Chuyên đề Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Ng

điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty: xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm, phương án liên doanh, liên kết. Bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty Được quyền khen thưởng, kỷ luật và đề nghị Tổng công ty khen thưởng kỷ luật nâng bậc, nâng lương cho cán bộ công nhân viên. Trách nhiệm: Tổng giám đốc công ty phải có trách nhiệm trước toàn bộ Công ty và Tổng Công ty, Nhà nước về kết quả, hậu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty nói chung và của Công ty nói riêng. Phó tổng giám đốc công ty: Vị trí: Là người được tổng giám đốc Công ty bổ nhiệm , có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc công ty thực hiện nhiệm vụ theo chức năng và quyền hạn được phân công. Nhiệm vụ: Căn cứ vào nhiệm vụ được Tổng giám đốc Công ty giao, phó tổng giám đốc phải chủ động triển khai công việc theo lĩnh vực được uỷ quyền. Luôn theo dõi tình hình hoạt động của công ty thuộc lĩnh vực được giao từ đó báo cáo và đề xuất với giám đốc Công ty về phương án phát triển đơn vị và phương pháp, giải pháp trong quá trình thực hiện. Quyền hạn: Điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của Tổng giám đốc Có quyền đề nghị giám đốc Công ty khen thưởng và kỷ luật những tập thể, cá nhân được đảm nhận công việc. Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Pháp luật về nhiệm vụ được giao. Phải báo cáo thường xuyên với Tổng giám đốc Công ty, báo cáo đột xuất định kỳ hoặc trong các buổi giao ban của Công ty. Trong đó: - Phó giám đốc nhân sự: Là người phụ trách các vấn đề về tổ chức quản lý nguồn lao động ra các quyết định và tổ chức ký kết các hợp đồng lao động với người lao động. - Phó giám đốc sản xuất: Là người giám sát các hoạt động sản xuất, những chương trình thiết kế, chế thử sản phẩm mới, chịu trách nhiệm trước mọi vấn đề liên quan đến lĩnh vực của mình như: chất lượng, số lượng, chủng loại sản phẩm , kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hoa nhiên liệu. - Phó giám đốc thị trường: Chuyên phụ trách các hoạt động liên quan đến thị trường đầu vào, đầu ra, tìm nguồn hàng và lên kế hoạch lập kênh tiêu thụ. Nhận xét: Qua những phân tích trên ta thấy, ban giám đốc của Công ty đều có trình độ đại học và có tuổi nghề cũng như kinh nghiệm lâu năm trên thương trường, xong Tổng giám đốc cũng như các Phó tổng giám đốc đều vừa tham gia giải quyết các công việc của Tổng công ty thực phẩm Miền Bắc đồng thời lại chịu trách nhiệm giải quyết các công việc của Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị vì vậy phải có những kiến thức rất tổng hợp: sâu về chuyên môn, kiến thức quản lý, tin học, ngoại ngữ, lý luận chính trị. Đồng thời tuổi tác của cán bộ lãnh đạo cấp cao trong Công ty đã cao cần phải có kế hoạch đào tạo cán bộ lãnh đạo kế cận để khi that thế Công ty không bị xáo trộn trong quá trình quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2. Tổ chức bộ máy phòng ban trong Công ty. 2.2.1. Phòng tổ chức – hành chính: Chức năng: Là bộ phận tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc Công ty trong việc quản lý và điều hành các công tác tổ chức nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển, duy trì nguồn nhân lực; công tác tiền lương và chế độ chính sách đối với người lao động, bảo hộ lao động của Công ty; Công tác thi đua khen thưởng kỷ luật của Công ty; quản lý hồ sơ cá nhân cán bộ công nhân viên. Nhiệm vụ: *Công tác tổ chức nhân sự: - Nghiên cứu xuất trình Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty, hoặc các cấp có thẩm quyền xem xét quyết định phương án thành lập, giải thể hoặc sắp xếp lại cơ cấu tổ chức; dự thảo và trình Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty quyết định thành lập hoặc giải thể. - Dự thảo và trình Tổng giám đốc ban hành quy định chức năng nhiệm vụ, các quyền hạn, quy chế tổ chức của các phòng ban trong công ty cũng như các chi nhánh của công ty. - Lập kế hoạch sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển cán bộ; thực hiện công tác nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm, tổng hợp báo cáo về đội ngũ cán bộ. - Xây dựng và trình giám đốc ban hành quy chế phân cấp quản lý cán bộ trong Công ty. - Xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực toàn Công ty trong từng giai đoạn: dự báo về nhu cầu nhân lực hoạch định những bước tiến hành để đáp ứng số lượng và chất lượng lao động. - Thực hiện công tác quản lý nhân lực: bao gồm tuyển dụng, tiếp nhận, điều hành lao động, theo dõi sự biến động nhân lực trong toàn Công ty, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên. * Công tác đào tạo: - Xây dựng kế hoạch đào tạo ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, tổ chức thực hiện đào tạo theo kế hoạch, đánh giá kết quả học tập của cán bộ công nhân viên. - Xây dựng và trình Tổng giám đốc kế hoạch phát triển đào tạo, và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ cho phù hợp với sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ. - Phối hợp với các đơn vị trong toàn Công ty là đầu mối thực hiện việc đào tạo theo nhu cầu công việc của Công ty. - Xây dựng các quy chế phân cấp quản lý trong công tác đào tạo, quản lý công tác đào tạo, hồ sơ đào tạo theo phân cấp. * Công tác tổ chức tiền lương, chế độ chính sách. - Quản lý các hợp đồng lao động, làm các thủ tục ký kết hợp đồng theo quy định của pháp luật và của Tổng công ty cũng như của Công ty. - Xây dựng đơn giá tiền lương hàng năm để trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Xây dựng các tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn cấp bậc viên chức, - Thực hiện công tác xếp lương, nâng bậc lương theo quy định. - Tính, lập bảng thanh toán tiền lương cho các phòng ban chuyên môn. - Xây dựng công tác bảo hộ lao động, thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và các loại bảo hiểm khác theo quy định của Nhà nước - Làm thủ tục giải quyết chế độ chính sách cho người lao động nghỉ việc, thực hiện công tác kỷ luật lao động, tổ chức công tác thi đua khen thưởng. *Công tác khác: - Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả từng mặt của công tác, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ. - Thực hiện một số công việc khác khi được Tổng giám đốc giao. Cơ cấu lao động