Chuyên đề Một số giải pháp hoàn thiện quản trị hoạt động mua vật tư tại công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội

ó khả năng cung ứng tốt nhất. Sau đó đến Tân Cơ, quy chế Cầu Diễn, Thiên Hà. 3.1.2 Phương pháp nghiên cứu Hiện nay do kinh phí hạn hẹp công ty chủ yếu áp dụng phương pháp nghiên cứu tại chỗ: + Nghiên cứu thông tin liên quan đến nhà cung ứng qua các phương tiện thông tin đại chúng như qua đài, báo chí, truyền hình, điện thoại...đặc biệt là qua mạng Internet. Mạng Internet là nguồn quan trọng cung cấp thông tin về các nhà cung ứng ở nước ngoài. Tờ báo quan trọng cung cấp thông tin về giá cả vật tư cho công ty là : Thị trường giá cả. + Nghiên cứu thông tin do chính khách hàng cung cấp. +Nghiên cứu thông tin qua chính lời chào hàng của nhà cung ứng có mong muốn thiết đặt mối quan hệ thương mại với công ty. Từ việc nghiên cứu thị trường công ty sẽ thu thập được các thông tin có liên quan đến các nhà cung ứng, phục vụ cho việc lựa chọn nhà cung ứng. Tất cả những thông tin về nhà cung cấp sẽ được ghi chép, lưu trữ và theo dõi, đánh giá trong sổ nghiệp vụ của phòng Marketing. 3.2 Lựa chọn nhà cung ứng Căn cứ vào các thông tin có được từ công tác nghiên cứu thi trường, đồng thời căn cứ yêu cầu mua vật tư của các bộ phận trong công ty, công ty sẽ tiến hành gửi yêu cầu báo giá cho một số nhà cung ứng. Sau khi tổng hợp các báo giá phù hợp, phòng Marketing sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng có khả năng nhất trên các tiêu chuẩn sau: + Khả năng đảm bảo về số lượng và chủng loại vật tư cho công ty: nhà cung cấp phải có đủ nguồn hàng (số lượng, chủng loại vật tư) để cung ứng cho công ty, đáp ứng đúng tiến độ sản xuất, tránh tình trạng đình trệ sản xuất do thiếu nguyên vật liệu. Chỉ có các nhà cung ứng có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu của công ty thì công ty mới thiết lập mối quan hệ thương mại với nhà cung ứng đó. + Khả năng cung cấp vật tư đúng tiêu chuẩn chất lượng mà công ty yêu cầu: do tính chất đặc điểm kỹ thuật công nghệ sản phẩm của công ty nên các loại nguyên vật liệu, phụ tùng, chi tiết cho lắp giáp và sản xuất sản phẩm phải đảm bảo về chất lượng cũng như các thông số kỹ thuật. Nhà cung ứng nào có nguồn vật tư cung cấp cho công ty đạt tiêu chuẩn chất lượng thì công ty sẽ chọn nhà cung cấp đó, còn không công ty sẽ lựa chọn nhà cung cấp khác thay thế. + Công ty lựa chọn nhà cung ứng còn căn cứ vào điều kiện thanh toán mà bên cung ứng đưa ra. Công ty sẽ lựa chọn nhà cung ứng nào có điều kiện thanh toán phù hợp nhất, thuận tiện nhất, tối thiểu hoá chi phí giao dịch. Tuỳ vào từng đối tượng vật tư mà thứ tự ưu tiên của các tiêu chuẩn có khác nhau. Đối với các loại vật tư đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật cao thì tiêu chuẩn chất lượng được ưu tiên hàng đầu. Các loại vật tư đó như: Palăng, con chạy, tay bấm điều khiển, động cơ lièn hộp số. Đối với một số vật tư khác thì tiêu chuẩn đảm bảo về số lượng và chất lượng lại được ưu tiên hơn. Đó là các loại vật tư như: thép tấm, thép L đều cạnh, thép tròn, máng điện nhựa, kẹp cáp cố định..... Nói tóm lại công ty đã lựa chọn những nhà cung ứng thoả mãn yêu cầu đảm bảo an toàn trong sản xuất kinh doanh và tối thiểu hoá chi phí sản xuất cho công ty, đảm bảo cho sản xuất được liên tục, không bị gián đoạn do những trục trặc từ phía nhà cung ứng. Một căn cứ quan trọng để lựa chọn nhà cung ứng là căn cứ vào yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong công ty. Mẫu yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong công ty gửi đến phòng vật tư như sau: Mẫu: yêu cầu mua hàng Người yêu cầu Tên: Bộ phận: Ngày yêu cầu: Ngày yêu cầu giao hàng: STT Hạng mục Đơn vị Số lượng Giá trị dự tính Hợp dồng Người yêu cầu Phụ trách Tổng giám đốc 3.3. Xác định nhu cầu vật tư cần mua 3.3.1. Xác định nhu cầu vật tư cần dùng Vật tư cần dùng cho sản xuất Sản phẩm của CEC được sản xuất theo đơn đặt hàng. Số lượng, chủng loại, mẫu mã, chất liệu từng loại vật tư phải đúng theo yêu cầu của khách hàng, theo quy định chuẩn chung của yêu cầu kĩ thuật, nên việc xác định lượng vật tư cần dùng là không có. Căn cứ vào đơn hàng, cán bộ phòng kĩ thuật sẽ lập nên bản danh mục định mức và dự trù vật tư. Bảng này nêu rõ quy cách, chủng loại, số lượng mỗi loại vật tư cần dùng cho sản xuất một sản phẩm nhất định theo đơn hàng. Cơ cấu định mức vật tư gồm có: + Phần tiêu dùng thuần tuý: Là phần tiêu dùng có ích, là phần vật tư trực tiếp tạo thành thực thể sản phẩm và là nội dung chủ yếu của định mức tiêu dùng vật tư. Phần tiêu dùng thuần tuý biểu hiện ở trọng lượng ròng của sản phẩm sau khi sản xuất. Được xác định theo mẫu thiết kế sản phẩm theo các công thức lý thuyết hoặc trực tiếp cân đo sản phẩm, không tính đến các phế liệu và các hao phí bỏ đi. + Phần tổn thất có tính chất công nghệ: Là phần hao phí cần thiết trong việc sản xuất sản phẩm. Tổn thất này biểu hiện dưới dạng phế liệu, phế phẩm cho phép do những điều kiện cụ thể của kĩ thuật sản xuất, quy trình công nghệ. Phần tổn thất này phụ thuộc vào yêu cầu kĩ thuật, đặc điểm máy móc thiết bị, trình độ công nghệ và chất lượng của nguyên vật liệu. Trong công ty, cán bộ kĩ thuật xác định lượng tổn thất này theo các phương pháp: Thực nghiệm, thống kê kinh nghiệm. Định mức vật tư được xây dựng cho một sản phẩm. Lượng vật tư cần dùng cho một đơn hàng. Do vậy cách tính như sau: Nđh =S QxMi Mi: Định mức sử dụng vật tư i cho một sản phẩm Q: Số lượng sản phẩm trong 1 đơn đặt hàng. Nđh: Lượng vật tư cần dùng cho một đơn hàng. (Biểu 7) Bảng định mức và dự trù vật tư tổng hợp Khách hàng DANIELI Sản phẩm Cẩu quay 5T x 5.5M STT Quy cách Chủng loại Số lượng Trọng lượng 1 Thép tấm PL5x60x60 PL5 4 bộ 0.57 kg 2 Thép tấm PL6x170x4500 PL6 1 bộ 36.03 kg 3 Thép tấm PL10x150x6050 PL10 2 bộ 1424.78 kg 4 Thép tấm PL12x1500x5600 PL12 1 bộ 791.28 kg 5 Thép tấm PL16x500x3300 PL16 1 bộ 207.24 kg 6 Thép tấm PL20x1300x4300 PL20 1 bộ 877.63 kg 7 Thép tấm PL25x1300x3000 PL25 1 bộ 765.38 kg 8 Thép tấm PL30x600x1360 PL30 1 bộ 192.17 kg 9 Thép tròn Φ60x110 Φ60 1 thanh 2.44 kg 10 Thép tròn Φ130x570 Φ130 1 thanh 59.36 kg 11 Thép tròn Φ140x25 PL25 1 thanh 3.02 kg 12 Thép tròn Φ250x25 PL25 1 thanh 9.63 kg 13 Thép tròn Φ280 Φ280 1 thanh 96.62 kg 14 30x120x160 Cao su 4 thanh 15 Bulong M12x50 5.6 8 bộ 16 Bulong Hilti M24x290 10.9 20 bộ 17 Bulong M20x60+1 đệm+1 êcu 10.9 8 bộ 18 Bulong M20x70+1 đệm+1 êcu 10.9 6 bộ 19 Bulong M12x40+1 đệm 10.9 4 bộ 20 Vòng bi Nachi 51316 1 chiếc 21 Vòng bi Nachi 22222X 1 chiếc 22 Vòng bi Nachi 6310ZZE 4 chiếc Vật tư cần dự trữ: Vật tư dự trữ là lượng vật tư cần thiết được quy định để đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục và bình thường. Lượng vật tư dự trữ của công ty không nhiều. Công ty thường dự trữ nguyên vật liệu phụ, chi tiết phụ tùng nhỏ nhưng lại thường xuyên phải sử dụng, mất nhiều thời gian mua. Xác định lượng vật tư cần dự trữ căn cứ vào: + Triển vọng các hợp đồng sắp kí + Dự đoán sự thay đổi của thị trường + Mức độ khan hiếm vật tư đó trên thị trường. 