Chuyên đề Một số biện pháp nhằm sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất bao bì xi măng ở Công ty TNHH Thành Duy

ượng của chúng rất đa dạng. c. Nghiên cứu thị trường NVL và lựa chọn nhà cung cấp Công tác nghiên cứu thị trường là một nhiệm vụ cơ bản của quy trình lập kế hoạch NVL được thực hiện thường xuyên bởi tổ nghiên cứu thị trường thuộc phòng kế hoạch vật tư. Thông tin thị trường từng loại, nhóm loại NVL thu thập được sẽ thường xuyên được cung cấp cho cán bộ vật tư theo từng loại họ phụ trách để lên kế hoạch NVL phục vụ cho sản xuất, bên cạnh đó họ cũng có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường theo từng đợt mua sắm dựa trên thông tin được cung cấp nhằm lựa chọn được các nhà cung ứng phù hợp nhất. Để thực hiện được nhiệm vụ này một cách có phương pháp và hiệu quả cán bộ vật tư sẽ luôn phải cập nhật các thông tin về: kế hoạch cung ứng NVL, tình hình sử dụng NVL của Công ty trong thời gian gần đây… để có những đánh giá, dự báo bân đấu từ đó sẽ có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ của mình và xác định, cách thức, phương pháp làm việc hiệu quả. Đối với hạng mục nhập khẩu thì quy trình mua sắm , nhờ có tư cách nhập khẩu trực tiếp nên công ty thường dễ dàng nhập khẩu với giá rẻ và chất lượng tốt, đồng thời tiến hành nhập khẩu ủy thác để tăng thêm lợi nhuận cho Công ty, còn với các loại NVL mua trực tiếp trong nước cán bộ vật tư sẽ chịu trách nhiệm. Nghiên cứu thị trường cung ứng NVL là việc thu thập thông tin về các nhà cung cấp. Công ty vừa khuyến khích vừa bắt buộc tổ nghiên cứu thị trường phải nghiên cứu thị trường và cán bộ mua sắm vật tư phải nghiên cứu thị trường qua nhiều kênh thông tin khác nhau, có như vậy mới đảm bảo sự so sánh chính xác giữa các nhà cung cấp NVL làm cơ sở lựa chọn đối tác phù hợp nhất. F Thông qua các mối quan hệ truyền thống Đối với mỗi loại NVL cần thiết cho sản xuất Công ty thường xây dựng mối quan hệ lâu dài với một số nhà cung ứng, duy trì một lượng đặt hàng nhất định hằng năm, qua đó có thể có nhứng trao đổi những thông tin định kỳ cần thiết. Tùy tính chất của các loại NVL hàng tháng hoặc quý sẽ có những thông tin cần thiết từ các nhà cung ứng này thông qua các bảng báo giá, thư mời, thư ngỏ…Cán bộ vật tư thông qua những tài liệu này sẽ tổng hợp lại thành thông tin đầy đủ nhưng ngắn gọn để kết hợp cùng những thông tin thu thập được qua những kênh thông tin khác đưa ra đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp nhất. Cứ định kỳ đầu mỗi năm tài chính công ty tiến hành đánh giá các nhà cung ứng đã hợp tác cùng Công ty thông qua tình hình cung ứng NVL của họ trong thời gian hợp tác và những định hướng thay đổi của họ trong tương lai để xác định một hệ thống chỉ tiêu như: giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng NVL, tiến độ thực hiện hợp đồng… để xác định lại các nhà cung ứng truyền thống tốt nhất. Với mỗi loại NVL công ty thường có từ 2 – 3 nhà cung ứng truyền thống có thể là trong hoặc ngoài nước ví thế tình hinh cung ứng NVL hiện nay của Công ty vẫn có nhiều thuận lợi hơn so với nhiều đối thủ cạnh tranh khác. Tuy nhiên để duy trì lợi thế cạnh tranh này Công ty phải thường xuyên vun đắp củng cố quan hệ cùng có lợi với các đối tác cung ứng NVL. Bảng 4 – Một số nhà cung ứng truyền thống của Công ty STT Nhà cung ứng Danh mục NVL Sử dụng cho 1 Nhà máy giấy Việt Trì Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 2 Nhà máy giấy Sông Lam Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 3 Công ty giấy Anh Quân Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 4 Công ty giấy Hồng Vương Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton 5 Công ty Siman Kraft Industry Thai Lan Giấy Kraft; giấy Duplex PX Carton và PX In 6 Công ty Hanson Giấy, mực in các loại PX carton và PX In 7 Công ty Jampoo Đài Loan Các loại hạt, màng nhựa PX in và PX nhựa 8 Công ty Misubishi Nhật Bản Các loại hạt, màng nhựa PX in và PX nhựa (Nguồn: Phòng kế hoạch – vật tư) Từ bảng trên rõ ràng hầu hết các nhà cung ứng truyền thống của Công ty đều là những công ty có uy tín trên thị trường, NVL do họ cung cấp thường có chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Do đó, Công ty vẫn phải tiếp tục duy trì các mối quan hệ này bằng những chính sách hợp tác hợp lý đôi bên cùng có lợi. F Thông qua việc chủ động tìm hiểu thông tin qua các hình thức khác: Hiện nay các phương tiện truyền thông đại chúng đang phát triển rất mạnh mẽ tạo điều kiện cho việc tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn, lượng thông tin thu thập được sẽ phong phú hơn. Vì vậy thông qua các hình thức như sách báo, tạp chí, truyền hình, mạng Internet… công ty luôn có thể tìm kiếm được những thông tin bổ ích biết đến nhiều hơn các nhà cung cấp tốt. Tuy nhiên so với nhiều công ty khác Công ty lại thiếu một kênh trao đổi thông tin hữu hiệu với các nhà cung ứng và cả khách hàng và các đối tượng khác đó là trao đổi thông tin qua Internet( Website, email) bởi hiện nay Công ty vẫn chưa xây dựng Website, chưa lập địa chỉ email cho riêng mình, vì thế việc tìm hiểu thị trường NVL của công ty vẫn phần nào mang tính bị động, thiết nghĩ Công ty nên xem xét vấn đề này để khắc phục điểm yếu của chính mình. Hiện nay toàn bộ mạng máy tính của Công ty đã hình thành một liên mạng nội bộ và kêt nối Internet nên việc tìm hiểu thông tin trên mạng càng trở nên thuận tiện hơn, gớp phần giảm thời gian và chi phí cho công tác nghiên cứu thị trường; các thông tin thu thập được có thể được trao đổi giữa các cá nhân liên quan trong Công ty thông qua mạng nội bộ, tăng tốc độ truyền tin. Tuy vậy, việc tìm được quá nhiều thông tin cộng với hạn chế về năng lực xử lý của tổ nghiên cứu thị trường cũng như hạn chế về năng lực tìm kiếm thông tin thì công ty sẽ có giải pháp mua thông tin từ các cơ quan, chuyên gia tư vấn kinh tế. F Lựa chọn nhà cung ứng tiềm năng Với công tác nghiên cứu thị trường thường xuyên sẽ đảm bảo cho Công ty có sự hiểu biết tổng quát về thị trường NVL. Sau khi đã có lượng thông tin cần thiết, cán bộ vật tư sẽ so sánh, đánh giá các đối tác thông qua các tiêu chí như: Chất lượng, số lượng, giá cả NVL, chiết khấu thương mại… Các dịch vụ sau bán hàng như: vấn đề thu đổi phế liệu, khuyến mãi, tiềm năng hợp tác lâu dài… Việc đánh giá để lựa chọn các nhà cung cấp nhiều khi không chỉ dựa trên các thông tin, số liệu thu thập được phản ánh trên sổ sách mà đối với các