Chuyên đề Kỹ năng thiết kế công việc

Kỹ năng thiết kế công việc Người soạn: ThS. Nguyễn Thị La Trong cuốn Cẩm nang quản lý, TS. Trần Thị Thanh Thủy (chủ biên), Nxb. Lý luận- Chính trị, 2008 I. khái quát về thiết kế công việc Khái niệm Trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, thiết kế công việc là việc chia các chức năng, nhiệm vụ tổng thể, phức tạp của công sở thành những nhiệm vụ cụ thể mà có thể được thực hiện tốt bởi từng cá nhân, đơn vị. Đây là quá trình xác định nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm của cán bộ công chức trong việc thi hành công vụ và tham gia các hoạt động của công sở nói chung. Theo cách hiểu này, thiết kế công việc là một nội dung của thiết kế tổ chức - nội dung đề cập đến hệ thống việc làm với mục tiêu xác định chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của những vị trí làm việc cụ thể trong cơ quan, công sở (xem thêm về kỹ năng Thiết kế tổ chức, tr…). Đối vơí công việc điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, thiết kế công việc được hiểu là một hoạt động cần tiến hành nhằm xác định một cách cụ thể mục tiêu cần đạt tới, việc cần làm, các nguồn lực cần huy động để thực hiện việc cần làm, những tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm đó. Vai trò của thiết kế công việc trong điều hành tổ chức Thiết kế công việc là bước đầu tiên, quan trọng trong qúa trình tổ chức hoạt động của công sở. Để hoạt động của cơ quan, đơn vị được diễn ra trôi chảy và hiệu quả thì ngay từ khâu thiết kế công việc, nhà quản lý phải nắm được cụ thể nhiệm vụ và tiến hành sắp xếp, phân chia nhiệm vụ đó cho hợp lý. Nếu ngay từ khâu này không được thực hiện chính xác thì các công việc tiếp sau như: phân tích, lập kế hoạch, đánh giá công việc đều rất khó thực hiện. Có thể coi đây là bộ khung cơ bản cho toàn bộ hoạt động của công sở sau này. Thiết kế công việc có những vai trò quan trọng như sau: Thống nhất các hoạt động của công sở Việc xác định rõ ràng công việc của cơ quan, công sở và phân chia chúng một cách hợp lý sẽ tạo nên một hệ thống các hoạt động tập trung vào thực hiện tốt các chức năng của công sở, hạn chế sự chồng chéo, hoặc bỏ sót công việc. Mỗi công việc được thiết kế cũng như quá trình thiết kế công việc nói chung là một mắt xích quan trọng trong toàn bộ nỗ lực làm cho tổ chức vận hành được và vận hành một cách trôi chảy. Giúp nhà lãnh đạo quản lý hiệu quả Thông qua việc thiết kế các nhiệm vụ cụ thể, nhà quản lý có cơ sở để đánh giá lại mục tiêu chung, xem xét mối quan hệ giữa các bộ phận, phân công công việc, kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động của cá nhân, đơn vị. – Là cơ sở để tạo ra thái độ chủ động, tích cực trong thực thi Khi hệ thống công việc được xác định rõ ràng, hợp lý, người thực thi sẽ có cơ sở để hiểu rõ về công việc của mình, về các yêu cầu cụ thể để họ có thể chủ động và tích cực hoàn thành nhiệm vụ. Sử dụng hiệu quả các nguồn lực Trên cơ sở các công việc đã đựơc thiết kế, tổ chức có cơ hội tận dụng, phát huy tối đa các nguồn lực. Điều này giúp họ phát huy được hiệu suất lao động để hoàn thành công việc được giao. Các kiểu công việc Công việc thực hiện