3.3.2. Xác định lượng vật tư cần mua Lượng vật tư cần mua được xác định căn cứ vào khối lượng vật tư cần dùng, lượng vật tư cần dự trữ. Cụ thể được xác định theo công thức sau: Ncm = Nđh + N2 - N1 Ncm: Lượng vật tư cần mua trong một kỳ (tháng, quý, năm...) Nđh: Lượng vật tư cần dùng được tổng hợp theo các đơn đặt hàng trong kỳ N1 : Lượng dự trữ đầu kỳ N2 : Lượng dự trữ cuối kỳ 3.4. Chính sách mua vật tư mà công ty đang áp dụng 3.4.1. Mua trực tiếp và mua qua trung gian Các nhà cung ứng trong nước của công ty đều được đánh giá một cách kỹ lưỡng trước khi có quan hệ thương mại cho nên công ty chủ yếu tiến hành chính sách mua trực tiếp (mua thẳng).Tuy nhiên, khi trên thị trường, một số loại vật tư có những biến động về giá cả hoặc chính sách của nhà nước có sự thay đổi thì công ty tiến hành mua trực tiếp có điều chỉnh. Ví dụ như vừa qua giá thép trên thị trường có nhiều thay đổi vì vậy quan hệ mua của công ty với các công ty cung ứng thép cũng có điều chỉnh về giá. Trong một số trường hợp công ty thực hiện chính sách mua với khối lượng lớn và thanh toán ngay để được giảm giá. Còn đối với những vật tư phải nhập khẩu công ty thực hiện chính sách mua qua trung gian. Trung gian ở đây thực chất là một công ty vận tải được CEC uỷ quyền vận chuyển, làm các thủ tục hải quan và các công việc cần thiết khác để đưa được vật tư về đến kho của công ty một cách kịp thời, đúng tiến độ, đảm bảo đúng chất lượng, số lượng, chủng loại...Các điều khoản trong hợp đồng thì CEC Hà Nội trực tiếp thương lượng với nhà cung ứng nước ngoài. Làm theo cách này có một số thuận lợi đó là: giảm được thuế nhập khẩu, tăng cường tính chất chuyên môn hoá, tránh được các rủi ro và các vụ kiện tụng không đáng có... Những loại vật tư mua trực tiếp và mua qua trung gian được thể hiện trong bảng dưới đây: Vật tư mua trực tiếp Vật tư mua qua trung gian 1. Thép chữ U cán nóng 2. Thép chữ I thông thường 3. Thép tấm lá đen 4. Thép tấm băng cuộn 5. Thép tròn trơn 6. Thép trong gai 7. Thép hộp vuông 8. Bánh răng 9. Vòng bi 10. Thép L đều cạnh 11. Biến thế 12. áp tô mát 13. Biến tần 14. Hộp bao che cuối máng điện bằng nhựa Kẹp cáp di động Kẹp cáp cố định Quang thép mạ kẽm treo cố định Con chạy chổi than lấy điện Quang treo máng điện bằng thép Palăng cáp điện Palăng xích điện Tay bấm điều khiển cho cần trục Tay lấy điện Hộp điện Tay đòn palăng Hộp giảm tốc liền động cơ Khởi động từ 14. Mã đồng nối thanh dẫn điện Công ty thường mua với giá cố định ngay từ khi ký hợp đồng chứ không mua với giá thoả thuận tại thời điểm giao hàng. Bởi mua với giá cố định ngay từ đầu giúp công ty chủ động hơn trong thương lượng, đặt hàng, tiếp nhận vật tư. Tránh được những trường hợp vật tư không đảm bảo yêu cầu cũng như các vụ kiện tụng không đáng có. Trong một số trường hợp, công ty mua với với mức giá thoả thuận ngay từ khi ký hợp đồng tuy nhiên sau đó có những điều chỉnh khi thị trường có sự thay đổi giá. Sự điều chỉnh lại được công ty đàm phán với nhà cung ứng tuỳ trường hợp cụ thể. 3.4.2. Mua của một người và mua của nhiều người Để đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả, công ty CEC Hà Nội thường lựa chọn mua vật tư của một nhà cung ứng và mua của nhiều nhà cung ứng. Đối với các loại phụ tùng, chi tiết, bộ phận bán thành phẩm, công ty tiến hành mua của một nhà cung ứng. Vì như vậy sẽ đảm bảo chất lượng, độ tin cậy, nhanh chóng hơn và thuận tiện hơn. Một số vật tư được mua của một nhà cung ứng là: + Bánh răng + Khung nhà thép tiền chế + Cáp thép + Kẹp cáp di động + Kẹp cáp cố định + Cữ chặn cuối thanh C ray + Mã đồng nối thanh dẫn điện trong máng + Con chạy treo cáp + Hộp nối ray + Sản phẩm mạ... Đối với các loại vật tư khác, công ty tiến hành chính sách mua của nhiều nhà cung ứng. Vì hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung ứng khác nhau, họ ở những nơi khác nhau nhưng có bán cùng một loại vật tư. Các công ty này cũng có khả năng đảm bảo về chất lượng vật tư theo yêu cầu của công ty với cùng một mặt bằng giá cả. Thông thường mỗi loại vật tư công ty tiến hành mua của từ 2 cho dến 3 nhà cung ứng. Công ty đã chọn hình thức mua của nhiều nhà cung ứng vì hình thức này có những thuận lợi sau: + Mua của nhiều người sẽ tạo ra sự cạnh tranh giữa những người bán, tạo điều kiện cho công ty tìm ra những điều kiện mua thuận lợi hơn như điều kiện về giá cả, điều kiện thanh toán... + Mua của nhiều người sẽ có khả năng đảm bảo an toàn cao hơn. Phòng ngừa được các trục trặc từ phía người cung ứng, hạn chế tỉ lệ cung ứng vật tư không đúng hạn, không đủ chủng loại và số lượng, đặc biệt là trong trường hợp khan hiếm vật tư + Mua của nhiều người thuận tiện hơn khi công ty cần mua với khối lượng lớn, một nhà cung ứng sẽ không đủ cung mà cần phải huy động từ nhiều nhà cung ứng. + Mua của nhiều người, công ty có cơ hội để mở rộng các quan hệ kinh tế - xã hội. Một số loại vật tư công ty tiến hành mua của nhiều nhà cung ứng: + Palăng xích điện + Palăng cáp điện + Bộ dắt con chạy di chuyển + Con chạy chổi than lấy điện + Hộp điện KITO + Động cơ liền hộp số + Hộp giảm tốc liền động cơ + Khởi động từ HI + Khởi động từ HC + Tụ điện Công ty xác định chính sách mua nhằm đạt được các mục tiêu mua như sau: + Mục tiêu chi phí: với chất lượng và các dịch vụ khác giống nhau của các nhà cung ứng thì công ty chọn nhà cung ứng nào có giá bán rẻ nhất nhằm giảm chi phí mua vật tư, nhưng vẫn đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng của mỗi chủng loại vật tư. + Mục tiêu chất lượng: Chất lượng vật tư là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của công ty cũng như khả năng cạnh tranh trên thị trường