nhà cung ứng trong nước, cán bộ vật tư có thể đến tận nơi để trực tiếp kiểm chứng chất lượng NVL đối với những đối tác mới chưa có quan hệ lâu dài và chưa có uy tín đối với Công ty. Cuối cùng kết quả nghiên cứu thị trường và đánh giá các nhà cung cấp sẽ được tổng kết thành bảng danh sách đề cử từ 2 – 3 nhà cung cấp với những ưu, nhược điểm của họ, cùng những điều kiện hợp tác với các chi phí phải bỏ ra và lợi ích thu được của Công ty, trình lên giám đốc để xin ý kiến và kinh phí giao dịch đàm phán để lựa chọn nhà cung ứng cuối cùng. 2. Tình hình hệ thống kho tàng của Công ty a. Hệ thống kho tàng hiện tại của Công ty TNHH Thành Duy Ngay từ khi vừa mới thành lập, nhận thức được sự cần thiết của một hệ thống kho tàng được bố trí khoa học và công suất phù hợp công ty đã tiến hành xây dựng hệ thống kho dự trữ thành phẩm và NVL của công ty. Tổng cộng công ty có 6 kho tàng với công suất dự trữ 200 tấn/kho, mỗi kho do một thủ kho thủ kho chịu trách nhiệm quản lý, ở mỗi phân xưởng chịu trách nhiệm quản lý 2 kho được bố trí theo nguyên tắc kho chính chứa NVL chính và thành phẩm, kho phụ chứa NVL phụ, nhiên liệu, phế liệu thu hồi và công cụ, dụng cụ thay thế. Tuy nhiên thực tế do quy mô kho chính và kho phụ tương đương nhau trong khi nhu cầu dự trữ của kho chính luôn cao hơn nhiều so với kho phụ nên kho chính thường ở trong tình trạng thiếu diện tích, còn kho phụ thì ngược lại. Điều này đã phát sinh ra hiện tượng gửi hàng từ kho chính sang kho phụ nên đã gây nên một số tác động không tốt đến công tác dự trữ, cấp phát NVL như tình trạng lộn xộn, thất thoát NVL, hàng hóa nhiều khi làm gián đoạn cả quá trình sản xuất. Như vậy, một trong những nhiệm vụ của cán bộ quản trị NVL là cải thiện hệ thống kho tàng nhằm khắc phục những nhược điểm này của Công ty. b. Tình hình tiếp nhận, bảo quản và cấp phát NVL - Công tác tiếp nhận NVL Công tác tiếp nhận NVL ở Công ty là bước chuyển giao giữa nhà cung ứng ( nếu NVL được giao trực tiếp đến Công ty), bộ phận mua, vận chuyển và quản lý NVL. Công tác tiếp nhận và kiểm tra NVL của Công ty được tiến hành một cách rất kỹ càng. Đối với NVL nhập khẩu thì sau khi giao hàng ở cảng thường không chuyển trực tiếp về kho của bởi vì hàng nhập khẩu thường sử dụng cho nhu cầu sử dụng trong thời gian dài, hơn nữa phải có thời gian để phân phối NVL đúng nhu cầu đến từng phân xưởng. Công ty thường phải liên hệ thuê kho ngoài để bảo quản tạm thời, điều này đòi hỏi Công ty phải có một chính sách riêng để bảo quản và tiếp nhận NVL nhập khẩu. Cán bộ phòng vật tư phải trực tiếp chịu trách nhiệm với lượng NVL mình nhập khẩu, mỗi người phải góp phần xây dựng mối quan hệ lâu dài với một số kho hàng chất lượng tốt ở ngoài Công ty và tiến hành các thủ tục kiểm tra, giao nhận qua biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho NVL bình thường chỉ khác là phải qua nhiều khâu với số lượng chứng từ lớn hơn NVL mua trong nước. Đối với NVL nhập kho trực tiếp từ nhà cung ứng thì NVL đến Công ty trước tiên phải xuất trình hợp đồng, chứng từ hợp lệ để bộ phận bảo vệ kiểm tra, vào sổ rồi mới được phép giao hàng, xe hàng phải tuân thủ các quy định về an toàn chung như: không được nổ máy trong kho, nơi chứa nhiều chất dễ cháy, khi đỗ xe phải hướng đầu xe ra ngoài…Hàng hóa vào kho phải được phản ánh vào biên bản kiểm nghiệm qua thủ kho, kế toán và phòng KCS chịu trách nhiệm kiểm tra và lập thành 2 bản, một giao cho phòng kế toán, một giao cho phòng kinh tế - kỹ thuật – đầu tư hợp tác – kho vận. Nếu NVL nhập không đúng thỏa thuận đã ký trong hợp đồng thì lập thêm một liên, kèm chứng từ liên quan gửi cho nhà cung ứng chờ giải quyết. Biên bản kiểm nghiệm kết hợp hóa đơn, giấy giao nhận hàng để lập phiếu nhập kho thành 4 liên: F Một liên: Giao cho người nhận F Một liên: Gíao cho Phòng kinh tế - kỹ thuật – hợp tác – kho vận F Một liên: Giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư F Một liên: Lưu kho Lúc này trách nhiệm bảo quản, kiểm tra trực tiếp NVL thuộc về thủ kho NVL đặt dưới sự quản lý, điều phối của bộ phận quản trị NVL của từng phân xưởng, thủ kho tiến hành nhập số liệu vào thẻ kho để tiến hành theo dõi quá trình dự trữ, cấp phát, sử dụng NVL. Nhờ những quy định, thủ tục kiểm tra, tiếp nhận, bảo quản rã ràng, phù hợp nên Công ty đã giảm được đáng kể lượng mất mát, hư hỏng NVL trong quá trình mua sắm trong thời gian qua. Tuy nhiên phương pháp tiếp nhận này vẫn mang tính thủ công với lượng chứng từ quá lớn gâp phức tạp cho công tác tiếp nhận NVL. Hiện nay Công ty đang cố gắng thực hiện công tác tiếp nhận NVL. Hiện nay Công ty đang cố gắng thực hiện công tác tiếp nhận NVL với các số liệu vật tư được phản ánh, dự trữ trên mạng nội bộ Công tác bảo quản NVL NVL ở mỗi kho được sắp xếp, bảo quản ở từng khu riêng biệt, được ghi kí hiệu, mã hiệu riêng cho từng loại tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm kê và xuất nhập phục vụ sản xuất. NVL sau khi được tiếp nhận vào kho sẽ tùy chủng loại, kích cỡ, chất lượng, cường độ sử dụng mà được thủ kho xếp vào vị trí quy định của nó. Đối với phân xưởng Carton, NVL chính ( là các loại giấy) thường được sắp xếp theo chủng loại và kích cỡ, ưu tiên các loại giấy với kích cỡ được sử dụng với cường độ lớn nhất ở vị trí gần cửa kho để thuận tiện cho vận chuyển sang phân xưởng sản xuất, cũng với nguyên tắc như thế với các phụ liệu, công cụ dụng cụ thay thế và NVL của xưởng in và xưởng nhựa. NVL của Công ty thường dễ bảo quản nên không cần bố trí các khu đặc biệt như khu kín, khu lạnh… Công ty đã mua các thiết bị bảo quản đơn giản như các kê, các giá đỡ… kết hợp với don dẹp, vệ sinh kho hằng ngày và hệ thống ánh sang, thông gió phù hợp đã đảm bảo điều kiện bảo quản tốt nhất cho NVL phục vụ cho sản xuất của Công ty. Nguyên tắc xuất kho của Công ty là nhập trước, xuất trước tránh để NVL trong thời gian bảo quản quá dài, hạn chế việc hao hụt NVL. Tuy nhiên với chính sách dự trữ tối thiểu có tính đến dự trữ bảo hiểm theo nguyên tắc này được áp dụng linh động với từng loại NVL, đối với NVL dễ bảo quản (VD: giấy Kraft, bản in, màng nhựa…) thì có thể xuất NVL ở vị trí thuận tiện nhất, duy chỉ có đối với một số NVL khó bảo quản hơn là phải tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc nhập trước, xuất trước như các loại mực in, film in… Thủ kho thường xuyên phải kiểm tra tình hình NVL trong kho cả về số lượng, chất lượng, tuân thủ các nguyên tắc bảo quản nhằm đảm bảo