Chuyên đề Một số giải pháp nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ Internet tại Công ty phát triển đầu tư công nghệ – FPT

u Nghiên cứu thị trường và khách hàng Xây dựng kế hoạch kinh doanh và kiểm tra Quảng cáo và khuyến mại Phân phối sản phẩm Kết thúc Bảng 16 : Tiêu Chuẩn Đánh Giá Chất Lượng Hoạt Động Marketing Thông số Mô tả Yêu cầu Đầu vào Thông tin về khách hàng, thị trường Thông tin từ hệ thống báo cáo nội bộ Chính xác và được tổng hợp Đầu ra Hợp đồng Báo cáo định kỳ về khách hàng đã hoặc chưa ký hợp đồng Hợp đồng được ký Hỗ trợ kinh doanh Điều kiện thực hiện Các nguồn lực cần thiết Đầy đủ Chỉ tiêu đánh giá Tỷ lệ (doanh số/ hợp đồng được ký)/ Kế hoạch >=85% Quá trình liên quan Triển khai dịch vụ Thiết kế web Quản lý thông tin khách hàng Thu tiền từ khách hàng Hợp đồng Hợp đồng Hồ sơ hợp đồng Hoá đơn 1.8. Quy trình và tiêu chuẩn đánh giá chất lượng quản lý khách hàng Sơ đồ 11: Quy Trình Quản Lý Khách Hàng Thanh lý hợp đồng Thông tin khách hàng đươc cập nhật Thông tin về nhu cầu của khách Sửa đổi hợp đồng Ký kết hợp đồng Thanh lýhợp đồng Sửa đổi hợp đồng Tạo và cập nhật thông tin khách hàng mới Bảng17: Tiêu Chuẩn Đánh Giá Chất Lượng Hoạt Động Quản Lý Khách Hàng Thông số Mô tả Yêu cầu Đầu vào Thông tin về nhu cầu của khách hàng Thông tin chính xác, đầy đủ Đầu ra Thông tin về khách hàng đã được cập nhật và xử lý Cập nhật chính xác và đúng thời hạn Điều kiện thực hiện Yêu cầu của khách hàng Thông tin chính xác Chỉ tiêu đánh giá Thời gian truy cập thông tin <=5 phút Quá trình liên quan Marketing Triển khai dịch vụ Thu tiền từ khách hàng Đảm bảo hoạt động của mạng Hợp đồng Biên bản nghiệm thu cài đặt và hồ sơ Hoá đơn thanh toán Yêu cầu đảm bảo mạng 2. Những biện pháp Công ty đã thực hiện để nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ Internet Theo những phân tích ở trên đã đề cập thì chất lượng cung cấp dịch vụ Internet phụ thuộc vào các yếu tố : Yếu tố thị trường , thời gian triển khai dịch vụ , yếu tố đảm bảo hoạt động của mạng , hỗ trợ khách hàng , con người và quản lý. Bộ phận cung cấp dịch vụ Internet ( FOX ) đã thực hiện các biện pháp để những yếu tố này tác động tích cực tới chất lượng cung cấp dịch vụ Internet là : * Yếu tố thị trường : Do đặc điểm của thị trường là chủ yếu là thị trường trong nước . Và những hợp đồng lắp đặt cung cấp dịch vụ chỉ có được nhờ hoạt động Marketing và quá trình thương lượng nhằm đáp ứng những yêu cầu của khách hàng . Do vậy trong thời gian qua hoạt động nghiên cứu thị trường được Công ty chú trọng , điều đó được thể hiện khá rõ khi Công ty chia thị trường cung cấp dịch vụ Internet thành các thị trường nhỏ khác nhau , bao gồm thị trường cá nhân và đại lý , thị trường doanh nghiệp và thị trường cơ quan nhà nước . Và tập trung nghiên cứu từng nhu cầu riêng của các thị trường này . Do vậy thỏa mãn nhu cầu của khách hàng , do vậy mà thị phần của công ty không ngừng tăng lên và hiện nay Công ty đang chiếm 30 % thị phần Internet ở Việt Nam. * Thời gian triển khai : Tất cả các hợp đồng cung cấp dịch vụ tại FOX đều được lập kế họach cụ thể và chi tiết và thực hiện theo đúng yêu cầu của hợp đồng . Điều này đảm bảo cho việc phân bổ lực lượng để thực hiện các hợp đồng khác và tìm kiếm hợp đồng mới đặc biệt là đối với những hợp đồng thiết kế Website. Tuy nhiên , việc thực hiện kế hoạch thực hiện hợp đồng còn yếu và chưa có sự vượt bậc rõ rệt . Theo như báo cáo chất lượng thì năm 2004 thì tỷ lệ thực hiện đúng hợp đồng chỉ hoàn thành vừa đúng kế hoạch , nhưng đến năm 2005 thì tỷ lệ không hoàn thành theo kế họach là 5,87% . Việc thực hiện hợp đồng chậm không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng cung cấp dịch vụ mà còn dẫn đến sự lãng phí thời gian và nguồn lực . * Yếu tố đảm bảo hoạt động của mạng : Được xem là một nhân tố quan trọng trong quá trình cung cấp dịch vụ Internet . Để đảm bảo hoạt động của mạng thì Công ty đã đưa ra những giải pháp cụ thể tác động vào những nhân tố tác động vào quá trình hoạt động của mạng , như đường truyền dẫn , các máy móc thiết bị và quan trọng nhất là hệ thống máy chủ , các phần mềm liên quan , đặc biệt là nâng cao trình độ của nhân viên quản trị mạng . Nhằm đảm bảo tính bảo mật , nâng cấp hệ thống và khả năng xử lý sự cố một cách nhanh chóng . FOX luôn tìm cách để nâng cao thời gian hoạt động mạng tốt là tối đa và những giải pháp đã mang lại hiệu quả rõ rệt . Thời gian mạng hoạt động tốt đã vượt mức kế hoạch là 0,46% so với chỉ tiêu thời gian mạng hoạt động tốt là 99% năm 2004 và đến năm 2005 thì vượt mức kế hoạch là 0,87 % . Đây là việc đảm bảo chất lượng cung cấp dịch vụ rất có hiệu quả , không chỉ tiết kiệm được thời gian khắc phục sự cố mà còn tránh việc lãng phí nguồn lực cho quá trình khắc phục sự cố do đó giảm được chi phí rất lớn. * Hoạt động hỗ trợ khách hàng Công ty luôn hướng vào việc chăm sóc khách hàng , và xem đây là một giải pháp để mở rộng thị trường và không ngừng đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng . Do đó Công ty thực hiện các giải pháp nhằm rút ngắn khoảng cách của mình với khách hàng hiện tại cũng như tương lai thông qua hệ thống Call Center và Call 1280 và trả lời thông qua Website Để nâng cao hoạt động hỗ trợ khách hàng thì Công ty luôn cố gắng cung cấp những thông tin về dịch vụ cung cấp Internet một cách đầy đủ và chi tiết nhất . đồng thời luôn cố gắng ngày một nâng cao khả năng đáp ứng những khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và thảo mãn được thắc mắc của khách hàng . * Về con người Đánh giá và nhận thức một cách đúng đắn về nhân tố con người nên Công ty đã có những chính sách cụ thể để phát triển nguồn nhân lực và khai thác một cách có hiệu quả nguồn tài nguyên này . Triết lý của Công ty FPT khẳng định con người là tài sản quý giá nhất . Trọng dụng con người, trọng dụng hiền tài , đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện phát triển tốt nhất về tài năng , và một cuộc sống đầy đủ về vật chất , phong phú về tinh thần là những cam kết của công ty đối với toàn bộ công nhân viên FPT. Do có triết lý đó mà Công ty có phương châm là: + Đầu tư vào phát triển năng lực cá nhân + Đầu tư nâng cao môi trường làm việc + Đầu tư vào tối ưu hóa môi trường và phương pháp làm việc * Về quản lý Sự cam kết và tham gia của lãnh đạo trong việc xây dựng , áp dụng duy trì và hoàn thiện hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 là một nhân tố quan trọng và được coi là một nhân tố quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm . Thiếu sự quan tâm và hỗ trợ của ban lãnh đạo sẽ ảnh hưởng tới sự hăng hái trong công tác của các thành viên và tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của các sản phẩm cung cấp dịch vụ Internet. Sự cam kết của lãnh đạo FOX về đảm bảo không ngừng nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ Internet được thể hiện qua việc FOX có một bộ phận riêng chuyên trách về vấn đề đảm bảo chất lượng . Các hợp đồng cung cấp dịch vụ và các dự án thiết kế Website cho khách hàng luôn được phòng chất lượng lên kế hoạch đánh giá ít nhất một lần một tháng , đây là hoạt động quan trọng trong việc đảm bảo và cải tiến chất lượng cung cấp dịch vụ Internet. Việc lập kế hoạch chưa tốt cho triển khai thực hiện các hợp đồng đã khiến cho các hợp đồng bị chậm tiến độ và ảnh hưởng đến chất lượng cung cấp dịch vụ Internet .Do vậy trươc khi thực hiện hợp đồng cần phải lập kế hoạch thực hiện một cách hợp lý và thực sự có hiệu quả , phải phòng ngừa được các sự cố có thể xảy ra để việc thực hiện hợp đồng có thể thành công và đảm bảo chất lượng. 3. Thực trạng chất lượng cung cấp dịch vụ Internet và viễn thông của Công ty FPT 3.1 Tình hình chất lượng cung cấp dịch vụ Internet Những đánh giá về chất lương cung cấp dịch vụ Internet được dựa trên các chỉ tiêu đánh giá theo hệ thống ISO 9001 và được thể hiện thông qua bảng sau: Bảng 18: Kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng TT Chỉ tiêu chất lượng Đơn vị N¨m 2004 N¨m 2005 Thùc tÕ T¨ng /gi¶m so víi tiªu chuÈn (%) Thùc tÕ T¨ng /gi¶m so víi tiªu chuÈn (%) 1 Thời gian mạng hoạt động ổn định % 99 2 98.9 -0.1 2 Thời gian xử lý sự cố Giờ <=1 0 0.29 -71 3 Thời gian đáp ứng yêu cầu của khách hàng Giờ <=1 1 <=1 1 4 Tỷ lệ đáp ứng yêu cầu của khách hàng % >=98 1 98.11 0.11 5 Tỷ lệ khiếu nại % 0.05 -50 0.02 -96 Qua bảng trên ta thấy thời gian mạng hoạt động tốt của năm 2005 chưa hoàn thành kế hoạch, chỉ hoàn thành được 99,9% kế hoạch . Nhưng năm 2004 hoàn thành vượt mức kế hoạch là 2%. Điều đó chưa thể hiện được rằng chất lượng dịch vụ giảm mà nguyên nhân là do số thuê bao Internet tăng mạnh so với sự cải tiến và nâng cấp hệ thống máy chủ. Điều đó được khẳng định rõ hơn ở tỷ lệ khiếu nại không tăng mà còn giảm đó là năm 2004 giảm so với kế hoạch là 50 % và năm 2005 thì giảm so với kế hoạch là 96 %. Tuy nhiên tỷ lệ đáp ứng yêu cầu của năm 2005 tăng ( 0.11%) nhưng không mạnh bằng năm 2004 ( Tăng 1%). Bảng 19: Một Số Chỉ Tiêu Đánh Giá Chất Lượng Cung Cấp Dịch Vụ Internet TT ChØ tiªu ®¸nh gi¸ §¬n vÞ N¨m 2004 N¨m 2005 Dù kiÕn Thùc tÕ Thùc tÕ Thùc tÕ 1 Mức độ hài lòng của khách hàng % 80 98 80 85.73 2 Số độc giả/ Tháng Người 500000 835000 800000 1210181 3 Thời gian cài đặt và hướng dẫn Giờ 2 0.7 2 0.6 4 Thời gian hỗ trợ kỹ thuật Giờ 2 0.8 1 0.6 5 Thời gian mạng hoạt động tốt % 99 99.97 99 99.4 6 Thời gian mở dịch vụ Giờ 2 0.5 2 0.6 7 Thời gian phản hồi giải quyết khiếu nại Giờ 24 0.61 24 11.18 8 Thời gian truy cập thông tin Phút 5 4 5 4.55 9 Thời gian xử lý sự cố Giờ 1 0.5 1 0.29 10 Tiến độ triển khai hợp đồng đúng hạn % 90 90 90 84.63 11 Tỷ lệ hợp đồng được ký theo kế hoạch % 85 73.6 85 96.39 12 Tỷ lệ khiếu nại về cước phí % 1 0.09 0.25 0.28 13 Tỷ lệ khiếu nại về dịch vụ hỗ trợ % 1 0.08 0.5 0.45 14 Tỷ lệ nợ quá hạn tháng % 10 2,69 10 13.78 15 Tỷ lệ sai sót % 1 0 1 0.05 Biểu đồ 4 : Kết Quả Thực Hiện Các Chỉ Tiêu Chất Lượng Qua các biểu đồ trên ta thấy : + Mức độ hài lòng của khách hàng năm 2004 đã vượt mực kế hoạch và đạt 99,97% so với kế hoạch là 80% như vậy đã tăng 19,97 % . Đến năm 2005 thì vẫn tăng nhưng không lớn bằng chỉ đạt 80,73% so với chỉ tiêu là 80% + Tỷ lệ sai sót ta thấy trong năm 2004 không xảy ra sai sót nhưng đến năm 2005 thì tỷ lệ sai sót là 0,05 nhưng vẫn không vượt mức kế hoạch dặt ra là 1. + Tỷ lệ hợp đồng được ký theo kế hoạch năm 2004 giảm so với kế hoạch đặt ra , nó chỉ đạt 73,6% so với kế hoạch là 85% thì nó giảm 11,4 % nhưng đến năm 2005 thì có sự tăng đáng kể đạt 96,39% so với kế hoạch là 85% và đã tăng được 11,39%. + Tiến độ thực hiện hợp đồng đúng hạn trong năm 2004 thì đảm bảo tiêu chuẩn đề ra và đạt 90% tức là vãn còn 10 % hợp đồng không đảm bảo đúng hạn . Đến năm 2005 thì giảm mạnh và chỉ đáp ứng được 84,63 % hợp đồng là đúng hạn giảm so với chỉ tiêu 90% là 5,37 % điều đó cũng có nghĩa là tỷ lệ hợp đồng không đúng hạn là 15,37 % . + Thời gian xử lý sự cố trong năm 2004 đã vượt mức kế hoạch và khả năng xử lý sự cố chỉ trong 0,5 giờ tăng gấp đôi so với kế hoạch là 1 giờ . Đến năm 2005 thì hời gian xử lý sự cố còn nhanh hơn và chỉ mất 0,29 giờ để xử lý . + Thời gian hoạt động tốt trong năm 2004 thì thời gian này vượt mức kế hoạch và đạt 99,97 % trong tổng thời gian hoạt động vượt mức kế hoạch là 99% . Đến năm 2005 thì vẫn tăng nhưng không đáng kể mà chỉ đạt 99,4% so với kế hoạch là 99%. 3.2. Các hành động khắc phục phòng ngừa Các hành động khắc phục phòng ngừa của năm 2004 và 2005 được thể hiện trong bảng sau: Bảng 20 : Hành Động Khắc Phục Phòng Ngừa TT Hạng mục Tổng số Tổng số đã đóng Số ngày thực hiện TB đối với các NX/NC đã đóng 2004 2005 2004 2005 2004 2005 1 Các NC/NX từ đánh giá nội bộ của FPT trong kỳ 12 12 12 12 20 30 2 Các NC/NX từ đánh giá của bên ngoài trong kỳ 1 15 1 10 30 18 3 Các NC/NX còn tồn đọng từ kỳ trước 0 4 0 4 20 4 Các NC/NX khác 0 0 0 0 Tổng hợp: 13 27 13 22 26 Qua b¶ng sè liÖu trªn ta thÊy c¸c NX/ NC tõ ®¸nh gi¸ néi bé cña FPT kh«ng cao vµ ®­îc kh¾c phôc hÕt trong kú , n¨m 2004 còng nh­ n¨m 2005 cã tæng sè 12 NX/NC vµ kh¸c phôc ®ãng hÕt . Nh­ng sè ngµy thùc hiÖn trung b×nh n¨m 2004 chØ 20 ngµy nh­ng ®Õn n¨m 2005 th× ®· t¨ng lªn tíi 30 ngµy C¸c NX/NC tõ ®¸nh gi¸ , gi¸m s¸t tõ bªn ngoµi trong n¨m 2004 chØ ph¸t sinh cã 1 NX/NC vµ ®­îc kh¾c phôc hÕt nh­ng thêi gian kh¾c phôc l¹i rÊt dµi ®ã lµ 30 ngµy . Nh­ng ®Õn n¨m 2005 th× ph¸t sinh 14 NX/NC vµ chØ kh¾c phôc ®­îc 10 NX/NC nh­ng thêi gian kh¾c phôc t­¬ng ®èi nhanh 18 ngµy. Nh×n chung th× c¸c hµnh ®éng kh¾c phôc phßng ngõa t­¬ng ®èi tèt . 