Chuyên đề Một số giải pháp cải tiến hoạt động đào tạo và phát triển cán bộ công chức nhà nước tại BHXH tỉnh Quảng Ninh

iên, tài liệu này còn thiếu tính thực hành, mặc dù liên tục được sửa đổi nhưng vẫn chưa cập nhật được một số những quy định mới, phù hợp với tình hình thực tế Ngoài ra, còn một nhược điểm nữa là nhiều khóa đào tạo còn bị dồn vào cuối năm, một số CBCC được cử đi học tập gây khó khăn trong thực thi công việc tại cơ quan. Với chương trình đào tạo học vào buổi tối và thứ 7, chủ nhật, gây khó khăn cho một số học viên. Bên cạnh đó,phong trào đào tạo và phát triển của CBCC còn chưa cao và chưa đạt được sự hưởng ứng mạnh mẽ của đội ngũ CBCC. Các khóa đào tạo, nội dung còn chồng chéo. Chẳng hạn đối với các lớp chính trị chuyên viên, chuyên viên chính và cao cấp, nội dung đào tạo còn đan xen nhau. Điều này dẫn tới gây lãng phí thời gian cho người học và lãng phí tiền bạc cho đơn vị. Năm 2010 và một số năm trở lại đây, không có các khóa đào tạo tin học,ngoại ngữ. Đây là một thiếu sót rất lớn của chương trình đào tạo, đi ngược lại với phương hướng hoạt động của đơn vị. Dự tính chi phí đào tạo. Việc dự tính chi phí đào tạo quyết định lựa chọn phương pháp đào tạo. Theo quy chế đào tạo CBCC thuộc hệ thống BHXH Việt Nam, học viên được hỗ trợ 100% kinh phí lớp học và tiền tài liệu không quá 20% kinh phí lớp học. Hiện nay, đối với chương trình đào tạo chuyên môn nghiệp vụ các hệ cao đẳng, trung học, đại học không còn được hỗ trợ kinh phí. Đối với các trường hợp đào tạo bổ sung một số nghiệp vụ cần thiết cho công việc ( được phê duyệt bởi Thủ trưởng đơn vị) thì hỗ trợ 100% kinh phí. Phòng tổ chức cán bộ sẽ ký hợp đồng với các cơ sở đào tạo dựa trên nghiên cứu chi phí và chất lượng đào tạo. Các cơ sở đào tạo sẽ cung cấp địa điểm đào tạo, giáo viên, tài liệu đào tạo và phương pháp giảng dạy Nhìn chung việc dự tính chi phí đào tạo chưa được quan tâm đúng mức. Vì phần lớn các chương trình đào tạo qua các năm không thay đổi nhiều. Hoạt động đào tạo và phát triển cũng không có nguồn kinh phí riêng mà được xét vào kinh phí của bộ máy. Chi phí đào tạo qua các năm chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong chi phí bộ máy ( xem bảng 11) Bảng 12: Chi phí đào tạo trong bộ máy từ năm 2005 đến 2009. Đơn vị: nghìn đồng Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Chi đào tạo và đào tạo lại 18.396 10.967 98.264 12.295 25.880 Chi hoạt động bộ máy 13.839.969 16.847.062 18.038.468 20.904.128 26.198.000 (nguồn: báo cáo tổng hợp chi hoạt động bộ máy từ năm 2005 đến 2009, phòng kế hoạch tài chính) Đánh giá chương trình và kết quả đào tạo. Việc đánh giá chương trình đào tạo và kết quả đào tạo được thực hiện qua hai phương pháp. Một là, thông qua các bài kiểm tra của cơ sở đào tạo, người học khi tốt nghiệp và cấp bằng thì mới được coi là hoàn thành khóa đào tạo. Thứ hai, tiếp tục sử dụng đánh giá cá nhân theo từng quý để đánh giá những tiến bộ của học viên. Ưu điểm của phương pháp đánh giá này là nhanh chóng, dễ dàng vì nhờ bài kiểm tra cuối khóa học tại trung tâm đào tạo đã chứng tỏ học viên nắm bắt đạt mức yêu cầu về kiến thức các bộ môn. Mặt khác, đánh giá cá nhân phần nào thấy được sự tiến bộ của mỗi cá nhân sau khóa đào tạo về ý thức và khả năng thực hiện công việc. Tuy nhiên, việc đánh giá này còn sơ sài, chưa có bài kiểm tra sau đào tạo và phiếu đánh giá chương trình đào tạo làm cơ sở đánh giá mỗi cá nhân và mỗi cá nhân đánh giá về khóa học. Phiếu đánh giá chương trình đào tạo được phát vào mỗi cuối kỳ, giúp cho người tổ chức chương trình đào tạo sẽ đánh giá được thực trạng đào tạo ở tất cả các mặt như : tài liệu, giảng viên, kiến thức, kỹ năng đạt được sau đào tạo, khả năng vận dụng vào thực tế công việc, sự thay đổi hành vi theo hướng tích cực, kết quả nhận thức. Từ đó, làm cơ sở xây dựng các chương trình đào tạo tiếp theo, khắc phục được những nhược điểm. Mặt khác, tạo cho người học cảm giác các chương trình đào tạo này thực sự được xây dựng để giảm bớt những khó khăn cho công việc của họ. Các giai đoạn trong việc xây dựng một chương trình đào tạo có tác dụng bổ sung và làm cơ sở để thực hiện các giai đoạn tiếp theo. Do việc xác định nhu cầu đào tạo chưa được chú trọng nên gây khó khăn cho các giai đoạn tiếp theo. Trong quá trình thực tập tại BHXH tỉnh Quảng Ninh, em nhận thấy các kỹ năng về sử dụng công nghệ thông tin trong đội ngũ CBCC còn chưa tốt, tuy nhiên việc bồi dưỡng các kỹ năng tin học, bồi dưỡng ngoại ngữ không có trong thời gian gần đây và cả trong kế hoạch đào tạo và phát triển năm 2010. Mặt khác, nội dung đào tạo còn chưa phong phú, chủ yếu vẫn chỉ là đào tạo về trình độ lý luận chính trị, quản lý Nhà nước, nâng cao trình độ theo hình thức học tại chức hay đào tạo nghiệp vụ (chủ yếu theo kế hoạch, chỉ đạo của BHXH Việt Nam), mà chưa có các lớp bồi dưỡng về kỹ năng làm việc nhóm, tập huấn về nâng cao trách nhiệm trong công việc… CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP CẢI TIẾN HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN CBCC BHXH TỈNH QUẢNG NINH. Phương hướng phát triển của BHXH Tiếp tục thực hiện đổi mới cải cách hành chính, các cán bộ công nhân viên đang chuyền từ tác phong hành chính sang phục vụ. Thực hiện chủ trương của Thủ tướng Chính Phủ và chương trình cải cách hành chính của BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh Quảng Ninh tiếp tục tiến hành sửa chữa, cải tạo xây dựng và triển khai hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ được đặt tại Văn phòng BHXH tỉnh. Qua thực tế thực hiện đề án giải quyết thủ tục hành chính trên lĩnh vực BHXH, BHYT theo cơ chế “một cửa”, công tác tiếp nhận xử lý giải quyết hồ sơ được thực hiện thuận lợi và nhanh hơn. CBCC tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã cơ bản xác định nhiệm vụ công việc và thực hiện công việc một cách khoa học hơn, tinh thần, tác phong làm việc của cán bộ công chức được nâng cao. Cơ chế mới đă rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định. Đối với BHXH các huyện, thị xă với công tác xét duyệt chế độ ốm, thai sản, dưỡng sức, giám định khám chữa bệnh BHYT cũng phải tích cực thực hiện cải cách hành chính và sắp tới cần thực hiện cơ chế “một cửa” trong tiếp nhận và giải quyết chế độ chính sách. Về công tác đào tạo, BHXH tỉnh Quảng Ninh đã mở các lớp đào tạo