Chuyên đề Kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà

trách vật liệu tại các phân xưởng, bộ phận để theo dõi. Biểu số 2.9: Phiếu xuất kho Số: 85 Ngày 28 tháng 03 năm 2001 Nợ: TK 621 Có: TK 1521 Họ tên người nhận hàng: đ/ c Hạnh. Bộ phận: Phân xưởng Nhựa. Lý do xuất: sản xuất. Xuất tại kho: Nhựa. Stt Tên hàng, nhãn hiệu, Quy cách vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành Tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Nhựa PSHI NPSHI Kg 53 53 2 Nhựa PET NHPET Kg 5100 5100 3 Nhựa PET xay lẫn NPETXL Kg 774 774 4 Nhựa hạt PVC mềm NHPVC Kg 192.5 192.5 5 Nhựa Shinkolit nguyên đỏ NHSND Kg 120.8 120.8 6 Nhựa Shinkolit nhuộm NHSNH Kg 69 69 Cộng Phụ trách bộ phận sử dụng (đã ký) Phụ trách cung tiêu (đã ký) Người nhận (đã ký) Thủ kho (đã ký)  Trong trường hợp xuất bán vật liệu cho bên ngoài, kế toán sử dụng chứng từ “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”. Phiếu này được lập thành 3 liên, một liên giao cho khách hàng, một liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán, liên còn lại chuyển cho phòng kế hoạch lưu. Tại kho: Sau khi thực hiện xuất vật liệu cho bộ phận sử dụng, thủ kho ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho phân loại và chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán để ghi sổ. Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ xuất kho đã được thủ kho phân loại theo từng kho vật liệu, kế toán đối chiếu, kiểm tra và tiến hành định khoản. Tiếp đó số liệu của các chứng từ xuất kho sẽ được nhập vào máy vi tính. ở đây kế toán chỉ tiến hành nhập các dữ liệu về vật liệu, số lượng xuất. Cuối tháng máy sẽ tự động tính giá vật liệu xuất kho (theo đơn giá bình quân của phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ), vào Sổ kế toán chi tiết vật liệu và in ra “Bảng kê chứng từ xuất kho” (Biểu số 2.10) chi tiết theo từng kho vật liệu. Trên đó liệt kê các phiếu xuất kho theo thứ tự chứng từ của từng kho. Đồng thời dựa trên Bảng kê chứng từ, máy sẽ lập ra “Bảng tổng hợp xuất vật liệu” (Biểu số 2.11) cho từng kho. Việc lập Bảng kê chứng từ xuất kho theo dõi vật liệu xuất ra của từng kho rất thuận lợi cho kế toán trong việc đối chiếu, tính toán của kế toán. Biểu số 2.10 Bảng kê chứng từ xuất Từ ngày 01/ 03/ 2001 đến ngày 31/ 03/ 2001 Kho: MKVL - Kho vật tư Nhựa. Ngày Số CT Diễn giải Mã VT Tên vật tư Đvt Tk đối ứng Số lượng Đơn giá Thành tiền 28/ 03 85 Phiếu xuất kho vật tư PX Nhựa (CTPXN) PX Nhựa (CTPXN) PX Nhựa (CTPXN) PX Nhựa (CTPXN) PX Nhựa (CTPXN) PX Nhựa (CTPXN) NPSHI NHPET NPETXL NHPVC NHSND NHSNH Nhựa PSHI Nhựa PET Nhựa PET xay lẫn Nhựa hạt PVC mềm Nhựa Shinkolit nguyên Nhựa Shinkolit nhuộm Kg Kg Kg Kg Kg Kg 62110301: 1521 621101: 1521 621101: 1521 62110301: 1521 62110302: 1521 62110302:1521 53 5100 774 192,5 120,8 69 15556 11811.95 12510 9125 21262 18330 76337935,1 824468 60240945 9682740 1756562,5 2568449,6 1264770 30/ 03 86 Phiếu xuất kho vật tư PX Nhựa (CTPXN) PX Nhựa (CTPXN) NPELD NHPSX Nhựa PELD Nhựa PS xay Kg Kg 621102: 1521 62110301: 1521 125 241,8 9542 10068 3627192,4 1192750 2434442,4 30/ 03 87 Phiếu xuất kho vật tư PX Nhựa (CTPXN) PX Nhựa (CTPXN) NHSLL NPEHD Nhựa Shinkolit lẫn Nhựa PEHD Kg Kg 62110302: 1521 621102: 1521 104 65 8249 9978,3 1506485,5 857896 648589,5 30/ 03 88 Phiếu xuất kho vật tư PX Nhựa (CTPXN) PX Nhựa (CTPXN) NHPET NPEHD Nhựa PET Nhựa PEHD Kg Kg 621101: 1521 621102: 1521 6940 256 11811,95 9978,3 84529377,8 81974933 2554444,8 Cộng 166000990,8 Bảng kê chứng từ xuất được lập theo từng kho vật liệu thể hiện sự sáng tạo của kế toán trong công tác hạch toán vật liệu. Việc lập Bảng kê này giúp kế toán dễ dàng phân bổ giá trị vật liệu xuất kho cho từng phân xưởng cũng như từng loại sản phẩm một cách chính xác. Số liệu của Bảng kê chứng từ xuất được tổng hợp và phản ánh trên Bảng tổng hợp xuất. Biểu số 2.11 Bảng tổng hợp xuất Từ ngày 01/ 03/ 2001 đến ngày 31/ 03/ 2001 Kho: MKVL - Kho vật tư Nhựa. Mã TK Tên tài khoản TK 1521 6211 Chi phí NVL TT – Phân xưởng Nhựa 621101 Chi phí NVL TT – Chai 151898618 621102 Chi phí NVL TT – Hộp cặp 4395784,3 62110301 Chi phí NVL TT – HN 84 5015472,9 62110302 Chi phí NVL TT – Trường Sơn 4691115,6 Cộng 166000990,8 Để nắm bắt tình hình nhập, xuất, tồn của tất cả các loại vật liệu, kế toán vật liệu mở Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu (Biểu số 2.11) cho toàn bộ vật liệu ở các kho. Căn cứ để ghi vào Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn là các Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Mỗi loại vật liệu sẽ được ghi một dòng bao gồm số lượng và giá trị của vật liệu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. Số liệu trên Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu được đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Đồng thời kế toán cũng đối chiếu Bảng tổng hợp này với Bảng kê chứng từ nhập về trị giá của vật liệu nhập trong kỳ, và với Bảng kê chứng từ xuất về giá trị vật liệu xuất kho ở từng kho. Biểu số 2.12 bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (trích) Từ ngày 01/03/2001 đến ngày 31/03/2001 Mã Tên Đơn vị Đầu kì Nhập Xuất Cuối kì Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền VT Vật tư VTNHUA Nhựa 592752324 360842550 166000990,8 787593883,2 NHABS Nhựa ABS Kg 5.100 89576400 5.100 89576400 NPELD Nhựa PELD Kg 503 4799626 125 1192750 378 3606876 NHPET Nhựa PET Kg 15.450 179969325 21000 250576200 12040 142215878 24410 288329647 NPEHD Nhựa PEHD Kg 70 733081 500 4954550 321 3203034,3 249 2484596,7 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... VTMAU Vật tư Mầu 160918665 2000000 1200000 16718665 VTBB Bao bì 265401646 226500 16293336 249334810 VTTQ Hàng Trung Quốc 1437617835 308049253 698752492 1046914596 VTGIAY Giấy 84129174 104510346 81542018 107097502 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 3135882543 1828103648 1050898596 3913087595 Trên cơ sở Bảng tổng hợp xuất vật liệu của từng kho, cuối tháng kế toán tổng hợp và lập ra “Bảng phân bổ vật liệu” (Biểu số 2.13). Bảng này tập hợp toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trong kỳ của doanh nghiệp và có tác dụng cung cấp thông tin cho công tác tính giá thành sản phẩm. Biểu số 2.13 Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ (trích) Từ ngày 01/ 03/ 2001 đến ngày 31/ 03/ 2001 Stt Mã TK Tên tài khoản TK 1521 TK 1522 Cộng 1 621 Chi phí nguyên vật liệu 1018700028 20751848 1039451876 6211 Phân xưởng Nhựa 166000990,8 9692917 175693907,8 621101 Chai 151898618 1813531 153712149 621102 Hộp cặp 4395784,3 3451747 7847531,3 62110301 HN84 5015472,9 1820281 6835753,9 62110302 Trường Sơn 4691115,6 2607358 7298473,6 6212 Phân xưởng kim loại 474158967 6541584 480700551 ... ... ... ... ... 