Chuyên đề Một số biện pháp nhằm giảm thiểu tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp đồng NK phân bón hoá học ở công ty CP XNK Vật tư Nông nghiệp và Nông sản HN

nhân dẫn đến dẫn đến phát sinh tranh chấp . Công ty đã lựa chọn phương pháp thương lượng để giải quyết các trnh chấp .Để tỏ rõ thiện chí của mình , công ty luôn thương lượng trực tiếp với nhà XK để có thể đưa ra các giải pháp hữu hiệu nhất giúp hai bên hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến trnh chấp. Đồng thời phương pháp này đảm bảo quyền lợi các bên mà không làm mất uy tín của nhau cũng như chi phí . Thương lượng giữa hai bên có thể được tiến hành bằng hai cách : gặp nhau hoặc thông qua khiếu nại và trả lời khiếu nại cho nên trước tiên cần phải tiến hành khiếu nại . Khi hai bên giải quyết bằng khiếu nại đạt được kết quả thì tiết kiệm được rất nhiều chi phí , do vậy hiệu quả thực hiện hợp đồng đạt được cao hơn . III . Một số tranh chấp thường gặp trong quy trình thực hiện hợp đồng NK phân bón ở công ty. Vì mới tham gia nhập khẩu trực tiếp, nhưng công ty đã rất cố gắng thực hiện đúng hợp đồng với thương nhân nước ngoài nhưng để hợp đồng được thực hiện thành công thì không chỉ là sự cố gắng của một bên. Trong thực tiễn ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu không thể lường trước những nguyên nhân dẫn đến các tranh chấp. Các tranh chấp mà công ty thường gặp phải thì rất đa dạng, có tranh chấp về chất lượng hàng hoá, có tranh chấp về bao bì hàng hoá... Cụ thể như thế nào chúng ta sẽ tìm hiều thông qua một số tranh chấp sau: * Tranh chấp về chất lượng hàng hóa. Đây là tranh chấp thường hay xảy ra trong quy trình thực hiện hợp đồng TMQT. Nguyên nhân dẫn đến tranh chấp về chất lượng hàng hoá rất đa dạng: có thể là do trình độ khoa học kỹ thuật của bên bán khác với nước ta, do bên bán cố tình giao hàng không đúng chất lượng, hoặc cũng có thể do nguyên nhân từ phía người thứ ba như nhà vận tải, hãng bảo hiểm nhưng vẫn khiếu nại người XK. Sau đây là một trường hợp về việc bên bán giao hàng không đúng chất lượng dẫn đến tranh chấp. Tháng 1/2001 công ty đã ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà XK Trung Quốc. Theo hợp đồng này công ty CN Trung Quốc sẽ bán cho công ty 5000 MT phân kali ( clorua kali) 5% với giá 133 USD/MT CFR cảng Hải Phòng. Thanh toán bằng L/C không huỷ ngang, giao hàng trong vòng 25 ngày kể từ ngày bên bán nhận được thông báo L/C. Ngày 20/1/2001 tàu chở hàng đã cập cảng Hải Phòng, sau khi cán bộ của công ty làm các thủ tục giao nhận thì phát hiện hàng giao đã bị biến chất. Đây là một tình huống đã gây lúng túng cho ban lãnh đạo công ty. Bởi công ty nằm trong tình thế có nên nhận hành hay không. Ngay khi được cán bộ nghiệp vụ thông báo về ban giám đốc đã quyết định vẫn phải tiến hành nhận hàng vì các phương tiện xếp dỡ, vận chuyển, kho bãi đã chuẩn bị sẵn sàng. Đồng thời thương lượng trực tiếp ngay với người bán Trung Quốc, được biết nội tình của việc này là do lỗi của người vận chuyển đã chở hàng quá tải trên tàu và đã phải chuyển tải dọc đường và một phần hàng bị hư hỏng nặng. Mặt hàng phân bón hoá học là mặt hàng rất khó bảo quản,vì chúng có tính hút ẩm, lại biến chất khi tiếp xúc với không khí và ánh nắng. Công ty đã chủ động yêu cầu đối tác giảm giá 2 USD/ tấn. Phía bên bán không chấp nhận vì đây là lỗi của người chuyên chở. Trên thực tế hợp đồng được ký kết là giao hàng theo điều kiện CFR nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải chính thuộc về người bán do vậy mà người bán đã phải chấp nhận và thoả thuận sẽ giảm 1,5 USD cho công ty. Sau thương vụ lần này, tuy công ty đã thương lượng thành công nhưng các chi phí lần này vượt quá so với dự tính nhiều vì vậy mà không thu được lợi nhuận cao. * Tranh chấp liên quan đến bao bì đóng gói. Hàng hoá XNK phải trải qua một quãng đường vận chuyển dài, do đó dễ bị hư hỏng, biến dạng nếu không được bao gói cẩn thận, đặc biệt là đối với phân bón hoá học. Tại công ty đã xuất hiện một rắc rối về bao bì khi NK hàng của đối tác Indonêxia. Sự việc xảy ra như sau: Ngày 15/7/2001 công ty đã ký hợp đồng NK 5000 tấn phân urê với nhà XK Indonexia theo điều kiện CFR Hải Phòng (Incoterm 1990). Trong hợp đồng có quy đinh về điều khoản bao bì như sau: Hàng được đóng bao PP theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất, khối lượng mỗi bao từ 30-50 kg. Hàng đã về đễn cảng Hải Phòng, vẫn như mọi khi công ty làm thủ tục thông quan cho lô hàng nhập của mình. Nhưng đến khi kiểm tra hàng hoá thì thấy rất nhiều bao bị hỏng vượt quá dung sai cho phép. Điều này vẫn thường hay xảy ra đối với phân bón vì nếu không được bảo quản đúng phân có tính axít nên dễ làm hỏng bao bì. Ban giám đốc công ty đã họp bàn và trao đổi trực tiếp với bên Indonêxia, thế nhưng bên đó trả lời theo như trong hợp đồng hàng được đóng gói theo tiêu chuẩn. Rất may cho công ty là bên Vinacontrol giám định cho rằng bao bì không đúng với tiêu chuẩn vì ngay trên bao còn ghi các chỉ tiêu bằng tiếng địa phương. Sau nhiều lần thương lượng cộng với các chứng từ có trong tay bên XK đã đồng ý hạ 1 USD/tấn cho lô hàng. Bài học kinh nghiệm sau thương vụ lần này là hợp đồng ký kết chưa được chặt chẽ dẫn đến khó khăn cho việc thực hiện hợp đồng, và hiệu qủa không cao. Lần này chi phí xếp dỡ tăng hơn vì cầu đưa hàng từ tàu lên bến không sử dụng được mà phải sử dụng băng chuyền và tiền trả cho công nhân cũng cao hơn. Do đó công ty cần phải chú ý đến công tác chuẩn bị ký kết hợp đồng nhiều hơn. *Tranh chấp liên quan đến việc thanh toán. Đây là một tranh chấp khá phổ biến trong thực hiện hợp đồng NK. Nhà NK có thể bị khiếu nại nếu chậm mở L/C , mở L/C không đúng ...Trong thực tiễn thực hiện hợp đồng NK ở công ty đã xảy ra việc người bán khiếu nại công ty lên Trung tâm trọng tài quốc tế VN vì không thực hiện đúng nghĩa vụ thanh toán. Có thể tóm tắt sự việc như sau: Ngày 6/12/2001 công ty ký hợp đồng NK số AM/JS/01 với đối tác Hồng Kông. Khi đàm phán ký kết hợp đồng công ty đã chuyển cho nhà XK hợp đồng mẫu mà công ty đã ký trước đây với một hãng khác để bên bán tham khảo soạn thảo hợp đồng.Theo như trong hợp đồng hai bên ký kết công ty sẽ NK 10.000 MT 5% phân bón urê với giá 215 USD/MT CFR cảng Quy Nhơn, L/C phải được mở chậm nhất vào ngày 15/12/2001. quá hạn này mà công ty chưa mở L/C phải nộp phạt 3% trị giá hợp đồng, tiền phạt phải được trả trong vòng 3 ngày kể từ ngày hết hạn mở