3.3. C¸c ph¶n håi vµ khiÕu n¹i cña kh¸ch hµng a. Các phản hồi và khiếu nại của khách hàng và kết quả xử lý trong n¨m 2004 (kể cả các phàn nàn nội bộ) được tổng hợp lại như sau : Nguyên nhân chủ yếu của các khiếu nại: Bị mất mật khẩu truy cập Internet: Hiện tượng này trong năm 2003 tuy đã giảm nhiều nhưng vẫn xảy ra một số trường hợp. Nguyên nhân của hiện tượng này là do có một chương trình Trojan thường trú trong máy tính của khách hàng. Quản lý mật khẩu truy cập không tốt: Hiện tượng này thường diễn ra ở các cơ quan, công ty dẫn đến nhiều người biết mật khẩu, cho người ngoài công ty sử dụng dấn đến cước phí sử dụng tăng vọt. Giải thích các chính sách khuyến mại chưa rõ ràng đã dẫn đến có trường hợp khách hàng thắc mắc về chính sách khuyến mãi. Thẻ Internet card và Internet phone mới dùng 01 lần đã không sử dụng được. Nguyên nhân là khách hàng không để ý đến thời hạn sử dụng của thẻ. Bảng 21: Kết Quả Xử Lý Phản Hồi Và Khiếu Nại Khách Hàng Năm 2004 TT Loại Số đầu kỳ Số phát sinh Số đã xử lý Số tồn đọng Số yêu cầu KPPN 1 Thanh toán cước phí 89 89 0 2 Tăng cước 89 89 0 3 Thái độ phục vụ, đường truyền 0 0 0 4 Tổng hợp 89 89 0 5 Cấp bộ phận 89 89 0 6 Cấp công ty/CN 0 0 0 Đánh giá sự hài lòng của khách hàng năm 2004 Đánh giá của khách hàng về chất lượng dịch vụ triển khai: + 98% khách hàng hài lòng với thái độ phục vụ của nhân viên + 99% khách hàng hài lòng với chất lượng đường truyền Đánh giá của khách hàng về chất lượng dịch vụ hỗ trợ: + 93% khách hàng hài lòng về thái độ phục vụ cũng như tiến độ hỗ trợ của nhân viên + 96% khách hàng hài lòng với chất lượng và tốc độ đường truyền sau khi nhận được hỗ trợ. b. Các phản hồi và khiếu nại của khách hàng và kết quả xử lý trong n¨m 2005 (kể cả các phàn nàn nội bộ) được tổng hợp lại như sau : B¶ng 22: Kết Quả Xử Lý Phản Hồi Và Khiếu Nại Khách Hàng STT Loại Số đầu kỳ Số phát sinh Số đã xử lý Số tồn đọng Số yêu cầu KPPN 11 Kỹ thuật 35 35 0 22 Cước phí 34 34 0 33 Khác 20 20 0 44 Tổng hợp 89 89 0 55 CÊp bé phËn 89 89 0 66 Cấp công ty/CN 0 0 0 Các khiếu nại về kỹ thuật liên quan phần lớn đến chất lượng đường truyền (đứt dây, máy khách hàng có virus…), gây ra việc khách hàng kết nối mạng khó khăn. Có một số trường hợp khiếu nại về việc triển khai dịch vụ chậm. Khiếu nại về cước phí liên quan một phần đến việc khách hàng chuyển đổi dịch vụ nhưng chưa làm thanh lý dứt điểm dịch vụ trước (mặc đù đã được hướng dẫn). Đánh giá sự hài lòng của khách hàng Con số khách hàng hài lòng ở mức 89.6%. Tuy nhiên, với tình hình cung đang vượt quá cầu như hiện nay, con số này cũng không phản ánh được thực trạng thái độ đánh giá của khách hàng đối với công ty. Số lượng cuộc gọi đến Call Center (chỉ tính cuộc gọi đến bàn hỗ trợ) mới đáp ứng được về chất lượng trả lời, tư vấn cho khách hàng, nhưng chưa đáp ứng được số cuộc gọi đến được phúc đáp. Hiện nay, tỷ lệ cuộc gọi được đáp ứng mới ở mức 83.6% trên tổng cuộc gọi đến bàn hỗ trợ. Để tăng chất lượng và làm cho khách hàng hài lòng với dịch vụ của mình, công ty cần nâng cấp hệ thống và tăng nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của khách hàng ở mọi bộ phận: hỗ trợ gián tiếp, hỗ trợ trực tiếp, triển khai, xử lý khiếu nại khách hàng. c. Tæng hîp nh÷ng ®¸nh gi¸ ph¶n håi cña kh¸ch hµng Chất lượng đường truyền sau khi hỗ trợ dịch vụ Tốc độ kết nối ra Internet (ví dụ: www.yahoo.com) Sù hài lòng với thái độ phục vụ của nhân viên hỗ trợ của Công ty FPT Thông tin ADSL của FPT ®­îc biÕt thông qua hình thức IV. Đánh giá chung về chất lượng cung cấp dịch vụ Internet của Công ty FPT 1. Những kết quả chất lượng đã đạt được Tổ chức được hệ thống tài liệu chất lượng: Đảm bảo đáp ứng được yêu cầu hoạt động của Công ty, TCN của Bộ BCVT. Cấu trúc tài liệu dễ tiếp cận, dễ phổ biến, và có tính mở (do đặc thù hoạt động kinh doanh của FOX đa dạng hoá dịch vụ). Đưa các hoạt động của các ban chức năng vào nề nếp: Toàn bộ hoạt động các ban chức năng đều đi vào qui củ: từ chỗ rất thiếu (hầu như không có) đến đầy đủ hồ sơ, thực hiện đúng qui định của Công ty như Hành chính, Thương hiệu, Tổng hội, Truyền thông. Kiểm soát trên hệ thống qui trình Internet chặt chẽ: Kiểm soát việc thực hiện tạm ứng và quyết toán vật tư chặt chẽ nhằm giới hạn và giảm thiểu thời gian vật tư trôi nổi. Các sai sót của các bộ phận liên quan trong hoạt động Kinh doanh, Triển khai, Hỗ trợ đều được kiểm tra để có hành động khắc phục và phòng ngừa lặp lại. Toàn bộ các khiếu nại của khách hàng liên quan đến chất lượng phục vụ như triển khai chậm, hỗ trợ chậm đều được xử lý ngay lập tức. Rà soát các báo giá cũng như tờ rơi quảng bá dịch vụ tại đầu mối thiết kế và in ấn đảm bảo không có sai sót. 2. Những vấn đề chất lượng còn tồn tại . Chất lượng dịch vụ: Tính ổn định của đường truyền ADSL (bao gồm khách hàng ADSL và một số khách hàng của TEL) không cao dẫn đến sự không hài lòng, chậm thanh toán cước phí và huỷ hợp đồng. Tốc độ truy nhập vào trang web chậm, đặc biệt là số mẫu thử có tốc độ chậm đều rơi vào phép thử truy nhập trang chủ www.fpt.vn. Chất lượng phục vụ: Chậm trễ trong tiến độ triển khai do năng lực quản lý và đốc thúc tiến độ của cán bộ quản lý bộ phận Triển khai xDSL còn kém và do hạ tầng luôn trong tình trạng không đủ năng lực đáp ứng. Chậm trễ trong tiến độ hỗ trợ do thiếu nhân sự. Quá tải trong hoạt động hỗ trợ trả lời khách hàng tại Call Center do thiếu nhân lực, hệ thống gặp lỗi nên sự cố xuất hiện ở hàng loạt khách hàng, tổng đài khi chuyển sang số Viettel hay gặp trục trặc (khách hàng gọi đến bị báo bận). Kiểm soát thi công lỏng lẻo: Các kiểm soát viên không hoàn thành nhiệm vụ đã b? qua cỏc tru?ng h?p ki?m tra th?y d?u hi?u cú vi ph?m. Đôi khi hoạt động kiểm soát chỉ mang tính hình thức và mang nhiều tính chủ quan , các kiểm soát viên chỉ làm việc chủ yếu trên bàn giấy chứ không thực sự tìm hiểu và thông qua quá trình . 