Chuyên đề Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và bảo hiểm ở công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD 1

a khám bệnh: - Sản - Chẩn đoán Ngày sinh con: 25/3 - 29/3 Ngày nghỉ theo quy định: 4 tháng. Ngày 15 tháng 3 năm 1999 Giám đốc bệnh viện Hành chính khoa Bệnh nhân ký Các cột “quy đổi” gồm 3 cột lương - lương 100% - Nghỉ không lương tuy có được thể hiện trên Bảng chấm công nhưng người phụ trách chấm công không có trách nhiệm phải ghi chép vào các cột này. Chỉ khi tính lương, các bảng chấm công mới được quy đổi ra thành số ngày tính lương thực tế, số ngày nghỉ tính lương theo chế độ 100% lương cơ bản, số ngày nghỉ không được tính lương cho mỗi người lao động ứng với mỗi dòng trên bảng chấm công. Mẫu sổ số 2 Văn phòng xí nghiệp kinh doanh vật tư Bảng chấm công Tháng 3 năm 1999 Xí nghiệp kinh doanh vật tư - Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I - STT Họ và tên 1 2 3 4 5 6 7 ...... 27 28 29 30 31 Quy đổi Ghi chú lương lương 100% Nghỉ KL 1 Hoàng Anh x x x X x x CN ............. x CN x x x 2 Trương Bá Đức x x x X x x ............. x x x x 3 Hà Quang Du x x x X x x x ............. x x x x 4 Đỗ Hoàng Liên x x x X x x ............. x x x x 5 Cao Hoàng Hà x x H H H x ............. x 0 x x 6 Nguyễn Khánh Hùng x x x X x x x x x x 7 Nguyễn Ngọc Hoa 0 0 0 X x x x x 0 x 8 Vũ Bích Phượng TS TS TS TS TS TS TS TS TS TS 9 Nguyễn Mạnh Chiến x x x X x x x x x x Người chấm công Phụ trách bộ phận Giám đốc duyệt 5. Hạch toán kết quả lao động * ở bộ phận văn phòng Công ty, để hạch toán kết quả lao động, làm cơ sở để tính lương, kế toán sử dụng các danh sách xét thi đua (Bảng xếp loại) làm chứng từ ban đầu. Danh sách xét thi đua do trưởng phòng của các phòng ban ở bộ phận văn phòng Công ty lập vào cuối tháng để chấm xếp loại kết quả công việc của từng nhân viên trong phòng ban của mình trên cơ sở các quy định về việc xếp loại CBCNV của bộ máy quản lý trong quy chế trả lương của Công ty (đã nêu trong đặc điểm LĐ TL ở Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I). Hệ số xếp loại hay hệ số điều chỉnh (HSĐC) được quy đổi ra cho từng nhân viên theo xếp loại trong bảng danh sách xét thi đua là một căn cứ quan trọng để tính lương cho nhân viên của bộ máy quản lý Công ty (nhân viên văn phòng Công ty). VD: Trưởng phòng TC - KT căn cứ vào bảng chấm công tháng 3 và kết quả công việc của Phan Đình Cường chấm xếp loại cho ông Cường HSĐC: 2,3 (loại 1) với lý do: - Số ngày nghỉ trong tháng không quá 2 ngày - Hoàn thành xuất sắc các công việc được giao. Mẫu số 3: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I Phòng TC - KT Danh sách xét thi đua Tháng 3 năm 1999 TT Họ và tên Xếp loại Ghi chú 2,3 2 1,8 1 Ngô Doãn x 2 Phan Đình Cường x 3 Tăng Bích Trâm x 4 Đặng Thị Thu x 5 Vũ Thị Nga x 6 Lê Nguyên Bảo x 7 Phạm Thị Đà Giang x 8 Ngô Đức Dũng x Hà nội, ngày 28 tháng 3 năm 1999. Trưởng phòng (kí tên) Một số nhân viên thuộc bộ máy quản lý công ty nhưng không thuộc phòng ban nào thì HSĐC được qui định rõ trong qui chế lương công ty là căn cứ để hạch toán kết quả lao động của họ. Ví dụ: Công nhân lái xe con đ HSĐC: 1,8 Nhân viên tạp vụ đ HSĐC: 1,5 Hệ số điều chỉnh (HSĐC) sẽ được dùng làm căn cứ để tính “lương xếp loại” cho nhân viên bộ máy quản lý như sau: = x Ví dụ: một người có mức lương cơ bản = 360.000 đ Trong tháng được xếp loại: 2,3 đ Lương theo xếp loại = 360.000 đ x 2,3 = 828.000 đ * Tuỳ theo khả năng của các xí nghiệp SXKD trực thuộc công ty mà bộ phận văn phòng của các đơn vị này có được hạch toán kết quả lao động hay không. Hiện tại, bộ phận nhân viên văn phòng XNXD và KDVT cũng được hạch toán kết quả lao động theo xếp loại HSĐC. * Đối với người lao động ở các đội XD của công ty, công ty giao khoán quỹ lương cho các đội và đối với các đội sản xuất ở các xí nghiệp do xí nghiệp thuê giao khoán công việc, vì vậy chứng từ hạch toán kết quả lao động của bộ phận này là Hợp đồng làm khoán và biên bản nghiệm thu kỹ thuật. Tháng 3 năm 1999, công ty giao khoán công việc cho đội Nề trực thuộc công ty ở công trình: Trạm tập kết và bảo dưỡng thiết bị. Giữa công ty và đội ký hợp đồng làm khoán. Hết tháng, hoàn thành phần việc được giao, đội Nề và công ty lập biên bản nghiệm thu kỹ thuật cho phần việc đã hoàn tất. Hợp đồng làm khoán hạng mục cổng, tường rào ở công trình “Trạm tập kết và bảo dưỡng thiết bị” và biên bản nghiệm thu kỹ thuật cho phần việc khoán này là chứng từ ban đầu để cho phần việc khoán này là chứng từ ban đầu để hạch toán kết quả lao động tháng 3 cho đội Nề. Biên bản nghiệm thu kỹ thuật đã công nhận chất lượng công việc đội Nề hoàn thành, vì vậy số tiền ghi trên hợp đồng làm khoán sẽ được công ty thanh toán và là quỹ lương khoán tháng 3 của công ty giao cho đội. * Còn lại, với những trường hợp nhân viên giao khoán lương (VD: bảo vệ: 400.000 đ) thì chứng từ ban đầu để hạch toán kết quả lao động là hợp đồng nhân công. Hợp đồng này là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán. VD: Xí nghiệp xây dựng và kinh doanh vật tư - Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I ký hợp đồng nhân công, giao khoán cho Nguyễn Đình Lê lương bảo vệ: 300.000 đ/tháng. Hàng tháng, căn cứ vào số tiền ghi trong hợp đồng này, kế toán lương tính trả lương tháng cho ông Lê 300.000đ Hợp đồng nhân công Xí nghiệp xây dựng và kinh doanh vật tư Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I Hôm nay, ngày 1 tháng 1 năm 1999 Chúng tôi gồm: Hoàng Anh - Giám đốc xí nghiệp (Bên A) Nguyễn Đình Lê - Người lao động (Bên B) Hai bên cùng nhau ký kết hợp đồng với nội dung sau: Điều I: Trách nhiệm bên B: - Chịu trách nhiệm về an ninh tại trụ sở xí nghiệp (186 Ngô Gia Tự - Gia Lâm) - Chấp hành nội quy và quy định chung của xí nghiệp. Điều II: Trách nhiệm bên A: - Trả lương tháng đúng hạn (vào cuối tháng) - Đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân viên. Điều III: Số tiền lương khoán 300.000đ/tháng Bên giao việc A Ký tên Bên nhận việc B Ký tên * Ngoài ra, chứng từ hạch toán kết quả lao động ở Công ty còn có các báo cáo sản lượng. ở Công ty, các báo cáo sản lượng của các xí nghiệp sản xuất được gửi lên hàng tháng thông báo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế toán tổng hợp ở Công ty tổng hợp các báo cáo sản lượng tính ra mức hoàn thành kế hoạch sản lượng bình quân của Công ty để làm căn cứ tính lương thời gian theo sản phẩm cho nhân viên quản lý Công ty. ở các xí nghiệp sản xuất, các báo cáo sản lượng được lập ở các công trình, hết tháng nộp lên kế toán xí nghiệp để xí nghiệp tổng hợp ra mức hoàn thành kế hoạch sản lượng bình quân của cả xí nghiệp, lấy số liệu lập báo cáo sản lượng nộp lên kế toán Công ty đồng thời làm căn cứ tính lương thời gian theo sản phẩm cho nhân viên bộ máy quản lý xí nghiệp. 