Chuyên đề Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở công ty cổ phần Gas Petrolimex

ó 512115 Tổng Nợ … Nợ 11121 Tổng Có … … … … … 16/01/2008 159.500.000 1.595.000.000 1.754.500.000 … … … 17/01/2008 19.256.258.000 19.256.258.000 … … … … … Tổng cộng 14.402.589.069 144.025.890.686 158.428.479.755 … … 141.888.410.423 BIỂU SỐ 2.20 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 – CÁC TÀI KHOẢN KHÁC Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 3388 - Phải trả, phải nộp khác Ngày chứng từ Có 33311 Có 51215 Tổng Nợ Nợ 15651 Tổng Có … … … … … 17/01/2008 2.152.500 21.525.000 23.677.500 … … … … … 27/01/2008 21.525.000 … … … … … Tổng cộng 65.774.669 657.746.688 723.521.357 … 111.689.500 BIỂU SỐ 2.21 * Kế toán tổng hợp công nợ SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày :31/01/2008 DM tài khoản : 131 - Phải thu của khách hàng Nợ Có Dư đầu kỳ 99.222.230.234 Phát sinh trong kỳ 79.495.360.302 94.301.170.972 Dư cuối kỳ 84.416.419.564 STT Diễn giải Số tiền TK đối ứng Nợ Có 1 Tiền mặt VNĐ tại văn phòng Cty 9.029.698.074 … … … … … 19 Doanh thu bán Gas, bếp và phụ kiện 72.268.509.366 51115 20 Thuế GTGT đầu ra 7.226.850.936 33311 … … … … … Tổng phát sinh 79.495.360.302 94.301.170.972 BIỂU SỐ 2.22 SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày :31/01/2008 DM tài khoản : 33631 – Phải trả nội bộ công ty về hàng hoá Nợ Có Dư đầu kỳ 572.636.030.779 Phát sinh trong kỳ 158.428.479.755 141.888.410.423 Dư cuối kỳ 589.176.100.111 STT Diễn giải Số tiền TK đối ứng Nợ Có 1 Tiền VNĐ gửi Ngân hàng 20.900.000.000 11211 … … … … … 7 Doanh thu bán nội bộ Gas, bếp, phụ kiện 144.025.890.686 512115 8 Thuế GTGT đầu ra 14.402.589.069 33311 … … … … … Tổng phát sinh 158.428.479.755 141.888.410.423 BIỂU SỐ 2.23 SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày :31/01/2008 DM tài khoản : 3388 - Phải trả, phải nộp khác Nợ Có Dư đầu kỳ 3.579.384.493 Phát sinh trong kỳ 23.521.357 111.689.500 Dư cuối kỳ 2.967.552.636 STT Diễn giải Số tiền TK đối ứng Nợ Có 1 Tiền mặt VNĐ tại VP Cty 79.000.000 11111 … … … … … 13 Phải trả, phải nộp khác 657.746.688 51115 14 Thuế GTGT đầu ra 65.774.669 3331 … … … … … Tổng phát sinh 23 521 357 111.689500 BIỂU SỐ 2.24 2.3.3.2. Kế toán thuế Giá trị gia tăng đầu ra Phương pháp được áp dụng ở công ty hiện nay là phương pháp khấu trừ Tài khoản được công ty sử dụng chủ yếu ở đây là TK 3331 – Thuế Giá trị gia tăng đầu ra Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thuế Giá trị gia tăng đầu ra được bộ phận kế toán và các phòng ban có liên quan nhập vào phần mềm kế toán. Từ đó, máy tính sẽ tự cập nhập vào các sổ chi tiết, sổ cái TK3331- thuế GTGT đầu ra, Nhật ký chứng từ số 10 ( Các tài khỏan khác – TK3331) ,các bảng kê thuế và báo cáo thuế. Sau đó kế toán theo dõi thuế sẽ xem lại các hoá đơn có thuế đã được nhập vào máy. Nếu có sự chênh lệch thì sẽ kiểm tra lại các hoá đơn để điều chỉnh lại cho phù hợp. Cách xác định Thuế Giá trị gia tăng phải nộp VAT phải nộp = VAT đầu ra – VAT đầu vào Trong đó : VAT đầu ra = Giá tính thuế của HH, DV chịu thuế bán ra x Thuế suất VAT của HH, DV đó VAT đầu vào = VAT ghi trên hoá đơn GTGT HH, DV phục vụ SXKD + VAT ghi trên chứng từ nộp Thuế của HH nhập khẩu Trình tự hạch toán : Sổ tổng hợp tài khoản 33311 NKCT số 10 TK33311 Sổ chi tiết tài khoản 33311 Hóa đơn GTGT đầu ra SƠ ĐỒ 1.27 Ở đây do Thuế giá trị gia tăng không phải là phần chính của đề tài nên em chỉ xin trích ra 2 mẫu sổ là Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp chữ T tài khoản 3331 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 33311 – Thuế GTGT đầu ra Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 21 695 214 674 21 695 214 674 Dư cuối kỳ Chứng từ Diễn giải Số tiền Tài khoản Ngày Số Mã Nợ Có … … … … … … … 03/01/2008 0011614 HD1 10057123-50-22-120101 10.360.180 1311121 12/01/2008 0010878 HD1 11058230-5A-22-120101 3.570.084 131112 14/01/2008 0011190 HD1 12001003-5B-22-120101 1.585.850 1311121 16/01/2008 0010937 HD1 CNSG-6A-22-120101 159.500.000 33631 17/01/2008 0010984 HD1 00180032-8A-22-120101 2.152.500 3388 28/01/2008 0011445 HD1 00210005-54-22-120101 178.464 1311121 29/01/2008 000176 DN1 11006000-47-22-120101 183.942 311111 … … … … … … … Tổng cộng 21.695.214.674 21.695.265.024 BIỂU SỐ 2.25 STT Diễn giải Số tiền TK đối ứng Nợ Có 1 Phải thu tiền HH, DV - Tổng Đlý T/viên 1.525.969.472 131111 2 Phải thu tiền HH, DV – TĐL, ĐL ngoài ngành 103.369.968 131121 3 Phải thu tiền HH, DV - Khách hàng Công nghiệp 1.767.194.855 131131 … … … … … 6 Phải trả nội bộ Cty về hàng hóa 14.402.589.069 33361 … … … … … 10 Thuế GTGT được khấu trừ của HH, DV 21.530.261.983 Tổng phát sinh 21.695.214.674 21.695.214.674 SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 33311 – Thuế GTGT đầu ra Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 21.695.214.674 21.695.214.674 Dư cuối kỳ BIỂU SỐ 2.26 2.4..Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa 2.4.1. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 2.4.1.1 Kế toán chi phí bán hàng Tài khoản được công ty sử dụng để hạch toán chi phí bán hàng chính là tài khoản 641 (Chi phí bán hàng). Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản con như sau : TK 6411-Chi phí nhân viên; TK6412-Chi phí vật liệu, bao bì; TK6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng; TK6414 -Chi phí khấu hao TSCĐ; TK6415- Chi phí bảo hành; TK6417-Chi phí dịch vụ mua ngoài; TK6418- Chi phí bằng tiền khác Chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được thể hiện trên các chứng từ như Phiếu chi tiền; Giấy báo có; Bảng tính lương, BHXH, BHYT, KPCĐ; các hóa đơn, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng …Kế toán sẽ căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ cụ thể này để nhập vào máy. Sau đó phần mềm kế toán của công ty sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ : Sổ chi tiết tài khoản 641 Sổ tổng hợp tài khoản chữ T : TK 641 và của các TK con Bảng kê số 5 - Tập hợp chi phí bán hàng Bảng kê chứng từ theo khoản mục phí Nhật ký chứng từ số 10 – Các tài khoản khác Chứng từ Máy tính Sổ chi tiết TK 641 Nhật ký chứng từ số 10 –TK641 Sổ tổng hợp