Chuyên đề Một số biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty vật tư - Vận tải Xi măng

nhà máy xi măng. + Chức năng và nhgiệm vụ trên đây Công ty được tổ chức các cửa hàng đại lý bán lẻ xi măng theo đúng quy chế ngành nghề kinh doanh xi măng của bộ đã ban hành phục vụ trực tiếp và thuậnn lợi cho nhu cầu sử dụng của nhân dân. Công ty vật tư vận tải xi măng là đơn vị thành viên của Tổng công ty xi măng, có trách nhiêm thực hiện theo điều lệ tạm thời về tổ chức và hoạt động của Tổng công ty do Bộ Xây dựng ban hành. Đồng thời, công ty chịu sự quản lý của nhà nước, của Bộ Xây dựng và cac cơ quan liên quan khác. 3. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh. Côngty hiẹn có 9 chi nhánh đóng ở các địa bàn khác nhau, mỗi địa bàn hoạt động lại có một đặc điểm thuận lợi và những khó khăn riêng về khối lượng sản phẩm giao nhận, nơi cung cấp, chủng loại hàng, giá cả và diều kiện vận chuyển bốc dỡ, thị trường tiêu thụ... điều này cho thấy thị trường hoạt động của Công ty là rất lớn và ở nhiều nơi. Hàng hoá được vận chuyển theo nhiều khâu khác nhau: trạm đầu nguồn là nới khai thác nguồn hàng tổ chức bốc xếp, điều tiết phương tiện vận tải gửi đi các nhà máy hoặc các trạm trung chuyển để chuyển tiếp đi các nhà máy nếu các nhà máy và các trạm đầu nguồn ở các địa bàn không thực hiện được một phương thức vận tải. Về mặt thị trường, thị trường mua công ty thuận lợi nhưng thị trường bán lại gặp nhiều khó khăn - thị trường mở rộng trong phạm vi cả nước, các đối tượng mua bán không ổn định, có đơn vị vừa mau qua công ty lại vừa trực tiếp mua của các dơn vị sản xuất, nghĩa là ở đâu có giá hạ mua bán thuận lợi thì người ta đến mua. Thị trường có cạnh tranh gay gắt về giá cả, việc giữ được thị phần kinh doanh mặt hàng truyền thống (than, xỉ) cho các công ty xi măng của Công ty luôn mâu thuẫn và có sự cọ sát dữ dội. Điều đó dẫn tới sự cạnh tranh về công ăn việc làm ngày càng gay gắt giữa các đơn vị thành viên của Tổng công ty xi măng. Với phần thị trường ngày càng được mở rộng thì việc quản lý, đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân của Công ty là rất khó khăn vì đội ngũ cán bộ không tập trung. Tuy nhiên, bên cạnh khó khăn do sự cạnh tranh gay gắt của thị trường Công ty vẫn phải hoạt động đảm bảo có hiệu quả. Điều đó thể hiện qua bảng sau: STT Đơn vị tính (tỷ đồng) 1998 1999 2000 Dự kiến 2001 Tỷ lệ tăng (%) 99/98 00/99 01/00 1 Doanh thu 360 477 479.72 480 1.325 1.006 1.002 2 Lợi nhuận -0.2 2.5 2.61 2.65 12.5 1.044 1.015 3 Nộp ngân sách 4.308 2.972 4.35 4.5 0.69 1.46 1.034 4 TNBQ của người LĐ (1000 đ) 901 950 970 1000 1.054 1.021 1.031 Qua bảng trên ta thấy tốc độ doanh thu không ngừng tăng len. Năm 1998 là 360 tỷ đồng, năm 199 là 477 tỷ đồng, năm 2000 là 479,92 tỷ đồng và dự kiến năm 2001 là 480 tỷ đồng. Sở dĩ có sự tăng nhanh như vậy là do năm 1998 (kể từ ngày 1/6/1998) có sự sát nhập của chi nhánh trực thuộc Công ty xi măng Hoàng Thạch tại Thái Nguyên, Phú Thọ, Lào Cai về công ty vật tư vận tải xi măng. Cũng kể tư ngày 1/6/1998 Công ty vật tư vận tải xi măng nhận bàn giao toàn bộ hoạt động thuê nhà, kho cửa hàng, tài sản thuộc hai trung tâm bán buôn, bán lẻ xi măng số 1, số 2 khu vực phía bắc Sông Hồng 40 xe vận tải và 30 cán bộ công nhân viên các chi nhánh đã sát nhập. 4. Đặc điểm về lao động. Việc đảm bảo lực lượng lao động cho Công ty, việc quản lý và sử dụng lao động và thời gian lao động của họ có ảnh hưởng quyết định đến cả quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Để tìm hiểu, nghiên cú khi thấy được các đặc điểm cũng như cơ cấu lao động của Công ty ta hãy xem xét, phân tích các số liệuvề lao động qua các bảng sau đây: * Về số lượng lao động: được thống kê vào ngày 31/10/2000 STT Năm Chỉ tiêu 1999 2000 Số lượng % Số lượng % 1 Tổng số lao động bình quân 613 100 306 100 - Nam 405 66.07 199 65.03 - Nữ 208 33.93 107 34.97 2 Công nhân trực tiếp sản xuất 347 56.61 202 66.01 3 Bộ phận gián tiếp 266 43.39 104 33.99 - Cán bộ quản lý 58 9.46 47 15.36 - Nhân viên quản lý 208 33.93 67 18.63 So sánh giữa hai năm 1999 và 2000 ta thấy quy mô lao động giảm đi rõ rệt từ 613 đến 306 người. Sở dĩ có sự giảm đi về quy này là do sự xắp xếp của Tổng công ty xi măng, thuyên chuyển một số cán bộ và công nhân sang các đơn vị khác. Do sự thay đổi quy mô lao động lớn cho nên cũng dẫn đến sự thay đổi về tỷ lệ nam nữ (tỷ lệ này không đáng kể), chủ yéu thay đổi ở bộ phận gián tiếp (năm 1999 là 266 người chiếm 43,39%; năm 2000 còn 104 người chiếm 33,99%) ở các bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất tuy có thay đổi về số lượng giảm quy mô nhưng tỷ lệ trong tổng số lao động bình quân lại tăng lên (năm 1999 là 347 người chiếm 56,61%, năm 2000 202 người chiếm 66,01%). Như vậy Công ty đã giảm bớt số lượng cán bộ xuống nhằm hoạt động hiệu quả cao hơn tránh tình trạng bộ máy quá cồng kênh, lãng phí nguồn nhân lực. * Đặc điểm về cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn. Được phản ánh qua bảng sau: Bảng: Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn. Lao động Tổng số Đại học Dưới đại học Công nhân kỹ thuật Số lượng % CĐ % Khác % CĐ % Khác % LĐ Văn phòng 104 74 71.2 2 1.9 25 26.9 0 0 0 0 LĐ trực tiếp 202 26 12.9 1 2.1 0 0 1 2.1 174 86.14 Tổng số 306 100 32.7 3 0.9 25 8.2 1 0.3 174 56.9 Như vậy, qua số liệu ở bảng trên ta thấy phần lớn lực lượng lao động tại Công ty có trình độ chuyên môn thấp chiếm tới 70%. ở khối cơ quan trình độ đại học chiếm 32,7% còn lại là cao đẳng và trung cấp, sơ cấp. Điều này cũng dễ hiểu bởi vì do tín chất công việc của Công ty ngoài cán bộ quản lý cần đội ngũ công nhan có cấp bậc đó là đội ngũ công nhân kỹ thuật. Để biết được trình độ của công nhân kỹ thuật của Công ty ta đi nghiên cứu số liệu được phản ánh ở bảng sau: Bảng: Cấp bậc công nhân trong xí nghiệp (năm 2000). (Có đến ngày 31/12/2000) STT Chỉ tiêu Tổng số Hệ số cấp bậc công nhân Bậc 1 Bậc 2 Bậc 3 Bậc 4 Bậc 5 Bậc 6 Bậc 7 Chưa xếp loại I CN xây dựng 1 Công nhân mộc 2 Công nhân nề II Công nhân cơ khí 1 1 1 Gò hàn 2 Tiện 3 Nguội 4 Sửa chữa ô tô 1 1 5 Máy nổ III Công nhân điện 2 1 1 1 điện vận hành 1 1 2 điện sửa chữa 1 1 IV Công nhân vận tải 33 9 16 7 1 1 Lái xe tải 2 Kái xe con 12 1 4 7 3 Thuỷ thủ tàu sông 13 4 8 1 4 Thợ máy 4 1 3 5 Thuyền trưởng 4 3 1 V Công nhân khai thác 