nghiệp vụ quản lý hồ sơ theo cơ chế một cửa. Do đó, tạo điều kiện thuận lợi cho CBCC tiếp cận với những cơ chế mới. Sử dụng các kênh thông tin truyền thông như báo chí, mạng internet… để tăng cường công tác tuyên truyền sâu rộng về các chính sách BHXH, giúp người lao động và sử dụng lao động nhận thức sâu sắc về tác dụng của các chính sách BHXH tạo điều kiện thuận lợi khi đóng góp kinh phí tham gia. Tiếp tục triển khai thực hiện Chỉ thị số 06/CT - TW ngày 07/11/2006 của Bộ Chính trị về phát động phong trào "Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh". Qua đó, làm chuyển biến mạnh mẽ, sâu sắc, tu dưỡng, rèn luyện và noi theo tấm gương đạo đức của Bác đối với mọi người nhằm nâng cao đạo đức cách mạng, cần kiệm, liêm chính, chí công vô tư. BHXH tỉnh Quảng Ninh quán triệt sâu sắc tư tưởng cán bộ, công chức và người lao động không chỉ học tập mà cái chính là phải làm theo Bác; xây dựng tiêu chuẩn đạo đức của người cán bộ làm công tác BHXH nhằm phục vụ người lao động và các đối tượng hưởng BHXH, BHYT ngày càng tốt hơn. Đưa BHYT học sinh từ phương thức tự nguyện sang phương thức bắt buộc, tạo điều kiện triển khai đồng bộ y tế học đường tránh các bệnh: cận học đường, cong vẹo cột sống…để thế hệ phát triển một cách đầy đủ, lành mạnh. Phối kết hợp với các cơ sở KCB  Tổ chức ký hợp đồng và phối hợp thực hiện hợp đồng với cơ sở KCB để KCB cho người có thẻ BHYT; Thông báo kịp thời và đầy đủ với cơ sở KCB các thông tin về số thẻ đăng ký KCB ban đầu, quỹ KCB được sử dụng và chi phí KCB tại các cơ sở khác trong trường hợp cấp cứu, chuyển viện... theo yêu cầu của cơ sở KCB; Thực hiện việc tạm ứng kinh phí, thanh quyết toán chi phí với cơ sở KCB đúng quy định. Trong trường hợp không ứng kịp thời kinh phí do mất cân đối thu, chi phải thông báo cho cơ sở KCB và Sở Y tế biết để có biện pháp giải quyết, bảo đảm nhu cầu KCB của người bệnh BHYT;  Phối hợp với cơ sở KCB kiểm tra giấy tờ cần thiết mà người bệnh có thẻ BHYT phải xuất trình khi đến KCB và giải quyết những khiếu nại liên quan đến quyền lợi của người bệnh có thẻ BHYT khi đến KCB; Chủ động phối hợp với ngành y tế trong kiểm tra, giám sát cơ sở KCB và các đơn vị liên quan trong thực hiện các văn bản về BHYT, bảo vệ quyền lợi của người bệnh BHYT tại các cơ sở KCB, đặc biệt là ở tuyến xă; Bố trí đủ nhân lực để thực hiện công tác giám định kịp thời. Hướng dẫn cơ sở KCB về nội dung, yêu cầu của các biểu mẫu báo cáo liên quan đến KCB BHYT; tổ chức phổ biến văn bản về chế độ BHYT cho cán bộ, nhân viên bệnh viện, nhất là khi có chính sách hay quy định mới. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý các mặt công tác của ngành. Tiếp tục cải tiến thực hiện việc sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu của BHXH Việt Nam cho phép quản lý và xét duyệt tất cả các chế độ đều thực hiện trên máy tính. Đặc biệt, việc trao đổi thông tin giữa đơn vị và BHXH tỉnh được thực hiện trên Trang web của tỉnh nhờ đó những quy định mới của cơ quan BHXH cũng được thông tin kịp thời cho khách hàng. Việc ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp thao tác nhanh, mà còn cắt giảm một số thủ tục không cần thiết mà trước đây làm thủ công bắt buộc phải thực hiện.Việc ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp thao tác nhanh mà c̣n cắt giảm một số thủ tục không cần thiết mà trước đây làm thủ công bắt buộc phải thực hiện, do đó thời gian được rút ngắn rất nhiều. Do đó, trong thời gian tới phải đẩy mạnh hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin ở các nghiệp vụ của ngành. Từ nay đến năm 2015 phấn đấu 100% người dân tại Quảng Ninh có thẻ BHYT để bớt gánh nặng khi ốm đau, bệnh tật, ổn định kinh tế cho người dân, ổn định chính trị cho xã hội. Để làm được điều này cần tăng cường sự lănh đạo của cấp uỷ Đảng, chính quyền địa phương đối với việc thực hiện các chế độ chính sách về BHXH cho người lao động. Phải coi việc thực hiện chính sách BHXH, BHYT là nhiệm vụ của toàn dân, mọi người phải có nghĩa vụ chấp hành, là một trong những tiêu chuẩn để các cấp uỷ đảng, chính quyền b́nh xét thi đua. Cần nghiên cứu học tập các nước có nền kinh tế thị trường phát triển, coi việc không thực hiện BHXH cho người lao động là “vi phạm nhân quyền”, tất cả các sản phẩm, hàng hoá muốn đưa vào thị trường tiêu thụ tại các nước này phải được xác nhận của cơ quan BHXH xem có đóng BHXH cho đủ số người lao động thuộc diện phải tham gia hay không, nếu không sẽ bị cấm không được tiêu thụ. Tăng cường công tác quản lý Nhà nước về BHXH, tăng cường sự phối kết hợp giữa cơ quan BHXH với chính quyền địa phương, Sở LĐTB&XH, Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Tài chính, Cục Thuế, Kho bạc, các tổ chức tín dụng nhằm bảo đảm khi cấp được giấy phép kinh doanh. Trong quá tŕnh hoạt động, tiền công của từng lao động cơ quan BHXH phải nắm được. Để tạo điều kiện tốt cho người lao động khi tham gia BHXH, doanh nghiệp đang thực hiện Bảo hiểm xã hội thất nghiệp theo đúng lộ trình của Luật lao động. Đẩy mạnh thông tin tuyên truyền về các chính sách về BHTN cho các doanh nghiệp và người lao động. Nâng cao hiệu quả công tác giáo dục chính trị tư tưởng cho cán bộ đảng viên và quần chúng. Tăng cường công tác đào tạo cán bộ, nâng cao năng lực quản lý của bộ máy, nâng cao tinh thần trách nhiệm, tác phong lề lối làm việc của đội ngũ CBCC trong ngành. Chấp hành kỷ luật kỷ cương hành chính. Quan tâm hơn nữa đến đời sống tinh thần, vật chất, điều kiện làm việc của CBCC toàn ngành để CBCC yên tâm công tác, cống hiến hết sức mình vì sự nghiệp BHXH, BHYT. Chú trọng công tác kiểm tra kịp thời phát hiện ngăn ngừa các biểu hiện tiêu cực, lạm dụng quỹ BHXH, BHYT, đảm bảo việc thực hiện chế độ chính sách đúng quy định. Quan điểm riêng của cá nhân về hoạt động đào tạo và phát triển CBCC tại BHXH tỉnh Quảng Ninh Trong quá trình thực tập và nghiên cứu về quá trình đào tạo và phát triển tại cơ quan BHXH tỉnh Quảng Ninh, theo quan điểm riêng của bản thân, em cho rằng việc đào tạo và phát triển CBCC phải được hiện đại hóa. Việc hiện đại hóa được thực hiện trong các khâu về phương pháp đào tạo, nội dung đào tạo, ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình đào tạo và phát triển, chú trọng công tác hoàn chỉnh tài liệu sử dụng trong đào tạo và phát triển. Ngoài ra, các giai đoạn tiến hành trong xây dựng