Chuyên đề Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu của công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV

nhiên tỷ lệ thanh toán bằng L/C thì giảm dần, năm 2003, giá trị thanh toán bằng L/C chiếm 71 % tổng giá trị nhập khẩu. Đến năm 2007, chỉ còn chiếm 53% tổng giá trị nhập khẩu. Giá trị thanh toán bằng D/P và T/T cũng liên tục tăng qua các năm. Năm 2003, giá trị thanh toán bằng D/P là 0,840 triệu USD, T/T là 1,373 triệu USD. Các năm 2004, 2005,2006, 2007, giá trị thanh toán bằng D/P lần lượt là 1,446 triệu USD, 2,170 triệu USD, 2,532 triệu USD, 4,112triệu USD. Giá trị thanh toán bằng T/ T lần lượt là : 2,051 triệu USD năm 2004, 3,992 triệu USD năm 2005, 5,062 triệu USD năm 2006, và 7,256 triệu USD năm 2007. Tình hình cụ thể việc sử dụng các phương thức thanh toán sẽ được xem xét sau đây : 2.3.2.3 Tình hình thanh toán hàng nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ. Phương thức này đảm bảo quyền lợi cho cả hai phía công ty và đối tác, do đó nó được lựa chọn sử dụng nhiều nhất. Phương thức này thường được sử dụng với nhà cung cấp mới, công ty chưa tạo dựng được uy tín và quan hệ với họ. 2.3.2.3.1 Thực trạng thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ. Phương thức này mặc dù là phương thức thanh toán ít có lợi cho công ty nhưng lại là phương thức thanh toán được áp dụng rất nhiều trong các hợp đồng của công ty.Số hợp đồng thanh toán bằng L/C chiếm hơn 1 nửa số hợp đồng mà công ty đã kí. Mặt khác hợp đồng thanh toán bằng phương thức này lại thường có giá trị rất lớn. Do đó giá trị các hợp đồng thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ luôn cao hơn 50 % tổng giá trị nhập khẩu. Tuy nhiên, phương thức thanh toán này ít có lợi cho công ty nhất trong số các phương thức thanh toán do chi có thể gặp một số rủi ro như hàng hóa không đúng với bộ chứng từ hoặc bộ chứng từ sai sót phải sửa đổi, tốn chi phí và thời gian lưu kho, lưu bãi. Vì vậy công ty đang cố gắng đàm phán để giảm dần số hợp đồng thanh toán bằng L/ C. Thể hiện cụ thể số liệu thực hiện các năm giai đoạn 2003-2007 : Bảng 2.7 : Tình hình thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ. Đơn vị : Triệu USD Năm Hợp đông NK Hợp đồng NK t. toán bằng L/C Tỷ trọng (%) Số HĐ Trị giá Số L/C mở Trị giá 2003 49 7,625 30 5,413 71 2004 53 11,938 31 8,060 67 2005 58 15,000 33 8,976 59 2006 62 16,875 35 9,282 55 2007 69 24,188 37 12,819 53 Nguồn : Phòng kế toán. Năm 2004, số hợp đồng nhập khẩu được thanh toán bằng L/C là 31 hợp đồng, chiếm 67% tổng giá trị thanh toán hàng nhập khẩu, tương ứng 8,060 triệu USD. Năm 2005, số hợp đồng thanh toán bằng phương pháp này là 33 hợp đồng với trị giá thanh toán là 8,976 triệu USD, tăng11,3 % so với năm 2004, tuy nhiên xét về cơ cấu, tỷ trọng thanh toán bằng phương thức thanh toán L/C giảm còn 59% tổng giá trị thanh toán hàng nhập khẩu. Năm 2006 có 35 hợp đồng nhập khẩu thanh toán bằng L/C với giá trị thanh toán là 9,282 triệu USD, chiếm 55% tổng giá trị thanh toán hàng nhập khẩu của công ty. Bước sang năm 2007, giá trị thanh toán bằng L/C là 12,819 triệu USD của 37 hợp đồng, tăng 38% về giá trị thanh toán so với năm 2006. Biểu đồ 2.1: Tỷ trọng thanh toán bằng L/C trong tổng giá trị thanh toán hàng nhập khẩu của công ty Cơ cấu thanh toán bằng L/C so với toàn bộ hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu qua các năm luôn cao hơn 50% tuy nhiên đang có dấu hiệu giảm dần năm 2003 là 71 %, năm 2004 thanh toán bằng L/C chiếm 67% giá trị nhập khẩu. Năm 2005, tỷ lệ này là 59%, năm 2006, thanh toán bằng L/C chiếm 55% giá trị hàng nhập khẩu,đến năm 2007 chỉ chiếm 53 % tổng giá trị nhập khẩu. Đây là một dấu hiệu tốt cho hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu, cho thấy công ty đang từng bước thay đổi cơ cấu theo hướng có lợi hơn, giảm lượng thanh toán hàng nhập khẩu bằng L/C. Về chi phí cho hoạt động thanh toán, chi phí khi thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ thường khá cao, các khoản chi phí mà công ty phải trả bao gồm : Phí phát hành L/C : 0,1 % giá trị L/C(20-500 USD) Phí phát hành L/C sơ bộ : 10USD Phí sửa đổi, bổ sung tăng thêm giá trị L/C : 0,1% giá trị tăng thêm. Phí sửa đổi khác : 10 USD. Phí hủy L/C : 10 USD. Phí thanh toán : 0,2% trị giá L/C(20-500USD) Phí bảo lãnh: + Phát hành bảo lãnh : 50 USD. + Ký hậu vận đơn : 10 USD Như vậy bình quân một hợp đồng thanh toán bằng L/C mất chi phí khoảng 580USD. Đây là mức phí rất cao đối với thanh toán hàng nhập khẩu. Tuy nhiên phương thức này an toàn cho người xuất khẩu, nên đối tác thường muốn lựa chọn phương thức này. 2.3.2.3.2 Quy trình thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ được thực hiện như sau : Ngân hàng thông báo Vietcombank Nhà xuất khẩu Công ty cổ phần du lịch và thương mại - TKV Hình 2.1 : Quy trình thanh toán hàng nhập khẩu bằng L/C (4) (3) (4) (3) (2) (3) (4) (1) (5) Bước 1 : Ký hợp đồng nhập khẩu với đối tác trong đó thỏa thuận sử dụng phương thức tín dụng chứng từ. Bước 2 : Công ty tiến hành mở L/C tại ngân hàng. Nếu người xuất khẩu yêu cầu sửa đổi thì tiến hành kiểm tra lại và sửa đổi L/C Bước 3 : Nhận bộ chứng từ do ngân hàng chuyển về sau khi đã kiểm tra và tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. Bước 4 : Nếu bộ chứng từ phù hợp thì tiến hành thanh toán và nhận bộ chứng từ. Bước 5 : Dùng bộ chứng từ vừa nhận để tiến hành nhận hàng. 2.3.2.4 Tình hình thanh toán hàng nhập khẩu bằng phương thức nhờ thu D/P. Phương thức nhờ thu có lợi hơn cho công ty do công ty không phải kí quỹ mở L/ C trước, và được nhận hàng trước rồi mới thanh toán. Công ty có thể chắc chắn nhận được hàng đúng yêu cầu rồi mới phải chấp nhận thanh toán. Tuy nhiên, đối tác không cảm thấy an toàn với phương thức này nên việc sử dụng phương thức này còn hạn chế. 2.3.2.4.1 Thực trạng thanh toán bằng phương thức nhờ thu D/P tại công ty. Phương thức nhờ thu kèm chứng từ chỉ được một số đối tác quen thuộc chấp nhận. Do đó lượng hợp đồng nhập khẩu thanh toán bằng nhờ thu rất it. Tỷ trọng giá trị thanh toán bằng D/P trong tổng giá trị nhập khẩu khá thấp, xấp xỉ 15 % tổng giá trị nhập khẩu. Cụ thể : Bảng 2.8 : Tình hình thanh toán theo phương thức nhờ thu. Đơn vị : tỷ đồng Năm Hợp đông NK Hợp đồng NK t. toán bằng nhờ thu Tỷ trọng Số HĐ Trị giá Số HĐ Trị giá 2003 49 7,625 10 0.840 11% 2004 53 11,938 12 1,446 12 % 2005 58 15,000 12 2,170 14 % 2006 62 16,875 13 2,532 15 % 2007 69 24,188 15 4,112 17 % Phương thức nhờ thu được áp dụng với các hợp đồng có giá trị không cao ( 60.000 đến 170.000 USD). Dù vậy, giá trị hợp đồng thanh toán bằng D/P cũng có sự tăng lên đáng kể và tăng đều qua các năm.Năm 2004, có 12 hợp đồng thanh toán bằng nhờ thu với trị giá thanh toán là 1,446 triệu USD. Năm 2005, trị giá thanh toán bằng nhờ thu là 2,170 triệu USD Năm 2006 có 15 hợp đồng được thanh toán bằng phương pháp nhờ thu với giá trị thanh toán bằng nhờ thu là 2,532 triệu USD , chiếm 15 % tổng giá trị nhập khẩu. Năm 2007 đã đạt mức 17 % tổng giá trị nhập khẩu của công ty, tương ứng 4,112 triệu USD. Đây là do các cán bộ xuất nhập khẩu của công ty đã cố gắng đàm phán lựa chọn phương thức này và công ty cũng đã tạo dựng được uy tín tốt hơn đối với đối tác. Qua biểu đồ trên ta thấy, tỷ trọng thanh toán hàng nhập khẩu bằng phương pháp thanh toán nhờ thu kèm chứng từ(D/P) trong tổng giá trị thanh toán hàng nhập khẩu liên tục có sự tăng lên qua các năm. Điều này cho thấy phương pháp thanh toán bằng nhờ thu kèm chứng từ đang được áp dụng ngày một nhiều hơn trong thanh toán hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, thời gian thanh toán bằng D/P tương đối chậm từ 15- 30 ngày, trong trường hợp chưa thanh toán ngay được, công ty có thể thanh toán chậm, sau một vài tháng. Chi phí thanh toán bằng D/ P cũng tương đối thấp.Chi phí khi thanh toán bằng phương thức nhờ thu thông thường công ty phải trả bao gồm: Đăng kí mở giao dịch nhờ thu chứng từ D/P : 5 USD. Thanh toán nhờ thu : 0,15% giá trị thanh toán (5-150 USD). Tra soát nhờ thu : 2USD. Chi phí thanh toán bằng nhờ thu tính ra mỗi hợp đồng cao nhất là 157 USD. Chi phí như vậy là tương đối thấp so với việc thanh toán bằng L/C. 2.3.2.4.2 Quy trình thanh toán bằng phương thức nhờ thu . Hình 2.2 Quy trình thanh toán bằng phương thức nhờ thu. Ngân hàng đại lý Vietcombank Nhà xuất khẩu Công ty cổ phần du lịch và thương mại - TKV (3) (4) (3) (4) (3) (4) (1) Bước 1: Ký hợp đồng nhập khẩu trong đó thỏa thuận thanh toán bằng phương thức nhờ thu. Bước 2 : Tiến hành nhận hàng từ người xuất khẩu. Bước 3 : Đến ngân hàng nhận hối phiếu khi ngân hàng thông báo. Bước 4 : Kiểm tra hối phiếu, nếu thấy phù hợp thì thanh toán hoặc kí chấp nhận thanh toán vào hối phiếu và nhận chứng từ. 2.3.2.5 Tình hình thanh toán bằng phương thức chuyển tiền. Phương thức chuyển tiền đơn giản dễ thực hiện, chi phí thấp, sau khi nhận hàng công ty chỉ cần viết lệnh chuyển tiền tới ngân hàng là hoàn thành việc thanh toán. Thời gian thanh toán bằng phương thức này nhanh nhất so với các phương thức kia. 2.3.2.5.1 Thực trạng thanh toán bằng phương thức chuyển tiền : Đối với phương thức chuyển tiền, công ty thường chỉ có thể đàm phán thành công với những bạn hàng lâu năm, do đó số lượng hợp đồng thanh toán bằng phương thức chuyển tiền vẫn chiếm tỷ lệ khá nhỏ. Tuy nhiên, công ty đã có được quan hệ và uy tín khá tốt nên số lượng và giá trị hợp đồng thanh toán bằng T/T liên tục tăng lên. Năm 2008 mới chỉ có 9 hợp đồng chiếm 18% tổng giá trị nhập khẩu. Liên tục 2 năm 2006, 2007 giá trị thanh toán bằng T/T đã chiếm tới 30 % tổng giá trị các hợp đồng nhập khẩu. Năm 2007 số hợp đồng thanh toán bằng T/T là 17, giá trị thanh toán là 116,1 tỷ đồng tăng 43% so với năm 2006. Đây là dấu hiệu đáng mừng thể hiện uy tín của công ty đối với các nhà cung cấp ngày một cao hơn. Bảng 2.9: Tình hình thanh toán bằng phương thức chuyển tiền(T/T) Đơn vị : tỷ đồng Năm Hợp đông NK Hợp đồng NK t. toán bằng T/T Tỷ trọng Số HĐ Trị giá Số HĐ Trị giá 2003 49 122 9 21,962 18% 2004 53 191 10 40,021 21 % 2005 58 240 15 62,756 25% 2006 62 270 14 80,997 30% 2007 69 387 17 116,100 30% Biểu đồ 2.3 : Cơ cấu các phương thức thanh toán trong thanh toán hàng nhập 2004 2005 2006 2007 Chi phí thanh toán bằng phương thức chuyển tiền cũng khá thấp, công ty chỉ phải trả tối đa 240 USD cho một hợp đồng. Các chi phí cụ thể mà công ty phải trả khi thanh toán bằng phương thức chuyển tiền bao gồm : - Phí chuyển tiền đi nước ngoài trả cho ngân hàng : 0,02 % ( 5-200 USD) - Phí trả cho ngân hàng của nhà nhập khẩu: + Chuyển bằng USD : 10USD + Chuyển bằng JPY : 40 USD + Chuyển bằng ngoại tệ khác : 20USD. Với mức phí thấp và thời gian nhanh hơn, đây là phương thức có lợi nhất cho công ty. Do vậy công ty cần tích cực đàm phán áp dụng phương thức này. 2.3.2.5.2 Quy trình thanh toán bằng phương thức chuyển tiền: Hình 2.3 Quy trình thanh toán bằng phương thức chuyển tiền Nhà xuất khẩu Công ty cổ phần du lịch và thương mại - TKV Ngân hàng Vietcombank (1) (2) (3) (3) Bước 1 : Hai bên kkí kết hợp đồng trong đó ghi rõ sử dụng phương thức chuyển tiền bằng T/T. Bước 2 : Tiến hành nhận hàng hóa ừ người nhập khẩu, nhận kèm bộ chứng từ hàng hóa luôn. Bước 3 : Thông qua Vietcombank chuyển tiền thanh toán cho nhà xuất khẩu. 2.4 Đánh giá về hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV. 2.4.1 Ưu điểm. Trong những năm qua, hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu của công ty khá ổn định, thực hiện tốt nhiệm vụ thúc đẩy nhập khẩu. Hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu của công ty đã đạt được những ưu điểm sau : Thứ nhất, vận dụng linh hoạt các phương thức thanh toán phù hợp với từng đối tác cụ thể. Đối với các đối tác đã có quan hệ làm ăn từ lâu, gây dựng được sự tin tưởng vào công ty, công ty cố gắng đàm phán sử dụng phương thức chuyển tiền, nhờ thu. Đối với các đối tác mới chưa có quan hệ lâu dài hoặc với hợp đồng có giá trị lớn thì công ty đông ý sử dụng phương thức tín dụng chứng từ để thanh toán. Mặt khác, đối tác của công ty ở nhiều thị trường khác nhau với văn hóa, điều kiện kinh tế xã hội khác nhau công ty vẫn vận dụng một cách phù hợp các phương thức thanh toán cho từng đối tác. Đồng thời trong quá trình thanh toán công ty đã có sự kết hợp các phương thức thanh toán với nhau một cách hợp lí, phù hợp yêu cầu của nhập khẩu và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Thứ hai, công ty đã gây dựng được uy tín trong thanh toán tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán những hợp đồng sau này. Công ty luôn thanh toán đúng hạn, không để nợ tồn đọng. Đồng thời công ty lại làm ăn lâu dài với các đối tác, kí nhiều hợp đồng, hợp đồng nào cũng thanh toán đúng hạn. Do đó làm cho các đối tác tin tưởng vào công ty, chấp nhận điều kiện thanh toán bằng phương thức chuyển tiền hoặc nhờ thu mà không sợ không thu lại được tiền hàng. Ngoài ra việc tạo