3. Những vấn đề đặt ra đối với chất lượng dịch vụ Internet. Qua những phân tích trên ta thấy chất lượng cung cấp dịch vụ Internet của Công ty đã được cải tiến nhiều và có uy tin trên thị trường cung cấp dịch vụ Internet trong nước . Nhưng để thực hiện chiến lược phát triển dịch vụ Internet của Công ty đến năm 2010 trở thành nhà cung cấp dịch Internet hàng đầu Việt Nam và một trong số tờ báo điện tử thuộc top 500 trên toàn thế giới thì ban lãnh đạo Công ty còn nhiều việc để làm nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ Internet và có được uy tín trên toàn thế giới . Để thực hiện được điều đó Công ty cần: - Xây dựng cho bộ phận cung cấp dịch vụ Internet một chính sách chất lượng cụ thể cho từng hoạt động . Trong đó cần chú trọng đến hoạt động đảm bảo họat động mạng . Chính sách chất lượng được coi là con đường dẫn dắt doanh nghiệp tiến tới sự thành công , được xem như là con mắt của doanh nghiệp , tạo cho mọi thành viên có nhận thức đúng đắn về chất lượng sản phẩm cùng phấn đấu vì mục đích chung của doanh nghiệp . Mặt khác nó là công cụ cạnh tranh trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế .Nhưng hiện nay chính sách chất lượng dịch vụ Internet chỉ mạng tính chất tập trung vào những hoạt động chủ yếu và còn nhiều hoạt động khác của hoạt động cung cấp dịch vụ chưa có chính sách chất lượng cụ thể như hoạt động tổng hợp thông tin khách hàng , hay hỗ trợ khách hàng, cung cấp đường truyền ADSL … - Đào tạo và đào tạo lại cho cán bộ nhân viên trong Công ty nhận thức về chất lượng và đạo tạo nâng cao đội ngũ quản trị mạng và đội ngũ tiếp thị về dịch vụ Internet . - Thiết lập các nhóm chất lượng . Nhóm chất lượng có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu chất lượng và giải quyết những vấn đề chất lượng phát sinh , ở đó các ý kiến đưa ra và được tập hợp lại và từ đó phát huy tinh thần tập thể . - Tổ chức mạng lưới thu thập và xử lý ý kiến đánh giá và khiếu nại của khách hàng . Những ý kiến của khách hàng có vai trò quan trọng giúp Công ty khắc phục và phòng ngừa các lỗi có thể xẩy ra đối với các dự án cung cấp dịch vụ hay quá trình triển khai dịch vụ , và đồng thời rút ra được những kinh nghiệm quý báu . - Quản lý tốt chi phi chất lượng . Chi phí chất lượng phản ánh những chi phí phù hợp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ Internet đồng thời cũng cho thấy các khoản chi phí không phù hợp phát sinh nhiều hay ít và nó chỉ cho các thành viên trong Công ty thấy được cần phải giảm thiểu các khoản chi phí nào. - Nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000. Ngoài ra Công ty cũng cần phải tổ chức quản lý một cách có hiệu quả , lập kế hoạch chi tiết cho các quá trình cung cấp dịch vụ Internet cũng như quá trình nghiên cứu và phát triển thị trường . Để Công ty có thể sử dụng các nguồn lực có hiệu quả , tránh sự lãng phí nguồn lực … - Lập kế hoạch đổi mới công nghệ đẻ đảm bảo họat động mạng ngày một tốt hơn và ngăn ngừa được các sự cố có thể xảy ra. Đặc biệt chú ý đến vấn đề kỹ thuật trong quá trình triển khai lắp đặt đường truyền ADSL đảm bảo ngày càng tăng tính đúng hạn trong việc triển khái đường truyền ADSL . Cho nên cần quan tâm đến nhân tố quản lý trong quá trình triển khai nhằm nâng cao chất lượng quản lý để đảm bảo đúng tiến độ. CHƯƠNG III Một Số Giải Pháp Chủ Yếu Nhằm Nâng Cao Chất Lượng Cung Cấp Dịch vụ INTERNET Tại Công Ty FPT I. Mục Tiêu Chất Lượng Đến Năm 2010. Để trở thành nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu ở Việt Nam vào năm 2010 , ban lãnh đạo Công ty FPT đã ra mục tiêu chất lượng cho mình . Mục tiêu chất lượng được thể hiện thông qua bảng sau : Bảng 23: Mục Tiêu Chất Lượng Năm 2010 T T Chỉ Tiêu Đánh Giá ĐV Tính Năm 2006 Năm 2010 1 Thời gian mạng hoạt động tốt % >= 95 99.5 2 Thời gian xử lý sự cố Giờ <=1 <=0.6 3 Tỷ lệ triển khai đúng hạn / Tổng số khách hàng ADSL % >=85 >=90 4 Tỷ lệ khảo sát đúng hạn/ tổng số khách hàng ADSL % >= 90 >=95 5 Tỷ lệ hỗ trợ đúng hạn % >= 90 >=98 6 Tỷ lệ sai sót % 1 0.5 II. Phương hướng nâng cao chất lượng dịch vụ Internet của Công ty FPT Để thực hịên mục tiêu chất lượng đặt ra , Công ty FPT cũng đặt ra một số phương hướng nhằm nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ Internet của Công ty : - Tăng cường công tác đào tạo nguồn nhân lực , đặc biệt là các cán bộ quản trị mạng và đội ngũ thiết kế Website. - Nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng . - Tiến hành thu hồi phản ánh của khách hàng và sự hài lòng và những khiếu nại thắc mắc của khách hàng đối với dịch vụ Internet của Công ty và thái độ phục vụ của các cán bộ cung cấp dịch vụ . - Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường và đưa ra những giải pháp chính sách cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng - Tăng cường hoạt động đánh giá và kiểm soát quá trình thực hiện hợp đồng và triển khai dịch vụ - Thực hiện thiết lập các chính sách chất lượng cụ thể cho từng hoạt động của quá trình cung cấp dịch vụ , từ nghiên cứu thị trường, Marketing đến ký kết hợp đồng đến triển khai. - Lập kế hoạch chi tiết thời gian thực hiện hợp đồng và triển khai dịch vụ . III. Một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ Và viễn thông tại Công ty FPT . Công ty tham gia vào hoạt động cung cấp dịch vụ Internet chỉ mới được 8 năm kể từ năm 1997 . Trong khoảng thời gian ngắn đó công ty đã không ngừng cố gắng vươn lên và đạt được những kết quả như hiện nay .Trong quá trình nghiên cức thực tế tại Công ty, em xin được nêu ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ để Công ty đạt được những kết quả mong muốn trong tương lai. 1. Giải pháp 1 : Xây dựng chính sách chất lượng cho từng hoạt động cung cấp dịch vụ và chú trọng đến hoạt động đảm bảo hoạt động của mạng. Chính sách chất lượng có vai trò cực kỳ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp . Nó được coi là con đường dẫn dắt mọi thành viên trong doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của công việc mà mình đang thực hiện , thấy được trách nhiệm của mình đối với người tiêu dùng là khách hàng sử dụng dịch vụ , đối với xã hội và đối với doanh nghiệp . Chính sách chất lượng khuyến khích mọi người cố gắng hết sức mình vì mục tiêu chất lượng chung của doanh nghiệp . Bên cạnh đó chính sách chất lượng còn là một công cụ cạnh tranh của doanh nghiệp . Một doanh nghiệp muốn ký kết được các hợp đồng kinh tế với khách hàng , các đối tác … Thì doanh nghiệp đó phải có chính sách chất lượng . Không phải ngẫu nhiên mà chính sách chất lượng lại là một trong những yếu tố trong Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2001. 