một chương trình đào tạo cần nhất quán, bổ sung cho nhau để cùng thực hiện. Phải chú trọng vào công tác đánh giá nhân viên, kết hợp quá trình đào tạo phát triển với kế hoạch nhân lực. Phải có sự tham gia của toàn bộ đội ngũ CBCC và mở rộng sự hợp tác với BHXH Việt Nam và các tỉnh than phố khác để học hỏi kinh nghiệm. Một số giải pháp cải tiến hoạt động đào tạo của CBCC tại BHXH tỉnh Quảng Ninh. Cải tiến các giai đoạn trong xây dựng chương trình đào tạo. Cải tiến giai đoạn xác định nhu cầu trong đào tạo và phát triển Có thể nói, việc xác định nhu cầu đào tạo là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình xây dựng một chương trình đào tạo, vì nó còn là tiền đề để thực hiện các giai đoạn tiếp theo như xác định mục tiêu đào tao, xây dựng chương trình đào tạo hay đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo. Dựa vào mục tiêu của việc xác định nhu cầu đào tạo là tìm ra khoảng cách giữa kết quả thực hiện công việc thực tế và kết quả thực hiện công việc mong muốn và tìm ra nguyên nhân của khoảng cách này, sau đây em xin đề xuất 4 ý kiến để nâng cao hiệu quả đánh giá nhu cầu đào tạo. Thứ nhất, cần xây dựng bản phân tích công việc một cách chi tiết cho từng vị trí công việc. Thứ hai, xây dựng bản tự đánh giá hiệu quả làm việc và xác định nhu cầu đào tạo. Thứ 3, phỏng vấn trực tiếp những CBCC thường xuyên đạt hạng B trong xếp hạng hàng quý và một số trưởng phòng về những khó khăn gặp phải trong công việc. Cuối cùng là lập danh mục chương trình và nội dung đào tạo ưu tiên. Xây dựng bản phân tích công việc Bản phân tích công việc có tác dụng xác định được kết quả thực hiện công việc mong muốn. Do đó, cần hoàn thiện bản phân tích công việc cho từng vị trí công việc cụ thể, có như vậy mới xác định được những mục tiêu đào tạo trong dài hạn, giảm dần việc đào tạo theo sau công việc. Do thời gian nghiên cứu có hạn, em xin chỉ đưa ra một bản phân tích công việc với chức năng là nhân viên phòng tổ chức cán bộ tại BHXH tỉnh Quảng Ninh. Các bản phân tích công việc tại các vị trí công việc khác cũng cần phải được xây dựng cụ thể, không những cho mục đích đào tạo phát triển mà cho còn giúp CBCC hoàn thành nhiệm vụ được tốt hơn. Sau đây là bản phân tích công việc của vị trí nhân viên phòng tổ chức cán bộ ( phụ trách lương thưởng ) BẢN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Chức vụ : nhân viên phòng tổ chức cán bộ Mục đích công việc: Làm việc với tư cách là một thành viên tại phòng tổ chức cán bộ và cơ quan nhằm thực hiện các đãi ngộ, lương, thưởng hàng tháng cho đội nghũ CBCC Các trách nhiệm: Chịu trách nhiệm tính lương hàng tháng, đảm bảo sự chính xác và thanh toán kịp thời cho đội ngũ CBCC toàn cơ qua. Phụ trách các vấn đề về BHXH, BHYT và BHTN cho CBCC Làm việc với các cơ quan ban ngành có liên quan như Cục Thuế, Cơ quan BHXH Việt Nam. Kiểm tra, rà soát đề xuất cải thiện và thực hiện chính sách đãi ngộ của cơ quan phù hợp với quy định của luật. Trả lời mọi thắc mắc của nhân viên liên quan đến chế độ chính sách đãi ngộ tại cơ quan Thực hiện các nhiệm vụ được giao khác Tiêu chuẩn, trình độ, kỹ năng Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kinh tế lao động Có khả năng làm việc với phần mềm quản lý nhân sự và phần mềm tính lương, thưởng Am hiểu luật lao động, luật BHXH Thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng, đặc biệt là MS Excel Bằng C tiếng anh ( nghe, nói đọc viết thành thạo) Kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp và thuyết trình Những phẩm chất cần có Làm việc chăm chỉ, tỉ mỉ , cẩn thận, chi tiết Tinh thần trách nhiệm cao trong công việc Khả năng sáng tạo và học hỏi Bản phân tích công việc đối với các vị trí công việc khác được xây dựng tương tự, theo các tiêu chí chính như sau: chức vụ, các trách nhiệm, tiêu chuẩn, trình độ và kỹ năng chính, phẩm chất cần có. Đây là cơ sở xác định được kết quả thực hiện mong muốn tại các vị trí của cơ quan. Xây dựng phiếu tự đánh giá hiệu quả công việc và xác định nhu cầu đào tạo Bản tự đánh giá thực hiện công việc của mỗi cá nhân nhằm mục đích xác định kết quả thực hiện công việc cụ thể, xác định những kiến thức kỹ năng đã có, và những khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện công việc cũng như nhu cầu cần được đào tạo do cá nhân tự đánh giá. Sau đây là phiếu tự đánh giá hiệu quả thực hiện công việc và nhu cầu đào tạo do em thiết kế. PHIẾU TỰ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC VÀ NHU CẦU PHÁT TRIỂN Phiếu điều tra này được thiết kế với mục đích để CBCC tự đánh giá được khả năng ( kiến thức, kỹ năng, phẩm chất) và xác định nhu cầu đào tạo của bản thân. Từ đó, xây dựng một chương trình đào tạo hiệu quả, phù hơp với mong muốn của đội ngũ CBCC, xin đồng chí vui lòng điền đầy đủ những thông tin dưới đây. Phần 1: Thông tin cá nhân Họ và tên: Vị trí công việc hiện tại : Cấp công tác: 1-cấp tỉnh…. 2-cấp thành phố:… 3-cấp thị xã, huyện:… Phần 2: Thông tin về trình độ chuyên môn Trình độ văn hóa: ………….. Chuyên môn được đào tạo Chuyên ngành được đào tạo:………… 5.2. Trình độ:……….. 5.3. Cơ sở đào tạo:……………………………………………………….. Chức vụ chính hiện nay:…………………………………………………. Chuyên môn chính đang thực hiện ……………………………………… Trình độ quản lý hành chính:……………………………………………… Trình độ lý luận chính trị: ……………………………………………… Trình độ ngoại ngữ:……………………………………………………… Trình độ tin học:………………………………………………………… Các khóa nâng cao nghiệp vụ đã tham gia:……………………………… Ngành đào tạo và công việc được phân công hiện nay có phù hợp không Không phù hợp 2-tương đối phù hơp 3-phù hợp So với nhu cầu công việc thì trình độ chuyên môn của đồng chí 1-thấp hơn 2-tương xứng 3-cao hơn So với tiêu chuẩn ngạch công chức, đồng chí thiếu tiêu chuẩn nào 1-bằng chuyên môn 2-quản lý Nhà nước 3-lý luận chính trị 4-ngoại ngữ 5-tin học Phần 3: Đánh giá quá trình làm việc và khả năng phát triển Các yếu tố đánh giá 0 1 2 3 4 Bảo đảm ngày giờ công Hoàn thành công việc đúng thời hạn Chất lượng kết quả công việc Chấp hành nội quy kỷ luật Kỹ năng làm việc nhóm Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng trao đổi thông tin Tinh thần học hỏi Quan hệ với đồng nghiệp và khách hàng Tinh thần trách nhiệm Khả năng phát triển Tính chủ động và sáng tạo Khả năng hướng dẫn Chú thích: 0 : không đánh giá 1: cần cố gắng ( thường xuyên không hoàn thành hoặc hoàn thành kém hơn mức yêu cầu được giao) 2: khá ( hoàn thành bằng với mục tiêu yêu cầu đề ra) 3: tốt ( hoàn thành trên mức yêu cầu được giao) 4: xuất sắc ( hoàn thành vượt xa mức yêu cầu công việc được giao ) Phần 4: Nhu cầu đào tạo Đồng chí vui lòng cho biết, nếu được đào tạo thì đồng chí lựa chọn môn học và hình thức đào tạo là gì? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Đồng chí vui lòng cho biết, nếu được đào tạo thì đồng chí chọn phương pháp đào tạo nào? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Những khó khăn khi đồng chí đi học là gì? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Những khó khăn trong việc thực hiện công việc của đồng chí là gì? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Sáng kiến của đồng chí để nâng cao hiệu quả đào tạo là gì? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Xin chân thành cảm ơn Sau quá trình tự đánh giá của mỗi cá nhân, phần 3 của mẫu phiếu điều tra sẽ được sử dụng để cấp quản lý (trưởng phòng) và đồng nghiệp có thể đánh giá cho nhau. Phương pháp đánh giá 3600 này có tác dụng thu thập được luồng tin từ nhiều chiều hơn, tránh được yếu tố thiên vị trong quá trình đánh giá. Thực hiện phỏng vấn sâu Phương pháp phỏng vấn sâu được thực hiện với các trưởng phòng của cơ quan. Câu hỏi đặt ra cho người quản lý là: Đồng chí hãy cho biết những khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện công việc của các CBCC tại phòng là gì? Theo đồng chí, nội dung đào tạo cho CBCC tại phòng cần thiết nhất hiện nay là gì? Trưởng phòng là những người nắm bắt rõ nhất các công việc, chức năng, nhiệm vụ của phòng . Do đó, quá trình phỏng vấn sâu này có tác dụng có một cái nhìn toàn cảnh về quá trình thực hiện công việc. Nhờ có việc phỏng vấn sâu nên có thể xác định được chương trình đào tạo ưu tiên. Như vậy nhờ 3 cải tiến trên, việc xác định nhu cầu đào tạo đã được tiến hành một cách cụ thể rõ ràng. Qua 3 bước trên, phòng tổ chức cán bộ lập bản báo cáo tổng hợp chỉ rõ khoảng cách giữa kết quả thực hiện công việc thực tế ( thông qua bản đánh giá thực hiện công việc và phỏng vấn sâu ) và và kết quả thực hiện công việc mong muốn ( thông qua bản phân tích công việc ), tìm ra được nguyên nhân gây ra khoảng cách trên có thực sự do CBCC thiếu các kiến thức, kỹ năng không. Và từ đó, trả lời câu hỏi liệu thực sự nhu cầu đào tạo là có thật. Viết bản tổng hợp xác định nhu cầu đào tạo. Xác định cụ thể mục tiêu đào tạo. Như đã phân tích trong phần đánh giá thực trạng về xác định mục tiêu đào tao phát triển tại BHXH tỉnh Quảng Ninh, mục tiêu đào tạo còn chưa cụ thể. Sau quá trình cải tiến được giai đoạn xác định nhu cầu đào tạo, ta đã xác định được rõ những kiến thức, kỹ năng gì mà học viên còn thiếu ( nhờ có bản tổng hợp về nhu cầu đào tạo đã được xây dựng). Do đó, với mục tiêu đào tạo cho một chương trình đào tạo chẳng hạn đào tạo về nâng cao trình độ sử dụng tin học văn phòng, thì mục tiêu đào tạo phải xác định như sau: 100% học viên sau khóa đào tạo phải thực hiện thành thạo các thao tác trên word, excel, power point, ứng dụng vào trong công việc hàng ngày, khả năng nhập dữ liệu một cách chính xác từ bàn phím với tốc độ nhanh và chính xác, tốc độ đạt từ 160 ký tự/ phút và không quá 1% lỗi. Mục tiêu đào tạo về bồi dưỡng trình độ lý luận chính trị và quản lý Nhà nước như sau: 100% các học viên tham gia khóa đào tạo phải thi đạt từ loại khá trở lên trong các chương trình đào tạo tại cơ sở. Khi mục tiêu đào tạo được xác định cụ thể sẽ có những ưu điểm như tạo dễ dàng cho việc tự đánh giá kết quả sau quá trình đào tạo của mỗi cá nhân và sự đánh giá của cán bộ đào tạo. Khi đó, mục đích đào tạo, nội dung đào tạo và quy trình đánh giá vừa nhất quán vừa quan hệ chặt chẽ với nhau. Cũng nhờ mục tiêu đào tạo cụ thể giúp người phụ trách đào tạo xác định được phương pháp, tài liệu và lựa chọn giáo viên đào tạo được dễ dàng. Không những thế, nó còn giúp cải thiện mối quan hệ giữa những người phụ trách đào tạo và người cần đào tạo. Cuối cùng tạo điều kiện để xác định những ưu tiên cụ thể trong đào tạo. Mục tiêu của các khóa đào tạo muốn đạt được phải nhờ vào sự cố gắng nỗ lực của mỗi học viên và sự giám sát sát sát sao của đơn vị tổ chức và cơ quan. Mục tiêu đề ra rõ ràng là cơ sở để đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo được dễ dàng, chính xác. Lựa chọn đối tượng đào tạo phù hợp Lựa chọn đối tượng đào tạo phù hợp phải đạt được các tiêu chí phù hợp với nhu cầu của cơ quan, phù hợp với nhu cầu và khả năng của cá nhân. Như đã trình bày trong phần thực trạng của lựa chọn đối tượng đào tạo, khó khăn gặp phải là chưa có một bản nội dung cụ thể về những kiến thức, kỹ năng gì mà CBCC còn thiếu, do đó nhân viên không thể đánh giá được chính xác nhu cầu học tập thực tế của mình là gì. Việc xác định nhu cầu đào tạo đã giải quyết được nhược điểm trên. Do đó, khi lãnh đạo gửi công văn chiêu sinh xuống các văn phòng tỉnh, thành phố, huyện, thị xã thì cần gửi kèm bản nhận xét và tổng hợp kết quả xác định nhu cầu đào tạo của CBCC và bản tiêu chuẩn của đối tượng tham gia đào tạo, bản mục tiêu đào tạo đã được xây dựng cụ thể ở trên để họ có thể thấy rõ được những kiến thức kỹ năng gì mà mình có thể có được sau khóa đào tạo sắp tới, những lợi ích gì họ có được sau khi được đào tạo ( làm việc nhanh chóng hơn, giảm căng thẳng trong công việc…). Từ đó, cân nhắc khóa học có thực sự cần thiết cho mình hay không để đăng ký tham gia. Bản tiêu chuẩn đối tượng tham gia đào tạo của từng chương trình đào tạo chỉ rõ những đối tượng sau được ưu tiên tham gia các khóa đào tạo. Thứ nhất khuyến khích CBCC trẻ , vì đây là những cá nhân có nhiệt huyết, tinh thần sáng tạo, có khả năng tiếp thu và vận dụng tốt, do đó dễ đưa ra được những sáng kiến cho cơ quan sau quá trình đào tạo. Thứ hai, các đối tượng ở các huyện, thị xã cũng cần được khuyến khích để nâng cao trình độ cho CBCC huyện thị. Thứ 3, ưu tiên đào tạo cán bộ trong diện quy hoạch.Thứ tư, CBCC thường xuyên bị đánh giá loại B trong bản đánh giá cá nhân hàng quý do không hoàn thành được công việc bắt buộc phải tham gia các khóa đào tạo về nghiệp vụ liên quan, nhằm cải thiện công việc của họ. Đa dạng hóa các phương pháp đào tạo Hiện nay, tại đơn vị các phương pháp đào tạo chưa phong phú, chưa có nhiều hình thức đa dạng và phù hợp với sự phát triển của