3 2 1 1 Thợ cẩu 2 1 1 2 Thợ ủi 1 1 VI Công nhân thí nghiệm 17 5 2 6 3 1 1 Thí nghiệm hoá 17 5 2 6 3 1 2 Lấy mẫu VII Công nhân khác 70 10 1 10 9 38 2 1 Vận hành máy xây dựng 2 Vận hành thiết bị 9 2 3 3 1 3 Giao nhận vật tư 54 9 1 7 6 31 4 Bán hàng 5 Sản xuất lốp ô tô 6 Bưu điện 7 Lâm nghiệp Tổng số 126 19 17 22 12 48 7 1 Như vậy qua bảng trên ta thấy tay nghề của công nhan kỹ thuật ở công ty vãn chưa cao, tuy nhiên nó mang tính ổn dịnh vì công ty luôn yêu cầu ngày một nâng cao về trình độ cho những công nhân có đủ điều kiện. Ta có thể thấy dược mức dịch chuyển về trình độ chuyên môn của công ty trong hai năm 1999-2000 qua bảng sau: Bảng: Chất lượng lao động của Công ty qua các năm. STT Chỉ tiêu 1998 1999 2000 Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) 1 Tổng số lao động 624 613 306 2 Tổng số đảng viên 90 14.42 111 18.11 62 20.26 3 Trình độ chuyên môn - ĐH và trên ĐH 121 19.39 125 20.39 100 32.68 - CĐ, THCN 157 25.16 170 27.73 126 26.15 - CN kỹ thuật 168 26.92 183 29.85 126 41.17 4 Giới tính - Nam 415 66.51 405 66.07 199 65.03 - Nữ 209 33.49 208 33.93 107 34.97 5 Tuổi đời bình quân > 30 > 30 > 30 Như vậy qua 3 năm 98, 99 và 2000 cùng với việc giảm quy mô lao động do sự sắp xếp Công ty, đồng thời chất lượng lao động cũng tăng rõ rêt. Mặc dù, năm 2000, tổng số lao động là 306 người nhưng đạt tới 100 người trình độ đại học chiếm 32,68%, có thể nói đây là bước tiến đáng kể của Công ty nhằm làm cho các hoạt động ngày càng có hiệu quả hơn. Đã có sự phù hợp trong phân bố trình độ chuyên môn. ở khối văn phòng, trình độ đại học và cao đẳng tăng nhanh, trong khi đó công nhân kỹ thuật tăng nhanh đảm bảo chất lượng hoạt động của công ty. 5. Đặc điểm về bộ máy quản lý. Công ty vật tư vận tải xi măng với tổng số 306 người bao gồm 112 cán bộ công nhân viên hiện đang làm tại trụ sở Cong ty 21B Cát Linh Đống Đa Hà Nội và 184 cán bộ công nhân kỹ thuật hiện đang làm việc ở các khối chi nhánh ở các tỉnh như Quảng Ninh, Phú Thọ... Bộ máy quản lý bao gồm nhiều phòng ban chuyên môn dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. + Ban giám đốc bao gồm: 1 Giám đốc và 2 phó giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo các hoạt động của công ty luôn thông suốt. Nghiên cứu định hướng các phương phápchiến lược cho sự duy trì và phát triển của Công ty. + Phòng tổ chức lao động tiền lương: có chức năng tham mưu về công tác tỏ chức cán bộ tiền lương. Thực hiện các chính sách chế độ đối với người lao động. + Phòng kinh tế kế hoạch: Là phòng tham mưu, quản lý giám đốc Công ty và chịu trách nhiệm trước Công ty về việc tổ chức chỉ đạo các mặt công tác, kế hoạch sản xuất kinh doanh, Xây dựng và quản lý các hệ thống chỉ tiêu kế hoạch và hợp đồng kinh tế, giá cả thị trường, quyết toán vật tư và tính hiệu quả kinh doanh. + Phòng tài chính kế toán: Giúp Giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc trong việc tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, tài chính hạch toán thóng kê toàn công ty theo đúng quy định của Nhà nước và pháp lệnh kế toán tài chính đã ban hành. + Phòng kinh doanh: Là đơn vị trực thuộc và chịu sự quản lý điều hành trực tiếp của giám đốc công ty. Tham mưu giúp giám đốc lập và triển khai các phương án vận tải, vật tư đầu vào. Ký kết và thanh lý các hợp đồng kinh tế khi được Giám đốc uỷ quyền. + Phòng kỹ thuật: Có chức năng quản lý về chất lượng sản phẩm hàng hoá sản xuất kinh doanh và kỹ thuật, xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu, vật tư trong công ty. Nghiên cứu về mặt khoa học, cải tiến kỹ thuật công nghệ trong sản xuất kinh doanh và quy trình giao nhận. + Phong điều đọ: Căn cứ kế hoạch năm, quý, tháng của Công ty (do phòng kế hoạch lập ra), phòng điều độ phối hợp các biện pháp để thực hiện hoàn thành kế hoạch. + Ban thanh tra: Tham mưu giúp Giám đốc thực hiện công tác quản lý và các công tác thanh tra, kiểm tra, phát hiện, ngăn ngừa sửa chữa khuyết điểm và phát huy ưu điểm đối với cac đơn vị phòng ban trực thuộc Công ty. + Văn phòng: Bảo dảm công tác hành chính hậu cần, quản trị an ninh toàn cơ quan, trang bị các dụng cụ làm việc, phục vụ các điều kiện làm việc, quản lý các tài sản thuộc Công ty. III. Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. 1. Tình hình hoạt động của bộ máy quản lý xí nghiệp: Sơ đồ tổ chức của Công ty (trang bên) Chi nhánh ở Quảng Ninh Chi nhánh ở Phả Lại Chi nhánh ở Hoàng thạch Chi nhánh ở Hải Phòng Chi nhánh ở Bỉm Sơn Chi nhánh ở Lào Cai Chi nhánh ở Hà nam Chi nhánh ở Phú Thọ Chi nhánh ở Vĩnh Phúc Chi nhánh ở Thái Nguyên Trung tâm kinh doanh xi măng số 1-Gia Lâm-HN Trung tâm kinh doanh số 1 Vĩnh Tuy - HN Trung tâm kinh doanh xi măng số 1 - Đông Anh Hà Nội Đoàn vận tải thuỷ bộ Vĩnh Tuy - Hà Nội Phòng tổ chức lao động tiền lương Văn phòng Phòng kinh tế kế hoạch Phòng điều độ Phòng tài chính kế toán Ban thanh tra Phòng kinh doanh phụ gia Phòng kinh doanh vận tải Phòng kinh doanh xi măng Phòng kỹ thuật Giám đốc Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 1 Qua sơ đồ ta thấy bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng, là mô hình đã và đang được áp dụng rộng rãi, phổ biến trong các doanh nghiệp. Hoạt động theo chế độ một thủ trưởng đứng đầu là Giám đốc lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Với vai trò là trung tâm điều khiển các hoạt động của Công ty. Ban giám đốc gồm có: 1. Giám đốc - trình độ: PTS kinh tế. 2. Phó giám đốc trình độ: + Một là cử nhân kinh tế. + Một là kỹ sư phu trách về mặt kỹ thuật. Nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của Ban giám đốc như sau: * Đối với Giám đốc: Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, Bộ trưởng về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác. Kinh tế kế hoạch, tổ chức, lao động tiền lương, tài chính kế toán, phòng kinh doanh thuộc Công ty. - Chịu trách nhiêm xây dựngvà cân đối các mục tiêu kế hoạch, định hướng hoạt động, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. - Duyệt các kế hoạch về sản xuất kinh doanh, Xây dựng cơ bản, vận tải, hợp đồng kinh tế, phương án giá cả. - Quyết dịnh những vấ đề khi phó giám đốc và các trưởng đơn vị còn có những ý kiến khác nhau. Giám đốc giữ mối liên hệ chặt chẽ với các phó giám đốc, giữa ban giám đốc với ban chấp hành đang uỷ và công đoàn Công ty. * Đối