L/C. Ngày 8/12/2001 công ty có gửi một bản dự thảo mở L/C với một số điểm khác biệt hợp đồng.Thế nhưng 10/12/2001 bên Hồng Kông đã fax lại bản dự thảo với trả lời là không đồng ý sửa đổi. Cho đến ngày 20/12/2001 công ty vẫn chưa mở được L/C và nhà XK Hồng Kông đã khiếu nại đòi công ty nộp phạt 3% trị giá hợp đồng. Mặc dù đã thương lượng với bạn hàng nhưng vẫn không đem lại kết quả và khi giải trình ở VIAC đại diện công ty đã cho rằng bên bán không đưa những điều khoản giống như trong hợp đồng mẫu vào hợp đồng để ký kết. Sau khi nghiên cứu sự tình sự việc VIAC cho rằng những giải trình của công ty là không chính đáng: vì hợp đồng được ký kết bằng tiếng Anh nên công ty không nhận ra những điều khoản giống như trong hợp đồng mẫu nên công ty đã đơn phương sửa đổi hợp đồng. Do vậy phán quyết của trọng tài vẫn quyết định là công ty phải nộp phạt như trong hợp đồng. Bài học kinh nghiệm sau thương vụ lần này là công ty phải nâng cao chất lượng ký kết hợp đồng hơn nữa. * Kết luận: Ba vụ tranh chấp trên chỉ là điển hình trong những vụ tranh chấp của Công ty. Điều đó cho thấy thực hiện hợp đồng NK rất phức tạp, bất cứ tình huống nào cũng có thể phát sịnh ra tranh chấp. Do đó khi thực hiện hợp đồng Công ty phải có kế hoạch cụ thể cho từng khâu của công việc này. Đồng thời Công ty phải xử lý các sự cố có thể xảy ra bất kỳ lúc nào để kịp tiến độ nhập hàng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong nước. IV. Nhận xét chung về tình hình thực hiện hợp đồng NK phân bón ở công ty. 1. Nhận xét chung . - Tình hình ký kết hợp đồng NK. Ký kết hợp đồng NK là một khâu quan trọng cho việc thực hiện hợp đồng . Song trên thực tế , không phải hợp đồng kinh tế nào được ký kết cũng đều thực hiện thành công . Trước năm 2000, công ty chủ yếu NK qua uỷ thác , đơn vị nhận uỷ thác là Tổng công ty vật tư nông nghiệp – VIGECAM .Với hình thức này công ty phải chịu một tỷ lệ %nhất định (phí uỷ thác ) cho đơn vị nhận uỷ thác để NK hàng hoá. Bắt đầu từ năm 2000,công ty được phép NK trực tiếp . Và công ty đã trực tiếp ký kết hợp đồng NK với bạn hàng trên cơ sở nghiên cứu thị trường , các yếu tố ảnh hưởng .. . Đây chính là những bước đệm để công ty tham gia hoạt độngXNK . Cũng như bất kỳ một hợp đồng kinh tế thông thường , việc ký kết hợp đồng NK ở công ty có thể theo hình thức trực tiếp hay gián tiếp Đối với những bạn hàng đã quen thuộc thì công ty thường ký kết theo hình thức gián tiếp .Đây cũng là hình thức được sử dụng phổ biến ở công ty. Sau khi thu thập thôngtin , nhu cầ thị trường ,xác định nguồn hàng , công ty gửi hàng đến cho nhà XK hoặc nhà XK gửi đơn chào hàng đến cho cho công ty Sau khi đàm phán thoả thuận nếu hai bên nhất trí về mọi điều khoản trong đơn chào hàng thì bên xuất khẩu sẽ fax bản hợp đồng mẫu sang . Bản hợp đồng mẫu sẽ được ban giám đốc công ty nghiên cứu xem xét , nếu thấy không có vấn đề gì thì đại diện phía công ty sẽ ký vào hợp đồng , ngược lại nếu thấy có điều không hợp lý công ty sẽ đàm phán lại cho phù hợp . Mọi giao dịch đều bằng điện thoại vàthư tín Việc sử dụng hình thức giao dịch này giúp công ty có nhiều thời gian nghiên cứu cân nhắc , suy nghĩ và đưa ra mọi phương án thích hợp để thương vụ thành công . Đối với những bạn hàng lần đầu có quan hệ làm ăn với công ty hoặc những hợp đồng lớn cần có sự banf bạc chặt chẽ thì công ty ký kết theo hình thức trực tiếp . Để trực tiếp thảo luận đàm phán đưa ra các điều khoản phù hợp với mục đíh của mình và đảm bảo công bằng cho các bên tham gia , mọi hợp đồng NK của công ty đều do giám đốc trực tiếp ký kết Bảng số 6. Hợp đồng đã ký kết và thực hiện. Hợp đồng 1999 2000 2001 2002 HĐ NK uỷ thác 6 4 2 0 HĐ NK trực tiếp 4 8 10 Tổng số HĐ 6 8 10 10 Nguồn : Phòng kế hoạch kinh doanh Nội dung của bất kỳ hợp đồng NK nào được ký kết giữa công ty với công ty nước ngoài đều phải tuaan thủ các nguyên tắc chung của luật pháp về hợp đồng. Trước khi ký hợp đồngcán bộ nghiệp vụ của côngty phải nghiên cứu và thảo luận các điều khoản bên trong hợp đồng , cân nhắc xem đã đầy đủ những vấn đề đã đàm phán chưa , trong đó các vấn đề cần quan tâm hơn cả là :- Điều khoản tên hàng : Trong hợp đồng Nk phân bón tên hàng phải ghi chi tiết ,ví dụ tên thông dụng + tên hoá học +nơi sản xuất . - Điều khoản quy cách phẩm chất , số lượng hàng hoá .Vì mặt hàng phân bón hoá học rất đa dạng nên quy định chi tiết sẽ xác định đúng đối tượng mua bán .Ví dụ :Hàng hoá là phân urê (CO(NH2))2 có dạng nhỏ như trứng cá hoặc có dạng tinh thể màu trắng hạt tròn . Đây là hai loại thường hay nhầm lẫn nhất trong NK phân bón . Hay gửi mẫu thì mẫu phải có chữ ký xác nhận của hai bên , mẫu này sẽ là cơ sở để nhập hàng và giải quyết tranh chấp trong hợp đồng (nếu xảy ra ) .Xác nhận mẫu được làm thành 03 bản : Công ty giữ 01 bản . Phòng kế hoạch kinh doanh giữ 01 bản . Nhà XK giữ 01 bản . - Điều khoản giá cả hàng hoá : xác định rõ đồng tiền tính giá là đồng tiền nào , mức tính giá là bao nhiêu?. Công ty thường xác định giá NK dựa trên cơ sở giá nội địa , kết hợp với giá quốc tế , đồng thời cộng với các chi phí kinh doanh , thuế VAT ,thuế NK và các chi phí phát sinh . -Điều khoản thanh toán . Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C. Việc thanh toán được tiến hành qua Ngân Hàng Đầu Tư và Phát Triển chi nhánh Thanh Trì -Điều khoản khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Điều này được thoả thuận một cách chi tiết giải quyết khiếu nại bằng hình thức thương lượng, nếu thương lượng không đem lại kết quả sẽ nhờ đến trọng tài kinh tế. Tóm lại trong quá trình thực hiện kế hoạch hoạt động kinh doanh NK phân bón hoá học những năm vừa qua công ty tuy gặp nhiều khó khăn , nhưng với sự nỗ lực không ngừng công ty vẫn duy trì được tình hình kinh doanh các mặt hàng , giữ vững thị trường . Để có được kết quả này là cả quá trình cố gắng của tất cả các nhân viên trong công ty , đặc biệt là sự phấn đấu tích cực của phòng kế hoạch kinh doanh. Cụ thể , như việc điều tiết các mặt hàng kinh doanh , giải quyết các khó khăn để đẩy nhanh quá trình lưu chuyển hàng hoá. Công tác tìm kiếm thị trường: Tham gia vào thị trường phân bón trên 20 năm, hiện nay với chức năng nhập khẩu phân bón trực tiếp theo kế hoạch của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, được phép nhập khẩu tự doanh hay NK ủy thác phân bón hoá học, Công ty đã chiếm được thị phần lớn trong thị trường nội địa. Thị trường về hàng hoá của Công ty trong