của công ty. Do đó công ty chọn nhà cung ứng có uy tín, có nguồn vật tư đảm bảo chất lượng và phù hợp với yêu cầu của công ty, cụ thể vật tư đó phải đúng và đủ quy cách và các thông số kỹ thuật. Chúng ta hãy xem xét tiêu chuẩn chất lượng của một loại thép mà công ty thường sử dụng: (Biểu 8) Bảng tiêu chuẩn chất lượng của thép chữ I thông dụng Kích thước Khối lượng 1m thép Kích thước Khối lượng 1m thép H B D D b d 100 120 140 160 180 180 200 200 220 220 240 240 270 55 64 73 81 90 100 100 110 110 120 115 125 125 4.5 4.8 4.9 5 5 5.2 5.2 5.4 5.4 5.6 5.6 6 6 9.46 11.5 13.7 15.9 18.4 19.9 21 22.7 24 25.8 27.3 29.4 31.5 270 300 300 330 360 400 450 500 550 600 650 700 700 135 135 145 140 145 155 160 170 180 190 200 210 210 6 6.5 6.5 7 7.5 8 8.6 9.5 10.3 11.1 12 13 15 33.9 36.6 39.2 42.2 48.6 56.1 65.2 76.8 89.8 104 120 138 158 Nguồn: Phòng kĩ thuật 3.5. Tổ chức mua vật tư: Tổ chức mua vật tư của công ty CEC Hà Nội gồm các hoạt động: Thương lượng, đặt hàng, kiểm tra, tiếp nhận. Hoạt động thương lượng được diễn ra sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng. Thực chất quá trình thượng lượng là quá trình trao đổi các điều kiện mua bán giữa CEC Hà Nội với các nhà cung ứng. Các nội dung thương lượng như sau: + Số lượng vật tư, phụ tùng thiết bị cần mua. + Chất lượng và khả năng đảm bảo: Công ty đưa ra các điều kiện, tiêu chuẩn về chất lượng nguyên vật liệu, thiết bị phụ tùng, chi tiết bộ phận phục vụ cho lắp ráp và sản xuất sản phẩm của công ty, thống nhất về phương pháp, phương tiện kiểm tra chất lượng. Bởi vì cùng một loại vật tư như nhau những phương tiện kiểm tra khác nhau cho kết quả khác nhau, dẫn tới nhiều tranh chấp trong hợp đồng không đáng có. + Giá cả và phương thức thanh toán: đôi bên thoả thuận với nhau về giá cả và phương thức thanh toán, giá cả có thể cao hơn hoặc thấp hơn với giá thị trường hoặc so với các nhà cung cấp khác điều này còn phụ thuộc vào khối lượng mua, hình thức thanh toán với nhà cung ứng. + Thời gian giao hàng: Công ty và nhà cung cấp thống nhất về thời gian giao vật tư cụ thể, nếu bên nào vi phạm hợp đồng thì căn cứ vào điều lệ trong hợp đồng để giải quyết vi phạm. Những nội dung và điều kiện này được trao đổi một cách kỹ lưỡng với nhà cung cấp. Sự chi tiết hoá của nội dung đàm phán là điều kiện thuận lợi cho việc đảm bảo thực hiện quyền và trách nhiệm của hai bên trong hợp đồng mua bán. Công ty và nhà cung cấp sẽ kết thúc đàm phán nếu như cả đôi bên cùng thống nhất được với nhau về yêu cầu và điều kiện mua bán, khi đó đôi bên tiến hành thực hiện ký kết hợp đồng mua bán. Ký kết đặt hàng:Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn đếnviệc đặt hàng. Hợp đồng ký kết phải được thành lập dưới hình thức văn bản trong đó ghi rõ nội dung mua bán, mọi điều kiện giao dịch đã được thoả thuậnvà có chữ ký của hai bên dựa vào đó hai bên thực hiện những nghĩa vụ và hưởng quyền lợi của mình. Mẫu: Đơn đặt hàng Người đặt hàng Nhà cung cấp Tên: Tên: ............................................................ Bộ phận: Địa chỉ: ..................................................... Ngày đặt hàng: Ngày giao hàng: Điện thoại: ................................................ STT Hạng mục Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Hợp đồng Hình thức và điều kiện thanh toán: - Sec Đợt 1 - Tiền mặt Đợt 2 - Chuyển khoản Đợt 3 Xác nhận đặt hàng Người đặt hàng Phụ trách vật tư Kiểm tra và tiếp nhận: Căn cứ vào đơn hàng của phòng vật tư, sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hàng, người cung ứng sẽ thông báo bằng fax, phone, hoặc trực tiếp đến công ty. Trưởng phòng vật tư và nhân viên tiếp nhận thông tin này sẽ chuẩn bị các bước để tiếp nhận vật tư. Căn cứ vào hàng còn lưu ở trong kho, trưởng phòng vật tư hoặc nhận viên tiếp liệu sẽ quyết định xem hàng sẽ đựoc tiếp nhận vào kho nào đồng thời tiến hành kiểm tra đối chiếu xem: Hàng có giấy chứng nhận phẩm chất chưa. Giấy chứng nhận phẩm chất có phù hợp với đơn hàng hay không. Mã hiệu trên mã sản phẩm thực tế so với đơn hàng có phù hợp không. Số lượng chủng loại vật tư có khớp với đơn hàng hay không. Nếu hàng hoá phù hợp với yêu cầu đặt ra thì thủ kho ký xác nhận vào một hoá đơnvà trả lại người giao hàng (bản chính). Nếu không phù hợp với yêu cầu thì được xử lý như sau: - Thủ kho sẽ chuyển kết quả xuống phòng vật tư. Nhân viên phòng vật tư sẽ thảo luận lại với nhà cung ứng để xác nhận và bổ sung hoàn chỉnh lô hàng. - Nếu không thể hoàn chỉnh được yêu cầu trên thị trường phòng vật tư thông báo và trả lại lô hàng cho nhà cung ứng. Sau khi đã tiến hành kiểm tra và vật tư phù hợp với yêu cầu thì nhân viên KCS của phòng vật tư sẽ dán nhãn hiệu màu xanh vào lô hàng và thủ kho tiến hành chuyển hàng vào kho theo đúng nơi quy định. Quá trình kiểm tra và tiếp nhận vật tư trong công ty được diễn ra theo sơ đồ sau: Vật tư qua kiểm tra và tiếp nhận Thủ kho phát hiện vật tư đủ tiêu chuẩn và không đủ tiêu chuẩn Báo cáo cán bộ quản lý Kiểm tra Chấp nhận lô hàng và tiến hành nhập kho vật tư Cán bộ vật tư thảo luận trả lại nhà cung cấp Đạt Không đạt Nhờ công tác tiếp nhận và kiểm tra chất lượng vật tư được tiến hành trước khi đưa vào nhập kho nên vật tư đảm bảo chất lượng và thoả mãn yêu cầu đặt ra. Công ty đã kịp thời phát hiện và loại một số lô hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, quy cách cũng như các thông số kỹ thuật. 4. Những tồn tại chủ yếu của quản trị hoạt động mua của công ty CEC Hà Nội 4.1. Công tác nghiên cứu thị trường chưa đảm bảo yêu cầu của quản trị hoạt động mua vật tư Hoạt động nghiên cứu thị trường vật tư của công ty dù đã được quan tâm song vẫn chưa đảm bảo yêu cầu của quản trị hoạt động mua vật tư. Những hạn chế đó được thể hiện ở các điểm sau: + Phương pháp nghiên cứu: Hiện nay công ty CEC Hà Nội chỉ tiến hành nghiên cứu thị trường theo phương pháp nghiên cứu tại chỗ. Thông tin đưa ra dựa trên các phán đoán chủ quan và mang nhiều tính chất cảm tính. + Nội dung nghiên cứu: Nội dung nghiên cứu còn hạn hẹp, mới dùng lại ở các khía cạnh: thông tin cơ bản về khả năng đáp ứng yêu cầu, thông tin về giá cả, chất lượng, thời gian và tiến độ giao hàng. + Bộ phận đảm nhiệm : Trong cơ cấu bộ máy của CEC Hà Nội chưa có bộ phận chuyên nghiên cứu thị truờng vật tư. Công tác nghiên cứu được tiến hành ở phòng Marketing và do hai nhân viên