Chuyên đề Một số giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty xây dựng 123

i công thực tế ( đường nâng cấp cải tạo vừa thi công vừa khai thác) - Căn cứ vào năng lực thi công, khả năng bố trí vật tư, nhân lực của nhà thầu. Sau khi nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu và đi khảo sát thực tế hiện trường thu thập thông tin có liên quan như: Vật tư, giao thông, điều kiện thời tiết… Nhà thầu đã bố trí 4 đội hình thành 9 mũi thi công cụ thể như sau: 1. Đội thi công nền mặt đường. - Mũi 1: thi công đào đắp nền đường. - Mũi 2: thi công móng đường - Mũi 3: thi công lớp mặt đường bê tông nhựa hạt trung dày 7cm 2. Đội thi công hệ thống thoát nước( cống ngang và dãnh dọc) - Mũi 4: thi công đúc sẵn cấu kiện bê tông đúc sẵn - Mũi 5: thi công cống thoát nước ngang loại lắp ghép - Mũi 6: thi công cống thoát nước ngang loại đổ tại chỗ - Mũi 7: thi công rãnh thoát nước dọc bằng đá hộc xây 3. Đội thi công cầu cơ giới ( Mũi 8 ) 4. Đội thi công hệ thống ATGT và hoàn thiện ( mũi 9 ) Công ty xây dựng 123 lập tiến độ thi công tổng thể cho dự án là 689 ngày kể từ khi chủ đầu tư ra quyết định thi công và bàn giao mặt bằng thi công, cụ thể tiến độ thực hiện như sau: - Công tác chuẩn bị : 153 ngày - Thi công nền đường: 233 ngày - thi công mặt đường: 233 ngày - Thi công hệ thống thoát nước: 468 ngày - Thi công cầu cơ giới: 153 ngày - Thi công hệ thống ATGT và hoàn thiện: 80 ngày 1.3.5.3 Nội dung tài chính I: Căn cứ để tính giá 1. Căn cứ vào Hồ sơ mời thầu do ban quản lý dự án 2 phát hành 2. Khối lượng: - Khối lượng kết cấu chính căn cứ vào khối lượng trong HSMT - Khối lượng công trình phụ trợ phục vụ thi công và xây lắp khác căn cứ vào khối lượng theo bản vẽ biện pháp thi công do nhà thầu lập 3. Định mức và đơn giá: - Căn cứ nghị định số 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình. - Đơn giá đấu thầu được phân tích chi tiết và cấu thành thông tư số 05/2007/TT-BXD về việc hướng dẫn lập và quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình. - Căn cứ thông tư 03/2008/TT-BXD ngày 25/1/2008 của BXD về việc điều chỉnh hệ số nhân công và máy thi công. - Giá vật liệu tham khảo công bố giá vật liệu xây dựng trên địa bàn tỉnh Ninh thuận số 918/SKD-QLXD ngày 17/7/2008; số 1210/SXD-QLXD ngày 09/9/2008. - Định mức xây dựng công trình- phần xây dựng, ban hành kèm theo văn bản số 1776/BXD-VP ngày 16/8/2007 - Bảng giá ca máy và thiết bị thi công ban hành kèm theo quyết định số 119/QĐ-UBND ngày 31/12/2006 của tỉnh Ninh thuận. II: Giá dự thầu BẢNG 1.8: TÓM TẮT GIÁ DỰ THẦU STT MÔ TẢ BIỂU TỔNG GIÁ (VNĐ) A Chi phí xây lắp sau thuế gồm các hạng mục chính: Nền đường, mặt đường, cống thoát nước, cầu cơ giới 55,254,240,238 B Chi phí khác ( lập bản vẽ thi công, đảm bảo giao thông, mốc lộ giới ) sau thuế 827,924,307 C Chi phí dự phòng bằng 10% của A+B 5,608,216,454 Cộng giá cho toàn bộ gói thầu 61,690,380,999 Bên cạnh bảng tóm tắt gia dự thầu, công ty có các bảng tổng hợp của 3 loại chi phí trên và có bảng phân tích đơn giá dự thầu.Sau đây em xin trích một phần nhỏ trong bảng phân tích đơn giá dự thầu trong hạng mục : Nền+Mặt Đường để có thể hiểu rõ thêm về cách tính giá dự thầu của công ty STT TÊN HẠNG MỤC CÔNG VIỆC ĐƠN VỊ ĐỊNH MỨC ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN ĐÀO ĐẤT C3 NỀN ĐƯỜNG + ĐÀO CẤP BẰNG MÁY I Chi phí trực tiếp 1 Chi phí nguyên vật liệu 0 2 Chi phí nhân công 3,861 Nhân công bậc 3.0/7 công 0.0579 66,682 3,861 3 Chi phí máy thi công 7,394 Máy đào bánh xích 1,25m3 ca 0.00307 2,149,520 6,599 Máy ủi 110 CV ca 0.00068 1,168,413 795 4 Trực tiếp phí khác 1.5% 11,254 169 Cộng chi phí trực tiếp 11,423 II Chi phí chung 5,3% 11,423 605 III Thu nhập chịu thuế tính trước 6,0% 12,029 722 Giá trị dự toán xây dựng trước thuế 12,750 IV Thuế giá trị gia tăng 10% 12,750 1,2750 Giá dự toán xây dựng sau thuế 14,025 V Chi phí khác 1,778 Nhà tạm, lán trại 1,0% 88,917 889 Huy động, giải thể 1,0% 88iê,917 889 VI Đơn giá dự thầu 26,775 Ngoài bảng phân tích đơn giá dự thầu trong Hồ sơ mời thầu của công ty còn có bảng dự kiến kế hoạch thanh toán hợp đồng. BẢNG1.9: DỰ KIẾN KẾ HOẠCH THANH TOÁN HỢP ĐỒNG Giai đoạn kể từ khi khởi công công trình ( tháng) Giá trị theo giai đoạn ( VNĐ ) % Lũy kế thanh toán Tạm ứng 11,216,432,909 20% 11,261,432,909 Tháng thứ 1 319,668,338 0.57% 11,536,101,247 Tháng thứ 2 319,668,338 0.57% 11,855,769,585 Tháng thứ 3 1,054,344,693 1.88% 12,901,114,278 Tháng thứ 4 1,054,344,693 1.88% 13,964,458,972 Tháng thứ 5 1,054,344,693 1.88% 15,018,803,665 Tháng thứ 6 1,054,344,693 1.88% 16,073,148,359 Tháng thứ 7 1,054,344,693 1.88% 17,127,493,052 Tháng thứ 8 1,054,344,693 1.88% 18,181,837,745 Tháng thứ 9 1,054,344,693 2.07% 19,236,182,439 Tháng thứ 10 1,160,900,806 4.04% 20,397,083,245 Tháng thứ 11 2,265,719,448 6.05% 22,662,802,693 Tháng thứ 12 3,392,970,955 6.05% 26,055,773,648 Tháng thứ 13 3,392,970,955 6.05% 29,448,744,603 Tháng thứ 14 3,392,970,955 6.05% 32,841,715,558 Tháng thứ 15 3,392,970,955 6.05% 36,234,686,512 Tháng thứ 16 3,392,970,955 6.05% 39,627,657,467 Tháng thứ 17 3,392,970,955 6.05% 43,020,628,422 Tháng thứ 18 3,858,452,921 6.88% 46,879,081,343 Tháng thứ 19 1,777,804,616 3.17% 48,656,885,959 Tháng thứ 20 1,777,804,616 3.17% 50,434,690,575 Tháng thứ 21 1,777,804,616 3.17% 52,212,495,191 Tháng thứ 22 678,594,191 1.21% 52,891,089,382 Tháng thứ 23 386,966,935 0.69% 53,278,056,318 Bảo hành 2,804,108,277 5% 56,082,164,545 Tổng cộng 100% 56,082,164,545 1.4 Đánh giá hoạt động đấu thầu của công ty trong giai đoạn 2006 -2008 1.4.1 Các chỉ tiêu đánh giá khả năng thắng thầu của công ty Khả năng thắng thầu trong xây lắp được thể hiện là việc trong môi trường chung, doanh nghiệp sử dụng những lợi thế của mình để ghi điểm với chủ đầu tư. Có ba chỉ tiêu chính. Số lượng công trình trúng thầu và giá trị trúng thầu Chỉ tiêu này thể hiện khá khái quát tình hình dự thầu và kết quả dự thầu của doanh nghiệp, qua đó đánh giá được hiệu quả, chất lượng công việc dự thầu trong năm, quy mô và giá trị hợp đồng các công trình trúng thầu. Tỷ lệ thắng thầu trong dự thầu.Tỷ lệ này được tính như sau: Σ Dtt T1 = × 100% Σ Ddt - Tính theo số dự án ( hoặc số gói dự thầu ) Trong đó: T1: Là tỉ lệ trúng thầu theo lần số tham gia đấu thầu. Dtt: Là số dự án ( số gói thầu ) thắng thầu Ddt: Là số dự án ( số gói thầu ) dự thầu Σ Gtt T2 = × 100% Σ Gdt - Tính theo gía trị dự án Trong đó: T2 