TK641 Bảng kê chúng từ theo khoản mục phí, BK số 5 Trình tự hạch toán SƠ ĐỒ 1.28 Dưới đây là trích dẫn một phần của Bảng kê chứng từ theo khoản mục phí phát sinh trong tháng 01/2008 : * Kế toán chi tiết Chi phí bán hàng BẢNG KÊ CHỨNG TỪ THEO KHOẢN MỤC PHÍ Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM loại hình kinh doanh : Tất cả DM khoản mục phí : Tất cả DM tài khoản : 641- Chi phí bán hàng Chứng từ Diễn giải Loại hình KD Mã TK TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có …. … … … … … … … 29/01/2008 000043 Hạch toán trích khấu hao vỏ bình 12kg trạm Nghệ An-T1/08 112 6412 24212 20.034.667 …. … … … … … … … 30/01/2008 000247 HT chi phí tiếp khách CH08/T12-07 108 6418 11111 2.676.454 …. … … … … … … … 31/01/2008 000321 HT chi phí khuyến mại 120 6418 11111 13.675.968 …. … … … … … … … 31/01/2008 000345 HT chi phí nhiên liệu, cầu đường xe 29S-1064 103 6417 11111 579.000 …. … … … … … … … 31/01/2008 000349 HT chi phí các công cụ lao động khác CH01-T01/08 108 6413 11111 421.000 …. … … … … … … … TỔNG CỘNG 1.448.997.131 BIỂU SỐ 2.27 BẢNG KÊ SỐ 5 - TẬP HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG Từ ngày : 01/01/02008 Đến ngày : 31/01/2008 TK nợ Tên tài khoản 11111 11211 131111 14212 … 24212 … Total 641 Chi phí bán hàng 435.973.786 7.392.927 6.548.571 42.218.197 … 20.034.667 … 1.450.842.131 Total 435.973.786 7.392.927 6.548.571 42.218.197 … 20.034.667 … 1.450.842.131 BIỂU SỐ 2.28 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 641- Chi phí bán hàng Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 1.450.842.131 Dư cuối kỳ 1.450.842.131 Chứng từ Diễn giải Số tiền Tài khoản Mã phí Ngày Số Mã Nợ Có …. … … … … …. 29/01/2008 000043 HT trích khấu hao vỏ bình 12kg trạm Nghệ An-T1/08 20.034.667 24212 071612 …. … … … … 30/01/2008 000247 HT chi phí tiếp khách CH08/T12-07 2.676.454 11111 170202 …. … … … … … 31/01/2008 000321 HT chi phí khuyến mại 13.675.968 11111 155350 31/01/2008 000345 HT chi phí nhiên liệu, cầu đường xe 29S-1064 579.000 11111 180105 …. … … … … 31/01/2008 000349 HT chi phí các công cụ lao động khác CH01-T01/08 421.000 11111 140102 …. … … … … Tổng phát sinh 1.450.842.131 BIỂU SỐ 2.29 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 – CÁC TÀI KHOẢN KHÁC Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 641 – Chi phí bán hàng Ngày chứng từ Có 11111 Có 11211 Có 131111 … Có 24212 … Tổng nợ … … … … … … … 29/01/2008 20.850.655 … 20.034.667 … 40.885.322 30/01/2008 9.245.546 … … 9.245.546 31/01/2008 312.818.761 6.548.571 … … 858.435.564 … … … … … … … Tổng cộng 435.973.786 7.392.927 6.548.571 … 20.034.667 … 1.448.997.131 BIỂU SỐ 2.30 * Kế toán tổng hợp Chi phí bán hàng SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 641 – Chi phí bán hàng Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 1450842131 Dư cuối kỳ 1450842131 STT Diễn giải Số tiền TK đối ứng Nợ Có 1 Tiền mặt Việt nam-tại VP Cty 435.973.786 11111 2 Tiền VND gửi ngân hàng-VietComBank 7.392.927 11211 .. … … … … 17 Hao mòn vỏ bình Gas 387.330.243 21412 18 Tiền ăn ca 38.960.000 33412 … … … … … 22 Doanh thu bán nội bộ Gas 7.824.000 512115 Tổng phát sinh 1.450.842.131 BIỂU SỐ 2.31 2.4.1.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản được công ty sử dụng để hạch toán Chi phí quản lý doanh nghiệp ở đây là Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp). Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản con như sau : TK6421 - Chi phí nhân viên quản lý; TK6422 - Chi phí vật liệu quản lý ; TK6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng; TK6424 - Chi phí khấu hao Tài sản cố định; TK6425 - Thuế, phí và lệ phí; TK6426 - Chi phí dự phòng; TK6427 - Chi phí dich vụ mua ngoài; TK6428 - Chi phí bằng Tiền khác. Khi có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến Chi phí quản lý doanh nghiệp, tất cả các Hóa đơn, Chứng từ liên quan (Phiếu chi, Bảng tính hao mòn TSCĐ …) sẽ đựơc tập hợp lại và gủi lên cho nhân viên kế toán phụ trách mảng này. Kế toán cập nhật vào máy tính, máy tính sẽ trợ giúp bằng cách kết xuất số liệu sang các sổ sách kế toán như : Sổ chi tiết tài khoản 641 Sổ tổng hợp tài khoản chữ T TK 641 và của các TK con Bảng kê số 5 - Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp Bảng kê chứng từ theo khoản mục phí Nhật ký chứng từ số 8 Trình tự hạch toán Chứng từ Máy tính Sổ chi tiết TK 642 Nhật ký chứng từ số 10 Sổ tổng hợp TK 642 Bảng kê chúng từ theo khoản mục phí, BK số 5 SƠ ĐỒ 1.29 Dưới đây là trích dẫn một phần Bảng kê chứng từ theo khoản mục phí phát sinh trong tháng 01 /2008 * Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp BẢNG KÊ CHỨNG TỪ THEO KHOẢN MỤC PHÍ Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM loại hình kinh doanh : Tất cả DM khoản mục phí : Tất cả DM tài khoản : 642 –Chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ Diễn giải Loại hình KD Mã TK TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có …. … … … … … … … 27/01/2008 000117 HT khấu hao nhà cửa, vật kiến trúc T01/2008 Văn phòng Cty 103 6424 21411 11.876.388 27/01/2008 000113 HT khấu hao máy móc thiết bị CH15 103 6242 21412 3.639.517 … …. … … … … … … … 31/01/2008 000128 HT phân bổ chi phí trả trước khác T01/2008 103 6428 14218 6.000.000 31/01/2008 000192 TT lệ phí đất đai 103 6427 11111 1.242.700 … …. … … … … … … … TỔNG CỘNG 1.448.997.131 BIỂU SỐ 2.32 BẢNG KÊ SỐ 5 - TẬP HỢP CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 TK nợ Tên tài khoản 11111 … 14218 … 21411 21412 …. Total 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 98 149 208 … 6.000.000 … 11.876.388 23.639.517 … 405 632 071 Total 98 149 208 … 6.000.000 … 11.876.388 23.639.517 … 405 632 071 BIỂU SỐ 2.33 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 405.632.071 Dư cuối kỳ 405.632.071 Chứng từ Diễn giải Số tiền Tài khoản Mã phí Ngày Số Mã Nợ Có ... … .. … … … … … 27/01/2008 000117 BN1 HT khấu hao nhà cửa, vật kiến trúc T01/2008 Văn phòng Cty 11.876.388 21411 170203 27/01/2008 000113 BN1 HT khấu hao máy móc thiết bị CH15 3.639.517 21412 142568 …. … … … … … 31/01/2008 000128 PK4 HT phân bổ chi phí trả trước khác T01/2008 6.000.000 14218 132020 31/01/2008 000192 PC1 TT lệ phí đất đai 1.242.700 11111 130256 …. … … … … … … Tổng phát sinh 405.632.071 BIỂU SỐ 2.34 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 – CÁC TÀI KHOẢN KHÁC Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 642 –Chi phí quản lý doanh nghiệp Ngày chứng từ Có 11111 … Có 14218 … Có 21411 Có 21412 … Tổng cộng … … … … … … 27/01/2008 … … 11.876.388 3.639.517 … 15.515.905 … … … … … … 31/01/2008 1.242.700 … 6.000.000 … … 57.465.735 … … … … … … Tổng cộng 98.149.208 … 6.000.000 … xxx xxx … 405.632.071 BIỂU SỐ 2.35 *Kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T Từ ngày 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 405.632.071 Dư cuối kỳ 405.632.071 STT Diễn giải Số tiền TK đối ứng Nợ Có 1 Tiền mặt Việt nam tại VP cty 98.149.204 11111 … … … … ... 