6. Hạch toán tiền lương và thanh toán với người lao động. A - Tính lương: Công việc tính lương và các khoản khác phải trả cho người lao động được thực hiện tập trung tại phòng kế toán Công ty trước khi tính lương, kế toán tập hợp các chứng từ hạch toán thời gian lao động (Bảng chấm công ...) kết quả lao động (hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu sản phẩm...) và kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của toàn bộ số chứng từ này để dùng làm căn cứ tính lương. 1. Tính lương cho CBCNV áp dụng hình thức trả lương thời gian theo sản phẩm. Như đã giới thiệu sơ qua về hình thức trả lương thời gian theo sản phẩm ở Công ty (phần I), các nhân viên của Công ty áp dụng trả lương theo hình thức này được kế toán tính lương tháng như sau: Tháng 3 năm 1999, bộ phận quản lý Công ty được kế toán lương tính lương trên bảng thanh toán lương tháng 3 như sau: VD: lấy ví dụ nhân viên số thứ tự là một Phạm Minh ở văn phòng Công ty được kế toán tính lương như sau: * Mức lương cơ bản = = 5,72 x 144.000đ = 823.680 đồng. * Lương theo xếp loại = x Hệ số điều chỉnh = 823.680đ x 2,3 = 1.894.464 đ * = 1.894.464đ + 28.800 + 82.368 + 198.720 = 2.204.352 đ Trong đó các mức phụ cấp được quy định trong quy chế trả lương của Công ty (đã nêu ở đặc điểm LĐTL) - Phụ cấp lưu động 20% LTT = 20% x 144000đ = 28.800 đ - Phụ cấp không ổn định sản xuất 10% LCB = 10% x 823.680 = 82.368đ - Phụ cấp TN Bí thư đảng uỷ Công ty = 0,6 x 144.000 x 2,3 = 198720 đ (0,6 LTT có HSXL) Tháng 3 ông Minh không có ngày nghỉ phép nào nên số tiền lương được trả cho thời gian làm việc trong tháng bằng số tiền tổng cộng được trả. (BHXH, BHYT bị trừ lương theo quy định sẽ được trịnh bày ở phần sau) ở các xí nghiệp sản xuất kinh doanh, lương bộ phận quản lý xí nghiệp được tính tương tự như bên văn phòng Công ty, tuy nhiên xí nghiệp là đơn vị sản xuất nên bảng thanh toán lương có kết cấu và cách tính hơi khác một chút. Việc phải làm thêm công, thêm giờ là chuyện xảy ra thường xuyên đối với các bộ phận sản xuất, vì vậy trên bảng thanh toán lương của các xí nghiệp thường có thêm phần “lương tăng giờ” gồm 2 cột “Công” “Tiền” để tính trả tiền lương làm thêm giờ của nhân viên. BHXH, BHYT phải thu trực tiếp của người lao động không thể hiện trên bảng thang toán lương. VD: Nhân viên Hoàng Anh ở dòng thứ 1 trên bảng thanh toán lương tháng 3 của xí nghiệp xây dựng và kinh doanh vật tư - Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I, có các số liệu cơ bản như sau: - Cấp bậc lương : 3,48 - HSĐC : 2,3 - Số ngày công : 27 - PC trách nhiệm : 0,4 x 144.000đ x 2,3 = 132.480 đồng (thường trực Đảng uỷ Công ty) - PC lưu động : 66.240 (0,2 x LTT x HSĐC) - PC không ổn định sản xuất: 119.691đ (0,1 x LCB) - Tiền lương 10 công: 870.674 đ làm thêm giờ + Lương cấp bậc = 3,48 x 144.000 đ = 501.120 đồng + Lương theo XL = 501.120 x 2,3 = 1.152.576 đồng + = 1.196.906 đ + (132.480 + 66.240 + 119.691) 2. Tính lương cho CBCNV áp dụng hình thức trả lương khoán: + Khoán công việc: ở mỗi bộ phận lương trong công ty, căn cứ vào đặc điểm công việc của nhân viên, các việc như bảo vệ, quản lý công trình thường được khoán lương tháng cho mỗi công việc. Mức lương khoán được tính toán căn cứ vào công việc và mức lương theo cấp bậc công việc bình quân. VD: * = 3,125 x 144.000 đ ằ 450.000 đ Công trình Đầm 7 * = 3,47 x 144.000 đ ằ 500.000 đ Công trình Đầm 7 Mức lương khoán được ghi trong hợp đồng lao động và được dùng làm căn cứ để lập Bảng Thanh Toán Lương. * Khoán quỹ lương: Với các phần việc ở các công trình XD của công ty, công ty thường áp dụng hình thức khoán quỹ lương cho các đội XD để nhân viên trong các đội chia nhau hoàn thành công việc. Mức khoán quỹ lương thường được xây dựng dựa trên cấp công việc, mức lương theo cấp bậc công việc định mức về sản lượng, định mức về thời gian hoàn thành công việc mà Công ty giao cho. VD: Trong hợp đồng làm khoán hạng mục cổng tường rào, công trình trạm tập kết và bảo dưỡng thiết bị, Công ty xây dựng Sông Đà giao khoán quỹ lương cho đội Nề tháng 3 như sau: 1. Xây móng mác 75#: 169,337 m3; Đơn giá 45.000đ/m3 --> thành tiền 7.620.165 đồng 2. Xây trụ tường rào 50#: 346,078 m3, Đơn giá: 45000 đ/m3 --> Thành tiền 15.573.510 đồng 3. Trát trụ, tường 75#: 1.066,304 m2; Đơn giá: 6000 đ/m2 --> Thành tiền 6.397.824 Tổng quỹ lương giao khoán cho đội Nề là tổng tiền sẽ thanh toán cho 100% khối lượng công việc đã giao cho đội tháng ba hoàn thành = 7.620.165 + 15.573.510 + 6.397.824 = 29.591.499 đồng Các đội hoàn thành công việc sẽ nhận tiền lương khoán và chia theo thời gian làm việc cho mọi người (theo Bảng chấm công) VD: Tổng quỹ lương được chia cho 1480 công của đội trong tháng 3 --> 1 công = 20.000 đ --> 1 người: 30 công hưởng 600.000 đ tháng 3 Khi thanh toán lương với người lao động, người lao động nhận lương phải có trách nhiệm ký vào cột cuối cùng của bảng thanh toán lương “ký nhận” để xác nhận việc nhận lương của mình. ở bộ phận quản lý Công ty thì người thanh toán lương với nhân viên là kế toán lương của Công ty, còn ở đội xây dựng thì đội trưởng sau khi nhận được lương khoán sẽ thanh toán với các LĐ trong đội. Tại các xí nghiệp và thanh toán với kế toán lương ở đơn vị mình. Khi bảng thanh toán lương đã tính và trả xong cho người lao động, kế toán các xí nghiệp tiến hành phân bổ chi phí tiền lương vào các tài khoản chi phí phù hợp (TK 622, TK 627, TK 642). ở các đội thì bảng thanh toán lương được nộp lên phòng kế toán Công ty để kế toán Công ty phân bổ vào chi phí nhân công từng công trình để xác định giá thành công trình. Kế toán tiền lương Công ty thì phân bổ chi phí tiền lương bộ máy quản lý công ty vào chi phí quản lý Công ty (TK 6421) B. Tính bảo hiểm . được trích: BHXH, BHYT, như đã nêu ở phần quỹ BHXH, BHYT của công ty. Tuy nhiên, theo cách tính lương, BHXH, BHYT trích bằng cách khấu trừ lương của nhân viên văn phòng công ty hay văn phòng xí nghiệp 5% BHXH, 1% BHYT, thì cũng được trích 15% BHXH, 25 BHYT vào chi phí còn lại, KPCĐ nhân viên quản lý tương ứng. ở bộ phận nhân viên các công trình, kế toán trích 5% BHXH, 1% BHYT khấu trừ lương những nhan viên có gia nộp bảo hiểm và đồng thời kích 15% BHXH, 4% BHYT, KPCĐ còn lại tính vào chi phí nhân viên trực tiếp xây dựng, nhân viên quản lý công trình tương ứng. Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trướng hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...(hưởng lương BHXH) được tính toán trên cơ sở mức lương ngày của họ, thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH, kế toán ở công ty (hoặc kế toán ở xí nghiệp tuỳ thuộc đối tượng nghỉ thuộc bộ phận nào quản lý) lập phiếu nghỉ lương BHXH cho từng người (mẫu số 03 - LĐTL chế độ chứng từ kế toán) và từ các phiếu nghỉ hưởng BHXH , kế toán lập bảng thanh toán BHXH, (mẫu số 04 LĐTL chế độ chứng từ kế toán). Sau đó, nếu nhân viên nghỉ hưởng BHXH ở các xí nghiệp trực thuộc thì các đơn vị này giử các chứng từ trên lên công ty để công ty gom lại lập bảng thanh toán BHXH cho toán Công ty. Các chứng từ này sẽ là chứng từ dể công ty thanh toán với cơ quan BHXH vào cuối mỗi năm. Các mẫu biểu các số thanh toán BHXH cho nhân viên như sau: Mẫu biểu: Nhân viên VBP, cấp bậc lương, 1,94 xin nghỉ đẻ từ 1.4 đếm 31.7. Xí nghiệp xây dựng kinh doanh vật tư Phiếu nghỉ hưởng BHXH Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I Số: 15 Họ tên: Vũ Bích Phượng, tuổi: 29 Tên cơ quan y tế Ngày tháng năm Lý do Số ngày nghỉ Y, bác sĩ ký tên đóng dấu Số gnày thực nghỉ Xác nhận của phụ trách BP Tổng số Từ ngày Đến hết ngày Bệnh viện C 19/3/99 Nghỉ đẻ 4Tháng 1.4 31.7 ... 104 ... Phần thanh toán số ngày nghỉ tính BHXH Lương bình quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền hưởng BHXH 104 10.744.61538 Đ 100% 1.117.440 1 tháng lương BHXH trợ các cho trường hợp nghỉ đẻ 279.360 Tổng cộng 1.396.800 Ngày 27 tháng 02 năm 1999 Người lập Kế toán BHXH (tiền lương bình quân 1 ngày dùng làm cơ sở để tính lương nghĩ hưởng BHXH được tính như sau: Chị Vũ Bích Phượng: Cấp bâc: 1,94 ị Tiền lương = Xí nghiệp XD và KD vật tư Bảng thanh toán BHXH Tháng 2 năm 1999 Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I Nợ TK 136 Có TK 1111 TT Họ tên Nghỉ ốm Nghỉ con ốm Nghỉ đẻ Nghỉ sẩy thai sinh đẻ kế hoạch Nghỉ tai nạn lao động Tổng số tiền Ký nhận số ngày Số tiền số ngày Số tiền số ngày Số tiền Khoản chi Số ngày Khoản chi Số ngày S`ố ngày Số tiền 1 Vũ Bính Phượng 104 1.396.800 1.396.800 (Đã ký) Cộng 104 1.396.800 1.396.800 Tổng số tiền (viết bằng chữ): một triệu ba trăm chín sáu ngàn tám trăm. Kế toán BHXH Kế toán trưởng Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I Bảng thanh toán BHXH Tháng 2 năm 1999 - Bộ Xây Dựng Nợ TK 3385 Có TK 1361 - XNTL TT Họ tên Nghỉ ốm Nghỉ con ốm Nghỉ đẻ Nghỉ sẩy thai SĐKH Nghỉ tai nạn LĐ Tổng số tiền Ký nhận số ngày Số tiền số ngày Số tiền số ngày Số tiền Khoản chi Số ngày Khoản chi Số ngày S`ố ngày Số tiền 1 Vũ Bính Phượng 104 1.396.800 1.396.800 (Đã ký) Cộng 104 1.396.800 1.396.800 Tổng số tiền: Một triệu ba trăm chín sáu ngàn tám trăm. Kế toán BHXH Kế toán trưởng Từ các giấy nghỉ của bệnh viện, phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán BHXH của xí nghiệp xây dựng kinh doanh vật tư kế toán BHXH của công ty. Tuy nhiên, trong tháng 3, do cả công ty (bao gồm cả các xí nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc) chỉ có 1 trường hợp hưởng BHXH pháp minh tại xí nghiệp xây dựng kinh doanh vật tư nên ở cả 2 bảng T.T’ BHXH đếu chỉ phương án cùng 1 nghiệp vụ pháp minh.(Tuy vậy định khoản cho số tiền thanh toán BHXH 2 nơi khác nhau. C. Hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp tiền lương Bh và tình hình thanh toán với ngưòi lao động tại Công ty: Tài khoản sử dụng hạch toán lương: TK 141 - tạm ứng TK cấp 21411- tạm ứng lương sử dụng để hạch toán thanh toán lương với lao động trực tiếp ở các công trình - TK 334- phải trả CNV. Trong đó, kế toán của Công ty, của các XNSX thống nhất sử dụng TK 3314 để hạch toán tiền lương và tình hình thanh toán lương với CNV bộ phận quản lý (lao động gián tiếp) Bên nợ: các khoản tiền lương tiền thưởng BHXH và các khoản khac đã trả, đã ứng cho người lao động. - Các khoản khấu trừ vào tiền lương của người lao động. - Bên có: - Các khoản tiền lương, tiền thưởng BHXH thực tế phải trả cho người lao động. Số dư bên có: - các khoản tiêng lương còn phải trả cho người lao động. Tài khoản sử dụng để hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ Để hạch toán tổng hợp BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán bảo hiển công ty sử dụng các TK cấp 2 sau: TK 3382, TK 3383, TK 3384 TK 3382 - KPCĐ: Bên nợ: - chi tiêu kinh phí công đoàn tại công ty. - Kinh phí công đoàn đã nộp lên tổng công ty. Bên có: - Trích kinh phí công đoàn vào chi pí QLND - Báo nợ KPCĐ cho các đơn vị trực thuộc Số dư bên có: KPCĐ chưa nộp, chưa chi Số dư bên nợ: KPCĐ vượt chi. TK 3383: - BHXH. Bên nợ: - BHXH phải trả cho người lao động. - BHXH đã nộp cho cơ quan quản lý. Bên có: - Trích BHXH vào chi phí QLDN - Trích BHXH trừ vào thu nhập của người lao động. - Báo nợ BHXH của các đối tượng phải thu. Số dư bên nợ: BHXH vượt chi Số dư bên có: BHXH chưa nộp. TK 3384 - BHYT: Bên nợ: - Nộp BHYT. Bên có: - Trích BHYT tình vào chi phí QLDN. - Trích BHYT trừ vào thu nhập của người lao động. - Báo nợ BHTYT của các đối tượng phải thu. Số dư bên có: - BHYT chưa nộp. Nghiệp vụ hạch toán lương 1. Kế toán Công ty phân bổ tiền lương cuả bộ máy quản lý Công ty vào chi phí nhân viên quản lý Công ty: Nợ TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý Công ty: Có Tk 3341 - lương tiền lương nhân viên quản lý. Trường hợp tiền lương NC xd nhà xưởng của Công ty, kế toán ghi Nợ TK 2412- XDCB Có TK 3341- tiền lương 2. Kế toán công ty phân bổ tiền lương của bộ máy quản lý Công ty vào chi phí nhân viên quản lý Công ty: Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp( chi tiết cho từng công trình) Nợ TK 6271- chi phí NV phân xưởng Có TK 1411 - Tam ứng chi tiết cho từng công trình 3. Kế toán các XN sản xuất kinh doanh phân bổ tiền lương nhân viên văn phòng, nhân viên quản lý vào chi phí sản xuất kinh doanh. Nợ TK: 6271 - chi phí NV phân xưởng Nợ TK 6421 - chi phí NV quản lý xí nghiệp Có TK 3341 - tiền lương 4. Kế toán các xí nghiệp phân bổ chi phí nhân viên sản xuất, nhân viên quản lý vào các công trình: Nợ TK 622 - chi phí nhân công trực tiếp ( chi tiết cho từng công trình) Nợ TK 627 - chi phí nhân viên quản lý công trình ( chi tiết cho từng công trình ) Có TK 141 - tạm ứng (chi tiết cho từng công trình) 5. Tạm ứng trước tiền lương cho nhân viên Công ty, kế toán phụ trách lương nhân viên (Kế tóan Công ty, kế toán xí nghiệp) ghi Nợ TK 138 - phải thu khác Có TK 1411 - Tạm ứng lương công trình ( chi tiết cho từng công trình) Ví dụ: Tại Công ty phát sinh 1 số nghiệp vụ lương sau + ở BP quản lý Công ty. 1a. Trả lương cho nhân viên xưởng cầu giấy: căn cứ vào bảng thanh toán lương xưởng Cầu Giấy T3, giao số tiền 893.246 đồng cho ông Phạm văn Cầu về phát lương , kế toán ghi: Nợ TK 3314: 893.346đ Có TK 1111 : 893.264đ 1b. Số tiền BHXH, BHYT đã khấu trừ lương của nhân viên xưởng cầu giấy được định khoản như sau: Nợ TK 3314: 506736đ Có TK 3383: 220.320đ Có TK 334: 33.048đ Có TK 3388: 253.368đ (Số tiền 253.368 ở TK3388 là số tiền BHXH 220.320đ, BHYT 33.2048 ông Cần nộp thay cho vợ là nhân viên Công ty đã nghỉ không lương) 2a- Trả lương cho nhân viên khu đầm bảy: căn cứ vào bảng thanh toán lương cho khu đầm bảy T3, giao số tiền 902.048 cho ông Nguyễn Văn Chấp về phát lương định khoản được ghi như sau: Nợ TK 3341: 902.048đ Có TK 1111: 902.048đ 2b. Số tiền BHXH, BHYT đã khấu trừ lương của nhân viên đầm bảy được định khoản như sau: Nợ TK 3341 : 47925đ Có TK 3384 : 39960đ Có TK 3384 : 7.992đ 3a. Trả lưong cho nhân viên khối văn phòng Công ty: Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương khối VPT3, giao cho Ngô Đức Dũng, nhân viên phòng TCKT số tiền 19.326.906đ pháy lương cho nhân viên, kế toán ghi: Nợ TK 3341: 19.326.906đ Có TK 1111: 19.326.960đ 3b. Số tiền BHXH, BHYT đã khấu trừ lương của nhân viên khối Vp được định khoản như sau: Nợ TK 3341: 2.257.728đ Có TK 3383: 1.1881.440đ Có TK 3384: 376.288đ 4 - Phân bổ tiền lương tháng 3 của khối văn phòng và khu đầm 7 vào chi phí QLND: Nợ TK 6421: 22.984.634 đ Có TK 3341: 22.984.634đ 5 - Phân bổ tiền lương tháng 3 của nhần viên quản lý công trình xây dựng: Xưởng cầu giấy. Nợ TK 2412: 950.000đ Có TK 3341: 950.000đ 6- Phân bổ lượng nhân viên sản xuất đội nề T 3 vào chi phí công trình Nợ TK 1411 (công trình tram...): : 29.591.500đ Có TK 1111: : 29.591.500đ 7 - Trả lương cho nhân viên đội sản xuất nề Nợ TK 622 (công trình trạm tập kết và bảo dưỡng thiết bị. Có TK 1411: : 29.591.500đ 8 - BHXH, BHYT, khấu trừ lương nhân viên đội nề cho 3 tháng 1,2,3. Nợ TK 1411: 2.970.000đ Có TK 3383: 2.475.000đ Có TK 3384: 495.000đ + ở bộ phận xínghiệp xây dựng và kinh doanh vật tư: 1 - Người 6/3/99. Nguyễn Ngọc Hoa phòng TC - HC nhận tiền thanh toán lương tháng 2/99 cho CB CNV xí nghiệp, KT ghi Nợ TK 3341 : 29.741.938đ Có TK 1111: 29.741.938đ 2. Phân bổ tiền lương phải trả: cán bộ công nhiên viên xí nghiệp Nợ TK 6271: 20.590.603đ Nợ TK 6421: 7.211.573đ Có TK 3311: 27.802.176đ 3 - Trả lương cho nhân viên công trình nhà tập võ vật quản giáo: a, trích: Nợ TK 622 (công trình nhà tập võ...): 4.374.000 Nợ TK 627 ((công trình nhà tập võ...): 1.986.000 Có TK 1411 (công trình nhà tập võ...): 6.360.000 b. Trả lương + khấu trừ bảo hiểm: Khấu trừ bảo hiểm Nợ TK 1411 (công trình nhà tập võ...): 604.978 đ Có TK 3383: 504.144đ Có TK 3384: 100.829 đ Trả lương: Nợ TK 1411 (công trình nhà tập võ...): 5.755.027đ Có TK 1111(công trình nhà tập võ...): 5.755.027đ Nhiệm vụ hoạch toán.....(trang 9) Nghiệp vụ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ tại đây Công ty 1. Phản ánh BHYT trợ cấp cho người LĐ tại Công ty, căn cứ vào bảng thanh toán BHXH, kế toán ghi: Nợ TK 3383 - BHXH Có TK 3341 - tiền lương nhân viên đơn vị. Có TK 1368 phải thu nội bộ khác công ty trả cho nhân viên xí nghiệp trực thuộc. 2. Khi tính trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 3341 - tiền lương (trừ thu nhập nhân viên quản lý. Nợ TK 3388 - phải tra, phải nộp khác (thu của nhân viên nghỉ không lương) Nợ TK 6421 - chi phí nhân viên quản lý (trích vào chi phí quản lý). Nợ TK 1368 - phí nội bộ khác (báo nợ cho các xí nghiệp. Nợ TK 1411 - tạm ứng lương nhân viên các đội sản xuất Nợ TK 622,627.... Có TK 3382. TK 3383, TK 3384. 3. Phản ánh chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị, kế toán ghi. Nợ TK 3382 - KPCĐ Có TK 111.112 - tiến mặt, tiều gửi ngân hàng. Có TK 1368 - phải thu nội bộ khác (cấp trả KPCĐ cho các xí nghiệp trực thuộc). 4. KPCĐ Công ty phải nộp lên tổng Công ty theo tỷ lệ quy định vì vậy, khi tổng, Công ty báo thu KPCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 3382 - KPCĐ (trường hợp xí nghiệp xí nghiệp nộp KPCĐ lên công ty, kế toán ghi tương tự). Có TK 336 - phải trả nội bộ 5. Khi được báo nộp BHXH, BHYT, kế toán xí nghiệp ghi: Nợ TK 3383, TK 3384 Có TK 111,112. 6. Trường hợp BHXH , KPCĐ vượt chi được cấp bù kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 3382, 3383 * Ví dụ: Cụ thể trong 3 tháng đầu văn tài bộ phận quản lý Công ty có các nghiệp vụ về BHXH, BHYT, KPCĐ, phát sinh như sau: 1 - Vũ Bích Phượng (xí nghiệp) xin lấy trước tiền lương để, số tiền là 1.396.800đ. Kế toán xí nghiệp xây dựng kinh doanh vật tư chuyển bảng thanh toán BHXH lên công ty, kế toán công ty định khoản như sau: đ Nợ TK 3383: 1.396.800đ Có TK 1368: 1.396.800đ 2. Tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho quý I, kế toán ghi: a/ + khấu trừ lương nhân viên do kế toán lương Công ty quản lý: đ Xưởng CG: Nợ TK 334: 253.368đ Có TK 3383: 220.320đ Có TK 3384: 33.048đ đ Đầm 7: Nợ TK 334: 47.952đ Có TK 3383: 39.960d Có TK 3384: 7.992đ đ Văn phòng: Nợ TK 334: 2258.728đ Có TK 3383: 1881.440đ Có TK 3384: 376.288đ b/+ Thu trực tiếp của nhân viên nghỉ không lương{} Trần Thị Hà: đ Nợ TK 3388: 337.824đ Có TK 3383: 295.760đ Có TK 3384: 44.064đ Thu của các nhân viên: Đặng Thị Phúc: BHXH (đ) BHYT (đ) Văn Đức Vinh: 118.656 17.798 Nguyễn Thị Thanh Hà: 153.792 23.069 Nguyễn Thị Bình: 220.320 33.048 được ghi định khoản tương tự: c/+ Trích 15% BHXH, 2% BHYT tính vào 6421 cho nhân viên kế toán lương công ty quản lý: =5.644.320đ + 119.880 = 5.764.200đ (số liệu đã tính ở gần “tính và trích bảo hiểm”). Nợ TK 6421: 5.764.200đ Có TK 3383:5.764.200đ = 752.456đ + 15.984đ = 768.440đ (số liệu đã tính ở gần “tính và trích bảo hiểm”). đ kế toán ghi: Nợ TK 6421: 768.440 Có TK 3384: 768.440 d, Báo nợ BHXH, BHYT cho các xí nghiệp sản xuất kinh doanh trực thuộc (thu 20% và 3%) --> kế toán ghi báo nợ xí nghiệp kinh doanh nhà: Nợ TK 1368: 6.124.550 Có TK 3383: 5.325.696 Có TK 3384 : 798.854 Tương tự: BHXH BHYT Xí nghiệp kinh doanh vật tư 3.010.752 459.320 Xí nghiệp thuỷ lực 16.388.352 1.832.673 Báo nợ các xí nghiệp này được ghi tương tự theo số liệu cụ thể tại các xí nghiêp. e/+ Trích KPCĐ của toàn công ty kế toán căn cứ vào lương thực trả ở mỗi bộ phận lương trích ra 2% KPCĐ và ghi vào định khoản như sau: Nợ TK 1368 (xí nghiệp thuỷ lực): 1.183.033đ Nợ TK 1368 (xí nghiệp kinh doanh nhà): 1.173.506đ Nợ TK 6421 (vănphòng Công ty): 1.400.905đ Có TK 3382: 3757.444đ 3 - Tổng công ty báo thu kinh phí công đoàn 6 tháng cuối năm 1998 số tiền là 5.701.006 đ Nợ TK 3382: 5.701.006đ Có TK 336: 5.701.006đ 4a/ Công ty cấp trả 0,8% kinh phí công đoàn quý I/99 cho xí nghiệp kinh doanh nhà, kế toán ghi: đ Nợ TK 3382: 469.402đ Có TK 1368: 469.402đ 4b/ Công ty cấp trả 0,8% kinh phí công đoàn quý I/99 cho xí nghiệp thuỷ lực: đ Nợ TK 3381: 473.213đ 4c/ Công ty trích 0,8% kinh phí công đoàn quý I/99 trên tổng quỹ lương thực trả của văn phòng Công ty + BLCT đầm 7 sang quỹ công đoàn văn phòng Công ty: đ Nợ TK 3382: 560.362đ Có TK 1111: 560.362đ Ghi sổ các nghiệp vụ hạch toán tiền lương: Hàng tháng, kế toán Công ty, kế toán xí nghiệp tập hợp các chứng từ hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động ở các bộ phận nhân viên để tính lương xong trước ngày cuối tháng, làm căn cứ để trả lương cho CBCNV vào đầu tháng. Các nghiệp vụ hạch toán lương được ghi vào sổ kế toán theo các định khoản (đã nêu ở phần giới thiệu các nghiệp vụ hạch toán tiền lương). Công ty áp dụng thống nhất hình thức ghi sổ nhật ký chung vì vậy, các chứng từ hạch toán tiền lương trước tiên là được ghi vào các sổ chi tiết và sổ nhật ký chung của đơn vị. Sổ chi tiết được mở theo dõi tiền lương nhân viên quản lý đơn vị là sổ chi tiết TK 3341 - Tiền lương. Còn sổ chi tiết theo dõi tiền lương của nhân viên sản xuất ở Công ty là sổ chi tiết TK 1411 - Tạm ứng lương. ở cả kế toán Công ty và kế toán các xí nghiệp đều mở sổ chi tiết TK 1411 để theo dõi lương công nhân xây dựng cho các công trình mà mình quản lý để kết chuyển vào chi phí tính giá thành từng công trình xây dựng. Từ sổ nhật ký chung, kế toán theo quy tắc là phải mở sổ cái TK 3341, TK 1411 để theo dõi lương cho 1 quý (3 tháng) nhưng ở Công ty xây dựng Sông Đà I, các bộ phận kế toán đều dùng sổ chi tiết TK 3341, TK 1411 mở các tháng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính thay cho sổ cái và sổ cái TK 3341, 1411 không được mở. Các sổ chi tiết được dùng để hạch toán tiền lương tại Công ty như sau. I. Sổ chi tiết TK 3314 và sổ chi tiết TK 1411: (được coi như là sổ cái) Sổ chi tiết TK 3341 - Tiền lương và sổ chi tiết TK 1411 - tạm ứng lương được mở để theo dõi tình hình thanh toán lương của Công ty với nhân viên quản lý và nhân viên sản xuất của Công ty. Mẫu biểu như sau. Bộ Xây Dựng Sổ chi tiết tài khoản Tháng 3 năm 1999 3341 - Lương Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I Số dư đầu kỳ: SCT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư 122C 31/3/99 31/3/99 Phạm Văn Cần- Xưởng CGT.T lương T3 cho NV 1111 893.264 893.264 122C 31/3/99 31/3/99 Phạm Văn Cần- Xưởng CGT.T lương T3 cho NV 3383 220.320 1.113.584 122C 31/3/99 31/3/99 Phạm Văn Cần- Xưởng CGT.T lương T3 cho NV 3384 33.048 1.146.632 122C 31/3/99 31/3/99 Phạm Văn Cần- Xưởng CGT.T lương T3 cho NV 3388 253.368 1.400.000 123C 31/3/99 31/3/99 Nguyễn Văn Chấp - Đầm 7 T.Tlương T3 cho NV 1111 902.048 2.302.048 123C 31/3/99 31/3/99 Nguyễn Văn Chấp - Đầm 7 T.Tlương T3 cho NV 3383 39960 2.342.008 123C 31/3/99 31/3/99 Nguyễn Văn Chấp - Đầm 7 T.Tlương T3 cho NV 3384 7.922 2.350.000 124C 31/3/99 31/3/99 Ngô Đức Dũng - phòng TCKT T.Tlương T3 cho NV 1111 19.326.906 21.676.906 124C 31/3/99 31/3/99 Ngô Đức Dũng - phòng TCKT T.Tlương T3 cho NV 3383 1.881.440 23.558.346 124C 31/3/99 31/3/99 Ngô Đức Dũng - phòng TCKT T.Tlương T3 cho NV 3384 376.288 23.934.634 PBTL 31/3/99 31/3/99 Hạch toán phân bổ tiền lương T3/99 2412 950.000 22.984.634 PBTL 31/3/99 31/3/99 Hạch toán phân bổ tiền lương T3/99 6421 22.984.634 Tổng phát sinh 23.934.634 23.934.634 Số dư cuối kỳ: Người lập biểu Ngày 12/04/1999 Kế toán trưởng Sổ chi tiết TK 1411 - Tạm ứng lương . Xí nghiệp XD và kinh doanh vật tư Sổ chi tiết tài khoản Tháng 3 năm 1999 1411 - Tạm ứng Lương Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I Số dư đầu kỳ: SCT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư A76 31/3/99 31/3/99 Công trường A76 Nội Bài 6221 5.025.000 5.025.000 TDTT 31/3/99 31/3/99 CT Nhà tập võ vật TT TDTT Quốc gia 6222 7.754.000 12.779.000 PTTH 31/3/99 31/3/99 CT trường PTTH Liên Hà 6223 7.500.000 20.279.000 A76 31/3/99 31/3/99 Công trường A76 Nội Bài 1111 5.025.000 15.254.000 TDTT 31/3/99 31/3/99 CT Nhà tập võ vật TT TDTT Quốc gia 1111 6.500.000 8.754.000 PTTH 31/3/99 31/3/99 CT trường PTTH Liên Hà 1111 7.500.000 1.254.000 Tổng phát sinh 19.025.000 7.512.779 Số dư cuối kỳ: 1.254.000 Người lập biểu Ngày 04/04/1999 Kế toán trưởng Dòng số dư đầu kỳ: được lấy số liệu từ sổ chi tiết TK 3341 của tháng trước. Cột số dư được kế toán theo dõi số dư có TK 3341 số dư Nợ được kế toán Công ty ghi âm theo quy định của BTC (ghi số dư Nợ trong ngoặc đơn). ở tháng 3, TK 3341 của Công ty không có số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ, vì thế trên sổ chi tiết tài khoản 3341 các dòng số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ không có số liệu. II - Sổ Nhật ký chung của Công ty. Sổ Nhật ký là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của Công ty theo trình tự thời gian. Các số liệ ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi sổ cái của các TK. Sổ Nhật ký chung của Công ty có kết cấu và phương pháp ghi sổ giống như quy định của Bộ tài chính. Bộ Xây Dựng Sổ Nhật Ký chung Năm 1999 Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I STT Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Tài khoản Phát sinh nợ Phát sinh Có . 