dựng mối quan hệ lâu dài, gây dựng được uy tín còn khiến công ty đàm phán kí kết hợp đồng đơn giản hơn, nhanh chóng hơn. Từ đó công y luôn có được nguồn cung cấp ổn định để kí các hợp đồng trong nước mà không cần nhập về dự trữ, tiết kiệm chi phí lưu kho. giảm ứ đọng vốn. Thứ ba, công ty đã tạo được mối quan hệ khá tốt với ngân hàng. Công ty đã thực hiện thanh toán hàng nhập khẩu thông qua ngân hàng Vietcombank ngay từ những ngày đầu. Trong quá trình đó, công ty đã thanh toán các khoản tín dụng đúng thời hạn, thực hiện đúng các yêu cầu của ngân hàng trong việc làm thủ tục thanh toán và kí hợp đồng tín dụng. Nhờ có mối quan hệ tốt với ngân hàng công ty được tạo điều kiện khi làm thủ tục thanh toán, thời gian xem xét nhanh hơn. Khi kí hợp đồng tín dụng, công ty cũng được đồng ý cho vay với tỷ lệ cao hơn, mở L/C hầu như ko phải kí quý bằng tài khoản công ty mà bằng tín dụng của ngân hàng. Đồng thời ngân hàng cũng giúp công ty tư vấn, hướng dẫn làm thủ tục thanh toán hàng nhập khẩu. Thứ tư, công ty luôn đảm bảo nhận được hàng hóa đúng chất lượng, số lượng. Công ty chỉ thực hiện thanh toán hàng nhập khẩu bằng ba phương thức : tín dụng chứng từ, nhờ thu kèm chứng từ và chuyển tiền. Đối với phương thức nhờ thu kèm chứng từ và phương thức chuyển tìên, công ty được nhận hàng trước, kiểm tra, xem xét hàng hóa rồi mới phải thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Do đó, với hai phương thức này công ty luôn nhận được hàng hóa đúng số lượng, chất lượng. Đối với phương thức tín dụng chứng từ, công ty đã tiến hành kiểm tra chứng từ thật kĩ lưỡng, rà sóat chứng từ với sự hướng dẫn của ngân hàng. Từ trước đến nay các hợp đồng thanh toán bằng L/C đều đã nhận được hàng hóa đúng số lựơng, chất lượng. 2.4.2 Nhược điểm. Mặc dù hoạt động thanh toán của công ty đã rất ổn định và đóng góp vào hoạt động nhập khẩu với rất nhiều ưu điểm như trên. Nhưng hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV vẫn còn những hạn chế nhất định. Thứ nhất, thời gian hoàn tất thủ tục thanh toán còn dài. Trung bình với một hợp đồng thanh toán bằng T/T phải mất 2 ngày để làm xong các thủ tục thanh toán từ lập đề nghị đến xét duyệt ban giám đốc, chưa kể đến thời gian làm thủ tục với ngân hàng là 2 ngày nữa. Với nhờ thu, vì phải kiểm tra hối phiếu, so sánh với hóa đơn thương mại nên lâu hơn thường mất 5-6 ngày. Với L/C, thời gian làm thủ tục là lâu nhất, do phải nộp đơn mở L/C rồi đợi ngân hàng xem xét, lập hợp đồng tín dụng, sau đó còn phải chờ đối tác kiểm tra L/C xong mới tiến hành hợp đồng, trước khi tiến hàng thanh toán cũng phải kiểm tra bộ chứng từ nữa. Do thời gian hoàn tất các thủ tục thanh toán lâu nên thời gian để đối tác nhận được tiền đối với chuyển tiền là 15 ngày làm việc, đối với nhờ thu và tín dụng chứng từ phải mất tới 20-50 ngày làm việc. Thứ hai, công ty còn gặp phải những rủi ro nhất định trong thanh toán hàng nhập khẩu. Phần lớn hợp đồng của công ty được thanh toàn bằng phương thức tín dụng chứng từ. Đây lại là những hợp đồng có giá trị lớn mà thanh toán theo phương thức này chỉ chủ yếu dựa vào chứng từ chứ không dựa vào hàng hóa. Hàng hóa nhập khẩu của công ty là các máy móc công nghiệp mang nhiều yếu tố kỹ thuật, mỗi lô hàng chỉ có một vài chiếc, trong quá trình vận chuyển rất dễ bị hỏng hóc. Công ty mới chỉ kiểm soát được chứng từ chứ chưa kiểm soát được hàng hóa. Ngoài ra, trong quá trình thanh toán, nếu có sai sót về chứng từ công ty còn phải chịu chi phí lưu kho lưu bãi. Công ty cũng gặp phải các rủi ro về tỷ giá trong thanh toán hàng nhập khẩu do không áp dụng các biện pháp bảo hiểm rủi ro này. Thứ ba, công ty chưa lựa chọn được phương thức thanh toán có lợi cho mình. Mặc dù thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ tốn chi phí lớn và có những rủi ro nhất định nhưng hơn 50% giá trị hợp đồng của công ty vẫn là L/C. Thanh toán bằng chuyển tiền và nhờ thu có lợi hơn nhưng lại chiếm chưa đến một nửa. Điều này là do vị thế của công ty nói riêng và các công ty Việt Nam nói chung trên thế giới còn chưa đáng kể. Các đối tác của công ty lại là những tập đoàn lớn về sản xuất máy móc công nghiệp nên khi đàm phán, công ty thường phải thuận theo các yêu cầu của phía đối tác. Chỉ những đối tác thật sự lâu năm mới chấp nhận cho công ty thanh toán bằng nhờ thu và chuyển tiền. 2.4.3 Nguyên nhân. Trong thời gian qua, hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu của công ty tuy đã đạt được những thành tích nhất định nhưng vẫn còn nhiều hạn chế. Những hạn chế này la do cả nguyên nhân khách quan và các nguyên nhân nội tại của công ty. Đầu tiên phải kể đến các nguyên nhân chủ quan : + Công ty là một công ty nhà nước mới chuyển đổi sang công ty cổ phần năm 2004. Do đó trong cơ cấu tổ chức của công ty vẫn còn có những sức ì nhất định. Bộ máy tổ chức thanh toán hàng nhập khẩu của công ty còn tương đối cồng kềnh lắm khâu nhiều cửa. Tính năng động của các cán bộ thanh toán cũng chưa cao, điều này làm chậm tốc độ thanh toán và ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của công ty. + Các quy chế , quy định về thanh toán của công ty chưa thất rõ ràng. Nhiệm vụ, quyền hạn giữa các phòng ban đôi khi còn chồng chéo. Thủ tục thanh toán còn nhiều bước, mỗi hợp đồng nhập khẩu, việc thanh toán lại phải thông qua phòng xuất nhập khẩu, phòng kế toán tài chính, ban giám đốc rồi mới làm thủ tục với ngân hàng. Điều này làm kéo dài thời gian hoàn tất thủ tục thanh toán. + Hiểu biết của các cán bộ thanh toán về các nghiệp vụ bổ trợ cho thanh toán quốc tế còn ít. Các nghiệp vụ bảo hiểm thanh toán đề phòng rủi ro không nhận được hàng hoặc là bảo hiểm rủi ro tỷ giá đề phòng thay đổi tỷ giá chưa được các nhân viên thanh toán biết đến. Các nghiệp vụ cũng chưa thực sự thành thạo, đôi khi vẫn gặp phải sai sót trong khâu làm thủ tục với ngân hàng và kiểm tra chứng từ. Ngoài các nguyên nhân chủ quan trên còn có các nguyên nhân khách quan ảnh hưởng đến hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu của công ty. Thứ nhất là nguyên nhân từ phía ngân hàng Vietcombank. Cũng như các ngân hàng Việt Nam khác, uy tín của Vietcombank trên thị trường quốc tế còn thấp. Trình độ của các nhân viên ngân hàng cũng chưa cao, các hiểu biết về tài chính quốc tế còn ít, việc thanh toán quốc tế diễn ra chưa thực sự thông suốt. Ngoài ra công tác tư vấn của ngân hàng cho doanh nghiệp về các quy tắc, thủ tục, thông lệ trong thanh toán quốc tế còn ít. Công