5 Chi phí trả trước khác 6.000.000 14218 6 Hao mòn TSCĐ HH- Nhà cửa, vật kiến trúc 12.063.055 21411 7 Hao mòn TSCĐ HH- Máy móc, thiết bị 4.853.820 21412 … … … … ... Tổng phát sinh 405.632.071 BIỂU SỐ 2.36 2.4.2. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Kết quả tiêu thụ sẽ được công ty tổng hợp sau mỗi quý. * Cách xác định kết quả tiêu thụ Lợi nhuận gộp về bán hàng Gas, bếp và phụ kiện = Doanh thu thuần về tiêu thụ gas, bếp và phụ kiện - Giá vốn hàng bán gas, bếp và phụ kiện Doanh thu thuần về bán hàng Gas, bếp và phụ kiện = Doanh thu tiêu thụ gas, bếp và phụ kiện - Các khoản giảm trừ doanh thu Lợi nhuận thuần hoạt động SXKD = Lợi nhuận gộp về tiêu thụ gas, bếp, phụ kiện + Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp * Chứng từ sử dụng Cuối kì căn cứ sổ cái các TK 511, 512, 531, 632, 641, 642 kế toán lập ra các phiếu kế toán. Phiếu kế toán chính là các phiếu kế toán hạch toán để kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí vào TK 911. Mục đích cuối là để lập ra các Báo cáo tài chính phục vụ yêu cầu quản lý và công khai thông tin của đơn vị. Dưới đây là các kết quả hoạt động kinh doanh quý IV năm 2007 của đơn vị. * Kế toán chi tiết xác định kết quả PHIẾU KẾ TOÁN Ngày 31/12/2007 Số phiếu 023 Diễn giải : Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu Tài khoản PS nợ PS có Diễn giải 51151 502.263.617 K/c các khoản Giảm trừ doanh thu 531 502.263.617 K/c Hàng bán bị trả lại Cộng 502.263.617 502.263.617 BIỂU SỐ 2.37 PHIẾU KẾ TOÁN Ngày 31/12/2007 Số 027 Diễn giải : Kết chuyển doanh thu bán hàng gas, bếp và phụ kiện Tài khoản PS nợ PS có Diễn giải 51115 130.304.625.896 K/c doanh thu bán hàng gas, bếp, phụ kiện 512215 315.631.777.652 K/c doanh thu nội bộ Gas, bếp, phụ kiện 91115 445.936.403.548 Xác định kết quả kinh doanh Cộng 445.936.403.548 445.936.403.548 BIỂU SỐ 2.38 PHIẾU KẾ TOÁN Ngày 31/12/2007 Số: 028 Diến giải : Phân bổ chênh lệch gía vốn hàng bán Tài khoản PS nợ PS có Diễn giải 632115 8.675.555.700 Phân bổ chênh lệch giá vốn và giá hạch toán 1565 8.675.555.700 Phân bổ chênh lệch giá vốn và giá hạch toán Cộng 8.675.555.700 8.675.555.700 BIỂU SỐ 2.39 PHIẾU KẾ TOÁN Ngày 31/12/2007 Số 029 Diến giải : Kết chuyển giá vốn hàng bán Tài khoản PS nợ PS có Diễn giải 91115 390.779.686.987 K/c giá vốn hàng bán trong kì 632115 390.779.686.987 K/c giá vốn hàng bán trong kì Cộng 390.779.686.987 390.779.686.987 BIỂU SỐ 2.40 PHIẾU KẾ TOÁN Ngày 31/12/2007 Số 030 Diễn giải : Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Tài khoản PS Nợ PS Có Diễn giải 515 7.344.279.977 K/c doanh thu hoạt động tài chính 9115 7.344.279.977 K/c doanh thu hoạt động tài chính Cộng 7.344.279.977 7.344.279.977 BIỂU SỐ 2.41 PHIẾU KẾ TOÁN Ngày 31/12/2007 Số 031 Diễn giải : Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính Tài khoản PS Nợ PS Có Diễn giải 9115 8.590.579.623 K/c chi phí hoạt động tài chính 635 8.590.579.623 K/c chi phí hoạt động tài chính Cộng 8.590.579.623 8.590.579.623 BIỂU SỐ 2.42 PHIẾU KẾ TOÁN Ngày 31/12/2007 Số 034 Diễn giải : Kết chuyển chi phí bán hàng Tài khoản PS Nợ PS Có Diễn giải 91115 32.349.306.652 K/c chi phí bán hàng 641 32.349.306.652 K/c chi phí bán hàng Cộng 32.349.306.652 32.349.306.652 BIỂU SỐ 2.43 PHIẾU KẾ TOÁN Ngày 31/12/2007 Số 031 Diễn giải : Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản PS Nợ PS Có Diễn giải 91115 11.200.695.056 K/c chi phí quản lý doanh nghiệp 642 11.200.695.056 K/c chi phí quản lý doanh nghiệp Cộng 11.200.695.056 11.200.695.056 BIỂU SỐ 2.44 PHIẾU KẾ TOÁN Số : 35 Ngày 31/12/2007 Diễn giải : Xác định kết quả kinh doanh Tài khoản PS nợ PS có Diễn giải 91115 10.360.415.207 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 421 10.360.415.207 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh Cộng 10.360.415.207 10.360.415.207 BIỂU SỐ 2.45 * Kế toán tổng hợp xác định kết quả tiêu thụ. SỔ CÁI TK 91115 -- Kết quả hoạt động kinh doanh gas, bếp, phụ kiện Từ ngày 01/01/2007 đến 31/12/2007 Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 453.280.683.525 453.280.683.525 Dư cuối kỳ STT Tên tài khoản Số tiền TK đối ứng Nợ Có 1 Doanh thu bán hàng Gas, bếp, phụ kiện 130.304.625.896 51115 2 Doanh thu nội bộ Gas, bếp, phụ kiện 315.631.777.652 512215 3 Doanh thu tài chính 7.344.279.977 515 4 Giá vốn hàng bán 390.779.686.987 632115 5 Chi phí tài chính 8.590.579.623 635 6 Chi phí bán hàng 32.349.306.652 641 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 11.200.695.056 642 8 Lợi nhuận chưa phân phối 10.360.415.207 42115 Tổng phát sinh 453.280.683.525 453.280.683.525 BIỂU SỐ 2.46 * Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2007 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM Mẫu biểu : B 02 - DN CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Năm 2007 Đơn vị báo cáo : CÔNG TY CP GAS PETROLIMEX Đơn vị tính : Đồng STT CHỈ TIÊU Mã số Quý IV Luỹ kế từ đầu năm 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 446.438.667.165 1.407.205.144.806 2. Các khoản giảm trừ 02 502.263.617 1.639.138.247 3. DT thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 445.936.403.548 1.405.566.006.559 4. Giá vốn hàng bán 11 390.779.686.987 1.224.918.050.593 5. LN gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 55.156.716.561 180.647.955.966 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 7.344.279.977 23.250.683.839 7. Chi phí tài chính 22 8.590.579.623 19.168.033.222 8 Chi phí bán hàng 24 32.349.306.652 113.099.443.462 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 11.200.695.056 28.838.921.536 10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 10.360.415.207 42.792.241.585 11 Thu nhập khác 31 3.357.704.096 12.383.285.925 12 Chi phí khác 32 2.182.700.260 3.020.343.838 13 Lợi nhuận khác 40 1.175.003.836 9.362.942.087 14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 11.535.419.043 52.155.183.672 15 Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 2.352.672.259 8.040.839.308 16 Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 (680.119.503) (680.119.503) 17 Lợi nhuận sau thuế TNDN 60 9.862.866.287 44.794.463.867 18 Lãi cơ bản trên cổ phiếu ( Đ/CP) 70 395 1.886 Lập, Ngày …Tháng … Năm … NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 2.47 CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 3.1. Đánh giá thực trạng công tác quản lý và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. 3.1.1. Ưu điểm Mặc dù có địa bàn hoạt động trải rộng khắp cả nước, với rất nhiều các đơn vị trực thuộc, các Đại lý, Tổng đại lý, các công ty con, các công ty liên doanh, liên kết … song những hoạt động của công ty vẫn diễn ra rất thống nhất và nhịp nhàng. Đó là nhờ mô hình quản lý Trực tuyến - Chức năng đang được áp dụng tại công ty hiện nay. Qua đó, một mặt công ty có thể tạo ra được sự phối hợp ăn ý và cần thiết giữa mình với các đơn vị trực thuộc, mặt khác vẫn tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc chủ động trong hoạt động kinh doanh. Đây là một mô hình khá hợp lý, thích hợp cho việc quản lý khi mà các bộ phận, các đơn vị trong một công ty có sự cách trở về địa lý. Xét riêng bộ phận kế toán của công ty, nhờ không ngừng hoàn thiện bản thân, . liên tục cập nhật các chế độ, chính sách tài chính kế toán mới nhất, sau đó được áp dụng một cách phù hợp và khá linh hoạt, đồng thời lại có sự trợ giúp của những phần mềm kế toán hiện đại, bộ phận này đã đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, chính xác và kịp thời, do đó đã đáp ứng đựơc những yêu cầu về quản lý của toàn công ty. * Về bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty đựơc tổ chức theo mô hình vừa tập trung, vừa phân tán, nhờ vậy một mặt đảm bảo được cho sự vận hành một cách đồng bộ giữa các bộ phận, phòng ban, mặt khác vẫn đảm bảo tính chủ động cho các đơn vị trực thuộc trong qúa trình hoạt động. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức trong Bộ máy đều là những người tâm huyết nhiệt tình, trình độ nghiệp vụ vững vàng, cộng thêm sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban chức năng trong công ty do đó tạo ra nhiều thuận lợi cho bộ phận kế toán trong quá trình thu thập, xử lý dữ liệu hay lên kế hoạch, và triển khai các quyết định liên quan đến tài chính … Một hệ thống máy tính được nối mạng, phần mềm Gas Accounting Solution cùng một hệ thống cơ sở vật chất hiện đại, đã đảm bảo cho các thông tin được xử lý một cách khoa học, góp phần không nhỏ hoàn thiện Bộ máy kế toán. * Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ Hệ thống chứng từ mà công ty đang sử dụng hoàn toàn phù hợp với các quy định của Nhà nước cả về mẫu mã, cách lập và cách quản lý chứng từ. Mọi chúng từ được sử dụng trong công ty đều đúng mục đích và chức năng kinh doanh của công ty. Ngay cả những chứng từ được sử dụng cho mục đích quản trị riêng của đơn vị cũng được thiết kế trên cơ sở những quy định hiện hành của nhà nứơc nhưng được vận dụng một cách linh hoạt để phù hợp với những yêu cầu đặc thù của từng đơn vị. Quá trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban và giữa các phần hành kế toán được thiết kế một cách rất khoa học, quá trình luân chuyển diễn ra liên tục, kịp thời, các phần việc được phối hợp một cách ăn ý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ trách nhiệm của từng cán bộ tham gia quá trình luân chuyển. Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ được công ty hoàn toàn áp dụng theo những quy định của nhà nước. Trách nhiệm được phân cụ thể đến từng thành viên kế toán trong công ty. Nhờ vậy việc quản lý và tra cứu trở lên dễ dàng hơn rất nhiều. * Về hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản của công ty được thiết kế khá đa dạng và đầy đủ dựa trên các tài khoản theo quy định của hệ thống kế toán hiện hành. Các tài khoản được chi tiết đến tài khoản cấp 5, do đó có thể đáp ứng được đặc thù loại hình kinh doanh của đơn vị. Bên cạnh đó hệ thống mã ( mã khách, mã phí, mã hàng …) được công ty xây dựng một cách chi tiết đã cung cấp thêm rất nhiều các thông tin quan trọng phục vụ cho quá trình quản trị của đơn vị. * Vê hệ thống sổ sách kế toán Hình thức sổ mà công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký - Chứng từ . Đây là hình thức theo dõi và cung cấp đầy đủ nhất các thông tin kế toán tài chính. Hình thức này hoàn toàn phù hợp với loại hình và mặt hàng mà công ty đang kinh doanh. Đặc biệt nhờ có sự trợ giúp của phần mềm Gas Acounting Solution, hình thức này càng phát huy rõ những ưu điểm của nó. Mặt khác qua đó, khối lượng công việc cũng giảm thiểu đáng kể, tiết kiệm thời gian, chi phí cho công tác kế toán ở đơn vị. * Về hệ thống báo cáo kế toán Khai thác tối đa tính ưu việt của phần mềm máy tính, ngoài hệ thống báo cáo tài chính lập theo quy định của Nhà nước (bao gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính), công ty còn thiết kế thêm cả một hệ thống các báo cáo để có thể phục vụ một cách tốt nhất cho công tác quản lý và các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp (như các Báo cáo kiểm kê, Báo cáo quản trị …) Đối với kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa : Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của một đơn vị kinh doanh thương mại, là khâu đóng vai trò rất quan trọng vì nó phản ánh rõ nhất toàn bộ nỗ lực mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong cả kỳ kinh doanh. Xác định rõ đựơc tầm quan trọng đó, khâu này đã được công ty thiết kế, tổ chức hoàn toàn khoa học. Phần công việc kế toán