Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất Hà Nội

Việc phối hợp giữa các bộ phận có liên quan để giải quyết công việc của tổ chức, công dân là trách nhiệm của cơ quan HCNN. 5. Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân. Mục đích của việc cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa Việc thực hiện cơ chế “một cửa” nhằm đạt được bước chuyển căn bản trong quan hệ và thủ tục giải quyết công việc giữa cơ quan HCNN với tổ chức, công dân, giảm phiền hà cho tổ chức, công dân, chống tệ quan liêu, tham nhũng, cửa quyền của cán bộ, công chức, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Đây là biện pháp nhằm đơn giản, công khai thủ tục hành chính; mẫu hóa thống nhất trong cả nước các loại giấy tờ mà công dân hoặc doanh nghiệp cần phải làm khi có yêu cầu giải quyết các công việc về sản xuất, kinh doanh và đời sống, bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân. Lợi ích của việc cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa Sau hơn 5 năm thực hiện, từ năm 2003 đến nay, cơ chế "một cửa" đã trở thành một trong những giải pháp hữu hiệu đẩy nhanh tiến trình cải cách thủ tục hành chính, tạo bước chuyển căn bản về việc đơn giản và minh bạch hoá trong mối quan hệ giữa cơ quan HCNN với tổ chức và công dân. + Rút ngắn quy trình xử lý hồ sơ. Các qui định về TTHC được công khai, minh bạch hóa, giảm đáng kể thời gian chờ đợi cho người dân, doanh nghiệp. + Giảm bớt gánh nặng cho cán bộ lãnh đạo cơ quan hành chính để họ tập trung vào các vấn đề mang tính chiến lược. + Giảm tối đa sự phiền hà cho tổ chức, công dân, góp phần chống tệ quan liêu, cửa quyền, tham nhũng của một bộ phận cán bộ, công chức; tạo lòng tin của người dân đối với mọi cơ quan nhà nước, chuyển dần từ cơ chế xin - cho sang cơ chế phục vụ + Nâng cao chất lượng phục vụ của cơ quan nhà nước, đảm bảo hạnh phúc cho nhân dân, thúc đẩy kinh tế, xã hội phát triển + Tạo thuận lợi để người dân tham gia giám sát và xây dựng chính quyền.  Yêu cầu đối với việc cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa 1.3.4.1 Nhận thức đúng và thực hiện nghiêm túc Xuất phát từ yêu cầu thực tế, nền hành chính nước nhà cần phải thay đổi để phù hợp với sự phát triển của đất nước, hiện đại hơn và hội nhập kinh tế quốc tế. Yêu cầu căn bản của áp dụng cơ chế "một cửa" là tập trung giải quyết hồ sơ công việc tại một đầu mối của cơ quan hành chính. Cơ chế này làm cho thủ tục thực hiện công việc gọn hơn, khắc phục tình trạng công dân khi phát sinh một việc phải giao dịch với nhiều bộ phận, nhiều nấc trong thực hiện các nghĩa vụ cũng như tiếp xúc với cơ quan chức năng Nhà nước. Như vậy khi giao dịch công việc với cơ quan chức năng theo cơ chế này, công dân chỉ phải làm thủ tục, nộp các loại hồ sơ cũng như nhận kết quả tại duy nhất một bộ phận của cơ quan hành chính theo quy định thống nhất. 1.3.4.2 Yêu cầu đối với việc triển khai 1. Thủ trưởng các đơn vị ban hành Quy chế làm việc quy định quy trình chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong thực hiện cơ chế "một cửa"; trách nhiệm của cán bộ, công chức làm việc ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Lê Anh Sắc; Hướng dẫn thực hiện cơ chế một cửa trong các cơ quan hành chính Nhà nước; NXB Hà Nội 2. Niêm yết công khai các quy định, thủ tục hành chính, phí, lệ phí và thời gian giải quyết các loại công việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. 3. Bố trí cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả : là những cán bộ, công chức có trình độ, năng lực và phẩm chất tốt, có khả năng giao tiếp với tổ chức, công dân. Cán bộ, công chức làm việc ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải đeo thẻ cán bộ, công chức, ghi rõ họ tên, chức danh. Trên bàn làm việc của cán bộ, công chức phải có bảng ghi rõ giải quyết loại công việc gì, ví dụ về đất đai, xây dựng, công chứng hoặc đăng ký kinh doanh ... 4. Bố trí phòng làm việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cách thích hợp, đủ điều kiện làm việc. 5. Tập huấn về nghiệp vụ và cách giao tiếp cho đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm việc ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. 6. Có các hình thức thông báo, tuyên truyền thích hợp để tổ chức, công dân biết về hoạt động theo cơ chế “một cửa” tại địa phương. Do đặc thù và nhiệm vụ của từng ngành, việc tổ chức đầu mối một cửa tại từng cơ quan là khác nhau và theo các phương án thích hợp. Đặc biệt, giao dịch của một số ngành như: Địa chính, Hải quan, Công an, Thuế, Kế hoạch và Đầu tư... với các tổ chức, cá nhân là rất thường xuyên và bao gồm nhiều loại hồ sơ khác nhau như hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hồ sơ cấp đăng ký sử dụng tài sản, tờ khai thuế, hồ sơ hoàn thuế, các đề nghị, khiếu nại, công văn v.v. Đây là những hồ sơ quan trọng làm căn cứ để quản lý thực hiện quyền lợi cũng như nghĩa vụ với Nhà nước của các tổ chức và cá nhân. Chính điều đó đặt ra yêu cầu "khắt khe" cho bộ phận tiếp nhận và xử lý ban đầu tại các cơ quan này. Tổ chức bộ phận "một cửa" như thế nào, cơ cấu con người ra sao; phối hợp luân chuyển hồ sơ, công việc giữa các bộ phận trong cơ quan cùng cấp và giữa cấp trên với cấp dưới được quy định cụ thể như thế nào đòi hỏi trước hết người lãnh đạo đơn vị phải tính đến và tổ chức giải quyết một cách thỏa đáng. Một điểm cần nhấn mạnh là để thực hiện cơ chế "một cửa", vấn đề đồng bộ trong tổ chức các bộ phận nghiệp vụ như: quy định rõ các chức năng, trách nhiệm phối hợp công tác, thời gian giải quyết cụ thể ... tại một cơ quan là quan trọng, bởi nếu không sẽ thiếu hiệu quả hay dễ sinh ách tắc trong xử lý công việc ... Cũng cần tránh cách làm hình thức: áp dụng cơ chế "một cửa" nhưng không đồng bộ nên, gây tốn kém và tâm lý không tốt cho người giao dịch. 1.3.4.3 Yêu cầu đối với cán bộ, công chức Vận dụng cơ chế "một cửa", vấn đề năng lực của cán bộ nói chung là rất quan trọng, đặt ra như một yêu cầu đầu tiên để tăng cường và củng cố. Đặc biệt năng lực của bộ phận xử lý công việc tại "một cửa" càng phải được quan tâm. Sắp xếp cán bộ ở đây phải phù hợp với xử lý công việc thực tế. Có thể nói, cán bộ phụ trách bộ phận này cũng như những người xử lý công việc ở đây được coi là "bộ mặt" của một cơ quan. Họ phải có năng lực tổng hợp, nắm bao quát chính sách, nhạy bén và có trách nhiệm cao với các công việc đảm nhận. Đồng thời cán