theo dây chuyền Đây là cách thiết kế công việc theo nguyên tắc một nhiệm vụ được chia thành nhiều việc có liên quan với nhau như một dây chuyền có nhiều mắt xích. Công việc trước là cơ sở cho việc tiến hành các công việc sau. Các công việc khác nhau phải thực hiện liên tiếp nhau, không thể thiếu hay để đứt quãng một công việc nào. VD: Nhiệm vụ tuyển dụng cán bộ, công chức có các công việc được tiến hành nối tiếp nhau như: + Xác định tiêu chuẩn tuyển dụng; + Thông báo tuyển dụng; + Tiếp nhận hồ sơ; + Sơ tuyển; + Tổ chức thi tuyển; + Công bố kế quả. Các công việc trên diễn ra liên tiếp, không thể đảo lộn vị trí và không thể thiếu bất kỳ công việc nào. Công việc thực hiện theo nhóm Theo phương pháp này, công việc đòi hỏi phải có một tập thể cùng tham gia thực hiện, giải quyết nhưng mỗi người trong nhóm chỉ thực hiện 1 công việc. Công việc được hoàn thành khi tất cả các bộ phận hoàn thành công việc cử mình. VD: Việc khám sức khoẻ tại một bệnh viện bao gồm nhiều phòng khám từng phần khác nhau: Phòng khám răng, hàm, mặt; phòng khám tai, mũi, họng… từng phòng khám diễn ra các hoạt động độc lập với công việc riêng của mình nhưng để hoàn thành việc chuẩn đoán bệnh thì tất cả các phòng khám phải hoàn thành nhiệm vụ cụ thể của mình. Công việc thực hiện bởi cá nhân Trong công sở có nhiều việc có tính độc lập và có thể giao cho từng cá nhân phụ trách. Việc này giúp phát huy khả năng của cá nhân và tính hiệu quả trong công việc. VD: + Việc soạn thảo văn bản của cán bộ chuyên viên; + Việc thiết kế bài giảng của giảng viên. Các yêu cầu đối với công việc được thiết kế Phù hợp với mục tiêu của công sở và từng đơn vị thực hiện Mỗi công sở có một mục tiêu chung trong đó các đơn vị được xác định mục tiêu riêng. Thiết kế công việc phải nhằm đạt được các mục tiêu trên. VD: Văn phòng UBND có nhiệm vụ chung là tham mưu tổ chức công việc cho uỷ ban. Nhưng phòng quản trị hay các bộ phận chuyên môn khác lại có những công việc mang tính nghiệp vụ khác. Thiết kế công việc phải hướng tới mục tiêu của từng bộ phận, song, tất cả đều hướng tới mục tiêu chung của tổ chức, công sở. VD: Một tổ chức đào tạo cán bộ, công chức nói chung, các công việc có thể được thiết kế thành các nhóm công việc xoay quanh các nhiệm vụ chủ chốt. Trong mỗi nhóm nhiệm vụ đó lại gồm các công việc cụ thể hơn. Ví dụnhư: + Nhiệm vụ và đơn vị quản lý đào tạo: Có các công việc như tổ chức các lớp học (sắp xếp lịch giảng, quản lý học viên và lớp học);.. + Nhiệm vụ và đơn vị văn phòng: Cung ứng hậu cần(phòng học, nước uống, vệ sinh, các thiết bị máy móc phục vụ cho giảng dạy…); + Nhiệm vụ và đơn vị thư viện: Cung cấp tài liêu; thông tin giúp giảng viên và học viên nghiên cứu tài liệu…); + Nhiệm vụ giảng dạy và các Khoa, Bộ môn: Quản lý các giảng viên- người trực tiếp truyền đạt các kiến thức cho học viên. Tóm lại: Mỗi đơn vị, bộ phận có nhiệm vụ riêng và hoạt động của họ nhằm mục tiêu hoàn thành nghiệm vụ của đơn vị mình, góp phần vào việc đạt mục tiêu chung của tổ chức là đào tạo cán bộ, công chức. Nội dung công việc phải cụ thể Mỗi công sở có một nội dung công việc khác nhau. Cần phải chú ý đến tính rõ ràng, cụ thể và khả năng hoàn thành