏi được những mặt tiêu cực của nền kinh tế thị trường. Căn cứ vào số liệu bảng kiểm kê công nợ ta thấy số nợ phải thu lên đến 1.009.513.409 đồng. Trong khi đó tổng doanh thu chỉ đạt 886.671.862 đồng. Hơn nữa tôn trọng nguyên tắc “thận trọng” trong sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải lập dự phòng cho các khoản phải thu để đảm bảo an toàn cho hoạt động sản xuất kinh doanh nên theo tôi công ty có thể lập dự phòng như sau: Xác định mức dự phòng nợ phải thu khó đòi: Nợ TK 6426 Có TK 139 Khi có bằng chứng đáng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi thì xóa sổ các khoản nợ khó đòi không đòi được. Nợ TK 6426. Có TK 139. Khi có bằng chứng đáng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi thì xoá sổ các khoản nợ khó đòi không đòi được. Nợ TK 6426. Có TK 131 Có TK 138. Đồng thời ghi đơn bên “Nợ” TK 004, nợ khó đòi đã xử lý để tiếp tục theo dõi khoản nợ này. Khi tính số dự phòng phải thu sau niên độ ghi: - Trường hợp số dự phòng cần lập cho niên độ sau ít hơn số dự phòng đã lập của niên độ trước thì số chênh lệch được hoàn nhập vào thu nhập bất thường, kế toán ghi: Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 721 : Thu nhập bất thường. - Trường hợp số dự phòng cần lập cho niên độ sau nhiều hơn số dự phòng đã lập của niên độ trước khi lập dự phòng bổ xung, kế toán ghi: Nợ TK 6426 Có TK 139 Đối với những khoản phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ nếu khách hàng trả lại khi thu tiền kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 721 Đồng thời ghi Có TK 004 : Nợ khó đòi đã xử lý. 4-/ Về sổ chi tiết lãi lỗ Công ty Xà phòng Hà Nội hiện nay vẫn sử dụng “Sổ chi tiết lãi lỗ” để xác định kết quả sản xuất kinh doanh, việc sử dụng sổ chi tiết lãi lỗ để xác định ở công ty nói chung cũng được. Nhưng sau khi kế toán sử dụng TK 521,531,532, để theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu, hơn nữa cột “dư đầu tháng”, “nhận trong tháng”, “xuất trong tháng”, “tồn cuối tháng” đã được chi tiết trong bảng kê 8,9 về mặt giá trị và trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn về mặt số lượng nên để giảm bớt việc ghi chép của kế toán thì theo tôi công ty nên sử dụng “Sổ chi tiết bán hàng” thay cho “Sổ chi tiết lãi lỗ” sổ này sẽ mang tiện lợi cho việc ghi chép, theo dõi, quản lý đồng thời phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Cách làm mẫu sổ như sau: * Ví dụ: Xà phòng giặt Bạch Đằng 72%. - Cột số lượng: căn cứ vào cột “xuất bán” ở bảng tổng hợp kho thành phẩm. - Cột giá trị = Số lượng x Đơn giá. - Cột thuế GTGT = Doanh thu tiêu thụ * Thuế suất thuế GTGT Sổ chi tiết bán hàng Tháng......năm 2000 Tên sản phẩm:................ N/T Ghi sổ Chứng từ TK đối ứng Doanh thu Giảm trừ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác ..... - Xuất bán - Nhập trả lại 5-/ Về hạch toán khác ở Công ty Xà phòng Hà Nội hiện nay có một số trường hợp xuất khác như: xuất tái chế, biếu tặng,... Khi xuất sản phẩm biếu tặng kế toán ghi: Nợ TK 641 - Số lượng đơn giá bình quân kỳ trước. Có TK 155 Theo tôi mọi trường hợp xuất bán (trừ xuất tái chế) đều phải hạch toán giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng để lấy đó làm cơ sở nộp thuế GTGT cho nên việc hạch toán nên thực hiện như sau: - Khi biếu tặng: + Xác định giá vốn hàng bán theo định khoản 632 + Nộp thuế GTGT Nợ TK 511 Có TK 3331 - Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511 Có TK 911 * Khi xuất thành phẩm đi tái chế kế toán ghi: Nợ TK 627 Có TK 155 ở Công ty Xà phòng Hà Nội có trường hợp thành phẩm sau khi kết thúc quá trình công nghệ nhập kho phát sinh sự cố như hỏng hóc, mất mầu,... phải đem đi tái chế lại những sản phẩm này đã trải qua các giai đoạn của quá trình sản xuất nên bản thân nó khi nhập kho đã bao gồm các khoản chi phí: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Chi