là tỷ lệ trúng thầu theo giá trị dự án Gtt: là giá trị các dự án trúng thầu Gdt: Là giá trị các dự án dự thầu 1.4.2 Kết quả đấu thầu của công ty trong giai đoạn 2006 - 2008 Kết quả đấu thầu Sau khi quy chế đấu thầu được ban hành thị trường xây dựng trở nên sôi động, trong đó có cả sự tham gia của các nhà thầu nước ngoài tại Việt Nam. Đấu thầu đã trở thành phương tiện chính để nhận hợp đồng xây lắp. Tuy mới thành lập nhưng bằng sự nỗ lực của toàn bộ ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên công ty cùng với sự giúp đỡ của TCT xây dựng công trình giao thông 1, công ty đã tham gia đấu thầu nhiều dự án (gói thầu) có giá trị. Tất nhiên bên cạnh những thành công thì cũng có những thất bại, tuy nhiên điều đó lại giúp cho công ty có thêm nhiều kinh nghiệm cho những dự án ( gói thầu ) sau này. Một sồ gói thầu tiêu biểu mà công ty đã tham gia trong 3 năm gần đây: Năm 2006: + Gói 1 – cầu giẽ Ninh Bình ( trúng thầu ) + Gói 5 – Cầu Giẽ Ninh Bình ( trượt thầu ) + Gói R9 – Tây Thanh Hóa ( trượt thầu ) + Gói 127 – Lai Châu ( trúng thầu ) + Gói 1A – Tái định cư Thái Nguyên ( trượt thầu ) + Gói 10 – Mù Căng Chải ( trượt thầu ) ……………………………….... Năm 2007: + Gói 3 – Nền đường sắt Phả Lại ( trượt thầu ) + Gói 2B – Xây dựng 7 cầu đường sắt ( trúng thầu ) + Gói 78 – Đường Campuchia (trúng thầu ) + Gói 3 – Đường 37 ( trúng thầu ) + Gói 6 – Cầu Giẽ Ninh Bình ( trượt thầu ) + Gói 7 – Đường 4 ( trượt thầu ) ………………………………… Năm 2008:+Gói thầu số 7- Xây dựng đoạn Km227+250-Km236+500, Lâm Đồng, Ninh Thuận ( trúng thầu ) + Gói thầu xây lấp công trình đại lộ Thịnh Lang- thành phố Hải Dương ( trượt thầu ) + Đương 3 Hà Nội – Thái Nguyên + Gói 12 – Đường 279 ……………………………… Có thể tóm tắt số lượng dự án ( gói thầu ) mà công ty đã tham gia trong 3 năm qua ( 2006 – 2008) qua bảng sau. BẢNG 1.10: KẾT QUẢ DỰ THẦU CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2006-2008 Năm Dự thầu Trúng thầu Tỷ lệ trúng thầu Số lượng ( Ddt ) ( gói ) Giá trị ( Gdt ) (Triệu đồng) Số lượng ( Dtt ) ( gói ) Giá trị ( Gtt ) (Triệu đồng) Theo Số lượng ( % ) Theo giá trị ( % ) 2006 12 617,598 2 97,231 16.67 15.57 2007 11 1973,268 3 325,831 27.27 16.51 2008 14 2854,953 3 586,045 20.42 20.52 ( Nguồn: Phòng Kinh tế - Kế hoạch ) Nhìn vào bảng thống kê trên ta thấy tỷ lệ thắng thầu của công ty là: - Tính theo số dự án : thì tỷ lệ này biến động không đồng đều theo các năm. Năm 2006 tỷ lệ này là 16.67% nguyên nhân là do mới thành lập công ty chưa đủ kinh nghiệm trong việc lập hồ sơ dự thầu, cũng như thu thập còn thiếu thông tin về đối thủ cạnh tranh, giá cả nguyên vật liêu… khiến giá bỏ thầu cao hơn các đối thủ khác nên chỉ trúng 2 gói thầu. Đến năm 2007 thì công ty tham gia ít gói thầu hơn ( chỉ 11 gói thầu ) tuy nhiên tỷ lệ thắng thầu lại là 27.27%. Theo các chuyên gia thì với tỷ lệ thắng thầu khoảng 30% là rất tốt. Điều này đã chứng tỏ nỗ lực của công ty. Đến 2008 thì tỷ lệ lại giảm xuống thấp hơn năm 2007, chỉ chiếm 20.42%. Nguyên nhân chủ yếu là do công ty đã tham gia đấu thầu nhiều dự án khiến nguồn lực bị phân tán, không tập trung được nhiều vào mỗi gói thầu khiến việc tham gia đấu thầu 14 gói thì trúng 3 gói. Mặt khác là do công ty tham gia vào nhiều gói thầu có giá trị lớn trong khi năng lực của công ty chưa đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư. - Tính theo giá trị dự án: Thì tỷ lệ trúng thầu lại tăng theo các năm. Từ 15,57% ( năm 2006 ) lên 16.51% ( năm 2007) và đến năm 2008 là 20.52%. Có thể có hai nguyên nhân dẫn đến kết quả này .Hoặc là số gói thầu trúng thầu tăng qua các năm, hoặc là giá trị các gói thầu trúng thầu ngày càng lớn. Nhìn vào bảng trên ta thấy số lượng trúng thầu chỉ hơn kém nhau rất ít ( 1 gói ) nên điều đó chứng tỏ các gói thầu mà công ty thắng thầu ngày càng có giá trị cao. Hiệu quả đấu thầu. Khi nói đến hiệu quả đấu thầu là ta đang tiến hành so sánh giữ kết quả mà hoạt động đấu thầu đem lại với chi phi phí bỏ ra xem lợi ích thu về có bù đắp được chi phí hay không. Trong giới hạn của chuyên đề, em xin tập trung vào khía cạnh doanh thu mà hoạt động đấu thầu đem lại cho công ty. Theo báo cáo của phòng Tài chính kế toán thì cơ cấu doanh thu của công ty trong 3 năm vừa qua như sau: Bảng 1.11: Cơ cấu doanh thu của công ty trong 3 năm ( 2006-2008) ( Đơn vị. triệu đồng) STT Khoản mục Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Giá trị Tỉ trọng Giá trị Tỉ trọng Giá trị Tỉ trọng 1 Kinh doanh xây lắp 15854 97,8% 16573 96% 18265 94.5% 2 Cho thuê thiết bị, cung cấp nhiên liệu 347 2.2% 507 3% 755 4% 3 Các khoản khác 0 200 1% 313 1.5% 4 Tổng 16201 100% 17280 100% 19333 100% ( nguồn: Phòng Tài chính kế toán) Nhìn vảo bảng trên ta thấy cơ cấu tỷ trọng doanh thu của công ty có sự thay đổi tuy không đáng kể, bởi doanh thu từ hoạt động kinh doanh xây lắp do đấu thầu mang lại luôn chiếm tỷ trọng rất cao. Điều này chứng tỏ vai trò, vị trí quan trọng cũng như những kết quả đáng ghi nhận do đấu thầu mang lại. Để có thể thấy rõ được sự đóng góp của đấu thầu vào doanh thu của công ty thì biểu đồ dưới đây sẽ làm nổi bật lên điều đó. Theo đó năm 2006 hoạt động đấu thầu đã đem lại cho công ty doanh thu gần 16 tỷ, chiếm 97.8% , còn hoạt động cho thuê thiết bị và hoạt động khác chiếm 2.2%. Điều này cũng xuất phát từ việc do công ty mới thành lập nên vẫn tập trung vào nhiệm vụ, chức năng chính của mình là xây lắp. Bước sang năm 2007, 2008 thì cơ cấu có sự thanh đổi nhưng nhìn chung hoạt động đấu thầu vẫn chiếm tỷ trọng rất cao trong doanh thu của công ty. 1.4.3 Những hạn chế trong công tác tham dự thầu của công ty. Bên cạnh những thành tựu đã đạt được , thì công ty xây dựng 123 vẫn còn những tồn tại ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của công ty. Một sỗ những nhược điểm chính có thể nêu ở đây là: Năng lực của công ty chưa đáp ứng được yêu cầu của nhiều dự án ( gói thầu ) lớn, phức tạp, yêu cầu kỹ thuật cao… nên nhiều gói thầu chủ đầu tư đánh giá năng lực của công ty thấp à Điểm năng lực thấp à trượt thầu. Công việc thu thập thập thông tin còn bộc lộ sự thiếu sót: Chưa tập trung khai thác thông tin, khi có thông tin thì chưa phân loại rõ các đối tượng, tính chất công trình để từ đó có kế hoạch dự thầu đạt kết quả, tránh việc chạy theo số lượng tham gia nhiều gói thầu gây lãng phí không cần thiết. Công tác lập hồ sơ dự thầu chưa diễn ra một cách thực sự chặt chẽ và có hệ thống. Tuy có tuân