tỷ lệ hao hụt nằm trong quy định. Tuy nhiên do số lượng NVL lớn, nhập xuất liên tục nên nhiều khi thủ kho đã bỏ qua một số nguyên tắc cần thiết như nguyên tắc NVL luôn phải sắp xếp trên kệ, nguyên tắc kiểm kê đầy đủ… nên vẫn gây tình trạng NVL thiếu, giảm chất lượng… Đối với NVL tại xưởng sản xuất thì bao gồm hai đối tượng, một là NVL đang trong quá trình sản xuất, nằm trên các máy, hai là NVL chờ sản xuất, cả hai đối tượng trên đều phải được kiểm kê, đôic chiếu hằng ngày để được theo dõi mức độ sử dụng NVL. NVL chờ sản xuất cần được sắp xếp gọn gàng ở chân máy đối với những loại NVL phụ sử dụng với khối lượng nhỏ, đặt ở một nơi tách biệt để tránh lầm lẫn NVL vừa tránh gây bừa bộn cho nơi sản xuất. Các NVL chờ sản xuất khi được kiểm kê chỉ đủ cho một đợt sản xuất cuối cùng thì tiến hành báo cáo cho giám đốc để báo lại cho thủ kho và cán bộ vật tư, thực hiện kiểm tra kho và lập kế hoạch mua sắm và nhận lệnh xuất kho để cấp phát NVL và mua mới. Nói chung tất cae các thông tin về NVL tồn kho, xuất dùng, NVL tại xưởng luôn được thông báo rộng rãi để kết hợp sự quản lý NVL giữa tất cả các cá nhân liên quan, đảm báo các thông tin về NVL luôn đầy đủ để tiến hành các hoạt động mua sắm, xuất dùng một cách kịp thời đảm bảo cho tiến độ sản xuất luôn diễn ra liên tục. Công tác cấp phát NVL Công ty thực hiện nguyên tắc cấp phát NVL theo lệnh. Cuối mỗi ngày các tổ trưởng phụ trách sản xuất tại mỗi máy kiểm tra lượng NVL còn lại trên máy rồi báo cáo lại cho quản đốc. Thường thì NVL không được xuất hàng ngày mà mỗi lần xuất NVL nằm trên các máy thường đủ cho sản xuất cả tuần. Quản đốc chịu trách nhiệm theo dõi lượng NVL còn lại trên các máy và kế hoạch sản xuất theo thời gian cho đến khi có nhu cầu nhập NVL cho đợt sản xuất mới thì trực tiếp đề nghị lên ban giám đốc, giám đốc phê duyệt yêu cầu đồng thời phát lệnh xuất kho xuống thủ kho theo mẫu như sau: Mẫu 1 : LỆNH XUẤT KHO CÔNG TY TNHH THÀNH DUY PHÂN XƯỞNG IN BQ 03/7.5 - 19 LỆNH XUẤT KHO Yêu cầu xuất cho:…………………………………………. TT Tên NVL – Quy cách Đơn vị Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực tế 1 2 Ngày … tháng…năm…… THỦ KHO GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP Ngay sau khi nhậc được lệnh xuất kho thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho theo mẫu sau cũng với 4 liên như phiếu nhập kho và phản ánh sự thay đổi NVL vào thẻ kho: F Một liên : Giao cho quản đốc Phân xưởng F Một liên : Giao cho kế toán F Một liên : Giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư F Một liên : Lưu kho Mẫu 2 : PHIẾU XUẤT KHO Đơn vị:…………………… Địa chỉ:…………………... Mẫu số : 02 – VT Theo QĐ : 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 2000 Của Bộ Tài Chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày…….tháng …… Năm 200… Nợ:…………..Số:…… Có:…………………… Họ, tên người nhận hàng : Địa chỉ (bộ phận): Lý do xuất kho: Xuất tại kho: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 Cộng: Cộng thành tiền ( bằng chữ): Xuất, ngày….tháng….năm 200… Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho c. Công tác kiểm tra hệ thống kho tàng Công tác kiểm tra hệ thông kho tàng và theo dõi tình hình sử dụng NVL ở từng phân xưởng là trách nhiệm của mọi cá nhân trong Công ty, nhưng chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi trực tiếp là thủ kho, cán bộ KCS, kế toán và cán bộ vật tư. Đây là khâu qua trọng trong công tác quản trị hệ thống kho tàng nói riêng và quản lý sử dụng hiệu quả NVL nói chung, nhằm bảo đảm cho hệ thống kho tàng hoạt động hiệu quả, theo dõi tình hình sử dụng và bảo quản NVL đảm bảo NVL sử dụng đúng mụch đích, tiết kiệm chi phí NVL, tăng hiệu quả sản xuất, giảm tỷ lệ phế phẩm… ngày càng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Công tác kiểm kê Hàng tháng các bộ phận trên đây cùng tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, cách bố trí NVL trong kho và tại xưởng, tiến hành so sánh giữa số thực kiểm kê và số liệu quản lý theo sổ sách chứng từ xuất nhập vật tư, thẻ kho rồi phản ánh và bảng thanh quyết toán NVL, phát hiện sai lệch và nguyên nhân nhằm tìm biện pháp khắc phục. Thực tế kiểm kê NVL thường cho thấy tỷ lệ sai lệch giữa thực tế và sổ sách nằm trong định mức cho phép(< 0,005%) cho thấy công tác quản trị kho tàng của Công ty đạt hiệu quả tương đối cao. Qua việc kiểm kê, so sánh NVL tại kho và lượng nhập xuất NVL cụ thể thủ kho sẽ thường xuyên báo cáo tình hình sử dụng NVL cho cán bộ vật tư, kế toán và giám đốc làm tư liệu quản lý sử dụng NVL và làm căn cứ cơ sở cho lập kế hoạch cung ứng NVL năm sau. Sau đây là một ví dụ về bảng kiểm kê NVL tại phân xưởng carton sóng cuối tháng 12/2005 Bảng 5 – Kiểm kê nguyên vật liệu tại phân xưởng Carton sóng cuối tháng 12/2007 Tên hàng tồn kho Đơn vị Sổ sách Thực tế kiểm kê SL TT (VND) SL TT (VND) NVL chính tại kho: GIẤY KRAP MAI LAN 125_185 G/M2 KG 52757 243540094 52757 243540094 GIẤY KRAP HẠT NÂU 170 G/M2 KG 1329 10493044 1329 10493044 GIẤY KRAP MỘC ANH QUÂN DL 190-195 KG 1959 5877000 1959 5877000 GIẤY KRAP VÀNG ANH QUÂN DL 170 G/M2 KG 24942 103896305 24942 103896305 GIẤY KRAP LAM SƠN 125-130 G/M2 KG 11062 46757533 11062 46757533 GIẤY DUPLEX VIỆT TRÌ 250 G/M2 KG 2392 5271276 2392 5271276 GIẤY VIỆT TRÌ CHẤT LƯỢNG CAO 180 G/M2 KG 25158 162177919 25158 162177919 GIẤY KRAP HÙNG HÀ LAM SƠN 130-165 KG 29245 107581749 29245 107581749 GIẤY KRAP NHẬT 175 G/M2 KG 1224 6732000 1224 6732000 GIẤY DUPLEX VIỆT TRÌ 200-220 G/M2 KG 703 1928887 703 1928887 GIẤY KRAP LAM SƠN 175 G/M2 KG 9546 44151210 9546 44151210 GIẤY KRAP ANH QUÂN SÓNG KG 18341 64193500 18341 64193500 GIẤY DUPLEX VIỆT TRÌ 180 G/M2 KG 4649 13692907 4649 13692907 GIẤY KRAP LONG VƯƠNG 175 G/M2 KG 554 2148340 554 2148340 GIẤY KRAP HƯƠNG VÀNG 170 G/M2 KG 2950 11413615 2950 11413615 GIẤY DUPLEX HƯƠNG 180 G/M2 KG 1033 6570468 1033 6570468 GIẤY GÓI MỲ SÓNG KG 54,5 508780 54,5 508780 GIẤY KRAP HƯƠNG NÂU KG 8259 42998540 8259 42998540 GIẤY DUPLEX HẬU GIANG KG 3974 12667716 3974 12667716 DÂY BUỘC NHỰA PP KG 18829 112633899 18829 112633899 MỰC TÍM 334 KG 105,9 1089483 105,9 1089483 DẦU BÓNG PHA MỰC HỘP 57330 379000 57330 379000 MỰC ĐỎ NHẬT KG 236 125998 236 125998 MỰC ĐỎ TRUNG QUỐC KG 3 414000 3 414000 SƠN TRÁNG KG 90 1401000 90 1401000 KEO CÁN LẠNG KG 1224,8 1303148 1224,8 1303148 BẢN DIAZO FUJI 615-634 CM2 173 65830 173 65830 (Nguồn: Phòng Kế Hoạch – Đầu tư Công ty TNHH Thành Duy) - Kiểm kê tình hình phục vụ kho tàng Các