6213 Phân xưởng VPP 378540070,2 4517347 383057417,2 ... ... ... ... ... 2 627 Chi phí sản xuất chung 8334772 8334772 6271 Phân xưởng Nhựa 2967404 2967404 6272 Phân xưởng Kim loại 2064537 2064537 6273 Phân xưởng VPP 3302831 3302831 3 641 Chi phí bán hàng 400000 621296 1021296 6419 Chi phí triển lãm, qc 400000 621296 1021296 4 642 Chi phí quản lý DN 351200 1739452 2090652 642QLK Chi phí quản lý khác 20000 1376610 1396610 642SC Sửa chữa văn phòng 331200 362842 694042 Cộng 1019451228 31447368 1050898596 Từ Bảng phân bổ số liệu được tổng hợp và ghi vào Bảng kê số 4 (Biểu số 2.14), trong đó các cột phản ánh số phát sinh Có của các TK 152, 153... và dòng ngang phản ánh chi phí trực tiếp sản xuất đối ứng Có với các tài khoản liên quan phản ánh ở các cột dọc. Biểu số 2.14 Bảng kê số 4 (trích) Từ ngày 01/ 03/ 2001 đến ngày 31/ 03/ 2001 Mã TK Tên tài khoản TK Có 152 TK 1521 TK 1522 ... ... ... 621 Chi phí nguyên vật liệu 1039451876 1018700028 20751848 6211 Phân xưởng Nhựa 175693907,8 166000990,8 9692917 621101 Chai 153712149 151898618 1813531 621102 Hộp cặp 7847531,3 4395784,3 3451747 62110301 HN84 6835753,9 5015472,9 1820281 62110302 Trường Sơn 7298473,6 4691115,6 2607358 6212 Phân xưởng kim loại 480700551 474158967 6541584 ... ... ... ... ... 6213 Phân xưởng VPP 383057417,2 378540070,2 4517347 ... ... ... ... ... 622 Chi phí nhân công TT 627 Chi phí sản xuất chung 8334772 8334772 6271 Phân xưởng Nhựa 2967404 2967404 6272 Phân xưởng Kim loại 2064537 2064537 6273 Phân xưởng VPP 3302831 3302831 Cộng 1047786648 1018700028 25269195 Từ Bảng phân bổ số liệu cũng được phản ánh vào Bảng kê số 5, tổng hợp số phát sinh Có của các TK 152, 153... đối ứng với Nợ các tài khoản 641, 642, 241. Biểu số 2.15 Bảng kê số 5 (trích) Từ ngày 01/ 03/ 2001 đến ngày 31/ 01/ 2001 Mã TK Tên tài khoản TK Có 152 1521 1522 ... 641 Chi phí bán hàng 1021296 400000 621296 ... ... 6419 Chi phí triển lãm, qc 1021296 400000 621296 ... ... 642 Chi phí quản lý DN 2090652 351200 1739452 ... ... 642QLK Chi phí quản lý khác 1396610 20000 1376610 642SC Sửa chữa văn phòng 694042 331200 362842 Cộng 3111948 751200 2360748 Trên cơ sở các Bảng kê số 4, số 5, kế toán tập hợp số liệu đưa vào Nhật ký chứng từ số 7 (Biểu số 2.16) để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. Biểu số 2.16 Nhật ký chứng từ số 7 (trích) Ghi Có các tài khoản 152, 153... Từ ngày 01/ 03/ 2001 đến ngày 31/ 03/ 2001 TK ghi Nợ ... TK Có 152 ... ... 621 1039451876 627 8334772 641 1021296 642 2090652 ... Tổng 1050898596 Cuối tháng kế toán vật liệu cũng có trách nhiệm là phải lập sổ Cái tài khoản 152 (Biểu số 2.17). Căn cứ để lập sổ Cái là các Nhật ký chứng từ trong đó NK-CT số 7 (tổng phát sinh Có TK 152), NK- CT số 1 (phát sinh Nợ TK 152 tương ứng với Có TK 111), NK- CT số 2, NK- CT số 10, NK- CT số 5. sổ cái tài khoản 152 Năm 2001 Số dư đầu năm Nợ Có 4671385874 Ghi Nợ TK 152/ Có các TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ... Tháng 12 1. Nhật ký chứng từ số 1 (TK 111) 31.254.250 2. Nhật ký chứng từ số 2 (TK 112) 382.173.753 3. Nhật ký chứng từ số 5 (TK 331) 1.323.861.114 4. Nhật ký chứng từ số 10 (TK141) 90.814.531 ... Cộng phát sinh nợ 632.705.806 704.723.104 1.828.103.648 Tổng số phát sinh có 1.486.457.971 1.386.474.270 1.050.898.596 Số dư cuối kì Nợ 3.817.633.709 3.135.882.543 3.913.087.595 Có Phần thứ ba Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Đánh giá chung về công tác quản lý và kế toán vật liệu tại Công ty. Đánh giá khái quát về bộ máy kế toán và công tác kế toán. Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà hiện nay đang ngày càng khẳng định chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Sản phẩm của Công ty đã được tiêu thụ rộng rãi trên thị trường và không ngừng được mở rộng. Từ chỗ đang ở nguy cơ bị đóng cửa, Công ty đã dần dần phục hồi và phát triển về mọi mặt. Điều đó chính là nhờ sự nhạy bén, nắm bắt thời cơ và sự phối hợp chặt chẽ, khoa học của bộ máy quản lý của Công ty. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán cũng không ngừng hoàn thiện sao cho đáp ứng được yêu cầu quản lý của quy mô sản xuất kinh doanh lớn hơn. Công tác kế toán luôn tuân theo các chế độ kế toán tài chính do Bộ tài chính ban hành, vận dụng các tài khoản kế toán một cách cụ thể, đúng đắn. Hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán đều rõ ràng, hợp lệ, phản ánh kịp thời tình hình biến động tài sản và nguồn vốn, do đó cung cấp được các thông tin chi tiết cũng như tổng hợp nhanh chóng, phục vụ cho Ban giám đốc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả. Chính điều này đã góp phần rất lớn làm giảm chi phí, tăng doanh thu. Chỉ tiêu nộp ngân sách Nhà nước của Công ty không ngừng tăng lên, thu nhập của cán bộ công nhân viên được cải thiện. Công tác kế toán nói chung và công tác vật liệu nói riêng cũng là một mắt xích hiệu quả đóng góp trong những bước phát triển của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty về tính chất, quy mô sản xuất kinh doanh. Công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký- chứng từ theo hệ thống tài khoản thống nhất được ban hành. Đây là một hình thức sổ kế toán phù hợp với tính chất phức tạp của hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và với trình độ cao của kế toán. Kế toán hàng tồn kho áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song thống nhất trong các kỳ hạch toán, do đó phản ánh thường xuyên tình hình nhập, xuất vật tư, có thể cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời tạo điều kiện cho việc kiểm soát được chi phí về vật liệu, tránh ứ đọng vốn. Công tác kế toán của Công ty được thực hiện hầu hết bởi máy vi tính, vì vậy nâng cao được hiệu quả công việc, việc xử lý thông tin nhanh hơn, chính xác hơn, thuận lợi cho việc đối chiếu, lập và in các sổ sách kế