tiến hành. Hai nhân viên này còn kiêm nhiệm thêm các nhiệm vụ khác, chưa có kiến thức chuyên môn sâu, chưa có khả năng sử dụng các phần mềm phân tích. + Thiết bị máy móc dùng cho nghiên cứu: Thiết bị dùng cho nghiên cứu còn hạn chế. Chính vì vậy công tác tổ chức thu thập, xử lý thông tin còn gặp nhiều khó khăn. Hoạt động nghiên cứu thị trường ở công ty chưa được quan tâm thoả đáng. Hoạt động này mới chỉ dừng lại ở các phòng Marketing, phòng Vật tư, trong từng thời kỳ và theo các đơn hàng. Trong hoạt động nghiên cứu thị trường công ty chưa có chiến lược dài hạn. Đây là một sự thiếu sót không đáng có. 4.2. Công tác tạo nguồn chưa đáp ứng yêu cầu của sản xuất Hiện nay, công ty CEC Hà Nội có quan hệ với trên 80 nhà cung ứng. Đây là một điều kiện thuận lợi cho công tác tạo nguồn hàng vật tư cung ứng cho sản xuất. Với công tác tổ chức tạo nguồn, công ty đã đạt được 80% kế hoạch đặt ra. Tuy nhiên thực tế vẫn còn hiện tượng vật tư cung cấp cho các bộ phận chưa đảm bảo về khối luợng và tiến độ, gây gián đoạn sản xuất, lỡ hẹn với khách hàng, làm giảm uy tín của công ty. Năm 2003 tiến độ cung ứng vật tư mới chỉ đáp ứng khoảng từ 85% - 90%. Tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng một số loại vật tư chính trong năm 2003 được thể hiện qua bảng sau: (Biểu9) Bảng thực hiện kế hoạch cung ứng một số loại vật tư chính Năm: 2003 TT Tên vật tư cung cấp Đơn vị Số luợng % Kế hoạch Thực hiện 1 Thép Φ60x110 Tấn 120 132 110 2 Thép Φ130x570 Tấn 90 85 94.44 3 Thép Φ140x25 Tấn 95 87 91.58 4 Thép Φ250x25 Tấn 85 73 85.88 5 Vòng bi Nachi vòng 70 64 91.43 6 Bulông M12x50 bộ 320 306 95.63 7 Biến thế 40 VA cái 42 44 104.76 8 áptomát 75A Cái 20 18 90 9 Tay đòn Palăng Cái 18 18 100 10 Máng điện nhựa PVC PEM-60 m 460 444 96.52 Lý do công tác tạo nguồn hàng vật tư cho sản xuất của công ty CEC Hà Nội chưa đạt hiệu quả tối đa là do công ty mua một số loại vật tư từ nhiều nhà cung cấp khác nhau và do nhiều loại vật tư công ty phải mua từ nước ngoài. Mua vật tư từ nhiều nhà cung cấp nên nhiều khi chất lượng vật tư không đảm bảo tính đồng bộ, quan hệ với nhiều nhà cung ứng gặp phải các trở ngại sau: + Khó theo dõi tiến độ cung ứng vật tư của tất cả các nhà cung ứng. Số lượng nhà cung ứng vật tư cho công ty lên tới 80 nhà cung cấp, hơn nữa phương tiện theo dõi xử lý thông tin còn hạn chế nên không thể kiểm soát một cách đầy đủ và chính xác được. + Phương thức thanh toán phức tạp: Phương thức thanh toán phụ thuộc vào yêu cầu từng nhà cung ứng và tuỳ từng đối tượng vật tư...do vậy rất phức tạp. Ví dụ cùng cung cấp thép không gỉ cho CEC Hà Nội có các công ty: công ty Đông á, công ty TNHH Tiến Đạt, công ty TNHH Minh Cường, INOX Hoà Bình. Tuy nhiên công ty Đông á thường yêu cầu thanh toán bằng tiền mặt, INOX Hoà Bình yêu cầu thanh toán bằng chuyển khoản. Công ty Tiến Đạt cho phép trả chậm 30 ngày kể từ ngày giao hàng trong khi công ty Minh Cường chỉ cho phép trả chậm 15 ngày. Những loại vật tư nhập khẩu như: Pa lăng, mâm điện, hệ thống cáp treo...nhà cung ứng thường yêu cầu thanh toán bằng Sec. + Tăng chi phí: Mua của nhiều nhà cung cấp, khối lượng bị san nhỏ, công ty không được hưởng chiết khấu và các khoản ưu đãi bị hạn chế. Mua với khối lượng nhỏ phần nào sẽ làm tăng chi phí mua của công ty. Mua vật liệu từ nước ngoài gặp phải các vấn đề sau: + Chi phí mua tăng: Một số loại vật tư trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất được nhưng chưa đảm bảo chất lượng công ty phải nhập khẩu. Vì vậy phát sinh các chi phí giao dịch, chi phí đặt hàng, chi phí cho trung gian...Điều này giúp chất lượng sản phẩm được đảm bảo tuy nhiên làm giá thành sản phẩm tăng, phần nào dẫn tới giảm khả năng cạnh tranh về giá của sản phẩm. + Giá trị dự trữ lớn: Để đảm bảo sản xuất tất yếu phải có dự trữ vật tư. Vật tư nhập ngoại nên không thể nhập thường xuyên mà phải nhập theo đợt, theo thời kỳ. Đồng thời giá trị của vật tư nhập ngoại thường cao. Vì vậy lượng dự trữ theo giá trị sẽ lớn. Đây là một nguyên nhân làm ứ đọng vốn lưu động, làm hạn chế các hoạt động kinh doanh của công ty. + Thanh toán bằng ngoại tệ: Khi nhập ngoại vật tư, công ty phải thanh toán cho nhà cung cấp bằng ngoại tệ. Điều này có nghĩa là việc ổn định về vốn thôi chưa đủ mà phải xem xét cả tỷ lệ vốn bằng ngoại tệ trong cơ cấu vốn của công ty, nhất là trong vốn lưu động. Với sự mất giá hàng năm (dù là nhỏ) của đồng tiền Việt Nam so với ngoại tệ sẽ làm giảm tương đối nguồn vốn của công ty. Khi có biến động mạnh về tỷ giá trao đổi ngoại tệ thì công ty sẽ phải chịu ảnh hưởng rất nhiều. Như vậy, cho dù công ty đã tự chủ nhiều về nguồn vốn của mình nhưng nguồn vốn giành cho mua vật tư vẫn không tránh khỏi bấp bênh. 4.3. Công tác xây dựng định mức còn một số bất cập Định mức tiêu dùng vật tư là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua vật tư, điều hoà, cân đối lượng vật tư cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định được các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và các đơn vị kinh doanh vật tư. Định mức tiêu dùng vật tư được xây dựng tốt thì mối quan hệ trên mới được xác định một cách đúng đắn. Công tác xây dựng định mức của CEC Hà Nội trong những năm gần đây đã đạt được một số kết quả tốt, nhờ đó đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho quản trị hoạt động mua vật tư. Tuy nhiên bên cạnh đó còn một số hạn chế cần phải xem xét: + Do chủng loại phong phú, đòi hỏi công tác định mức phải thực hiện cho nhiều loại sản phẩm khác nhau. Mỗi sản phẩm lại bao gồm nhiều chi tiết, bộ phận nên việc lập định mức tiêu dùng vật tư cũng phải chi tiết cho từng loại vật tư khác nhau. Chính vì vậy khó xác định chính xác định mức tiêu dùng cho tất cả các sản phẩm. Một số định mức tiêu dùng vật tư chưa phù hợp với thực tế. Dẫn đến một số loại vật tư tiêu dùng có khối lượng nhỏ hơn định mức tiêu dùng vật tư, một số loại vật tư có khối lượng lớn hơn định mức tiêu dùng vật tư. + Hệ thống định mức sử dụng để sản xuất sản phẩm của công ty hiện nay là hệ thống định mức cũ. Tuy có sửa đổi nhưng chưa sát với thực tế trình độ máy móc thiết bị, trình độ tay nghề của công nhân, trình độ quản lý. Định mức này có thể giảm xuống nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Vấn đề này gây lãng phí vật tư, làm tăng giá thành đồng thời cũng dẫn đến kế hoạch mua vật tư không phù hợp với thực tế. Chương 2: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị hoạt động mua vật tư tại công ty CEC Hà Nội 1. Định hướng phát triển trong thời gian tới của công ty Để khẳng định vị thế của mình trên thị trường, công ty CEC Hà Nội luôn cố gắng nỗ lực để bảo vệ và phát huy hơn nữa thành quả hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các sản phẩm chất lượng hoàn hảo, đem lại cho khách hàng những sản phẩm được quản lý chất lượng toàn bộ với khẩu hiệu: an toàn - chất lượng - đúng hạn. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới như sau: + Tăng doanh thu 20% + Cải thiện điều kiện tài chính (khả năng sinh lời, khả năng thanh toán bằng tiền mặt, khả năng trả nợ, tín dụng và khả năng vay...) + Giữ vững khoảng cách và tìm cách vượt lên đối thủ cạnh tranh. + Tăng hiệu quả và năng suất. + Đạt và duy trì khả năng thoả mãn khách hàng ở mức độ cao. + Tận dụng được các cơ hội có thể có. + Tăng cường tối ưu hoá công nghệ để nâng cao hoạt động. + Tăng cường và cải thiện mối quan hệ với người lao động, phát triển nguồn nhân lực đẩy mạnh đào tạo và tái đào tạo. + Tăng cường và cải thiện hệ thống thông tin nội bộ. + Cải thiện quan hệ với các nhà phân phối, các nhà cung cấp. + Tận dụng các nguồn vật tư và giảm 40% số lần cung ứng vật tư không phù hợp yêu cầu + Cải thiện các mối quan hệ khác như với các đối tác quảng cáo, xúc tiến bán... + Cải thiện và tăng cường mức độ bảo hiểm. + Cải thiện và tăng cường hệ thống tổ chức. + Tận dụng tối đa các điều kiện thuận lợi (vị trí, mặt bằng...) + Tạo lập chế độ chính sách đãi ngộ hợp lý đối với lao động đến tuổi về hưu, khuyến khích phát triển các tài năng trẻ, chuyển giao một phần trách nhiệm cho lực lượng trẻ có đủ bản lĩnh. Tăng cường sự gắn bó giữa người lao động và công ty. Trên cơ sở định hướng phát triển như trên, công ty cần xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện cụ thể nhằm đảm bảo vật tư cho sản xuất được liên tục. Mà trước hết, công ty cần phải có các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị hoạt động mua vật tư. Để đạt được các mục tiêu chung của công ty trong các năm tới, đặc biệt mục tiêu về chất lượng sản phẩm và quản trị hoạt động mua vật tư, phòng Marketing, phòng Kế hoạch và các phòng ban khác trong công ty cần phải phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng có hiệu quả. (Biểu 10 ) định hướng phát triển kinh doanh của công ty CEC Hà Nội STT Chỉ tiêu Đơn vị 2005 2006 % tăng 1 Tổng doanh thu Triệu đồng 18250 21240 116.4 2 Tổng quỹ lương Triệu đồng 3467.5 3913.5 112.8 3 Lao động Người 78 84 107.7 4 Thu nhập bình quân Triệu đồng 1.82 1.87 102.8 5 Nộp ngân sách Triệu đồng 885.28 936.45 105.8 6 Lợi nhuận Triệu đồng 1277.5 1582.38 123.8 Nguồn: Phòng Kinh doanh 2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị hoạt động mua vật tư 2.1. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường 2.1.1 Cơ sở lí luận của biện pháp Với nền kinh tế thị trường hiện nay, khả năng mở rộng mối quan hệ làm ăn là rất lớn nhưng cũng đầy bất trắc đối với doanh nghiệp. Nghiên cứu thị trường là một biện pháp tích cực củng cố và mở rộng mối quan hệ cung ứng vật tư. Nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin là quá trình tìm kiếm thông tin về các điều kiện môi trường có liên quan. Thông tin thu được càng nhiều thì mức độ tin cậy càng cao. Thực tế cho thấy, doanh nghiệp nào càng bỏ nhiều công sức cho việc nghiên cứu thị trường phục vụ cho các quyết định sản xuất kinh doanh thì càng có khả năng tồn tại lâu hơn. Trong công tác đảm bảo vật tư cũng vậy, ngoài mối quan hệ lâu dài ổn định với các nhà cung cấp truyền thống, doanh nghiệp còn cần biết những thông tin khác về sự biến động vật tư, về loại vật tư mới thay thế, về những nhà cung ứng mới tham gia thị trường. 2.1.2 Nội dung biện pháp Để hoàn thiện hơn công tác nghiên cứu thị trường, khi tiến hành nghiên cứu thị trường mua, công ty phải nghiên cứu đầy đủ, chính xác những thông tin về nhà cung ứng mà công ty đã có quan hệ, hoặc có ý định quan hệ kinh tế. Các thông tin cơ bản cần tìm hiểu là : giá cả, chất lượng, chủng loại, điều kiện thanh toán...Đồng thời phải tiến hành nghiên cứu các thông tin về tình hình tài chính, uy tín của nhà cung cấp...Công ty có thể áp dụng hai phương pháp sau để thu thập thông tin: + Phương pháp nghiên cứu tại chỗ: Đây là phương pháp nghiên cứu thị trường vật tư từ việc phân tích các thông tin qua các báo cáo, báo chí, tạp chí, các ấn phẩm chuyên ngành, các tạp chí kinh tế nước ngoài về sản xuất thiết bị nâng hạ, đặc biệt là qua mạng Internet. Từ đó công ty có thể so sánh, đánh giá được các nhà cung ứng và tìm ra được các nhà cung ứng đáp ứng tốt nhất yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất của công ty. + Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: Đây là phương pháp nghiên cứu đòi hỏi công ty phải có chuyên viên phụ trách đến tận nơi sản xuất của nhà cung ứng để lấy các thông tin trực tiếp từ mắt nhìn, tai nghe. Sử dụng phương pháp này công ty gặp phải một số khó khăn. Đó là sự hao tổn chi phí. Vì số lượng nhà cung ứng trên thị trường đang và sẽ có quan hệ thương mại với công ty là rất lớn, do đó công ty không thể luôn giám sát tất cả các nhà cung ứng được. Nếu không giám sát các nhà cung ứng sẽ che dấu những khuyết điểm của mình. Như vậy công ty có thu thập được thông tin thì cũng là các thông tin không chính xác, không có giá trị. Nếu công ty giám sát hết các nhà cung cấp thì chi phí cho công tác này sẽ rất tốn kém, điều này sẽ không khả thi. Hoặc nghiên cứu thông qua việc tiếp xúc với khách hàng, các nhà đại lý bán buôn, bán lẻ, tham gia các cuộc họp hội nghị chuyên ngành, cuộc họp khách hàng của nhà cung ứng để thu thập thông tin. Từ đó có để chọn được nhà cung cấp thích ứng. Để đảo bảo tính khả thi, kiến nghị công ty nên kết hợp hai phương pháp nghiên cứu tại chỗ và nghiên cứu tại hiện trường. Đây là điểm mới của phương án đề xuất so với phương án mà công ty đang áp dụng, vừa tiết kiệm mà vẫn đảm bảo tính thực tế. Những nhà cung cấp có địa điểm gần công ty, công ty có thể áp dụng phương pháp nghiên cứu tại hiện trường. Còn những nhà cung ứng ở xa công ty nên áp dụng phương pháp nghiên cứu tại chỗ. +Cách thức lưu trữ và sử lý thông tin: Các thông tin thu được từ các nguồn, các tài liệu nghiên cứu như đề xuất ở trên sẽ được