ty vẫn gặp phải các sai sót trong thủ tục do không có sự hiểu biết đầy đủ. Ngân hàng là người trung gian có điều kiện thu thập, tổng hợp thông tin từ thị trường quốc tế và là người hiểu rõ nhất về các quy tắc, thủ tục và thông lệ quốc tế trong thanh toán cần phải có sự tư vấn hướng dẫn cho doanh nghiệp Thứ hai là nguyên nhân từ phía nhà nước. Nhà nước chưa hoàn chỉnh các chính sách về xuất nhập khẩu, quản lý ngoại hối, quản lý lãi suất. Các chính sách này còn thay đổi liên tục ảnh hưởng lớn đến hoạt động xuất nhập khẩu của công ty cũng như hoạt hộng của ngân hàng gây khó khăn cho việc thanh toán hàng nhập khẩu. Hành lang pháp lý cho hoạt động của ngân hàng và thanh toán quốc tế còn thiếu, chưa đồng bộ và tồn tại nhiều bất cập. Các văn bản pháp luật còn chồng chéo, liên tục bổ sung, sửa đổi khó áp dụng và không mấy hiệu quả. Cuối cùng là do nước ta chưa có thị trường hối đoái hoàn chỉnh, thị trường chứng khoán và thị trường ngoại tệ liên ngân hàng hoạt động chưa có sự phối hợp với nhau, các nghiệp vụ còn đơn giản, tính ổn định thấp, rất bấp bênh. Chương III : Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV. 3.1 Định hướng hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tới. 3.1.1 Mục tiêu và phương hướng kinh doanh. - Mục tiêu tổng quát : Năm 2010 trở thành công ty du lịch mạnh, có uy tín cả trong và ngoài nước góp phần đưa ngành du lịch là một trong những ngành mũi nhọn của tập đoàn kinh tế TKV; Xây dựng và phát triển công ty thành một công ty cổ phần đồng bộ; Hoàn thiện phát triển các dịch vụ cung cấp, giảm chi phí, tăng lợi nhuận; Mở rộng sản xuất kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn, đảm bảo cổ tức, việc làm và thu nhập cho người lao động; Phấn đấu đạt mức tăng trưởng 15-20% hằng năm. - Mục tiêu cụ thể: + Kinh doanh thương mại : Giữ vững thị trường trong ngành, đồng thời phát triển sang thị trường ngoài ngành, đáp ứng nhu cầu nhiên liệu, vật tư cho khai thác quặng Bôxit tại Đăk Nông, Lâm Đồng và các công ty khác. Tiếp tục đẩy mạnh kinh doanh thương mại, đảm bảo kinh doanh hiệu quả, bảo toàn vốn để hỗ trợ cho phát triển du lịch; Mở rộng thêm hàng hóa kinh doanh phục vụ du lịch như hàng lưu niệm, thủ công mỹ nghệ và hàng tiêu dùng. + Kinh doanh du lịch và khách sạn : Tiếp tục đẩy mạnh, phát triển du lịch quốc tế dựa trên nền tảng đã đạt được. mở rộng thị trường khách hàng ngoài ngành, ổn định và phát triển thị trường khách hàng trong ngành. Đồng thời phải nâng cao chất lượng và số lượng, đẩy du lịch thành một ngành mũi nhọn, phát triển cao. Để đạt được mục tiêu tổng quát và các mục tiêu cụ thể trên, công ty đề ra các phương hướng thực hiện như sau : - Về tổ chức quản lý : + Hoàn thiện và phát triển các tổ chức quản lý của công ty. Tiếp tục củng cố tổ chức, nhân sự các phòng và bộ máy quản lý của công ty theo hướng tinh gọn và hiệu quả; + Xây dựng các tiêu chuẩn cấp bậc kĩ thuật, nghiệp vụ, ngoại ngữ và quản lý cho tất cả các ngành kinh doanh chính và quản lý trong công ty. - Về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực : + Thường xuyên duy trì việc bồi dưỡng nghiệp vụ, ngoại ngữ cho cán bộ quản lý, nhân viên thương mại, du lịch tại chỗ và gửi đi các lớp của ngành du lịch. + Có chế độ đãi ngộ phù hợp để tuyển chọn, thu hút và phát huy được người giỏi, tâm huyết xây dựng công ty phát triển bền vững. +Phối hợp với địa phương đào tạo nguồn nhân lực tại chỗ. - Về tài chính : + Huy động vốn cổ đông bằng việc bán thêm cổ phần để có vốn đầu tư phát triển. + Liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài ngành. + Một mặt vay ngân hàng thương mại, mặt khác vay Tập đoàn, cán bộ công nhân viên . - Về công nghệ : + Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nâng cao tri thức công nghệ thông tin cho cán bộ công nhân viên quản lý và kinh doanh. + Tích cực khai thác sử dụng mạng nội bộ, các phần mềm quản lý, nhằm phối hợp điều hành hiệu quả tour, ăn nghỉ, quản lý và các dịch vụ khác giữa văn phòng công ty với các đơn vị trực thuộc. + Khai thác tối ưu internet, nâng cao hiệu quả website, đẩy mạnh chào bán các sản phẩm mới trên mạng. - Về phát triển thị trường : + Thị trường du lịch: thị trường chính của công ty giai đoạn này vẫn là Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam. Tham gia các hội chợ, hiệp hội du lịch trong nước và quốc tế nhằm quảng bá và tìm kiếm thị trường. Phấn đấu hội nhập hiệp hội du lịch ASTA - Hiệp hội du lịch Đông Nam Á năm 2008, Hiệp hội du lịch Châu Á năm 2010. + Thị trường thương mại : thị trường chính của công ty giai đoạn này vẫn là Tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam, đồng thời mở rộng ngoài ngành trên nghuyên tắc bảo toàn vốn và có hiệu quả. Khai thác nguồn vật tư thay thế có hiệu quả, chủ động phục vụ cho sản xuất của Tập đoàn. Triển khai hoạt động kinh doanh, dịch vụ cho các đơn vị ở Tây Nguyên. - Về đa dạng hóa sản phẩm: + Xây dựng thêm các sản phẩm du lịch nội địa, sản phẩm du lịch quốc tế cho người Việt Nam ra nước ngoài và người nước ngoài vào Việt Nam. Đồng thời xây dựng, củng cố các sản phẩm du lịch đặc thù ngành. + Đối với thương mại : Tiến hành đa dạng hoá các sản phẩm kinh doanh để mở rộng quy mô hoạt động, giảm nguy cơ rủi ro do một loại hàng đem lại, đồng thời đáp ứng ngày càng nhiều hơn nhu cầu của khách hàng, tiến tới kinh doanh tất cả các loại máy khai thác mỏ trong tương lai. - Về hợp tác và liên doanh liên kết : + Đối với du lịch : Tăng cường hợp tác, trao đổi với các công ty du lịch, các khách sạn lớn ở trong và ngoài nước.Tiếp tục củng cố và nâng lên một bước sự hợp tác, đầu tư chuyển tiếp khách với các công ty du lịch đang hợp tác và mở rộng quan hệ hợp tác với các công ty du lịch khác ở thị trường Thái Lan, Trung Quốc, Singapore, Malaysia, Nhật Bản, Đài Loan... + Đối với thương mại : Tăng cường hợp tác với các nhà cung ứng máy móc thiết bị nước ngoài để đảm bảo được nguồn hàng ổn định, chất lượng tốt. Củng cố quan hệ với các đối tác cũ đồng thời tìm kiếm đối tác mới. Chú trọng đến các nhà cung ứng máy móc, thiết bị của Châu Âu. 3.1.2 Phương hướng hoạt động kinh doanh năm 2008. - Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2008. Để thực hiện tốt mục tiêu chung, công ty xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm dựa trên mức tăng trưởng dự kiến là 15-20 %. Cụ thể năm 2008, công ty dự kiến tổng doanh thu sẽ đạt là 795 tỷ đồng, tăng 16 % so với năm 2007. Lợi nhụân dự kiến sẽ là 7 