toán. Hệ thống phần mềm kế toán Công ty đang áp dụng được thiết kế bởi một công ty phần mềm tin học phù hợp với đặc điểm công tác quản lý, kế toán của Công ty. Các mẫu sổ đều rất chính xác, hợp lý. Nhìn chung, bộ máy kế toán của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà được tổ chức khá hợp lý, phù hợp. Công ty đã nghiêm chỉnh thực hiện theo chế độ kế toán của Nhà nước, đảm bảo việc phản ánh chính xác tình hình tăng, giảm vật liệu, cung cấp thông tin chính xác về vật liệu tồn kho, đáp ứng được yêu cầu quản lý của từng loại vật liệu. Đánh giá về công tác hạch toán nguyên vật liệu. ³ Tổ chức chứng từ. Các chứng từ nhập, xuất kho được thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển chặt chẽ, thuận tiện cho công tác nhập, xuất kho. Tuy nhiên việc ghi chép vào các sổ sách kế toán còn bị chậm chễ do chứng từ nhập, xuất kho chỉ được chuyển cho phòng kế toán một tháng hai lần. Các thủ tục nhập, xuất kho tương đối chặt chẽ. Nguyên vật liệu nhập kho đều phải được kiểm nhận về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại. Vật liệu xuất kho được xác định bởi phòng kế hoạch trên cơ sở các kế hoạch, định mức. ³ Phân loại vật liệu Các loại vật liệu được phân loại tương đối hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý. Tuy nhiên việc sử dụng mã vật liệu như hiện nay dễ gây nhầm lẫn, sai sót. Công ty chưa lập được sổ danh điểm vật liệu để thống nhất tên gọi, quy cách, phẩm chất, đơn vị tính và mã số của vật liệu phục vụ cho việc hạch toán chi tiết, từ đó cũng dẫn đến việc quản lý nguyên vật liệu phức tạp, khó kiểm tra, đối chiếu. ³ Tính giá vật liệu. Vật liệu nhập kho của Công ty được tính theo giá thực tế nhưng không được trừ khoản giảm giá phát sinh sau khi mua hàng do đó chưa phản ánh được chính xác theo đúng chế độ kế toán. Để tính giá vật liệu xuất kho, Công ty sử dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp này có ưu điểm là chính xác và phù hợp với việc cơ giới hoá công tác công toán. ³ Bảo quản vật liệu. Hệ thống kho tàng của Công ty đã đáp ứng được yêu cầu bảo quản của các loại vật liệu, được trang bị đầy đủ các phương tiện đo lường. Vật liệu trong kho được sắp xếp khá hợp lý, thuận tiện cho công tác quản lý và xuất dùng. ³ Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu. Phương pháp này nhìn chung phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác về số lượng hàng tồn kho trong kỳ để có biện pháp điều chỉnh cho thích hợp, tránh ứ đọng hay thiếu hụt vật liệu cho sản xuất. Các sổ tổng hợp được lập theo đúng quy định của chế độ kế toán đã ban hành và tương đối hợp lý, thuận lợi cho công tác hạch toán của Công ty. ³ Hạch toán chi tiết. Công ty thực hiện hạch toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này tạo điều kiện cho việc đối chiếu, kiểm tra. Mặc dù các loại vật liệu của Công ty tương đối đa dạng, nhiều chủng loại nhưng do Công ty thực hiện công tác kế toán bằng máy vi tính nên không khó khăn cho việc quản lý và ghi chép chi tiết vật liệu. ³ Về tài khoản sử dụng. Các tài khoản Công ty sử dụng được đăng ký theo đúng hệ thống tài khoản chế độ kế toán quy định. Việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các tài khoản khá chính xác. Những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Trong công tác hạch toán vật liệu của Công ty, bên cạnh những ưu điểm trên vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định cần hoàn thiện hơn nữa. Qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, mặc dù trình độ có hạn, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác hạch toán vật liệu nói riêng và công tác kế toán nói chung. Thứ nhất, xây dựng một hệ thống danh điểm hợp lý. Để sản xuất ra các loại sản phẩm Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu, công cụ dụng cụ gồm nhiều loại, nhiều thứ, mỗi loại đều có công dụng, tính chất khác nhau. Với đặc điểm vật liệu như trên Công ty cần xây dựng một hệ thống danh điểm vật liệu hợp lý, khoa học. Việc sử dụng sổ danh điểm vật liệu sẽ nâng cao rất nhiều hiệu quả cho công tác quản lý vật tư cũng như công tác kế toán chi tiết và tổng hợp vật liệu. Nhất là khi Công ty ứng dụng kế toán máy trong xử lý số liệu kế toán thì một hệ thống danh điểm vật liệu hợp lý sẽ rất cần thiết cho công việc được tiến hành nhanh chóng, dễ dàng. Sổ danh điểm vật liệu của Công ty có thể xây dựng như sau: Kho Danh điểm vật tư Tên vật tư Đơn vị Ghi chú 1521 Vật liệu chính Kg Nhựa 1521.01 Nhựa Kg 1521.01.01 Nhựa ABS Kg 1521.01.02 Nhựa PET Kg ... Kim loại 1521.02 Kim loại Kg 1521.02.01 Sắt lá tráng thép Kg 1521.02.02 Đồng Kg ... 1522 Vật liệu phụ 1522.01 Bao bì 1522.02 Sắt thép ... Thứ hai, tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường. Hiện nay trong danh mục tài khoản sử dụng của Công ty có tài khoản 151 nhưng Công ty không sử dụng để phản ánh vật tư, hàng hoá mua trong kỳ nhưng cuối tháng hàng chưa vận chuyển về đến kho. Việc sử dụng tài khoản 151 sẽ phản ánh chính xác hơn tình hình biến động vật liệu hiện có của doanh nghiệp và do đó thông tin kế toán sẽ phản ánh trung thực tình hình tài sản của Công ty. Thứ ba, hạch toán giảm giá hàng mua được hưởng. Vật liệu của Công ty được thu mua từ rất nhiều nguồn khác nhau với số lượng lớn. Trong trường hợp phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán do nhà cung cấp đồng ý, kế toán hạch toán khoản giảm giá được hưởng vào tài khoản 721- Thu nhập hoạt động bất thường. Điều này sẽ dễ dàng cho công tác kế toán vật liệu của Công ty, tuy nhiên không phản ánh chính xác giá thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Khi nhà cung cấp đồng ý giảm giá hàng mua, kế toán ghi: Nợ TK 331: ghi giảm số nợ phải trả nhà cung cấp. Nợ TK 111, 112: Nếu nhà cung cấp trả bằng tiền. Có TK 152: Khoản giảm giá trừ vào giá mua thực tế nhập kho. Công ty có thể theo dõi trực tiếp phần giảm giá hàng mua được hưởng trên sổ kế toán chi tiết vật liệu để máy có thể tính được chính xác giá vật liệu nhập kho trong kỳ. Thứ tư, về việc lập sổ kế toán chi tiết vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu của Công ty không phản ánh các tài khoản đối ứng với tài khoản 152, đồng thời còn hơi cồng kềnh trong trường hợp Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ. Sổ kế toán chi tiết vật