cập nhật vào hệ thống lưu trữ và sử lý thông tin. Qua đó tạo điều kiện cho công ty có thể xem xét, kiểm tra và phân tích toàn bộ hoạt động cung ứng vật tư của mình. Hiện nay công ty đang áp dụng cách thức sau: Các thông tin thu thập được được tập hợp tại phòng Marketing. Kết hợp với các thông tin về nhu cầu vật tư do phòng vật tư cung cấp, phòng Marketing sẽ tiến hành các hoạt động Marketing mua vật tư. Phương án đề xuất về cách thức lưu trữ và sử lý thông tin mới như sau: Phòng Marketing có nhiệm vụ phân loại các thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động mua vật tư, cung cấp cho phòng vật tư. Khi đã xác định chính xác lượng vật liệu kỳ tới, phòng vật tư phải thông báo cho phòng Marketing để phòng này tiếp tục thực hiện các hoạt động Marketing mua. So với phương án hiện tại, phương án mới có một điểm khác là có sự thông tin qua lại giữa hai phòng Marketing và phòng vật tư. Nhờ vậy giúp cân đối nhu cầu vật tư và nguồn cung của thị trường. Qua đó, Phòng Marketing sẽ tiến hành được các hoạt động Marketing mua vật tư một cách hiệu quả nhất. Mô hình đang áp dụng: Các thông tin Thu thập được Phòng vật tư Phòng Marketing Các thông tin về nhu cầu vật tư Tiến hành các hoạt động Marketing mua vật tư Công ty có thể cải tiến mô hình này theo hướng sau: Mô hình cải tiến Các thông tin thu thập được Phòng vật tư Phòng Marketing Các thông tin Các thông tin về cung ứng về nhu cầu vật tư Thông tin Cân đối nhu cầu vật tư và nguồn cung của thị trường Phản hồi Các hoạt động Marketing mua Để đảm bảo tính khách quan và tính chính xác trong xử lý thông tin, xử lý dữ liệu...công ty có thể đánh giá bằng phương pháp cho điểm như sau: (Biểu 11) Bảng đánh giá nhà cung ứng của công ty TT Chỉ tiêu đánh giá của công ty với nhà cung ứng Thang điểm cho tiêu chuẩn đánh giá Tồi Tốt 1 Uy tín của nhà cung cấp 0 1 2 3 4 5 2 Hệ thống đảm bảo chất lượng 0 1 2 3 4 5 3 Chứng chỉ ISO 0 1 2 3 4 5 4 Khả năng bền vững về tài chinh 0 1 2 3 4 5 5 Chất lượng 0 1 2 3 4 5 6 Giá cả 0 1 2 3 4 5 7 Thời hạn giao hàng 0 1 2 3 4 5 8 Dịch vụ sau bán 0 1 2 3 4 5 9 Tổng số Chỉ số đánh giá chọn nhà cung ứng: Ic=(Tổng số điểm cho điểm)/40. Nếu hệ số Ic càng gần 1 càng tốt. Thông thường theo quan niệm thực tế điều tra cho thấy chỉ số này đạt 0.7 đến 0.8 là đạt yêu cầu, 0.9 trở lên là tốt, nhỏ hơn 0.5 là không đạt yêu cầu (tồi). Kết quả đánh giá như sau: + Nếu nhà cung ứng nào có kết quả đánh giá: Đạt yêu cầu trở lên thì công ty sẽ duy trì và bổ sung danh sách những nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn và yêu cầu cung ứng vật tư cho công ty. + Nếu nhà cung ứng nào có kết quả đánh giá: Không đạt yêu cầu thì công ty loại bỏ ra khỏi danh sách những nhà cung ứng và đề nghị bổ sung (nếu có). Để hoạt động nghiên cứu thị trường được tiến hành một cách triệt để, công ty cần nghiên cứu thông tin cả về những người có cùng nhu cầu mua vật tư với mình (lực lượng mua). Lực lượng mua có ảnh hưởng lớn trong trường hợp vật tư khan hiếm. Đối thủ cạnh tranh cũng có thể lợi dụng tình huống này để gây khó khăn cho công ty. Thiếu vật tư quá trình sản xuất kinh doanh sẽ bị gián đoạn, sản phẩm sẽ không được hoàn thành hoặc hoàn thành nhưng không hoàn chỉnh, gây mất uy tín cho công ty. Để giải quyết trường hợp này, công ty cần thực hiện các công việc sau: + Tiến hành dự báo những vật tư khan hiếm. + Xác định những người cùng mua vật tư với mình. Trong đó những ai là đối thủ cạnh tranh trực tiếp. + Tìm hiểu năng lực tài chính, hình thức thanh toán thường áp dụng, uy tín trên thị trường của lực lượng này cũng như mối quan hệ của họ với các nhà cung cấp... Qua đó, công ty dự kiến các cách đối phó. Rất khó có thể tác động trực tiếp vào lực lượng mua này. Công ty thực hiện các biện pháp tác động vào lực lượng bán (như đã nêu ở trên) hoặc các biện pháp nâng cao uy tín cũng như cải thiện mối quan hệ thương mại tốt đẹp với nhà cung ứng ngay từ thời điểm dự báo được sự khan hiếm này. 2.1.3 Điều kiện thực hiện Để thực hiện được biện pháp này cần phải có các điều kiện sau: + Tăng cường đội ngũ cán bộ chuyên điều tra nghiên cứu thị trường, với số lượng khoảng 4 người. Những người này sẽ trực thuộc phòng Marketing. Đây là những người được đào tạo, có kiến thức chuyên môn sâu, có kinh nghiệm nghề nghiệp và có tinh thần trách nhiệm. + Cần đầu tư trang thiết bị máy móc và điều kiện làm việc thuận lợi cho việc thu thập thông tin như: máy vi tính, phương tiện xử lý thông tin chuyên nghiệp, phòng làm việc độc lập ...Có như vậy công ty mới thu thập được đầy đủ các thông tin về thị trường các yếu tố cần mua. Đó là cơ sở quan trọng để đưa ra các quyết định lựa chọn nhà cung ứng vật tư cho sản xuất kinh doanh của công ty một cách kịp thời và có hiệu quả. 2.2. Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu vật tư 2.2.1. Cơ sở đề xuất Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh, phòng vật tư sẽ phải xác định được nhu cầu vật tư.Việc xác định nhu cầu vật tư cho công ty là rất quan trọng, giúp công ty giảm sự tồn đọng, góp phần vào việc tăng hiệu quả sản xuất kinh trong khi vẫn đảo bảo đầy đủ nhu cầu vật tư tại mọi thời điểm khi cần. Trên thực tế tại CEC Hà Nội, công tác hoạch định nhu cầu vật tư được thực hiện ngày càng có hiệu quả, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế. Một trong những hạn chế đó là việc hoạch định nhu cầu thường lớn hơn so với thực tế, điều này làm cho ứ đọng vốn, nhiều lần dẫn đến giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. Vì vậy nhất thiết công ty phải có sự điều chỉnh công tác này. 2.2.2. Nội dung biện pháp Để khắc phục những tồn tại trên, công ty có thể tham khảo hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư( MRP) như sau: MPR là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu nguyên vật liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn dựa trên việc phân chia nhu cầu vật tư thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc. Những thông tin thu thập được xử lý bằng máy tính. Chúng được thu thập từ ba tài liệu chủ yếu là: Lịch trình sản xuất; Bảng danh mục vật tư; Hồ sơ dự trữ vật tư. Hiện nay, công ty đã có đầy đủ các yếu tố đầu vào để hình thành hệ thống này và các thông tin cũng đã được lưu trữ trong máy tính. Mọi điều kiện về thu thập thông tin của công ty là tương đối thuận lợi. Điều công ty hiện nay còn thiếu