hoạt động phục vụ hệ thống kho tàng như vệ sinh, vận chuyển, cung cấp điện nước… được kiểm tra thường xuyên, chất lượng công việc được bàn giao hành ngày giữa trưởng bộ phận phục vụ và thủ kho, như vậy sẽ thường xuyên đánh giá được hiệu quả các công việc này và thực hiện điều chỉnh kịp thời nhắm tăng hiệu quả hoạt động hệ thống kho tàng. - Kiểm tra việc sử dụng công cụ, dụng cụ, TSCĐ của kho tàng Kiểm tra hiện trạng kho tàng cũng được thực hiện định kỳ hàng tháng, qua các số liệu về thời điểm mua sắm, thời gian khấu hao quy định sẽ tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quả sử dụng và tiến hành thay thế khi cần thiết, công tác kiểm tra này là một trong những công cụ để tính chi phí kinh doanh một cách đầy đủ. Việc đánh giá hiệu quả sẽ đưa ra những kết luận như khen thưởng đối với các cá nhân thực hiện bảo quản công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị đúng quy định, ngược lại sẽ quy trách nhiệm và xử phạt các đối tượng có liên quan đến tình trạng sử dụng công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị không hiệu quả, mất mát, hư hỏng, xuống cấp.CCDC, MMTB cũng được mua sắm, bổ sung thường xuyên khi có MMTB, CCDC bị phát hiện hỏng hóc, lỗi thời… - Kiểm tra việc chấp hành kỷ luật Kiểm tra các cá nhân liên quan đến hệ thống kho tàng, các cá nhân ra vào kho tàng, kiểm tra tình hình chấp hành các quy định về an toàn cháy nổ, điện, độ ẩm, nhiệt độ… cũng là nhiệm vụ của kiểm tra hệ thống kho tàng, đây là nhiệm vụ thường xuyên được tiến hành khi có bất kỳ một cá nhân nào khi bước vào hệ thống kho tàng. d. Công tác thu hồi phế liệu Trong sản xuất sản phẩm của Công ty ở mỗi công đoạn thường có những lượng phế liệu thu hồi với khối lượng khác nhau do đặc tính về công nghệ của MMTB. Ngoài ra như trên đã phân tích phế liệu còn thu được do việc sử dụng NVL không đúng kích cỡ chuẩn, hay do trình độ tay nghề của công nhân sản xuất. Phế liệu được bộ phận vệ sinh công nghiệp thu hồi sau mỗi ngày sản xuất được giao trở lại cho thủ kho định lượng và phản ánh vào sổ sách có chữ ký xác nhận của công nhân vệ sinh. Sau đó, khi có lượng đủ lớn phế liệu sẽ được gửi trả cho nhà cung ứng và đổi lại NVL với giá trị tương đương. Lượng phế liệu phản ánh hao phí về NVL nên phế liệu càng nhiều thì càng chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL thấp, tuy nhiên việc tiêu thụ được lượng phế liệu cũng góp phần làm giảm chi phí sủ dụng NVL, nhưng nguyên tắc chung vẫn là càng giảm lượng phế liệu càng tốt. e. Quản trị chi phí kinh doanh NVL Chi phí NVL là tổng các chi phí bao gồm: chi phí mua tính theo đơn giá, chi phí liên quan đến công tác nghiên cứu thị trường và đàm phán, chi phí vận chuyển, bảo quản… Nhiệm vụ của các nhà quản trị NVL là phải tính toán chi phí với độ chính xác càng cao càng tốt nhằm quản lý việc sử dụng NVL một cách hiệu quả hơn nhằm tối thiểu hóa chi phí trên cơ sở các yêu cầu về mặt chất lượng, quy cách… đảm bảo tuân thủ chính sách mua sắm NVL, thực hiện tính toán so sánh, phân tích, đánh giá chi phí này qua các thời kỳ khác nhau nhằm tìm ra xu hướng thay đổi tích cực và tiêu cực, phát hiện nguyên nhân và khắc phục hậu quả. Hiện nay Công ty đã thực hiện tính chi phí kinh doanh NVL tuy nhiên độ chính xác và tính đầy đủ chưa cao. Điều này vừa do nguyên nhân khách quan, vừa do nguyên nhân chủ quan gây ra. Thứ nhất là do có nhiều khoản mục chi phí NVL với tính chất khó tập hợp, tính toán. Thứ hai là do trình độ của kế toán phụ trách tính chi phí NVL chưa cao cũng như các quy định về chi phí dành cho NVL chưa rõ ràng. Ví dụ như chính sách khoán chi phí cho cán bộ vật tư vẫn chưa thực hiện tính toán các mức khoán cụ thể, dựa trên tình hình thực tế mà vẫn thực hiện khoán chi phí theo cảm tính thường là 10% giá mua đối với NVL trong nước, 12% giá mua đối với NVL nhập khảu. chi phí cho NVL của Công ty kết tinh với tỷ lệ lớn trong các khoản mục giá thành và vẫn được đánh giá là cao nên cần có những biện pháp hiệu quả hơn để giảm chi phí sử dụng NVL. 3. Đánh giá chung về công tác tiết kiệm chi phí NVL a. Ưu điểm Đầu tiên phải kể đến đó là ưu điểm trong việc mua sắm, đảm bảo cho sản xuất không bị gián đoạn, mặc dừ khối lượng mua sắm và dự trữ NVL còn nhiều bất hợp lý nhưng do Công ty có chính sách dự trữ bảo hiểm hợp lý nên đã đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, tuy nhiên để hiệu quả hơn nữa thì cần phân bố lại một cách hợp lý hơn lượng mua sắm và dự trữ, số lần đặt hàng và lượng đặt hàng vừa đủ, ngoài ra cũng cần thay đổi trong chính sách cấp phát theo lệnh tránh bị động cho cả bộ phận cấp pháp và sử dụng vật tư. Đánh giá công tác lập kế hoạch cung ứng NVL, rõ ràng quy trình lập được thực hiện rất khoa học với căn cứ sâu sát hơn với tình hình sản xuất thực tế, tình hình xây dựng định mức NVL sản xuất sản phẩm, kế hoạch được xây dựng khuyến khích tính độc lập, sáng tạo của các phân xưởng sản xuất và tận dụng được sự tư vấn mang tính chuyên môn cao của cán bộ vật tư của Công ty. Từ thực trạng nghiên cứu thị trường NVL và quá trình lựa chọn, việc chú trọng xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung ứng uy tín Công ty đã thể hiện trong điểm việc nắm bắt, cập nhật kịp thời các thông tin về thị trường NVL góp phần tăng khả năng tìm hiểu thị trường NVL của cán bộ vật tư, trong những năm qua Công ty liên tục tìm ra và xây dựng được mối quan hệ tin cậy lẫn nhau giữa các nhà cung ứng tốt mà chủ yếu là các nhà cung ứng trong nước đã cải thiện đáng kể tình hình khan hiếm NVL , giảm chi phí cho hoạt động nhập khẩu NVL tăng khả năng chủ động về NVL phục vụ sản xuất của Công ty. Về quy trình tiếp nhận và công tác kiểm tra NVL đã tương đối hoàn thiện thông qua việc lập đầy đủ các nhứng từ liên quan giao cho các cá nhân, bộ phận liên quan quản lý. Các chứng từ của Công ty được đánh giá là khá đầy đủ và có hệ thống giúp rút ngắn và đơn giản hóa cho quy trình quản lý NVL. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho việc cải tiến nghiệp vụ tiếp nhận và kiểm tra thông qua hệ thống thông tin nội bộ Intranet của Công ty. Công ty vấn đang khẳng định uy tín của mình trước các khách hàng truyền thống và khách hàng mới qua các hợp đồng hợp tác lâu dài với các khách hàng lớn và sự gia tăng đều đặn các đơn hàng của khách hàng mới. Hệ thống kho của Công ty vẫn đang phát huy tốt vai trò, bằng chứng là cơ sở vật chất của các kho vẫn đang ở trong tình trạng tốt, công tác cấp phát NVL kịp thời, hao hụt NVL ít. Hai phân xưởng in và nhựa đã có những bước đột phá về đầu tư MMTB mới, đồng bộ hiện đại với công suất lớn đáp ứng nhu cầu sản xuất và tăng chất lượng sản phẩm dẫn đến tính cạnh tranh cho sản phẩm của hai phân xưởng này trước đối thủ cạnh tranh. Công ty đã có chính sách khuyến khích sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL với chế độ thưởng phạt rõ ràng, tỷ trọng NVL trong tổng giá thành vẫn ở mức cao tuy nhiên bắt đầu có xu hướng giảm trong hai năm gần đây. Công ty cũng có chính sách khuyến khích và giao trách nhiệm trao đổi thông tin giữa các bộ phận sản xuất và bộ phận cung ứng một cách thường xuyên đảm bảo phối hợp hiệu quả hơn giữa hai khâu sử dụng và cấp phát NVL. b. Hạn chế Kế hoạch cung ứng NVL được lập ra thường không sát với thực tế do tính tính chất biến động liên tục của thị trường tiêu thụ sản phẩm và công tác nghiên cứu thị trường tiêu thụ, chủ động tìm kiếm thu hút khách hàng nhằm tăng tính chủ động của hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lượng dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của Công ty chưa được chú trọng đúng mức. Điều này đã gây ra thực trạng mua sắm NVL không sát với thực tế, lượng tồn kho lớn làm tăng chi phí kinh doanh NVL của Công ty, giảm chất lượng công tác quản trị cung ứng NVL. Do đó, yêu cầu thực hiện các biện pháp củng cố quan hệ với các khách hàng truyền thống và đẩy mạnh việc tìm kiếm khách hàng mới nhằm tăng tính chủ động trong mối quan hệ với khách hàng, chủ đọng của hoạt động sản xuất kinh doanh là yêu cầu bức thiết cần tiến hành ngay. Ảnh hưởng mùa vụ lên hoạt động sản xuất kinh doanh vẫn hầu như chưa được cải thiện là nguyên nhân dẫn đến tình hình sản xuất không ổn định, khó quản lý và khó lập kế hoạch cung ứng NVL. Với phân xưởng Carton sóng hệ thống MMTB đã quá lạc hậu, nhiều thiết bị đang ở trong tình trạng hỏng hóc, điều này góp phần làm giảm hiệu quả sản xuất và tăng tỷ lệ phế phẩm, phế liệu sau sản xuất. Công tác tổ chức hệ thống kho tàng của Công ty vẫn còn nhiều thiếu sót thể hiện ở việc phân bố quy mô các kho chưa hợp lý (quy mô kho chính tương đương với quy mô kho phụ, trong khi nhu cầu dự trữ của kho chính luôn lớn hơn kho phụ), quản lý kho chưa chặt chẽ và khoa học… Công ty cũng không có kho chuyên biệt cho NVL nhập khẩu nên đối với hầu hết các loại NVL nhập khẩu thường không có hợp đòng vận chuyển đến tận nơi như hợp đồng mua NVL trong nước nên với NVL loại này Công ty thường xuyên phải thuê kho ngoài với chi phí cao để chờ hoàn tất thủ tục và tiến hành cấp phát đến từng phân xưởng sản xuất. Các nghiệp vụ sửa chữa và cấp phát NVL của Công ty cũng cần có nhiều cải tiến, Công ty tiến hành cấp phát NVL theo lệnh nên nhiều khi gây bị dộng cho cả bộ phận cấp phát và bộ phận sử dụng NVL. Rõ ràng đây là một hạn ché cần sớm khắc phục để đảm bảo hiệu quả khinh doanh của Công ty. Với phương án bố trí mỗi kho là một thủ kho chịu trách nhiệm hoàn toàn về bảo quản, cấp phát và kiểm kê NVL trong kho sẽ tạo áp lực quá lớn cho thủ kho, trong khi các chế độ khuyến khích vật chất, tinh thần cho đối tượng này chưa thực sự được chú trọng. Công tác tính và quản lý chi phí kinh doanh NVL trong đó có cả chi phí kinh doanh kho tàng, chi phí mua NVL ( thường thể hiện qua các mức khoán chi phí giao dịch, đặt hàng), … chưa được tính toán một cách chính xác, thường chỉ dựa trên cơ sở cảm tính và ước lệ. Thời gian giao dịch, đặt hàng nói chung trong quy trình mua sắm NVL thường dài dẫn đến việc tăng chi phí kinh doanh NVL cho Công ty. Tất cả những điều này sẽ gây ra các đánh giá sai lệch cho quá trình quản trị chi phí NVL, nên cũng cần có cảc giải pháp hiệu quả để khắc phục. Trên đây là một số đánh giá chung về thực trạng công tác quản trị chi phí NVL của Công ty TNHH Thành Duy cũng là cơ sở để đưa ra các giải pháp phát huy ưu điểm và khắc phục hạn chế hiện tại của Công tác này. CHƯƠNG III – MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM SỬ DỤNG HỢP LÝ VÀ TIẾT KIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH THÀNH DUY Hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng NVL Cơ sở lý luận Trong mỗi doanh nghiệp, định mức nói chung và định mức tiêu dùng NVL nói riêng có vai trò hết sức quan trọng: nó là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua NVL, điều hòa, cân đối lượng NVL cần dùng cho doanh nghiệp, là căn cứ trực tiếp để cấp phát NVL hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục; là cơ sở để tiến hành hạch toán nội bộ, thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, ngăn ngừa lãng phí; đánh giá trình độ khoa học, tiến bộ kỹ thuật. Nói như vậy vì vai trò của định mức tiêu dùng NVL có tác động hai chiều giữa định mức tiêu dùng và những vấn đề như công nghệ, máy móc, trình độ tay nghề công nhân, trình độ quản lý và ngược lại. Sự qua lại này ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề chung là sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL cho doanh nghiệp. Định mức tiên tiến, trình độ công nghệ cao, tay nghề công nhân đảm bảo, cán bộ quản lý tốt,… thì sử dụng NVL ít nhiều được hợp lý và tiết kiệm. Nhưng để đảm bảo hạ thấp định mức tiêu dùng NVL, giảm phế liệu, phế phẩm thì các vấn đề trên là điều kiện cần thiết. Cơ sở thực tiễn Định mức tiêu dùng NVL của công ty được xây dựng trên cơ sở hoàn thiện các định mức trước đây. Định mức của công ty được sửa đổi, điều chỉnh cho phù hợp với sự biến đổi cả các nhân tố kinh tế - tổ chức của công ty. Hiện nay, Công ty đang phải cạnh tranh gay gắt với các cơ sở kinh doanh khác. Do đó, để có thể đứng vững trên thị trường, Công ty phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá thành. Muốn vậy, Công ty phải hạ thấp định mức tiêu dùng NVL sao cho phù hợp với thực tế sản xuất. Vì thế, xây dựng định mức tiêu dùng NVL tiên tiến và khoa học là nội dung quan trọng. Song định mức tiêu dùng NVL của Công ty hiện nay đang sử dụng còn nhiều vấn đề quan tâm: Định mức chưa sát với thực tế sản xuất; thiếu một sự linh động thể hiện là định mức qua mấy năm không thay đổi. Mặt khác, trong định mức của công ty chưa tính nhiều đến phế liệu, phế phẩm, chính điều này làm cho định mức không chính xác và gây ra hiện tượng vượt định mức của một số NVL. Việc đánh giá thực hiện định mức NVL thiếu chính xác. Phương thức tiến hành Để hòan thiện lại hệ thống định mức tiêu dùng NVL cần phải xem xét cơ cấu định mức, nó gồm