liệu có thể được lập như sau: Sổ chi tiết vật liệu Tài khoản: 1521 Từ ngày 01/ 03/ 2001 đến ngày 31/ 03/ 2001 Tên vật tư: Đồng Số danh điểm: 1521.02.02 Đơn vị tính: Kg. NT Số CT Diễn giải ĐG TK ĐƯ Nhập Xuất Tồn SL Tiền SL Tiền SL Tiền Tồn đầu kỳ x x Nhập (Xuất) 34746 331 5550,8 208022652,9 Giảm giá 331 6934944 Cộng phát sinh 5550,8 208022652,9 X x Tồn cuối kỳ x x Thứ năm, định kỳ thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất kho lên cho kế toán là 15 ngày một lần. Thời gian chuyển chứng từ như vậy làm cho công tác kế toán bị dồn nhiều vào cuối tháng, việc hạch toán không kịp thời. Mặt khác gây ảnh hưởng làm chậm tiến độ kế toán tính giá thành trong điều kiện tình hình nhập, xuất vật liệu của công ty diễn ra thường xuyên với tần suất lớn. Công ty nên giảm thời gian chuyển chứng từ về cho phòng kế toán để phản ánh nhanh chóng hơn tình hình nhập, xuất vật liệu trên sổ sách. Thứ sáu, về sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Hiện nay, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đang sử dụng phần mềm kế toán CAD được thiết kế bởi một công ty phần mềm. Tuy nhiên việc áp dụng kế toán máy cho hình thức sổ Nhật ký- chứng từ là tương đối phức tạp và chưa hoàn thiện. Kế toán của Công ty vẫn phải tiến hành lập một số sổ theo phương pháp thủ công như sổ Cái các tài khoản... Như vậy, phần mềm kế toán này vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu hạch toán ở công ty. Công ty cần từng bước cải thiện phần mềm kế toán để thực hiện cơ giới hoá toàn bộ công tác kế toán. Số liệu kế toán được xử lý toàn bộ bằng máy vi tính sẽ đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng, làm giảm khối lượng công việc cho kế toán viên và cung cấp thông tin kịp thời cho yêu cầu quản lý. Thứ bảy, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần trị giá bị giảm xuống thấp hơn so với trị giá ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Nhờ vào khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên Bảng cân đối kế toán. Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán nên doanh nghiệp tích luỹ được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã được phân chia. Nguồn tài chính này tạm thời nằm trong TSLĐ và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật tư, sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá, phát sinh. Một điểm lợi nữa của dự phòng là dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập doanh nghiệp dẫn đến giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Giả sử cuối năm 2001, doanh nghiệp tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng kế toán ghi: Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Cuối niên độ sau (2002), doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niên độ trước (2001): Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá thực tế ghi sổ để xác định mức trích dự phòng cho niên độ sau (2003): Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Công ty có thể lập Bảng kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối theo mẫu như sau: Stt Mã VT Tên vật tư Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá tại thời điểm cuối năm Chênh lệch Mức trích 1 2 3 4 5 6 7=6-5 8=7x4 1 NHPET Nhựa PET 24410 11811,95 9500 2311,95 56434699,5 ... ... ... ... ... ... ... - Bên cạnh công tác hạch toán được coi như một công cụ quản lý hữu hiệu tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp, cung cấp những thông tin chi tiết cho Ban giám đốc, việc phân tích các chỉ tiêu tổng hợp sẽ cho nhà quản lý được cái nhìn toàn diện, sâu sắc hơn. Từ đó xác định được những nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố và sẽ có những biện pháp hữu hiệu nhằm tăng cường hiệu quả sử dụng vốn. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Đánh giá tình hình sử dụng vốn lưu động ở Công ty. Trong giai đoạn khó khăn trước đây, Công ty lâm vào tình trạng thiếu vốn trầm trọng, trang thiết bị lạc hậu, bộ máy quản lý còn hoạt động chưa có hiệu quả.Tuy nhiên từ khi trở thành một thành viên của Tổng Công ty Giấy Việt nam, được đầu tư thêm vốn và sự trợ giúp của Tổng công ty, bộ mặt của Công ty đã dần thay đổi. Công tác quản lý đã không ngừng hoàn thiện, tổ chức thêm những phòng ban thăm dò, khai thác thị trường, một yếu tố tiên quyết đưa doanh nghiệp phát triển. Chính bộ máy quản lý tốt đã làm tăng hiệu quả sử dụng nguồn vốn của doanh nghiệp. Công ty đã thực hiện đầu tư, mở rộng đúng hướng cho nên từ chỗ làm ăn thua lỗ đã dần có lãi và phát triển. Vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Để góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tránh ứ đọng, Công ty đã thực hiện nhiều biện pháp quản lý vật liệu sao cho khoa học, hiệu quả nhất. Công ty đã tổ chức được bộ phận chuyên thực hiện thu mua vật tư, tìm hiều các nhà cung cấp trên thị trường, phân tích và tìm ra nguồn cung cấp có lợi nhất. Do đó Công ty đã đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản xuất, xây dựng định mức dự trữ vật liệu phù hợp để hoạt động sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ. Việc bảo quản, dự trữ vật liệu cũng được Công ty quan tâm đúng mức, hệ thống kho tàng đầy đủ, rộng rãi tạo điều kiện cho việc bảo quản các loại vật liệu có tính chất khác nhau. Các kho luôn luôn được kiểm tra, đảm bảo những điều kiện tốt nhất cho việc dự trữ vật liệu. Nhằm giảm bớt chi phí về vật liệu, việc sử dụng vật liệu cho sản xuất được Công ty rất chú trọng về khâu kiểm soát. Dựa trên quá trình sản xuất sản phẩm, Công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao vật liệu, từ đó có thể quản lý vật liệu xuất dùng được tốt hơn, tránh mất mát, hư hỏng. Mặt khác mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều được đưa qua phòng kế hoạch dể xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các như cầu do đó tránh được hiện tượng lãng phí vật liệu. Đó là các công việc cụ thể trong công tác quản lý vật liệu của Công ty với mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tuy nhiên để đánh giá được kết quả của các công việc này cần phải phân tích, tìm ra những nguyên nhân và có những quyết định quản lý chính xác. Để phân tích được hiệu quả sử dụng vốn lưu động ta xem xét số liệu trên bảng sau: Stt Chỉ tiêu 1999 2000 Chênh lệch 1 Doanh