với phó giám đốc: Giúp giám đốc trực tiếp phụ trách các lĩnh vực sản xuất, kỹ thuật, xây dựng cơ bản, phụ trách phòng kỹ thuật, văn phòng Công ty, đoàn vận tải thuỷ bộ và một số lĩnh vực liên quan đến phòng kinh tế kế hoạch bao gồm: - Công nghệ sản xuất, chất lượng sản phẩm. - Công tác định mức kinh tế kỹ thuật, quyết tâm vật tư nội bộ - Công tác khoa học kỹ thuật, sáng kiến cải tiến. - Trực tiếp chỉ đạo sản xuất kinh doanh của đoàn vận tải thuỷ bộ và chỉ đạo các phòng ban để giải quyết mọi vướng mắc đảmbảo hoạt động cho đoàn vận tải. - Thực hiện các nhiệm vụ khác phát sinh do Giám đốc phan công, thay mặt giám đốc chỉ đạo công việc của công ty khi giám đốc đi vắng. Bảng: Trình độ lãnh đạo của xí nghiệp. Chức danh Tuổi Trình độ chuyên môn Trình độ chính trị Thâm niên công tác Giám đốc 56 Phó tiến sỹ kinh tế Cao cấp ³ 30 năm Phó giám đốc 46 Kỹ sự động lực Cao cấp ³ 30 năm Phó giám đốc 41 Cử nhân kinh tế Cao cấp ³ 20 năm Như vậy, qua bảng trên ta thaays ban lãnh đạo Công ty đều là những người công tác lâu năm, có trình độ chuyên môn, trình độ chính trị cao, làm việc đúng chuyên môn nên có nhiều kinh nghiệm trong khâu quản lý và chỉ đạo. Vì thế ở hiện tại và trong những năm tới, Công ty sẽ phát triển ổn định và ngày càng tốt hơn. 2. Hệ thống các phòng ban chức năng. Dó tính chất của công việc ở Công ty cũng khá là đa dạng và phức tạp Công ty có quan hệ kinh tế hầu như ở cả ba miền. Vì vậy đòi hỏi Công ty phải có bộ máy quản lý chặt chẽ, hệ thống các phòng ban phải phù hợp kết hợp hài hoà nhằm đảm bảo hết các chức năng nhiệm vụ đáp ứng được các yêu cầu vận tải của Công ty, hoàn thành kế hoạch năm được giao. Từ đó đòi hỏi cán bộ quản lý ở các phòng ban không chỉ nắm vững chuyên môn nghiệp mà còn có tinh thần trách nhiệm cùng nhau để hoàn thành nhiệm vụ. Việc bố trí sắp xếp các ơphòng ban trong Công ty theo kiểu trực tuyến - chức năng là tương đối phù hợp với yêuc ầu của ngành. Tuy nhiên chúng ta vẫn phải xem xét vấn đề nhân lực ở các phòng ban nhằm làm cho nó hoạt động có hiệu qủa nhất. Bảng: số lượng cán bộ nhân viên quản lý ở các phòng ban năm 2000 Đơn vị tính người TT Phòng ban chức năng Tổng số Lãnh đạo Nhân viên Ghi chú Trưởng Phó 1 Văn phòng công ty 33 1 1 31 12 nữ 2 Phòng kinh doanh vận tải 12 1 1 10 3 nữ 3 Phòng kinh tế kế hoạch 12 1 2 9 9 nữ 4 Phòng điều độ 6 1 1 4 1 nữ 5 Phòng TCLĐ tiền lương 8 1 2 5 4 nữ 6 Phòng tài chính kế toán 13 1 1 11 6 nữ 7 Phòng kinh doanh phụ gia 8 1 1 6 4 nữ 8 Ban thanh tra 15 1 2 12 6 nữ Tổng cộng 107 8 11 88 45 Với số lao động của toàn Công ty là 306 người thì số lượng cán bộ và nhân viên quản lý chiếm 34,9%. Như vậy tỷ lệ này chiếm tương đối lớn trong Công ty. Công ty cần phải điều chỉnh lại tỷ lệ cho phù hợp với chức năng hoạt động của Công ty. Bảng : Trình độ cán bộ quản lý của Công ty năm 2000. Đơn vị: người TT Phòng ban chức năng Chức năng Trình độ chuyên môn Trình độ chính trị QL NV TC-CĐ ĐH Sơ cấp Trung cấp Văn phòng công ty 2 31 9 4 Phòng kinh doanh vận tải 2 10 1 10 Phòng kinh tế kế hoạch 3 9 1 11 Phòng điều độ 2 4 1 5 Phòng TCLĐ tiền lương 3 5 2 6 Phòng tài chính kế toán 2 11 2 10 Phòng kinh doanh phụ gia 2 6 0 8 Ban thanh tra 3 12 1 13 Nhìn vào bảng số liệu trên ta nhận thấy, cho đến cuối năm 2000 mà cán bộ quản lý ở các phòng ban có trình độ đại học là 67 người chiếm 64,42 %. Đây là một số liệu khả quan đối với trình độ chuyên môn đối với cán bộ công nhân viên quản lý. Tuy nhiên trong số này thì số lượng đào tạo hệ tại chức chiếm số lượng không nhỏ. Vì vậy, trong những năm tới đòi hỏi Công ty liên tục nâng cao trình độ cho cán bộ và nhân viên quản lý nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu thực tiễn, tăng cường tính cạnh tranh của Công ty trên thị trường. 3. Chức năng nhiệm vụ cụ thể và mối quan hệ của các phòng ban: 3.1. Văn phòng Công ty. Gồm có 33 người, 2 cán bộ quản lý và 31 nhân viên trong đó có 4 người có trình độ Đại học. * Chức năng: Đảm bảo công tác hành chính, hậu cần, quản trị, an ninh tiòan cơ quan, trang thiết bị dụng cụ làmviệc, phục vụ các điều kiện làm việc, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên toàn Công ty, quản lý các tìa sản của Công ty. * Nhiệm vụ: - Tổ chức công tác văn phòng hành chính, giao dịch, thủ tục, giấy tờ, văn thư lưu trữ và quản lý con dấu. Dự trữ mau sắm cấp phát văn phòng phẩm, mua sắm vật liệu trên cơ sở xây dựng các kế hoạch hàng tháng, quý mà đã được Giám đốcphê duyệt. - Quản lý hồ sơ giấy tờ về quyền sở hữu các công trình xây dựng cơ bản, nhà ở cho cán bộ công nhân viên, xưởng, kho tàng, nơi làm việc của Công ty. - Phục vụ hậu cần y tế, tạp vụ, phục vụ khách đến nơi làm việc của cơ quan. - Đảm bảo các thiết bị về điện, nước, điện thoại... Các nhiệm vụ khác do giám đốc Công ty phân. 3.2. Phòng kế toán - tài chính. Gồm có 13 người: 2 cán bộ quản lý và 11 nhân viên, 10 người có trình độ đại học. * Chức năng: - Lập phương án huy động vốn và phân phối sử dụng vốn cho sản xuất kinh doanh trình lên giám đốc Công ty. - Kiểm tra giám sát qúa trình hoạt động - kinh doanh của Công ty. * Nhiệm vụ: - Tổ chức bộ máy, hình thức kế toán, thống kê từ cơ sở đến Công ty, phù hợp với năng lực thực té nhằm phát huy cao nhất hiệu quả của bộ máy tổ chức. - Ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời đầy đủ và trung thực toàn bộ các hoạt động kinh doanh và tài sản của Công ty. - Cân đối vốn, sử dụng điều hoà các loại vốn phục vụ trong kinh doanh, đạt hiệu quả cáo nhất việc sử dụng vốn. - Tham gia kiểm tra các hợp đồng và thanh lý các hợp đồng kinh tế, xây dựng các phương án giá. - Chủ trì phân tích các hoạt động kinh tế hàng tháng, quý, năm phát hiện những mặt quản lý kém hiệu quả, bổ sung phương án sản xuất kinh doanh do kế hoạch đề ra. 3.3. Phòng kinh tế kế hoạch: Gồm 12 người: 3 cán bộ quản lý, 9 nhân viên, 11 người có trình độ đại học. * Chức năng: Là phòng tham mưu, quản lý giám đốc và chịu trách nhiệm trước Công ty về tổ chức chỉ đạo các mặt công tác, kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng và quản lý các hệ thống chỉ tiêu kế hoạch và hợp đồng kinh tế, giá cả thị trường, đàu tư xây dựng cơ bản, quyết toán vật tư và tính hiệu quả kinh doanh. * Nhiệm vụ: - Xây dựng quản lý các chỉ tiêu kế hoạch toàn Công ty, bao gồm: chỉ tiêu kế hoạch pháp lệnh, định hướng về giá trị