có phần tiêu dùng thuần túy cấu tạo nên sản phẩm và phần tổn thất (Phế liệu). Trong phế liệu có phế liệu dùng lại và phế liệu không dùng lại. Để hạ thấp định mức ta cần đi vào việc giảm bớt tổn thất, trong tổn thất có phần tổn thất chủ quan và khách quan, nhưng trong cơ cấu định mức không tính phần tổn thất chủ quan. Do đó yêu cầu định mức cần chặt chẽ hơn, phải được xây dựng hoàn chỉnh hơn, giảm bớt được tổn thất. Để đảm bảo được việc hạ thấp định mức, việc đầu tiên của công ty cần phải xem xét lại các thực nghiệm, hoạt động sản xuất thử với công nghệ hiện đại, định mức sản xuất của các công ty tiên tiến trong ngành cùng hoạt động sản xuất. Thực hiện tìm hiểu những yêu cầu chất lượng, chủng loại những sản phẩm của khách hàng là những công ty sản xuất xi măng. Rà soát lại toàn bộ hệ thống định mức tiêu dùng NVL hiện có của công ty, phát hiện những mức cần sửa đổi và nhanh chóng sửa đổi cho phù hợp với xu thế phát triển chung. Kế hoạch giảm định mức của Công ty được dự định trong những năm tới, kế hoạch này phải được xây dựng trên cơ sở thực tế theo yêu cầu đặt ra. Về nhu cầu sử dụng sản phẩm của các công ty khách hàng, về trình độ công nghệ, cải tiến máy móc thiết bị, về khả năng tài chính…Phòng kỹ thuật dựa trên kế hoạch đó tiến hành hoàn thiện lại cơ cấu định mức, giảm định mức phải từ từ không gây ra sự đột biến lớn. Một vấn dề khó khăn đặt ra hiện nay là nếu giảm lượng tiêu dùng NVL thì chất lượng có đảm bảo hay không? Do đó đòi hỏi Công ty cần đặc biệt nghiên cứu, thường xuyên sửa đổi định mức theo yêu cầu mới của sản xuất từng sản phẩm. Tiến hành hạ thấp định mức thực hiện bằng cách giảm tỷ lệ hao hụt cho mỗi sản phẩm xuống mức tối thiểu. Tỷ lệ hao hụt được xác định theo công thức sau: Tỷ lệ hao hụt = 1 - Khối lượng thành phẩm Khối lượng nguyên vật liệu Theo như công thức trên thì tỷ lệ hao hụt luôn lớn hơn 1 bởi vì khối lượng sản phẩm luôn nhỏ hơn khối lượng NVL đưa vào sản xuất. Trong quá trình sản xuất luôn tồn tại phế phẩm, phế liệu do cả nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan. Công ty chỉ có thể giảm tỷ lệ hao hụt ở mức thấp nhất có thể. Xây dựng giảm tỷ lệ hao hụt NVL xuống như: Giảm tỷ lệ hao hụt chung từ 5% xuống 4%. Giảm tỷ lệ hao hụt giấy Duplex từ 4% xuống 3%. Khi giảm như vậy định mức tiêu dùng NVL của Công ty cũng giảm và Công ty sẽ tiết kiệm được một khoản lớn NVL. Công ty đầu tư trang thiết bị máy móc có trình độ hiện đại để giảm tối đa những hoa hụt NVL trong quá trình sản xuất sản phẩm. Đây là điều kiện quan trọng tạo điều kiện cho Công ty xây dựng hệ thống định mức tiên tiến nhằm thực hiện sủ dụng một cách hiệu quả, sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL. Trong 2 năm gần đây, định mức tiêu dùng NVL đã không có sự thây đổi. Mặt khác, NVL sư dụng thường xuyên dưới định mức cho phép. Ta biết định mức tiêu dùng NVL là chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện theo những yêu cầu mới của sản xuất của Công ty. Chính vì vậy, để nâng cao tính hiệu quả của định mức trong sản xuất cụ thể góp phần sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, Công ty cần có sự thay đổi định mức cụ thể là hạ thấp định mức tiêu dùng đảm bảo chất lượng và sản lượng sản phẩm sản xuất. Khi sửa đổi định mức Công ty cần cân nhắc lượng tiêu dùng hàng năm, định lượng tiêu chuẩn cần thiết NVL dùng sản xuất sản phẩm. Việc hoàn thiện định mức tiêu dùng NVL cho các sản phẩm của Công ty do cán bộ kỹ thuật thực hiện thông qua nghiên cứu lại định mức của Công ty, tham khảo định mức của Công ty tiên tiến khác như Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì Hà Nội… cùng sản xuất sản phẩm chủng loại tương đối giống nhau. Cán bộ kỹ thuật lập ra kế hoạch tiến hành phương pháp sửa đổi định mức, sử dụng máy tính trong việc tính toán, áp dụng các phần mềm phân tích có thể sử dụng trong phạm vi nội bộ của Công ty. Công ty cần phân tích tình hình máy móc thiết bị, xem xét các quá trình công nghệ chế tạo sản phẩm, chất lượng máy móc thiết bị cho phù hợp hay khi tiến hành sửa dổi định mức, phòng tổ chức lao động có thể khuyến khích tiền lương cho công nhân trực tiếp nhận mức và hoàn thành mức. Chi phí cho việc thực hiện biện pháp này: chi cho cán bộ kỹ thuật 8 triệu đồng, chi cho việc đầu tư phần mềm phân tích là 10 triệu đồng, phần mềm này được sử dụng phân tích NVL sản xuất các sản phẩm khác nhau. Tổng chi phí là 18 triệu đồng để hoàn thiện định mức tiêu thụ NVL. Điều kiện thực hiện biện pháp này Việc giảm định mức tiêu dùng NVL được thực hiện đồng thời với công tác cải tiến kỹ thuật công nghệ mới vào sản xuất, coi trọng những biện pháp để giảm định mức tiêu dùng NVL trong khâu sản xuất, nâng cao trình độ lành nghề cho công nhân, xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và sửa chữa thiết bị, coi trọng việc tổ chức hoạch toán NVL. Ngoài ra cần phải coi trọng công tác tổ chức sản xuất, cần bố trí máy móc thiết bị dây chuyền công nghệ và các bộ phận sản xuất hợp lý nhằm tránh hao hụt NVL từ nơi này sang nơi khác, thường xuyên đánh giá tình hình thực hiện định mức tiêu dùng NVL hàng tháng. Nâng cao trình độ quản lý và tay nghề cho cán bộ quản lý vật tư, công nhân sản xuất Cơ sở lý luận C. Mác chỉ ra rằng lao động là yếu tố đồng nhất, cách mạng nhất trong các yếu tố sản xuất của các doanh nghiệp. Lao động đónh vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất, sự tác động của sức lao động lên đối tượng lao động bằng công cụ lao động cần thiết tạo ra của cải, vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động của quá trình sản xuất là con người, thông qua con người tác động vào các yếu tố khác nhau. Nhận thấy vai trò của lao động trong sản xuất, doanh nghiệp cần phải có các biện pháp nâng cao trình độ người lao động trong sản xuất, từ đó mà việc kết hợp các yếu tố cơ bản của sản xuất thực hiện chặt chẽ, hợp lý. Đào tạo, bồi dưỡng người lao động là biện pháp nâng cao chất lượng công việc mà họ đang làm, là một hoạt động nhằm không ngừng nâng cao trình độ lý luận, cũng như kiến thức thực tế tạo ra đội ngũ công nhân có khả năng hoàn thành công việc một cách có hiệu quả. Việc đầo tạo cán bộ công nhân phải dựa trên cơ sở xác định, mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, trình độ năng lực của đội ngũ công nhân viên hiện có để xây dựng một kế hoạch đào tạo chi tiết, cụ thể, sát sao với yêu cầu sản xuất trong tình hình mới. Cơ sở thực tiễn Cán bộ quản lý của Công ty có trình độ quản lý cao, ít nên đôi khi thiếu kinh nghiệm trong xử lý tình huống. Tinh thần trách nhiệm của họ chưa cao, còn bao che cho công nhân dưới quyền. Công nhân có trình độ bậc thợ chủ yếu dưới mức 4, trình độ bậc cao 6-7 không nhiều nên ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và việc sử dụng tiết kiệm NVL, ý thức trách nhiệm của họ chưa cao, họ chưa gắn chặt quyền lợi và trách nhiệm trong việc sử dụng tiết kiệm NVL. Khả năng vận dụng kiến thức trong sản xuất còn yếu kém, người có kinh nghiệm phổ biến cho người thiếu kinh nghiệm. Công nhân không hòa mình vào tập thể, thường chỉ coi trọng đến quyền lợi của mình, không quan tâm đến quyền lợi của tập thể. Phương thức tiến hành Trước hết Công ty phải làm cho mỗi cán bộ quản lý và công nhân sản xuất nhận thức được vấn đề sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL là một vấn đề rất quan trọng đối với Công ty hiện nay, và vấn đề đó có liên quan trực tiếp đến lợi ích của mỗi cán bộ công nhân viên. Để làm được điều này có hiệu quả, có thể trong các cuộc họp toàn Công ty, người có tiếng nói quyết định trong Công ty ( giám đốc ) đưa vấn đề này ra giải thích sao cho mọi người đêu hiểu và nhận thức được. Để nâng cao trình độ quản lý cho đội ngũ cán bộ quản lý NVL, Công ty cần thực hiện theo phương hướng sau: Cử một số cán bộ đi nâng cao trình độ về quản lý kinh tế, đặc biệt là nghiệp vụ về quản lý vật tư. Công ty có thể tổ chức các khóa đào tạo ngay tại Công ty bằng cách mời các chuyên gia về, hoặc có thể cử học tại các khóa đáo tạo tại các trường trong nước. Khóa đào tạo thường ngắn hạn để đáp ứng sự cập nhật kiến thức nhanh chóng, phù hợp sự bố trí thời gian không làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của Công ty và cả các khóa đào tạo dài hạn. Cán bộ quản lý NVL cần phải nắm chắc hệ thông nội quy, quy chế về quản lý vật tư của Công ty bao gồm: Nội quy về bảo quản, nội quy về nhập xuất NVL, nội quy về kiểm tra định kỳ, nội quy về hỏa hoạn và các quy chế như: Quy chế về xử lý NVL thừa, thiếu, mất mát hư hỏng, quy chế về khen thưởng, kỷ luật. Ngoài ra, cán bộ quản lý NVL cũng cần nắm được hệ thống định mức tiêu dùng NVL của Công ty. Với cán bộ quản lý kho, phải biết rã đặc tính của từng loại NVL, thời hạn bảo quản và chế độ bảo quản. Đối với công nhân trực tiếp sản xuất, việc nâng cao tay nghề có vai trò quan trọng trong việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL tại Công ty. Vì vậy để nâng cao tay nghề của công nhân tay nghề của công nhân trực tiếp sản xuất, Công ty cần phải chú ý và thực hiện những nhiệm vụ sau: + Hằng năm cần đào tạo nâng bậc cho công nhân, đặc biệt cần chú trọng đến số công nhân đảm nhiệm những vị trí quan trọng trong dây chuyền công nghệ tạo sản phẩm. Tổ chức cán cuộc thi tay nghề để công nhân lên bậc. Công nhân có thành tích khá, giỏi cử đi cho học ở các trường trung cấp dạy nghề. + Công ty cần mở các lớp bồi dưỡng cho đội ngũ công nhân những kiến thức về sử dụng MMTB, sử dụng vật tư, an toàn lao động. Bên cạnh việc nâng cao tay nghề cho công nhân sản xuất, Công ty cần chú ý đến việc giáo dục về ý thức trách nhiệm cho công nhân trong việc sử dụng NVL, tránh không để xảy ra tình trạng vật tư bị rơi vãi hay sử dụng một cách lãng phí NVL. Tổ chức các buổi sinh hoạt trao đổi kinh nghiệm giữa các cán bộ công nhân viên với nhau, tạo điều kiện để họ gắn bó nhau hơn. Nâng cao ý thức kỷ luật, buộc họ phải tuân thủ thực hiện các biện pháp đề ra nhằm giảm lượng NVL lãng phí. Điều kiện thực hiện biện pháp: Công ty cần lập kế hoạch cụ thể trên cơ sở đánh giá phân loại lao động, đồng thời chuẩn bị nguồn lực, phục vụ công tác đào tạo. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác đào tạo, bồi dưỡng, phát động các phong trào thi tay nghề, có biện pháp động viên bằng vật chất. Đòi hỏi sự tham gia và nỗ lực của mọi người trong Công ty từ ban lãnh đạo cho đến đội ngũ công nhân viên. Tăng cường quản lý và hạch toán tiêu dùng NVL, giảm phế liệu, phế phẩm Cơ sở lý luận Quản lý và hạch toán tiêu dùng NVL ngày càng được quan tâm do vai trò của NVL trong cấu thành thực thể sản phẩm. Mặt khác, do sự phát triển không ngừng của công nghiệp, tầm quan trọng của công tác hạch toán NVL cũng được tăng lên một cách vững chắc. Mục tiêu cuối cùng của công tác quản lý và hạch toán NVL là tạo ra lợi nhuận thông qua sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL , có quản lý tốt NVL thì mới phát huy được việc sử dụng tốt. Quản lý NVL thông qua việc tiếp nhận , quản lý kho, cấp phát NVL và hạch toán. Quản lý trong khâu tiếp nhận là quản lý về số lượng, chất lượng và chủng loại NVL, phát hiện kịp thời hao hụt, giảm hiện tượng nhầm lẫn, tham ô, thiếu trách nhiệm có thể xảy ra; quản lý kho là việc thực hiện bảo quản toàn vẹn về số lượng, chất lượng, ngăn chặn mất mát, nắm vững tình hình biến động NVL trong kho, đảm bảo cho việc xuất, nhập, kiểm kê dễ dàng. Cấp phát NVL chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện thuận lợi tận dụng triệt để và hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân, thúc đẩy việc sử dụng tốt NVL. Thanh toán NVL là xem xét đối chiếu giữa việc NVL nhận về và số lượng sản phẩm giao nộp để biết được kết quả của việc sử dụng NVL, thực chất nó là hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng. Cơ sở thực tiễn Công ty nhập NVL từ nhiều nguồn khác nhau do đó công tác hạch toán NVL gặp khó khăn kiểm soát chất lượng, số lượng, chủng loại một cách chính xác. Trong khi đó Công ty tiến hành hách toán vào cuối tháng, việc kiểm kê không tiến hành thường xuyên. Trong quản lý kho, thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ những hao hụt, mất mát trong thời gian dự trữ, bảo quản tại kho. Với nhiệm vụ đó, thủ kho lại không được trao phạm vi, quyền hạn nhất định, việc quy định giữa công tác xuất kho còn quá đơn giản. Hơn nữa, riêng đối với thủ kho chưa có quy định gắn chặt trách nhiệm và quyền lợi, đó là khi có dôi dư NVL thủ kho không được hưởng phần thưởng, trong khi đó thiếu hụt thì phải bồi thường. Công nhân trong Công ty có trình độ chuyên môn chưa cao, ý thức trách nhiệm chưa cao, chưa có tinh thần xây dựng công ty, sử dụng NVL chưa hiệu quả biểu hiện thông qua tỷ lệ phế phẩm vẫn còn trong tổng giá trị NVL. Phương thức tiến hành Ở Công ty, công tác cấp phát NVLthực hiện theo hạn mức, hình thức cấp phát này được xác định là phù hợp với sản