của phòng tổ chức hành chính STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Thâm niên 1 Phó tổng giám đốc nhân sự kiêm Trưởng phòng 1 Trên đại học 30 2 Phó phòng tổ chức 1 CN kinh tế 10 3 Phó phòng hành chính 1 CN hành chính 3 4 Nhân viên phụ trách chính sách tiền lương 1 CN kinh tế 1 5 Nhân viên phụ trách chính sách tiền lương 1 CN kinh tế 10 6 Nhân viên định mức lao động 1 CN kinh tế 1 7 Nhân viên văn thư lưu trữ 1 CĐ văn thư 10 8 Nhân viên văn thư lưu trữ 1 CĐ văn thư 10 9 Nhân viên văn thư tạp vụ 1 CĐ văn thư 8 10 Nhân viên thường trực văn phòng, đảng uỷ, công đoàn 1 TC kinh tế 5 11 Tổng số 10 Nhận xét: Từ bảng trên ta nhận thấy đội ngũ nhân viên phòng nhân sự rất trẻ trung năng động có trình độ vì vậy sẽ có ưu thế trong việc tiếp thu những tri thức mới, bên cạnh đó sự phân công chức năng nhiệm vụ còn chưa hợp lý, có quá nhiều văn thư lưu trữ, Công ty nên gộp những chức năng nhiệm vụ có tính chất công việc gần giống nhau để tăng hiệu quả công việc và từ đó làm giảm chi phí. Công ty nên quan tâm đến hoạt động đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công nhân viên của Công ty để nâng cao trình độ năng lực nhân viên trước sự đòi hỏi không ngừng của nền kinh tế tri thức. Đồng thời, Công ty nên đào tạo một đội ngũ kế cận để có thể thay thế những cán bộ có tuổi cao và trình độ hạn chế. 2.2.2. Phòng kế hoạch vật tư: Chức năng: Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty trong việc ra các mục tiêu phát triển Công ty; các chiến lược sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn nhằm đạt được mục tiêu. Tham mưu và giúp việc cho Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty trong công tác quản lý kinh tế, đầu tư, phát triển sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ: *Công tác kế hoạch. - Căn cứ vào mục tiêu phát triển của Công ty để lập kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trong từng giai đoạn phát triển. - Phối hợp với các bộ phận phòng ban trong Công ty để thực hiện công tác kế hoạch. - Theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh toàn Công ty và nộp báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, đánh giá đưa ra các giải pháp nhằm đưa ra các giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Xây dựng các quy định, quy chế trong công tác thực hiện kế hoạch, báo cáo kế hoạch. - Chuẩn bị tài liệu cho họp giao ban định kỳ. * Công tác vật tư: - Lập kế hoạch mua sắm vật tư, dụng cụ phụ tùng của Công ty hàng tháng, quý, năm. - Ký kết hợp đồng mua vật tư, tìm nguồn đầu vào tiết kiệm được chi phí. - Quản lý sắp kho bãi nguyên vật liệu dụng cụ phụ tùng, thành phẩm hàng hoá. - Nhập kho, xuất kho vật tư - Cân đối nhập xuất - Lập bảng báo cáo tình hình sử dụng vật tư. * Công tác kinh tế: - Lựa chọn những vật liệu đầu vào phù hợp với quá trình sản xuất, tiết kiệm chi phí. - Thẩm định đơn giá các hồ sơ dự toán, tổng dự toán nội bộ. - Phối hợp với các phòng ban trong Công ty giải quyết các vấn đề về đơn giá, thanh quyết toán với đối tác. - Phối hợp với các phòng ban, đơn vị soạn thảo, thương thảo, đàm phán, các hợp đồng kinh tế, phụ lục HĐKT của toàn Công ty. - Phối hợp với các đầu mối theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế; đề xuất các biện pháp, giải pháp để thực hiện tốt các nghĩa vụ của hợp đồng. - Xây dựng và hiệu chỉnh các quy chế, quy định về hợp đồng kinh tế. - Tổ chức nghiên cứu tìm hiểu thị trường để đề xuất, xây dựng, triển khai, phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới. * Các công tác khác. - Định kỳ phân tích, đánh giá, báo cáo, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả của từng mặt công tác, hoàn thiện quy chế, quy trình nghiệp vụ công tác của phòng. - Thực hiện một số công việc khác khi được Tổng giám đốc giao. Phân công công việc và bố trí lao động của phòng KH - KT STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Thâm niên 1 Trưởng phòng kế hoạch vật tư 1 CN kinh tế 7 2 Phó phòng kế hoạch 1 CĐ kinh tế 5 3 Phó phòng vật tư 1 TC kế toán 6 4 Nhân viên tổng hợp báo cáo giao ban, theo dõi tạm ứng và thanh toán của phòng, theo dõi công văn đi đến của phòng. 1 TC kế toán 2 5 Nhân viên cung ứng vật tư 2 Công nhân 3 6 Nhân viên xây dựng kế hoạch SXKD, đơn giá tiền lương hàng năm, báo cáo thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch. 2 CĐ kinh tài chính kế toán 5 6 Nhân viên thủ kho 1 Công nhân 1 7 Nhân viên quản lý công tác lưu trữ 2 TC kế toán 1 8 Tổng 11 Sự sắp xếp và bố trí công việc của phòng kế hoạch vật tư là chưa hợp lý, số lượng cán bộ công nhân viên còn quá lớn so với yêu cầu công việc, Công ty nên có kế hoạch giảm bớt lượng lao động không cần thiết để làm giảm chi phí quản lý, cơ cấu bộ máy được tinh giảm, gọn nhẹ, linh hoạt, như chỉ cần một nhân viên quản lý công tác lưu trữ và một nhân viên cung ứng vật tư. Trình độ cán bộ công nhân viên còn thấp so với đòi hỏi của công việc. 2.2.3. Phòng cơ điện. Chức năng: Giúp một phần công việc cho phòng kỹ thuật, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được thông suốt. Nhiệm vụ: Quản lý máy móc thiết bị và hồ sơ máy móc thiết bị cơ khí, điện Quản lý các thông số kỹ thuật cơ bản, các bản vẽ lắp cơ và điện, các nội quy, quy trình, quy phạm của hệ thống thiết bị toàn Công ty. Ban hành các nội quy hướng dẫn vận hành toàn bộ thiết bị của Công ty. Sơ đồ công việc và bố trí lao động ở phòng cơ điện STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Thâm niên 1 Trưởng phòng cơ điện 1 CĐ công nghiệp 8 2 Phó phòng cơ điện 1 Công nhân hàn điện 3 3 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất kẹo 2 Công nhân cơ khí 2;5 4 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất bim bim 1 Công nhân điện 4 5 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất thạch 1 Công nhân điện điện 2 6 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất kem xốp 2 Trung cấp điện 7 7 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất bánh quy 2 Trung cấp điện 5 8 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất bánh tươi 1 Cao đẳng công nghiệp 1 9 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất Cracker 2 TC Vật tư 3 10 Nhân viên đảm an toàn và cung cấp điện 1 Công nhân hàn điện 6 11 Tổng 14 Ta thấy cơ cấu phòng cơ điện còn bất hợp lý, quá nhiều nhân viên khiến cho bộ máy tổ chức cồng kềnh, kém