những năm vừa qua có sự biến động cả về chiều sâu lẫn chiều rộng. Các sản phẩm NK của Công ty đã tăng lên về số lượngvà giá trị. Điều này càng khẳng định uy tín của Công ty đang ngày càng được biết đến và nâng lên trên thị trươngf quốc tế. Thêm vào đó Phòng Kinh doanh đã có nhiều cố gắng tìm kiếm các đơn đặt hàng, các bạn hàng lớn để đáp ứng tối đa nhu cầu sản xuất nông nghiệp. Công ty đã đề ra chủ trương biện pháp cụ thể để đẩy mạnh xuất nhập khẩu, xây dựng quy chế thưởng, khuyến khích các hoạt động phong trào thi đua nhằm thực hiện thắng lợi nhiệm vụ được giao. Công ty tăng cường chỉ đạo các hoạt động Kinh doanh nhập khẩu nên mang lại hiệu quả kinh tế và bảo toàn vốn trong điều kiện tỷ gía biến động mạnh, Nhà nước quản lý vĩ mô chặt chẽ như ngày nay. Trong công tác thực hiện hợp đồng NK, hầu hết các cán bộ của Phòng Kế hoạch - Kinh doanh đã cố gắng hết mình thực hiện tốt các công việc của công ty. Trong năm vừa qua, số hợp đồng tranh chấp của Công ty đã giảm đáng kể,. 2. Những thuận lợi: Là một Công ty hoạt động lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh phân bón, Công ty CP XNK Vật tư Nông nghiệp và Nông sản có cả bề dày lịch sử và kinh nghiệm khi bước chân vào nền Kinh tế thị trường, và Công ty đã từng bước khẳng định vị trí “ đầu đàn ” của mình trên thị trường phân bón. Trong thời gian qua có một số biến động về thị trường phân bón gây khó khăn cho Công ty như: Thị trường phân bón biến động thất thường, giá cả mặt hàng không ổn định gây khó khăn cho việc định giá và thực hiện giá bán sản phẩm cũng như việc hoạch định kế hoạch kinh doanh. Mặt hàng phân bón là mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá chịu sự quản lý của Nhà nước nên việc tác động chịu sự kiểm soát chặt chẽ, thủ tục XNK rườm rà là những nhân tố làm mất đi tính linh hoạt chủ động trong kinh doanh của Doanh nghiệp. Ngoài ra, Chính phủ gần đây đã nới lỏng việc quản lý bằng cách không quản lý về số lượng phân bón NK nhưng đồng thời lại giảm các biện pháp hỗ trợ cho Doanh nghiệp Kinh doanh mặt hàng phân bón nên tạo ra môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt. Tuy nhiên đứng trước những khó khăn và thử thách trên, Công ty vẫn luốn đảm bảo kinh doanh có lãi. Trong 4 năm trở lại đây mức thu nhập của CBCNV Công ty đạt mức cao so với mặt bằng thu nhập của người Việt Nam ( đạt trung bình 1 triệu đồng/tháng ). Công ty là doanh nghiệp có uy tín cao có vị thế vững chắc trên thị trường và hiện là một trong những nhà phân phối lớn cung cấp phân bón cho sản xuất trong nước. Có được các thành công trên là do một số yếu tố khách quan và chủ quan. Trước hết là các yếu tố khách quan ( vĩ mô ). + Chính phủ có những chính sách mở rộng cho phép XNK trực tiếp, thuế quan và hạn nghạch được cắt giảm đáng kể . Nhà nước kịp thời ban hành những văn bản pháp luật có liên quan đến thương mại, làm cơ sở cho việc thực hiện hợp đồng NK một cách dễ dàng thuận lợi nhất. + Sự ưu đãi, trợ giúp của Chính phủ trong ngành nông nghiệp, đặc biệt là trong kinh doanh phân bón tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty phát triển từ những bước đi ban đầu đến khi lớn mạnh như ngày nay. Với đặc thù là kinh doanh mặt hàng quan trọng phục vụ cho ngành kinh tế chính của đất nước, Công ty luôn có được sự ủng hộ cần thiết cho việc kinh doanh có hiệu quả. Các yếu tố chủ quan: + Công ty thường xuyên chú trọng nâng cao mối quan hệ với các bạn hàng và các nhà NK. Bên cạnh dó, Công ty cũng cố gắng nâng cao chất lướng sản phẩmNK bằng cách thực hiện tốt hợp đồng NK. Các hợp đồng NK của Công ty chủ yếu là với những bạn hàng quen thuộc. Điều đó cho phép Công ty và bạn hàng dễ đạt được những thoả thuận hơn. + Công ty có hệ thống kinh doanh phân phối rộng khắp cả nước, bao gồm hệ thống các cửa hàng, các trạm vật tư chi nhánh sẵn sàng dưa sản phẩm đến tay người nông dân nhanh nhất đồng thời có hiệu quả nhất. Ngoài ra, Công ty còn có hệ thống kho bảo quản lớn khiến cho Công ty luôn chủ động trong việc cung cấp phân bón kịp thời vụ, đúng và đủ nhu cầu. + Cũng với xu thế phát triển thị trường việc Công ty linh hoạt, chủ động trong hoạt động kinh doanh, đa dạng hoá mặt hàng ... giúp Công ty ngày càng thích nghi trong môi trường Kinh doanh mới này. 3. Những vấn đề còn tồn tại ở công ty Trong những năm qua, mặc dù công ty đã có những thành tựu nhất định trong kinh doanh NK phân bón nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Với các chính sách ưu đãi của nhà nước hiện nay thì những vấn đề chủ yếu xuất phát từ công ty. Trước tiên, phải kể đến đó là những yếu kém trong công tác đàm phán ký kết hợp đồng. Đây là một khâu rất quan trọng, là bước tiền đề để thực hiện thành công hợp đồng. Hiệu quả thực hiện hợp đồng của chúng ta không cao là do hợp đồng của chúng ta ký chưa tốt. Công tác đàm phán ký kết hợp đồng phụ thuộc rất nhiều vào khả năng và trình độ của người ký kết. Người có thẩm quyền ký hợp đồng phải có được trình độ nhất định về luật pháp, ngoại ngữ, và nghiệp vụ thương mại quốc tế. Nếu không hợp đồng ký kết sẽ rất sơ hở dẫn đến việc thực hiện hợp đồng khó khăn và kết quả là phát sinh tranh chấp gây tổn thất cho công ty. Yếu tố thứ hai là khả năng thực hiện và kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện hợp đồng. Ngoài ký kết hợp đồng kém thì khả năng thực hiện hợp đồng cũng là một nguyên nhân làm phát sinh tranh chấp. Công ty phải có kế hoạch chi tiết cho từng khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng, giải quyết kịp thời những tình huống phát sinh tránh để xảy ra tranh chấp. Trong đó khả năng giao nhận hàng và thanh toán tiền hàng cần phải được lưu ý hơn cả. Trình độ của cán bộ còn có những hạn chế nhất định. Ví dụ, việc nắm bắt thông tin về thị trường chưa tốt. Hiện nay thông tin về thị trường phân bón thế giới và trong nước, thông tin về tỷ giá hối đoái, thông tin về tình hình vận tải quốc tế, thông tin về các văn bản mới của Chính Phủ..thay đổi hàng ngày, hàng giờ. Nếu không cập nhập xử lý thông tin sẽ làm cho việc thực hiện hợp đồng kém hiệu quả. Nguồn lực của công ty còn hạn chế cả về nhân lực và vốn. Do đặc điểm kinh doanh của công ty nên yêu cầu về vốn là rất cần thiết, công ty cần đầu tư vào trang thiết bị hiện đại, và có vốn để nhập hàng đúng thời cơ. Ngoài ra, mặt hàng phân bón hoá học là mặt hàng có tính mùa vụ nên rất cần nhiều nhân lực, ví dụ như khi hàng từ nước ngoài về cần cán lực lượng cán