là một chương trình máy tính để kết nối các thông tin này, hình thành chương trình hoạch định cho mọi hoạt động cung ứng của mình. Chỉ còn một bước cuối cùng này được hoàn thiện sẽ tạo điều kiện cho hoạt động lập kế hoạch cung ứng của công ty. Sơ đồ: Sơ đồ hoạt động hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư Lịch trình sản xuất Hồ sơ hoá đơn vật tư Hồ sơ vật tư dự trữ Chương trình hoạch định nhu cầu vật tư Những thay đổi Lịch đặt hàng theo kế hoạch Xoá bỏ đơn hàng Báo cáo nhu cầu vật tư hàng ngày Báo cáo về kế hoạch Báo cáo đơn hàng thực hiện Các nghiệp vụ dự trữ Đơn hàng dự báo Thiết kế Sự thay đổi Tiếp nhận Rút ra 2.2.3. Hiệu quả biện pháp Việc đưa hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu vào hoạt động có thể giúp công ty hạn chế nhiều lượng vật tư dự trữ. Tuỳ theo từng loại vật tư ta có thể áp dụng các mô hình khác nhau: mô hình dự trữ bổ xung tức thời, mô hình có giá mua vật tư thay đổi theo khối lượng, mô hình dự trữ có bảo hiểm, mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản( hay còn gọi là mô hình dự trữ tối ưu - EOQ)...Với việc áp dụng các mô hình dự trữ vào việc xác định lượng vật tư hợp lý, sẽ đem lại cho công ty nhiều thuận lợi với chi phí nhỏ nhất, hạn chế lượng lưu kho, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn. ở đây, ta sẽ sem xét hiệu quả của việc nếu công ty vận dụng mô hình dự trữ tối ưu (EOQ) trong năm 2004 đối với một loại vật liệu chính là thép hợp kim ( nguồn nhập từ Tổng công ty Thép Việt Nam) Nhu cầu (Q) về thép hợp kim năm 2004 345 tấn Giá dự kiến(C): 7500đ/kg Chi phí đặt hàng(P): 7000000đ/lần Chi phí bảo quản tính theo giá mua(R): 0.01%/ngày(3.6%/năm) Thời gian đặt hàng đến khi nhận hàng: 1 tháng Số lần mua trong năm (dự tính)(n): 6 lần Khi chưa áp dụng mô hình tối ưu: Khối lượng một lần mua (q): q = Tổng chi phí cho 6 lần mua hàng Chi phí đặt hàng Giá mua Chi phí bảo quản = + + CF = 6*P + Q*C + R*(Q*C) CF = 6*7000000 + 345000*7500 + 0.036*345000*7500 = 2722650000 (đ) Khi áp dụng mô hình dự trữ tối ưu: Lượng thép tối ưu một lần đặt mua: Số lần dự trữ trong một năm: n* = = = 3 lần Tổng chi phí 3 lần mua: SCP* = Giá mua+Chi phí đặt hàng,dự trữ = = = 2623612325 (đ) Như vậy khi áp dụng mô hình dự trữ tối ưu, công ty đã tiết kiệm được một khoản chi phí là: DCF = CF - CF* = 2.722,65 - 2.623,612 = 99,038 (triệu đồng) Đây mới chỉ là kết quả dự tính cho một loại vật liệu. Nếu công ty thực hiện áp dụng mô hình mua như trên đối với các loại vật tư khác sẽ tiết kiệm một khoản vốn lưu động không nhỏ, góp phần tăng hiệu quả kinh doanh của công ty 2.2.4. Điều kiện thực hiện biện pháp. + Có đủ hệ thống máy tính và chương trình phần mềm để tính toán và lưu trữ thông tin. + Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng và trình độ sử dụng máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MPR. + Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong: lịch trình sản xuất, hoá đơn vật tư, hồ sơ dự trữ vật tư. + Đảm bảo đầy đủ và lưu giữ hồ sơ, dữ liệu cần thiết. Với khả năng tài chính, khả năng về nhân lực cũng như sự quan tâm sát sao của lãnh đạo công ty, công ty hoàn toàn có đủ điều kiện để thực hiện biện pháp này. 2.3. Tăng cường công tác tạo nguồn cung ứng vật tư. 2.4.1. Cơ sở lí luận Công ty làm tốt công tác tạo nguồn hàng sẽ giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra một cách đều đặn, liên tục, không bị gián đoạn. Từ đó góp phần vào việc đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, hạ thấp giá thành sản phẩm, cung sản phẩm đúng lúc. Điều này cũng có ý nghĩa là uy tín, vị thế của công ty ngày càng tăng. Chính vì vậy đòi hỏi công ty phải có các biện pháp cần thiết để tạo nguồn hàng đầu vào, phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành ổn định. 2.4.2. Nội dung biện pháp Công tác tạo nguồn vật tư cho sản xuất của công ty là một bài toán hóc búa, nó có vô số những ràng buộc khác nhau. Nếu không thực sự tỉnh táo công ty sẽ mất hết tự chủ trước các nhà cung ứng. Vậy làm cách nào để công ty có thể tạo ra nguồn vật tư đảm bảo yêu cầu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Trước thực trạng của công ty và thực tế nghiên cứu, em xin mạnh dạn kiến nghị một số giải pháp đối với công tác tạo nguồn vật tư cho sản xuất của công ty CEC Hà Nội như sau: + Thứ nhất: Thanh toán trước một phần của hợp đồng cung ứng vật tư cho nhà cung ứng. Để thúc đẩy được quá trình cung ứng của nhà cung cấp vật tư cho sản xuất của công ty thì công ty có thể ứng trước cho nhà cung cấp một phần vốn trước khi mua hàng. Việc trả trước một phần hợp đồng này sẽ giúp công ty xây dựng vững chắc hơn lòng tin của nhà cung cấp, đồng thời cũng sẽ dành được nhiều ưu thế hơn trong mối quan hệ hợp đồng và có thể là “ sợi dây’’ ràng buộc nhà cung ứng phải cung cấp đủ vật tư theo đúng số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng. Trước đây, công ty chủ yếu áp dụng hình thức thanh toán do công ty đề nghị hoặc do nhà cung cấp yêu cầu như : thanh toán ngay, trả chậm hay trả cũ nợ mới. Do vậy mà nhiều khi nhà cung cấp có thể giao vật tư chậm hơn so với thời gian trong hợp đồng. Vì trong trường hợp đó có thể nhà cung ứng đang có các khách hàng khác. Như vậy, khi có nhiều khách hàng một lúc thì chắc chắn nhà cung ứng sẽ ưu tiên cho khách hàng có tạm ứng trước. Điều kiện thực hiện: Không phải với mọi nhà cung ứng và với tất cả các chủng loại vật tư, công ty đều tạm ứng trước. Công ty chỉ tạm ứng trước cho một số nhà cung ứng cung ứng vật tư chính cho sản xuất sản phẩm của công ty. Để đảm bảo an toàn cho sản xuất kinh doanh công ty nên áp dụng chính sách này đối với các vật tư chính như sau: (Biểu 12) Bảng so sánh phương án đề nghị với phương án hiện tại. Tên vật tư Hình thức thanh toán Số lần cung ứng chậm Hình thức thanh toán Số lần cung ứng chậm 2003 2003 2005 2005 Palăng điện Trả chậm 15 ngày 10 Tạm ứng trước 5% giá trị 5 Động cơ liền hộp giảm tốc Trả chậm một nửa giá trị 15 Tạm ứng 10% giá trị 7 Cáp thép Trả cũ nợ mới 18 Tạm ứng 10% giá trị 8 + Thứ 2: áp dụng chính sách giá linh hoạt. Theo cách này công ty có thể trả giá cao hơn mức giá thị trường nếu công ty mua vật tư với số lượng ít mà vật tư lại đang trong thời kỳ khan hiếm, hoặc công ty cần mua vật tư của nhà cung ứng ngoài kênh. Mức giá công ty trả cao hơn giá thị trường từ 2%-5%, tuỳ thuộc vào từng loại vật tư và mức độ khan hiếm của nó. Còn trong trường hợp mua với khối lượng nhiều công ty cần yêu cầu được giảm giá và với tỷ lệ tương tự .Trường hợp cần mua vật tư của nhiều nhà cung ứng khác nhau, công ty nên đặt hàng mua đối với các nhà cung cấp có mối quan hệ thương mại thường xuyên trước sau đó mới đến các nhà cung ứng ngoài kênh... (Biểu13)áp dụng chính sách giá linh hoạt với một số chi tiết sản phẩm. Tên vật tư Đơn giá thị trường Công ty trả giá Đơn giá thị trường ( dự tính) Dự kiến giá mua Tỷ lệ tăng số lần cung đúng hạn so với năm 2004 2004 2004 2005 2005 Phôi thép 8000/kg 8000/kg 8500/kg 8.800/kg 65% Bulong thường 7500/bộ 7500/bộ 7700/bộ 7900/bộ 70% Vòng bi Nhật 15000/vòng 15000/vòng 15000/vòng 15500/vòng 67% Tuỳ từng loại thiết bị vật tư và tính cấp thiết của tiến độ mua mà công ty áp dụng chính sách giá linh hoạt và xác định tỷ lệ giá cao hơn so với thị trường cho phù hợp Khi công ty áp dụng chính sách giá linh hoạt với nhà cung cấp thì công ty sẽ có tiến độ giao hàng chính xác, kịp thời, hạn chế được số lần cung ứng vật tư chậm. Đồng thời góp phần tạo mối quan hệ thân thiết giữa công ty với các nhà cung cấp. Tuy nhiên khi áp dụng chính sách này, giá mua vật tư cho sản xuất sẽ cao hơn giá thị trường, giá thành sản phẩm sẽ tăng. Vì vậy chỉ áp dụng chính sách này trong những trường hợp thật sự cần thiết. + Thứ 3: Tìm kiếm nguồn vật tư trong nước để thay thế bớt nguồn vật tư phải nhập khẩu. Để ổn định sản xuất khi điều kiện trong nước chưa thể đảm bảo nguồn vật tư nên một điều tất yếu là đến 70% vật tư đầu vào của công ty phải nhập ngoại. Điều này tất nhiên không phải do bản thân công ty mà phụ thuộc vào sự phát triển chung của nền kinh tế. Nhưng trước khi nền kinh tế có đủ khả năng, công ty phải tự vận động tìm ra nguồn vật tư nội thay thế. Có như vậy mới giúp công ty giảm đáng kể chi phí, đem lại lợi nhuận cao. Để phát triển nguồn vật tư trong nước công ty có thể thực hiện theo các cách sau: +Hợp tác nghiên cứu cùng các trường Đại học, Viện nghiên cứu để tìm ra các vật liệu mới, thậm chí có thể là công nghệ mới phù hợp với điều kiện có sẵn trong nước để sản xuất ra các vật tư mới mà vẫn đáp ứng được yêu cầu của sản xuất. Tuy nhiên hướng đi này đòi hỏi doanh nghiệp phải tốn nhiều chi phí nghiên cứu, tìm tòi, không phải mọi doanh nghiệp đều thực hiện được. Với khả năng tài chính của công ty, cùng với sự quan tâm của cả hai bên đối tác Việt Nam và nước ngoài, công ty có thể chọn hướng đi này. Thực hiện điều này tức là công ty đã phát huy được tính chủ động sáng tạo của chính bản thân nhằm khai thác tốt mọi nguồn vật tư phục vụ sản xuất. Hiện nay trên lĩnh vực vật liệu mới đã có nhiều nhóm các nhà khoa học tiến hành với sự giúp đỡ của nhiều nhóm ngành khác nhau. Từ sự hợp tác này, đã có nhiều công trình phát huy hiệu quả trong các ngành như dược,vận tải biển, quản lý môi trường...Đặc biệt trong khoảng thời gian vài gần đây, có một giải thưởng sáng tạo khoa học công nghệ Việt Nam (VIFOTEC) do Liên hiệp các Hội Khoa Học và kỹ thuật Việt Nam tổ chức. Giải thưởng này đã làm cầu nối giữa nghiên cứu sáng tạo và thực tiễn. Vậy tại sao công ty CEC Hà Nội không thể là công ty đi đầu trong ngành thiết bị nâng hạ có sự hợp tác nghiên cứu, sáng tạo mới. Không nhất thiết công ty phải đầu tư riêng hẳn một bộ phận nghiên cứu riêng về vấn đề này mà có thể thông qua các đơn vị các tổ chức như trên, công ty trực tiếp hoặc gián tiếp đầu tư cho các công trình nghiên cứu đó. Đồng thời công ty sẽ là sự gợi mở, định hướng nghiên cứu cho các nhà khoa học và là một sự đảm bảo cho các nhà khoa học về sự tiêu thụ “ sản phẩm trí tuệ” mà họ làm ra. Vì vậy, với các nghiên cứu mới tiên tiến, khả thi công ty nên khuyến khích thử nghiệm tính ưu việt của chúng và nhanh chóng áp dụng vào thực tế nếu thấy nó đem lại lợi ích cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Thực tế, đối với ngành sản xuất các sản phẩm có trình độ kỹ thuật cao, kết cấu phức tạp như sản phẩm thiết bị nâng hạ...thì việc đi tiên phong trong nghiên cứu vật liệu, thiết kế và cải tiến sản phẩm sẽ mang tính sống còn đối với sự phát triển của công ty, nó là sự đầu tư dài hạn, thể hiện một tầm nhìn chiến lược và là cơ sở cho sự phát triển bền vững của công ty. Kết luận Sau 8 năm hoạt động, công ty Liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội đã đạt được những thành công ban đầu rất đáng kể. Tuy nhiên để hoạt động kinh doanh ngày càng có hiệu quả, công ty cần hoàn thiệt thêm một số lĩnh vực trong đó có lĩnh vực quản trị hoạt động mua vật tư. Đây là điều kiện cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong nền kinh tế thị trường. Qua thực tế nghiên cứu về công tác tổ chức hoạt động mua vật tư của công ty CEC Hà Nội kết hợp với kiến thức được học tập ở nhà trường, em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài “ Một số giải pháp hoàn thiện quản trị hoạt động mua vật tư tại công ty liên doanh cơ khí Hà Nội ”. Đây là một đề tài có phạm vi không rộng nhưng đây là một vấn đề liên quan đến kỹ thuật nên đứng trên góc độ quản lý kinh tế thì việc tìm hiểu còn nhiều khó khăn. Hơn nữa, do hiểu biết lí luận và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn và các cán bộ công nhân viên trong công ty để chuyên đề của em được hoàn chỉnh hơn. Qua đây em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới cô giáo hướng dẫn Nguyễn Thị Tứ cùng toàn thể các cô, các chú, các anh chị trong công ty đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình thực hiện chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! Mục lục Danh mục tài tiệu tham khảo Giáo trình Quản trị doanh nghiệp Kinh Kế và tổ chức sản xuất Kinh tế và quản lý công nghiệp Tổ chức sản xuất và tác nghiệp Quản trị thương mại Thống kê thương mại Sách Tổ chức sản xuất và quản trị doanh nghiệp Quản lý doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay Quản trị hoạt động thương mại theo quan điểm Marketing Báo Tạp chí xây dựng số 3/2003 Tạp chí công nghiệp số 1+2/ 2002 Thời báo kinh tế số 112/2002 Công ty Liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội Nhận xét của cơ quan thực tập Kính gửi: Khoa Quản trị kinh doanh Trường Đại học kinh tế Quốc Dân Hà Nội ........................................................................................................................