theo quy trình các bước nhưng trên thực tế công việc cụ thể của từng bước đã được nhận thức nhưng chưa được thực hiện. Quá trình đề ra các biện pháp tranh đấu còn thụ động, chưa thực sự quan tâm đến việc đưa ra các giải pháp kỹ thuật hợp lý, mang tính độc đáo nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh trong đấu thầu. Giá bỏ thầu nhiều khi không hợp lý ( quá cao nhiều khi lại rất thấp ) ảnh hưởng đến hiệu quả của công ty. Điều này là kết quả thiếu xót của nhiều yếu tố trong cả quy trình lập hồ sơ dự thầu tạo nên; như thông tin giá cả nhân công, nguyên vật liệu… không sát với thực tế, khảo sát công trình chưa kỹ… Đi vào chi tiết những mặt hạn chế của công ty như sau: 1.4.3.1 Hạn chế về năng lực Hạn chế về máy móc thiết bi thi công. Giống như tất cả các nành sản xuất kinh doanh khác, để sản xuất ra các sản phẩm thì phụ thuộc rất nhiều vào phương tiện sản xuất ra chúng – máy móc thiết bị công nghệ. Máy móc thiết bị của công ty tuy phong phú về chủng loại, công suất, lại được sản xuất từ những hãng tên tuổi… nhưng vẫn chưa đủ để có thể tiến hành thi công trên nhiều công trình ở những địa điểm khác nhau, chất lượng chưa đáp ứng được những dự án ( gói thầu ) phức tạp, yêu cầu kỹ thuật cao. Dẫn đến nguyên nhân trượt thầu đối với một số gói thầu có giá trị. Mặt khác nhiều khi do thiếu máy móc thiết bị công ty phải tiến hành thuê ngoài và đương nhiên việc thuê ngoài thì giá thành bao giờ cũng sẽ cao hơn so với chi phí máy móc thiết bị thuộc sở hữu của công ty. Điều này làm cho giá dự thầu tăng lên ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của công ty. Hạn chế về nguồn nhân lực. Trong những năm vừa qua công ty đã xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, phát huy năng lực với nhiều cơ hội thăng tiến nhằm hội tụ được đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ cao, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên nguồn nhân lực của công ty có tuổi đời trẻ nhưng lại thiếu kinh nghiệm. Các chủ đầu tư thường quan tâm đến đội ngũ công nhân trực tiếp thi công, đối với các công trình lớn, phức tạp,yêu cầu kỹ thuật cao, đòi hỏi chuyên môn khắt khe thì đây lại là một hạn chếc tương đối lớn , vì ngoài số lượng công nhân thuộc biên chế của công ty thì tùy vào địa điểm công trình mà công ty phải thuê lao động ở đó, mà những lao động này thì trình độ lại thấp. Bên cạnh đó phòng Kinh tế - kế hoạch là phòng chịu trách nhiệm chính về đấu thầu , nhưng trên thực tế nhân viên của phòng chỉ gồm có 5 người điều này khiến cho khối lượng công việc họ làm rất nhiều đôi khi không đảm bảo về chất lượng của Hồ sơ dự thầu khi mà công ty tham dự nhiều gói thầu trong một thời điểm. Hạn chế về tài chính. Tuy trong những năm qua hoạt đông kinh doanh đã đem lại lợi nhuận cho công ty, nâng cao được khả năng tài chính của công ty. Nhưng nhìn một cách tổng quan thì tài chính của công ty chưa đáp ứng được cho việc tham dự các gói thầu có giá trị, cũng như chưa có khả năng cạnh tranh với các công ty đã hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nhiều năm. Quy mô vốn bé, cơ cấu vốn nguy hiểm với vốn tín dụng thương mại chiếm một tỷ lệ lớn… khiến cho năng lực tài chính thực sự là vấn đề gây trở ngại cho hoạt động đấu thầu của công ty. 1.4.3.2 Hạn chế trong việc thu thập thông tin liên quan đến đấu thầu. Hoạt động tìm kiếm thông tin, nghiên cứu thì trường đóng vai trò rất quan trọng trong công tác đấu thầu.Như đã biết, việc thu thập thông tin về đấu thầu, là do cán bộ nhân viên công ty thu thập, phòng Kinh tế - Kế hoạch có nhiệm vụ tập hợp và phân ttích các thông tin đó, chứ công ty chưa có một phòng ban hay một bộ phận chức năng nào chuyên nghiên cứu, tìm kiếm thông tin. - Công việc khảo sát hiện trường để nắm bắt thực tế về gói thầu được triển khai khi nhưng vẫn chưa đạt hiệu quả cao, cán bộ đi khảo sát vẫn chưa hiểu được tầm quan trọng … khiến cho công ty chưa có sự hiểu biết kỹ về gói thầu, gây khó khăn cho công tác lập HSDT - Thông tin về chủ đầu tư: Thông tin này hầu như ít được quan tâm, trong khi đó nó ảnh hưởng một phần không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Thu thập thông tin về chủ đầu tư chủ yếu là ta quan tâm đến các vấn đề như nguồn vốn đầu tư ở đâu, khả năng tài chính của chủ đầu tư có đảm bảo thanh toán khi công trình được xây dựng không… Do xem nhẹ nên có công trình đã hoàn thành và bàn giao mà công ty vẫn chưa được thanh toán hết dẫn đễn vốn bị chiếm dụng ảnh hưởng đến khả năng tài chính của công ty. - Thông tin về đối thủ cạnh tranh: Đây cũng là nhân tố bên ngoài tác động đến khả năng thắng thầu của công ty. Mặc dù có xem xét đến các đối thủ của mình nhưng chỉ là hình thức bề ngoài nhằm biết có bao nhiêu công ty tham gia, họ là những ai,chứ chưa đi tìm hiểu về năng lực, những điểm mạnh, điểm yếu của họ để có kế hoạch nhấn mạnh những lợi thế của công ty so với đối thủ, và tìm cách khắc phục những mặt yếu . 1.4.3.3 Hạn chế trong công tác lập Hồ sơ dự thầu. Về công tác thiết kế, công ty chủ yếu dựa vào các công trình có tính chất tương tự chứ để lấy số liệu chứ không phải công trình nào công ty cũng đi khảo sát thực tế để lấy số liệu. khiến tính phù hợp giữa thiết kế và thực tế thi công công trình là chưa cao. Về công tác lập giá dự thầu. Gía dự thầu của công ty vẫn chưa linh hoạt và khoa học. Công ty nhiều khi quên mất tác dụng của thư giàm giá có kèm trong Hồ sơ dự thầu. Nó là công cụ để đảm bảo tính bí mật của giá dự thầu, giúp điều chỉnh giá, đảm bảo khả năng thắng thầu cho công ty. Bên cạnh đó thị trường nguyên vật liệu, máy móc thi công đang có biến động lớn mà công tác thu thập thông tin, nghiên cứu thì trường của công ty lại bộc lộ nhiều thiếu xót điều này đã ảnh hưởng lớn đến giá dự thầu: khi thì đội lên quá cao so với các đối thủ cạnh tranh, khi lại bo giá dự thầu quá thấp làm ảnh hưởng đến hiệu quả đấu thầu. 1.4.3.4 Hạn chế trong công tác quản lý, giám sát quá trình thi công công trình. Đây không chỉ phải là vấn riêng mà là vấn đề của hầu như tất cả các công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp. Điều này cũng xuất phát từ đặc thù chung của ngành như: thời gian xây dựng kéo dài, địa điểm ở xa, phụ thuộc nhiều vào điều kiện nhiên… Trong Hồ sơ dự thầu công ty có đề cập đến kế hoạch quản lý thi công, tuy nhiên trong thực tế công tác quản lý chưa theo sát được tất cả các hạng mục công trình, vẫn có tình