tỷ đồng, không thực sự cao nhưng ước tính tăng 18 % so với năm 2007. Bảng 3.1 : Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2008. Đơn vị : Triệu đồng Chỉ tiêu VPCT CN 1 HN CNQN CN HCM CNĐN CNVL Toàn công ty Tổng doanh thu 640.484 36.047 70.000 16.000 14.624 18.522 795.677 Du lịch 18.100 0 12.500 1.000 253 11.522 43.375 Thương mại 622.184 36.025 57.500 15.000 14.371 7.000 752.080 Khác+đào tạo 200 22 0 0 0 0 222 Lợi nhuận 4.108 722 1.573 0 106 483 7.002 Nguồn : Phòng thương mại Trong đó, văn phòng công ty vẫn là đơn vị tạo ra chủ yếu doanh thu, với doanh thu ước đạt 640 tỷ đồng, chiếm tới 80% tổng doanh thu toàn công ty. Hoạt động thương mại vẫn được xem là hoạt động chính tạo ra doanh thu, doanh thu kế hoach được giao cho thương mại là 752 tỷ đồng chiếm tới 94 % tổng doanh thu. Mục tiêu lâu dài của công ty là trở thành công ty du lịch lớn tuy nhiên, năm 2008, doanh thu được giao cho hoạt động du lịch vẫn rất khiêm tốn là 43,4 tỷ đồng chiếm 5,45 % tổng doanh thu toàn công ty. Phương hướng hoạt động cụ thể đối với từng lĩnh vực như sau : Đối với hoạt động thương mại : + Đẩy mạnh xuất khẩu, tiếp tục phát triển hoạt động xuất khẩu than sang thị trường Trung Quốc, áp dụng xuất khẩu theo phương thức hàng đổi hàng, nhập khẩu máy móc thiết bị từ Trung Quốc. + Tăng cường hoạt động nhập khẩu, đáp ứng tốt nhu cầu máy móc thiết bị của các mỏ khai thác than và khoáng sản. + Mở rộng hoạt động kinh doanh ra các đối tượng khách hàng ngoài ngành. Tham gia hội chợ hàng công nghiệp, hội chợ công nghệ. Tham gia đấu thầu cạnh tranh rộng rãi. Đối với hoạt động du lịch : + Phát triển, xây dựng, củng cố toàn diện với tất cả các loại hình du lịch cho mọi đối tượng khách hàng.Tích cực khai thác khách du lịch trong nước đi các nước trong khối Asean, các nước Đông Bắc Á như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản… và tiến tới đưa ra ngoài Châu Á như Châu Âu, Châu Úc… Tăng cường khai thác khách du lịch nước ngoài vào Việt Nam. + Mở rộng cổ phần hóa các khách sạn hiện có theo mô hình công ty mẹ-con. + Xây dựng mới và tham gia liên doanh góp vốn cổ phần một số khách sạn trong và ngoài ngành than. + Phát triển được đội ngũ cán bộ hướng dẫn điều hành, thị trường, marketting giỏi và thành thạo về chuyên môn, ngoại ngữ đảm đương được việc phục vụ 3 đối tượng khách hàng : Khách du lịch quốc tế , khách du lịch trong nước tham quan học tập ở nước ngoài và khách du lịch nội địa. + Tham gia các hội chợ, hiệp hội du lịch trong nước và quốc tế nhằm quảng bá và tìm kiếm thị trường. Phấn đấu hội nhập hiệp hội du lịch ASTA - Hiệp hội du lịch Đông Nam Á năm 2008. 3.2 Biện pháp hoàn thiện hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty cổ phần du lịch thương mại –TKV. 3.2.1 Hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán. Thời gian thực hiện thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty còn tương đối chậm. - Thời gian thực hiện thủ tục thanh toán trung bình với phương thức chuyển tiền là 3 ngày làm việc bao gồm các công việc : Sau khi thực hiện xong hợp đồng, nhận được thông báo của nhà xuất khẩu, phòng xuất nhập khẩu thông báo cho phòng kế toán; phòng kế toán xem xét đối chiếu sổ sách, chứng từ, viết lệnh chuyển tiền gửi tới ngân hàng. - Thời gian thực hiện thủ tục thanh toán trung bình với phương thức nhờ thu là 5 ngày làm việc : Sau khi thực hiện xong hợp đồng, nhà xuất khẩu gửi nhờ thu tới ngân hàng công ty đăng ký nhận nhờ thu( Vietcombank),ngân hàng thông báo cho công ty, phòng xuất nhập khẩu đến ngân hàng nhận nhờ thu; tiến hành đối chiếu nhờ thu với các chứng từ khác như hoá đơn thương mại, hợp đồng, vận đơn,...; Nếu hợp lý, phòng xuất nhập khẩu thông báo cho phòng kế toán tài chính thực hiện thanh toán; Phòng kế toán đối chiếu với sổ sách, chứng từ và thanh toán với ngân hàng hoặc kí chấp nhận hối phiếu. - Thời gian thực hiện thủ tục thanh toán trung bình với phương thức tín dụng chứng từ là 15 ngày bao gồm : lập đơn xin mở L/C gửi tới ngân hàng, kí hợp đồng tín dụng với ngân hàng và thoả thuận các điều khoản ghi trong L/C; Sau khi thực hiện hợp đồng, nhận bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ, nếu phù hợp thì chấp nhận thanh toán, nộp đủ tiền thanh toán cho ngân hàng. Trong trường hợp L/C mở không đúng phải mất thêm thời gian tu chỉnh L/C. Đây là tiến độ hoàn tất thủ tục thanh toán khá chậm so với quá trình thanh toán hàng nhập khẩu tại các công ty khác. Nguyên nhân là do nghiệp vụ thanh toán chưa thực sự hoàn thiện, thời gian thực hiện chậm do tiến độ thực hiện từng bước trong qui trình thủ tục đều chậm. Do vậy cần phải hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán hàng nhập khẩu. * Biện pháp hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán tại công ty : Một là, rút ngắn thời gian thực hiện thanh toán - Đối với phương thức chuyển tiền (T/T) : Rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục thanh toán từ ba ngày làm việc xuống còn hai ngày làm việc, ngay sau khi nhận được chứng từ, phòng xuất nhập khẩu có thể thông báo ngay lập tức cho phòng kế toán, và phòng kế toán có thể đối chiếu sổ sách, và lệnh chuyển tiền được gửi đến ngân hàng trong cùng ngày làm việc. - Đối với phương thức nhờ thu ( D/P) : Có thể rút ngắn thời gian thực hiện xuống còn ba ngày bằng cách rút ngắn thời gian kiểm tra đối chiếu nhờ thu với các loại chứng từ nếu sắp xếp, lưu chứng từ một cách hợp lý và nhân viên nắm rõ nội dung, các điều khoản trong hợp đồng, trong hoá đơn thương mại và các chứng từ khác. - Đối với phương thức tín dụng chứng từ ( L/C) : Cố gắng rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục thanh toán xuống còn 10 ngày. Giảm thời gian đàm phán, kí hợp đồng tín dụng với ngân hàng bằng cách sử dụng cùng loại hợp đồng tín dụng như hợp đồng nhập khẩu tương tự trước đó. Rút ngắn thời gian kiểm tra bộ chứng từ bằng cách nâng cao trình độ và kinh nghiệm của nhân viên, nhờ sự tư vấn của ngân hàng về việc kiểm tra chứng từ. Hai là, nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ thanh toán. - Tạo điều kiện cho các nhân viên học tập thêm về các khoá học nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Hiện nay đang có rất nhiều khoá học về nâng cao nghiệp vụ thanh toán quốc tế, học phí không cao, thời gian ngắn, mà lượng kiến thức bổ ích nhiều, rất phù hợp cho các cán bộ nhân viên của công ty do các khoá học mở vào buổi tối. - Cử nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng kiến thức của tập đoàn tổ chức. Tập đoàn Than và Khoáng sản Việt Nam thường mở các khoá học bồi dưỡng về các nghiệp vụ cho nhân viên toàn tập đoàn. Khi các khoá học này mở, công ty sắp xếp để các nhân viên đều được tham dự khoá học. - Mời chuyên gia của ngân hàng về hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên công ty. Công ty có quan hệ hợp tác với Vietcom bank từ những ngày đầu, có thể nhờ Vietcombank giúp tư vấn về nghiệp vụ. Có sự hướng dẫn về thủ tục mở L/C, kí hợp đồng tín dụng với ngân hàng sẽ nhanh hơn. Đồng thời ngân hàng cũng có thể tư vấn cho công ty về việc kiểm tra chứng từ, đối chiếu hối phiếu. - Sắp xếp công việc cho các nhân viên mới được làm cùng những nhân viên lâu năm để học hỏi kinh nghiệm. Do công ty còn nhiều nhân viên mới chưa có nhiều kinh nghiệm nên cần trau dồi thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ. Trong quá trình thực hiện thanh toán hàng nhập khẩu, sắp xếp nhóm làm việc có cả người mới và người đã có kinh nghiệm làm việc. - Khuyến khích nhân viên tự học tập, nâng cao trình độ, giảm bớt khối lượng công việc cho người đi học, không giảm lương thưởng mà hộ trợ thêm. 3.2.2 Nâng cao năng lực đàm phán hợp đồng. Công ty hiện nay trong nhập khẩu hàng hoá thường phải chấp nhận phương thức thanh toán mà bên xuất khẩu lựa chọn, tới hơn một nửa số hợp đồng của công ty là thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, ít có lợi cho công ty. Đó là do vị thế của công ty cũng như các công ty Việt Nam còn thấp. Nhưng một phần là do khả năng đàm phán của công ty còn thấp. Các cán bộ kinh doanh của công ty thường theo các điều khoản cũ mà ít có khả năng thuyết phục đối tác thay đổi. Mặt khác trình độ ngoại ngữ chưa cao, giao tiếp còn hạn chế, thiếu khả năng mềm mỏng, thuyết phục đối tác. Công tác thu thập thông tin yếu do chưa có đội ngũ chuyên biệt làm việc này. Do vậy cần nâng cao kỹ năng đàm phán nhằm đạt được các điều khoản thanh toán có lợi nhất. Để nâng cao khả năng đàm phán của công ty với các đối tác khi ký kết hợp đồng cần : - Đào tạo nâng cao kỹ năng đàm phán cho cán bộ kinh doanh. Các cán bộ kinh doanh của phòng xuất nhập khẩu là người chịu trách nhiệm trong việc đàm phán với các đối tác để ký kết hợp đồng. Do vậy cần tạo điều kiện cho cán bộ phòng xuất nhập khẩu tham gia một số khoá học kỹ năng đàm phán hợp đồng, giao tiếp ứng xử, trình bày tham luận,... Ngoài ra cần đào tạo thêm cho các cán bộ phòng xuất nhập khẩu ngoại ngữ để có thể giao tiếp tốt trước mới có thể đàm phán tốt. Cũng cần nâng cao kinh nghiệm cho các nhân viên mới như sắp xếp cùng nhóm với những nhân viên có nhiều kinh nghiệm hơn, cho các nhân viên mới này đi theo học hỏi khi có cuộc gặp đàm phán với đối tác. - Tổ chức thành phần đàm phán hợp lý : Thành phần đoàn đàm phán cũng là một yếu tố quyết định đến kết quả cuộc đàm phán. Trong đoàn đàm phán, ngoài cách sắp xếp thông thường, có đủ người am hiểu về kĩ thuật, về luật, về tài chính còn cần phải có người am hiểu về đối tác, đây là người đã có kinh nghiệm làm việc với đối tác những hợp đồng trước đây, có quan hệ tốt, tạo được thiện cảm với đối tác. Trong đoàn đàm phán cũng cần có người có khả năng giao tiếp tốt, giỏi thuyết phục người khác để thuyết phục đối tác chấp nhận điều kiện có lợi cho mình. - Tìm hiểu thông tin về các đối tác mới cũng như tăng cường thiền cảm của các đối tác đã có quan hệ trước đây. Với các đối tác mới đàm phán lần đầu, cần tìm hiểu thu thập thông tin kỹ càng. Công ty không có phòng maketting nên công việc này sẽ do phòng xuất nhập khẩu đảm nhận. Cần xử lí phân tích thông tin thu được, tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của đối tác để có cách tác động phù hợp, cũng cần biết văn hoá, sở thích, thói quen làm việc của đối tác để có cách ứng xử phù hợp. Đối với các đối tác là bạn hàng cũ của công ty cần tranh thủ thiện cảm của đối tác, xây dựng quan hệ tốt đẹp hơn bằng cách hỏi thăm, tặng quà, mời đối tác đến thăm công ty. Trong quan hệ giao dịch: thanh toán đúng hạn, đặt hàng kịp thời, ... 3.3.3 Lựa chọn các điều kiện thanh toán có lợi. Hiện tại công ty vẫn thực hiện thanh toán theo các điều kiện thanh toán ít có lợi cho mình như : Trả ngay, thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ. 30 % giá trị nhập khẩu của công ty phải thanh toán theo điều kiện trả ngay. 54% giá trị nhập khẩu công ty thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ. Ngoài ra trong giao dịch với ngân hàng để mở L/C, công ty vẫn phải ký quỹ, có lúc ký quỹ lên đến 100% giá trị L/C. Do vậy cần chuyển sang những điều kiện thanh toán có lợi hơn. Khi đó có thể được hưởng các lợi ích tài chính như: - Thứ nhất sẽ dư tiền mặt, lượng vốn lưu động tại công ty cao hơn, do đó mà khả năng thanh khoản của công ty cao hơn, sẽ có nhiều cơ hội làm ăn hơn. - Thứ hai, công ty hưởng được lợi ích về lãi suất khi chiếm dụng được vốn của đối tác ( lãi suất từ khoản tiền trả sau). Lựa chọn các điều kiện thanh toán có lợi hơn tức là phải : - Cố gắng đàm phán với các đối tác để được chấp nhận cho thanh toán bằng phương thức chuyển tiền hoặc phương thức nhờ thu. Các phương thức này tiết kiệm được chi phí, công ty nắm được quyền quyết định, đảm bảo nhận được hàng đúng yêu cầu, ngaòi ra thanh toán theo hai phương thức thanh toán này công ty có thể trả chậm hơn, cũng không phải kí quỹ trước tại ngân hàng để mở L/C. Phấn đấu đạt 60 % giá trị nhập khẩu được thanh toán theo hai phương thức này, trong đó 40% thanh toán bằng phương thức chuyển tiền. - Đàm phán thanh toán theo phương thức trả sau. Hiện tại 30 % giá trị nhập khẩu phải thanh toán theo phương thức trả ngay là khá lớn. Thanh toán theo phương thức này công ty sẽ không chiếm dụng được vốn của đối tác. Cần phấn đấu giảm tỷ lệ thanh toán bằng phương thức trả ngay chuyển sang điều kiện thanh toán trả sau. Để thanh toán bằng phương thức trả sau, cần làm tốt công tác đàm phán, chấp nhận một số điều khoản khác cho đối tác như trả một phần lãi suất, tạo uy tín với đối tác trong việc thanh toán đúng hạn các hợp đồng. 3.3.4 Xây dựng uy tín của công ty Công ty chưa có uy tín trên thị trường quốc tế do vậy trong hoạt động xuất nhập khẩu rất khó đạt được những điều kiện thanh toán có lợi mà phải chấp nhận theo đề nghị của phía đối tác. Đối tác sẽ chỉ chấp nhận thanh toán bằng phương pháp nhờ thu nếu đối tác đã biết về công ty, về khả năng giữ chữ tín của công ty. Đối với phương thức chuyển