đó được riêng một nhân viên kế toán có kinh nghiệm đảm nhiệm để thuận tiện nhất cho việc theo dõi, đối chiếu. Ngoài ra kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa còn nhận được sự hỗ trợ rất đắc lực từ các phần, bộ phận khác để công việc luôn hoàn thành đúng kế hoạch, đáp ứng kịp thời những yêu cầu cần kíp thông tin của Ban quản lý và công khai thông tin sau mỗi kỳ quy định. Khi cần, thông qua hệ thống chương trình phần mềm kế toán, theo những tiêu thức đã lựa chọn, công ty có thể nhanh chóng lấy được những sổ sách hay những báo cáo cần thiết. Đưa những quy định, nguyên tắc chung áp dụng riêng cho phần hành mình đảm nhiệm chính vì thế ngoài nắm vững những chính sách và chế độ kế toán chung, liên tục cập nhật những sửa đổi bổ sung, những chính sách kế toán mới được ban hành, những nhân viên kế toán làm về phần hành này còn có yêu cầu phải sáng tạo, tìm tòi để vận dụng vào thực tế một cách tốt nhất. Những đòi hỏi đó đã hoàn toàn đựơc đáp ứng bởi những phát kiến từ những người có kinh nghiệm trong bộ phận và sự hỗ trợ đắc lực từ những bộ phận khác nhau trong công ty. Cũng để phù hợp nhất với đặc thù về ngành nghề kinh doanh của mình, khi mà số lượng các giao dịch, các mặt hàng kinh doanh, số lượng khách hàng đều là những con số khổng lồ, công ty đã xây dựng riêng cho mình các hệ thống mã (mã hàng, mã khách, mã giao dịch …) để thuận tiện cho công tác tra cứu, kiểm tra, quản lý …Mỗi phương thức bán hàng cũng được công ty đặt những mã riêng, để dễ dàng hơn trong việc nhận biết giữa các phương thức ấy với nhau. 3.1.2. Những hạn chế còn tồn tại Bên cạnh những gì đã làm được, công tác kế toán nói chung, đặc biệt xét riêng kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ vẫn còn một số những tồn tại cần giải quyết * Về hệ thống chứng từ kế toán Riêng ở phương thức bán buôn cho khách hàng công nghiệp, mỗi lần xuất hàng, lượng hàng xuất ra là rất lớn nhưng sau mỗi lần xuất, công ty không lập ngay Phiếu xuất kho mà lại đợi đến tận cuối tháng mới lập cả vào một lần dựa vào các Phiếu cân kiêm biên bản giao nhận đã lập theo từng lần. Khi không trực tiếp lập các phiếu xuất cho từng lần xuất như vậy có thể làm ảnh hưởng đến tính cập nhật và tính chính xác của các thông tin kế toán cần quản lý. * Về hệ thống tài khoản kế toán Có một số tài khoản kế toán quan trọng nhưng không đựơc công ty sử dụng chủ yếu trong quá trình hạch toán hoặc lại được thay thế bằng một tài khoản khác. Cụ thể như sau : -- Trong quá trình thu mua hàng hoá, mọi chi phí thu mua phát sinh công ty không tập hợp trên tài khoản 1562 để phân bổ vào cuối kỳ mà ghi nhận ngay vào chi phí bán hàng (TK 641). Điều này sẽ dẫn đến việc phản ánh Giá vốn không chính xác, gây khó khăn hơn cho việc quản lý. Mặt khác khi công ty áp dụng cách thức này để hạch toán là đã vi phạm nguyên tắc phù hợp. -- Tài khoản 136 (Phải thu nội bộ) cũng không được công ty sử dụng trong quá trình hạch toán nội bộ. Công ty chỉ sử dụng duy nhất tài khoản 336 (Phải trả nội bộ) để theo dõi quan hệ này. Khi có nghiệp vụ khó bù trừ, việc chỉ sử dụng một tài khoản như này có thể sẽ gây khó khăn cho việc hạch toán và quản lý. -- Khi xuất hàng cho các khách hàng công nghiệp, nếu sử dụng thêm tài khoản 157 (Hàng gửi bán) để hạch toán thì vịêc hạch toán sẽ chính xác và kịp thời hơn nhưng thực tế công ty không sử dụng tài khoản này mà hạch toán gộp vào tài khoản 156 (Hàng hoá). -- Khi giá cả các mặt hàng kinh doanh thường xuyên biến động, sử dụng những tài khoản Dự phòng là cách tốt nhất để phòng ngừa rủi ro nhưng trên thực tế công ty đã không sử dụng một số những khoản dự phòng trong đó có cả Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK159). Khi có những biến cố xảy ra điều này có thể sẽ gây ra những ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của công ty. -- Việc chiết khấu thương mại sẽ là thường xuyên đối với một doanh nghiệp mà khối lượng hàng hoá giao dịch lớn, hàng hoá bán buôn là chủ yếu. Tuy nhiên tài khoản 521( Chiết khấu thương mại) không đựơc công ty sử dụng mà cả chiết khấu và giảm giá đều được trừ trực tiếp qua giá bán để ghi nhận doanh thu (tức trừ trực tiếp vào tài khoản 511) theo mức đã được chiết khấu. * Về nguyên tắc hạch toán hạch toán một số nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. -- Nghiệp vụ bán buôn cho khách hàng công nghiệp : Theo phương thức bán buôn cho khách hàng công nghiệp, hàng hoá sẽ được xuất cho khách hàng rất nhiều lần trong tháng, tuỳ theo nhu cầu của khách hàng. Tất cả số hàng xuất này vẫn được công ty theo dõi trực tiếp theo dõi trên tài khoản 156, chỉ thay đổi mã kho từ kho xuất sang kho xe. Đến cuối mỗi tháng, công ty sẽ lập một Phiếu xuất kho và một Hoá đơn giá trị gia tăng cho số hàng đã xuất theo những Biên bản kiểm nhận do khách hàng gửi tới. Những hàng hoá lúc này mới chính thức được coi là tiêu thụ và được ghi giảm trên tài khoản 156. Trong quá trình hạch toán, công ty đã không chuyển ngay số hàng xuất sang tài khoản 157, điều này sẽ làm cho quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá bị chậm hơn so với thực tế, không phản ánh đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ, ảnh hưởng đến tình hình thực tế của hàng tồn kho. -- Nghiệp vụ bán hàng cho các chi nhánh : Về thực chất số hàng này không qua kho công ty mà được chuyển ngay từ nhà cung cấp cho các chi nhánh. Chính vì vậy nghiệp vụ này có thể được hạch toán như một nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng. Tuy nhiên theo cách hạch toán của mình công ty còn đưa từ tài khoản 151 (Hàng mua đang đi đường) sang tài khoản 15651 (giả định kho chuyển thẳng). Khi nhận được thông báo đã nhận được hàng từ các chi nhánh, công ty vừa phải ghi nhận giá vốn của lô hàng, lại đồng thời phải ghi giảm tài khoản 15651 (ở kho chuyển thẳng). Cách làm này có thể sẽ làm phức tạp hơn quy trình hạch toán. -- Nghiệp vụ hàng đổi hàng : Theo đúng quy định thì những nghiệp vụ liên quan đến hàng đổi hàng không được phép ghi nhận doanh thu. Nhưng trên thực tế khi xuất hàng cho hãng khác vay, công ty vẫn ghi nhận đó là doanh thu. Điều này sẽ phản ánh sai lệch khá nhiều doanh thu thực tế mà công ty