Chuyên đề Một số giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hoàn Mỹ

nh thực hiện công việc. Quá trình tuyển chọn nhân lực Quy trình tuyển chọn gồm các bước như sau: Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ. Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn. Bước này nhằm xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động. Quá trình phỏng vấn ở bước này nếu phát hiện được các cá nhân không có khả năng cần được loại bỏ ngay, tuy nhiên để ra được kết quả này thì các tiêu chuẩn cần được xây dựng một cách kĩ lưỡng tránh những tiêu chuẩn có tính độc đoán. Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc. Trong các tổ chức, các ứng viên muốn có việc làm đều phải nộp đơn xin việc. Đơn xin việc là nội dung quan trọng của quá trình tuyển chọn. Đơn xin việc thường được thiết kế theo mẫu để thu thập một số thông tin nhân sự cần thiết như: Các thông tin thiết yếu như họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ ở … Các thông tin về quá trình học tập, đào tạo, các văn bằng chứng chỉ đã đạt được, trình độ học vấn khác Lịch sử làm việc, những vị trí đã từng đảm nhiệm, lý do thôi việc hoặc chưa có việc làm Các thông tin về kinh nghiệm đã có, các thói quen sở thích, các đặc tính tâm lý cá nhân. Mẫu đơn xin việc mặc dù có nhiều ưu điểm song cũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định, và không thể thay thế cho việc gặp gỡ trực tiếp. Bước 3: Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn. Đây là bước giúp cho nhà tuyển chọn nắm được các tố chất tâm lý, những khả năng, kỹ năng và các khả năng đặc biệt khác của các ứng viên khi mà các thông tin nhân sự khác không cho ta biết một các chính xác và đầy đủ. Các trắc nghiệm giúp cho việc tìm hiểu được các đặc trưng đặc biệt trong thực hiện công việc của từng cá nhân, các công việc có tính đặc thù. Trong trắc nghiệm nhân sự có nhiều loại trắc nghiệm, thông thường người ta hay chia ra thành các loại sau đây: Trắc nghiệm thành tích Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng Trắc nghiệm về tính cách và sở thích Trắc nghiệm về tính trung thực Trắc nghiệm y học Tuy nhiên khi sử dụng các trắc nghiệm này cần lưu ý một số điểm, đó là : Tình trạng giả mạo khi trả lời câu hỏi khi hội đồng đưa ra, nhằm ra những câu trả lời thuyết phục nhà tuyển dụng. Hiện tượng áp đặt cao trong khi thực hiện các trắc nghiệm, vì hiện tượng này sẽ gây nhiều ảnh hưởng tới tính linh hoạt và sáng tạo của các ứng viên làm các dự đoán trở nên cứng nhắc. Hạn chế tối đa sự vi phạm đến những điều riêng tư của các ứng viên. Điều này có thể gây đến những tổn thương về tình cảm đối với người xin việc. Tránh những lỗi sai trong dự đoán. Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn. Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu hỏi và câu trả lời) giữa người tuyển chọn và người xin việc, đây là một trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phương pháp này giúp ta khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc không nắm được, hoặc các loại văn bằng chứng chỉ không nêu hết được. Mục tiêu của cuộc phỏng vấn tuyển chọn ngoài giúp thu thập thông tin về người xin việc thì cũng là cơ hội để nhà tuyển dụng quảng bá, đề cao công ty, cung cấp thông tin của tổ chức cho người xin việc và thiết lập các quan hệ bạn bè tăng cường khả năng giao tiếp. Hiện nay người ta thường áp dụng nhiều loại phỏng vấn để thu thập thông tin: Phỏng vấn theo mẫu: là hình thức phỏng vấn mà các câu hỏi được thiết kế sẵn từ trước theo yêu cầu công việc. Phỏng vấn theo tình huống: là quá trình người hỏi yêu cầu các ứng viên phải trả lời về ứng xử hay cách thực hiện, sử lý công việc theo các tình huống giả định hoặc các tình huống có thật trong thực tế. Đối với phương pháp này thì vấn đề quan trọng là đưa ra các tình huống phải dựa trên cơ sở phân tích công việc một cách chi tiết để xác định các đặc trưng cơ bản và các kỹ năng chủ yếu khi thực hiện công việc. Phỏng vấn theo mục tiêu: loại này là cuộc phỏng vấn sẽ vào công việc cụ thể mà yêu cầu các ứng viên trả lời theo những mục tiêu đã được xác định trước. Các câu hỏi này thường dựa vào sự phân tích công việc một cách kỹ lưỡng để xác định các mục tiêu cho các vị trí việc làm. Đây là phương pháp phỏng vấn cho ta độ tin cậy cao và đúng nhất. Phỏng vấn không có hướng dẫn: theo cách này cuộc phỏng vấn không có sự chuẩn bị trước về nội dung mà để cho các ứng viên trao đổi một cách thoải mái xung quang công việc, người hỏi chỉ có định hướng cho cuộc thảo luận. Phỏng vấn căng thẳng: là hình thức mà trong đó người phỏng vấn đưa ra các câu hỏi có tính chất nặng nề, mang nhiều nét của sự cật vấn hoặc cường độ hỏi dồn dập. Phỏng vấn theo nhóm: là hình thức phỏng vấn mà một người được hỏi cùng lúc với nhiều người Phỏng vấn hội đồng: là loại phỏng vấn của nhiều người đối với một ứng viên. Loại phỏng vấn này thích hợp trong trường hợp bố trí các ứng viên vào các vị trí quan trọng cần có sự tán đồng của nhiều người. Để đảm bảo hiệu quả cho cuộc phỏng vấn thì ta phải chú ý khâu tổ chức cho chu đáo, tiến hành các bước đúng trình tự, phải chuẩn bị kỹ càng về nghiệp vụ phỏng vấn, tài chính cũng như các thiết bị phục vụ cho cuộc phỏng vấn. Bước 5: Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên. Bước này do các chuyên gia về y tế đảm nhận nhằm đảm bảo các ứng viên có đủ sức khỏe để làm việc lâu dài trong tổ chức . Bước này cần phải được xem xét đánh giá một cách khách quan, kĩ lưỡng tránh các hiện tượng hình thức qua loa. Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp. Bước này giúp tạo ra sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho đến người phụ trách trực tiếp. Sự đánh giá của người phụ trách có vai trò quan trọng, nó đảm bảo khắc phục được sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động. Bước 7: Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn. Để xác định độ tin cậy của các thông tin thu được qua các bước tuyển chọn ta phải thực hiện bước thẩm tra để xem độ chính xác của thông tin. Có rất nhiều cách để thẩm tra thông tin như trao đổi với những tổ chức cũ mà người lao động đã làm việc, hoặc là nơi cấp các văn bằng chứng chỉ …. Các thông tin đã được thẩm tra là những căn cứ chính xác nhất để nhà tuyển dụng ra quyết định cuối cùng. Bước 8: Tham quan công việc. Người xin việc luôn có kỳ vọng về sự thỏa mãn công việc do đó để tạo điều kiện cho những người xin việc đưa ra những quyết định cuối cùng về việc cộng tác với tổ chức thì tổ chức có thể cho những ứng viên tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ về các công việc mà sau khi tuyển dụng họ sẽ phải làm. Việc này giúp cho người lao động hiểu một cách cặn kẽ về công việc họ dẽ đảm nhận như: mức độ phức tạp của công việc, tình hình thu nhập, điều kiện làm việc, sự thỏa mãn đối với công việc… Qua đó sẽ giúp người lao động tránh được những ngỡ ngàng và tránh những thất vọng do không có đủ thông tin cần thiết. Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn. Bước cuối cùng của quá trình là hội đồng sẽ ra quyết định tuyển dụng đối với người xin việc. Cơ sở của quyết định này là dựa vào kết quả của các bước tuyển chọn trước. Khi đã có quyết định tuyển dụng thì người sử dụng lao động và người lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể theo quy định của pháp luật CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH HOÀN MỸ 2.1 Một số đặc điểm của công ty TNHH Hoàn Mỹ ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng. Giới thiệu chung Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Hoàn Mỹ Tên giao dịch: Hoanmy Co.LTD Người đại diện: Ông Đàm Hữu Hoàng Trụ sở chính: Số 3 Lô 1A - Trung Yên 1 - Yên Hoà - Cầu Giấy - Hà Nội Tel : (84.4) 783 1480  Fax : (84.4) 7831 484 E-mail : hoanmy@hn.vnn.vn  Chi nhánh Đà Nẵng : Lô 8 Nguyễn Tất Thành, Thành Phố Đà Nẵng Tel : 0511-519 703/702 Fax : 0511-530 581   Email : cnhoanmy.dna@dng.vnn.vn Chi nhánh HCM : N35-36/D2, Văn Thành Bắc, P 25, Q Bình Thạch, TP Hồ Chí Minh    Tel : 84-8-510680   Fax: 84-8-5120425   Email : cnhoanmy@hcm.fpt.vn Ngày được cấp giấy phép kinh doanh: Ngày 01 tháng 02 năm 1997 Phạm vi hoạt động: cung cấp dịch vụ làm sạch, mua bán máy móc, thiết bị và hoá chất phục vụ cho làm sạch công nghiệp. Lịch sử hình thành Được thành lập ngày 01/02/1997 theo giấy phép thành lập số 2948 GP/TLDN của Ủy ban Nhân dân Thành Phố Hà Nội. Khi mới thành lập vào tháng 02 năm 1997, Công ty chỉ có hơn chục người, thực hiện công việc chủ yếu là lau kính bên ngoài các tòa nhà cao tầng. Do chưa biết kỹ thuật, quy trình làm thiếu tính khoa học, lại thiếu trang thiết bị nên chất lượng làm sạch chưa được đảm bảo. Sau đó Công ty Hoàn Mỹ đã liên hệ với các Công ty làm sạch hàng đầu trên thế giới, trong đó có Công ty Klenco (Singapore). Nhờ sự chuyển giao công nghệ cũng như đầu tư trang thiết bị và hóa chất nên trong lĩnh vực làm sạch bên ngoài các tòa nhà cao tầng, Công ty Hoàn Mỹ hầu như không có đối thủ cạnh tranh bởi vì Công ty đã tổ chức được một đội ngũ công nhân đu dây lành nghề với bí quyết sử dụng khóa đu, Gondola… và đã thực hiện được rất nhiều công trình khó khăn mà các Công ty khác không thể thực hiện được. Khi đó, chất lượng làm sạch đã bước đầu được nâng cao và Công ty Hoàn Mỹ đã bắt đầu có uy tín, được nhiều người biết đến. Thời gian này, trụ sở Công ty đặt tại tòa nhà Melia, 44B Lý Thường Kiệt - Hoàn Kiếm - Hà Nội. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu làm sạch trở nên rất lớn, đặc biệt đối với những tòa nhà cao tầng cho thuê văn phòng và những văn phòng đại diện của nước ngoài, liên doanh. Chính vì vậy, Công ty Hoàn Mỹ đã triển khai một loại hình dịch vụ mới là cung cấp dịch vụ làm sạch cho các văn phòng và tòa nhà. Một trong những khách hàng đầu tiên của Công ty Hoàn Mỹ là tòa nhà Melia với hợp đồng cung cấp dịch vụ làm sạch được ký từ đầu năm 1998 cho đến nay. Tiếp theo đó là rất nhiều các tòa nhà, trong đó có tòa nhà Đoàn Kết International, tòa nhà Sun Red River, Trung tâm Thương mại Tràng Tiền, Khu căn hộ cao cấp Làng hoa Thụy Khuê… đã sử dụng dịch vụ làm sạch của Công ty Hoàn Mỹ. Bên cạnh đó là các cơ quan cấp Bộ, các cơ quan Trung ương như Bộ Công nghiệp, Bộ Lao động Thương binh Xã hội, Bưu điện Hà Nội, Công ty Điện thoại, Đài Truyền hình VN, Đài Tiếng nói VN, Ngân hàng Nông nghiệp, Cục Đăng kiểm VN, Tổng Công ty Điện lực VN, Tổng Công ty Thép, Tổng Công ty Thủy tinh và Gốm xây dựng… cũng đã và đang hài lòng với chất lượng dịch vụ làm sạch mà Công ty cung cấp. Vào tháng 09 năm 2000, sau khi đã tạo dựng được uy tín tại miền Bắc, Công ty đã thành lập chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh để đáp ứng nhu cầu rất lớn của TP. Hồ Chí Minh cũng như các tỉnh phía Nam. Tại thị trường này, Công ty cũng đã gặt hái được rất nhiều thành công có thể kể ra như BV Thống Nhất, BV Hoàn Mỹ, BV Bình Dân, BV Mắt, BV Da liễu, BV Bưu điện, BV Phạm Ngọc Thạch, Thương xá Tax, Siêu thị An Đông, Siêu thị CMC, Bến xe miền Đông, ĐH Mở Bán công… Ngoài ra, Công ty đã phát triển dịch vụ đến các tỉnh Bình Dương, Đồng Nai, Bạc Liêu, Vũng Tàu… Trước năm 2000, mọi người đều nghĩ rằng ngoài những hộ lý thì không một ai có thể làm vệ sinh tại bệnh viện. Bước đột phá đầu tiên của Công ty Hoàn Mỹ trong lĩnh vực làm sạch Bệnh viện là hợp đồng cung cấp dịch vụ làm sạch tại khu nhà Việt Nhật - Bệnh viện Bạch Mai. Đây là khu khám chữa bệnh hiện đại với quy mô lớn đầu tiên tại miền Bắc do Nhật Bản hỗ trợ xây dựng và cung cấp trang thiết bị nên yêu cầu chất lượng làm sạch rất cao trong khi cách làm cũ của Bệnh viện không thể đáp ứng được. Chính vì vậy, vào tháng 11 năm 2000, các chuyên gia Nhật Bản cũng như Ban Giám đốc Bệnh viện đã tín nhiệm sử dụng dịch vụ làm sạch của Công ty Hoàn Mỹ và từ đó cho đến nay họ đã rất hài lòng về đội ngũ nhân viên cũng như chất lượng làm sạch của Công ty. Hiện nay, ngoài Bệnh viện Bạch Mai, đã có rất nhiều bệnh viện lớn tại Hà Nội đã tin tưởng sử dụng dịch vụ làm sạch của Công ty Hoàn Mỹ như BV Nhi trung ương, Viện bỏng Quốc gia, BV Hữu nghị, BV Phụ sản trung ương, BV Thanh Nhàn, Viện mắt trung ương, Viện Châm cứu, Bệnh viện E, Viện Vệ sinh Dịch tễ trung ương… Có thể nói, Công ty Hoàn Mỹ đã đi tiên phong trong việc cung cấp dịch vụ làm sạch cho bệnh viện và đây cũng là một trong những lĩnh vực thành công nhất của Công ty. Đến tháng 09 năm 2001, Công ty đã bước vào một lĩnh vực mới, đó là cung cấp dịch vụ làm sạch cho Khu công nghiệp và nhà máy mà Khu công nghiệp Thăng Long do Nhật Bản đầu tư là khách hàng đầu tiên trong lĩnh vực này. Từ mô hình này, Công ty đã mở rộng ra các khu công nghiệp, nhà máy khác như Nhà máy Sumi Hanel, Xưởng TOYOTA Giải Phóng, Công ty may Thăng long... và gần đây nhất là nhà máy Sumi