hiệu quả, phòng nên tinh giảm những vị trí thừa lao động như nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng Cracker, bánh quy, kem xốp và kẹo, mỗi phân xưởng chỉ cần một nhân viên sửa chữa là đủ, thực tế nhiều nhân viên đến đụng máy xong về mà vẫn được hưởng lương như những người lao động bình thường, ngoài ra Công ty cần quan tâm hơn nữa đến đào tạo và nâng cao trình độ cán bộ nhân viên, lựa chọn những nhân viên có trình độ phù hợp với vị trí làm việc có như vậy mới khuyến khích người lao động phát huy được tối đa năng lực của bản thân. 2.2.4. Phòng tài chính kế toán. Chức năng Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong công tác tài chính của Công ty Tham mưu và giúp đỡ cho Tổng giám đốc Công ty trong tổ chức công tác hạch toán kế toán, quản lý tài sản, tiền vốn và thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty. Nhiệm vụ Công tác tài chính Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và trung hạn, Công ty lập các kế hoạch tài chính bao gồm. +Kế hoạch về nguồn vốn + Hạn mức vay + Kế hoạch giải ngân + Kế hoạch chi phí Quan hệ với các tổ chức tín dụng để tìm kiếm nguồn vốn phục vụ cho hoạt động SXKD của Công ty. Tham gia đàm phán, soạn thảo các hợp đồng tín dụng Phân tích hiệu quả tài chính, khả năng sinh lời của hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. Công tác hạch toán kế toán. Thực hiện công tác hạch toán kế toán theo quy định của Nhà nước và pháp luật hiện hành. Định kỳ lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật hiện hành. Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Công ty các công việc liên quan đến phân phối lợi nhuận, sử dụng các quỹ, phân phối quỹ tiền lương. Định kỳ phân tích đánh giá rút kinh nghiệm, đề suất các giải pháp để nâng cao hiệu quả từng mặt của công tác, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ. Giám sát các khoản thu chi tài chính Hoàn thiện công tác kế toán và tổ chức kế toán. Lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành. Sơ đồ công việc và bố trí lao động ở phòng tài chính kế toán STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Thâm niên 1 Kế toán trưởng 1 CN kinh tế 10 2 Phó kế toán trưởng 1 CĐ tài chính kế toán 5 3 Kế toán tiền lương. 1 Đại học Quản trị kinh doanh 3 4 Kế toán TSCĐ, TSLĐ của Công ty 1 Trung cấp công nghiệp 4 5 Kế toán thành phẩm 2 Trung cấp công nghiệp, CĐ Quản trị kinh doanh 1 6 Kế toán bao bì 1 Trung cấp công nghiệp 3 7 Kế toán công cụ dụng cụ 1 Trung cấp công nghiệp 1 8 Kế toán chi phí giá thành 1 Trung cấp công nghiệp 1 8 Thủ quỹ 1 Cao đẳng quản trị kinh doanh 7 9 Kế toán nguyên vật liệu 1 Cao đẳng quản trị kinh doanh 10 10 Kế toán thuế 1 CN đại học tài chính 3 11 Kế toán theo dõi công nợ hàng tháng 1 Cao đẳng công nghiệp 6 12 Kế toán kiểm tra hợp đồng kinh tế, hồ sơ thanh quyết toán và thanh toán 1 CN kinh tế 4 13 Tổng 14 Từ bảng trên ta có thể nhận thấy sự phân công công việc là rõ ràng và cụ thể, và tương đối hợp lý Số lượng lao động trong phòng là 14 người và được bố trí đúng chuyên ngành đào tạo, xong trình độ đại học còn ít và tuổi nghề còn trẻ vì vậy trước những nghiệp vụ khó còn lúng túng và chưa biết sử lý, tình trạng thiếu nhân viên thường xuyên xảy ra do Công ty chưa có những chính sách hợp lý thu hút và giữ chân người lao động. Đây là một thách thức lớn đối với Công ty. 2.2.5. Phòng kỹ thuật Chức năng Tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật về cơ điện: Thiết kế, công nghệ chế tạo, lắp đặt các sản phẩm cơ khí, kiểm tra cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm. Tham mưu và giúp cho Tổng giám đốc trong công tác: xây dựng và quản lý các định mức vật tư kinh tế kỹ thuật đối với lĩnh vực cơ điện; quản lý thiết bị máy móc, phương tiện vận chuyển, công tác đào tạo nâng bậc, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ. Nhiệm vụ Công tác quản lý kỹ thuật công nghệ: Tổ chức nghiên cứu, thiết kế, chế tạo sản phẩm mới Lập hồ sơ thiết kế dự toán, thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật thuộc lĩnh vực cơ điện Theo dõi giám sát kiểm tra chất lượng sản phẩm thuộc lĩnh vực cơ điện của Công ty Nghiên cứu, cải tiến thiết kế, cải tiến mẫu mã, công nghệ chế tạo sản phẩm cơ điện, nhằm nâng cao chất lượng, giảm giá thành. Xây dựng định mức tiêu hao nghiên liệu, vật tư, năng lượng, nhân công, trong quá trình sản xuất Lập các quy trình công nghệ sản xuất, chuyển giao công nghệ Công tác khác: Phối hợp với phòng Tổ chức hành chính trong công tác đào tạo và thi nâng bậc, thi tay nghề, thi thợ giỏi; chịu trách nhiệm soạn đề thi, đáp án chấm thi trong phạm vi chuyên môn do phòng phụ trách Phối hợp với các phòng ban chức năng tham gia công tác an toàn, lao động và phòng chống cháy nổ. Định kỳ phân tích đánh giá, báo cáo, đề xuất các giải pháp, nâng cao hiệu quả từng mặt công tác, hoàn thiện quy chế, quy trình nghiệp vụ công tác của phòng Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi đựơc Tổng giám đốc giao Cơ cấu lao động của phòng kỹ thuật STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Thâm niên 1 Trưởng phòng 1 CN kinh tế 10 2 Phó phòng 1 CN kinh tế 5 3 Nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm 7 CN kinh tế 2,2,2,3,5,7,5 4 Nhân viên kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu 7 3CN Quản lý kinh tê, 1 CN kinh tế, 3 nhân viên trung cấp công nghiệp. 4,4,1,3,6,6,9 5 Nhân viên nghiên cứu sản phẩm mới. 3 CN kinh tế 6,5,1 6 Nhân viên kiểm tra mẫu thí nghiệm 2 CN đại học công nghiệp, CN bách khoa 1,9 7 Nhân viên làm công tác đào tạo, nâng bậc 7 CN kinh tế 6,3,8,2,5,3,9 8 Tổng 28 Với tính chất hoạt động của Công ty thì phòng kỹ thuật đóng vai trò khá quan trọng nhất là trong thời kỳ mở cửa vấn đề chất lượng được quan tâm rất nhiều khi sản phẩm xuất khẩu ra nước ngoài. Qua bảng trên ta thấy, mỗi phân xưởng đều có một nhân viên phụ trách về kỹ thuật và nhân viên làm công tác đào tạo nâng bậc, Công ty cũng rất chú trọng đến vấn đề chấtlượng sản phẩm, cải tiến sản phẩm, và công tác đào tạo, đội ngũ cán bộ nhân viên trong phòng hầu như có trình độ rất cao, được phân công theo đúng chuyên môn nghiệp vụ vì vậy khuyến khích người lao động phát huy khả năng tối đa của mình, xong đội ngũ cán bộ công nhân viên còn trẻ tuổi chưa có nhiều kinh nghiệm do đó Công ty nên có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để