bộ giao nhận phối hợp với cán bộ kinh doanh tại các cửa hàng để phân phối hàng kịp thời. Với những hạn chế và tồn tại nêu trên đưa đến một thực tế là thực trạng tình hình thực hiện hợp đồng NK của công ty thường yếu kém. Đây chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến tranh chấp trong việc thực hiện hợp đồng của công ty. Qua đây em xin đề xuất một số giải pháp nhằm giảm thiểu tranh chấp trong thực hiện hợp đồng ở công ty. Chương III: Những giải pháp nhằm giảm thiểu tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp đồng Nk phận bón I. Phương hướng mục tiêu hoạt động của công ty. 1. Hoạt động sản xuất phân bón hoá học ở nước ta hiện nay. Nông nghiệp là một ngành sản xuất quan trọng, ở Việt Nam hiện tại nông nghiệp chiếm khoảng 80% lực lượng lao động của toàn xã hội và khoảng 72% GDP của cả nước. Trong sản xuất nông nghiệp có nhiều yếu tố tác động đến năng suất và sản lượng các loại cây trồng như đất đai, thời thiết khí hậu, giống cây trồng ..., song phân bón bao giờ cũng là yếu tố có tính quyết định thường xuyên. Bởi vậy phân bón được xếp vào loại mặt hàng chiến lược đối với sản xuất nông nghiệp. Đặc biệt nước ta là một nước nông nghiệp nên nhu cầu về phân bón rất lớn ( bình quân mỗi năm khoảng 3,5 triệu tấn phân bón các loại ). Tuy nhiên, công nghiệp hoá chất của nước ta lại quá nhỏ bé và lạc hậu, hiện tại mới cung ứng khoảng 8-10% nhu cầu phân bón cho cả nước, số còn lại phải dựa vào NK. Tính đến hết năm 2001, cả nước ta sản xuất được 973.000 tấn phân lân chế biến, 99.000 tấn phân đạm và 1 triệu tấn NPK, Phân lân chế biến và phân NPK thì các nhà máy sản xuất trong nước có thể đáp ứng được nhu cầu, phân đạm đáp ứng được 6% nhu cầu, còn phân SA, DAP, Kali chúng ta hoàn toàn phải NK. Hiện tại ở nước ta hầu hết số lượng phân hoá học đều do TổngCông ty hoá chất Việt Nam sản xuất. Sản phẩm gồm 4 nhóm chính là: Phân đạm urê, phân lân chế biến, phân hỗn hợp dạng rắn hoặc lỏng, phân khoáng nghiền. Với 4 nhóm sản phẩm này được chia thành 495 loại trong danh mục phân bón được phép lưu hành và sử dụng tại Việt Nam. Các nhà máy sản xuất chủ yếu là phân lân và phân đạm. Phân lân: Có phân lân nung chảy và phân supe phôt phat đơn. + Phân lân nung chảy : ở nước ta loại này được sản xuất theo công nghệ lò cao từ quặng apatit loại II và than Antraxit, công nghệ này có hiệu quả kinh tế tương đối cao. + Phân supe phốt phát đơn : được các nhà máy sản xuất theo phương pháp công nghệ truyền thống phổ biến có phòng hoá thạch. Hai loại này hiện nay đang đáp ứng đày đủ nhu cầu sản xuất trong nước. - Về phân đạm : Hiện tại, chúng ta có một nhà máy phân đạm sản xuất Urê với công xuất 130.000 tấn/năm, nhưng công nghệ của nhà máy này là công nghệ khí hoá than có từ thời kỳ năm 1960 máy móc thiết bị đã quá lạc hậu nên giá thành sản phẩm rất cao khó cạnh tranh . Trong chiến lược phát triển ngành sản xuất phân bón, chúng ta đang xây dựng 2 nhà máy sản xuất phân Urê ở phía Nam từ nguyên liệu khí thiên nhiên với công suất 760.000-800.000 tấn Urê/năm/mỗi nhà máy. Công nghệ và thiết bị nhà máy này theo trình độ hiện đại, tự động hoá cao, tiêu hao năng lượng thấp, tuy nhiên giá khí nguyên vật liệu của ta lại khá cao. Về phân hỗn hợp NPK : phân NPK của ta hiện nay chủ yếu được sản xuất theo 2 phương pháp : trộn hạt và tạo hạt hơi nước trong thùng quay. Thiết bị này có thể chế tạo trong nước. Thời gian tới việc đầu tư phát triển sản xuất sẽ tiếp tục hoàn thiện hệ thống thiết bị, nâng công suất, nâng tính năng cơ lý sản phẩm để nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng hiệu quả kinh tế. Trong năm 2003 theo kế hoạch của Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn, Việt Nam sẽ nhập khẩu 4 triệu tấn phân bón trong đó có 2 triệu tấn phân urê và 700.000 tấn phân DAP. Nhìn chung, ngành sản xuất phân bón hoá học của Việt Nam có từ gần 40 năm nay, nên đội ngũ cán bộ trình độ còn hạn chế, công nghệ sản xuất còn lạc hậu, đòi hỏi những năm tới Nhà nước cần có một số biện pháp cần thiết để tạo sự bình ổn thị trường phân bón trong nước gồm: phát động nội lực, tăng khả năng sản xuất các loại phân bón trong nước, tăng cường quản lý thị trường, chống buôn lậu đầu cơ, kinh doanh hàng kém phẩm chất hàng giả. Nếu phát hiện những hành vi này cần sử lý nghiêm minh, phải có chiến lược dự trữ phân bón , vì tình hình thế giới luôn biến động. 2. Định hướng hoạt động kinh doanh của công ty trong thơì gian tới 2.1. Định hướng phát triển nhập khẩu Trong xu hướng toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ, Việt Nam không ngừng hợp tác quốc tế, mở rộng quan hệ hội nhập với khu vực và thế giới như ra nhập AFTA, chuẩn bị tham gia WTO. Điều này đã tác động mạnh tới hoạt động kinh tế đối ngoại, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá của Việt Nam, trong đó có hàng nông nghiệp. Riêng với ngành kinh doanh phân bón hiện nay vẫn còn chưa được sự chỉ đạo của chính phủ. Hàng năm, Thủ tướng chính phủ ký quyết định nhập khẩu bao nhiêu phân bón và các công ty là đầu mối nhập khẩu. Tuy nhiên, trong thời gian gần đây với các quyết định của Thủ tướng chính phủ cho thấy chính sách nhập khẩu phân bón ngày càng được bổ xung hoàn thiện sát nhu cầu thi trường, phản ánh một xu thế: Việc nhập khẩu kinh doanh phân bón ngày càng được tự do hoá, giảm sự điều hành của Nhà nước, tăng tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các doanh nghiệp nhập khẩu. Nếu từ trước năm 1997, Nhà nước thường giao cho các công ty đảm nhận chức năng dự trữ lưu thông và rồi hàng năm thì lỗ hàng tỷ đồng, thì từ năm 1998 chức năng này không còn nữa, doanh nghiệp còn tự chịu trách nhiệm với kết quả sản xuất kinh doanh của mình, Nhà nước bù lỗ do trượt tỷ giá ngoại tệ cho các doanh nghiệp kinh doanh phân bó. Bắt đầu từ 1999 và 2000 Nhà nước không bù lỗ dưới mọi hình thức. Phân bón là mặt hàng được Nhà nước xếp vào danh mục mặt hàng Nhà nước không được giữ độc quyền. Việc quản lý doanh nghiệp nhập khẩu phân bón từ trước đến nay Nhà nước quản lý theo 2 cấp : vừa quản lý đầu mối vừa quản lý số lượng. Từ năm 2000 việc quản lý chỉ còn một cấp. Thủ tướng chính phủ chỉ định đầu mối, còn số lượng do các doanh nghiệp tự cân đối về tài chính và khả năng tiêu thụ để nhập khẩu. Với quyết định này các doanh nghiệp nhập khẩu phân bón thực sự là các doanh nghiệp thuần tuý không còn được hưởng các đặc quyền đặc lợi. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực sự đối đầu với thị trường, tự vươn lên bằng nỗ lực để chiếm lĩnh thị phần. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu VTNN và NS cũng không nằm ngoài trường hợp này. Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh kinh doanh nhập khẩu của công ty năm 2003 : Bảng 7. Bảng chỉ tiêu các mặt hàng kinh doanh Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2003 Tổng khối lượng hàng hoá NK + Urê + Kali + DAP + SA + Các loại khác Tấn Tấn Tấn Tấn Tấn Tấn 750.000 300.000 50.000 150.000 50.000 200.000 Tổng khối lượng HH bán ra Tấn 850.000 Tổng doanh thu Tỷ đồng 380 Nguồn : Phòng kế hoạch kinh doanh 1. 2.2. Phương hướng phát triển hoạt động kinh doanh trong nước của công ty Ngành sản xuất phân bón của nước ta chủ yếu để cung cấp cho nhu cầu trong nước, phần xuất khẩu là không đáng kể. Do vậy, công ty luôn coi trọng thị trường trong nước và sau đây là một số định hướng trong năm tới của công ty. - Về thị trường : Hoạt động ổn định trên 3 thị trường : Bắc, Trung, Nam, cố gắng giữ vững và mở rộng thị phần cũng như phát triển thêm những thị trường mới như miền núi, trung du.. - Về khối lượng hàng hoá : Đảm bảo cung ứng đủ số lượng, kịp thời vụ mùa với giá cả hợp lý có lợi cho nông dân. - Về cơ sở hạ tầng : Đổi mới trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh, xây dựng thêm hệ thống kho tàng đủ để đáp ứng nhu cầu dự trữ phân bón. - Về tài chính : Kinh doanh phải có lãi, bảo toàn vốn, cố gắng đạt và vượt các chỉ tiêu nộp ngân sách nhà nước và nhiệm vụ khác. - Nguồn nhân lực : Do đặc điểm kinh doanh của công ty nên đây là yếu tố rất quan trọng, nó đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của công ty. Có chính sách sắp xếp lại nhân lực vào vị trí phù hợp làm phát huy sở trường và năng lực của họ, bên cạnh đó công ty có kế hoạch đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho tong đối tượng lao động. Phương hướng lao động của công ty cũng như toàn bộ công nhân viên không nằm ngoài mục tiêu là xây dựng công ty thành một đơn vị đầu đàn trong ngành kinh doanh phân bón. Dựa trên cơ sở thực tiễn và các định hướng mục tiêu của công ty, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm giảm thiểu tranh chấp để hoàn thiện quy trình nhập khẩu phân bón ở công ty. II. Một số giải pháp nhằm giảm thiểu tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phân bón tại công ty. Khi hợp đồng đã được kí kết, quyền lợi của các bên đã được xác lập một cách hợp pháp, công ty phải thực hiện tốt các nghĩa vụ đã ghi trong hợp đồng, đồng thời đôn đốc phía đối tác thực hiện các yêu cầu có ghi trong hợp đồng. Phải nói rằng thực hiện hợp đồng nhập khâủ là một quá trình quyết dịnh tới sự thành hay bại của hoạt động kinh doanh. Bất kỳ một sai sót nào trong quá trình này đều có thể tạo ra những hậu quả khôn lường, dẫn tới tổn thất. Thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng. Chính vì vậy, công việc tổ chức cần được tiến hành chu đáo, có kế hoạch chi tiết trên cơ sở tiết kiệm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu. Qua thời gian tìm hiểu về hoạt động nhập khẩu phân bón của công ty em xin mạnh dạn đưa ra một số biện pháp sau : 1. Những giải pháp về mặt kỹ thuật nghiệp vụ. Hoàn thiện công tác tổ chức, thực hiện và giám sát hợp đồng. - Xây dựng phương án, kế hoạch thực hiện hợp đồng. Để hoàn thành công tác thực hiện hợp đồng một cách có hiệu quả nhất, công ty nên xây dựng phương án, kế hoạch thực hiện hợp đồng. Kế hoạch này phải được xây dựng cụ thể, chi tiết về việc phân công nhân sự trong các khâu, thời gian thực hiện các khâu trong hợp đồng. Điều này giúp công ty sử dụng tối đa hiệu quả các nguồn lực : tài chính, nhân sự, đồng thời tạo điều kiện để công tác giám sát và điều hành hợp đòng được thực hiện thuận lợi. - Tổ chức tốt khâu tiếp nhận hàng hoá : Ngay sau khi hợp đồng được ký kết, các bên phải tiến hành hàng loạt các công việc để hàng hoá được di chuyển từ người bán sang người mua như : làm thủ tục hải quan, thuê phương tiện vận tải, giao nhận hàng hoá với phương tiện… Riêng đối với nhà nhập khẩu, tổ chức tốt khâu nhận hàng nhập khẩu là một yếu tố rất quan trọng, nó làm cơ sở để giải quyết các tình huống phát sinh sau này. Hàng hoá của công ty không phải lưu kho, bãi ở cảng do vậy cán bộ nghiệp vụ trực tiếp nhận tại tàu và phảI chú ý một số vấn đề sau : + Chuẩn bị kỹ, chính xác các chứng từ cần thiết khi nhận hàng, bao gồm : hợp đồng ngoại thương, vận đơn đường biển (B/L),lệnh giao hàng (D/O), hoá đơn thương mại (Invoice), phiếu đống gói, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận phẩm chất (C/Q), đơn bảo hiểm.. + Trong quá trình đến nhận hàng, công ty phảI kiểm tra chặt chẽ : - Khối lượng hàng hoá : Chủng loại, số lượng tong loại, phạm vi lựa chọn về số lượng : Ví dụ : khối lượng hàng hoá : 5000MT phân đạm. Trong đó 3000MT phân Urê 1000MT phân đạm clorua (NH4CL) 1000MT phân sunphat đạm (NH4)2SO4 + Chất lượng hàng hoá : Kiểm tra đúng chất lượng đã qui định trong hợp đồng, chỉ định cơ quan giám định… + Bao bì hàng hoá : Loại và chất lượng bao bì. VD : Quy định bao bì là poliêtylen hay túi nilông. + Lịch giao hàng : Kiểm tra lịch trình giao hàng, số lần giao hàng, thông báo giao hàng, các điều kiện về cảng, thời điểm dự tính cảng đến nơi, ngày cuối cùng phảI giao từng đợt hàng. Trong khâu này nếu có tình huống phát sinh, cấn bộ công ty phảI kịp thời báo ngay cho ban lãnh đạo công ty đồng thời giải quyết những tình tiết có thể sử lý tại chỗ. Giám đốc sẽ trực tiếp chỉ đạo thống nhất đưa ra các giải pháp tối ưu nhất để đảm bảo hàng nhập khẩu. - Hoàn thiện công tác mua bảo hiểm hàng hoá Để giảm bớt rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hoá là việc hết sức cần thiết. Nhất là đối với mặt hàng phân bón hoá học : mặt hàng dễ thay đổi chất lượng bởi nhưng biến động của thời tiết. Tuy nhiên, một vấn đề đặt ra cho thấy là làm sao mua “đúng “ và “đủ” bảo hiểm cho hàng hoá. Tức là mua bảo hiểm như thế nàođể khi có tổn thất xảy ra thì sẽ đực bồi thường trong khi tiết kiệm được chi phí bảo hiểm. Để mua đúng bảo hiểm phảI dựa vào tính chất và đặc điểm hàng hoá, cách đóng gói, tình hình xếp dỡ tại các bến cảng liên quan. Hiện nay, công ty thực hiện rất nhiều hợp đồng bảo hiểm, đơn vị nhận bảo hiểm của công ty thường là : Công ty bảo hiểm dầu khí Việt Nam, công ty bảo hiểm Bảo Minh. Khi tiến hành mua bảo hiểm công ty thường mua theo điều kiện C. Qua nghiên