ngành giáo dục. Cần sử dụng nhiều phương pháp đào tạo mới hơn như phương pháp cùng tham gia, phương pháp nghiên cứu tình huống, phương pháp nói chuyện với khách mời, chia sẻ kinh nghiệm tại cơ quan. Tùy thuộc vào mục tiêu đào tạo cụ thể mà đưa ra những phương pháp đào tạo riêng. Một chương trình đào tạo có thể sử dụng nhiều phương pháp một lúc. Chẳng hạn, với chương trình đào tạo cán bộ về quản lý Nhà nước, ngoài việc cử người đi học tại các cơ sở đào tạo, cần mở thêm những buổi thảo luận, có mời thêm các khách mời nghiên cứu về lĩnh vực này và CBCC tại cơ quan. Một mặt để học viên mới tự ôn luyện kiến thức, áp dụng với thực tế. mặt khác các học viên ở các khóa đào tạo trước nói lên quan điểm của mình và những ứng dụng trong thực tế. Dù là phương pháp đào tạo nào cũng cần đến một lượng thời gian lớn phải bố trí công việc cho phù hợp. Các CBCC được cử đi học thuộc các bộ phận khác nhau nên cũng có những khoảng thời gian bố trí sắp xếp trong công việc khác nhau. Do đó, em xin đề xuất việc thực hiện phương pháp đào tạo từ xa, mở các lớp học trực tuyến. Điều này sẽ tiết kiệm được chi phí đi lại, ăn ở cho học viên (đặc biệt là các học viên tại các huyện thị xa). Để làm được điều này cũng cần có sự giúp đỡ của bộ phận công nghệ thông tin trong cơ quan, và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình đào tạo và phát triển. Ngoài ra, em xin đề xuất và phân tích một phương pháp đào tạo mới rất phù hợp cho các chương trình tập huấn các nghiệp vụ và nâng cao kỹ năng, đó là phương pháp nghiên cứu tình huống. Đây là phương pháp mới đang được triển khai tại hầu hết các trung tâm đào tạo trên thế giới. Thông qua phương pháp này, khoảng cách giữa lý thuyết và thực tế ngày một rút ngắn, học viên không còn dè dặt,e ngại trong việc trao đổi những vướng mắc trong quá trình học tập. Yếu tố cấu thành chủ yếu của phương pháp đào tạo mới này dựa trên các tình huống thực tế của cả học viên và giảng viên. Mục đích chính của các tình huống là để miêu tả, trao đổi kinh nghiệm về cách thức giải quyết vấn đề và những mâu thuẫn trong khi thực hiện công việc được giao. Bằng những tình huống khác nhau cần phải giải quyết trong khoảng thời gian định sẵn cùng nguồn lực có hạn, người học được đặt vào vị trí cần phải đưa ra quyết định hoặc kêu gọi sự hỗ trợ của các thành viên cùng đội để tìm hướng giải quyết hợp lý. Sự đa dạng của các tình huống được đưa lên không chỉ khuyến khích người học phát huy tính chủ động, óc sáng tạo mà còn đem đến sự thoải mái, sảng khoái về mặt tinh thần khi tham dự lớp. Yếu tố này làm người học có thể tiếp thu nội dung kiến thức giảng dễ dàng, sâu và nhớ lâu hơn các phương pháp giảng dạy truyền thống. Qua tình huống, vấn đề được trao đổi tại lớp, người học không những có được kiến thức căn bản về nội dung giảng viên muốn truyền tải mà còn có thể vận dụng ngay kiến thức đã được nhận dạng, phân tích và giải quyết vấn đề vào thực tế công việc đang làm. Ví dụ, khi giảng dạy về vấn đề BHXH với quan hệ với khách hàng trong chương trình đào tạo “cải cách hành chính” với bài giảng về chính sách mới chính sách một cửa, giảng viên có thể thiết kế nội dung trao đổi linh hoạt, gần gũi thông qua những câu chuyện đời thường, những đoạn hội thoại nhỏ của 2 người bạn tranh luận về hành vi mua hàng của người người tiêu dùng. Với cách xưng hô “cậu, tớ” nhẹ nhàng nhưng lại dứt khoát để bảo vệ quan điểm cá nhân đến cùng khi thiết kế tình huống, giảng viên có thể biến nội dung được đánh giá là khá tẻ nhạt và chỉ có thể thực hiện bằng phương pháp đào tạo truyền thống (theo nhận định một số giảng viên cơ sở) thành một nội dung hấp dẫn hơn rất nhiều. Kết hợp việc phân vai cho mỗi thành viên trong cùng tổ đội, buổi tranh luận sẽ được tiến hành giữa 2 cá nhân có quan điểm không trùng nhau. Mâu thuẫn quan điểm, tính chất ganh đua khiến người học phải đào sâu kiến thức ở những tài liệu đã được phát trước. Bài học lúc này không còn là truyền tải kiến thức một chiều từ giảng viên đến học viên mà đã trở thành buổi thảo luận giữa học viên và học viên, giữa học viên và giảng viên. Một trong những điểm lưu ý với giảng viên thực hiện đào tạo theo phương pháp này là cần phải xác định mục tiêu cụ thể và định trước các tiêu chí đánh giá kiến thức thu nhận được từ người tham gia. Lấy đơn cử về nội dung đang được đề cập trong chương trình ở trên, giảng viên có thể đưa ra tiêu chí đánh giá thông qua 2 câu hỏi dưới đây để xây dựng tình huống cho phù hợp với thực tế và sát với nội dung cần truyền tải: Tại sao chính sách một cửa là cần thiết trong cải cách hành chính tại Việt Nam ? Chính sách một cửa tạo ra lợi ích gì trong công việc của anh chị hiện nay? Tại lớp học, giảng viên tiến hành phân tổ, nhóm để thực hiện hoạt động tranh luận với các tình huống đã được chuẩn bị. Kết thúc buổi trao đổi thảo luận giữa các cá nhân, giảng viên có thể mời một số thành viên có những ý kiến hay lên đóng vai, trao đổi trước lớp. Những ý kiến chia sẻ được minh hoạ lại một lần nữa sẽ làm người học nhớ lâu, thành thạo và tự tin hơn so với các phương pháp truyền thống trước đây. Học bằng tình huống cũng là học thông qua kinh nghiệm thực tế của những người đã gặp và giải quyết vấn đề. Tổng quan của việc học thông qua tình huống là một quá trình bao gồm 3 bước: Chuẩn bị cá nhân, thảo luận nhóm nhỏ và thảo luận cả lớp học. Mỗi bước đều có vai trò đóng góp theo nhiều cách khác nhau để tiến tới mục tiêu chung của toàn khoá học. Dưới đây là bảng tóm tắt đơn giản về vai trò của giảng viên và học viên thông qua lớp học tình huống thông thường: Bảng 13: Vai trò của giảng viên và học viên trong lớp học tình huống Thời điểm Giảng Viên Học viên Trước khoá học Nghiên cứu tình huống Chuẩn bị các tình huống cá nhân Chuẩn bị hoạt động, trò chơi Tham khảo đồng nghiệp Trong khoá học Giảng giải về lý thuyết chung Nghe và tiếp nhận ý kiến Giao tình huống và tài liệu Nêu tình huống, nhập tình huống và bài tập của đội bạn Hướng dẫn thảo luận tình huống và mục tiêu cần đạt tới Tham gia thảo luận tình huống đảm nhận theo nhóm Cuối khoá học Đánh giá và ghi nhận sự tham gia của học viên So sánh phân tích ý kiến của bạn học cùng lớp Phân tích làm rõ vấn đề được trao đổi, thảo luận Nhận thức vấn đề và các nội dung quan trọng đã học được trên lớp Khi thực hiện đào tạo theo phương pháp nghiên cứu tình