Denso - Khu công nghiệp Đại An, Hải Dương. Nhận thấy tiềm năng rất lớn tại khu vực miền Trung, Công ty đã thành lập chi nhánh tại Thành phố Đà Nẵng vào tháng 12 năm 2001 và đã trở thành Công ty đầu tiên cung cấp dịch vụ làm sạch tại miền Trung. Từ đó tới nay, Công ty đã nhanh chóng triển khai dịch vụ làm sạch tại không chỉ các cơ quan, tòa nhà, bệnh viện tại TP. Đà Nẵng mà cả các tỉnh thành miền Trung khác như TP. Huế, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định… Tháng 10 năm 2002, bằng uy tín và kinh nghiệm của mình, Công ty Hoàn Mỹ đã lần đầu tiên đưa đến Thành phố Hải Phòng một loại hình dịch vụ mới, đó là dịch vụ làm sạch tại Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng. Sau khi tận mắt chứng kiến sự thay đổi hoàn toàn về chất lượng vệ sinh tại BV Phụ sản, các bệnh viện lớn và rất nhiều cơ quan trong TP. Hải Phòng đã tìm đến với Công ty Hoàn Mỹ, trong số đó có BV Việt Tiệp, BV Trẻ em, UBND thành phố, Công ty Điện thoại, Cục Đăng kiểm, Khách sạn Hữu Nghị… Từ trước đến nay, công việc vệ sinh tại các trường đại học là do đội ngũ lao công hoặc do các sinh viên đảm nhiệm, vì không có đầy đủ thiết bị, hóa chất nên công việc làm sạch rất hời hợt, chất lượng không đạt yêu cầu. Sau khi được Quỹ hỗ trợ Nhật Bản tài trợ nâng cấp cơ sở vật chất, tháng 12 năm 2002, Trường Cao đẳng Công nghiệp Hà Nội đã mạnh dạn sử dụng dịch vụ làm sạch của Công ty Hoàn Mỹ. Sự tín nhiệm của trường đã mở ra một cơ hội lớn đối với Công ty Hoàn Mỹ trong việc cung cấp dịch vụ làm sạch cho hàng loạt trường cao đẳng, đại học khác tại Hà Nội như ĐH Bách khoa, Nhạc viện Hà Nội, ĐH Mỏ Địa chất, ĐH Kinh tế Quốc dân, Phân viện Báo chí và Tuyên truyền, Cao đẳng Điện lực, Học viện Ngân hàng, ĐH Quốc gia Hà Nội... cũng như các khu Ký túc xá của sinh viên các trường này. Lĩnh vực mới nhất và cũng là lĩnh vực thách thức nhất đối với Công ty Hoàn Mỹ là thay đổi quan niệm của mọi người về tình trạng vệ sinh tại các bến xe. Vào tháng 11 năm 2003, lần đầu tiên tại Hà Nội, đã có một Công ty làm sạch chuyên nghiệp chịu trách nhiệm giữ vệ sinh cho một bến xe lớn nhất thành phố, đó là Bến xe phía Nam. Công ty Hoàn Mỹ đã nhanh chóng thay đổi bộ mặt của bến xe, góp phần cùng Thủ đô xây dựng bến xe văn minh lịch sự. Một lần nữa Công ty lại khẳng định uy tín của mình tại một tỉnh phía Bắc, đó Thành phố Nam Định. Với việc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ làm sạch giữa Công ty Hoàn Mỹ và Bệnh viện Phụ sản Nam Định vào tháng 10 năm 2004, lần đầu tiên tại TP. Nam Định đã xuất hiện dịch vụ làm sạch công nghiệp. Với nỗ lực rất lớn trong việc xây dựng uy tín và khẳng định thương hiệu, Công ty đã luôn cố gắng nâng cao chất lượng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu của khách hàng. Sớm nhận thấy tầm quan trọng của Hệ thống quản lý chất lượng trong việc cung cấp cho khách hàng một dịch vụ có chất lượng ổn định, Công ty đã quyết tâm áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 90012000 trong hoạt động dịch vụ làm sạch của Công ty vào giữa năm 2005.Hiện nay Công ty đang phấn đấu vì một cuộc sống và môi trường Hoàn Mỹ hơn. Chức năng nhiệm vụ Công ty Hoàn Mỹ là một trong những Công ty chuyên nghiệp đầu tiên ở Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực làm sạch và cung cấp thiết bị, hóa chất sử dụng trong công nghiệp làm sạch. Công ty hiện đang cung cấp dịch vụ làm sạch cho các văn phòng, khách sạn, khu căn hộ, tòa nhà cao tầng, bệnh viện, trường học, siêu thị, nhà máy, khu công nghiệp… trong khắp cả nước. Với sự chuyển giao công nghệ, kỹ thuật của các hãng làm sạch hàng đầu trên thế giới như Klenco (Singapore), Peerapat (Thái Lan), Unger (Đức), Windsor (Mỹ), Dulevo và Filmop (Italy), Tennant (Hà Lan)… cùng với kinh nghiệm nhiều năm quản lý, kinh doanh dịch vụ làm sạch, công ty Hoàn Mỹ đã đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng trên khắp cả nước với chất lượng ngày càng cao. Ngoài ra, HOÀN MỸ cũng được biết đến như một nhà nhập khẩu và phân phối hàng đầu tại Việt Nam về máy móc, thiết bị dụng cụ và hóa chất phục vụ cho công nghệ làm sạch của các nước nổi tiếng trên thế giới như WINDSOR và TENNANT (America), TYPHOON(Italia), KLENCO (Singapore), UNGER (Germany) …. Cơ cấu tổ chức Biểu đồ 1: Cơ cấu tổ chức công ty Công ty áp dụng cơ cấu trực tuyến, đây là cơ cấu giản đơn nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, tuy nhiên cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện tổng hợp vì người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền. Đứng đầu công ty là ban giám đốc có trách nhiệm đưa ra các quyết định chiến lược, điều hành chung các hoạt động của công ty, là đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật. Bên cạnh đó các có các phòng bạn nghiệp vụ thực hiện các nhiệm vụ chức năng, chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực của mình trong phạm vi công ty. Phòng kế toán có chức năng kiểm soát hệ thống tài chính ngân quỹ của công ty, thực hiện công tác thống kê, kế toán phục vụ cho công tác phân tích tài chính, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng quản lý dịch vụ có nhiệm vụ kiểm soát, quản lý, điều hành hoạt động cung cấp dịch vụ làm sạch của công ty, tiếp nhận những phản hồi của khách hàng. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ hoạch định những kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn để tham mưu cho ban giám đốc, tổ chức thực hiện nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng. Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm về công tác hành chính, tổ chức bộ máy các vấn đề liên quan tới vấn đề nhân lực trong toàn công ty. Phòng đào tạo thực ra là tách từ phòng tổ chức hành chính để chuyên trách nhiệm vụ tuyển dụng và đào tạo, do hoạt động này của công ty có khối lượng công việc lớn. Phòng KCS có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng và chăm sóc khách hàng nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty. 2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Doanh thu (đồng) 25.036.000.000 34.849.818.613 35.868.822.515 Lợi nhuận sau thuế 1.301.872.000 2.101.444.062 2.690.161.689 (Nguồn: phòng kế toán) Qua bảng trên có thể thấy doanh thu cũng như lợi nhuận sau thuế của công ty liên tục tăng qua các năm. Năm 2006 lợi nhuận sau thuế tăng 61,41% so với năm 2005, năm 2007 tăng 28,01%. Đây là lợi nhuận của cả lĩnh vực dịch vụ và lĩnh vực thương mại, tuy nhiên lĩnh vực thương mại vẫn chỉ đóng một phần nhỏ chủ yếu vẫn là lĩnh vực làm sạch. 2.1.6 Đặc điểm nguồn nhân lực của công ty Là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực làm sạch công nghiệp, công ty Hoàn Mỹ có đội ngũ cán bộ công nhân viên đông đảo, tính tới tháng 1 năm 2008 số lượng nhân viên của công ty là 1884 công nhân làm việc trực tiếp và 125 nhân viên hành chính. Do tính chất công việc nên đa số công nhân làm việc trực tiếp của công ty là lao động nữ có trình độ phổ thông. SỐ LƯỢNG (NGƯỜI) TỶ LỆ (%) NAM 136 7,2 NỮ 1748 92,8 TỔNG 1884 100 Bảng 2: cơ cấu giới tính của công nhân làm việc trực tiếp (Nguồn: phòng TC-HC) Biểu đồ 2: cơ cấu giới tính của công nhân làm việc trực tiếp Tỷ lệ này là hoàn toàn phù hợp với tính chất công việc, và mức lương trung bình hơn 1 triệu một tháng, đây là một mức lương không cao nên cũng ít hấp dẫn đối với lao động nam. Nhưng vấn đề này cũng đặt ra những khó khăn, do nữ giới còn có đặc điểm khác biệt về giới tính đó là sinh đẻ, điều này cũng gây ra sự thiếu hụt lực lượng lao động trong công ty. Sự chênh lệch này đòi hỏi những chính sách nhân sự hợp lý để có thể đảm bảo tốt sự hoạt động của công ty. Tuy nhiên tỷ lệ này ở đội ngũ nhân viên văn phòng có phần cân bằng hơn. SỐ LƯỢNG (NGƯỜI) TỶ LỆ (%) NAM 46 36,8 NỮ 79 63,2 TỔNG 125 100 Bảng 3: cơ cấu giới tính ở nhân viên văn phòng (Nguồn: phòng TC-HC) Biểu đồ 3: biểu đồ cơ cấu giới tính ở nhân viên văn phòng Số lao động của công ty là khá nhiều tuy nhiên công ty chỉ có thể thống kê được trình độ lao động của nhân viên văn phòng. Bảng 4:cơ cấu lao động phân theo trình độ (nhân viên văn phòng) STT TRÌNH ĐỘ VĂN HÓA CHUYÊN MÔN TỔNG SỐ ĐỘ TUỔI < = 30 31-50 >50 1 Trên đại học 2 2 2 Đại học 26 17 9 3 Cao đẳng 25 21 4 4 Trung cấp 66 49 17 5 Lao động phổ thông 8 3 5 6 Tổng 125 88 37 0 (Nguồn: phòng TC-HC) Ta thấy cơ cấu theo chuyên môn của công ty là khá đa dạng, tuy số người có trình độ đại học không cao nhưng nó phù hợp với yêu cầu công việc. Đa số người có trình độ trung cấp và lao động phổ thông là các giám sát, bảo vệ và đội ngũ lái xe của công ty, vì thế nên cũng không đòi hỏi trình độ quá cao. Biểu đồ 4: Tình hình biến động nhân lực qua các kỳ (Nguồn: phòng tổ chức –hành chính) Ta có thể thấy hàng năm công ty có nhu cầu tuyển dụng rất nhiều người và liên tục tăng qua các năm, năm 2004 số công nhân viên mới chỉ ở con số 1446 người nhưng đến năm 2007 con số này đã tăng lên tới 2009 người. Điều này có được do quy mô kinh doanh của công ty liên tục được mở rộng, các hợp đồng làm sạch được ký kết ngày càng nhiều. Bên cạnh đó số lượng nhân công bỏ việc cũng không nhỏ vì thế công ty liên cần rất nhiều nhân công để bổ xung và bù vào những vị trí đã bỏ để có thể hoàn thành hợp đồng. (Số lượng công nhân viên đây là tính cả số hợp đồng dài hạn, ngắn hạn và làm việc partime). Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng tại công ty TNHH Hoàn Mỹ 2.2.1 Chức năng nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính liên quan tới hoạt động tuyển dụng. Chức năng - Nghiên cứu, hoạch định nguồn nhân lực phục vụ mục tiêu phát triển của Công ty. - Tuyển dụng, đào tạo và bố trí, đánh giá nguồn nhân lực của Công ty. - Quản lý quan hệ lao động, thực hiện các chế độ cho người lao động trong Công ty. - Tổng hợp thông tin, tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty trong việc quản lý nhân lực của Công ty. b. Nhiệm vụ Tiếp nhận yêu cầu nhân sự và nhu cầu tái đào tạo nhân viên từ các phòng, bộ phận. Xác định yêu cầu cho Phòng Đào tạo để Phòng Đào tạo lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo. Tiếp nhận nhân sự từ Phòng Đào tạo, đánh giá chất lượng nhân sự mới và nhân sự tái đào tạo. Cung cấp nhân sự cho các phòng ban, bộ phận. Bố trí, sắp xếp nhân viên căn cứ vào trình độ, năng lực. Đánh giá và xếp loại nhân viên theo định kỳ. Thuyên chuyển, đề bạt, bổ nhiệm nhằm phát huy năng lực của nhân viên. Tiến hành họp định kỳ hàng tháng với công nhân tại các bộ phận dịch vụ. Quản lý hồ sơ lý lịch và theo dõi thời gian công tác của nhân viên. Lưu trữ mọi văn bản tài liệu, hồ sơ của Công ty. Kiểm soát việc phân phát và sử dụng tài liệu, hồ sơ. Thường xuyên cập nhật các tài liệu, văn bản pháp quy của Nhà nước để áp dụng vào hoạt động của Công ty. Duy trì mối quan hệ với chính quyền và các cơ quan, đoàn thể tại địa phương. Hiện nay công tác điều hành tuyển dụng thì thuộc chức năng của phòng tổ chức hành chính còn công tác thực thi thì lại thuộc phòng đào tạo. Quy trình tuyển dụng có thể được hình dung như sau Biểu đồ 5: quy trình tuyển dụng tại công ty Các phương án thay thế chỉ được xem xét khi hợp đồng làm sạch là hợp đồng ngắn hạn (3 tháng) hoặc khối lượng công việc nhỏ, còn đối với những khách hàng lớn thì công ty thường tuyển dụng thêm nhân viên. 2.2.2 Quy chế tuyển dụng của công ty. 2.2.2.1   Nguyên tắc tuyển chọn trong quy chế -     Tuyển chọn người làm việc cho các phòng, ban, chi nhánh của công ty trên nguyên tắc công khai, dân chủ. -     Những người được tuyển chọn phải là những người phù hợp với công việc, không có phân biệt giới tính, tôn giáo. -     Trên cơ sở yêu cầu của các phòng ban, ban, chi nhánh, báo cáo Giám đốc số lượng nhân lực phòng, ban, chi nhánh mình cần tuyển và dự định của ban lãnh đạo về quy mô và phương hướng mở rộng phát triển ngành nghề, bộ phận mới, giám đốc sẽ quyết định số lượng cán bộ cần tuyển trong từng thời kỳ cho từng bộ phận  (sẽ có thông báo bằng văn bản). 