cứu thực tiễn kinh doanh cho thấy công ty có thể tuỳ từng mặt hàng khác nhau, từng phương thức vận tải, lịch trình vận chuyển mà lựa chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp. Ví dụ : Có thể mua điều kiện bảo hiểm C hoặc B sau đó mua thêm bảo hiểm cho những rủi ro phụ như : + Hư hại do nước mưa hoặc nước ngọt + Giao thiếu hàng hoặc không giao + Mất trộm, mất cắp. + Hư hại do xếp chung với hàng khác Thực hiện tốt công tác mua bảo hiểm hàng hoá là một biện pháp hữu hiệu để hạn chế, phòng ngừa từ xa những rủi ro có thể dẫn đến tranh chấp trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu. - Chủ động trong việc thuê phương tiện vận tải. Việt Nam là một nước có vị trí địa lý thuận lợi để phát triển vận tải đường thuỷ, chúng ta nên tận dụng ưu thế này. Tuy lực lượng vận tải quốc tế của ta chưa mạnh ( hiện tại lực lượng phương tiện vận tải của ta mới chỉ chuyên chở được khoảng 10-12% khối lượng hàng hoá TMQT và các cảng biển của ta mới chỉ xếp dỡ được khoảng 45-50 triệu tấn hàng hoá), nhưng nhiều năm qua nó đẫ góp phần đáng kể trong phát triển hàng hoá quốc tế. Theo kế hoạch phát triển hàng hoá quốc tế của bộ giao thông vận tải thì đến năm 2010, Việt Nam có 114 cảng biển, đảm bảo xếp dỡ khoảng 190 triệu tấn hàng hoá, tức là nhiều gấp 4 lần hiện tại. Hiện nay, công ty thường nhập khẩu theo điều kiện CFR, nên thuê phương tiện vận tải là nghĩa vụ của bên đối tác. Nhưng với sự phát triển của ngành vận tải như hiện nay, công ty nên vận dụng các đội tàu trong nước. Điều này có thể tiết kiệm chi phí, kiểm soát được khả năng đi biển của tàu và điều tra được khả năng tài chính của hãng tàu ...thuận tiện trong việc giám sát hãng tàu thực hiện hợp đồng chuyên chở. 1.2. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường và điều tra đối tác Nghiên cứu chi tiết thị trường thực chất là nghiên cứu đối tượng giao dịchvà hàng hoá mà doanh nghiệp kinh doanh. Để đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường, công ty phải xây dựng một phương pháp nghiên cứu có hiệu quả. Đối với nhà nhập khẩu, nghiên cứu thị trường phải trả lời các câu hỏi : ai có thể cung cấp loại hàng đó? Cơ cấu cung cấp như thế nào? số lượng cung cấp như thế nào? giá cả như thế nào? cung cấp ở đâu, vào thời điểm nào? các đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực này? Hiện nay, công ty chỉ có khả năng áp dụng phương pháp ngiên cứu, điều tra tại văn phòng (nguồn thông tin thứ cấp). Tuy nhiên do một số hạn chế mà thông tin của công ty thường thiếu tính cập nhật và độ tin cậy không cao. Vì vậy trong thời gian tới, công ty cần phải khắc phục tình trạng này bằng các phương pháp : nâng cao năng lực, trình độ phân tích của cán bộ, sử dụng dịch vụ môi giới hay thu thập thông tin từ phía các đối tác, đại lý, các phương tiện thông tin đại chúng, các ấn phẩm, các hội thảo hội nghị, sở giao dịch, các báo cáo.. Để hợp đồng nhập khẩu được thực hiện một cách chắc chắn thì khả năng của đối tác là một yếu tố rất cần thiết. Hiện nay tình trạng công ty ma, công ty buôn bán hàng giả, trốn thuế là rất phổ biến. Do vậy, để lựa chọn đối tác thích hợp, công ty cần điều tra đối tác về khả năng tài chính, khả năng phát triển, năng lực trong ngành, uy tín trong thanh toán giao nhận hàng hoá, trình độ quản lý.. Thực hiện tốt công tác này sẽ là cơ sở chắc chắn đảm bảo việc thực hiện hợp đồng tốt hơn. - Xây dựng phương án kinh doanh: Lập phương án kinh doanh thực chất là đi xây dựng một chương trình cho hoạt động kinh doanh cụ thể để dễ hướng tới thực hiện mục tiêu kinh doanh. Nó dẫn dắt mọi hoạt động từ giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng đi theo những con đường tối ưu nhất và thống nhất các nỗ lực và nguồn lực của công ty. Ngày nay trong cơ chế thi trường xây dựng 1 phương án kinh doanh phù hợp có tính khả thi dựa trên các căn cứ khoa học là rất cần thiết nhất là đối với doanh nghiệp king doanh XNK. Các cán bộ công ty khi xây dựng phương án kinh doanh cần chú ý xác định nhu cầu trong nước và xác định nguồn hàng nhập khẩu, xác định sự biến động của thị trường nguồn hàng trên thế giới. Các luận cứ trên phải đảm bảo được các yêu cầu sau : + Phải thích ứng với sự thay đổi của môi trường và thị trường + Phù hợp với điều kiện của công ty + Đảm bảo được mục tiêu bảo hiểm của công ty + Có tính khả thi và an toàn + Đảm bảo được mối quan hệ biện chứng giữa lợi ích của công ty và lợi ích của Xã hội. Muốn vậy, phải dựa vào : tình thế của thị trường, chiến lược kinh doanh tổng quát của công ty, khả năng của công ty và đối thủ cạnh tranh. Phương án kinh doanh chi tiết, rõ ràng là con đường ngắn nhất, nhanh nhất để công ty kinh doanh có hiệu quả. Có thể tóm tắt quy trình xây dựng phương án kinh doanh như sau : Sơ đồ 4. Sơ đồ lựa chọn phương án kinh doanh Phân tích để lựa chọn thị trường và mặt hàng kinh doanh Xác định mục tiêu Phác thảo các phương án KD Lựa chọn phương án KD - Nâng cao năng lực đàm phán Trong công tác giao dịch đàm phán, muốn thành công công ty phải chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu bao gồm : tài liệu về hàng hoá, thị trường đối tác và một số tài kiệu khác có liên quan đề phòng có vấn đề nảy sinh. Trong công tác lựa chọn nhân viên đàm phán công ty nên lựa chọn người có năng lực trong các lĩnh vực như kinh doanh, kỹ thuật, pháp luật, tài vụ, ngoại ngữ và đặc biệt là kỹ năng đàm phán. Công ty khi có thương vụ thường do giám đốc trực tiếp giao dịch, tuy nhiên giám đốc có thể uỷ quyền hay kết hợp với phó giám đốc thành một nhóm đàm phán, điều đó sẽ thuận lợi trong công tác đàm phán hơn. Trên thực tế, công ty chủ yếu giao dịch thông qua Fax và email, do đó cần phải trình bày nội dung thật rõ ràng, chính xác tránh gây hiểu lầm và nhất là phải kịp thời để đảm bảo tính cập nhật trong kinh doanh. Đây là yếu tố nhỏ nhưng rất hay sơ suất dẫn đến tranh chấp nên cần phải chú ý. 1.3. Hoàn thiện kỹ năng soạn thảo hợp đồng. Đây là một giải pháp quan trọng về mặt kỹ thuật nghiệp vụ, thực tế đã chứng minh có rất nhiều tranh chấp phát sinh từ khâu soạn thảo hợp đồng. Vì vậy, để giảm tối đa các tranh chấp sau này, hợp đồng nhập khẩu của công ty phải được soạn thảo chặt chẽ và cẩn thận cả về khía cạnh kỹ thuật cũng như pháp lý. Đây cũng là khâu công ty có thể hoàn thiện nhiều hơn. Vì hợp đồng ngoại thương của công ty phần nhiều là do bên đối tác người nước ngoài soạn thảo, nhiều khi có những “ tiểu xảo” không nhận