phí nhân công trực tiếp. - Chi phí sản xuất chung. Chính vì vậy, khi sản phẩm kém chất lượng phải đem đi tái chế kế toán nên hạch toán như sau: Nợ TK 154 Có TK 155. III-/ Điều kiện để thực hiện việc hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả Việc hoàn thiện quá trình hạch toán và xác định đòi hỏi phải hợp lý 3 khâu: + Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ một cách hệ thống khoa học hợp lý nhằm tạo điều kiện cho việc tổng hợp số liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý. + Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, phản ánh đầy đủ hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra công tác quản lý của đơn vị. + Tổ chức và lập báo cáo và phân tích báo cáo tài chính kịp thời, hữu hiệu phục vụ cho công việc điều chỉnh và ra quyết định quản lý cho phù hợp. Tuy nhiên thực tế cho thấy các chính sách quy định của Nhà nước về công tác kế toán chưa đổi mới và bắt kịp với những biến đổi không ngừng của nền kinh tế thị trường. Vì vậy trong thời gian tới các doanh nghiệp có điều kiện hoàn thiện bộ máy kế toán và tuân thủ các quy định của Nhà nước ta phải đưa ra các văn bản cụ thể hơn. Thực hiện quản lý chặt chẽ không chỉ trong công tác hạch toán kế toán nói chung mà còn trong cả hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả nói riêng. kết luận Nền kinh tế thị trường đang ngày một phát triển, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển lớn mạnh hoà nhập với nền kinh tế mở, đòi hỏi phải không ngừng tiết kiệm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm. Muốn vậy doanh nghiệp phải phát huy một cách có hiệu lực công cụ kế toán nói chung và đặc biệt là kế toán tiêu thụ sản phẩm và báo cáo kết quả kinh doanh. Việc tổ chức công tác kế toán tiêu thụ sản phẩm và báo cáo kết quả kinh doanh luôn luôn phải được cải tiến và hoàn thiện để phản ánh một cách đầy đủ và chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu về cả số lượng, chất lượng, chủng loại. Mặc dù nguyên vật liệu sử dụng ở công ty đa dạng. Nhiều loại giá cả cao và luôn biến động, thị trường có những loại vật tư khan hiếm những với sự năng động sáng tạo của Ban giám đốc công ty cộng với sự giúp đỡ của Bộ và cơ quan chủ quản cùng với sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty Xà phòng Hà Nội đã phát triển không ngừng cả về chiều rộng và chiều sâu, đã đạt được những thành tích đáng kể đặc biệt là công ty đã có công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên trong toàn bộ công ty và thực hiện nghĩa vụ của mình với ngân sách Nhà nước đầy đủ và đúng hạn. Cùng với sự phát triển của công ty, hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng đặc biệt là khâu kế toán tiêu thụ sản phẩm và báo cáo kết quả kinh doanh không ngừng được thực hiện, đáp ứng được yêu cầu SXKD phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất được hoạt động liên tục song bên cạnh những ưu điểm đó công ty còn vấp phải những điểm hạn chế như đã trình bày trong bản chuyên đề. Do thời gian thực tập hẹp với kinh nghiệm thực tế còn hạn chế em đã cố gắng tập trung phân tích tình hình thực tế về công tác kế toán tiêu thụ sản phẩm và báo cáo kết quả kinh doanh tại công ty và em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện một bước tiêu thụ sản phẩm của công ty. Tuy là ý kiến của cá nhân nhưng em vẫn mong có sự tham gia khác của công ty để giúp cho kế toán tiêu thụ sản phẩm và báo cáo kết quả kinh doanh được tốt hơn. Với thời gian chưa nhiều, trình độ và khả năng có hạn, chắc chắn bản chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong được sự đóng góp quý báu của các cán bộ kế toán công ty và thầy giáo để bản chuyên đề của em thực sự có ý nghĩa trên cả phương diện lý luận và thực tiễn. Em xin chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp quý báu! mục lục