bộ ở đây cũng phải có kỹ năng giao tiếp hiện đại và có kiến thức cơ bản về khoa học tâm lý. Có thể nói đây là điểm yếu của nhiều cơ quan hành chính trong quá trình chuyển đổi cơ chế, khi thay đổi quan niệm giữa công dân và cơ quan HCNN theo hướng "thân thiện" hơn. Thực tế hiện nay nhiều nơi đội ngũ cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu này. Điều đó đòi hỏi cần thiết nâng cao trình độ nhận thức của cán bộ nói chung, cán bộ làm công tác tại bộ phận "một cửa" nói riêng. Chẳng hạn, nếu người phụ trách bộ phận "một cửa" không nắm chắc thực chất một công việc phải xử lý thì quá trình hỗ trợ hay tư vấn, trả lời văn bản cho tổ chức, cá nhân có liên quan sẽ dễ chồng chèo hoặc mất nhiều thời gian không theo mong muốn. Tương tự như vậy, nếu máy móc xử lý công việc theo kiểu một cửa nhưng cách tổ chức vẫn qua nhiều bộ phận, nhiều bước xử lý đằng sau mà không căn cứ sát thực tế để vận dụng thì sẽ thiếu hiệu quả và có thể rườm rà hơn trước. Cũng phải nói rằng việc tổ chức thực hiện cơ chế một cửa là không máy móc nhất nhất theo một "mô típ" mà có thể vận dụng cụ thể cho từng nơi, từng cấp của ngành, địa phương. Tất cả việc vận dụng đều phải đạt một yêu cầu đầu tiên là: hiệu quả, thiết thực, tiến bộ. Qui trình giải quyết Qui trình giải quyết TTHC theo cơ chế “một cửa” gồm 3 bước: Quyết định của UBND Thành phố về việc thực hiện cơ chế một cửa tại các cơ quan hành chính TP Hà Nội Bước 1: Công chức tại “ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính” xem xét hồ sơ yêu cầu giải quyết TTHC của công dân, tổ chức. Nếu hồ sơ đã đầy đủ theo quy định thì viết giấy biên nhận và hẹn ngày trả kết quả. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì phải hướng dẫn cụ thể để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh. Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giải quyết. Đối với những TTHC có yếu tố chuyên môn kinh tế - kỹ thuật phức tạp cần phải giải trình trước cơ quan có thẩm quyền giải quyết, cơ quan có thẩm quyền giải quyết phải thông báo bằng văn bản cho công dân, tổ chức biết nội dung, thời gian, địa điểm giải trình những vấn đề đó. Thời gian gửi thông báo phải đủ để công dân, tổ chức nhận được và chuẩn bị giải trình. Bước 2: Công chức tại “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính” chuyển hồ sơ TTHC đến phòng chuyên môn để giải quyết. Các phòng chuyên môn nghiên cứu hồ sơ, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, sau đó chuyển về bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả kết quả theo đúng thời hạn quy định. Bước 3: “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính” nhận kết quả giải quyết hồ sơ, lưu trữ kết quả giải quyết, thu phí, lệ phí theo quy định, trả kết qủa cho tổ chức, công dân theo đúng hạn đã hẹn. Trường hợp giải quyết hồ sơ không đúng hạn như đã hẹn thì “Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính” có trách nhiệm thông báo cho tổ chức, công dân biết lý do và hẹn lại thời gian trả kết quả. Trên đây là hệ thống cơ sở lý luận về quản lý hành chính Nhà nước, nền HCNN và cải cách nền HHNN cũng như TTHC và việc cải cách TTHC theo cơ chế “một cửa”. Tất cả mới chỉ là trên lý thuyết còn việc áp dụng vào thực tế như thế nào thì chúng ta hãy xem xét việc thực hiện cơ chế một cửa tại Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất Hà Nội (Sở TNMT&NĐ). Chương 2: THỰC TRẠNG CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI 2.1 Khái quát về quá trình hình thành và hoạt động của Sở Tài nguyên môi trường và Nhà đất Hà nội. Tổng quan về Sở Tài nguyên môi trường và Nhà đất Hà nội Sở Tài nguyên môi trường và Nhà đất Hà Nội trước 1995 là Sở Quản lý ruộng đất trải qua các lần đổi tên: - Từ năm 1995 – 1999: Sở Địa chính. - Từ năm 2000 – 2003: Sở Địa chính – Nhà đất. Đến năm 2003 UBND Thành phố Hà Nội quyết định hợp nhất sở Địa chính – Nhà đất Hà Nội và các tổ chức thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường thành Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất Hà Nội Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất Hà Nội là cơ quan chuyên môn giúp UBND Thành phố thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về Tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thủy văn, đo đạc, bản đồ, quản lý nhà ở và công sở trên địa bàn thành phố Hà Nội. Website Sở Tài ngyên Môi trường và Nhà đất Hà Nội Sở Tài nguyên môi trường và Nhà đất Hà Nội chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND Thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo, quản lý về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng và các Bộ, Ngành có liên quan; chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Trụ sở cơ quan đặt tại: 18 Đường Huỳnh Thúc Kháng, quận Đống Đa, thành Phố Hà Nội. Các lĩnh vực quản lý - Quản lý tài nguyên đất: xây dựng quy hoạch và kế hoạch sử dụng đất, thực hiện quản lý nhà nước về tài nguyên đất trên địa bàn Thành phố Hà Nội. Thực hiện quản lý nhà nước về tài nguyên khoáng sản, tài nguyên nước và khí tượng thủy văn ở Thành phố Hà Nội - Quản lý nhà nước về môi trường: tham mưu cho thành phố các chính sách, biện pháp bảo vệ môi trường ở Hà Nội. Phối hợp với các ngành, các cấp hướng dẫn, tuyên truyền giáo dục công dân nâng cao ý thức bảo vệ môi trường ở Hà Nội. - Quản lý đo đạc bản đồ: Thực hiện công tác quản lý các hoạt động đo đạc bản đồ trên địa bàn Hà Nội, theo dõi, giám sát, kiểm tra việc xuất bản, phát hành các sản phẩm bản đồ trên địa bàn thành phố - Quản lý nhà ở công sở: Quản lý, khai thác, sử dụng hiệu quả nhà ở, công thự, trụ sở làm việc thuộc sở hữu nhà nước do thành phố quản lý. Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở TNMT&NĐHN Giám đốc cơ sở Phó giám đốc 4 Phó giám đốc 3 Phó giám đốc 2 Phó giám đốc 1 Văn phòng Đăng ký Đất và Nhà Hà Nội Ban Quản lý Dự án các Công trình Địa chính Thanh tra Tài nguyên Môi trường và Nhà đất Ban 61/ CP Phòng Quản lý Môi trường Khí tượng và Thủy văn Phòng Quản lý Tài nguyên và Đầu tư Phòng Quản lý Địa chính Nhà đất Phòng Tổ Chức Hành Chính Phòng Đăng kí Thống kê và Đo đạc Bản đồ Phòng chính sách Đắt và Nhà Phòng Kế hoạch Tổng hợp Trung tâm Quan trắc và phân tích Tài nguyên Môi trường Trung tâm Giao dịch Bất động sản Ban Quản lý Dự án thuộc nguồn vốn ngân sách cấp Nguồn:” Wesite Sở TNMT&NĐHN Các phòng, Ban chuyên môn nghiệp vụ + Phòng Tổ chức hành chính (gồm cả bộ phận tài chính kế toán). + Phòng Kế hoạch - Tổng hợp. + Phòng Chính sách Đất và Nhà. + Phòng quản lý môi trường khí tượng thủy văn. + Phòng Quản lý Địa chính - Nhà đất. + Phòng Thanh tra . + Phòng đăng ký, thống kê đo đạc bản đồ + Phòng quản lý tài nguyên và đầu tư Ngoài các phòng chuyên môn nghiệp vụ nói trên, Sở còn có một số Ban nghiệp vụ để giải quyết các công việc có liên quan đến công tác tiếp nhận và bán nhà, cấp Giấy chứng nhận quyền sử hữu nhà ở và sử dụng đất ở tại đô thị, quản lý các dự án thuộc lĩnh vực hoạt động chuyên ngành... + Ban 61/CP, thực hiện giải quyết các công việc có liên quan đến công tác tiếp nhận và bán nhà thuộc sở hữu nhà nước theo Nghị định 61/CP ngày 5-7-1994 của Chính phủ. + Ban quản lý dự án các công trình địa chính, thực hiện các dự án đầu tư về công tác đo đạc và bản đồ cho Thành phố. Các đơn vị trực thuộc khác: + Văn phòng Đăng ký Đất và Nhà Hà Nội + Ban quản lý dự án thuộc nguồn vốn Ngân sách đầu tư xây dựng nhà ở, thực hiện các dự án theo chính sách phát triển nhà ở của Thành phố. + Quỹ bảo vệ môi trường + Công ty quản lý và phát triển + Trung tâm quan trắc và phân tích tài nguyên môi trường Các loại TTHC tại Sở TNMT & NĐ Hà Nội Với 4 lĩnh vực là quản lý tài nguyên đất, quản lý Nhà nước về môi trường, quản lý đo đạc bản đồ, quản lý nhà ở công sở. Các TTHC tại Sở Tài nguyên môi trường và Nhà đất Hà Nội rất đa dạng. Sau khi đã rà soát, điều chỉnh và xây dựng lại từ 63 thủ tục nay chỉ còn 30 TTHC liên quan đến các lĩnh vực quản lý và giải quyết của Sở đó là: 1. Thủ tục cấp phép khảo sát khoáng sản: 2. Thủ tục về cấp phép thăm dò khoáng sản 3. Thủ tục xin phê duyệt trữ lượng khoáng sản 4. Thủ tục về cấp phép khai thác khoáng sản 5. Thủ tục cấp phép chế biến khoáng sản 6. Thủ tục thỏa thuận, cấp phép thăm dò nguồn nước 7. Thủ tục cấp phép, kha thác nước, xả nước thải vào nguồn nước 8. Thủ tục cấp phép hành nghề khoan nước dưới đất. 9. Thẩm định Báo cáo đánh giá môi trường chiến lược, thẩm định và phê duyệt Báo cáo đánh giá tác động môi trường và Báo cáo đánh giá tác động môi trường bỏ sung 10. Xác nhận việc thực hiện các yêu cầu của quyết định phê duyệt Báo cáo đánh giá tác động môi trường, Báo cáo tác động môi trường bổ sung. 11. Cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện bảo vệ môi trường trong kinh doanh hóa chất 12. Thủ tục hồ sơ giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, ký hơp đồng thuê đất, bàn giao mốc giới và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. 13. Chuyển nhượng, đăng kiểm hợp đồng thuê nhà ở của Nhà nước 14. Cấp phép xây dựng, cải tạo nhà, thuộc nhà thuê của Nhà nước 15. Chuyển đổi công năng sử dụng nhà thuê của Nhà nước 16. Bán nhà cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài mua nhà ở tại Hà Nội. 17. Bàn giao tiếp nhận quỹ nhà ở phục vụ di dân giải phóng mặt bằng trên địa bàn Thành phố 18. Bán nhà chung cư tại các dự án phát triển nhà 19. Bán nhà thuộc sở hữu Nhà nước 20. Hỗ trợ người hoạt động cách mạng từ trước cách mạng tháng 8/1945 cải thiện nhà ở 21. Tiếp nhận nhà do cơ quan tự quản chuyển giao 22. Xác lập quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở cho hộ gia đình, cá nhân đối với các loại nhà đất mà Nhà nước đã thực hiện các chính sách quản lý nhà đất trước ngày 10/07/1991 23. Thủ tục đăng ký chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở 24. Thủ tục đăng ký hoàn thành nghĩa vụ tài chính 25. Thủ tục thế chấp, bảo lãnh, góp vốn, cung cấp thông tin về thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất và sở hữu nhà. 26. Thủ tục đính chính sai sót trên Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất hoặc Giấy chứng nhận quỳên sử dụng đất ở. 27. Trình tự thủ tục đăng ký nhà mới xây 28. Trìng tự thủ tục hợp thức chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở. 29. Thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở. 30. Trình tự giải quyết khiếu nai tố cáo, tranh chấp về tài nguyên, môi trường và nhà đất. 2.1.3 TTHC tại Sở TNMT&NĐ trước khi áp dụng cơ chế “một Trước khi thực hiện cơ chế “một cửa” tức từ năm 2003 trở về trước, các loại TTHC tại sở TNMT&NĐ được nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, sau đó lãnh đạo xem xét và phân về các phòng chức năng giải quyết. Khi công dân đến họ sẽ được biết hồ sơ của mình hiện đang ở phòng ban nào và đến trực tiếp phòng ban đó để liên hệ giải quyết. Ví dụ: Hồ sơ đăng ký và cấp phép hoạt động đo đạc & bản đồ do phòng Đăng ký thống kê và đo đạc bản đồ phụ trách, các thủ tục thuộc lĩnh vực Môi trường do phòng Quản lý Môi trường khí tượng và thủy văn phụ trách, các khiếu nại, tố cáo, tranh chấp về tài nguyên, môi trường và nhà đất do phòng Thanh tra phụ trách. Cứ như thế tất cả có 63 phòng ban phụ trách các lĩnh vực khác nhau. Đến lúc này họ mới được biết để được giải quyết thì hồ sơ của họ cần những giấy tờ gì, lại quay về để bổ sung các giấy tờ cần thiết. Hồ sơ đã đầy đủ họ mới được hẹn ngày trả hồ sơ. Đến hạn nhận kết quả nhưng vẫn chưa chắc đã lấy được vì không có quy định cụ thể là phải giải quyết trong bao nhiêu ngày. Việc làm này đã dẫn đến một số bất cập: * Đối với công dân và các tổ chức: - Người dân không rõ nên tới đâu? gặp ai? Thủ tục gồm những giấy tờ gì, mất bao nhiêu thời gian, chi phí khoảng bao nhiêu? - Người dân phải đi lại nhiều lần, đến nhiều phòng ban, gây mất thời gian và công sức mà vẫn không được việc. * Đối với Sở TNMT&NĐ - Cán bộ các phòng ban vừa phải tiếp nhận hồ sơ vừa giải quyết, lại vừa phải trả lời các thắc mắc của người dân, trong khi số lượng hồ sơ cần giải quyết ngày càng tăng khiến cho nhiều hồ sơ không được giải quyết đúng thời hạn đã định. - Tình trạng dân chạy ngược, chạy xuôi giữa các phong ban trong Sở lo giấy tờ, thủ tục rất mất mỹ quan. - Do có sự tiếp xúc trực tiếp giữa các tổ chức, công dân với cán bộ thụ lý hồ sơ nên dễ nảy sinh tiêu cực. - Việc kiểm tra, kiểm soát của lãnh đạo Sở cũng gặp khó khăn vì có quá nhiều đầu mối → không thể đôn đốc, nhắc nhở kịp thời. Do đặc thù của ngành Địa chính – Nhà đất cả nước nói chung và của Hà Nội nói riêng công tác quản lý đất – nhà ngày càng trở nên phức tạp với khối lượng thông công việc ngày càng lớn. Thêm vào đó ngày 04/9/2003 Chính phủ ban hành Quyết định 181 về việc thực hiện cơ chế “một cửa” trong các cơ quan hành chính Nhà nước là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến việc