huống, giảng viên đóng vai trò là người điều phối, người dẫn chương trình và tổng kết lại kinh nghiệm giải quyết vấn đề của người học đưa ra. Triển khai đào tạo Việc triển khai đào tạo phải được thực hiện đồng bộ với việc xác định nhu cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo và xây dựng chương trình đào tạo. Nó phải được thực hiện theo đúng tiến độ đã đề ra. Ngoài ra, để quá trình triển khai đào tạo được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng cần có những thông báo đầy đủ trước cho học viên về thời giant ham gia để họ và cán bộ quản lý có thể sắp xếp được thời gian tham gia đầy đủ. Tránh tình trạng dồn khóa học vào những tháng cuối năm, ảnh hưởng tới thời gian làm việc của CBCC. Cải tiến giai đoạn đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo Giai đoạn đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo là rất cần thiết, là tiền đề để xây dựng các chương trình đào tạo tiếp theo. Do đó, em xin đưa ra những đề xuất sau để cải tiến việc đánh giá hiệu quả đào tạo. Một là phiếu đánh giá khóa đào tạo vào giữa kỳ ( sau bài kiểm tra giữa kỳ) và cuối kỳ đào tạo. Tiếp theo đó, học viên sẽ viết báo cáo về quá trình học tập và những điều học hỏi được sau khóa học. Nếu là sau các buổi hội thảo thì có thể lập hòm góp ý để học viên có thể đóng góp ý kiến về hội thảo. Cuối cùng cần thực hiện đánh giá việc áp dụng các kiến thức đã học sau thời gian một tháng và một quý và cuối năm, thông qua phiếu đánh giá hiệu quả công việc và tình hình thực hiện công việc của phòng và cơ quan. PHIẾU ĐÁNH GIÁ KHÓA HỌC Xin chân thành cám ơn các nỗ lực trong thời gian thời giant ham gia khóa học. Với mục đích cải tiến chất lượng của chương trình đào tạo, chúng tôi rất mong nhận được sự đánh giá của các đồng chí về khóa học trong thời gian qua. Xin hãy điền đầy đủ vào các nội dung dưới đây. Phần I: Thông tin cá nhân Họ và tên: Chức vụ: Phần II: Nội dung đánh giá Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Không chắc chắn/bình thường Không đồng ý Hoàn toàn không đồng ý Nội dung khóa học tôi có thể nắm bắt tốt 5 4 3 2 1 Chất lượng tài liệu rất tốt 5 4 3 2 1 Các trang thiết bị đầy đủ 5 4 3 2 1 Phương pháp truyền đạt kiến thức của giáo viên dễ hiểu 5 4 3 2 1 Giáo viên khuyến khích sinh viên đóng góp ý kiến 5 4 3 2 1 Bố cục của các bài giảng hợp lý 5 4 3 2 1 Các vấn đề thảo luận phù hợp với thực tiễn 5 4 3 2 1 Tôi hài lòng về khóa học 5 4 3 2 1 Những kiến thức học được từ khóa học này bổ ích cho công việc 5 4 3 2 1 Xin đồng chí hãy cho biết những khó khăn gặp phải trong khóa học này là gì? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Những nội dung nào của khóa học đồng chí thấy có ý nghĩa thực tiễn cao nhất? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Đồng chí còn nhận xét gì khác về khóa học không? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Xin chân thành cám ơn những đóng góp của các đồng chí. 2. Các cải tiến khác 2.1 Áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình xây dựng chương trình đào tạo phát triển Một trong những phương hướng phát triển của BHXH tỉnh Quảng Ninh trong những năm tới là đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các công tác của ngành. Phù hợp với định hướng này, cơ quan cần lập một trang web và diễn đàn riêng. Trang web của BHXH tỉnh liên kết với trang web của BHXH Việt Nam và các trang web của các tỉnh và thành phố khác, thứ nhất là nơi phổ biến những chính sách, cơ chế và kiến thức. Thứ hai sẽ là nơi giao lưu học hỏi của CBCC trong ngành. Trang web cũng là nơi để phòng tổ chức cán bộ có thể đưa ra các bản đánh giá, phiếu điểu tra và lấy ý kiến của đội ngũ CBCC một cách dễ dàng, đặc biệt là tại các huyện và thị xã. Ngoài ra, có thể trao đổi lấy ý kiến của CBCC các tỉnh khác. Đây cũng là nơi trao đổi những tài liệu của học viên. Như tại phần phương pháp đã trình bày, việc ứng dụng công nghệ thông tin, giúp mở ra một phương pháp học tập mới hiệu quả, phương pháp học trực tuyến. 2.2 Đa dạng hóa nội dung đào tạo Trong quá trình thực tập và nghiên cứu về các chương trình đào tạo và phát triển tại đơn vị, em nhận thấy một bất cập nữa là các chương trình đào tạo chỉ chú trọng đào tạo về kiến thức, nghiệp vụ và chuyên môn mà không chú trọng tới đào tạo các kỹ năng mềm, hiện nay đang ngày càng thể hiện rõ những ưu điểm của mình trong công việc. Theo nghiên cứu của tác giả của cuốn sách “trí tuệ cảm xúc” thì thành công của một cá nhân trong công việc chỉ có 20% phụ thuộc vào kiến thức chuyên môn còn 80% phụ thuộc vào các kỹ năng mềm. Các kỹ năng mềm cần có của CBCC như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng quản lý. Đặc biệt các kỹ năng lãnh đạo, lập kế hoạch…rất cần thiết cho đội ngũ lãnh đạo của cơ quan. Vì vậy, em xin đề xuất mở các chương trình đào tạo kỹ năng mềm thông qua các hội thảo và sử dụng phương pháp nghiên cứu tình huống như trên. Ngoài ra, các kiến thức về máy tính, công nghệ thông tin, ứng dụng các phần mềm thay đổi rất nhanh chóng. Do đó, cần có những chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng sử dụng chúng ít nhất 6 tháng một lần. 2.3. Tăng cường sự tham gia của CBCC trong hoạt động đào tạo và phát triển Hoạt động đào tạo và phát triển có đối tượng là đội ngũ CBCC tại đơn vị. Có thể thấy đội ngũ CBCC là những người tham gia xuyên suốt toàn bộ quá trình của chương trình đào tạo. Họ là người đóng góp ý kiến cho những cuộc điều tra về phân tích nhu cầu đào tạo, xây dựng chương trình đào tạo, nội dung của các khóa học, đánh giá các khóa học, nêu ra những ý kiến góp ý cho chương trình và là chứng minh hiệu quả đào tạo qua kết quả thực hiện công việc. Do đó, phải tăng cường tuyên truyền và giúp đội ngũ CBCC hiểu được ý nghĩa của các chương trình đào tạo, lợi ích họ đạt được sau các khóa học.Quá trình tuyên truyền được thực hiện thông qua sự quán triệt của Thủ trưởng đơn vị và sự giải thích rõ ràng từ phòng tổ chức cán bộ. Đối với Thủ trưởng đơn vị, cần đưa ra quy định tại cơ quan về nghĩa vụ giúp đỡ quá trình đào tạo phát triển, thông qua việc trả lời các bảng hỏi và phỏng vấn sâu một cách đầy đủ, rõ ràng, trung thực. Còn đối với phòng tổ chức cán bộ cần giải thích rõ ràng cho đội ngũ CBCC tại mỗi cuộc điều tra về mục đích và phương thức thực hiện, tránh gây phiền nhiễu cho họ. Thực hiện tư tưởng lấy người học làm trung tâm, lấy ý kiến CBCC về tài liệu học tập, giáo viên, phương pháp giảng dạy, để họ chủ động sáng tạo trong học tập. Tạo điều kiện để CBCC áp dụng những kiến thức, kỹ năng, sáng kiến mới trong công việc. Cuối cùng là tạo điều kiện về thời gian và kinh phí cho các học viên. Tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm làm việc. Tạo cơ hội cho CBCC trở thành một giáo viên, cùng giảng dạy với các giáo viên được thuê ngoài khác. Các CBCC này là những người có kinh nghiêm và khả năng truyền đạt kiến thức ( đã được tuyển chọn) để nâng cao tính thực tiễn trong các bài giảng. 