ngay ra được. Trong quá trình soạn thảo hợp đồng cần chú ý, vận dụng tốt các nguồn luật, sử dụng từ ngữ chính xác, rõ ràng, không sử dụng các thuật ngữ địa phương và đặc biệt lưu ý ở một số điều khoản sau : + Điều khoản tên hàng : Mặt hàng phân bón hoá học có rất nhiều chủng loại, mỗi loại lại có rất nhiều cách gọi khác nhau vì vậy tên hàng phải ghi chi tiết, chính xác bằng tên tiếng Anh, tên theo công thức hoá học ( tên thương phẩm), tên theo nơi sản xuất …Nếu hợp đồng nhập khẩu nhiều loại hàng khác nhau hay mặt hàng chia làm nhiều mẫu mã có đặc điểm chất lượng khác nhau thì phải lập bảng phụ lục đính kèm hợp đồng. Chú ý trong văn bản chính của hợp đồng cần có điều khoản bảo lưu thích ứng cho vấn đề này. + Điều khoản về chất lượng hàng hoá Nhìn chung đây là điều khoản dễ xảy ra sai sót nhất, đặc biệt là với mặt hàng phân bón hoá học. Nguyên nhân là do mỗi mặt hàng phân bón hoá học có một cấu tạo và chất lượng khác nhau. Trong quá trình vận chuyển hàng hoá từ nước người bán sang nước ta, hàng hoá phải trải qua quá trình vận chuyển dài ngày với những điều kiện khí hậu môi trường phức tạp nên dễ biến chất. Vì vậy việc kiểm tra quy cách phẩm chất hàng hoá phải tuân thủ tiêu chuẩn và nguyên tắc quốc tế hoặc tập quán buôn bán. Ví dụ : Trong mặt hàng phân lân thì phân lân phốt phát nội ít hút ẩm, ít bị biến chất nhưng supe lân lại nhanh bị biến chất ( vốn cục, nhão) và do phân có tính axít nên dễ làm hỏng bao bì. Yêu cầu đặt ra cho ngươì soạn thảo hợp đồng là phải nắm vững tính thương phẩm để vận dụng soạn thảo điều khoản này phải quy định rõ vấn đề kiểm tra chất lượng hàng hoá : địa điểm kiểm tra, cơ quan kiểm tra, chi phí kiểm tra.. + Điều khoản số lượng Khi lập hợp đồng cần chú ý 3 vấn đề sau : đơn vị đo lường hàng hoá, nguyên tắc quy định số lượng và hệ thống đo lường. - Do đặc điểm, tính chất của hàng hoá mà công ty nhập khẩu mà có thể sử dụng các đơn vị đo như : kg, tấn, bao, trọng lượng hàng hoá trên một bao… - Về số lượng, công ty cần lưu ý mặt hàng phân bón hoá học phụ thuộc nhiều vào nhân tố thiên nhiên nên việc quy định số lượng hàng giao cần được quy định chặt chẽ. Trong hợp đồng, dưới điều kiện số lượng nên ghi thêm giới hạn cho phép thêm bớt đó là dung sai. Cách ghi trong hợp đồng là : trước khi ghi số lượng hàng hoá ghi thên chữ “khoảng chừng” (about), “xấp xỉ” (Approximately) hoặc “hơn kém” (moreless). Ngoài ra trong hợp đồng phải ghi rõ hệ thống đo lường để tránh sự hiểu nhần về ý nghĩa của các đơn vị đo lường do sự khác biệt về tập quán thương mại giữa 2 quốc gia. Thông thường sử dụng đơn vị đo là : tấn mét (Metric ton – MT). + Điều khoản về giá cả và điều kiện cơ sở giao hàng. - Ngoài việc ghi rõ mức giá, đồng tiền tính giá, công ty nên quy định điều kiện bảo lưu về giá cả để tránh sau khi thực hiện hợp đồng phát sinh tình huống biến động giá cả trên thị trường nên người bán ép giá. - Điều kiện cơ sở giao hàngphải có dẫn chiếu theo Incoterms và ấn phẩm của nó. Ví dụ : unit price : 215 USD/MT CFR Quy Nhơn port ( Incoterm 2000). - Ngoài ra có thể không nhất thiết phải nhập khẩu theo điều kiện CFR, hay CIF mà có thể tận dụng đôị tàu trong nước nên nhập khẩu hteo giá FOB cũng được, điều này phải qui định rõ ràng trong hợp đồng. Tránh sử dụng “tiếng lóng” hay cụm từ viết tắt mà công ty chưa được rõ. Ví dụ : F.O (free out : miễn dỡ), F.I (free in : miễn bốc), F.I.O (free in and out : miễn bốc và miễn dỡ). Đây là những thuật ngữ trong hợp đồng thuê tàu. + Điều khoản giao hàng : Điều khoản giao hàng của hợp đồng phải qui định một cách cụ thể các nội dung cơ bản là : thời hạn giao hàng, điểm giao hàng, phương thức giao hàng và việc giao hàng để tránh xảy ra tranh chấp khi thực hiện hợp đồng. Cần tránh qui định chung như : giao nhanh (Prompt), giao ngay lập tức (immediately), giao càng sớm càng tốt (As soon as possible).. + Đào tạo trình độ chuyên môn của cán bộ nghiệp vụ. Để hoàn thiện công tác soạn thảo hợp đồng thì bên cạnh việc nâng cao trình độ ngoại ngữ, công ty cũng cần nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên. Công ty có thể mở các khoá đào tạo ngắn hạn, hoặc cử đi học về nghiệp vụ thương mại quốc tế, pháp lý, tin học.. để bồi dưỡng trình độ của cán bộ. Công ty nên qui hoạch đào tạo, xắp xếp lại đội ngũ cán bộ phù hợp. Với cán bộ lãnh đạo : phải là người có trình độ lãnh đạo trên mọi phương diện, có đầu óc sáng tạo năng động, có kiến thức cũng như kinh nghiệm trong tiến hành các hoạt động kinh doanh XNK để từ đó có thể làm chủ được tình thế. Hơn ai hết, cán bộ lãnh đạo phải là người thông thạo ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh. Trong quá trình giao dịch mà nắm vững ngôn ngữ của đối tác thì việc giao dịch sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Nhà lãnh đạo phải thực hiện chức năng tổ chức, tạo bầu không khí làm việc trong công ty, để từ đó các nhân viên hết lòng phấn đấu, giúp công ty ngày càng phát triển. Với cán bộ nghiệp vụ : tuyển dụng những người có trình độ, kiến thức về kinh doanh, có phương pháp tư duy tốt, biết cách đánh giá phân tích, tổng kết tình hình. Đặc biệt với cán bộ phụ trách XNK phải am hiểu tất cả các điều kiện trong giao dịch buôn bán quốc tế, tập quán thương mại, luật pháp quốc tế. Đồng thời nắm vững thông tin trên thị trường, những văn bản pháp luật của ngành, bộ, chính phủ về hạn ngạch nhập khẩu. Việc nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ nhằm khắc phục các tranh chấp phát sinh gây thiệt hại cho công ty xuất phát từ sự hạn chế về trình độ kinh doanh. Hay công ty có thể sử dụng dịch vụ tư vấn, chuyên gia trong việc theo dõi khiếu nại và giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 2. Những giải pháp về bộ máy của công ty. Nhìn chung những hạn chế về mặt tổ chức doanh nghiệp của công ty đều xuất phát từ những yếu kém của cơ chế cũ để lại. Bên cạnh sự điều chỉnh của các cơ quan chủ quản, công ty cũng phải không ngừng nỗ lực kiện toàn bộ máy tổ chức của mình. Công ty nên thành lập thê phòng KD XNK riêng, tránh công việc trồng chéo trong phòng kế hoạch KD. Có các chế độ thưởng, phạt, động viên tinh thần làm việc của nhân viên. Chú trọng sự phát triển của các trạm kinh doanh chi nhánh, các cửa hàng. Hay để hoàn thiện qui trình NK, cần bổ xung thêm bộ phận nghiên cứu thị trường ở các trạm này để thấy được nhu cầu. Tăng cường kiểm tra giám sát hoạt động của các phòng ban. 3. Những giải pháp về vốn và công