cán bộ công nhân viên có có hội chuyên sâu nghiệp vụ. 2.5.6. Phòng Marketting. Chức năng Giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty. Tìm kiếm nghiên cứu mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm Giao kế hoạch, kiểm tra, đôn đốc nhân viên thực hiện tốt kế hoạch được giao Nhiệm vụ Tổ chức việc thực hiện bán hàng của Công ty Giao hàng theo yêu cầu của khách hàng Lập danh sách khách hàng tiêu thụ hàng năm của Công ty, tổng hợp những khách hàng truyền thống gắn bó với Công ty. Tìm kiếm những thị trường mới để mở rộng và phát triển sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của thị trường Thu thập thông tin trên thị trường liên quan đến tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Phân tích và báo cáo lãnh đạo Công ty để có những biện pháp kịp thời tránh được những rủi ro. Xây dựng kế hoạch quảng cáo tiếp thị, tham gia hội chợ triển lãm để giới thiệu những sản phẩm đặc biệt là sản phẩm mới tới người tiêu dùng. Cơ cấu lao động của phòng thị trường STT Chức danh Số lượng Trình độ chuyên môn Thâm niên 1 Trưởng phòng Marketting 1 CĐ tài chính 10 2 Phó phòng 1 CĐ công nghiệp 7 3 Nhân viên điều độ sản xuất 2 CN kinh tế 2,1 4 Nhân viên giao hàng 3 2TC kinh tế, 1CĐ công nghiệp 1,4,6 5 Nhân viên kinh doanh 5 3TC kinh tế, 1 CN quản trị kinh doanh, 2 CN kinh tế 5,5,9,2,1 6 Nhân viên văn phòng 3 TC văn thư, 2TC kinh tế 1,3,7 7 Nhân viên tiếp thị và bán hàng 5 2CN kinh tế,2 TC kinh tế, 1TC công nghiệp 9,8,4,3,5 8 Tổng 20 Từ bảng trên ta có thể rút ra nhận xét số lượng cán bộ công nhân viên nhiều so với yêu cầu công việc. Do vậy, nhiệm vụ của cán bộ công nhân viên chồng chéo, đồng thời các nhân viên chưa linh hoạt, sáng tạo, hầu như chỉ chịu sự chỉ đạo của cấp trên. Do đó làm việc không có hiệu quả, đây là điều rất nguy hiểm vì nước ta đã gia nhập WTO sự bảo trợ của Nhà nứơc là không còn nữa bên cạnh đó xuất hiện nhiều nhà đầu tư nước ngoài dày dặn kinh nghiệm khiến cho thị phần của Công ty sẽ ngày càng bị thu nhỏ nếu Công ty không có sự sửa đổi trong khâu thị trường. 3. Vài nét về cơ chế hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty. 3.1. Các quyền hạn trong Công ty Mô hình tổ chức của Công ty là mô hình trực tuyến chức năng, quyền hạn trực tuyến từ cấp lãnh đạo cao nhất đến các phòng ban chức năng rồi đến các phân xưởng. Ban Tổng giám đốc→ Phòng ban → Phân xưởng sản xuất Tương ứng với dây truyền trực tuyến là quan hệ báo cáo theo chiều ngược lại, thông tin được nhanh gọn, quyết định nhanh chóng nhờ sự giúp đỡ của các cán bộ chức năng, xong do trình độ công nghệ thông tin của Công ty yếu kém, chỉ một số cán bộ quản lý mới được nối mạng vì vậy thông tin di chuyển còn chậm nhất là ở các phân xưởng. Các phòng ban chức năng được ban Tổng giám đốc uỷ quyền cho quyền ra quyết định thuộc chuyên môn nghiệp vụ của mình, 3 Phó tổng giám đốc về ba mảng nhân sự, sản xuất, thị trường được cử làm việc tại 3 phòng của và trực tiếp quản lý Công ty theo lĩnh vực chức năng của mình.Quyền hạn chức năng được thể hiện như sau. Đối với phòn nhân sự, phòng thị trường và phòng kỹ thuật thì quyền hạn như sau. Phó tổng giám đốc → Nhân viên trong phòng và nhân viên thuộc các phân xưởng Đối với các phòng còn lại Trưởng phòng → Nhân viên trong phòng và nhân viên thuộc các phân xưởng Trong Công ty được chia rõ ràng thành các phòng ban chức năng thực hiện các nhiệm vụ chức năng nhưng cơ chế mệnh lệnh hành chính vẫn còn do vẫn còn chịu ảnh hưởng văn hoá kinh doanh của một doanh nghiệp Nhà nước và doanh nghiệp mới được cổ phần năm 2006 thì để thay đổi phải mất một thời gian để doanh nghiệp có thể thích nghi được. Công ty cũng lập ra ban kiểm soat tham mưu cho Tổng giám đốc Công ty để ra quyết định một cách hợp lý, chính xác nhất. 3.2. Tính tập quyền. Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là một doanh nghiệp Nhà nước mới cổ phần năm 2006 do đó tính tập quyền còn rất cao, ban Tổng giám đốc quyết định tất cả các việc lớn đến việc nhỏ, điều đó giúp ra quyết định nhanh chóng nhưng không phát huy tính sáng tạo của nhân viên và rất dễ mất những nhân viên giỏi, các quyết định nhanh chóng thống nhất nhưng nhiều khi không chính xác và làm giảm hiệu quả hoạt động của Công ty, hơn thế nữa khi Công ty ngày càng mở rộng và khối lượng công việc nhiều nhất là sắp tới cả Công ty sẽ chuyển về Đồng Văn- Hà Nam thì Ban Tổng giám đốc nên lập một ban giám đốc Công ty để thuận tiện việc theo dõi Công ty, đồng thời cũng giảm gánh lặng cho Tổng giám đốc và các phó Tổng giám đốc, tăng tính dân chủ trong các quyết định khi Công ty được mở rộng. 3.3. Tính chính thức hoá. Đây là một công ty hành chính Nhà nước mới cổ phần nên những thủ tục hành chính rất rườm rà và mang tính bắt buộc cao, hành là chính vì vậy ít phát huy đựơc sự sáng tạo của nhân viên, tính tự chủ không đạt được ở mức cao. III- Đánh giá chung. 1. Ưu điểm: Công ty có cơ cấu trực tuyến chức năng phù hợp với hình thức và cơ cấu tổ chức kinh doanh của Công ty. Mang lại hiêụ quả cao với các nghiệp vụ tác nghiệp lặp đi lặp lại hàng ngày, phát huy được ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề, thông tin nhanh, các quyết định nhanh chóng, kịp thời chớp được thời cơ. 2. Nhược điểm: Chuyên môn hoá chưa sâu, sự phân công và bố trí sắp xếp lao động trong các phòng ban chưa hợp lý, chưa đáp ứng được nhu cầu công viêc, dẫn đến sự chồng chéo trong công việc không khuyến khích được người lao động phát huy tối đa, hạn chế việc thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao, do đó hiệu quả sản xuất không cao. Số lượng cán bộ công nhân viên còn đông so với công việc mà họ được đảm nhận, do đó phải giảm bớt những vị trí lao động không cần thiết. Chất lượng quản lý chưa cao, vì vậy Công ty phải chú ý hơn nữa trong vấn đề đào tạo các cán bộ quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý kế cận. Bộ máy quản lý chưa linh hoạt và thích ứng kịp với sự thay đổi của môi trường do tính tập quyền trong Công ty còn cao, các quyết định nhiều khi không chính xác và phù hợp với hoàn cảnh của Công ty. Như vậy Công ty cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho gọn nhẹ, phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty, nhất là khi quy mô của Công ty ngày càng được mở rộng thì cơ cấu trực tuyến chức năng tỏ ra kém hiệu quả. Chương III. Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị. I- Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới. 1. Mục tiêu. Mục tiêu của Công ty đặt ra trong giai đoạn đến năm 2010 dựa trên sự phát triển không không ngừng của nền kinh tế nước nhà, và xem xét nội lực của Công ty. + Về thị trường: Công ty đã xây dựng thêm 1 nhà máy sản xuất tại Khu công nghệp Đồng Văn - Duy Tiên - Hà Nam, và 1 nhà máy ở quy nhơn Bình Định, Công ty mở rộng thị trường bánh kẹo sang các nước khu vực Đông Nam Á và Đông Âu, Tây Âu. + Về sản phẩm: Công ty không ngừng phấn đấu để tìm ra những sản phẩm mới phục vụ nhu cầu vật chất ngày càng tăng của người tiêu dùng, nâng cao thương hiệu bánh kẹo Hữu Nghị là hàng Việt Nam chất lượng cao không chỉ ở trong nước mà còn ở nước ngoài, vì vậy Công ty cũng không ngừng phấn đấu đạt tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm HACCP. + Về nguồn vốn: Công ty huy động vốn vay từ ngân hàng, nhưng trong thời kỳ lạm phát ngày càng tăng Công ty tiến tới huy động vốn bằng phát hành thêm cổ phiếu, trái phiếu, liên doanh liên kết với nhiều bạn hàng đầu tư trong nước và nước ngoài. + Về dây chuyền sản xuất: Công ty đầu tư vào dây chuyền sản xuất bánh mới như dây truyền sản xuất bánh tự động các sản phẩm bánh trung thu, bánh tươi các loại theo công nghệ của Đài Loan và Italia, Công ty đầu tư thêm dây chuyền sản xuất kẹo dẻo và kẹo mền nhân cao cấp với sản lượng 450kg/ giờ. Dự kiến đưa ra thị trường 2.500tấn kẹo các loại để phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng. 2. Phương hướng phát triển của Công ty Ban Tổng giám đốc của Công ty định hướng xây dựng Công ty trở thành một doanh nghiệp sản xuất bánh keo có uy tín thương hiệu trên thị trườngViệt Nam và xa hơn là xuất khẩu. Kiểm soát chặt chẽ các định mức kinh tế kỹ thuật để hạ giá thành sản phẩm. Mở rộng hình thức liên doanh liên kết với các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài tạo công ăn việc làm cho người lao động và tăng thu nhập cho Công ty. Hoàn thiện hình thức trả lương cho người lao động để khuyến khích người lao động làm việc và thu hút nguồn lao động chất lượng cao. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước tình hình cạnh tranh gay gắt của thị trường và chính sách của Nhà nước đối với các doanh nghiệp Nhà Nước được tiến hành cổ phần hoá. II- Một số kiến nghị cơ bản nhằm hoàn thiên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị. 1. Đối với Nhà Nước Nhà nước phải có luật doanh nghiệp quy định rõ ràng sự cần thiết và bắt buộc đối với việc đào tạo nghề giám đốc. Có những biện pháp tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Nhà nước cổ phần hoá một cách nhanh chóng và hiệu quả Điều chỉnh chính sách lao động trong doanh nghiệp, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp còn 25%, cùng những chính sách ưu đãi khác để khuyến khích doanh nghiệp sắp xếp lại sử dụng nhiều lao động, duy trì sự ổn định của xã hội. 2. Đối với Công ty. Qua thời gian thực tập tại Công ty, em nhận thấy nhìn chung cơ cấu tổ chức hợp lý thể hiện năm sau cổ phần hoá 1 năm Công ty đã bước đầu đi vào hoạt động có hiệu quả, nhưng để đạt hiệu quả cao hơn nữa theo em việc sắp xếp lại một số bộ phận trong Công ty là rất cần thiết nhất là trong tình hình lạm phát 3 con số hiện nay. 2.1. Đề xuất mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty. ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG TỔNG GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM SÁT Phó tổng giám đốc nhân sự Phó tổng giám đốc sản xuất Phó tổng giám đốc thị trường P. Tổ chức- Hành chính P. Cơ điện P. Kế hoạch - Vật tư P. Kế toán P. Kỹ thuật P. Mar P. Xuất nhập khẩu Xưởng kẹo Xưởng bim bim Xưởng thạch Xưởng kem xốp Xưởng bánh quy Xưởng bánh tươi Xưởng Cracker Như vậy mô hình cơ cấu của Công ty cổ phần bánh keo cao cấp Hữu Nghị đã thêm phòng xuất nhập khẩu, đến nay thì phòng xuất nhập khẩu của Tổng công ty kiêm phần xuất nhập khẩu của cả Công ty, nhưng cần phải tách riêng và thành lập thêm phòng xuất nhập khẩu của chính Công ty. 2.2. Ban Tổng giám đốc. Qua sơ đồ ta thấy số lượng ban Tổng giám đốc là chưa phù hợp bởi Tổng giám đốc và Phó Tổng giám đốc không uỷ quyền cho ai mà trực tiếp lãnh đạo Công ty vì vậy công việc rất nặng nhọc và căng thẳng nhất là khi Công ty mở rộng khối lượng công việc ngày càng tăng thì việc uỷ quyền là rất cần thiết. Ban Tổng giám đốc Công ty ngoài những kiến thức quản lý kinh tế để làm tốt chức năng quản lý của mình, thì cần phải có trình độ tiếng anh để tiện giao tiếp với đối tác nước ngoài, có trình độ tin học để khai thác những thành tựu của khoa học công nghệ và nắm bắt được thông tin thị trường nhanh nhất để phục vụ tốt cho công việc, có trình độ chính trị để đi đúng với đường lối đổi mới của Đảng. Điều này đòi hỏi Ban tổng giám đốc phải có trình độ tổng hợp, nhất là đối với cơ cấu trực tuyến chức năng. Cơ cấu trình độ ban giám đốc Công ty sau khi hoàn thiện STT Chức danh Số lượng Trình độ Chuyên môn Ngoại ngữ Tin học Lý luận chính trị QLKT 1 Tổng giám đốc 1 TĐH C C Cao cấp chính trị ĐH 2 Phó tổng giám đốc 3 TĐH C C Cao cấp chính trị ĐH Nhiệm vụ và chức năng của ban tổng giám đốc mới sau khi hoàn thiện Tổng giám đốc Trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đại diện cho Công ty trước pháp luật và trong hợp đồng kinh tế Chỉ đạo công tác lập kế hoạch, lập kế hoạch chiến lược cho Công ty và giám sát triển khai kế hoạch Ra văn bản hướng dẫn thi hành nội quy, quy chế Công ty. Các phó tổng giám đốc: Là người giúp việc cho Tổng giám đốc, thực hiện những nhiệm vụ thuộc quyền hạn chức năng của mình. 2.3. Phòng tổ chức hành chính: Công ty có Tổng giám đốc nhân sự trực tiếp quản lý phòng, và bố trí hai phó phòng, phó phòng tổ chức kiêm nhiệm vụ làm chế độ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế do đó tiết kiệm được chi phí quản lý. Số lượng công nhân viên trong phòng là 14 người, tương đối lớn so với khối lượng công việc, quá nhiều văn thư lưu trữ, Công ty nên cắt giảm 2 văn thư lưu trữ để đảm bảo cho bộ máy gọn nhẹ, giảm chi phí quản lý. Cơ cấu phòng tổ chức hành chính sau khi hoàn thiện STT Chức danh Trình độ So sánh lao động trước và sau khi hoàn thiện Chuyên môn Lý luận Biên chế cũ Biên chế mới Thừa Thiếu 1 Phó Tổng giám đốc Trên đại học Cao cấp chính trị 1 1 2 Phó phòng tổ chưc CN kinh