và hiện vật, cân đối tổng họp và tính toán hiệu quả kinh tế các mặt hàng kinh doanh đồng thời báo cáo thực hiện kế hoạch trong toàn Công ty. - Chịu trách nhiệm tổ chức khai thác nguồn vật tư hàng hoá, hình thành các chỉ tiêu kinh doanh mặt hàng toàn Công ty. - Dự thảo quản lý toàn bộ các hợp đồng kinh tế của Công ty, chấp hành đung pháp lệnh của hợp đồng kinh tế, tranh chấp pháp lý thương vụ và thành lý hợp đồng, quy trình dự thảo và trình ký các loại hợp đồng trong toàn Công ty. - Xác định phương hướng đầu tư xây dựng cơ bản, kế hoạch sửa chữa lớn cũng như các tiến bộ khoa học kỹ thuật được áp dụng trong Công ty. - Tổ chức thống kê nghiệp vụ, thực hiện các chỉ tiêu về kế hoạch tổng hơp, các khâu thống kê, chỉ đạo quyết toán vật tư toàn Công ty, thực hiện chi phí lỗ lãi, lưu trữ hồ sơ về kế hoạch. - Tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm, giao kế hoạch đúng thời hạn quy định. 3.4. Phòng tổ chức lao động tiền lương: Gồm 8 người: 3 cán bộ, 5 nhân viên, 6 có trình độ đại học. * Chức năng: Làm tham mưu cho giám đốc công tác tổ chức sản xuất và công tác cán bộ, công tác quản lý lao động tiền lương, giáo dục đào tạo, an toàn lao động, chế độ chính sách với người lao động. - Phục vụ kịp thời cho yêu cầu sản xuất và đời sống cán bộ công nhân viên trên cơ sở thực hiện đúng các chế độ chính sách đối với người lao động. - Tổ chức giám sát kiểm tra đôn đóc và chỉ đạo các đơn vị trựcthuộc thực hiện nghiêm các chính sách với ngươì lao động. - Thực hiện công tác khen thưởng kỷ luật. * Nhiệm vụ: - Định hướng lập phương án về cơ cấu sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, năng động và co hiệu quả. - Xây dựng đào tạo đội ngũ cán bộ, bồi dưỡng cán bộ kế cận để thay thế cho người nghỉ hưu, chuyển công tác khác. - Dựa trên các văn bản cấp trên, căn cứ vào tình hình thực tế của xí nghiệp xây dựng các văn bản và tổ chức công tác đào tạo cán bộ. - Tổ chức đào tạo cán bộ về lý thuyết và thực hành để nâng cao trình đọ. - Thường xuyên tổ chức kiểm tra về lao động để tìm ra nhữnh bất hợp lý về lao động, có biện pháp quyết định giải quyết kịp thời. - Soạn thảo các quy định, quy chế về trả lương, thưởng đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty. - Thống kê báo cáo với cấp trên về sử dụng lao động và tiền lương theo quy định. - Giải quyết thủ tục chế độ chính sách về cán bộ công nhân viên nghỉ hưu, mất sức. - Xây dựng và quản lý hồ óư cán bộ công nhân viên chặt chẽ. - Tham gia cho hội đồng thi đua của Công ty. 3.5. Phòng điều độ. Gồm 6 người: 2 cán bộ quản lý và 4 nhân viên: 5 người có trình độ đại học. * Chức năng và nhiệm vụ. - Căn cứ kế hoạch năm, quý, tháng của Công ty, phòng điều độ phối hợp các biện pháp để thực hiện hoàn thành kế hoạch. - Thống kê theo dõi hàng hoá vận tải, xếp dỡ hàng ngày, số lượng hàng hoá mua bán, hàng đi đường, hàng tiêu thụ, hàng tồn kho kế hoạch, những vướng mắc phát sinh hàng ngày để tổng hợp tình hình nhanh, chuẩn bị nôidung giao ban tại Công ty, đề xuất biện pháp xử lý và truyền lệnh sản xuất đến các đơn vị. - Tham gia phối hợp điều hành các phương tiện vận tải, phối hợp giữa nguồn hàng và xếp dỡ, phát hiện tình hình thanh toán tiền hàng, tiền vận tải còn thiếu xót để đôn đốc các phòng quản lý. - Thông tin sản xuất giữa Công ty với nhà máy xí nghiệp, các cơ quan kinh tế có liên quan. Chịu trách nhiệm trước Công ty về các số liệu báo cáo tổng hợp nhanh và số liệu kết quả thực hiện, cung ứng vật tư cuối tháng. Đảm bảo công tác tổng đài thông tin liên lạc toàn Công ty. - Chủ trì báo cáo giao ban hàng ngày vào buổi sáng. 3.6. Ban thanh tra. Gồm 15 người: 3 cán bộ 12 nhân viên, 13 người có trình độ đại học. * Chức năng: - Tham mưu giúp giám dốc thực hiện công tác quản lý và các công tác thanh tra, kiểm tra, phát hiện ngăn ngừa sửa chữa khuyết điểm và phát huy ưu điểm đối với đơn vị, phòng ban trực thuộc Công ty về các lĩnh vực sau: + Thực hiện đường lối kiểm tra đối với các dơn vị trong Công ty. + Thực hiện và chấp hành các nội quy và quy ché của Công ty, các văn bản giao nhiệm vụ, kế hoạch của cấp trên cho cán bộ công nhân viên và đơn vị trực thuộc Công ty. * Nhiệm vụ: - Thanh tra, kiểm tra đối với các đơn vị phòng ban trong toàn Công ty về thực hiện và chấp hành đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật nhà nước về thực hiện và chấp hành nhiệm vụ công tác của Công ty cụ thể như sau: + Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các nguyên tắc chế độ quản lý của Nhà nước trong quản lý kinh tế của các đơn vị. + Thực hiện các nội quy, quy chế, các văn bản giao nhiệm vụ của cấp trên, của Giám đốc của các cấp quản lý trong đơn vị và cá nhân toàn Công ty. - Tổ chức thanh tra xác minh, giải quyết dơn thư khiếu nại, tố cáo của cán bộ công nhân viên chức. Phối hợp tham gia các hoạt động của thanh tra nhân dân, thanh tra các đơn vị liên quan đến Uỷ ban kiểm tra của Đảng để giải quyết các vụ việc. - Phát hiện các vụ việc làm sai trái, những biểu hiện tiêu cực, thiếu tinh thần trách nhiệm quan liêu trong công tác. * Quyền hạn của Trưởng ban thanh tra thuộc Công ty. - Đề xuất kê hoạch thanh tra, kiến ghị thành lập các đoàn thanh tra và trưng dụng các cán bộ chuyên môn tham gia chủ trương thanh tra khi cần thiết. - Yêu cầu thủ trưởng các đơn vị, các cán bộ có trách nhiệm của đơn vị đực thanh tra, cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu liên quan và báo cáo, trình bày tình hình các sự việc có liên quan đến nội dung kiểm tra. - Tam thời đình chỉ những sự việc sai trái, gây thiệt hại đến vật tư, hàng hoá, tài sản, đe doạ tính mạng cán bộ cong nhân viên chức của đơn vị là đối tượng thanh tra. - Kết thúc mỗi đợt thanh tra, đoàn thanh tra phải có biên bản kết luận thông báo những vấn đề sai, đúng, kiến nghị những biện pháp khắc phục. - Tham giá công tác khen thưởng, bình xét các danh hiệu thi đua theo định kỳ của các cá nhân và đơn vị trong Công ty. 3.7. Phòng kinh doanh vận tải. Gồm có 12 người: 2 cán bộ quản lý và 10 nhân viên; 10 người có trình độ đại học. * Chức năng: - Tham mưu giúp Giám đốc lập và triển khai các phương án vận tải vật tư đầu vào sản xuất xi măng trên cơ sở được giao. Ký kết và thanh lý các hợp đồng kinh tế khi được giám đốc uỷ quyền. * Nhiệm vụ: - Lập kế hoạch, phương án vạn tải, xếp dỡ, bảo quản các mặt