xuất, đảm bảo tính chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như cấp phát; do đó giữ nguyên công tác cấp phát theo hạn mức vì nó có nhiều ưu điểm như quản lý, hạch toán việc tiêu dùng NVL chặt chẽ, chính xác, bộ phận cấp phát chủ động hơn. Việc thanh quyết toán NVL ở Công ty được tiến hành giữa các phân xưởng sản xuất, cán bộ quản lý kho và phòng kinh tế. Xác định giá cả từng thời điểm xuất kho là công việc của phòng kế hoạch – vật tư, giao chính xác bao nhiêu thì hạch toán NVL chính xác bấy nhiêu, đảm bảo đúng chi phí NVL trong giá thành sản phẩm. Kế toán NVL dựa trên số liệu thực tế và số liệu chứng từ kiểm tra, xem xét chênh lệch, thông qua đó phối hợp tìm ra nguyên nhân gây ra thiếu hụt. Chế độ trách nhiệm: Đối với cán bộ quản lý phải ghi chép, phải có sổ sách đầy đủ để theo dõi tình hình NVL biến động, kiểm tra thường xuyên việc sử dụng NVL. Không cho xuất kho khi không có giấy tờ hợp lệ, không sử dụng NVL kém chất lượng, cán bộ quản lý phải theo dõi chặt chẽ từng biến động lượng NVL sản xuất ở từng phân xưởng. Đối với người công nhân sử dụng NVL trong sản xuất, quy định trách nhiệm theo hướng người sử dụng phải tự bảo đảm tốt khối lượng, chất lượng từ khi NVL được nhận về phân xưởng cho đến khi hết quy trình sản xuất, người lao động không tự ý đổi NVL cho người khác vì như vậy rất khó kiểm soát, ảnh hưởng tới tình hình quản lý NVL. NVL có điểm gì thay đổi so với NVL trước thì phải thông tin chi tiết cho cán bộ quản lý, quy định thời gian đảm bảo sử dụng theo đúng kỹ thuật, không kéo dài được, không quá chậm. Những NVL mất mát không rõ nguyên nhân thì người sử dụng phải chịu trách nhiệm. Công ty quan tâm giảm tỷ lệ phế phẩm. Trong quá trình sản xuất, tỷ lệ phế phẩm hiện nay là 0,25%. Công ty theo dõi thường xuyên tình hình phế phẩm để có hướng để có hướng điều chỉnh ngay. Bằng chế độ khuyến khích vật chất thích hợp thì Công ty cố gắng giảm tỷ lệ này xuống còn 0,1%. Điều kiện thực hiện + Công ty không ngừng nâng cao trình độ của cán bộ quản lý + Trách nhiệm ý thức người lao động + Quyết tâm thực hiện của Công ty Thực hiện chế độ vật chất đối với cán bộ công nhân viên trong việc thực hiện sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL Đối với cán bộ quản lý NVL, hàng tháng sau khi tiến hành thanh quyết toán NVL và kiểm kê định kỳ, nếu cán bộ quản lý vật tư thực hiện tốt trách nhiệm của mình, lượng NVL không bị hao hụt, hư hỏng, hoặc cán bộ có sáng kiến trong công tác quản lý NVL thì Công ty nên có chế độ thưởng bằng vật chất chính đáng. Ngược lại, làm hư hỏng và hao hụt vật tư do nguyên nhân chủ quan từ cán bộ quản lý tùy theo tình hình sẽ bị xử phạt hay bắt bồi thường số hao hụt, hư hỏng đó. Quá trình sử dụng NVL đóng vai tró quan trọng nhất trong việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL. Vì vậy, trong khâu sử dụng NVL, Công ty cần có chế độ thưởng phạt một cách hợp lý nhằm khuyến khích công nhân sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL. Các hình thức thưởng phạt bao gồm: + Thưởng tiết kiệm NVL: Căn cứ để quy định chỉ tiêu thưởng phạt đó là định mức tiêu hao NVL. Hình thức thưởng phạt do tiết kiệm NVL cần chú ý đến việc sử dụng định mức và phải đảm bảo chất lượng sản phẩm theo quy định. + Đối với các phân xưởng sản xuất: Nếu vi phạm lãng phí lần đầu sẽ bị phạt là 25% giá trị NVL lãng phí Nếu vi phạm lãng phí lần thứ hai thì phạt 50% giá trị NVL bị lãng phí Nếu vi phạm lần thứ ba thì phạt 100% giá trị NVL bị lãng phí. Do đặc điểm sản phẩm sản xuất của Công ty không phải là đơn chiếc, vì vậy thưởng phạt theo từng phân xưởng sản xuất. Nếu thực hiện thiết kiệm được thì sẽ thưởng 100% giá trị NVL tiết kiệm được. + Đối với cán bộ quản lý NVL Nếu quản lý không tốt gây lãng phí, hao hụt NVL thì sẽ bị phạt 500000đ/tháng/người Nếu quản lý tốt thì sẽ được thưởng theo ba mức thưởng: Mức A thưởng 200000đ/người/tháng Mức B thưởng 300000đ/người/tháng Mức C thưởng 500000đ/người/tháng Nếu Công ty thực hiện được như vậy sẽ khiến công nhân trực tiếp sản xuất và cán bộ quản lý có trách nhiệm hơn trong việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL. Để thực hiện được biện pháp này cần phải có điều kiện cần thiết làm căn cứ, cơ sở. Đó là: Xây dựng được hệ thống các quy chế, quy định về thưởng phạt dựa trên thực tế của Công ty. Tổ chức giám sát chặt chẽ các hoạt động mua sắm, quản lý kho và sử dụng NVL. Giám sát, kiểm tra chặt chẽ để tránh các hiện tượng dối trá như mua NVL có chất lượng thấp với giá rẻ, ghi chép khai man số lượng nhập kho. KẾT LUẬN Trong những năm qua Công ty TNHH Thành Duy đã áp dụng nhiều biện pháp giảm chi phí NVL nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm qua đó nâng cao khả năng cạnh tranh. Bước đầu Công ty đã đạt được những kết quả nhất định trong việc giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ thấp được tỷ trọng chi phí NVL trong giá thành. Tuy nhiên bên cạnh các kết quả đạt được vẫn còn nhiều hạn chế trong công tác quản lý và sử dụng NVL gây lãng phí NVL làm tăng chi phí. Vì vậy muốn hạ thấp hơn nữa chi phí NVL Công ty cần phải thực hiện tốt các biện pháp như: hạ thấp định mức tiêu dùng NVL bằng việc giảm các tổn thất có tính công nghệ gây ra; thiết lập một hệ thống thưởng phạt rõ ràng và phù hợp để khuyến khích người lao động sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL; Tổ chức sắp xếp lại hệ thống kho bảo quản NVL nhằm giảm chi phí bảo quản; giảm chi phí dự trữ NVL bằng việc áp dụng các mô hình dự trữ tối ưu; không ngừng giảm bớt phế phẩm, phế liệu trong sản xuất nhằm hạn chế đến mức thấp nhất lượng NVL lãng phí trong quá trình sản xuất ; nâng cao trình độ của người lao động nhằm góp phần vào việc sử dụng có hiệu quả NVL nhằm giảm chi phí NVL. Trên đây là một số biện pháp đề xuất nhằm góp phần vào việc giảm chi phí NVL ở Công ty TNHH Thành Duy xuất phát từ tình hình thực tế của Công ty hiện nay. Em rất mong được sự xem xét và đóng góp ý kiến của thầy giáo hướng dẫn để em có thể hoàn thiện tốt hơn chuyên đề thực tập của mình. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1, Các bản báo cáo tài chính trong 2 năm 2006- 2007 của Công ty TNHH Thành Duy 2, Giáo trình Kinh tế và quản lý Công nghiệp 3, Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp 4, Bản lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thành Duy 5, Một số trang web và tạp chí về các công ty sản xuất bao bì trong cả nước. MỤC LỤC Trang