1. Cơ sở thực tiễn . Trong Công ty hiện nay tuy hoạt động cung cấp dịch vụ Internet đã có chính sách chất lượng của riêng mình nhưng lại không được cụ thể ở các khâu, các hoạt động hay ở các quy trình cụ thể . Để đảm bảo họat động kinh doanh của dịch vụ Internet thì đòi hỏi các hột động khác cũng phải có chính sách chất lượng riêng cho từng hoạt động và được xây dựng dựa trên chính sách chất lượng chung của họat động cung cấp dịch vụ . Đây là giải pháp quan trọng mang tính chất lâu dài vì sẽ tạo một nhận thức chung thống nhất cho tất cả các hoạt động của tất cả cán bộ nhân viên trong Công ty từ đó hướng họ tới đáp ứng những yêu cầu của khách hàng. 2. Nội dung giải pháp . Để xây dựng chính sách chất lượng cho từng hoạt động cung cấp dịch vụ Internet cần phải thực hiện qua các bước sau : Nắm được ý kiến của khách hàng : Để thu được ý kiến đánh giá của khách hàng về chất lượng cung cấp dịch vụ, Công ty cần thành lập một nhóm chuyên trách hoặc có thể giao cho bộ phận Marketing thu hồi những đánh giá của khách hàng . Công việc điều tra có thể tiến hành bằng phỏng vấn trực tiếp rồi ghi chép lại , thư gửi , qua báo hoặc tạp chí , trên các phương tiện thông tin đại chúng khác theo một mẫu điều tra thống nhất do Công ty tự lập . Khi lập mẫu điều tra cần lưu ý tới câu hỏi và cá thuật ngữ được sử dụng . Các câu hỏi cần đơn giản , dễ hiểu và các thuật ngữ cần được hiểu một cách thống nhất . Và lưu ý nếu đối tượng điều tra là người nước ngoài thì cần phải dịch ra thứ tiếng thông dụng nhất đó là tiếng Anh . Và cần phải đưa ra kế họach về chi phí cho hoạt động điều tra một cách cụ thể để đề ra những hoạt động và quy mô điều tra để tránh sự lãng phí và quá tốn kém. Sau khi đã có mẫu điều tra , tiến hành đào tạo trong thời hạn 1 ngày cho các điều tra viên để họ hiểu về thông tin cần thu nhập và giải thích cho đối tượng điều tra khi họ không hiểu rõ câu hỏi . Và cần tính cụ thể chi phí đào tạo ( điều này phụ thuộc vào quy mô của hoạt động điều tra) Khi đào tạo xong thì tiến hành điều tra . công việc điều tra phải được tiến hành trong thời kỳ cụ thể . Cần lưu ý khi tiến hành điều tra qua thư hoặc qua báo chí thì cần phải giải thích rõ về mục đích của cuộc điều tra , các câu hỏi , thuật ngữ , thời gian thu lại phiếu điều tra và địa điểm thu lại phiếu điều tra . So sánh với đối thủ cạnh tranh : Qua kết quả phân tích của cuộc điều tra lấy ý kiến của khách hàng cùng với việc đánh giá công tác quản lý chất lượng và quản lý chung của Công ty và các đối thủ cạnh tranh như : VNPT, Viettel, Saigon Postel, Hanoi telecom, Viễn thông hằng hải … Nhóm tiến hành sẽ phân tích và so sánh chất lượng sản phẩm dịch vụ Internet , công tác quản lý chất lượng và quản lý chung của công ty đối với chất lượng của các đối thủ cạnh tranh . Tự đánh giá trình độ chất lượng dịch vụ , quản lý chất lượng và quản lý chung của Công ty Thông qua việc so sánh với cá đối thủ cạnh tranh Công ty sẽ thấy được những điểm hơn và những điểm yếu kém so với đối thủ chẳng hạn như tính đúng hạn , chất lượng đường truyền , chính sách dịch vụ cung cấp … với những điểm yếu kém hơn cần phải tập trung vào việc xác định những nguyên nhân gây ra và từ đó đưa ra hướng giải quyết . Tìm kiếm cơ hội phát triển các điểm mạnh hiện có và tiềm năng Khi đánh giá được trình độ của bản thân công ty cùng với việc so sánh với các đối thủ cạnh tranh , Công ty sẽ phân tích để tìm kiếm cơ hội phát triển các diểm mạnh hiện có và các tiềm năng trong bối cảnh có biến cố về môi trường kinh doanh , pháp lý … Đưa ra tầm nhìn trong 5 năm hay 10 năm Ban lãnh đạo của công ty cần đưa ra tầm nhìn chung về bối cảnh phát triển của Công ty cũng như sự phát triển của công nghệ thông tin và công nghệ viễn thông , kinh tế khu vực và kinh tế thế giới ở mức độ nào trong khoảng thời gian đó có chịu tác động của cuộc khủng hoảng kinh tế hay tài chính không . ý đồ phát triển của Công ty nói chung và chất lượng nói riêng Ban lãnh đạo Công ty đã đưa ra ý đồ của Công ty là đến năm 2010 công ty trở thành Công ty cung cấp dịch vụ Internet hàng đầu Việt Nam , và ban lãnh đạo cũng phải đưa ra ý đồ về chất lượng. Sau khi các công việc đã được hoàn tất , Ban lãnh đạo Công ty cùng với những người chuyên trách sẽ họp để đưa ra những định hướng cơ bản về chất lượng . Trên cơ sở đó sẽ đưa ra chính sách chất lượng cho từng hoạt động trong quá trình cung cấp dịch vụ . 3. Hiệu quả của giải pháp Với chính sách chất lượng được thiết lập cùng với những định hướng và giải pháp thực hiện chính sách chất lượng , mọi thành viên trong bộ phận sẽ có được sự thống nhất về chiến lược chất lượng của Công ty , thấy được những yêu cầu của khách hàng mong đợi ở dịch vụ Internet do Công ty cung cấp từ đó tạo cho họ ý thức , trách nhiệm đối với khách hàng , xã hội , và Công ty . Thấy được tương lai của của mình do đó họ sẽ cố gắng hết mình để thực hiện chiến lược chất lượng của Công ty . 4. Điều kiện thực hiện giải pháp Công ty cần lập kế hoạch cụ thể về thời gian thực hiện từng công việc và thời gian hoàn thành . Cần lựa chọn những người có năng lực , hiểu biết về chất lượng cung cấp dịch vụ Internet trong số thành viên của công ty để thực hiện . Nhóm điều tra cần được cung cấp các phương tiện đi lại phục vụ cho việc đi lại và các thiết bị cần thiết để phân tích , xử lý các ý kiến của khách hàng thu được . Cần phải có nguồn tài chính nhất định để công việc được tiến hành thường xuyên liên tục mà không bị gián đoạn . Giải pháp 2: Tăng cường công tác đào tạo nhận thức về chất lượng của CBNV và đào tạo nâng cao trình độ của chuyên gia thiết kế Website và cán bộ quản trị mạng . 1. Cơ sở lý luận Con người là chủ thể của mọi quá trình kinh tế xã hội . Đào tạo và bồi dưỡng cho người lao động là cơ sở thực hiện chiến lược phát huy nhân tố con người . Điều này sẽ làm tăng khả năng cạnh tranh của Công ty . Sản phẩm dịch vụ Internet không chỉ là được cấu thành từ chính sách dịch vụ mà người triển khai cũng như thực hiện đưa dịch vụ đó đến với khách hàng cũng đóng vai trò quan trọng quyết định chất lượng cũng như kết quả kinh doanh của Công ty . Vì vậy muốn nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ Internet thì không chỉ luôn phải nâng cao chính sách dịch vụ mà còn phải nâng cao trình độ , kinh nghiệp , sự hiểu biết và nắm bắt tâm lý khách hàng của các cán bộ trực tiếp hay gián tiếp tham gia cung cấp dịch vụ , đặc biệt là chuyên gia thiết kế Website cũng như quản trị mạng . Trong doanh nghiệp , chất lượng các cán bộ quản trị mạng cũng như chuyên gia thiết kế Website đóng vai trò quan trọng tác động trực tiếp đến chất lượng cung cấp dịch vụ Internet. Do vậy việc đào tạo và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên phải được thực hiện liên tục . Việc đào tạo phải được tiến hành trên cơ sở nhu cầu của thị trường , sự phát triển công nghệ thông tin và chiến lược phát triển của Công ty . 