tế TC 1 1 3 Phó phòng hành chính CN hành chính Sơ cấp 1 1 4 Nhân viên phụ trách chính sách tiền lương CN kinh tế 1 1 5 Nhân viên phụ trách chính sách tiền lương CN kinh tế 1 1 6 Nhân viên định mức lao động CN kinh tế 1 1 7 Nhân viên văn thư lưu trữ CĐ văn thư 3 1 2 8 Nhân viên thường trực văn phòng, đảng uỷ, công đoàn TC kinh tế 1 1 9 Tổng 10 8 Chức năng nhiệm vụ mới của phòng Chức năng và nhiệm vụ của phòng là tương đối đầy đủ, hợp lý, do vậy chỉ cần sắp xếp lại lao động cho hợp lý. Về công tác lao động tiền lương: Đảm bảo đúng tiến độ trả lương cho người lao động. Phối hợp với các phòng ban trong Công ty thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về bảo hộ lao động. 2.4.Phòng kế hoạch vật tư: Chức năng của phòng kế hoạch vật tư tương đối đầy đủ, song bố trí lao động chưa phù hợp về số lượng và chất lượng. Cơ cấu phòng kế hoạch vật tư sau khi hoàn thiện STT Chức danh Trình độ Biên chế cũ Biên chế mới Thừa Thiếu Chuyên môn Ngoại ngữ Tin học Lý luận Quản lý 1 Trưởng phòng kế hoạch vật tư ĐH C C TC ĐH 1 1 2 Phó phòng kế hoạch ĐH C C TC ĐH 1 1 3 Phó phòng vật tư ĐH C C TC ĐH 1 1 4 Nhân viên tổng hợp báo cáo giao ban, theo dõi tạm ứng và thanh toán của phòng, theo dõi công văn đi đến của phòng. ĐH C C 1 1 5 Nhân viên cung ứng vật tư TC C 2 1 1 6 Nhân viên xây dựng kế hoạch SXKD, đơn giá tiền lương hàng năm, báo cáo Cthống kê, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch. ĐH C C 2 2 6 Nhân viên thủ kho CĐ C 1 1 7 Nhân viên quản lý công tác lưu trữ TC C C 2 1 1 8 Tổng 11 9 Như vậy phòng kế hoạch vật tư nên cắt giảm hai nhân viên giữ chức vụ lưu trữ và chức vụ cung ứng vật tư, bởi công việc của hai bộ phận này không mấy phức tạp. Trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên tương đối thấp, Công ty nên có chính sách khuyến khích người lao động đi học nâng cao tay nghề, bồi dưỡng năng lực của họ, tuyển dụng những lao động có năng lực, chuyên môn thực sự. 2.5. Phòng cơ điện Phòng cơ điện có số lượng lao động lớn hơn khối lượng công việc vì vậy đã dẫn đến tình trạng nhân viên đến động máy rồi về nhưng mức lương vẫn được hưởng như mọi người vì vậy không khuyến khích người lao động làm việc, vì vậy cần phải tinh giảm lao động để bộ máy tổ chức gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí tiền lương. Trình độ lao động trong phòng trong công ty còn rất kém, hầu như đều là trung cấp và công nhân, do đó cần phải có chính sách đào tạo nâng cao tay nghề của người lao động, tránh tình trạng con ông cháu cha học hết cấp 3 xin vào Công ty một thời gian lấy kinh phí Công ty đi học, đây là hiện tượng khá phổ biến mà Công ty đang gặp phải. Cơ cấu phòng cơ điện sau khi hoàn thiện STT Chức danh Trình độ Biên chế cũ Biên chế mới Thừa Thiếu Chuyên môn Ngoại ngữ Tin học Lý luận Quản lý 1 Trưởng phòng cơ điện ĐH C C TC ĐH 1 1 2 Phó phòng cơ điện ĐH C C TC ĐH 1 1 3 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất kẹo CĐ B B 2 1 1 4 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất bim bim CĐ B B 1 1 5 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất thạch CĐ B B 1 1 6 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất kem xốp CĐ B B 2 1 1 6 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất bánh quy CĐ B B 2 1 1 7 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất bánh tươi CĐ B B 1 1 1 8 Nhân viên sửa chữa máy của phân xưởng sản xuất Cracker CĐ B B 2 1 1 9 Nhân viên đảm an toàn và cung cấp điện ĐH A B 1 1 Tổng 14 9 2.6. Phòng kế toán Nhiệm vụ: Ngoài những nhiệm vụ như trên đã phân tích thì công tác hạch toán kế toán của Công ty cần phải có thêm những nhiệm vụ sau. Xây dựng và trình tổng giám đốc ban hành các quy định, quy chế, quy trình nghiệp vụ về hạch toán kế toán áp dụng tại Công ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ. Đảm bảo bí mật các thông tin về kinh tế thuộc từng lĩnh vực hoạt động. Phân công công việc và bố trí lao động Phòng có 14 nhân viên nhưng trình độ của nhân viên còn thấp, chưa đáp ứng được nhu cầu công việc, với những nghiệp vụ kinh tế phức tạp phát sinh còn tỏ ra khó khăn, và độ tuổi trung bình còn trẻ vì vậy Công ty nên chú trọng khâu đào tạo và tuyển mộ những người có kinh nghiệm để giảm chi phí đào tạo. Cơ cấu phòng tài chính kế toán sau khi hoàn thiện STT Chức danh Trình độ Biên chế cũ Biên chế mới Thừa Thiếu Chuyên môn Ngoại ngữ Tin học Lý luận Quản lý 1 Kế toán trưởng ĐH C C TC ĐH 1 2 Phó kế toán trưởng ĐH C C TC ĐH 1 3 Kế toán tiền lương. ĐH C C 1 4 Kế toán TSCĐ, TSLĐ của Công ty CĐ B C 1 5 Kế toán thành phẩm ĐH B C 2 6 Kế toán bao bì CĐ B C 1 6 Kế toán công cụ dụng cụ CĐ B C 1 7 Kế toán chi phí giá thành CĐ B C 1 8 Thủ quỹ ĐH B C 1 9 Kế toán nguyên vật liệu ĐH B C 1 10 Kế toán thuế ĐH B C 1 11 Kế toán theo dõi công nợ hàng tháng ĐH B C 1 12 Kế toán kiểm tra hợp đồng kinh tế, hồ sơ thanh quyết toán và thanh toán ĐH B C 1 13 Tổng 14 2.7. Phòng kỹ thuật. Cơ cấu phòng Kỹ thuật sau khi hoàn thiện STT Chức danh Trình độ Biên chế cũ Biên chế mới Thừa Thiếu Chuyên môn Ngoại ngữ Tin học Lý luận Quản lý 1 Trưởng phòng ĐH C C TC ĐH 1 1 2 Phó phòng ĐH C C TC ĐH 1 1 3 Nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm ĐH C C 7 7 4 Nhân viên kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu ĐH C C 7 7 5 Nhân viên nghiên cứu sản phẩm mới. ĐH B C 3 5 2 6 Nhân viên kiểm tra mẫu thí nghiệm ĐH C C 2 2 7 Nhân viên làm công tác đào tạo, nâng bậc ĐH C C 7 7 8 Tổng 28 30 Như vậy bố trí lao động trong phòng kỹ thuật là tương đối hợp lý, xong nước ta hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới thì vấn đề kỹ thuật rất được coi trọng vì vậy cần nâng cao trình độ năng lực của nhân viên trong phòng kỹ thuật, đồng thời để sản phẩm của Công ty cạnh tranh được với các doanh nghiệp trong nứơc và nước ngoài thì doanh nghiệp phải chú ý đến cải tiến sản phẩm, tạo ra những sản phẩm mới mang thương hiệu Hữu Nghị để phục vụ nhu cầu ngày càng cao của người dân, chính vì vậy số nhân viên nghiên cứu sản phẩm nên tăng thêm hai người với trình độ đại học. Chức năng nhiệm vụ của phòng: Chức năng của phòng là khá đầy đủ, xong nhiệm vụ của phòng cần bổ xung thêm đó là bảo hiểm cho việc sử dụng máy móc thiết bị và công nhân vận hành máy, thực hiện các biện pháp an toàn cho người lao động. 2.8. Phòng Marketting Cơ cấu phòng Marketting sau khi hoàn thiện STT Chức