tiền, nhà xuất khẩu sẽ chỉ cho phép thanh toán bằng chuyển tiền khi thực sự tin cậy vào công ty, đã có quan hệ làm ăn từ lâu với họ. Do vậy cần nâng cao uy tín của công ty. Muốn như vậy cần phải : Tăng cường quảng bá hình ảnh của công ty: + Xây dựng lại website của công ty, phong phú hơn, tiện ích hơn, cập nhật thông tin và xây dựng tính năng đặt hàng qua website. Hiện tại website của công ty còn rất nghèo nàn và lạc hậu về nội dung và thiếu sáng tạo trong hình thức, chứa thể đặt hàng qua web và cũng không thể tham khảo về các mặt hàng tại đây. + Tham gia các hội chợ, sàn giao dịch, đấu thầu, đấu giá quốc tế. Công ty mới chỉ mua hàng bằng các giao dịch trực tiếp, chưa thực hiện mua sắm ở ngoài nên không được các bạn hàng mới biết đến và cũng không tìm được nguồn hàng mới. + Quảng cáo, maketting hình ảnh công ty ra nước ngoài thông qua quảng cáo, gửi thư chào, quảng cáo qua các nhân viên đi công tác, qua các khách du lịch của công ty. - Gây dựng uy tín trong làm ăn với các nhà xuất khẩu: + Thanh toán đúng hạn, đầy đủ. Đối với hoạt động nhập khẩu, thanh toán gần như là nghĩa vụ duy nhất. Nhà xuất khẩu luôn mong muốn thu lại được tiền hàng một cách nhanh nhất có thể, họ sẽ tin vào một đối tác luôn tin tưởng một đối tác thanh toán đầy đủ và đúng hạn. + Đặt hàng đều đặn, chia thành nhiều đợt. Công ty đặt hàng thường xuyên liên tục, tạo ra cảm giác an tâm cho nhà xuất khẩu vì làm việc với một đối tác có tính lâu dài, ổn định. + Xây dựng tiềm lực tài chính ổn định, vững mạnh thông qua gia tăng vốn lưu động, xây dựng mối quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng Việt Nam và quốc tế. 3.3.5 Các biện pháp khác Ngoài các biện pháp kể trên, để hoàn thiện hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu tại công ty, cần thực hiện một loạt các biện pháp khác. Biện pháp thứ nhất là hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Hiện nay cơ cấu tổ chức của công ty còn khá cồng kềnh với quá nhiều phòng ban, sức ì trong hoạt động lại lớn do truyền thống chung của các cơ quan nhà nước, mà công ty mới chuyển đổi sang công ty cổ phần sang công ty nhà nước từ năm 2004. Điều này làm cho thủ tục thanh toán tại công ty còn chậm vì phải đi vòng qua các khâu các cửa. Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, công ty cần thực hiện một số biện pháp sau: - Cải tổ lại cơ cấu tổ chức : Bỏ bớt một số phòng ban ít chức năng nhiệm vụ như Phòng thi đua văn hoá có thể chuyển ghép vào cho phòng tổ chức lao động thực hiện các chức năng này do phòng tổ chức lao động quản lý lao động có thể đảm nhiệm thêm cả việc khuyến khích và khen thưởng lao động. - Tinh gọn biên chế theo hướng gọn nhẹ nhưng hiệu quả hơn. Đặc thù hoạt động xuất nhập khẩu khiến những nhân viên đã làm việc trong môi trường nhà nước quá lâu không thích ứng được nữa. Khối lượng công việc mỗi người hiện phải làm là không nhiều, rõ ràng cần giao thêm công tác cho từng nhân viên. Do vậy việc tinh gọn biên chế là cần thiết. - Sửa đổi thay thế các quy định không còn phù hợp. Các quy định không thích hợp làm chậm thời gian thanh toán cần được sửa đổi. Chẳng hạn như quy định về lựa chọn phương thức thanh toán phải qua phòng kế toán khiến nhân viên phòng xuất nhập khẩu không được chủ động khi đàm phán ký kết hợp đồng. Biện pháp thứ hai là bảo hiểm cho các rủi ro về tỷ giá. Công ty cổ phần thương mại và du lịch TKV từ trước đến nay chưa từng áp dụng các biện pháp bảo hiểm rủi ro về tỷ giá. Những năm trước, việc bảo hiểm rủi ro là không quan trọng, tuy nhiên hiện nay, thị trường ngoại hối biến động hết sức phức tạp. Đồng Việt Nam được điều chỉnh theo USD, nên tỷ giá với EUR và JPY biến động liên tục vì USD mất giá. Mà công ty lại chủ yếu thực hiện thanh toán bằng đồng JPY và EUR. Do vậy công ty cần thực hiện các biện pháp bảo hiểm rủi ro về tỷ giá. - Mua hợp đồng Option : Đây là thoả thuận với ngân hàng cho phép người mua có quyền nhưng không kèm theo nghĩa vụ mua hoặc bán một loại ngoại tệ bằng VND với một tỉ giá được ấn định trước vào một ngày xác định trong tương lai. Như vậy công ty sẽ loại bỏ được rủi ro do tỷ giá thay đổi. Nếu tỷ giá tăng công ty có thể mua bằng tỷ giá ban đầu không phải chịu khoản chênh lệch tỷ giá. Nếu tỷ giá giảm, công ty không bắt buộc phải mua mà có thể huỷ hợp đồng option, chỉ mất một khoản nhỏ phí mua Option, xem như là phí bảo hiểm. - Sử dụng hợp đồng thanh toán kỳ hạn : Khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công ty song song tiến hành ký hợp đồng mua ngoại tệ với ngân hàng, tỷ giá áp dụng sẽ là tỷ giá hiện tại nhưng ngày thực hiện là ngày phải thanh toán theo hợp đồng. Như vậy dù tỷ giá biến động như thế nào, công ty sẽ vẫn thanh toán bằng cũng một lượng VNĐ như dự tính. Biện pháp thứ ba là xây dựng quan hệ với Ngân hàng trên nền tảng quan hệ khá tốt ở hiện tại. Hiện tại, công ty đã có quan hệ khá tốt với ngân hàng Vietcombank, tuy nhiên vẫn chưa được sự tin tưởng hoàn toàn, khi mở L/C vẫn phải tiến hành kí quỹ. Ngoài ra, công ty chưa đặt quan hệ với các ngân hàng khác nữa. Do đó công ty cần phải xây dựng mối quan hệ của mình với ngân hàng : - Củng cố mối quan hệ với ngân hàng Vietcombank, tiếp tục tiến hành giao dịch với ngân hàng Vietcombank, mời các chuyên gia ngân hàng về tư vấn cho công ty về các thủ tục ngân hàng và nghiệp vụ thanh toán quốc tế, thăm hỏi, gặp gỡ, trao đổi với các quan chức của ngân hàng. - Xây dựng thêm quan hệ với các ngân hàng khác hoạt động trong lĩnh vực thanh toán quốc tế như Eximbank ( Ngân hàng thương mại cổ phần xuất nhập khẩu Việt Nam), Incombank( Ngân hàng công thương Việt Nam), Military Bank ( Ngân hàng TMCP quân đội),...