2.2.2.2 Nguyên tắc ký hợp đồng theo quy chế -     Nếu sinh viên đến thực tập tại các phòng, ban, chi nhánh trước khi tuyển sinh thì bản nhận xét thời gian thực tập của phòng quản lý trực tiếp sinh viên đó là cở sở cho việc xem xét ưu tiên sau này ( Nếu nhận xét không đúng sự thực thì phòng phải chịu tránh nhiệm ) -     Sau khi thi tuyển nếu đạt sẽ ký hợp đồng thử việc 03 tháng, nếu làm tốt sẽ ký hợp đồng 1 năm, sau 1 năm, nếu phòng quản lý trực tiếp nhận xét tốt sẽ ký tiếp hợp đồng, nếu không hoàn thành tốt công việc được giao thì sẽ không ký tiếp hợp đồng mới. 2.2.2.3. Những trường hợp ưu tiên:  -     Ưu tiên những sinh viên thực tập thời gian dài ở công ty và có nhận xét tốt của phòng đến thực tập. -     Ưu tiên những ứng viên xung phong đi công tác ở xa như TP.HCM lâu dài. ( Các mức điểm ưu tiên cụ thể sẽ thông báo trước theo từng đợt tuyển ) - Ưu tiên con em gia đình chính sách, có hoàn cảnh khó khăn. 2.2.3 Quá trình tuyển mộ tại công ty 2.2.3.1 Công tác dự báo cầu nhân lực và lập kế hoạch tuyển mộ Do đặc điểm công ty nên chủ yếu số lượng lao động cần tuyển là nhân viên làm việc trực tiếp. Sô lượng nhân viên cần tuyển thường do phòng kinh doanh đề xuất dựa vào dự báo số lượng hợp đồng ký được và khối lượng công việc của mối hợp đồng. Ví dụ như: BẢNG KẾ HOẠCH NHÂN SỰ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG ……………………………………… STT Chức danh công việc Số lượng cần tuyển Địa điểm làm việc Ghi chú 1 Nhân viên làm sạch 23 Megastar HP Cần tối thiểu 4 nam 2 Nhân viên giám sát 1 Megastar HP Là nữ Sau đó phòng tổ chức có nhiệm vụ tổng kết các hợp đồng lại để đưa ra con số cần tuyển theo mẫu: BẢNG KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TỔNG HỢP Kế hoạch nhân sự tổng hợp quý ……năm…….. TT Tên hợp đồng (nếu có) Chức danh công việc Số lượng cần tuyển Địa điểm làm việc Ghi chú 1 2 å 2.2.3.2 Hoạt động tuyển mộ. A. Nguồn và phương pháp tuyển mộ. Hiện nay công ty chủ yếu sử dụng nguồn tuyển mộ là nguồn bên ngoài là những người xin việc tự do, người thất nghiệp hoặc là những người có nhu cầu làm partime (sinh viên, người lao động thuộc một tổ chức khác….). Phương pháp thu hút người lao động mà công ty thường sử dụng là qua hệ thống các trung tâm giới thiệu việc làm, đội ngũ cộng tác viên, và sự giới thiệu của nhân viên trong công ty. Ngoài ra công ty còn thu hút các ứng viên qua thông báo tuyển dụng được giới thiệu trên trang web của công ty. B.Thời gian tuyển mộ và nơi tuyển mộ. Việc tuyển mộ phải được tiến hành kịp thời để công ty có thể thực hiện hợp đồng đã kí nên việc tuyển mộ này được công ty tiến hành liên tục. Và tùy địa điểm thực hiện hợp đồng mà công ty có kế hoạch tuyển người ở địa phương C. Tìm kiếm những người xin việc Nhờ những phương pháp thu hút mà công ty áp dụng nên số lượng ứng viên tới xin việc cũng nhiều, tuy nhiên do bản mô tả công việc quá sơ sài, và thông tin về công ty được cung cấp không chính xác nên sau một thời gian thử việc cũng có khá nhiều người xin nghỉ với lý do không phù hợp với công việc. 2.2.4 Quá trình tuyển chọn tại công ty 2.2.4.1 Các tiêu thức sàng lọc ứng viên Đối với lao động phổ thông là những công nhân làm sạch thì những tiêu thức hết sức đơn giản, công ty chỉ yêu cầu lao động tốt nghiệp phổ thông, có đủ sức khỏe, kiên trì, thật thà. Còn với những lao động quản lý thì có nhiều tiêu thức hơn như: Trình độ chuyên môn: tùy vị trí mà công ty có các yêu cầu khác nhau về trình độ chuyên môn,với những vị trí như kế toán lương hoặc nhân viên văn thư chỉ yêu cầu trình độ trung cấp, cao đẳng còn đối với các vị trí cao hơn như kế toán trưởng hay nhân viên kinh doanh thì ứng viên phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành cần tuyển. Đặc biệt với những nhân viên cao cấp của phòng quản lý dịch vụ (phụ trách các tòa nhà cao cấp, làm việc với người nước ngoài) thì công ty còn yêu cầu chứng chỉ tiếng anh IELTS … Kinh nghiệm công tác: Nhiều vị trí trong công ty yêu cầu người xin việc cần có kinh nghiệm công tác, như vị trí trưởng phòng tổ chức hành chính yêu cầu kinh nghiệm công tác là 3 năm. Một số kĩ năng, phẩm chất cần thiết: như khả năng giao tiếp đối với nhân viên phòng kinh doanh, khả năng chịu áp lực công việc, khả năng làm việc nhóm .. 2.2.4.2. Các bước tiến hành tuyển chọn: Hiện tại ở công ty đang có hai quy trình tuyển chọn, áp dụng cho hai đối tượng là lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Đối với những lao động trực tiếp là công nhân làm sạch thì quy trình đơn giản chỉ bao gồm 4 bước Biểu đồ 6: quy trình tuyển chọn lao động trực tiếp Đối với vị trí công nhân làm sạch thì quy trình trên là khá phù hợp bởi nội dung công việc quá khó, yêu cầu không quá cao đối với người lao động nên các tiêu chí lựa chọn và các bước sàng lọc cũng đơn giản. Còn đối với những lao động gián tiếp là những nhân viên văn phòng thì quá trình tuyển chọn khắt khe hơn Biểu đồ 7: quy trình tuyển chọn lao động gián tiếp Bước 1: Nhận hồ sơ Sau khi đưa ra thông báo tuyển mộ, công ty bắt đầu nhận hồ sơ xin việc. Hồ sơ hiện tại là theo mẫu hồ sơ xin việc của Bộ lao động - thương binh và xã hội: gồm có sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận sức khỏe, đơn xin việc…(tất các các giấy tờ trên yêu cầu phải có xác nhận của chính quyền có thẩm quyền) Ngoài ra các văn bằng chứng chỉ kèm theo cũng cần có công chứng rõ ràng. Bước 2: Sơ tuyển (nghiên cứu hồ sơ xin việc) Tất cả hồ sơ do các ứng viên gửi tới đều được các cán bộ tuyển dụng phân loại và nghiên cứu để tìm ra những ứng cử viên cho vòng tiếp theo, các tiêu thức phân loại ở bước này chủ yếu so sánh các thông tin của người lao động đưa ra với các yêu cầu của thông báo tuyển dụng, nếu đạt thì chuyển tiếp vào vòng sau. Bước 3: Tổ chức phỏng vấn hoặc trắc nghiệm Thông thường công ty áp dụng hình thức phỏng vấn, rất hiếm khi áp dụng biện pháp trắc nghiệm (những quyết định này thường do trưởng phòng tổ chức hành chính quyết định). Khi phỏng vấn các ứng viên sẽ có một hội đồng phỏng vấn bao gồm trưởng phòng tổ chức hành chính, người phụ trách trực tiếp, và đại diện ban giám đốc. Trong cuộc phỏng vấn này thí sinh thường phải trả lời các câu hỏi như: Tại sao anh (chị) lại muốn làm việc cho công ty? Công việc trước đó mà anh (chị) đảm nhận là gì? Lý do thôi việc? Anh (chị) biết những gì về công ty? Anh (chị) sẽ làm thế nào nếu không may bị khiển trách về một vấn đề mà anh (chị) làm không sai? Anh (chị) thường làm gì khi bị stress? …………….. Ngoài ra hội đồng còn tạo điều kiện để các ứng viên tự nói về mình, bộc lộ được những phẩm chất cá nhân. Tùy vào phương án trả lời và cách xử lý trong quá trình phỏng vấn mà hội đồng đưa ra quyết định cho ứng viên. Bước 4: Kiểm tra trình độ chuyên môn Đây là bước quan trọng nhất, do việc kiểm tra này đóng vai trò như bước thẩm định năng lực của người lao động. Ứng viên sẽ phải làm bài kiểm tra về chuyên môn, nếu về kĩ năng giao tiếp bằng tiếng anh sẽ có người đảm trách giao tiếp với ứng viên. Sau bước này, những ứng viên được giữ lại là những ứng viên đạt chuẩn, có cách giải quyết tốt. Bước 5: Khám sức khỏe Hội đồng tuyển dụng sẽ căn cứ vào giấy khám sức khỏe của ứng viên khi nộp hồ sơ xin việc. Tuy nhiên có một số vị trí công ty phải tiến hành khám sức khỏe lại, như vị trí công nhân làm sạch nhà cao tầng (làm ngoại cảnh) thì công ty phải tiến hành xem công nhân có sợ độ cao không? Có bị huyết áp không? Có bị bệnh gì rối loạn không? (vì môi trường làm việc ở vị trí này dễ xảy ra tai nạn lao động nên đòi hỏi các ứng viên phải có đầy đủ sức khỏe). Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng. Qua các bước sàng lọc bên trên, hội đồng tuyển dụng sẽ lập danh sách những người đạt yêu cầu (xếp theo thứ tự từ cao xuống thấp theo kết quả tuyển chọn) để trình lên giám đốc. Giám đốc công ty sẽ là người trực tiếp đưa ra quyết định cuối cùng, và ủy thác cho trưởng phòng tổ chức hành chính ký kết hợp đồng theo luật định. Trong hợp đồng sẽ ghi rõ vị trí, chức vụ, chế độ lương thưởng, thời gian thử việc (đối với lao động quản lý thì thời gian thử việc là 30 ngày, còn đối với công nhân thì thời gian chỉ là 15 ngày, trong thời gian này người lao động được hưởng 70% lương cùng các chính sách đãi ngộ khác của công ty). 2.3 Đánh giá chung về về công tác tuyển dụng tại công ty TNHH Hoàn Mỹ. 2.3.1. Về công tác tuyển mộ Tỷ lệ sàng lọc chung đợt tuyển dụng quý 3 năm 2007: tỷ lệ số người nộp đơn xin tuyển là 79 người và số người được vào là 64 người và số người được kí hợp đồng thử việc là 52 người. Chi phí cho các hoạt động tuyển mộ và chi phí cho một lần tuyển mộ. Chi phí này gồm tất cả các khoản liên quan đến tuyển mộ như: Chi phí thuê dịch vụ tuyển mộ, chi phí quảng cáo……. Việc loại bỏ những hồ sơ xin việc thường căn cứ vào việc các ứng viên chưa đáp ứng các yêu cầu như thông báo tuyển dụng đã đề ra. Các tiêu chuẩn loại bỏ như vậy là tương đối hợp lý. Bên cạnh đó còn hạn chế là chưa thực sự linh động với các trường hợp thiếu giấy tờ, có khi làm mất cơ hội của ứng viên. Vì chưa sử dụng hết các phương pháp tuyển mộ nên nhiều khi những người có năng lực và phù hợp với công việc lại không tham gia thi tuyển do không biết thông tin tuyển dụng. Số người đến nộp hồ sơ còn hạn chế.. Việc lập kế hoạch tuyển mộ trong quá trình tuyển mộ còn làm sơ sài chưa được chú trọng lắm . 2.3.2. Về công tác tuyển chọn Số lượng nhân viên mới chấp nhận làm việc là 81%. Tỷ lệ này là tương đối cao. Kết quả thực hiện công việc của nhân viên mới. Kết quả này càng tốt chứng tỏ hiệu quả của công tác tuyển chọn.. Tuy nhiên việc đánh giá của các giám sát với sự thực hiện công việc của nhân viên mới chỉ ở mức khá và trung bình. Điều này ngoài nguyên nhân là nhân viên mới chưa quen với công việc thì cũng có một nguyên nhân nữa là khiếm khuyết trong công tác tuyển chon. Số lượng nhân viên mới bỏ việc. Số nhân viên thôi việc hàng năm đều ở mức cao. Đây là một câu hỏi cần được quan tâm giải đáp. Lý do chính khi các nhân viên đang trong giai đoạn học việc, thử việc nghỉ là do họ không thích thú với công việc, do trong quá trình tuyển chọn không có tham quan công việc nên nhiều người bỡ ngỡ với công việc gây ra chán nản với công việc. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH HOÀN MỸ 3.1 Định hướng trong tương lai của công ty 3.1.1 Mục tiêu dài hạn - Trở thành công ty làm sạch hàng đầu tại Việt Nam. Đây là mục tiêu dài hạn và quan trọng nhất của Công ty. Để đạt được mục tiêu này, Công ty phải đạt được thị phần lớn nhất so với các đối thủ cạnh tranh, bên cạnh đó chúng ta phải xây dựng được uy tín đối với khách hàng và quảng bá rộng rãi thương hiệu của Công ty - Cam kết cung cấp cho khách hàng một dịch vụ làm sạch có chất lượng ổn định. Đây là cam kết của Công ty trước tất cả các khách hàng và Công ty phải luôn luôn giữ đúng cam kết này. Dịch vụ làm sạch của Công ty phải có chất lượng luôn ổn định như Công ty đã cam kết với khách hàng chứ không phải lúc đạt lúc không. Cam kết của Công ty với khách hàng không chỉ thể hiện trong hợp đồng (về tiêu chuẩn làm sạch, thời gian làm việc, nhân sự, về thiết bị, máy móc…) mà còn thể hiện ở sự ghi nhận yêu cầu của khách hàng trong khi thực hiện hợp đồng. - Luôn luôn lắng nghe và liên tục nâng cao chất lượng để vươn tới sự hoàn mỹ. Đây là quan điểm hướng về khách hàng của Công ty. Thước đo giá trị của Công ty chính là ý kiến, nhận xét của khách hàng. Không chỉ lắng nghe khách hàng mà chúng ta cần phải lắng nghe ý kiến đóng góp và ghi nhận thông tin của những người bên ngoài, của đồng nghiệp, của cấp dưới… - 100% các hợp đồng dịch vụ được ổn định chất lượng và giữ vững. Đây là mục tiêu mà công ty phải đạt được, ổn định chất lượng là tiền đề để giữ khách hàng , đồng nghĩa với việc giữ vững thị phần trên thị trường. Tất cả các hợp đồng còn hiệu lực, dù lớn hay nhỏ mà công ty đã ký từ trước đến nay, đều phải đảm bảo chất lượng như đã cam kết với khách hàng, mà bằng chứng là không có sự than phiền nào về chất lượng dịch vụ chúng ta đang cung cấp cũng như thái độ phục vụ của nhân viên Hoàn Mỹ. - Đạt mục tiêu tăng trưởng hàng năm Đây mục tiêu kinh doanh, đồng thời cũng là mục tiêu chất lượng của Công ty. Để đạt được mục tiêu này, ngoài việc mở rộng thị trường với các khách hàng mới, Công ty còn phải giữ vững và phát triển, mở rộng các bộ phận tiềm năng đang triển khai. Đồng thời phải áp dụng các biện pháp tăng doanh thu và giảm chi phí. 3.1.2 Kế hoạch kinh doanh năm 2008 Công ty đặt kế hoạch tăng trưởng doanh thu trong lĩnh vực làm sạch năm nay là 70% Trong đó khối tòa nhà, văn phòng cho thuê dự tính chiếm: 34% Khối khu công nghiệp: 21% Khối bệnh viện : 5% Khối trường học và các khối khác: 40% 3.1.3 Kế hoạch tuyển dụng trong năm 2008 . Bảng 5: dự kiến nhu cầu nhân lực năm 2008 Chỉ tiêu Số lượng Địa điểm Ghi chú Nhân viên văn thư 1 Hà Nội Nhân viên kế toán 1 Hà Nội Nhân viên quản lý CL 1 Hà Nội Nhân viên kinh doanh 2 Hà Nội Bảo vệ 1 Hà Nội Công nhân làm sạch Hà Nội, Hải Phòng, TP HCM tuyển liên tục Giám sát 3 Hải Phòng Nữ (Nguồn: phòng tổ chức hành chính) 3.2 Một số giải pháp để hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty TNHH Hoàn Mỹ 3.2.1 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển mộ tại công ty TNHH Hoàn Mỹ 3.2.1.1 Lập kế hoạch tuyển mộ trên cơ sở kế hoạch hóa nguồn nhân lực. Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ phải xây dựng một kế hoạch tuyển mộ rõ ràng khoa học. Mục đích của việc lập kế hoạch tuyển mộ rõ ràng là để ban giám đốc có thể nắm được nhu cầu sử dụng lao động của công ty còn cán bộ tuyển dụng có thể biết được số lượng người cần tuyển mộ là bao nhiêu . Số người nộp đơn xin việc phải đáp ứng tỷ lệ sàng lọc. Không để xảy ra tình trạng tỷ lệ tuyển chọn quá thấp hay quá cao. Khi xác định tỷ lệ số người xin việc so với số người được tuyển ta phải căn cứ vào các yếu tố sau: Thị trường lao động của ngành cần tuyển người, ví dụ như ngành kế toán càng ngày càng có nhiều nguồn cung do các trường bây giờ hầu hết đều có đào tạo ngành kinh tế và có chuyên ngành kế toán, tuy nhiên những địa chỉ đào tạo chất lượng uy tín thì chưa nhiều. Còn đối với lao động phổ thông thì cung đặc biệt nhiều, do lao động ở nước ta chủ yếu là lao động chất lượng thấp chưa qua đào tạo. Chất lượng nguồn lao động đòi hỏi cao hay thấp là tùy theo yêu cầu công việc. Một vị trí lao động quản lý thì cần có kế hoạch tuyển mộ khác kế hoạch cho lao động ở vị trí công nhân làm sạch. Ví dụ: Với vị trí MS01- nhân viên quản lý chất lượng – ban QA (quality assumption), do đặc thù công việc là tương đối phức tạp, là làm về quản lý hệ thống ISO của công ty do đó cần các ứng viên có hiểu biết và kinh nghiệm làm việc với hệ thống chất lượng này. Cung lao động về lượng người như vậy tại thời điểm này không nhiều.. Đang cần thiết nhân viên tại vị trí này gấp, thời gian nộp hồ sơ và thông báo được đăng trên web của công, và một số tờ báo, tuyển mộ chủ yếu từ nguồn bên ngoài. Do vậy ước tính tỉ lệ số người nộp đơn xin việc so với số lượng cần tuyển vào khoảng 5:1. Tức là ước đoán chỉ có khoảng 10 hồ sơ cho vị trí này. 3.2.1.2 Thiết lập các mối quan hệ với các cơ sở đào tạo, các địa phương gần nơi đơn vị hoạt động. Do đặc điểm công ty là có nhiều chi nhánh và thực hiện công việc ở trên một địa bàn rộng lớn nên việc tuyển công nhân tại địa phương nơi chi nhánh công ty hoạt động là một biện pháp hết sức hợp lý vừa giúp công ty tiết kiệm được chi phí do tuyển mộ ngay tại chỗ vừa tạo ra công ăn việc làm cho người dân địa phương. Việc này được thực hiện bằng cách công ty sẽ tuyển một số cộng tác viên tại địa phương đó, hàng tháng mỗi cộng tác viên sẽ giới thiệu cho công ty một số lượng người, nếu số lượng người được tuyển vào đạt trên một mức chuẩn nào đó ví dụ 15 người / tháng thì người đó sẽ nhận được một khoản tiền bồi dưỡng khoảng 1.000.000 đồng còn không thì sẽ được lĩnh một khoản tiền cho việc giới thiệu thành công ví dụ 50 000 đồng/ 1 công nhân làm sạch. 3.2.1.3 Đa dạng hóa các hình thức tuyển mộ Khuyến khích nhận sinh viên thực tập, đào tạo để trở thành nhân viên của công ty. Sinh viên sắp ra trường là một lực lượng lao động trẻ, nhiệt tình, đã qua đào tạo chính quy có kiến thức một cách hệ thống bài bản, được đào tạo các kiến thức mới có khả năng tiếp cận nhanh với công việc. Vì thế công ty nên tạo điều kiện để sinh viên sau khi thực tập có điều kiện ở lại công ty làm việc. Đặc biệt trong quá trình thực tập những sinh viên này đã có cơ hội tiếp xúc và làm quen với môi trường làm việc của công ty nên sẽ không có sự ngỡ ngàng nếu bắt tay vào làm việc. Hiện nay công ty cũng đang có nhận sinh viên thực tập, nhưng do chưa có chủ trương sẽ sử dụng những sinh viên này trong tương lai nên công ty vẫn chưa có chương trình đào tạo, kèm cặp để họ trở thành nhân viên trong tương lai của công ty. Tiến tới lập mối quan hệ với các câu lạc bộ của các trường đại học, cao đẳng các trưng tâm dạy nghề như: Câu lạc bộ doanh nhân, câu lạc bộ ngoại ngữ, tin học…về các trường đại học tuyển mộ các sinh viên năm cuối. Sự tham gia này cũng giúp cho những người sắp gia nhập thị trường lao động có hiểu biết về công ty, đồng thời cũng là một biện pháp quảng bá hình ảnh rất tốt. Hoàn thiện lại nội dung các quảng cáo tuyển nhân viên cho đầy đủ về nội dung và hấp dẫn về mặt hình thức thể hiện. Việc này cần có sự tư vấn của các chuyên gia về quảng cáo cũng như các chuyên gia về nhân sự. Nội dung của thông báo tuyển mộ nên đưa đầy đủ các thông tin như: Tên vị trí công việc cần tuyển mộ Số lượng người cần tuyển, thời hạn nộp hồ sơ, các giấy tờ, chứng chỉ, văn bằng liên quan Thông tin về công việc cần tuyển bao gồm: mô tả sơ qua công việc, những yêu cầu về trình độ chuyên môn và các khả năng khác ( như trình độ ngoại ngữ, tin học…) Những thông tin về mức độ hấp dẫn của công việc: tính năng động của công việc, khả năng thăng tiến, môi trường làm việc chuyên nghiệp, thoải mái, hoà đồng… Các chính sách nhân lực hấp dẫn như: các chế độ lương, khuyến khích tài chính cùng các chế độ phúc lợi đi kèm Với các vị trí quản lý cao cấp như trưởng phòng, thủ quỹ công ty nên xem xét sử dụng phương pháp tuyển từ nguồn nội bộ, do đó là các vị trí quan trọng cần có sự am hiểu nội bộ công ty, hơn nữa việc đề bạt cán bộ như thế cũng là một biện pháp tạo động lực trong lao động. Tạo ra cho người lao động một niềm tin để họ phấn đấu hơn trong công việc. 3.2.1.4 Hoàn thiện công tác phân tích công việc Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức, nó là cơ sở để tuyển dụng bình đẳng. Vì vậy cần thực hiện công việc này một cách đầy đủ và có trọng tâm. Công tác này phải làm rõ với mỗi vị trí công việc cần thực hiện những nhiệm vụ gì, có trình độ đào tạo như nào, ngoài ra còn cần có những kĩ năng gì, có yêu cầu kinh nghiệm làm việc không? Những tiêu chí này là sẽ là căn cứ để tuyển mộ nhân viên, giúp công tác tuyển mộ được hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí. 3.2.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển chọn trong công ty TNHH Hoàn Mỹ 3.2.2.1 Hoàn thiện chi tiết thứ tự ưu tiên khi tuyển dụng Hoạt động này sẽ giúp công ty ra quyết định tuyển dụng đúng khi có nhiều người cũng đạt tiêu chuẩn. Thứ tự ưu tiên sẽ phải xem xét tới những trường hợp sau: + Lao động đã hết hạn hợp đồng nhưng có nhu cầu làm việc tiếp. + Thân nhân của những người đang lao động trong công ty hoặc của những cán bộ đã nghỉ hưu. + Những lao động là người bị cho tạm thôi việc do lý do chưa bố trí được công việc. + Người lao động là người có quá trình tham gia lực lượng vũ trang, hoặc là gia đình có công với cách mạng. 3.2.2.2 Nâng cao chất lượng sàng lọc hồ sơ Ở bước sàng lọc qua hồ sơ xin việc rất nhiều ứng viên bị loại chỉ vì giấy chứng khám sức khỏe quá hạn, hoặc ảnh mờ ….theo em các cán bộ tuyển dụng nên linh động, châm trước những trường hợp này, để họ có cơ hội vào vòng sau và hoàn thiện hồ sơ sau đó. Ngoài ra công ty cũng nên xem xét để thiết kế một mẫu đơn xin việc, dựa vào