trạng buông lỏng quản lý, giám sát không chặt chẽ dẫn đến tình trạng chất lượng công trình đôi khi đảm bảo, chậm tiến độ thi công … làm giảm uy tín với chủ đầu tư. 1.4.4 Nguyên nhân của những hạn chế. 1.4.4.1 Nguyên nhân khách quan. Cũng giống như mỗi cá thể, công ty hoạt động trong một môi trường chung thì tất nhiên sẽ chịu ảnh hưởng – những mặt tích cực và những mặt hạn chế mà môi trường đó đem lại. Nguyên nhân từ phía chủ đầu tư. Chủ đầu tư đóng vai trò là người ra đề thi, vậy mà nhiều khi “ đề thi “ không rõ ràng, thông tin mập mờ, không minh bạch, không cụ thể khiến cho công ty làm bài – lập Hồ sơ dự thầu không tốt, thiếu căn cứ để lập… Đặc biệt trong một số trường hợp việc đấu thầu chỉ là mang tính hình thức, chiếu lệ ( thường xảy ra với những dự án sử dụng vốn từ ngân sách nhà nước ). Nhiều cơ quan , địa phương lạm dụng hình thức chỉ định thầu phê duyệt cho gói thầu cho cả một dự án lớn, nếu thấy việc này thực hiện khó khăn bởi dư luận thì họ lại sử dụng thủ thuật chia nhỏ gói thầu, bán thầu làm giảm cạnh tranh trong đấu thầu …Bên cạnh đó cũng có trường hợp năng lực của chủ đầu tư yếu kém trong việc xây dựng dự toán quá thấp gây khó khăn cho việc xét kết quả trúng thầu. Đôi khí còn xảy ra tình trạng thiếu thống nhất giữa tiêu chuẩn đánh giá Hồ sơ dự thầu và yêu cầu được nêu trong Hồ sơ mời thầu gây ra sự khó khăn trong đánh giá, không đảm bảo tính công bằng. Nguyên nhân từ đối thủ cạnh tranh. Khi Việt Nam gia nhập WTO đã đem lại nhiều cơ hội và cũng mang đến những thách thức không nhỏ trong khi đó thị trường xây dựng trong nước đang có sức hút rât lớn đối với các nhà đầu tư nước ngoài. Mới thành lập, công ty còn đang cần phải nỗ lực rất lớn để cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước, chứ thực sự chưa thể chở thành đối thủ của các nhà đầu tư nước ngoài. Hiện nay nhiều dự án lớn trong ngành xây dựng của Việt Nam đều do các nhà thầu nước ngoài trúng thầu và thực hiện, họ có kinh nghiệm, kỹ thuật cao, máy móc hiện đại, nguồn nhân lực có trình độ, lại có tiềm lực tài chính hùng mạnh… tất cả đã khiến nó trở thành đối thủ đáng gờm của bất kỳ công ty trong nước nào. Nguyên nhân từ chính sách , pháp luật của nhà nước. Hệ thống đấu thầu của Việt Nam nhìn chung đã có nhiều chuyển biến tích cực, nhất là trong công tác đấu thầu các dự án đầu tư công. Với việc ban hành Luật Đấu thầu và nghị định hướng dẫn kèm theo, có thể thấy đây là các văn bản pháp lý bảo đảm sự minh bạch trong hoạt động đấu thầu như: Yêu cầu các chủ đầu tư và nhà thầu khi tham gia đấu thầu phải công bố các gói thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng, công bố thông tin đơn vị thắng thầu... Việc công bố thông tin công khai sẽ mang lại sự minh bạch và là điểm tích cực trong luật của Việt Nam. Tuy nhiên vẫn còn hạn chế lớn nhất trong hoạt động đấu thầu tại Việt Nam là nếu nhà thầu chào giá cao hơn mức giá dự toán của dự án thì chắc chắn nhà thầu đó sẽ không trúng thầu. Nhưng trong thực tế, nhiều khi giá dự toán mà chủ đầu tư đưa ra không phải lúc nào cũng chính xác vì phải dựa trên định mức do Bộ Tài chính ban hành, mà định mức này chưa theo kịp giá thị trường. Hạn chế thứ hai là tình trạng đấu thầu không bình đẳng, đó là các doanh nghiệp nhà nước được ưu tiên hơn doanh nghiệp tư nhân tại các dự án sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước. Hạn chế thứ ba là theo quy định, thời gian dành cho nhà thầu để chuẩn bị hồ sơ thầu rất ngắn, chỉ có 15 ngày, thậm chí là 10 ngày, kể cả đối với các dự án, công trình lớn. Đối với các công trình lớn, đòi hỏi các nhà thầu có thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu kỹ lưỡng, do đó quy định thời gian như vậy là chưa hợp lý. Còn một quy định nữa là hiện nay nếu chỉ có 3 nhà thầu tham gia đấu thầu một dự án sẽ không được mở thầu. Lợi dụng quy định này, các nhà thầu tìm cách thông thầu để tổ chức cuộc đấu thầu giả bằng cách móc nối với công ty quen biết tham gia đấu thầu, tạo cạnh tranh giả tạo.  1.4.4.2 Nguyên nhân chủ quan. - Nguồn vốn của công ty còn thấp, khả năng huy động vốn chưa cao, nguồn huy động còn chưa đa dạng. Nợ phải trả lớn điều này một phần đem lại lợi thế cho công ty về khả năng chiếm dụng vốn, tuy nhiên cũng gây áp lực nếu nó là nợ đến hạn phải trả khiến công ty phải nhiều khi bằng mọi giá phải thắng thầu để có thể tiếp tục vay ngân hàng trả nợ đáo hạn, tránh nguy cơ đổ vỡ, tìm cách giải nguy tạm thời. - Công ty chưa đầu tư nhiều vào máy móc thiết bị, không phải là không thấy được tầm quan trọng của nó mà chủ yếu là do việc đầu tư vào máy móc rất tốn kém trong khi đó tình hình tài chính của công ty thì không được khả quan cho lắm. Mà máy móc thiết bị thiếu, để thi công công trình sẽ phải đi thuê, thuê thì chi phí máy móc thiết bị trong khi tính giá dự thầu sẽ bị đội lên, làm tăng giá dự thầu - Đội ngũ cán bộ tham gia công tác lập Hồ sơ dự thầu nhìn chung là có kinh nghiệm và chuyên môn, nhưng chủ yếu là do phòng Kinh tế - kế hoạch đảm nhận nên xảy ra tình trạng thiếu nhân lực khi công ty tham gia nhiều gói thầu cùng một thời điểm , trong khi đó quy định của nhà nước là thời gian dành cho nhà thầu chuẩn bị Hồ sơ mời thầu chỉ là 10 – 15 ngày rất cấp bách nên ảnh hưởng rât lớn đến chất lượng công tác lập Hồ sơ dự thầu. - Công tác thu thập, nghiên cứu các thông tin liên quan đến đấu thầu còn bộc lộ nhiều yếu kém. Nguyên nhân vì đâu? đó là do công tác này lại do nhân viên của phòng Kế Hoạch kết hợp với Phòng Kỹ thuật đảm nhận. Đã có sự phối hợp không chặt chẽ, nghiên cứu các thông tin chưa sát sao, đầy đủ về điều kiện địa hình, đặc điểm tự nhiên, kinh tế xã hội, chưa nắm bắt được thì trường nguyên vật liệu, máy móc thiết bị một cách linh hoạt để có thể khai thác hợp lý nguồn nguyên vật liệu, để quyết định xem thuê máy móc ở địa phương nơi có công trình thi công hay là điều động máy móc của công ty… điều này là ảnh hưởng không nhỏ đến giá dự thầu cũng như việc lập các biện pháp thi công trong Hồ sơ dự thầu.. - Vai trò của việc tìm hiểu các thông tin liên quan đến chủ đầu tư, các đối thủ cạnh tranh chưa được quan tâm đúng mức. - Công tác lập Hồ sơ dự thầu còn thiếu sự phối hợp nhịp nhàng của các thành viên trong công ty. Do thiếu thông tin thị trường nên Giá dự thầu được lập một cách không hợp lý, thiếu cơ sở. Trong khi đó, thì thiết kế kỹ thuật thì công ty thường lấy số liệu từ các công trình tương tự chứ không phải công trình nào cũng đi khảo sát một càch cụ thể. - Công tác quản lý, giám sát chất lượng thi công còn chưa được thực hiện đúng như kế hoạch đã đề ra trong Hồ sơ dự thầu. Đó cũng do một phần là đặc điểm chung của ngành, một phần là do sự tác trách của cán bộ quản lý. CHƯƠNG II: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO KHẢ NĂNG THẮNG THẮNG THẦU CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG 123 2.1 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới. 2.1.1 Định hướng chung. Sự phát triển của ngành xây dựng và tốc độ phát triển của nền kinh tế có mối quan hệ thuận chiều; một nền kinh tế có tốc độ tăng trưởng cao, tốc độ đô thị hóa nhanh luôn đi cùng với các khoản đầu tư lớn cho cơ sở hạ tầng Công ty nhận định: Trong thời gian tới , mặc dù nền kinh tế Việt Nam được dự báo sẽ đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức, ảnh hưởng đến tốc độ tăng trưởng nhưng do có nhiều điều kiện thuận lợi như: Việt Nam gia nhập WTO, sự gia tăng của khu vực tư nhân, gia tăng các nguồn vốn trực tiếp nước ngoài, chính phủ tiếp tục thúc đẩy công cuộc cải cách hành chính…Việt Nam vẫn sẽ duy trì được sự phát triển trong dài hạn. Như vậy, đối với một nền kinh tế phát triển như Việt Nam, tiềm năng phát triển của ngành xây dựng là rất lớn do đó có thể đưa ra những nhận định khả quan về ngành xây dựng trong thời gian tới với tốc độ tăng trưởng cao và ổn định. Định hướng phát triển chung của công ty trong thời gian tới là: - Khẳng định hơn nữa vị thế của mình trên thương trường - Phát huy những ngành nghế chính đang là thế mạnh của công ty như: Xây dựng các công trình thủy lợi, thủy điện, giao thông, cơ sở hạ tầng, nhà ở các khu công nghiệp… - Đồng thời nghiên cứu mở rộng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, phát triển công ty kinh doanh theo hướng đa ngành - Tiếp tục hoàn thành các công trình đã được giao và nhận thêm nhiều hạng mục công trình mới. - Tăng cường đầu tư phát triển máy móc thiết bị , ứng dụng công nghệ hiện đại vào quá trình thi công - Đảm bảo đời sống vật chất, đời sống tinh thần của cho cán bộ của công nhân viên công ty. 2.1.2 Định hướng trong công tác đấu thầu. Trước dự đoán về tính sôi động của thị trường xây dựng, để có được những dự án ( gói thầu ), công ty đã xây dựng định hướng nhằm tăng cường hiệu quả đấu thầu - Tăng cường tham dự thầu, mở rộng lĩnh vực xây dựng, - Cố gắng đạt tỷ lệ thắng thầu đến 30%\ - Tăng cường quan hệ hợp tác đối với các chủ đầu tư, bên các nhà cung cấp đầu vào - Chú trọng nâng cao năng lực của công ty - Dần hoàn thiện công tác Lập hồ sơ dự thầu. 2.2 Một số giải pháp. 2.2.1 Nhóm giải pháp nâng cao năng lực của công ty. 2.2.1.1 Giải pháp về tài chính. Cơ sở của giải pháp. Mọi kế hoạch sẽ chỉ nằm trên giấy nếu như ta không có “ tiền ” để biến kế hoạch đó trở thành thực tế. Không giống như đối với các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa, trong lĩnh vực xây dựng thì mọi hoạt động đều tuân thủ theo nguyên tắc “ chi trước thu sau ”, vì vậy mà vấn đề về vốn đóng vai trò rất quan trọng để giúp công ty hoạt động, Thực tế thì công ty đang bị ảnh hưởng bời quy mô vốn tương đối nhỏ, nguồn huy động chưa phong phú… khiến cho vấn đề cấp thiệt đặt ra là phải có giải pháp để huy động vốn hợp lý. Nội dung của giải pháp. - Tăng cường tối đa các kênh huy động vốn có thể: Bằng cách có thể tham gia liên danh, liên kết; xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với ngân hàng, huy động vốn từ nội bộ doanh nghiệp. Vay vốn ngân hàng là hoạt động không thể thiếu, ngân hàng đứng ra bảo lãnh dự thầu cho công ty, cho công ty vay vốn để phục vụ cho hoạt động sản xuất…vì vậy cần tiếp tục mối quan hệ lâu dài,bền vững. - Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng để đảm bảo nguông cung ứng kịp thời, đồng thời có thể mua chịu, nâng cao khả năng chiếm dụng vốn. - Có đội ngũ cán bộ lập kế hoạch vật tư có trình độ cao và có kinh nghiệm, có sự hiểu biết trong nhiều lĩnh vực để xây dựng kế hoạch đầu tư có hiệu quả và có tính khả thi cao - Đối với các dự án lớn, nếu như công ty đánh giá mình không đủ năng lực tài chính để tham gia thì có thể tiến hành liên danh với các nhà thầu khác tạo thành nhà thầu liên danh. Năng lực sẽ là năng lực của nhà thầu liên danh. Công ty vừa tham gia dự thầu lại có khả năng thắng thầu cao. - Bên cạnh đó cần phải nâng cao hiệu quả sử dụng vốn: như đẩy mạng công tác thanh quyết toán công trình, tránh trường hợp bị chiếm dụng vốn để có thể đẩy nhanh vòng quay vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; quản lý chặt chẽ các khoản thu chi của công ty… Hiệu quả của giải pháp. - Giúp công ty giải quyết được vấn đề về vốn trong hoạt động sản xuất, quy mô vốn tăng, đặc biệt là vốn lưu động, tăng niềm tin với chủ đầu tư về khả năng thực hiện hợp đồng… - Với việc quản lý chặt chẽ việc sử dụng vốn sẽ giúp công ty tránh được những thất thoát không đáng có từ việc quản lý không sát sao. 2.2.1.2 Giải pháp về máy móc thiết bị thi công. Cơ sở của giải pháp. Không phải việc già con người cũng làm được bằng chân tay. Đặc biệt trong thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa như hiện nay, với những yêu cầu ngày cang cao về mỹ thuật, kỹ thuật thì máy móc móc thiết bị càng khẳng định vai trò của nó. Thế trạng của công ty cho thấy năng lực máy móc thiết bị còn hạn chế về số lượng, trình độ chưa đáp ứng được những công trình đòi hỏi kỹ thuật cao, hay chưa đáp ứng đủ khi công ty xây dựng nhiều công trình 1 lúc. Điều đó đã đặt ra phải có kế hoạch đầu tư vào máy móc thiết bị, đây là một sự đầu tư mang tính dài hạn , quan trọng và cần phải làm của công ty. Nội dung của giải pháp. - Phải đầu từ đổi mới công nghệ nếu không sẽ máy móc thiết bị của công ty sẽ bị lỗi thời với thời đại và với chính cả các đối thủ cạnh tranh. Muốn vậy thì phải có khả năng cung cấp tài chính ổn định để thực hiện. Nên sử dụng nguồn vốn vay dài hạn, quỹ khấu hao, và trích một phần lợi nhuận sau thuế để đầu tư mua sắm thiết bị - Để tiến hành mua máy móc thiết bị công ty cần phải lập kế hoạch chứ không phải bỏ tiền ra mà mua những công nghệ mặc dù hiện đại nhưng lài không phù hợp , không có tính đồng bộ, công ty phải có tìm hiểu xem loại máy mình định mua là gì, có phù hợp với tính chất công việc và trình độ của công nhân vận hành máy hay không, khả năng tài chính của công ty có đủ mua không, và lựu