chúng trong thực tế. Công việc càng cụ thể, rõ ràng thì công chức mới biết việc mình cần làm là gì để có thể chủ động thực hiện. Mỗi công việc phải góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung. Điều này phản ánh mức độ ảnh hưởng của công việc đó đến hoạt động chung của công sở. Khi đề ra công việc phải kiểm tra để công việc đạt được hiệu qủa. Muốn kiểm tra cần phải thu nhận thông tin phản hồi và quan sát thực tế để đánh giá hoạt động. Vì vậy thiết kế công việc phải rõ ràng, cụ thể về trách nhiệm , nhiệm vụ để dễ dàng kiểm tra, đánh giá. VD: đánh giá công việc của phòng tiếp dân của UBND thông qua phản ánh của quần chúng nhân dân hoặc chính nhà lãnh đạo có thể giám sát trực tiếp công tác giải quyết công việc của bộ phận này. - Tạo cơ sở cho khả năng sáng tạo khi thực hiện công việc Công việc được thiết kế phải phù hợp với điều kiện thực tế về nguồn nhân lực, cơ cở vật chất kỹ thuật, khả năng tài chính... cho phép cán bộ , công chức phát huy tính tự chủ để hoàn thành công việc. Để làm đựơc điều đó, công việc đựơc thiết kế phải đảm bảo một số yêu cầu như sau: + Công việc không quá đơn giản hoặc quá phức tạp; + Có quy định cụ thể về thời hạn và cách thức giải quyết hợp lý; + Có quy định cụ thể về các điều kiện để có thể thực hiện công việc. Phải tạo cơ sở cho phối hợp trong thực hiện công việc Trong quá trình thực thi công việc cần có sự phối hợp giữa các bộ phận để hỗ trợ lẫn nhau. Thiết kế công công việc phải tạo nên mối liên hệ giữa các công việc nhằm thúc đẩy sự hợp tác cùng giải quyết công việc một cách hiệu quả. VD: Công việc quản lý cán bộ, công chức của phòng tổ chức nhân sự trong công sở phải đưa ra các quyết định quản lý cho nên cần có sự phối hợp với bộ phận văn thư trong việc soạn thảo hoặc lưu trư, ban hành các quyết định. Công việc được thiết kế phải có tính khả thi Thiết kế công việc đòi hỏi phải có tính khả thi - có nghĩa là phải thực hiện được trong thực tế. Có tính khả thi thì công việc mới diễn ra trôi chảy, thuận lợi đạt được mục tiêu đã đề ra. VD: UBND tỉnh H đã từng thiết kế công việc là xây dựng một công viên nước ở thị xã. Bản thiết kế này đã không khả thi vì đã không tính đến điều kiện tự nhiên cũng như kinh tế của tỉnh. Bởi tỉnh nằm trên địa bàn tương đối cao do đó nguồn nước không thuận lợi cho việc xây dựng công viên nước, đồng thời đời sống của nhân dân thấp chưa đủ ăn và các khoản sinh hoạt khác nên không thể giải trí bằng hình thức này. Vì vậy bản thiết kế công việc này đã không thể thực hiện được trên thực tế. II. Kỹ năng thiết kế công việc Để thiết kế công việc đạt hiệu quả cần xác định được 4 vấn đề sau: Xác định mục tiêu của công việc sẽ đựơc thiết kế Để công việc đạt hiệu quả, người thiết kế cần xác định rõ mục tiêu của công việc mình thiết kế cần đạt tới điều gì? Chính mục tiêu được xác định sẽ quyết định tên gọi, nội dung, cách thức ...của việc cần làm. Việc xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể có ý nghĩa rất quan trọng, bảo đảm tính định hướng và hiệu quả cho việc cần làm. Nếu mục tiêu không được xác định rõ ràng, cụ thể mà vẫn tiến hành việc cần làm như trong thực tế vẫn thường diễn ra thì việc huy động