mẫu đơn của bộ lao động – thương binh và xã hội (có bổ xung một số chi tiết cho phù hợp với công ty) việc này có thể giúp công tác tuyển chọn tiết kiệm được chi phí và thời gian do giảm bớt số lượng ứng viên. Tuy nhiên việc soạn thảo mẫu đơn này không phải đơn giản do đó cần có sự tham gia của các chuyên gia. 3.2.2.3 Hoàn thiện các tiêu chuẩn tuyển chọn Hiện giờ do công tác phân tích công việc của công ty thực hiện còn chưa tốt nên các tiêu chuẩn tuyển chọn còn chưa hợp lý. Tuy nhiên công việc phân tích công việc không thể thực hiện trong một thời gian ngắn thế nên biện pháp tình thế hiện nay là hợp lý một cách tương đối các tiêu chuẩn ví như ở những vị trí nhân viên bình thường không cần phải đòi hỏi kinh nghiệm, cùng không nên đề cao quá những tiêu chuẩn ngoại hình (nữ 1m58, nam 1m67 trở lên), về vấn đề chuyên môn thì tùy thuộc vào tính chất công việc (không nhất thiết vị trí nào cũng cần tuyển lao động có trình độ đại học). Ví dụ cử nhân kinh tế tuyển cho phòng kinh doanh cần có một số tiêu chí như: + Tốt nghiệp loại khá trở lên, hệ chính quy, chuyên ngành kinh tế. + Sức khỏe bình thường, không bị các bệnh lây nhiễm, mãn tính. + Có chỗ ở ổn định. + Có phương tiện đi lại. + Có thân nhân tốt, chưa có tiền án tiền sự. 3.2.2.4 Đào tạo chuyên môn cho cán bộ chuyên trách tuyển dụng Do khối lượng công việc trong khâu tuyển dụng ở công ty khá nhiều nên cần có sự chuyên môn hóa trong công tác này. Nên có những người chuyên phụ trách công tác tuyển mộ (xác định nguồn tuyển mộ, phương pháp tuyển mộ, chịu trách nhiệm về việc thiết kế các thông báo tuyển mộ….) Tiếp đến là người chuyên trách trong các công tác giấy tờ như nhận hồ sơ dự tuyển, sàng lọc hồ sơ, gửi giấy hẹn, cập nhật hồ sơ trúng tuyển, thông báo trúng tuyển ….. Và cuối cùng là người có trách nhiệm phỏng vấn, tổ chức thi tuyển. những người này phải đạt được một số yêu cầu sau: Là người nắm chắc và hiểu công việc của các vị trí cần tuyển người một cách chi tiết (nắm rõ mô tả công việc, yêu cầu công việc …) Có kĩ năng giao tiếp, am hiểu kỹ thuật phỏng vấn. Trong quá trình phỏng vấn nên chú ý lắng nghe, không đi vào các lĩnh vực quá xa với công việc cần tuyển, không hỏi những vấn đề quá riêng tư có thể ảnh hưởng tới người trả lời. Những người này nên được gửi đi học những khóa học ngắn hạn về tuyển dụng để có những kiến thức bài bản về tuyển dụng. 3.2.2.5 Cải tiến hệ thống phần mềm quản lý nhân sự Hiện giờ các thông tin hồ sơ của tất cả cán bộ công nhân viên mới chỉ được quản lý bằng các file word và excel vì thế nên các thông tin thiết yếu, danh mục kĩ năng của các nhân viên chưa được quản lý một cách chặt chẽ (đặc biệt là khối công nhân làm việc trực tiếp chưa có những thống kê chính xác về tuổi tác, trình độ, …) vì thế công ty nên xem xét áp dụng một phần mềm quản lý nhân sự để có thể quản lý một khoa học. Nhờ phần mềm này ta có thể theo dõi tình hình biến động của công nhân hàng tháng, đồng thời có những số liệu thống kê rất chính xác. Do các thư mục quản lý hồ sơ của các chương trình được lập trình một cách chi tiết, ta sẽ quản lý được công nhân qua các thông tin: + Họ tên + Giới tính + Ngày tháng năm sinh + Hộ khẩu thường trú, tạm trú, quê quán + Ngày vào công ty + Quá trình công tác + Trình độ chuyên môn + Chức vụ, ngạch lương Và rất nhiều thông tin khác có thể lưu trữ để sắp xếp và thống kê. Đây là một phương pháp đã được ứng dụng tại nhiều tổ chức, và có kết quả khả quan do tính hiệu quả của các chương trình mang lại. KẾT LUẬN Tuyển dụng nhân viên là một chức năng cơ bản của tất cả các tổ chức. Phát hiện và thu hút được một đội ngũ nhân sự chất lượng là một yếu tố quan trọng đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp Để hoàn thiện được công tác tuyển dụng cần có sự nỗ lực, hợp tác của nhiều bộ phận trong công ty. Qua thực tế cho thấy, công ty trách nhiệm hữu hạn Hoàn Mỹ đã có nhiều nỗ lực để hoàn thiện công tác tuyển dụng. Trong đề tài nghiên cứu của mình, em cố gắng đưa ra một bức tranh toàn cảnh về thực tế công tác tuyển dụng tại công ty và đưa ra một số giải pháp giúp công ty có thêm những lựa chọn phù hợp nhằm hoàn thiện hơn công tác này tại công ty. Tuy nhiên nghiên cứu này của em còn dừng ở mức với tư duy và kinh nghiệm còn hạn chế. Nhưng em cũng mong rằng đã đưa ra một số kiến nghị và giải pháp có ích trong công tác tuyển dụng tại công ty Hoàn Mỹ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. THS Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân - Giáo trình Quản trị nhân lực - NXB Lao động xã hội, 2004 2. Trần Kim Dung - Quản trị nhân sự– NXB Thống kê,1994 3. Nguyễn Hữu Thân – Quản trị nhân sự - NXB Thống kê, 1996 4. Sổ tay nhân sự của công ty TNHH Hoàn Mỹ 5. Một số trang web về nhân sự như: 6. Một số tài liệu khác có liên quan. DANH MỤC BẢNG BIỂU Tên bảng biểu Trang Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh Bảng 2: cơ cấu giới tính của công nhân làm việc trực tiếp Bảng 3: cơ cấu giới tính ở nhân viên văn phòng Bảng 4:cơ cấu lao động phân theo trình độ (nhân viên văn phòng) Bảng 5: dự kiến nhu cầu nhân lực năm 2008 Biểu đồ 1: cơ cấu công ty Biểu đồ 2: cơ cấu giới tính của công nhân làm việc trực tiếp Biểu đồ 3: biểu đồ cơ cấu giới tính ở nhân viên văn phòng Biểu đồ 4: Tình hình biến động nhân lực qua các kỳ Biểu đồ 5: quy trình tuyển dụng tại công ty Biểu đồ 6: quy trình tuyển chọn lao động trực tiếp Biểu đồ 7: quy trình tuyển chọn lao động gián tiếp LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là bài viết của chính bản thân em. Các số liệu thống kê được thu thập qua quá trình thực tập. Các phân tích và giải pháp là do bản thân em dựa trên các số liệu thực tế để đưa ra. Nếu có sự sao chép nào vượt quá quy định em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Sinh viên Phạm Kim Ngọc LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp , em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện của rất nhiều người, qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới họ. Xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn PGS.TS Vũ Hoàng Ngân về sự hướng dẫn nhiệt tình và những ý kiến đóng góp để chuyên đề được hoàn thành tốt hơn. Xin cảm ơn lãnh đạo công ty và những cán bộ hướng dẫn về những lời góp ý và đặc biệt trong việc cung cấp các số liệu thống kê phục vụ cho việc hoàn thành chuyên đề Sinh viên Phạm Kim Ngọc. MỤC LỤC Trang