nghệ. Hiện nay nguồn vốn của công ty còn rất hạn hẹp, đặc biệt là vốn lưu động. Hầu hết vốn của ty đều do vốn vay. Để có đủ vốn đầu tư đồng bộ vào các khâu quan trọng, quyết định hiệu quả kinh doanh XNK phải có những giải pháp kịp thời về tài chính. Trước hết, công ty phải tăng hiệu quả sử dụng vốn, xây dựng những hạng mục đầu tư cụ thể trên cơ sở đó hạch toán cân đối lợi nhuận với số vốn đầu tư. Công ty phải xây dựng một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng hoàn chỉnh đảm bảo cho công tác kinh doanh được thuận lợi. Bên cạnh đó, sửa sang lại hệ thống kho tàng, hệ thống cung ứng rộng rãi, có điều kiện và kinh nghiệm trong một chu trình lưu thông từ khi NK, tiếp nhận, vận chuyển cho đến khi bán cho hộ nông dân. Các trang thiết bị phải đảm bảo chất lượngcao nhằm phục vụ cho quá trình vận chuyển, lưu kho và kinh doanh. Mạng lưới kinh doanh phải rộng khắp để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, tăng cường liên doanh với các đơn vị cùng ngành hay các nhà đầu tư quốc tế để tranh thủ vốn và các dự án phát triển nông thôn. Có rất nhiều giải pháp nhằm giảm tranh chấp trong qui trình thực hiện hợp đồng NK phân bón hoá học ở công ty. Do giới hạn của luận văn em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp chính. Mong rằng các giải pháp trên sẽ được áp dụng trong thực tiễn kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, để các giải pháp này thật sự hữu hiệu đòi hỏi sự nỗ lực của công ty cùng với sự giúp đỡ của Nhà nước và các cơ quan chức năng. 4. Một số kiến nghị với Nhà nước : Trong những năm gần đây cùng với đà phát triển của nền kinh tế thị trường, mặt hàng phân bón dưới sự quản lý trực tiếp của Nhà nước cũng được điều chỉnh ch phù hợp với sự phát triển kinh tế cũng như với môi trường kinh doanh. Tuy nhiên vẫn còn một số bất cập gây khó khăn cho doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng phân bón là không tránh khỏi. Sau một thời gian nghiên cứu hoạt động của công ty, em xin đưa ra một số kiến nghi với Nhà nước về khâu quản lý mặt hàng này như sau: - Phân bón hoá học là mặt hàng chiến lược, chống độc quyền nhưng Nhà nước vẫn có sự điều tiết chi phối. Cho nên đề nghị Nhà nước chỉ định các đầu mối NK chính và phần còn lại để tự do thương mại hoá phần thị trường phân bón này. Các đầu mối phải được lựa chọn và quyết định dựa trên các điều kiện về vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật và đặc biệt là hiệu quả kinh doanh. Thực hiện tăng cường quản lý các doanh nghiệp NK tránh tình trạng lúc thừa, lúc thiếu trên thị trường khiến giá cả thay đổi. Giảm thuế giá trị gia tăng . Với mức thuế 5% như hiện nay , mỗi ký phân bón phải chịu từ 150 –500 đồng tiền thuế, làm giảm khả năng cạnh tranh. Để khuyến khích các doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả Nhà nước cần sớm ban hành các nghị định hoặc luật phân bón , tiến tới xây dựng thị trường phân bón lành mạnh , nghiêm trị hành vi lừa đảo trong sản xuất và kinh doanh phân bón . - Tăng cường sự quản lý thông qua các công cụ kinh tế như : quỹ bình ổn giá cả, quỹ hỗ trợ sản xuất KD. - Hoàn thiện các văn bản pháp luật về hợp đồng XNK để thuận tiện trong việc theo dõi khiếu nại, giải quyết tranh chấp phát sinh liên quan tới hoạt động này. - Tăng cường các biện pháp hỗ trợ về vốn, chính sách cho vay với lãi xuất ưu đãi, ban hành các quy định về quản lý vốn và ngoại tệ một cách chặt chẽ để đảm bảo cán cân thanh toán, ổn định tỷ giá hối đoái. - Hiện nay, thuế là nguồn thu nhập chủ yếu cho ngân sách Nhà nước và là biện pháp hữu hiệu để bảo hộ sản xuất nội địa. Chính sách thuế càn phải nhất quán, tránh sự ưu tiên riêng biệt tạo nên sự cạnh tranh không lành mạnh. Nhà nước tạo môi trường KD thuận lợi cho mọi thành phần kinh tế, đây chính là sự sống còncho sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp. Nhà nước tạo hành lang cho các đơn vị trực tiếp kinh doanh XNK góp phần phát triển nền kinh tế trong thời gian tới . Kết luận Trong quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá của Việt Nam hiện nay thì sản xuất nông nghiệp vẫn được coi là một nghành mũi nhọn của nước ta . Do vậy kinh doanh phân bón hoá học càng khẳng định vai trò quan trọng của mình .Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu quy trình thực hiện hợp đồng NK tại công ty CP XNK Vật tư Nông nghiệp và Nông sảnI Hà Nội cho thấy , trong thời gian qua tỷ trọng NK có tăng qua từng năm nhưng hiệu quả thu được còn rất hạn chế . Một trong những nguyên nhân chính là do quy trình thực hiện hợp đồng NK còn tồn tại những hạn chế nhất định dẫn đến tranh chấp gây thiệt hại cho công ty . Vì vậy để nâng cao hiệu quả kinh doanh công ty cần có các giải pháp giảm tranh chấp trong quy trình thực hiện hợp đồng từ những khâu chuẩn bị giao dịch , đàm phán ký kết hợp đồng , đến tổ chức thực hiện và giám sát, điều hành hợp đồng . Trên cơ sở lý luận và thực tiễn , đề tài “ Một số giải pháp nhằm giảm thiểu tranh chấp trong thực hiện hợp đồng NK phân bón hoá học tại công ty CP XNK Vật tư Nông nghiệp và Nông sản “ đã được hoàn thành . Luận văn đã đề cập đến các vấn đề về tranh chấp trong thực hiện hợp đồng NK từ đó đưa ra một số giaỉ pháp nhằm giảm tranh chấp trong thực hiện hợp đồng NK phân bón , mong rằng những giải pháp này có thể giúp công ty nâng cao hiệu quả kinh doanh phân bón của công ty , hoàn thành tốt kế hoạch mà cấp trên giao cho . Tuy nhiên , do trình độ và thời gian thực tập nghiên cứu vấn đề có hạn nên đề tài không tránh khỏi những thiêú sót nhất định .Để đề tài được hoàn thiện hơn nữa , em rất mong nhận được sự giúp đỡ , góp ý bổ sung và phê bình của các thầy cô giáo , các cán bộ trong công ty . Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo T.S Nguyễn Quốc Thịnh , và em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cô chú trong công ty đã giúp đỡ , tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành bài luận văn này. Mục Lục Tài liệu tham khảo Tài liệu tham khảo Giáo trình kỹ thuật thương mại quốc tế – Trường Đại học Thương Mại . Hướng dẫn sử dụng Incoterms 2000 của ICC – Phòng thương mại và Công Nghiệp Việt Nam . Giáo trình luật Thương mại quốc tế – Trường Đại học Kinh tế quốc dân . Hợp đồng kinh doanh quốc tế – Nguyễn Trọng Đàn 50 Phán quyết trọng tài quốc tế chọn lọc – Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam Công nghệ sản xuất phân bón – Nhà xuất bản nông nghiệp Hà Nội 2000