các nguồn lực cần thiết; việc đôn đốc, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện sẽ gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí không thể tiến hành được. Xác định những việc cần làm để thực hiện công việc Sau khi đã xác định rõ ràng, cụ thể mục tiêu cần đạt tới, cần xác định rõ những việc cần làm để đạt mục tiêu đó. Điều này có nghĩa là: Việc cần làm phải được xác định đựa trên căn cứ của mục tiêu cần đạt tới. Mối quan hệ giữa mục tiêu cần đạt tới và việc cần làm là mối quan hệ giữa đích cần đến và cách thức để đi đến đích. Hay nói cách khác là trả lời cho câu hỏi: Làm thế nào để đạt được mục tiêu? Mục tiêu là đích đến, việc cần làm là cách thức để đi đến đích. Mục tiêu thay đổi thì cách thức để đạt tới mục tiêu cũng cần thay đổi theo một cách phù hợp. Xác định các nguồn lực cần huy động để tiến hành việc cần làm Sau khi đã xác định được việc cần làm để đạt tới mục tiêu đã định, cần tiếp tục xác định nguồn lực cần thiết phải huy động để thực hiện việc cần làm. Những nguồn lực cần huy động bao gồm: Nguồn lực vật chất (Tài chính, phương tiện vật chất...), nguồn lực con người( người chỉ huy, người phối hợp, người thừa hành), nguồn lực thời gian (Thời gian dài hay ngắn - thời gian cũng được coi là nguồn lực). Sau khi xác định được cả về số lượng và chất lượng các nguồn lực cần huy động để thực hiện việc cần làm, cần xem xét khả năng thực tế trong việc huy động các nguồn lực đó. Điều này rất quan trọng, bởi: nhu cầu là một chuyện còn khả năng đáp ứng nhu cầu lại là chuyện khác. Khi xét thấy không đủ khả năng để huy động các nguồn lực cần thiết, chúng ta sẽ phải xem xét và điều chỉnh lại việc cần làm, thậm chí có thể phải xem xét và điều chỉnh lại mục tiêu ban đầu cho phù hợp với nguồn lực cho phép huy động. Xác định tiêu chí đánh giá kết quả tiến hành việc cần làm Sau khi xác định được một cách chắc chắn các nguồn lực thực tế có thể huy động, khẳng định chắc chắn việc cần làm và mục tiêu cần đạt tới, một việc rất quan trọng trong khâu thiết kế công việc không thể không tién hành đó là cần xác định các tiêu chí dùng để đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm. Xác định tiêu chí đánh giá, trong trường hợp này, được hiểu là thiết kế công cụ đo lường kết quả công việc. Hệ thống tiêu chí đánh giá kết quả được xác định trên cơ sở mục tiêu cần đạt tới và được cụ thể hoá dưới hình thức của những thông số định lượng và những biểu hiện định tính. Hệ thống tiêu chí đánh giá không chỉ được sử dụng để đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm khi việc đó đã được làm xong, mà còn mang ý nghĩa định hướng hành động khi tiến hành công việc. Hơnthế nữa, các tiêu chí này cho phép nhà quản lý xác định đựợc những khoảng trống vè công việc, về năng lực cá nhân, năng lực tổ chức.. cần đựơc thu hẹp để đảm bảo đạt được mục tiêu chung. Tóm lại: Thiết kế công việc là một hoạt động được tiến hành với 4 thao tác nối tiếp nhau: Xác định mục tiêu cần đạt tới, xác định việc cần làm để thực hiện mục tiêu, xác định nguồn lực để thực hiện việc cần làm, xác định tiêu chí để đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm. Sản phẩm cuối cùng của quá