178 122C 31/3/99 31/3/99 Phạm Văn Cần-Xưởng CG T.Tlương T3 cho NV Lương 3341 893.264 Tiền Việt Nam 1111 893.264 179 122C 31/3/99 31/3/99 Phạm Văn Cần-Xưởng CG T.Tlương T3 cho NV Lương 3341 506.736 BHXH 3383 220.320 BHYT 3384 33.048 Phải trả, phải nộp khác 3388 253.368 180 123C 31/3/99 31/3/99 Nguyễn Văn Chấp - Đầm 7 T.Tlương T3 cho NV Lương 3341 902.048 Tiền Việt Nam 1111 902.048 181 123C 31/3/99 31/3/99 Nguyễn Văn Chấp - Đầm 7 T.Tlương T3 cho NV Lương 3341 47.952 BHXH 3383 39.960 BHYT 3384 7.992 182 124C 31/3/99 31/3/99 Ngô Đức Dũng - phòng TCKT T.Tlương cho NV Lương 3341 19.326.906 Tiền Việt Nam 1111 19.326.906 183 124C 31/3/99 31/3/99 Ngô Đức Dũng - phòng TCKT T.Tlương cho NV Lương 3341 2.257.728 BHXH 3383 1.881.440 BHYT 3384 376.288 184 PBTL 31/3/99 31/3/99 Hạch toán phân bổ tiền lương tháng 3/99 XDCB Đ - Đầm 7 2412 950.000 Chi phí NV quản lý 6421 22.984.634 Lương 3341 23.934.634 Ghi sổ các nghiệp vụ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ tại kế toán công ty: Tương tự như trình tự ghi sổ tiền lương, các nghiệp vụ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ sau khi được định khoản kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết các TK 3382, TK3383, TK 3384 và các sổ chi tiết có liên quan khác như sổ chi tiết TK 6421, TK 1368, TK 3388... và sổ nhật ký chung của công ty. Sau đó, căn cứ vào sổ nhật ký chung kế toán ghi sổ cái TK 3382, sổ cái TK 3383 và sổ cái TK 3384. Sổ Nhật ký chung, các sổ chi tiết TK 3382, TK 3383, TK 3384 được lập và ghi chép tương tự như đã trình bày trong phần giới thiệu các sổ hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp tiền lương. Mẫu sổ như sau: Bộ Xây Dựng Sổ chi tiết tài khoản Tháng 3 năm 1999 3382 - Kinh phí công đoàn Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I Số dư đầu kỳ: 6.334.426 SCT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư TCT01 31/3/99 31/3/99 Tổng Công ty báo thu KPCĐ 6 tháng cuối 98 336 5.701.006 633.420 126C 31/3/99 31/3/99 Vũ Thị Nga - PTCKT trích KPCĐ quý I/99 1111 560.362 73.058 KPCĐ 31/3/99 31/3/99 Trích 2% KPCĐ cho khối VP Công ty 6421 1.400.905 1.473.963 XNKDN 31/3/99 31/3/99 Công ty báo nợ XNKD nhà KPCĐ quý I/99 1368 1.1736.506 2.647.469 XNKDN 31/3/99 31/3/99 Công ty cấp trả 0,8% KPCĐ cho XNKD nhà 1368 469.402 2.178.1067 XNTL 31/3/99 31/3/99 Công ty báo nợ XNTL KPCĐ quý I/99 1368 1.183.033 3.361.100 XNTL 31/3/99 31/3/99 Công ty cấp trả 0,8% KPCĐ cho XNTL 1368 473.213 2.887.887 Tổng phát sinh 7.203.983 3.757.444 Số dư cuối kỳ: 2.887.887 Người lập biểu Ngày 14/04/1999 Kế toán trưởng Chương III Nhận xét, đánh giá và một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán Tiền lương và Bảo hiểm tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I I. Nhận xét chung về công tác hạch toán tiền lương và bảo hiểm Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I là Công ty con của Tổng Công ty và các hoạt động đặc biệt là công tác kế toán của Công ty được Tổng Công ty giám sát một cách chặt chẽ. Hệ thống máy vi tính phòng kế toán của Công ty được nối mạng với hệ thống máy vi tính của Tổng Công ty, đồng thời các mẫu sổ sách kế toán, các chương trình, công thức tính toán nói chung và tính lương nói riêng cũng do một đội ngũ cán bộ chuyên trách trên Tổng Công ty xuống đơn vị cài đặt vào máy, hướng dẫn cách làm. Có thể nói, đó là một thuận lợi lớn cho công tác kế toán của Công ty vì các mẫu sổ sách, trình tự ghi sổ, các định khoản. Công tác kế toán của Công ty đã được Tổng Công ty kiểm tra phê duyệt và hoàn toàn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên làm kế toán của Công ty là những người có năng lực, trình độ chuyên môn, có trách nhiệm trong công việc nên việc vận dụng các hướng dẫn của Tổng Công ty trong công tác kế toán được thực hiện rất tốt. Trong công tác hạch toán Tiền lương và Bảo hiểm (các khoản trích theo lương), Công ty đã thực hiện nghiêm túc với quy định của chế độ kế toán về hệ thống chứng từ, sổ sách về Tiền lương. Việc ghi sổ được kế toán tiến hành thực hiện theo đúng trình tự quy định. Việc tổ chức công tác kế toán tiền lương có thể nói là đã thống nhất với kế toán tiền lương ở các đơn vị khác trong Tổng Công ty. Hình thức ghi sổ nhật ký chung áp dụng ở Công ty rất phù hợp với đặc điểm công tác kế toán của đơn vị và đặc biệt rất thuận tiện trong việc kế toán Tiền lương và Bảo hiểm (Có ít nghiệp vụ phát sinh, các nghiệp vụ hạch toán lương đơn giản, dễ hiểu, dễ phân bố). Hình thức trả lương của Công ty rất đáng chú ý. Nó thể hiện khả năng phân tích, đánh giá, ứng dụng lý thuyết vào thực tiễn kế toán Tiền lương của đơn vị một cách khoa học, hợp lý. Công ty áp dụng hình thức trả lương thời gian theo sản phẩm (như đã trình bày) để tính lương cho nhân viên quản lý là rất tốt.(Họ vừa là nhân viên làm công tác hành chính, vừa là nhân viên của một Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp là chủ yếu). Trả lương theo hình thức kết hợp giữa trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm phản ánh chính sách hiệu quả (kết quả) công việc, tính đúng giá trị sức lao động của các nhân viên ở các bộ phận văn phòng Công ty. Tương tự cách trả lương khoán cho các nhân viên các đội sản xuất và nhân viên quản lý công trình ở các xưởng, các công trình (làm việc xa Công ty, không tiện quản lý theo dõi thời gian và hiệu quả lao động), cũng rất phù hợp, khuyến khích người lao động làm việc có trách nhiệm đáp ứng lòng tin của cán bộ lãnh đạo. Kế toán tính Tiền lương cho người lao động đầy đủ, chính xác đảm bảo lợi ích cho nhân viên của Công ty, giúp họ yên tâm làm việc, gắn bó với công việc. Về hạch toán BHXH, BHYT, KBCĐ cũng được Công ty quan tâm một cách thích đáng, cụ thể là Công ty luôn hoàn thành nộp các quỹ này đủ, đúng thời hạn.Điều này thể hiện tinh thần trách nhiệm cao của Công ty đối với các quyền lợi của người lao động. Tuy nhiên, bên cạnh các mặt tích cực trong công tác kế toán nói chung và công tác tổ chức hạch toán Tiền lương nói riêng, Công ty còn nhiều tồn tại cần giải quyết. II. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán Tiền lương và Bảo hiểm ở Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I. Như đã nêu trên, phần mềm kế toán tại Công ty được Tổng Công ty chuẩn hoá và cài đặt vào chương trình thực hiện kế toán của Công ty. Đó là một thuận lợi lớn cho Công ty nhưng mặt khác nó cũng tác động xấu đến việc tổ chức hạch toán của Công ty. Đó là việc làm kế toán theo chương trình của Tổng Công ty khiến cho bộ máy kế toán của Công ty trở lên thụ động, kém linh hoạt trong việc xử lý các công việc bất thường hay các vấn đề mà Tổng Công ty bỏ qua trong phần hướng dẫn thực hiện công tác kế toán của Công ty. Sau khi nghiên cứu công tác tổ chức hạch toán Tiền lương và Bảo hiểm tại Công ty tôi xin nêu ra một số khuyết điểm và cách sửa đổi mà Công ty nên khắc phục như sau: Thứ nhất: Đầu tiên, trong chứng từ ban đầu hạch toán sử dụng thời gian là bảng chấm công của Công ty, việc ghi chép không được rõ ràng, thống nhất. - Việc theo dõi thời gian làm việc của người lao động để chấm không có mặt “O”, hay nghỉ có phép “P” không hoàn theo giấy nghỉ phép theo quy định. Chỉ cần người nghỉ có báo miệng trước cho người chấm công thì coi như ngày nghỉ đó của họ là có phép và được tính lương theo 100% LCB.Thêm vào đó, Công ty cũng không có quy định số ngày nghỉ phép tối đa được hưởng lương. Đây là một sơ hở rất lớn của lãnh đạo Công ty, và kế toán lương vốn rất biết điều này nhưng không hề có góp ý với phòng tổ chức hành chính - nơi theo dõi chấm công, là một theo sai sót không đáng có và cũng không nên tiếp tục để tình trạng này tồn tại, tái diễn. Nó sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến kỷ luật của Công ty. - Thứ hai: 3 cột cuối của trong mục quy đổi trên bảng Chấm công của Công ty, do không có hướng dẫn cách ghi cụ thể của kế toán cho người chấm công nên các cột này thường không dược ghi, có tháng nhân viên chấm công có ghi thì lại không ghi đúng nơi quy định nào cả. Việc này tuy kế toán Tiền lương ở Công ty cho là chuyện nhỏ nhưng thực chất nó gây không ít ảnh hưởng xấu đến quá trình tính lương của kế toán lương. Nếu nhìn vào bảng chấm công không có ghi gì ở phần Quy đổi này, kế toán sẽ phải mất thời gian quy đổi bảng chấm công vào các cột (làm thay cho phần việc của người chấm công) để làm căn cứ tính lương CBCNV. Còn trường hợp người chấm công có ghi chép ở các cột “quy đổi” thì cũng ghi tuỳ tiện, kế toán sẽ không chắc được là người chấm công ghi số liệu gì ở đó (nội dung của số liệu được tính), có thể là ngày công thực tế làm việc của nhân viên trong tháng hoặc là tổng số ngày công thực tế và số ngày được hưởng phép của nhân viên... Để chấm dứt tình trạng này, làm gọn nhẹ hơn cho công tác hạch toán lương, tôi xin đưa ra đây một giải pháp cụ thể như sau: Kế toán lương của Công ty thay vì sử dụng mẫu biểu Bảng chấm công như hiện nay sẽ sử dụng mẫu biểu Bảng chấm mới cho toàn Công ty. Trong bảng chấm công mới này, phần Quy đổi gồm 3 cột với nội dung giống như cũ nhưng tên cột được ghi rõ hơn để người chấm công chỉ cần đọc tên cột là có thể hiểu được cách ghi ở mỗi cột. Tuy nhiên bên cạnh đó, kế toán lương Công ty cũng cần ra quy định bắt buộc, các bảng chấm công trước khi gửi lên phòng kế toán phải đã được tính toán, ghi chép số liệu vào các cột “ Qui đổi” theo đúng qui định, nếu cóp sai sót trong tính toán phần này, người chấm công và người có trách nhiệm kiểm tra bảng chấm công phải hoàn chỉnh trách nhiệm. Có như vậy, việc thực hiện nghiêm chỉnh các qui định trong công tác kế toán mới được nhân viên công ty tiếp thu và chấp hành. Bảng chấm công T3 bộ phận văn phòng Công ty nếu áp dụng giải pháp mới sẽ được lập như sau: Thứ ba: Hiện tại, ở các xí nghiệp sản xuất các đội sản xuất đang sử dụng bảng chấm công để theo dõi thời gian làm thêm giờ của người lao động (là bảng chấm công thứ hai được lập song song với bảng chấm công theo dõi thời gian làm việc chính) với mẫu số bảng chấm công. Làm như vậy là rất không khoa học bởi vì thời gian làm thêm thực tế thường là tính theo giờ. Thông thường, các xí nghiệp, các đội xây dựng tính miệng thì ghi vào một công thứ tự từ cột số một đến cột số 31. Hết tháng bảng chấm công làm thêm giờ này được chuyển lên kế toán lương của xí nghiệp để tính lương cho lao động trong đội) Việc ghi chép thời gian làm thêm của người lao động như hiện giờ không theo dõi được chính xác số giờ công lao động thêm của nhân viên do nhẩm giờ làm theo trí nhớ rồi gộp lại ghi công àdễ bị thiếu hoặc thừa giờ công) gây nên sự thiếu công bằng trong việc tính lương. Theo tôi, có thể giải quyết vấn đề này một cách đơn giản là kế toán công ty xây dựng nên có mẫu bảng chấm công làm thêm hiện tại và áp dụng thống nhất cho toàn công ty( ở các bộ phận tính lưong). Mẫu bảng chấm công giờ công làm thêm mới có như sau: (Lấy ví dụ áp dụng chấm công làm thêm cho bộ phận quản lý xí nghiệp XD&KD vật tư tháng 3) Thứ bốn: Để đảm bảo tính thống nhất của kế toán trong toàn Công ty, kế toán lương cần hướng dẫn các phòng ban ở bộ phận quản lý đơn vị( Công ty, xí nghiệp ...) phải lập. Danh sách xét thi đua( làm căn cứ để xác định HSĐC) theo một mẫu thống nhất duy nhất. Không để tình trạng như hiện tại kéo dài: Các danh sách được lập cùng một nội dung là xếp loại HSĐC cho nhân viên trong phòng ban nhưng ở mỗi phòng ban lại lập theo 1 mẫu riêng, mỗi danh sách có một tiêu đề khác nhau như: danh sách xếp loại, danh sách xếp thi đua, bảng xếp loại ... Có thể thống nhất sử dụng mẫu bảng danh sách xet thi đua sau đây cho các bộ phận quản lý ở xí nghiệp, Công ty sau đây: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I Phòng TC - KT Danh sách xét thi đua Tháng 3 năm 1999 STT Họ và tên Xếp loại( HXĐC) Ghi chú 2.3 2 1.8 Ngô Doãn x Phan đình Cường x Tăn bích Tâm x Đặng thị Thu X Vũ thị Nga x Lê nguyên Bảo X Phạm thị đà Giang x Ngô đức Dũng x Hà Nội, ngày 28 tháng 3 năm 1999 Trưỏng phòng ( ký tên) Thứ năm: ở ngay phòng kế toán công ty, lương nhân viên của 2 khu vực Đầm Bảy và Cầu Giấy đều là lương khoán nhưng kế toán lương lại lập 2 bảng thanh toán lương theo 2 mẫu có kết cấu khác nhau (cùng một nội dung). Rồi thì sau đó, trên 2 bảng thanh toán lương này kế toán ghi tuỳ tiện các cột không cần thiết được ghi một cách miễn cưỡng, lúc có ghi, lúc