2. Cơ sở thực tiễn Trong quá trình cung cấp dịch vụ thì đội ngũ nhân viên được xem là linh hồn của dịch vụ cung cấp , đặc biệt thể hiện rõ nhất là cán bộ thiết kế Website và cán bộ quản trị mạng. Tuy rằng hai lực lượng này trong Công ty đều có trình độ Đại Học . Nhưng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đòi hỏi vấn đề kiến thức phải thường xuyên được cập nhật . Lực lượng lao động hiện nay ở Công ty phần lớn là CBNV trẻ có năng động , nhiệt tình được đào tạo bài bản song thiếu kinh nghiệm thực tế . Xuất phát ttừ lý do trên Công ty cần phải đào tạo nâng cao nhận thức về chất lượng cho CBNV và nâng cao trình độ cho nhân viên thiết kế trang Web và nhân viên quản trị mạng 3. Nội dung của giải pháp Đối tượng đào tạo : - Cán bộ quản lý - Các chuyên gia quản trị mạng và thiết kế Website - Cán bộ trẻ chưa đáp ứng được yêu cầu công việc - Đào tạo các cán bộ nhân viên trong toàn công ty về hệ thống quản lý chất lượng Nội dung đào tạo : - Đào tạo trang bị kiến thức về quản lý chất lượng , các phương pháp quản lý chất lượng và sử dụng công cụ thống kê trong quản lý chất lượng - Đào tạo nâng cao trình độ các chuyên gia thiết kế trang web và các cán bộ quản trị mạng . Đặc biệt đào tạo về hệ thống bảo mật thông tin , tiếp thu các công nghệ mới … - Đào tạo và khắc phục phòng ngừa . Sau mỗi hợp đồng triển khai Công ty nên tổ chức đúc rút kinh nghiệm , tìm ra những hạn chế , những khó khăn trong quá trình triển khai cung cấp dịch vụ . Có thể tổ chức theo quy mô nhỏ ( Nhóm ) hoặc có thể tổ chức theo quy mô lớn tùy vào tính phức tạp và quy mô của hợp đồng triển khai. - Đào tạo theo chiến lược của Công ty . Công ty cần có một chiến lược kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong 5 hay 10 năm nhằm mục tiêu thích ứng với cường độ cạnh tranh ngày càng cao và nhu cầu tăng trưởng , phát triển của Công ty trong tương lai . Kế hoạch hóa nguồn nhân lực sẽ giúp cho công ty nắm bắt được trình độ học vấn , trình độ chuyên môm của từng người , các tiềm năng cần khai thác để có thể nâng cao chất lượng dịch vụ . Hình thức đào tạo - Các CBNV được đào tạo về kiến thức chất lượng sẽ được đào tạo định kỳ 6 tháng một lần trong thời hạn 2 ngày - Đối với CBNV được đào tạo nhận thức về chất lượng : + Đào tạo tại chỗ do trưởng phòng chất lượng của Công ty ( EQA) hoặc một người có kinh nghiệm hay thuê chuyên gia đào tạo chất lượng đào tạo tại Công ty . Việc đào tạo tại chỗ sẽ giúp các học viên có thể vừa học vừa làm và vận dụng ngay lý thuyết vừa học vào thực tế . + Kết hợp đào tạo chất lượng , tiến hành đào tạo họ tại trường . Hình thức này nên được kết hợp giữa học lý thuyết với thực hành có nghĩa là học một thời gian tại trường sau đó trở về công ty thực hành một thời gian rồi lại quay trở lại trường học tiếp. + Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về chất lượng. - Đối với các cán bộ thiết kế trang web và cán bộ quản trị mạng : + Gửi đến học tập trung tại trung tâm đào tạo quản trị mạng và thiết kế và có thể tham gia vào đào tạo lập trình viên quốc tế APTECH của Công ty . + Gửi đến các trường đào tạo nước ngoài + Tổ chức cho đi học và lấy chứng chỉ về bảo mật thông tin và bảo mật hệ thống. 4.Hiệu quả của giải pháp Với giải pháp trên CBNV trong công ty sẽ được nâng cao cả về số lượng và chất lượng . Nhận thức của các cán bộ quản lý chất lượng và những thành viên khác trong Công ty về chất lượng được nâng cao , trình độ chuyên môn quản trị mạng và thiết kế Web được nâng cao làm cho chất lượng cung cấp dịch vụ được đảm bảo , giảm thiểu các sai sót cũng như gải quyết sự cố nhanh chóng hơn . Mặt khác không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn sẽ giúp các quản trị viên và lập trình viên mới vào làm có thể nhanh chóng đảm nhận được công việc của mình. 5 . Điều kiện thực hiện giải pháp Công ty cần lập kế hoạch cụ thể trên cơ sở đánh giá , phân loại nguồn lực lao động , đồng thời chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho công tác đào tạo Thường xuyên kiểm tra đánh giá chất lượng công tác đào tạo . Đòi hỏi phải có sự tham gia của mọi thành viên trong Công ty . Có nguồn kinh phí cho các học viên đi học . Thật công bằng khách quan trong việc lựa chọn các học viên và công khai vì sao lại chọn . Các học viên được cử đi học phải có tinh thần ham học , cố gắng tìm tòi để có những kiến thức mới để đảm nhiệm công việc tốt hơn . Giải pháp 3: Thiết lập nhóm chất lượng. 1. Cơ sơ lý luận. Nhóm chất lượng được ra đời tại Nhật Bản vào năm 1962 và đã mang lại những thành quả to lớn cho người Nhật. Kể từ đó nhóm chất lượng đã được rất nhiều các tập đoàn kinh tế trên thế giới cũng như nhiều nước vận dụng. Hoạt động của nhóm chất lượng mang tính chất chất tập thể, ở đó mọi người cùng nhau đưa ra ý kiến, cùng nhau giải quyết và tập hợp lại thành một giải pháp tốt nhất cho vấn đề chất lượng. Mặt khác trong qua trình cung cấp dịch vụ Internet thì có nhiều ca nhân thực hiện những hợp đồng khác nhau do đó giữ các thành viên không có sự hội ý chia sẻ kinh nghiệm cũng như trình bày các ý kiến , giải pháp. Chỉ khi xẩy ra sự cố thì trưởng bộ phận hay người quản lý cán bộ đó mới tham gia vào quá trình cung cấp dịch vụ hay triển khai cung như trong quá trình marketing. 2. Cơ sở thực tiễn Hiện nay bộ phận cung cấp dịch vụ Internet của công ty có trên 1245 CBNV, mỗi người đảm nhiệm những công việc khác nhau, họ không trao đổi ý kiến hay cùng làm việc với nhau trừ khi họ gặp vấn đề. Hoạt động của mỗi phòng ban cũng hoàn toàn tách biệt nhau và không có sự tham gia góp ý giữa các phòng ban với nhau. Vì các lý do trên mà bộ công ty cần thiết phải lập các nhóm chất lượng. Nhóm chất lượng sẽ giúp các thành viên trong công ty thực hiện công việc tốt hơn đồng thời cũng giảm thời gian khắc phục của dự án. 3. Nội dung của giải pháp Thu hút sự tham gia của mọi người: Việc làm đầu tiên khi xây dựng nhóm chất lượng là thu hút sự tham gia của mọi người trong công ty trên tinh thần tự giác không cưỡng ép. Trưởng các phòng ban trong công ty sẽ chịu trách nhiệm thu hút, lôi cuốn mọi người trong phòng ban mình phụ trách tham gia vào việc thiết lập nhóm chất lượng, thông qua phổ biến cho thấy được những lợi ích có thể đạt được khi nhóm chất lượng được thành