trình này sẽ là một bản quy định tiêu chuẩn chức danh hoặc Bản mô tả công việc ( xem thêm phần Kỹ năng Phân tích công việc, tr...). Chú ý: Để hoạt động thiết kế công việc phát huy được tác dụng của nó đối với điều hành hoạt động cuả cơ quan, công sở, khi tiến hành phân tích công việc, chúng ta cần thực hiện tốt các yêu cầu dưới đây: Một là, tiến hành lần lượt (đúng trình tự, trật tự) 4 “thao tác”: + Xác định mục tiêu cần đạt tới; + Xác định việc cần làm; + Xác định các nguồn lực cần huy động; + Xác định các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm. Hai là, mỗi “thao tác” cần phải đem lại câu trả lời cụ thể, rõ ràng: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng( định lượng, định tính); việc cần làm cụ thể, rõ ràng( gồm những hoạt động cụ thể ra sao), các nguồn lực cụ thể, rõ ràng cần huy động (nguuồn lực vật chất, nguồn nhân lực, nguồn lực thời gian); hệ thống tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng để xác định chính xác kết quả thực hiện. Tóm tắt những nội dung chính 1. Trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, thiết kế công việc là việc chia các chức năng, nhiệm vụ tổng thể, phức tạp của công sở thành các nhiệm vụ cụ thể mà cú thể được thực hiện tốt bởi từng cá nhân, đơn vị. 2. Thiết kế công việc trong điều hành công sở có vai trò quan trọng Thống nhất các hoạt động của công sở Giúp nhà lãnh đạo quản lý hiệu quả - Giúp nhân viên chủ động, tích cực trong thực hiện công việc - Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của công sở. 3. Các yêu cầu đối với công việc được thiết kế Phù hợp với mục tiêu của công sở và từng đơn vị thực hiện; Nội dung công việc phải cụ thể, rõ ràng; - Tạo khả năng sáng tạo cho cán bộ, công chức khi giải quyết công việc; Tạo cơ sở cho phối hợp giải quyết công việc; - Công việc được thiết kế phải có tính khả thi. 4. Kỹ năng thiết kế công việc + Xác định mục tiêu cần đạt tới; + Xác định việc cần làm; + Xác định các nguồn lực cần huy động; + Xác định các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm. BẢN Mễ TẢ CễNG VIỆC Ngày .... tháng .... năm 200.... Chức danh cụng việc: Cỏn bộ quản lý nhõn sự (cỏn bộ tổ chức) Mó số cụng việc: BTC–CB 002 Bộ phận: Phũng Tổ chức - Cỏn bộ Cơ quan (tổ chức): Cụng ty TNHH Hoàng Long Bỏo cỏo: Giám đốc công ty Ngạch bậc lương: chuyờn viờn bậc 5 Cỏc nhiệm vụ chớnh 1. Thiết kế và phân tích công việc để tuyển dụng, đề bạt, nâng lương... cho nhân viên. 2. Thực hiện hoặc hỗ trợ phỏng vấn, tuyển chọn lao động cho các vị trí cũn trống. 3. Theo dừi, quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên và cung cấp cho người có trách nhiệm. 4. Thực hiện soạn thảo các văn bản về công tác nhân sự. 5. Xõy dựng và theo dừi việc thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho nhân viên. 6. Cỏc nhiệm vụ khỏc do Trưởng Ban Tổ chức – Cán bộ hoặc Giám đốc giao cho. Cỏc nhiệm vụ phụ 1.Nghiên cứu về tiền lương để xác định lại mức trả lương cho nhân viên cơ quan. 2.Phối hợp với văn phũng trong cụng tỏc ban hành và quản lý văn bản. Cỏc mối quan hệ 1.Trực tiếp nhận sự chỉ đạo của Trưởng Ban Tổ chức – Cán bộ và Giám đốc 2.Bỏo cỏo tỡnh hỡnh về cụng tỏc nhõn sự