hàng vật tư đầu vào cho các nhà máy sản xuất xi măng trung ương và địa phương (than, xỉ, đá bôxit) theo năm, quý, tháng, vận tải bằng đường sông, đường biển, đường sắt đường bộ. - Phối hợp các pòng ban có liên quan: kế hoạch, tài chính kế toán...dự thảo các hợp đồng kinh tế về vận tải xếp dỡ. Trực tiếp điều hành tác nghiệp các đầu mối trong và ngoài Công ty để đôn đốc, hướng dẫn tổ chức thực hiện các đièu khoản đã ký kết trong hợp đồng vận tải xếp dỡ. - Phối hợp với các doàn vận tải thuỷ bộ điều hành kế hoạch vận tải theo kỳ. - Tham gia quản lý về mặt số lượng, chất lượng hàng hoá định mức hao hụt, quy trình giao nhận giá cả thị trường, hàng hoá tồn kho, hàng đi đường, trực tiếp quyết toán vật tư với các đơn vị trong Công ty theo hợp đồng đã ký kết. - Các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công. 3.8. Phòng kinh doanh phụ gia. Gồm có 8 người: 2 cán bộ quản lý, 6 nhân viên, 8 người có trình độ đại học. * Chức năng: - Tham mưu giúp Giám đốc lập và triển khai các phương án mua bán, vận tải xếp dỡ các loại phụ gia trên cơ sở đã được giám đốc duyệt. - Ký kết và thanh lý các loại hợp đồng khi được giám đốc uỷ quyền. * Nhiệm vụ: - Lập kế hoạch và đề xuất các phương án triển khai cụ thể về mua bán, vận tải, xếp dỡ... Tổng hợp số liệu để cùng các xí nghiệp liên quan thanh lý các hợp đồng vận tải, xếp dỡ đã ký kết. - Tổ chức công tác nghiệp vụ kinh tế trong sản xuất kdtheo đúng các quy định hiện hành của nhà nước. - Các nhiệm vụ khác do giám đốc giao. 3.9. Mối quan hệ công tác trong bộ máy quản lý của Công ty. Có hai mối quan hệ chính đó là: chỉ đạo và chức năng. - Qua hệ chỉ đạo: là quan hệ giữa Giám đốc và các phòng ban chức năng. Mọi mệnh lệnh, chỉ thị công tác màgiám đốc đề ra đều phải được các trưởng phòng cũng như cán bộ công nhân viên toàn Công ty chấp hành nghiêm chỉnh (riêng kế toán trưởng ngoài việc chấp hành chỉ thị của giám đốc, còn có một số quyền hạn do Nhà nước quy định không tuân theo chỉ định của Giám đốc). Các trưởng phòng và các cán bộ trong Công ty được trình bày đè xuát ý kiến của mình lên giám đốc nhưng vẫn phải chấp hành mệnh lệnh nếu Giám đốc hoặc cơ quan có thẩm quyền chưa chấp nhận ý kiến đó. - Qua hệ chức năng: Là quan hệ giữa các phòng chức năng với nhau. Đây là mối quan hệ hợp tác trên sơ sở chức năng nhiệm vụ được phân công cùng nhau, phối hợp phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo củ Giám đốc. Hai mối quan hệ này tồn tại trong hoạt động của bộ máy quản lý của Công ty, giúp cho bộ mmáy quản lý làm việc đồng nhất, có kỹ thuật và trách nhiệm cao, phối hợp ăn ý để hoàn thành tốt những mục tiêu đề ra. IV. Những đánh giá về cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty vật tư - vận tải xi măng. 1. Về cơ cấu tổ chức: Hiên nay, Công ty đang áp dụng kiểu cơ cấu trực tuyến - chức năng, là mô hình đã và đang được áp dụng rộng rãi, phổ biến trong các doanh nghiệp. Hoạt động theo cơ chế mọt thủ trưởng, đứng đàu là giám đốc lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Các cơ quan không ra mệnh lệnh trực tiếp cho các đơn vị sản xuất, các bộ phân chức năngnày làm tham mưu chuẩn bị các quyết định cho các cấp lãnh đạo quyết định. Với kiểu cơ cấu này, thủ trưởng được sự tham mưu giúp việc của các cơ quan tham mưu hoạt động theo kiểu tư vấn giúp việc cho thủ trưởng giải quyết những công việc phức tạp nhưng quyết định vẫn thuộc về thủ trưởng. Như vậy, đứng đầu mỗi cấp có một người chịu trách nhiệm về mọi công việc và toàn quyền trong cấp đó theo chế độ một thủ trưởng. Các thủ trưởng này cũng có thể được uỷ quyền hoặc phân quyền ra quyết định. Việc hình thành các phòng ban chức năng nhằm tận dụng năng lực của các người có chuyên môn nghiệp vụ cao trong từng lĩnh vực để giúp Giám đốc diều hành công việc mà vẫn thực hiện được chế độ một thủ trưởng. Quyết định khi đã được thủ trưởng thông qua trở thành mệnh lệnh, truyền đi từ trên xuống dưới theo tuyến đã quy định các phòng ban chức năng không trực tiếp chỉ huy các đơn vị sản xuất nhưng có trách nhiệm theo dõi hướng dẫn kiểm tra đố đốc việc thực hiện các quyết định đó. 1.1. Những ưu điểm: - Hệ thống tổ chức quản lý của Công ty vật tư - vận tải xi măng đã được lập theo cơ cấu trực tuyến - chức năng và đã tận dụng được ưu điểm của cơ cấu này. Nó phù hợp với mô hình và nhiệm vụ của Ctphù hợp với tình hình hoạt động và quy mô của Công ty. Các phòng ban được tổ chức khá gọn nhẹ nhằmđáp ứng được yêu cầu của Công ty. - Mô hình tổ chức của Công ty rất chặt chẽ và chức năng nhiệm vụ quyền hạn của các bộ phân, do vậy không có sự chồng chéo hoặc bỏ sót về chức năng. - Bộ máy giúp việc Giám đốc, điều hành công việc được sắp xếp lại gọn nhẹ, ít đầu mối và có hiệu lực. Cán bộ ở vị trí then chốt, thiết yếu của Công ty được sàng lọc, lựa chọn và bố trí đúng. Công tác quản lý các dơn vị đều do giám đốc quyết định cho nên tránh được hiện tượng trì trệ, ỷ lại đồng thời giải quyết các yêu cầu phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch, chính sách của Công ty. Từ quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý, Công ty đã được một đội ngũ cán bộ có ý chí, quyết tâm cao, doàn kết chủ động, sáng rtạo, có bản lĩnh trong công việc khăc phục khó khăn đẩy lùi trì trệ. 1.2. Những hạn chế: Bên cạnh những kết quả đạt được, cơ cấu tổ chức vẫn còn tồn tại, những hạn chế sau: - Với cơ cấu quản lý trực tuyến - chức năng đã áp dụng, giám đốc quản lý tất cả các đơn vị, do vậy nhiệm vụ của giám đốc là tương đối nặng nề và phức tạp, ngược lại nhiệm vụ của các phòng ban chức năng lại nhẹ nhàng và đơn giản hơn. Chính vì thế mà các quyết định chỉ đạo của giám đốc sẽ phần nào bị ảnh hưởng bởi tính chủ quan,hạn chế tinh thần dân chủ từ đó mà hạn chế việc phát huy sáng kiến của mọi người trong việc ra quyết định. - Số lượng công nhân có tay nghề bậc cao ít chưa đáp ứng tốt nhu cầu của họ. - Việc phân giao nhiệm vụ cho các phòng ban còn chênh lệch, có phòng nhiều công việc nhưng lại ít người, ngược lại có phòng ít công việc nhưng lại nhiều người. - Một số chức năng chưa được quan tâm thích đáng như: nghiên cứu thị trường, quản lý giá, điều độ kinh doanh vận tải. 2. Về bộ máy quản lý. 2.1. Ưu điểm: - Ban Giám đốc đề là những người có trình độ đại học chính quy làm việc đúng chuyên môn cộng với thâm niên công tác lâu năm trong ngành và trình độ chính trị cao cấp. Do vậy việc quản lý xí nghiệp tương đối tốt, có đủ đức tài để quản lý. - Bộ máy quản lý gọn nhẹ, phù hợp với điều kiện hiện nay. - Một số cán bộ trẻ có trình độ ở các phòng làm nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc tương đối tốt, năng động linh hoạt. 2.2. Những hạn chế. - Số cán bộ quản lý chưa được đào tạo chuyên môn cao và các lớp về kinh tế quản lý còn khá nhiều, do vậy trong công tác quản lý của số cán bộ này kém hiệu quả. - Hàng năm số cán bộ trẻ vẫn chưa thường xuyên được cử đi học nâng cvao chuyên môn mà chủ yếu học hỏi qua thực tế và làm theo kinh nghiệm. - Bộ phận quản lý ở các phòng ban chưa thực sự có quyền chủ động trong hoạt động của mình và chưa thực sự tự giác tham gia vào công tác quản lý xí nghiệp. Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty vật tư - vận tải xi măng. I. Một số vấn đề về công tác quản lý của bộ máy Công ty. 1. Về tư tưởng chỉ đạo: Công ty vật tư - vận tải xi măng là một doanh nghiệp Nhà nước tức là vốn kinh doanh chủ yếu do nhà nước cấp để Công ty tự lên kế hoạch đảm bảo hoạt động của mình. Vì vậy, Công ty phải xác định rõ tư tưởng nhiệm vụ của mình là cung ứng vận tải vật tư thiết bị cho các nhà máy xi măng và kinh doanh xi măng trên địa bàn các tỉnh thành phố. Từ đó toàn Công ty phải quán triệt tinh thần trách nhiệm thống nhất từ trên xuống dưới. Từ ban giám đốc, sau đó xuông các phòng ban và từng bộ phận, tìm mọi biện pháp, hình thức tổ chức hợp lý giúp người lao động yên tâm phấn khởi gắn bó với cơ quan và công việc, nâng cao hiệu quả sản xuất, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, đời sống cán bộ công nhân viên, tiến tới tích luỹ và phát triển các hoạt động của Công ty. 2. Về phương châm hoàn thiện. Do chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là cung ứng vật tư, vận tải thiết bị cho các nhà máy xi măng và kinh doanh tiêu thụ sản phẩm xi măng nên cần xây dựng bộ máy quản lý cũng phải phù hợp với yêu cầu về chức năng nhiệm vụ của mình, đảm bảo chất lượng không quá cồng kềnh và phức tạp. - Bộ máy quản lý mới phải phù hợp với cơ chế mới, sắp xếp lại những đơn vị, rút kinh nghiệm về hiệu quả hoạt động để tổ chức hợp lý, tránh chông chéo nhiệm vụ, bỏ sót nhiệm vụ. Quá trình xây dựng phải xem xét đến các yếu tố tác động đến thể lực, trí lực của con người, xem xét đến nhịp độ của công việ, các điều kiện trong sản xuất để bố trí thời gian nghỉ ngơi thích hợp. Cần có chế độ ăn uống, bồi dưỡng, tổ chức cho cán bộ đi thăm quan du lịch tăng thêm tinh thần, tâưng thêm mối quan hệ đoàn kết trong Công ty. II. Các kiến nghị nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức của công ty. Trong nền kinh tế thị trường cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải luôn được hoàn thiện theo hướng ngaỳ càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính đơn giản, gọn nhẹ mà vẫn nâng cao hiệu lực bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý cần đưcợk phân định rõ chức năng và mối quan hệ giữa các phòng chức năng, giữa nhiệm vụ của các quản lý viên đảm bảo hoạt động của họ không bị chồng chéo, không bị bỏ sót. Có như vậybộ máy quản lý mới năng động, đi sát tình hình thực tiễn sản xuất kinh doanh. Qua nghiên cứu bộ máy quản lý ở Công ty vật tư - vận tải xi măng, em thấy bộ máy quản lý cần được hoàn thiẹn theo hướng sau: - Hoàn thiện cơ chế quản lý. - Hoàn thiện việc tổ chức các phòng ban chức năng. - Hoàn thiện tổ chức nới làm việc, điều kiện làm việc. - Hoàn thiện chế độ tuyển dụng cho các cấp quản lý trong Công ty. - Hoàn thiện vệc nâng cao năng lực của các cán bộ quản lý. 1. Hoàn thiện cơ chế quản lý của Công ty vật tư - vận tải xi măng 21B - Cát Linh - HN. Trong cơ chế thị trường hiện nay, vị trí của lao động quản lý ngày càng quan trọng, cơ cấutc quản lý phải luôn được hoàn thiện theo hướng ngày càng thicvhs hợp với ục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý, số lượng các bộ phận quản lý ít nhất mà vẫn thực hiên đầy đủ các chức năng quản lý. Vấn đề đổi mới thủ tục hành chính, hoàn thiện cơ chế quản lý là một yêu cầu hết sức cần thiết đối với các doanh nghiệp Nhà nước hiện nay. Đối với Công ty là một doanh nghiệp công cíh nhà nước nên rất cần sự hoàn thiện về cơ chế quản lý. Việc giải quyết các thủ tục hành chính nhanh gọn là rất quan trọng đối với cán bộ công nhân viên. Công ty cần phải: - Rút ngắn và có thể bỏ bớt một số thủ tục hành chính giấy tờ không cần thiết đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty, đảm bảo giảm bớt sự đi lại mất thời gian của công nhân, để họ tập trung cho sản xuất. - Thực hiện các mệnh lệnh, quyết định một cách trực tiếp thẳng từ ban Giám đốc xuông các dơn vị nhận quyết định không cần phải qua các phòng ban phụ trách. Mà các phòng ban chỉ cần được thông báo để có trách nhiệm cùng thực hiện quyết định. - Tăng cương mối quan hệ thôngtin hai chiều, tức là các thông tin kiến nghị phản hồi để nắm bắt được tình hình của các đơn vị. - Mở rộng mối quan hệ hợp tác với bên ngoài, đặc biệt là các Công ty trong Tổng Công ty. - Thực hiện cơ chế quản lý vốn một cách chặt chẽ, sát sao. Như vậy, để tăng cường sự hoạt động có hiệu quả cần phải xác định rõ ràng mục tiêu hoạt động cho từng phòng ban (như phê duyệt kế hoạch hoạt động, kế hoạch tài chính...) và giao cho các trưởng phó phòng thực hiện mục tiêu đó. Về phía lãnh đạo cũng cần phải kiểm tra giám sát chặt chẽ, cung cấp các tài kiệu, phương tiện cần thiết để thực hiện, xây dựng hành lang pháp lý để các phòng ban dựa vào đó mà hoàn thành nhiệm vụ được giao. - Bộ máy mới phải phù hợp với quy mô và đặc thù của ngành xi măng. - Biện pháp tiến hành theo phương châm kế thừa một cách tích cực và có chọn lọc bộ máu cũ, mạnh dạn bồi dưỡng bổ sung thêm một số cán bộ trẻ tại chỗ cho những nhiệm vụ thiếu để tạo ra một thế hệ trẻ ké tiếp cho sự phát triển của xí nghiệp trong tương lai. - Yêu cầu đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý và cơ chế quản lý phải tiến hành từng bước vững chắc tiến hành thí điểm để rút kinh nghiệm. Bởi vì công tác tổ chức là một nghệ thuật sử dụng tài năng con người. Khi tiến hành công tác phá bỏ cái cũ, xây dựng cái mới nó sẽ tác động đén hàng loạt khâu, hàng lạot con người và vì thế phải tiến hành thận trọng, chắc