không ghi bỏ trống. Việc này có thể hiện công tác hạch toán chưa hoàn thiện. Cho dù Tổng công ty khi hướng dẫn đã bỏ sót không đưa ra mẫu bảng thanh toán lương cho nhân viên lương khoán nhưng kế toán Công ty phải ý thức được sự thiếu hoàn thiện này chủ động lập, xây dựng 1 mẫu thống nhất áp dụng cho từ Công ty đến các đơn vị sản xuất, từng bước nâng cao chất lượng sổ sách kế toán nói chung, sổ sách kế toán lương nói riêng của Công ty. Ví dụ: hai bảng thanh toán lương tháng 3 cho nhân viên lương khoán Đầm 7 và xưởng Cầu Giấy đã được kế toán lập như sau: Đầm 7 Bảng thanh toán lương Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I Tháng 3 năm 1999 STT Họ và tên Ngày công Bậc lương Thành tiền Tăng công tăng, tăng giờ Tổng cộng Các khoản phải trừ Số còn được lĩnh Ký nhận Công Tiền BHXH (5%) BHYT (1%) 1 Nguyễn Văn Chấp 31 266.400 500.000 500.000 39.960 7.992 452.048 2 Vũ Mạnh Khiêm 31 465.120 450.000 450.000 450.000 Cộng 950.000 39.960 7.920 902.048 Chín trăm linh hai ngàn không trăm bốn tám đồng./. Hà Nội , ngày 31/3/99 Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Xưởng Cầu Giấy Bảng thanh toán lương Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I tháng 3/99 TT Họ và tên Bậc lương Thành tiền Phụ cấp Cộng Các khoản phải trừ Số còn được lĩnh Ký nhận BHXH (20%) BHYT (3%) 1 Phạm Văn Cần 367.200 600.000 600.000 220.320 33.048 346.632 2 Phương Đình Nga 400.000 400.000 400.000 3 Đỗ Duy Thanh 400.000 400.000 400.000 Tổng cộng 1.400.000 440.640 66.096 1.146.632 Công ty có thể nghiên cứu mẫu Bảng thanh toán lương sau đây để áp dụng cho bộ phận nhân viên hưởng lương khoán (thống nhất toàn công ty). Đầm 7: Bảng thanh toán lương khoán CTY cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I Tháng 3/99 TT Họ và tên Hệ số lương Mức lương cơ bản Lương tháng khoán Phụ cấp (nếu có) Cộng Các khoản phải trừ Số còn được lĩnh Ký nhận BHXH BHYT Mức tiền Tiền Mức tiền Tiền 1 Nguyễn Văn Chấp 1,85 266.400 500.000 5.000.000 5% 39.960 1% 7.992 452.048 2 Vũ Mạnh Khiêm 3,23 465.120 450.000 450.000 450.000 Tổng cộng 950.000 950.000 39.960 7.992 902.048 (Chín trăm linh hai ngàn không trăm bốn tám đồng ./...) Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký tên) (ký tên) (ký tên) Xưởng Cầu Giấy Bảng thanh toán lương khoán CTY CP ĐT & XD HUD I TT Họ và tên Hệ số lương Mức lương cơ bản Lương tháng khoán Phụ cấp (nếu có) Cộng Các khoản phải trừ Số còn được lĩnh Ký nhận BHXH BHYT Mức tiền Tiền Mức tiền Tiền 1 Phạm Văn Cầu 2,55 367.200 600.000 600.000 20% 220.320 3% 33.048 346.632 2 Phương Đình Nga 400.000 400.000 400.000 3 Đỗ Duy Thanh 400.000 400.000 400.000 Tổng cộng 1.400.000 1.400.000 220.320 33.048 1.146.632 (Một triệu một trăm bốn sáu ngàn sáu trăm ba mươi hai ./...) Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký tên) (ký tên) (ký tên) Thứ sáu: bảng thanh toán lương ở các đội, tuy chia lương độc lập nhưng các bảng thanh toán lương ở các dội cũng được gửi lên phòng kế toán Công ty lưu cùng với hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu kĩ thuật ... cho từng công trình. Vì vậy, kế toán lương không theo mẫu cụ thể nào như hiện nay. Ví dụ: bảng thanh toán lương Kế toán Công ty có thể nghiên cứu mẫu bảng thanh toán lương dưới đây để xay dựng một mẫu bảng thanh toán lưong thống nhất hướng dẫn một mẫu bảng thanh toán lương thống nhất hướng dẫn cho các đội sử dụng: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I Công trình: trạm tập kết và bảo dưỡng thiết bị Tổ: nề Bảng thanh toán tiền lương TT Họ và Tên Ngày công Đơn giá/1công Thành tiền (đồng) Ký nhận 1 Nguyễn Văn Lợi 30 20.000 600.000 2 Huỳnh Đa Phước 30 20.000 600.000 3 .......................... ... ........................... Cộng 12.000.000 Hà Nội, ngày 29/3/99 Đội trưởng Người lập Thứ bẩy: tại Công ty, số người không tham gia nộp Bảo hiểm khá nhiều và lẫn trong các nhân viên nộp Bảo hiểm trên bảng thanh toán lương. Vì vậy nên chăng kế toán Công ty tiến hành tách hai loại nhân viên: + Nộp Bảo hiểm + Không nộp Bảo hiểm Để tính lương riêng và khấu trừ hay không khấu trừ Bảo hiểm vào lương một cách đồng loạt. Làm như vậy, dòng tổng cộng cuối mỗi bảng thanh toán lương sẽ thể hiện được rõ được: Tổng số tiền trích quỹ Bảo hiểm = % Bảo hiểm phải khấu trừ x tổng số quỹ lương cơ bản của số nhân viên có tham gia nộp Bảo hiểm . Thứ tám - Trong điều lệ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế thì mức trích quỹ BHXH, BHYT phải trích theo “tiền lương cấp bậc, chức vụ, hệ số chênh lệch bảo lưu (nếu có) ghi trong hợp đồng lao động và các khoản phụ cấp khu vực, đắt đỏ, chứcvụ, thâm niên”. Như vậy, nếu theo đúng quy định thì tại Công ty BHXH, BHYT phải được tính theo số tiền sau: Tổng tiền làm căn cứ để trích quỹ BHXH, BHYT = Mức tiền tháng cơ bản + Phụ cấp lưu động + Phụ cấp trách nhiệm (nếu có) Hiện tại Công ty mới chỉ trích Bảo hiểm trên mức lương cơ bản của nhân viên, như vậy là mức BHXH, BHYT đơn vị trích tính vào chi phí sản xuất kinh doanh vẫn còn ít hơn so với quy định. Đơn vị chưa làm tròn trách nhiệm đối với quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Đây là một vấn đề rất quan trọng mà Công ty cần phải lưu tâm để điều chỉnh kịp thời, vào chuyện này, gây tâm lý không tốt cho người lao động đối với Công ty. Kết luận Nền kinh tế hàng hoá , tiền tệ buộc các doanh nghiệp phải đối mặt với thị trường. Để tồn tại, phát triển và kinh doanh có hiệu quả thì bên cạnh các hoạt động đa dạng và phong phú về sản xuất kinh doanh, tất yếu các doanh nghiệp phải có một cơ chế dự báo, kiểm tra, giám đốc một cách toàn diện các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá thực tập tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD I, mặc dù chỉ đi sâu vào vấn đề lao động tiền lương của công ty nhưng qua đó có thể thấy được vai trò, tác dụng của việc tổ chức hoạch toán kinh doanh trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh của công ty. Do điều kiện thời gian tiếp xúc với công việc thực tế không nhiều, kiến thức học ở trường về lao động tiền lương chưa sâu, kinh nghiệm viết đề tài còn ít ỏi nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình thực viết chuyên đề. Rất mong được thầy cô hướng dẫn chỉ bảo thêm để em có thể nâng cao bài viết của mình hơn. mục lục