2.4 Tạo điều kiện nâng cao năng lực cho cán bộ thực hiện hoạt động đào tạo và phát triển Để xây dựng được các chương trình đào tạo, đội ngũ CBCC thực hiện công việc này CBCC. Thứ nhất, Thủ trưởng phải là người quan tâm đến việc phát triển đội ngũ CBCC ( tạo điều kiện về kinh phí và thời gian), thứ hai, toàn bộ lực lượng CBCC cần thực hiện nghiêm túc và có tinh thần đóng góp tại các chương trình đào tạo. Như điền đầy đủ thông tin vào các bảng điều tra, khi được cử đi học phải nghiêm túc và có tinh thần học hỏi. Ngoài ra, các kiến thức về các phương pháp đào tạo mới luôn thay đổi. Để có được những chương trình đào tạo tiên tiến, cán bộ phụ trách phải không ngừng tìm tòi, sáng tạo đổi mới, và cần được đào tạo về chuyên môn và nghiệp vụ cũng như những kỹ năng mới hàng năm. 2.5. Xây dựng nguồn quỹ riêng cho các chương trình đào tạo Với mỗi phương pháp đào tạo khác nhau sẽ yêu cầu một nguồn kinh phí khác nhau. Do đó, cần xây dựng một quỹ riêng cho đào tạo và phát triển, tách nó khỏi chi phí bộ máy để quá trình hoạch định chi phí đào tạo được chi tiết. Từ đó, cán bộ tổ chức dễ dàng tìm ra được phương án phù hợp với nguồn quỹ. Điều này cũng thể hiện rõ được mức độ quan tâm của lãnh đạo đơn vị và của ngành tới hoạt động đào tạo và phát triển CBCC. Với phương pháp đào tạo cử đi học tại các cơ sở đào tạo , chi phí đào tạo được xác định đơn giản chỉ có tiền trả cho cơ sở đào tạo và tài liệu. Tuy nhiên, đối với mỗi phương pháp đào tạo khác nhau lại đòi hỏi một hoạch định chi phí khác nhau. Do đó, phải kê khai chi tiết các khoản mục cho chương trình đào tạo một cách rõ ràng, minh bạch để lãnh đạo đơn vị dễ dàng nắm bắt được các khoản chi, nhờ đó cân đối với nguồn quỹ để phê duyệt 2.6. Nâng cao chất lượng tài liệu đào tạo Tài liệu giảng dạy là một trong những yếu tố quyết định tới chất lượng đào tạo. Tuy nhiên, tài liệu trong các chương trình đào tạo và phát triển đều không có tính thực tế cao, kém đổi mới. Do đó, để cái tiến hệ thống giáo trình và các bài tập thì phải có một quy định rõ ràng về việc xây dựng tài liệu. Về nội dung, cần có sự phối kết hợp của trường đào tạo nghiệp vụ, các giáo sư đầu ngành BH, BHXH Việt Nam và BHXH các tỉnh, các cơ sở đào tạo, sự góp ý của các CBCC trong ngành để xây dựng một hệ thống giáo trình có tính logic, đáp ứng được nhu cầu của học viên và nâng cao được trình độ của người học. Ngoài ra, cũng cần học hỏi những kiến thức mới về việc thực hiện BHXH tại các nước khác để áp dụng vào Việt Nam cho phù hợp.Việc cải cách giáo trình phải được thực hiện hàng năm, sau các khóa học, một mặt để cập nhật những kiến thức, quy chế mới, mặt khác cải tiến nhờ những đóng góp ý kiến của học viên. Các tài liệu trên phải được phát trước cho học viên ít nhất một tuần để có thời gian nghiên cứu trước, chuẩn bị sẵn sàng cho các khóa học. Các tài liệu tham khảo nên được giáo viên giới thiệu cho học viên tại buổi học đầu tiên. Ngoài ra, các tài liệu từ xa cũng nên được bổ sung để người học có thể nhanh chóng nắm bắt được các thay đổi, đồng thời có thêm những kiến thức mới. Các ấn phẩm, tạp chí và các trang web của BHXH Việt Nam, BHXH Hà Nội, TP Hồ Chí Minh…cũng là những tài liệu hết sức đa dạng và có tính cập nhật cao. Bên cạnh hệ thống tài liệu là các trang thiết bị phục vụ cho đào tạo cũng cần được cải thiện để đáp ứng quá trình học tập được tốt nhất. Chẳng hạn, đầu tư thêm máy chiếu và máy vi tính tại các lớp học để tăng cường các phương tiên nghe nhìn đáp ứng cho việc học tập, nghiên cứu. KẾT LUẬN BHXH Quảng Ninh tỉnh thường xuyên quan tâm giáo dục, rèn luyện đội ngũ CBCC tinh thông nghiệp vụ, có tinh thần thái độ phục vụ người lao động tận tình thái độ phục vụ người lao động tận tình chu đáo, lịch sự niềm nở đúng chế độ chính sách, kịp thời không gây phiền hà cho đối tượng. Thường xuyên nghiên cứu cải cách thủ tục hành chính, công khai rộng rãi quyền lợi, chế độ chính sách,hồ sơ thủ tục để giải quyết các chế độ BHXH, BHYT. Đồng thời tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý các mặt hoạt động của ngành. Đây là một trong những định hướng phát triển CBCC tại đơn vị thể hiện được sự quan tâm của cơ quan đối với vấn đề phát triển đội ngũ nhân lực. Tuy nhiên, hoạt động đào tạo và phát triển tại cơ quan còn nhiều bất cập. Trong quá trình thực tập tại cơ quan em xin mạnh dạn đưa ra những đề xuất để cải tiến hoạt động đào tạo và phát triển tại BHXH tỉnh trên cơ sở nghiên cứu cơ sở lý luận chung về hoạt động đào tạo và phát triển CBCC cùng với thực trạng của hoạt động này tại cơ quan. Các giải pháp đó bao gồm việc xây dựng bản phân tích công việc cho từng vị trí cụ thể, bản đánh giá hiệu quả thực hiện công việc, bản đánh giá hiệu quả của các khóa đào tạo, đa dạng hóa các phương pháp đào tạo, tăng cường sự hợp tác của đội ngũ CBCC toàn cơ quan vào hoạt động đào tạo và phát triển. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ThS.Trần Kim Dung (2005), quản trị nguồn nhân lực, NXB thống kê. ThS Nguyễn Hữu Thân; Giáo trình quản trị nhân sự, NXB Thống kê, Hà Nội, 2001 PGS.TS Trần Xuân Cầu_PGS.TS Mai Quốc Chánh; Giáo trình kinh tế nguồn nhân lực, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội, 2008. ThS.Nguyễn Vân Điểm_PGS.TS.Nguyễn Ngọc Quân; giáo trình quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội, 2007. Tài liệu của BHXH tỉnh Quảng Ninh về các báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch từ năm 2004 đến 2009, báo cáo các khoản chi trong bộ máy từ năm 2005-2009, báo cáo kế hoạch đào tạo và phát triển tại BHXH tỉnh Quảng Ninh và các số liệu cần thiết khác. Luật cán bộ công chức, số 22/2008/QH12 Quyết định của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về việc ban hành Quy chế đào tạo, bồi dưỡng CBCC thuộc hệ thống BHXH Việt Nam. PHỤ LỤC 1 Quy chế đánh giá nhân viên “Quy chế đánh giá nhân viên được thực hiện theo phương pháp xếp loại. Các nhân viên được xếp theo 3 loại và điều kiện để đánh giá xếp loại theo tiêu thức sau: Loại A1( không quá 20% nhân viên trong một đơn vị đánh giá): là những người hoàn thành xuất sắc công việc được giao, có sáng kiến và chủ động đề xuất các phương pháp giải quyết các công việc đạt hiệu quả, làm việc với tinh thần tự giác cao, có tinh thần trách nhiệm, ý thức phục vụ nhân dân tốt. Bên cạnh đó, đảm bảo đủ ngày công trong kỳ xếp loại, chấp hành nghiêm chỉnh nội qui, qui chế cơ quan, quản lý tiết kiệm triệt để sử dụng điện nước, điện thoại công cộng. Loại A2 ( không quá 80% nhân viên trong một đơn vị đánh giá): là những người hoàn thành tốt công việc được giao, làm việc với tinh thần tự giác, có tinh thần trách nhiệm, ý thức phục vụ nhân dân tốt, đảm bảo từ 95% ngày công đi làm trong kỳ xếp loại, chấp hành nghiêm chỉnh nội qui, qui chế cơ quan, quản lý tiết kiệm triệt để sử dụng điện nước, điện thoại công cộng. Loại B ( tỷ lệ thấp nhất không quá 20% số nhân viên trong một đơn vị đánh giá, tỷ lệ cao nhất không giới hạn): hoàn thành công việc được giao, có tinh thần trách nhiệm, ý thức phục vụ nhân dân, chấp hành nghiêm chỉnh nội qui, qui chế cơ quan, quản lý tiết kiệm triệt để sử dụng điện nước, điện thoại công cộng. Các trường hợp sau, khi phát hiện sẽ bị xếp loại B: Quên đeo thẻ công chức,không mặc đồng phục ( theo quy định) trong giờ làm việc, báo cáo chậm thời gian quy định (kể cả trả lời đơn thư, phúc đáp công văn các cơ quan đơn vị gửi đến, báo cáo nhanh, báo cáo quý, năm. Bỏ ra khỏi cơ quan trong giờ làm việc không xin phép người có thẩm quyền giải quyết, quên tắt điện, tắt quạt, điều hòa khi ra về, có thái độ không đúng mực với khách hàng đến làm việc, để khách kêu ca, phàn nàn...Để xảy ra sai sót trong giải quyết công việc hàng ngày từ một lỗi trở lên như: chốt sổ sai năm đóng BHXH, duyệt tờ khai cấp sổ sai, ra quyết định hưởng sai, chuyển tiền sai, thiếu đơn vị, thẩm định hồ sơ bệnh án sai.”(quy chế xếp loại nhân viên theo từng quý tại BHXH tỉnh Quảng Ninh). Phụ lục 2 PHIẾU TỰ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC VÀ NHU CẦU PHÁT TRIỂN Phiếu điều tra này được thiết kế với mục đích để CBCC tự đánh giá được khả năng ( kiến thức, kỹ năng, phẩm chất) và xác định nhu cầu đào tạo của bản thân. Từ đó, xây dựng một chương trình đào tạo hiệu quả, phù hơp với mong muốn của đội ngũ CBCC, xin đồng chí vui lòng điền đầy đủ những thông tin dưới đây. Phần 1: Thông tin cá nhân Họ và tên: Vị trí công việc hiện tại : Cấp công tác: 1-cấp tỉnh…. 2-cấp thành phố:… 3-cấp thị xã, huyện:… Phần 2: Thông tin về trình độ chuyên môn Trình độ văn hóa: ………….. Chuyên môn được đào tạo Chuyên ngành được đào tạo:………… 5.2. Trình độ:……….. 5.3. Cơ sở đào tạo:……………………………………………………….. Chức vụ chính hiện nay:…………………………………………………. Chuyên môn chính đang thực hiện ……………………………………… Trình độ quản lý hành chính:……………………………………………… Trình độ lý luận chính trị: ……………………………………………… Trình độ ngoại ngữ:……………………………………………………… Trình độ tin học:………………………………………………………… Các khóa nâng cao nghiệp vụ đã tham gia:……………………………… Ngành đào tạo và công việc được phân công hiện nay có phù hợp không Không phù hợp 2-tương đối phù hơp 3-phù hợp So với nhu cầu công việc thì trình độ chuyên môn của đồng chí 1-thấp hơn 2-tương xứng 3-cao hơn So với tiêu chuẩn ngạch công chức, đồng chí thiếu tiêu chuẩn nào 1-bằng chuyên môn 2-quản lý Nhà nước 3-lý luận chính trị 4-ngoại ngữ 5-tin học Phần 3: Đánh giá quá trình làm việc và khả năng phát triển Các yếu tố đánh giá 0 1 2 3 4 Bảo đảm ngày giờ công Hoàn thành công việc đúng thời hạn Chất lượng kết quả công việc Chấp hành nội quy kỷ luật Kỹ năng làm việc nhóm Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng trao đổi thông tin Tinh thần học hỏi Quan hệ với đồng nghiệp và khách hàng Tinh thần trách nhiệm Khả năng phát triển Tính chủ động và sáng tạo Khả năng hướng dẫn Chú thích: 0 : không đánh giá 1: cần cố gắng ( thường xuyên không hoàn thành hoặc hoàn thành kém hơn mức yêu cầu được giao) 2: khá ( hoàn thành bằng với mục tiêu yêu cầu đề ra) 3: tốt ( hoàn thành trên mức yêu cầu được giao) 4: xuất sắc ( hoàn thành vượt xa mức yêu cầu công việc được giao ) Phần 4: Nhu cầu đào tạo Đồng chí vui lòng cho biết, nếu được đào tạo thì đồng chí lựa chọn môn học và hình thức đào tạo là gì? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Đồng chí vui lòng cho biết, nếu được đào tạo thì đồng chí chọn phương pháp đào tạo nào? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Những khó khăn khi đồng chí đi học là gì? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Những khó khăn trong việc thực hiện công việc của đồng chí là gì? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Sáng kiến của đồng chí để nâng cao hiệu quả đào tạo là gì? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Xin chân thành cảm ơn Phụ lục 3 BẢN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Chức vụ : nhân viên phòng tổ chức cán bộ Mục đích công việc: Làm việc với tư cách là một thành viên tại phòng tổ chức cán bộ và cơ quan nhằm thực hiện các đãi ngộ, lương, thưởng hàng tháng cho đội nghũ CBCC Các trách nhiệm: Chịu trách nhiệm tính lương hàng tháng, đảm bảo sự chính xác và thanh toán kịp thời cho đội ngũ CBCC toàn cơ qua. Phụ trách các vấn đề về BHXH, BHYT và BHTN cho CBCC Làm việc với các cơ quan ban ngành có liên quan như Cục Thuế, Cơ quan BHXH Việt Nam. Kiểm tra, rà soát đề xuất cải thiện và thực hiện chính sách đãi ngộ của cơ quan phù hợp với quy định của luật. Trả lời mọi thắc mắc của nhân viên liên quan đến chế độ chính sách đãi ngộ tại cơ quan Thực hiện các nhiệm vụ được giao khác Tiêu chuẩn, trình độ, kỹ năng Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kinh tế lao động Có khả năng làm việc với phần mềm quản lý nhân sự và phần mềm tính lương, thưởng Am hiểu luật lao động, luật BHXH Thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng, đặc biệt là MS Excel Bằng C tiếng anh ( nghe, nói đọc viết thành thạo) Kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp và thuyết trình Những phẩm chất cần có Làm việc chăm chỉ, tỉ mỉ , cẩn thận, chi tiết Tinh thần trách nhiệm cao trong công việc