để đảm bảo thanh toán nhanh, hiệu quả, ngoài ra đây là cách gây dựng quan hệ để thông qua đó xin hưởng tín dụng. -- Vay vốn ngân hàng, giảm tỷ lệ ký quỹ tại ngân hàng khi mở L/C. Do lượng vốn của công ty có hạn nên khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu, công ty nên kí hợp đồng tín dụng song song, thanh toán bằng nguồn vốn ngân hàng, công ty sẽ hoàn trả sau đó. Nguồn vốn này sẽ được tính là vốn vay ngân hàng. Ngoài ra khi mở L/C, công ty cũng cần đàm phán để giảm mức kí quỹ xuống, tốt nhất là không phải kí quỹ mở L/C, để tránh một lượng vốn bị đọng lại không thể lưu thông. Biện pháp thứ tư là xây dựng quan hệ với các nhà xuất khẩu. Ngoài việc phải giữ vững chữ tín để tạo sự tin tưởng của các nhà xuất khẩu công ty còn cần xây dựng tốt mối quan hệ với các nhà xuất khẩu bằng nhiều cách : - Đặt hàng thường xuyên, ổn định, xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững với cùng một nhà xuất khẩu về một mặt hàng. Chẳng hạn như công ty là nhà phân phối lốp đặc chủng Michelin, hay chuyên nhập khẩu phụ tùng từ Komatsu mà thôi. - Tổ chức gặp gỡ giữa lãnh đạo cấp cao hai bên. Lãnh đạo công ty đi thăm đối tác, bàn bạc kế hoạch hợp tác, giới thiệu thêm về công ty. Công ty cũng tổ chức chương trình hội thảo, mời lãnh đạo của bên đối tác thăm viếng công ty, tạo mối quan hệ lâu dài. - Gửi thư và quà thăm hỏi, chức mừng nhân các dịp lễ tết, ngày kỉ niệm của các đối tác. Tặng quà cho đối tác đúng theo phong tục, văn hoá của họ. - Ngoài thương mại, công ty còn kinh doanh du lịch. Do đó có thể tranh thủ tổ chức các tuor du lịch trao đổi, đưa nhân viên đối tác sang Việt Nam du lịch và đưa nhân viên công ty đi du lịch nước ngoài. 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Đối với ngân hàng Vietcombank. Ngân hàng đóng một vai trò quan trọng, tác động không nhỏ đến hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu của công ty nói riêng và hoạt động thanh toán quốc tế của các doanh nghiệp nói chung. Do vậy xin có một số kiến nghị đối với Ngân hàng nhằm giúp cho hoạt động thanh toán diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thứ nhất đề nghị ngân hàng tổ chức tốt công tác tư vấn cho các doanh nghiệp về các quy tắc, thủ tục, thông lệ trong thanh toán quốc tế. Các doanh nghiệp Việt Nam hiện còn yếu và thiếu kiến thức về lĩnh vực này làm cho thời gian thực hiện thanh toán quốc tế còn dài, các thủ tục, quy định của ngân hàng còn bị làm sai, phải thường xuyên làm lại. Nếu ngân hàng làm tốt công tác tư vấn tình trạng nãy sẽ không tiếp diễn nữa. Ngoài ra ngân hàng cũng có thể giúp đỡ các doanh nghiệp trong nghiệp vụ như lập và kiểm tra hối phiếu, bộ chứng từ trong thanh toán bằng L/C. Thứ hai, đề nghị ngân hàng tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp khi thực hiện thanh toán thông qua ngân hàng. Hoạt động thanh toán quốc tế đều phải thực hiện thông qua ngân hàng. Do vậy ngân hàng cần đơn giản hoá các thủ tục của mình, tạo điều kiện dỗ trợ về vốn cho doanh nghiệp, cấp tín dụng, đứng ra đảm bảo cho các doanh nghiệp trong thanh toán hàng nhập khẩu, thu nợ hộ các doanh nghiệp xuất khẩu. 3.3.2 Đối với tập đoàn Than- Khoáng sản Việt Nam. Mặc dù công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV đã chuyển đổi sang cổ phần từ năm 2004 và tiến hành hạch toán độc lập. Tuy nhiên Tập đoàn Than và khoáng sản Việt Nam vẫn là cơ quan chủ quản của công ty. Công ty vẫn phải thực hiện các quy chế, quy định của tập đoàn, làm các công việc tập đoàn giao. Do vậy để hoàn thiện hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu cần kiến nghị tập đoàn giúp đỡ công ty trong một số việc như sau: Thứ nhất, đề nghị tập đoàn Than và khoáng sản Việt Nam tiếp tục tổ chức các chương trình đào tạo chuyên môn nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ nhân viên công ty. Trong đó đưa thêm vào chương trình đào tạo các khoá học nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Thứ hai đề nghị Tập đoàn Than và khoáng sản Việt Nam xây dựng các quy chế thuận lợi hơn cho thanh toán hàng nhập khẩu. Thứ ba, đề nghị các cán bộ kế toán của tập đoàn hướng dẫn, tư vấn cho các cán bộ thanh toán của công ty về thực hiện thanh toán hàng nhập khẩu, do các cán bộ kế toán của tập đoàn được chọn lên từ các công ty con, có trình độ, kinh nghiệm hơn trong các nghiệp vụ này. 3.3.3 Đối với nhà nước. Nhà nước là cơ quan chính yếu, điều hành mọi hoạt động của quốc gia. Nhà nước ban hành luật pháp, chủ trương chính sách và những biện pháp cần thiết để ổn định nền kinh tế, ổn định xã hội. Do vậy chính phủ cần nắm bắt tình hình kịp thời để sửa đổi, bổ sung luật pháp cho phù hợp tình hình, tạo dựng một môi trường pháp lý hoàn thiện và ổn định. Đối với hoạt động nhập khẩu và thanh toán hàng nhập khẩu cũng cần có sự hộ trợ nhất định. Cụ thể : Hoàn thiện hành lang pháp lý về thanh toán quốc tế. Tạo ra cơ chế thông thoáng cho hoạt động của các ngân hàng, mở rộng hoạt động thanh toán quốc tế. Ổn định chính sách ngoại thương, chính sách ngoại hối. Các chính ngoại thương tác động tới hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động nhập khẩu của công ty nói riêng. Các chính sách ngoại hối điều chỉnh hoạt động thanh toán quốc tế của ngân hàng qua đó mà tạo thuận lợi cho hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu của công ty. Xây dựng thị trường hối đoái hoàn chỉnh. Hiện nay thị trường hối đoái của Việt Nam chưa phải là thị trường hối đoái hoàn chỉnh. Xây dựng thị trường hối đoái hoàn chỉnh giúp ổn định ngoại hối, ổn định hoạt động thanh toán của ngân hàng. KẾT LUẬN Sau một quá trình nghiên cứu và tìm hiểu các lý thuyết cơ bản về thanh toán hàng nhập khẩu và thực trạng hoạt động của công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV, tuy còn nhiều hạn chế do sự hiểu biết có hạn của bản thân nhưng em đã mạnh dạn đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu của công ty : Hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán hàng nhập khẩu của công ty. Nâng cao năng lực đàm phán hợp đồng. Lựa chọn các phương thức thanh toán có lợi Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Thực hiện các biện pháp bảo hiểm rủi ro và tỷ giá Xây dựng uy tín của công ty. Xây dựng quan hệ với ngân hàng Xây dựng mối quan hệ tốt với những nhà xuất khẩu. Hy vọng những biện pháp mà báo cáo chuyên đề này đưa ra có thể giúp một phần nhỏ để công ty cổ phần du lịch và thương mại – TKV có thể hoàn thiện hoạt động thanh toán hàng nhập khẩu, hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động nhập khẩu của công ty. Cám ơn sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của cô giáo Th.S Nguyễn Thị Liên Hương cũng như các cán bộ, nhân viên công ty cổ phần du lịch và thương mại-TKV đã giúp em hoàn thiện kiến thức chuyên môn và thực hiện chuyên đề thực tập này. Xin chân thành cảm ơn Danh mục tài liệu tham khảo. 1.PGS.TS.Nguyễn Văn Tiến – Giáo trình Thanh toán quốc tế đã cập nhật UCP600 – Nhà xuất bản Thống kê - xuất bản năm 2006. 2.TS.Nguyễn Minh Kiều – Thanh toán quốc tế - Nhà xuất bản thống kê- xuất bản tháng 8- 2006. 3.Tạp chí thương mại. 4.Tạp chí ngân hàng. 5. Website www.webketoan.vn 6. Website www.vietcombank.com.vn 7.Luận văn K45- Trường đại học kinh tế quốc dân.