chọn hình thức mua mới hay mua lại. - Ngoài việc đầu tư mua máy móc thiết bị công ty phải tăng cường công tác bảo dưỡng, bảo trì máy móc thiết bị, để giảm tình trạng hỏng hóc , gây nên sự gián đoạn trong thi công. Hiệu quả của giải pháp. Đầu tư vào máy móc thiết bị mang lại hiệu quả là không nhỏ. - Đây là giải pháp mang tính dài hạn , giúp cho công ty có khả năng rút ngắn thời gian thi công, tiết kiệm chi phí về nhân công, hạ thấp được giá dự thầu mà lại đảm bảo được chất lượng, yêu cầu kỹ thuật của chủ đầu tư, nâng cao hình ảnh, uy tín của công ty. - Giúp công ty có thể tham gia dự thầu nhiều gói thầu quan trọng, có giá trị, và yêu cầu kỹ thuật cao mà trước đây năng lực máy móc của công ty không đáp ứng được. 2.2.1.3 Giải pháp nguồn nhân lực. Cơ sở của giải pháp. Bên cạnh việc đầu tư nâng cao năng lực trình độ của cán bộ nhân viên lập Hồ sơ dự thầu thì công ty còn phải đầu tư để nâng cao trình độ cho toàn thể lao động trong công ty để tạo thành một tổng thể thống nhất, đồng đều , và vững mạnh. Nội dung của giải pháp. - Có những chính sách thỏa đáng cho người lao động cả về tinh thần và vật chất - Bên cạnh đó gắn trách nhiệm với quyền lợi, có khen thưởng, có xử phạt, tạo cơ hội thăng tiến - Thường xuyên có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng bổ xung thêm về kiên thức kinh tế, xây dựng… Hiệu quả của giải pháp Không ai có thể phủ nhận được hiệu quả của giải pháp này mang lại. vì đây là giải pháp chiến lược,có tính bền vững. - Nội lực của công ty ngày càng lớn mạnh - Nhân viên có môi trường làm việc năng động, cạnh tranh… sẽ nâng cao hiệu quả lao động - Hoạt động của công ty diễn ra trôi chảy. 2.2.2 Giải Pháp nâng cao khả năng thu thập thông tin liên quan đên đấu thầu Điều cốt lõi của giải pháp này đó là việc công ty nên thành lập phòng Marketing. Nhằm chuyên môn việc thu thập thông tin, quy tụ thông tin liên quan đến đấu thầu về một mối. Cơ sở của giải pháp. Có người nói rằng không nhất thiết phải có một bộ phận chuyên trách marketing để làm công việc phân tích thị trường, lập kế hoạch và kiểm soát các vấn đề liên quan. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ, hoạt động không đa dạng nơi mà giám đốc đã có nhiều kinh nghiệm và hiểu biết về nhu cầu khách hàng. Quan điểm này thật nguy hiểm, vì muốn hay không muốn, do số lượng sản phẩm và thị trường của doanh nghiệp ngày càng phát triển, và do áp lực cạnh tranh cũng như yếu tố bất ổn định của môi trường kinh doanh ngày càng tăng, đòi hỏi phải có sự hiểu biết sâu, rộng và nghiên cứu thì trường một cách thường xuyên. Chiến lược marketing là một chiến lược đóng vai trò quan trọng trong cuộc chạy đua giành ưu thế và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, hoạt động marketing trong ngành xây dựng vẫn chưa được định hình ở bất kì công ty nào, một phần cũng do những đặc điểm riêng của sản phẩm ngành xây dựng, một phần là di không được quan tâm đúng mức. Và công ty xây dựng 123 cũng nằm trong tình trạng chung đó. Trong hồ sơ dự thầu công ty chỉ quan tâm đến thông tin nội bộ mà không tìm hiểu những biến động trên thị trường xây dựng, cũng như thông tin về chủ đầu tư, đối thủ cạnh tranh…Vì vậy công tin cần thành lập một phòng Marketing chuyên nghiên cứu về các thông tin liên quan đến hoạt động đấu thầu để cung cấp thông tin chính xác và nhanh nhất cho các cán bộ, các phòng ban chịu trách nhiệm lập Hồ sơ dự thầu có chất lượng cao. Nội dung của giải pháp Đây là việc thành lập một phòng ban mới, nên vấn đề trước tiên đó là việc bố trí nhân lực của phòng Marketing. Trước đây nhiệm vụ Marketing của công ty được hiểu đó là việc tìm kiếm thông tin về gói thầu, nghiên cứu thị trường đầu vào…Nhiệm vụ này chủ yếu là do cán bộ phòng Kinh tế - kế hoạch đảm nhận, nên ngoài ra họ còn phải thành trách nhiệm của mình ở phòng kinh tê – kế hoạch dẫn đến Marketing không được quan tâm đúng mức, kiến thức về Marketing thì sơ sài, chưa qua lớp đào tạo. Vì vậy công ty phải có kế hoạch đào tạo những cán bộ này đi học tại các trường có chuyên ngành Marketing để nâng cao kiến thức. Bước tiếp theo sẽ thành lập phòng Marketing và tuyển thêm một số nhân viên khác có kiến thức trong lĩnh vực này. Xác định nhiệm vụ cụ thể của phòng này là: - Thu thập các thông tin về việc tổ chức đầu thầu của chủ đầu tư. - Thu thập thông tin về sự biến động của thị trường giá cả nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị… để Phòng Kinh tế - kế hoạch tính toán và có biện pháp điều chỉnh giá dự thầu kịp cũng như thông báo cho chủ đầu tư biết để đàm phán lại tránh các rủi ro cho công ty. - Thu thập các thông tin về chủ đầu tư, đặc biệt là về nguồn vốn, khả năng thanh toán… đảm bảo cho công ty có thể thu hồi vốn nhanh khi công trình được hoàn tất - Thu thập các thông tin về đối thủ cạnh tranh như năng lực,.. để có thể có kế hoạch tranh thầu hợp lý đảm bảo khả năng thắng thầu cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. - Đề xuất các chiến lược marketing nhằm nâng cao uy tín của công ty. Như tuyên truyền quảng bá hình ảnh công ty trên các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là cần xây dựng 1 website riêng. Bên cạnh đó duy trì mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng, các tổ chức tín dụng, các cơ quan quản lý nhà nước, các chủ đầu tư… Hiệu quả của giải pháp. Tất nhiên là việc thành lập phòng marketing sẽ khiến công ty tốn mất một khoản chi phí, nhưng lợi ích của nó đem lại thì quả là không nhỏ. Nó sẽ giảm bớt khối lượng công việc cho phòng Kinh tế - kế hoạch khi lập Hồ sơ dự thầu, cung cấp được thông tin có tính chính xác, kịp thời nhất từ đó giảm bớt được chi phí tổn thất, đồng thời nó còn giải quyết được nhiều vấn đề còn tồn tại của công ty. Cụ thể những hiệu quả chính mà phòng Marketing đem lại là: - Thông tin được tập trung về một mối, được tiến hành nghiên cứu, phân tích trong mối liên hệ tổng thể, từ những người có trình độ chuyên môn. Giảm bớt được việc kiêm nhiệm nhiều công việc trong công tác lập Hồ sơ dự thầu. - Với các thông tin mà về chủ đầu tư, đối thủ cạnh trạnh, thị trường các yếu tố đầu vào … sẽ giúp việc lập Hồ sơ dự thầu được tiến hành dựa trên thông tin đầy đủ nhất, từ đó nâng cao khả năng thắng thầu và hiệu quả kinh doanh của công ty, 2.2.3 Nhóm giải pháp hoàn thiện công tác lập Hồ sơ dự thầu. 2.2.3.1 Nâng cao năng lực của cán bộ nhân viên lập Hồ sơ dự thầu. Cơ sở của giải