thu được trong quá trình bán hàng trong một thời điểm nhất định, nếu việc cho vay và trả lại không trong cùng một năm, nó còn có thể ảnh hưởng đến Doanh thu, Giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả kinh doanh, từ đó ảnh hưởng đến việc phân tích các tỷ suất… - Nghiệp vụ xuất hàng khuyến mại : Khi các nghiệp vụ này phát sinh, công ty cần hạch toán qua tài khoản 512 (Doanh thu nội bộ) để ghi tăng doanh thu nội bộ. Nhưng thực tế với nghiệp vụ này, công ty đã ghi nhận luôn vào tài khoản 641 (Chi phí bán hàng), ghi tăng chi phí bán hàng và ghi giảm hàng hoá ở tài khoản 156. Việc hạch toán như vậy đã làm ảnh hưởng đến cả tính trọn vẹn và tính chính xác của các nghiệp vụ, doanh thu nội bộ sẽ không được phản ánh đầy đủ,… * Về sổ sách kế toán Phần mềm kế toán Gas Acounting Solution là một phần mềm kế toán được công ty đặt hàng và nó được thiết kế riêng cho công ty chính vì thế những tiện ích và sự phù hợp của nó đối đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp là điều không cần bàn đến. Tuy nhiên phần mềm này mới được công ty đưa vào sử dụng để thay thế phần mềm Fast Acounting từ năm 2006. Do đó phần mềm mới này gần như vẫn đang trong quá trình thử nghiệm. Những sổ sách được thiết kế trong đó vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, chính vì vậy sẽ rất khó để tránh khỏi tất cả mọi bất cập. Cụ thể một số sổ sách còn bị thiết kế trùng lặp, những thông tin ở sổ này đã đựơc cập nhật toàn bộ qua một sổ khác nhưng phần mềm vẫn giữ nguyên cả hai sổ ,còn có những sổ sách thông tin không được đưa lên đầy đủ . Điều này sẽ gây ảnh hưởng đến quy trình quản lý, sổ sách rườm rà hơn, thiếu thông tin …Dẫn chứng là : - Hai sổ là Sổ Tổng hợp phát sinh của một tài khoản và Sổ Tổng hợp tài khoản chữ T. SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN CHỮ T Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản : 511151- Doanh thu bán Gas, bếp và phụ kiện Nợ Có Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 72.926.256.054 Dư cuối kỳ 72.926.256.054 STT Diễn giải Số tiền TK đối ứng Nợ Có 1 Phải thu tiền HH, DV- TĐL thành viên 15.111.954.729 131111 2 Phải thu tiền HH, DV- TĐL, ĐL ngoài ngành 1.031.049.686 131121 … … … … … Tổng phát sinh 72.926.256.054 BIỂU SỐ 2.48 SỔ TỔNG HỢP PHÁT SINH MỘT TÀI KHOẢN Từ ngày : 01/01/2008 Đến ngày : 31/01/2008 DM tài khoản: 511151- Doanh thu bán Gas trong nước Được in theo mẫu : 1 – Theo tài khoản đối ứng STT Diễn giải PS Nợ PS Có TK đối ứng 1 Phải thu tiền HH, DV- TĐL thành viên 15.111.954.729 131111 2 Phải thu tiền HH, DV- TĐL, ĐL ngoài ngành 1.031.049.686 131121 … … … … … Tổng phát sinh 72.926.256.054 BIỂU SỐ 2.49 - Ở Bảng kê chi tiết xuất hàng , cột tiền vốn không được kế toán sử dụng trong quá trình hạch toán mà lại để đến Bảng kê xuất hàng theo nhóm mặt hàng mới xác định cột tiền vốn ( ở cột 5 – Thành tiền – Phần thống kê ). Như vậy thông tin không đựợc lên đầy đủ sẽ gây khó khăn cho trong quá trình quản lý và đối chiếu. Ngoài ra có một số các mẫu sổ, tên được đặt chưa chuẩn theo đúng chế độ. Đặc biệt là các Nhật kí chứng từ. Theo chế độ, tài khoản 131 được mở theo Nhật ký chứng từ số 8 nhưng theo thiết kế trong phần mềm tài khoản này lại được mở theo Nhật ký chứng từ số 10. Có những bảng kê không được sử dụng trong quá trình hạch toán:Bảng kê số 9 3.2 Sự cần thiết và các nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. Không có một bộ máy kế toán nào là hoàn hảo cả, dù hoàn thiện đến đâu vẫn có những hạn chế nhất định. Hạn chế này có thể do cả nguyên nhân chủ quan và khách quan gây ra. Đặc biệt khi hệ thống kế toán ở Việt nam còn khá non trẻ so với các quốc gia trên thế giới, để có ngay một hệ thống kế toán hoàn chỉnh, hoàn toàn có hiệu lực là điều không thể, vì thế bản thân các chế độ, chính sách này cũng thường xuyên cần có các sửa đổi, bổ sung. Đồng thời để các điều chỉnh này phù hợp với đặc thù kinh doanh riêng của từng đơn vị buộc phải có những khoảng thời gian nhất định. Do vậy để phản ánh chính xác, kịp thời tất cả các thông tin cho Ban Giám Đốc, điều tất nhiên là Bộ máy kế toán luôn phải tự hoàn thiện mình. Đây là yêu cầu tất yếu khách quan phù hợp với yêu cầu quản lý và sự phát triển chung của doanh nghiệp, nhất là với thời kỳ hội nhập, mở cửa như hiện nay. Tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một phần hành vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong các doanh nghiệp thương mại. Vì thế hoàn thiện công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là điều cần thiết trong mỗi doanh nghiệp đặc biệt đối với một doanh nghiệp mà các nghiệp vụ ở khâu này là khá lớn và hầu như đều là các nghiệp vụ quan trọng, các phương thức bán hàng lại đa dạng, sẽ có rất nhiều vấn đề khác nhau cần bàn đến. Mặt khác, ta cũng biết, ngoài những thành tựu mà công ty đã đạt đựơc cũng có những hạn chế nhất định còn tồn tại mà công ty cần khắc phục từng bước để hiệu quả công việc đạt được là cao nhất.Việc hoàn thiện trong những trường hợp này lại càng bức thiết hơn. Với xu thế hiện nay, doanh nghiệp nào không thay đổi, không tự hoàn thiện mình sẽ khó có thể đứng vững trên thương trường. Chính vì thế hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng và hoàn thiện bộ máy kế toán nói chung chính là cách để doanh nghiệp tự làm mới mình, hoàn thiện mình để tự khẳng định mình và có những bước tiến xa hơn nữa. 3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex Để quá trình hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong đơn vị đạt kết quả cao nhất, trong quá trình hoàn thiện nhất thiết phải nắm rõ một số nguyên tắc cơ bản sau : Nguyên tắc tuân thủ : Quá trình hoàn thiện phải đảm bảo hoàn toàn việc tuân thủ các quy định, các thủ tục của Nhà nước, các chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành ,các nguyên tắc chung do Bộ tài chính ban hành. Đây là những văn bản có tính chất bắt buộc và doanh nghiệp không được phép thay đổi. Nguyên tắc phù hợp : Việc hoàn thiện đòi hỏi phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Hoàn thiện tuân thủ nguyên tắc tuân thủ, tuy nhiên không phải là cứng nhắc, doanh nghiệp vẫn có thể vận dụng những chính