danh Trình độ Biên chế cũ Biên chế mới Thừa Thiếu Chuyên môn Ngoại ngữ Tin học Lý luận Quản lý 1 Trưởng phòng Marketting ĐH C C TC ĐH 1 1 2 Phó phòng thị trường ĐH C C TC ĐH 1 3 Phó phòng kinh doanh ĐH C C TC ĐH 1 1 4 Nhân viên điều độ sản xuất ĐH C C 2 1 1 5 Nhân viên giao hàng CĐ C C 3 3 6 Nhân viên kinh doanh ĐH B C 5 5 7 Nhân viên văn phòng CĐ C C 3 3 8 Nhân viên tiếp thị và bán hàng ĐH C C 5 5 9 Tổng 20 20 Như vậy phòng thị trường cần bớt đi một nhân viên điều độ sản xuất, thay vào đó là thêm một phó phòng về kinh doanh, như vậy phòng gồm một trưởng phòng và hai phó phòng là kinh doanh và thị trường, có như vậy mới đẩy mạnh được công tác nghiên cứu thị trường và mở rộng sản xuất, giảm chi phí quản lý. Đồng thời cần bổ xung thêm trình độ cho nhân viên bởi tính chất công việc của phòng thị trường là khá phức tạp cần phải thu thập thông tin giao tiếp nhiều vì vậy trình độ ngoại ngữ và vi tính, trình độ chuyên môn cần phải cao, có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu công việc. Chức năng nhiệm vụ mới của phòng: Ngoài những chức năng nhiệm vụ cũ, phòng cũng lên khắc phục chức năng yếu kém đó là thụ động trước sự thay đổi của thị trường và chỉ trông chờ sự lãnh đạo của cấp trên vì vậy phòng cần chủ động đẩy mạnh công tác tự tìm kiếm công việc Xây dựng kế hoạch sản xuất cụ thể rõ ràng theo quý tháng và giúp đỡ ban Tổng giám đốc những vấn đề thuộc chức năng của phòng. 2.9. Phòng xuất nhập khẩu Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế Công ty nên có phòng xuất nhập khẩu riêng và độc lập. Chức năng nhiêm vụ của phòng xuất nhập khẩu: Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh xuất nhập khẩu Tham mưu cho Tổng giám đốc trong chính sách đối ngoại, chính sách xuất nhập khẩu, pháp luật Việt Nam và quốc tế về hoạt động kinh doanh này Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu và khi được uỷ quyền được ký kết các hợp đồng thuộc lĩnh vực này Nghiên cứu đánh gía tiềm lực của đối tác nước ngoài khi liên doanh liên kết với Công ty Giúp Tổng giám đốc trong các cuộc đàm phán giao dịch với đối tác nước ngoài Giới thiệu chào bán sản phẩm của Tổng công ty tại các hội trợ triển lãm, khảo sát thị trường, trao đổi nghiệp vụ, thu thập thông tin nhằm mở rộng thị trường quốc tế Là đầu mối thực hiện dự án đầu tư nước ngoài ở Việt Nam STT Chức danh Số lượng Tin học Ngoại ngữ Trình độ chuyên môn 1 Trưởng phòng 1 C C ĐH 2 Phó phòng 1 C C ĐH 3 Nhân viên nghiên cứu thị trường xuất khẩu 5 C C ĐH 4 Nhân viên giao dịch, đàm phán 1 C C ĐH 5 Nhân viên chào bán sản phẩm xuất khẩu trên thị trường quốc tế 5 C C ĐH 6 Nhân viên kiểm tra hợp đồng kinh doanh 1 C C ĐH 7 Tổng 15 2.10. Đánh giá ưu nhược điểm của bộ máy quản lý mới sau khi hoàn thiện: Cơ cấu tổ chức lao động quản lý của Công ty sau khi hoàn thiện STT Phòng chức năng Bộ máy cũ Bộ máy mới Tăng Giảm 1 Ban giám đốc 4 4 2 Phòng tổ chức hành chính 10 8 2 3 Phòng kế hoạch vật tư 11 9 2 4 Phòng cơ điện 14 9 5 5 Phòng kế toán 14 14 6 Phòng kỹ thuật 28 30 2 7 Phòng Marketting 20 20 8 Phòng xuất nhập khẩu 15 15 9 Tổng 116 109 7 Ưu điểm của bộ máy quản lý mới sau khi hoàn thiện: Hoàn thiện bộ máy quản lý bộ máy quản lý gọn, năng động trứơc sự thay đổi của môi trường Giảm bớt được chi phí cho lao động quản lý, có điều kiện đầu tư trang thiết bị máy móc công nghệ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh trên trường quốc tế Nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên, sắp xếp công nghệ theo đúng khả năng, khuyến khích được người lao động làm việc với hiệu quả cao nhất. Nhược điểm: Ban lãnh đạo Công ty phải xa thải một lượng lao động sau khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Phải mất chi phí ban đầu nhất định về đào tạo lại nguồn nhân lực và chi phí tuyển dụng nguồn nhân lực chất lượng cao. Chi phí mua sắm trang thiết bị mới. Mỗi sự thay đổi của lao động trong các phòng ban đều có sự ảnh hưởng nhất định tới quá trình lao động của cán bộ công nhân viên quản lý Đòi hỏi ban lãnh đạo Công ty phải có kiến thức tổng hợp mới có thể tiến hành tổ chức lại bộ máy quản lý một cách có hiệu quả. 3. Hoàn thiện một số giải pháp chính sách nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý mới: 3.1. Hoàn thiện chính sách tuyển dụng cho các cấp quản lý tại Công ty. Ban lãnh đạo Công ty. Phải là người tốt đại học hoặc trên đại học thuộc các khối ngành kinh tế, có kiến thức quản lý và biết ngoại ngữ, thông minh sáng tạo nhạy cảm với thời cuộc. Là người có kiến thức tổng hợp, có khả năng tổ chức tốt, biết dùng người. Có phẩm chất đạo đức tốt, được mọi người tin yêu, đồng thời phải trung thành với Đảng và Nhà nước, Trung thành với chủ nghĩa xã hội Đối với cán bộ phòng ban Phải có phẩm chất đạo đức tốt, trung thành với chủ nghĩa xã hội Phải tốt nghiệp đại học, cao đẳng trở nên 3.2. Hoàn thiện chính sách đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản lý. Tổ chức các lớp đào tạo đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ quản lý Do trình độ Đại học của nhân viên quản lý Công ty còn nhiều hạn chế lên doanh nghiệp cần phải quan tâm khuyến khích nhân viên đi học nâng cao trình độ chuyên môn, tin học và ngoại ngữ để theo kịp thời đại nâng sức cạnh tranh của Công ty trên trên trường quốc tế. Hình thức đào tạo Đào tạo tại nơi làm việc: Công ty phân công người quản lý giỏi trực tiếp chỉ đạo người học, mở các lớp nghiệp vụ nghiên cứu vấn đề chuyên môn, thị trường,…Thường xuyên mở mời các nhà chuyên gia về hội thảo để học hỏi kinh nghiệm. Đào tạo các lớp ngoài Công ty: Gửi cán bộ đi đào tạo học tập, nghiên cứu ở các trường theo đúng yêu cầu đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ. Hình thức bồi dưỡng: Thường xuyên tổ chức các lớp học ngắn hạn hoặc cử nhân viên quản lý đi học tập huấn, theo học tại các cơ sở nhằm nâng cao các kiến thức,kỹ năng về công việc và quản lý. Hỗ trợ kinh phí học tập, tạo mọi điều kiện để người học tiếp thu được những kiến thức mới nâng cao trình độ và hiểu biết. Như vậy công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản lý được tốt sẽ nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên trong Công ty từ đó Công ty sẽ tăng được hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong điều kiện cạnh tranh ngày càng khắc liệt nhất là Việt Nam đã là thành viên của WTO thì nguồn nhân lực chất lượng cao là một đòi hỏi không chỉ của doanh nghiệp mà còn là đòi hỏi bức xúc của tất cả các doanh nghiệp trong nước để tồn tại đựơc trong nền kinh tế thị trường. 