thu 19563457263 25517412036 5953954773 2 Các khoản giảm trừ 42464779 382159947 3 Doanh thu thuần (1-2) 19520992484 25135252089 5614259605 4 Vốn lưu động bình quân 8190120360 12001218105 3811097745 5 Lợi nhuận 1890469 2808558 918089 6 Giá trị vật tư xuất dùng 12378904198 14096581985 1717677787 7 Giá trị vật tư tồn đầu kỳ 2623977355 2243190392 -380786963 8 Giá trị vật tư tồn cuối kỳ 2243190392 4671385874 2428195482 9 Số dư bình quân vật tư tồn kho 2433583874 3457288133 1023704259 10 Sức sản xuất của VLĐ (3/ 4) 2,383 2,094 -0,289 11 Sức sinh lợi của VLĐ (5/ 4) 0,00023 0,000234 0,000004 12 Hệ số quay kho (6/ 9) 5,087 4,077 -1,01 13 Hệ số luân chuyển VLĐ (3/ 4) 2,383 2,094 -0,289 14 Hệ số đảm nhiệm VLĐ (4/ 3) 0,419 0,477 0,058 15 Số ngày một vòng luân chuyển (360ngày/ 13) 151,04 171,89 20,85 Sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn để tính toán mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích như sau: ô Sức sản xuất của vốn lưu động năm 1999 là 2,383, năm 2000 là 2,094 tức là cứ 1 đồng vốn lưu động bỏ ra thì thu được 2,094 đồng doanh thu, giảm so với chỉ tiêu này năm 1999 là 0,289 là do ảnh hưởng của hai nhân tố: - Do vốn lưu động bình quân tăng 3811097745 đồng làm cho sức sản xuất giảm 0,975: 25135252089 25135252089 = 2,094 - 3,069 = -0,975 12001218105 8190120360 Do doanh thu tăng 5614259605 đồng làm cho mức sản xuất tăng 0.636: 25135252089 19520992484 = 3,069 - 2,383 = 0,636 8910120036 8910120036 Như vậy, doanh thu trong kỳ của doanh nghiệp có tăng lên nhưng Vốn lưu động bình quân cũng tăng và tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh thu. Công ty đã tăng cường các hoạt động tiếp thị, truyền thông quảng cáo, khai thác thêm thị trường, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã do đó doanh thu của Công ty tăng lên đáng kể. Nhưng Công ty cũng đầu tư nhiều vốn hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tăng công suất sản xuất các loại sản phẩm. Chính điều này đã làm cho sức sản xuất của vốn lưu động giảm, do đó hiệu quả sử dụng vốn không được không được tăng lên. ô Sức sinh lợi của vốn lưu động năm 1999 là 0,0023, năm 2000 là 0,000234 tức là cứ 1 đồng vốn lưu động bỏ ra trong năm 2000 thì tạo ra 0,000234 đồng lợi nhuận, cao hơn chỉ tiêu này năm 1999 là 0,000004 dồng lợi nhuận là do ảnh hưởng của hai nhân tố sau: Vốn lưu động bình quân tăng 3811097745 đồng làm cho sức sinh lợi của vốn lưu động giảm 0,000109: 2808558 2808558 =0,000234 - 0,00023 = 0,000109 12001218105 8190120360 Lợi nhuận tăng 918089đ làm cho sức sinh lợi của vốn lưu động tăng: 2808558 1890469 =0,000343- 0,00023 = 0,000113 8910120036 8190120360 Chỉ tiêu sức sinh lợi của công ty là rất thấp. Điều này có thể giải thích là do công ty vừa mới thoát ra khỏi tình trạng khó khăn thua lỗ, đang dần có lãi và phát triển. Có thể thấy lợi nhuận tăng lên là nguyên nhân chính làn cho sưc sinh lợi của vốn lưu động tăng mặc dù còn thấp. Công ty đã tăng được doanh số bán do bán thêm được nhiều sản phẩm, lợi nhuận vì thế đã tăng lên. Hệ số quay kho. Hệ số quay kho vật tư năm 1999 là 5087, năm 2000 là 4077 giảm so với năm 1999 là 1,01 vòng, do ảnh hưởng của hai nhân tố sau: +Số dư bình quân vật tư tồn kho tăng 1023704259 đồng làm cho hệ số quay kho giảm 1,716 vòng 14096581985 14096581985 = 4,077 - 5,787 = -1,716 3457288133 2433583874 +Giá trị vật tư xuất dùng tăng 1717677787đ làm cho hệ số quay kho tăng 0.706 vòng. 14096581985 12378904198 = 5,793 – 5,087 = 0,706 2433583874 2433583874 Vật liệu tồn kho của công ty tăng lên đáng kể do một mặt công ty điều chỉnh vật liệu dự trữ tăng thêm để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất tăng lên, tuy nhiên lượng dự trữ cũng quá nhiều là nguyên nhân chủ yếu gây ra hệ số quay kho giảm trong khi đó giá trị vật tư xuất dùng cho sản xuất tăng thêm thể hiện sự mở rộng sản xuất của công ty làm cho hệ số quay kho tăng. Hệ số luân chuyển vốn lưu động: Năm 1999 vốn lưu động quay trung bình 2,383 vòng; năm 2000 là 2,094 vòng giảm so với năm 1999 là 0,289 vòng, do ảnh hưởng của hai nhân tố sau: + Vốn lưu động bình quân tăng 3811097745 đồng làm cho hệ số luân chuyển VLĐ giảm 0,975. 25135252089 25135252089 = 2,094 - 3,069 = -0,975 12001218105 8190120360 + Doanh thu tăng 5614259605 đồng làm cho hệ số luân chyển VLĐ tăng 0.636: 25135252089 19520992484 = 3,069 - 2,383 = 0,636 8910120036 8190120360 Vốn lưu động bình quân tăng 3 811 097 745 đồng làm cho hệ số luân chuyển vốn lưu động giảm 0,975 vòng, còn doanh thu tăng 5 614 259 605 đồng làm hệ số luân chuyển vốn lưu động tăng 0,636 vòng. Có thể nói hệ số luân chuyển vốn lưu động của công ty còn thấp, tốc độ quay vòng vốn chậm. Nguyên nhân chính làm giảm tốc độ luân chuyển vốn lưu động là do vốn lưu động bình quân trong kì tăng lên do doanh nghiệp vay ngắn hạn mở rộng sản xuất, tốc độ luân chuyển vốn giảm đi. Tuy nhiên doanh thu tăng lên khẳng định doanh nghiệp đang cố gắng mở rộng qui mô sản xuất để đáp ứng nhu cầu tăng lên của thị trường và do đó sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đưa công ty phát triển hơn nữa. - Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động: năm 2000 (0,477) tăng 0,058 so với năm 1999 (0,419) tức là để tạo ra 1 đồng doanh thu năm 1999 phải bỏ ra 0,419 đồng vốn lưu động trong khi năm 2000 phải bỏ ra 0,477 tăng 0,058 đồng so năm 1999. Điều này do ảnh hưởng của hai nhân tố: +Doanh thu tăng 15 614 259 605 đồng làm cho hệ số đảm nhiệm vốn lưu động giảm 0,093: 8190120360 8190120360 = 0,326 - 0,419 = -0,093 25135252089 19520992484 +Vốn lưu động tăng 8 811 097 745 đồng làm cho hệ số đảm nhiệm của vốn lưu động tăng 0,151 12001218105 8190120360 = 0,477 - 0,326 = 0,151 25135252089 25135252089 Nguyên nhân chính làm cho hệ số đảm nhiệm vốn lưu động tăng lên là do vốn lưu động bình quân tăng lên, thời gian cho một vòng vốn lưu động luân chuyển tăng 20,85 ngày. Điều này là không thể tránh được trong giai đoạn đầu của quá trình mở rộng sản xuất, công ty đầu tư hơn nữa vào sản xuất kinh doanh và chưa thể đạt được mức doanh thu lớn hơn trong thời kì này. Hiện nay hệ số đảm nhiệm vốn lưu động còn cao, thời gian cho một vòng quay của vốn còn dài, hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty còn thấp nhưng với việc tăng cường đầu tư sản