chắn song phải kiên quyết trên cơ sở phân rtích khao học, vì mục đích rõ ràng có lợi cho tập thể, có lợi cho xã hội. - Công việc cu thể cuỉa việc tiếp tục công tác hoàn thiện tỏ chức lao động ở Công ty vật tư - vận tải xi măng là dùng biện pháp tư tư[ngr hành chính, kinh tế kết hợp trên cơ sở xây dựng phương ánhoàn thiện tổ chức, bộ máy theo một cơ cấu thành lập xác định những nhiệm vụ chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên. Tiếp tục kiện toàn bộ máy cán bộ làm công tác quản lý, cải tiến mối quan hệ công tác, lề lối làm việc, xây dựng nội quy quy chế, bố trí sắp xếp và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ phù hợp đúng với trình độ chuyên môn, đáp ứng được yêu cầu phát triển của Công ty trong tình hình hiện nay. 2. Chế độ làm việc nghỉ ngơi hợp lý. Chế độ làm việc nghỉ ngơi hợp lý là sự luân phiên hợp lý giữa làm việc vadf nghỉ ngơi được xác định khả năng làm việc của con người, đảm bảo giữ gìn sức khoẻ và nâng cao năng suất lao động. Dựa vào điều kiện lao động, khả năng làm việc của con người để xây dựng chế độ làm việc nghỉ ngơi hợp lý. Quá trình xây dựng phải xem xét đến các yếu tố tác động đến thể lực và trí lực của con người, xem xét đến nhịp độ của công việc, các điều kiện trong sản xuất đẻ bố trí thời giannghỉ ngơi thích hợp. Cần có các chế độ an dưỡng, bồi dưỡng, tổ chức cho cán bộ tham quan du lịch tăng thêm tinh thần, tăng thêm mối quan hệ đoàn kết trong Công ty. * Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện làm việc. Công ty cần bố trí trang bị cho các phòng ban máy tính, máy photocopy đảm bảo công tác chuẩn bị sao chép các tài liệu được nhanh chóng. Việc làm vệ sinh nơi làm việc phải làm sau giờ hành chính để tránh lãng phí thời gian đầu giờ. - Tăn cường kỷ luật lao động trong giờ làm việc bằng cách hạn chế ra khỏi phòng, không nói chuyên riêng, làm việc riêng trong phòng. Tăng cường kiểm tra, kiểm soát của trưởng phòng với nhân viên. - Cần kết hợp với công đoàn để hoàn thiện hơn nữa nội quy lao động, chủ yếu là sử dụng thời hgian làm việc. - Cần phải có biện pháp lựa chọn, bố trí sử dụng hợp lý cán bộ, có chế độ lượng thưởng công bằng, bố trí đúng người đúng việc. - Thường xuyên có cuộc gặp gỡ thân mật giữa lãnh đạo và nhân viên để lắng nghe ý kiến và đề xuất tạo nên không khí chân tình, cởi mở hơn nữa. 3. Hoàn thiện viiệc tổ chức các phòng ban chức năng. Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý, năng suất lao động giữa các phòng ban, quan hệ quản lý giữa các phòng banchức anưng và chức anưg hiệm vụ trong các,phòng ban phải được hoàn thiện thích ứng. Các bộ phận cùng với cấp lãnh đạo phải được xây dựng sao cho chúng có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo sản xuất kinh doanh tốt. Muốn thực hiện được vấn đề này về cơ bản là phải phân tích, đánh giá tình hình thực hiện chức năng, quy định khối lượng công việc, phát hiện ra khâu yếu kém trong việc phân chia quyền hạn, tỷ lẹ lao động gián tiếp so với yêu cầu công việc tren cơ sở đánh giá, xem xét đã hợp lý chưa từ đó đề ra biện pháp hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. Qua sự nghiên cứu và phân tích chức năng nhiệm vụ của Công ty tôi thấy một số ưu điểm của Công ty là nội dung chức năng nhiệm vụ của Công ty tương đối chặt chẽ, đầy đủ mối quan hệ tương đối tốt. Tuy nhiên tôi đưa ra một số ý kiến đóng góp sau: * Đối với ban Giám đốc. Hiên nay Ban giám đốc đều được đoà tạo chính quy từ các trường đại học trong nước, có thâm niên làm việc trong ngành lâu năm, có trình độ chính trị cao cấp. Tuy nhiên để nâng cao hiệu quả lãnh đạo của xí nghiệp đòi hỏi giám đốc và các phó giám đốc cần phải được trang bị thêm kiến thức về mặt quản lý để đáp ứng kịp thời năng động trong nền kinh tế thị trường và sự cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước hiện nay. Việc phân công nhiệm vụ trong ban lãnh đạo phải dựa trên chức năng quản lý và có căn cứ vào thực tiễn của bộ máy tổ chức của Công ty. Để đạt được hiệu quả cao cần phải chia rõ thêm chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của ban lãnh đạo, đồng thòi giữa các lãnh đạo phải có sự kết hợp chặt chẽ vì nhiệm vụ chung của Công ty để tạo nên một eekíp làm việc có hiệu quả cao. * Đối với các phòng ban chức năng: Với quy mô hiện nay của Công ty thì về cơ bản số lượng cán bộ nhân viên là tương đối hợp lý. Riêng đói với văn phòng công ty gồm có 33 người thì chưa thật hợp lý. Do đó, Công ty phải sắp xếp lại sao cho hợp lý bằng cách giảm bớt lượng người không cần thiét mà vẫn đảm bảo hoạt động có hiệu quả. Tuy nhiên, có một hạn chế lớn nhất của Công ty là ở các phòng ban chứ năng thì trình độ vẫn còn bất cập. Thiếu các cán bộ có trình độ đại học về chuyên ngành quản lý kinh tế, số lượng tại chức nhiều, số lượng dưới đại học cũng không nhỏ. Vì vậy, Công ty càn phải có biện pháp hợp lý nhằm đào tạo nâng cao cán bộ ở phòng chức năng. 4. Hoàn thiện chế độ tuyển dụng cho các cấp quản lý trrong Công ty. 4.1. Ban giám đốc: - Về phẩm chất chính trị: Phải là người có phẩm chất chính trị tốt, trung thành với đường lối chủ trương của Đảng và chủ trương xây dựng các thành phần kinh tế ngày càng phát triển, có trình độ lý luận chính trị cao cấp. - Về trình độ học vấn: Phải là người tốt nghiệp đại học hoặc trên đại học về đúng chyên ngành mà mình côngtác. - Về trình độ công tác: Phải là người am hiểu rộng rãi mọi lĩnh vực mình quản lý và trình độ nghiệp vụ mình quản lý. Có năng lực trong lãnh đạo, chỉ huy và có vai trò tổ chức tốt. Có khả năng đoàn kết và tập hợp quần chúng. Có tính quyết đoán, dám làm dám chịu trước những quyết định của mình. - Về thâm niên công tác: Phải là người đã công tác trong ngành lâu năm có kinh nghiệm. 