3.3. Hoàn thiện chính sách khuyến khích vật chất, tinh thần đối với đội ngũ lao động quản lý. Con người ai cũng có nhu cầu, đó là trạng thái thiếu thốn cần được đáp ứng, để đáp ứng được nhu cầu vật chất và tinh thần con người phải hoạt động. Để khuyến khích người lao động làm tốt công việc của mình Công ty phải có sự quan tâm đúng đắn về vật chất và tinh thần đối với cán bộ công nhân viên, thực hiện tốt công tác này thông qua trả tiền lương theo năng lực của người lao động, khen thưởng người lao động khi họ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, phụ cấp trung trường hợp ốm đau thai sản…Đối với khuyến khích tinh thần, Công ty tổ chức các cuộc giao lưu văn nghệ, các câu lạc bộ, tham quan du lịch, nghỉ phép,… Biện pháp: Khuyến khích bằng vật chất đối với những cá nhân hoàn thành tốt công việc Khen thưởng bằng vật chất đối với những sáng kiến mới giúp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Chăm lo đến đời sống tinh thần bằng cách tuyên dương trước tập thể cá nhân có thành tích tốt. Xây dựng hệ thống nội quy về khen thưởng giúp người lao động cố gắng lỗ lực để đạt được thành tích trong công việc. 3.4. Hoàn thiện mối quan hệ quyền hạn và sự phân bổ quyền trong Công ty. Mô hình của tổ chức của Công ty là mô hình trực tuyến chức năng, quyền hạn trực tuyến từ cấp cao nhất đến các phòng ban chức năng rồi đến các phân xưởng. Ban Tổng giám đốc quyết định trực tiếp mọi hoạt động của Công ty, chính vì vậy mà các quyết định mặc dù nhanh chóng nhưng nhiều khi không chính xác và không phát huy được tính năng động sáng tạo của nhân viên gây lên hiện tượng chán nản đối với những nhân viên thực sụ tài giỏi, vì vậy ban Tổng giám đốc của Tổng công ty nên thành lập một ban giám đốc của Công ty hoạt động độc lập đối với Tổng Công ty và khi quyết định các vấn đề Trưởng phòng nên tập hợp cả phòng để tìm ra giải pháp vì nhiều khi người trưởng phòng có kiến thức tổng hợp đến đâu thì cũng không thể kiểm soát được toàn bộ mọi lĩnh vực mà phòng đảm nhận, như vậy sẽ khuyến khích nhân viên tham gia góp ý kiến và phát huy tính sáng tạo của mình. Doanh nghiệp lên cải cách lại các thủ tục hành chính bởi thủ tục hành chính của doanh nghiệp rườm rà cứng nhắc, nhũng nhiễu, nhiều khi mất cơ hội. 3.5. Hoàn thiện chính sách văn hoá trong Công ty. Nền văn hoá kinh doanh mạnh yếu khác nhau sẽ có ảnh hưởng tích cực đối sự phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, văn hoá doanh nghịêp tôt sẽ tạo ra động lực cạnh tranh, nhưng nếu văn hoá doanh nghiệp không tốt sẽ là nguyên nhân dẫn đến sự suy yếu. Văn hoá doanh nghiệp tạo nên phong thái doanh nghiệp giúp phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, một nền văn hoá tốt giúp doanh nghiệp thu hút được nhân tài và củng cố lòng tin lòng trung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp, tại những doanh nghiệp mà môi trường văn hoá ngự trị mạnh mẽ sẽ nảy sinh sự tự lập đích thực ở mức độ cao nhất, nghĩa là nhân viên đựơc khuyến khích để tách biệt ra và đưa ra những sáng kiến, sự khuyến khích này sẽ góp phần phát huy tính năng động sáng tạo giữa các thành viên. Ngược lại một doanh nghiệp có nền văn hoá tiêu cực độc đoán chuyên quyền và hệ thống tổ chứcquan liêu,gây ra tâm lý thụ động, sợ hãi của các nhân viên khiến họ thờ ơ hoặc chống đối giới lãnh đạo, đây là doanh nghiệp tập hợp hàng nghìn người xa lạ, người làm công không có niềm tin vào Công ty. Giải pháp xâydựng văn hoá Công ty. Tạo môi trường pháp lý ổn định, công bằng, thông tin công khai…nói cách khác tạo nên một văn hoá quản lý tiên tiến , tạo nên nền tảng cho sự phát triển lành mạnh của doanh nghiệp là rất cần thiết. Bản thân nhà lãnh đạo phải làm gương về văn hóa kinh doanh: Về đối ngoại nhà lãnh đạo phải xác định chiến lược hoạt động của Công ty. Về đối nội nhà lãnh đạo chịu trách nhiệm đề ra quy định, lề lối làm việc nhằm khuyến khích quá trình sáng tạo của nhân viên, phải có những quyết định hợp lý trong việc xây dựng hệ thống gía trị văn hoá để tiếp thu lợi thế văn hoá dân tộc và tiếp thu những giá trị văn hoá học hỏi từ bên ngoài Xây dựng những chuẩn mực chung về đạo đức tác phong trong Công ty; Là những giá trị và những tiêu chuẩn mà mọi thành viên trong Công ty phải tuân theo, là những triết lý doanh nghiệp, bầu không khí thân thiện với sự giúp đỡ lẫn nhau hoàn thành công việc. KẾT LUẬN Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là Công ty nhà nước thành lập được 10 năm và mới được cổ phần năm 2006. Mặc dù còn non trẻ, nhưng với sự cố gắng của toàn bộ cán bộ công nhân viên, Công ty đã đạt được những kết quả đáng kể đó là đầu tư được nhiều dây truyền sản xuất hiện đại, số lượng lao động tăng đều theo xu hướng tăng của quy mô, và Công ty đã mở rộng thị trường ra nhiều nước trên thế giới. Xong cơ cấu tổ chức của Công ty nhiều bất cập cho nên Công ty cần có những thay đổi về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Trong quá trình thực tập tại Công ty, được sự giúp đỡ nhiệt tình của TS. Hồ Thị Bích Vân, và của cán bộ nhân viên phòng tổ chức hành chính. Em đã nghiên cứu và phân tích, tìm ra những thiếu sót, nguyên nhân gây ra và biện pháp khắc phục. Do thời gian nghiên cứu và trình độ có hạn, em không thể chánh khỏi những thiêu sót. Em rất mong được sự góp ý của cô giáo cũng như các bác, cô chú trong Công ty để em hoàn thiện đề tài này trong lần nghiên cứu tới. Hà Nội, tháng 4 năm 2008 Sinh viên Nguyễn Thu Hường DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Khoa học quản lý( Tập II), đồng chủ biên TS. Đoàn Thị Thu Hà – TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền. Giáo trình Kinh tế lao động, đồng chủ biên TS. Mai Quốc Chánh – TS. Trần Xuân Cầu. Giáo trình Văn hoá kinh doanh, chủ biên PGS. TS Dương Thị Liễu, Nxb ĐH Kinh tế Quốc Dân Giáo trình Quản trị học, đồng chủ biên GS.PTS Đỗ Hoàng Trân, PGS.TS Nguyễn Kim Truy, Nxb viện ĐH Mỏ Giáo trình Quản trị học, khoa Khoa học Quản lý trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân, Nxb Tài chính. Tài liệu Công ty: + Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. + Bộ quy chế của Công ty. + Các tài liệu thống kê quân số qua các năm. MỤC LỤC Trang