xuất công ty sẽ đạt được nhiều bước phát triển cao hơn. Những biện pháp quản lý vật liệu và biện pháp nâng cao hiệu quả sư dụng vật liệu Có thể thấy hiện nay hiệu quả sử dụng vốn của công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà còn thấp, tốc độ luân chuyển vốn chậm, do đó lợi nhuận công ty đạt được còn chưa cao. Để cải thiện và tăng nhanh các chỉ tiêu trên, công ty phải tiến hành thực hiện các biện pháp đổi mới trên tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh: dự trữ, sản xuất và lưu thông. Trong đó đặc biệt đối với công tác quản lí vật liệu, cần phải có biện pháp làm giảm số lượng vốn và rút ngắn thời gian quay vòng vốn Trong khâu thu mua: Một điều kiện quan trọng để nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh đó là việc cung ứng vật liệu đủ về số lưọng, kịp về thời gian, đúng về qui cách phẩm chất. Công ty cần tổ chức quá trình thu mua hợp lý hơn nhằm tìm được nhà cung cấp tốt nhất. Trước hết, việc xác định nhu cầu vật liệu được thực hiện bởi phòng kế hoạch, dựa trên kế hoạch dự trữ và kế hoạch sản xuất mà phòng có nhiệm vụ điều độ thực hiện sản xuất các loại hàng. Biện pháp thu mua cũng cần xem xét điều kiện thị trường dư thừa hay thiếu hụt góp phần vào quyết định đặt hàng hiện tại để đạt được giá mua tốt nhất. Sự phối hợp nhịp nhàng này sẽ rất hữu ích trong việc xác định được nhu cầu nào tốt nhất , có lợi nhất cho công ty. Ngoài ra công ty cần nghiên cứu lựa chọn phương thức thu mua, thanh toán, vận chuyển, bảo quản, bốc xếp phù hợp với chi phí là thấp nhất. Đây cũng là một trong những nhân tố góp phần làm giảm giá nhập kho vật liệu. Khi hàng về nhập kho, công ty cần tổ chức công tác bốc dỡ, kiểm nhận để phát hiện các trường hợp thừa thiếu vật liệu, đối chiếu với các tiêu chuẩn qui định để đánh giá vật liệu đã đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng hay chưa. Việc kiểm định hàng nhập kho phải được thực hiện bởi các cán bộ kỹ thuật, kết hợp với việc đếm hàng và xác định các tiêu chuẩn định lượng. Chất lượng của vật liệu được đảm bảo ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm. Hiện nay để đảm bảo cho chất lượng vật liệu tốt công ty đang tiến hành nhập khẩu một số loại vật liệu chính như: nhựa, inox, từ Đài Loan, Trung Quốc. Đây là một trong những nguyên nhân làm tăng giá mua vật liệu nhập kho. Đối với các loại vật liệu có thể thay thế từ nguồn nước ngoài bằng nguồn trong nước. Công ty nên tăng cường tìm hiểu ở các Nhà máy sản xuất nhựa có uy tín, chất lượng như Nhựa Hải Phòng, Nhựa Rạng Đông...Việc thay thế này sẽ làm giảm đáng kể chi phí về vật liệu dồng thời góp phần kích cầu trong nước, thúc đẩy việc phát triển của các ngành công nghiệp trong nước. Trong khâu dự trữ, bảo quản: Một yêu cầu quan trọng hiện nay là công ty cần xác định mức dự trữ phù hợp. Công ty phải kiểm soát khối lượng lưu kho để giảm tối đa lượng vốn cần đầu tư vào đây, kèm theo các chi phí bảo quản đồng thời vẫn phải quan tâm đến việc đảm bảo mức tồn kho cụ thể đối với từng chủng loại vât tư để đáp ứng nhu cầu chung của cả của công ty. Mức dự trữ tối thiểu, tối đa cần thiết và thời điểm đặt hàng, số lượng hàng cần đặt sao cho kinh tế nhất dựa vào sự kết hợp các yếu tố. Thứ nhất, cần xem xét thời gian cần thiết từ lúc đặt hàng một loại vật tư cho đến khi nó được giao hàng và sẵn sàng phục vụ sản xuất . Thứ hai, cần quan tâm đên các loại chi phí khác nhau: chi phí lưu kho, lãi suất đầu tư, chi phí do hàng hoá bị hư hỏng. Cuối cùng, cần cân nhắc cả chi phí mua hàng cùng với chi phí chuyên chở, sẽ thấp hơn khi mua với số lượng lớn. Như vậy công ty cần phải nhanh nhạy trong việc xác định mức dự trữ vật liệu cho phù hợp với điều kiện cụ thể, có thể dự trữ nhiều hơn trong trường hợp quá trình thu mua diễn ra chậm, chi phí giảm đi đáng kể nếu số lượng hàng mua lớn, nhu cầu vật liệu cho quá trình mở rộng sản xuất tăng lên... và ngược lại. Công tác lưu kho, bảo quản vật tư còn bao gồm việc sắp xếp các chủng lloại hàng hoá khác nhau để có thể tìm thấy nhanh chóng và xuất ra , cung cấp cho các phân xưởng khi cần. Do đó công ty cần sắp xếp các loại vật liệu một cách hợp lý, đảm bảo mức độ an toàn cần thiết cho từng loại vật liệu. Một phần sẽ tránh được hư hỏng, mặt khác sẽ dễ dàng cho việc kiểm soát, kiểm kê vật tư. Việc kiểm kê kho định kì cần được tiến hành liên tục, thường xuyên. Hiện nay công ty thường tiến hành kiểm kê kho vào cuối năm và do đó đã phát hiện được rất nhiều trường hợp mất mát, hư hỏng vật liệu. Trong quá trình kiểm kê, phải đối chiếu lại số liệu giữa kế toán và thủ kho, với lượng tồn kho thực tế, đánh giá lại toàn bộ vật tư để xác định những vật liệu bị hư hỏng, kém chất lượng. Đối với các trường hợp mất mát vật tư, cần có các biện pháp xử lý chặt chẽ, qui trách nhiệm vật chất cho cá nhân có liên quan. Từ đó sẽ tăng cường được công tác kiểm soát ở các kho tàng, giảm thiểu hao hụt ngoài định mức. Đối với các vật liệu ứ đọng nằm trong kho, công ty cần phải tiến hành thanh lý ngay nhằm thu hồi vốn và giải phóng kho tàng. Trong khâu sản xuất: Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng đáng kể trong toàn bộ chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, động lực... phải quản lý chặt chẽ dựa trên hai vân đề: định mức tiêu hao và giá vật tư. Việc xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh phải được thực hiện bởi sự kết hợp của các phòng ban, bộ phận sản xuất trong toàn công ty dựa trên thực tế quá trình sản xuất kinh doanh. Định mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm bao gồm số nguyên liệu tiêu hao cho một đơn vi thành phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường . Việc xác định mức tiêu hao góp phần động viên công nhân trong doanh nghiệp cố gắng thực hiện công việc được giao cao hơn so với định mức. Công ty cần phải có những hình thức khen thưởng, biểu dương kịp thời việc sử dụng tiết kiệm vật tư và xử lý các trường hợp tiêu hao vật tư vượt định mức. Như vậy các loại vật liệu sử dụng vào sản xuất kinh doanh phải được quản lý chặt chẽ theo các định mức tiêu hao của doanh nghiệp đã ban hành. Định mức tiêu hao này cần phải được thường xuyên theo dõi, kiểm tra và phân tích biến động giữa thực hiện và định mức từ đó tìm ra những nguyên nhân xử lí để