cho Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ và Lónh đạo theo qui định. 3.Giỏm sỏt tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc của cỏc nhõn viờn trong cơ quan. 4.Phối hợp với cỏc bộ phận và nhõn viên trong cơ quan để hoàn thành công việc. 5.Quan hệ với vụ Tổ chức – Cán bộ của Bộ để giải quyết các công tác chuyên môn. Quyền hạn 1. Có quyền đề xuất việc khen thưởng và kỷ luật đối với các nhân viên của cơ quan. 2.Có quyền đề xuất việc nâng lương đối với nhân viên của cơ quan. Điều kiện làm việc 1. Được bố trí một chỗ làm việc trong Ban Tổ chức – Cán bộ có đủ ánh sáng, thoáng mát. 2. Được trang bị: một bàn, hai ghế, một tủ lài liệu, một máy vi tính và một máy in lase, một máy fax, văn phũng phẩm, một điện thoại cố định. BẢN YấU CẦU CHUYấN MễN CỦA CễNG VIỆC Ngày .... thỏng ... năm 200.... Chức danh cụng việc: cỏn bộ quản lý nhõn sự (cỏn bộ tổ chức) Mó số cụng việc: BTC – CB 002 Bộ phận: Phũng Tổ chức - Cỏn bộ Cơ quan (tổ chức): Cụng ty TNHH Hoàng Long Bỏo cỏo: Giám đốc cụng ty Ngạch bậc lương: chuyờn viờn bậc 5 Yờu cầu trỡnh độ học vấn Tốt nghiệp đại học hoặc tương đương về quản lý nguồn nhân lực hoặc kinh tế lao động, hoặc Quản trị kinh doanh. Yờu cầu về kiến thức Có kiến thức cơ bản về quản lý nhõn sự, hiểu biết về cỏc chớnh sỏch và quy định của nhà nước về lĩnh vực hoạt động của cơ quan; hiểu biết pháp luật và các quy định về lao động. Yêu cầu về kỹ năng Sử dụng thành thạo các phương pháp nghiên cứu lao động như: chụp ảnh, bấm giờ, phỏng vấn, điều tra xó hội học,...; có khả năng giao tiếp, quan hệ; có kỹ năng thiết kế và phân tích công việc, sử dụng thành thạo tiếng Anh và máy tính văn phũng. Kinh nghiệm Tối thiểu có 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực. BẢN TIấU CHUẨN THỰC HIỆN CễNG VIỆC Ngày ..... tháng .... năm 200.... Chức danh cụng việc: cỏn bộ quản lý nhõn sự (cỏn bộ tổ chức) Mó số cụng việc: BTC – CB 002 Bộ phận: Phũng Tổ chức - Cỏn bộ Cơ quan (tổ chức): Cụng ty TNHH Hoàng Long Bỏo cỏo: Giám đốc cụng ty Ngạch bậc lương: chuyờn viờn bậc 5 Cỏc nhiệm vụ Tiờu chuẩn thực hiện 1. Thiết kế và phân tích công việc để tuyển dụng, đề bạt, nâng lương cho nhân viên trong cơ quan. 2. Thực hiện hoặc hỗ trợ phỏng vấn, tuyển chọn lao động cho các vị trí cũn trống. 3. Theo dừi, quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên . 4. Thực hiện soạn thảo các văn bản về công tác nhân sự. 5. Xõy dựng và theo dừi việc thực hiện kế hoạch đào tạo – bồi dưỡng cho cỏn bộ, nhõn viờn cụng ty. Hoàn thành tốt bản mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc, yêu cầu chuyên môn công việc đúng thời gian theo kế hoạch đó định. Chọn người phù hợp với yêu cầu công việc và làm việc có hiệu quả cao. Giữ gỡn hồ sơ an toàn, sắp xếp bố trớ khoa học (khi lónh đạo cần phải cung cấp được ngay), cập nhật vào hồ sơ kịp thời (ngay sau khi có tài liệu cần bổ sung). Đảm bảo thể thức và nội dung văn bản đúng với quy định của nhà nước và pháp luật Kế hoạch đào tạo – bồi dưỡng phải hoàn thành vào tháng 12 của năm trước để lónh đạo phê duyệt và tổ chức thực hiện vào năm sau. Về nội dung kế hoạch phải đảm bảo cho việc thực hiện tốt kế hoạch công tác năm của cơ quan