triển khai việc thực hiện cơ chế “một cửa” tại Sở TNMT&NĐ. 2.2 Đánh giá thực trạng cải cách TTHC theo cơ chế “một cửa” ở Sở TNMT & NĐ Hà nội Khái quát chung về cải cách TTHC theo cơ chế một cửa của Sở TNMT & NĐ HN a. Tổng quát chung về việc thực hiện cơ chế một cửa tại Sở TNMT&NĐ Cải cách hành chính là một trong những chương trình lớn của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, các cấp, các ngành. Dưới sự chỉ đạo của Thành uỷ, UBND Thành phố Hà Nội, Sở TNMT&NĐ trong các năm qua đã từng bước đạt được những mục tiêu cơ bản của công cuộc CCHC đặc biệt là công tác cải cách TTHC. Thực hiện Quyết định 181/QĐ-TTg ngày 04/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại các cơ quan HCNN ở địa phương và Quyết định số 156//QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội (ngày 11/11/2003) kể từ ngày 1/1/2004 Sở TNMT&NĐ đã thực hiện công khai các TTHC và thực hiện việc nhận hồ sơ và trả kết quả thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ “một cửa” cho tất cả các TTHC thuộc các lĩnh vực quản lý của Sở đó là: quản lý tài nguyên đất, quản lý Nhà nước về môi trường, quản lý đo đạc bản đồ và quản lý nhà ở công sở. Thay cho việc phải đến trực tiếp từng phòng ban để chờ được giải quyết thì giờ đây từ việc nộp hồ sơ cho đến khi nhận kết quả, người dân chỉ phải đến một nơi duy nhất đó là phòng tiếp nhận hồ sơ hành chính (HSHC) - gọi tắt là bộ phận một cửa. * Phòng tiếp nhận HSHC trực thuộc phòng hành chính – tổ chức được đặt ngay tại tầng 1, thuận tiện cho các tổ chức và công dân đến liên hệ. Phòng được trang bị cơ sở vật chất và các trang thiết bị đúng theo quy định: - Phòng có diện tích rộng 70m2 - Cơ sở vật chất, trang thiết bị: cơ bản đã được trang bị những trang thiết bị cần thiết để phục vụ tốt công tác. - Cán bộ: có 07 cán bộ chuyên trách, không có cán bộ bán chuyên trách. Cán bộ, công chức được phân công làm việc tại Bộ phận một cửa đều có trình độ chuyên môn và những yêu cầu về đạo đức công vụ nhất định để giao tiếp và giải quyết công việc đối với tổ chức và công dân, hằng năm được cử đi bồi dưỡng về nghiệp vụ chuyên môn cũng như về CCHC do Thành phố tổ chức. * Việc niêm yết công khai: Tại Bộ phận một cửa, các thủ tục hành chính, quy trình giải quyết, thời gian giải quyết, phí và lệ phí đều được công khai hoá và đặt nơi dễ nhìn, tạo điều kiện thuân lợi cho tổ chức và công dân đến giao dịch, đồng thời đăng tải lên Cổng giao tiếp điện tử của Thành phố. Qua đó giúp người dân biết để thực hiện và giám sát việc làm, trách nhiệm của Công chức Nhà nước. * Sở đã triển khai phần mềm quản lý hồ sơ một cửa và quản lý văn bản có các chức năng: - Quản lý qui trình giải quyết thủ tục hành chính: Nội dung của qui trình, thời hạn giải quyết, phí/ lệ phí mà khách hàng phải trả, các văn bản, qui định có liên quan. - Quản lý các thuộc tính của hồ sơ hành chính của khách hàng: Mã số hồ sơ, phân loại khách hàng (tổ chức hay cá nhân), loại hồ sơ, qui trình giải quyết thủ tục hành chính có liên quan, thông tin liên lạc của khách hàng,.... - Quản lý quá trình luân chuyển của hồ sơ: Từ Bộ phận một cửa đến các phòng/ ban chức năng, từ các phòng/ ban chức năng đến các chuyên viên thụ lý, ý kiến của các chuyên viên trong quá trình giải quyết, quản lý thời hạn giải quyết hồ sơ của từng chuyên viên thụ lý,..... - Quản lý các yêu cầu bổ sung hồ sơ - Công tác thống kê báo cáo: Báo cáo số lượng hồ sơ do Bộ phận một cửa tiếp nhận của khách hàng; số lượng hồ sơ do từng phòng/ ban được phân công giải quyết; số lượng hồ sơ từng chuyên viên được phân công giải quyết; tiến độ giải quyết; tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn, quá hạn; các số liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; các số liệu phục vụ công tác thi đua, khen thưởng; ..... - Quản trị hệ thống: Quản lý người sử dụng, phân quyền cho mỗi đối tượng người sử dụng, ghi nhật ký sử dụng, sao lưu khôi phục dữ liệu.... Hình 2.2: Sơ đồ mô hình hoạt động của phần mềm một cửa “Nguồn: Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất” * Cơ chế kiểm tra, giám sát nội bộ đơn vị về tiếp nhận, giải quyết TTHC: Việc tiếp nhận, giải quyết TTHC, phối hợp giải quyết được giám sát , kiểm tra thường xuyên của lãnh đạo các phòng, ban và của lãnh đạo Sở. - Sở còn có đường dây nóng để tiếp nhận, xử lý các vướng mắc, kiến nghị của dân về TTHC. Có sổ ý kiến khách hàng được nơi phòng chờ của dân. Những ý kiến thắc mắc đều được cán bộ thanh tra kiểm tra lại và giải đáp kịp thời. Việc giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa tại Sở TNMT&NĐ được thực hiện theo quy trình của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001- 2000, hồ sơ của các tổ chức và công dân được giải quyết theo trình tự sau: Bộ phận một cửa: - Kiểm tra hồ sơ, thực chất là truy vấn đến phần danh mục hồ sơ để kiểm tra xem hồ sơ do người dân, tổ chức nộp có đầy đủ giấy tờ theo thủ tục hành chính hay không - Nếu hồ sơ đã đầy đủ, thực hiện nhập thông tin cho hồ sơ. Hồ sơ mới: Nhập mã hồ sơ Nhập các thông tin chung về hồ sơ Chọn thủ tục hành chính có liên quan Xác định thời hạn trả kết quả theo qui định trong qui trình In phiếu hẹn Trình lãnh đạo xem xét và phân công xử lý Hồ sơ bổ sung Chọn mã hồ sơ đã có Cập nhật các thông tin bổ sung cho hồ sơ Chọn thủ tục hành chính (nếu cần) Xác định thời hạn trả kết quả theo qui định trong qui trình In phiếu hẹn (nếu cần) Trình lãnh đạo xem xét và phân công xử lý - Trình cơ quan cấp trên - Tiếp nhận hồ sơ đã giải quyết từ các phòng/ ban nghiệp vụ, thông báo và trả kết quả cho khách hàng Các phòng/ ban nghiệp vụ: Nhận hồ sơ giao việc từ bộ phận một cửa Lãnh đạo phòng ban phân công thụ lý cho các chuyên viên Chuyên viên thụ lý hồ sơ Phòng ban chuyển kết quả cho bộ phận một cửa Lãnh đạo Sở: Giao nhiệm vụ thụ lý hồ sơ cho các phòng/ban. Phê duyệt kết quả thụ lý hồ sơ. Theo dõi, kiểm tra quá trình thụ lý hồ sơ. Hình 2.3: Sơ đồ qui trình giải quyết TTHC theo cơ chế “một cửa” tại Sở TNMT&NĐ Mô tả chi tiết qui trình giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa tại sở TNMT&NĐ Cập nhật hồ sơ Phân công phòng/ban thụ lý hồ sơ Phân công chuyên viên thụ lý hồ sơ Cập nhật tình trạng hồ sơ Cập nhật bổ sung hồ sơ “Nguồn: Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất 2007 b. Những kết quả đạt được: Kết quả tiếp nhận, giải quyết HSHC Sở TNMT&NĐHN; Báo cáo tình hình thực hiện công