sách ấy một cách sáng tạo, linh hoạt sao cho một mặt, không trái với các quy định pháp luật, nhưng mặt khác, vẫn phải đảm bảo phản ánh chính xác, tạo sự thuận tiện trong quá trình áp dụng và phù hợp với điều kiện có sở vật chất trong đơn vị cũng như trình độ của Bộ máy kế toán. Nguyên tắc hiệu quả : Sản phẩm cuối cùng của kế toán chính là các thông tin tài chính. Sau mỗi bước hoàn thiện, yêu cầu về hiệu quả đạt được ở việc cung cấp thông tin sẽ phải cao hơn trước. Ngoài ra hoàn thiện cũng phải đảm bảo cả nguyên tắc tiết kiệm (kết quả mang lại phải lớn hơn chi phí bỏ ra), nguyên tắc khả thi (việc hoàn thiện đó có thể áp dụng được vào trong thực tế), nguyên tắc đồng bộ (việc hoàn thiện phải được đặt trong mối quan hệ với các phần hành, nghiệp vụ kế toán khác)… Đó chính là những nguyên tắc cơ bản trong quá trình hoàn thiện, doanh nghiệp cần phải nắm rõ để không áp dụng sai mà vẫn đạt được hiệu quả. 3.3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex. Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ, xác định kết quả tiêu thụ nói riêng đòi hỏi phải trải qua từng bước nhất định, cần có những khoảng thời gian để chuẩn bị bởi điều này đòi hỏi nhiều yếu tố như điều kiện cơ sở vật chất, tiềm lực kinh tế, hay cả sự cố gắng, nỗ lực, đoàn kết của cả một tập thể, …Từ những ý kiến xây dựng hay những biện pháp được đưa ra cho đến khi hoàn thiện những giải pháp đó là cả một quá trình lâu dài và sẽ gặp rất nhiều khó khăn chưa kể đến những yếu tố khách quan liên tục tác động. Tuy nhiên hoàn thiện lại là yếu tố tất yếu nếu doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển vì thế em muốn đưa ra một số ý kiến như sau : * Về hoàn thiện hệ thống chứng từ sử dụng tại công ty Đê đảm bảo tính chính xác và kịp thời, trong quá trình xuất hàng cho mỗi khách hàng công nghiệp công ty có thể viết riêng một Phiếu xuất kho để ghi nhận luôn số hàng gửi bán cho từng lần xuất. Cuối tháng sẽ căn cứ cả vào các phiếu này để xác định tổng số hàng đã được tiêu thụ trong kỳ. * Về hoàn thiện hệ thống tài khoản ở công ty. Để có thể phản ánh đầy đủ nhất các thông tin về kế toán cũng như tuân thủ chặt chẽ theo các quy định của nhà nước, trong quá trinh hạch toán công ty cần cân nhắc và đưa thêm vào các tài khoản : Tài khoản 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá Khi sử dụng tài khoản này công ty sẽ tách bạch đựơc rõ hơn các chi phí đã thu mua, việc xem xét, quản lý, phân bổ chi phí thu mua sẽ hữu hiệu hơn. Khi có một mặt hàng nào đó, hoặc một phương thức nào đó mà chi phí thu mua lại cao hơn ngưỡng quy định, công ty có thể dựa vào đó để có những điều chỉnh kịp thời, để đồng vốn trong kinh doanh luôn đạt đựơc hiệu quả cao nhất. Tài khoản 157 : Hàng gửi bán Ở phương thức bán buôn cho khách hàng công nghiệp, công ty có thể sử dụng thêm tài khoản 157 (Hàng gửi bán) để hạch toán riêng cho mỗi lần xuất bán. Nếu sử dụng tài khoản 157 trong phương thức này tình hình thực tế tồn kho ở công ty sẽ được phản ánh chính xác theo mỗi lần nhập xuất mà không cần đợi đến cuối tháng, khi tổng hợp lại mới biết kết quả cụ thể như theo cách hạch toán công ty đang sử dụng. Tài khoản 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Thực chất giá LPG trên thế giới liên tục tăng, và tăng nhanh, tuy vậy công ty vẫn nên sử dụng tài khoản này để khi rủi ro xảy ra không làm ảnh hưởng nhiều đến những chính sách mà công ty đã xây dựng như chính sách giá cả … Tài khoản 136 : Phải thu nội bộ Để phản ánh rõ hơn quan hệ giữa công ty với các chi nhánh, công ty nên đưa tài khoản này vào sử dụng. Vì trong một số trường hợp có những nghiệp vụ rất khó để bù trừ. Tài khoản 521 : Chiết khấu thương mại Tài khoản Chiết khấu thương mại cũng nên được công ty đưa vào sử dụng vì số hàng bán ra của công ty là rất lớn, đặc biệt là khối lượng hàng hoá bán buôn, điều này kéo theo những khoản chiết khấu là không nhỏ. Nếu công ty hạch toán riêng những khoản này theo một tài khoản thì việc hạch toán như vậy sẽ hoàn toàn hợp lý, lại thuận lợi cho việc so sánh và điều chỉnh giữa các kỳ kinh doanh. * Hoàn thiện phương phương hạch toán ở công ty Đối với một số nghiệp vụ -- Đối với nghiệp vụ bán buôn cho khách hàng công nghiệp Trường hợp này công ty có thể sử dụng thêm tài khoản 157 để thuận tiện hơn cho việc hạch toán. BT1 : Sau mỗi lần xuất hàng Nợ TK 157 Có TK 15651 BT2 : Cuối tháng khi phát hành Hoá đơn giá trị gia tăng, tiếp tục phản ánh doanh thu và giá vốn. Doanh thu : Nợ TK 13113 Có TK 51115 Có TK 3331 Giá vốn : Nợ TK 632115 Có TK157 -- Đối với nghiệp vụ bán hàng cho các chi nhánh: Để đỡ phức tạp hơn cho quá trinh hạch toán, công ty có thể hạch toán luôn như sau : BT1 : Phản ánh Giá vốn Nợ TK 632115 Có TK 151 BT2 : Phản ánh doanh thu Nợ TK 136 Có TK 512215 Có TK 3331 -- Đối với nghiệp vụ hàng đổi hàng. Ở nghiệp vụ này công ty nên chấp hành theo những quy định, chuẩn mực đã đề ra để hạch toán đúng theo quy định. Mặc dù khi hàng đựơc cho vay, rồi trả lại, dù hạch toán theo cách nào giá trị thu được cũng là không đổi nhưng để phản ánh đúng bản chất, việc hạch toán có thể dựa theo các nghiệp vụ sau : BT1 : Khi xuất hàng cho vay Nợ TK 1388 Có TK 15615 BT2 : Khi được trả lại hàng vay Nợ TK 15615 Có TK 1388 Đối với một số cách hạch toán -- Phân bổ chi phí vào Giá vốn hàng bán Thay vì tính tất cả chi phí mua hàng vào tài khoản 641 (Chi phí bán hàng), công ty có thể đưa số chi phí đó vào tài khoản 1562 (Chi phí mua hàng) và sau đó tiến hành phân bổ số chi phí đó theo quy định. + Cách phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ = Chi phí thu mua ĐK + PS trong kỳ x Trị giá mua hàng xuất tiêu thụ trong kỳ Trị giá mua HTK cuối kỳ + Trị giá mua hàng xuất tiêu thụ trong kỳ Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ bao gồm tổng trị giá hàng hoá trên các tài khoản TK 151,TK 156,TK 157 (Hàng mua đang đi đường + Hàng hoá còn lại trong kho + Hàng gửi bán) + Cách hạch toán chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Nợ TK 632 Có TK 1562 --Lập dự phòng Khi có các bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho, công ty có thể thực hiện việc lập dự phòng. + Cách lập dự phòng Mức DP cần lập cho giảm