4.2. Đối với cán bộ cấp phòng ban: - Về phẩm chất chính trị: Phải là người trung thành với đường lói chủ trương của Đảng và nhà nước. Nắm bắt pương hướng phát triển của Công ty vật tư - vận tải xi măng nói chung và Tổng Công ty xi măng nói riêng, có trình độ chính trị từ trung cấp trở lên. - Về trình độ chuyên môn và trình độ công tác: Có năng lực tổ chức quản lý điều hành công việc. Có khả năng đoàn kết và tập hợp quần chúng. Có tính quết đoán, dám chịu trách nhiệm. Việc hoàn chỉnh tiêu chuẩn chức danh trong công ty do ban giám đốc chỉ đạo các phòng ban làm. Căn cứ vào tiêu chuẩn chức năng, nhiệm cụu để sắp xếp bố trí cán bộ theo đúng trình độ, năng lực, đúng vị trí công tác, phù hợp và đáp ứng yêu cầu được giao, đảm bảo tính hợp lý của việc quản lý lao động. Nếu thực hiện tốt việc sắp xếp theo tiêu chuẩn chức danh thì hiệu quả công tác sẽ được nâng lên, cơ cấu trong một cơ quan chuyên ngành gọn nhẹ, giảm bớt sự cồng kềnh trong bộ máy quản lý, tiến tới một bộ máy quản lý hoàn thiện hợp lý về chất lượng, hiệu quả côngtác sẽ cao hơn. Để làm được điều đó đòi hỏi lãnh đạo Công ty phải có quyết tâm, có sự chỉ đạo thống nhất, phải làm tốt công tác tư tưởng tâm lý cho cả cán bộ công nhân viên trong Công ty, phải có sự kết hợp của nhiều đơn vị như Đảng uỷ, công đoàn tập trung quán triệt sâu sắc về yêu cầu nội dung của sự đổi mới, sắp xếp lại cơ cấu tổ chức bộ máy cho phù hợp với tìh hình hiện nay. Song song với việc đổi mới, cán bộ thực hiện chế độ chính sách phải phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ dần dần đưa vào ổn định. 5. Hoàn thiện việc nâng cao năng lực đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty. Đây là một giải pháp cần thiết để phát triển các mặt hoạt động của Công ty trong giai đoạn tới. Bởi vì, trong tình hình hiện nay nhiệm vụ công tác của Công ty ngày càng lớn càng phát triển, liên kết với nhiều bạn hàng trong nươc và quốc tế. Do vậy, việc trang bị thêm kiến hệ thốngức về chuyên môn, trình độ ngoại ngữ,tin học là cần thiết để đáp ứng được yêu cầu mới. Điều cần thiét hiẹn nay chính là việc đề ra được nội dung chương trình học tập, hình thức tổ chưc đào tạo và đối tượng đào tạo sao cho phù hợp, có lợi nhất cho Công ty. Nhằm giải quyết vấn đề trên, Công ty nên phối hợp với các trường đại học, các trung tâm đào tạo trong nước, mở các lớp nâng cao bồi dưỡng kiến thức về các lĩnh vực hoạt động của Công ty với các trình độ khác nhau để không ngừng nâng cao trình độ cho cán bộ trong các phòng ban chức năng hiện có của Công ty. Đồng thời tiến hành đào tạo lớp cán bộ trẻ năng động nhiệt tình và có trình độ cao để tương lai có một đôic ngũ cán bộ quản lý đông đảo, giàu kiến thức phục vụ cho sự phát triển của Công ty. Bên cạnh công tác đào tạo cán bộ, Công ty cần chú ý đến công tác tuyển dụng cán bộ công nhân viên. Bởi vì để nâng cao hiẹu quả hoạt động của Công ty cần có sự đóng góp của từng con người., nên các cán bộ được lựa chọn phải dựa vào tiêu chuẩn đức tàimới có thể đảm bảo cho việc nâng cao phẩm chát, nâng cao chất lượng và hiệu quả của cán bộ. Tránh việc tuyển chọn bố trí người không đủ tri thức, đức độ. Chỉ có như vậy mới có thể đạt tới sự tối ưu giữa người với việc, tạo điều kiện để mọi người vận dụng hết tài năng và trí lực ra phục vụ cho Công ty. Tóm lại, với đội ngũ cán bộ đầy năng lực, phẩm chất tốt lại được bố trí đúng ngành nghề chuyên môn thì chắc chắn trong tương laiCt sẽ phát triển đạt hiệu quả cao, góp phần đáng kể vào sự nghiệp CNH, HĐH đất nước. 6. Công ty cần có chế độ đãi ngộ thoả đáng. Để tạo động lực cho sự phát triển, Công ty phải thường xuyên có chế dộ đĩa ngộ thoả đáng cho cán bộ công nhân viên đảm bảo mức thu nhập hợp lý cho họ. Có như vậymới tạo sự cuốn hút vào công việc, đảm bảo cho các cán bộ công nhân viên yên tâm làm việc hết mình vì lợi ích chung của Công ty với tinh thần thoải mái. Đối với khối công nhan trực tiếp sản xuất thì lương đã được quy dịnh theo bậc và phụ cấp chung của ngành. Với khối lao động gián tiếp, lương cũng theo quy định của Nhà nước về hệ số và bậc lương nhưng khoản phụ cấp là do quỹ của Công ty và ban giám đốc quyết định. Trong cơ chế chung hiện nay, muốn tuyển chọn được người có năng lực thì vấn đề về thu nhập của họ cũng rất đáng được quan taam, điều đó là thiết yếu, là lợi ích thiết thực để đảm bảo nhu cầu cuộc sống làm việccủa họ. Hơn ữa khối lao động gián tiếp là người có chuyên môn phải động não, theo cơ chế chung lao động chất xám hiện nay rất được quan tâm. Chính vi vậy, Công ty cần có quy chế riêng về việc trả lương sao cho hợp lý và cao hơn so với khối trực tiếp sản xuất nhưng không để quá cao. Mặt khác có những biện pháp thưởng xứng đáng cho những sáng kiến đóng gióp của Công ty. Do đó quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý để tạo điều kiện cho bộ máy quản lý của Công ty hoạt động có hiệu quả, Công ty cần có biện pháp kinh tế hữu hiệu tác động vào cán bộ công nhân viên, khuyến khích họ say mê công việc, đạt hiệu quả cao một cách nhanh chóng. 7. Hiệu quả của việc hoàn thiện bộ máy quản lý. Xây dựng cơ cấu quản lý gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra, làm cho các quyết định được thực hiện nhanh chóng. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ sẽ dảm bảo tính chính xác chi phí sản xuất, chi phí lưu thông, chi phí phục vụ kinh doanh. Nâng cao được tính năng động của cơ cấu tổ chức quản lý, đem lại hiệu quả cao hơn. Việc hoàn thiện công tác theo chức năng và bố trí cán bộ cho cong việc không bị xé lẻ mà liên hệ mật thiết với nha, các cán bộ hiểu biét nhiều về nhiều loại công việc, có khả năng đảm bảo khối lượng côngviệc lớn và hoàn thiện với chất lượng cao. Kết luận Trong cơ chê sihện nay, bất cứ một tổ chức nào hoạt động để đạt được hiệu quả cao cũng cần có một đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ năng lực, cso đạo đức kinh doanh và cần phải được tổ chức một cách khoa học. Đó chính là việc hoàn thiện bộ máy quản lý. Qua thực tế tìm hiểu ở Công ty vật tư - vận tải xi măng trong thời gian thực tập vừa qua kết hợp với những kiến thức đã học, em nhận thấy rằng Công ty đã và đang đổi mới bộ máy quản lý theo hướng trên. Bắt đầu từ việc phân chia lại chức năng rõ ràng, bố trí lại lao động dư thừa đảm bảo cho bộ máy chuyên tinh, giảm nhẹ, có hiệu lực phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hiện nay của Công ty. Vì thời gian tìm hiểu thực tế không nhiều nên trong đề tài này không phân tích mọi khía cạnh một cách đầy đủ. Với nhữnh kiến nghị đưa ra em rất mong nhận được ý kiến, góp ý quý báu của thầy cô và các cô chú trong Công ty để bài viết của em được hoàn thiện. Trong thời gian thực tập và làm đề tài tốt nghiệp, em luôn được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo TS. Phan Kim Chiến. Em cũng được sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo và các phòng chức năng trong Công ty.