tác cải cách hành chính năm 2007 Tổng số hồ sơ đã tiếp nhận từ 01/01/2007 đến 30/12/2007 là 1811 hồ sơ, trong đó số hồ sơ được giải quyết đúng hẹn:1.161 (đạt 85,2%) Tổng số tiền lệ phí đã thu: 9.915.602.293đ/5.744.000.000đ (đạt 173%) Số vụ khiếu nại về kết quả giải quyết TTHC: Kết quả thực hiện, tiếp nhận, giải quyết khiếu nại tố cáo: Tổng số đơn tiếp nhận là: 1.438 đơn, trong đó: + Khiếu nại: 300 đơn + Tố cáo: 7 đơn + Dân nguyện: 1.131 đơn + Chuyển 1,074 đơn thuộc thẩm quyền giải quyết , trả lời của các Ngành và UBND các quận, huyện, phường, xã (theo phiếu chuyển đơn thư) Kết quả giải quyết: 364 đơn, trong đó: + Khiếu nại: 105 đơn + Tố cáo: 5 đơn + Dân nguyện: 254 đơn Như vậy, thông qua các số liệu trên có thể thấy rằng với việc áp dụng cơ chế “một cửa” công tác giải quyết các TTHC của Sở TNMT&NĐ đã được cải thiện một bước đáng kể. Đánh giá những thành công và hạn chế của cải cách TTHC theo cơ chế một cửa tại Sở TNMT & NĐHN 2.2.2.1 Những thành công Sau 5 năm, việc thực hiện cơ chế “một cửa” tại Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất đã đạt được những kết quả đáng kể, đem lại những lợi ích cho nét cho cả người dân và lợi ích cho Sở trong việc giải quyết các TTHC. Lợi ích của người dân - Giờ đây khi cần thông tin về bất cứ lĩnh vực nào họ không phải trực tiếp đến Sở như trước mà có thể tra cứu trên mạng internet để biết được từng thủ tục cần những loại giấy tờ nào. Họ cũng không phải chạy đi, chạy lại giữa các phòng ban như trước nữa mà từ khi nộp hồ sơ đến khi nhận kết quả chỉ phải liên hệ với một phòng duy nhất là bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả. Người dân cũng không phải lo lắng rằng liệu mình có phải “phong bì” thì họ mới giải quyết nhanh cho mình không vì giờ đây thời hạn trả hồ sơ đã được quy định rõ ràng và công khai. Mặt khác, công dân cũng không biết ai sẽ là người giải quyết hồ sơ của mình, không có sự tiếp xúc trực tiếp giữa công dân và cán bộ thụ lý hồ sơ. b. Lợi ích của Sở TNMT&NĐ - Giảm được các công việc trùng lắp như văn thư lưu trữ, tài chính – kế toán, hành chính quản trị, tạo ra mối quan hệ trong phối hợp công việc giữa các bộ phận, phòng, ban chặt chẽ, đồng bộ, nhanh gọn, đúng với chức năng, tạo điều kiện giảm biên chế, tăng năng suất lao động      - Đã quy định thống nhất và tổ chức niêm yết công khai được quy trình, thủ tục, thời gian, phí và lệ phí giải quyết của phần lớn các loại hồ sơ, công việc trong quan hệ giao tiếp giữa cơ quan với tổ chức, công dân      - Thông qua việc rà soát, xem lại các quy trình thủ tục và quy định trong TTHC đã đơn giản hoá, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết; từ 63 loại thủ tục nay chỉ còn 30 loại, giảm bớt thời gian đi lại cho tổ chức, công dân.      - Phí và lệ phí được minh bạch, rõ ràng, thực hiện thống nhất, hạn chế sự tùy tiện trong giải quyết, xử lý công việc, tránh tiếp xúc giữa người dân và cán bộ trực tiếp giải quyết, xử lý hồ sơ.      - Bước đầu xây dựng được phong cách, lề lối làm việc khoa học, có tính chuyên nghiệp, hiệu quả hơn trong cơ quan; giảm áp lực giải quyết công việc theo sự vụ; chủ động trong công tác.      - Trách nhiệm của của cán bộ, công chức, viên chức và bộ phận liên quan được quy định rõ ràng hơn, tinh thần trách nhiệm và sự hợp tác trong công việc được đề cao; có cơ sở để đánh giá kết quả, hiệu quả làm việc của từng người, từng bộ phận trong cơ quan, đơn vị, khắc phục một bước sự đùn đẩy, thiếu trách nhiệm, đặc biệt đối với cán bộ công chức, viên chức trực tiếp giải quyết hồ sơ, công việc của tổ chức, công dân.      - Tạo môi trường thuận lợi để người dân dễ dàng tiếp cận và giải quyết tốt các yêu cầu về hồ sơ, công việc; phần lớn đã giải tỏa những vướng mắc do sự thiếu minh bạch, không rõ ràng trong cung ứng dịch vụ hành chính giữa cơ quan với tổ chức, công dân. - TTHC công khai, nhanh gọn, bảo đảm đúng thời hạn, kiểm tra chặt chẽ quy trình giải quyết. - Đội ngũ cán bộ, công chức đã từng bước nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn và phẩm chất, trách nhiệm, đặc biệt là năng lực, kiến thức về pháp luật và phương thức tổ chức thực hiện công việc trong lĩnh vực quản lý Nhà nước. - Nhân dân đã thay đổi nếp nghĩ, thói quen trong quan hệ giữa chính quyền và nhân dân - Bộ máy tổ chức đã từng bước được sắp xếplại, củng cố, kiện toàn theo hướng tinh gọn và năng động. - Giảm bớt hiện tượng nhũng nhiễu, phiền hà người dân thông qua việc tách riêng khâu nhận hồ sơ và khâu thụ lý hồ sơ. Người thụ lý hồ sơ không tiếp xúc với dân như vậy quan hệ giữa người nộp và người thụ lý hồ sơ độc lập nhau. - Các quy trình thủ tục rõ ràng, công khai được niêm yết tại nơi tiếp dân đã giúp người dân một tâm trạng thoải mái giải tỏa được những thắc mắc do sự thiếu minh bạch, rõ ràng trước đây. - Giảm bớt một số thủ tục không cần thiết nhờ sự rà soát lại quy định cho từng loại thủ tục. - Giúp cho người dân tránh được sự tốn kém về thời gian, vật chất, không chỉ mang ý nghĩa hiệu quả cao cho dân mà còn là yếu tố thể hiện phong cách và ý thức phục vụ của cơ quan HCNN đối với dân. 2.2.2.2 Hạn chế Bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên vẫn còn một số mặt hạn chế cần tiếp tục có biện pháp khắc phục. Đó là : - Tuy không còn tính chất phổ biến nhưng vẫn còn diễn ra tình trạng: làm sai quy trình, thu thừa thủ tục theo quy định; hẹn trả và giải quyết hồ sơ, công việc không đúng thời gian; chưa xây dựng và thực hiện tốt quy trình quản lý, luân chuyển hồ sơ, hướng dẫn giải quyết không rõ. - Một bộ phận cán bộ, công chức vẫn còn có thái độ thờ ơ, thiếu tinh thần trách nhiệm, trước những yêu cầu, khó khăn, vướng mắc của tổ chức, công dân, chậm thực hiện hoặc chậm giao hồ sơ thủ tục làm hạn chế đến việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của tổ chức, công dân;      - Thực tế trên đã không tránh khỏi có trường hợp người dân được hướng dẫn đi lại lòng vòng, mất thời gian. - Thời gian giải quyết các hồ sơ tuy đã được rút ngắn so với trước nhưng vẫn còn kéo dài, thậm chí đến hàng tháng. - Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác quản lý và phục vụ nhu cầu giải quyết công việc của tổ chức, công dân còn hạn chế. Phần mềm 1 cửa chưa được công khai và sử dụng rộng rãi. Các cán bộ, công nhân viên trong Sở cũng không thể biết được số lượng, tình trạng hồ sơ hiện đang ở trạng thái nào. Cán bộ cấp trên cũng không thể tiến