giá HTK = SL HTK bị giảm giá tại thời điểm lập BCTC x (giá gốc đơn vị của HTK ghi trên sổ KT - Giá trị thuần đơn vị của HTK tại thời điểm lập BCTC) + Cách hạch toán - Cuối niên độ kế toán (cuối quý), xác định mức DP giảm giá hàng tồn kho cần lập lần đầu: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho -Niên độ kế toán sau hoăc quý sau xác định mức dự phòng cần lập. Nếu mức DP cần lập của kì kế toán này lớn hơn mức dự phòng đã lập của kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì phải lập bổ sung số thiếu: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu mức DP cần lập của kì kế toán này nhỏ hơn mức dự phòng đã lập của kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì hoàn nhập số chênh lệch : Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 : Giá vốn hàng bán * Hoàn thiện hệ thống sổ sách ở công ty. Hiện nay phần lớn sổ sách ở công ty liên quan đến quá trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đều được thiết kế trên phần mềm kế toán của công ty. Vì thế hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán của công ty cũng đồng nghĩa với việc hoàn thiện phần mềm kế toán Gas Accounting Solution. Công ty sử dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ nên lượng sổ sách là rất lớn. Để tiện nhất cho quá trình quản lý, khi thiết kế phần mềm công ty cần đặc biệt lưu ý đến những thông tin hay những sổ sách trùng lặp để yêu cầu bên thiết kế, quản lý phần mềm xem xét, đưa ra cách giải quyết. Do những nhà thiết kế phần mềm là những người không chuyên sâu nhiều đến lĩnh vực kế toán và cũng không có quá trình lâu dài làm việc trên phần mềm này như các nhân viên kế toán của công ty, do vậy phần mềm mà họ thiết kế ra có thể có những phần chưa thực sự phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty hoặc cũng có thể quá cồng kềnh hay trùng lặp… Trong trường hợp này công ty có thể cử ra một nhân viên kế toán tổng hợp có kinh nghiệm, am hiểu ngành nghề trợ giúp cho bên thiết kế để có được một phần mềm hoàn thiện nhất, nhất là trong giai đoạn đầu khi phần mềm mới được đưa vào sử dụng. Bên cạnh việc giảm bớt một số những sổ sách không cần thiết cho quá trình quản lý, công ty cũng nên xem xét để đưa thêm vào một số sổ sách trong quy trình hạch toán để phát huy tối đa hiệu quả của hình thức Nhật ký - Chứng từ . BẢNG KÊ SỐ 9 Tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá Tháng … năm STT Chỉ tiêu TK 156 – Hàng hoá Giá hạch toán Giá thực tế A B 1 2 1 2 3 4 … 5 6 7 8 I. Số dư đầu tháng II. Số phát sinh trong tháng Từ NKCT số … Từ NKCT số … … III. Cộng (I) và (II) IV. Hệ số chênh lệch V. Xuất trong tháng VI. Tồn kho cuối tháng (III-V) BIỂU SỐ 2.50 Đồng thời trong quá trình hạch toán kế toán cần chú ý đưa đầy đủ thông tin quản lý cho mỗi mẫu sổ để hiệu quả quản lý là tối ưu nhất. KẾT LUẬN Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là một khâu vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Công ty cổ phần Gas Petrolimex cũng không nằm ngoài số đó, điều đặc biệt hơn đây lại là một công ty lớn, số lượng giao dịch là những con số khổng lồ, những vấn đề phát sinh là không hề nhỏ hay đơn giản. Với tính chất và tầm quan trọng như vậy, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá càng cần phải được quan tâm, đòi hỏi công ty phải có những chiến lựơc, quyết sách phù hợp trong quá trình hạch toán để có thể phát huy được vai trò thực sự của khâu này trong mắt xích chung của cả quá trình. Hoàn thiện và từng bước hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng và cả bộ máy kế toán nói chung cũng là một cách để các doanh nghiệp duy trì và có thể đứng vững được trên thương trường đặc biệt trong xu thế hội nhập hiện nay, “không thay đổi đồng là nghĩa với chậm phát triển”. Trong một thời gian không lâu thực tập ở Công ty cổ phần Gas Petrolimex, tìm hiểu tình hình thực tế kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty, dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo TS Trần Thị Nam Thanh và của các cô, chú anh, chị tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex, em đã thu nhận thêm được một số những kiến thức rất bổ ích, bổ trợ thêm rất nhiều cho những lý thuyết đã được học ở Nhà trường. Qua đó em cũng đã tìm ra được những định hướng quan trọng để phát triển và hoàn thiện luận văn tốt nghiệp của mình. Trong quá trình thực hiện luận văn, mặc dù đã có những cố gắng để nghiên cứu, tìm hiểu đề tài nhưng do còn có những hạn chế về trình độ, kinh nghiệm… nên bài làm của em sẽ không thể tránh được các sai sót. Rất mong nhận được sự đóng góp của cô và những người quan tâm đến đề tài để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TNDN : Thu nhập doanh nghiệp Đ/CP : Đồng/ cổ phiếu TK : Tài khoản PS : Phát sinh ĐK, CK : Đầu kì, cuối kỳ XD : Xây dựng SXKD : Sản xuất kinh doanh DT , GVHB ,LN : Doanh thu, Giá vốn hàng bán, Lợi nhuận GG, CKTM,… : Giảm giá, chiết khấu thương mại,… ĐL, TĐL : Đại lý, Tổng đại lý PTNB : Phải trả nội bộ GTGT, VAT : Giá trị gia tăng, Thuế giá trị gia tăng HH, DV : Hàng hoá, Dịch vụ NKCT, CT : Nhật ký chứng từ, Chứng từ DP : Dự phòng HTK : Hàng tồn kho SL : Số lượng BCTC : Báo cáo tài chính CN : Công nghiệp TSCĐ, CCDC :Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ TT : Thanh toán VP, CH, Cty : Văn phòng, Cửa hàng, Công ty KH : Khấu hao VKT : Vật kiến trúc … PTKH : Phải thu khách hàng C/phí : Chi phí, S/chữa : Sữa chữa … DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Lý thuyết thực hành Kế toán tài chính - Tác giả: PGS.TS. Nguyễn Văn Công 2. Các tài liệu của Công ty cổ phần Gas Petrolimex ( Số 175- Đường Giải Phóng – Hà nội) 3. Chế độ kế toán doanh nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QDD-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính) 4. Các chuẩn mực kế toán quốc tế (International Accounting Standards) xuất bản bởi Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia 5. Luận văn tốt nghiệp các khoá trước và một số tài liệu trên thư viện trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân. 6. Các trang web về kế toán như : Tapchiketoan.com, … MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO