Chuyên đề Một số giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ở công ty sản xuất, xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Haprosimex

ược sự hỗ trợ của các phòng chức năng và đặc biệt là các phòng xuất nhập khẩu. Báo cáo xuất nhập khẩu và báo cáo sản xuất công nghiệp hàng tháng, hàng quý được trình lên ban giám đốc. 3. Điều chính kế hoạch sản xuất kinh doanh Kế hoạch sản xuất kinh doanh được điều chỉnh liên tục hàng tháng, hàng quý nhằm đảm bảo công ty hoạt động hiệu quả nhất. Sự điều chỉnh này kịp thời là do hàng tháng hàng quý ban giám đốc nhất định được các báo cáo thường xuyên và kịp thời để ban giám đốc đối phó những biến động bất thường của các yếu tố tác động đối với hoạt độn của công ty. Điều chỉnh kế hoạch thường xuyên là một trong những việc rất cần thiết trong thị trường xuyên biến động. 4. Đánh giá chung về thực trạng sản xuất kinh doanh tại công ty 4.1. Thuận lợi Xuất phát từ đặc điểm kinh tế xã hội của Việt Nam là một nước có dân số đông với trên 70% dân số làm nghề nông nghiệp nên thu nhapạ của người dân là thấp. Giá thành lao động rẻ, lực lượng lao động dư thừa nhất là vào những ngày nông nhàn. Mặt khác người dân Việt Nam vốn cần cù, chịu khó và khéo tay. Hàng thủ công nghiệp lại được sản xuất chủ yếu ở những vùng quê nên giá thành rẻ, có lợi thế cạnh tranh trên thị trường thế giới. Một số hàng thủ công nghiệp là những ngành nghề truyền thống của mỗi vùng quê từ đời xưa để lại cho nên càng được trau chuốt tinh xảo và có nhiều kinh nghiệm trong sản xuất. Do đặc điểm riêng của mặt hàng này là có thể tỏo chức sản xuất ngay tại gia đình, thu hút đông đảo mọi thành viên trong gia đình làm tăng thu nhập. Đặc biệt những năm gần đây do yêu cầu của việc phát triển kinh tế, Nhà nước đã có những biệ pháp khuyến khích, đẩy mạnh phát triển sản xuất của các làng nghề truyền thống, thành lập các vùng, cụm dân cư chuyên sản xuất những mặt hàng thủ công mỹ nghệ truyền thống để xuất khẩu nên chất lượng hàng hoá và năng suát lao động ngày càng được nâng cao, giá cả ngày càng hợp lý, quy mô sản xuất cũng được củng cố và mở rộg hơn. Việc xuất khẩu ngành hàng này càng thuận lợi. Nguyên liệu là một yếu tố quan trọng trong việc sản xuất hàng tiểu thủ công nghiệp. Hầu hết là nguyên liệu sẵn có trong nước cho nên người thợ chủ động được về mặt nguyên liệu và có thể xuất khẩu được nguyên liệu dưới dạng thành phẩm. Đây là điềukienẹ tốt để cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Công ty Haprosimex có một đội ngũ cán bộ trẻ năng động, chịu khó học hỏi tìm tòi, được trang bị đầy đủ các nghiệp vụ chuyên môn cũng như trình độ ngoại ngữ, để có thể trực tiếp tiếp cận và giao dịch được với khách hàng nước ngoài. Công ty đã kết hợp với đội ngũ cộng tác viên trong và ngoài nước như phòng thương mại, thương vụ, các sứ quán, các văn phòng đại diện của các hãng đặt trên Việt Nam, những cán nbộ của ta đang làm thương vụ ở nước ngoài. Đồng thời thông qua các hội chợ quốc tế để mở rộng và duy trì quan hệ mua bán lâu dài với nhiều khách hàng ở các nước nên công ty đã xử lý kịp thời các nguồn thông tin, dự đoán được nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. Từ đó có sự phối hợp chặt chẽ và nhịp nhàng với các xí nghiệp sản xuất, cơ sở thu mua. Để tạo điều kiện nắm bắt và xử lý nhanh chóng kịp thời, chính xác thông tin, công ty đã đầu tư lắp đặt hệ thống thông tin hiện đại tiện lợi cho việc giao dịch trao đổi nhanh chóng với khách hàng, tận dụng tối đa các thời cơ, cơ hội kinh doanh. Các sản phẩm thủ công nghiệp đòi hỏi vốn ít. Nếu ta chịu khó thay đổi mẫu mã, cải tiến nâng cao chất lượng thường xuyên, đáp ứng thị hiếu và nhu cầu của người tiêu dùng và khách hàng nước ngoài, ta sẽ thu được hiệu quả cao. Vì vậy công ty đã cử người theo học các lớp về đồ dùng trong nhà tại Đức, úc, Bỉ…đầu tư, đào tạo các nghệ nhân trẻ cầu tiến, năng động sáng tạo nhằm tạo ra mẫu mã phù hợp với thị hiếu của khách hàng. Về mặt cơ sở vật chất: Toàn doanh nghiệp có hơn 1000 đơn vị máy móc các loại (trong đó máy may công nghiệp chiếm phần lớn). Đại bộ phận là thiết bị mới, nhập từ từ nước ngoài, chất lượng máy tốt, đa tính năng, công nghệ tiên tiến. 4.2. Khó khăn - Tính thời vụ: Hàng thủ công nghiệp là những hàng hoá mang đặc tính phục vụ tiêu dùng cho nên sự đặt hàng của khách hàng đôi khi cũng mang tính theo mùa hoặc và những dịp lễ tết, nô-en..Còn những người thợ thủ công sản xuất ra những hàng này lại thường sản xuất vào những thời kỳ nông nhân. Ngoài thời kỳ này thì họ phải tham gia vào sản xuất nông nghiệp. Do đó đây cũng là một đặc điểm làm cho việc xuất khẩu gặp khó khăn vì nó chi phối đến chất lượng hàng hoá và giá cả sản phẩm khi công ty có những đơn đặt hàng lớn từ phía bạn hàng nước ngoài. Nếu không có tính toán kỹ và cân đối, lên kế hoạch phù hợp thì việc giao hàng sẽ bị kéo dài, giá thành cao và chất lượng hàng bị ảnh hưởng xấu. - Thời tiết khí hậu: một số mặt hàng thủ công mỹ nghệ bị phụ thuộc lớn vào yếu tố thời tiết, khí hậu như mây tre, thảm và những hàng hoá sản xuất từ cói, hàng sơn mài, khảm trai..Nếu ta không có biện pháp xử lý thành phẩm và nguyên liệu tốt dùng để sản xuất thì hàng dễ bị mốc, mọt, cong vênh, khi gửi hàng sang bạn rất dễ bị khiếu nại về chất lượng hàng hoá. Thời tiết xấu cũng ảnh hưởng đến sản xuất làm tiến độ giao hàng không bảo đảm như thoả thuận gây mất uy tín với khách hàng, mà trong kinh doanh thì uy tín là một yếu tố rất quan trọng. Mặt khác, có một chủng loại hàng hoá nếu xuất khẩu từ miền Bắc thì không đảm bảo chất lượng khi sang đến nước bạn cho nên công ty lại phải chuyển vào Nam để xử lý và đóng gói trước khĩk nên giá thành sản phẩm tăng, lợi nhuận giảm. Quy mô sản xuất hàng thủ công nghiệp không lớn và thường nằm rải rác ở những vùng quê nên việc thu mua cũng gặp không ít khó khăn. Đôi khi, công ty phải mua qua trung gian, chưa chủ động được công tác kinh doanh của mình nên giá thường cao, giảm sức cạnh tranh trên thị trường. Công ty chưa đủ điều kiện để tổ chức bộ phận chuyên sâu về mẫu mã để chủ động chào hàng mà vẫn phải phụ thuộc vào các tổ chức kinh tế, các cơ sở trung gian. Mẫu mã công ty còn nghèo nàn chưa thực sự chủ động trong kế hoạch phát triển mẫu mã chủng loại, dẫn đến những khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. - Vốn kinh doanh của công ty rất eo hẹp, nhu cầu hàng năm phải có lượng vốn không dưới 50 tỷ để quay vòng, nhưng vốn tự có rất ít nên hầu hết phải đi vay, chịu lãi suất nên hạn chế đến kết quả sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn như mặt hàng nông sản: lạc, cà phê, hạt tiêu…Khi đến mùa vụ thu hoạch thì phải tổ chức thu mua, cất trữ bảo quản để khi khách nước ngoài có nhu cầu thì tỏo chức sơ chế như lạc, cà phê phải xay xát lấy nhân đúng quy cách tiêu chuẩn xuất khẩu và giao hàng ngay thì mới có thể giao dịch với khách hàng với số lượng lớn được. Nhưng để có được khối lượng hàng đó thì đầu tiên phải có vốn tự có bình thường cũng phải là 40 - 50 tỷ đồng. Nếu phải đi vay lãi suất tạm tính 1% thì hàng tháng phải tra lãi vay từ 400 - 500 triệu đồng, ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả và thiếu tính an toàn không kinh doanh. - Thị trường bị thu hẹp do khủng hoảng kinh tế, hàng hoá xuất khẩu khó cạnh tranh với các nước trong khu vực. - Đơn giá bán ra nước ngoài liên tục bị giảm, trongn đó chi phí trong nước lại nâng cao dẫn đến hiệu quả thấp. Là đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh hàng hoá nhập khẩu, trong điều kiện khủng hoảng kinh tế - tài chính tác động nên việc lo đủ việc làm cho các bộ phận sản xuất, ký hợp đồng mua bán xuất nhập khẩu thực hiện thị trường SNG và Đông Âu coi như đóng băng, các thị trường trong khu vực, Châu Âu, Mỹ có sức cạnh tranh rất gay gắt. Khi đồng tiền bản tệ của họ bị mất giá so với USD thì hàng Việt Nam sản xuất ra muốn len lỏi vào các nước là rất khó. Ngay cả việc chào bán hoà vốn, các khách hàng nước ngoài cũng chưa chấp nhận. Nguyên nhân chính là vì hàng hoá các nước trong khu vực như Trung Quốc, Thái Lan, Inđônêsia, Malaysia…giá rẻ hơn Việt Nam nhiều. Trong khi đó các cơ chế chính sách của nhà nước trong việc hỗ trợ doanh nghiệp vay vốn nưu đãi để kinh doanh hoặc đầu tưt chiều sâu đổi mới thiết bị công nghệ còn rất phức tạp và nhiều thủ tục không thể một sớm một chiều có thể giải quyết được. Và như vậy thì tất nhên doanh nghiệp sẽ mất thời cơ hợp tác, ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài. Đó là motọ hạn chế không nhỏ trong việc tỏochức sản xuất kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu đặc biệt là xuất khẩu. Chương III Một số giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ở công ty sản xuất - xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Haprosimex I. Phương hướng hoàn thiện công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh ở công ty 1. Kế hoạch sản xuất kinh doanh - Doanh thu: 1.1015 tỷ đồng. - Lợi nhuận trước thuế: 7 tỷ 489 triệu 500 ngàn đồng. (Giao các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch tài chính năm 2006 cho các phòng ban, đơn vị cụ thể theo như phương hướng đã đề ra trong bản báo cáo được tại hội nghị). Năm 2006 là năm sẽ có nhiều biến động phức tạp về tình hình kinh tế, chính trị, sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt hơn. Để đảm bảo có đủ việc làm kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn, tăng thu nhập, đòi hỏi toàn thể cán bộ công nhân viên phải đoàn kết nhất trí phấn đấu hoàn thành tốt các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đã đề ra, thực hàh tiết kiệm trong mọi lĩnh vực, giảm các chi phí để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Phấn đấu giảm các khoản mục chi tiêu trong chi phí quản lý như sử dụng tiết kiệm chi phí hành chính, tiết kiệm điện, nước, sử dụng ô tô hợp lý đúng mục đích. Tăng cường sử dụng các phương tiện thông tin hiện đại để giảm chi phí điện thoại, Fax. - Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phấn đấu giảm chi phí bán hàng, tăng cường tìm kiếm khách hàng trong và ngoài nước để mở rộng thị trường tạo được các chân hàng ổn định đảm bảo đáp ứng kịp thời các nhu cầu đòi hỏi của khách hàng, làm hàng tốt đạt tiêu chuẩn chất lượng, không có hàng hỏng bị khiếu nại, hàng phải tái chế…. Phân bổ chi phí ql 50% theo doanh số, 50% theo đầu người. Trong đó: Lãi vay ngân hàng phân bổ trực tiếp cho các phòng. - Hoàn thành tốt nghĩa vụ thu nộp ngân sách Nhà nước theo luật định, trích khấu hao cơ bản, trích các quỹ, chấp hành nghiêm túc pháp luật và chính sách của Nhà nước về ql sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính. 2. Công tác đầu tư và mở rộng thị trường: Để tiếp tục củng cố và phát triển sản xuất kinh doanh, mở rộng thị trường, giữ uy tín với khách hàng tạo nên thế kinh doanh chủ động ổn định và lâu dài, Ban Giám đốc và các phòng cần chủ động lập kế hoạch đầu tư, đi hội chợ và khảo sát thị trường nước ngoài, nghiên cứu tìm hiểu thị trường trong nước, cải tiến và đa dạng hoá mẫu mã, xử lý và giải quyết kịp thời các thông tin để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Tập trung khai thác mở rộng thêm thị trường mới ở khu vực Trung Đông, Nam Phi, Châu Mỹ…Nghiên cứu các mặt hàng chuyên sâu, tiếp ptục củng cố chân hàng,t ạo lập những chân hàng gắn bó, ổn định làm ăn lâu dài và có thể đầu tư liên doanh, liênhập khẩuết với chân hàng tạo ra những sản phẩm sản xuất đạt chất lượng xuất khẩu cao. Để có những chiến lược tạo đà cho sự phát triển sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian tới, Công ty sẽ tiếp tục nghiên cứu, có những bước chuẩn bị chắc chắn và chủ động để thực hiện tốt các dự án đầu tư được Thành phố phê duyệt tại khu công nghiệp Ninh Hiệp với tổng số vốn đầu ttư 269 tỷ đồng, năm lực sản xuất 8 triệu sản phẩm/năm; thu hút khoảng 1.400 lao động, thời gian hoàn vốn 7,4 năm. Phấn đấu quý II năm 2006 đưa nhà máy cung cấp nước sách cho khu công nghiệp Nguyên Khê - Đông Ah chính thức đi vào hoạt động thu hút thêm 30 lao động. Thực hiện tốt các dự án chuyển đổi mục đích quản lý và sử dụng tốt các khu đất hiện có, xây văn phòng và căn hộ chung cư để bán…. II. Giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty 1. Định hướng hoàn thiện công tác lập kế hoạch Công tác lập kế hoạch có đi được đến đích, một kế hoạch sát với thực tế hoạt động của doanh nghiệp, sát với thị trường và doanh nghiệp đang hoạt động hay không đó phụ thuộc rất lớn đến phương pháp xây dựng kế hoạch và doanh nghiệp đang áp dụng. Trong nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác kế hoạch của công ty sản xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội cho thấy có nhiều vấn đề cần phải khắc phục, nó là nguyên nhân dẫn tới kế hoạch lập ra chưa sát với thực tế của doanh nghiệp. Các kế hoạch khi so sánh với thực tế thì nhiều chỉ tiêu thực hiện vượt mức mà thậm chí còn vượt với tỷ lệ cao nữa, nhưng nhiều chỉ tiêu lại không đạt kế hoạch, điều này nói lên rằng kế hoạch lập ra không sát với thực tế của doanh nghiệp đang hoạt động. Vì một kế hoạch sát với thực tế, kế hoạch khả thi thì khi được đưa vào thực hiện nó cũng thể hiện đúng hay xấp xỉ với kế hoạch đề ra, các chỉ tiêu cũng không vượt quá cũng không kém quá so với kế hoạch. Vì vậy để nâng cao năng lực lập kế hoạch công ty cần thực hiện đúng theo logic khoa học của hoạt động lập kế hoạch hiện nay là: ã Xác định căn cứ lập kế hoạch cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. + Căn cứ vào định hướng phát triển của công ty trong thời kỳ kế hoạch. + Căn cứ vào năng lực sản xuất của Công ty + Căn cứ vào thị trường tiêu thụ của công ty. + Căn cứ vào các kế hoạch và mức độ hoàn thành kỳ báo cáo. * Phương pháp lập kế hoạch. + Loại hình sản xuất kinh doanh hỗn hợp như công ty hiện nay thì cần phải xây dựng kế hoạch theo đáng khoa học lập kế hoạch. Đó là phải tiến hành theo bước sau: ã Bước 1: Nhận thức cơ hội trên cơ sở xem xét đánh giá môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, xác định thành phần cơ bản của môi trường tổ chức đưa ra các thành phần có ý nghĩa đối với doanh nghiệp và thu nhập, phân tích thôngn tin về thành phần này. ã Bước 2: Thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu cho toàn doanh nghiệp và các đơn vị cấp dưới. ã Bước 3: Lập kế hoạch chiến lược, bước này gồm những khâu cụ thể như: + Xác định các phương án kế hoạch chiến lược. + Đánh giá các phương án lựa chọn. + Lựa chọn phương án cho kế hoạch chiến lược. ã Bước 4: Xác định các chương trình, dự án. ã Bước 5: Soạn lập thống kế hoạch chức năng và ngân sách. ã Bước 6: Đánh giá và hiệu chỉnh các pha của kế hoạch. Việc thực hiện đúng logic của quá trình lập kế hoạch này sẽ giúp cho công ty có được một kế hoạch sát với thực tế hoạt động của mình, phát huy mọi điểm mạnh, hạn chế điểm yếu. Điều này cần được quan tâm của ban lãnh đạo của công ty và đầu tư thích đáng nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Quá trình phân tích ở trên cho thấy công tác kế hoạch ở công ty Haprosimex còn một số điểm chưa thật hợp lý. Điều này đã ảnh hưởng đến chất lượng kế hoạch được lập và quá trình thực hiện kế hoạch. Để khắc phục hiện tượng này, cần giải quyết vấn đề và đưa ra các biện pháp hữu hiệu để ngày càng nâng cao tính hiệu quả, hiện thực của công tác xây dựng kế hoạch của công ty dựa trên khoa học sâu sắc. 2. Tăng cường đầu tư cho hoạt động nghiên cứu và dự báo nhu cầu thị trường về sản phẩm của công ty 2.1. Sự cần thiết phải tăng cường đầu tư nghiên cứu thị trường Như chúng ta đã biết một trong những điểm xuất phát của công tác lập kế hoạch đó là thị trường vì vậy công tác nghiên cứu thị trường là khâu đầu tiên cần xem xét để thiết lập các chỉ tiêu kế hoạch. Bởi lẽ, kết quả của việc nghiên cứu nhu cầu thị trường về sản phẩm của công ty sẽ làm căn cứ tin cậy để xác định mức tăng hoặc giảm số lượng trong kỳ đồng thời giúp công ty có biện pháp, phương hướng để xây dựng và thực hiện kế hoạch. Mặc dù trong những năm qua, công ty đã tiến hành công tác nghiên cứu thị trường trước khi xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh nhưng chỉ dừng lại ở mức sơ lược chứ chưa xem xét tất cả các yếu tố tác động tới thị trường sản phẩm của công ty nên khi xây dựng kế hoạch một số chỉ tiêu đạt được xa vời với kế hoạch đặt ra do có sự biến động trên thị trường. Hoặc do không bám sát với nhu cầu thị trường nên trong quá trình thực hiện vẫn phải điều chỉnh kế hoạch khi thị trường thay đổi xuất phát từ vai trò quan trọng của việc nghiên cứu thị trường với xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nếu điều tra chính xác về nhu cầu thị trường thì lập kế hoạch sẽ đúng, còn nếu không thì ngược lại kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị sai lệch và đây sẽ sai lệch. Chính vì vậy công ty phải tăng cường hơn nữa việc nghiên cứu thị trường. Việc ng hiên cứu thị trường được chính sách phải thực hiện như sau: 2.1.1. Phương pháp nghiên cứu Thông thường khi nghiên cứu nhu cầu thị trường phải dựa trên hai phương pháp chủ yếu là: phương pháp nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu hiện trường phương pháp nghiên cứu tại văn phòng thì có ưu điểm là chi phí thấp. Số tài liệu được thu thập thì các báo cáo thống kê - kế hoạch, thu thập thông từ sách báo, tài liệu và phương tiện thông tin…Nhưng có nhược điểm là thiếu chính xác, do tài liệu sách báo không phản ánh được kịp thời các diễn biến của thị trường hay hiện trạng của thị trường. Phương pháp nghiên cứu hiện trường khả năng thực hiện là rất hạn chế như là các cuộc phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp. Ưu điểm của phương pháp này là rấ linh hoạt sát với thực tế thị trường và rất thuận tiện có lợi cho người ra quyết định. Nhưng lại có nhược điểm là chi phí rất cao phức tạp khó cho việc điều tra nghiên cứu. Trong những năm qua công ty chủ yếu sử dụng phương pháp nghiên cứu văn phòng phần lớn sử dụng kinh nghiệm của những người làm công tác kế hoạch, nhưngn lại xem nhẹ và hầu như bỏ qua phương pháp nghiên cứu thị trường do vậy nhìnn chung không nắm bắt được sâu sát nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. Do vậy, để tăng cường nghiên cứu thị trường thì đòi hỏi công ty phải đầu tư mạnh và có chiến lược marketing cụ thể, đặc biệt là phải phối hợp hai phương pháp nghiên cứu trên sẽ tạo ra hiệu quả của công tác lập kế hoạch như mong muốn. Biện pháp nghiên cứu hiện trường làm cơ sở, căn cứ cho phương pháp văn phòng. Phương pháp văn phòng là định hướng, từ đó sẽ cho kết quả nghiên cứu chính xác và mang tính lý thuyết phản ánh thực tế về thị trường, 2.1.2. Các bước tiến hành khi nghiên cứu nhu cầu thị trường - Tổ chức điều tra khảo sát thu thập các thông tin về nhu cầu thị trường đối với sản phẩm của công ty như tình hình tiêu thụ ở các thị trường, thông tin về đối tác, các đối thủ cạnh tranh, các chính sách của nhà nước có liên quan. - Phân tích, xử lý thông tin về nhu cầu thị trường, sau khi đã thu thập tất cả các thông tin liên quan đến nhu cầu thị trường sản phẩm của công ty. Các chuyên viên nghiên cứu thị trường phải phân tích, xử lý một cách khoa học các loại thông tin này. - Xác định nhu cầu thị trường mà công ty có khả năng đáp ứng. Từ đó đưa ra quyết định sản xuất những sản phẩm gì, kinh doanh những mặt hàng gì để có lợi nhất. 2.1.3. Công tác tổ chức nghiên cứu thị trường Qua sự phân tích trên ta thấy: Để nghiên cứu thị trường đòi hỏi công ty phải làm như việc sau: - Tăng cường đầu tư hơn nữa cho việc nghiên cứu thị trường. - Phải có đọi ngũ nhân viên phụ trách công tác nghiên cứu thị trường, thực sự có năng lực, linh hoạt trong điều tra xử lý thông tin thị trường. Làm tốt công tác nghiên cứu thị trường, công ty sẽ có những thông tin, những con số chính xác về nhu cầu thị trường đối với sản phẩm, mặt hàng của mình làm cơ sở, căn cứ quan trọng cho công tác lập kế hoạch. Từ đó nâng cao hiệu quả công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. 2.2. Đẩy mạnh công tác dự báo Dự báo là phần thiết yếu của sản xuất và kinh doanh. Nó là vũ khí quan trọng trong nviệc ra quyết định chiến lược cũng như chiến thuật. Có hai cách tiếp cận dự báo là: - Phân tích định tính dựa vào suy đoán cảm nhận phương pháp này phụ thuộc nhiều vào trực giác, kinh nghiệm và sự nhạy cảm của nhà quản trị để dự báo. - Phương pháp phân tích định lượng dựa chủ yếu vào các mô hình toán học trên cơ sở những dữ liệu, tài liệu thống kê. Hầu hết các doanh nghiệp đều phải tiến hành dự báo nhằm bảo đảm thế chủ động trong kinh doanh. Việc xây dựng kế hoạch có hiệu quả phụ thuộc rất n hiều vào kết quả dự báo nhu cầu sản phẩm của công ty. Trong những năm qua công tác dự báo nhu cầu thị trường ở công ty sản xuất - xuất nhập khẩu Hà Nội hầu như khong được tiến hành và nếu có thì mới chỉ dừng lại ở dự báo định tính do vậy công tác xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch gặp nhiều khó khăn dẫn đến một số chỉ tiêu không đạt kế kế hoạch và một số chỉ tiêu vượt quá xa so với kế hoạch đặt ra. Vì vậy, công ty phải đẩy mạnh hơn nữa công tác dự báo qua các công việc sau: - Nghiên cứu và triển khai một cách thường xuyên công tác dự báo để có cơ sở xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Các dự báo dùng để làm căn cứ xây dựng kế hoạch không được mơ hồ, phải có độ tin cậy, không quá phức tạp nghĩa là phải nghiên cứu các yếu tố có tác động mạnh nhất, trực tiếp nhất đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Dự báo sẽ xác định thông tin chưa biết có thể xảy ra trong tương lai nhằm giúp công ty trong công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. - Công ty phải đẩy mạnh công tác dự báo ở mức trung hạn và dài hạn nhằm phát hiện nhân tố mới nảy sinh để có chính sách, đối sách và biện pháp điều chỉnh kịp thời và có lợi nhất. Dưới đây là motọ số phương pháp dự báo. + Phương pháp hệ số. + Phương pháp ngoại suy. + Phương pháp chuyên gia + Phương pháp mô hình hoá Các phương pháp trên đều có những ưu nhược điểm nhất định, trong điều kiện cụ thể nó được áp dụng. Tuy nhiên không có phương pháp nào là tối ưu vậy nên khi dự báo các doanh nghiệp thường kết hợp bổ xung cho nhau. Dưới đây là phương pháp dự báo theo chuỗi thời gian, phương pháp này kết hợp các yếu tố xu hướng, mùa vụ, tính ngẫu nhiên nếu có ưu điểmm cao. + Phương pháp dự báo theo chuỗi thời gian. Phương trình tổng quát: Y = T x C x S x R Trong đó: - T: Xu hướng - C: Chu kỳ - S: Mùa vụ - R: ngẫu nhiên Phương pháp này được tiến hành thông qua các bước sau> a. Xác định xu hướng: T = a + bt b. Xác định hệ số mùa vụ đã điều chỉnh c. Dự báo Y Chú ý: ở đây yếu tố ngẫu nhiên được bỏ qua, yếu tố chu kỳ gần như yếu tố mùa vụ. Cụ thể dưới đây sẽ dự báo về kim ngạch xuất khẩu các quý năm 2006 của công ty sản xuất - xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội. Bảng 9: Tính kim ngạch xuất khẩu STT Năm Quý Kim ngạch xuất khẩu thực tế Bình quân di động 4 số Bình quân di động 2 sô Hệ số mùa vụ % (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) = (4): (6) 1 2003 I 6.724.090 2 II 9.145.088 10.915.164 3 III 12.037.477 11.941.419 11.428.291 105,33 4 IV 15.754.002 12.472.627 12.207.023 129,05 5 2004 I 10.829.110 12.386.093 12.926.360 83,77 6 II 11.269.920 14.158.560 13.769.327 81,84 7 III 15.667.341 14.290.885 14.224.723 110,14 8 IV 18.867.870 14.324.242 14.307.564 131,87 9 2005 I 11.358.410 14.625.988 14.475.115 80,69 10 II 11.403.346 14.864.198 14.475.093 77,33 11 III 16.874.325 12 IV 19.820.721 a. xác định xu hướng T = a + bt Nhìn vào kim ngạch xuất khẩu thực tế của công ty trong các quý của 3 năm 2003, 2004, 2005 ta thấy trên đây yếu tố xu thế chưa rõ. Do đó ở đây phải tạo ra xu hướng. Để tạo ra xu hướng ta tiến hành bước sau: - Trước hết tình hình bình quân di động 4 số: Quý i = (tính từ quý II. 2003) - Tính trung bình di động 2 số: Quý j = (tính từ quý III.2003) Như vậy đến đây bảng số liệu co vào 8 giá trị và có yếu tố xu hướng. Bảng 10 : Kim ngạch xuất khẩu sau khi đã tính bình quân di động 2 số Giai đoạn Giá trị (USD) t t x t T t x T 1 1 11.428.291 11.428.291 2 4 12.207.023 24.414.046 3 9 12.926.360 38.779.080 4 16 13.769.327 55.077.308 5 25 14.224.723 71.123.615 6 36 14.307.564 85.845.384 7 49 14.475.115 101.325.805 8 64 14.475.093 117.960.744 Tổng 36 204 108.083.496 505.954.273 Phương trình T = a + bt áp dụng công thức sau để tính toán: a = a = 13.510.437 - 446.155,74 x 4,5 = 115.02736 Vậy ta có phương trình xu hướng: T = 11502736 +446155,74 x t (USD) b. Tính hệ số mùa vụ điều chỉnh Tính hệ số mùa vụ bằng cách lấy kim ngạch xuất khẩu chia cho kim ngạch sau khi đã tính bình quân di động 2 sô: Bảng 11: Tính hệ số mùa vụ điều chỉnh Hệ số mùa vụ (%) Tổng Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Năm 2003 105,33 129,05 Năm 2004 83,77 81,84 110,14 131,87 Năm 2005 80,69 77,33 Hệ số mùa vụ bình quân (%) 82,83 79,59 107,74 130,46 400,52 Hệ số mùa vụ điều chỉnh S (%) 82,12 79,49 107,6 130,29 Hệ số mùa vụ điều chỉnh = c. Dự báo kim ngạch xuất khẩu của các quý năm 2006 Bảng 12 : Dự báo kim ngạch xuất khẩu các quý năm 2006 Năm 2006 t T = 11502736+446155,74 x t S (%) Kim ngạch xuất khẩu dự báo Quý I 9 15.518.138 82,12 12.743.495 Quý II 10 15.964.293 79,49 12.690.016 Quý III 11 16.110.449 107,6 17.657.643 Quý IV 12 16.856.605 130,29 21.962.470 Tóm lại đây không phải là phương pháp quá phức tạp nếu công ty áp dụng đem lại hiệu quả cao. Khi dự báo chính xác kim ngạch xuất nhập khẩu, công ty có thể lập kế hoạch kinh doanh chính xác hơn, đảm bảo cho bản kế hoạch đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường. Khi đáp ứng tốt nhu cầu thị trường công ty có thể tiết kiệm được nhiều nguồn lực đồng thời lại tăng lợi nhuận hay nói cách khác là nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh. 3. Xây dựng chiến lược kinh doanh làm căn cứ cho kế hoạch hàng năm Như ta đã biết chiến lược kinh doanh là một bản phác thảo tương lai bao gồm các mục tiêu và doanh nghiệp cần đạt tới cũng như các giải pháp để thực hiện mục tiêu đó. Chiến lược kinh doanh là nghệ thuật phối hợp hành động và các nguồn lực của doanh nghiệp để nhằm đạt được mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Chiến lược kinh doanh là cơ sở quan trọng, làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch hàng năm. Đây là một trong những căn cứ đầu tiên có ý nghĩa nhất trong công tác kế hoạch. Tuy nhiên, chiến lược kinh doanh hiện tại của công ty được lập motọ cách qua loa, đại khái, thiếu căn cứ, chỉ mang tính hình thức, chiến lược chỉ xây dựng và để đó chứ không đem ra áp dụng vào việc lập kế hoạch vì trong các căn cứ để lập kế hoạch của công ty không sử dụng các mục tiêu chiến lược. Do đó dù công ty có xây dựng chiến lược kinh doanh nhưng công tác xây dựng kế hoạch không có nhiều thông tin từ khi xây dựng chiến lược kinh doanh chiến lược không phục vụ được nhiều cho hoạt động định hướng của công ty. Hiện nay thị trường biến động không ngừng đặc biệt là thị trường xuất nhập khẩu, bên cạnh sự biến động của thị trường là sự phát triển không ngừng của tiến bộ khoa học kỹ thuật cùng với áp lực cạnh tranh từ các đối thủ cạnh tranh. Thực tế trên đòi hỏi công ty sản xuất - xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội phải tiến hành xây dựng chiến lược kinh doanh một cách bài bản, có căn cứ khoa học, dựa trên yêu cầu thực tiễn để đảm bảo hoạt động định hướng đúng đắn là một công cụ quản lý có hiệu quả từ đó giúp cho công tác xây dựng kế hoạch có căn cứ quan trọng. Do vậy công tác hoạch định chiến lược có thể khái quát theo các bước sau: Bước 1: Phân tích môi trường kinh doanh dự báo xác địn các mục tiêu chiến lược Các mục tiêu chiến lược Trước khi đi vào phân tích môi trường kinh doanh người lập kế hoạch là người phải nghiên cứu kỹ trích lý kinh doanh, mục tiêu và nhiệm vụ của công ty. Từ khi thành lập đến nay công ty thực hiện theo phương châm "mua được cái gì có thể mua và bán được cái gì có thể bán". Nên hiện nay hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trở nên rất đa dạng và với nhiệm vụ là luôn luôn hoàn thiện bộ máy tổ chức bảo toàn và phát triển vốn nàh nước giao nộp ngân sách nhà nước và địa phương đầy đủ và chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp. Hiện nay công ty đang làm ăn có lãi đã có lượng vốn cố định và lưu động khá cao. Kết quả nghiên cứu triết lý kinh doanh sẽ giúp người hoạch định chiến lược trên cơ sở kế thừa và phát huy những mặt tốt của công ty và từ đó đề ra những giải pháp. * Phân tích môi trường kinh tế quốc dân Việc phân tích môi trường kinh tế quốc dân có thể giúp cho doanh nghiệp có thể nắm bắt được các thông tin về tỉ giá hối đoái tỉ lệ lạm phám của nền kinh tế, chất lượng hoạt động của ngành Ngân hàng vì các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đòi hỏi phải có sự quan hệ với các ngân hàng đặc biệt là các khoản vốn vay, do vậy tỉ lệ lãi suất ngân hàng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của công ty. Bên cạnh đó còn có yếu tố về tự nhiên cũng ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của công ty bởi công ty tham gia tương đối mạnh vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng nông sản bởi vậy điều kiện tự nhiên khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, số lượng và thời gian của các hợp đồng kinh doanh…Trong việc phân tích môi trường vĩ mô này ta quan tâm đến 5 yếu tố. - Yếu tố về kinh tế. - Yếu tố về chính phủ và chính trị. - Yếu tố về công nghệ. - Yếu tố về văn hoá, xã hội. - Yếu tố về tự nhiên. Về những yếu tố kinh tế: như đã nói ở trên hoạt động của ngân hàng ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty các chỉ số về kinh tế như mức độ lạm phát ổn định đó là điều kiện liên quan trọng cho công ty có thể phát triển ổn định vì nền kinh tế ít biến động sẽ làm cho công ty phát triển ổn định. Mức độ tăng trưởng kinh tế cũng là điều thuận lợi cho doanh nghiệp tham gia sản xuất kinh doanh vững vàng phát triển. Về những yếu tố về chính phủ và chính trị. Hiện nước ta đang trong quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Các doanh nghiệp tham gia trong nền kinh tế đều bình đẳng. Trong giai đoạn này chính phủ có nhiều chính sách ưu đãi với các công ty tham gia xuất nhập khẩu như giảm thuế xuất nhập khẩu, khuyến khích xuất khẩu mang ngoại tệ về cho đất nước. Nhà nước có các luạt như bảo vẹ môi trường, luật như VAT, thu nhập doanh nghiệp, luật lao động … những luật này là bắt buộc công lý phải tuân theo. Trong thời gian qua tới Việt Nam gia nhập WTO thì đây là thuộc lợi lớn đối với công ty đặc biệt là hoạt động xuất khẩu nhập khẩu, nhưng đây cũng là thách thức không nhỏ, bởi chính điều này buộc công ty phải phát triển mạnh với sự cạnh tranh không chỉ với doanh nghiệp trong nước mà cả với nươc ngoài. Về những yếu tố công nghệ . Hiện nay trình độ khoa học công nghệ của thế giới phát triển mạnh trong khi đó nước ta đang trong quá trình phát triển công nghiệp hoá hiện đại hoá đây chính là thời điểm công ty có thể phát triển mạnh hoạt động nhập khẩu. Các sản phẩm của mình đã đang nhập khẩu như máy móc thiết bị của mình đã đang nhập khẩu như máy móc thiết bị, nguyên vật liệu… Về những yếu tố tự nhiên: đây là vấn đề đáng quan tâm với công ty bởi công ty tham gia lớn vào kinh doanh xuất khẩu hàng nông sản và những mặt hàng cần sự bảo quản tốt với hàng nông sản điều kiện tự nhiên ảnh hưởng thực tập đến chất lượng và thời igan kinh doanh mặt hàng này 1.2. Phân tích môi trường ngành Môi trường ngành bao gồm các yếu tố trong nước là các yếu tố ngoại cảnh đối với công ty, quyết định tích chất và mức độ cạnh tranh trong ngành kinh doanh đó. Có 5 yếu tố cơ bản. Đối thủ cạnh tranh, khách hàng, người cung cấp, đối thủ tiềm ẩn, sản phẩm thay đổi. Hình 3: Mô hình 5 áp lực cạnh tranh của M.Porter Đối thủ cạnh tranh Nhà cung cấp Doanh nghiệp Khách hàng sản phẩm thay thế Đối thủ tiềm ẩn - Các đối thủ cạnh tranh Sự hiểu biết về đối thủ cạnh tranh có một ý nghĩa quan trong đối với doanh nghiệp do nhiều nguyên nhân. Các đối thủ cạnh trạnh nhau quyết liệt tính chất và mức độ tranh đua hoặc thủ thuật giành lợi thế trong ngành phụ thuộc vào các đối thủ cạnh tranh. Mức độ cạnh tranh cao hay thấp phụ thuộc vào mối tương tác giữa các yếu tố như số lượng doanh nghiệp tham gia cạnh tranh, mức độ tăng trưởng của ngành, cơ cấu tính từng đối thủ cạnh tranh chính để nắm và hiểu biết được biện pháp phản ứng và hành động mà họ có thể thông qua. Doanh nghiệp cần phải tính mục đích tương lai, chiến lược hiện tại, các tiềm năng, nhận định cua đối thủ cạnh tranh - Khách hàng Về vấn đề khách hàng là một bộn phận không thể tách rời trong môi trường cạnh tranh. Sự tín nhận của khách hàng có thể là tài sản có giá trị nhất của hãng. Sự tín nhiệm đó đạt được do biết thoản mãn tốt hơn các nhu cầu của thị hiếu khách hàng so với các đối thủ cạnh trạnh. Vấn đề ở đây là vấn đề khách hàng có ưu thế có thể làm hoặc đòi hỏi chất lượng cao hơn và phải làm nhiều chất lượng cao hơn và phải làm những công việc dịch vụ hơn. Người mua có nhiều thế mạnh thì họ mua với số lượng lớn, khi càng lớn hơn cần, khi khách hàng hoặc có đầy đủ thông tin hiểu biết về sản phẩm của doanh nghiệp… Do vậy để giành thế chủ động trong mối quan hệ này thì doanh nghiệp cần phân loại khách hàng để phục vụ cho phù hợp - Người cung cấp Doanh nghiệp cần phải quan hệ với các tổ chức cung cấp các nguồn hàng khách nhau như: Vật tư, thiết bị, lao động, và tài chính. Đặc biệt với công ty kinh doanh xuất nhập thì phải quan hệ tốt với các làng nghề thủ công mỹ nghệ, những công ty cung cấp sản phẩm để công ty tiếp tục kinh doanh xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp hiện nay là khách hàng và phải chủ động thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp để mong muốn được cung cấp đầy đủ về sốlượng và chất lượng, chủng loại, đúng thời gian, tiến độ gí cả phải chăng các loại hàng hoá để ổn định sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, nhà cung cấp có thể gây sức ép lên doanh nghiệp trong một số trường hợp như: khi họ ở thế độc quyền cung cấp một yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp, yếu tố có tính quyết định đối với quá trình sản xuất nguyên liệu đó không có sản phẩm thay thế, doanh nghiệp không phải là khách hàng quan trọng của nhà cung cấp. Vậy doanh nghiệp phải có biện pháp ràng buộc họ để cải hai bên đều có lợi trong mối quan hệ này. - Đối thủ tiềm ẩm Đối thủ mới tham gia trong ngành có thẻ là yếu tố giảm lợi nhuận của công ty do họ đưa vào khai thác các năng lực sản xuất mới, với mong muốn giành được thì phân vào các nguồn lực cần thiết. Mặc dù không phải. Công ty vào cũng gặp phải đối thủ tiềm năng mới, nhưng nguy cơ đối thủ gia nhập ngành cũng ảnh hưởng đến chiến lược của doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp phải toạ ra hàng rào cản trở sự gia nập ngành như: điều chỉnh quan hệ cũng cần, đặt ra mức giá thấp, sử dụng lợi thế về chi phí, bằng phát minh sáng hcế, bảo hộ công nghệ - Sản phẩm thay thế. Sản phẩm thay thế là sản phẩm káhc có thể thoả mãn cũng nhu cầu của người tiêu dùng. Sức ép do có sản phẩm thay thế làm hạn chế tiềm năng lợi nhuận của doanh nghiệp do mức giá cả cao nhất bị không chế. Đe doạ này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự phân tích theo dõi thường xuyên những tiến bộ khoa học - công nghệ, trong đó liên quan trực tiếp là đổi mới công nghệ, đổi mới sản phẩm hơn nữa, sự thay đổi của nhu cầu thị trường cungx là nhân tố quan trọng tạo ra sự đeo doạ này. 1.3. Phân tích môi trường kinh tế quốc tế Môi trường kinh tế quốc tế có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bởi toàn bộ hoạt động sản xuất và xuất nhập khẩu của công ty phụ thuộc rất nhiều vào thị trường quốc tế. Bất cứ biến động nào của kinh tế thế giới đều ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Bước 2: phân tích nội bộ doanh nghiệp Môi trường nội bộ của công ty bao gồm tất cả các yếu tố vào hệ thống bên trong của công ty. Công ty phải cố gắng phân tích một cách cặn kẽ các yếu tố nội bộ đố nhằm xác định rõ điểm mạnh và điểm yếu của mình. Trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp nhằm giảm bớt điểm yếu và phát huy điểm mạnh để đạt đựơc lợi thế tối đa. Các yếu tố nội bộ chủ yếu bao gồm các lĩnh vực chức năng như: máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, nguồn nhân lực, tài chính kế toán Marketing, nề nếp tổ chức… Những người lập chiến lược có thể phát triển nhận thức tốt hơn về hoàn cảnh nội tại nhờ phân tích các yếu tố chủ yếu để làm rõ điểm mạnh và điểm yếu của công ty. Bảng 13 : Tổng hợp môi trường nội bộ công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Yếu tố MTMB Mức độ quan trọng của yếu tố đối với ngành Mức độ tác động đối với công ty Hướng tác động với công ty Tổng điểm - Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh 3 3 - - 9 - Máy móc thiết bị tốt 3 3 + +9 - Cán bộ công nhân viên trình độ cao 3 3 + +9 - Uy tín lâu năm 3 3 + +9 - Hoạt động tiếp thị, hỗ trợ bán hàng chưa phát triển 2 3 - -6 - Tình hình tài chính khả quan 3 3 + +9 - thị trường kinh doanh chưa ổn định 3 3 - -9 - Có mang lưới thị trường lớn trên tg 3 3 + +9 - Chưa có đội ngũ phát triển chuyên nghiệp 3 3 - -9 - Nguồn cung cấp hàng hoá chưa tốt 3 3 - -9 - Kiểm tra chất lượng 2 1 + +2 - Bài làm 2 1 - -2 Bước 3: Lập ma trận cơ hội nguy cơ Tiếp theo công ty phải làm rõ điểm mạnh, điểm yếu ,cơ hội, nguy cơ chính mà mình gặp phải. Điểm quan trọng là các yếu tố được đánh giá tốt trong các bảng tổng hợp môi trường kinh doanh, môi trường nội bộ cho thấy cơ hội mà công ty có thể tranh thủ, còn các yếu tố ảnh hưởng xấu cho thấy các nguy cơ tiềm ẩn đối với công ty. Nhưng điều quan trọng là khi nghiên cứu phân tích cơ hội và nguy cơ thì có rất nhiều. Vì vậy phải sử dụng phương pháp trong đó chú ý đến cơ hội tốt nhất và nguy cơ xấu nhất. Một trong những phương pháp đó là sử dụng ma trận có hội và ma trận nguy cơ. 3.1. Ma trận cơ hội Ma trận cơ hội phân loại cơ hội theo thủ thứ tự ưu tiên trên cở xác định mức độ của cơ hội đối với công ty mà xác suất mà công ty có thế tranh thủ được cơ hội đó. Ma trân cơ hội cơ bản được nêu ra trong bảng dưới dây. Bảng 14: Ma trận cơ hội Mức độ tác động của cơ hội Cao TB Thấp Xác xuất tận dụng cơ hội Cao TB Thấp ưu tiên cao Trung bình ưu tiên thấp Công ty nên tranh thủ các cơ hội nằm ở 3 ô phí trên bên trái có một độ ưu tiên cao. Các cơ hội ưu tiên trung bình và thấp thì chỉ được tận dùng khi có đủ nguồn lực. Các thế lực ưu tiên xác lập theo ma trận cơ hội được sử dụng làm dữ liệu đầu vào cho việc phân tích mặt mạnh, mặt yếu tố, cơ hội và nguy cơ. Đối với công ty sản xuất xuát nhập khẩu tới tổng hợp Hà Nội thì những yếu tố như: thị trường kinh doanh của công ty rộng lớn, nguồn cung cấp mặt hàng chính cho công ty dồi dào và có chất lượng cao, số lượng lớn. Mặt hàng nông sản và thi khu công nghiệp, nhập khẩu máy móc thiết bị, nguyên vật liệu ở các nước tiên tến là những cơ hội lớn đối với công ty. Ngoài ra, Việt Nam đã gia nhập các tỏ chức thương mại quốc tế như AFTA, tiến tới là gia nhập WTO đó là cơ hội có mức ưu tiên trung bình. 3.2. Ma trận nguy cơ Ma trận nguy cơ rất giống mà trận cơ hội, chỉ khác là nó có thêm một cột về mức độ tác động. Cột này có thể làm cho công ty phá sản, sụp đổ hoàn tàon. Tác động tiền ẩn của nguy cơ hiểm nghèo, thậm trí với xác xuát chỉ ở mức trung bình, cần phải giảm thiểu nếu công ty còn nuốn duy trì hoạt động Bảng 15 : Ma trận nguy cơ Mức độ tác động của cơ hội Hiểm nghèo Nguy kịch nghiêm trọng nhẹ Mức khẩn cấp Mức cao Mức trung bình Mức thấp Xác xuất tận dụng cơ hội Cao TB Thấp Nguy cơ thộc ưu tiên khẩn cấp thường do lãnh đạo tối cao xử lý. Công ty ít khi có đủ thời gian để thu nhập nhiều thông tin về nguy cơ khẩn cấp vì thông thường phải có biện pháp tức thì nhằm tránh các nguy cơ ngày sau khi nhận ra chúng. Đối với nguy cơ có thứ tự ưu tiên cao công ty có thời gian thu nhập các thông tin bổ xung. Đối với nguy cơ ở cấp thấp hơn thì thường chỉ cần theo dõi. Nguy cơ thuộc loại này được ghi nhận và người nào đó theo dõi chúng thông qua hệ thống thông tin quản lý. Thứ tự ưu tiên được xác lập qua ma trận nguy cơ cũng được sử dụng làm dữ liệu đầu vào cho việc phân tích nguy cơ cũng được sử dụng làm dữ liệu đầu vào cho việc phân tích mặt yếu, mặt mạnh, nguy cơ và cơ hội. Đối vớ công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội thì năm 2003 AFTA có hiệu lực, cạnh tranh gay gắt hơn là những nguy cơ cao hơn đòi hỏi phương án này giải quyết. Đặc biệt tới đây Việt Nam gia nhập WTO thì nguy cơ này trở nên nguy hiểm góp nhiều lần và cần phải chuẩn bị ngay tại thời điểm tại. Bước 4. Lập ma trận SWOT (thế mạnh, điểm yếu, cơ hội, nguy cơ) Trong bước này chúng ta cần tiến hành phân tích mặt mạnh, mặt yếu cơ hội, nguy cơ. Mục đích của việc phân tích này là phối hợp các mặt mạnh, mặt yếu với nguy cơ và cơ hội thích hợp để từ đó đưa ra các phương án chiến lược có thể lựa chọn cho công ty có thể thực hiện quá trình phôí hợp này bằng ca hs sử dụng ma trận SWOT (S, các mặt mạnh W, các mặt yếu, O các cơ hội, T các nguy cơ) Để xây dựng ma trận SWOT, trước tiên ta kể ra các mặt mạnh, mặt yếu, cơ hội, nguy cơ được xác định băng các ma trận thức tự ưu tiên các ô tương tự. Sau đó chúng ta tiến hành so sánh một số cách hệ thống từng cặp tương ứng các yếu tố nói trên để tạo ra các cặp phối hợp logic. Quá trình này tạo ra phát triển nhóm phối hợp cơ bản. Tương ứng với các nhóm này là các phương án chiến lược. Công ty có thể lựa chọn. - Phối hợp S/O thu được do phối hợp các mặt mạnh chủ yếu với cơ hội công ty. Điều quan trọng là công ty phải sử dụng các mặt mạnh của mình nhằm khai thác cơ hội. - Phối hợp S/T thu được do phối hợp các mặt mạnh với các nguy cơ chính của công ty. Công ty phải tận dụng các điểm mạnh để vượt qua các nguy cơ. - Phối hợp W/o là phối hợp giữa mặt yếu của công ty và các cơ hội lớn. Công ty có thể vượt qua các mặt yếu bằng cách tranh thủ các cơ hội. - Phối hợp W/T phối hợp mặt yếu và nguy cơ của công ty. Điều quan trọng là công ty phải cố gắng làm sao giảm thiếu được mặt yếu của mình và tránh được nguy cơ bằng cách đề ra các chiến lược phòng thủ. Bảng 16: ma trận SWOT của công ty sản xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Ma trận SWOT 1. Đội ngũ cán bộ nhân viên 2. Uy tín lâu năm 3. Tình hình chính khả quan 4. Có thị trường rộng lớn 5. Máy móc thiết bị tốt 1. Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh kém 2. Chưa có đội ngũ phát triển chuyên nghiệp 3. Hoạt động tiếp thị chưa phát triển 4. sản phẩm thụ thuộc nhiều vào nhà cung ứng 0 1. Nhu cầu khách hàng sử dụng sản phẩm chất lương cao 2. AFTA có hiệu lực và tiến tới gia nhập WTO, cơ hội xuất khẩu trở nên mạnh mẽ 3. Thị trường tiền năng còn rất lớn 4. Nguồn cung cấp sản phẩm để kinh doanh lớn, dồi dào,chất lượng cao. Kết hợp chiến lược S/0 1. Đẩy mạnh sản xuất và kinh doanh sản phẩm chất lượng cao 2. Đẩy mạnh xuất khẩu phát huy tối đa nguồn lực 3. Nâng cao chất lượng sản phẩm kinh doanh từ khâu thu mau 4. Mở rộng thị trường chiếm lĩnh thị phần Kết hợp chiến lược W/O 1. Đẩy mạnh, hoàn thiện công tác lập kế hoạch 2. Tăng cường của cán bộ đi đào tạo có chất lượng đáp ứng nhu cầu hiện tại phức tạp 3. Cơ chính sách chủ động hơn trong quan hệ với nhà chung ứng 4. Thiếu chuyên gia nghiên cứu thị trường T 1. AFTA có hiệu lực và tiến tới gia nhập WTO môi trường cạnh tranh gay gắt hơn 2. Đối thủ cạnh tranh nhiều và mạnh Kết hợp chiến lược S/T 1. Tăng cường công tác thị trường, đẩy mạnh tiêu thụ 2. Triệt để tiến kiệm hạ giá thành sản phẩm tăng khả năng cạnh tranh Kết hợp chiến lược W/T Nguy hiểm 4. Tổ chức xây dựng kế hoạch kinh doanh một cách hệ thống. Kế hoạch kinh doanh thường được hiểu đơn giản là một tài liệu, mọt thủ tục để vay vốn hoặc nhân tài trợ, để thu hút các cổ đông hoặc các nhà đầu tư tương lai, hay làm căn cứ để xây dựng ngân sách hoặc đặt ra các mục tiêu hàng năm. Thật vậy đó là công dụng chính của một kế hoạch. Thế nhưng một kế hoạch kinh doanh thực sự trong đơn thuần chỉ là một tài liệu - đó là một quá trình - một quá trình hoạch định nhằm biến một ý tưởng thành một hoạt động kinh doanh tành công phương diện tài chính. Văn kiện kế hoạch kinh doanh và quá trình chuẩn bị phục vụ nhiều chức năng quan trọng. Các chức năng này có tính chất quyết định không chỉ ở giai đoạn chuẩn bị hay bắt đầu doanh nghiệp, mà còn là công cụ quản lý kinh doanh trong quá trình hoạt động. Trong quá trình hoạt động, kế hoạch kinh doanh được sử dụng - Để cung cấp căn cứ và định hướng, từ đó phát triển các mục tiêu đã định và một chiến lược cũng như kế hoạch hoạt động chi tiết và cụ thể hơn để đạt được mục tiêu này. - Đề duy trì sự tập trung vào các mục tiêu chính - Để cung cấp một điểm đối chiếu đưa vào đó do dược các kết quả thực tế. Từ những nhận định trên, chúng ta thấy rằng để có thể thực hiện được các chiến lược mà đặc biệt là các phương án chiến lược kinh doanh xuất khẩu thì công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội phải tổ chức xây dựng kế hoạch kinh doanh mặt cách hệ thống cho các mặt hàng có doanh thu cao, kim ngạch lớn. ã Tổ chức kế hoạch kinh doanh một cách hệ thống. Một kế hoạch kinh doanh đòi hỏi các mức độ nhấn mạnh khác nhau đối với từng phần riêng biệt của kế hoạch. Tuy nhiên một kế hoạch kinh doanh thực sự sẽ luôn bao gồm viêc phân tích các khái niệm cơ bản hoặc nhóm vấn đề liên quan có ở tất cả các kế hoạch - Mô tả và xem ai là người tham gia, sản phẩm hay dịch vụ nào có khả năng bán được và đâu là thị trường cho sản phẩm hay dịch vụ. - Một bản phân tích các một kế hoạch về việc sản phẩm và mặt hàng sẽ được sản xuất và bản như thế nào. - Định hướng các nguồn lực cần thiết để đạt kế hoạch và khi nào cần tuân theo là một bản tổng kết các kết quả dự kiến. - Ai - Khi nào - Nhu cầu - Đóng gói - Cái gì - Như thế nào - Kết quả - ở đâu Xác định và mô tả Phân tích và lập kế hoạch Lượng hoá và tổng kết Tổ chức một cách hệ thống Kế hoạch kinh doanh - Công ty - Chiến lược Marketing / kế hoạch bán hàng - Các yếu tố nguồn lực cần thiết - Tóm tắt tổng quát - Sản phẩm hoặc dịch vụ - sản xuất vận hành - Dự kiến các hoạtdộng - Mục lục - Thị trường - Kế hoạch quản lý - Phụ lục minh hoạ Các bộ phận chủ yếu của một kế hoạc kinh doanh Tóm tắt tổng quát 1. Công ty 2. Sản phẩm hay dịch vụ 3. Phân tích thị trường 4. Chiến lược Marketing 5. Sản xuất, vận hành 6. Kế hoạch quản lý 7. Kế hoạc tài chính - Tổng hợp các nguồn lục cần thiết 8. Báo cáo tài chính - Dự kiến kế hoạch 9. Xây dựng các biểu mẫu kế hoạch + Tóm tắt tổng quát Bản tóm tắt tổng quát mô tả ngắn gọn và chính xác các yếu tố chính của hoạt động kinh doanh dự kiến phần này tổng hợp các nội dung cơ bản các phần chi tiết trong bản kế hoạch. + Công ty Lịch sử hình thành và phát triển của công ty với các công ty bản tóm tắt lịch sử phát triển rất quan trọng nó có thể tạo lòng tin để có được sự chấp nhận của thị trường đối với sản phẩm và mặt hàng của công ty. Nó tạo căn cứ cho việc vạch hoạch hoạt động tương lại hay cho các kết quả. + Sản phẩm hay dịch vụ Mô tả chính xác công ty bán những cái gì và có thể hiểu được tại sao lại bán vào kinh doanh sản phẩm, mặt hàng đó. Mô tả ứng dụng của sản phẩm, lợi ích của sản phẩm bàn quyền, nhãn hiệu, thương hiệu. Bản chất đẩy đủ của sản phẩm hay các mặt hàng và khả năng được thị trường chấp nhận hiếm khi đựơc bộc lộ. Do vậy, phần này của hệ haọch phải làm rõ được tại sao sản phẩm lại thành công. + Phân tích thị trường Phần này cung cấp tổng quan về môi trường hoạt động kinh doanh của công ty nhằm đánh giá tình hình thực hiện của các phần khách của kế hoạch. Phần này mô tả chi tiết ai là người có nhu cầu đối với sản phẩm hay dịch vụ, tại sao lại có nhu cầu này, lượng cầu bao nhiêu, bao nhiêu phần của nhu cầu này đã đựơc đáp ứng bởi công ty. Chiến lưụơc Marketing / kế hoạch bán hàng Phần này mô tả chi tiết về chiến lược Marketing và các phương pháp khuyến mại cũng như các chiến lược hỗ trợ được sử dụng. Nội dung phần này xây dựng dựa vào phân tích thị trường nhằm đạt được doanh số dự kiến của công ty. + Sản xuất vận hành Giải thích chi tiết sản phẩm được sản xuất như thế nào, và cần những nguồn lực nào để vận hành quá trình một cách có hiệu quả. Phần này, phân tích và hiểu cặn kẽ quy trình hoạt động cần phải điều tra mối liên hệ giữa các bước khác nhau và các nhu cầu về chi phí, thời gian, tràng thiết bị, các phương tiện, nhận sự, vật tư. Cần theo dõi và kiểm soát các bước thực hienẹ. Các quá trình cũng như chi phí cần được so sáh với tình hình cạnh tranh nhằm đảm bảo xác định được giá cả phải chăng cho sản phẩm. + Kế hoạch quản lý Mô tả cơ cấu tổ chức quản lý, các kỹ năng cụ thể cần có, những người gữi vị trí chủ chốt và các phương pháp điều hành mà họ sử dụng hỗ trợ cho nhau nhằm đạt được thành công cho công ty. + Kế hoạch tài chính - tổng hợp các nguồn lực cần thiết. Tổng hợp các chi phí hoạt động của công ty nhằm thực hiện kế hoạch kinh doanh. Sắp xếp tính toán chi phí cho các yêu cầu đã xác định, đồng thời, quy ra tiền các hoạt động thích hợp khác. Kế hoạch tài chính sẽ chi tiết hoá các yêu càu đã được chỉ ra một cách tổng quát các phần khác của kế hoạch. + Báo cáo tài chính - dự kiến các hoạt động. Tóm tắt toàn bộ kế hoạch đã được nêu ở phần trên, trình bày báo cáo tài cính theo từng kỳ kế hoạch cho một số năm hoạt động tiếp theo của công ty. Hỗ trợ việc tính toán các nhu cầu trên mặt, là công cụ phân tích năng lực tài chính và giá trị trong tương lai của công ty. + Xây dựng các biểu mẫu kế hoạch. Các biểu mẫu mô tả sản phẩm, quy mô thị trường mạng lưới phân phối bán hàng, kế hoạch dự trù nguyên vật liệu sản lượng sản xuất qua các tháng, quý, năm, tổng hợp về phương tiện, máy móc thiết bị, cơ bấu tổ chức bộ máy quản lý, các bảng cân đối tài chiính, bảng dự buổi kết quả kinh doanh, bảng về đóng tiền. Kết luận Từ những quan điểm, định hướng chính sách của Đảng và Nhà nước ta về vấn đề kế hoạch hoá kinh doanh trong doanh nghiệp, đối chiếu với mục đích nghiên cứu của chuyên đề là tìm ra được những giải pháp phù hợp để hoàn thiện công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty Haprosimex chuyên đề đã thu được lập kết quả sau: Thông qua việc sưu tập, tham khảo sách, báo, tài liệu, kết hợp với vận dụng vào thực tế của Việt Nam. Chuyên đề đã hệ thống được các vấn đề cơ bản về kế hoạch kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. Làm chuyên đề cũng đã tìm hiểu vấn đề kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Thông qua việc phân tích tình hình thực tế, đánh giá thực trạng của Công tác kế hoạch tại Công ty haprosimex, em đã mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nghiệp vụ nhằm giải quyết tồn tại, phát huy mặt tích cực, ngày càng hoàn thiện và đẩy mạnh hơn nữa công tác kế hoạch sản xuất - kinh doanh của Công ty. Em hy vọng rằng những biện pháp mà chuyên đề đưa ra sẽ giúp ích phần nào cho việc nâng cao hiệu quả công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty Haprosimex. Với kiến thức còn hạn hẹp và trong điều kiện thời gian có hạn chuyên đề chắc chắn sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Rất mong thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để chuyên đề được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Mục lục