hành kiểm tra theo dõi thường xuyên. - Hệ thống thu thập, xử lý thông tin qua điện thoại đường dây nóng, hòm thư góp ý và công tác kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện chưa được phát huy có hiệu quả; - Trách nhiệm cá nhân chưa rõ, kỷ luật, kỷ cương hành chính ở một số bộ phận cán bộ, công chức, viên chức chưa nghiêm; Nguyên nhân Sở dĩ tồn tại những hạn chế trên là do các nguyên nhân sau: - Một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức chưa đề cao ý thức đổi mới ngang tầm với mục tiêu của chương trình đẩy mạnh cải cách hành chính hiện nay; thái độ tiếp xúc với tổ chức, công dân tại nơi công sở; thiếu tận tình, giúp đỡ, hướng dẫn trước những yêu cầu, nguyện vọng của người dân, vẫn bị ảnh hưởng bởi lối tư duy và phong cách làm việc cũ. - Mức độ chuẩn hoá các hoạt động thực thi nhiệm vụ, công vụ chưa cao; trách nhiệm của người đứng đầu chưa được phát huy; phân công trách nhiệm và thực hiện trách nhiệm được phân công chưa rõ ràng; - Cơ chế kiểm tra, giám sát thiếu chặt chẽ và ít hiệu quả, chế tài xử lý trách nhiệm, xử lý vi phạm chưa cụ thể và chưa nghiêm. - Chưa có biện pháp để cải tiến qui trình giải quyết TTHC để đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng của nhân dân.      Kết quả thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính còn phụ thuộc vào rất nhiều nguyên nhân không chỉ là về mặt thể chế, sự phối hợp đồng bộ của các cơ quan, các cấp các ngành mà còn đòi hỏi sự quyết tâm của lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan, sự thống nhất cao, sự tận tâm, nhiệt tình của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhất là đối với những người trực tiếp giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân và cần sự đồng tình ủng hộ của nhân dân. Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI 3.1 Chương trình cải cách nền HCNN đến 2020 và định hướng cơ bản cho cải cách TTHC ở Sở Tài nguyên Môi trường và Nhà đất Hà Nội * Định hướng cải cách hành chính đến 2020    Thời gian tới là thời kỳ đất nước hội nhập sâu vào nền kinh tế thế giới, sau khi chính thức là thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO) từ ngày 01/01/2007. Do đó việc tiếp tục hoàn thiện thể chế của nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, sẽ là cơ sở cho việc xây dựng đồng bộ nền hành chính mới của nhà nước pháp quyền XHCN Viêt Nam của dân, do dân, vì dân, trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, phấn đấu tới năm 2020 Việt Nam trở thành một nước công nghiệp.  Để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ to lớn trong thời kỳ cho tới năm 2020, việc tiếp tục cải cách nền HCNN cần thiết hướng vào thực hiện các mục tiêu tổng quát sau đây: 1. Xác lập mô hình tổ chức nền hành chính mới cho phù hợp với yêu cầu xây dựng một nền hành chính phục vụ nhân dân, phục vụ phát triển và hội nhập của đất nước. 2. Hoàn thiện thể chế hành chính dân chủ - pháp quyền, có sự tham gia tích cực của người dân vào quá trình quản lý nền hành chính hiệu lực - hiệu quả của đất nước. 3. Có chế độ công vụ chuyên nghiệp, đảm bảo triệt để tính trách nhiệm, tính công khai, minh bạch của hoạt động công vụ. Có sức đề kháng cao với tệ quan liêu, tham nhũng. 4. Xây dựng nền hành chính  thống nhất thông xuốt, trên cơ sở của phân cấp phân quyền triệt để trong bộ máy quản lý hành chímh nhà nước. Đề cao tính tự chủ, tự chụi trách nhiệm của tổ chức chính quyền các cấp trong thực hiện chính sách, pháp luật, thiết lập một trật tự hành chính phù hợp với việc tăng cường kỷ luật, kỷ cương của nền hành chính. 5. Nền hành chính năm 2020 phải được hiện đại hóa từ công sở tới phương thức quản trị hiện đại, đạt trình độ quản lý của nền hành chính khu vực và thế giới . Chính phủ điện tử được thiết lập và vận hành hiệu quả.  Những định hướng CCHC nhà nước trên  đây được thực hiện, sẽ tạo lập được một nền hành chính dân chủ, hiện đại, một nền hành chính năng động trong một thế giới luôn biến đổi, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế- xã hội của đất nước trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, mở cửa hội nhập quốc tế * Định hướng trong công tác cải cách TTHC của Sở TNMT&NĐ trong giai đoạn tới: 1- Tiếp tục rà soát loại bỏ các thủ tục hành chính mang tính quan liêu, rườm rà, xây dựng và hoàn thiện các thủ tục hành chính theo hướng công khai, đơn giản, thuận tiện, giảm tối đa về thủ tục, thời gian giải quyết công việc, tránh phiền hà cho tổ chức và công dân. Thực hiện CCTTHC theo cơ chế một cửa đi vào thực chất và chiều sâu, mở rộng thêm các lĩnh vực liên quan đến giao dịch giữa cơ quan HCNN với tổ chức và công dân 2- Tập trung xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức các cấp. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm và đạo đức công vụ cho cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận Một cửa. 3- Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất cho Bộ phận một cửa góp phần đưa công tác cải cách TTHC theo cơ chế một cửa ngày càng hiện đại, thuận lợi cho tổ chức và công dân đến giao dịch. 4. Ứng dụng các phần mềm tin học trong việc giải quyết các TTHC để rút ngắn qui trình, thời gian chờ đợi. Các giải pháp và kiến nghị thực thi Thực hiện cơ chế mới chỉ là một trong những bước đầu tiên trong hành trình rút ngắn lộ trình CCHC nói chung và cải cách TTHC nói riêng. Còn để thực sự tạo ra một cuộc cách mạng về cải cách TTHC, làm thay đổi hẳn bộ mặt của hành chính Nhà nước thì không có cách nào khác ngoài việc ứng dụng các giải pháp tin học. Ngày nay với sự phát triển của khoa học công nghệ, đã có rất nhiều nước trên thế giới đã thành công trong việc cải cách TTHC nhờ áp dụng các thành tựu của tin học. Việt Nam cũng đang hướng đến xây dựng một Chính phủ điện tử, công khai, minh bạch mọi hoạt động của mình. Chính vì vậy trong bài viết này các giải pháp của em đưa ra chủ yếu là việc ứng dụng các phầm mềm công nghệ thông tin trong việc giải quyết các TTHC Công khai phần mềm một cửa Như đã trình bày ở trên hiện Sở TNMT&NĐ đang sử dụng phần mềm hồ sơ một cửa trong việc quản lý, theo dõi, kiểm tra tình trạng hồ sơ. Nhưng hiện nay phần mềm này vẫn chưa được sử dụng rộng rãi trong Sở. Nếu tất cả các bộ phận có liên quan trong cơ quan đều sử dụng để tra cứu trạng thái của hồ sơ bằng những thao tác đơn giản để nắm được các thông tin sẽ giúp rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ. Đặc