pháp. Những cán bộ tham gia công tác lập Hồ sơ dự thầu sẽ thay mặt công ty làm bài thi nộp cho chủ đầu tư vì vậy năng lực của họ đóng vai trò rất quan trọng. Một bộ Hồ sơ dự thầu có được hoàn thiện với chất lượng tốt hay không sẽ phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của những người làm ra nó. Vì vậy,việc nâng cao năng lực của cán bộ nhân viên lập Hồ sơ dự thầu có tính chất chiến lược, và mang ý nghĩa kinh tế sâu sắc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nhận thức được điều đó. Đây là một đòi hỏi tất yếu khi mà thực tế công tác lập Hồ sơ dự thầu của công ty còn bộc lộ nhiều thiếu xót. Nội dung của giải pháp. - Trước hết, công ty phải xác định nhu cầu đào tạo hợp lý, công bố chương trình đào tạo và chỉ tiêu đào tạo cho toàn thể cán bộ nhân viên lập Hồ sơ dự thầu biết. - Xem xét và lựa chọn đúng đối tượng đào tạo , lựa chọn chương trình đào tạo phù hợp với từng đối tượng để tránh lãng phí về thời gian và tài chính của công ty. Như đào tạo người mới tuyển trên cơ sở phân công người có kinh nghiệm kèm cặp, hướng dẫn. - Công ty cần đầu tư để nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học, ứng dụng các phần mềm xây dựng, kế toán, quản lý dự án… cho nhân viên - Tạo môi trường làm việc thi đuâ, cạnh tranh lành mạnh, cơ hội thăng tiến cho để nhân viên cố gắng làm việc… Hiệu quả của giải pháp Đầu tư vào con người là hoạt động đầu tư mang tính chiến lược vì vậy nó tốn kem và chỉ phát huy hiệu quả sau một thời gian dài, tuy nhiên tác động của nó là lớn và mang tính lâu dài. - Nâng cao năng lực độ ngũ cán bộ nhân viên lập Hồ sơ dự thầu sẽ giảm bớt những sai sót do sơ xuất như lỗi số học, những thiếu xót trong hồ sơ hành chính pháp lý… - Năng lực nhân viên được nâng cao đương nhiên sẽ tác động đến chất lượng Hồ sơ dự thầu à tăng khả năng thắng thầu và hiệu quả kinh doanh của công ty. 2.2.3.2 Có chính sách giá dự thầu linh hoạt trong Hồ sơ dự thầu. Cơ sở của giải pháp Giá dự thầu là một trong những tiêu chí quan trọng để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu. Nó là kết quả của việc nghiên cứu thông tin, của các biện pháp thi công mà công ty đã lập…Hiện nay sự cạnh tranh về giá bỏ thầu rất gay gắt, tuy là phương thức cạnh tranh cổ điển nhưng tương đối hiệu quả mà bất cứ nhà nhà thầu nào cũng đều theo đuổi. Có những gói thầu mà giá dự thầu chỉ chênh nhau có mấy trăm ngìn thôi cũng đã khiến người thắng, kẻ bại. Không chỉ là việc đem lại cơ hội thắng thầu cho công ty mà giá dự thầu còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của công ty ( cụ thể là hiệu quả đấu thầu ). Không thể theo đuổi mục tiêu thắng thầu với mọi giá. Thắng thầu đem lại công trình, công ăn việc làm cho nhân viên và cũng phải đem lợi nhuận cho công ty. Vì vậy, công ty phải chính sách giá dự thầu linh hoạt vừa đảm bảo trúng thầu đi đôi với hiệu quả. Thực trạng từ nguyên nhân thiếu thông tin thị trường giá cả, việc lập giá dự thầu cứng nhắc, chủ yếu dựa vào bảng tiên lượng có trong Hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư… nên vấn đề cấp bách đặt ra ở đây là phải tính toán để đưa ra giá bỏ thầu hợp lý. Nội dung của giải pháp. Hạ chi phí nguyên vật liệu. Điều này không có nghĩa là dùng những vật liệu kém chất lượng, giá thành thấp, hay bớt xén làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình...Có thể nói đây là biện pháp không mấy khả quan và cũng không được các chủ đầu tư hoan nghênh vì họ lo ngại sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng công trinh.Nhưng ta vẫn có thể tiết kiệm bằng cách - Khỏa sát thị trường giá cả nguyên vật liệu, nghiên cứu kỹ khối lượng công việc để xác định mức nguyên vật liệu cần dùng một cách chính xác nhất có thể. - Ổn định nguồn cung cấp bằng việc tạo mối quan hệ tốt với các đại lý vật liệu xây dựng ở các địa phương để có thể mua với giá rẻ, không tốn chi phí vận chuyển, Bên cạnh đó vẫn phải duy trì mối quan hệ với các nhà cung ứng truyền thống. - Nên tận dụng việc thi công nhiều công trình cùng một lúc để mua một khối lượng lớn với giá ưu đãi, bên cạnh đó phải có kế hoạch dự trữ hợp lý, tránh tình trạng vì dự trữ mà làm chi phí lưu kho, lưu bãi tăng cao. - Luôn cập nhât và phân tích những biến động trên thị trường nguyên vật liệu để có những quyết định kịp thời. Hạ chi phí nhân công: Chi phí nhân công được xác định trên cơ sở cấp bậc thợ, giá nhân công trên thị trường và định mức. Có thể hạ chi phí nhân công bằng các cách sau: - Có kế hoạch phân công lao động hợp lý, đảm bảo công việc được tiến hành nhịp nhàng không làm chậm tiến độ thi công mà công nhân có việc làm đều đặn., tránh tình trạng lúc thừa, lúc thiếu và dự tính số công nhân dự phòng hợp lý, - Tận dụng nguồn lao động ở địa phương nơi có công trình thi công để giảm chi phí ăn ở, đi lại, xây dựng lều lán tạm… - Sử dụng cấp bậc thợ đúng với từng công việc Hạ chi phí máy móc thiết bị: Có thể hạ chi phí này bằng cách: - Nghiên cứu thì trường giá cả cho thuê máy móc thiết bị ở địa phương, nếu thấy phù hợp thì tiến hành thuê một số máy móc để giảm chi phí vận chuyển. - Bố trí sử dụng máy móc thiết bị hợp lý, sử dụng tối đa công suất của máy nhằm tiết kiệm nguyên vật liệu, năng lượng - Công ty nên xác định mức giá riêng cho mỗi loại máy thi công tùy theo chức năng lực của công ty để có thể tận dụng thế mạnh về máy móc thiết bị Điều chỉnh mức giá dự thầu linh hoạt. Cùng với phương án giảm chi phí nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, nhân công công ty cần có biện pháp linh hoạt trong việc đưa ra giá dự thầu trong các tình huống - Nếu công ty đang rất cần công trình đó là giải pháp cho tình huống khó khăn về công ăn việc làm cho công nhân thì cần phải chấp nhận mức lợi nhuận thấp, thậm trí là lỗ để duy trì sản xuất, nâng cao năng lực kinh nghiệm… - Trong trường hợp muốn giảm giá dự thầu một cách bảo mật, tránh việc rò rỉ thông tin về giá dự thầu công ty có thể gửi thư giảm giá kèm theo Hồ sơ dự thầu. 2.2.3.3 Xây dựng tiến độ thi công hợp lý. Cơ sở của giải pháp. Tiến độ thi công ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí xây dựng. Nếu thời gian càng kéo dài thi chi phí mà công ty bỏ ra càng lớn. Mặt khác đây cũng là một nhân tố cạnh tranh trong quá trình tham dự thầu, không chỉ về giá mà còn là uy tín, niềm tin đối với chủ đầu tư. Chủ đầu tư rất quan tâm đến điều này, bởi nếu công trình không được đảm bảo thi công