không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức. Công ty cũng cần phải xem xét những trường hợp biến động do nguyên vật liệu mua vào kém chất lượng được dùng trong quá trình sản xuất thì số lượng phế liệu và sản phẩm hỏng có xu hướng tăng lên và kết quả là số lượng nguyên liệu được dùng sẽ nhiều hơn. Trình độ của công nhân cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện định mức tiêu hao, nếu công nhân không đủ trình độ phù hợp, họ sẽ sử dụng lãng phí nguyên vật liệu trong sản xuất. Tại công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, một biện pháp rất hữu hiệu nhằm tiết kiệm được vật liệu, công ty cần quan tâm nếu sự pha trộn về các thành phần tạo nên nguyên vật liệu là linh hoạt thì công ty nên thay đổi sự pha trộn này tuỳ thuộc vào giá cả thị trường hiện tại của những thành phần này nhằm tận dụng chi phí một cách tối đa. Công ty cần tạo ra được môi trường sản xuất sáng tạo, tạo điều kiện cho các công nhân sản xuất luôn hăng say tìm kiếm những biện pháp mới cải tiến quá trình sản xuất nhằm đạt được hiêụ quả cao hơn. Muốn vậy công ty cần tạo ra sự khích lệ phù hợp với mỗi một cá nhân đồng thời tạo sự phối hợp, trao đổi qua lại giữa công nhân trong bộ phận sản xuất phát huy được sức mạnh chung. Lao động là yếu tố quan trọng cho sự phát triển của công ty. Công ty cần có những biện pháp nâng cao trình độ cho công nhân, ngoài kinh nghiệm thực tế, công nhân cũng cần trang bị những kiến thức khoa học về sản xuất từ đó sẽ áp dụng vào thực tế được linh hoạt, hiệu quả hơn... Bên cạnh đó, công ty nên chú trọng vào việc đào tạo cán bộ kĩ thuật có trình độ đại học, có kinh nghiệm nắm bắt những công nghệ sản xuất hiện đại hơn. Công ty có thể gửi một số cán bộ đi đào tạo thêm hoặc có thể tuyển thêm các nhân viên có trình độ cao. Một đội ngũ cán bộ công nhân lành nghề, giỏi về chuyên môn là điều kiện tiên quyết cho sự phát triển của doanh nghiệp. Lao động có chất lượng cao sẽ làm tăng năng suất lao động, tiết kiệm được nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất do giảm phế liệu, sản xuất hỏng và do đó sẽ hạ được giá thành sản phẩm, tạo điều kiện cho công ty nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Bên canh đó một biện pháp hết sức quan trọng là công ty cần phân tích, nghiên cứu các sản phẩm mới hoặc cải tiến sản phẩm cũ dựa trên những kiến thức chuyên sâu về kỹ thuật trong việc thiết kế và phát triển sản phẩm. Việc nghiên cứu này cho phép tạo ra những sản phẩm với việc sử dụng nguyên vật liệu thay thế có giá cả thấp hơn hoặc sử dụng ít đi nhưng chất lượng sản phẩm vẫn được đảm bảo. Một trong những nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh nói chung dẫn đến mức tiêu hao vật liệu cho sản xuất là việc sử dụng công nghệ. Có thể thấy rõ trong công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, thực trạng công nghệ có sự khập khiễng. Một số công nghệ sản xuất của công ty đang ở tình trạng hết sức lạc hậu. Điều này là một nguyên nhân gây ra việc sử dụng nhiều nguyên liệu trong quá trình sản xuất do tạo ra nhiều phế liệu, gây ra sự lãng phí vật liệu. Hiện nay công ty cũng đang nỗ lực cải tiến công nghệ tiên tiến hơn. Việc công ty mới tham gia một liên doanh và được đầu tư công nghệ với trang thiết bị hiện đại sản xuất bút máy, chai nhựa... đã chứng tỏ được xu hướng đổi mới và phát triển của công ty. Công nghệ mới đã cho thấy khả năng tận dụng nguồn vốn đầu tư của công ty, sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng cao, tạo ra bản sắc riêng cho sản phẩm của công ty, tăng uy tín của công ty trên thị trường. Công ty cần cải tiến đổi mới công nghệ cũ nhằm tăng cường nữa hiệu quả trong quá trình sản xuất, phải nghiên cứu xem xét để nhập công nghệ tốt, theo kịp trình độ phát triển. Tuy nhiên để đào tạo công nhân, đổi mới thiết bị công nghệ, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, công ty cần phải huy động nguồn vốn đầu tư khá lớn. Hầu hết nguồn vốn đều do công ty tự lo hoặc đi vay ngân hàng để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Để giải quyết vấn đề vốn, một mặt công ty nỗ lực sử dụng tiết kiệm vốn, mặt khác có thể hợp tác với bên ngoài để huy động, tận dụng nguồn vốn từ bên ngoài đầu tư. w Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, giải quyết tốt khâu tiêu thụ sản phẩm cũng là biện pháp hết sức quan trọng. Công ty đã xác lập được thị trường tiêu thụ ổn định cho mặt hàng chai nhựa ở một số công ty sản xuất nước khoáng. Đây là các khách hàng thường xuyên, liên tục và có tiềm năng rất lớn nên Công ty cần có các biện pháp khuyến khích như bớt giá, hồi khấu... để duy trì mối quan hệ kinh tế với họ. Đối với các sản phẩm văn phòng phẩm, Công ty cần quan tâm đến cải tiến mẫu mã sao cho phong phú, nổi bật. Công ty có thể tham khảo các sản phẩm của nước ngoài để cải tiến hoặc điều tra thị hiếu của đối tượng khách hàng chính. Ngoài việc liên hệ với các nhà phân phối lớn để tận dụng uy tín của họ nhằm tiêu thụ sản phẩm, kênh tiêu thụ bán lẻ trực tiếp ở các cửa hàng là thị trường tiềm năng cần được khai thác. Phòng thị trường của công ty cần năng động hơn tìm ra thị trường tiêu thụ mới, xác định một mạng lưới tiêu thụ hợp lý. Một biện pháp rất quan trọng để đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm là việc tăng cường quảng cáo có hiệu quả hơn nữa nhằm vào các đối tượng khách hàng chính như học sinh, nhân viên văn phòng... Nhìn chung sản phẩm của công ty hiện nay rất phong phú đa dạng về chủng loại, mẫu mã đẹp là một điều kiện thận lợi cho việc tăng cường công tác tiêu thụ. Sản phẩm hàng hoá được tiêu thụ nhanh là cơ sở cho việc thu hồi vốn nhanh, tái đầu tư, do đó tốc độ luân chuyển của vốn sẽ nhanh hơn và có hiệu quả hơn. w Trong thanh toán, Công ty nên chọn hình thức thanh toán hợp lý, thuận tiện với từng khách hàng. Đối với những khoản nợ lớn và thời gian dài, Công ty cần phải xúc tiến bằng mọi cách đòi nợ, thu hồi vốn nhanh chóng. Đối với các khoản nợ không thể đòi được, Công ty phải xử lý ngay để bảo toàn vốn. Biện pháp chiết khấu có thể cần được thực hiện để thu hồi vốn, tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng lâu. Như vậy, các biện pháp nêu trên để rút ngắn thời gian vốn ở các khâu: dự trữ, sản xuất và tiêu thụ đều nhằm tăng hệ số quay kho và tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động. Đây là phương hướng chủ yếu để sử dụng hợp lý và tiết kiệm vốn lưu động trong sản xuất kinh doanh. Việc tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động có thể giảm bớt được lượng vốn lưu động cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh một cách tuyệt đối và tương đối, từ đó nâng cao được mức đảm nhiệm của vốn lưu động. Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu hợp lý là một trong những giải pháp quan trọng nhằm sử dụng vốn với hiệu quả cao nhất. Kết luận Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà hiện nay là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đang trên đà phát triển trực thuộc tổng Công ty Giấy Việt Nam. Công ty có một bộ máy tổ chức quản lý hoạt động phối hợp nhịp nhàng, kết hợp chặt chẽ với nhau tạo điều kiện thận lợi cho sự phát triển của Công ty. Sản phẩm của Công ty sản xuất đã đáp ứng được nhu cầu của thị trường về chất lượng, mẫu mã và từ đó doanh số bán của công ty không ngừng tăng lên mỗi năm, thị trường tiêu thụ được mở rộng. Trong bộ máy quản lý hiệu quả đó, công tác kế toán với nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết để ra các qui định quản lý tối ưu đã góp phần quản lí tốt các vấn đề về tài chính, tiền tệ của công ty. Công tác kế toán nói chung, công tác hạch toán vật liệu nói riêng được tổ chức hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đã phát huy vai trò của kế toán là một công cụ quản lý hữu hiệu. Vật liệu của công ty được quản lý chặt chẽ và hạch toán đầy đủ, chính xác tạo điều kiện không ngừng nâng cao việc giảm chi phí, hạ giá thàn sản phẩm. Do trình độ lý luận và thời gian thực tập còn hạn chế, luận văn tốt nghiệp chắc chắn còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo thêm của cô giáo và các cô làm việc tại phòng tài vụ Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà để bản luận văn tốt nghiệp của em hoàn thiện về mặt lý luận và thiết thực với thực tiễn. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty, các cô trong phòng kế toán của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà và đặc biệt là cô giáo hướng dẫn Trần Thị Phượng đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Tài liệu tham khảo Các văn bản pháp quy về kế toán, kiểm toán -NXB Tài chính. Hệ thống kế toán doanh nghiệp- Hệ thống tài khoản kế toán -NXB Tài chính Hệ thống kế toán doanh nghiệp- Hướng dẫn về chứng từ- Sổ kế toán -NXB Tài chính. Kế toán, kiểm toán và phân tích kinh doanh. _NXB Tài chính(1996) Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính (VAT) -NXB Tài chính(2000) - TS. Nguyễn Văn Công Thuế và kế toán thuế GTGT, Thuế TNDN -NXB Tài chính (1998) Giáo trình kế toán tài chính –Trường ĐH Kinh tế quốc dân. Giáo trình “Phân tích hoạt động kinh doanh”, Trường Đại học Kinh tế quốc dân- 1997- PGS. TS Phạm Thị Gái. Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán – Trường Đại học kinh tế quốc dân, 1994 – TS. Nguyễn Thị Đông. Giáo trình Kế toán quản trị, Trường Đại học Kinh tế quốc dân- Năm 1998 PTS. Nguyễn Minh Phương. Tạp chí chuyên nghành kế toán, kiểm toán. Tài liệu điều lệ của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Phần thứ nhất: Lý luận chung về kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp 2 I. Nhiệm vụ kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 2 1. Vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất 2 2. Vai trò của kế toán đối với yêu cầu quản lý vật liệu 3 II. Phân loại và tính giá vật liệu 4 1. Phân loại vật liệu 4 2. Tính giá vật liệu 5 III. Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu 9 1. Khái niệm 9 2. Chủ thể hạch toán chi tiết vật liệu 9 3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu 9 IV. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu 16 1. Chứng từ kế toán sử dụng 16 2. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 16 3. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 20 V. Kế toán xuất kho vật liệu 22 1. Chứng từ sử dụng 22 2. Kế toán xuất kho vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 22 3. Kế toán xuất kho vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 23 VI. Kế toán thừa, thiếu vật liệu khi kiểm kê và dự phòng giảm giá hàng tồn kho 26 1. Kế toán thừa, thiếu vật liệu khi kiểm kê 26 2. Kế toán dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho 27 VII. Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán vật liệu 28 1. Hạch toán sổ kế toán Nhật ký- sổ Cái 28 2. Hạch toán sổ kế toán Nhật ký chung 29 3. Hạch toán sổ kế toán Chứng từ- ghi sổ 30 4. Hạch toán sổ kế toán Nhật ký- chứng từ 31 VIII. Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp sản xuất 33 1. Các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động 33 2. Mối quan hệ của công tác quản lý và hạch toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động 35 Phần thứ hai: Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. 36 I. Những đặc trưng cơ bản của Công ty và ảnh hưởng của nó đến công tác kế toán 36 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 36 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 38 3. Đặc điểm hoạt động sản xuất của Công ty 39 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 42 II. Tình hình chung về nguyên vật liệu tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 45 1. Đặc điểm vật liệu của Công ty 45 2. Công tác quản lý vật liệu ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 46 3. Tính giá vật liệu nhập kho và xuất kho 48 III. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu tại Công ty 51 IV. Kế toán xuất kho vật liệu 61 Phần thứ ba: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 70 I. Đánh giá chung về công tác quản lý và kế toán vật liệu tại Công ty 70 1. Đánh giá khái quát về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán 70 2. Đánh giá về công tác hạch toán nguyên vật liệu 71 II. Những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu tại Công ty 72 III. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà 76 1. Đánh giá tình hình sử dụng vốn lưu động ở Công ty 76 2. Những biện pháp quản lý vật liệu và biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động 80 Kết luận 86 Tài liệu tham khảo 87