lập và có sự tham gia của họ. Phân nhóm: Sau khi thu hút được sự tham gia của mọi người sẽ tiến hành phân nhóm. Mỗi người sẽ được phát một phiếu đăng ký và họ sẽ đăng ký vào nhóm mà họ cảm thấy thích thú và có ích cho họ trong công việc. Người trong nhóm có thể là người trong cùng phòng ban, cùng thực hiện một công việc, hay bao gồm những ngừời thuộc các phòng ban khác nhau, thực hiện các công việc khác nhau, miễn sao họ cảm thấy thích thú khi tham gia vào hoạt động của nhóm. Số lượng người trong nhóm có thể từ 4 đến 6 người. Bầu nhóm trưởng: Các thành viên trong mỗi nhóm sẽ tiến hành bầu người đứng đầu nhóm. Nhóm trưởng phải là ngửòi có năng lực lãnh đạo nhóm hoặc được mọi người trong nhóm tín nhiệm. Bầu thư ký: Sau khi các nhóm được thiết lập, các thành viên của các nhóm sẽ bầu một người làm thư ký. Thư ký sẽ là người ghi chép lại nội dung của cuộc họp khi có các nhóm cùng tham gia để giải quyết vấn đề về chất lượng hay hoạch định công tác chất lượng khi cần có sự tham gia của các nhóm khác nhau. Triển khai nhóm: Sau khi các công việc trên hoàn thành, nhóm chất lượng sẽ đi vào hoạt động. Mới đầu có thể ngày nào cũng họp nhóm sau đó có thể vài ba ngày họp một lần và khi nhóm đã đi vào nề nếp thì số lần họp tốt nhất là 2 lần trong một tháng. Thời gian họp được tiến hành ngoài giờ làm việc, có thể trước khi làm việc, sau khi hết thời gian làm việc hay trong giờ giải lao. Đối với các nhóm mà số ngừơi trong nhóm cùng làm việc với nhau hay trong cùng một phòng ban thì số lần họp có thể ít hơn. Thời gian cho mỗi cuộc họp có thể kéo dài trong 15 phút, 30 phút hay 1 tiếng. 4. Hiệu quả của giải pháp: Kết quả lớn nhất, quan trọng nhất do các nhóm chất lượng mang lại là chất lượng dịch vụ Internet của công ty sẽ được bảo đảm và nâng cao do ý thức tự nguyện tham gia của mọi thành viên, cụ thể: - Mọi người trong công ty sẽ tự kiểm soát, kiểm tra chất lượng công việc được giao. - Công tác kiểm soát, kiểm tra chất lượng dịch vụ Internet trở thành một công tác của toàn công ty, do vậy có tính hệ thống, toàn diện và không chỉ là phát hiện lỗi mà còn là phòng ngừa. - Trình độ và trách nhiệm của mọi người được nâng cao điều đó làm cho mọi người trong công ty gắn bó với công việc. Quan hệ giữa mọi người trong công ty được cải thiện. 5. Điều kiện thực hiện giải pháp - Được sự ủng hộ của ban lãnh đạo công ty - Mọi người trong công ty có tinh thần ham học hỏi - Sự tham gia của mọi người là tự nguyện không cưỡng ép - Có trợ cấp cho thời gian họp - Mọi người quyết tâm xây dựng làm nên một tập thể vững mạnh. Giải pháp 4: nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2001 1. Cơ sở lý luận Như chúng ta đã biết để đạt được chứng chỉ ISO 9001 các công ty phải bỏ ra từ 25 đén 30 nghìn USD cùng với nỗ lực cao của các CBNV trong Công ty . Nhưng khi đã có được chứng chỉ , các doanh nghiệp phải duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao hiệu lực của hệ thống đó . Đây là yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn ISO 9001: 2001 . Thực tế cho thấy có nhiều doanh nghiệp chỉ coi chứng chỉ ISO 9001 là phương tiện để quảng bá cho sản phẩm và là giấy thông hành để vào các thị trường khó tính vì vậy họ cố gắng đạt được chứng chỉ rồi bỏ đó không quan tâm xem hệ thống quản lý chất lượng có được duy trì và cải tiến hay không . Do vậy việc nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng là yêu cầu bắt buộc của doanh nghiệp nếu họ muốn nâng cao chất lượng sản phẩm . 2. Cơ sở thực tiễn Mặc dù công ty FPT đã nhận được chứng chỉ ISO 9001:2000 và chuyển đổi thành công sang phiên bản ISO9001:2001 nhưng hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng ở FPT không được cao . Điều này được thể hiện ở: - Các tài liệu khó áp dụng do việc xây dựng tài liệu đó khó hiểu, một số tài liệu còn mâu thuẫn nhau. - Chưa có hệ thống giúp tìm đọc và khai thac các tài liệu ISO phầm mềm một cách dễ dàng và đơn giản - Nhận thức của CBNV về ISO còn mơ hồ . 3. Nội dung giải pháp Để nâng cao hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng , Công ty cần thực hiện các công việc sau : - Định kỳ 6 tháng một lần tiến hành đào tạo bổ sung kiến thức về quản lý chất lượng cho mọi thành viên trong Công ty trong 2 ngày . Thực tế tại công ty chỉ có trưởng các phòng ban mới được đi bổ sung kiến thức về quản lý chất lượng . Việc đào tạo bổ sung kiến thức này có thể thực hiện bằng cách đào tạo tập trung cho trưởng các phòng ban sau đó trưởng các phòng ban sẽ đào tạo lại cho các thành viên trong phòng ban mình phụ trách. - Tổng giám đốc cần quan tâm hơn nữa tới công tác quản lý chất lượng của Công ty bằng cách định kỳ đánh giá lại tính hiệu quả và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc xem xét hệ thống tài liệu có phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn và có được áp dụng đúng như đã viết không, việc duy trì hồ sơ chất lượng và hủy bỏ những tài liệu lỗi thời. - Nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý cấu hình đây là qui trình hay gặp NC nhất ở công ty. Công ty cần đạo tạo một đội ngũ cán bộ chuyên thực hiện công việc quản lý cấu hình và cần có các hướng dẫn cụ thể hơn nữa cho qui trình này. Hiện nay công ty đã có những hướng dẫn rất cụ thể về quản lý cấu hình được thể hiện trong phần hướng dẫn công việc của sổ tay qui trình phần mềm nhưng mỗi bộ phận lại chỉ có duy nhất một quyển sổ tay do cán bộ quản lý chất lượng trực tiếp quản lý. Do đó việc tra cứu thường không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Công ty nên để các hướng dẫn đó tại vị trí trong bộ phận sao cho mọi người trong bộ phận đều có thể tra cứu một cách thuận lợi khi cần thiết. - Công ty cần viết lại sổ tay hướng dẫn công việc lập trình sao cho dễ hiều và rõ ràng hơn vì sổ tay hướng dẫn này bị coi là khó hiểu, không rõ ràng đồng thời cần thống nhất các thuật ngữ trong sổ tay vì các thuật ngữ không thống nhất nên đôi khi mọi người hiểu không thống nhất. 4. Hiệu quả của giải pháp Với việc nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lướng sẽ đảm bảo dịch vụ Internet do công ty cung cấp sẽ luôn đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đảm bảo các hoạt động quản lý chất lượng của công ty được thông suốt và không gắp trở ngại khi BVQI tiến hành đánh giá lại hệ thống quản lý chất lượng của công ty. 5. Điều kiện thực hiện giải