đúng thời hạn hoặc có những biện pháp rút ngắn thời gian thi công thì công trình sẽ chậm bàn giao ảnh hưởng lớn đến kế hoạch triển khai đưa công trình vào khai thác, sử dụng, làm lỡ cơ hội của chủ đầu tư. Vì vậy trong công tác lập Hồ sơ dự thầu công ty cần chủ trọng đến việc làm sao có thể rút ngắn thời gian thi công một cách hợp lý nhằm giảm giá dự thầu và tạo ấn tượng đối với chủ đầu tư. Nội dung của giải pháp. Việc rút ngắn được thời gian thi công đem lại lợi ích cho cả nhà thầu và chủ đầu tư, vì vậy mà cả hai cùng mong muốn điều đó. Tuy nhiên việc rút ngắn được bao nhiêu thời gian lại phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như công nghệ thi công, biện pháp kỹ thuật, biện pháp thi công… của công ty. Nếu không tính toán sao cho có được một kế hoạch tiến độ thi công hợp lý thì sẽ dẫn đến kế hoạch thì hay đó nhưng khả năng thực hiện là không có, mặt khác nếu cố rút ngắn thì sẽ làm chi phí tăng lên bởi khi đó sẽ đánh đổi thời gian với chi phí, chất lượng công trình bị ảnh hưởng do làm nhanh mà ẩu đoảng ( đánh đổi 2 mục tiêu thời gian và chất lượng công trình ) khi đó sẽ giảm khả năng thắng thầu của công ty. Vì vậy khi lập hồ sơ dự thầu công ty phải lập tiến độ thi công hợp lý:: Đảm bảo nhỏ hơn tiến độ thi công dự kiến của chủ đầu tư, và chi phí nhỏ hơn chi phí dư toán công trình . - Lập mạng biểu đồ GANTT trên cơ sở xác định mối quan hệ liên tục giữa các công việc cả về thời gian và thứ tự trước sau một cách hợp lý. Công việc nào phải thực hiện sau công việc nào, những công việc nào có thể kết hợp thực hiện nhằm tiết kiệm thời gian và nguồn lực, những công việc nào có thể đồng đồng thời thực hiện để đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. - Xác định các công việc GANNT để có ưu tiên thực hiện - Dựa trên biểu đồ có kế hoạch phân phối nguồn lực và lựa chọn phương pháp phân phối nguồn lực hợp lý nhất Hiệu quả của giải pháp. Thiết lập được tiến độ thi công nhanh và hợp lý sẽ đem lại cho công ty những lợi ích sau: - Giảm được những rủi ro do việc kéo dài thời gian thi công đem lại như: Thiên tai như lũ lụt, động đất, sự biện động về giá nguyên vật liệu, nhân công… - Giảm được tình trạng ứ đọng vốn làm ảnh hưởng đến việc thực hiện các công trình khác. - Tăng khả năng thắng thầu vì chủ đầu tư rất quan tâm đến tiến độ thi công 2.2.4 Tăng cường công tác quản lý, giám sát thi công công trình. Cơ sở của giải pháp. Xuất phát từ đặc điểm riêng có của ngành xây dựng đó là chi phí lớn, thời gian xây dựng kéo dài, sản phẩm đơn chiếc, phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội nơi dự án thi công…vì vậy đảm bảo chất lượng công trình thì công việc quản lý, giám sát quá trình thi công công trình đóng vai trò quan trọng. Điều này có thể làm tăng uy tín của công ty trên thị trường xây dựng, cũng có thê làm hạ uy tín . Giám sát công trình chính là quá trình theo dõi kiểm tra công trình về tiến đôi, chi phí và tiến trình thực hiện nhằm đánh giá thường xuyên mức độ hoàn thành và đề xuất những biện pháp và hành động cần thiết để thực hiện thành công dựa án. Nội dung của giải pháp. công việc quán lý, giám sát công trình phải được thực hiện ở cấp độ điều hành và phải thưc hiện liên tục, còn ở cấp độ quản lý cấp cao cũng được thực hiện nhưng được tiến hành theo định kỳ. Thường xuyên đo lường, thu thập, ghi chép, so sánh, đối chiếu và phân tich kết quả thu được để có thể kịp thời phát hiện những sai phạm và có biện pháp khắc phục. Giám sát dự án trên cả 3 phương diện: Thời gian, chi phi và kỹ thuật thi công. Hiệu quả của giải pháp. Quán lý, giám sát quá trình thi công giúp cho công ty đảm bảo được tiến độ thi công, đảm bảo việc thực hiện theo đúng kế hoạch Giữ cho chi phí trong phạm vi ngân sách được phê duyệt Phát hiện kịp thời những tình huống bất thường xảy ra và đề xuất biện pháp giải quyết Đảm bảo chất lượng công trình làm tăng niềm tin với chủ đầy tư, tạo uy tín trên thị trường, tăng khả năng cạnh tranh của công ty. 2.2.5 Một số kiến nghị với nhà nước. Cơ chế chính sách của nhà nước ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động của các doanh nghiệp , nó có thể tạo cơ hội mà cũng có thể đem lại nguy cơ cho doanh nghiệp. Tuy luật đấu thầu 61/2005/QH11 ra đời đã khắc phục được nhiều hạn chế, thiếu sót của những quy định trước kia. Nhưng bản thân nó vẫn còn nhứng tồn tại . Đứng trước tình trạng trên Nhà nước vẫn cần tiếp tục sửa đổi, bổ xung và hoàn thiện quy chế đấu thầu. - Đơn giản hóa các thủ tục hành chính về đấu thầu theo hướng tăng quyền chủ động và trách nhiệm của chủ đầu tư trong đấu thầu - Đổi mới cơ chế xét thầu dựa trên quy định hệ thống tiêu thức đánh giá Hồ sơ dự thầu tạo sự công bằng cho các nhà thầu. - Chú trọng thông thệ quốc tế về đấu thầu: Quy chế đấu thầu cần phải đảm bảo tính liên thông với các quy định của nước khác trong khu vực và quốc tê. Như vậy sẽ hạn chế được các yếu kém của nhà thầu trong nước. - Thực hiện các hỗ trợ cần thiết đối với các nhà thầu trong nước như: Đơn giản thủ tục vay vốn nhât là thế chấp, bảo lãnh; đổi mới cơ chế chính sách hỗ trợ lãi suất, tăng thời gian cho các dự án … KẾT LUẬN Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, hoạt động đấu thầu đóng vai trò quan trọng giúp công ty dành được các dự án, tạo công ăn việc làm cho công nhân, đem lại lợi nhuân cho công ty. Trong giới hạn của một chuyên đề tốt nghiệp em đã rất cố gắng để có thể diễn đạt những suy nghĩ, nhận xét của mình về hoạt động đấu thầu và đề xuất giải pháp nâng cao khả năng thắng thầu của công ty. Do khả năng nhận thức cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, nên chắc chắn em không thể tránh những thiếu xót. Rất mong sự đóng góp ý kiến của các thầy cô. Qua đây em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong công ty xây dựng 123 và đặc biệt em muốn gửi lời cảm ơn đến PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt và Th.s Hoàng Thị Thu Hà đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn. DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu của công ty Luật đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thi hành. “ Bài giảng đấu thầu ” của Th.s Đinh Đào Ánh Thủy (2008 ) Các tạp chí đấu thầu, thông tin quản lý đấu thầu Cổng thông tin đấu thầu – Website: www.dgmarket.com Website của Bộ KH & ĐT, mục quản lý nhà nước về đấu thầu. Giáo trình “ Quản lý dự án “ của PGS.TS Từ Quang Phương.