biệt các cán bộ cấp trên cũng có thể kiểm tra bất cứ lúc nào bằng cách truy nhập trực tiếp vào phần mềm này để nắm được các thông số cần thiết từ đó có thể đôn đốc, giám sát sự thực hiện của các bộ phận. Tiến tới không dừng lại ở đó mà bộ phận một cửa nên công khai phần mềm này trên Website của Sở để người dân có thể tra cứu tình trạng hồ sơ của họ trên mạng, biết được hồ sơ của mình đang trong giai đoạn nào (chờ giải quyết, phải bổ sung hay đã giải quyết xong), mà không phải trực tiếp đến Sở. Điều đó vừa tiết kiệm thời gian, công sức cho công dân, tổ chức. Cán bộ một cửa cũng không phải chịu nhiều áp lực do tiếp dân, trả lời dân, cũng không còn tình trạng xếp hàng chờ đến lượt. Hướng đến thực hiện một cửa liên thông Không chỉ dừng lại ở việc thực thiện cơ chế “một cửa” trong từng cơ quan mà thực tế đặt ra có rất nhiều loại thủ tục cần sự giải quyết của nhiều cấp, nhiều ngành, nhiều cơ quan khác nhau. Việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” hiện nay tại các cơ quan HCNN bị cắt khúc tại mỗi cấp, mỗi cơ quan do chưa có sự kết nối, liên thông, liên ngành giữa các ngành, các cấp. Để thực hiện một thủ tục hành chính công dân, tổ chức vẫn phải liên hệ nhiều lần, đến nhiều cơ quan, qua nhiều cửa, còn gặp nhiều trở ngại. Vậy vấn đề đặt ra là phải xây dựng được qui trình thực hiện các giao dịch hành chính sau “một cửa” nhằm đảm bảo tính thông suốt, đơn giản, gọn và có khả năng theo dõi từ khâu đầu đến khâu cuối, tạo được mối quan hệ liên thông giữa các cơ quan, các đơn vị khi tham gia vào qui trình giải quyết các TTHC. Làm sao cho qui trình ấy thực hiện một cách đồng bộ, liên hoàn, tạo thành “dòng chảy” công việc giữa các cấp có thẩm quyền. Trên thực tế đã có một số địa phương tiến hành sử dụng mô hình “một cửa liên thông”. Việc triển khai thực hiện mô hình này là một vấn đề mới, thiết thực, mang lại lợi ích cho người dân nhiều hơn cách làm hiện nay nhưng nó đòi hỏi phải có sự phối hợp thống nhất giữa các cơ quan, ban ngành. Nếu Sở TNMT&NĐ làm tốt mô hình một cửa liên thông, chúng ta có thể tiến tới thực hiện nộp hồ sơ, thủ tục trực tuyến trên Website của Sở. Điều này sẽ rút ngắn một cách đáng kể qui trình giải quyết TTHC tại Sở. Tất các biểu mẫu, form của các loại thủ tục sẽ được post lên Website, người dân có thể điền trực các thông tin rồi gửi mà không cần trực tiếp đến Sở. Mô hình “một cửa liên thông” có những ưu và nhược điểm sau: * Ưu điểm: - Đối với các tổ chức và công dân: Tiết kiệm thời gian, công sức cho các tổ chức, công dân. Thay vì bỏ công sức, công việc để đến Sở xếp hàng thì họ có thể làm các công việc khác. - Sử dụng phương pháp này cũng khắc phục được hiện tượng tiêu cực, tham ô, nhũng nhiễu do không có sự tiếp xúc trực tiếp giữa các tổ chức, cá nhân và cán bộ thụ lý hồ sơ. - Đối với cán bộ phận một cửa: Hình thức này cũng giúp cán bộ phận một cửa tiết kiệm thời gian do không phải tiếp dân họ có thể trung thời gian vào việc giải quyết hồ sơ. Mặt khác áp lực công việc cũng được giám một cách đáng kể. * Nhược điểm: Do đặc điểm của các TTHC đặc biệt trong lĩnh vực đất đai – nhà ở cần rất nhiều các loại giấy tờ khác nhau, cần sự xác nhận của nhiều cơ quan có thẩm quyền nên việc nộp hồ sơ qua mạng sẽ gặp khó khăn Ví dụ: Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đăng ký chuyển nhượng quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất gồm có các giấy tờ sau: 1. Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất– bản chính và 02 bản sao công chứng . 2. Hợp đồng chuyển nhượng đã được công chứng, văn bản khai nhận thừa kế được công chứng - bản lưu cơ quan TNMT và bản chuyển cơ quan thuế 3. Hộ khẩu thường trú tại Hà Nội của người nhận chuyển nhượng (trừ trường hợp thừa kế); 4. 02 tờ khai lệ phí trước bạ nhà, đất; 02 tờ khai thuế chuyển quyền sử dụng đất và bản vẽ sơ đồ vị trí nhà đất . 5. Bản sao công chứng những giấy tờ liên quan chứng minh thuộc diện không phải nộp hoặc được xét miễn giảm nghĩa vụ tài chính – 02 bản sao. - Việc nộp hồ sơ trực tuyến đòi hỏi các cơ quan hành chính phải liên thông với nhau. Các thủ tục của mỗi cơ quan phải công khai và có bộ mã hóa riêng, thống nhất trong địa phương và tiến tới là trong cả nước (tiến tới thực hiện chính phủ điện tử).Các cơ quan hành chính Nhà nước có thể truy cập vào hệ thống dữ liễu lưu trữ của nhau để kiểm tra tính xác thực của từng loại giấy tờ. Khi người dân tiến hành nộp hồ sơ cho một cơ quan hành chính khác họ chỉ cần nêu số mã hóa mà các cơ quan khác đã cấp cho họ. Hoặc mỗi cơ quan hành chính Nhà nước thay vì sử dụng con dấu như trước có thể sử dụng chữ ký điện tử. Các cơ quan khác có thể căn cứ vào đó để nhận biết. Tuy nhiên để thực hiện được điều này phải cần có sự phối hợp của các cơ quan khác và cũng cần có một khoảng thời gian để các cơ quan hành chính thay đổi qui trình hiện tại. Điều này cũng không hề đơn giản, chẳng thế mà đề án thực hiện Chính phủ điện tử của Nhà nước ta đã một lần thất bại. Giải pháp trước mắt cho vấn đề này mà tạm thời bộ phận một cửa có thể áp dụng đó là: Khi nộp hồ sơ trực tuyến, các giấy tờ đính kem có dấu đỏ của các cơ quạn Nhà nước có thẩm quyền khác có thể được scan và gửi đi. Lệ phí cho mỗi hồ sơ có thể chuyển qua tài khoản của Sở. Khi đến hạn nhận hồ sơ các tổ chức và cá nhân sẽ đem theo các giấy tờ gốc để so sánh đối chiếu, như vậy cũng đã tiết kiệm được rất nhiều nguồn lực. Phát triển các dịch vụ trực tuyến a. Nhắn tin để biết lịch trình giải quyết Để tạo thuận lợi cho các tổ chức và công dân bộ phận một cửa có thể phối hợp với VNPT để đưa qui trình giải quyết TTHC lên tổng đài SMS, cho phép người dân soạn tin nhắn theo cú pháp nhất định để tra cứu lịch trình hồ sơ của mình. Người dân khi nộp hồ sơ tâm lý bao giờ cũng muốn vụ việc được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời. Họ luôn quan tâm hồ sơ của mình đã giải quyết đến đâu, hiện đang giải quyết ở khâu nào. Cơ quan một cửa khi nhận hồ sơ cấp cho họ một mã số riêng. Trên phần mềm cho phép ghi nhớ lịch trình giải quyết của hồ sơ và cập nhật lên tổng đài. VNPT sẽ phối hợp với cán bộ, công chức taịh bộ phận một cửa số hóa qui trình giải quyết hồ sơ này. Người dân khi cần có thể nhắn tin SMS đến tổng đài là có thể biết được tình trạng hồ sơ của mình. Đây là một trong những sáng kiến mới của Thành phố Hồ Chí Minh và đang chuẩn bị được đưa vào triển khai. Nhắn tin xếp hàng đợi chỗ Cũng tương tự như dịch vụ nhắn tin để biết lịch trình giải quyết thì người dân có thể nhắn tin đến hệ thống của bộ phận một cửa để đăng ký xếp hàng chờ đến lượt để nộp hồ sơ hoặc các khoản lệ phí. Hệ thống sẽ phản hồi lại cho khách hàng một số thứ tự nào đó và thông báo lại khi đến lượt công dân đó. Dịch vụ này sẽ trở nên hữu hiệu trong trường hợp số lượng hồ sơ, thủ tục là quá lớn. Việc xếp hàng chờ đợi sẽ mất rất nhiều thời gian trong khi có thể tận dụng thời gian đó để làm các công việc khác. Dịch vụ “Tổng đài trả lời tự động” Với phương châm xây dựng một nền hành chính phục vụ thì những dịch vụ như thế này là rất cần thiết. Bộ phận một cửa sẽ có một hệ thống được cài đặt sẵn các câu trả lời đơn giản nhưng mang tính phổ biến mà các tổ chức và công dân hay thắc mắc, bên cạnh đó sẽ có một đội ngũ sẵn sàng hỗ trợ nếu hệ thống tự động không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Giả sử khi bạn có một câu hỏi cần giải đáp, bạn sẽ quay số máy của tổng đài, hệ thống tự động sẽ xho bạn biết cần phải làm những thao tác gì để đến được với lĩnh vực bạn quan tâm, nếu không thỏa mãn bạn có thể quay số để yêu cầu hỗ trợ trực tiếp. Các giải pháp trên chỉ có thể phát huy tác dụng khi bộ máy hành chính Nhà nước phải thực sự nhận thức được nhu cầu cần phải thay đổi của chính họ, những cán bộ, công chức cần phải đổi mới bởi chính họ sẽ là những người trực tiếp thực hiện công cuộc cải cách này, thành công hay không thành công phần lớn do họ tự quyết định. Nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức và cơ sở hạ tầng của bộ phận một cửa Trong bất cứ hoạt động nào thì con người vẫn luôn là yếu tố trung tâm và trong CCHC cũng vậy. Con người là một nhân tố hết sức quan trọng. Nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm: Từ lâu do ảnh hưởng của cơ chế tập trung quan liêu bao cấp cũ mà mọi người luôn có cái nhìn không thiện cảm với các cơ quan HCNN, đây chính là lúc để mọi người thay đổi cái nhìn đó. Hành chính giờ đây là vì dân phục vụ chứ không phải quan liêu, cửa quyền như trước. Xã hội luôn luôn thay đổi và con người cũng phải thay đổi để phù hợp với từng hoàn cảnh, từng giai đoạn. Các cán bộ hành chính phải đổi mới về tư duy cũng như phương pháp làm việc. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ: Các cán bộ một cửa phải được nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cũng như các kiến thức về tin học thông qua các lớp đào tạo ngắn hạn hay dài hạn, để có thể ứng dụng được các phần mềm cho công việc của mình, nâng cao hiệu của làm việc. Cũng có thể tham khảo, học tập các mô hình một cửa khác, những đơn vị đạt hiệu quả công việc cao trong thực hiện cơ chế này. Góp phần nâng cao hiệu quả công việc, điều kiện làm việc cũng là một yếu tố quan trọng. Sở TNMT&NĐ cần nâng cao cơ sở hạng tầng vật chất cho cho bộ phận một cửa để việc áp dụng các phần mềm ứng dụng được thuận lợi. Con người có trình độ cao, tận tụy kết hợp với phương tiện kỹ thuật hiện đại tin rằng cải cách hành chính nói chung và cải cách hành chính nói riêng tại Sở TNMT&NĐ sẽ đạt được những thành quả nhất định. KẾT LUẬN Cải cách hành chính trong đó có cải cách thủ tục hành chính là một công việc lâu dài và khó khăn, chúng ta đã và đang từng bước làm tốt nhiệm vụ đó nhưng trước những đòi hỏi ngày càng lớn của nền kinh tế thị trường, của sự hội nhập buộc chúng ta luôn phải cố gắng không ngừng. Thế giới luôn luôn vận động chính vì vậy chúng ta cũng phải luôn luôn đổi mới để thích nghi với điều đó. Thay cho lời kết xin được trích nguyên văn câu nói của Phó Thủ tướng Nguyễn Sinh Hùng: “Cải cách TTHC là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Hội nhập Kinh tế quốc tế, nếu chúng ta không làm tốt sẽ chẳng có doanh nghiệp nào tìm đến với Việt Nam” để chứng minh cho tầm quan trọng của việc cải cách TTHC. Nhưng tin rằng với tính ưu việt của cơ chế một cửa kết hợp với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc giải quyết các TTHC, thêm vào đó là các cán bộ công chức tận tụy, hết lòng vì dân, chúng ta tin rằng hành chính Việt Nam sẽ có một bộ mặt mới: đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện. Từ đó cũng thúc đẩy phát triển đất nước một cách toàn diện. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Chính trị Quốc gia (2001), “Các giải pháp thúc đẩy cải cách hành chính ở Việt Nam” Chính trị Quốc gia, “Một số văn bản QPPL về quản lý hành chính, cải cách thủ tục hành chính trong cơ quan Nhà nước & Tổ chức Chính trị xã hội” Diệp Văn Sơn (2006), “Cải cách hành chính – những vấn đề cần biết”, NXB Lao động Đoàn Trọng Tuyến (1996), “Một số vấn dề xây dựng & cải cách nền hành chính Nhà nước Việt Nam”, Chính trị Quốc gia Học viện hành chính Quốc gia, “Nâng cao năng lực triển khai cải cách hành chính trong các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp” Học viện Hành chính Quốc gia, “Những vấn đề cơ bản về thủ tục hành chính”, NXB Giáo dục Khoa Khoa học quản lý, “Giáo trình Khoa học quản lý” Lê Anh Sắc, Phan Vũ (2006), “Hướng dẫn thực hiện cơ chế một cửa trong các cơ quan hành chính thuộc TP Hà Nội/ NXB Hà Nội” Mai Hữu Khuê, Bùi Văn Nhơn (1995), “Một số vấn đề về cải cách thủ tục hành chính”, Chính trị Quốc gia Nguyễn Duy Gia, “Giáo trình quản lý hành chính Nhà nước”, Học viện Hành chính Quốc gia Nguyễn Văn Thâm, Võ Kim Sơn (2002), “Thủ tục hành chính: Lý luận và thực tiễn”, Chính trị Quốc gia PGS.TS Đinh Văn Mậu, “Luật hành chính Việt Nam”, NXB Tổng Hợp TP HCM Thang Văn phúc (2001), “Cải cách hành chính Nhà nước thực trạng, nguyên nhân và giải pháp”, Chính trị Quốc Gia Vũ Huy Từ (1998), “Hành chính học và cải cách hành chính, Chính trị Quốc gia” Tài liệu Bộ nội vụ, “Cải cách thủ tục hành chính theo mô hình một cửa” – Dự án VIB 01/024/IB Đảng cộng sản Việt Nam (2005), “Báo cáo tổng kết một số vấn đề lý luận – thực tiễn qua 20 năm đổi mới (1986-2006), NXB Chính trị quốc gia Quyết định 181/QĐ-TTg về việc thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính Nhà nước Quyết định của UBND Thành phố về việc thực hiện cơ chế “một cửa” trong việc giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan hành chính của TP Hà Nội Sở TNMT&NĐHN, “Báo cáo tình hình thực hiện công tác cải cách hành chính năm 2007” Sở TNMT&NĐHN, “Danh mục các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở TNMTNĐ” Website http:// www.vnagency.com 6.