pháp Để thực hiện giải pháp này những người lãnh đạo trong công ty cần quan tâm hơn nữa tới công tác quản lý chất lượng và có sự cam kết của họ về nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Thực tế cho thấy nếu như lãnh đạo công ty không quan tâm tới công tác chất lượng thì mọi người trong công ty cũng không quan tâm. Giải pháp 5: Tổ chức mạng lưới thu thập ý kiến đánh giá và khiếu nại của khách hàng. Cơ sở lý luận Xuất phát điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh là thị trường, qua thị trường doanh nghiệp sẽ biết được khách hàng cần những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, chất lượng như thế nào từ đó có thể lập kế hoạch sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu đó và đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhưng không phải mọi sản phẩm do doanh nghiệp cung cấp đều thoả mãn được nhu cầu của khách hàng, vì vậy việc lấy ý kiến đánh giá của khách hàng về chất lượng sản phẩm do doanh nghiệp cung cấp để có thể thoả mãn khách hàng tốt hơn. Cơ sở thực tiễn Hiện nay công ty không có bộ phận chuyên trách tiếp nhận những khiếu nại của khách hàng và thu thập ý kiến đánh giá của khách hàng về chất lượng dịch vụ do công ty cung cấp do vậy khi có vấn đề chất lượng xảy ra khách hàng không biết phải thông báo cho ai, bộ phận nào ngoài những người mà họ biết trong quá trình thực hiện dự án, và nếu những người này không thông báo lại với bộ phận quản lý chất lượng thì vấn đề đó có khi không được giải quyết hoặc giải quyết muộn. Vì vậy việc thu thập ý kiến đánh giá và khiếu nại của khách hàng là cần thiết. Nội dung của giải pháp Công việc này sẽ do phòng FQA thực hiện. Để thu thập và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng dịch vụ Internet, trưởng phòng FQA nên thiết lập một đường dây điện thoại nóng do một nhân viên trong phòng chịu trách nhiệm trực điện thoại. Số điện thoại này sẽ được phổ biến tới mọi khách hàng của công ty cùng với chính sách và thời gian giải quyết. Khi nhận được phản ánh của khách hàng về dịch vụ Internet thì nhân viên trực điện thoại sẽ thông báo cho trưởng phòng. Khi đó trưởng phòng FQA sẽ họp cùng đại diện của bộ phận cung cấp dịch vụ Internet để tìm ra nguyên nhân gây ra vấn để chất lượng và tìm phương hướng giải quyết và cử ngươi đến giải quyết. Các ý kiến khiếu nại và giải quyết phải được lưu vào hồ sơ. Để thu được ý kiến đánh giá của khách hàng về chất lượng dịch vụ Internet của công ty, định kỳ một năm một lần trưởng phòng FQA sẽ thiết lập một nhóm khoảng 8 người bao gồm đại diện phòng kỹ thuật, phòng cung cấp dịch vụ và phòng FQA để điều tra thu thập ý kiến đánh giá của khách hàng. Công việc điều tra này sẽ được thực hiện như phần nắm được ý kiến đánh giá của khách hàng trong nội dung của giải pháp xây dựng chính sách chất lượng. Sau khi có được ý kiến đánh giá của khách hàng phòng FQA cùng với đại diện của các phòng khác sẽ tiến hành phân tích đánh giá để xác định xem điểm nào của sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng và điểm nào chưa đáp ứng từ đó đề ra biện pháp khắc phục nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Hiệu quả của giải pháp Với giải pháp này, Công ty sẽ đánh giá được thực trạng tình hình chất lượng dịch vụ của công ty, đánh giá được sự hài lòng hay không hài lòng của khách hàng về dịch vụ do công ty cung cấp, các khiếu nại của khách hàng được giải quyết một cách nhanh chóng từ đó gây dựng lòng tin của khách hàng đổng thời qua đó thấy được các nguyên nhân gây ra vấn đề chất lượng từ đó có thể đưa ra các biện pháp phòng ngừa. 5.Điều kiện thực hiện giải pháp Người lãnh đạo công ty phải cam kết rằng mọi phản ánh của khách hàng đều được xử lý kịp thời Việc xử lý khiếu nại của khách hàng phải thoả đáng Các ý kiến phản ánh của khách hàng phải được thu thập một cách chính xác và nhanh chóng. Kết Luận Chất lượng và không ngừng nâng cao chất lượng là mục tiêu quan trọng hàng đầu của các doanh nghiệp trong xu hướng phát triển kinh tế hiện nay . Chỉ có nâng cao chất lượng thì doanh nghiệp mới ngày càng thoả mãn được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng , duy trì và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường trong và ngoài nước . Đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin nói chung và lĩnh vực cung cấp dịch vụ Internet nói riêng . Công nghệ thông tin đang trong bối cảnh kết nối toàn cầu cùng với sự phát triển mạnh của mình , Công nghệ thông tin đã bắt buộc các Công ty cung cấp dịch vụ Internet nói riêng và cung cấp trong lĩnh vực Công nghệ thông tin nói chung phải liên tục cải tiến và nâng cao chất lượng để thích nghi với sự phát triển đó . Công ty phát triển đầu tư công nghệ FPT là công ty tin học đầu tiên của VIệt Nam . Mặc dù mới được thành lập được 18 năm nhưng nay đã trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực tin học . Để có được kết quả này ban lãnh đạo cùng với các CBNV trong Công ty đã có nhiều cố gắng để nâng cao chất lượng sản phẩm mà công ty cung cấp cho thị trường nói chung và sản phẩm dịch vụ Internet nói riêng và ngày càng có uy tín trên thị trường trong và ngoài nước . Mặc dù đã có nhiều có gáng nhưng do đặc thù của cung cấp dịch vụ là luôn đổi mới và dịch vụ cung cấp ngày càng đảm bảo chất lượng và thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng do vậy đòi hỏi Công ty phải không ngừng nỗ lực nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ Internet . Trong quá trình thực tập tại Công ty em đã đi sâu nghiên cứu thực trạng tình hình chất lượng , cũng như hoạt động nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ Internet từ đó đưa ra một số ý kiến góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm của Công ty . Trong quá trình hoàn thành bài viết , mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do điều kiện khẳ năng tiếp cận thực tế có hạn nên không thể tránh khỏi những sai sót . Em mong được sự góp ý của thầy giáo hướng dẫn THS . Vũ Anh Trọng để mem có thể hoàn thành tốt hơn đề tài này . Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình quản trị chất lượng 2. Báo cáo tổng kết hoạt động chất lượng của công ty (2003 - 2005) 3. Báo cáo Tài chính của công ty 4. Tạp chí tin học 5. Báo cáo tổng kết năm 2003 - 2005 6. Sổ tay chất lượng công ty FPT 7. B¸o c¸o tæng kÕt ISO cña FPT 2003 - 2005MỤC LỤC